Sarana dan Prasarana Fisik Struktur Organisasi Pelayanan farmasi pada pasien umum

BAB III TINJAUAN KHUSUS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

Dr. PIRNGADI MEDAN

3.1. Sarana dan Prasarana Fisik

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Pirngadi Kota Medan didirikan pada tanggal 11 Agustus 1928 dan sejak tanggal 27 Desember 2001 dikelola oleh Pemerintah Kota Medan dengan status Rumah Sakit Swadana dengan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Pirngadi Kota Medan. RSUD Dr. Pirngadi Medan adalah rumah sakit kelas B Pendidikan yang mempunyai fasilitas dan kemampuan medis spesialis dasar, spesialis luas dan beberapa sub spesialis. RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan terletak di Jl. Prof. H. M. Yamin, kelurahan Perintis Kemerdekaan kecamatan Medan Timur. Kepegawaian RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan meliputi tenaga medis, tenaga non medis, apoteker, tenaga keperawatan, tenaga gizi, tenaga umum, dan tenaga kesehatan lainnya.

3.2. Struktur Organisasi

RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang Direktur RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 3 orang wakil direktur yaitu: 1. Wakil Direktur bidang administrasi umum 2. Wakil Direktur bidang pelayanan medis dan keperawatan 3. Wakil Direktur bidang sumber daya manusia dan pendidikan. Universitas Sumatera Utara Selain itu direktur RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan juga dibantu oleh kelompok jabatan fungsional yang terdiri dari Staf Medik Fungsional dan Instalasi yang bertanggung jawab kepada Kepala RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Salah satu instalasi tersebut adalah Instalasi Farmasi yang bertugas mengatur dan menyelenggarakan semua kegiatan kefarmasian di rumah sakit.

3.3. Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Medan

Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan merupakan salah satu unit fungsional yang dipimpin oleh seorang apoteker dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab secara langsung kepada direktur RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Dalam melaksanakan tugasnya Instalasi Farmasi mempunyai motto; “Obat Yang Bermutu dan Terjangkau Adalah Yang Utama”. Instalasi Farmasi juga menetapkan visi dan misi untuk mencapai target yang diinginkan. Visinya yaitu: Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yang cepat, tepat dan bermutu dalam menunjang RSU Dr. Pirngadi Kota Medan MANTAP TAHUN 2010 Mandiri, Tanggap dan Professional. Misinya yaitu: 1. Melakukan pengelolaan Farmasi Produk yang meliputi : a. Melaksanakan pengelolaan dan pelayanan obat kepada pasien secara CERMAT, CEPAT dan TEPAT. b. Menyediakan dan memberi pelayanan akan obat-obatan yang bermutu dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat dengan mengutamakan pemakaian obat generik berlogo. Universitas Sumatera Utara c. Menyediakan alat kesehatan yang bermutu baik dengan harga yang terjangkau bagi masyarakat terutama pasien di rumah sakit. 2. Menyelenggarakan informasi obat kepada pasien dan tenaga medis yang membutuhkannya di RSU Dr. Pirngadi Kota Medan sebagai salah satu bentuk pelayanan farmasi klinis. 3. Mengembangkan pelayanan Farmasi Klinis sebagai berikut : 1 Melakukan konseling; 2 Monitoring Efek Samping Obat; 3 Pencampuran obat suntik secara aseptis; 4 Menganalisa efektivitas biaya; 5 Penentuan kadar obat dalam darah; 6 Penanganan obat sitostatika; 7 Penyiapan Parenteral Nutrisi; dan 8 Pengkajian penggunaan obat. 4. Mengadakan perbaikan pelayanan Farmasi Produk dan Farmasi Klinis secara terus menerus dan berkesinambungan.

3.3.1. Sub Instalasi Perbekalan

Sub Instalasi Perbekalan Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit. Sub Instalasi Perbekalan farmasi dibagi atas 2 bagian, yaitu : a. Unit Perencanaan dan Pengadaan. Unit Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut, yaitu: • Merencanakan seluruh kebutuhan rumah sakit mulai dari perbekalan farmasi serta alat kesehatan. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data Universitas Sumatera Utara pemakaian periode yang lalu, sisa stok, pola penyakit dan kemudian ditambahkan sebesar 10. • Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk kebutuhan rumah sakit. Unit perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan kebutuhan bahan- bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama 1 bulan berdasarkan permintan dari gudang, kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai. Proses pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut: • Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Formulir Daftar Permintaan dan Pengeluaran farmasi. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang dan daftar permohonan pembelian dari gudang maka gudang membuat Permohonan Pembelian Barang dan menyerahkannya pada unit pengadaan. • Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesananorder pembelian kepada PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Kepala RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Untuk obat Askes, surat pesanan selain ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Kepala RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan juga harus diketahui oleh pihak PT. Askes. Universitas Sumatera Utara • Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti codein, pethidin dan psikotropika seperti diazepam, luminal dilakukan oleh unit pengadaan menggunakan form N-9 kepada PT. Kimia Farma dengan surat pesanan yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada ditempat. • Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur pembelian. Oleh petugas unit gudang barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan, meliputi : jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Barang yang diterima dibukukan pada Buku Barang Masuk dan Kartu Stok, kemudian faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur maka barang akan dikembalikan. • Setelah memasukkan barang pihak PBF menitipkan faktur untuk diperiksa. Sebelum jatuh tempo pihak PBF datang mengantar kwitansi. Unit pengadaan membuat pembukuan barang yang masuk. b. Unit Gudang Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi, yang dikelompokkan menjadi 2 jenis gudang yaitu: 1. Gudang obat-obatan Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi misalnya sediaan parenteral, sediaan oral, sediaan topikal dan lain-lain. Gudang obat-obatan terbagi dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat Universitas Sumatera Utara swakelola. Penyusunan obat-obatan dilakukan berdasarkan bentuk sediaan dan diurutkan berdasarkan abjad. 2. Gudang alat kesehatan habis pakai. Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi dan alat-alat kesehatan habis pakai seperti plester, kapas, infuse set, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, hidrogen peroksida, juga disimpan di gudang alat kesehatan habis pakai. Pihak gudang mencatat dan meminta perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis ke pengadaan setiap 1 bulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P.1 rangkap dua. Akan tetapi pada keadaan tertentu, permintaan perbekalan Farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam satu bulan. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan membuat order pembelian. PBF mengantar barang yang diorder disertai faktur rangkap 7, yang ditujukan untuk: - Satu lembar untuk gudang - Satu lembar untuk pengadaan - Lima lembar untuk pembayaran. Oleh petugas gudang, barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat pesanan meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, kemudian dicatat di kartu stok gudang. Harga Universitas Sumatera Utara di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan HPP yaitu harga modal ditambah PPn 10. Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam Buku Besar Barang Masuk dan Barang Keluar kemudian dicatat dalam kartu stok gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi rangkap 3. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat- obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang.

3.3.2. Sub Instalasi Distribusi

Sub Instalasi Distribusi di RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang apoteker. Distribusi obat dan alat kesehatan perbekalan farmasi merupakan fungsi utama pelayanan farmasi rumah sakit. Hal terpenting yang harus diperhatikan adalah menjamin pemberian obat yang benar dan tepat kepada pasien sesuai dengan dosis dan jumlah yang tertulis pada resepkartu obat. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan dan pasien rawat inap dilakukan berdasarkan resep perorangan Individual Prescription. Untuk pasien rawat inap umum dilakukan berdasarkan pada kartu obat, sedangkan Universitas Sumatera Utara untuk pasien rawat inap Askes, Jamkesmas, Medan Sehat dilakukan berdasarkan One Day Dose Dispensing ODDD. Namun untuk memenuhi permintaan perbekalan farmasi pada sore dan malam hari emergency dilakukan sistem floor stock di setiap ruang rawat inap. One Day Dose Dispensing ODDD merupakan sistem distribusi sesuai dengan jumlah yang ditetapkan untuk satu hari pemakaian. Sistem ini melibatkan apoteker dalam memonitor penyampaian seluruh perbekalan farmasi kepada pasien sehingga penggunaan obat yang rasional dan efektif dapat tercapai. Secara umum sistem pemasukan dan pengeluaran perbekalan farmasi pada sub instalasi distribusi adalah sebagai berikut: • Sub Instalasi Distribusi meminta perbekalan farmasi ke gudang berdasarkan besarnya kebutuhan rumah sakit dan keadaan stok barang setiap minggu melalui formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Formulir ini terdiri dari tiga rangkap, yaitu lembar berwarna putih untuk bagian adminitrasi, lembar kuning untuk bagian distribusi dan lembar merah untuk bagian gudang. • Sub instalasi distribusi menerima barang dari gudang dan menyalurkannya ke ruangan. Ruangan meminta barang ke sub instalasi farmasi dengan menyerahkan formulir B2 Daftar Permintaan dan Penggunaan Farmasi yang terdiri dari tiga rangkap, yaitu lembar berwarna putih untuk bagian adminitrasi, lembar kuning untuk bagian ruangan yang bersangkutan dan lembar merah sebagai arsip bagi sub instalasi distribusi. Universitas Sumatera Utara Sistem pengawasan terhadap pemasukan dan pengeluaran barang ke dan dari sub instalasi distribusi dilakukan dengan cara cross check dengan pihak sub instalasi administrasi setiap bulan. Pelaksanaan pendistribusian perbekalan farmasi yang dilakukan meliputi : a. Pelayanan farmasi pada pasien Askes, Jamkesmas, Medan Sehat rawat inap dan rawat jalan. b. Pelayanan farmasi pasien umum rawat inap dan rawat jalan c. Apotek Satelit Instalasi Gawat Darurat IGD d. Apotek Satelit Central Operation Theatre COT e. Distribusi ruang perawatanpoliklinik

3.3.2.1. Pelayanan Farmasi Rawat Jalan

Pelayanan farmasi rawat jalan melayani pasien umum, pasien Askes, Jamkesmas dan Medan Sehat. Pasien ini berasal dari poliklinik seperti internis penyakit dalam, THT, paru, mata, gigi, neurology, obgyn, dan lain-lain.

a. Pelayanan farmasi pada pasien umum

Pasien umum adalah masyarakat umum yang datang untuk berobat ke rumah sakit dan harus membayar pengobatannya sendiri karena tidak mempunyai jaminan kesehatan apapun. Prosedur pelayanan farmasi pada pasien umum sebagai berikut: 1. Pasien memberi resep kepada asisten apoteker. 2. Resep diberi harga, jika pasien setuju bayar maka obat segera disiapkan oleh asisten apoteker. Universitas Sumatera Utara 3. Obat diserahkan oleh apoteker kepada pasien serta diberikan pelayanan informasi obat yang dibutuhkan. Kemudian pasien juga diberikan kuitansi rangkap dua dimana lembar asli diberikan pada pasien dan lembar copy sebagai pertinggal di apotek. 4. Resep asli dan kuitansi disimpan pihak apotek untuk diserahkan ke bagian administrasi agar diperiksa kembali dan diarsipkan. Nomor resep sesuai dengan nomor kuitansi. Uang yang diterima akan diambil oleh juru pungut keesokan harinya.

b. Pelayanan farmasi pada pasien Askes