LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Ben Santosa.

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PADA PT. BEN SANTOSA

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

GERRY RINOVEL HARIMU 10410100219

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

(2)

viii

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PG. DJOMBANG BARU ... 6

2.1 Sejarah PT. Ben Santosa ... 6

2.1.1 Visi ... 6

2.1.2 Misi ... 7

2.1.3 Motto Perusahaan ... 7

2.2 Lokasi Perusahaan ... 7

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 8

2.4 Deskripsi Kerja ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

3.1 Pengertian Sumber Daya Manusia ... 13

3.2 Sistem Penggajian ... 13

(3)

3.3 Pengertian Sistem Informasi ... 15

3.3.1 Definisi Sistem ... 15

3.3.2 Karakteristik Sistem ... 16

3.3.3 Klasifikasi Sistem ... 18

3.3.4 Definisi Informasi ... 20

3.3.5 Siklus Informasi ... 21

3.3.6 Definisi Sistem Informasi ... 22

3.4 Database ... 22

3.5 Database Management System (DBMS) ... 23

3.5.1 Pengertian DBMS ... 23

3.5.1 Fungsi DBMS ... 23

3.5.1 Fasilitas DBMS ... 24

3.5.1 Keuntungan DBMS ... 25

3.5.1 Kelemahan DBMS ... 27

3.6 SQL (Structure Query Language) ... 29

3.6.1 Komponen SQL ... 29

3.7 Visual Basic .Net ... 30

3.7.1 Tampilan Microsoft Visual Basic ... 30

3.7.2 Crystal Report ... 31

3.8 Microsof SQL Server ... 32

3.9 Alat Pengembangan Sistem ... 32

3.9.1 Bagan Alir Dokument (Document Flowchart) ... 32

3.9.2 Bagai Alir Sistem (System Flowchart) ... 33

(4)

3.9.7 PDM (Physical Data Model) ... 35

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... 36

4.1 Analisa Sistem ... 36

4.1.1 Document Flow ... 36

4.2 Perancangan Sistem ... 38

4.2.1 System Flow ... 38

4.2.2 Diagram Konteks ... 48

4.2.3 Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output ) ... 50

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 50

4.2.5 Entity Relationship Diagram ... 58

1. Conceptual Data Model (CDM) ... 58

2. Physical Data Model (PDM) ... 59

4.2.6 Struktur Basis Data dan Tabel ... 60

4.2.7 Desain Input/Output ... 64

4.3 Proses Kerja Aplikasi ... 70

4.3.1 Kebutuhan Sistem ... 66

4.3.2 Implementasi Sistem ... 66

BAB V PENUTUP ... 77

5.1 Kesimpulan ... 77

5.2 Saran ... 77

DAFTAR PUSTAKA ... 78

(5)

(6)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan perkembangan teknologi saat ini, banyak perusahaan yang sudah menggunakan tekonologi dalam menunjang setiap aktifitas dalam perusahaan guna mempermudah perusahaan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan yang ada.

PT. Ben Santosa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang galangan kapal, yang berdiri sejak bulan april tahun 1993 dan sampai sekarang

sudah memiliki cabang di Kamal – Madura dan di pelabuhan Probolinggo.

Pada kantor pusat yang terletak di Nilam Barat No. 20, total karyawan berjumlah 58 orang yang terbagi atas 29 karyawan staff dan 29 karyawan lapangan. Untuk urusan administrasi perusahaan di kontrol oleh kantor pusat termasuk untuk urusan penggajian karyawan. Untuk perhitungan gaji, perusahaan membagi 2 jenis, yang pertama gaji pokok dan gaji insentif / gaji lembur. Untuk karyawan staff perusahaan memberikan gaji insentif berdasarkan waktu kehadiran karyawan yang di kelompokan menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Tepat Waktu

Yaitu ketika karyawan datang sesuai dengan waktu yang kerja

perusahaan, untuk jam normalnya dari jam 08.00 – 17.00.

2. Waktu kedatangan kurang dari 30 Menit

Yaitu ketika karyawan datang kurang dari 08.31 atau pulang antara jam 16.30 – 16.59.

(7)

3. Waktu kedatangan lebih dari 30 Menit

Yaitu katika karyawan datang lebih dari 08.30 atau pulang sebelum jam 16.30.

Untuk perhitungan gaji karyawan lapangan di bagi 2 yaitu jam kerja dan jam lembur. Dalam proses perhitungannya bagian administrasi menghitung berdasarkan absensi dengan menggunakan finger print, yang nantiya data yang dihasilkan berupa data dengan format .xls atau dalam bentuk file Microsoft Office Excel. Setelah bagian administrasi mendapatkan input data kehadrian, langkah selanjutnya adalah mengelompokan jam kedatangan dari karyawan. Setelah data dikelompokan, langkah selanjutnya yaitu menghitung total dari setiap kolompok yang ada, dan di serahkan ke bagian manajer untuk ditentukan nominal gajinya.

Melihat dari banyaknya karyawan, tentunya akan cukup sulit untuk bagian adminstrasi dalam melakukan pengolahan data tersebut sampai menghasilkan laporan gaji karyawan tersebut.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka pada kerja praktik ini perlu dibuatkan suatu aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menangani permasalahan tersebut.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi perhitungan gaji karyawan di PT. Ben Santosa.

(8)

Batasan masalah dalam rancang bangun aplikasi perhitungan gaji ini adalah sebagai berikut :

1. Berfokus pada proses perhitungan gaji karyawan.

2. Aplikasi merupakan aplikasi berbasis desktop.

3. Proses yang ada di dalam aplikasi meliputi:

a. Input data karyawan b. Input data kehadiran

c. Proses perhitungan total kehadiran

d. Proses pengelompokan data kehadiran

e. Proses perhitungan gaji karyawan

1.4 Tujuan

Sesuai dengan permasalahan yang ada, tujuan dari kerja praktik ini adalah untuk menghasilkan rancang bangun sistem informasi perhitungan gaji karyawan yang dapat menyajikan informasi yang tepat dan membantu mempercepat proses perhitungan gaji karyawan yang terjadi pada PT. Ben Santosa.

1.5 Manfaat

Manfaat yang didapat oleh PT. Ben Santosa dari sistem informasi perhitungan gaji ini adalah :

(9)

2. Tersedianya database untuk menyimpan seluruh perhitungan biaya produksi yang telah dilakukan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktivitas yang dilakukan dalam kerja praktik ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas dan sistematis. Penyajiaannya dibagi berdasarkan beberapa bab.

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan secara garis besar pendahuluan. Isi pendahuluan meliputi tentang latar belakang dari kasus yang akan diangkat menjadi topik dalam kerja praktik serta perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan yang mendeskripsikan semuanya sebagai pengantar.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab kedua menjelaskan tentang profil perusahaan, terkait sejarah, visi dan misi, struktur organisasi dan bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan beserta deskripsi pekerjaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ketiga menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam merancang suatu sistem informasi. Landasan teori yang dibahas berupa landasan dari teori yang terkait dengan masalah maupun landasan teori yang digunakan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ada.

(10)

Pada bab keempat menjelaskan mengenai sistem yang ada dan sistem yang akan dirancang meliputi Document Flow, System Flow, Diagram Konteks, Hirarki Input Proses Output (HIPO), DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), struktur dari tabel-tabel database, desain I/O dan proses kerja aplikasi.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab kelima berisi kesimpulan dari aplikasi yang dibuat apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai serta berisikan saran-saran untuk proses pengembangan aplikasi kedepannya.

(11)

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah PT. Ben Santosa

PT. Ben Santosa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan dan reparasi kapal. PT.Ben Santosa merupakan salah satu perusahaan swasta berlevel nasional yang telah berdiri dan beroperasi sejak bulan april 1993 dengan Nomor Izin Usaha Perdagangan (SIUP) : 503 / 9941.A / 436.6.11 / 2012, dan dengan Nomor Tanda Daftar Perusahaan (TDP) : 13.01.1.35.10770. Dengan kepemilikan nomor pendaftaran dan izin usaha tersebut PT. Ben Santosa telah terdaftar sebagai perusahaan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) provinsi Jawa Timur.

Untuk memenuhi permintaan Dock Space yang semakin meningkat PT. Ben Santosa telah menyiapkan lahan seluas 90.000 m2 yang berlokasi di tepi Selat Madura. Disamping untuk perluasan dan pengembangan Graving Dock yang

sudah ada, lahan tersebut juga dipersiapkan untuk pembangunan kapal – kapal

baru.

2.1.1. Visi

Menjadi galangan kapal pilihan pertama dan utama karena kualitas dan pelayanan dapat dipercayai oleh pelayaran dan masyarakat dibidang perkapalan.

(12)

1. Bekerja sesuai standart dan prosedur yang diterapkan dan berlaku umum untuk menjamin kualitas produk adalah komitmen setiap personal

2. Mentransformasikan faktor produksi (material, alat produksi, tenaga kerja,

sistem dan teknologi) secara efektif, efisien untuk menghasilkan produk jasa dengan biaya yang optimal.

3. Bekerja dengan mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja pada setiap

proses kegiatan yang menjadi tanggung jawab setiap orang.

4. Bersifat terbuka dan selalu berharap masukan dari customer sebagai catatan

dan koreksi untuk perbaikan layanan berikutnya.

5. Menanamkan dan meningkatkan sikap profesionalisme setiap personal untuk

dapat bekerja secara mandiri dan profesional dibidangnya.

2.2 Lokasi Perusahaan

PT.Ben Santosa berlokasi di Jalan Nilam Barat Baru No. 20 Kelurahan

Perak Utara Kecamatan Pabean Cantian Surabaya. Dengan nomer telepon (031) –

3291100 dan nomor fax (031) – 3291101.

2.3 Struktur Organisasi

Berikut merupakan struktur organisasi dari PT. Ben Santosa yang akan dijelaskan pada Gambar 2.1.

(13)

Direktur Utama Ir.Thomas Rhemus Prawiro

Direktur Ir. Ben Santosa

Auditor Intern

Manager Keuangan & Umum Drs. Soegijono Soegeng Pemasaran

Farid Effendi Manager Produksi

Ir. Ketut Ginatra

KaBag. Sarana & Pengembangan Galangan Ir. Hari Pamudyanto

KaBag. Reparasi Kapal Suwarno KaBag. Bng. Baru

Ir. Soedarsono Pimpro Ir. Timbul Pimpro Ir. Herdoso Design Suyanto, A.Md KA. Listrik KA.Pipa KA. Las Adm. Proyek Retno S. A. Md

Master Dock Suwardi

Pimpro Chumaidiy, A.Md

Pimpro Farid Erwantory, A.MD

KA. Mesin

Adm. Proyek

Akuntansi Dra. Roosita Tengari

Keuangan / Kasir Lima Handayani

Pajak Henry Siswanto, SE Adm. Pemasaran

Henik Indahyani,A.Md

Kalkulasi QA/QC

Siswanto & Dwi

(14)

Berikut adalah deskripsi kerja dari masing-masing posisi sesuai struktur PT. Ben Santosa.

1. Direktur Utama

Direktur utama adalah sang pemilik perusahaan ini, yaitu yang pertama mendirikan perusahaan tersebut.

2. Direktur

Direktur memiliki wewenang dalam menentukan kebijakan tertinggi di dalam perusahaan. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas personalia yang bekerja pada perusahaan. Direktur juga memiliki tanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien selain itu juga bertanggung jawab terhadap terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan.

3. Pemasaran

Bagian pemasaran, adalah bagian yang mengatur semua hal yang berhubungan dengan promosi perusahaan, yang mengurus semua administrasi yang bersangkut paut dengan kebutuhan pemasaran.

4. Manager Produksi

Memiliki tugas dalam mengontrol produksi, maupun mengontrol kapasitas, fungsi, keseimbangan dan kuantitas produk baik barang maupun jasa. Bertanggung jawab terhadap masalah barang atau jasa apakah yang seharusnya ditawarkan dan bagaimana mendesain produk atau jasa tersebut. Manager produksi juga memiliki tugas dalam kontrol kualitas dan bagaimana mendefinsikan kualitas.

(15)

5. Manager Keuangan & Umum

Berperan langsung terhadap permasalahan keuangan perusahaan, analisa operasional perusahaan seperti pembuatan laporan keuangan. Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan kebijakan dibidang keuangan, praktik akuntansi, termasuk menangani perihal pembiayaan dan keuangan.

6. Administrasi Pemasaran

Bagian yang berhubungan langsung dengan bagian pemasaran, yang mengurus semua kebutuhan pemasaran. Dan juga bertanggung jawab dengan gaji karyawan bagian lapangan.

7. Kalkulasi

Bagian yang bertugas untuk mengevaluasi semua biaya yang sudah dikeluarkan dalam proses pemasaran, dan apa yang sudah diperoleh.

8. Akuntansi

Bagian yang menyusun data – data yang berhubungan dengan akuntansi,

seperti pembukuan, neraca dan sebagainya.

9. Keuangan / Kasir

Bagian ini bertugas untuk mengatur keuangan perusahaan, yang berhubungan langsung dengan manager keuangan.

10. Pajak

Bagian yang mengatur surat – surat izin perusahaan, pajak dan semua data

yang bersangkut dengan pemerintah.

11. Kabag. Bng. Baru

(16)

Mengontrol dan bertanggung jawab atas setiap sarana dan prasarana yang ada di galangan kapal.

13. Kabag. Reparasi Kapal

Bertanggung jawab atas setiap proses reparasi kapal, baik karyawannya, proyek yang dikerjakan, maupun jadwal pengerjaan.

14. Master Dock

Bagian yang mengontrol masuk keluarnya kapal di dock untuk melakukan reparasi ataupun pembuatan kapal.

15. Pimpro

Bagian yang ditunjuk untuk mempimpin sebuah proyek yang berlangsung, yang bertanggung jawab atas proyek tersebut sampai selesai.

16. KA. Listrik

Bagian yang mengurus kelistrikan pada perusahaan, baik listrik dalam kantor maupun di lapangan.

17. KA. Pipa

Bagian yang mengontrol pipa - pipa yang ada diperusahaan baik dalam kantor maupun dilapangan

18. KA. Las

Bagian yang bertugas untuk meng –heandle setiap pekerjaan yang

(17)

19. KA. Mesin

Bagian yang bertugas untuk mengepalai setiap proyek yang berhubungan dengan mesin, melakukan pengecekan, ataupun service mesin, baik itu mesin kapal ataupun mesin yang digunakan untuk proyek.

20. Admin Proyek

Bagian yang bertanggung jawab untuk memberikan laporan ke pihak kantor mengenai jalannya suatu proyek.

(18)

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Pengertian Sumber Daya Manusia

Menurut Hasibuan (2003), Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Sumber Daya Manusia atau man power merupakan yang dimiliki setiap manusia . SDM terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. SDM atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal atau canggih tanpa peran aktif SDM, tidak berarti apa-apa. Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan diperoleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ) dan Emotion Quality (EQ).

3.2. Sistem Penggajian

3.2.1. Pengertian Gaji

3.2.2. Langkah – langkah dalam Penentuan Gaji

3.3. Pengertian Sistem Informasi

3.3.1. Definisi Sistem

(19)

3.3.3. Klasifikasi Sistem

3.3.4. Definisi Informasi

3.3.5. Siklus Informasi

3.3.6. Definisi Sistem Informasi

3.4. Database

3.5. Database Management System (DBMS)

3.5.1. Pengertian DBMS

3.5.2. Fungsi DBMS

3.5.3. Fasilitas DBMS

3.5.4. Keuntungan DBMS

3.5.5. Kelemahan DBMS

3.6. SQL (Structured Query Language)

Menurut Connolly dan Begg (2002:111) SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dirancang untuk menggunakan relasi untuk mengubah masukkan (input) menjadi keluaran (output) yang dibutuhkan.

3.8.1 Komponen SQL

Menurut Connolly dan Begg (2002:111) SQL terdiri dari 2 komponen utama yaitu :

1. DDL (Data Definition Language)

Untuk mendefinisikan struktur database dan mengontrol akses ke data.

2. DML (Data Manupulation Language)

(20)

3.9 Visual Basic. NET

Menurut Yuswanto (2006:1) Microsoft Visual Basic 2005 adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis. Untuk mendesain tampilan yang diinginkan, hanya perlu meletakkan objek

– objek grafis ke lembar (form) yang sudah tersedia pada Visual Basic dan

selanjutnya hanya perlu memikirkan struktur dan logika data dari program utama. Aplikasi Visual Basic memilki keunggulan antara lain visual basic memiliki kemampuan untuk mengkompilasi program dalam bentuk native code, yaitu optimisasi pada saat prosesor mengkompilasi dan menjalankan program, sehingga menjadikan visual basic memiliki kemudahan dan kecepatan di dalam mengakses program.

3.9.1 Tampilan Microsoft Visual Basic

Berikut ini berapa tampilan yang terdapat pada Microsoft Visual Basic :

1. Main menu

Main menu terdiri dari: dua komponen utama, yaitu menu bar dan title bar. Menu bar menampilkan menu berisi perintah-perintah pada Visual Basic, sedangkan title bar akan menampilkan judul projek Visual Basic.

(21)

Form di Visual Basic ialah media tempat kita membuat aplikasi atau antar muka yang bersifat GUI (Graphic User Inter face) kita dapat menampilkan berbagai macam objek form tersebut.

3. Toolbar

Toolbar berfungsi: menyediakan fasilitas yang umum digunakan oleh para programmer ketika sedang mendesain aplikasi, serta membuka atau menyimpan file, running, program dan lain-lain.

4. Tool Box

Toolbox berisi komponen-komponen yang diperlukan di dalam membuat aplikasi seperti: text box, label, combo box dan command buttons.

5. Jendela Poject

Jendela project menampilkan form-form yang di buat dalam suatu object menambah file dan menghapus semua file dalam bentuk form bisa di lakukan di jendela project.

6. Jendela Properties

Setiap komponen tentu di harapkan mempunyai klasifikasi atau sifat tersendiri, misalnya form yang kita inginkan, Visual Basic menyediakan jendela properties untuk mengatur properties dari tiap komponen.

7. Code Editor

Untuk menulis listing program Visual Basic menggunakan Code Editor, biasanya dengan mengklik view code atau menghasilkan ganda pada komponen tersebut.

(22)

3.9.2 Crystal Report

Menurut Kusrini (2007:264) crystal report merupakan program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat fleksibel.

Berdasarkan penjelasan tersebut penulis dapat menimpulkan bahwa crystal report merupakan software yang digunakan khusus untuk membuat laporan, yang lebih mudah untuk dipelajari dengan fasilitas yang lengkap dan mudah untuk dipahami.

3.10 Microsoft SQL Server

Menurut Kusrini (2007:145) SQL Server adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.

3.11 Alat Pengembangan Sistem

3.11.1 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)

Menurut James A Hall (2007:75) bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk record-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal maupun fisikal) yang dilakukan dalam departemen tersebut.

(23)

Menurut Krismiaji (2005:75) bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan

tujuannya. Tujuan digunakan dokumen tesebut, kapan tidak dipakai lagi dan hal–

hal lain yang terjadi ketika dokumen tesebut mengalir melalui sebuah sistem. Berdasarkan dua definisi tersebut penulis dapat menarik simpulan bahwa bagan alir dokumen adalah suatu bagan yang menunjukan aliran dokumen dari asalnya sampai dengan tujuannya.

3.11.2 Bagan Alir Sistem (System Flowchart)

Menurut Krismiaji (2005:75) bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Bagan alir sistem ini dimulai dengan identifikasi input yang masuk ke dalam sistem dan sumbernya. Bagan alir sistem merupakan salah satu alat penting untuk menganalisa, mendesain dan mengevaluasi sebuah sistem.

Menurut James A Hall (2009:83) bagan alir sistem merupakan pemotretan aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem.

Berdasarkan dua definisi tersebut penulis dapat menarik simpulan bahwa bagan alir sistem adalah suatu bagan yang menjelaskan urutan dari prosedur dalam sebuah sistem manual dan bagan alir sistem ini dimulai dengan input yang masuk ke dalam sistem dan sumbernya.

(24)

Menurut Al-Bahra (2005:64) diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan alur ruang lingkup dari suatu sistem dan terdiri dari dokumen-dokumen serta fungsi-fungsi terkait.

3.11.4 Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)

Menurut Jogiyanto (2005:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. Tetapi saat ini HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari

program.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan

output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.

4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

(25)

3.11.5 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto (2004:700) data flow diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Menurut Al-Bahra (2005:64) data flow diagram merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil.

Berdasarkan dua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa diagram arus data adalah model sistem yang digunakan untuk menjelaskan alur sistem namun lebih terperinci.

3.11.6 CDM (Conseptual Data Model)

CDM dipakai untuk menggambarkan secara detail struktur basis data dalam bentuk logik. Struktur ini independen terhadap semua software maupun struktur data storage tertentu yang digunakan dalam aplikasi ini. CDM terdiri dari objek yang tidak diimplementasikan secara langsung kedalam basis data yang sesungguhnya

3.11.7 PDM (Physical Data Model)

PDM merupakan gambaran secara detail basis data dalam bentuk fisik. Penggambaran rancangan PDM memperlihatkan struktur penyimpanan data yang benar pada basis data yang digunakan sesungguhnya.

(26)

DISKRIPSI KERJA PRAKTIK

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada pada PT. Ben Santosa. Analisis sistem juga digunakan untuk melihat proses-proses yang ada sekarang dan sekaligus untuk melihat rancangan sistem baru yang dibuat.

Dari analisis sistem yang dilakukan, telah diketahui permasalahan yang sedang dihadapai oleh PT. Ben Santosa. Untuk mengetahui gambaran dari sistem yang ada pada PT.Ben Santosa. Adapun proses aliran dokumen yang lama pada PT. Ben Santosa dijelaskan dalam document flow sebagai berikut :

4.1.1 Document Flow

Document Flow merupakan bagan alir dokumen yang menggambarkan arus dokumen secara keseluruhan dalam suatu sistem manual tertentu yang menjelaskan secara detail proses-proses yang ada dalam sistem.

Adapun document flow untuk proses perhitungan gaji karyawan yang ada pada PT. Ben Santosa dapat dilihat pada gambar 4.1.

(27)

Document Flow Perhitungan Gaji Karyawan Manager

Administrasi Pimpinan Karyawan

P h ase Mulai Data Kehadiran Karyawan Mengelompokan data kehadiran sesuai dengan standar kelompok kehadiran Menghitung total kehadiran karyawan sesuai dengan kelompok kehadiran Data kehadiran yang

sudah di kelompokan

Data kehadiran yang sudah ditotal sesuai dengan kelompok

kehadiran

Data kehadiran yang sudah ditotal sesuai dengan kelompok

kehadiran

Data gaji insentif karyawan

Menghitung gaji insentif karyawan

Data gaji insentif karyawan yang sudah dihitung sesuai dengan data

kehadiran

Data gaji pokok karyawan

Data Gaji Pokok Karyawan

Menghitung Total Gaji Karyawan

Data Total Gaji Karyawan B Laporan Data Karyawan A A Laporan Data Karyawan Menghitung Gaji Pokok Karyawan B Data Total Gaji

Karyawan

Gambar 4.1 Document Flow Perhitungan Gaji Karyawan

Pada sistem yang lama, perhitungan gaji karyawan pada PT. Ben Santosa diawali dengan mengambil data absensi dari finger print dan kemudian dikelompokan datanya sesuai dengan nama karyawan. Setelah dikelompokan data

(28)

perhitungan tersebut dilaporkan ke bagian manager.

Proses penentuan gaji karyawan dilakukan dengan menghitung total absensi karyawan berdasarkan kelompokan kehadiran yang sudah ditotal sebelumnya. Kemudian manager akan menghitungnya berdasarkan gaji insentif atau gaji lembur karyawan, dan ditambahkan dengan gaji pokok yang ditentukan oleh pimpinan

4.2 Perancangan Sistem

Setelah analisis sistem selesai dilakukan maka selanjutnya melakukan perancangan sistem. Dalam perancangan sistem ini dimulai dengan merancang sebuah sistem baru terkomputerisasi. Pada perancangan sistem ini berisi System Flow, Diagram Konteks, Hirarki Input Proses Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Basis Data dan Tabel, dan Desain Input/Output. Sembilan langkah tersebut akan dijelaskan lebih detail sebagai berikut :

4.2.1 System Flow

System Flow merupakan gambaran sistem yang akan dibangun, System Flow perhitungan gaji karyawan pada PT. Ben Santosa dapat dilihat pada gambar berikut :

(29)

System Flow Login

User Sistem

Mulai

Input Username & Password

Klik Tombol Login ?

Selesai

Form Login

Tidak

Validasi Username dan Password

Valid ?

Username atau Password

Salah

Form Menu Utama Tidak Ya

1 1

Ya Membuka

Aplikasi

Gambar 4.2 System Flow Login

Pada proses login dimulai dengan user membuka aplikasi, lalu sistem menampilkan form login, kemudian user mengisi username dan password, lalu sistem melakukan verifikasi username dan password dengan tabel login, jika login berhasil maka sistem akan menampilkan form menu utama, dan jika login tidak berhasil maka sistem akan kembali pada form login.

(30)

User Sistem

Phase

1 Cek Hak

Ases User Login

ID user = LOG001

ID user = LOG002 Tidak 4 Maintenance Data Karyawan Ya Maintenance Data Jabatan Tidak Ya Cetak Laporan Tidak Maintenance Data Login Tidak 5 Ya 6 Ya Ya Ya Tidak Maintenance Data Gaji Karyawan 2 Ya Tidak Selesai 3

Gambar 4.3 System Flow Hak Ases User

Setelah masuk sistem akan memeriksa hak user yang login berdasarkan id user,untuk id user “LOG001” bisa maintenance gaji insentif karyawan, dan jika id user “LOG002” bisa maintenance gaji lembur karyawan, dan untuk admin hanya bisa input data saja, seperti data karyawan dan data kehadiran. Proses dapat dlihat pada gambar 4.3.

(31)

System Flow Maintenance Data Jabatan User Sistem Phase Data Jabatan Ambil Data Jabatan Input Data Jabatan Menu Jabatan Input Data

Jabatan Baru Ya Generate ID _Jabatan

Tidak Simpan Data _jabatan Simpan Data

Jabatan Ya Tidak Tampilkan Detail Data Jabatan Detail Data Jabatan Hapus Data Edit Data Jabatan Update Data Jabatan Hapus Data Jabatan Ya Detail Data Jabatan Setelah di edit

atau dihapus Ada data yang

akan diupdate Pilih Data Jabatan Ya Tidak Tampilkan Detail Data Jabatan Detail Data Jabatan Pilih Data Jabatan Ya Klik Button Delete A A Selesai Tidak 3 A

Gambar 4.4 System Flow Maintenance Data Jabatan

Saat user sudah masuk, jika akan melakukan maintenance pada jabatan, prosesnya dapat dlihat pada gambar 4.4.

(32)

menu maintenancen data, dan memilih tool Data Karyawan, kemudian sistem akan menampilkan form Maintenance Data Karyawan, Sistem akan langsung generate id karyawan dan menampilkan data karyawan sesuai dengan jabatan

yang dipilih User langsung meng – input kan data karyawan. User selanjutnya

memilih data karyawan yang akan di update atau dihapus. Kemudian sistem akan menampilkan detail data karyawan pada form dan mengaktifkan Button Update dan hapus, jika data akan di update maka user bisa melakukan perubahan pada detail data karyawan, kemudian klik Button update, jika ingin hapus data karyawan maka langsung klik Button hapus Proses dapat dlihat pada gambar 4.5.

(33)

System Flow Maintenance Data Karyawan User Sistem Phase Data Karyawan Pilih Jabatan Karyawan Data Karyawan Cek ID Karyawan sesuai jabatan Menu Input Data Karyawan Generate ID karywan Data Karyawan Simpan Data dengan menekan button simpan Simpan Data Karyawan Data Karyawan Setelah diupdate Tampilkan data karyawan Input Data Lagi? Ya Tidak Input Data Karyawan Ya Menu Maintenance Karyawan A A Update Data Karyawan Tidak Pilih data karyawan Ya Ambil Data karyawan Data Karyawan Detail Data karyawan Cek Data Karyawan Data Sudah

Benar? Update Data Karyawan Tidak Update data karyawan Data karyawan setelah diupdate Update data karyawan lain Ya B A Tidak Ya B Hapus Data Karyawan Tidak Pilih data karyawan

Ya _{Ambil detail}

data karyawan Data karyawan Detail Data karyawan Data karyawan akan dihapus Hapus data karyawan Ya Ada karyawan lain yang akan

dihapus Tidak Data karyawan setelah dihapus Selesai Tidak Tidak C Ya C 4

(34)

Data Karyawan dan sistem akan otomatis menampilkan form untuk cetak laporan. User selanjutnya memilih button print untuk mencetak laporan. Proses dapat dlihat pada gambar 4.6.

System Flow Cetak Data Karyawan

User Sistem

Phase

Klik tool “Laporan Data

Karyawan”

Data Karyawan Ambil Data

Karyawan Detail Data

Karyawan Pilih Sesuai

Jabatan / Daerah

Cetak Data Karyawan

Cetak Lagi? Tidak Ya

Ambil Data Karyawan sesuai jabatan /

daerah Ya

Selesai Tidak

Print Data Karyawan sesuai jabatan /

daerah 5

(35)

Pada proses maintenance data login, dimulai dengan user memilih edit data login, kemudian sistem akan menampilkan form maintenance data login. User selanjutnya memilih data yang akan diperbaharui, lalu memasukkan username dan password yang baru dan menyimpannya ke dalam tabel login, maka data login telah berhasil diperbaharui. Proses dapat dlihat pada gambar 4.7.

System Flow Maintenance Data Login

User Sistem

Phase

Klik tool“Edit Data Login”

Detail Data Login

Klik Detail Data Login

Data Sudah Benar?

Update Data Login Tidak

Update Data Login

Detail Data Login Setelah Diupdate

Selesai Ya

A A

Gambar 4.7 System Flow Maintenance Data Login

Pada proses maintenance data gaji karyawan dimulai saat user login dengan id selain admin maka menu gaji karyawan akan aktif, dan jika user akan maintenance data gaji karyawan maka klik pada menu tersebut. Dan user harus klik pada data yang akan dilakukan perubahan pada data gaji tersebut kemudian klik pada button update dan data berhasil diupdate. Proses bisa dilihat pada gambar 4.8.

(36)

User Sistem

Phase

Data Karyawan ID User =

“LOG001”

Ambil Data Gaji Karyawan Dengan Jabatan Staff Gaji Insentif Karyawan Ya Data Gaji insentif Karyawan Dengan Jabatan Staff Apakah ada data

yang akan dirubah?

Pilih deta yang akan di edit Ya Detail gaji insentif karyawan dengan jabatan staff Update Detail gaji

insentif karyawan Update detail gaji _{insentif karyawan} Data gaji Lembur karyawan dengan jabatan staff setelah diupdate A A Data Karyawan ID User =

“LOG002”

Ambil Data Gaji Karyawan Dengan Jabatan Selain Staff Gaji Lembur Karyawan Ya Data Gaji Lambur Karyawan Dengan Jabatan Staff Apakah ada data

yang akan dirubah?

Pilih deta yang akan di edit Ya Detail gaji Lembur karyawan dengan jabatan staff Update Detail gaji

lembur karyawan Update detail gaji _{lembur karyawan} Data gaji lembur karyawan dengan jabatan staff setelah diupdate C C Tidak Selesai Tidak 2

Ambil Detai Gaji Insentif Karyawan

dengan jabatan staff

Update detail gaji lembur karyawan Tidak

B Tidak

(37)

Print Gaji Karyawan

Sistem User

Phase

User ID Login = “LOG001” Ambil Data Dengan Jabatan STAFF Ya Data Gaji Keryawan Dengan Jabatan STAFF Cetak Semua Data

Print Data Gaji Karyawan STAFF Ya

Pilih Detail Data Karyawan Dengan Jabatan Staff yang

akan di print Tidak

Print Data Gaji Karyawan Dengan Jabatan STAFF Ambil Data Dengan Jabatan Selain STAFF Tidak Data Gaji Keryawan Dengan Jabatan STAFF Cetak Semua Data

Print Data Gaji Karyawan STAFF Ya

Pilih Detail Data Karyawan Dengan Jabatan Staff yang

akan di print Tidak

Print Data Gaji Karyawan Dengan Jabatan STAFF Data Kehadiran Data Karyawan Data Gaji Insentif Karyawan Data Gaji Lembur Karyawan Cetak Lagi Ya Cetak Lagi Selesai Ya Tidak Tidak

Gambar 4.9 System Flow Cetak Laporan Gaji Karyawan

Pada sistem untuk cetak data gaji karyawan, harus buka aplikasi tersendiri, karena data gaji karyawan harus baca pada tabel data dari Microsoft Office Excel. Untuk mencetak user diberikan pilihan untuk mencetak semua data gaji karyawan yang ditampilkan dalam bentuk tabel, atau per karyawan.

(38)

button print. Jika ingin cetak per karyawan maka user harus memilih data karyawan yang akan dicetak detail gajinya. Dan sistem akan mengolah detail gaji karyawan yang sudah dipilih, kemudian ditampilkan pada crystal viewer tersendiri dan jika ingin cetak langsung klik pada button print pada crystal viewegr tersebut. Proses tersebut bisa dilihat pada gambar 4.9.

4.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari Data Flow Diagram (DFD) yang akan dibuat. Diagram konteks ini menjelaskan gambaran umum dari sistem informasi perhitungan gaji karyawan yang akan diimplementasikan, dimana berisi tentang data-data yang dibutuhkan sistem dan output yang dihasilkan. Diagram konteks perhitungan biaya produksi dapat dilihat pada gambar 4.10.

Data Karyawan Input Data Jabatan

Login_Admin Login_Man_Keuang an

Login_Bag_Keuangan

Laporan Data Karyawan STAF F Laporan Data Karyawan Lapangan

Laporan Gaji Karyawan

Laporan Data Karyawan

Laporan Gaji Insentif Karyawan

Laporan Gaji Lembur Karyawan

Gaji Pokok Karyawan Data Login Bag _Keuang an

Data Login Man_Keuang an Data Gaji Ins entif

Data Gaji Lembur

Data Login Adm Data Kehadiran

Sis tem Informasi Perhitungan Gaji Karyawan

+ Bag ian Keuangan

Manag er Keuang an

Admin

(39)

0 Sistem Informasi Perhitungan Gaji Karyawan 1 Login 2 Maintenance Data Jabatan 3 Maintenance Data Karyawan 4 Maintenance Data Kehadiran 5 Maintenance Data Gaji 6 Hitung Gaji Karyawan 1.1 Inpu Username &

Password

1.2 Hak Ases User

2.1 Input Data Jabatan

2.2 Update Data Jabatan 3.1 Input Data Karyawan 3.2 Update Data Karyawan 4.1 Update Data Kehadiran 5.1 Update Gaji Insentif

Karyawan

5.2 Update Gaji Lembur

Karyawan 6.1 Hitung Gaji Karyawan Staff 6.2 Hitung Gaji Karyawan Lapangan 6.1.1 Hitung Gaji Insentif

Karyawan

6.2.1 Hitung Gaji Lembur

Karyawan 7 Cetak Laporan 7.1 Cetak Laporan Karyawan 7.2 Cetak Laporan Gaji

Karyawan Staff

7.3 Cetak Laporan Gaji Karyawan Lapangan

(40)

Diagram HIPO adalah alat dokumentasi program, yang akan digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi, tiap - tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. Diagram HIPO dari sistem informasi perhitungan gaji karyawan pada PT. Ben Santosa dapat dilihat pada gambar 4.11.

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) merupakan gambaran dari komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen-komponen-komponen tersebut, asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut, Sehingga pada data flow diagram ini akan terlihat arus data yang terjadi dalam sistem.

Data flow diagram dimulai dari pembuatan diagram konteks, kemudian data flow diagram level 0, hingga level terendah dari proses yang dibutuhkan. Berikut ini data flow diagram Level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.12.

(41)

Data Karyawa n

Ambil Data Keh adiran

Ambil Data Kar yawan Update Data Kehadiran

Data Kehadira n Ambil Data Jab atan

Laporan Gaji L embur Karyawan Laporan Gaji In sentif Karyawan Laporan Data Karyawan

Laporan Data Karyawan Lapangan Laporan Data Karyawan STAFF

Laporan Gaji Karyawan

Cetak Laporan

Ambil Data Gaji Lembur Ambil Data Gaji Insentif

Update Data L ogin

Gaji Pokok Kar yawan

Data Login Bag _Keuangan

Data Login Adm

Simpan Data G aji Lembur Simpan Data G aji Insentif Simpan Data Karyawan

Simpan Data J abatan Input Data Jab atan

Data Gaji Insen tif Data Gaji Lemb ur

Data Login Ma n_Keuangan

Verifikasi Data Login

Login_Admin Login_Bag_Ke uangan Login_Man_Ke uangan Admin Admin Bagian Keuangan Manager Keuangan Manager Keuangan Bagian Keuangan Manager Keuangan Bagian Keuangan Manager Keuangan Admin Manager Keuangan Bagian Keuangan Manager Keuangan Bagian Keuangan Manager Keuangan Admin 1 Login + 2 Maintenance Data Jabatan + 3 Maintenance Data Karyawa n

4 Maintenance Data Kehadira n

+ 5 Maintenance Data Gaji + 6 Hitung Gaji Karyawan + 7 Cetak Laporan + 1 Login 8 Maintenance Data Login + Admin 2 Jabatan 3 Karyawan

4 Data Gaji Insen tif

5 Data Gaji _Lembur

4 Data Gaji Insen tif 5 Data Gaji

Lembur

1 Login 2 Jabatan

3 Karyawan 15 Data Kehadira n Karyawan

15 Data Kehadira n Karyawan Admin

(42)

Gambar 4.13. Proses dimulai dari input data login yang berupa username dan password dari user (staff marketing dan pimpinan), kemudian sistem melakukan proses verifikasi data login dengan tabel login.

Ambil ID User Cek User

Login_Admin Login_Man_Keuang an

Login_Bag_Keuangan

Verifikasi Data Login Bag ian

Keuang an

Manag er Keuang an

Admin

1 Login

1 Cek Data Login

2 Cek Hak Ases

User 1 Login

Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Login

Untuk data flow diagram level 1 sub proses maintenance data jabatan, dapat dilihat pada Gambar 4.14. Proses dimulai jika user klik pada menu maintenance data dan memilih menu karyawan, kemudian klik pada tab maintenance data jabatan.

(43)

Ambil ID Jabatan

Cek Data J abatan

Simpan Data Jabatan Input Data Jabatan

Admin 2 Jabatan

1 Generate ID

Jabatan

2 Simpan Data

Jabatan

2 Jabatan

Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Data Jabatan

Untuk data flow diagram level 1 sub proses input data karyawan, dapat dilihat pada Gambar 4.15. Proses dimulai dengan user memilih maintenance data dan memilih data karyawan.

Kirim ID Jabatan

Ambil Data Jabatan

Simpan Data Karyawan Data Karyawan

3 Karyawan

2 Jabatan

1 Pilih Jabatan

Karyawan

2 Input Data

Karyawan Admin

Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Proses Input Data Karyawan

Untuk data flow diagram level 1 sub proses laporan, dapat dilihat pada Gambar 4.16. Dimana dimulai dengan mengambil data perhitungan biaya produksi yang ada pada tabel detail kalkulasi untuk kemudian sistem membuat laporan yang dibutuhkan pimpinan.

(44)

Kirim Detail Data Kehadiran

Update Data Kehadiran Data Kehadiran

Lihat Data Kehadiran

Admin ₁₅ _{Data Kehadiran Karyawan} Pilih Data

Kehadiran Yang

Akan Di Update 15 Data Kehadiran Karyawan

2 Update Data

Kehadiran

Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan

Pada proses untuk maintenance gaji karyawan, yang terdiri dari karyawan staff dan karyawan lapangan, didahului dengan memilih menu maintenance data dan kemudian pilih gaji karyawan, dan langkah berikutnya lihat gambar 4.17.

Simpan Data Gaji Lembur Simpan Data Gaji Insentif

Data Gaji Insentif Data Gaji Lembur Bag ian

Keuang an

Manag er Keuang an

4 Data Gaji Insentif

5 Data Gaji

Lembur 1

Maintenance Gaji Insentif Karyawan

2 Maintenance

Gaji Lembur Karyawan

Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Data Gaji Karyawan

Pada proses untuk menghitung gaji, terlebih dahulu sistem akan malakukan pengecekan pada karyawan, karena untuk perhitungan gaji insentif atau gaji lembur dihitung per karyawan. Kemudian untuk melihat datanya,sistem

(45)

akan melakukan pengecekan pada data kehadiran dan kemudian akan menghitung gaji karyawan. Proses bisa dilihat pada gambar 4.18

Kirim Detail Kehadiran Karyawan Kirim Detail Data Karyawan

Ambil Data Gaji Lembur Ambil Data Gaji Insentif Gaji Pokok Karyawan

Ambil Data Kehadiran Ambil Data Karyawan

Manager Keuangan

4 Data Gaji Insentif

5 Data Gaji

Lembur

3 Karyawan

1 Cek Detail Data

Karyawan

2 Hitung Data

Kehadiran 15 Data Kehadiran Karyawan

3 Hitung Total Gaji Karyawan

Gambar 4.18 DFD Level 1 Sub Proses Hitung Gaji Karyawan

Pada proses cetak laporan, user terlebih dahulu harus memilih data, yaitu data tabel perhitungan gaji karyawan,yang dimana sistem telah menyediakannya sesuai dengan urutan bulan. Jadi user bisa mencetak data bulan yang berjalan atau sudah lewat. Proses bisa dilihat pada gambar 4.19.

(46)

Laporan Data Karyawan STAFF

Laporan Data Karyawan Lapangan Laporan Gaji Karyawan Kirim Detail Data Pilihan Yang Akan Dicetak

Laporan Data Karyawan

Laporan Gaji Insentif Karyawan Laporan Gaji Lembur Karyawan

Bag ian Keuang an

Manag er Keuang an

Admin

Manag er Keuang an Bag ian

Keuang an Manag er

Keuang an

Yang Akan Dicetak

2 Cetak Laporan Sesuai Pilihan

Gambar 4.19 DFD Level 1 Sub Proses Cetak Laporan

Untuk proses yang terakhir, yaitu maintenance data login,yang berfungsi jika user ingin menggani username atau password yang digunakan saat login. Prosesnya dimulai dari, sistem akan melakukan pengecekan terhadap id user yang sudah login yang bertujuan agar user tidak mengetahui username dan password user yang lain saat mengakses table login jika ingin melakukan update. Langkah selanjutnya sistem akan manampilkan data detail dari user yang login tersebut, kemudian data bisa di update. Untuk proses ini bisa dilihat padagambar 4.20.

(47)

Data Login Bag _Keuang an

Update Data Log in Data Login Man_Keuang an

Data Login Adm

Kirim Detail User Kirim IDUs er

Ambil Detail Data Us er Ambil ID Us er Yang Log in

Admin Manag er Keuang an Bag ian Keuang an 1 Login 1

Cek ID Us er

2 Tampilkan Data User 1 Login 1 Login 3 Update Data User

Gambar 4.20 DFD Level 1 Sub Proses Maintenance Data Login

Untuk gambar 4.21, merupkan sub proses dari menghitung total gaji karyawan, yang untuk detailnya sistem akan melakukan perhitungan gaji insentif atau gaji lembur terlebih dahulu dan kemudian akan di total dengan gaji pokok yang ada.

Kirim Data Gaji Lembur Kirim Data Gaji Insentif

Gaji Pokok Karyawan

Ambil Data Gaji Lembur Ambil Data Gaji Ins entif

Manag er Keuang an

4 Data Gaji Ins entif 5

Data Gaji Lembur

1 Hitung Gaji

Insentif

2 Hitung Gaji

Lembur

3 Total Gaji

Karyawan

(48)

1. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 4.22 CDM Sistem Informasi Penggajian Karyawan

Conceptual Data Model menggambarkan struktur data model, jalannya data, dan hubungan dari tiap entity. Conceptual Data Model dari sistem informasi perhitungan biaya produksi ini didapatkan dari hasil analisis kebutuhan database sistem, yang dapat dilihat pada Gambar 4.22.

GL_Karyawan GI_Karyawan Memiliki Karyawan ID_Karyawan Nama_Karyawan Jenis_Kelamin Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Alamat_Karyawan No_Telp_Karyawan

<pi> Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (100) Date & Time Variable characters (150) Integer <M> Identifier_1 <pi> Jabatan ID_Jabatan Nama_Jabatan

<pi> Variable characters (50) Variable characters (100)

<M> Identifier_1 <pi>

Gaji_Lembur ID_Gaji_Lembur

Gaji_Lembur

<pi> Variable characters (50) Integer <M> Identifier_1 <pi> Gaji_Insentif_Karyawan ID_Gaji_Insentif Gaji_Insentif_Karyawan

<pi> Variable characters (50) Integer <M> Identifier_1 <pi> LOGIN ID_Login Username password

<pi> Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (100)

<M>

Identifier_1 <pi>

Gaji_Pokok Gaji_Pokok Integer

(49)

2. Physical Data Model (PDM)

Gambar 4.23 PDM Sistem Informasi Penggajian Karyawan

Dari hasil Conceptual Data Model yang terbentuk kemudian digenerate menjadi Physical Data Model (PDM), relasi many to many akan menghasilkan tabel baru yang hasilnya dapat dilihat pada Gambar 4.23

FK_GL_KARYA_GL_KARYAW_GAJI_LEM FK_GL_KARYA_GL_KARYAW_KARYAWAN FK_GI_KARYA_GI_KARYAW_GAJI_INS FK_GI_KARYA_GI_KARYAW_KARYAWAN FK_KARYAWAN_MEMILIKI_JABATAN Karyawan ID_Karyawan ID_Jabatan Nama_Karyawan Jenis_Kelamin Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Alamat_Karyawan No_Telp_Karyawan varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(50) varchar(100) datetime varchar(150) int <pk> <fk> Jabatan ID_Jabatan Nama_Jabatan varchar(50) varchar(100) <pk> Gaji_Lembur ID_Gaji_Lembur Gaji_Lembur varchar(50) int <pk> Gaji_Insentif_Karyawan ID_Gaji_Insentif Gaji_Insentif_Karyawan varchar(50) int <pk> LOGIN ID_Login Username password varchar(50) varchar(100) varchar(100) <pk> Gaji_Pokok Gaji_Pokok int GL_Karyawan ID_Gaji_Lembur ID_Karyawan varchar(50) varchar(50) <pk,fk1> <pk,fk2> GI_Karyawan ID_Gaji_Insentif ID_Karyawan varchar(50) varchar(50) <pk,fk1> <pk,fk2>

(50)

Pada sub bab ini akan menjelaskan tabel beserta sruktur tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem informasi perhitungan gaji karyawan pada PT. Ben Santosa.

Tabel 4.1 MASTER dan TRANSAKSI

1. Nama Tabel : LOGIN

Primary Key : ID_LOGIN

Fungsi : Untuk menyimpan data login

Tabel 4.2 Tabel LOGIN

Diskripsi tabel ini untuk menyimpan data login dari user.

TABEL MASTER TABEL TRANSAKSI

Tabel LOGIN Tabel DETAIL_INSENTIF

Tabel KARYAWAN Tabel DETAIL_LEMBUR

Tabel JABATAN

Tabel GAJI LEMBUR

Tabel GAJI INSENTIF

Tabel GAJI POKOK

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_LOGIN VARCHAR 50 PRIMARY KEY

USERNAME VARCHAR 100

(51)

2. Nama Tabel : KARYAWAN Primary Key : ID_KARYAWAN

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Tabel 4.3 Tabel KARYAWAN

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_KARYAWAN VARCHAR 50 PRIMARY KEY

ID_JABATAN VARCHAR 100 FOREIGN KEY

NAMA_KARYAWAN VARCHAR 100

JENIS_KELAMIN VARCHAR 50

TEMPAT_LAHIR VARCHAR 100

TANGGAL_LAHIR DATE & TIME

ALAMAT_KARYAWAN VARCHAR 150

NO_TELP_KARYAWAN INTEGER

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data para karyawan, tabel ini berhubungan dengan tabel JABATAN.

3. Nama Tabel : JABATAN

Primary Key : ID_JABATAN

(52)

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_JABATAN VARCHAR 50 PRIMARY KEY

NAMA_JABATAN VARCHAR 100

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data jabatan sebagai kelompok karyawan, tabel ini berhubungan dengan tabel KARYAWAN.

4. Nama Tabel : GAJI_POKOK

Primary Key : GAJI_POKOK

Fungsi : Untuk menyimpan data gaji pokok

Tabel 4.5 Tabel GAJI POKOK

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

GAJI_POKOK INTEGER PRIMARY KEY

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data gaji pokok yang ditentukan oleh pimpinan yang digunakan sebagai acuan dalam perhitungan total gaji karyawan..

5. Nama Tabel : GAJI_INSENTIF

Primary Key : ID_GAJI_INSENTIF

(53)

Tabel 4.6 Tabel GAJI INSENTIF

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_GAJI_INSENTIF VARCHAR 50 PRIMARY KEY

GAJI_INSENTIF_KARYAWAN INTEGER

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data gaji insentif karyawan, yang terhubung dengan tabel KARYAWAN melalui tabel transaksi GI_KARYAWAN.

6. Nama Tabel : GI_KARYAWAN

Primary Key : ID_GAJI_INSENTI, ID_KARYAWAN

Fungsi : Sebagai penghubung antara tabel KARYAWAN dan TABEL

GAJI INSENTIF

Tabel 4.7 Tabel GI_KARYAWAN

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_GAJI_INSENTIF VARCHAR 50 FOREIGNKEY

ID_KARYAWAN VARCHAR 50 FOREIGNKEY

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menyimpan data ID_KARYAWAN dan ID_GAJI_INSENTIF agar setiap data dikaryawan sudah memiliki data gaji insentif sendiri. Terhubung dengan tabel KARYAWAN dan GAJI_INSENTIF.

(54)

Primary Key : ID_GAJI_LEMBUR, ID_KARYAWAN

Fungsi : Sebagai penguhubung antara tabel gaji_lembur dan tabel

karyawan

Tabel 4.8 GL_KARYAWAN

KOLOM TIPE DATA UKURAN KETERANGAN

ID_GAJI_LEMBUR VARCHAR 50 FOREIGNKEY

ID_KARYAWAN VARCHAR 50 FOREIGNKEY

Diskripsi, tabel ini digunakan untuk menghubungkan id karyawan dengan id gaji lembur, karena setiap karyawan khususnya karyawan selain staff memiliki gaji lembur sendiri. Tabel ini terhubung dengan tabel KARYAWAN dan tabel GAJI_LEMBUR

4.2.7 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

A. Desain Input

Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang kemudian akan disimpan kedalam database.

(55)

1. Login

Enter Text

Enter Text Username :

Password :

Gambar 4.24 Design Tampilan Login

Pada gambar 4.24 adalah form login yang akan dijalankan terlebih dahulu. Form login berguna sebagai keamanan aplikasi, dibutuhkan username dan password agar orang yang tidak memiliki wewenang tidak bisa masuk ke dalam aplikasi.

2. Input Data Karyawan

Maintenance Data Karyawan

Data Jabatan

Enter Text Staff

Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text ID :

Jabatan :

Nama : Jenis Kelamin : Tempat Lahir : Tanggal Lahir : Alamat : No Telp :

Simpan Update Hapus Reset

(56)

untuk memasukkan data karyawan.

3. Maintenance Data Jabatan

Maintenance Data Jabatan

Enter Text Enter Text ID Jabatan :

Nama Jabatan :

Simpan Update Hapus Reset

Gambar 4.26 Design Tampilan Maintenance Data Jabatan

Pada gambar 4.26 adalah form untuk mengubah atau memperbaharui data jabata yang akan digunakan sebagai acuan jabatan karyawan.

(57)

4. Maintenance Gaji Insentif

Form Gaji Insentif

Update Back

Enter Text

Gambar 4.27 Design Form Maintenance Gaji Insentif

Pada gambar 4.27 adalah form maintenance gaji insentif yang digunakan untuk memperbaharui data gaji insentif karyawan dengan jabatan staff.

(58)

Maintenance Gaji Lembur

Text Text

Enter Text Enter Text

Gambar 4.28 Design Tampilan Maintenance Gaji Lembur

Pada gambar 4.28 adalah form Maintenance GajiLembur, yang digunakan untuk memperbaharui data gaji lembur karyawan dengan jabatan selain staff.

(59)

1. Cetak Laporan Data Karyawan Laporan Data Karyawan

Jabatan

Text Text Text Nama Jabatan :

Gambar 4.29 Design Tampilan Cetak Laporan Data Karyawan

Pada gambar 4.29 adalah form untuk mencetak data laporan karyawan,

yang mana data pada gridview akan berubah – ubah jika jabatan di pilih.

2. Laporan Gaji Karyawan

Laporan Gaji Karyawan Nama Jabatan

Text Text Text

Cetak Tabel Gaji

(60)

bisa memilih akan mencetak tabel yang berisi total gaji semua karyawan, atau

akan mencetak data per masing – masing karyawan.

4.3 Proses Kerja Aplikasi

Pembahasan sistem ini akan menjelaskan detail aplikasi sistem informasi perhitungan biaya produksi.

4.3.1 Kebutuhan Sistem

Untuk menjalankan aplikasi, dibutuhkan beberapa perangkat yang mendukung, baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Berikut kebutuhan dari sistem informasi perhitungan gaji karyawan.

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan :

a) Processor 2 Ghz

b) RAM 2 GB

c) VGA on Board

d) Monitor Super VGA (800x600) 256 warna

e) Keyboard + Mouse

2. Perangkat Lunak

Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah :

(61)

b) Database Management Server : SQL Server 2008

c) Microsoft Visual Studio 2012

4.3.2 Implementasi Sistem

Implementasi dilakukan agar dapat diketahui apakah sistem dapat berjalan sesuai dengan baik. Tahap ini akan menjelaskan bagaimana jalannya sistem mulai dari awal sampai dengan akhir, serta dilengkapi dengan Graphical Unit Interface (GUI).

A. Form Login

Form login adalah form yang pertama kali ditampilkan ketika user membuka aplikasi perhitungan biaya produksi. Agar bisa masuk ke dalam aplikasi ini, user harus melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukkan username dan password di dalam tampilan login, dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Tampilan Form Login

B. Form Menu Utama

Form menu utama adalah halaman awal aplikasi setelah proses login selesai dilakukan. Pada halaman ini, user dapat memilih menu yang akan dijalankan dengan cara memilih menu yang tersedia pada menu bar yang terletak pada pojok kiri atas aplikasi, dapat dilihat pada gambar 4.32 dan gambar 4.33.

(62)

Gambar 4.32 Tampilan Form Menu Utama

Terdapat 3 menu bar pada aplikasi ini, yaitu Maintenance Data, Laporang Data Karyawan, dan edit data login. Pada maintenance data terdapat 3 menu,yaitu data karyawan, data kehadiran, dan gaji karyawan.Dapat dilihat pada gambar 4.33.

Gambar 4.33 Tampilan Menu Bar Form Menu Utama

C. Form Maintenance Data Karyawan

Form Maintenance Data karyawan adalah form yang digunakan untuk maintenance data karyawan, dapat dilihat pada Gambar 4.34.

(63)

Gambar 4.34 Tampilan Form Maintenance Data Karyawan

D. Form Maintenance Data Jabatan

Form Maintenance data jabatan adalah form yang digunakan untuk memperbaharui data jabatan, dapat dilihat pada Gambar 4.35.

(64)

E.1. Form Gaji Insentif Karyawan

Form Gaji Insentif Karyawan berfungsi untuk menentukan gaji

insentif dari masing – masing karyawan yang nantinya akan dikalkulasi

dengan data kehadiran. Dapat dilihat pada gambar 4.36.

(65)

E.2. Form Gaji Lembur Karyawan

Form Gaji Lembur Karyawan berfungsi untuk menentukan gaji lembur karyawan lapangan, yang nantinya akan dikalkulasi dengan data kehadiran. Dapat dilihat pada gambar 4.37.

(66)

F.1. Form Laporan Data Karyawan

Form Laporan Data Karyawan berfungsi untuk mencetak data –

data karyawan. Dapat dilihat pada gambar 4.38.

Gambar 4.38 Form Laporan Data Karyawan

F.2. Form Laporan Data Gaji Karyawan

Form Laporan Data Gaji Karyawan berfungsi untuk mencetak tabel data gaji karyawan ataupun cetak data gaji per karyawan. Dapat dilihat pada gambar 4.39.

(67)

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Ben Santosa adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi penggajian karyawan dapat

berjalan dan dengan baik.

2. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi perhitungan biaya produksi dapat

mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menghitung gaji karyawan, khususnya untuk gaji insentif dan gaji lembur. Selain mempermudah, sistem ini juga lebih cepat dari sistem yang lama.

3. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi penggajian karyawan dapat

menyimpan seluruh data perhitungan yang telah dilakukan dan menghasilkan laporan yang membantu pihak manejer dalam mendapatkan informasi.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

Dari sistem informasi penggajian ini diharapkan nantinya dapat dikembangkan menjadi sistem informasi yang lebih besar yaitu mengintegrasikan sistem ini dengan sistem yang sedang berjalan diperusahaan, sehingga semua data perusahaan jadi lebih terpusat dan dalam pengaksesanya jadi lebih mudah.

(68)

Kadir, A., & Triwahyuni, T.C.H., Pengenalan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Yogyakarta : Andi

Amsyah, Zulkifli, 2003, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama

bin Ladjamudin, Al Bahra, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Graha Ilmu

Connoly, T., & Begg, C., 2010, Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation and Management, Edisi Kelima, Massachutsetss : Addison-Wesley.

Efraim Turban., R. Kelly R.Jr., & Richard E.P., 2006, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta : Salemba Empat

Hasibuan, M., 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Hall A. James, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abdi Yusuf, Jakarta : Salemba Empat.

HM, Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi. Krismiaji, 2005, Sistem Informasi Akuntnasi, Yogyakarta : YPKN.

Kusrini, 2007, Strategi Perencanaan dan Pengolaan Basis Data, Yogyakarta. Andi.

Mardi, 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Ghalia Indonesia Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat

Soemarsono, S.R., 2009, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat

(69)

Susanto, Azhar, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Bandung : Lingga Jaya Sutabri, Tata, 2004, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi

Yuswanto, 2006, Pemrograman Dasar Visual Basic .Net 2005, Jakarta : Prestasi Pustaka Publisher.

(1)

E. Form GAJI KARYAWAN E.1. Form Gaji Insentif Karyawan

Form Gaji Insentif Karyawan berfungsi untuk menentukan gaji insentif dari masing – masing karyawan yang nantinya akan dikalkulasi dengan data kehadiran. Dapat dilihat pada gambar 4.36.

(2)

E.2. Form Gaji Lembur Karyawan

Form Gaji Lembur Karyawan berfungsi untuk menentukan gaji lembur karyawan lapangan, yang nantinya akan dikalkulasi dengan data kehadiran. Dapat dilihat pada gambar 4.37.

(3)

F. Form Laporan

F.1. Form Laporan Data Karyawan

Form Laporan Data Karyawan berfungsi untuk mencetak data –

data karyawan. Dapat dilihat pada gambar 4.38.

Gambar 4.38 Form Laporan Data Karyawan

F.2. Form Laporan Data Gaji Karyawan

Form Laporan Data Gaji Karyawan berfungsi untuk mencetak tabel data gaji karyawan ataupun cetak data gaji per karyawan. Dapat dilihat pada gambar 4.39.

(4)

77 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Ben Santosa adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi penggajian karyawan dapat berjalan dan dengan baik.

2. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi perhitungan biaya produksi dapat mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menghitung gaji karyawan, khususnya untuk gaji insentif dan gaji lembur. Selain mempermudah, sistem ini juga lebih cepat dari sistem yang lama.

3. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi penggajian karyawan dapat menyimpan seluruh data perhitungan yang telah dilakukan dan menghasilkan laporan yang membantu pihak manejer dalam mendapatkan informasi.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

(5)

DAFTAR PUSTAKA