28
3.5 Struktur Organisasi
Organisasi perpustakaan adalah himpunan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam rangka mengelola suatu
perpustakaan. Dengan adanya struktur organisasi akan dapat diketahui dengan mudah gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas dalam organisasi
tersebut. Perpustakaan STMIK Trguna Dharma Medan dalam menjalankan roda
kegiatannya dikelola oleh tiga orang pegawai. Ketiga pegawai inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma
Medan tersebut. Ketiga pegawai tersebut adalah ; Tabel 1 : Pegawai Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan
Jabatan Pendidikan Kepala Perpustakaan
S1 Pegawai perpustakaan
D3 Pegawai Perpustakaan
D3 Sumber : perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan, 2011
Ketiganya merupakan petugaspegawai yang bukan dari disiplin ilmu perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti
pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan.
Adapun struktur organisasi perpustakaan STMIK Triguna Dharma tidak sesuai dengan bentuk dan susunan struktur organisasi perpustakaan pada
umumnya. Dinyatakan demikian karena, stuktur organisasinya hanya ada dua bagian, kepala perpustakaan dan staff perpustakaan. Sedangkan pada umumnya
struktur organisasi perpustakaan terdiri dari kepala perpustakaan, pengolahan, pelayanan dan sirkulasi.
Universitas Sumatera Utara
29
3.6 Sarana
3.6.1 GedungRuangan
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan berada pada lingkungan kampus yaitu berada di dekat ruang perkuliahan mahasiswa sehingga mudah
dicapai oleh sivitas akademika STMIK Triguna Dharma Medan. Ruangan STMIK Triguna Dharma Medan berukuran 16 x 8 meter yang dibagi menjadi empat
bagian ruangan yaitu : ruang koleksi, ruang baca, ruang sirkulasi dan ruang layanan internet.
3.6.2 Perabot
Dalam melaksanakan kegiatan agar berjalan dengan baik dan lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai
dengan aktifitas perpustakaan tersebut. Perabotan yang dimiliki perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan
adalah :
1. Rak buku
2. Meja sirkulasi
3. Meja kerja pegawai perpustakaan
4. Meja baca
5. Komputer dan sambungan Internet
6. Rak penitipan tas
7.
3.6.3 Anggaran
Anggaran perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan berasal dari Biro Rektor STMIK Triguna Dharma Medan, sumbangan atau hibah dari pemerintah,
mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya, uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan dan dani mahasiswamahasiswi yang
akan tamat dari STMIK Triguna Dharma Medan. Biasanya seluruh dana yang diperoleh oleh STMIK Triguna Dharma
Medan diserahkan ke Biro Rektor. Apabila kepala perpustakaan ingin menambah
Universitas Sumatera Utara
30 koleksi perpustakaan, maka pihak perpustakaan dapat menyerahkan proposal
pengajuan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang dan penerbit yang dibutuhkan kepada Biro Rektor. Selanjutnya pihak Biro Rektor akan mengirimkan
bahan-bahan perpustakaan yang sesuai dengan permintaan Perpustaan STMIK Triguna Dharma Medan.
3.6.4 Peraturan Perpustakaan
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah sebagai berikut :
1. Jika ingin masuk ke dalam perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan tas
harus dititipkan di tempat penitipan tas TPT 2.
Pengunjung wajib mengisi buku tamu bila ingin memasuki ruangan perpustakaan
3. Tidak dibenarkan merokok di dalam ruangan perpustakaan
4. Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan
5. Tidak dibenarkan berisik di dalam ruangan perpustakaan
6. Menyusun kembali bahan pustaka ke rak jika telah selesai menggunankannya
7. Jika ingin meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan
8. Jika buku terlambat dikembalikan akan dikenakan denda.
3.7 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti dapat memadai jumlah serta subjeknya, agar dapat menunjang program perguruan tinggi yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah
dan jumlah pemakai perpustakaan. Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan memiliki koleksi yang
terdiri dari bahan pustaka berupa buku dan bukan buku seperti : 1.
Bahan pustaka buku, misalnya : a.
Buku-buku teks b.
Buku-buku referensi
Universitas Sumatera Utara
31 2.
Bahan pustaka bukan buku, misalnya : a.
Majalah b.
Jurnal c.
Karya ilmiah d.
Surat kabar Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan STMIK Triguna
Dharma Medan adalah sebagai berikut : Tabel 2 : Koleksi Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan
No Jenis Koleksi Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
1 Buku Teks
2987 7235
2 Referensi 98
247 3 Surat
Kabar 3
4 4 Jurnal
70 210
5 Karya Ilmiah
879 879
Jumlah 4037
8575 Jumlah pengguna perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah
sebanyak 578 orang dengan jumlah keseluruhan koleksi 4.037 judul dan 8.575 eksemplar. Jika dibandingkan antara jumlah pengguna dan jumlah koleksi yang
ada maka rata-rata perbandingannya adalah 1:7. Koleksi yang dimiliki perpustakaan belum memiliki katalog sehingga
tidak dapat membantu pengguna dalam penelusuran informasi setiap buku telah dibuat call number atau nomor panggilnya. Menentukan nomor klasifikasi
berpedoman pada DDC edisi ke-22. Penjajarannya di rak disusun berdasarkan nomor kelas.
Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan melakukan kegiatan pemilihan bahan pustaka dengan melibatkan staf perpustakaan dan staf
pengajardosen. Sedangkan alat bantu yang digunakan dalam pemilihan bahan perpustakaan tersebut adalah brosur dan katalog penerbit.
Bahan perpustakaan yang ada di perpustakaan STMIK Triguna Dharma medan berasal dari :
1. Pembelian
2. Hadiah dan sumbangan
Universitas Sumatera Utara
32 3.
Uang pendaftaran mahasiswa baru 4.
Mahasiswa mahasiswi yang akan menyelesaikan study 5.
Penerbitan sendiri.
3.8 Sistem pelayanan