b. File Permanen
File permanen berisi data yang bersifat historis atau berlanjut yang bersangkutan dengan audit saat ini. File ini menjadi sumber informasi yang kaya
tentang audit yang terus penting adanya dari tahun ke tahun. Menurut Arens, Elder dan Beasley 2008 : 245 – 246 File permanen umumnya meliputi hal – hal
berikut : 1
Kutipan atau salinan dari dokumen perusahaan yang terus penting artinya seperti akte pendirian, anggaran rumah tangga, perjanjian obligasi dan
kontrak. Kontrak dapat mencakup program pensiun, lease, opsi saham, dan lainnya. Masing – masing dokumen ini penting bagi auditor selama tahun –
tahun masa berlalunya.
2 Analisis akun tahun – tahun sebelumnya yang terus penting artinya bagi
auditor. Mencakup akun seperti utang jangka – panjang, akun ekuitas pemegang saham, goodwill, dan aktiva tetap. Dengan memiliki informasi ini
dalam file permanen auditor dapat berkonsentrasi dalam menganalisis perubahan saldo tahun berjalan saja, karena telah menyimpan hasil audit
tahun sebelumnya dalam bentuk yang bias diakses untuk review.
3 Informasi yang berhubungan dengan pemahaman atas pengendalian internal
dan penilaian risiko pengendalian. Informasi ini mencakup bagan organisasi, bagan arus, kuesioner, dan informasi tentang pengendalian internal lainnya
termasuk identifikasi pengendalian dan kelemahan sistem tersebut. Catatan ini digunakan sebagai titik awal untuk mendokumentasikan pemahaman
auditor atas pengendalian internal, karena aspek sistem itu sering kali tidak berubah dari tahun ke tahun.
4 Hasil prosedur analisis dari audit tahun sebelumnya. Di antara data ini
terdapat rasio dan persentase yang dihitung oleh auditor dan total saldo atau saldo per bulan untuk akun tertentu. Informasi ini berguna dalam membantu
auditor memutuskan apakah ada perubahan tidak biasa dalam saldo akun tahun berjalan yang harus diselidiki secara lebih ekstensif.
c. File Tahun Berjalan
File tahun berjalan mencakup semua dokumentasi audit yang diterapkan pada tahun yang diaudit. Ada satu set file permanen untuk klien dan
satu set file tahun berjalan untuk audit setiap tahun. Berikut ini adalah jenis
Universitas Sumatera Utara
informasi yang sering tercakup dalam arsip tahun berjalan Arens, Elder dan Beasley, 2008 : 246 – 251
1 Program Audit. Standar auditing mewajibkan program audit tertulis untuk
setiap audit. Program audit ini biasanya dicatat dalam file terpisah untuk memperbaiki koordinasi dan integrasi semua bagian audit, meskipun
beberapa kantor akuntan juga menyertakan salinan program audit untuk setiap bagian audit pada dokumentasi audit. Selama audit berlangsung, setiap
auditor menandatangani program untuk prosedur audit yang dilakukan dan menunjukkan tanggal penyelesaian. Pencantuman program audit yang
dirancang dengan baik dan diselesaikan dengan cara yang seksama dalam file audit adalah bukti dari audit yang bermutu tinggi.
2 Informasi umum. Beberapa file audit mencakup informasi periode berjalan
yang bersifat umum, bukannya bukti yang dirancang untuk mendukung jumlah laporan keuangan tertentu. Ini mencakup item – item seperti memo
perencanaan audit, salinan notulen rapat dewan direksi, salinan kontrak atau perjanjian yang tidak dicantumkan dalam file permanen, catatan tentang
diskusi dengan klien, komentar review penyelia, dan kesimpulan umum.
3 Neraca saldo berjalan. Karena acuan untuk menyiapkan laporan keuangan
adalah buku besar, jumlah yang dicantumkan dalam catatan tersebut akan menjadi pusat perhatian audit. Sedini mungkin setelah tanggal neraca, auditor
harus memperoleh atau menyiapkan daftar akun buku besar umum dan saldo akhir tahunnya. Skedul ini disebut tahun berjalan. Teknik yang digunakan
oleh banyak perusahaan memformat neraca saldo berjalan auditor dalam format yang sama dengan laporan keuangan. Setiap baris pos pada neraca
saldo didukung oleh skedul utama yang berisi rincian akun – akun dari buku besar yang membentuk total baris pos. Setiap akun yang terinci pada skedul
utama itu pada gilirannya didukung oleh skedul pendukung yang tepat bagi pekerjaan audit yang dilakukan dan kesimpulan yang dicapai.
4 Ayat jurnal penyesuaian dan Reklasifikasi. Apabila auditor menemukan salah
saji yang material dalam catatan akuntansi, laporan keuangan harus dikoreksi. Walaupun ayat jurnal penyesuaian yang ditemukan dalam audit seringkali
dibuat oleh auditor, hal itu harus disetujui oleh klien karena tanggung jawab utama manajemen adalah menyajikan laporan secara wajar. Ayat jurnal
reklasifikasi sering kali dibuat dalam laporan audit untuk menyajikan informasi akuntansi secara tepat, meskipun saldo akun buku besar sudah
benar.
5 Skedul pendukung. Bagian terbesar dari dokumentasi audit meliputi skedul
pendukung terinci, yang disiapkan oleh klien atau auditor untuk mendukung jumlah yang spesifik pada laporan keuangan. Auditor harus memilih jenis
skedul yang tepat bagi aspek audit tertentu untuk mendokumentasikan kecukupan audit dan memenuhi tujuan lain dari dokumentasi audit. Jenis
utama skedul pendukung yaitu :
Universitas Sumatera Utara
a Analisis. Analisis dirancang untuk memperlihatkan aktivitas dalam akun
buku besar umum selama keseluruhan periode audit, yaitu menghubungkan saldo awal dan akhir.
b Neraca saldo atau daftar. Jenis skedul ini terdiri dari rincian yang
membentuk saldo akhir tahun dari akun buku besar umum. c
Rekonsiliasi jumlah. Rekonsiliasi yang mendukung jumlah tertentu dan biasanya diharapkan akan mengaitkan jumlah yang dicatat dalam catatan
klien dengan sumber informasi lainnya. d
Pengujian kelayakan. Skedul pengujian kelayakan berisi informasi yang memungkinkan auditor untuk mengevaluasi apakah saldo klien tampak
mengandung salah saji salah saji dengan mempertimbangkan situasi penugasan.
e Ikhtisar prosedur. Jenis skedul lainnya mengikhtisarkan hasil dari
prosedur audit khusus. Skedul ikhtisar mendokumentasikan luas pengujian, salah saji yang ditemukan, dan kesimpulan auditor
berdasarkan pengujian.
f Pemeriksaan dokumen pendukung. Sejumlah skedul bertujuan khusus
yang dirancang untuk memperlihatkan pengujian terinci yang dilaksanakan. Skedul ini tidak memperlihatkan jumlah total dan tidak
terkait dengan buku besar karena tujuannya adalah mendokumentasikan pengujian yang dilakukan dan hasil yang diperoleh. Namun, skedul itu
harus menyatakan kesimpulan positif atau negatif tentang tujuan pengujian itu.
g Informasional. Jenis skedul ini berisi informasi yang berlawanan dengan
bukti audit. h
Dokumentasi dari luar. Sebagian besar isi file audit ini terdiri dari dokumentasi luar yang dikumpulkan oleh auditor, seperti jawaban
konfirmasi dan salinan perjanjian dengan klien.
d. Penyusunan Dokumentasi Audit
Kategori