KNOWLEDGE MANAGEMENT: MENDAYAGUNAKAN PENGALAMAN DAN INFORMASI
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
KNOWLEDGE MANAGEMENT: MENDAYAGUNAKAN PENGALAMAN DAN
INFORMASI
Yohana Tri Widayati
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas AKI
e-mail: [email protected]
Abstrak
Manajemen pengetahuan adalah penerapan manajemen baru yang dikembangkan untuk
mengoptimalkan nilai-nilai organisasi dengan membantu personil untuk melakukan inovasi
dan adaptasi untuk perubahan. Dengan manajemen pengetahuan, organisasi dapat
memberdayakan tujuan untuk meraih kinerja organisasi yang tinggi. Perkembangan
teknologi terutama dalam informasi juga sebagai alat untuk melakukan manajemen
pengetahuan berbasis platform infrastruktur, aplikasi dan solusi mitra. Tantangan bagi
organisasi adalah bagaimana membangun infrastruktur manajemen pengetahuan yang
komprehensif dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Kata kunci: manajemen
memberdayakan
pengetahuan,
pengembangan,
solusi
Knowledge
1. Pendahuluan
1.1 Kebutuhan
Knowledge
akan
mitra,
adalah
platform,
keseluruhan
bagian dari pengetahuan yang ada dan
keterampilan individu yang digunakan
Management
Manajemen
pengetahuan
untuk memecahkan masalah. Knowledge
ialah
suatu
tersebut terbagi dalam teori dan praktek
rangkaian kegiatan yang digunakan oleh
yang pada umumnya berupa aturan dan
organisasi
untuk
petunjuk untuk mengambil keputusan.
menciptakan,
Knowledge bergantung pada data dan
(knowledge
management)
atau
perusahaan
mengidentifikasi,
menjelaskan,
dan
mendistribusikan
informasi
yang
dimiliki
oleh
suatu
pengetahuan untuk digunakan kembali,
personal yang merefleksikan tentang suatu
diketahui,
pendapat.
dan
dipelajari
di
dalam
organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait
dengan objektif organisasi dan ditujukan
1.2 Hakikat Knowledge Management
Manajemen
Pengetahuan
atau
untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
Knowledge
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja,
dimaksudkan untuk mewakili pendekatan
keunggulan
terencana dan sistematis untuk menjamin
kompetitif,
inovasi yang lebih tinggi.
atau
tingkat
Management
(KM)
penggunaan penuh dasar pengetahuan
organisasi, ditambah keahlian, kompetensi,
114
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
pemikiran, inovasi dan ide individual
sistem yang berdasarkan ketrampilan dan
potensial untuk menciptakan organisasi
intelektualitas.
yang lebih efisien dan efektif.
memberikan penilaian yang lebih tinggi
Knowledge
Management
untuk
Para
organisasi
investor
dengan
mulai
ketrampilan
merupakan suatu praktek manajemen baru
manajemen yang relevan dan kemampuan
yang
untuk
beradaptasi terhadap perubahan kondisi
memaksimalkan nilai organisasi dengan
bisnis dibandingkan nilai dari aktivitas
cara membantu individu yang terkait di
tetap organisasi. Masa depan dan penilaian
dalamnya untuk melakukan inovasi dan
organisasi akan sangat bergantung pada
beradaptasi
kemampuan
dikembangkan
dengan
perubahan
yang
untuk
memperkenalkan
terjadi. Beberapa faktor pendorong yang
produk baru secara cepat, penetrasi pasar
menjadi alasan kuat bagi organisasi untuk
dan responsif terhadap ancaman baru yang
mengunakan
timbul.
dalam
Knowledge
mengelola
Management
pengalaman
dan
tumbuhnya
Ketiga,
entrepreneurial
kemampuan intelektual individunya secara
economy. Dorongan yang ditimbulkan
sistematis antara lain tersebut di bawah ini.
faktor tersebut diperkuat dengan semakin
Pertama, keberpalingan dunia bisnis dari
pentingnya kewirausahaan secara budaya
rekayasa
dan meningkatnya jumlah dana modal
ulang
proses
bisnis.
Kompleksitas TQM, re-engineering dan
ventura.
activity based costing telah dimaklumi
Sifat kewirausahaan yang mampu
secara umum. Rekayasa ulang proses
mendistribusikan nilai yang dimiliki ke
bisnis sudah merupakan komoditi dan
modal bisnis baru memberikan percepatan
produksi kelas dunia. Tidak lagi menjadi
pada proses perubahaan. Usaha yang
suatu
suatu
belum berkembang dengan cepat dapat
organisasi
dirubah dan diungkit oleh kumpulan
tuntutan.
diferensiasi
Sebagian
melainkan
besar
melihat bahwa dewasa ini pengelolaan
pengalaman
dari
usaha
yang
pengetahuan dan proses inovasi sebagai
berkembang.
Modal
suatu disiplin baru yang penting untuk
merubah cara menjual, mengelola dan
memperoleh keunggulan kompetitif dalam
melakukan pembiayaan yang selama ini
memuaskan pelanggannya.
ada.
bisnis
baru
telah
ini
Kedua, di era globalisasi ini sistem yang
Teknologi sendiri tidak lepas dari
murni berdasarkan produksi menjadi suatu
kebutuhan akan knowledge management.
Kemampuan untuk menangkap informasi,
115
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
pengetahuan
dan
data
lebih
dapat tetap survive. Penekanan akan makin
dibutuhkan daripada sekedar kemampuan
pentingnya kualitas sumber daya manusia
untuk
dan
(SDM) merupakan salah satu respon dalam
menganalisis informasi. Organisasi yang
menyikapi perubahan tersebut, dan ini
personal-personalnya memiliki akses ke
tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk
informasi
yang
meningkatkan dan mengembangkan SDM.
menangkap
Sehubungan dengan itu peranan ilmu
kecenderungan dan mengelola peluang
pengetahuan menjadi makin menonjol,
akan menempatkannya dalam keunggulan
karena
posisi kompetitif tersendiri.
semua perubahan yang terjadi dapat
1.3 Konsep Knowledge Management
disikapi
menyerap,
dan
diperlukan
kini
mengelola
keterampilan
untuk
Konsep manajemen pengetahuan
hanya
dengan
dengan
pengetahuanlah
tepat.
Ini
berarti
pendidikan memainkan peran penting
ini meliputi pengelolaan sumber daya
dalam
manusia (SDM) dan teknologi informasi
berkualitas
(TI) dalam tujuannya untuk mencapai
kompetisi secara global khususnya dalam
organisasi perusahaan yang semakin baik
bidang
sehingga
persaingan
mempersiapkan
dan
SDM
kompetitif.
ekonomi
telah
yang
Ketatnya
menjadikan
mampu
memenangkan
organisasi usaha memikirkan kembali
bisnis.
Perkembangan
strategi pengelolaan usahanya, dan SDM
teknologi informasi memang memainkan
yang
peranan yang penting dalam konsep
pengetahuannya menjadi pilihan penting
manajemen pengetahuan. Hampir semua
yang harus dilakukan dalam konteks
aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai
tersebut.
oleh
penguasaan
sehingga
jika
teknologi
informasi,
berbicara
mengenai
berkualitas
dengan
penguasaan
Knowledge management ini bisa
dimanfaatkan
baik
untuk
pendidikan
manajemen pengetahuan tidak lepas dari
sampai level perusahaan maupun negara.
pengelolaan.
ini
Pemanfaatannya dalam kehidupan pribadi,
menunjukkan makin cepatnya perubahan
sebenarnya sudah sering melakukannya,
dalam segala bidang kehidupan, akibat
namun mungkin tidak disadari bahwa
dari efek globalisasi serta perkembangan
sudah melakukan knowledge management,
teknologi
informasi
sangat
misalnya ingin menjadi juara kelas di
akseleratif.
Kondisi
telah
sekolah (impian yang ingin diraih), maka
Pada
perkembangan
yang
ini
jelas
mengakibatkan perlunya cara-cara baru
strategi
dalam menyikapi semua yang terjadi agar
mewujudkannya
yang
dipilih
di
untuk
dapat
antaranya
:rajin
116
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
belajar,
rajin
membuat
rangkuman
7. Penanganan
masalah
secara
cepat
pelajaran sehingga mudah dipelajari dan
berdampak pada customer satisfaction.
diingat kembali, rajin mengikuti berita
8. Manajemen juga mampu mendapat
baik
nasional
maupun
internasional
informasi yang lebih akurat untuk
menaati peraturan di sekolah. Adapun
tantangan dari Knowledge Management
adalah
bagaimana
pengetahuan
dan
analisis dan mengambil keputusan.
9. Manfaat
meng-capture
pengalaman
terbesarnya
adalah
merangsang tumbuhnya ide dari setiap
dari
karyawan pada bisnis perusahaan.
karyawan dan bagaimana mengelolanya.
Kegiatan manajemen pengetahuan
Termasuk dalam hal ini ide-ide, best
ini biasanya dikaitkan dengan tujuan
practice maupun worst practice.
organisasi semisal untuk mencapai suatu
Alasan
perlunya
implementasi
hasil tertentu seperti pengetahuan bersama,
konsep, yaitu:
peningkatan
1. Mempercepat arus informasi dalam
kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih
internal
perusahaan
atau
proses
edukasi ke karyawan menjadi lebih
mudah.
untuk menerapkan MP antara lain:
1. Membuat
menjadi
3. Menghindari hilangnya key person
yang
menyebabkan
perusahaan
dalam
tersedia
2. Mencapai
dan
dalam
jasa
bentuk
siklus
pengembangan
produk baru yang lebih cepat.
hal
3. Memfasiltasi dan mengelola inovasi
dan pembelajaran organisasi.
knowledge retention.
5. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu
4.
banyak mengadakan in-class training
pelatihan
produk
terkait
eksplisit.
hilangnya knowledge perusahaan.
4. Membantu
pengetahuan
pengembangan
dan knowledge SDM.
perusahaan
keunggulan
tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi
2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas
6. Proses
kinerja,
dapat
dilakukan
Mendaya-ungkit keahlian orang-orang
di seluruh penjuru organisasi.
5.
Meningkatkan keterhubungan jejaring
dimana saja dan kapan saja. Contoh:
antara
jika teknisi/analis mendapat problem
eksternal.
yang belum pernah ditemui, bisa
6.
pribadi
interna
dan
juga
Mengelola lingkungan bisnis dan
mencari contoh kasusnya di sistem
memungkinkan para karyawan untuk
database knowledge management (best
mendapatkan pengertian dan gagasan
practise).
117
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
yang relevan terkait pekerjaan yang
7.
1.
Manajemen pengetahuan adalah
dilakukan.
mengenai
Mengelola modal intelektual dan aset
pengorganisasian
intelektual di tempat kerja.
untuk mengembangkan organisasi
penggalian
dan
pengetahuan
2. Kajian Pustaka
yang menguntungkan dan lebih
2.1 Pengertian Knowledge Management
efisien.
Memaparkan
bahwa
management
manajemen
membantu mempersiapkan para personal
merupakan
dalam lingkungan yang relatif konstan
keahlian kolektif organisasional di
mengalami perubahan demografi, industri,
mana pun pengetahuan tersebut
ekonomi dan kebutuhan pelanggan. Para
berada baik dalam database, paper
personal memiliki keahlian dan informasi
ataupun
yang
mendistribusikan
Knowledge
dibutuhkan
permasalahan.
untuk
Untuk
memang
knowledge
menyikapi
mendefinisikan
tidak
mudah
(
Nonaka, 2007) karena menggabungkan
banyak intangibles seperti pengalaman
(experience),
intuisi
(intuition),
orang
menghasilkan
menangkap
dan
kemudian
pengetahuan
pencapaian
yang
terbesar.
2. Manajemen pengetahuan adalah
bangunan sistematis, eksplisit dan
disengaja,
dan pelajaran yang dipelajari (lessons
aplikasi
pembaharuan
pengetahuan
serta
untuk
potensial
memaksimalkan efektivitas yang
tindakan.
berkenaan
dengan
pengetahuan
Knowledge merupakan keadaan kognitif
organisasi
dan
pengembalian
pikiran
kembali
aset
pengetahuan
learned),
memperbaiki
secara
proses
tersebut ke mana pun agar dapat
pertimbangan (judgement), keahlian (skill)
yang
pengetahuan
berbagai
yang
dicapai
dengan
menggabungkan pemahaman dan kognisi
organisasi.
(understanding and cognition). Hal ini
3. Manajemen pengetahuan adalah
sering ditunjukkan sebagai penyusunan
seperangkat proses menciptakan
dan pendokumentasian knowledge seperti:
dan
patents,
seluruh
databases,
manuals,
reports,
beberapa
manajemen pengetahuan, yaitu:
pengetahuan
organisasi
ke
untuk
mengoptimalkan pencapaian misi
procedures dan white papers.
Terdapat
berbagi
definisi
dan
tujuan
manajemen
mengenai
organisasi.
pengetahuan
Jadi,
adalah
meningkatkan
118
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
penggunaan
pengetahuan
organisasional
melalui
yakni
pengetahuan
yang
secara
praktik-
implisit terbatinkan di mana sulit
praktik manajemen informasi dan
dipahami oleh orang lain. Penciptaan
pembelajaran
untuk
pengetahuan secara efektif bergantung
mencapai keunggulan kompetetitif
pada konteks yang memungkinkan
dalam pengambilan keputusan.
terwujudnya penciptaan pengetahuan.
Sedangkan
Nonaka
Penciptaan pengetahuan ini tergantung
(2007), mendefinisikan tentang pengertian
dari konteks organisasinya yakni bisa
pengetahuan sebagai:
bersifat fisik, maya, mental atau
organisasi
menurut
1. Pengetahuan
merupakan
justified
gabungan ketiganya. Pengetahuan ini
bersifat
believe
Pengetahuan
merupakan
bagian
fakta-fakta
observasi
2.
mengenai
berdasarkan
dunia.
Proses
Penciptaan
berbagi
perasaan
konsep,
kepercayaan
pengetahuan
pengetahuan
menciptakan
sistem
dan
dalam
organisasi terdiri dari lima langkah yakni:
penciptaan pengetahuan ini melibatkan
dan
rasional
berdasarkan tindakan manusia.
dari kenyataan, yang berasal dari
kumpulan
dinamis,
terbatinkan,
konsep,
membangun
membenarkan
dan
prototype
(belief system) baik secara sadar
melakukan penyebaran pengetahuan di
ataupun tidak sadar.
berbagai
Pengetahuan merupakan sesuatu yang
organisasi. Sebelum memahami konsep
bersifat eksplisit dan tacit
manajemen pengetahuan ini ada beberapa
Pengetahuan dapat diekspresikan
fungsi
serta
tingkat
di
istilah yang harus dipahami yaitu:
dalam tulisan-tulisan di buku atau
1. Data adalah kumpulan angka atau fakta
kertas dalam bentuk kalimat, gambar,
objektif mengenai sebuah kejadian
bagan ataupun grafik. Akan tetapi ada
(bahan mentah informasi).
sebagian
dari
pengetahuan
2. Informasi
adalah
data
yang
diekspresikan secara eksplisit yakni
diorganisasikan atau diolah sehingga
pengetahuan
dengan
mempunyai
bentuk
berbentuk dokumen, laporan ataupun
perasaaan
bahasa
yang
terkait
keterampilan,
pribadi,
multimedia.
pengalaman fisik petunjuk praktis
3. Pengetahuan
(rule
akibat
of
persepsi
thumb)
dan
intuisi.
Pengetahuan tersebut bersifat tacit
arti.
Informasi
(knowledge)
dapat
adalah
kebiasaan, keahlian atau kepakaran,
ketrampilan,
pemahaman
atau
119
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
pengertian
yang
pengalaman,
diperoleh
latihan
atau
dari
melalui
Tacit
Merupakan
Knowledge.
bentuk
pengetahuan yang masih tersimpan dalam
proses belajar. Istilah ini sering kali
pikiran
rancu
persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian
dengan
Ilmu
pengetahuan
(science). Ilmu pengetahuan adalah
diuji
atau
dibuktikan
Misalnya:
gagasan,
atau kemahiran, dan sebagainya.
ilmu yang teratur (sistematik) yang
dapat
manusia.
Definisi
pengetahuan
mengenai
manaejemen
tergantung
dari
cara
kebenarannya, sedangkan pengetahuan
organisasi
belum tentu dapat diterapkan karena
memanfaatkan pengetahuan. Organisasi
pengetahuan sebuah organisasi sangat
intelijen militer akan mempunyai definisi
terkait
yang
dengan nilai,
budaya
dan
kondisi dari organisasi tersebut.
menggunakan
berbeda
dan
mengenai
pengetahuan
dengan
perusahaan.
dibandingkan
Berdasarkan Nonaka dan Takechi (2007)
2.2 Jenis Pengetahuan
Ada dua jenis pengetahuan yaitu
membedakan antara tacit dan explicit
pengetahuan eksplisit dan pengetahuan
knowledge
tacit.
knowledge dengan empat cara yakni:
Pengetahuan
eksplisit
dapat
diungkapkan dengan kata-kata dan angka
1. Tacit
dan
Knowledge
disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi
Knowledge
dan
Externalization.
buku
petunjuk,
sedangkan
pengetahuan tacit sifatnya sangat personal
2. Tacit
Knowledge,
dikomunikasikan kepada orang lain.
Socialization.
Knowledge,
atau
Combination.
sehingga
mudah
disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan
menuju
menuju
prosesnya
Explicit
disebut
Tacit
disebut
3. Explicit Knowledge menuju Explicit
pengetahuan yang sudah terdokumentasi
terformalisasi,
konversi
prosesnya
Knowledge
yang sulit diformulasikan sehingga sulit
Explicit Knowledge. Merupakan bentuk
membagi
4. Explicit
prosesnya
Knowledge
dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan,
Knowledge,
dokumen, surat dan sebagainya.
Internalization.
menuju
prosesnya
disebut
Tacit
disebut
120
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Gambar 1. Model Konversi Knowledge Management
Adapun
mengidentifikasi
Birkinsaw
(2001)
tiga
dalam
hal
3. Beberapa
teknik
manajemen
pengetahuan sudah dilakukan sejak
dulu, misalnya pengaktifan komunitas
manajemen pengetahuan yakni:
sudah
praktisi sudah sejak lama menjadi
berlangsung sejak awal berdirinya
perhatian dari hubungan masyarakat
sebuah organisasi. Sebagai contoh
internal (internal public relations) dan
penerapannya
dalam
pangkalan
hirarki
memperlihatkan ciri-ciri yang sama
anggota pada suatu organisasi, dimana
dengan pangkalan data dalam sebuah
organisasi
sistem informasi.
1. Pengelolaan
membentuk
pengetahuan
adalah
struktur
dan
dapat
mengelola
data
pengetahuan
pengetahuan dan menempatkan orang-
Selain itu menurut Turban (2005)
orang yang berpengetahuan sama di
mendefinisikan Knowledge Management
satu tempat dengan upaya tertentu.
sebagai
Selain itu kumpulan kelompok yang
menemukan, memilih, mengorganisasikan,
bersifat informal telah ada dalam
menyarikan dan menyajikan informasi
berbagai organisasi sejak dahulu dan
dengan
menjadi wadah atau tempat bagi
meningkatkan penguasaan pengetahuan
pertukaran informasi dan pengetahuan
dalam suatu bidang kajian yang spesifik.
yang efektif.
Dapat
proses
cara
sistematis
tertentu
dikatakan
bahwa
yang
untuk
dapat
knowledge
2. Manajemen pengetahuan merupakan
management merupakan teknik untuk
sebuah proses yang memerlukan waktu
mengelola pengetahuan dalam organisasi
yang
untuk menciptakan nilai dan meningkatkan
panjang
dan
lama,
yang
mencakup perubahan perilaku semua
keunggulan kompetitif.
anggota sebuah organisasi.
121
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Penciptaan knowledge management
menurut
Turban
(2005)
terdiri
dari
beberapa tahapan yakni:
halnya pada perpustakaan. Selain itu
pengetahuan tersebut haruslah selalu direview
dan
didiversifikasi
agar
pengetahuan
keakuratan dan kesesuaian tetap terjaga.
diciptakan berdasarkan dari bagaimana
2.3 Pengertian Knowledge Management
a. Create
knowledge,
manusia menentukan cara baru dalam
System (KMS)
melakukan sesuatu dan bertindak (know
how).
atau KMS adalah suatu kumpulan teknik
b. Capture knowledge, pengetahuan baru
harus
Knowledge Management Systems
diidentifikasi
sesuai
dan
strategi
untuk
mempertahankan,
dengan
menganalisis,
standar nilainya serta disajikan jelas dan
meningkatkan
terperinci.
pengetahuan dan pengalaman. KMS juga
c. Refine knowledge, pengetahuan baru
bisa
mengorganisir,
dan
menciptakan
membagikan
suatu
pembelajaran
harus diletakkan secara kontekstual
melalui media elektronik atau yang biasa
sehingga
disebut e-learning.
dapat
ditindaklanjuti
berikutnya. Hal ini merupakan kualitas
tacit yang diraih melalui fakta eksplisit.
d. Store knowledge, pengetahuan sangatlah
berharga
dalam
sehingga
format
harus
layak
menemukan
adalah
cara-cara
untuk
baru
untuk
menyalurkan informasi yang berguna bagi
organisasi nantinya. Selain itu, KMS juga
pada
bertujuan untuk pencapaian suatu target
knowledge repositories sehingga jika
seperti pengetahuan bersama, peningkatan
ada
kerja,
anggota
yang
disimpan
Tujuannya
organisasi
dapat
mengaksesnya.
keunggulan
penciptaan
kompetitif,
inovasi
atau
perusahaan.
e. Manage knowledge, pengetahuan ini
haruslah dikelola dan diorganisir seperti
122
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Gambar 2. Contoh Aplikasi Knowledge Management System
Contoh pengimplementasian KMS
dosen berjanji akan mengadakan kuis
adalah moodle. Moodle sendiri merupakan
tetapi beliau tidak bisa hadir karena
singkatan dari Modular Object Oriented
berhalangan maka kuis tersebut masih
Dynamic Learning Environment. Moodle
dapat berjalan dengan dosen tersebut
adalah sebuah aplikasi berbasis web yang
membuat suatu kuis online yang dapat
merupakan sebagai media pembelajaran
diakses oleh mahasiswa sehingga kegiatan
atau berbagi pengetahuan. Moodle dapat
belajar mengajar masih dapat berlanjut.
digunakan ataupun dimodifikasi oleh siapa
Contoh yang lain yaitu saat dosen ingin
saja dengan lisensi secara General Public
memberikan materi, dosen tersebut tidak
License. Banyak fitur yang tersedia dalam
harus memanggil seorang mahasiswanya
moodle,
materi
untuk datang dan meng-copy file materi-
pembelajaran, berita, forum diskusi, chat,
nya. Cukup dengan meng-upload e-
kuis online, kalender online dan lain-lain.
learning maka semua dapat mengakses
Selain itu, pada moodle terdapat 40 bahasa
materi itu.
seperti
unduh
termasuk Bahasa Indonesia sehingga akan
memudahkan.
Munir (2008) menyatakan bahwa
knowledge management system merupakan
pembelajaran
strategi untuk meningkatkan efektifitas
menjadi sangat terbantu, misalnya seorang
dan kesempatan dalam pengembangan
Adanya
KMS
123
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
kompetensi. Ada beberapa hal yang perlu
diakses oleh seluruh pegawai dan
dilakukan untuk menumbuhkan budaya
pejabat.
berbagi pengetahuan diantaranya:
a. Menciptakan
d. Pengelolaan
dimana
know-how
pengetahuan
menjamin informasi yang terkini
setiap pegawai berkesempatan dan
agar
bebas menentukan cara baru untuk
kesesuaian dan ketepatannya.
menyelesaikan
tugas
dan
untuk
dapat
e. Format
di
periksa
pengetahuan
untuk
yang
berinovasi serta peluang untuk
disediakan di web site adalah
mensinergikan
format dengan pengguna bebas dan
pengetahuan
eksternal kedalam institusi.
tertentu agar semua pegawai dapat
b. Menangkap dan mengidentifikasi
pengetahuan
bernilai
dan
yang
dianggap
mengakses dan mengembangkan
setiap saat.
direpresentasikan
dengan cara yang logis.
c. Penempatan
pengetahuan
yang
baru dalam format yang mudah
Gambar 3. Empat Pilar Knowledge Management
(Architectur of Enterprise Engineering)
124
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Empat
pilar
utama
Knowledge
diterapkan di berbagai lingkungan baik
Management
adalah
kepemimpinan
sosial, pemerintahan, ekonomi maupun
(leadership),
organisasi
(organization),
politik. Keempat pilar itu penunjang dalam
teknologi (technology) dan pembelajaran
Knowledge Management melalui adanya
(learning). Pengembangan dari KM dalam
elemen
berbagai disiplin yaitu System Engineering
komunikasi
(mengarah pada technology), Organization
menyampaikan komunikasi yang terarah
Development (mengarah pada leadership,
menggunakan
learning), System Management (mengarah
sebuah
pada
komunikasi itu sebagai hubungan data
technology)
Behavior
learning,
(mengarah
dan
pada
organization)
Organization
komunikasi.
Bagaimana
menggunakan
teknologi,
kepemimpinan
organisasi
informasi
serta
cara
dalam
menjadikan
leadership,
(data),
di
pengetahuan (knowledge) dan kebijakan
mana
keempatnya merupakan hal yang dapat
(information),
(wisdom).
125
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Gambar 4. Hubungan antara Data-Information-Knowledge-Wisdom
kembali
2.4 Latar Belakang Knowledge
serta
pembelajaran
dari
pengalaman.
Management
Seseorang
memperoleh
Pengetahuan
merupakan
pengetahuan dari pengalamannya, keahlian
penggabungan
rekanan serta dari analisis data bisnis yang
pemikiran, pandangan, nilai dan penilaian
dilakukan seperti laporan keuangan dan
individual. Pengetahuan bersifat dinamik
penjualan.
knowledge
dan hanya bisa diakses melalui dengan
management yang efektif disusun untuk
kolaborasi dan komunikasi dengan pemilik
mengelola dan mendayagunakan seluruh
pengetahuan tersebut. Sistem knowledge
sumber yang ada.
management harus mampu memberikan
Strategi
Informasi adalah hasil dari proses
penjaringan
terhadap
dan
pemberian
pengalaman
dan
konteks
sumbangan
bersama
dari
kultural
pengalaman
pengalaman,
untuk
pemakaian
personal
yang
pemikiran.
tadinya hanya bernilai individual dalam
Informasi biasanya disimpan dalam bentuk
suatu organisasi. Kontribusi individual
semi-terstruktur seperti dokumen, e-mail,
terhadap organisasi dengan penciptaan
voice mail dan multimedia. Aktivitas
pengetahuan baru melalui penggabungan
utama informasi adalah mengelola konten
dan sistesis atas data dan informasi yang
sehingga mudah ditemukan, digunakan
ada.
126
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Ketiga komponen pengetahuan ini
merepresentatikan elemen-elemen
harus
dikelola
untuk
4.1
yang
Elemen
Solusi
Knowledge
Management
Setiap
menciptakan
organisasi
organisasi yang lebih dinamis, responsif
keunikan
dan inovatif. Tanpa dukungan dengan
permasalahan yang berbeda yang harus
pengelolaan yang memadai atas aset
diselesaikan dengan pengetahuan yang ada
tersebut, organisasi tidak akan dapat
dan
bertumbuh
mengakibatkan
secara
informasi,
efisien,
kegagalan
kehilangan
pembelajaran,
duplikasi dan redudansi serta enkonsistensi
pekerjaan
dan
kegagalan
aset
memiliki
pengetahuan
dimilikinya.
Hal
solusi
ini
dan
yang
knowledge
management bersifat khusus dan unik
setiap organisasi.
Secara
menilai
garis
besar,
knowledge
berkaitan
dengan
kecenderungan yang ada.
management
3. Metode
permasalahan strategi, budaya, proses dan
dalam
teknologi. Hal ini menjadikan hal penting
menyusun
apabila personal pekerja dibekali dengan
Metode
yang
digunakan
pengumpulan
data
untuk
penulisan ini terdiri dari :
insentif yang sesuai dan alat bantu untuk
a.
pemakaian bersama pengetahuan. Melalui
Metode wawancara
Wawancara
dipergunakan
sebagai
memperoleh
data
mengadakan
interview
perencanaan dan pelaksanaan yang tepat
cara
untuk
pada hal-hal berikut, organisasi dapat
dengan
jalan
mempraktekkan knowledge management
nara
yang
atau
wawancara
dengan
sesuai
dengan
kebutuhan
strategisnya.
sumber.
Proses
b. Metode Kepustakaan
Metode
kepustakaan
atau
memastikan
bahwa
knowledge management sesuai dengan
pengumpulan data berasal dari buku-buku
proses
ilmiah
yang berkaitan
knowledge management diawali dengan
dengan obyek penulisan yang digunakan
memperhatikan secara obyektif kekuatan
dalam keseluruhan proses penulisan sejak
dan kelemahan strategis serta sasaran yang
awal
dan
literature
bisnis
yang
spesifik.
Praktek
dengan
cara
akan menjadi petunjuk di mana knowledge
memanfaatkan berbagai pustaka
yang
management memberikan pengaruh yang
hingga
akhir
relevan.
berarti. Solusi knowledge management
4. Hasil dan Pembahasan
yang tepat akan memberikan keuntungan
yang spesifik dan terukur di dalam area
127
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
kritis dalam suatu organisasi: desain dan
inovasi, baik secara eksplisit maupun
pengembangan
implisit.
produk
dan
jasa,
Apabila
pekerja
tidak
manajemen pelanggan (permasalahan, pola
diberikan penghargaan atas kontribusi
pembelian dan harapan), rencana bisnis,
perubahan yang dilakukan, maka tidak
manajemen
akan
dan
pengembangan
atas
personal.
melibatkan
diri
dalam
pelaksanaan knowledge management.
Dinamika
kendala
organisasi
dalam
mengatasi
pemakaian
3. Strategi
Implisit,
Pemimpin
harus
bersama
memberikan pesan yang singkat dan
pengetahuan dan mendorong semangat
jelas bahwa sikap berbagi pakai dan
untuk
inovasi yang dihasilkan knowledge
melakukan
organisasi
inovasi.
secara
mengidentifikasikan
sebagai
Banyak
masalah
management
merupakan
hal
yang
budaya
sangat penting bagi organisasi. Melalui
utama
pelaksanaan
dukungan pendanaan dan ide atas
management.
Hambatan
hambatan
knowledge
konsisten
proyek,
inovasi
sistematis
dan
budaya tersebut biasanya hadir berupa:
perubahan
1. Berbagi-pakai
manajemen akan mampu membangun
Setiap
Pengetahuan,
orang menghabiskan sebagian besar
antusiasme
waktunya
management.
untuk
pengetahuan
mengembangkan
yang
nantinya
prioritas
terhadap
personal,
knowledge
akan
4. Strategi Eksplisit, Demoralisasi akan
membedakannya dengan orang lain.
timbul apabila penyeruan knowledge
Secara
management
alamiah
hal
tersebut
tidak
diikuti
dengan
membentuk pandangan pengetahuan
penghargaan yang nyata. Organisasi
adalah kekuatan dan lingkungan yang
harus mengadakan penyesuaian cara-
saling tidak percaya.
cara pemberian penghargaan terhadap
2. Ketakutan
akan
inovasi,
Inovasi
pekerja dan tim kerja.
seringkali dilihat sebagai suatu usaha
yang
beresiko
pasti.
berbagi pakai pengetahuan dari para
Umumnya orang lebih suka dengan
pekerja dengan alat bantu yang umum
sesuatu yang sudah pasti, mapan dan
dipakai.
hampir
Mengatasi
pemungkin bagi knowledge management.
budaya-budaya
tersebut
Teknologi memberikan dasar otomatisasi
organisasi
yang
dan sentralisasi berbagi pakai pengetahuan
tanpa
hambatan
dibutuhkan
dan
tidak
Teknologi memungkinkan aktivitas
resiko.
menghargai berbagai pengetahuan dan
dan
Teknologi
memperlancar
adalah
proses
faktor
inovasi.
128
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Beberapa masalah yang mungkin timbul
Untuk itu platform, infrastruktur, aplikasi
dalam pemilihan teknologi. Para pengguna
dan
seharusnya tidak perlu untuk mempelajari
menjawab
software baru sebagai ganti software
pelaksanaan knowledge management.
selama itu yang dipakai. Keberhasilan
4.2 Platform Knowledge Management
partner
solution
semua
harus
mampu
permasalahan
knowledge management terutama dilihat
Suatu platform yang komprehensif
dari interaksi yang terjadi antar personal
sepatutnya terdiri dari produk dan solusi
dengan sistem yang berjalan.
yang memungkinkan praktek knowledge
Teknologi
dibutuhkan
untuk
management.
Atribut
dari
platform
membawa informasi bisnis yang relevan
tersebut didesain untuk menjamin bahwa
dari berbagai untuk setiap penggunanya.
teknologi
Pengaruh yang mungkin timbul dengan
sebagai faktor pemungkin dan bukan
adanya perubahan teknologi secara cepat
sebagai faktor yang justru menghambat
mempengaruhi informasi dan pengetahuan
pelaksanaan knowledge management.
yang pada kenyataannya disimpan dalam
4.3 Enterprise Portal sebagai Knowledge
format dan lokasi yang berbeda dan
yang
digunakan
berfungsi
Desktop
Platform
yang
Suatu portal yang sederhana dan
memberikan
solusi
interaktif dibutuhkan untuk mengakses ke
integrasi atas seluruh aset pengetahuan
semua aset pengetahuan milik organisasi.
yang
Fasilitas
mungkin
berjauhan.
digunakan
harus
ada
bagi
semua
pengguna,
koneksi
yang
dinamis
dan
langsung ke data warehouse, messaging
pengembang sampai administrator.
Peningkatan mobilitas dri pekerja
server yang memungkinkan kolaborasi dan
pengetahuan yang menuntut pengguna
sistem dokumentasi sepatutnya dimiliki
suatu platform yang terintegrasi dengan
oleh portal berbasis internet yang akan
seluruh piranti komunikasi. Kemampuan
dipergunakan untuk mengakses seluruh
suatu sistem knowledge management tidak
aset pengetahuan. Pemilihan basis internet
akan berguna bila sistem tidak dapat
menjadi krusial karena memberikan suatu
diakses
jaminan integrasi dari berbagai sumber
dari
suatu
lokasi
dimana
pengetahuan itu akan digunakan atau
dibutuhkan.
Pada akhirnya, setiap organisasi
pengetahuan.
Secara konseptual mirip dengan
internet
portal
seperti
Mylycos
dan
memiliki koleksi aset pengetahuan yang
MyYahoo, di mana pengunjung situs
unik dan problem bisnis yang berbeda.
tersebut dapat memilih dan mengatur
129
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
sendiri
tampilan
yang
diinginkan.
meliputi
kemampuan
Enterprise portal menyediakan sebuah
mengkategorisasikan,
jendela yang pribadi untuk pengguna
mengelola dokumen, sistem manajemen
individu
pengetahuan
atau
kelompok
pengguna,
menerbitkan
yang
dibangun
dan
harus
berdasar pada fungsi kerja, peran atau
mendukung aliran dari konten (versioning,
kriteria lainnya.
routing, locking dan persetujuan)
Untuk membuat lingkungan kerja
memenuhi
kebutuhan
pengguna
4.5.2
dan
–
Kolaborasi
Pengetahuan
berbagi
Tacit
mengoptimalkan interaksi, distribusi dan
Ruang dan Waktu
manajemen sumber daya internal dan
Pengetahuan
tacit
pakai
Melintasi
hanya
akan
eksternal maka sebuah enterprise portal
dapat dibagi-pakai dalam organisasi bila
menambah efisiensi dan memberdayakan
ada dukungan untuk melakukan kolaborasi
para
di
pegawai
untuk
menyelesaikan
antara
para
pekerja
pengetahuan.
pekerjaan dengan lebih cepat, lebih baik
Kemampuan kolaborasi yang sepatutnya
dan
adalah
dimungkinkan dengan sejumlah perangkat
peningkatan pendapatan dan mengurangi
yang terintegrasi antara lain meliputi:
biaya operasi.
jadwal dan daftar tugas yang berbagi-
4.4 Knowledge Service
pakai, forum diskusi elektronik, direktori
lebih
efektif.
Hasilnya
Layanan pengetahuan memberikan
personal dan perangkat lunak konferensi
manajemen terpusat dari aset pengetahuan
dengan fasilitas papan tulis elektronik,
utama
video, chat dan berbagai aplikasi. Seluruh
yang
dimiliki
organisasi
dan
dukungan atas proses pengiriman dan
perangkat
penelusuran.
pekerja
4.5 Content Management – menangkap
memungkinkan bekerja dalam sebuah tim
saling
memungkinkan
para
berkomunikasi
juga
dalam pemanfaatan aset pengetahuan.
dan mengelola Pengalaman
4.5.3 Business Intelligence – Merubah
4.5.1 Eksplisit
Teknologi
selain
content
management
Data
Bisnis
menjadi
dibutuhkan para pekerja untuk menangkap,
pengetahuan
mengkodifikasi
Penemuan kecenderungan dalam
pengalaman
dan
dalam
data bisnis dan keuangan secara cepat
akses
memungkinkan para pengambil keputusan
secara mudah dan intuitif ke seluruh
untuk merencanakan strategi yang lebih
organisasi. Selain kemampuan dasar yang
baik. Business intellegence membantu
repositori
dan
mengorganisasi
yang
pemikiran
memungkinkan
130
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
pekerja pengetahuan untuk melakukan
4.6.1 Knowledge management
analisis atas data yang diperoleh melalui
Selayaknya dibangun di atas suatu
sistem akuntansi, manufaktur ataupun
sistem yang memberikan sejumlah layanan
proses bisnis lainnya serta disimpan dalam
krusial yang memungkinkan pengelolaan
data warehousing. Fasilitas ini akan
seluruh elemen utama dari solusi yang
memungkinkan para pekerja pengetahuan
digunakan. Sistem itu harus memiliki
untuk memiliki pemahaman yang lebih
direktori
baik atas bisnis dan pasar yang dihadapi.
terintegrasi dalam hal keamanan dan
4.5.4 Capture, Search and Deliver –
pengelolaan
standar
yang
aplikasi.
terpusat
Sistem
dan
dengan
Membawa
tingkat integrasi yang tinggi akan mampu
Membangun tim dan komunitas
menerka total cost of ownership dari
dalam suatu organisasi yang tersebar dan
sistem tersebut.
hanya dimungkinkan dengan membangun
4.6.2 Connected Devices
Pekerja pengetahuan membutuhkan
suatu portal dengan teknologi search and
akses tak terbatas untuk seluruh sumber
delivery dan dapat dipersonalisasikan.
Teknologi yang digunakan harus
daya organisasi kapanpun dan dimanapun.
mampu mengatasi perbedaan format file
Suatu sistem yang mendukung kerja jarak
dan
jauh
repositori
serta
mengirimkan
akan
terwujud
dengan
informasi yang telah dipersonalisasikan
menggabungkan perangkat keras dengan
langsung
kemampuan dasar sistem operasi dalam
ke
pekerja
atau
kelompok
hal telekomunikasi dan tatap muka yang
pekerja tertentu.
4.5.5
Tracking
and
Workflow
–
Menangkap dan Mengukuhkan
natural.
4.6.3 Partner Solutions
Didasarkan perbedaan dari tiap
Best Practises
Layanan
memungkinkan
penelusuran
organisasi
untuk
bisnis dan kompleksitas dalam penerapan
praktek
knowledge
management,
mengidentifikasi best practises dengan
organisasi harus secara cermat memilih
mengukut tingkat kesuksesan, sementara
partner yang tepat yang dapat memberikan
perangkat
solusi
workflow
memungkinkan
terbaik
dalam
hal
penciptaan aplikasi yang berbasis proses
management bagi bisnisnya.
dalam menjamin best practises tersebut
5. Kesimpulan
ditindaklanjuti dan diukur.
4.6 Knowledge System
knowledge
Knowledge management sebagai
salah satu komponen dari konsep Digital
131
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Nervous
System
berperan
dalam
memperbaiki proses pertukaran informasi
dan kolaborasi antar pekerja menjadi lebih
efektif dan efisien. Tantangan bagi seluruh
organisasi
adalah
untuk
sebuah
infrastruktur
membangun
knowledge
management komprehensif yang dapat
dikelola berkelanjutan sehingga dapat
merefleksikan kebutuhan organisasi itu
sendiri. Hal ini meliputi kemampuan untuk
membuat informasi dan layanan yang
dapat diakses dari seluruh segi organisasi,
divisi, unit bisnis, departemen dalam
organisasi
Management
tersebut.
System
Knowledge
juga
6. Daftar Pustaka
Birkinsaw, Julian. 2001. Making Sense of
Knowledge Management, IVEY
Business
Journal,
March/April,PP:32-36
Munir, Ningky: 2008. Knowledge Audit:
Pedoman
Evaluasi
Kesiapan
Organisasi
Mengelola
Pengetahuan: PT Mitra Kertajaya,
Jakarta.
Nonaka, I, 2007. The Knowledge –
Creating
Company,
Harvard
Business Review on Knowledge
Managemen,Harvard
Business
School Publishing, Boston, MA. 21
- 45.
Turban, Efrain dan Linda Volonino,. 2005.
Information
Technology
for
Management. John Wiley & Sons (
Asia) Pte. Ltd.
dapat
menciptakan suatu pembelajaran melalui
media elektronik atau yang biasa disebut
e-Learning.
132
(Yohana Tri Widayati)
KNOWLEDGE MANAGEMENT: MENDAYAGUNAKAN PENGALAMAN DAN
INFORMASI
Yohana Tri Widayati
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas AKI
e-mail: [email protected]
Abstrak
Manajemen pengetahuan adalah penerapan manajemen baru yang dikembangkan untuk
mengoptimalkan nilai-nilai organisasi dengan membantu personil untuk melakukan inovasi
dan adaptasi untuk perubahan. Dengan manajemen pengetahuan, organisasi dapat
memberdayakan tujuan untuk meraih kinerja organisasi yang tinggi. Perkembangan
teknologi terutama dalam informasi juga sebagai alat untuk melakukan manajemen
pengetahuan berbasis platform infrastruktur, aplikasi dan solusi mitra. Tantangan bagi
organisasi adalah bagaimana membangun infrastruktur manajemen pengetahuan yang
komprehensif dan keberlanjutan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Kata kunci: manajemen
memberdayakan
pengetahuan,
pengembangan,
solusi
Knowledge
1. Pendahuluan
1.1 Kebutuhan
Knowledge
akan
mitra,
adalah
platform,
keseluruhan
bagian dari pengetahuan yang ada dan
keterampilan individu yang digunakan
Management
Manajemen
pengetahuan
untuk memecahkan masalah. Knowledge
ialah
suatu
tersebut terbagi dalam teori dan praktek
rangkaian kegiatan yang digunakan oleh
yang pada umumnya berupa aturan dan
organisasi
untuk
petunjuk untuk mengambil keputusan.
menciptakan,
Knowledge bergantung pada data dan
(knowledge
management)
atau
perusahaan
mengidentifikasi,
menjelaskan,
dan
mendistribusikan
informasi
yang
dimiliki
oleh
suatu
pengetahuan untuk digunakan kembali,
personal yang merefleksikan tentang suatu
diketahui,
pendapat.
dan
dipelajari
di
dalam
organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait
dengan objektif organisasi dan ditujukan
1.2 Hakikat Knowledge Management
Manajemen
Pengetahuan
atau
untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti
Knowledge
pengetahuan bersama, peningkatan kinerja,
dimaksudkan untuk mewakili pendekatan
keunggulan
terencana dan sistematis untuk menjamin
kompetitif,
inovasi yang lebih tinggi.
atau
tingkat
Management
(KM)
penggunaan penuh dasar pengetahuan
organisasi, ditambah keahlian, kompetensi,
114
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
pemikiran, inovasi dan ide individual
sistem yang berdasarkan ketrampilan dan
potensial untuk menciptakan organisasi
intelektualitas.
yang lebih efisien dan efektif.
memberikan penilaian yang lebih tinggi
Knowledge
Management
untuk
Para
organisasi
investor
dengan
mulai
ketrampilan
merupakan suatu praktek manajemen baru
manajemen yang relevan dan kemampuan
yang
untuk
beradaptasi terhadap perubahan kondisi
memaksimalkan nilai organisasi dengan
bisnis dibandingkan nilai dari aktivitas
cara membantu individu yang terkait di
tetap organisasi. Masa depan dan penilaian
dalamnya untuk melakukan inovasi dan
organisasi akan sangat bergantung pada
beradaptasi
kemampuan
dikembangkan
dengan
perubahan
yang
untuk
memperkenalkan
terjadi. Beberapa faktor pendorong yang
produk baru secara cepat, penetrasi pasar
menjadi alasan kuat bagi organisasi untuk
dan responsif terhadap ancaman baru yang
mengunakan
timbul.
dalam
Knowledge
mengelola
Management
pengalaman
dan
tumbuhnya
Ketiga,
entrepreneurial
kemampuan intelektual individunya secara
economy. Dorongan yang ditimbulkan
sistematis antara lain tersebut di bawah ini.
faktor tersebut diperkuat dengan semakin
Pertama, keberpalingan dunia bisnis dari
pentingnya kewirausahaan secara budaya
rekayasa
dan meningkatnya jumlah dana modal
ulang
proses
bisnis.
Kompleksitas TQM, re-engineering dan
ventura.
activity based costing telah dimaklumi
Sifat kewirausahaan yang mampu
secara umum. Rekayasa ulang proses
mendistribusikan nilai yang dimiliki ke
bisnis sudah merupakan komoditi dan
modal bisnis baru memberikan percepatan
produksi kelas dunia. Tidak lagi menjadi
pada proses perubahaan. Usaha yang
suatu
suatu
belum berkembang dengan cepat dapat
organisasi
dirubah dan diungkit oleh kumpulan
tuntutan.
diferensiasi
Sebagian
melainkan
besar
melihat bahwa dewasa ini pengelolaan
pengalaman
dari
usaha
yang
pengetahuan dan proses inovasi sebagai
berkembang.
Modal
suatu disiplin baru yang penting untuk
merubah cara menjual, mengelola dan
memperoleh keunggulan kompetitif dalam
melakukan pembiayaan yang selama ini
memuaskan pelanggannya.
ada.
bisnis
baru
telah
ini
Kedua, di era globalisasi ini sistem yang
Teknologi sendiri tidak lepas dari
murni berdasarkan produksi menjadi suatu
kebutuhan akan knowledge management.
Kemampuan untuk menangkap informasi,
115
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
pengetahuan
dan
data
lebih
dapat tetap survive. Penekanan akan makin
dibutuhkan daripada sekedar kemampuan
pentingnya kualitas sumber daya manusia
untuk
dan
(SDM) merupakan salah satu respon dalam
menganalisis informasi. Organisasi yang
menyikapi perubahan tersebut, dan ini
personal-personalnya memiliki akses ke
tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk
informasi
yang
meningkatkan dan mengembangkan SDM.
menangkap
Sehubungan dengan itu peranan ilmu
kecenderungan dan mengelola peluang
pengetahuan menjadi makin menonjol,
akan menempatkannya dalam keunggulan
karena
posisi kompetitif tersendiri.
semua perubahan yang terjadi dapat
1.3 Konsep Knowledge Management
disikapi
menyerap,
dan
diperlukan
kini
mengelola
keterampilan
untuk
Konsep manajemen pengetahuan
hanya
dengan
dengan
pengetahuanlah
tepat.
Ini
berarti
pendidikan memainkan peran penting
ini meliputi pengelolaan sumber daya
dalam
manusia (SDM) dan teknologi informasi
berkualitas
(TI) dalam tujuannya untuk mencapai
kompetisi secara global khususnya dalam
organisasi perusahaan yang semakin baik
bidang
sehingga
persaingan
mempersiapkan
dan
SDM
kompetitif.
ekonomi
telah
yang
Ketatnya
menjadikan
mampu
memenangkan
organisasi usaha memikirkan kembali
bisnis.
Perkembangan
strategi pengelolaan usahanya, dan SDM
teknologi informasi memang memainkan
yang
peranan yang penting dalam konsep
pengetahuannya menjadi pilihan penting
manajemen pengetahuan. Hampir semua
yang harus dilakukan dalam konteks
aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai
tersebut.
oleh
penguasaan
sehingga
jika
teknologi
informasi,
berbicara
mengenai
berkualitas
dengan
penguasaan
Knowledge management ini bisa
dimanfaatkan
baik
untuk
pendidikan
manajemen pengetahuan tidak lepas dari
sampai level perusahaan maupun negara.
pengelolaan.
ini
Pemanfaatannya dalam kehidupan pribadi,
menunjukkan makin cepatnya perubahan
sebenarnya sudah sering melakukannya,
dalam segala bidang kehidupan, akibat
namun mungkin tidak disadari bahwa
dari efek globalisasi serta perkembangan
sudah melakukan knowledge management,
teknologi
informasi
sangat
misalnya ingin menjadi juara kelas di
akseleratif.
Kondisi
telah
sekolah (impian yang ingin diraih), maka
Pada
perkembangan
yang
ini
jelas
mengakibatkan perlunya cara-cara baru
strategi
dalam menyikapi semua yang terjadi agar
mewujudkannya
yang
dipilih
di
untuk
dapat
antaranya
:rajin
116
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
belajar,
rajin
membuat
rangkuman
7. Penanganan
masalah
secara
cepat
pelajaran sehingga mudah dipelajari dan
berdampak pada customer satisfaction.
diingat kembali, rajin mengikuti berita
8. Manajemen juga mampu mendapat
baik
nasional
maupun
internasional
informasi yang lebih akurat untuk
menaati peraturan di sekolah. Adapun
tantangan dari Knowledge Management
adalah
bagaimana
pengetahuan
dan
analisis dan mengambil keputusan.
9. Manfaat
meng-capture
pengalaman
terbesarnya
adalah
merangsang tumbuhnya ide dari setiap
dari
karyawan pada bisnis perusahaan.
karyawan dan bagaimana mengelolanya.
Kegiatan manajemen pengetahuan
Termasuk dalam hal ini ide-ide, best
ini biasanya dikaitkan dengan tujuan
practice maupun worst practice.
organisasi semisal untuk mencapai suatu
Alasan
perlunya
implementasi
hasil tertentu seperti pengetahuan bersama,
konsep, yaitu:
peningkatan
1. Mempercepat arus informasi dalam
kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih
internal
perusahaan
atau
proses
edukasi ke karyawan menjadi lebih
mudah.
untuk menerapkan MP antara lain:
1. Membuat
menjadi
3. Menghindari hilangnya key person
yang
menyebabkan
perusahaan
dalam
tersedia
2. Mencapai
dan
dalam
jasa
bentuk
siklus
pengembangan
produk baru yang lebih cepat.
hal
3. Memfasiltasi dan mengelola inovasi
dan pembelajaran organisasi.
knowledge retention.
5. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu
4.
banyak mengadakan in-class training
pelatihan
produk
terkait
eksplisit.
hilangnya knowledge perusahaan.
4. Membantu
pengetahuan
pengembangan
dan knowledge SDM.
perusahaan
keunggulan
tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi
2. Efisiensi biaya peningkatan kualitas
6. Proses
kinerja,
dapat
dilakukan
Mendaya-ungkit keahlian orang-orang
di seluruh penjuru organisasi.
5.
Meningkatkan keterhubungan jejaring
dimana saja dan kapan saja. Contoh:
antara
jika teknisi/analis mendapat problem
eksternal.
yang belum pernah ditemui, bisa
6.
pribadi
interna
dan
juga
Mengelola lingkungan bisnis dan
mencari contoh kasusnya di sistem
memungkinkan para karyawan untuk
database knowledge management (best
mendapatkan pengertian dan gagasan
practise).
117
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
yang relevan terkait pekerjaan yang
7.
1.
Manajemen pengetahuan adalah
dilakukan.
mengenai
Mengelola modal intelektual dan aset
pengorganisasian
intelektual di tempat kerja.
untuk mengembangkan organisasi
penggalian
dan
pengetahuan
2. Kajian Pustaka
yang menguntungkan dan lebih
2.1 Pengertian Knowledge Management
efisien.
Memaparkan
bahwa
management
manajemen
membantu mempersiapkan para personal
merupakan
dalam lingkungan yang relatif konstan
keahlian kolektif organisasional di
mengalami perubahan demografi, industri,
mana pun pengetahuan tersebut
ekonomi dan kebutuhan pelanggan. Para
berada baik dalam database, paper
personal memiliki keahlian dan informasi
ataupun
yang
mendistribusikan
Knowledge
dibutuhkan
permasalahan.
untuk
Untuk
memang
knowledge
menyikapi
mendefinisikan
tidak
mudah
(
Nonaka, 2007) karena menggabungkan
banyak intangibles seperti pengalaman
(experience),
intuisi
(intuition),
orang
menghasilkan
menangkap
dan
kemudian
pengetahuan
pencapaian
yang
terbesar.
2. Manajemen pengetahuan adalah
bangunan sistematis, eksplisit dan
disengaja,
dan pelajaran yang dipelajari (lessons
aplikasi
pembaharuan
pengetahuan
serta
untuk
potensial
memaksimalkan efektivitas yang
tindakan.
berkenaan
dengan
pengetahuan
Knowledge merupakan keadaan kognitif
organisasi
dan
pengembalian
pikiran
kembali
aset
pengetahuan
learned),
memperbaiki
secara
proses
tersebut ke mana pun agar dapat
pertimbangan (judgement), keahlian (skill)
yang
pengetahuan
berbagai
yang
dicapai
dengan
menggabungkan pemahaman dan kognisi
organisasi.
(understanding and cognition). Hal ini
3. Manajemen pengetahuan adalah
sering ditunjukkan sebagai penyusunan
seperangkat proses menciptakan
dan pendokumentasian knowledge seperti:
dan
patents,
seluruh
databases,
manuals,
reports,
beberapa
manajemen pengetahuan, yaitu:
pengetahuan
organisasi
ke
untuk
mengoptimalkan pencapaian misi
procedures dan white papers.
Terdapat
berbagi
definisi
dan
tujuan
manajemen
mengenai
organisasi.
pengetahuan
Jadi,
adalah
meningkatkan
118
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
penggunaan
pengetahuan
organisasional
melalui
yakni
pengetahuan
yang
secara
praktik-
implisit terbatinkan di mana sulit
praktik manajemen informasi dan
dipahami oleh orang lain. Penciptaan
pembelajaran
untuk
pengetahuan secara efektif bergantung
mencapai keunggulan kompetetitif
pada konteks yang memungkinkan
dalam pengambilan keputusan.
terwujudnya penciptaan pengetahuan.
Sedangkan
Nonaka
Penciptaan pengetahuan ini tergantung
(2007), mendefinisikan tentang pengertian
dari konteks organisasinya yakni bisa
pengetahuan sebagai:
bersifat fisik, maya, mental atau
organisasi
menurut
1. Pengetahuan
merupakan
justified
gabungan ketiganya. Pengetahuan ini
bersifat
believe
Pengetahuan
merupakan
bagian
fakta-fakta
observasi
2.
mengenai
berdasarkan
dunia.
Proses
Penciptaan
berbagi
perasaan
konsep,
kepercayaan
pengetahuan
pengetahuan
menciptakan
sistem
dan
dalam
organisasi terdiri dari lima langkah yakni:
penciptaan pengetahuan ini melibatkan
dan
rasional
berdasarkan tindakan manusia.
dari kenyataan, yang berasal dari
kumpulan
dinamis,
terbatinkan,
konsep,
membangun
membenarkan
dan
prototype
(belief system) baik secara sadar
melakukan penyebaran pengetahuan di
ataupun tidak sadar.
berbagai
Pengetahuan merupakan sesuatu yang
organisasi. Sebelum memahami konsep
bersifat eksplisit dan tacit
manajemen pengetahuan ini ada beberapa
Pengetahuan dapat diekspresikan
fungsi
serta
tingkat
di
istilah yang harus dipahami yaitu:
dalam tulisan-tulisan di buku atau
1. Data adalah kumpulan angka atau fakta
kertas dalam bentuk kalimat, gambar,
objektif mengenai sebuah kejadian
bagan ataupun grafik. Akan tetapi ada
(bahan mentah informasi).
sebagian
dari
pengetahuan
2. Informasi
adalah
data
yang
diekspresikan secara eksplisit yakni
diorganisasikan atau diolah sehingga
pengetahuan
dengan
mempunyai
bentuk
berbentuk dokumen, laporan ataupun
perasaaan
bahasa
yang
terkait
keterampilan,
pribadi,
multimedia.
pengalaman fisik petunjuk praktis
3. Pengetahuan
(rule
akibat
of
persepsi
thumb)
dan
intuisi.
Pengetahuan tersebut bersifat tacit
arti.
Informasi
(knowledge)
dapat
adalah
kebiasaan, keahlian atau kepakaran,
ketrampilan,
pemahaman
atau
119
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
pengertian
yang
pengalaman,
diperoleh
latihan
atau
dari
melalui
Tacit
Merupakan
Knowledge.
bentuk
pengetahuan yang masih tersimpan dalam
proses belajar. Istilah ini sering kali
pikiran
rancu
persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian
dengan
Ilmu
pengetahuan
(science). Ilmu pengetahuan adalah
diuji
atau
dibuktikan
Misalnya:
gagasan,
atau kemahiran, dan sebagainya.
ilmu yang teratur (sistematik) yang
dapat
manusia.
Definisi
pengetahuan
mengenai
manaejemen
tergantung
dari
cara
kebenarannya, sedangkan pengetahuan
organisasi
belum tentu dapat diterapkan karena
memanfaatkan pengetahuan. Organisasi
pengetahuan sebuah organisasi sangat
intelijen militer akan mempunyai definisi
terkait
yang
dengan nilai,
budaya
dan
kondisi dari organisasi tersebut.
menggunakan
berbeda
dan
mengenai
pengetahuan
dengan
perusahaan.
dibandingkan
Berdasarkan Nonaka dan Takechi (2007)
2.2 Jenis Pengetahuan
Ada dua jenis pengetahuan yaitu
membedakan antara tacit dan explicit
pengetahuan eksplisit dan pengetahuan
knowledge
tacit.
knowledge dengan empat cara yakni:
Pengetahuan
eksplisit
dapat
diungkapkan dengan kata-kata dan angka
1. Tacit
dan
Knowledge
disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi
Knowledge
dan
Externalization.
buku
petunjuk,
sedangkan
pengetahuan tacit sifatnya sangat personal
2. Tacit
Knowledge,
dikomunikasikan kepada orang lain.
Socialization.
Knowledge,
atau
Combination.
sehingga
mudah
disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan
menuju
menuju
prosesnya
Explicit
disebut
Tacit
disebut
3. Explicit Knowledge menuju Explicit
pengetahuan yang sudah terdokumentasi
terformalisasi,
konversi
prosesnya
Knowledge
yang sulit diformulasikan sehingga sulit
Explicit Knowledge. Merupakan bentuk
membagi
4. Explicit
prosesnya
Knowledge
dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan,
Knowledge,
dokumen, surat dan sebagainya.
Internalization.
menuju
prosesnya
disebut
Tacit
disebut
120
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Gambar 1. Model Konversi Knowledge Management
Adapun
mengidentifikasi
Birkinsaw
(2001)
tiga
dalam
hal
3. Beberapa
teknik
manajemen
pengetahuan sudah dilakukan sejak
dulu, misalnya pengaktifan komunitas
manajemen pengetahuan yakni:
sudah
praktisi sudah sejak lama menjadi
berlangsung sejak awal berdirinya
perhatian dari hubungan masyarakat
sebuah organisasi. Sebagai contoh
internal (internal public relations) dan
penerapannya
dalam
pangkalan
hirarki
memperlihatkan ciri-ciri yang sama
anggota pada suatu organisasi, dimana
dengan pangkalan data dalam sebuah
organisasi
sistem informasi.
1. Pengelolaan
membentuk
pengetahuan
adalah
struktur
dan
dapat
mengelola
data
pengetahuan
pengetahuan dan menempatkan orang-
Selain itu menurut Turban (2005)
orang yang berpengetahuan sama di
mendefinisikan Knowledge Management
satu tempat dengan upaya tertentu.
sebagai
Selain itu kumpulan kelompok yang
menemukan, memilih, mengorganisasikan,
bersifat informal telah ada dalam
menyarikan dan menyajikan informasi
berbagai organisasi sejak dahulu dan
dengan
menjadi wadah atau tempat bagi
meningkatkan penguasaan pengetahuan
pertukaran informasi dan pengetahuan
dalam suatu bidang kajian yang spesifik.
yang efektif.
Dapat
proses
cara
sistematis
tertentu
dikatakan
bahwa
yang
untuk
dapat
knowledge
2. Manajemen pengetahuan merupakan
management merupakan teknik untuk
sebuah proses yang memerlukan waktu
mengelola pengetahuan dalam organisasi
yang
untuk menciptakan nilai dan meningkatkan
panjang
dan
lama,
yang
mencakup perubahan perilaku semua
keunggulan kompetitif.
anggota sebuah organisasi.
121
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Penciptaan knowledge management
menurut
Turban
(2005)
terdiri
dari
beberapa tahapan yakni:
halnya pada perpustakaan. Selain itu
pengetahuan tersebut haruslah selalu direview
dan
didiversifikasi
agar
pengetahuan
keakuratan dan kesesuaian tetap terjaga.
diciptakan berdasarkan dari bagaimana
2.3 Pengertian Knowledge Management
a. Create
knowledge,
manusia menentukan cara baru dalam
System (KMS)
melakukan sesuatu dan bertindak (know
how).
atau KMS adalah suatu kumpulan teknik
b. Capture knowledge, pengetahuan baru
harus
Knowledge Management Systems
diidentifikasi
sesuai
dan
strategi
untuk
mempertahankan,
dengan
menganalisis,
standar nilainya serta disajikan jelas dan
meningkatkan
terperinci.
pengetahuan dan pengalaman. KMS juga
c. Refine knowledge, pengetahuan baru
bisa
mengorganisir,
dan
menciptakan
membagikan
suatu
pembelajaran
harus diletakkan secara kontekstual
melalui media elektronik atau yang biasa
sehingga
disebut e-learning.
dapat
ditindaklanjuti
berikutnya. Hal ini merupakan kualitas
tacit yang diraih melalui fakta eksplisit.
d. Store knowledge, pengetahuan sangatlah
berharga
dalam
sehingga
format
harus
layak
menemukan
adalah
cara-cara
untuk
baru
untuk
menyalurkan informasi yang berguna bagi
organisasi nantinya. Selain itu, KMS juga
pada
bertujuan untuk pencapaian suatu target
knowledge repositories sehingga jika
seperti pengetahuan bersama, peningkatan
ada
kerja,
anggota
yang
disimpan
Tujuannya
organisasi
dapat
mengaksesnya.
keunggulan
penciptaan
kompetitif,
inovasi
atau
perusahaan.
e. Manage knowledge, pengetahuan ini
haruslah dikelola dan diorganisir seperti
122
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Gambar 2. Contoh Aplikasi Knowledge Management System
Contoh pengimplementasian KMS
dosen berjanji akan mengadakan kuis
adalah moodle. Moodle sendiri merupakan
tetapi beliau tidak bisa hadir karena
singkatan dari Modular Object Oriented
berhalangan maka kuis tersebut masih
Dynamic Learning Environment. Moodle
dapat berjalan dengan dosen tersebut
adalah sebuah aplikasi berbasis web yang
membuat suatu kuis online yang dapat
merupakan sebagai media pembelajaran
diakses oleh mahasiswa sehingga kegiatan
atau berbagi pengetahuan. Moodle dapat
belajar mengajar masih dapat berlanjut.
digunakan ataupun dimodifikasi oleh siapa
Contoh yang lain yaitu saat dosen ingin
saja dengan lisensi secara General Public
memberikan materi, dosen tersebut tidak
License. Banyak fitur yang tersedia dalam
harus memanggil seorang mahasiswanya
moodle,
materi
untuk datang dan meng-copy file materi-
pembelajaran, berita, forum diskusi, chat,
nya. Cukup dengan meng-upload e-
kuis online, kalender online dan lain-lain.
learning maka semua dapat mengakses
Selain itu, pada moodle terdapat 40 bahasa
materi itu.
seperti
unduh
termasuk Bahasa Indonesia sehingga akan
memudahkan.
Munir (2008) menyatakan bahwa
knowledge management system merupakan
pembelajaran
strategi untuk meningkatkan efektifitas
menjadi sangat terbantu, misalnya seorang
dan kesempatan dalam pengembangan
Adanya
KMS
123
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
kompetensi. Ada beberapa hal yang perlu
diakses oleh seluruh pegawai dan
dilakukan untuk menumbuhkan budaya
pejabat.
berbagi pengetahuan diantaranya:
a. Menciptakan
d. Pengelolaan
dimana
know-how
pengetahuan
menjamin informasi yang terkini
setiap pegawai berkesempatan dan
agar
bebas menentukan cara baru untuk
kesesuaian dan ketepatannya.
menyelesaikan
tugas
dan
untuk
dapat
e. Format
di
periksa
pengetahuan
untuk
yang
berinovasi serta peluang untuk
disediakan di web site adalah
mensinergikan
format dengan pengguna bebas dan
pengetahuan
eksternal kedalam institusi.
tertentu agar semua pegawai dapat
b. Menangkap dan mengidentifikasi
pengetahuan
bernilai
dan
yang
dianggap
mengakses dan mengembangkan
setiap saat.
direpresentasikan
dengan cara yang logis.
c. Penempatan
pengetahuan
yang
baru dalam format yang mudah
Gambar 3. Empat Pilar Knowledge Management
(Architectur of Enterprise Engineering)
124
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Empat
pilar
utama
Knowledge
diterapkan di berbagai lingkungan baik
Management
adalah
kepemimpinan
sosial, pemerintahan, ekonomi maupun
(leadership),
organisasi
(organization),
politik. Keempat pilar itu penunjang dalam
teknologi (technology) dan pembelajaran
Knowledge Management melalui adanya
(learning). Pengembangan dari KM dalam
elemen
berbagai disiplin yaitu System Engineering
komunikasi
(mengarah pada technology), Organization
menyampaikan komunikasi yang terarah
Development (mengarah pada leadership,
menggunakan
learning), System Management (mengarah
sebuah
pada
komunikasi itu sebagai hubungan data
technology)
Behavior
learning,
(mengarah
dan
pada
organization)
Organization
komunikasi.
Bagaimana
menggunakan
teknologi,
kepemimpinan
organisasi
informasi
serta
cara
dalam
menjadikan
leadership,
(data),
di
pengetahuan (knowledge) dan kebijakan
mana
keempatnya merupakan hal yang dapat
(information),
(wisdom).
125
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Gambar 4. Hubungan antara Data-Information-Knowledge-Wisdom
kembali
2.4 Latar Belakang Knowledge
serta
pembelajaran
dari
pengalaman.
Management
Seseorang
memperoleh
Pengetahuan
merupakan
pengetahuan dari pengalamannya, keahlian
penggabungan
rekanan serta dari analisis data bisnis yang
pemikiran, pandangan, nilai dan penilaian
dilakukan seperti laporan keuangan dan
individual. Pengetahuan bersifat dinamik
penjualan.
knowledge
dan hanya bisa diakses melalui dengan
management yang efektif disusun untuk
kolaborasi dan komunikasi dengan pemilik
mengelola dan mendayagunakan seluruh
pengetahuan tersebut. Sistem knowledge
sumber yang ada.
management harus mampu memberikan
Strategi
Informasi adalah hasil dari proses
penjaringan
terhadap
dan
pemberian
pengalaman
dan
konteks
sumbangan
bersama
dari
kultural
pengalaman
pengalaman,
untuk
pemakaian
personal
yang
pemikiran.
tadinya hanya bernilai individual dalam
Informasi biasanya disimpan dalam bentuk
suatu organisasi. Kontribusi individual
semi-terstruktur seperti dokumen, e-mail,
terhadap organisasi dengan penciptaan
voice mail dan multimedia. Aktivitas
pengetahuan baru melalui penggabungan
utama informasi adalah mengelola konten
dan sistesis atas data dan informasi yang
sehingga mudah ditemukan, digunakan
ada.
126
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Ketiga komponen pengetahuan ini
merepresentatikan elemen-elemen
harus
dikelola
untuk
4.1
yang
Elemen
Solusi
Knowledge
Management
Setiap
menciptakan
organisasi
organisasi yang lebih dinamis, responsif
keunikan
dan inovatif. Tanpa dukungan dengan
permasalahan yang berbeda yang harus
pengelolaan yang memadai atas aset
diselesaikan dengan pengetahuan yang ada
tersebut, organisasi tidak akan dapat
dan
bertumbuh
mengakibatkan
secara
informasi,
efisien,
kegagalan
kehilangan
pembelajaran,
duplikasi dan redudansi serta enkonsistensi
pekerjaan
dan
kegagalan
aset
memiliki
pengetahuan
dimilikinya.
Hal
solusi
ini
dan
yang
knowledge
management bersifat khusus dan unik
setiap organisasi.
Secara
menilai
garis
besar,
knowledge
berkaitan
dengan
kecenderungan yang ada.
management
3. Metode
permasalahan strategi, budaya, proses dan
dalam
teknologi. Hal ini menjadikan hal penting
menyusun
apabila personal pekerja dibekali dengan
Metode
yang
digunakan
pengumpulan
data
untuk
penulisan ini terdiri dari :
insentif yang sesuai dan alat bantu untuk
a.
pemakaian bersama pengetahuan. Melalui
Metode wawancara
Wawancara
dipergunakan
sebagai
memperoleh
data
mengadakan
interview
perencanaan dan pelaksanaan yang tepat
cara
untuk
pada hal-hal berikut, organisasi dapat
dengan
jalan
mempraktekkan knowledge management
nara
yang
atau
wawancara
dengan
sesuai
dengan
kebutuhan
strategisnya.
sumber.
Proses
b. Metode Kepustakaan
Metode
kepustakaan
atau
memastikan
bahwa
knowledge management sesuai dengan
pengumpulan data berasal dari buku-buku
proses
ilmiah
yang berkaitan
knowledge management diawali dengan
dengan obyek penulisan yang digunakan
memperhatikan secara obyektif kekuatan
dalam keseluruhan proses penulisan sejak
dan kelemahan strategis serta sasaran yang
awal
dan
literature
bisnis
yang
spesifik.
Praktek
dengan
cara
akan menjadi petunjuk di mana knowledge
memanfaatkan berbagai pustaka
yang
management memberikan pengaruh yang
hingga
akhir
relevan.
berarti. Solusi knowledge management
4. Hasil dan Pembahasan
yang tepat akan memberikan keuntungan
yang spesifik dan terukur di dalam area
127
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
kritis dalam suatu organisasi: desain dan
inovasi, baik secara eksplisit maupun
pengembangan
implisit.
produk
dan
jasa,
Apabila
pekerja
tidak
manajemen pelanggan (permasalahan, pola
diberikan penghargaan atas kontribusi
pembelian dan harapan), rencana bisnis,
perubahan yang dilakukan, maka tidak
manajemen
akan
dan
pengembangan
atas
personal.
melibatkan
diri
dalam
pelaksanaan knowledge management.
Dinamika
kendala
organisasi
dalam
mengatasi
pemakaian
3. Strategi
Implisit,
Pemimpin
harus
bersama
memberikan pesan yang singkat dan
pengetahuan dan mendorong semangat
jelas bahwa sikap berbagi pakai dan
untuk
inovasi yang dihasilkan knowledge
melakukan
organisasi
inovasi.
secara
mengidentifikasikan
sebagai
Banyak
masalah
management
merupakan
hal
yang
budaya
sangat penting bagi organisasi. Melalui
utama
pelaksanaan
dukungan pendanaan dan ide atas
management.
Hambatan
hambatan
knowledge
konsisten
proyek,
inovasi
sistematis
dan
budaya tersebut biasanya hadir berupa:
perubahan
1. Berbagi-pakai
manajemen akan mampu membangun
Setiap
Pengetahuan,
orang menghabiskan sebagian besar
antusiasme
waktunya
management.
untuk
pengetahuan
mengembangkan
yang
nantinya
prioritas
terhadap
personal,
knowledge
akan
4. Strategi Eksplisit, Demoralisasi akan
membedakannya dengan orang lain.
timbul apabila penyeruan knowledge
Secara
management
alamiah
hal
tersebut
tidak
diikuti
dengan
membentuk pandangan pengetahuan
penghargaan yang nyata. Organisasi
adalah kekuatan dan lingkungan yang
harus mengadakan penyesuaian cara-
saling tidak percaya.
cara pemberian penghargaan terhadap
2. Ketakutan
akan
inovasi,
Inovasi
pekerja dan tim kerja.
seringkali dilihat sebagai suatu usaha
yang
beresiko
pasti.
berbagi pakai pengetahuan dari para
Umumnya orang lebih suka dengan
pekerja dengan alat bantu yang umum
sesuatu yang sudah pasti, mapan dan
dipakai.
hampir
Mengatasi
pemungkin bagi knowledge management.
budaya-budaya
tersebut
Teknologi memberikan dasar otomatisasi
organisasi
yang
dan sentralisasi berbagi pakai pengetahuan
tanpa
hambatan
dibutuhkan
dan
tidak
Teknologi memungkinkan aktivitas
resiko.
menghargai berbagai pengetahuan dan
dan
Teknologi
memperlancar
adalah
proses
faktor
inovasi.
128
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
Beberapa masalah yang mungkin timbul
Untuk itu platform, infrastruktur, aplikasi
dalam pemilihan teknologi. Para pengguna
dan
seharusnya tidak perlu untuk mempelajari
menjawab
software baru sebagai ganti software
pelaksanaan knowledge management.
selama itu yang dipakai. Keberhasilan
4.2 Platform Knowledge Management
partner
solution
semua
harus
mampu
permasalahan
knowledge management terutama dilihat
Suatu platform yang komprehensif
dari interaksi yang terjadi antar personal
sepatutnya terdiri dari produk dan solusi
dengan sistem yang berjalan.
yang memungkinkan praktek knowledge
Teknologi
dibutuhkan
untuk
management.
Atribut
dari
platform
membawa informasi bisnis yang relevan
tersebut didesain untuk menjamin bahwa
dari berbagai untuk setiap penggunanya.
teknologi
Pengaruh yang mungkin timbul dengan
sebagai faktor pemungkin dan bukan
adanya perubahan teknologi secara cepat
sebagai faktor yang justru menghambat
mempengaruhi informasi dan pengetahuan
pelaksanaan knowledge management.
yang pada kenyataannya disimpan dalam
4.3 Enterprise Portal sebagai Knowledge
format dan lokasi yang berbeda dan
yang
digunakan
berfungsi
Desktop
Platform
yang
Suatu portal yang sederhana dan
memberikan
solusi
interaktif dibutuhkan untuk mengakses ke
integrasi atas seluruh aset pengetahuan
semua aset pengetahuan milik organisasi.
yang
Fasilitas
mungkin
berjauhan.
digunakan
harus
ada
bagi
semua
pengguna,
koneksi
yang
dinamis
dan
langsung ke data warehouse, messaging
pengembang sampai administrator.
Peningkatan mobilitas dri pekerja
server yang memungkinkan kolaborasi dan
pengetahuan yang menuntut pengguna
sistem dokumentasi sepatutnya dimiliki
suatu platform yang terintegrasi dengan
oleh portal berbasis internet yang akan
seluruh piranti komunikasi. Kemampuan
dipergunakan untuk mengakses seluruh
suatu sistem knowledge management tidak
aset pengetahuan. Pemilihan basis internet
akan berguna bila sistem tidak dapat
menjadi krusial karena memberikan suatu
diakses
jaminan integrasi dari berbagai sumber
dari
suatu
lokasi
dimana
pengetahuan itu akan digunakan atau
dibutuhkan.
Pada akhirnya, setiap organisasi
pengetahuan.
Secara konseptual mirip dengan
internet
portal
seperti
Mylycos
dan
memiliki koleksi aset pengetahuan yang
MyYahoo, di mana pengunjung situs
unik dan problem bisnis yang berbeda.
tersebut dapat memilih dan mengatur
129
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
sendiri
tampilan
yang
diinginkan.
meliputi
kemampuan
Enterprise portal menyediakan sebuah
mengkategorisasikan,
jendela yang pribadi untuk pengguna
mengelola dokumen, sistem manajemen
individu
pengetahuan
atau
kelompok
pengguna,
menerbitkan
yang
dibangun
dan
harus
berdasar pada fungsi kerja, peran atau
mendukung aliran dari konten (versioning,
kriteria lainnya.
routing, locking dan persetujuan)
Untuk membuat lingkungan kerja
memenuhi
kebutuhan
pengguna
4.5.2
dan
–
Kolaborasi
Pengetahuan
berbagi
Tacit
mengoptimalkan interaksi, distribusi dan
Ruang dan Waktu
manajemen sumber daya internal dan
Pengetahuan
tacit
pakai
Melintasi
hanya
akan
eksternal maka sebuah enterprise portal
dapat dibagi-pakai dalam organisasi bila
menambah efisiensi dan memberdayakan
ada dukungan untuk melakukan kolaborasi
para
di
pegawai
untuk
menyelesaikan
antara
para
pekerja
pengetahuan.
pekerjaan dengan lebih cepat, lebih baik
Kemampuan kolaborasi yang sepatutnya
dan
adalah
dimungkinkan dengan sejumlah perangkat
peningkatan pendapatan dan mengurangi
yang terintegrasi antara lain meliputi:
biaya operasi.
jadwal dan daftar tugas yang berbagi-
4.4 Knowledge Service
pakai, forum diskusi elektronik, direktori
lebih
efektif.
Hasilnya
Layanan pengetahuan memberikan
personal dan perangkat lunak konferensi
manajemen terpusat dari aset pengetahuan
dengan fasilitas papan tulis elektronik,
utama
video, chat dan berbagai aplikasi. Seluruh
yang
dimiliki
organisasi
dan
dukungan atas proses pengiriman dan
perangkat
penelusuran.
pekerja
4.5 Content Management – menangkap
memungkinkan bekerja dalam sebuah tim
saling
memungkinkan
para
berkomunikasi
juga
dalam pemanfaatan aset pengetahuan.
dan mengelola Pengalaman
4.5.3 Business Intelligence – Merubah
4.5.1 Eksplisit
Teknologi
selain
content
management
Data
Bisnis
menjadi
dibutuhkan para pekerja untuk menangkap,
pengetahuan
mengkodifikasi
Penemuan kecenderungan dalam
pengalaman
dan
dalam
data bisnis dan keuangan secara cepat
akses
memungkinkan para pengambil keputusan
secara mudah dan intuitif ke seluruh
untuk merencanakan strategi yang lebih
organisasi. Selain kemampuan dasar yang
baik. Business intellegence membantu
repositori
dan
mengorganisasi
yang
pemikiran
memungkinkan
130
KOMPUTAKI Vol. 1 No. 1 Februari 2016
pekerja pengetahuan untuk melakukan
4.6.1 Knowledge management
analisis atas data yang diperoleh melalui
Selayaknya dibangun di atas suatu
sistem akuntansi, manufaktur ataupun
sistem yang memberikan sejumlah layanan
proses bisnis lainnya serta disimpan dalam
krusial yang memungkinkan pengelolaan
data warehousing. Fasilitas ini akan
seluruh elemen utama dari solusi yang
memungkinkan para pekerja pengetahuan
digunakan. Sistem itu harus memiliki
untuk memiliki pemahaman yang lebih
direktori
baik atas bisnis dan pasar yang dihadapi.
terintegrasi dalam hal keamanan dan
4.5.4 Capture, Search and Deliver –
pengelolaan
standar
yang
aplikasi.
terpusat
Sistem
dan
dengan
Membawa
tingkat integrasi yang tinggi akan mampu
Membangun tim dan komunitas
menerka total cost of ownership dari
dalam suatu organisasi yang tersebar dan
sistem tersebut.
hanya dimungkinkan dengan membangun
4.6.2 Connected Devices
Pekerja pengetahuan membutuhkan
suatu portal dengan teknologi search and
akses tak terbatas untuk seluruh sumber
delivery dan dapat dipersonalisasikan.
Teknologi yang digunakan harus
daya organisasi kapanpun dan dimanapun.
mampu mengatasi perbedaan format file
Suatu sistem yang mendukung kerja jarak
dan
jauh
repositori
serta
mengirimkan
akan
terwujud
dengan
informasi yang telah dipersonalisasikan
menggabungkan perangkat keras dengan
langsung
kemampuan dasar sistem operasi dalam
ke
pekerja
atau
kelompok
hal telekomunikasi dan tatap muka yang
pekerja tertentu.
4.5.5
Tracking
and
Workflow
–
Menangkap dan Mengukuhkan
natural.
4.6.3 Partner Solutions
Didasarkan perbedaan dari tiap
Best Practises
Layanan
memungkinkan
penelusuran
organisasi
untuk
bisnis dan kompleksitas dalam penerapan
praktek
knowledge
management,
mengidentifikasi best practises dengan
organisasi harus secara cermat memilih
mengukut tingkat kesuksesan, sementara
partner yang tepat yang dapat memberikan
perangkat
solusi
workflow
memungkinkan
terbaik
dalam
hal
penciptaan aplikasi yang berbasis proses
management bagi bisnisnya.
dalam menjamin best practises tersebut
5. Kesimpulan
ditindaklanjuti dan diukur.
4.6 Knowledge System
knowledge
Knowledge management sebagai
salah satu komponen dari konsep Digital
131
Knowledge Management: Mendayagunakan Pengalaman Dan Informasi
(Yohana Tri Widayati)
Nervous
System
berperan
dalam
memperbaiki proses pertukaran informasi
dan kolaborasi antar pekerja menjadi lebih
efektif dan efisien. Tantangan bagi seluruh
organisasi
adalah
untuk
sebuah
infrastruktur
membangun
knowledge
management komprehensif yang dapat
dikelola berkelanjutan sehingga dapat
merefleksikan kebutuhan organisasi itu
sendiri. Hal ini meliputi kemampuan untuk
membuat informasi dan layanan yang
dapat diakses dari seluruh segi organisasi,
divisi, unit bisnis, departemen dalam
organisasi
Management
tersebut.
System
Knowledge
juga
6. Daftar Pustaka
Birkinsaw, Julian. 2001. Making Sense of
Knowledge Management, IVEY
Business
Journal,
March/April,PP:32-36
Munir, Ningky: 2008. Knowledge Audit:
Pedoman
Evaluasi
Kesiapan
Organisasi
Mengelola
Pengetahuan: PT Mitra Kertajaya,
Jakarta.
Nonaka, I, 2007. The Knowledge –
Creating
Company,
Harvard
Business Review on Knowledge
Managemen,Harvard
Business
School Publishing, Boston, MA. 21
- 45.
Turban, Efrain dan Linda Volonino,. 2005.
Information
Technology
for
Management. John Wiley & Sons (
Asia) Pte. Ltd.
dapat
menciptakan suatu pembelajaran melalui
media elektronik atau yang biasa disebut
e-Learning.
132