Pengertian Komputer dan Akuntansi

BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT BANTU DALAM PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN

A. Komputer dan Akuntansi

1. Pengertian Komputer dan Akuntansi

Pengertian Komputer Komputer berasal dari kata “Computare” yaitu dari Bahasa Latin yang artinya “Menghitung” atau dalam kata kerja Bahasa Inggris “To Compute” yang artinya juga “menghitung”. Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung-menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Dalam istilah yang sangat sederhana, suatu komputer, dengan mengabaikan ukurannya, penampilannya atau biayanya, adalah suatu mesin yang memproses data-fakta secara elektronis data adalah kata jamak untuk datum; walaupun dalam sehari-hari, kata data sering digunakan dalam bentuk tunggal. Komputer juga sering disebut pemroses informasi Information Processor, yaitu ia mengambil informasi dan memprosesnya menjadi bentuk yang berbeda. Memproses data dengan komputer relatif adalah baru. Meskipun demikian, ide memproses data tidaklah demikian. Secara umum pemrosesan 30 data Data Processing = DP dapat didefinisikan sebagai suatu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data 2. Memanipulasi atau menangani data, dan 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk tujuan tertentu. Komputer dapat didefinisikan sebagai mesin elektronik yang dapat menyimpan data dan instruksi, mampu menjalankan proses data sesuai dengan instruksi yang disimpan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya. Adanya kemampuan menyimpan data dan instruksi tersebut merupakan salah satu bentuk keuntungan bagi pemakainya karena ia tidak perlu menuliskan kembali instruksi-instruksi setiap kali hendak menjalankan prosedur untuk proses yang sama. Ini berbeda dengan bentuk-bentuk pengolahan data sebelumnya yang memaksa manusia untuk memberikan dan menjalankan instruksi meski hal itu setiap kali sudah ia kerjakan. Komputer saat ini tetap merupakan alat bantu proses, sama halnya dengan penggunaan berbagai sarana sebelumnya. Perbedaannya adalah bahwa untuk pekerjaan yang bersifat repetitif berulang serta sistematis, penyelenggaraan proses bisa diubah menjadi sebuah program yang seolah- olah proses pengolahan data itu berlangsung secara otomatis. Namun, sebagai alat bantu, program-program tersebut masih memerlukan manusia untuk membuat desain, menulis program, mengujicoba, serta menjalankannya dalam aktivitas hariannya. Dalam hal sebuah proses sudah berlangsung, maka keterlibatan manusia hampir bisa dikatakan hilang sama sekali. Dengan dukungan cara kerja komputer yang berkecepatan tinggi, mempunyai ketelitian yang sudah teruji, sistem komunikasi data yang mendunia, serta akses data yang cepat meski berhadapan dengan data dalam jumlah yang sangat besar, maka pengolahan data dengan penerapan komputer merupakan sistem yang cocok untuk perusahaan besar. Terlebih perusahaan dengan jaringan yang mengglobal dengan kebutuhan informasi hingga dalam hitungan detik. Rangkaian proses yang berlangsung dalam sistem pengolahan data dengan bantuan komputer merupakan kegiatan yang mengubah informasi yang masih mentah data menjadi informasi yang lebih berguna bagi pemakainya. Agar dapat disebut sebagai komputer, alat pengolah data harus memiliki karakteritik dan kemampuan sebagai berikut: 1. Digerakkan dengan daya elektronik. Komputer tidak dioperasikan secara mekanis, melainkan dengan menggunakan gerakan pulsa-pulsa elektronik melalui circuits. Karakteristik ini merupakan karakteristik utama komputer, karena dengan karakteristik ini komputer bisa melaksanakan operasi secara cepat. Kecepatan operasi komputer semakin lama semakin tinggi sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri. 2. Mampu melaksanakan operasi hitung-menghitung. Komputer harus dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. 3. Mampu melakukan operasi pembandingan. Komputer harus dapat membandingkan suatu informasi dengan informasi lainnya, dengan tujuan untuk menentukan apakah kedua informasi itu sama, ataukah yang satu lebih kecil daripada yang lain, dan sebagainya. Operasi perbandingan ini disebut juga operasi logika. 4. Memiliki internal storage dan mampu mengeluarkan data. Komputer memiliki kemampuan yang luar biasa untuk menyimpan dan mengeluarkan data. Kapasitas komputer untuk menyimpan dan megeluarkan data ini semakin lama semakin besar sesuai dengan kemampuan operasinya. 5. Dapat melakukan eksekusi sesuai dengan stored program. Komputer dapat menyimpan instruksi-instruksi operasi yang harus dilakukan terhadap data. Perangkat instruksi ini disebut program. Stored program adalah program yang tersimpan di dalam komputer untuk mengeksekusi data. Dengan adanya stored program, komputer memiliki tiga keunggulan: a. Dapat beroperasi dengan kecepatan elektronik. b. Memiliki keandalan yang tinggi. c. Komputer dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Dengan adanya stored program, komputer memiliki nilai yang lebih tinggi dibandingkan dengan mesin atau mesin elektronik biasa. Tanpa ada stored program, komputer dapat disamakan dengan kalkulator yang kecepatannya amat tergantung pada penggunanya. Selain itu, dalam melaksanakan tugasnya, komputer memiliki keandalan dan kecermatan yang sangat tinggi, sehingga hasil operasinya dapat dikatakan tanpa kesalahan. Banyak orang sepakat bahwa kemampuan ini banyak menggantikan kemampuan manusia yang memerlukan kecermatan tinggi. Dengan kata lain, manusia tidak perlu melakukan pelatihan lagi atas tugas-tugas yang dapat digantikan perannya oleh komputer, sehingga manusia dapat lebih mengkonsentrasikan diri pada bidang-bidang tugas yang tidak dapat dilaksanakan oleh komputer. 6. Komputer dapat memilih dan menjalankan program menu. Contohnya pengambilan gaji payroll system terdiri dari beberapa sub-program. Komputer dapat memilih atau menyusuri cabang-cabang instruksi menu program berdasarkan perintah dari user melalui media input input device. a. Sub-sub program gaji dapat beroperasi untuk memproses upah harian bila perhitungan berdasarkan jam kerja dalam seminggu. b. Sub-program lain dapat dijalankan bila pegawai bekerja tetap rutin dan menerima pembayaran gaji setiap akhir bulan. 7. Komputer dapat dihubungkan dengan peralatan lain. Dengan kemajuan teknologi dibidang telekomunikasi, komputer single-user dapat dipakai secara optimal menjadi komputer multi-user. Komputer mikro dapat berkomunikasi dengan mainframe. Komputer dapat melakukan tukar menukar data jarak jauh melalui satelit tanpa kabel wireless. Untuk menghasilkan output kemedia kertas, komputer dapat dihubungkan ke media printer output device. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penemuan komputer merupakan suatu revolusi. Dan dengan ditemukanyya komputer, daya intelektual manusia bisa dibantu dan diringankan secara signifikan. Klasifikasi Komputer A. Berdasarkan Jenis Data Yang Diolah 1. Digital Computer.Jenis komputer ini mengolah data yang berupa data kuantitatif, yaitu berupa angka, huruf, tanda-tanda dan sebagainya. Jenis ini banyak sekali dipakai dikalangan business, administrasi perkantoran dan ilmu pengetahuan. 2. Analog Computer.Jenis ini untuk mengolah data yang bersifat kualitatif misalnya perubahan suhu suatu daerah, kadar oksigen, tegangan listrik dsb. Jenis ini banyak dipakai sebagai alat kontrol untuk mesin yang lain seperti untuk ketepatan menembak suatu sasaran. Komputer ini banyak dipakai pada pabrik-pabrik untuk mengontrol mesin-mesin pabrik. 3. Hybrid Computer.Jenis ini mengolah data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Jenis ini mengolah data kualitatif dan hasilnya berupa besaran kuantitatif, begitu juga sebaliknya yang diolah berupa data kuantitatif dan hasilnya berupa besaran kualitatif. B. Berdasarkan Kegunaan 1. General Purpose Computer.Komputer yang di desain untuk keperluan tidak hanya dalam satu bidang tertentu saja, tetapi untuk di berbagai bidang. Jenis inilah yang paling banyak beredar dan digunakan oleh masyarakat pemakai jasa komputer sekarang. 2. Special Purpose Computer.Komputer yang diciptakan untuk suatu kegunaan yang bersifat khusus pada suatu bidang tertentu saja. Misalnya khusus untuk perhitungan konstruksi bangunan saja. C. Berdasarkan Format Mesinnya 1. Micro Computer. Ukuran fisiknya relatif lebih kecil. Jenis ini dibuat untuk tujuan yang prakti, mudah untuk dipindahkan atau dibawa kemana saja. Misalnya: Desk Top Computer Komputer Meja Lat Top Computer Komputer Tentengan. 2. Mini Computer.Ukuran fisiknya relatif lebih besar dari pada micro komputer dan agak susah untuk dipindahkan. Komputer ini mempunyai proses pengolahan dan kapasitas memory yang lebih besar dari micro computer dan merupakan multi user dan multi programming. 3. Mainfranme Computer.Dikenal juga dengan sebutan Maxi Computer atau komputer yang mempunyai ukuran fisiknya cukup besar. Dia mempunyai kecepatan pengolahan dan kapasitas memory yang lebih besar. 4. Super Computer.Komputer yang mempunyai kemampuan sama dengan mainfranme tapi komputer ini dibuat untuk keperluan- keperluan khusus, seperti: a. Desain Pesawat Terbang. b. Pertahanan dan Keamanan, Dll. 5. Super Micro Computer.Komputer yang ukuran fisiknya sama dengan Micro Computer tapi dengan kemampuan yang relatif lebih besar hampir sama dengan mini computer. Multy programming dan multy user. D. Berdasarkan Kemampuan Yang dimaksud dengan kemampuan disini adalah kemampuan komputer itu sendiri dalam menampung data dan instruksi yang diberikan oleh sipemakai. Komputer mempunyai bagian yang disebut dengan MemoryStrorage Unit dimana MemoryStrorage Unit ini berfungsi sebagai media input yang diberikan oleh sipemakai. Kemampuan dari pada MemoryStrorage Unit ini dinyatakan dalam Bytes. Dan biasamya kemampuan dari pada komputer ini dinyatakan dalam KB Kilo Byte. Ada 3 tiga macam komputer bila dilihat dari segi kemampuannya: 1. Small Scale Computers.Kemampuan MemoryStrorage Unitnya berkisar antara 4 KB sampai dengan 16 KB. 2. Medium Scale Computers.Kemampuan MemoryStrorage Unitnya berkisar antara 32 KB sampai dengan 64 KB. 3. Large Scale Computers.Kemampuan MemoryStrorage Unitnya berkisar mulai dari 128 KB ke atas. Pengertian Akuntansi Akuntansi pada awalnya dikenal dengan sistem tata buku berpasangan double entry, pertama kali diperkenalkan oleh pedagang Venesia di Italia tahun 1494. Penulisnya adalah seorang rahib dari Orde Fransiskan, yang bernama Luca Pacioli, seorang ahli matematika yang mengajar di berbagai Universitas di Perugia, Naples, Pisa, dan Florence. Tata buku berpasangan mencatat kedua aspek transaksi sedemikian rupa yang membentuk suatu perkiraan yang berimbang. Misalnya, bila seseorang meminjam uang sebesar Rp 1.000.000,- dari suatu bank, maka jumlah pinjaman tersebut dicatat baik berupa kas sebesar Rp 1.000.000,- maupun sebagai kewajiban membayar kembali utang sebesar Rp 1.000.000,-. Dari pencatatan ini terlihat lebih sistematis yang menghasilkan laporan keuangan yang menyeluruh. Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pihak yang berkepentingan Accounting is an information system that identifics, records, and communicates the economic events of an organization to interested users. Akuntansi sering disebut juga sebagai bahasa bisnis the language of business, semakin baik kita memahami bahasa tersebut maka semakin baik pula kita dapat mengelola suatu perusahaan. Sebagai suatu sistem informasi keuangan, akuntansi merupakan proses dari tiga aktivitas berikut: pengidentifikasian, pencatatan, dan pengkomunikasian atas peristiwa ekonomi dari suatu organisasi baik yang mencari laba maupun nirlaba kepada berbagai pihak yang berkepentingan baik intern maupun ekstern. Proses akuntansi dapat digambarkan pada gambar 3.1 sebagai berikut: Gambar 3.1. Proses Akuntansi Sumber : Akuntansi, Suradi 2009 : 32 Dari pengertian di atas terkandung kegiatan utama akuntansi, yaitu: 1. Mengidentifikasi kejadian ekonomi berkaitan dengan aktivitas ekonomi yang relevan dari suatu organisasi tertentu. Pembayaran utang, pembayaran pembelian tunai, penjualan kredit adalah contoh darri kejadian ekonomi tersebut. 2. Mencatat secara historis aktivitas keuangan organisasi. Pencatatan dilakukan secara sistematis, berurutan sesuai kronologi kejadian dan Identifikasi Menyeleksi transaksi Pencatatan Mencatat, mengklasifikasikan, dan mengikhtisarkan Komunikasi • Menyimpan laporan keuangan • Menganalisis dan menginterpretasi- kan bagi pemakai harus dapat diukur dalam satuan moneter. Dalam proses pencatatan ini, kejadian ekonomi kemudian diklasifikasi dan diringkas. 3. Mengomunikasikan kejadian ekonomi kepada pihak yang berkepentingan dalam bentuk laporan keuangan yang memuat informasi keuangan organisasi yang dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Ada beberapa definisi akuntansi yang dapat dikelompokkan dalam tiga kelompok, yaitu akuntansi sebagai seni art, akuntansi sebagai ilmu science, dan akuntansi sebagai proses proces. Akuntansi dikatakan sebagai seni, karena akuntansi adalah kemampuan, keyakinan, firasat, kreativitas ditambah dengan keahliankepandaian yang diterapkan dalam pelaksanaan pekerjaan dan bersifat individual. Akuntansi sebagai ilmu menurut Helmi Rony 1990, 7: akuntansi adalah suatu disiplin ilmu yang mempelajari mekanisme, sistem, dan prosedur dalam mencatat, mengelompokkan, mengikhtisiarkan, dan melakukan interprestasi atas transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu organisasi dan dinyatakan dalam satuan nilai uang. Akuntansi sebagai proses menurut American Accounting Association AAA, akuntansi adalah proses pengidentifikasian, pengukuran, dan penyampaian informasi ekonomi untuk memungkinkan memperoleh penilaian dan keputusan yang tepat bagi para pemakai informasi itu H.Z.A. Moechtar, 1993, 2. Pemakai Informasi Akuntansi Oleh karena kegiatan akuntansi tersebut adalah mengomunikasikan kejadian ekonomi suatu organisasi, maka akuntansi sering disebut sebagai “Business Language”. Kebutuhan informasi keuangan tergantung kepada keputusan apa yang hendak diambil oleh penggunanya. Karena itu, akuntansi haruslah mempertimbangkan kebutuhan informasi keuangan dari penggunanya. Pengguna informasi akuntansi dibagi ke dalam dua kelompok yang akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Pemakai Intern Internal Users Yang dimaksud dengan pemakai pihak intern adalah pihak yang melakukan perencanaan planning, pengorganisasian organizing, pengarahan actuating, dan pengendalian controlling organisasi, seperti manajer pemasaran, kepala bagian produksi, dan direktur keuangan. 2. Pemakai Ektern External Users Yang dimaksud dengan pihak ekstern adalah pihak-pihak yang berkepentingan dengan suatu usaha atau perusahaan, tetapi merupakan pihak luar perusahaan. Contohnya, bank sebagai pemberi kredit pinjaman. Badan-badan pemerintah juga sangat berkepentingan dengan informasi keuangan perusahaan untuk tujuan-tujuan pajak dan deregulasi lainnya. Bidang-bidang Akuntansi 1. Akuntansi Keuangan financial accounting. Merupakan bidang akuntansi yang berkaitan dengan bagaimana pencatatan dan penyusunan laporan keuangan dari atu kesatuan unit usaha yang berpedoman pada prinsip- prinsip akuntansi yang berterima umum GAAP 2. Pemeriksaan Akuntan auditing. Merupakan kegiatan akuntansi yang berhubungan dengan pemeriksaan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi keuangan. 3. Akuntansi Biaya cost accounting. Adalah bidang akuntansi yang menekankan kegiatan pada penetapan dan pencatatan biaya dan kontrol atas biaya. Terutama yang berhubungan dengan biaya produksi suatu barang. 4. Akuntansi Manajemen management accounting. Merupakan bidang akuntansi yang tujuan utamanya ialah penyediaan informasi bagi pihak manajemen yang akan digunakan untuk aktivitas perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan internal. 5. Anggaran budgeting. Anggaran adalah bidang akuntansi yang berkaitan dengan penyusunan rencana keuangan dari kegiatan perusahaan yang diukur dalam satu unit moneter dan berlaku untuk jangka waktu tertentu di masa mendatang, serta pengendalian dan analiisnya. 6. Akuntansi Pemerintahan govermental accountingadalah bidang akuntansi yang berkaitan dengan bagaimana penyusunan laporan keuangan untuk sektor pemerintah, baik untuk pemerintah pusat, provinsi, dan desa, bahkan dalam perkembangannya sekarang muncul akuntansi sektor publik yang berkaitan dengan pelaporan keuangan untuk sektor-sektor publik organisasi nirlaba, seperti yayasan, rumah sakit, dan sektor pendidikan. 7. Tax accounting, bidang akuntansi yang tujuan utamanya bagaimana menyusun laporan keuangan untuk tujuan perpajakan dengan berdaarkan pada konsep-konsep perpajakan. 8. Sistem Informasi informastion system. Bidang ini menjadi sangat penting karena setiap organisasi melakukan aktivitasnya berdasarkan informasi yang diperoleh. 2. Keunggulan dan Keterbatasan Komputer Keunggulan Pemakaian Komputer: a. Proses pengolahan yang cepat b. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi c. Efisiensi sumber daya manusia d. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya e. Peningkatan nilai informasi Keterbatasan Pemakaian Komputer: Sebegitu hebatnya kemampuan komputer dan secepat apapun proses yang dilakukannya, komputer hanyalah terbatas sebagai alat mati yang tidak berfungsi apa-apa. Sebagai sebuah mesin, komputer hanya akan mengeksekusi pekerjaan yang diberikan kepadanya sedangkan perintah yang tidak diberikan tidak akan dikerjakan. Sedangkan manusia mengambil peranan disamping sebagai pembuat, pengoperasi juga sebagai pengembang ilmu komputernya sendiri. Komputer juga memiliki keterbatasan karena bekerja berdasarkan suatu algoritma tertentu saja. Algoritma yang dimaksud adalah suatu urutan langkah untuk melakukan proses dalam mendapatkan hasil pekerjaan. Komputer tidak bisa melakukan suatu pengambilan keputusan diluar algoritma yang telahdiberikan. Manfaat Penggunaan Komputer a Availability Dapat Diperoleh Yaitu dapat diperolehnya informasi yang semula tidak dapat diperoleh. Misalnya data pegawai yang semula hanya diperoleh menurut nomor pegawai, dapat pula diperoleh menurut pangkat, abjad dan sebagainya. b Time Lines Ketepatan Waktu Yaitu bahwa informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat diperoleh dalam waktu yang relatif cepat dan tepat. c Accuracy Ketelitian Yaitu bahwa informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih terjamin ketelitiannya. d Completeness Kelengkapan Yaitu bahwa informasi yang dihasilkan omputer terjamin kelengkapannya. e Presentation Penyajian Yaitu bahwa informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat disajikan menurut scala sipemakai informasi itu sendiri.

3. Komponen-Komponen Komputer