Pembangunan Perangkat Lunak Pengolahan Data Surat Masuk Dan Keluar Di Seksi Waskon Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah

Kantor Pelayanan Pajak adalah tempat pembayaran pajak bagi para wajib pajak baik perorangan badan, SPT Masa ataupun tahunan, dan lainnya. Yang dinaungi Kementrian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pajak.

Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang mempunyai beberapa seksi di dalamnya. Diantaranya seksi Waskon (Pengawasan dan Komunikasi) yang bertugas untuk memberi pengawasan terhadap jalannya perhitungan perpajakan, memberikan layanan berupa konsultasi tentang tata cara pepajakan. Memberikan layanan penyelesaian permohonan surat keterangan bebas (SKB) Pajak penghasilan (PPH),

penerbitan surat perintah membayar kelebihan pajak (SPMKP). Dan diantara tugas –

tugas tersebut, terdapat pelaksana seksi Waskon yang bertugas mengelola data surat keluar yang dikeluarkan oleh para account representative dan surat masuk yang berasal dari Kepala Kantor, Kementrian Keuangan, Para Wajib Pajak, dan lainnya, dimana petugas tersebut masih memakai agenda untuk penyimpanan data ataupun penyalinan data tersebut.

Hal inilah yang menyebabkan kurang effektifnya kerja pengolahan data surat masuk dan keluaran yang terdapat di Seksi Waskon, banyaknya penumpukan agenda setiap tahunnya. Kurang praktis karena apabila Kepala Kantor meminta laporan surat perlu diketik ulang. Banyaknya surat yang mungkin terlewat ditulis, kesalahan penulisan pada agenda yang membuat agenda terlihat kurang rapih, dan terjadi penumpukan agenda di ruang kerja seksi Waskon.

Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan pembuatan sebuah perangkat lunak untuk memudahkan penyimpanan berkas surat masuk dan keluaran pada seksi pengawasan dan komunikasi di kantor pelayanan pajak sumedang. Sehingga

laporan bulanan untuk disampaikan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang.

I.2 Perumusan Masalah

Apabila dilihat dari kejadian yang terjadi pada Seksi Pengawasan dan Komunikasi

yang terdapat di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang saat ini terdapat masalah –

masalah dalam pembuatan laporan surat keluar dan surat masuk yang di keluarkan oleh para Account Representativenya :

1. Banyak hal yang membuat laporan surat keluar dan masuk menjadi lebih sulit

dan rumit

2. Dalam penyalinan surat keluar dan masukan ke dalam agenda menjadi kurang

rapih karena memakai tulisan tangan dan kadang terjadi kesalahan yang membuat terlihat kurang rapih.

3. Banyaknya kesalahan daam penulisan ataupun surat yang terlewat untuk disalin

pada agenda tersebut

4. Terjadi penumpukan agenda di ruangan Seksi Pengawasan dan Komunikasi

yang membuat kurang efektifnya pencarian agenda bulanan yang dibutuhkan Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana membangun Perangkat Lunak Pengolahan Data Surat Masuk dan Keluar pada Seksi Waskon di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang.

I.3 Maksud dan Tujuan

I.3.1 Maksud

Maksud dari pembangunan aplikasi ini adalah untuk membangun Perangkat Lunak Pengolahan Data Surat Masuk dan Keluar pada Seksi Pengawasan dan Komunikasi di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang.

I.3.2 Tujuan

1. Memudahkan pembukuan surat masuk dan keluaran yang dikeluarkan para Account Representative

2. Untuk mengurangi kesalahan dalam pembukuan surat masuk dan keluaran

3. Untuk mengurangi penumpukan agenda dan mempermudah pencarian data

4. Mengefektifkan waktu dalam pencetakan laporan surat masukan dan keluaran

I.4 Batasan Masalah

Pembangunan aplikasi ini dibangun berdasarkan prosedur yang digunakan yaitu prosedur pembukuan surat masukan dan keluaran seksi waskon :

- Data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini terbatas pada data – data

yang dimiliki pegawai seksi waskon

- User yang memakai aplikasi ini dilakukan oleh petugas seksi waskon setiap

para Account Representative mengeluarkan surat untuk para wajib pajak

- Aplikasi yang dipakai untuk membangun perangkat lunak ini menggunakan

Borland Delphi 7, bahasa pemograman pada Delphi 7 menggunakan pascal, dan database yang digunakan menggunakan Oracle, system operasi yang digunakan adalam Microsoft XP Profesional

- Pembuatan aplikasi ini meliputi penginputan, penyimpanan dan penampilan

data yang telah ada maupun yang data yang terbaru

- Perangkat lunak ini juga akan dibangun dengan memanfaatkan jaringan Local

I.5 Metode Penelitian

Gambar I-1 Metode Waterfall

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigm perangkat lunak waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:

a. Pengumpulan data

Merupakan bagian dari system yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan system dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.

Pengmpulan datanya digunakan 2 metode :

1. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan terjun langsung ke lingkungan objek yang diteliti.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab secara langsung kepada pegawai yang biasa membukukan surat masuk dan keluaran.

b. Analisis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek perangkat lunak, seperti analisis kebutuhan fungsional dan nonfungsional

c. Perancangan

Tahap perancangan interface yang mudah dimengerti user yang mengacu pada

data – data analisis

d. Pengkodean

Tahap penerjemahan data yangtelah dirancang ke dalam bahasa pemograman tertentu. Dalam pembangunan perangkat lunak ini menggunakan Delphi.

e. Pengujian

Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

f. Pemeliharaan

Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami

perubahan – perubahan sesuain dengan permintaan user.

I.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerjapraktek ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pembahasan secara umum yang berhubungan dengan penyusunan laporan kerja praktek dan secara singkat menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan kerja praktek, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan kerja praktek.

Bab ini berisi pembahasan tentang profil perusahan Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Sumedang sejarah perusahaan, unit – unit dan fungsi – fungsi di KPP pratama

sumedang, struktur organisasi KPP Pratama Sumedang dan Logo Direktorat Jedral Pajak dan Landasan Teori.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang analisis, perancangan, dan implementasi pembangunan perangkat lunak Surat Masuk dan Keluaran Sie. Waskon

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini terdiri dari kesimpulan mengenai seluruh hasil kerja praktek yang dilaksanakan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang, serta saran untuk pengembangan aplikasi yang telah dibangun.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1 Profil Perusahaan

II.1.1 Sejarah Instansi

Sehubungan dengan reorganisasi di linkungan Direktorat Jendral Pajak serta dalam rangka pelaksanaan modernisasi system administrasi perpajakan secara bertahap sebagai upaya pelaksanaan good government dan untuk meningkatkan penerimaan pajak serta efektivitas organisasi Instasi Vertikal di lingkungan Direktorat Jendral Pajak maka pada tanggal 9 Agustus 2007 ditetpkan keputusan Dirjen Pajak Nomor KEP/PJ./2007 yang mengatur tentang penerapan organisasi, tata kerja dan saat mulai beroprasinya Kantor Pelayanan Pajak Pratama dan Konsultasi Perpajakan (KP2KP) di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Banten, Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Barat I dan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak Jawa Barat II.

Dengan terbitnya keputusan Dirjen Pajak tersebut maka terhitung mulai tanggal 28 Agustus 2007 Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang telah menerapkan Sistem Administrasi Modern resmi berdiri.

Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang merupakan Kantor Pelayanan Pajak pecahan dari Kantor Pelayanan Pajak Bandung Karees (yang sekarang bernama Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bandung Karees). Wilayah kerja Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang meliputi seluruh Kelurahan dan Kecamatan yang ada di Kabupaten Sumedang.

Sampai saat ini Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang berkantor di Jl. H. Ibrahim Adjien (Kiaracondong) Nomor 372 Bandung dan masih berbagi tempat dengan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bandung Karees.

Visi dan Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang :

1. Visi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang

Menjadi institusi pemerintah yang menyelenggarakan system administrasi perpajakan modern yang efektif, efisien, dan dipercaya masyarakat dengan integritas dan profesionalisme yang tinggi

2. Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang

Menghimpun penerimaan pajak Negara berdasarkan Undang-Undang Perpajakan yang mampu mewujudkan kemandiriran pembayaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara melalui system administrasi perpajakan yang efektif dan efisien.

II.1.2 Logo Instansi

Berikut logo Direktorat Jendral Pajak beserta penjelasan dari logonya :

Gambar 0-1 Logo Direktorat Jendral Pajak

Motto : Negara Dana Rakca

Bentuk : Segi Lima

Lukisan :

 Padi sepanjang 17 butir

 Kapas sepanjang 8 butir, terdiri dari :

4 buah berlengkung 4: 4 buah berlengkung 5:

 Sayap

 Gada

 Seluruh unsur - unsur tersebut tergambar dalam ruang segi lima

Susunan :

 Dasar segi lima berwarna biru kehitam – hitaman

 Padi kuning emas

 Kapas putih dengan kelopak hijau

 Sayap kuning emas

 Gada kuning emas

 Bokor kuning emas

 Pita putih

 Motto (semboyan) biru kehitam-hitaman

Makna :

- Padi dan kapas melambangkan cita-cita upaya kita untuk mengisi

kesejahteraan Bangsa dan sekaligus diberi arti sebagai tanggal lahirnya Negara Republik Indonesia

- Sayap melambangkan ketangkasan dalam menjalankan tugas

- Gada melambangkan daya upaya menghimpun, mengerahkan,

mengamankan keuangan Indonesia

- Ruang segi lima melambangkan dasar Negara pancasila

Arti keseluruhan :

Makna dari lambing tersebut adalah ungkapan sesatu daya yang mempersatukan dan menyesarikan dalam gerak kerja, untuk melaksanakan tugas Kementrian Keuangan

II.1.3 Unit-unit dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang

Unit – unit kerja dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Sumedang adalah sebagai berikut :

a. Kepala Kantor Pelayangan Pajak Pratama Sumedang

Tugas dan Wewenang :

1) Menentukan arah dan kebijakan instasi secara menyeluruh

2) Melaksananakan peraturan perpajakan dari menteri keuangan maupun

Direktorat Jendral Pajak

3) Menjaga dengan seluruh system yang telah ditetapan berjlan dengan

baik

4) Megambil tindakan yang dianggap perlu untuk menangani/

mengahadapi masalah yang timbul yang dapat mempengaruhi kinerja instansi.

b. Sub Bagian Umum

Tugas dan Wewenang :

1) Mempunyai tugas untuk melakukan urusan kepegawaian dan tata usaha

2) Melakukan tugas urursan keuangan

3) Mengatur urusan rumah tangga

c. Seksi Pengolahan Data dan Informasi

Tugas dan Wewenang :

1) Meakukan urusan pengolahan data dan penyajian informasi

2) Membuat monograf ajak

3) Penggalian potensi perpajakan

4) Mekakukan ekstensifikasi perpajakan

d. Seksi Penagihan

Tugas dan Wewenang :

1) Melakukan urusan penatausahaan piutan ajak dan penagihan pajak

2) Melakukan penatausahaan penundaan dan angsuan piutang pajak

e. Seksi Pelayanan Tugas dan Wewenang:

1) Memberikan pelayanan kepada wajib pajak ddalam pembuatan Nomor

Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2) Memberikan pelayanan penyelesaian permohonan pengkuhan

Pengusaha Kena Pajak

3) Menerima dan pengolahan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak

Peghasilan (PPh)

4) Penerbitan surat teguran penyampaian Surat Pemberritahuan (SPT)

Masa

f. Seksi Ekstensifikasi

Tugas dan Wewenang :

1) Pemrosesan dan penatausahaan dokumen masuk di seksi ekstensifikasi

perpajakan

2) Memberikan penyelesaian permohonan surat keterangan Surat

Pemberitahuan Objek Pajak

3) Memberikan penerbitan surat himbauan untuk ber NPWP (Nomor

Pokok Wajib Pajak)

4) Pelaksanaaan penilaian Individual objek Pajak Bumi dan Bangunan

g. Seksi Pengawasan dan Konsultasi

Tugas dan Wewenang :

1) Memberikan pengawasan terhadap jalannya perhitungan perpajakan

2) Memeberikan layanan berupa konsultasi tentang tata cara perpajakan

3) Memberikan layanan penyelesaian permohonan Surat Keterangan

Berkas (SKB) Pajak Oenghasilan (PPh)

4) Pnerbitan Surat Perintah Membayar Kelebihan Pajak (SPMKP)

h. Seksi Pemeriksaan

Tugas dan Wewenang :

1) Pemeriksaan terhadap Kantor dan lapangan terhadap tata cara pelaporan

dan peungutan pajak

2) Penatausahaan Laporan Pemeriksaan Pajak (LPP) dan nilai perhitungan

3) Memeberikan penyelesaian usulan pemeriksaan perpajakan

i. Kelompok Jabatan Fungsional

1) Membantu unit kerja lain apabila dibutuhkan oleh unit kerja tersebut

II.1.4 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang

Struktur organisasi di dalam lingkungan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang sangat penting peranannya, karena dengan struktur organisasi akan mengetahui dengan jelas apa yang akan menjadi tugas dan wewenangnya serta kepada siapa mereka harus bertanggung jawab. Struktur organisasi yang baik juga akan menciptakan efisiensi dan efektivitas bagian yang ada dalam perusahaan / organisasi / instansi. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi tersebut dapat dilihat di gambar II-2 :

Kepala Kantor

Sub Bagian Umum

Seksi Pengolahan

Data dan Informasi Seksi Pelayanan Seksi Penagihan

Seksi Pemeriksaan

Seksi Ekstensifikasi

Perpajakan

Seksi Pengawasan dan

Konultasi

Seksi Pengawasan dan

Konultasi II

Kelompok Jabatan Fungsional

II.2 Landasan Teori

Beberapa landasan teori menjadi acuan dalam melaksanakan kerja praktek ini adalah :

II.2.1 Database

Definisi dari Database adalah sebagai berikut :

“Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk

kegunaan tertentu” (Irmansyah, 2003 : 2).

II.2.2 Basis Data

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam computer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut.

Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur

basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layanan mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika).

Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel. Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem

manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

II.2.3 Borland Delphi 7

Visual delphi merupakan bahasa pemrograman under Windows yang

berasal dari pengembangan bahasa pemrograman Pascal.

Borland Delphi adalah sebuah alat pengembangan aplikasi – aplikasi untuk

sistem operasi Microsoft Windows. Delphi sangat berguna dan mudah digunakan untuk membuat suatu progra berbasis GUI (Graphical User Interface) atau consol (Mode teks). Delphi merupakan bahasa pemrograan pertama yang memecahkan batasan

antara bahasa tingkat tinggi, pengembangan aplikasi dengan cepat (Rapid

Application Development / RAD). Sampai sekarang sudah banyak digunakan visual delphi versi 7. Bahasa delphi terkenal dengan kode programnya yang sangat terstruktur, sehingga programer harus sangat teliti dalam menulis kode program. Bahasa delphi banyak di gunakan untuk membuat program-program aplikasi yang banyak beredar, misalkan sistem informasi-sistem informasi yang berbasis pengolahan data.

Ketika membuat aplikasi GUI dengan Delphi, pengembang perangkat lunak akan mendapatkan bahasa pemrograman (dalam hal ini Object Pascal) yang dibungkus dalam lingkungan RAD. Semua user interface seperti form, tombol (button), dan object list-list telah disertakan dalam Delphi dalam bentuk komponen atau control.

Pengembang dapat dengan mudah menempatkan komponen-komponen tersebut ke dalam form. Pengembang dapat juga menempatkan control ActiveX pada form untuk membuat program-program khusus seperti browser web dalam waktu yang cepat. Delphi memungkinkan pengembang untuk merancang keseluruhan interface secara visual, dan dengan cepat dapat diimplementasikan sebuah kode perintah berbasis event (event driven) dengan mengklik mouse.

Dengan Delphi, pengembang perangkat lunak dapat membuat program Windows dengan lebih cepat dan lebih mudah dari sebelumnya.

Gambar 0-3 Tampilan Borlan Delphi 7

11.2.4 Database Dekstop Paradox 7

Database desktop merupakan suatu program “Add-Ins”, yaitu program terpisah yang langsung terdapat pada Borland Delphi. Pada database desktop terdapat beberapa DBMS yang terintegrasi di dalamnya antara lain Paradox 7, Paradox 4, Visual dBase, Foxpro, Ms. SQL, Oracle, Ms. Acces, db2 dan interbase. Dari beberapa DBMS tersebut kita akan memilih salah satu yaitu Paradox yang akan dibahas lebih lanjut, khususnya Paradox 7. Dalam Paradox 7 ini, pada 1 file database hanya mengizinkan 1 tabel, berbeda dengan DBMS lain yang mengizinkan beberapa tabel pada 1 file database seperti pada Ms. Acces.

Borland Paradox 7 * adalah database relasional untuk Windows 95 dan Windows NT. Ini memberikan kombinasi yang solid kemudahan penggunaan, kinerja dan halus integrasi lintas-aplikasi, semua dengan transisi mulus ke Windows 95.Paradox 7 provides comprehensive relational database functionality, allowing users of all skill levels to manage business and personal data and create complete business solutions. * Versi Paradoks ini dikembangkan oleh Borland International, Inc dan didistribusikan oleh Corel bawah lisensi.

Struktur field pada Paradox 7 : 1. Field Name

Field Name merupakan nama pengenal kolom pada suatu tabel. Terdapat beberapa aturan dalam penulisan field name antara lain :

• Panjang maksimum 25 karakter

• Tidak boleh diawai dengan spasi tapi boleh mengandung spasi • Unik, artinya tidak ada nama kolom yang sama

• Tidak boleh menggunakan tanda koma (,), tanda pipe (|), dan tanda seru (!) • Hindari kata-kata yang merupakan perintah SQL

2. Type

Digunakan untuk menetukan tipe data yang dapat ditampung dalam field. Macam-macam tipe data yang sering dipakai dalam Paradox adalah sebagai berikut :

3. Size

Merupakan ukuran dari panjang data yang diizinkan untuk suatu field. 4. Key

Dapat berupa primary key sebagai key yang membedakan untuk setiap baris kolom. Syarat untuk primary key adalah unik, artinya tidaka boleh ada data yang memiliki primary key yang sama.

BAB III PEMBAHASAN

III.1 Analisis Sistem

Pada bagian ini akan dilakukan analisis terhadap system yang sedang berjalan. Hasilnya digunakan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai kelemahan dan kelebihan yang terdapat pada system Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang. Dari proses analisis tersebut akan dihasilkan berbagai saran perbaikan terhadap system yang dapat dijadikan dasar dalam merancang yang akan dibangun.

III.1.1 Analisis Masalah

Sesuai dengan hasil analisis di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Sumedang dalam kegiatan yang terdapat di Seksi Pengawan dan Komunikasi (Waskon) dalam kegiatan perkantorannya membutuhkan suatu perangkat lunak, yaitu Pengolahan data surat masuk dan keluar yang dilakukan seorang petugasnya yang diperlukan untuk mengetahui surat apa saja yang masuk ke KPP Pratama Sumedang dan suratyang dikeluarkan dalam sebuah agenda kantor. Dalam pembuatannya masih menyalin secara manual dengan menggunakan agenda dan ditulis tangan.

Hal ini menyebabkan banyaknya kelemahan dalam penyalinan surat-surat masuk dan keluar, pegawai mungkin terlewat menulis atau kesalahan dalam penulisan. Dan membuat tidak rapihnya sebuah agenda yang nantinya akan dilaporkan kepada Kepala Kantor KPP Sumedang.

Hal ini juga sangat menyulitkan bagi pegawai di seksi waskon, dalam hal pencarian data, apabila data dibutuhkan dengan segera tidak bisa langsung didapat karena pegawai harus mencari satu-satu dari tumpukan agenda, dan pegawai di waskon harus menyalinnya lagi di mocrosoft word apabila kepala kantor meminta laporan bulanan tentang surat keluar ataupun surat masuk ke kantor pajak.

Untuk itu diperlukan sebuah pembangunan aplikasi surat menyurat untuk merekam data data surat masuk dan surat keluar. Agar mempermudah pegawai

waskon dalam melakukan pencaria ataupun menghindari penumpukan agenda yang berada di ruangan waskon.

III.1.2 Analisis Prosedur yang berjalan

Analisis prosedur atau proses sistem memberikan gambaran tentang system yang saat ini sedang berjalan. Analisis sistem bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem dapat diketahui.

III.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan

Di KPP Pratama Sumedang ada prosedur dalam melakukan perekaman surat masuk dan surat keluar :

1. Para account respresentative akan mengeluarkan surat-surat yang akan

diberikan pada WP (wajib pajak)

2. Sebelum dikirimkan kepada para WP, maka diproses terlebih dahulu

oleh sekretaris Kepala Kantor

3. Setelah selesai diproses oleh sekretaris kepala kantor, maka surat

dicatat telebih dahulu oleh salah satu pegawai seksi Waskon

4. Lalu surat yang dikeluarkan AR untuk WP dikirim oleh petugas

waskon

III.1.2.1.1 Flowmap Surat Masuk

Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya masing-masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa

surat masuk yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian akan melalui proses penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

2. Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini

mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat masuk kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

Proses Surat Masuk

Surat Masuk

User Database Sistem

Simpan Data Surat

Data Surat

Isi Data Surat

Proses Edit Surat Masuk Data Surat Masuk

Terisi Proses Tambah

Database Surat Masuk Data Surat

Data Surat Masuk di Edit

Lapora Surat

Masuk Proses Priview

III.1.2.1.2 Flow Map Surat Keluar

Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya masing-masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa

surat keluar yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan melalui proses isi surat keluar dan penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

2. Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka

dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini

mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat keluar kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

Proses Surat Keluar

Database Sistem Surat Keluar

User

Simpan Data Surat

Database Surat Keluar Data Sura Keluar

Terisi

Proses Edit surat Keluar

Data Surat Keluar Data Surat

Data Surat Proses Tambah

Info Surat Keluar Info Laporan

Surat Keluar

Priview Surat Keluar

III.1.3 Analisis Pengkodean III.1.3.1 Pengkodean NIP

Di KPP Pratama Sumedang, digunakan pengkodean berupa NIP pegawai. NIP tersebut dimiliki semua pegawai KPP Pratama Sumedang.

Format NIP 18 digit sesuai dengan Pasal 2 Peraturan Kepala BKN nomor 22 tahun 2007 menggunakan tahun, bulan dan tanggal lahir CPNS/PNS sebanyak 8 (delapan) digit dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing 2 (dua) digit, 6 (enam) digit berikutnya menunjukkan tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS dengan ketentuan untuk bulan pengangkatan pertama dua digit, 1 (satu) digit berikutnya menunjukkan jenis kelamin CPNS/PNS yaitu angka 1 untuk Pria dan angka 2 untuk Wanita dan 3 (tiga) digit terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut CPNS/PNS yang diatur dan ditetapkan oleh BKN.

Berikut gambar yang menjelaskan NIP di KPP Pratama Sumedang :

Gambar 0-3 Kode NIP

III.1.4 Pengkodean Surat

Di KPP Pratama Sumedang untuk mengirimkan suatu surat untuk para wajib pajak ataupun surat yang diterima daari luar KPP Pratama, ada pengkodean tertentu dalam hal membuat nomor surat.

Format nomor surat itu sendiri pertama ditulis jenis surat dengan pengkodean tertentu jenis-jenis surat lalu diikuti dengan nomer agenda yang sebelumnya harus ditulis terlebih dahulu dalam sebuah agenda lalu kode selanjutnya adalah kode penerima surat tersebut dan tahun pajak yang dikenakan

oleh penerima tsb diikuti oleh kode KPP Pratama Sumedang dan tanggal dikirimkannya surat lalu diikuti oleh tahun sekarang.

Gambar 0-4 Pengkodean Surat

III.2 Analisis Kebutuhan

III.2.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi yang rinci mengenai segala hal yang dapat dikerjakan sistem ketika diimplementasikan (spesifikasi kebutuhan non fungsional). Hasil dari analisis ini akan menentukan masukan yang dibutuhkan sistem, keluaran yang dihasilkan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan, volume data yang akan ditangani sistem, kendali terhadap sistem, dan macam-macam kategori pengguna sistem.

III.2.1.1 Analisis Jaringan

Saat ini, jaringan yang terpasang pada KPP Pratama Sumedang merupakan

jaringan lokal dengan bentuk topologi jaringan jenis star, dimana sebuah server

akan melayani kebutuhan beberapa komputer klien. Sistem informasi yang dibangun berbasis klien-server, sehingga sistem ini dapat langsung beradaptasi, dan berjalan dengan efisien.

Jenis surat kode KPP No agenda

Tgl suratdikirim

III.2.1.2 Analisis Perangkat Keras

Perangkat keras yang ada saat ini di Direktorat Metrologi sudah memenuhi standard untuk menjalankan aplikasi sistem yang dibangun. Adapun spesifikasinya sebagai berikut :

Server

a. Processor : Intel Core 2 Duo E7500

b. RAM : DDR2 1 GB

c. VGA : ATI RADEON DDR2 512MB

d. Harddisk : 160 GB

e. Monitor : LCD 16 inch

f. Keyboard an Mouse

Client

g. Processor : Intel Core 2 Duo E7500

h. RAM : DDR2 1 GB

i. VGA : ATI RADEON DDR2 512MB

j. Harddisk : 160 GB

k. Monitor : LCD 16 inch

l. Keyboard an Mouse

III.2.1.3 Analisis Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan di KPP Pratama Sumedang adalah sebagai berikut :

a. Microsoft Windows XP Proffesional sebagai Sistem Operasi

b. Borland Delphi 7 sebagai aplikasi pembangun perangkat lunak

c. Delphi sebagai bahasa pemrograman

III.2.1.4 Analisis User

Setelah melakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan survey bahwa pengguna sistem yang akan menggunakan perangkat lunak ini adalah pegawai dengan jabatan pelaksana pada seksi Pengawasan dan Komunikasi di KPP Pratama Sumedang dan sudah mempunyai pengalaman dalam meng-inputkan data, menyalin data dan menguasai komputer minimal dapat bekerja

dengan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel, sehingga tidak perlu

dilakukan pelatihan secara khusus pada sistem yang akan dibangun. Akan tetapi hanya melakukan pengenalan dan pengarahan sistem secara singkat.

III.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional akan dimulai setelah tahap analisis terhadap sistem selesai dilakukan, analisis kebutuhan fungsional dapat didefinsikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Tahapan ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan dari rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

Alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan system secara umum

yang akan dibangun yaitu diagram konteks dan data flow diagram. Untuk

menjelaskan bagaimana suatu masukan diproses pada sistem maka digunakan spesifikasi proses dan kamus data untuk mengetahui aliran data yang mengalir pada sistem.

III.2.2.1 Kamus Data

Kamus data adalah tempat penyimpanan definisi dari aliran-aliran data, file-file, dan proses-proses dalam sebuah sistem informasi. Kamus data ini berasal dari diagram arus data dan dokumen-dokumen sumber inputan. Untuk menjelaskan semua data yang digunakan dalam sistem, digunakan kamus data. Kamus data untuk sistem ini diuraikan dalam tabel berikut :

Tabel 0-1 Kamus Data

No Detail Keterangan

1. Nama Data login & user

Deskripsi Berisi data user yang digunakan untuk

login dan untuk merekam surat masuk dan keluar

Struktur Data Username + password

Username password

{0..9|a..z|A..Z} {0..9|a..z|A..Z}

2. Nama Data Surat Masuk

Deskripsi Berisi data surat masuk

Struktur Data Tglmasuk + noagenda + ditujukankepada

+ keterangan + jenissurat Tgl Masuk

No Agenda Ditujukan kepada Keterangan Jenis Surat

{dd / mm / yy} {0..9 }

{a..z|A..Z} {a..z|A..Z} {a..z|A..Z}

3. Nama Data Surat Keluar

Deskripsi Berisi data surat keluar

Struktur Data Tglkeluar + noagenda + ditujukankepada

+ keterangan + ar + jenissurat Tgl Keluar No Agenda Ditujukan kepada Keterangan Account Representative Jenis Surat

{dd / mm / yy} {0..9 }

{a..z|A..Z} {a..z|A..Z} {a..z|A..Z} {a..z|A..Z}

4. Nama Data Account Representative

Deskripsi Berisi data Account Representative

Nama Lengkap Golongan Alamat

Pendidikan Terakhir

{a..z|A..Z} {0..9|a..z|A..Z} {0..9|a..z|A..Z} {0..9|a..z|A..Z}

III.2.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem pundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.

SI Surat Masuk dan

Surat Keluar

Administrator Petugas

Data Login Data Pegawai Data Surat

Data Login Data Surat Laporan

Info login invalid Info pegawai Info surat

Info login invalid Info surat Info laporan

Gambar 0-5 Diagram Konteks

III.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Dari diagram konteks di atas, aliran data yang ada pada sistem

III.2.2.4 DFD Level 1

1.Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

2.Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

1.0 Login

Data User

Data login

User Info login validData login

2.0 Perekaman Surat Masuk 3.0 Perekaman Surat Keluar 4.0 Pengisian data AR Input surat keluarInfo input surat keluar

Input data account Representative Info data Acoount Representative

Surat Masuk Surat Keluar _{Representative}Account

In put d at a su ra t masuk D a ta S u rat masu k In fo da ta sura t ma suk Inf o su ra t m asuk D a ta S u ra t K e lu ar In fo da ta sura t ma suk In fo A cco un tR e pr ese ntati ve In fo da ta A cco un t R e pre sen tati ve 5.0 Laporan Info laporan bulanan

DB perekaman Surat Keluar/bulan

DB Perekeman Surat Masuk/ bulan

III.2.2.5 DFD Level 2 Proses 2.0 Perekaman Surat Masuk

2.1: Tambah

User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda, asal surat, tanggal surat, no surat, perihal, keterangan.

2.2: Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

2.3: Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database.

2.4: Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

2.5: Hapus

Proses ini merupakan proses penghapusan data yang telah diinputkan dengan otomatis menghapus langsung dari database.

2.1 Tambah 2.2 Edit 2.3 Cari 2.4 Preview User

Input no agenda

Edit data surat masuk

Input pencarian no agenda

Lihat priview laporan Input asal surat

Input tanggal surat Input no agenda

Input perihal Input keterangan

Surat Masuk Simpan Data surat Masuk

Input gambar

Data Surat Masuk

Input pencarian asal surat Input pencarian perihal

Input tanggal surat

Cari Surat Masuk

Info Laporan Surat Masuk Simpan Data Surat Masuk

Info Data Surat Masuk

2.5 Hapus Hapus data surat

Hapus database

Info hapus data berhasil

Info hapus data

Gambar 0-7 DFD Level 2 Proses 2.0

III.2.2.6 DFD Level 2 Proses 3.0 Perekaman Surat Keluar

3.1: Tambah

User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no agenda, ditujukan kepada, perihal, keterangan.

3.2: Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database.

3.4: Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

3.5: Hapus

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menghapus data surat keluar yang telah dibuat lalu akan dihapus.

3.1 Tambah 3.2 Edit 3.3 Cari 3.4 Preview User

Input no agenda

Edit Data Surat Keluar

Input pencarian no agenda

Lihat preview laporan surat keluar Input ditunjukan kepada

Input perihal

Input keterangan

Surat Keluar Input tanggal Keluar

Simpan Data Surat Keluar

Data Surat Keluar

Input pencarian tanggal agenda

Input Ditujukan Kepada

Cari Surat Keluar

Info Laporan Surat Keluar Info Data Surat Keluar

Simpan Data Surat Keluar Input AR

3.5 Hapus Hapus data surat

Info data dihapus berhasil

Info datadihapus Hapus database

Gambar 0-8 DFD Level 2 Proses 3.0

III.2.2.7 DFD Level 2 Proses 4.0 Pengolahan Data AR

4.1: Tambah

User menginputkan data nama Account Representative, NIP, Golongan dan Pendidikan terakhir.

4.2: Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data account

representative. 4.3: Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database.

4.4: Hapus

Proses ini merupakan proses pengahapusan table di database, dengan menggunakan konfirmasi terlebih dahulu.

4.1 Tambah 4.2 Edit 4.3 Cari 4.4 Preview User

Input nama AR

Edit Data AR

Input pencarian nama AR

Lihat preview data AR Input Golongan

Input Pendidikan Terakhir

Account Representative Input NIP

Simpan Data Acc. Representative

Data Acc. Representative

Input pencarian NIP

Input Golongan

Cari Account Representative

Info Preview Data AR Info Data Acc. Representative

Simpan Data Acc. Representative

4.5 Hapus Hapus data AR

Info data dihapus berhasil

Info datadihapus Hapus database

III.2.2.8 DFD Level 2.0 Proses 5.0

DFD level 2.0 pada Proses 5.0 ini adalah Laporan yang dirancang ditampilkan secara per bulan.

5.1 : View Laporan

Ini digunakan ketika user menuju laporan bulanan yang user pilih pada menu utama ataupun yang user pilih saat dipengolahan data surat masuk maupun suratkeluar.

5.2: Cetak Laporan

Fitur ini sudah otomatis tersedia bagi user yang telah melihat laporan maka tersedia tombol cetak laporan untuk mencetak laporan dari database yang tersimpan.

5.1 View Laporan

5.2 Cetak Laporan

Surat Masuk

SuratKeluar Info DB perekaman surat masuk

Info DB perekaman surat keluar

III.3 Perancangan Sistem

III.3.1 Perancangan Basis Data

Usulan untuk diagram E-R yaitu terdapat kunci yang unik (primary key)

pada setiap entitas (tabel induk) yang dapat membedakan dengan atribut lainnya sehingga tabel tersebut dapat dijadikan referensi untuk tabel yang lainnya.

Dari usulan diatas maka dapat dibuat diagram E-R untuk sistem yang terdri dari beberapa tabel yang dibutuhkan untuk menyimpan data. Untuk melihat keterhubungan antar tabel yang ada maka akan digambarkan sebagai berkut :

III.3.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah sebuah spesialisasi grafik yang mengilustrasikan hubungan antara entitas dengan sebuah database.

User Merekam Surat Masuk

Surat Keluar Account

Representative Mengeluarkan m No Agenda Tgl Masuk Perihal Jenis Surat Tujuan Keterangan No Agenda Tgl Masuk Perihal Jenis Surat Tujuan Keterangan

Nama AR NIP

Golongan Pendidikan Terakhir username password 1 m m m

III.3.1.2 Struktur Tabel Tabel 0-2 User

Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan

Username String Nama user

Password String Password user

Tabel 0-3 Surat Masuk

Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan

No Agenda Integer Nomer Agenda Surat

Masuk

Jenis Surat String Jenis Surat yang Masuk

Tgl Masuk Date Tanggal Surat Masuk

Ditujukan kepada String Ditujukan untuk siapa

Keterangan String Keterangan / isi surat

masuk

AsalSurat String

Tabel 0-4 Surat Keluar

Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan

No Agenda Integer Nomer Agenda surat

keluar

Jenis Surat String Jenis surat yang

dikeluarkan

Tgl Keluar Date Tanggal surat keluar

Ditujukan Kepada String Ditujukan untuk siapa

Keterangan String Keterangan / isi surat

keluar

Account Representative String Nama ar yang mengeluarkan surat keluar

Tabel 0-5 Account Representative

Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan

Account Representative String Nama Lengkap Account Representative

Golongan String Golongan dari AR

NIP String NIP para AR

Pendidikan Terakhir String Pendidikan yang terakhir ditempuh oleh para AR

III.3.1.3 Skema Relasi User Username Password Surat Masuk NoAgenda TglMasuk JenisSurat DitujukanKepada Perihal Asal Surat Surat Keluar NoAgenda TglKeluar JenisSurat DitujukanKepada Perihal Account Representative AR AccountRepresentative NIP Golongan PendidikanTerakhir

Gambar 0-12 Skema Relasi

III.3.2 Perancangan Prosedural III.3.2.1 Flowchart

Flowchart adalah jenis diagram yang mewakili suatu algoritma atau proses, yang menunjukan langkah-langkah sebagai kotak dari berbagai jenis, dan ketertiban mereka dengan menghubungkan proses satu dengan proses yang lainnya dengan menggunakan panah. Hal ini diagramatik representasi dapat memberikan langkah demi langkah dalam menemukan solusi yang diberikan dalam suatu permasalahan.

Proses operasi diwakili dalam kotak, dan panahdengan menghubungkan satu sama lain yang mewakili aliran control. Data arus biasanya tidak diwakili dalam diagram alur, berbeda dengan diahram data, melainkan mereka tersirat oleh

urutan operasi yang digunakan dlam menganalisis, merancang,

Pengolahan Data Surat Masuk dan

Keluar

Diproses di KPP melalu Seksi

Waskon Data Surat Masuk / Keluar

Apakah Perlu dilanjutkan ke yang dituju

Jika Perlu Diteruskan ke

orang dituju

Melakukan Perekaman Surat Masuk dan Keluar Oleh Pegawai

Waskon

III.3.3 Perancangan Struktur Menu

Struktur menu dirancang sesuai dengan level pengguna yang menggunakan sistem. Berikut struktur menu program pengolahan data surat masuk dan keluar :

Menu

File Laporan About

Pengolahan Data Surat Masuk

Pengolahan Data Surat Keluar

Pengolahan Data AR

Laporan Bulanan

Gambar 0-14 Struktur Menu

III.3.4 Perancangan antarmuka

a. Perancangan Antar Muka Login

Perancangan untuk Login sama untuk segala jenis user. Baik admin ataupun petugas. Masukkan username dan password, kemudian klik tombol Login maka jika data valid user bisa langsung masuk ke system.

Gambar 0-15 Perancangan Login

b. Perancangan antarmuka menu

Gambar 0-16 Perancangan Menu

T 01 A

File Laporan About

Surat masuk Surat Keluar Data AR Keluar

Lap Bulanan

Keterangan Ukuran : AlClient

c. Perancangan antarmuka pengolahan data surat masuk

Navigasi :

-klik tambah untuk menuju S03 (Form tambah).

-klik edit untuk menuju S04 (Form edit).

-klik preview untuk menuju S05 (Laporan).

S02

Pengolahan Data Surat Masuk

NoAgenda TglAgenda AsalSurat TglSurat NoSurat Perihal Keterangan Gambar Kategori Pencarian :

Tanggal Surat Tanggal Agenda Perihal Asal Surat No Agenda

Jenis Surat : ComboBox1 Pencarian : CARI TUTUP PRINT PRIVIEW HAPUS EDIT TAMBAH NAVIGASI

Gambar 0-17 Perancangan Pengolahan Surat Masuk

d. Perancangan antarmuka pengisian data surat masuk

Navigasi :

-klik simpan untuk kembali menuju T02 (Form surat masuk).

-klik batal untuk menuju pesan M01 T 03 No Agenda Tanggal Masuk Asal Surat Ditujukan Kepada Perihal Keterangan SIMPAN BATAL Jenis Surat

e. Perancangan antarmuka Laporan bulanan

Navigasi : S05

string

string

string string string string string

f. Perancangan antarmuka surat keluar

Navigasi :

-klik tambah untuk menuju S07 (Form tambah).

-klik edit untuk menuju S08 (Form edit).

-klik preview untuk menuju S09 (Laporan).

S06

Pengolahan Data Surat Keluar

NoAgenda TglAgenda Perihal Keterangan Kategori Pencarian :

Ditujukan Kepada Tanggal Agenda No Agenda Pencarian : CARI TUTUP PRINT PRIVIEW HAPUS EDIT TAMBAH NAVIGASI DitujukanKepad a

Gambar 0-20 Perancangan Pengolahan Surat Keluar

g. Pengisian data surat keluar

Navigasi :

-klik simpan untuk kembali menuju (Form surat keluar).

-klik batal untuk menuju pesan M02 NIP Acc. Representative

Pend. Terakhir

Golongan

SIMPAN BATAL

h. Perancangan antarmuka pegolahan Data Account Representative

Navigasi :

-klik tambah untuk menuju (Form tambah).

-klik edit untuk menuju (Form edit). -klik preview untuk menuju (Laporan).

T07

Pengolahan Data Account Representative

NIP Golongan Pend. Trakhir Acc. Representative Kategori Pencarian :

TUTUP HAPUS EDIT

TAMBAH NAVIGASI

Golongan Pend. Trakhir

Gambar 0-22 Pengolahan Data AR

i. Perancangan antarmuka pengisian data AR

Navigasi :

-klik simpan untuk kembali menuju (Form surat keluar).

-klik batal untuk menuju pesan M02 NIP Acc. Representative Pend. Terakhir

Golongan

SIMPAN BATAL

III.4 Perancangan antarmuka pesan

a. Pesan ini muncul apabila user salah memasukan username atau password

ketika log in

Gambar 0-24 Perancangan antarmuka pesan

III.5 Jaringan Semantik

III.6 Implementasi

Pada tahap ini, hasil dari tahap perancangan diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman. Wujud dari hasil tahap implementasi ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk diuji.

III.6.1 Log in

Pada halaman ini, user diminta untuk memasukan username dan password. Tekan tombol LOGIN untuk melakukan verifikasi username dan password, tekan tombol BATAL untuk membatalkan proses login dan keluar dari aplikasi.

Gambar 0-26 Form Login

III.6.2 Menu Utama

Halaman ini akan muncul, ketika user telah terlebih dahulu melakukan login dan apabila username dan password yang diisikan user benar. Maka user akan menuju form utama seperti pada gambar dibawah tersebuh. Terdapat beberapa menu yaitu, menu File, Laporan dan About.

Gambar 0-27 Form Menu Utama

III.6.3 Menu Pengolahan Data Surat Masuk

Halaman ini akan muncul ketika user berada di menu utama dan memilih file lalu memilih Surat Masuk maka munculan gambar seperti dibawah ini. Di halaman ini user dapat melihat data yang sudah diinputkan dan juga mencari data ataupun pengurutan berdasarkan user inginkan.

Gambar 0-28 Form Pengolahan Surat Masuk

III.6.4 Pengolahan Data Surat Keluar

Halaman Ini akan muncul apabila user memilih Surat Keluar di form utama maka akan muncul form pengolahan surat keluar yang berisi table dan kolom pencarian dan pengurutan juga terdapat bebearapa navigasi. Dan tombol seperti tambah, edit, hapus, laporan.

III.6.5 Pengolahan Data Account Representative

Halaman ini akan muncul ketika user memilih File lalu Account Representative di meu utama. Di form ini hanya tersedia penambahan edit dan hapus data accout representative karena tiap bulan kadang terjadi penggantian jabatan dan adanya pegawai baru, maka diperlukan form ini untuk mengupdate data AR

Gambar 0-30 Form Account Representative

III.6.6 Pengisian Surat Masuk

Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan data surat masuk. Disini user melakukan penginputan atau perekaman surat masuk untuk disimpan ke dalam database.

Gambar 0-31 Form Pengisian Surat Masuk

III.6.7 Laporan Perekaman Surat Masuk

Laporan yang nantinya user butuhkan untuk hard copy diberikan kepada KaKap KPP Sumedang. Apabila user telah mengisinya dan disimpan di dalam database

Gambar 0-32 Report

III.6.8 Pengisian Surat Keluar

Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan data surat keluar. Disini user melakukan penginputan atau perekaman surat keluar untuk disimpan ke dalam database.

Gambar 0-33 Form Pengisian Surat Keluar

III.6.9 Pengisian AR

Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan data account representative. Disini user melakukan penginputan atau data AR untuk disimpan ke dalam database.

Gambar 0-34 Form Pengisian Data AR

III.6.10 Menu About

Halaman ini muncul ketika user memilih menu about di form menu utama. Halaman ini hanya menyajikan informasi tentang perangkat lunak.

III.6.11 Menu Laporan Bulanan

Menu ini muncul ketika user memilih tab menu laporan lalu laporan bulanan maka akan muncul tab pemilihan bulan dan juga tahun untuk melihat laporan surat per bulan.

III.6.12 Pesan Kesalahan Login

Pesan ini muncul jika user mengisikan username dan password kosong dan apabila username dan password salah maka akan muncul seperti gambari dibawah ini.

Gambar 0-37 Message Dialog username kosong

Gambar 0-38 Message Dialog Password Kosong

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, dapat diambil kesimpulan mengenai pembangunan Perangkat Lunak pengolahan data surat masuk dan keluar di seksi pengawasan dan komunikasi KPP Pratama Sumedang, sebagai berikut:

1. Perangkat lunak yang dibangun memudahkan perekaman surat masuk dan keluar seksi waskon

2. Perangkat lunak yang dibangun mampu mengurangi kesalahan dalam perekaman surat seksi pengawasan dan komunikasi.

3. perangkat lunak yang dibangun juga dapat mengurangu bahkan meniadakan tumpukan agenda d ruangan seksi pengawasan dan komunikasi

4. Perangkat lunak yang dibangun mampu mengefektifkan waktu dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan untuk Kepala Kantor

IV.2 Saran

Untuk pengembangan perangkat lunak ini, ada beberapa saran yang dapat dikemukakan, yaitu:

1. Perangkat lunak yang dibangun belum memiliki fasilitas backup data dan restore data

jika terdapat kegagalan.

2. Perangkat lunak yang dibangun masih sangat minim fasilitas untuk itu perlu dibuat yang lebih rumit kebutuhan yang diinginkan

3. Perangkat lunat yang digunakan sebaiknya digabungkan langsung ke server teknologi informasi di KPP Pratama Sumedang, sehingga jika ada trouble di program admin dr bag. Teknologi informasi yang memperbaikinya

PEMBANGUNAN PERANGKAT LUNAK

PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN KELUAR

DI SEKSI WASKON

KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA SUMEDANG

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Informatika

Universitas Komputer Indonesia

SITI SOFWAH (10107573)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR ISI LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR GAMBAR ...v

DAFTAR TABEL ...vi

DAFTAR LAMPIRAN ...vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

I.1 Latar Belakang Masalah ... 1

I.2 Perumusan Masalah ... 2

I.3 Maksud dan Tujuan ... 2

I.3.1 Maksud ... 2

I.3.2 Tujuan ... 2

I.4 Batasan Masalah ... 3

I.5 Metode Penelitian ... 4

I.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7

II.1 Profil Perusahaan ... 7

II.1.1 Sejarah Instansi ... 7

II.1.2 Logo Instansi ... 8

Motto : Negara Dana Rakca ... 8

II.1.3 Unit-unit dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang 10 II.1.4 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang ... 13

II.2 Landasan Teori ... 14

II.2.1 Database... 14

II.2.2 Basis Data ... 14

II.2.3 Borland Delphi 7 ... 15

II.2.4 Database Dekstop Paradox 7 ... 16

BAB IIIPEMBAHASAN ... 18

III.1 Analisis Sistem ... 18

III.1.1 Analisis Masalah ... 18

III.1.2 Analisis Prosedur yang berjalan ... 19

III.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan ... 19

III.1.3 Analisis Pengkodean ... 24

III.1.3.1 Pengkodean NIP ... 24

III.1.4 Pengkodean Surat ... 24

III.2 Analisis Kebutuhan ... 25

III.2.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 25

III.2.1.1 Analisis Jaringan ... 25

III.2.1.2 Analisis Perangkat Keras ... 26

III.2.1.3 Analisis Perangkat Lunak ... 26

III.2.1.4 Analisis User ... 27

III.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 27

III.2.2.1 Kamus Data ... 27

III.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 29

III.2.2.4 DFD Level 1 ... 30

III.2.2.5 DFD Level 2 Proses 2.0 Perekaman Surat Masuk... 32

III.2.2.6 DFD Level 2 Proses 3.0 Perekaman Surat Keluar... 33

III.2.2.7 DFD Level 2 Proses 4.0 Pengolahan Data AR ... 35

III.2.2.8 DFD Level 2.0 Proses 5.0 ... 37

III.3 Perancangan Sistem ... 38

III.3.1 Perancangan Basis Data ... 38

III.3.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 38

III.3.1.2 Struktur Tabel ... 39

III.3.1.3 Skema Relasi ... 40

III.3.2 Perancangan Prosedural ... 40

III.3.2.1 Flowchart ... 40

III.3.3 Perancangan Struktur Menu ... 42

III.3.4 Perancangan antarmuka ... 42

III.4 Perancangan antarmuka pesan ... 48

III.5 Jaringan Semantik ... 48

III.6 Implementasi ... 49

III.6.1 Log in ... 49

III.6.2 Menu Utama ... 49

III.6.3 Menu Pengolahan Data Surat Masuk ... 50

III.6.4 Pengolahan Data Surat Keluar... 51

III.6.5 Pengolahan Data Account Representative ... 52

III.6.6 Pengisian Surat Masuk ... 52

III.6.7 Laporan Perekaman Surat Masuk ... 53

III.6.8 Pengisian Surat Keluar ... 54

III.6.9 Pengisian AR ... 55

III.6.10 Menu About ... 56

III.6.11 Menu Laporan Bulanan ... 57

III.6.12 Pesan Kesalahan Login ... 58

BAB IVKESIMPULAN DAN SARAN ... 59

IV.1 Kesimpulan ... 59

DAFTAR PUSTAKA

1. Fathansyah, Ir. ( 2002 ), Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta.

2. Gunadharma. ( 1996 ), Pengenalan Sistem Informasi, Gunadharma, Jakarta,

88 – 89.

3. Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualititatif dan R&D, Alfabheta,

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Siti Sofwah

NIM : 10107573

Tempat Tgl Lahir : Bandung, 12 September 1990

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Padasuka Komp. Suci Residence Blok G No. 1 Bandung

No-Telp : 022-7101568

Email : sofie_rooney@yahoo.com

PENDIDIKAN

1994-1995 TK AISIYAH Bandung

1995-2001 SDN SOKA V Bandung

2001-2004 SMPN 22 Bandung

2004-2007 SMAN 23 Bandung

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji dan Syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang

berjudul “PEMBANGUNAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA

SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKSI WASKON KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA SUMEDANG“.

Laporan Kerja Praktek ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat tugas mata kuliah Kerja Praktek, Program studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

Dengan keterbatasan waktu, pengetahuan, pengalaman serta kesempatan yang ada, penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi materi, analisis maupun sistematika pembahasannya. Tanpa bantuan semua pihak yang terlibat, maka akan banyak kendala yang tak teratasi dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis juga menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Kepala Bagian Umum KPP Pratama Sumedang yang telah mengjinkan penulis untuk melakukan kerja praktek.

2. Pembingbing Kerja Praktek dan karyawan-karyawan di Direktorat Metrologi yang telah banyak membantu dan memberikan pengarahan.

3. Rekan-rekan kerja praktek.

4. Bapak Irfan Maliki, S.T sebagai dosen wali sekaligus pembimbing dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini.

6. Rekan-rekan mahasiswa Universitas Komputer Indonesia khususnya kelas IF13 yang selalu member semangat belajar.

Penulis sangat menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak. Terima kasih. Akhir kata Penulis berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi penyusun khususnya dan bagi semua pihak pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr.Wb

Bandung, Januari 2011

iv

III.2.2.3

Data Flow Diagram (DFD) ... 29

III.2.2.4

DFD Level 1 ... 30

III.2.2.5

DFD Level 2 Proses 2.0 Perekaman Surat Masuk... 32

III.2.2.6

DFD Level 2 Proses 3.0 Perekaman Surat Keluar... 33

III.2.2.7

DFD Level 2 Proses 4.0 Pengolahan Data AR ... 35

III.2.2.8

DFD Level 2.0 Proses 5.0 ... 37

III.3 Perancangan Sistem ... 38

III.3.1 Perancangan Basis Data ... 38

III.3.1.1

ERD (Entity Relationship Diagram) ... 38

III.3.1.2

Struktur Tabel ... 39

III.3.1.3

Skema Relasi ... 40

III.3.2 Perancangan Prosedural ... 40

III.3.2.1

Flowchart ... 40

III.3.3 Perancangan Struktur Menu ... 42

III.3.4 Perancangan antarmuka ... 42

III.4 Perancangan antarmuka pesan ... 48

III.5 Jaringan Semantik ... 48

III.6 Implementasi ... 49

III.6.1 Log in ... 49

III.6.2 Menu Utama ... 49

III.6.3 Menu Pengolahan Data Surat Masuk ... 50

III.6.4 Pengolahan Data Surat Keluar... 51

III.6.5 Pengolahan Data Account Representative ... 52

III.6.6 Pengisian Surat Masuk ... 52

III.6.7 Laporan Perekaman Surat Masuk ... 53

III.6.8 Pengisian Surat Keluar ... 54

III.6.9 Pengisian AR ... 55

III.6.10 Menu About ... 56

III.6.11 Menu Laporan Bulanan ... 57

III.6.12 Pesan Kesalahan Login ... 58

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 59

IV.1 Kesimpulan ... 59

DAFTAR PUSTAKA

1.

Fathansyah, Ir. ( 2002 ),

Basis Data

, Elex Media Komputindo, Jakarta.

2.

Gunadharma. ( 1996 ),

Pengenalan Sistem Informasi

, Gunadharma, Jakarta,

88

–

89.

3.

Sugiyono,

Metode Penelitian Kuantitatif Kualititatif dan R&D,

Alfabheta,

Bandung:2010

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama

: Siti Sofwah

NIM

: 10107573

Tempat Tgl Lahir

: Bandung, 12 September 1990

Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Islam

Alamat

: Jl. Padasuka Komp. Suci Residence Blok G No. 1 Bandung

No-Telp

: 022-7101568

Email

:

sofie_rooney@yahoo.com

PENDIDIKAN

1994-1995

TK AISIYAH Bandung

1995-2001

SDN SOKA V Bandung

2001-2004

SMPN 22 Bandung

2004-2007

SMAN 23 Bandung

i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji dan Syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Allah SWT atas rahmat dan

karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang

berjudul “

PEMBANGUNAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA

SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKSI WASKON KANTOR PELAYANAN

PAJAK PRATAMA SUMEDANG

“.

Laporan Kerja Praktek ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat tugas

mata kuliah Kerja Praktek, Program studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan

Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

Dengan keterbatasan waktu, pengetahuan, pengalaman serta kesempatan yang

ada, penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna,

baik dari segi materi, analisis maupun sistematika pembahasannya. Tanpa bantuan

semua pihak yang terlibat, maka akan banyak kendala yang tak teratasi dalam

menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis juga menyampaikan rasa terima

kasih kepada :

1. Kepala Bagian Umum KPP Pratama Sumedang yang telah mengjinkan penulis

untuk melakukan kerja praktek.

2. Pembingbing Kerja Praktek dan karyawan-karyawan di Direktorat Metrologi yang

telah banyak membantu dan memberikan pengarahan.

3. Rekan-rekan kerja praktek.

4. Bapak Irfan Maliki, S.T sebagai dosen wali sekaligus pembimbing dalam

penyelesaian laporan kerja praktek ini.

6. Rekan-rekan mahasiswa Universitas Komputer Indonesia khususnya kelas IF13

yang selalu member semangat belajar.

Penulis sangat menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya,

oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak. Terima kasih.

Akhir kata Penulis berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi

penyusun khususnya dan bagi semua pihak pada umumnya.

Wassalamualaikum Wr.Wb

Bandung, Januari 2011