Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretariat Dekan Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

EFESIENSI KINERJA PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH:

RINAWATI PURBA 092103057 KESEKRETARIATAN

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2012

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RINAWATI PURBA

NIM : 092103057

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFESIENSI KINERJA PADA BAGIAN

SEKRETARIAT DEKAN DI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal ……….. Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr.Beby K F. Sembiring,SE,MM) NIP: 19741012 200003. 2 003

Tanggal : ………. DEKAN

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA NIM

PROGRAM STUDI JUDUL

Medan, Maret 2012 Menyetujui

Pembimbing

(Dr.Beby K F. Sembiring,SE,MM) NIP: 19741012 200003. 2 003

KATA PENGANTAR

Pertama sekali penulis memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul “ Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretariat Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan di berbagai segi dan masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritikan dan saran-saran yang positif dan membangun senantiasa penulis terima dengan senang hati demi perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Penulis juga menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Beby K F. Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Ibu Dra.Pepty Aniar selaku Kasubag Akedemik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Yunita, SE dan Kak Safia Dhani, SKom yang telah memperbolehkan penulis untuk magang diruangan sekretaris Dekan Fakulta Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan yang telah membantu penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini mulai dari pemberian informasi dan data yang berguna bagi penyelesaian Tugas Akhir ini.

5. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kak Evi, selaku Asisten Ibu Beby K F. Sembiring, SE, MM yang telah memberikan informasi bagi penulis yang berguna bagi penyesaian Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa kepada kedua Orang Tua tercinta dan tersayang; Ayahanda Mangidotua Purba dan Ibunda Samina pangaribuan yang telah membesarkan penulis dengan cinta dan kasih sayang yang sangat besar serta tiada henti-hentinya mendoakan penulis agar dapat mencapai keberhasilan. Terima kasih atas semua yang terbaik yang telah diberikan kepada penulis untuk dapat menyeleseikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Adik-adik saya (Risma, Aldi, Anward, Reni) dan segenap keluarga dari pihak Ayahanda (Purba) dan Ibunda (Pangaribuan) yang selalu mendoakan dan memberikan semangat dan dukungan kepada saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

9. Sahabat- sahabat saya Eva, Christina, Suryani, Dien, Esta, Donna, dan Kak Beta yang telah membantu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis.

10.Kakak- kakak dan teman-teman UKM KMK USU UP FEDITA yang telah membantu dalam memberikan sumber informasi mengenai penyusunan Tugas Akhir dan telah memberikan semangat dan dorongan kepada penulis.

11.Teman- teman Kesekretariatan Stambuk 09 yang telah menemani penulis selama perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 12.Teman- teman magang gelombang 4 stambuk 09 yang merupakan teman

seperjuang penulis dan telah membantu dalam memberikan informasi mengenai penyusunan Tugas Akhir.

13.Teman-teman 1 (satu) kos penghuni gang selamat no.3 yang selalu menyemangati penulis.

Penulis ingin memberikan konstribusi sedapat mungkin bagi pengembangan ilmu pengetahuan sesuai dengan bidang yang penulis pelajari. Harapan penulis semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat serta untuk penelitian lebih lanjut.

Medan, Maret 2012 Penulis

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efesien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Organisasi merupakan sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Menurut Koontz dan O’ Donnel (2001:4) yaitu, “Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dalam dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal diantara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan”.

Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari setiap organisasi maka kegiatan kesekretariatan dan administrasi harus mendapat perhatian dan pengorganisasian yang baik. Kegiatan kesekretariatan dan administrasi mutlak dijalankan secara profesional oleh tenaga-tenaga terampil yang sudah terampil. Kesekretariatan dan administrasi adalah merupakan hayat hidup organisasi, dengan demikian organisasi itu dapat bertumbuh, berkembang dan bergerak. Pimpinan yang bijaksana menyadari betapa

pentingnya kesekretariatan dan administrasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Untuk memperlancar tugas-tugas pimpinan khususnya yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi. Orang yang akan membantu tugas-tugas pimpinan pada umumnya disebut sekretaris atau staf administrasi.

Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” dalam bahasa latin yang berarti “rahasia”. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Tetapi seiring dengan perkembangannya sekretaris yang pada mulanya bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya hanya menyimpan dokumen-dokumen rahasia, semakin hari tanggung jawabnya menjadi berkembang sesuai dengan perkembangan kesibukan dari orang atau pimpinan yang memberikan tugas kepada sekretaris tersebut.

Perkembangan kesibukan ini seperti menyusun rencana, mencari tenaga kerja, membeli bahan-bahan untuk keperluan kantor, keperluan produksi, ataupun untuk memesan barang yang akan dijual kembali, mempersiapkan rapat, menggunjungi tamu, membuat konsep untuk membalas surat-surat dan mengetiknya, menyimpan dokumen-dokumen

penting, menyetor uang ke bank ataupun sebaliknya mengambil uang dari bank, menerima telepon dan lain sebagainya.

Sebagai konsekuensi logis akibat dari perkembangan tugas pimpinan ini maka tugas sekretaris berkembang mengikuti irama perkembangan tugas pimpinan, perkembangan ini tentu saja merupakan tantangan yang positif bagi profesi sekretaris untuk lebih efektif dan efesien dalam menjalankan kinerjanya sebagai sekretaris. Praktek perkantoran (Ritonga, 2009:5-9).

Arti kata efesien menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, yaitu “Efesien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan, menghasilkan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat berdaya guna, bertepat guna”. Sedangkan defenisi dari efesiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimun. Efesiensi mengangap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, efesien hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.

Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan, sedangkan menurut Sulistiyani (2003:223) yang mengatakan bahwa,”Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan usaha dan kesempatan yang dapat

dilihat dari hasil kerjanya”. menurut Mathis dan Jackson (2001:82) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja indivindu tenga kerja, yaitu: kemampuan mereka , motivasi dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan hubungan mereka dengan organisasi.

Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efesien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja indivindu sangat bermamfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana efesiensi kinerja karyawan.

Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui efesiensi kinerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretariat Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalahan

Sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana Efesiensi Kinerja Sekretariat Dekan Terhadap Tugas Dan Tanggung Jawab Serta Perananya Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis memilih judul ini adalah :

Untuk mengetahui efesiensi kinerja sekretaris Dekan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian:

1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai peran dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti–peneliti yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang

job Desciption sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi USU dan

sejauh mana efesiensi kinerjanya.

2. Bagi Instansi

a. Memberikan bahan masukan bagi sekretaris dekan dalam melaksanakan kegiatannya pada masa akan datang.

b. Memberikan sumbangan pemikiran dan evaluasi terhadap pelaksanaan fungsi dan tugas terhadap efesiensi kinerja sekretaris dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara JL. Prof. T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan dan jadwal kegiatan persiapan tugas akhir ini dimulai tanggal 16 Januari 2012 setelah penulis menyelesaikan ujian akhir semester ganjil 2011 dan semenjak disetujuinya pengerjaan Tugas Akhir oleh Kasubbag. Akademik yakni Fepty Aniar, SE.

Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan survei dan observasi yang dilaksanakan pada saat penulis mengikuti magang di bagian sekretaris dekan. Pada tahap ini penulis terjun langsung ke lapangan untuk

memperoleh data tugas dan peranan sekretaris dekan dan efesiensi kinerjanya di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Setelah melakukan observasi dan survei, penulis menulis laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian Penulis

No Kegiatan Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

Sumber: penulis (2012)

F. Sistematika Penulisan

Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan beberapa babnya dibagi antara beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud, tujuan penelitian, dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survei dan observasi serta rencana isi.

Bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan/instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN DAN TOPIK PENELITIAN

Bab ini diuraikan mengenai pengertian efisiensi dan kinerja serta kelengkapan sarana dan prasarana sekretaris Dekan dalam menunjang pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya sehingga setiap tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dilakukan dengan efesien.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini akan diuraikan kesimpulan dan saran mengenai Efesiensi Kinerja sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan

penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, Tinggi dan Ilmu

Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata– 1 Program dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari: 1. Program Studi Kesekretariatan

2. Program Studi Keuangan 3. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global baik pada masa ini maupun masa yang akan datang.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menghasilkan jas pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada laba), seperti perusahaan menghasilkan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermamfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan–lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan

serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Su sumber: Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2010-2011

DEKAN

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga , M.Ec)

PUDEK I Fahmi N Nasution, SE

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

PUDEK III Ami Dilham, SE, Msi

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

M. SIMBA SEMBIRING SE, M. Si

Kasubag Pendidikan

Hj.Fepty Aniar, SE

Kasubag Kepegawaian Maslan, SE

Kasubag Keuangan

Hj.Eka Yuliani, SE

Kasubag

Perlengkapan dan Umum

Ahmad Faizul, SE

Kasubag

Kemahasiswaan Zaliana, S.Sos

Unit PPAK dan Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pimpinan : O.K. Rafli, SE

Anggota : - Hot Parlindungan Lubis, SE - Delly Mahyuni Lubis,Amd - Sumarni

- Sri Nilawati

D. Job Descriptions

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari:

1. Bagian Sekretaris Dekan

Tugasnya adalah:

a. Menjadwalkan kegiatan Dekan b. Menerima fax

c. Menerima telepon

d. Memproses program Dekan dan Team

e. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke bloter disposision dan sign

f. Mempersiapkan ruang untuk rapat

g. Membantu kenyamanan dan kelengkapan ruang kerja Dekan h. Menomori surat keluar

i. Menstempel surat dan membuat tanggal surat

j. Memproses surat masuk dan keluar eksternal maupun internal k. Mengantarkan surat masuk yang akan diproses ke bagian lain l. Menyiapkan undangan

m. Menerima skripsi mahasiswa yang akan ditanda tangani oleh Dekan n. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.

2. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun menelah Peraturan perundan–undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan, dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat pengabdian/ pelayanan.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

3. Sub bagian Akademik Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian /pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan dan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data dan pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

4. Sub bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah:

a. menyusunRencana kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenaranya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan admistrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanakan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

7. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

8. Sub Bagian Perpustakaan

a. Kepala bagian ruang Baca: OK. Rafli,SE

Tugasnya adalah:

1) Megatur dan mengawasi pekerjaan staf administrasi Ruang Baca.

2) Menjaga ketenangan, keamanan pengunjung, keindahan dan kebersihan Ruang Baca.

4) Menginvetarisir buku, jurnal, majalah/buletin, skripsi alumni program S-1/D-3 dan Perlengkapan Ruang Baca.

5) Mengkomodir permintaan pembelian buku baru dari staf pengajar, mahasiswa dan jurusan dan selanjutnya melaporkan pada Pimpinan/Dekanat.

6) Mengcover pekerjaan staf administrasi yang tugas luar atau tidak masuk.

7) Membuka Ruang Baca jam 08.00 WIB pagi dan menutup jam 10.00 WIB malam.

b. Pembantu Pimpinan

Hot Parlindungan Lubis, SE

Tugasnya adalah:

1) Membantu staf pengajar atau mahasiswa mendapatkan buku/jurnal/majalah yang dibutuhkan dan memberikan informasi kemana harus dicari.

2) Mengontrol/mengawasi pengguna/pemakai bahan bacaan ruang baca. 3) Menjaga kerapian buku/jurnal/majalah pada rak/lemari penyimpanan. 4) Menginput/komputerisasi data buku/jurnal/majalah.

5) Bersama rekan kerja merapikan dan mengembalikan buku, majalah, jurnal, dan surat kabar yang telah dipakai ke tempat semula.

Delly Mahyuni Lubis, Amd

Tugasnya adalah:

1) Menginput/komputerisasi data buku/jurnal/majalah dan lainnya sesuai intruksi kepala Ruang Baca.

2) Menerima pengunjung Ruang Baca dan mewajibkan mengisi buku tamu.

3) Menjaga barang titipan pengunjung Ruang Baca.

4) Setengah jam sekali keliling ke meja belajar pengunjung.

5) Inventaris Ruang Baca agar tidak terjadi perusakan dan perobekan. 6) Memfilekan surat masuk, surat keluar, arsip CD dan skripsi.

7) Memfilekan karya ilmiah mahasiswa/i kedalam computer dan di print untuk dibaca pengunjung.

8) Mengawasi semua pengunjung yang masuk ke Ruang Baca.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perguruan Tinggi Negeri memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermamfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosiaal kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitasakademik agar dapat menhasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kinerja usaha terkini yang dilakukan Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU adalah memperbaharui arsip skripsi alumni dan menambah buku jurnal majalah agar mahasiswa tertarik untuk berkunjung dan mencari informasi, baik untuk referensi karya ilmiah maupun bacaan yang bermamfaat dalam upaya meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan Ruang Baca itu sendiri.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: a. Menerima mahasiswa baru

b. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. c. Perkuliahan semester genap/ganjil

d. Pemberitahuan dosen pengajar

e. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil f. Pendaftaran wisuda mahasiswa

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Efesiensi Kinerja Sekretaris

Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Efesiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimun. Efesiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efesiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Efesien lebih kearah melakukan sesuatu dengan benar (do the thing

right

Kinerja organisasi sangat ditentukan oleh unsur pegawainya karena itu dalam mengukur kinerja suatu organisasi sebaiknya diukur dalam tampilan kerja dari pegawainya. Terdapat beberapa pengertian dari kinerja yang diungkapkan oleh beberapa ahli, adapun pengertian dari kinerja yang dikemukan oleh Rivai dan basri dalam http://www.kinerja.or.id/. “Kinerja adalah hasil seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksanakan tugas seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama.

Dan apabila dikaitkan dengan performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal, tidak melanggar hukum, dan tidak bertentangan dengan moral dan etika. (Rivai dan Basri,2004:14-16). Dengan pengertian tersebut dalam website http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja, mengatakan bahwa “Kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, dan pengalaman dan kesungguhan serta waktu”(Hasibuan,2001:34).

Sejalan dengan pengertian tersebut dalam bukunya “Evaluasi Kinerja SDM”, mengatakan bahwa: “Kinerja karyawan (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang akan diberkan kepadanya” (Mangkunegara,2005:5), sedangkan pengertian Kinerja pegawai menurut Kusriyanto yang dikutip oleh Pasolog dalam bukunya “Teori Administrasi Publik” mengatakan bahwa: “Kinerja pegawai adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi” (pasolog,2007:175).

Berdasarkan pengertian kinerja dari beberapa pendapat ahli diatas, dapat ditafsirkan bahwa kinerja pegawai erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi, hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu.

Menurut Mathis dan Jackson (2001 : 82) faktor-faktor yang memengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu kemampuan mereka, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan hubungan mereka dengan organisasi. Berdasarkaan pengertian di atas, bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa: “Faktor yang memengaruhi kinerja antara lain yaitu, faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan), Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.

Kemudian faktor motivasi terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai potensi kerja secara maksimal. Cleland (1997) seperti dikut ip Mangkunegara (2001 : 68), berpendapat bahwa “Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian kerja”. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja) dengan predikat terpuji.

Selanjutnya Clelland, mengemukakan 6 (enam) karakteristik dari seseorang yang memiliki motif yang tinggi yaitu :

1) Memiliki tanggung jawab yang tinggi. 2) Berani mengambil risiko.

3) Memiliki tujuan yang realistis.

4) Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi tujuan.

5) Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan.

6) Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah diprogamkan.

Menurut Alwi (2001 :187) secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang bersifat evaluation harus menyelesaikan, hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi, hasil penilaian digunakan sebagai

staffing decision hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi

sistem seleksi. Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan prestasi riil yang dicapai individu, kelemahan-kelemahan individu yang menghambat kinerja, prestasi- pestasi yang dikembangkan.

Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata sectrum yang dalam bahasa latin berarti rahasia. Kata sectrum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa

Inggris dan akhirnya menjadi secretaries dalam bahasa belanda. Kata sekretaris dalam bahasa Indonesia diambil dalam bahasa belanda.

Menurut kamus Umum Bahasa Indonesia, “Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis atau disebut juga penulis atau panitera. Sedangkan pengertian sekretaris dalam website http://dianmut.blogspot.com/ mengatakan bahwa: ”Sekretaris adalah seseorang yang pekerjaanya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan, seperti menerima surat masuk, menanggani janji, menangani telepon, dan lain-lain”.

Berdasarkan pengertian efesiensi kinerja sekretaris dari beberapa pendapat ahli diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa efesiensi kinerja sekretaris erat kaitannya dengan ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan oleh seorang sekretaris dalam organisasi. Hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu. Kinerja sekretaris tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam bekerja, tetapi juga sangat dipengaruhi tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektifitas kerja pimpinan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris 1(satu) mempunyai tugas untuk menanggani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris

2 (dua) mempunyai tugas untuk membantu menanggani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.

B. Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawabnya. Karena kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda, maka dalam hidup orang dapat mempunyai beberapa peran yang berbeda pula.

Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan. Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka meskipun pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung.

Maka dari itu, peran sekretaris menurut tujuan dapat dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Peran sekretaris menurut tujuan langsung

Peran sekretaris menurut tujuan langsung mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Adapun peranan sekretaris yang dapat mendukung tugas pimpinan adalah:

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dan memenuhi

fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung

Peran sekretaris menurut tujuan tidak langsung adalah membantu untuk mencapai tujuan lembaga dimana sekretaris tersebut bekerja. Adapun peran sekretaris yang dapat membantu mencapai tujuan organisasi adalah:

a. Memberikan kinerja sebaik mungkin dalam membantu tugas pimpinan tidak ada yang terbengkalai.

b. Membina human relation yang baik antara atasan dan bawahan maupun sesama pegawai.

c. Bekerja efektif dan efesien sesuai dengan prosedur maupun rincian tugas yang telah ada.

Tanggung jawab sama artinya dengan kewajiban, dimana kewajiban itu adalah hal yang harus dilakukan. Tanggung jawab sekretaris adalah melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Sekretaris harus melaksanakan semua pekerjaan yang telah ditetapkan dalam uraian tugas pekerjaanya. Yang paling utama adalah sekretaris bertanggung jawab terhadap dirinya sendiri dimana sekretaris harus selalu berupaya untuk mengembangkan dirinya kearah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri, seorang sekretaris diharapkan dapat tampil dengan tampilan yang prima dalam melaksanakan tanggung jawab.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan, dimana melalui peranan sekretaris sebagian dari tugas dan dan tanggung jawab Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas juga terhadap masalah-masalah lain yang dihadapi Fakultas. Sekretaris juga dapat menjadi penghubung dalam menyampaikan informasi dari Dekan kepada para Pembantu Dekan, Kepala Tata Usaha dan Ketua Departemen dan Program studi. Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk seperti surat keputusan, undangan, dan surat yang berkaitan dengan masalah kemahasiswaan. Dengan

sampainya informasi kepada bagian yang dituju baruslah setiap bagian dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai intruksi dari Dekan. Sekretaris Dekan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mengetahui aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas organisasi pada Fakultas Ekonomi USU.

Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini kedua sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik. Kedua sekretaris ini telah sadar akan peran dan tanggung jawabnya sebagai sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Sekretaris mampu menyampaikan informasi-informasi dengan cepat dari Dekan kepada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan cepat. Sekretaris mampu menunjukkan keprofesionalannya terhadap penangganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris Dekan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para karyawan lain pada Fakultas Ekonomi USU yang dapat membantu mencerminkan sikap dan kepribadian Dekan Fakultas Ekonomi. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan karyawan lain, maka karyawan lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.

C. Tugas Sekretaris

Pada prinsipnya secara umum tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu:

1. Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untu melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job

description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan.

Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi: a. Menyusun dan membuat surat

b. Menerima dan mengirim surat c. Mengetik dan membuat laporan

d. Menata arsip atau berkas sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan

e. Menerima dan melayani tamu sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan dan mencatatnya

f. Menerima dan melayani telepon serta menelepon g. Mengirim dan menerima telegram & faksimile h. Menerima dikte dan menjalankan transkripsi i. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

k. Menyimpan uang tunai (kas kecil) untuk pimpinan dan mengatur keluar masuknya uang di rekening bank

l. Mengatur korespondensi pribadi dan rahasia

m. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan para pegawai bawahan atau anggota pimpinan lainnya

2. Tugas Insidentil sekretaris

Tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi dua bagian yaitu tugas pelaksanaan intruksi dan tugas yang bersifat kreatif.

1) Tugas Pelaksanaan Intruksi

Tugas pelaksanaan intruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas ini tidak setiap hari dilakukan oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Tugas ini diberikan apabila pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan itu diserahkan kepada sekretaris untuk dikerjakan. Tugas pelaksanaan intuksi tersebut meliputi:

a. Menghadiri rapat yang tidak rutin b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat d. Mengatur keuangan

2) Tugas yang bersifat kreatif

Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh , atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Tugas yang bersifat kreatif tersebut meliputi:

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, telegram, faksimile, telepon, maupun melalui internet. b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung

untuk keperluan negoisasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insedentil, yaitu tamu yang perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.

c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu.

e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja.

f. Mengirimkan ucapan kepada klien.

g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja. Menurut Sutiyoso (1991:18) mengemukakan bahwa tugas seorang seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu:

1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intruksi dan dikte dari pimpinan, menanggani surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta

mem-file dan mengindeks surat-surat.

2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank dan sebagainya; membayar pajak, sumbangan dan sebagainnya atas nama pimpinan, dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dan untuk keperluan tersebut.

4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur dan menyelenggarakan resepsi untuk kantor pimpinan beserta

pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas Insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan, mengoreksi bahan-bahan tercetak, seperti brosur, sikuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan, mencari dan memilih sovenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.

Posisi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara saat ini diduduki oleh dua orang. Kedua sekretaris ini berada pada satu ruangan yang sama dan keduanya bertugas membantu Dekan dalam melaksanakan tugasnya. Namun ada perbedaan dalam hal pembagian tugas. Perbedaan pembagian tugas pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah:

1. Sekretaris 1 (satu)

Sekretaris 1 (satu) bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan Public Relation (PR) dan juga mengatur agenda atau jadwal kegiatan Dekan. Sekretaris ini membantu dekan dalam mengatur urusan-urusan atau tugas Dekan yang menyangkut kepada pihak eksternal Fakultas Ekonomi. Contohnya adalah mendampingi Dekan pada acara-acara tertentu apabila diminta, mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan dan tim

keluar kota, mengagendakan pertemuan-pertemuan Dekan di luar jadwal tugas dari Fakultas.

2. Sekretaris 2 (dua)

Sekretaris 2 (dua) bertugas untuk membantu Dekan dalam urusannya yang berkaitan dengan bidang kesekretariatan mencakup tugas perkantoran dan tugas resepsionis. Contohnya adalah menangi proses surat-menyurat, menyimpan, dan memelihara arsip, menelepon dan menerima telepon, menerima fax, dan lain sebagainya.

Adapun rincian tugas dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah:

1) Memproses surat masuk

a. Menerima semua surat-surat masuk yaitu pemberitahuan, surat keterangan undangan, dan lain-lain yang ditujukan kepada Dekan. b. Memasukkan surat masuk untuk Dekan kedalam buku agenda. c. Mengantarkan surat masuk yang telah diproses oleh Dekan ke bagian

lain seperti ke Pembantu Dekan maupun Departemen, Program studi dan ruang baca.

2) Memproses surat keluar a. Mengetik surat keluar.

b. Menyampaikan kepada Dekan surat yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan tanda tangan.

c. Menstempel dan membuat tanggal pada surat keluar. 3) Menyimpan dan memilihara arsip

a. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain.

b. Mengarsip surat masuk dan surat keluar. 4) Berkaitan dengan Bidang Tata Hubungan

a. Mengatur penerimaan tamu. b. Menerima telepon.

c. Menerima faks. 5) Mengatur jadwal Dekan

a. Menjadwal kegiatan Dekan khususnya jadwal Dekan untuk urusan eksternal Fakultas.

b. Memproses program Dekan dan Tim.

c. Menerima berkas-berkas mahasiswa yaitu ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi yang akan distempel dan ditanda tangani Dekan.

d. Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris dan ruiang dapat Dekan.

6) Tugas Pelaksana Instruksi

Tugas pelaksana instruksi yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU tersebut meliputi:

a. Mendampingi dekan dalam acara seminar-seminar ataupun pertemuan lainya apabila diminta oleh Dekan.

b. Menyiapkan perjalanan dinas Dekan.

c. Menyiapkan rapat apabila ada rapat di ruangan Dekan.

d. Membuat perjanjian dengan tamu dan mengatur jadwal Dekan. 7) Tugas Yang Bersifat Kreatif

Tugas yang bersikaf kreatif yang dilakukan sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU tersebut meliputi:

a. Menyusun daftar nama dan nomor telepon orang, badan atau instansi yang sering berhubungan dengan Dekan.

b. Mengatur tata ruang Dekan, tata letak buku-buku Dekan, ruang sekretaris Dekan, dan ruang rapat agar tertata dengan rapi, serasi dan indah dipandang.

c. Menggunakan alat-alat kantor yang modern yang dapat membuat pekerjaan lebih efesien dan cepat selesai seperti penggunaan mesin scanner, printer yang lengkap dengan internet.

d. Disiplin waktu dalam bekerja yang terwujud dalam ketepatan jam kerja pada waktu masuk dan keluar dan tidak menunda pekerjaan yang dapat dilakukan.

e. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.

Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris tidak bisa dianggap mudah, dan gampang karena sebenarnya banyak sekali tugas yang kelihatannya mudah dan kecil namun justru membawa pengaruh yang cukup besar. Maka dari itu seorang sekretaris harus selalu

memperhatikan setiap tugas-tugasnya serinci mungkin mungkin.Jika ditinjau dari tugas- tugas yang dilakukan oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU maka pada dasarnya hampir sama dengan pembahasan teoritis yang diuraikan.

Sekretaris memiliki tugas-tugas yang sesuai dengan jenisnya yaitu tugas rutin dan tugas insidentil. Sekretaris memiliki tugas yang memang harus dilakukannya setiap hari sesuai uraian tugas yang apabila tidak dikerjakan akan menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi USU seperti pemprosesan surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas mahasiswa yang ditanda tanggani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buka agenda dan lembar disposisi lalu dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing-masing bagian yang dituju sesuai alamat isi surat.

Selain itu sistem kearsipan juga tersusun dengan rapi dan teratur sehingga arsip terjamin keselamatannya dan mudah ditentukan kembali apabila diperlukan. Sekretaris mampu mengatur susunan meja dan kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang

sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris selalu mementingkan persoalan tata letak dan kenyaman ruangan karena Dekan merupakan orang penting dalam organisasi Fakultas Ekonomi USU sehingga banyak orang yang akan berurusan dengan Dekan, maka apabila ruangannya tidak nyaman maka akan menghasilkan sikap tidak simpatik dari orang-orang.

Nilai lebih dari dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah selalu memiliki kreatifitas dan inisiatif tinggi dalam menjalankan tugas. Contohnya yaitu dengan memakai alat-alat kantor yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, mengatur dan menganti buku-buku bacaan Dekan dengan teratur sehingga buku-buku yang telah selesai dibaca dapat diganti dengan buku-buku baru, menyiapkan minuman dan makanan ringan di meja ruang tamu ruang Dekan dan lain-lain. Namun kadang kala ada hal yang dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda menyelesaikannya yaitu apabila Dekan sedang tidak berada di tempat atau pergi ke luar kota sehingga pendisposisian surat-menyurat menjadi terhambat dan mengurangi efesiensi kerja.

Dalam melaksankan tugasnya sekretaris harus mempunyai kinerja usaha. Kinerja usaha diperlukan bagi suatu pekerjaan agar pekerjaan menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal pada pekerjaanya. Kinerja usaha terkini yang dilakukan sekretaris

Dekan adalah proses kegiatan surat-menyurat, melakukan pengarsipan terhadap surat-surat, membantu mahasiswa dalam memperoleh tanda tangan dan persetujuan Dekan untuk berkas-berkas penting yang diajukan oleh mahasiswa maupun alumni lulusan Fakultas Ekonomi USU, kemudian mengatur jadwal kegiatan dan perjalanan dinas Dekan, dan merubah tata letak ruagan Dekan agar terlihat berbeda dan lebih menarik.

D. Jenis-Jenis Sekretaris

Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauannya, yaitu:

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

1) Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisai, melakukan pengorganisasian, membimbing, mengarahkan, dan mengawasi serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.

Contoh sekretaris organisasi adalah: a) Sekretari Kabinet

b) Sekretaris Jendral

c) Sekretaris Wilayah Daerah 2) Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Sekretaris Pribadi

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.

Contoh sekretaris pribadi adalah:

a) Sekretaris pribadi dari artis atau aktor b) Sekretaris pribadi seorang professor c) Sekretaris pribadi seorang sutradara b. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan agar pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan tepat. Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.

Contoh sekretaris pimpinan adalah: a) Sekretaris Presiden

b) Sekretaris Manajer c) Sekretaris Dekan

2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman Kerja

Kemampuan dan pengalaman kerja yang baru memulai pekerjaanya sebagai sekretaris.

1) Sekretaris junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai pekerjaanya sebagai sekretaris. Sekretaris junior ini biasanya relatif belum lama diterima bekerja, sehingga belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki banyak pengetahuan tentang dunia sekretaris.

Contoh sekretaris junior adalah:

a. Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Akademi Sekretaris Indonesia.

b. Sekretaris yang baru menyelesaikan pendidikan dari Sekolah Menegah Kejuruan Program Keahlian Sekretaris.

2) Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap telah memiliki masa, pengalaman dan kemampuan kerja sebagai sekretaris secara mendalam. Sekretaris ini sudah mampu bekerja tanpa intruksi dari

pimpinan dan mampu menanggani masalah yang dihadapi dengan cepat dan tepat. Sekretaris ini dianggap senior bisa saja karena usia pengalamanya, bisa juga karena pangkat jabatannya yang lebih tinggi dibanding yang lain ataupun karena prestasi kerja yang baik.

3. Berdasarkan Spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan

Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.

Contoh sekretaris bidang:

a. Sekretaris Bidang Sosial dan Politik b. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat

c. Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintah Umum d. Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris Dekan bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris 1 (satu) dan sekretaris 2 (dua). Sekretaris 1(satu) diduduki oleh Ibu Yunita, SE sedangkan sekretaris 2 (dua) diduduki oleh Safia Dhani, SKom. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu intruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan.

Kedua sekretaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain. Contohnya apabila ada surat masuk namun sekretaris 2 (dua) yang bertugas menerima surat masuk sedang tidak ada ditempat, maka sekretaris 1 (satu) akan mewakili untuk menerima surat tersebut dan menulisnya pada agenda. Pada pekerjaan tertentu ada kalanya kedua sekretaris ini tidak dapat saling membantu, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut memang tidak dapat digantikan pengerjaanya. Contohnya Pekerjaan yang dilakukan sekretaris 1 (satu) yaitu mengatur perjalanan dinas Dekan, Pekerjaan ini tidak dapat digantikan oleh sekretaris 2 (dua) karena yang mengetahui jadwal kegiatan Dekan sehari- hari adalah sekretaris 1 (satu) sehingga hanya sekretaris 1 (satu) yang mampu menyesuaikan jadwal perjalanan dinas tersebut agar tidak terbentur dengan jadwal kegiatan Dekan yang lain. Walaupun saling membantu dan bekerjasama dalam

melaksanakan pekerjaan, kedua sekretaris ini selalu berusaha untuk saling menghormati dan tidak ikut campur dalam urusan pekerjaan masing-masing.

E. Faktor Yang Mempengaruhi Kineja Seketaris

Adapun faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efesiensi dan efektifitas tugas seorang sekretaris:

1. Dorongan bekerja penuh.

Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang dapat bekerja secara mandiri dan mengikuti ketentuan-ketentuan yang telah baku dalam perusahaan dimana sekretaris melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh, sekretaris harus mencurahkan seluruh perhatian dan waktunya atas semua tugas yang berada dibawah tanggung jawabnya. Dorongan bekerja penuh timbul jika sekretaris ingin menunjukkan hasil kerja yang memuaskan dari setiap tugas yang dikerjakannya dan tidak semata-mata disebabkan berapa gaji yang diterimanya.

2. Kesetiaan Sekretaris kepada pimpinan dan perusahaan.

Pimpinan yang menjadi pusat sumber imajinasi terhadap segala kemajuan yang akan dicapai suatu perusahaan adalah merupakan hal yang wajar jika sekretarisnya memiliki rasa kesetiaan kepada pimpinanya dalam wujud keseriusan untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas pimpinan yang dapat dikerjakan oleh sekretaris dan juga kesetiaan ini dapat diwujudkan dengan jalan memperhatikan, memberikan saran-saran kepada pimpinan atas satu atau beberapa

masalah yang akan diselesaikan sehingga semua masalah dapat diselesaikan secara tuntas dan tepat waktu.

3. Itikad baik.

Seorang sekretaris harus selalu menciptakan dalam pikiran suatu sikap bahwa untuk melakukan seluruh pekerjaan harus didasari itikad yang baik.

4. Bertanggung jawab penuh.

Mengerjakan seluruh pekerjaan dengan penuh tanggung jawab, jangan mengerjakan pekerjaan dengan setengah-setengah, maksudnya setiap mengerjakan pekerjaan harus tuntas satu persatu, jangan suka meninggalkan pekerjaan sebelum selesai dikerjakan, sementara seorang sekretaris mulai mencoba mengerjakan pekerjaan yang lain, tetaplah konsentrasi pada setiap tugas yang sedang anda kerjakan, untuk memudahkan anda menyelesaikan tugas dengan baik buatlah jadwal untuk melakukan setiap pekerjaan dan berpedomanlah pada jadwal yang telah disusun.

5. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan seprofesi.

Sikap saling percaya merupakan hal yang sangat mendasar untuk menggairahkan suasana kerja yang mantap. Adanya keyakinan dalam diri yang menyatakan bahwa tidak seorangpun di antara sesama rekan kerja yang menaruh rasa curiga terhadap diri kita, maka dapat

dipastikan bahwa kita akan tetap konsentrasi mengerjakan setiap pekerjaan yang sedang kita kerjakan.

6. Jujur dalam bekerja.

Kejujuran merupakan suatu sikap yang perlu dipelihara terus-menerus, khususnya dalam situasi kerja. Jujur dalam bekerja akan menciptakan suasana batin yang tenteram, perasaan bersalah tidak akan timbul di dalam pikiran jika kejujuran itu selalu dilaksanakan. 7. Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan.

Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan adalah suatu hal yang wajar-wajar saja, namun apa jadinya jika didalam diri seseorang bahwa pimpinan adalah keluarganya.

Jika hal itu berlanjut terus selama itu pula akan tercipta suatu kondisi yang sangat berbahaya. Tidak ada lagi rasa segan atau rasa hormat kepada pimpian.

8. Perasaan ikut terlibat dalam proses organisasi.

Organisasi adalah satu kesatuan yang terdiri dari rangkaian yang saling terikat satu sama lainnya dalam usaha menjalankan proses kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Rangkaian yang satu dengan yang lainnya tidak dapat dipisahkan.

9. Praktek kerjanya.

10.Mampu menagani alat tulis dan perlengakapan kantor

Alat tulis berarti barang yang dipakai untuk mengerjakan pekerjaan tulis-menulis (office work atau paper work). Dalam buku kearsipan 1 (Wursanto, 1991) dijelaskan secara rinci alat-alat yang termasuk alat tulis, yang antara lain meliputi:

a. Kertas atau paper berbagai ukuran b. Buku tulis

c. Plot atau pensil (merah biru, tinta berwarna) d. Asahan pensil (potloot slijper)

e. Baki surat (brievenbak)

f. Cap (cap huruf, cap tanggalan) g. Bantalan cap (stamp pad) h. Pena (ball point)

i. Karbon

j. Pengaris , penghapus, tinta, lem k. Tancapan surat (spindle file)

l. Pengungkit kawat jepret (staple remover) m. Pembuka surat (letter opener)

n. Sandaran buku (bocken standard), sit stensil, dan lain sebagainya. Perlengkapan ialah mencakup semua barang yang diperlukan barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang yang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksana tugas.

1. Barang bergerak

Perlengkapan kantor yang berupa barang bergerak dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

a. Barang habis dipakai, meliputi semua barang yang susut volumenya pada waktu dipergunakan, dan dalam jangka waktu tentu barang itu akan habis atau tidak berfungsi lagi.

b. Barang tak habis dipakai, meliputi semua barang yang dapat dipakai berulang-ulang, tidak susut volume atau kegunaanya dalam jangka waktu yang panjang serta memerlukan perawatan agar selalu siap pakai.

2. Barang tidak bergerak

Barang yang tidak bergerak adalah perlengkapan yang tidak berpindah-pindah, antara lain berupa tanah dan bagunan.

Menurut Gie dalam buku Kamus Administrasi perkantoran (1979) memberikan pengertian mengenai perlengkapan kantor (office equipments), yaitu segenap alat perlengkapan yang digunakan untuk melaksanakan tata usaha dalam suatu kantor yang meliputi perbekalan tata usaha. Perbekalan tata usaha dapat dibedakan menjadi 7 (tujuh) jenis, yaitu:

1) Benda lembaran, misalnya kertas dan sit stensil 2) Material non-lembaran, misalnya tinta dan perekat 3) Alat tulis, misalnya potlot, cap karet

5) Mesin tata usaha, misalnya mesin ketik dan kalkulator 6) Perabot tata usaha, misalnya lemari arsip dan peti uang

7) Perlengkapan lainnya, misalnya kipas agin dan lukisan dinding.

Perlengkapan kantor yang berfungsi sebagai alat komunikasi antara lain:

1) Telepon, yang dapat dikombinasikan dengan peralatan lain, misalnya dengan faksimile, komputer, internet, dan sebagainya.

2) Faksimile

3) Internet

4) Intercom

5) Telex dan I Telex

Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif dan efesien ruangan sekretaris Dekan sudah memenuhi syarat-syarat ruangan kantor yang baik karena didalam ruangan sekretaris Dekan dilengkapi dengan alat dan perlengkapan yang lengkap sesuai dengan teori diatas yang dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris Dekan. Ditambah lagi sekretaris Dekan yang mampu mengunakan dan mengoperasikan peralatan dan perlengkapan yang ada diruangan kantor yang dapat menghemat waktu pengerjaan tugasnya sehingga pekerjaannya dapat diselesaikan dengan efesien. Hanya saja karena ruangan sekretaris Dekan yang tidak begitu luas, dan filing cabinet yang kurang membuat sistem pengarsipannya menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan urutan tanggal, dan berdasarkan wilayah misalnya surat internal dan surat eksternal.

Tetapi meskipun menggunakan sistem kearsipan berdasarkan tanggal bukan berarti menguranggi ke efesienan kinerja sekretaris Dekan tetapi dengan menggunakan sistem kearsipan tersebut dapat mempermudah penemuan dan pengembalian arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan dengan demikian akan meningkatkan efesiensi kerja sekretaris Dekan.

F. Etika Profesi sekretaris

Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa kehlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.

Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi.

Hal- hal yang termasuk ke dalam etika sekretaris adalah: 1. Jujur

Sekretaris tidak boleh mencuri, korupsi, memanfaatkan keadaan demi keuntungan diri dengan merugikan orang lain dan lembaga tempat bekerja. Tidak memanipulasi dan menipu dalam pergaulan dengan orang lain.

2. Setia

Sekretaris harus setia dengan pilihan atau peran hidup sebagai sekretaris, terhadap atasan dan terhadap orang lain yang berhubungan dengannya.

3. Tanggung Jawab

Sekretaris harus bertanggung jawab dalam segala kerja dan hal-hal lain yang diserahkan kepadanya.

4. Dedikasi

Sekretaris harus tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksana kerja. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan tehnologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan seorang sekretaris yang terlihat dari lama waktu mengabdi sekretaris mengabdi pada pekerjaan ini.

Sekretaris juga telah mampu memenuhi tanggung jawabnya dengan bekerja sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat yang baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penanpilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku, dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaanya.

Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris profesional. Adapun syarat-syarat tersebut antara lain:

1. Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian sekretaris meliputi:

a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide

b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai yang kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik

d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri 2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan ataupun pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu

diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi: a. Sigap atau mau menerima masukan dan pengarahan

b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan c. Sopan, inisiatif atau penuh ide

d. Dapat bekerja sama dan memiliki tenggang rasa e. Menyenangkan dan memiliki rasa humor 3. Kecakapan Pribadi

Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan dalam mengadakan hubungan antar manusia

(human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina

hubungan antar manusia karena sekretaris sehari-hari tidak hanya berhubungan dengan pimpinan para karyawan kantor, tetapi juga dengan indivindu-indivindu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda-beda. Adapun sikap yang perlu dimilki dalam membangun hubungan antar manusia adalah:

a. Bijaksana dan adil b. Penuh pertimbangan c. Taktis dan diplomatis

Adapun hal-hal yang dapat dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah:

1. Selalu menilai atau megevaluasi hasil pekerjaanya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.

2. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisasi.

3. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang. 4. Memperhatikan setiap intruksi pimpinan.

5. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak. 6. Menyelesaikan pekerjaan dan penuh perhatian dan konsetrasi.

7. Mampu menanggulang hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.

8. Bekerja dalam kerangka suatu sistem

Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawab sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus memiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan yang terkemuka yang telah mengasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuannya dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap pengawasan yang dimilikinya seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta

mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.

Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memilki pendidikan masing-masing S-1 (sarjana). Sedangkan keterampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris dengan baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai tehnologi informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini sekretaris Dekan adalah orang-orang yang memiliki pengalaman kerja yang cukup baik.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar terus dapat membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya.

Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu mengingatkan dan membantu segala pekerjaan dengan berpegang pada profesionalitas. Sekretaris harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

G. Evaluasi

Berdasarkan survei yang telah penulis lakukan pada bagian sekretaris Dekan, hasilnya adalah bahwa sekretaris Dekan memiliki peranan yang sangat penting dalam membantu tugas-tugas Dekan, dan sekretaris Dekan bertanggung jawab penuh terhadap tugas-tugas yang mereka kerjakan, baik yaitu tugas intruksi, tugas rutin maupun tugas kreatif. Itu semua dapat dilihat dari hasil kerja para sekretaris Dekan yang cepat, dan sigap dalam menjalankan tugasnya. Selain itu penulis juga melihat bahwa Dekan sangat terbantu dengan adanya 2 (dua) sekretaris, sebab dengan adanya 2 (dua) seketaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat memudahkan Dekan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu “Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut:

1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang menghasilkan jasa non-profit di bidang penyediaan pendidikan dengan berpedoman pada Tri dharma Perguruan Tinggi dan segala kegiatan pelaksanaan pendidikan dalam Fakultas Ekonomi menjadi tanggung jawab Dekan yang akan dipertanggungjawabkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Terdapat 2 (dua) orang sekretaris untuk membantu Dekan dalam

menangani tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada Dekan.

3. Kedua sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik.

4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktifitas Dekan dan juga organisasi dan mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Fakultas.

5. Job description dari sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera utara yaitu terdiri dari tugas rutin, tugas pelaksanaan intruksi, dan tugas yang bersifat kreatif, dan karena terdapat 2 (dua) orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan pembagian tugas. Sekretaris 1 (satu) bertugas membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak eksternal, sedangkan sekretaris 2 (dua) bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal Fakultas dan Universitas.

6. Sekretaris Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat digolongkan ke dalam sekretaris pimpinan, karena kedua sekretaris Dekan bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu intruksi, dan juga mampu menciptakan hubungan kerjasama yang baik, saling membantu dan saling menghormati daam bekerja.

7. Faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efesiensi dan efektivitas tugas seorang sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, yaitu:

a. Ruangan sekretaris Dekan yang dilengkapi dengan peralatan serta perlengkapan kantor yang lengkap.

b. Pengetahuan umum dan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan kesekretarisan.

c. Bertanggung jawab penuh , dan jujur dalam bekerja.

d. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan seprofesi.

e. Perasaan ikut terlibat dalam organisasi.

8. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi seorang sekretaris yang baik sebagai seorang sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap pekerjaanya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris yang profesional.

9. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai tehnologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal Fakultas namun juga ke pihak eksternal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu:

1. Tugas-tugas rutin sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah ditentukan dimasukan dan dilampirkan ke dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan job description sekretaris sehingga memudahkan sekretaris dalam mempelajari tugas-tugas serta tanggung jawabnya.

2. Adanya aturan-aturan tambahan yang mengikat terkait dengan tugas rutin sekretaris tersebut, sehingga sekretaris bisa melaksanakan tugas-tugasnya dengan disiplin, rapi dan teratur, sehingga diharapkan bisa membantu kinerja Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sekretaris dapat mengerjakan tugas-tugas rutin sekretaris secara optimal, sehingga sekretaris dapat membantu tugas-tugas Dekan terutama dalam mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Kedua sekretaris harus dapat saling membantu dan meringankan pekerjaan satu sama lain.

5. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya bersifat kreatif dalam melaksanakan tugas atas inisiatif

7. Faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efesiensi dan efektivitas tugas seorang sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara, yaitu:

a. Ruangan sekretaris Dekan yang dilengkapi dengan peralatan serta perlengkapan kantor yang lengkap.

b. Pengetahuan umum dan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan kesekretarisan.

c. Bertanggung jawab penuh , dan jujur dalam bekerja.

d. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan seprofesi.

e. Perasaan ikut terlibat dalam organisasi.

8. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi seorang sekretaris yang baik sebagai seorang sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap pekerjaanya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris yang profesional.

9. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai tehnologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal Fakultas namun juga ke pihak eksternal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu:

1. Tugas-tugas rutin sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah ditentukan dimasukan dan dilampirkan ke dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan job description sekretaris sehingga memudahkan sekretaris dalam mempelajari tugas-tugas serta tanggung jawabnya.

2. Adanya aturan-aturan tambahan yang mengikat terkait dengan tugas rutin sekretaris tersebut, sehingga sekretaris bisa melaksanakan tugas-tugasnya dengan disiplin, rapi dan teratur, sehingga diharapkan bisa membantu kinerja Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sekretaris dapat mengerjakan tugas-tugas rutin sekretaris secara optimal, sehingga sekretaris dapat membantu tugas-tugas Dekan terutama dalam mengatur jadwal perjalanan dinas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

sendiri, tanpa diperintah oleh Dekan untuk meringankan beban pekerjaan Dekan.

6. Dalam melaksanakan tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebaiknya mempunyai kinerja usaha agar pekerjaanya menjadi terarah dan menghasilkan hasil yang maksimal terhadap pekerjaanya dan melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh.

7. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus mampu menampilkan kinerja sekretaris profesional yang cerdas, cekatan, dan supel.

8. Sekretaris Dekan senantiasa meningkatkan mutu dan kualitasnya sebagai sekretaris Dekan melalui mengikuti kegiatan seperti seminar dan pelatihan mengenai kesekretariatan.

9. Sekretaris Dekan senantiasa mengembangkan wawasan dan pengetahuannya terhadap kecanggihan tehnologi seperti dengan menggunakan program software baru yaitu Microsoft dan Document

Organizer Delux dalam mengatur sistem kearsipan dan jadwal

kegiatan agar pekerjaan lebih efesien sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

DAFTAR PUSTAKA

BUKU

Hasibuan, Malayu S.P.2006. Manajemen, Dasar, pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara.

Ratnawati, Eti. 2006.Sekretaris Profesional. Yogyajakarta : Amos.

Saiman.2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta : Ghalia Indonesia.

Wursanto,Ignatius. 2006.Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi.

SKRIPSI

Flora.2008. Peranan Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dekan dalam

Membantu kelancaran Aktivitas Organisasi Pada Fakultas Ekonomi USU. Tugas Akhir Fakultas Ekonomi USU (tidak dipublikasikan). Medan.

INTERNET

Dharma, Agus. 1991. Manajemen Prestasi. http://www.efesiensi kinerja.com/ Diakses 23 Februari 2012.

.

http://www.efesiensi kerja.com/. Ruang Lingkup Efesiensi Kinerja. Diakses 23 Februari 2012.

http://www.id.wikepedia.org/wiki/kinerja.Diakses 23 Februari 2012.