Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi SIMAK Barang Milik Negara BMN, barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub
kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara BMN yang belum terdaftar pada
ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Fakultas Ekonomi USU
telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode sepeda motor seperti di bawah ini,
Sepeda Motor 2.02.01.04.001 Keterangan : 2, alat bergerak.
02, alat angkutan. 01, alat angkutan darat bermotor.
04, sepeda motor. 001, mudah dibawa dengan tangan manusia.
E. Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aset Tetap
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan
tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data
dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya
suatu kegiatan.
Menurut Mulyadi 2001:60, dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aset tetap seperti disebutkan di bawah ini:
Universitas Sumatera Utara
1. surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization
request atau authorization for expenditures, 2.
surat permintaan reparasi authorization for reparation, 3.
surat permintaan transfer aset tetap, 4.
surat permintaan penghentian pemakaian aset tetap, 5.
surat perintah kerja work order, 6.
surat order pembelian, 7.
laporan penerimaan barang, 8.
faktur dari pemasok, 9.
bukti kas keluar, 10.
bukti memorial. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah
harga pokok aset tetap dan akumulasi penyusutan aset tetap yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat
permintaan reparasi, surat perintah kerja work order, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti
memorial. Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan
Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization request. Karena investasi dalam aset tetap biasanya
meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aset tetap dilakukan
melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aset tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu
Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi
kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi capital
Universitas Sumatera Utara
budget untuk disetujui diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan
dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat
perintah kerja work order, yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aset tetap dan
sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aset tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aset tetap yang dibeli,
pembongkaran aset tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk
memesan aset kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan
kuantitas, mutu, dan spesifikasi aset tetap yang diterima dari pemasok. Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari
pemasok atas aset tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi keuangan setelah dokumen surat
permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Bukti
memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aset tetap, harga pokok aset tetap yang telah selesai dibangun,
penghentian pemakaian aset tetap, dan pengeluaran modal.
Universitas Sumatera Utara
F. Catatan Akuntansi
