Sistem Informasi Pengolahan Data Pelatihan Guru SMK Pada Balai Pelatihan Pendidikan Dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat

ii

SMK’s teacher training is activities program of Hall of Educator and Education Labour Training of Vocational Education (BPPTKPK) West Java. This training consist of kinds of training with several generations a year require BPPTKPK to increase their performance to process training data. Data of SMK at West Java which is a base to make training strategy not integrated properly, where there is still having a form like archieve and excel document, so that pursue BPPTKPK’s performance to organize their trainings program. Therefore BPPTKPK needs an SMK’s Teacher Training Data Processing information System that able to save and process both of data of SMK at West Java and training data more securely, effective and efficient so can increase BPPTKPK’s Perfomance.

The analysis model that used in this system development is structured analysis, where the tools that used for drawing the data model is Entity Relationship Diagram (ERD), beside that for the functional model and information flow use Context Diagram, and Data Flow Diagram, and the data collecting technique is observation, interview, literature and company’s documentation. The program implementation use Visual Basic 6.0 with SQL 2000 as database.

The goal of this research is to design various kinds of teacher training data processing at BPPTKPK. The result from this research is to give an alternative of teacher training data processing information system that expected can help to increase BPPTKPK’s performance to organize their training programs.

Keyword :

a. SMK’s Teacher Training Data Processing Information System b. Hall of Educator and Education Labour Training

i

Pelatihan Guru bagi SMK se-Jawa Barat merupakan program kegiatan bagi Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPTKPK) Jawa Barat. Pelatihan yang terdiri dari berbagai jenis pelatihan dengan beberapa angkatan per tahunnya menuntut BPPTKPK dapat meningkatkan kinerjanya dalam melakukan pengolahan data pelatihan. Data SMK se-Jawa Barat yang merupakan dasar pembuatan strategi pelatihan belum terintegrasi dengan baik dimana masih berupa arsip dan dokumen Microsoft Excel, sehingga cenderung semakin menghambat kinerja BPPTKPK dalam menyelenggarakan program-program pelatihannya. Oleh Karena itu dibutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengolahan Data Pelatihan Guru SMK yang dapat menyimpan dan mengelola baik data SMK se-Jawa Barat maupun data pelatihan secara aman, efektif dan efisien sehingga dapat mengingkatkan kinerja BPPTKPK.

Metode pengembangan sistem informasi pelatihan guru pendidikan kejuruan ini dibuat dengan menggunakan metode prototype dan alat pengembangan sistem

berupa Flow Map (Bagan Alir Dokumen), Diagram Konteks (Contex Diagram), DFD

(Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram). Sedangkan teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu metode penelitian dengan cara observasi, wawancara, dan studi pustaka serta dokumentasi pelatihan. Implementasi program menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dengan database menggunakan SQL Server 2000.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang berbagai aktivitas pengolahan data pelatihan guru di BPPTKPK. Hasil dari penelitian ini adalah pemberian suatu alternatif sistem informasi pelatihan guru yang diharapkan dapat membantu mempermudah sekaligus meningkatkan kinerja BPPTKPK dalam menyelenggarakan program-program pelatihannya.

Kata Kunci :

a. Sistem Informasi Pengolahan Data Pelatihan Guru SMK

b. Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

PENDIDIKAN KEJURUAN (BPPTKPK) JAWA BARAT

Tugas Akhir

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Kelulusan Tugas Akhir Pada Program Studi Manajemen Informatika

Oleh : Wiwi Kartiwi NIM. 10907060

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

I. KETERANGAN PRIBADI

1. Nama Lengkap : Wiwi Kartiwi, A.Md. Kom.

2. Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 4 Mei 1989

3. Jenis Kelamin : Perempuan

4. A g a m a : Islam

5. Status Perkawinan : Belum Menikah

6. Alamat Rumah : Jl. Ters. Bojong Koneng Atas No. 106, Bandung

7. Nomor Telp/ Email : 02271445070 / waywayz@yahoo.co.id

kartiwi.wiwi@gmail.com

II. PENDIDIKAN 1. Formal

a. Diploma III Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) tahun 2010 (A.Md) IPK Sementara: 3,86

b. SMAN 10 Bandung berijazah tahun 2007

c. SMPN 16 Bandung berijazah tahun 2004

d. SDN Ciburial I Bandung berijazah tahun 2001

2. Training/ Kursus/ Pelatihan

a. Workshop Produksi Program Televisi,UNIKOM Bandung 2009

b. Peserta Kursus Program TV pada Color Bar Broadcasting Center, Bandung 2009

III. PENGALAMAN JABATAN/ RIWAYAT PEKERJAAN 1. September 2009 – April 2010

Color Bar Broadcasting Center (Lembaga kursus dan training) Bandung, menjabat sebagai Manajer Marketing.

2. November 2009

Zahwa Production Event Organizer : Roadshow Broadcasting ‖Seminar Saatnya

Berkarir di Dunia Pertelevisian‖ WIDYATAMA Bandung, menjabat sebagai Wakil Ketua Pelaksana yang menghadirkan pembicara Deddy Mizwar (produser & sutradara), Sandi Ekayuda (Produser News MetroTV) dan Toni Kurniawan (Floor Director SCTV).

3. November 2009

Zahwa Production Event Organizer : Roadshow Broadcasting ‖Workshop

Pembuatan Program TV‖ UNIKOM Bandung, menjabat sebagai Ketua Pelaksana yang menghadirkan Art Director TVOne dan Produser Program Non Drama INDOSIAR.

4. Agustus 2009

Nurani Production Event Organizer : ‖Semarak Ramadhan 1430 H Pusdai Jawa

Barat‖ yang diselenggarakan selama 10 hari dengan 60 stan bazaar, menjabat sebagai Koordinator Bazaar.

5. Agustus – September 2009 Sebagai guru privat SD dan SMP.

V. PENGALAMAN ORGANISASI

1. Unit Kegiatan Pers Mahasiswa BIRAMA UNIKOM, menjabat sebagai Sekretaris

Umum periode kepengurusan 2008-2009 dan 2009-2010 IV. BEASISWA

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Tahun 1957 adalah saat dimana peradaban dunia beralih dari era industri menuju era informasi. Sejak saat itu, kehidupan manusia baik individu maupun organisasi mengalami proses revolusi dari penerapan teknologi komputer yang disebut computerization (komputerisasi). Dan pada akhirnya, kini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi itu menjadi salah satu syarat terhadap kemajuan suatu organisasi.

Disamping itu, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi juga memberikan rangsangan besar terhadap persaingan yang semakin lama semakin ketat antara organisasi satu dengan organisasi lainnya. Hal tersebut membawa dampak positif terhadap perkembangan organisasi itu sendiri, dimana setiap organisasi bersaing untuk menjadi yang terbaik.

Dalam mencapai suatu tujuan, sebuah organisasi memerlukan manajemen yang sesuai dengan kebutuhan organisasinya. Dengan berkembang pesatnya teknologi informasi, dimana persaingan semakin ketat, sebuah organisasi membutuhkan suatu manajemen yang handal, tepat dan cepat dalam mengelola informasi yang dibutuhkannya.

Pengolahan data dan informasi merupakan suatu hal mutlak yang sangat diperlukan bagi sebuah organisasi, terlebih di jaman yang serba modern seperti sekarang ini, dimana penyajian informasi dituntut tidak hanya harus akurat tetapi juga dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.

Untuk menyajikan informasi yang cepat dan akurat ini, maka dalam proses pengolahan data harus dilakukan secara terkomputerisasi dalam sebuah sistem yang biasa disebut sistem informasi. Dengan dilakukannya proses pengolahan data secara terkomputerisasi, maka pekerjaan-pekerjaan pengolahan data tersebut bisa dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat adalah sebuah organisasi pemerintah yang berfungsi sebagai penyelenggara diklat pendidikan dan pelatihan berbagai program keahlian SMK yang ada di Jawa Barat. BPPTKPK yang sebelumnya bernama Balai Pengembangan Teknologi Pendidikan (BPTP) ini mengadakan pelatihan yang diperuntukkan bagi para guru SMK di Jawa Barat. Hal ini tentunya menuntut BPPTKPK untuk dapat mengelola data-data pelatihannya dengan baik agar program pelatihan ini dapat terselenggara secara merata bagi seluruh guru SMK di Jawa Barat.

Setiap tahunnya BPPTKPK mengelola data SMK yang ada di Jawa Barat, data perencanaan mengenai sekolah-sekolah yang menjadi target pelatihan, data peserta yang mengikuti pelatihan. Dengan tugas pengelolaan data yang relatif banyak ini, ternyata BPPTKPK masih melakukannya dengan menggunakan

Microsoft Excel dan berbagai pengarsipan lainnya. Tentunya, untuk mengelola data-data tersebut akan memerlukan energi yang cukup banyak disertai waktu yang lumayan lama. Proses pengolahan data seperti ini dinilai kurang efektif dan efisien mengingat banyaknya data yang harus diolah dalam waktu yang cepat. Padahal pengolahan data tersebut menjadi salah satu kunci pengambilan kebijakan dan strategi bagi BPPTKPK.

Dengan kondisi tersebut di atas, seiring berjalannya waktu dan kebutuhan penyajian informasi yang lebih cepat dan akurat, maka pengembangan sistem pun perlu dilakukan. Hal ini sangat wajar terjadi, karena sebuah sistem tentu dalam kurun waktu tertentu harus diperbaharui sesuai perkembangan jaman dan kebutuhan organisasi.

Pengembangan sistem yang diperlukan adalah penyajian data rinci SMK, data peserta pelatihan, data pelatihan, dan data kuota sasaran. Dengan pengembangan sistem yang akan dilakukan, diharapkan keempat jenis data tersebut dapat disajikan dengan lengkap, akurat, cepat,dan terklasifikasikan sesuai dengan kebutuhan secara terkomputerisasi. Dengan demikian, BPPTKPK dapat menentukan strategi yang tepat dalam pemerataan program pelatihannya di seluruh SMK di Jawa Barat.

Dari uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian mengenai pengolahan data SMK di Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat dan menjadikannya

sebagai objek penelitian untuk Tugas Akhir yang dilaksanakan oleh penulis. Adapun judul yang diangkat oleh penulis adalah sebagai berikut:

“SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PELATIHAN GURU SMK

PADA BALAI PELATIHAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PENDIDIKAN KEJURUAN (BPPTKPK) JAWA BARAT”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dalam penelitian ini Penulis mengidentifikasi dan merumuskan

permasalahan yang ada pada BPPTKPK Jawa Barat sebagai berikut.

1.2.1. IdentifikasiMasalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem pengolahan data SMK, diantaranya yaitu :

1. Data SMK se-Jawa Barat yang belum dapat tersajikan dengan lengkap dan sesuai kebutuhan karena masih berupa arsip yang terpisah-pisah.

2. Proses pengelolaan data kuota sasaran pelatihan SMK memerlukan waktu yang lama dikarenakan kurangnya data SMK yang lengkap dan sesuai kebutuhan.

3. Belum adanya sistem aplikasi pelatihan guru SMK yang dapat mengolah

materi pelatihan berikut dengan laporan-laporannya secara terkomputerisasi.

1.2.2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari objek penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pelatihan guru SMK yang sedang berjalan pada BPPTKPK Jawa Barat.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pelatihan guru SMK pada BPPTKPK Jawa Barat.

3. Bagaimana mengimplementasikan sistem informasi pelatihan guru SMK

yang dibuat kedalam bentuk bahasa pemograman Visul Basic 6.0. dan SQL Server 2000.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan Penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut.

3.1.1.Maksud Penelitian

Maksud dilaksanakannya penelitian adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

3.1.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem pelatihan guru SMK yang sedang berjalan pada BPPTKPK Jawa Barat.

2. Untuk merancang sistem informasi pelatihan guru SMK sehingga dapat

mempermudah proses pengolahan data pelatihan pada BPPTKPK Jawa Barat.

3. Untuk mengimplementasikan hasil perancangan sistem informasi

pelatihan guru SMK pada BPPTKPK Jawa Barat.

1.4. Kegunaan Penelitian

Dengan adanya penelitian yang dilakukan, diharapkan peneliti dapat memberikan kontribusi positif baik secara praktis maupun akademis sebagai berikut.

4.1.1.Kegunaan Praktis

Adapun kegunaan praktis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya:

a. Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan

pelatihan SMK menjadi lebih baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi.

b. Menambah wawasan dan pengalaman praktis bagi penulis khususnya

mengenai pengolahan data pelatihan SMK di Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat.

1.4.1. Kegunaan Akademis

Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis diantaranya:

a. Dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapat dari bangku perkuliahan pada dunia kerja yang nyata.

b. Menambah khasanah keilmuan dalam bidang sistem informasi.

c. Memberi informasi masukan kepada mahasiswa lainnya tentang sistem informasi pengolahan data pelatihan SMK.

d. Memberi masukan kepada peneliti lain yang ingin meneliti pada kajian yang sama.

1.5. Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pembangunan sistem informasi data pelatihan SMK ini pada permasalahan sebagai berikut:

1. Pengolahan data SMK se-Jawa Barat.

2. Pengolahan data peserta pelatihan.

3. Pengolahan data narasumber pelatihan.

4. Pengolahan data panitia pelatihan.

5. Pengolahan data kuota dan peta sasaran.

6. Pengolahan data kegiatan pelatihan (jadwal dan materi)

7. Pembuatan laporan kegiatan dan personil yang sesuai dengan

kebutuhan.

8. Pembuatan surat undangan pelatihan

9. Pembuatan sertifikat pelatihan

1.6. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Lokasi dilaksanakannya penelitian yaitu di Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat, Jl. Pahlawan 70, Bandung. Adapun jadwal penelitian adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1.

Estimasi Jadwal Penyelesaian Tugas Akhir

No Kegiatan Maret April Mei

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan data

a. Data Sekunder (kajian dokumen)

b. Data Sekunder (wawancara & observasi)

2 _{Mengidentifikasi Kebutuhan Pemakai :}

a. Kajian dokumen

b. Observasi

c. Wawancara

2 Membangun prototype

3 Pemakai menggunakan/mencoba prototype

(Menentukan diterima atau tidaknya

prototype)

4 Merevisi dan meningkatkan prototype

5

prototype lengkap/ proses iterasi

dihentikan

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Sistem

Ketika kita mempelajari suatu sistem informasi, maka hal pertama yang harus kita ketahui adalah memahami tentang apa yang disebut dengan sistem. Berikut adalah penjelasan tentang bentuk dasar sistem.

2.1.1. Bentuk Dasar Sistem

Terdapat beberapa definisi mengenai sistem, diantaranya adalah definisi sistem menurut Jogiyanto Hartono (2004:683) ―Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atu lebih komponen atau susbsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.‖

Sedangkan Abdul Kadir (2008 : 54) mendefinisikan ―sistem adalah

sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.‖

Berdasarkan definisi di atas, sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolahan dan sasaran atau tujuan.

a. Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara.

Sedangakan lingkungan luar yang merugikan barus ditahan dan di kendalikan, jika tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistemm.

d. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan dan masukan sinyal maintenance. Input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

f. Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan, kalau sistem tidak mempunyai tujuan atau sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Pengklasifikasian sistem menurut Jogiyanto (2005 : 6-7) adalah sebagai berikut :

a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta

alam). Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat manusia. Sistem buatan manusia yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system. Karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif stabil/konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas. Sistem social, sistem politik, dan sistem demokrasi merupakan sistem yang probabilistic/tak tentu.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar

tertutup, yang ada hanya relatively closed system ( secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar dan subsistem yang lain. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.2. Pengertian Informasi

Dalam penelitian ini kita tidak akan lepas dari hal-hal yang berkaitan dengan informasi. Makadari itu, akan lebih baik jika kita mengerti tentang bagaimana pengertian informasi terlebih dahulu.

2.2.1. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sedangkan menurut Raymond Mc Leod Jr. (2001 : 13) ―Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti‖.

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu hasil yang diperoleh dari proses pengolahan data sehingga bermanfaat bagi seseorang (pengguna informasi).

Informasi adalah sesuatu yang sangat penting bagi suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

Setelah melalui suatu proses, data diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna informasi tersebut. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata digunakan untuk pengambilan keputusan. Adapun definisi lain dari informasi adalah:

Sedangkan menurut Raymond Mc Leod Jr. (2001 : 13) ―Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti‖.

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu hasil yang diperoleh dari proses pengolahan data sehingga bermanfaat bagi seseorang (pengguna informasi).

Kualitas informasi sangat dipengaruhi dan ditentukan oleh tiga hal, yaitu:

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya,

dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda

2.2.2. Hierarki Informasi

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunanya, yakni sebagai berikut :

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan) rencana perluasan dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.

Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing—masing tingkat atau level manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

2.2.3. Siklus Hidup Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.

Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information cycle) atau ada pula yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cyles).

Gambar 2.1 Siklus Informasi

(sumber : Jogiyanto,2005,Pengantar Ilmu Komputer :695)

2.3.Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan komponen penting dalam suatu sistem. Informasi dibutuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atau kebijakan. Makadari itu penting bagi kita untuk mengetahui pengertian dari informasi.

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch / K. Roscoe dalam Jogiyanto Hartono M.(2005 : 11) ―Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.‖

Proses (model)

Input (Data)

Data (Ditangakap)

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Penerima Output (Information) Dasar Data

Sedangkan menurut Berdasarkan definisi di atas, sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk memberikan informasi bagi pengambil keputusan.

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (Input block),

blok model (model block), blok keluaran(output block) dan blok

teknologi(technology block), blok dasar data (database block), dan blok kendali (control block). Sebagi suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Gambar 2.2 Blok sistem informasi

2.3.2.1. Blok Masukan

Input mawakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.3.2.2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2.3.2.3. Blok Teknologi

Teknologi merupakan ―kotak alat‖ dari pekerjaan sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian utama yaitu, perangkat lunak dan perangkat keras.

2.3.2.4. Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya

2.3.2.5. Blok Kendali

Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan, abotase dan lain sebagainya.

2.4.Pengertian Pengolahan Data dan Pelatihan

Dengan adanya penelitian mengenai pengolahan data dan pelatihan, maka terlebih dahulu kita harus mengerti tentang bagaimana pengertian dari pengolahan data dan pelatihan itu sendiri.

2.4.1. Pengertian Pengolahan Data

Beberapa istilah yang dijadikan variabel penelitian pada laporan penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005 : 796) mendefinisikan pengolahan data sebagai berikut : ―Pengolahan Data adalah proses, cara, perbuatan mengolah‖.

Sedangkan Raymond Mc. Leod (2001 : 237) mendefinisikan pengolahan data sebagai berikut:

―Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya‖.

2.4.2. Pengertian Pelatihan

Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia. Dalam hal ini adalah sumber manusia berkaitan dengan dunia pendidikan, baik yang baru ataupun yang sudah lama pun perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi, dan lain sebagainya.

2.4.2.1. Tujuan Pelatihan

Tujuan umum dari pada pelatihan adalah:

1. Untuk mengembangkan keahlian sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan lebih efektif.

2. Untuk mengembangkan pengetahuan sehingga pekerjaan dapat

diselesaikan secara rasional.

3. Untuk mengembangkan sikap, sehingga menimbulkan kerja sama dengan

teman-teman pegawai dan pimpinan.

Pada umumnya disepakati paling tidak terdapat tiga bidang kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan proses manajemen, yaitu :

a. Kemampuan teknis (technical and skill), kemampuan menggunakan

pengetahuan, metode, teknik, dan peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu yang diperoleh dari pengalaman, pendidikan dan training.

b. Kemampuan sosial (human atau social skill), kemampuan dalam bekerja dengan melalui orang lain, yang mencakup pemahaman tentang motivasi dan penerapan kepemimpinan yang efektif.

c. Kemampuan konseptual (conceptual skill) yaitu:kemampuan untuk

memahami kompleksitas organisasi dan penyesuaian bidang gerak unit kerja masing-masing ke dalam bidang operasi secara menyeluruh. Kemampuan ini memungkinkan seseorang bertindak selaras dengan tujuan organisasi secara menyeluruh dari pada hanya atas dasar tujuan kebutuhan keluarga sendiri. Tujuan-tujuan tersebut diatas tidak dapat dilaksanakan atau dicapai, kecuali apabila pimpinan menyadari akan pentingnya latihan yang sistematis dan karyawan-karyawan sendiri percaya bahwa mereka akan memperoleh keuntungan. Tujuan pengembangan pegawai jelas bermanfaat atau berfungsi baik bagi organisasi maupun karyawan sendiri.

2.4.2.2. Alasan Pentingnya Diadakan Pelatihan

Ada beberapa alasan penting untuk mengadakan pelatihan, yaitu:

a. Karyawan yang sering kali belum memahami secara benar bagaimana melakukan pekerjaan.

b. Perubahan – perubahan lingkungan kerja dan tenaga kerja. Perubahan – perubahan disini meliputi perubahan – perubahan dalam teknologi proses seperti munculnya teknologi baru atau munculnya metode kerja baru.

c. Meningkatkan daya saing perusahaan dan memperbaiki produktivitas. Saat ini daya saing perusahaan tidak bisa lagi hanya dengan mengandalkan aset berupa modal yang dimiliki, tetapi juga harus sumber daya manusia yang menjadi elemen paling penting untuk meningkatkan daya saing sebab sumber daya manusia merupakan aspek penentu utama daya saing yang langgeng.

d. Menyesuaikan dengan peraturan – peraturan yang ada, misalnya standar pelaksanaan pekerjaan yang dikeluarkan oleh asosiasi industri dan pemerintah, untuk menjamin kualitas produksi atau keselamatan dan kesehatan kerja.

2.4.2.3. Manfaat Pelatihan

Manfaat yang diperoleh dari pelatihan yang dilaksanakan oleh setiap organisasi perusahaan antara lain:

a. Kenaikan produktivitas.

Kenaikan produktivitas baik kualitas maupun kuantitas. Tenaga kerja dengan program latihan diharapkan akan mempunyai tingkah laku yang baru, sedemikian rupa sehingga produktivitas baik dari segi jumlah maupun mutu dapat ditingkatkan.

b. Kenaikan moral kerja.

Apabila penyelenggara latihan sesuai dengan tingkat kebutuhan yang ada dalam organisasi perusahaan, maka akan tercipta suatu kerja yang harmonis dan semangat kerja yang meningkat.

c. Menurunnya pengawasan.

Semakin percaya pada kemampuan dirinya, maka dengan disadarinya kemauan dan kemampuan kerja tersebut, para pengawas tidak terlalu dibebani untuk setiap harus mengadakan pengawasan.

d. Menurunnya angka kecelakaan.

Selain menurunnya angka pengawasan, kemauan dan kemampuan tersebut lebih banyak menghindarkan para pekerja dari kesalahan dan kecelakaan. e. Kenaikan stabilitas dan fleksibilitas tenaga kerja.

Stabilitas disini diartikan dalam hubungan dengan pergantian sementara karyawan yang tidak hadir atau keluar.

f. Mengembangkan pertumbuhan pribadi.

Pada dasarnya tujuan perusahaan mengadakan latihan adalah untuk

memenuhi kebutuhan organisasi perusahaan, sekaligus untuk

perkembangan atau pertumbuhan pribadi karyawan.

2.5.Jaringan Komputer

Jaringan komputer bukanlah sesuatu yang baru saat ini. Hampir di setiap perusahaan terdapat jaringan komputer untuk memperlancar arus informasi di dalam perusahaan tersebut. Internet yang mulai populer saat ini adalah suatu jaringan komputer raksasa yang merupakan jaringan komputer yang terhubung dan dapat saling berinteraksi. Hal ini dapat terjadi karena adanya perkembangan teknologi jaringan yang sangat pesat, sehingga dalam beberapa tahun saja jumlah pengguna jaringan komputer yang tergabung dalam Internet berlipat ganda.

2.5.1. Pengertian Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel sehingga mungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama sama menggunakan hardware/software yang terhubung dengan jaringan. Tiap komputer, printer atau periferal yang terhubung dengan jaringan disebut node. Sebuah jaringan komputer dapat memiliki dua, puluhan, ribuan atau bahkan jutaan node.

Sebuah jaringan biasanya terdiri dari 2 atau lebih komputer yang saling berhubungan diantara satu dengan yang lain, dan saling berbagi sumber daya misalnya CDROM, Printer, pertukaran file, atau memungkinkan untuk saling

berkomunikasi secara elektronik. Komputer yang terhubung tersebut,

dimungkinkan berhubungan dengan media kabel, saluran telepon, gelombang radio, satelit, atau sinar infra merah.

2.5.2. Jenis-Jenis jaringan

Ada 3 macam jenis Jaringan/Network yaitu : 1. Local Area Network (LAN) /Jaringan Area Lokal.

Sebuah LAN, adalah jaringan yang dibatasi oleh area yang relative kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan seperti sebuah perkantoran di sebuah gedung, atau sebuah sekolah, dan biasanya tidak jauh dari sekitar 1 km persegi. Beberapa model konfigurasi LAN, satu komputer biasanya di jadikan sebuah file

server yang mana digunakan untuk menyimpan perangkat lunak (software) yang mengatur aktifitas jaringan, ataupun sebagai perangkat lunak yang dapat digunakan oleh komputer-komputer yang terhubung ke dalam network. Komputer-komputer yang terhubung ke dalam jaringan (network) itu biasanya disebut dengan workstation. Biasanya kemampuan workstation lebih di bawah dari file server dan mempunyai aplikasi lain di dalam harddisknya selain aplikasi untuk jaringan. Kebanyakan LAN menggunakan media kabel untuk menghubungkan antara satu komputer dengan komputer lainnya.

2. Metropolitan Area Network (MAN) / Jaringan area Metropolitan

Sebuah MAN, biasanya meliputi area yang lebih besar dari LAN, misalnya antar wilayah dalam satu propinsi. Dalam hal ini jaringan menghubungkan beberapa buah jaringan-jaringan kecil ke dalam lingkungan area yang lebih besar, sebagai contoh yaitu : jaringan Bank dimana beberapa kantor cabang sebuah Bank di dalam sebuah kota besar dihubungkan antara satu dengan lainnya. Misalnya Bank BNI yang ada di seluruh wilayah Ujung Pandang atau Surabaya.

3. Wide Area Network (WAN) / Jaringan area Skala Besar

Wide Area Networks (WAN) adalah jaringan yang lingkupnya biasanya sudah menggunakan sarana Satelit ataupun kabel bawah laut sebagai contoh keseluruhan jaringan BANK BNI yang ada di Indonesia ataupun yang ada di Negara-negara lain. Menggunakan sarana WAN, Sebuah Bank yang ada di Bandung bisa menghubungi kantor cabangnya yang ada di Hongkong, hanya dalam beberapa

menit. Biasanya WAN agak rumit dan sangat kompleks, menggunakan banyak sarana untuk menghubungkan antara LAN dan WAN ke dalam Komunikasi Global seperti Internet. Tapi bagaimanapun juga antara LAN, MAN dan WAN tidak banyak berbeda dalam beberapa hal, hanya lingkup areanya saja yang berbeda satu diantara yang lainnya.

2.5.3.Topologi Jaringan Komputer

Topologi suatu jaringan didasarkan pada cara penghubung sejumlah node atau sentral dalam membentuk suatu sistem jaringan. Topologi jaringan yang umumdipakai adalah : Mess, Bintang (Star), Bus, Tree, dan Cincin (Ring).

Gambar 2.3 Topologi Jaringan

a. Topologi Jaringan Mesh

Topologi jaringan ini menerapkan hubungan antar sentral secara penuh. Jumlah saluran harus disediakan untuk membentuk jaringan Mesh adalah jumlah sentral dikurangi 1 (n-1, n = jumlah sentral). Tingkat kerumitan jaringan sebanding dengan meningkatnya jumlah sentral yang terpasang. Dengan demikian disamping kurang ekonomis juga relatif mahal dalam pengoperasiannya.

b. Topologi Jaringan Bintang (Star)

Dalam topologi jaringan bintang, salah satu sentral dibuat sebagai sentral pusat. Bila dibandingkan dengan sistem mesh, sistem ini mempunyai tingkat kerumitan jaringan yang lebih sederhana sehingga sistem menjadi lebih ekonomis, tetapi beban yang dipikul sentral pusat cukup berat. Dengan demikian kemungkinan tingkat kerusakan atau gangguan dari sentral ini lebih besar.

c. Topologi Jaringan Bus

Pada topologi ini semua sentral dihubungkan secara langsung pada medium transmisi dengan konfigurasi yang disebut Bus. Transmisi sinyal dari suatu sentral tidak dialirkan secara bersamaan dalam dua arah. Hal iniberbeda sekali dengan yang terjadi pada topologi jaringan mesh atau bintang, yang pada kedua sistem tersebut dapat dilakukan komunikasi atau interkoneksi antar sentral secara bersamaan. topologi jaringan bus tidak umum digunakan untuk interkoneksi antar sentral, tetapi biasanya digunakan pada sistem jaringan komputer.

d. Topologi Jaringan Pohon (Tree)

Topologi jaringan ini disebut juga sebagai topologi jaringan bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antar sentral dengan hirarki yang berbeda. Untuk hirarki yang lebih rendah digambarkan pada lokasi yang rendah dan semakin keatas mempunyai hirarki semakin tinggi. Topologi jaringan jenis ini cocok digunakan pada sistem jaringan komputer .

e. Topologi Jaringan Cincin (Ring)

Untuk membentuk jaringan cincin, setiap sentral harus dihubungkan seri satu dengan yang lain dan hubungan ini akan membentuk loop tertutup. Dalam sistem ini setiap sentral harus dirancang agar dapat berinteraksi dengan sentral yang berdekatan maupun berjauhan. Dengan demikian kemampuan melakukan switching ke berbagai arah sentral. Keuntungan dari topologi jaringan ini antara lain : tingkat kerumitan jaringan rendah (sederhana), juga bila ada gangguan atau kerusakan pada suatu sentral maka aliran trafik dapat dilewatkan pada arah lain dalam sistem. Yang paling banyak digunakan dalam jaringan komputer adalah jaringan bertipe bus dan pohon (tree), hal ini karena alasan kerumitan, kemudahan instalasi dan pemeliharaan serta harga yang harus dibayar. Tapi hanya jaringan bertipe pohon (tree) saja yang diakui kehandalannya karena putusnya salah satu kabel pada client, tidak akan mempengaruhi hubungan client yang lain.

Gambar 2.4 Topologi Ring

(sumber : http://tipe-star.blogspot.com/Topologi)

2.6.Perangkat Lunak Pendukung

Untuk membuat sistem informasi yang berbasis komputer tentu memerlukan perangkat lunak yang berfungsi sebagai pendukung pembuatan sistem informasi yang berbasis komputer tersebut.

Adapun perangkat lunak pendukung yang digunakan penulis adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.

2.6.1. Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0

Bunafit Nugroho dan Indah Indriyanna (2007 : 46) menjelaskan tentang Microsoft Visual Basic sebagai berikut:

Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows. Beberapa versi dari Visual basic 6.0 di antaranya adalah:

a. Standard Edition / Learning Edition

Versi ini adalah versi standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk mengembangkan aplikasi.

b. Professional Edition

Versi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para programmer profesional. Misalnya seperti kontrol-kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file Help, serta sarana pengembangan database yang lebih baik.

c. Enterprise Edition

Versi ini dikhususkan untuk para programmer yang ingin

mengembangkan aplikasi remote computing atau client / server. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan.

2.6.2. Sekilas Tentang SQL Server 2000

Bunafit Nugroho dan Indah Indriyanna (2007 : 1) menjelaskan tentang SQL Server 2000 sebagai berikut:

SQL Server 2000 merupakan salahsatu produk DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan

beberapa fitur di dalam mengelola database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000, yaitu :

1. Menggunakan Enterprise Manager

Fitur ini mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI(Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click dan drag, Anda dapat membuat database dan tabel serta manajemen database yang lain dengan mudah.

Menggunakan Query Analyzer

2. Fitur ini menggunakan Transact SQL (Perintah perintah SQL) untuk mengelola database di dalam SQL Server 2000. Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL ST standar yang disesuaikan dengan manajemen database pada SQL Server. Transact SQL memungkinkan Anda untuk dapat membuat database, membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus batabase, menghapus tabel, meyisipkan data, mengubah data dan lain-lain.

2.6.3. Aplikasi yang Digunakan Dalam Pembuatan Program atau Implementasi Program

Dalam pembuatan program dan implementasi program, Penulis menggunakan Microsoft Word 2007 dan Visio 2003 sebagai aplikasi untuk mengolah dokumentasi atau laporan dalam pembuatan program.

35 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Pada penelitian yang dilakukan, Penulis menjadikan Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) sebagai objek penelitian. Adapun hasil dari penelitian mengenai BPPTKPK akan diuraikan sebagai berikut ini.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Balai Pengembangan Teknologi Pendidikan (BPTP), merupakan nama yang dipakai organisasi ini sebelum akhirnya tahun 2010 berganti nama menjadi Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK). BPTP yang sebelumnya menyelenggarakan pelatihan baik bagi siswa maupun guru SMK se-Jawa Barat, kini semenjak berganti nama menjadi BPPTKPK hanya bertugas menyelenggarakan pelatihan bagi guru SMK se-Jawa Barat saja. Hal ini dilatarbelakangi oleh Undang-Undang yang menjelaskan tentang tugas provinsi Jawa Barat yang wajib melenyelenggarakan pelatihan guru, sedangkan pelatihan siswa merupakan kewajiban pihak kabupaten/kota.

Dinas Penddikan Provinsi Jawa Barat berdiri pada tahun 1975 dan dioperasikan pada tahun 1976 melalui bantuan dana dari Bank Dunia (Wold Bank) dengan nama Pusat Latihan Pendidikan Teknik (PLPT).

Berikut adalah pendirian lembaga sejenis di Indonesia:

1. PLPT Jawa Barat (Bandung)

2. PLPT Jakarta (DKI Jakarta)

3. PLTP Jawa Timur (Surabaya)

4. PLPT Sulawesi Selatan (Ujung Pandang)

5. PLTP Sumatra Utara (Medan)

6. PLTP Jawa Tengah (Semarang)

7. PLPT Sumatra Selatan (Palembang)

8. PLPT Jogjakarta (DI Jogjakarta)

9. PLPT Sumatra Barat (Padang)

Tujuan Pendirian PLPT :

1. Efisiensi sarana prasarana

2. Efisiensi tenaga pengajar

3. Efisiensi pembiayan

4. Efisiensi pembelajaran

Pada tahun 1978 pembiayaan PLPT melalui kebijakan Departemen P dan K dialihkan melaui ADB (Asean Development Bank) berubah nama menjadi

BLPT (Balai Latihan Pendidikan Teknik), dimana BLPT itu sendiri mempunyai jenis layanan pelatihan sebagai berikut:

1. Pelatihan calon Instruktur PLPT sejenis (pilot project)

2. Pelatihan kejuruan siswa STM Negeri di Bandung (sebagai sekolah induk) :

a. STM Negeri 1 Bandung (Mesin)/SMK 2

b. STM Negeri 2 Bandung

c. (Listrik+Elka)/SMK4

d. STM Negeri 3 Bandung (Bangunan)/(SMK 5)

e. STM Negeri 4 Bandung (Otomotif)/(SMK 8)

Sejalan dengan penerapan Undang-undang Otonomi Daerah pada tahun 2002 melaui Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 39 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok dan Fungsi, Rincian Tugas Unit Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat BLPT Bandung berubah nama secara kelembagaan menjadi Balai Pengembangan Teknologi Pendidikan (BPTP) sebagai lembaga pelaksana teknis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa barat.

Melalui Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 51 Tahun 2002 tentang Tugas Pokok dan Fungsi, Rincian Tugas Unit Pelaksana Teknis Balai Pengembangan Teknologi Pendidikan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat memiliki tugas pokok dan fungsi pada Bab IV, Pasal 11 ayat (1) dan ayat (2), sebagai berikut.

1. Memimpin, mengkordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pengembangan teknologi pendidikan.

2. Pengaturan teknis operasional di Balai Pengembangan Teknolgi

Pendidikan.

3. Mengendalikan tugas-tugas dibidang pengembangan teknologi pendidikan

yang meliputi perencanaan, pelatihan, penilaian dan uji coba model dan sistem pemebelajaran serta media pembelajaran.

Dengan misi secara kelembagaan adalah sebagai berikut.

1. Mengembangkan model dan sistem pembelajaran untuk Pendidikan

Dasar, Pendidikan Menengah, Pendidikan Tinggi, Pendidikan luar sekolah, Pendidikan luar biasa dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.

2. Mengembangkan program media pembelajaran untuk Pendidikan Dasar,

Pendidikan Menengah, Pendidikan Tinggi, Pendidikan luar sekolah, Pendidikan luar biasa dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.

3. Menyelenggarakan sekolah binaan untuk mengembangkan model dan

sistem pembelajaran serta program media pembelajaran.

4. Menyebarluaskan, mendayagunakan hasil pengembangan model dan

sistem pembelajaran serta program media pembelajaran untuk Pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah, Pendidikan Tinggi, Pendidikan luar sekolah serta Pendidikan luar biasa.

5. Memberikan layanan konsultasi, pelatihan sistem serta program media pembelajaran untuk Pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah, Pendidikan Tinggi, Pendidikan luar sekolah serta Pendidikan luar biasa.

6. Memberikan layanan pendidikan dan pelatihan Pendidikan Teknologi.

7. Melayani Diklat SMK Negeri dan Swasta meliputi perencanaan,

pelaksanaan dan evaluasi.

8. Menciptakan kerjasama dengan semua pihak peduli pendidikan secara sinergis.

Semenjak dikeluarkannya keputusan dari Gubernur Jawa Barat tahun 2002 yang menjelaskan tentang kewajiban provinsi yang hanya menangani pelatihan guru saja (tidak termasuk siswa), maka pada tahun 2010 ini BPTP berganti nama lagi menjadi Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK) Jawa Barat.

Seiring dengan perubahan nama tersebut sekali lagi BPPTKPK mengalami perubahan pula dari segi keorganisasian, visi misi maupun program-program pelatihan guru SMK yang menjadi tanggung jawab BPPTKPK. Sampai dengan selesainya penelitian yang dilakukan oleh Penulis, BPPTKPK masih dalam proses perubahan nama yang semula bernama BPTP, sehingga dalam proses perombakan organisasi tersebut Penulis belum mendapatkan informasi pelatihan yang sempurna karena masih dalam proses penentuan.

Adapun jenis pelatihan pada BPPTKPK yang sudah ditentukan pada saat ini adalah sebagai berikut:

1. Diklat Pelatihan Guru SMK

Diklat pelatihan ini ditujukan bagi guru SMK yang ada di Jawa Barat. Pada jenis pelatihan ini para guru dari berbagai kabupaten/kota yang telah diundang oleh BPPTKPK datang menghadiri pelatihan selama kurang lebih 3 hari. Selama pelatihan para peserta menginap di hotel yang berada tidak jauh dari gedung BPPTKPK. Selain penginapan, peserta diberi fasilitas uang saku dan seminar kit selama proses pelatihan berlangsung dengan syarat menunjukkan surat tugas dari masing-masing sekolah. Diklat pelatihan ini terdiri dari :

a. Diklat Guru Elektronika

b. Diklat Guru Bangunan

c. Diklat Guru Listrik

d. Diklat Guru Otomotif

e. Diklat Guru Mesin

f. Diklat Guru Las

2. Diklat Pelatihan Guru SMK Mobile

Diklat pelatihan mobile ini merupakan pelatihan yang dilaksanakan di tiap sekolah sasaran dengan pihak BPPTKPK yang menjadi narasumber pelatihan mendatangi sekolah yang dituju.

Pada saat ini diklat pelatihan mobile belum dapat berjalan dengan semestinya, karena masih dalam tahap perancangan.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Setelah mengalami pergantian nama yang semula bernama Balai Pengebangan Teknologi Pendidikan (BPTP) menjadi Balai Pelatihan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pendidikan Kejuruan (BPPTKPK), maka visi dan misi yang menjadi landasan perusahaan ini pun berubah. Berikut adalah Visi dan Misi perusahaan tersebut.

Visi

Akselerasi Peningkatan Mutu Pendidikan Kejuruan menuju masyarakat Jawa Barat yang Bertaqwa, Mandiri, Dinamis dan Sejahtera.

Misi

1. Optimalisasi dan pengembangan sumberdaya kelembagaan dalam upaya

meningkatkan layanan pendidikan kejuruan secara produktif, efektif, efisien dan akuntabel.

2. Meningkatkan mutu, daya saing dan relevansi pendidikan melalui layanan

pendidikan pendidik dan tenaga kependidikan kejuruan yang menguasai teknologi dan berwawasan global.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Berdasarkan Surat Keputusan Nomor 35 /BPTP/LL/2008 tanggal 20 Februari 2008, tentang Pengangkatan/Penunjukan Pelaksana Teknis pada Seksi Model dan Sistem Pembelajaran serta Seksi Program Media Pembelajaran Balai

Pengembangan Teknologi Pendidikan dan Surat Tugas tanggal 25 Februari 2008 tentang daftar Pelaksana Teknis, Pelaksana Administrasi dan Pelaksana Umum Kegiatan Peningkatan Mutu dan Daya Saing Pendidikan Kejuruan di Jawa Barat pada Balai Pengembangan Teknologi Pendidikan Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat APBD Tahun 2008, maka berikut ini adalah struktur organisasi pada Pelatihan untuk Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.4. Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi yang dapat kita lihat di atas, maka berikut ini adalah deskripsi tugas dari masing-masing bagian.

KOORDINATOR INSTALASI

PELAKSANA TEKNIS

LAYANAN ADM. UMUM

LAYANAN TEKNIS KEPALA SEKSI

PENYELENGGARA KEPALA BALAI

a. Kepala Balai

1. Kepala Balai BPTP mempunyai tugas pokok meminpin,

mengkoordinasikan, dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan BPTP.

2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada

ayat 1 pasal ini, Kepala Balai BPTP mempunyai fungsi: a. Pengaturan teknis operasional di BPTP

b. Pengendalian tugas-tugas di bidang pengembangan teknologi

pendidikan yang meliputi perancangan, pelatihan, penilaian dan uji coba model dari system pembelajaran serta program media pembelajaran.

3. Rincian tugas Kepala Balai BPTP meliputi:

a. Melaksanakan penyusunan program kerja balai.

b. Mengatur, membina dan mengembalikan tugas pokok dan tugas balai.

c. Menetapkan kebijaksanaan teknis operational balai sesuai dengan kebijakan umum Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. d. Melaksanakan pengendalian tugas-tugas di bidang pengembangan

dan pelatihan mengikuti model dan system pembelajaran serta program dan media pembelajaran.

e. Menyelenggarakan fasilitas dan konsultasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengembangan dan pelatihan.

f. Melaksanakan pengelolaan laboratorium.

h. Melaporkan kegiatan balai kepada Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.

b. Kepala Seksi Penyelenggara

Kepala Seksi Penyelenggara kegiatan bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap kegiatan atau pelatihan yang dilakukan.

c. Layanan Teknis

Layanan Teknis pada sistem data pelatihan yang penulis bahas mempunyai tugas menerima Surat Tugas Kepanitiaan, Surat Tugas Narasumber dan Data SMK se-Jawa Barat. Surat Tugas Kepanitiaan dan Surat Tugas Narasumber akan diserahkan pada Layanan Adm. Umum. Sedangkan Data SMK se-Jawa Barat akan dijadikan bahan acuan untuk membuat Kuota Sasaran yang dilaksanakan per tahunnya. Jika Kuota Sasaran sudah selesai, maka Layanan Teknis akan membuat Peta Sekolah Sasaran yang berisi data SMK yang akan diundang untuk mengikuti pelatihan.

Peta Sekolah Sasaran yang telah selesai akan diberikan kepada Pelaksana Teknis untuk dimintai persetujuan terhadap Peta Sekolah Sasaran yang telah dibuat. Jika Pelaksana Teknis menyetujui dokumen tersebut, maka selanjutnya Peta Sekolah Sasaran akan diserahkan kepada Layanan Adm. Umum. Namun, jika Peta Sekolah Sasaran tidak disetujui, maka Layanan Teknis harus membuat ulang Peta Sekolah Sasaran yang sesuai, dan proses permintaan persetujuan Pelaksana Teknis pun akan terulang kembali selama dokumen tersebut belum disetujui.

d. Koordinator Instalasi

Koordinator Instalasi mempunyai tugas dalam pelaksanaan pelatihan, dimana ketika pelatihan sudah selesai Koordinator Instalasi akan mengumpulkan dokumen-dokumen seperti daftar hadir peserta, daftar hadir panitia, daftar hadir narasumber, nilai peserta, materi pelatihan dan angket. Dokumen-dokumen tersebut akan kemudian akan diberikan kepada Layanan Adm. Umum untuk pengarsipan dan pembuatan laporan.

Ketika peserta pelatihan telah berkumpul di tempat pelatihan yang telah ditentukan, maka akan dilakukan proses check in terlebih dahulu oleh Layanan Umum ini. Layanan Umum bertugas untuk mengawasi dan mengambil daftar check in, biodata, dan Surat Tugas Peserta sebelum pelatihan dimulai.

Setelah semua peserta mengisi dan mengumpulkan dokumen-dokumen di atas, maka seluruh dokumen yang terkumpul akan diserahkan kepada Layanan Adm. Umum untuk diarsipkan dan dibuat laporan.

e. Pelaksana Teknis

Dalam sistem ini Pelaksana Teknis bertugas dalam menentukan persetujuan terhadap Peta Sekolah Sasaran yang diajukan oleh Layanan Teknis. Hal ini termasuk ke dalam penentuan strategi BPPTKPK dalam melakukan pemerataan program pelatihan ke semua SMK yang berada di Jawa Barat.

Setiap pelatihan yang diselenggarakan oleh BPPTKPK selesai, maka Pelaksana Teknis dalam sistem ini akan menerima Laporan Teknis sebagai salah satu bentuk pelaporan hasil dilaksanakannya pelatihan.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah metode yang digunakan oleh penulis dalam melakukan penelitian. Ada beberapa macam metode yang dipakai diantaranya adalah metode pengumpulan data, metode pengembangan sistem dan metode perancangan sistem.

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif dan tindakan (action). Metode deskriptif yaitu mengumpulkan data kemudian menganalisanya serta memaparkan hasil pengamatan di lapangan.

Sedangkan metode tindakan (action research) adalah penelitian yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan baru, cara pendekatan baru, atau produk pengetahuan yang baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia nyata (lapangan).

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Adapun data yang dikumpulkan pada penelitian ini berasal dari dua sumber, yakni Sumber Data Primer dan Sumber Data Sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Sumber Data Primer dalam penelitian ini diperoleh melalui wawancara dan observasi.

1. Wawancara

Wawancara (interview) adalah suatu cara pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pewawancara (pengumpul data) dengan responden (sumber data). Dalam penelitian ini, penulis mewawancarai Pelaksana Teknis yang bertugas mengawasi keseluruhan proses yang terjadi dalam sistem data pelatihan guru, serta Layanan Adm. Umum yang mempunyai peranan paling penting dalam sistem.

2. Observasi

Observasi adalah pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan oleh pengumpul data terhadap gejala/peristiwa yang diselidiki pada objek penelitian. Observasi ini mempunyai sifat tidak adanya interaksi antara objek yang diamati dengan pengamat/pengumpul data.

Observasi ini dilakukan penulis dengan mengamati dan mencatat berbagai hal yang berkaitan dengan proses-proses pada sistem data pelatihan guru SMK yang dilakukan ketika penulis ikut terjun secara langsung dalam berbagai aktivitas di tempat penelitian, yakni BPPTKPK.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Adapun sumber data sekunder dalam penelitian ini diperoleh melalui teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara

mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini, dokumen-dokumen yang telah diperoleh kemudian dianalisis sehingga menghasilkan data-data yang sesuai untuk kegiatan pengembangan sistem.

Dokumen-dokumen tersebut diantaranya adalah Dokumen-dokumen Pelaksanaan Pelatihan Guru SMK yang mencakup berbagai Surat Tugas Kepanitiaan, Surat Tugas Narasumber, Surat Undangan Pelatihan, Surat Permohonan Peserta, Daftar Hadir, Biodata Peserta, Kuota Sasaran , Kerangka Acuan Kerja, dan Data SMK se-Jawa Barat.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Berikut ini akan diuraikan mengenai metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh Penulis.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan terstruktur. Metode ini merupakan metode yang dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,sehingga hasil akhir dari struktur sistem yang dikembangkan dapat didefinisikan dengan baik dan jelas.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang

kompleks di organisasi dapat dipecahkan dan sistem yang dihasilkan akan mudah dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai

dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, serta dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas sistem yang dihasilkan.

Berikut ini adalah metodologi- metodologi yang menggunakan pendekatan pengembangan sistem secara terstruktur. Metodologi tersebut dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kelompok, yaitu :

1. Metodologi pemecahan fungsional (functional decomposition methodologies)

Methodologi ini menekankan pada pemecahan sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan.

2. Metodologi Berorientasi Data (Data Oriented Methodologies)

Metodologi ini menekankan pada karakteristik data yang akan diproses. Metodologi ini kembali dikelompokan menjadi dua kelas, yaitu :

a. Data Flow Oriented Methodologies

Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan sistem ke dalam modul-modul berdasarkan tipe elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika digambarkan dari arus data dan hubungan antar fungsinyadi dalam modul-modul sistem.

b. Data Structur Oriented Methodologies

Metodologi ini menekankan sturktur dari input dan output sistem. Struktur ini kemudian digunakan sebagai dasar struktur sistemnya.

Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya tersebut.

1. Prespective Methodologies

Metodologi ini merupakan metodologi yang dikembangkan oleh sistem house dan pabrik-pabrik perangkat lunak yang tersedia secara komersial dalam paket-paket program.

Dalam hal ini penulis menggunakan Data Flow Oriented Methodologies dimana di dalam metode tersebut terdapat DFD (Data Flow Digram) sebagai alat pengembangan sistemnya.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah metode prototype. Menurut Raymond McLeod dan George P. Schell (2008:201), protptype adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna tentang bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai.

Sedangkan menurut Jogiyanto (2003:526), suatu prototype adalah bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari suatu sistem. Setelah dioperasikan, prototype ditingkatkan terus sesuai dengan kebutuhan pemakai sistem yang juga meningkat.

Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototype secara cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh. Proses membangun sistem ini yaitu dengan membuat prototype atau model awal, kemudian mencobanya, meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai diperoleh sistem yang lengkap atau disebut juga dengan proses iterative (iterative process) dari pengembangan sistem.

Tahapan-tahapan yang dilakukan di dalam pengembangan sistem menggunakan metode prototype adalah sebagai berikut :

1. Indentifikasikan kebutuhan pemakai yang paling mendasar.

Pembuat sistem dapat mewawancarai pemakai sistem tentang kebutuhan pemakai sistem yang paling minimal terlebih dahulu. Proses ini sama dengan proses analisis di pengembangan sistem model SDLC.

2. Membangun prototype. Prototype dibangun oleh pembuat sistem dengan cepat. Hal ini dimungkinkan karena pembuat sistem hanya membangun bagian yang paling mendasar dulu dari keseluruhan sistem yang paling dibutuhkan terlebih dahulu untuk pemakai sistem.

Gambar 3.2 Metode Prototype Sumber: Jogiyanto (2003:527)

Prototype lengkap?

Identifikasikan kebutuhan pemakai yang paling mendasar

1

Membangun prototype awal

2

Menggunakan prototype

3

Meningkatkan prototype

4

Prototype selesai

5

Y T

3. Menggunakan prototype.

Pemakai sistem dianjurkan untuk menggunakan prototype sehingga dapat menilai kekurangan-kekurangan dari prototype sehingga dapat memberikan masukan-masukan kepada pembuat sistem.

4. Merevisi dan meningkatkan prototype.

Pembuat sistem memperbaiki prototype berdasarkan keinginan dari pemakai sistem atau berdasarkan pengalamannya untuk membuat sistem sejenis yang baik. Jika prototype belum lengkap, maka proses iterasi diulangi lagi mulai dari nomor 3.

5. Jika prototype lengkap menjadi sistem yang dikehendaki, maka proses iterasi dihentikan.

Setiap metode pengembangan sistem mempunyai kekurangan dan kelebihannya masing-masing sebagai ciri khasnya. Demikian halnya dengan metode prototype. Berikut ini adalah kelebihan-kelebihan prototype menurut Jogiyanto (2003:528):

1. Jika sistem yang dikembangkan ingin digunakan secepatnya karena

keputusan yang akan diambil manajer merupakan keputusan yang harus segera dilakukan berdasarkan pada informasi yang diberikan untuk sistem. 2. Terjadi ketidakpastian terhadap tantangan dari sistem yang dapat berubah

dengan berjalannya waktu disebabkan karena kebutuhan informasi pemakai sistem belum jelas. Dengan prototyping sistem akan selalu ditingkatkan jika kebutuhan pemakai dari waktu ke waktu muncul dan dibutuhkan.

3. Prototyping mendorong partisipasi dan keterbukaan pemakai sistem dalam pengembangan sistem karena sistem akan terus ditingkatkan dari hasil saran-saran yang diberikan oleh pemakai sistem.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Sesuai dengan metode pendekatan sistem yang digunakan penulis yakni pendekatan sistem berorientasi data, maka berikut ini adalah beberapa alat yang dipakai penulis untuk melakukan kegiatan analisis dan perancangan sistem.

1) Flow Map

Flow Map (Bagan Alir Dokumen) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang termasuk tembusan-tembusannya, juga merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2) Diagram Kontek

Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram kontek ini hanya ada satu proses dan tidak boleh ada store.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi khusus untuk menggambarkan arus data atau aliran data yang terjadi di dalam sistem. Data Flow Diagram (DFD) memproses sistem dalam komponen-komponen beserta seluruh penghubung antar komponen. Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks.

Adapun elemen-elemen dasar dari Data Flow Diagram (DFD) ini adalah

sebagai berikut.

1) Kesatuan Luar (External Entity) , adalah sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.

2) Arus data (Data Flow), merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antar proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

3) Proses (process) merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data ke luar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta

menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble.

4) Kamus Data

Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasikan semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Kamus data itu sendiri memuat hal-hal sebagai berikut.

a. Nama arus data, dicatat pada kamus data agar mereka yang membaca DFD

memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

b. Alias, digunakan untuk menyatakan nama lain dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.

c. Bentuk data, perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengelompokkan data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

d. Penjelasan, digunakan untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

5. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah yang biasanya disebut anomali (anomaly). Anomaly adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan. Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bernuk normal (normal form).

6. Tabel Relasi

Table relasi dalam database menunjukkan relasi antar tabel-tabel. Dengan adanya relasi data dari beberapa tabel dapat ditampilkan sebagai satu kesatuan informasi dalam bentuk query, form atau report.

7. Entitiy Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.

Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R Diagram ini merupakan notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (data storage) dalam

sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data.

Adapun elemen-elemen diagram hubungan entitas adalah sebagai berikut. a. Entity

Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).

b. Relationship

Pada E-R diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif atau kalimat pasif).

c. Relationship Degree

Relationship Degree atau Derajat Relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship. Derajat relasi yang sering dipakai di dalam ERD yaitu, Unary relationship (model relationship yang terjadi diantara entity yang berasal dari entity set yang sama), Binary Relationship (model relationship antara instance-instance dari suatu tipe

entitas) dan Temary Relationship (merupakan relationship antara instance-instance dari tiga- tipe entitas secara sepihak).

d. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari setiap entits dan relationship.

Atribut value atau nilai atribut adalah suatu occurrence tertentu dari sebuah atribut di dalam suatu entity atau relationship. Ada dua jenis atribut, yaitu identifier (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik (primary key) dan descriptor (nonkey attribute) digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entity yang tidak unik.

e. Kardinalitas (Cardinality)

kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi menunjuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas satu ke entitas yang lain dan bergitu pula sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas, yaitu One to One, One to Many atau Many to One, dan Many to Many.

3. Prototyping mendorong partisipasi dan keterbukaan pemakai sistem dalam pengembangan sistem karena sistem akan terus ditingkatkan dari hasil saran-saran yang diberikan oleh pemakai sistem.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Sesuai dengan metode pendekatan sistem yang digunakan penulis yakni pendekatan sistem berorientasi data, maka berikut ini adalah beberapa alat yang dipakai penulis untuk melakukan kegiatan analisis dan perancangan sistem.

1) Flow Map

Flow Map (Bagan Alir Dokumen) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang termasuk tembusan-tembusannya, juga merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

2) Diagram Kontek

Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram kontek ini hanya ada satu proses dan tidak boleh ada store.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi khusus untuk menggambarkan arus data atau aliran data yang terjadi di dalam sistem. Data Flow Diagram (DFD) memproses sistem dalam komponen-komponen beserta seluruh penghubung antar komponen. Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks.

Adapun elemen-elemen dasar dari Data Flow Diagram (DFD) ini adalah sebagai berikut.

1) Kesatuan Luar (External Entity) , adalah sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.

2) Arus data (Data Flow), merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antar proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

3) Proses (process) merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data ke luar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta

menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble.

4) Kamus Data

Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasikan semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Kamus data itu sendiri memuat hal-hal sebagai berikut.

a. Nama arus data, dicatat pada kamus data agar mereka yang membaca DFD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

b. Alias, digunakan untuk menyatakan nama lain dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.

c. Bentuk data, perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengelompokkan data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

d. Penjelasan, digunakan untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

5. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah yang biasanya disebut anomali (anomaly). Anomaly adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan. Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bernuk normal (normal form).

6. Tabel Relasi

Table relasi dalam database menunjukkan relasi antar tabel-tabel. Dengan adanya relasi data dari beberapa tabel dapat ditampilkan sebagai satu kesatuan informasi dalam bentuk query, form atau report.

7. Entitiy Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.

Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R Diagram ini merupakan notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (data storage) dalam

sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data.

Adapun elemen-elemen diagram hubungan entitas adalah sebagai berikut.

a. Entity

Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).

b. Relationship

Pada E-R diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif atau kalimat pasif).

c. Relationship Degree

Relationship Degree atau Derajat Relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship. Derajat relasi yang sering dipakai di dalam ERD yaitu, Unary relationship (model relationship yang terjadi diantara entity yang berasal dari entity set yang sama), Binary Relationship (model relationship antara instance-instance dari suatu tipe

entitas) dan Temary Relationship (merupakan relationship antara instance-instance dari tiga- tipe entitas secara sepihak).

d. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari setiap entits dan relationship.

Atribut value atau nilai atribut adalah suatu occurrence tertentu dari sebuah atribut di dalam suatu entity atau relationship. Ada dua jenis atribut, yaitu identifier (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik (primary key) dan descriptor (nonkey attribute) digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entity yang tidak unik.

e. Kardinalitas (Cardinality)

kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi menunjuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas satu ke entitas yang lain dan bergitu pula sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas, yaitu One to One, One to Many atau Many to One, dan Many to Many.