T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Desain Pembuatan Otomatisasi Data Pengiriman Faktur Pajak di PT Coca Cola Amatil Indonesia T0 BAB IV
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Analisa
4.1.1 Prosedur pembuatan data pengiriman Faktur Pajak
Bagian Pajak bertanggung jawab pada proses pelaporan Pajak Pertambahan
Nilai (PPN) PT. Coca Cola Amatil Indonesia. Manager Pajak mempunyai fungsi
utama dalam menentukan kebijakan atas perekapan invoice dan faktur pajak atas
jasa yang digunakan oleh perusahaan lain.
Prosedur perhitungan pajak sampai pembayaran dan pelaporan pajak adalah
sebagai berikut :
1. Melakukan rekonsiliasi antara data basis, faktur pajak, dan rekeneing
profit loss untuk mencari apakah ada selisih jumlah total yang harus
dibayar dengan data dari arsip pada setiap faktur pajak. Dalam
melakukan rekonsiliasi, dokumen yang dibutuhkan adalah bukti
penjualan, Bagian Pajak mengunduh data dari sistem SAP 180 dan AS
400 yang berisi total penjualan, Bagian Pajak meminta data dari AP
(Account Payable) yaitu pajak masukan. Bagian Pajak melakukan
perhitungan total untuk penjualan dan pajak masukan dicek dengan
jumlah total yang ada pada arsip faktur pajak.
2. Bagian Pajak mengisi data faktur pajak keluar dari Ms. Excel setiap ada
penjualan. Mencetak faktur pajak keluaran, faktur pajak dibuat 2
rangkap yaitu rangkap 1 dikirim kepada supplier yang telah melakuan
pembelian produk coca cola dan rangkap 2 diarsip oleh bagian pajak.
20
21
Sebelum mencetak faktur pajak keluaran ada beberapa hal yang perlu
dilakukan yaitu :
a. Mengunduh data dari sistem SAP 180 yang sudah terhubung oleh
bagian distribusi atau pemasaran produk. Sistem tersebut akan
langsung mengambil data yang dibutuhkan oleh bagian pajak.
b. Mengisikan data yang telah diunduh tersebut ke Ms. Excel.
c. Mencetak faktur pajak yang telah diisi.
d. Bagian Pajak menandatangani faktur pajak yang telah di cetak.
e. Memisahkan atau mengelompokan faktur pajak berdasarkan kode
area distribusi.
f. Mengirimkan faktur pajak ke supplier.
3. Bagian Pajak mengelompokan faktur pajak sesuai dengan nama outlet
dan kode kota distribusi, yaitu:
a. Memisahkan faktur pajak keluaran sesuai kode area. Kode area
tersebut sudah di tentukan dari kantor pusat
Tabel 4.1 Kode area distributor
No.
1.
2.
3.
Kode
EA
EB
ED
Area
Bawen / Salatiga
Kudus
Purwokerto
4.
EE
Jogjakatya
5.
EF
Solo
6.
EG
Madiun
7.
EI
Semarang
8.
EK
Rembang
9.
EL
Pekalongan
10.
EM
Buntu
11.
E9
Ho Finance (Bu Timtim)
22
Tabel diatas menunjukkan kode area atau tujuan Faktur pajak akan
dikirimkan oleh PT. Coca Cola Amatil Indonesia.
b. Memisahkan faktur pajak rangkap 1 dengan faktur pajak rangkap 2.
Faktur pajak rangkap 2 akan diarsip sebagai bukti pemotongan dan
arsip tahunan.
4. Faktur pajak yang telah ditandatangani oleh manager pajak akan dikirim
ke outlet sesuai dengan order yang telah di sepakati. Faktur pajak yang
telah dikelompokan sesuai dengan wilayah pemasaran, dikirimkan
dengan cara dititipkan ke para driver yang bertugas pada wilayah yang
bersangkutan, dengan cara:
a. Mencetak alamat dan ditempet pada amplop sesuai dengan tujuan
masing-masing.
b. Cek faktur pajak yang akan dikirim dan di masukkan ke amplop
sesuai alamatnya.
c. Mengirimkan ke sales center Bawen dan untuk tujuan luar Jawa
Tengah di titipkan ke Resepsionis untuk diberikan ke supir yang
akan datang ke outlet-outlet. Faktur pajak tersebut dikirim bersama
dengan sales invoice dalam satu amplop.
4.2
Kebutuhan
4.2.1 Komputer
Macro dapat diopersikan dengan menggunakan Ms. Excel yang ada pada
komputer yang memiliki sistem operasi berbasis Windows, Microsoft Wimdows
XP, Microsoft Wimdows Vista, Microsoft Wimdows 2003, dst.
23
4.2.2 Ms. Excel
Sistem informasi yang dikembangkan menggunakan aplikasi Microsoft
Office yang didalamnya ada Ms. Excel yang dapat mempermudah dalam
melakukan pekerjaan dan mempersingkat waktu melakukan persortingan data
acak. Fungsi – fungsi yang ada dalam aplikasi ini diantaranya adalah :
Penyortiran data acak
Memberi judul masing-masing kolom
Menjumlahan angka (DDP + PPN = TOTAL)
Membaca data dari Sheet lain
Memberikan nomor urut, dan
Mengelompokan data berdasarkan kode area (E9, EA, EB, dst)
4.3
Jadwal
Dalam pengembangan aplikasi otomatisasi dibutuhkan waktu yaitu :
Tabel 4.2 Jadwal Rancangan Pengembangan Sistem
Keterangan
No. Minggu
ke1
Satu
- Melakukan perancangan dan desain sistem akan dibuat.
2
Dua
- Proses pengkodingan,
- Tahap pertama dengan memhapus kolom-kolom yang
tidak diperlukan, dan menjumlahkan total dari DDP dan
PPN.
3
Tiga
- Proses pengkodingan,
- Tahap kedua dengan memberikan judul-judul yang
diperlukan, seperti: No, NPWP, No. Outlet, Nama
Outlet, No Seri Faktur Pajak, Tanggal, DPP, PPN,
Total, dan Kode Area.
4
Empat
- Membuat tampilan, ukuran, huruf dan warna pada
judul.
24
5
Lima
6
Enam
7
8
4.4
- Melakukan pengkodingan dimulai dengan
gan membuat
aplikasi pengurutan data, dengan cara membaca 2
huruf dari kiri.
- Membuat aplikasi pengelompokan data berdasarkan
kode dengan membaca data dari sheet lain.
Tujuh - Membuat nomor urut berdasarkan jumlah data yang ada
di setiap kode area.
Delapan - Membuat Inputbox untuk membaca nama sheet yang
akan diproses, misalnya tanggal.
Rancangan data pengiriman Faktur Pajak
4.4.1 Rancangan Use Case Diagram
Gambar 4.1 Usecase Diagram
Dalam
lam pembuatan laporan data penagihan pajak berdasarkan pelanggan,
user terlebih dahulu mengunduh data dari sistem yang sudah terhubung dari
bagian pemasaran, setelah data selesai di unduh akan menghasilkan sebuah data
pelanggan secara acak dari berbagai daerah atau kota (kode area). Dengan
menggunakan macro (VBA)
BA) atau sistem otomatisasi, maka data acak tersebut
dapat secara otomatis di kelompokkan berdasarkan kode area,
area, membaca data dari
sheet lain, menjumlahkan, memberi nomor urut dengan cara menekan Ctrl+W,
kemudian mengisi sebuah InputBox dengan nama sheet yaitu tanggal kirim yang
akan di otomatisasi, setelah mengisi InputBox, sistem otomatis akan nengurutkan
data berdasarkan dua huruf dari kiri (E9, EA, EB, dst), menghasilkan Total yang
didapat dari penjumlahan antara DDP dan PPN, kemudian sistem membaca d
data
25
dari sheet PIC yang menampilkan nama dan daerah di setiap kode yang sama pada
sheet yang diproses, dan memberikan nomor urut, maka akan menghasilkan data
penagihanan pajak yang sudah diurutkan berdasarka kode area.
4.5
Implementasi data pengiriman Faktur Pajak
Rancangan otomatisasi faktur pajak khususnya untuk PPN dapat dilakukan
dengan beberapa tahap, yaitu:
1) Tampilan awal seletah Download Data Pelanggan
a) Pada tahap 1 ini data dapat di download pada saat Ms. Excel aktif, maka
user dapat langsung mengikuti petunjuk seperti pada gambar dibawah:
Gambar 4.2 Download Data tahap 1
b) Tahap ke 2
26
Gambar 4.3 Download Data tahap 2
c) Tahap ke 3 merupakan tahap untuk memilih data yang ada pada kolom
pertama sampai kolom sepuluh, seperti gambar 4.5 kemudian klik button
Text.
Gambar 4.4 Proses pengeblogkan dari kolom pertama
27
Gambar 4.5 Proses pengeblogkan samapi kolom ke sepuluh
d) Pada tahap ke 4 blog kolom ke sepeluh berupa data tipe tanggal pilih
button Date, kemudian pilih Finish. Seperti pada gambar 4.4
Gambar 4.4 Download Data tahap 4
-
Tampilan Data Pelanggan yang masih acak
28
Gambar 4.5 Data Pelanggan yang acak
2) Tampilan saat mengisikan “Nama Sheet”
Dengan menggunakan Ctrl+W yang penulis khususkan untuk menjalankan
aplikasi otomatisasi data pengiriman faktur pajak yang ada pada macro,
maka akan langsung muncul InputBox nama sheet seperti berikut, nama
sheet di isi dengan nama yang ada pada sheet yang aktif, misal tanggal
kemudian klik “OK” atau Enter.
29
Gambar 4.6 Proses Mengisi Nama Sheet yang aktif (Tanggal)
3) Tampilan data pelanggan yang sudah urut.
Data yang masih acak, setelah di lakukan otomatisasi maka dapat
menghasilkan data yang urut berdasarkan kode area, dan dapat menberikan
judul serta menghasilkan total dan nomor urut, seperti pada gambar
dibawah:
Gambar 4.7 Data Pelanggan yang sudah urut
30
4) Gambar 4.7 merupakan data yang sudah di kelompokkan berdasarkan kode
area, total dari DPP dan PPN, nama pelanggan atau distributor masingmasing. Nama pelanggan atau distributor didapat dari Sheet “PIC” seperti
pada gambar berikut:
Gambar 4.8 Data PIC (Nama pelanggan dan kota)
4.6
Analisis sistem otomatisasi data pengiriman Faktur Pajak
Sistem pada dasarnya digunakan untuk mempermudah pekerjaan, salah
satunya dalam melakukan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh Bagian Pajak,
meskipun sudah menggunakan aplikasi Ms. Excel (Spreadsheet) tapi bagian pajak
masih membutuhkan waktu lama. Dengan adanya aplikasi otomatisasi ini di
harapkan dapat mempermudah bagian pajak dalam melakukan pekerjaan,
khususnya dalam pembuatan data pengiriman faktur pajak.
Aplikasi ini di buat agar bagian pajak dapat mempersingkat waktu kerja,
dengan sekali tekan “Ctrl +W” maka akan muncul InputBox lalu user dapat
langsung menginput nama sheet berupa tanggal kemudian klik OK otomatis
sistem akan memberikan Judul, Total, No Urut, dan membaca Nama
PIC/Pelanggan. Data yang awalnya acak, akan diurutkan berdasarkan kode area,
31
seperti: “EGI08856214” akan masuk ke “EG” yaitu kode kota “Madiun”, dan
seterusnya seperti yang dijelaskan pada Gambar 4.7 tentang hasil pengurutan data
dan pengelompokan data.
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Analisa
4.1.1 Prosedur pembuatan data pengiriman Faktur Pajak
Bagian Pajak bertanggung jawab pada proses pelaporan Pajak Pertambahan
Nilai (PPN) PT. Coca Cola Amatil Indonesia. Manager Pajak mempunyai fungsi
utama dalam menentukan kebijakan atas perekapan invoice dan faktur pajak atas
jasa yang digunakan oleh perusahaan lain.
Prosedur perhitungan pajak sampai pembayaran dan pelaporan pajak adalah
sebagai berikut :
1. Melakukan rekonsiliasi antara data basis, faktur pajak, dan rekeneing
profit loss untuk mencari apakah ada selisih jumlah total yang harus
dibayar dengan data dari arsip pada setiap faktur pajak. Dalam
melakukan rekonsiliasi, dokumen yang dibutuhkan adalah bukti
penjualan, Bagian Pajak mengunduh data dari sistem SAP 180 dan AS
400 yang berisi total penjualan, Bagian Pajak meminta data dari AP
(Account Payable) yaitu pajak masukan. Bagian Pajak melakukan
perhitungan total untuk penjualan dan pajak masukan dicek dengan
jumlah total yang ada pada arsip faktur pajak.
2. Bagian Pajak mengisi data faktur pajak keluar dari Ms. Excel setiap ada
penjualan. Mencetak faktur pajak keluaran, faktur pajak dibuat 2
rangkap yaitu rangkap 1 dikirim kepada supplier yang telah melakuan
pembelian produk coca cola dan rangkap 2 diarsip oleh bagian pajak.
20
21
Sebelum mencetak faktur pajak keluaran ada beberapa hal yang perlu
dilakukan yaitu :
a. Mengunduh data dari sistem SAP 180 yang sudah terhubung oleh
bagian distribusi atau pemasaran produk. Sistem tersebut akan
langsung mengambil data yang dibutuhkan oleh bagian pajak.
b. Mengisikan data yang telah diunduh tersebut ke Ms. Excel.
c. Mencetak faktur pajak yang telah diisi.
d. Bagian Pajak menandatangani faktur pajak yang telah di cetak.
e. Memisahkan atau mengelompokan faktur pajak berdasarkan kode
area distribusi.
f. Mengirimkan faktur pajak ke supplier.
3. Bagian Pajak mengelompokan faktur pajak sesuai dengan nama outlet
dan kode kota distribusi, yaitu:
a. Memisahkan faktur pajak keluaran sesuai kode area. Kode area
tersebut sudah di tentukan dari kantor pusat
Tabel 4.1 Kode area distributor
No.
1.
2.
3.
Kode
EA
EB
ED
Area
Bawen / Salatiga
Kudus
Purwokerto
4.
EE
Jogjakatya
5.
EF
Solo
6.
EG
Madiun
7.
EI
Semarang
8.
EK
Rembang
9.
EL
Pekalongan
10.
EM
Buntu
11.
E9
Ho Finance (Bu Timtim)
22
Tabel diatas menunjukkan kode area atau tujuan Faktur pajak akan
dikirimkan oleh PT. Coca Cola Amatil Indonesia.
b. Memisahkan faktur pajak rangkap 1 dengan faktur pajak rangkap 2.
Faktur pajak rangkap 2 akan diarsip sebagai bukti pemotongan dan
arsip tahunan.
4. Faktur pajak yang telah ditandatangani oleh manager pajak akan dikirim
ke outlet sesuai dengan order yang telah di sepakati. Faktur pajak yang
telah dikelompokan sesuai dengan wilayah pemasaran, dikirimkan
dengan cara dititipkan ke para driver yang bertugas pada wilayah yang
bersangkutan, dengan cara:
a. Mencetak alamat dan ditempet pada amplop sesuai dengan tujuan
masing-masing.
b. Cek faktur pajak yang akan dikirim dan di masukkan ke amplop
sesuai alamatnya.
c. Mengirimkan ke sales center Bawen dan untuk tujuan luar Jawa
Tengah di titipkan ke Resepsionis untuk diberikan ke supir yang
akan datang ke outlet-outlet. Faktur pajak tersebut dikirim bersama
dengan sales invoice dalam satu amplop.
4.2
Kebutuhan
4.2.1 Komputer
Macro dapat diopersikan dengan menggunakan Ms. Excel yang ada pada
komputer yang memiliki sistem operasi berbasis Windows, Microsoft Wimdows
XP, Microsoft Wimdows Vista, Microsoft Wimdows 2003, dst.
23
4.2.2 Ms. Excel
Sistem informasi yang dikembangkan menggunakan aplikasi Microsoft
Office yang didalamnya ada Ms. Excel yang dapat mempermudah dalam
melakukan pekerjaan dan mempersingkat waktu melakukan persortingan data
acak. Fungsi – fungsi yang ada dalam aplikasi ini diantaranya adalah :
Penyortiran data acak
Memberi judul masing-masing kolom
Menjumlahan angka (DDP + PPN = TOTAL)
Membaca data dari Sheet lain
Memberikan nomor urut, dan
Mengelompokan data berdasarkan kode area (E9, EA, EB, dst)
4.3
Jadwal
Dalam pengembangan aplikasi otomatisasi dibutuhkan waktu yaitu :
Tabel 4.2 Jadwal Rancangan Pengembangan Sistem
Keterangan
No. Minggu
ke1
Satu
- Melakukan perancangan dan desain sistem akan dibuat.
2
Dua
- Proses pengkodingan,
- Tahap pertama dengan memhapus kolom-kolom yang
tidak diperlukan, dan menjumlahkan total dari DDP dan
PPN.
3
Tiga
- Proses pengkodingan,
- Tahap kedua dengan memberikan judul-judul yang
diperlukan, seperti: No, NPWP, No. Outlet, Nama
Outlet, No Seri Faktur Pajak, Tanggal, DPP, PPN,
Total, dan Kode Area.
4
Empat
- Membuat tampilan, ukuran, huruf dan warna pada
judul.
24
5
Lima
6
Enam
7
8
4.4
- Melakukan pengkodingan dimulai dengan
gan membuat
aplikasi pengurutan data, dengan cara membaca 2
huruf dari kiri.
- Membuat aplikasi pengelompokan data berdasarkan
kode dengan membaca data dari sheet lain.
Tujuh - Membuat nomor urut berdasarkan jumlah data yang ada
di setiap kode area.
Delapan - Membuat Inputbox untuk membaca nama sheet yang
akan diproses, misalnya tanggal.
Rancangan data pengiriman Faktur Pajak
4.4.1 Rancangan Use Case Diagram
Gambar 4.1 Usecase Diagram
Dalam
lam pembuatan laporan data penagihan pajak berdasarkan pelanggan,
user terlebih dahulu mengunduh data dari sistem yang sudah terhubung dari
bagian pemasaran, setelah data selesai di unduh akan menghasilkan sebuah data
pelanggan secara acak dari berbagai daerah atau kota (kode area). Dengan
menggunakan macro (VBA)
BA) atau sistem otomatisasi, maka data acak tersebut
dapat secara otomatis di kelompokkan berdasarkan kode area,
area, membaca data dari
sheet lain, menjumlahkan, memberi nomor urut dengan cara menekan Ctrl+W,
kemudian mengisi sebuah InputBox dengan nama sheet yaitu tanggal kirim yang
akan di otomatisasi, setelah mengisi InputBox, sistem otomatis akan nengurutkan
data berdasarkan dua huruf dari kiri (E9, EA, EB, dst), menghasilkan Total yang
didapat dari penjumlahan antara DDP dan PPN, kemudian sistem membaca d
data
25
dari sheet PIC yang menampilkan nama dan daerah di setiap kode yang sama pada
sheet yang diproses, dan memberikan nomor urut, maka akan menghasilkan data
penagihanan pajak yang sudah diurutkan berdasarka kode area.
4.5
Implementasi data pengiriman Faktur Pajak
Rancangan otomatisasi faktur pajak khususnya untuk PPN dapat dilakukan
dengan beberapa tahap, yaitu:
1) Tampilan awal seletah Download Data Pelanggan
a) Pada tahap 1 ini data dapat di download pada saat Ms. Excel aktif, maka
user dapat langsung mengikuti petunjuk seperti pada gambar dibawah:
Gambar 4.2 Download Data tahap 1
b) Tahap ke 2
26
Gambar 4.3 Download Data tahap 2
c) Tahap ke 3 merupakan tahap untuk memilih data yang ada pada kolom
pertama sampai kolom sepuluh, seperti gambar 4.5 kemudian klik button
Text.
Gambar 4.4 Proses pengeblogkan dari kolom pertama
27
Gambar 4.5 Proses pengeblogkan samapi kolom ke sepuluh
d) Pada tahap ke 4 blog kolom ke sepeluh berupa data tipe tanggal pilih
button Date, kemudian pilih Finish. Seperti pada gambar 4.4
Gambar 4.4 Download Data tahap 4
-
Tampilan Data Pelanggan yang masih acak
28
Gambar 4.5 Data Pelanggan yang acak
2) Tampilan saat mengisikan “Nama Sheet”
Dengan menggunakan Ctrl+W yang penulis khususkan untuk menjalankan
aplikasi otomatisasi data pengiriman faktur pajak yang ada pada macro,
maka akan langsung muncul InputBox nama sheet seperti berikut, nama
sheet di isi dengan nama yang ada pada sheet yang aktif, misal tanggal
kemudian klik “OK” atau Enter.
29
Gambar 4.6 Proses Mengisi Nama Sheet yang aktif (Tanggal)
3) Tampilan data pelanggan yang sudah urut.
Data yang masih acak, setelah di lakukan otomatisasi maka dapat
menghasilkan data yang urut berdasarkan kode area, dan dapat menberikan
judul serta menghasilkan total dan nomor urut, seperti pada gambar
dibawah:
Gambar 4.7 Data Pelanggan yang sudah urut
30
4) Gambar 4.7 merupakan data yang sudah di kelompokkan berdasarkan kode
area, total dari DPP dan PPN, nama pelanggan atau distributor masingmasing. Nama pelanggan atau distributor didapat dari Sheet “PIC” seperti
pada gambar berikut:
Gambar 4.8 Data PIC (Nama pelanggan dan kota)
4.6
Analisis sistem otomatisasi data pengiriman Faktur Pajak
Sistem pada dasarnya digunakan untuk mempermudah pekerjaan, salah
satunya dalam melakukan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh Bagian Pajak,
meskipun sudah menggunakan aplikasi Ms. Excel (Spreadsheet) tapi bagian pajak
masih membutuhkan waktu lama. Dengan adanya aplikasi otomatisasi ini di
harapkan dapat mempermudah bagian pajak dalam melakukan pekerjaan,
khususnya dalam pembuatan data pengiriman faktur pajak.
Aplikasi ini di buat agar bagian pajak dapat mempersingkat waktu kerja,
dengan sekali tekan “Ctrl +W” maka akan muncul InputBox lalu user dapat
langsung menginput nama sheet berupa tanggal kemudian klik OK otomatis
sistem akan memberikan Judul, Total, No Urut, dan membaca Nama
PIC/Pelanggan. Data yang awalnya acak, akan diurutkan berdasarkan kode area,
31
seperti: “EGI08856214” akan masuk ke “EG” yaitu kode kota “Madiun”, dan
seterusnya seperti yang dijelaskan pada Gambar 4.7 tentang hasil pengurutan data
dan pengelompokan data.