Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Tenaga Kerja Rektorat ITB Dengan Metode Profile Matching

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Ujian Akhir Sarjana

IRMA MURDINA

10111958

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama Lengkap : Irma Murdina

NIM : 10111958

Tempat/Tanggal Lahir : Banjar, 5 Januari 1989 Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Jl. Kebon Kembang, No. 28, Taman Sari, Bandung

No Telefon : 085314311651

Email : murdinairma@gmail.com PENDIDIKAN

1994 – 2000 Sekolah Dasar

 SD Negeri Kaum Kidul 2000 – 2003 Sekolah Menengah Pertama

 SMP Negeri 1 Banjar 2003 – 2006 Sekolah Menengah Atas

 SMA Negeri 1 Banjar 2007 – 2010 Diploma III

 Universitas Padjadjaran  Jurusan: Teknik Informatika 2011-2014 Strata I

2011 : PT. Mandiri Persada, Bandung 2011-2012 : PT. eBdesk Indonesia, Bandung

v

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR SIMBOL ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 _... L atar Belakang Masalah ... 1

1.2 ... I dentifikasi Masalah ... 2

1.3 ... M aksud dan Tujuan ... 2

1.3.1... M aksud ... 3

1.3.2... T ujuan ... 3

1.4 _... B atasan Masalah ... 3

1.5 _... M etodologi Penelitian ... 4

1.6 _... S istematika Penulisan ... 6

vi

2.1.2_... V isi dan Misi ... 8 2.1.2.1 _... V

isi ... 8 2.1.2.2 _... M

isi ... 9 2.1.3... S

truktur Organisasi ... 9 2.1.4_... U

raian Tugas... 10 2.2 ... L

andasan Teori ... 16 2.2.1... K

onsep Dasar Sistem ... 16 2.2.1.1 _... E

lemen Sistem ... 16 2.2.1.2 ... K

lasifikasi Sistem ... 18 2.2.1.3 _... A

nalis Sistem ... 19 2.2.2_... K

onsep Dasar Informasi ... 20 2.2.2.1 _... P

engolahan Data ... 21 2.2.2.2 _... S

vii

2.2.3_... K onsep Dasar Sistem Informasi ... 25 2.2.3.1 _... K

omponen Sistem Informasi ... 26 2.2.3.2 _... M

anfaat Sistem Informasi ... 28 2.2.3.3 ... P

emakai Sistem Informasi ... 29 2.2.3.4 _... S

umber Daya Sistem Informasi ... 29 2.2.3.5 ... J

enis-Jenis Sistem Informasi ... 30 2.2.4... S

istem Pendukung Keputusan ... 31 2.2.5_... M

etode Profile Matching ... 36 2.2.5.1 ... P

rosedure Metode Profile Matching ... 37 2.2.6_... B

asis Data ... 40 2.2.6.1 _... P

engertian Basis Data ... 40 2.2.6.2 _... D

BMS ... 41 2.2.6.3 _... A

viii

2.2.7.2 _... E ntity Relationship Diagram (ERD) ... 44 2.2.7.3 _... D

ata Flow Diagram (DFD) ... 46 2.2.7.4 _... D

iagram Konteks ... 47 2.2.7.5 ... K

amus Data ... 48 2.2.8_... S

oftware Pendukung ... 48 2.2.8.1 ... P

HP ... 48 2.2.8.2 ... M

ySQL ... 49 2.3 _... W

ebsite ... 49 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 51 3.1 ... A

nalisis Sistem ... 51 3.1.1_... A

nalisis Masalah ... 51 3.1.2... A

nalisis Sistem Berjalan ... 51 3.1.2.1 _... P

ix

3.1.4_... A nalisis Aturan Bisnis... 57 3.1.5_... A

nalisis Metode Profile Matching ... 57 3.1.5.1 _... P

enentuan Variabel dan Aspek dari Tiap Variabel ... 57 3.1.5.2 ... C

ontoh Kasus ... 61 3.1.6_... A

nalisis Kebutuhan Non-Fungsional ... 76 3.1.6.1 ... A

nalisis Perangkat Keras... 77 3.1.6.2 ... A

nalisis Perangkat Lunak ... 76 3.1.6.3 _... A

nalisis Pengguna ... 78 3.1.7... A

nalisis Basis Data ... 79 3.1.7.1 _... E

ntity Relationship Diagram (ERD) ... 79 3.1.8_... A

nalisis Kebutuhan Fungsional Sistem ... 81 3.1.8.1 _... D

iagram Konteks ... 82 3.1.8.2 _... D

x

3.2 _... P erancangan Sistem ... 123

3.2.1_... D iagram Relasi ... 123 3.2.2_... S

truktur Tabel ... 124 3.2.3... P

erancangan Struktur Menu ... 128 3.2.4_... P

erancangan Antarmuka ... 130 3.2.5... P

erancangan Pesan ... 149 3.2.6... J

aringan Semantik ... 150 3.2.7_... P

erancangan Prosedural ... 153 BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 160 4.1 ... P

erancangan Prosedural ... 160 4.1.1_... I mplementasi Perangkat Keras ... 160 4.1.2... I

mplementasi Perangkat Lunak ... 160 4.1.3_... I mplementasi Basis Data ... 161

xi

4.2 _... P engujian Sistem ... 170 4.2.1_... R

encana Pengujian ... 170 4.2.2_... P

rosedur Kasus Pengujian dan Hasil Pengujian Alpha ... 175 4.2.3... K

esimpulan Pengujian Alpha ... 194 4.2.4_... P

engujian Beta (Wawancara) ... 194 4.2.4.1 ... W

awancara ... 195 4.2.4.2 ... K

uisioner ... 196 4.2.5_... K

esimpulan Pengujian Beta ... 208 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 210 5.1 _... K

esimpulan ... 210 5.2 _... S

aran ... 210 DAFTAR PUSTAKA ... 211

211

Metode Waterfall dan Extreme Programming: Studi Perbandingan. Universitas Gadjah Mada

[3] Kristianto, Andri. 2007, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media

[4] A.S Rosa dan Shalahuddin. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Tersturktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika

[5] Kurniawan, Rulianto. 2008, Membangun Situs dengan PHP untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom.

[6] Diartono, Dwi Agus. 2006, Sistem Pendukung Keputusan sebagai Alat Bantu Manager. Universitas Stikubank Semarang

[7] Pahlevi, Mirza Said. 2013, Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo

[8] Dermawan, Rizky. 2004, Pengambilan Keputusan Landasan Filosofis, Konsep dan Aplikasi. Bandung: Alfabeta

[9] Kertahadi. 1998, Sistem Informasi Penunjang Keputusan (Decision Support System). Surabaya: Citra Media

[10] Hakim, Lukmanul. 2008, Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Yogyakarta: Loko Media

[11] Suryadi, Kadrasah dan Ramadhani, M Ali. 2000, Sistem Pendukung Keputusan Suatu Wacana Struktural Idealis dan Implementasi Konsep Pengambilan Keputusan,Bandung: Remaja Rosdakarya

[12] Fathansyah. 2004. Basis Data. Bandung : Informatika

[13] Peranginangin, Kasiman.2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MYSQL. Yogyakarta : Penerbit Andi

iii Assalamualaikum Wr.Wb

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul

“SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN SELEKSI TENAGA KERJA

REKTORAT ITB DENGAN METODE PROFILE MATCHING”.

Karya ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Tugas Akhir pada Program Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika. Penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa mendapat doa, dukungan, bantuan dan masukan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ayah, Ibu dan Nenek yang telah memberikan semangat, dorongan motvasi, kasih sayang dan doa yang tiada henti-hentinya yang selalu menyertai penulis.

2. Bapak Iskandar Ikbal, S.T., M.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa memberikan bimbingan, ilmu dan waktu luangnya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah tugas akhir ini.

3. Ibu Utami Dewi, S.Kom., M.Kom, selaku Dosen Reviwer yang telah memberikan bimbingan serta masukan atas perbaikan tugas akhir ini. 4. Ibu Ajeng Sekar Tanjung, S.Kom selaku pembimbing pada tempat

penilitian, terima kasih atas bantuannya.

5. Triadi Hermanto, S.Pd., S.E yang telah memberikan dorongan motivasi dan semangat kepada penulis hingga saat ini.

6. Rektorat Kepegawaian ITB yang telah memberikan kesempatan penelitian tugas akhir.

iv bisa penulis sebutkan satu persatu.

Semua pihak yang telah membantu penulis baik langsung maupun tidak langsung, semoga Allah SWT membalasnya. Akhir kata, sebagai mahluk Tuhan penulis menyadari pasti ada kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada karya ilmiah skripsi ini.

Untuk itu, penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik dan saran dari semua pihak. Semoga karya ilmiah ini bemanfaat dan kita tidak akan pernah berhenti untuk menentut ilmu sepanjang hidup kita. Amin

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Bandung, Agustus 2014 Hormat Saya,

1 BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Tenaga kerja adalah aset yang sangat penting dalam menunjang kemajuan sebuah organisasi baik itu perusahaan, departemen ataupun lembaga. Tanpa adanya tenaga kerja yang berkualitas akan sulit bagi sebuah organisasi dapat mengembangkan diri dan bersaing dengan perkembangan zaman. Salah satu faktor penting dalam kerangka pembangunan nasional adalah menyangkut sumber daya manusia (SDM). Sebuah organisasi tidak dapat berjalan dengan sendirinya tanpa adanya sumber daya manusia, dengan demikian sumber daya manusia yang handal dan berkualitas sangat dibutuhkan untuk mendukung kelangsungan hidup suatu organisasi.

Ketika adanya perekrutan tenaga kerja, maka suatu organisasi tidak akan sembarang untuk memilih orang yang dapat menempati suatu jabatan yang dibutuhkan. Sebuah organisasi harus benar-benar mencari orang yang layak dan berkompeten dibidangnya masing-masing, dengan harapan orang yang telah dipilih akan mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik sesuai degan pekerjaan yang telah ditugaskan.

Direktorat Kepegawaian ITB merupakan departemen yang bergerak di bidang pendidikan dan berada di bawah naungan Rektorat ITB serta bertanggung jawab terhadap kelangsungan penyeleksian tenaga baru atau karyawan. Dalam melaksanan proses seleksi tenaga kerja untuk karyawan non-dosen, Direktorat Kepegawaian ITB mendapati sebuah permasalahan yaitu adanya kemungkinan penilaian subyektif terhadap seorang pelamar (calon tenaga kerja), terutama apabila beberapa pelamar yang ada memiliki kemampuan dan pertimbangan lain yang tidak jauh berbeda sehingga didapatkan tenaga kerja yang tidak berkompeten di bidangnya masing-masing.

Apabila suatu departemen sedang membutuhkan tenaga kerja untuk menempati suatu jabatan (lowongan), maka diharapkan adanya sebuah sistem yang dapat membantu Direktur Direktorat Kepegawaian ITB dalam menganalisis

calon tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria pada lowongan yang disediakan. Model pengambilan keputusan yang digunakan untuk menentukan tenaga kerja yang lolos dalam seleksi tenaga kerja adalah Profile Mathcing. Profile Matching adalah sebuah mekanisme pengambilan keputusan dengan mengasumsikan bahwa terdapat tingkat variabel predikator yang ideal yang harus dimiliki oleh pelamar, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati. [1]

Profile Matching dilakukan dengan cara membandingkan antara kompotensi pelamar dengan profil jabatan (lowongan) yang dipilih pelamar sehingga diketahui perbedaan kompetensi (gap). Calon yang mempunyai bobot paling besar berarti mempunyai peluang lebih besar untuk menempati jabatan (lowongan) yang telah dipilihnya.

Untuk mengoptimalkan proses penilaian kompetensi/potensi dari seorang calon tenaga kerja, dibangun sebuah sistem berbasis komputer yang dinamakan dengan sistem pendukung keputusan atau biasa disebut juga Decission Support System (DSS). Sistem yang akan dibuat akan lebih bersifat untuk membantu Direktur Direktorat Kepegawaian selaku pengambil keputusan dan bukan menggantikannya.

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, diambil tema dalam penelitian tugas akhir dengan judul “Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Tenaga Kerja Rektorat ITB dengan Metode Profile Matching”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, ditemukan permasalahan yaitu bagaimana membangun sistem pendukung keputusan seleksi tenaga kerja Rektorat ITB dengan menggunakan metode Profile Matching untuk mendapatkan rekomendasi calon tenaga kerja (pelamar) sesuai dengan lowongan yang telah disediakan.

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk membangun Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Tenaga Kerja Rektorat ITB dengan Metode Profile Matching.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain:

1. Menghilangkan adanya penilaian subyektif terhadap pelamar dengan menampilkan rekomendasi pelamar berdasarkan jumlah kebutuhan lowongan yang dibutuhkan.

2. Mempermudah Direktur Kepegawaian Rektorat ITB dalam menentukan pelamar yang lolos seleksi tenaga kerja pada suatu lowongan yang telah dipilihnya.

1.4 Batasan Masalah

Agar menghindari kerancuan dan ketidakjelasan dalam masalah, maka perlu dibatasi beberapa masalah antara lain yaitu:

1. Data kriteria (variabel) dan nilai nilai range pelamar yang digunakan untuk pembanding ditentukan oleh Direktorat Kepegawaian ITB. 2. Sistem hanya akan digunakan untuk seleksi tenaga kerja Rektorat ITB

non-dosen.

3. Variabel calon karyawan yang digunakan dalam proses profile matching yaitu tes tulis, psikotes (tes kepribadian) dan wawancara. 4. Aspek penilaian dan kriteria penilaian dalam sistem pendukung

keputusan ini bersifat dinamis.

5. Input yang dimasukkan ke dalam sistem ini data pelamar (calon tenaga kerja), data variabel (kriteria), data aspek (data sub kriteria), data periode, data lowongan dan nilai pelamar yang diambil dari hasil tes yang telah diadakan oleh Rektorat ITB.

6. Output dari sistem ini yaitu berupa daftar rangking pelamar (calon tenaga kerja) pada suatu lowongan (jabatan) yang dilamar.

7. Perangkat lunak ini dibangun berbasis Website.

8. Pemodelan data yang digunakan adalah pemodelan terstruktur dengan menggunakan flowmap, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

9. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP (PHP Hypertext PreProcessor).

10. Metode yang digunakan dalam pengambilan keputusan yaitu Profile Matching.

11. DBMS yang digunakan yaitu MySQL.

12. Analisis pengkodean hanya untuk nomor calon tenaga kerja (pelamar). 13. Sistem yang akan dibuat lebih bersifat membantu dalam pengambilan

keputusan dan bukan menggantikannya.

14. Sistem hanya akan digunakan oleh Direktorat Kepegawaian ITB.

1.5 Metodologi Penelitian

Pada pembuatan perangkat lunak ini nantinya akan digunakan model proses Waterfall. Salah satu yang menguraikan metode pengembangan sistem ini adalah Sommerville. Waterfall merupakan salah satu model perangkat lunak yang mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi dan evaluasi serta mempresentasikannya sebagai tahapan-tahapan seperti dibawah ini :

Recruitments Spesifications

System Design and Software Design

Impelementation and Unit Testing

Integration and System Testing

Operation and Maintanance

Berikut adalah penjelasan untuk setiap tahapan yatiu: 1. Requirement Specifications

Pada tahapan ini yaitu mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun serta mendefinisikan tujuan dibangunnya sistem dan manfaat adanya sebuah sistem.

2. System Design and Software Design

Setelah tahapan pertama selesai maka dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat permodelan seperti diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship diagram) serta stuktur dan bahasan data.

3. Implementation and Unit Testing

Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang akan dibangun langsung di uji baik secara unit.

4. Integration and System Testing

Unit program diintegrasikan menjadi sebuah kesatuan sistem dan kemudian dilakukan pengujian. Dengan kata lain, pengujian ini ditujukkan untuk menguji keterhubungan sistem telah terpenuhi. Setelah pengujian sistem selesai dilakukan, perangkat lunak dikirim kepada user.

5. Operation and Maintanance

Tahapan terakhir adalah mengoperasikan program di lingkungannya dan melakukan pemeliharaan mencakup koreksi dari beberapa keselahan yang tidak ditemukan pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pelayanan sistem.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas beberapa hal umum mengenai latar belakang, permasalahan yang akan diselesaikan, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, metodologi penelitian yang dilaksanakan, sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II TINJUAN PUSTAKA

Pada bab ini menjelaskan teori-teori yang mendasari dan menunjang pengerjaan Tugas Akhir yaitu berupa penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya atau literatur-literatur yang ada hubungannya topik Tugas Akhir. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi analisis kebutuhan dalam membangun aplikasi ini, analisis terhadap seluruh spesifikasi sistem yang mencakup analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis pengguna dan analisis basis data. Selain itu terdapat juga perancangan antarmuka untuk aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis yang telah dibuat.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PERANCANGAN

Pada bab ini menjelaskan tentang implementasi hasil dari analisis dan perancangan sistem kedalam bentuk bahasa pemrograman. Serta kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan dalam mengembangkan sistem. Selain itu, akan dibahas tentang pengujian dari aplikasi yang dibuat.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini menyampaikan kesimpulan dari materi penelitian yang dibahas serta memaparkan saran dari penulis yang dianggap perlu untuk pengembangan aplikasi dalam Tugas Akhir ini dimasa yang akan datang.

9

Tinjauan Instansi digunakan untuk mengetahui keadaan di instansi yang sedang di teliti diantaranya adalah mengenai profil, visi dan misi, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsinya.

2.1.1 Profil Rektorat ITB

Institut Teknologi Bandung (ITB) adalah sebuah perguruan tinggi negeri yang berkedudukan di Bandung dan didirikan pada tanggal 2 Maret 1959. Kampus ITB yang berada di bawah naungan Rektorat ITB mengharapkan dapat membangun wawasan bisnis untuk kemandirian yang merupakan modal awal untuk menegakkan otonomi perguruan tinggi. Wawasan bisnis untuk kemandirian tersebut diarahkan guna meraih prestasi pelaksaan kewajiban dan tugas pendidikan dan penelitian setinggi-tingginya.

Pengembangan ITB tidak terlepas dari terpeliharanya Staf Pengajar dan karyawan yang kompeten, yang tinggi mutu kemampuan dan pengabdianya, sistem pendidikan yang terintegrasi dan kerjasama yang terjalin erat dengan pemerintah, industri dan lembaga penelitian dan pendidikan di dalam dan luar negeri.

2.1.2 Visi dan Misi

Visi dan Misi pada Rektorat ITB adalah sebagai berikut:

2.1.2.1Visi

Menjadikan Perguruan Tinggi unggul, bermartabat, mandiri dan diakui dunia serta memandu perubahan yang mampu meningkatkan kesejahteraan bangsa Indonesia dan dunia.

2.1.2.2Misi

Menciptakan, berbagi dan menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan kemanusiaan serta menghasilkan sumber daya insani yang unggul untuk menjadikan Indonesia dan dunia lebih baik.

2.1.3 Struktur Organisasi

Sistem Pendukung Keputusan yang akan dibuat, akan dikelola oleh Direktorat Kepegawaian ITB. Struktur Organisasi merupakan kerangka dari pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab pegawai atau direktorat yang melaksanakan pekerjaan. Struktur organisasi juga menjelaskan keterkaitan hubungan kerja secara fungsional antara satu bagian dengan bagian lainnya. Struktur Organisasi dari Rektorat ITB dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:

Direktorat Kepegawaian ITB Direktur Kepegawaian Kepala Sub Direktorat Administrasi Kepegawaian Kepala Sub Direktorat Remunerasi dan Kesejahteraan

Kepala Seksi Data dan Penempatan Pegawai Kepala Seksi Pemberhentian, Penghargaan dan Dispilin Pegawai Kepala Seksi Monitoring Karir Pegawai Kepala Seksi Belanja Pegawai Kepala Seksi Remunerasi Kepala Seksi Remunerasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Kepegawaian ITB

2.1.4 Uraian Tugas

Untuk mengetahui wewenang, tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan di Rektorat ITB, maka dijabarkan tugas pokoknya sebagai berikut sebagai berikut:

1. Direktorat Kepegawaian a. Direktur

1) Mengkoordinasikan penyusunan bahan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis dan Standar Operasional

Prosedur (SOP) dalam rangka pelaksanaan administrasi kepegawaian.

2) Mengkoordinasikan penyusunan bahan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis dan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam rangka pelaksanaan remunerasi. 3) Mengkoordinasikan pemantauan, evaluasi dan laporan

pelaksanaan administrasi kepegawaian.

4) Mengkoordinasikan pemantauan, evaluasi dan laporan pelaksanaan remunerasi.

5) Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja Tahunan yang dituangkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Direktorat Kepegawaian sebagai acuan kerja bagi semua bagian di lingkungan Direktorat Kepegawaian dalam melaksanakan tugas pokok jangka menengah maupun tahunan.

6) Mengkoordinasikan pemeliharaan dan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (HR-SID).

b. Kepala Sub Direktorat Adminsitrasi Kepegawaian

1) Mengkoordinasikan kegiatan administrasi kepegawaian mutasi, promosi, pensiun, pembinaan karir seluruh pegawai akademik (dosen) dan non dosen.

2) Mengkoordinasikan berbagai perubahan data kepegawaian yang terjadi di Institut Teknologi Bandung dan menjamin tersedianya sistem informasi data kepegawaian untuk berbagai keperluan dinas.

3) Mengkoordinasikan kegiatan administrasi di Bagian Kepegawaian dan memantau proses pelaksanaan kegiatan administrasi kepegawaian ke internal ITB dan ke instansi di luar ITB.

4) Mengumpulkan dan mengintegrasikan kegiatan pada Bagian Kepegawaian untuk menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) tahunan Direktorat Kepegawaian. Melaksanakan kegiatan di Bagian Kepegawaian yang disesuaikan dengan RKA dan Rencana Implementasi. 5) Mengintegrasikan data di Bagian Kepegawaian untuk

laporan tahunan Direktorat Kepegawaian;

6) Mengkoordinasikan penilaian kinerja pegawai di lingkungan Bagian Kepegawaian.

7) Membantu Direktur Kepegawaian dalam penyusunan dan perbaikan SOP administrasi kepegawaian

c. Kepala Sub Direktorat Remunerasi dan Kesejahteraan

1) Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan belanja pegawai ITB (akademik dan non akademik) yang meliputi: penggajian, tunjangan, insentif, dan berbagai honorarium.

2) Mengkoordinasi pelaksanaan sistem jaminan kesehatan pegawai ITB yang meliputi asuransi jiwa, asuransi kesehatan, bantuan pengobatan dan kematian, serta DPLK bagi pegawai ITB BHMN.

3) Mengkoordinasi pelaksanaan pemungutan/pemotongan pajak pegawai ITB (PPh Pasal 21).

4) Menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKA) Direktorat Kepegawaian di bidang Remunerasi dan Kesejahteraan.

5) Mengkoordinasikan penyusunan laporan kinerja dan laporan keuangan (tengah tahunan dan tahunan) Direktorat Kepegawaian dan Kantor WRSO.

6) Membantu Direktur Kepegawaian dalam penyusunan dan perbaikan SOP bidang remunerasi dan kesejahteraan pegawai.

d. Kepala Seksi Data dan Penempatan Pegawai

1) Mengadministrasikan pengelolaan data dan penempatan pegawai.

2) Mengkoordinasikan Subbagian Data dan Penempatan Pegawai untuk melaksanakan operasional administrasi penerimaan dan penempatan pegawai bekerja sama dengan unit kerja terkait.

3) Mengkoordinasilan Subbagian Data dan Penempatan Pegawai untuk melaksanakan pemeliharaan sistem informasi dan data kepegawaian bekerja sama dengan unit kerja terkait.

e. Kepala Seksi Pemberhentian, Penghargaan dan Disiplin Pegawai 1) Mengkoordinasi dan menyelenggarakan kegiatan

administrasi kepegawaian meliputi pemrosesan kenaikan pangkat, pemberhentian, dan pemberian penghargaan kepada pegawai ITB.

2) Menyimpan dokumen-dokumen pegawai (akademik dan non akademik).

3) Mengonsepkan surat keputusan dan surat-surat lainnya sebelum ditindaklanjuti oleh Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi, antara lain :

a) SK Kenaikan pangkat, pensiun, pemberhentian atas permohonan sendiri dan peninjauan masa kerja, usul SLKS dan Piagam Penghargaan.

b) Surat pemberitahuan batas usia pensiun, surat panggilan PP 10/1995 dan PP 30/1980, surat pengantar usul pensiun/KP pengabdian.

4) Membuat konsep surat pemberhentian pegawai :

a) Membuat konsep SK pensiun, pensiun janda/duda, pensiun keuzuran dan pensiun dini.

b) Membuat konsep SK pemberhentian atas permohonan sendiri.

c) Membuat konsep surat usul pemberhentian tidak dengan hormat (pelanggaran PP 30/1980).

d) Membuat konsep surat pemberitahuan batas usia pensiun, membuat formulir yang diperlukan untuk pensiun.

5) Melakukan kegiatan monitoring:

a) Kantor Regional III BKN: usul kenaikan pangkat, usul pensiun, usul peninjauan masa kerja (menyampaikan berkas dan nota persetujuan/ SK pensiun) gol. IV/b ke bawah).

b) Biro Kepegawaian Diknas : usul kenaikan pangkat tenaga administrasi, usul pensiun SLKS, pemberhentian tidak dengan hormat, penyampaian berkas dan pengambilan nota persetujuan/SK pensiun.

c) BKN: usul kenaikan pangkat, pensiun/KP gol. IV/c keatas;

d) Setneg: SK KP pengabdian/pensiun gol. IV/C keatas.

6) Mendata PNS yang akan menerima penghargaan purna bakti, penghargaan 25 tahun ITB, serta SLKS 10, 20, 30 dari pemerintah RI.

f. Kepala Seksi Monitoring Karir Pegawai

1) Mengkordinasi usulan kenaikan jabatan fungsional dosen Lektor Kepala dan Guru Besar yang meliputi:

a) Memeriksa kelengkapan usulan kenaikan jabatan atau pangkat dosen untuk dirapatkan oleh TPAK.

b) Memperbaiki berkas usulan kenaikan jabatan atau pangkat setelah dirapatkan oleh TPAK

c) Memproses berkas usulan jabatan Lektor Kepala dan Guru Besar ke Senat Akademik serta Kemendiknas d) Memproses usulan kenaikan pangkat Golongan IV/a

s.d. Golongan IV/e ke Biro Kepegawaian Kemendiknas.

e) Menyampaikan berkas usulan jabatan Lektor Kepala dan Guru Besar ke Biro Kepegawaian Kemendiknas. f) Menyampaikan berkas usulan kenaikan pangkat Golongan IV/a sampai dengan Golongan IV/e ke Biro Kepegawaian Kemendiknas.

2) Monitoring usulan kenaikan jabatan Lektor Kepala dan Guru Besar ke Biro Kepegawaian Kemendiknas dan DIKTI.

3) Monitoring usulan kenaikan pangkat ke BKN, Biro Kepegawaian Kemendiknas, dan Setneg.

4) Mengonsep SK jabatan Asisten Ahli dan Lektor.

5) Mengonsep SK kenaikan pangkat Golongan III/b sampai dengan Golongan III/d.

6) Memproses usulan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil dosen.

7) Memproses usulan kenaikan jabatan dan pangkat pustakawan.

g. Kepala Seksi Belanja Pegawai

1) Membantu pimpinan dalam penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan belanja pegawai.

2) Mengkoordinasikan, menyusun rencana kegiatan belanja pegawai, dan mengevaluasi kegiatan belanja pegawai dana DIPA.

3) Menentukan kegiatan sistem belanja pegawai (akademik dan non akademik) sesuai peraturan perundangan yang berlaku dan kemampuan ITB.

4) Mengadministrasikan kegiatan belanja pegawai.

5) Mengkoordinasikan realisasi penggunaan dana belanja pegawai.

6) Mengkoordinasikan dan melaksanakan penyusunan Laporan.

h. Kepala Seksi Remunerasi

1) Membantu Kabag remunerasi dan Kesejahteraan dalam menyusun dan merencanakan kegiatan remunerasi.

2) Mengkoordinasikan kegiatan remunerasi.

3) Memeriksa dan memonitor data remunerasi yang diinputkan oleh unit kerja.

4) Mengkoordinasikan realisasi penggunaan dana remunerasi.

5) Memfasilitasi unit kerja agar sistem informasi remunerasi dapat dipergunakan maksimal dan menghasilkan data yang akurat, akuntabel, transparan.

2.2 Landasan Teori

Dalam penelitian tugas akhir ini digunakan beberapa teori yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas sebagai dasar pemahaman dalam sebuah sistem serta metode yang digunakan untuk kegiatan pengembangan terhadap sistem.

2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang ditujukkan kepada sistem tersebut

dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. [2]

2.2.1.1Elemen Sistem

Elemen-elemen yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, input, proses dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Tujuan Batasan

Kontrol

Input Proses Output

Umpan Balik

Gambar 2.2 Elemen Sistem

Dari gambar di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut: tujuan, batasan dan kontrol sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan menjadi umpan balik bagi si penerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam pertimbangan untuk input selanjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada.

a. Tujuan Sistem

Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi,

permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.

c. Kontrol Sistem

Kontrol atau pengawasan sistem meruapakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontro terhadap umpan balik dan sebagaianya.

d. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan data tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagianya.

e. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memroses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. Misalkan sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap digunakan. f.Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagaianya.

g. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen

sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagaianya.

2.2.1.2Klasifikasi Sistem

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu: [3]

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh dari sistem abstrak ini adalah filsafat. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia. Contoh dari sistem fisik ini adalah sistem akuntansi, sistem komputer dan sebagaianya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Misalnya sistem rotasi bumi, sistem gravitasi bumi dan sebagaianya. Sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Misalnya, sistem pengolahan gaji.

c. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh kondisi di luar sistem.

2.2.1.3Analis Sistem

Untuk mencapai tujuan dari sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai.

Tiga perangkat tersebut meliputi: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware). Perangkat keras dapat berupa komputer, sedangkan perangkat lunak adalah program. Perangkat manusia dapat berupa manajer, analisa sistem, programmer dan sebagaianya.

a. Pengertian Analis Sistem

1. Seorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem. Analisa tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem.

2. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah lainnya.

3. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat.

4. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menerapkan dan merencanakan rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.

b. Tugas Analis Sistem

Adapun tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah:

1. Mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-dokumen, file-file, formulir-formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.

2. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut dan selanjutnya melaporkan segala kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.

3. Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.

4. Menganalisa dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan-keuntungan apa saja yang dapat diperoleh dari pemakai sistem yang baru.

5. Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan sistem yang baru. [3]

2.2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi dapat di ibaratkan sebagai daerah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti sistem terlalu banyak data.

Memahami konsep dasar informasi sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan infromasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu infromasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi. [3]

Secara rinci definisi dari data adalah sebagai berikut:

a. Data adalah penggambaran dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. b. Data bisnis (business data) adalah penggambaran dari suatu organisasi

tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi. c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian

nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

d. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

e. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. [3]

2.2.2.1Pengolahan Data

Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Semakin banyak data dan kompleksnya aktivitas penglolahan data dalam suatu organisasi, baik itu organisasi besar maupun kecil, maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan. [3]

Dengan adanya metode pengolahan data diharapkan dapat menyelesaikan kebutuhan pengolahan data yang ada, antara lain:

1. Ruang penyimpanan data yang efisien

2. Proses yang cepat terhadap data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh unsur-unsur dalam organisasi baik sebagaian atau secara keseluruhan.

Salah satu metode untuk mengolah data adalah media pengolah data yang menggunakan komputer. Dengan media ini semua permasalahan yang ada dapat diselesaikan secara cepat baik itu permasalahan yang menggunakan perhitungan matematis atau fungsi-fungsi lainnya. Selain itu dengan komputer, permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan sedikit mungkin kesalahan yang akan terjadi.

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data, antara lain: 1. Input data

a) Mencatat transaksi data ke sebuah pengolah data medium (contohnya adalah memasukkan angka-angka ke dalam kalkulator).

b) Melakukan pengkodean transaksi data ke dalam bentuk lain (contohnya adalah melakukan konversi atribut kelamin female ke huruf F).

2. Transformasi data

a) Calculating, adalah operasi artimatika terhadap field yang dimasukkan.

b) Summarizing, adalah proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlahkan total jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi total jam kerja perminggu).

c) Classifying data group-group tertentu:

1) Categorizing atau mengkategorikan data ke dalam suatu grup berdasarkan karakteristik tertentu (contohnya adalah pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester yang aktif)

2) Sorting data kedalam bentuk data yang berurutan (contohnya adalah pengurutan nomor induk karyawan secara ascending)

3) Merging atau menggabungkan dua atau lebih kumpulan data berdasarkan kriteria tertentu (contohnya adalah menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam grup triwulan).

4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap grup data (contohnya memilih semua karyawan yang total pendapatanya lebih dari 15 juta pertahun).

3. Output data

a) Displaying result, yaitu menampilkan informasi yang dibutuhkan melalui monitor atau cetakan.

b) Reproducing, yaitu penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.

c) Telecommunicating,yaitu penyimpan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

2.2.2.2Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melaui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama silkus pengolahan data.

Berikut adalah siklus pengolahan data seperti gambar dibawah ini:

Input Proses Output

Umpan Balik

Umpan

Balik Output

Gambar 2.3 Sikslus Pengolahan Data

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukkan menjadi input kembali dan begitu seterusnya. [3]

2.2.2.3Kualitas Informasi

Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Akurat

Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.

Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak sekali gangguan-gangguan yang datang yang dapat merubah isi dari informasi tersebut. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau ketidaksengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

b. Tepat Waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

c. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

d. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenarannya dan tidak mengada-ada. [3]

2.2.2.4Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkat manajemen, informasi dapat dikelemopokkan berdasarkan pengguna yaitu:

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagaianya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi tren penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana rencana penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. [3]

2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah dan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang peranan penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur dan bentuk lainnya.

Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

3. Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. [3]

2.2.3.1Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut: input, proses, output, teknologi, basis data dan kendali. [3]

Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Input

Input disini adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah data yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pengujian dan pengkodean.

b. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri dari:

1) Manusia

Merupakan pemakai dari sistem informasi komputer sehingga harus mengerti bagaimana menggunakan komputer tersebut untuk memenuhi kebutuhan mereka.

2) Metode dan Prosedur

Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem informasi, sedangkan prosedur menggambarkan bagaimana manusia sebagai pemakai sistem membuat keputusan.

3) Peralatan Komputer

Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer adalah monitor, printer, disket dan program komputer. Dalam program komputer terdapat sejumlah instruksi-insturksi yang mengatur kerja dari perangkat keras dan memenuhi fungsi dari sistem informasi komputer.

4) Penyimpanan data

Berfungsi untuk pemakaian di masa yang akan datang atau pencarian kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket, kartu plong, dokumen atau bentuk lainnya.

c. Output

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau keberhasilan suatu organisasi.

d. Teknologi

Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras contohnya keyboard, mouse dan lain-lain. Perangkat lunak contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya analis sistem, programmer, teknisi dan sebagaianya.

e. Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri

merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehinggan membentuk satu bangunan data. f.Kendali

Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen ini sangat penting agar sistem secara keseluruhan memiliki validasi dan integritas yang tinggi. Komponen kendali diperlukan terhadap backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.

2.2.3.2Manfaat Sistem Informasi

Adapun manfaat dari sistem informasi adalah sebagai berikut: [3]

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan mebuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

2.2.3.3Pemakai Sistem Informasi

Sebagaian besar pengguna sistem informasi beralandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan. [3]

2.2.3.4Sumber Daya Sistem Informasi

Istilah sistem informasi dan teknologi informasi masih banyak dibaurkan oleh orang-orang tanpa tahu perbedaan mendasar dari kedua istilah. Teknologi informasi merupakan perkembangan dari teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Definisi „informasi’ itu sendiri adalah „hasil dari pengolahan data’ secara prinsip mempunyai nilai lebih dari pada data mentah.[2]

Teknologi informasi dapat dikatakan sebuah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Komputer adalah salah satu produk dalam domain teknologi informasi, yang lainnya adalah modem, router, Oracle, SAP, Printer, Multimedia dan lain sebagaiannya.

Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan aliran informasi. Dalam hal ini, teknologi informasi hanya merupakan salah satu komponen kecil saja. Komponen lainnya secara umum dalah proses dan prosedur, struktur organisasi, SDM, model-model untuk analisis dan perencanaan, pengendalian dan pembuatan keputusan serta database. Suatu informasi yang baik, belum tentu memiliki komponen teknologi informasi, misal perusahaan skala kecil yaitu pengrajin barang tradisional untuk diekspor yang memiliki omset miliaran. Sementara itu komputer memiliki peranan penting dalam penciptaan suatu produk (misal perusahaan manufakturing yang memperkerjakan robot untuk seluruh proses perakitan). Jadi keandalan suatu sistem informasi terletak pada keterkaitan antar komponen yang ada, sehingga dapat dihasilkan dan dialirkan suatu informasi yang berguna (akurat, terpercaya, detail, cepat, relevan). [2]

Secara umum sistem informasi merupakan kombinasi dari orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi (communications networks) dan sumber data yang dihimpun, ditransformasi dan mengalami proses pengaliran dalam suatu organisasi.

2.2.3.5Jenis-jenis Sistem Informasi

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: [3]

1. Routine Processing System (RPS)

Routine Processing System digunakan untuk melayani berbagai kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin.

2. Decision Support System (DSS)

Decison Support System digunakan untuk melayani kebutuhan yang tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat perancangan.

3. Classical Management Information System (CMIS)

Classical Management Information System digunakan untuk melayani kebutuhan pembuatan pelaporan kegiatan yang telah terjadwal dan terdefinisi dengan baik.

4. Real Time Information System (RTIS)

Real Time Information System digunakan untuk melayani kegiatan yang mempunyai sifat harus direspon dengan cepat.

5. Distributed Data Processing System (DDPS)

Distributed Data Processing System digunakan untuk melayani kebutuhan yang tersebar secara geografis dengan sumber daya yang tersebar.

6. Transaction Processing System (TPS)

TPS digunakan untuk melayani kegiatan yang bersifat transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem yang ada.

2.2.4 Sistem Pendukung Keputusan

Pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi merupakan hasil suatu proses komunikasi dan partisipasi yang terus menerus dari keseluruhan organisasi. Hasil keputusan tersebut dapat merupakan pernyataan yang disetujui antarlaternatif atau antar prosedur untuk mencapai tujuan tertentu. Persoalan pengambilan keputusan, pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai

alternatif tindakan yang mungkin dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu, dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik.

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. [1]

DSS biasanya dibangun untuk mendukung solusi atas suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. DSS yang seperti itu disebut aplikasi DSS. Aplikasi DSS digunakan dalam pengambilan keputusan. Aplikasi DSS menggunakan CBIS (Computer Based Information Systems) yang fleksibel, interaktif dan dapat diadaptasi, yang dikembangkan untuk mendukung solusi atas masalah manajemen spesifik yang tidak terstruktur.

Aplikasi DSS menggunakan data, memberikan antarmuka pengguna yang mudah dan dapat menggabungkan pemikiran pengambilan keputusan. DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambilan keputusan untuk melakukan berbagai analisis menggunakan model-model yang tersedia.

Tujuan dari DSS adalah sebagai berikut: [1]

1. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi terstruktur.

2. Memberikan dukungan atas pertimbangan manajer dan bukannya dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer.

3. Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil manajer lebih dari perbaikan efisiensinya.

4. Kecepatan komputasi. Komputer memungkinkan para pengambil keputusan untuk melakukan banyak komputasi secara cepat dengan biaya yang rendah.

5. Peningkatan produktivitas.

Membangun satu kelompok pengambilan keputusan, terutama para pakar, bisa sangat mahal. Pendukung terkomputerisasi bisa mengurangi ukuran kelompok dan memungkinkan para anggotanya untuk berada di berbagai lokasi yang berbeda-beda (menghemat biaya perjalanan).

6. Dukungan kualitas.

Komputer bisa meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat. Sebagai contoh, semakin banyak data yang diakses, makin banyak juga alternatif yang bisa dievaluasi.

7. Berdaya saing.

Tekanan persaingan menyebabkan tugas pengambilan keputusan menjadi sulit. Persaingan tidak hanya didasarkan pada harga, tetapi juga pada kualitas, kecepatan, kustomasi produk dan dukungan pelanggan. Organisasi harus mampu secara sering dan cepat mengubah model operasi, merekayasa ulang proses dan struktur, memberdayakan karyawan serta berinovasi. Teknologi pengambilan keputusan bisa menciptakan pemberdayaan yang signifikan dengan cara memperbolehkan seseorang untuk membuat keputusan yang baik secara cepat, bahkan jika mereka memiliki pengetahuan yang kurang. 8. Mengatasi keterbatasan kognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan.

Otak manusia memiliki kemampuan untuk memproses untuk menyimpan informasi. Orang-orang kadang sulit mengingat dan menggunakan sebuah informasi dengan cara yang bebas dari kesalahan.

Ditinjau dari teknologinya, DSS dibagi menjadi 3 bagian, yaitu: [1] 1. SPK spesifik

SPK spesifik bertujuan membantu memecahkan suatu masalah dengan karakteristik tertentu. Misalnya, SPK penentuan harga satuan barang. 2. Pembangkit SPK

Suatu software yang khusus digunakan untuk membangun dan mengembangkan SPK. Pembangkit SPK akan memudahkan perancang dalam membangun SPK spesifik.

3. Perlengkapan SPK

Berupa software dan hardware yang digunakan atau mendukung pembangunan SPK spesifik maupun pembangkit SPK.

Keputusan yang diambil untuk menyelesaikan suatu masalah dilihat dari keterstrukurannya yang bisa dibagi menjadi: [1]

1. Keputusan terstruktur (structured decison)

Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin. Prosedur pengambilan keputusan sangatlah jelas. Keputusan tersebut terutama dilakukukan pada manajemen tingkat bawah. Misalnya, keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang.

2. Keputusan semiterstruktur (semistructured decision)

Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang memiliki dua sifat. Sebagian keputusan bisa ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan. Prosedur dalam pengambilan keputusan tersebut secara garis besar sudah ada, tetapi ada beberapa hal yang masih memerlukan kebijaksanaan dari pengambil keputusan. Biasanya keputusan ini diambil oleh manajer level menengah dalam suatu organisasi. Contoh keputusan jenis ini adalah pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi dan pengedalian sediaan.

3. Keputusan tak terstruktur (unstructured decison)

Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penangannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan tersebut menuntut adanya pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal. Keputusan tersebut umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas. Contohnya adalah keputusan

pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan dan perekrutan eksekutif.

Berikut karakteristik yang diharapkan ada di DSS [1]:

1. Dukungan kepada pengambil keputsusan, terutama pada situasi semiterstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi. Masalah-masalah tersebut tidak bisa dipecahkan oleh sistem komputer lain atau oleh metode atau alat kuantitatif standar.

2. Dukungan untuk semua level manajerial dari eksekutif puncak sampa manajer lini.

3. Dukungan untuk individu dan kelompok.

Masalah yang kurang terstruktur sering memerlukan keterlibatan individu dari departemen dan tingkat organisasional yang berbeda atau bahkan dari organisasi lain.

4. Dukungan untuk keputusan indevenden dan/atau sekuensial. Keputusan bisa dibuat satu kali, beberapa kali atau berulang (dalam interval yang sama).

5. Dukungan di semua fose proses pengambilan keputusan: intelgensi, desain, pilihan dan implementasi.

6. Dukungan di berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan. 7. Adaptivitas sepanjang waktu.

Pengambilan keputusan seharusnya reaktif, nisa menghadapi perubahan kondisi secara cepat dan mengadaptasi DSS untuk memenuhi perubahan tersebut. DSS bersifat fleskibel. Oleh karena itu, pengguna bisa menambahkan, menghapus, menggabungkan, mengubah atau menyusun kembali elemen-elemen dasar. DSS juga fleksibel dalam hal ini bisa dimodifikasi untuk memecahkan masalah lain yang sejenis.

8. Pengguna merasa seperti dirumah.

Rumah-pengguna, kapablitias grafis yang sangat kuat dan antarmuka manusia-mesin yang interaktif dengan satu bahasa alami bisa sangat meningkatkan efektivitas DSS.

9. Peningkatan efektivitas pengambilan keputusan (akurasi, timelines, kualitas) ketimbang pada efisiensinya (biaya pengambilan keputusan). Ketika DSS disebarkan, pengambilan keputusan sering membutuhkan waktu lebih lama, tetapi hasilnya lebih baik.

10. Kontrol penuh oleh pengambil keputusan terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah. DSS secara khusus menekankan untuk mendukung pengambilan keputusan, bukannya menggantikan.

11. Pengguna akhir bisa mengembangkan dan memodifikasi sendiri sistem sederhana. Sistem yang lebih besar bisa dibangun dengan bantuan ahli sistem informasi. Perangkat lunak OLAP dalam kaitannya dengan dara warehouse memperbolehkan pengguna untuk membangun DSS yang cukup besar dan kompleks.

12. Biasanya, model-model digunakan untuk menganalisis situasi pengambilan keputusan. Kapabilitas pemodelan memungkinkan eksperimen dengan berbagai strategi yang berbeda di bawah konfigurasi yang berbeda.

13. Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format dan tipe, mulai dari sistem informasi geografis (GIS) sampai sistem berorientasi objek.

14. Dapat digunakan sebagai alat standalone oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di suatu organisasi secara keseluruhan di beberapa organisasi sepanjang rantai persediaan, dapat diintegrasikan dengan DSS lain dan atau aplikasi lain, serta bisa di distribusikan secara internal dan eksternal menggunakan networking dan teknologi Web.

Karakteristik dari DSS tersebut memungkinkan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih konsisten dalam satu cara yang dibatasi oleh waktu.

2.2.5 Metode Profile Matching

Profile matching merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan. Kompetensi atau kemampuan tersebut harus dapat dipenuhi oleh calon pemegang jabatan.

Dalam proses profile matching merupakan proses membandingkan antara kompetensi individu dengan kompetensi jabatan, sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar berarti memiliki peluang lebih besar untuk calon tenaga kerja (pelamar) menempati posisi tersebut. Adapun sistem program yang disebut adalah software profile matching yang berfungsi sebagai alat bantu untuk mempercepat proses profile matching antara profil jabatan (soft kompetensi jabatan) dengan profil calon tenaga kerja (soft kompetensi calon tenaga kerja) sehingga dapat memperoleh informasi lebih cepat, baik untuk mengetahui gap kompetensi antar jabatan dalam pemilihan kandidat yang paling sesuai untuk suatu jabatan (rangking kandidat).

2.2.5.1Prosedur Metode Profile Matching

Langkah-langkah pada metode Profile Matching adalah sebagai berikut: a. Menentukan Variabel-Variabel Pemetaan Gap Kompetensi

Langkah pertama dalam metode Profile Matching adalah menentukan variabel-variabel yang nantinya digunakan sebagai point penilaian calon tenaga kerja (pelamar) terhadap jabatan.

b. Menghitung Hasil pemetaan Gap Kompetensi

Gap adalah beda antara profil jabatan maupun standar untuk penyeleksian tenaga kerja dengan profil calon tenaga kerja (pelamar) yang ditujukkan pada rumus berikut ini. [1]

...2.1 Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda.

Tabel 2.1 Tabel Range Penilaian

Range Penilaian Kategori Nilai 0 – 49 Sangat Kurang 1

50 – 59 Kurang 2

60 – 69 Cukup 3

70 – 84 Baik 4

85 – 100 Sangat Baik 5

Range penilaian dapat disesuaikan dengan kebutuhan pada organisasi yang bersangkutan, kemudian langkah selanjutnya adalah memaparkan tiap aspeknya sehingga didapatkan gap (selisih) sesuai dengan rumus gap. Setelah didapatkan tiap gap dari masing-masing calon tenaga kerja, maka tiap profil calon tenaga kerja (pelamar) diberi bobot nilai sesuai dengan patokan nilai pada tabel bobot nilai gap seperti yang dapat dillihat pada tabel 2.2

Tabel 2.2 Tabel Bobot Nilai Gap No Selisih

(Gap)

Bobot Nilai

Keterangan

1 0 5 Tidak ada Gap (kompetensi sesuai yang dibutuhkan) 2 1 4,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level 3 -1 4 Kompetensi individu kurang 1 tingkat/level 4 2 3,5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level 5 -2 3 Kompetensi individu kurang 2 tingkat/level

6 3 2,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level 7 -3 2 Kompetensi individu kurang 3 tingkat/level 8 4 1,5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level 9 -4 1 Kompetensi individu kurang 4 tingkat/level

Sehingga tiap calon tenaga kerja (pelamar) akan memiliki bobot dari nilai gap sesuai dengan tabel 2.2 bobot nilai gap tersebut.

c. Menghitung dan Mengelompokkan Core Factor dan Secondary Factor

Setelah menentukkan bobot nilai gap untuk semua aspek dengan cara yang sama, setiap aspek dibagi lagi menjadi dua kelompok yaitu kelompok Core Factor (faktor utama) dan Secondary Factor (faktor pendukung).

1. Core Factor (Faktor Utama)

Core Factor merupakan aspek (kompetensi) yang paling menonjol atau paling dibutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal. Perhitungan Core Factor dapat ditunjukkan pada rumus berikut ini. [1]

...2.2 Keterangan:

NCF : Nilai rata-rata core factor

NC : Jumlah total nilai core factor (aspek 1, aspek 2, aspek 3, dst) IC : Jumlah item core factor

2. Secondary Factor (Faktor Pendukung)

Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor (faktor pendukung). Perhitungan secondary factor dapat ditunjukkan pada rumus berikut ini. [1]

...2.3 Keterangan:

NSF : Nilai rata-rata secondary factor

NS : Jumlah total total secondary factor (aspek 1, aspek2, aspek 3, dst)

IS : Jumlah item secondary factor

d. Menghitung Nilai Total Tiap Aspek

Dari hasil perhitungan tiap aspek tersebut kemudian dihitung nilai total berdasarkan persentase dari core factor dan secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiap-tiap profil. Perhitungannya dapat dilihat pada rumus berikut ini [1]:

...2.4 Keterangan:

NCF : Nilai rata-rata core factor NSF : Nilai rata-rata secondary factor

e. Menghitung Hasil Akhir (Ranking)

Hasil akhir dari proses profile matching adalah ranking dari kandidat yang dapat dijadikan calon tenaga kerja yang dapat mengisi suatu jabatan tertentu. Penentuan ranking mengacu pada hasil perhitungan tertentu, perhitungan tersebut dapat ditunjukan pada rumus berikut ini [1]:

...2.5

Keterangan :

N2 : Nilai Total Aspek 2 N3 : Nilai Total Aspek 3 N4 : Nilai Total Aspek 4

(x)% : Nilai persen rumus hasil akhir (total 100%)

Setelah tiap calon tenaga kerja (pelamar) mendapatkan hasil akhir, maka dapat ditentukan peringkat atau ranking dari tiap calon tenaga kerja (pelamar) berdasarkan pada semakin besar nilai hasil akhir maka semakin besar untuk mendapatkan jabatan atau posisi, begitu pula sebaliknya.

2.2.6 Basis Data

Bahasan Basis Data terdiri dari: 2.2.6.1Pengertian Basis Data

Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada initinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. [4]

Sistem informasi tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan akan basis data apapun bentuknya, entah berupa file teks ataupun Database Management System (DBMS). Kebutuhan basis data dalam sistem informasi meliputi:

1. Memasukkan, menyimpan dan mengambil data

2. Membuat laporan berdasarkan data yang telah disimpan.

2.2.6.2DBMS

DBMS (Database Management System) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai Sistem Manajemen Basis Data adalah suatu sistem aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan menampilkan data [4]. Suatu sistem aplikasi disebut DBMS jika memenuhi persyaratan minimal sebagai berikut:

1. Menyediakan fasilitas untuk mengelola akses data 2. Mampu menangani integritas data

3. Mampu menangani akses data yang dilakukan secara bersamaan 4. Mampu menangani backup data

Karena pentingnya data bagi suatu organisasi/perusahaan, maka hampir sebagian besar perusahaan memanfaatkan DBMS dalam mengelola data yang mereka miliki. Pengelolaan DBMS sendiri biasanya ditangani oleh tenaga ahli yang spesialis menangani DBMS yang disebut sebagai DBA (Database Adminstrator).

DBMS sudah mulai berkembang sejak tahun 1960-an. Kemudian sekitar tahun 1970-an mulai berkembang teknologi Relational DBMS yaitu DBMS berbasis relasional model. Relasional model pertama kali dikembangkan oleh Edgar J. Codd pada tahun 1970-an. Secara sederhana relasional model dapat dipahami sebagai suatu model yang memandang data sebagai sekumpulan tabel yang saling terkait. Hampir semua DBMS komersial dan open source saai ini berbasis Relational DBMS atau RDBMS.

Berikut ini adalah 4 macam DBMS versi komersial yang paling banyak digunakan di dunia saat ini, yaitu:

1. Oracle

2. Microsoft SQL Server 3. IBM DB2

4. Microsoft Access

Sedangkan DBMS versi open source yang cukup berkembang dan paling banyak digunakan saat ini adalah sebagai berikut:

1. MySQL 2. PostgreSQL 3. Firebird 4. SQLite

Hampir semua DBMS mengadopsi SQL, sebagai bahasa untuk mengelola data pada DBMS.

2.2.6.3Alur Hidup Basis Data

Tidak hanya perangkat lunak yang memiliki alur hidup, dalam membuat perencaan basis data juga memiliki alur hidup atau Database Life Cycle (DBLC). Alur hidup basis data dapat dilihat pada gambar berikut: [4]

Analisis Kebutuhan dan Desain Konseptual

Desain Lojik

Desain Fisik

Implementasi

Gambar 2.4 Alur Hidup Basis Data

Fase-fase DBLC antara lain:

1. Analisis kebutuhan/requirement analysis

Hal-hal yang harus dilakukan pada tahap ini adalah:

a. Didefinisikan dengan mewawancarai produsen pemakai data, data apa sajakah yang btuh untuk disimpan dan terkait dengan aplikasi komputer yang akan dikembangkan

b. Membuat kontrak spesifikasi basis data

c. Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai bagian dari desain konseptual

2. Desain lojik basis data / logical database design

Pada tahap ini harus dibuat rancangan lojik basis data. Biasanya pada tahap ini dibuat Conceptual Data Model (CDM).

Pada tahap ini harus dibuat rancangan fisik basis data. Biasanya pada tahap ini dibuat Physical Data Model (PDM).

4. Implementasi

a. Membuat Query SQL b. Aplikasi ke DBMS atau file

2.2.7 Alat-alat Pemodelan Sistem

Pemodelan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada. Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan. Berikut adalah tahapan dalam perancangan basis data:

2.2.7.1Diagram Alir Dokumen (Flowmap)

Flowmap adalah sebuah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi [5]. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

2.2.7.2Entity Relationship Diagram (ERD)

Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah Entity Relationship Diagram. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional. ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh Peter Chan). Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD dengan notasi Chen: [4]

Tabel 2.3 Tabel Simbol ERD dengan notasi Chen

Simbol Deskripsi

Entiti / Entitas

nama_entitas

Entitas merupakan data inti yang akan disimpan; bakal tabel pada basis data; benda yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer; penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum merupakan nama tabel

Atribut

nama_atribut

nama_atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas

Atribut Kunci Primer

nama_kunci_primer

nama_kunci_primer

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan; biasanya berupa id; kunci primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama)

Atribut Multinilai/multivalue

nama_atribut

nama_atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat memiliki nilai lebih dari satu

Relasi

nama_relasi

Relasi yang menghubungkan antar entitas; biasanya diawali dengan kata kerja.

Asosiasi / association Penghubung antar relasi dan entitas dimana di kedua ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.

Tabel 4.16 Tabel Pengujian Proses Nilai Akhir Kasus dan Hasil Uji (Data benar)

Aktifitas yang dilakukan

Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Klik button

Proses Nilai Akhir

Akan muncul pesan “Proses Nilai Akhir untuk semua pelamar yang Nilai Akhir nya sudah terisi?”

Muncul pesan “Proses Nilai Akhir untuk semua pelamar yang Nilai Akhir nya sudah terisi?” sesuai yang diharapkan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Klik button OK pada pesan

pertanyaan Proses Nilai Akhir

Akan muncul pesan

“Proses Berhasil” Muncul pesan “Proses Berhasil” [√] Diterima[ ] Ditolak Klik button Copy Akan muncul pesan

“Table Copied Copied 2 rows to the clipboard”

Muncul pesan “Table Copied

Copied 2 rows to the clipboard”

[√] Diterima [ ] Ditolak

Klik button Print Akan menuju ke halaman print view

Menuju ke halaman print view

[√] Diterima [ ] Ditolak Klik button Save Akan muncul 2

pilihan simpan sebagai CSV atau Excel

Muncul 2 pilihan simpan sebagai CSV atau Excel

[√] Diterima [ ] Ditolak

Isikan kata kunci pada kolom pencarian nilai akhir

Contoh: Sri M

Akan muncul data nilai akhir sesuai kata kunci pencarian

Muncul data nilai nilai akhir yang dicari sesuai yang

diharapkan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Isikan data tidak

valid pada kolom pencarian nilai akhir

Akan muncul pesan “ Tidak ditemukan data yang sesuai”

muncul pesan “ Tidak ditemukan data yang sesuai”

[√] Diterima [ ] Ditolak

14. Pengujian Persetujuan Nilai Akhir

Berikut dapat dilihat pengujian dari Pengujian Persetujuan Nilai Akhir dengan kasus dan hasil uji, kemudian diamati dan menghasilkan kesimpulan dari pengujian tersebut pada tabel 4.17:

Tabel 4.17 Tabel Pengujian Persetujuan Nilai Akhir Kasus dan Hasil Uji (Data benar)

Aktifitas yang dilakukan

Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Klik button Set

Persetujuan Status

Akan muncul form Set Persetujuan Status dan dapat milih status persetujuan

Muncul form Set Persetujuan Status dan dapat milih status persetujuan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Klik button Simpan pada form Set

Persetujuan Status

Akan muncul pesan “Data berhasil disimpan”

Muncul pesan “Data berhasil disimpan”

[√] Diterima [ ] Ditolak

Klik button Copy Akan muncul pesan “Table Copied Copied 2 rows to the clipboard”

Muncul pesan “Table Copied

Copied 2 rows to the clipboard”

[√] Diterima [ ] Ditolak

Klik button Print Akan menuju ke halaman print view

Menuju ke halaman print view

[√] Diterima [ ] Ditolak Klik button Save Akan muncul 2

pilihan simpan sebagai CSV atau Excel

Muncul 2 pilihan simpan sebagai CSV atau Excel

[√] Diterima [ ] Ditolak

Isikan kata kunci pada kolom pencarian nilai akhir

Contoh: Sri M

Akan muncul data nilai akhir sesuai kata kunci pencarian

Muncul data nilai nilai akhir yang dicari sesuai yang

diharapkan

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Isikan data tidak

valid pada kolom pencarian nilai akhir

Akan muncul pesan “ Tidak ditemukan data yang sesuai”

muncul pesan “ Tidak ditemukan data yang sesuai”

[√] Diterima [ ] Ditolak

4.2.3 Kesimpulan Pengujian Alpha

Dari serangkaian tahapan pengujian yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang dibangun sudah memenuhi syarat fungsional karena sudah berjalan sesuai dengan yang diharapakan. Akan tetapi tidak menutup kemungkinan dapat terjadi kesalahan pada saat aplikasi digunakan untuk membutuhkan proses maintanance untuk lebih mengetahui kekurangan dari

aplilkasi, tetapi secara fungsional sistem sudah dapat menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan

4.2.4 Pengujian Beta (Wawancara dan Hasil Kuisioner User)

Pengujian beta dilakukan dengan dua tahapan yaitu wawancara terhadap pengguna dan hasil kuisioner mengenai kepuasan pengguna. Wawancara dilakukan kepada admin, direktorat kepegawaian dan direktur ITB mengenai aplikasi sistem pendukung keputusan seleksi tenaga kerja Rektorat ITB. Sedangkan kuisoner dibagikan kepada 15 orang yang kemudian akan dilakukan perhitungan menggunakan skala likert.

4.2.4.1Wawancara

Pengujian beta melalui wawancara di bagi menjadi tiga, antara lain yaitu: a. Pengujian beta untuk admin

1. Apakah instruksi yang diberikan dalam website ini mudah dimengerti?

Jawab: Iya, instruksi dan penjelasan website mudah dimengerti, tetapi lebih baik apabila disertakan tutorial penggunaan untuk admin dikarenakan kemunagkinan adanya pertukaran admin. 2. Apakah website ini mempermudah anda dalam pengolahan data

user pegawai, group dan modul?

Jawab: Iya dapat membantu kemudahan dalam pengelolaan data user pegawai, group dan modul.

3. Menurut anda apakah fungsionalitas aplikasi ini memenuhi kebutuhan?

Jawab: Sudah cukup baik, tetapi akan lebih baik jika ada perkembangan untuk ke depannya.

4. Menurut anda, apakah tampilan aplikasi ini mudah dipahami? Jawab: Iya, dikarenakan tampilan yang sederhana namun tidak kaku, sehingga dapat dipahami isi tampilannya.

b. Pengujian beta untuk karyawan direktorat kepegawaian

1. Apakah aplikasi yang sudah dibangun mempermudah dalam pengolahan seleksi tenaga kerja?

Jawab: Iya, dikarenakan dapat mengolah proses seleksi tenaga kerja secara terkomputerisasi juga dapat melihat hasil dari proses seleksi tenaga kerja per periode.

2. Apakah aplikasi ini mempermudah dalam pengambilan keputusan hasil seleksi tenaga kerja?

Jawab: Iya, dikarenakan dengan data dan metode baru yang telah dibuat akan mendapatkan gambaran mengenai keputusan yang akan diambil.

3. Apakah fitur-fitur yang ada, dapat mudah dimengerti?

Jawab: Mudah dimengerti, karena tampilan yang sederhana sehingga mudah pahami.

4. Menurut anda, apakah fungsionalitas aplikasi ini memenuhi kebutuhan?

Jawab: sejauh ini cukup memenuhi kebutuhan, namun lebih baik apabila ada perkembangan untuk kedepannya.

c. Pengujian beta untuk direktur kepegawaian Rektorat ITB

1. Apakah aplikasi yang dibangun dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan?

Jawab: Iya, hasil dari pengolahan data seleksi tenaga kerja melalui sistem pendukung keputusan berbasis web ini dapat memberikan gambaran mengenai keputusan yang akan diambil. 2. Menurut anda, bagaimana dengan tampilan aplikasi dan apakah

aplikasi mudah dipahami?

Jawab: Iya, mudah dipahami dikarenakan tampilan yang cukup simple sehingga fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi mudah juga untuk digunakan.

4.2.5 Kesimpulan Pengujian Beta

Berdasarkan pengujian beta diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Tampilan dari aplikasi yang sudah di bangun mudah untuk dipahami. 2. User tidak mengalami kesulitan mengenai penjelasan yang terdapat di

dalam aplikasi.

3. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah proses seleksi tenaga kerja Rektorat ITB

4. Aplikasi sistem pendukung keputusan tenaga kerja Rektorat ITB, sudah dapat memenuhi kebutuhan untuk proses manajemen data master hingga persetujuan nilai akhir.

5. Aplikasi mudah digunakan, dikarenakan tampilan yang user friendly dan sederhana.

6. Fungsionalitas dari aplikasi sudah memenuhi kebutuhan, namun lebih baik apabila ada perkembangan untuk proses maintanance kedepannya.

7. Dapat memberikan gambaran bagi Direktur Kepegawaian mengenai keputusan yang akan diambil dari hasil seleksi tenaga kerja.

210

hasil yang didapatkan setelah dilakukan tahapan analisis, desain dan implementasi dari perancangan perangkat lunak yang dibangun dan telah dikembangkan serta saran-saran yang akan memberikan catatan penting dan kemungkinan perbaikan yang perlu dilakukan untuk pengembangan selanjutnya.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dari pembahasan dan pengujian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan terhadap sistem pendukung keputusan seleksi tenaga kerja Rektorat ITB adalah sebagai berikut:

1. Sistem pendukung keputusan seleksi tenaga kerja yang telah dibangun dapat menghilangkan penilaian subyektif terhadap seorang pelamar dengan adanya rekomendasi yang dihasilkan oleh sistem.

2. Sistem pendukung keputusan yang telah dibangun dapat membantu Direktur Kepegawaian Rektorat ITB menentukan pelamar yang lolos pada lowongan yang tersedia.

5.2 Saran

Sistem pendukung keputusan ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut untuk mencapai tahapan yang lebih tinggi dan dengan kinerja sistem yang lebih baik. Adapun saran-saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut adalah sebagai berikut:

1. Adanya penyimpanan file hasil rekomendasi dalam bentuk PDF 2. Adanya pengembangan proses lupa password melalui email

3. Adanya pengguna tambahan yaitu pelamar, sehingga pelamar dapat mengetahui hasil seleksi tenaga kerja melalui online.