OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN MET (1)

OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN
METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
OLEH : ALI HASIAN HARAHAP
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

ABSTRACT
Nowadays the globalization, innovation of technology and tight business competition push the
companies to change their way to run their business. So that companies can continue to survive
and win the competition, companies must quickly change their business strategy. Companies
should do the continuously improving their business processes as customers demand for goods
services better. One of the components that can determine a company can compete is “time”.
There is a proverb saying that "time is money". PT INALUM (Persero) which has change the
status from foreign company becomes state own companies would continues to improve its
performance to much better. The management gives target for Procurement Dept. to optimize the
procurement process with the on-time delivery of goods increase becomes 97%. Therefore, it
needs to change more precise and faster to meet the set targets and its need to look for best
strategy, not just small changes made by PT INALUM but a new breakthrough fundamental. The
author uses the Business Process Reengineering to optimize the procurement process in order to

improve on-time delivery, business process analysis and drafting of new business processes by
implementing supply positioning models. The design of new business processes measured with 4
(four) perspective balance score card and the results obtained benefits of cost reduction,
accelerated processes and customer satisfaction
Keywords : Business Process Reengineering, Business process analysis, Supply Positioning
Model, Balance Scorecard

I. PENDAHULUAN
Dalam menghadapi tantangan global, PT
Inalum (persero) yang saat ini telah resmi
menjadi salah satu BUMN, terus berupaya
meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi.

Hal ini dapat terlihat dari target produksi
250.000 MT/tahun, kini target tersebut
ditingkatkan secara bertahap menjadi 325.000
MT/tahun pada tahun 2018. Khusus di

Dept.Pengadaan manajemen menargetkan
untuk mengoptimalkan proses pengadaan

dengan target delivery on time barang
ditetapkan menjadi 97%.
Sebelumnya pencapaian delivery on time
adalah 86,8 %. Oleh karena itu perlu
perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk
memenuhi target yang telah ditentukan dan
perlu dicarikan terobosan baru yang mendasar
dan tidak hanya sekadar perubahan kecil yang
dilakukan oleh PT Inalum.
II. LANDASAN TEORI

2.5 Supply Positioning Model
(SPM)
The Supply Positioning Model, adalah suatu
model yang dikembangkan dengan memetakan
produk atau jasa yang dibutuhkan ke dalam
sebuah matriks yang merupakan fungsi dari
besaran nilai expenditure terhadap impact on
profit, supply opportunity dan resiko. Tujuan
dari pembuatan model ini adalah untuk

membantu
memprioritaskan
usaha
yang
dilakukan dalam mendapatkan dan memilih
pemasok, sebagai masukan dalam menentukan
strategi pengadaan, dan menentukan bentuk
kerja sama yang akan dibangun dengan pemasok
(Kenneth Lyson, 1996).

2.1 Definisi Proses Bisnis
Proses Bisnis menurut Paul Harmon
(2003) adalah
serangkaian aktivitas yang
dilakukan oleh suatu bisnis dimana mencakup
inisiasi input, transformasi dari
suatu
informasi, dan menghasilkan output.
2.2 Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis adalah kajian dan

evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatankegiatan proses bisnis Perusahaan untuk
mengidentifikasi dampak dari kegiatan
tersebut dalam menciptakan nilai atau
menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
2.6 Balance Scorecard (BSC)
Kaplan dan Norton (1996) menawarkan konsep
2.3 Business Process Reengineering
BSC yang menyebutkan bahwa BSC merupakan
Menurut Hammer dan Champy (1993) sistim manajemen strategis dan pengukuran yang
rekayasaulang proses bisnis adalah proses menghubungkan sasaran strategis kepada 4
berpikir kembali (rethinking) dan proses indikator yaitu keuangan, pelanggan, bisnis
perancangan kembali (redesign) secara internal dan pembelajaran serta pertumbuhan.
mendasar (fundamental) untuk memperoleh
perbaikan yang memuaskan atas kinerja III. KERANGKA KONSEPTUAL
perusahaan yang mencakup ongkos, kualitas,
jumlah dan layanan terbaik
2.4 Tahapan-tahapan Rekayasa Ulang
1. IdentifikasiValue Chain
2.Tahap analisa setiap kegiatan dalam
proses bisnis

3. Tahap perancangan proses bisnis yang
baru.

IV.METODE PENELITIAN
Metode penelitian bersifat penelitian terapan
(applied research), pendekatan studi kasus
dan bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan
data pada penelitian yaitu dengan observasi
melalui pendekatan observasi partisipatoris
(participatory-observation).

V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Proses saat ini

Standard waktu proses yang disepakati oleh
ketiga seksi yang terkait pengadaan adalah
37 hari, namun aktualnya adalah 45 hari.
Terjadi selisih 8 hari dari standard yang
telah ditetapkan.
b. Jumlah Pemasok


Analisis Business Process Reengineering
1. Identifikasi value chain
Barang-barang yang sering terjadi delay
Ketiga seksi yang terkait dengan proses
adalah:
pengadaan, saat ini dinilai telah melaksanakan
a. Bahan baku penolong & PRM
tugasnya dengan baik dan masing-masing
b. Mekanikal & elektrikal S/P & equipment
aktivitas yang dilakukan dalam proses
c.
Bahan kimia
bisnisnya dapat dikatakan telah memberikan
nilai tambah bagi perusahaan. Hal tersebut Barang diatas termasuk kategori bottleneck dan
dilihat dengan kondisi keuangan perusahaan critical dan terlihat dari data bahwa jumlah
pemasok relative sedikit
yang telah mendapatkan profit.
3. Rancangan proses bisnis baru
2. Analisis setiap kegiatan proses bisnis

Terdapat beberapa kegiatan yang masih Dengan mengadopsi konsep Supply positioning
belum efektif dan efisien sehingga sangat model yang direkomendasi oleh IAPI
perlu dilakukan perubahan. Menurut Rizal
(2014) beberapa upaya untuk meningkatkan
on time delivery pada proses pengadaan
barang adalah waktu proses dan Pemasok
yang tepat.
a. Analisis waktu proses
Waktu proses adalah sebagai berikut:

IAPI
merekomendasikan
agar
proses
pengadaan dilakukan dengan cara lelang dan
paket pengadaan dilakukan sekali dalam
jumlah besar. Hal tersebut untuk menarik
minat pemasok untuk tertarik menawarkan
barang yang bersifat bottleneck dan critical.
Maka rancangan proses bisnis baru adalah

sebagai berikut :

c. Seksi Requester tidak perlu meminta
persetujuan Seksi Anggaran untuk eksekusi
anggaran yang sudah termasuk dalam RKAP
dan cukup salinan RFP nya saja yang dikirim
ke
Seksi
Anggaran.
Hal
ini
menyederhanakan proses administrasi tanpa
menghilangkan
fungsi
control
Seksi
Anggaran.
Rancangan
proses
bisnis

di
atas
menghasilkan percepatan proses dari
sebelumnya 37 hari menjadi 5 hari. Hal di
atas mempercepat waktu proses pengadaan
permintaan barang.

Perubahan signifikan pada rancangan
proses bisnis yang baru adalah sebagai
berikut:
a. Proses lelang dilakukan di awal tahun
anggaran setelah RKAP disetujui. Bagi
Seksi Pengadaan, dengan rancangan alur
proses yang baru ini terjadi penghilangan
pekerjaan yang berulang-ulang dalam hal
proses lelang. Pada alur proses sebelumnya
seksi Pengadaan akan melakukan proses
lelang setiap menerima RFP yang diterima
dari Seksi Requester.
b.Kontrak harga satuan selama periode

tertentu
terhadap
pemasok
yang
memenangkan
tender,
pada
proses
sebelumnya kontrak dengan pemasok
hanya bersifat jangka pendek (spot).
Kontrak harga satuan ini merujuk kepada
konsep just in time (JIT). Disinilah terjadi
potensi peningkatan on time delivery
karena perusahaan telah menginformasikan
kepada pemasok tentang kebutuhan barang
berupa item barang, jumlah kebutuhan dan
jadwal kebutuhan delivery barang, selain
itu Seksi Pengadaan memperoleh manfaat
bahwa harga satuan barang tetap (fixed)
hingga periode tertentu yang disepakati

dalam kontrak.

Analisis Balance Scorecard
Hasil rancangan proses bisnis yang baru
diusulkan dianalisis dan diukur manfaatnya
ke dalam 4 (empat) perspektif balance
scorecard.

Balance Scorecard
Perspektif
-

1
Keuangan

Perspektif

-

Delivery
on
time
meningkat serta kepastian
jumlah pembelian bagi
pemasok

-

Waktu
proses
lebih
singkat menjadi 5 hari
Tidak ada lagi pekerjaan
berulang untuk pembelian
item barang yang sama

2
Pelanggan

3

Perspektif
Intenal

-

4

Perspektif
Pembelajaran
dan
pertumbuhan

Efisiensi
penggunaan
kertas & faksimili sebesar
USD 221.00
Menghindari
potensi
kerugian operasional dari
delay delivery sebesar
USD 205.50 perhari

-

Meningkatkan
produktifitas
dalam
bekerja
Kualitas pekerjaan lebih
baik

VI. KESIMPULAN & SARAN
procurement akan memperbaiki proses
Kesimpulan
administrasi yang belum efektif dan efisien.
Dari menggunakan metode rekayasa ulang
3. PT Inalum perlu mencari pemasok baru
proses bisnis pada proses pengadaan, maka
khususnya pada sub bidang yang sering
diperoleh hasil sebagai berikut :
delay agar tidak bergantung kepada
1.Terdapat beberapa kegiatan yang masih
beberapa pemasok dalam hal supply barang
belum efektif dan efisien sehingga sangat
yang menjadi bottleneck dan critical.
perlu dilakukan perubahan dalam kegiatan
4. Perlu dilakukan sosialisasi sebelum
tersebut
melakukan proses bisnis baru ke berbagai
2. Setelah dianalisis proses bisnis tersebut
seksi terkait agar dalam implementasi BPR
ada potensi efisiensi dengan melakukan
mendapat dukungan dari berbagai pihak
rekayasa ulang proses
yang terlibat.
3. Manfaat dari rekayasa ulang proses bisnis
tersebut diukur dengan menggunakan
analisis balance score card (BSC)
DAFTAR PUSTAKA
memberikan manfaat bagi perusahaan
Anonim,
2004,
Struktur Sasaran & Tugas Dan
berupa pengurangan biaya, waktu proses
Proses Bisnis, PT Perkebunan Nusantara
dan delivery on time. Dengan demikian,
III (persero)
rekayasa ulang akan menjadi solusi yang
saling
menguntungkan
bagi
para Champy, James, 1995, Rekayasa Ulang
Perusahaan : Sebuah Manifesto Bagi
stakeholder.
Revolusi Bisnis, PT. Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta.
Saran
1. Perusahaan perlu menerapkan Strategi Davenport, Thomas H, 1993, Process
Innovation, Reengineering Work Through
Business Process Reengineering pada
Information Technology, Harvard Business
proses pengadaan PT Inalum mengingat
School Press.
proses yang saat ini terdapat hal yang
David,
R. Fred, 2009, Manajemen Strategi
belum efektif dan efisien, serta dibutuhkan
Konsep.Salemba empat, Jakarta
waktu proses yang cepat agar mengurangi
Gaspersz,
Vincent. 1998, Production Planning
delay delivery pada proses pengadaan.
and Inventory Control, Jakarta, Gramedia
Penerapan strategi BPR ini sebaiknya juga
Pustaka
Utama
dilakukan pada seksi lain dalam setiap
kegiatan proses bisnisnya karena apabila Grant Thornton, 1994 Motivations to
Reengineer, NCMS Focus
dilakukan secara keseluruhan pada PT
Inalum akan memberikan dampak yang Gelderman dan weele, 2003 “Handling
measurement issues and strategic direction
sangat besar.
in Kraljic’s purchasing portfolio Model.
2. Perusahaan diharapkan dapat melakukan
Journal of purchasing and supply
simplifikasi proses administrasi proses
management 9, July; 207-216
pengadaan dengan penggunaan teknologi
IT khususnya aplikasi software E- Hammer, Michael, James Champy, 1993,
Reengineering
the
Corporation:
A
procurement yang akan memberikan
Manifesto For Business Revolution,
manfaat economy of scale dan economy of
Harper-Collins
Publisher, Inc., New York
scoupe. Disamping itu, penggunaan E-

Kraljic,Peter,1983, Purchasing must become
supply management. Harvard Business
Review.USA
Kaplan, Robert S. and David P.
Norton, 1996, Balanced Scorecard:
Translating Strategy into Action.
Terjemahan Bahasa Indonesia. Penerbit
Erlangga
Muluk, Chairul, 2006, BPR dan Strategic
Initiative : Opertional Excellence
(OPEX), The Champion Team, PTPN
III (persero) Medan
Rizal, Khairul, 2014, Modernisasi sistem
pengadaan nasional. Executive Seminar
September 15, 2014
Sinulingga,
Sukaria,
2010,
Analisis
Lingkungan Usaha, edisi 2. Penerbit
USU press.
Sinulingga,
Sukaria,
2013,
Metode
Penelitian, edisi 3. Penerbit USU press.