Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan

3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama arus data : Surat Pengantar Alias : SP Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip Surat Pengantar Penjelasan : Sumber data pembuatan Daftar Tagihan Periode : Setiap terjadi pengantaran dokumen Volume : Rata –rata 30 kali setiap bulan Struktur Data : Header+Isi+Footer Header = nama_klien+alamat_klien+tgl+alamat_perusahaan Keterangan : Nama_klien nama_klien Alamat_klien alamat_klien Tgl tanggal dikirimnya surat pengantar tersebut Alamat_perusahaan alamat Perusahaan Isi =keterangan Footer = nama_karyawan Keterangan : Nama_karyawan nama pengirim 2.. Nama Arus Data : Surat Penawaran Harga Alias : SPH Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Partner Proses 1.0-Arsip SPH Penjelasan : Digunakan untuk penawaran harga kepada klien Periode : Setiap terjadi penawaran Volume : Rata –rata 12 kali setiap bulan Struktur data : Header+Isi+Footer Header = nama_klien+alamat_klien Keterangan : Nama_klien nama klien perusahaan Alamat_klien Alamat klien Isi = isi surat+biaya Format = Text Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien Keterangan : Nama_partner nama partner perusahaan Nama_pimpinan_klien nama pinpinan klien 3. Nama Arus Data : Kwitansi Alias : KW Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 –Kien Proses 2.0 –Arsip Kwitansi Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran Periode : Setiap kali terjadi pembayaran Volume : Rata –rata 5 kali setiap bulan Struktur Data : Header+Isi+Footer Header = nama_klien+alamat_klien Keterangan : Nama_klien nama klien Alamat Alamat Klien Isi = biaya+jumlah Keterangan : Biaya biaya yang harus dibayar oleh klien Jumlah jumlah total dari biaya yang harus dibayar Footer = tgl+nama_karyawan Keterangan : tgl tanggal pembuatan kwitansi nama_karawan karyawan yang berwenang membuat kwitansi 4. Nama Arus Data : Surat Perikatan Kerja Alias : SPK Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip SPK Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan. Struktur : Header+Isi+Footer Header = nama_klien+alamat_klien Keterangan : Nama_klien nama klien Alamat_klien alamat klien Isi = isi_surat+biaya Format = text Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien Keterangan : Nama_partner nama partner perusahaan Nama_pimpinan_klien nama pimpinan klien yang berwenang 5. Nama arus data = Laporan Penerimaan Kas Alias = - Bentuk Data = cetakan Manual Arus Data = Proses 4.0-Pimpinan Penjelasan = Sebagai laporan penerimaan kas Periode = Setiap bulan Volume = Satu kali dalam sebulan Struktur data = Header+Isi+Footer Header = alamat_perusahaan Keterangan : Alamat_perusahaan alamat perusahaan Isi = 1{No+tgl+nama_klien+jenis_jasa+jumlah+keterangan} 8+Total Format = Tabel Keterangan : No No Urut Tgl tanggal diterima uang dari klien Nama_klien Nama klien Jumlah Jumlah pendapatan dari jasa Keterangan keterangan Total Total Keseluruhan pendapatan Footer = tgl+nama_karyawan Tgl tanggal dibuatkan laporan Nama_karyawan nama karyawan yang berwenang membua laporan

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses –proses yang terjadi didalam sistem akuntansi berjalan yang memerlukan dokumen masukan untuk mendukung berjalannya proses utuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem akuntansi berjalan pada Perusahaan Pratison Piranti Service adalah sebagai berikut :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Giro Fungsi : Untuk pembayaran atas tagihan Tujuan : Arsip Bagian Keuangan Sumber : Klien Frekuensi : Setiap pembayaran Media : Kertas Jumlah : Satu Lembar Bentuk : Lampiran A-1 2. Nama dokumen : Bukti Setor Fungsi : Bukti Setor Bank Sumber : Klien dan Arsip bukti setor Tujuan : Bagian Keuangan Frekuensi : Setiap Penyetoran ke Bank Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran A-2 3. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : klien Frekuensi : Setiap memulai transaksi Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran A-3 4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Klien Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran A-4 5. Nama dokumen : Kwitansi Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kas Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Klien Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran A-5

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Surat Pengantar Fungsi : Bukti telah diterimanya dokumen Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Klien Frekuensi : Setiap Penggiriman dokumen Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran B-1 2. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : klien Frekuensi : Setiap memulai transaksi Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran B-2 3. Nama dokumen : Kwitansi Fungsi : Sebagai bukti penerimaan kas Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Klien Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran B-3 4. Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Klien Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga Media : Kertas Jumlah : Dua lembar Bentuk : Lampiran B-4 5. Nama dokumen : Laporan Penerimaan Kas Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas bulanan Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Pimpinan Frekuensi : Satu kali dalam sebulan Media : Kertas Bentuk : Lampiran B-5

3.7. Permasalahan

Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa maka penulis dapat mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu : 1. Pembuatan dan perhitungsn transaksi masih menggunakan cara manual sehingga data yang dihasilkan masih belum akurat. 2. Laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu 3. Kerangkapan pekerjaan menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan atau transaksi.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi masalah ini maka penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan pertimbangan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan komputer data yang dihasilkan akan lebih akurat 2. Pembuatan laporan tidak terlambat kaarena menggunakan tenaga mesin 3. Laporan yang dihasilkan tepat waktu 4. Adanya pemisahan tugas diantara bagian –bagiannya agar kesalahan dalam pembuatan laporan dapat diminimalisir. 5. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi kecurangan dan kesalahan manusia Human Error . 59

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahannya yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan : 1. ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. 2. mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan. 3. ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan seketika akan dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya.