Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi saat ini merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi.
Informasi
memungkinkan
organisasi
dapat
terus
mengantisipasi
segala
kemungkinan yang terjadi sebagai akibat dari adanya perubahan yang sedemikian
kompleks. Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer based information system). Harapan yang
ingin diperoleh disini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi
khususnya komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,
dan tepat waktu sehingga dapat lebih efektif dan lebih efesien.
Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu perusahaan
dalam bekerja serta melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan
informasi. Dalam era globalisasi dimana persaingan semakin ketat, kebutuhan
manusia akan informasi sangat dibutuhkan. Teknologi informasi merupakan
komponen penting bagi pemerintah di era globalisasi. Dalam rangka peningkatan
aktivitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat
yang berorientasi kepada informasi. Sistem informasi dan teknologinya telah
digunakan berbagai sektor kehidupan mulai dari perdagangan, pendidikan
(electronic education), pemerintahan (E-government), kesehatan (Telemedicine)
dan sebagainya. Teknologi informasi mencakup salah sistem yang mengumpulkan
Universitas Sumatera Utara
(collect) menyimpan (store) memproses, memproduksi, dan mengirimkan
informasi dari dan kemasyrakatan secara efektif dan cepat.
Para ahli telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang informasi
yang dikenal dengan nama Sistem Informasi Manajemen (Information
Management System). Kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam
menjalankan fungsi-fungsi managerial akan turut menentukan berhasil tidaknya
manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi
yang dipimpinnya. Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya
cara organisasi untuk beroperasi dan berkompetensi maka Sistem Informasi
Manajemen (SIM) juga dituntut untuk berubah. Dalam pelaksanaan otonomi
daerah, teknologi dan komunikasi perlu menjadi pertimbangan bagi para
penyelenggara
Pemerintahan
untuk memanfaatkan, mengembangkan
dan
menguasainya dalam rangka meningkatkan daya saing dan untuk mendukung
penyelenggaraan kegiatan Pemerintahan.
Efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan organisasi semakin
tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Dengan adanya manajemen
suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektifitas yang tinggi.
Efektifitas kerja yang didefenisikan sebagai penyelesaian pekerjaan sesuai dengan
yang ditentukan sebelumnya dimana selama dipengaruhi pikirannya, tenaga, cara
yang paling cepat (waktu) serta kondisi ruangan yang dapat mendukung semangat
kerja pegawai. Dengan adanya standar manajemen dapat merencanakan,
melaksanakan, mengawasi dan mengevalusasi kinerja pegawai agar hasil akhir
memuaskan pada pihak-pihak yang mendapatkan pelayanan.
Universitas Sumatera Utara
Dengan semakin jelasnya manfaat teknologi informasi maka dapat
diperoleh bukti bahwa memang benar informasi telah memberikan kontribusi bagi
pencapaiaan keinginan maupun masalah yang dihadapi, maka tentu saja
pengalaman baik ini akan memberikan sebuah saksi pembelajaran tak ternilai bagi
para pemakai teknologi informasi khususnya para pegawai Pemerintahan maka
secara sadar mereka akan memberlakukan informasi sebagai sebuah aset yang tak
ternilai.
Sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan
informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah. Serta dalam
menetapkan berbagai kebijakan pemerintahan dan perencanaan pembangunan
baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional, diperlukan adanya
berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan
keputusan sejalan dengan tingkat perkembagan yang semakin maju. Sebagaimana
semakin berkembangnya teknologi informasi yang dapat menigkatkan efektifitas
kerja pegawai sehingga dapat meningkatkan pula kualitas kerja yang tinggi,
pegawai mempunyai motivasi yang tinggi, untuk medukung aktivitas-aktivitas
Pemerintahan, yang meliputi aktivitas intern Pemerintahan dalam satu lembaga
maupun antar lembaga Pemerintahan, serta aktivitas pemberian pelayanan
Pemerintahan untuk Masyrakat. Intinya dengan adanya sistem informasi
manajemen harus lebih banyak memberikan kemudahan bukan menambah
kerumitan atau kesulitan baru khususnya bagi penyelenggara Pemerintahan dan
umumnya bagi Masyrakat. Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi
khususnya komputerisasi bagi Pemerintah harus lebih banyak di tingkatkan
Universitas Sumatera Utara
karena
memberikan
kemudahan
dalam
urusan-urusan
penyelenggaraan
Pemerintahaan.
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan
adanya Sistem Informasi, maka suatu organisasi semakin mampu berperan dengan
tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data
dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah serta dalam
menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik
pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional diperlukan adanya
berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan
keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Pelaksanaan segala aktivitas dan tugas-tugas berhubungan dengan
kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan, baik ke dalam maupun
keluar. Adapaun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan
pencatatan penduduk.
2. Pembinaan umum.
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran, akta
perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan pengakuan dan
pengesahan anak.
7. Pecatatan mutasi data penduduk
Universitas Sumatera Utara
8. Pengolahan data penduduk.
9. Penyelenggaraan penyuluhan.
Berdasarkan Undang-undang No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan
dijelaskan bahwa instansi pelaksana administrasi kependudukan untuk wilayah
kabupaten/kota adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang berwenang
memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas
pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. Dalam menjalankan
penyelenggaraan
administrasi
kependudukan,
maka
peristiwa
penting
kependudukan yang meliputi kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian,
pengakuan anak, pengesahan anak dan lain-lain yang harus di catat ke dalam
pencatatan sipil harus ditata dengan sebaik-baiknya dalam bentuk pelayanan
publik kepada Masyarakat. Berkaitan dengan kependudukan pembangunan,
pembangunan administrasi kependudukan sebagai sebuah sistem merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari administrasi negara dalam memberikan
jaminan kepastian hukum dan perlindungan terhadap hak-hak individu penduduk.
Perlindungan tersebut berupa pelayanan publik melalui penerbitan
dokumen kependudukan seperti Nomor Induk Kependudukan, Kartu Tanda
Penduduk, Kartu Keluarga, dan akta-akta catatan sipil. Dengan jumlah penduduk
yang cukup besar, diperlukan adanya penataan agar administrasi kependudukan
dapat lebih tertib dari tahun ke tahun dan terpadu secara nasional. Dalam
mendukung pelayanan administarsi kependudukan, penerapan teknologi sangat
penting untuk menjawab kecepatan dalam proses pendayagunaan data individu
penduduk. Dengan meningkatnya ketertiban dan keterpaduan administrasi
Universitas Sumatera Utara
kependudukan akan sangat berguna bagi perumusan kebijakan, perencanaan dan
pelaksanaan berbagai program pembangunan. ( Syarief, 2011:6) Berkenaan
dengan hal tersebut untuk mempermudah penyelenggaraan administrasi
kependudukan dalam melakukan pengumpulan, pengolahan data penduduk yang
berbasis teknologi informasi, Pemerintah Pusat dalam hal ini telah menyiapkan
suatu sistem yang diberi nama “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan”
atau disingkat SIAK.
SIAK merupakan suatu sistem informasi berbasis web yang disusun
berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan
menata sistem administrasi dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi dan juga membantu bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah
khususnya
Dinas
Kependudukan
didalam
menyelenggarakan
layanan
kependudukan. Dalam SIAK terdapat tiga komponen yang salit terkait dan saling
komplementer yaitu pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengolahan
informasi. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah kependudukan yang ada.
Dengan adanya pengelolaan data secara online maka kelemahankelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. SIAK sendiri
memberikan banyak manfaat antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data
statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan
kebijakan, strategi dan program bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan
pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan mobilitas penduduk, serta
kepentingan
pembangunan
lainnya.
SIAK
dirancang,
dibangun
dan
dikembangkan. untuk mampu menyelenggarakan penerbitan NIK Nasional
sebagai nomer identitas tunggal yang ditampilkan pada setiap dokumen
Universitas Sumatera Utara
kependudukan, dan sebagai kunci akses untuk verifikasi data diri maupun
identifikasi jati diri seseorang yang sangat berguna dalam mewujudkan efisiensi
dan efektivitas pelayanan publik. Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut,
ada berbagai kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan
pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya
beragamnya tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya
prosedur penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat
kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan.
Agar semua aktivitas berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu
menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual.( Syafariani, 2012:5).
Berdasrkan uraian diatas maka penulis tetarik untuk melakukan penelitian
dengan judul : “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasrakan uraian latar belakang masalah yang telah dikemukakan
sebelumnya, maka perumusan masalah dari penelitian ini adalah : “Bagaimana
Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Peningkatan
Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di
Kabupaten Asahan?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Universitas Sumatera Utara
Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan jawaban terhadap
perumusan masalah yang telah dikemukankan di atas yakni untuk menganalisis
bagaimana “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Usaha
Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan terkait dengan ketepatan waktu, tugas-tugas,
motivasi, evaluasi kerja, pengawasan, lingkungan kerja, perlengkapan dan
fasilitas”.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah:
1. Secara subjektif, sebagai salah satu sarana untuk melatih dan mengembangkan
kemampuan berfikir alamiah, dan kemampuan untuk menuliskannya dalam
bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori dan aplikasi yang diperoleh
dari Ilmu Administrasi Negara.
2. Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan atau
sumbangan pemikiran untuk Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di
Kabupaten Asahan.
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi baik
secara langsung maupun tidak langsung bagi kepustakaan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
1.5 Kerangka Teori
Teori merupakan seperangkat proposisi yang menggambarkan suatu gejala
terjadi seperti ini. Untuk memudahkan peneletian diperlukan pedoman berfikir
yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seseorang
peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berpikir untuk
Universitas Sumatera Utara
menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih.
Kerangka teori ini diharapkan memberikan pemahaman yang jelas dan tepat bagi
peneliti dalam memahami masalah yang diteliti.
1.5.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk
suatu kesatuan, saling berintekrasi dan bekerjasama antara satu bagian dengan
yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan funsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berapa data-data, kemudian mengolahnya (processing)
dan menghasilkan keluaran (output) berapa informasi sebagai dasar pengambilan
keputusan yang berguna dan mempunya nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung
kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan
berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai
tujuan.
Kronke (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem
informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi”.
McLeod (dalam Sutedjo, 2002:168) juga mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan
serupa”.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang telah terjadi di masa lalu,
Universitas Sumatera Utara
informasi tersebut tersedia dalam laporan periodik, laporan khusus dan output dari
simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya
pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Selain itu Stoner (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa
“Sistem Informasi Manajemen merupkan metode formal yang menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah
dam memproses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan,operasi secara efektif dan pengendalian.
Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa "Sistem Informasi Manajemen adalah
sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan
informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial". Menurut
Gordon . B . Davis dalam Tata Sutabri (2005 : 91) Sistem Informasi Manajemen
adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam
suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169).
Sistem
Informasi
Manajemen
merupakan
metode
formal
yang
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk
mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. Jadi
Sistem Informasi Manajemen dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa dan dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
manajemen, perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
Universitas Sumatera Utara
Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi seperti lembaga
pemerintah dan perusahaan milik pemerintah maupun swasta.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang
akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti
penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.
Sistem Informasi Manajemen bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup
SIM sebenarnya tertua pada 3 kata pembentuknya, yaitu “Sistem, Informasi, Dan
Manajemen”
a. Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi
guna mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Filippo dalam Paulus, 2005:23).
Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu system dapat berdiri sendirisendiri, komponen-komponen atau subsistem tersebut dapat saling berintekrasi
dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran
system tersebut dapat tercapai.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggatikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
Universitas Sumatera Utara
yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari
mulai sistem itu direncakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan,
dioperasikan, dan dipelihara.
b. Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk
yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu
juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh
informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen
sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk
menambah
informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing.
Berdasarkan pendapat Giffin (2002:227-228), bentuk informasi yang
bermanfaat adalah sebagai berikut :
1. Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat
dipercaya.
2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya untuk
membuat keputusan.
3. Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung
akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.
4. Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi
seperti halnya ketepatan waktu, ditentukan oleh kebutuhan dan situasi organisasi
Universitas Sumatera Utara
Faktor- faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi,
biaya, nilai, dan mutu informasi. Informasi mempunyai beberapa fungsi antara
lain :
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menembah pengetahuaan bagi penerimanya yang dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi
dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat
pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan mengurangi resiko kegagalan, karena apa yang kan terjadi
dapat di antisipasi dengan baik, sehingga kenmungkinan terjadinya kegagalan
akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan.
4.
Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan,
karena keputusanyang akan di ambil lebih terarah.
5.
Memberlakukan standart aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan satndart,atruan, ukuran, dan
keputusan
keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.
c. Manajemen
Universitas Sumatera Utara
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat
dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam organisasi agar orang-orang
menjalankan pekerjaannya. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam
manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam system informasi
manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut di
tambah dengan sumber daya berupa informasi.
Mengenai pengertian manajemen banyak ahli memberikan definisinya
misalnya James A.F Stoner memberiakn definisi “Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan”. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Sutedjo (2002:22):
“Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola
perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan),
mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Ada 3 alasan utama mengapa manajemen diperlukan, adapun alasan-alasan
tersebut :
1. Untuk mencapai tujuan, manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti pemilik, karyawan,
pelanggan, konsumen dan pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, suatukerja organisasi dapat di ukur
dengan banyak cara yang berbebeda. Salah satu cara umum adalah efisiensi dan
efektifitas.
1.5.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Para pemimpin yang yang betugas di bidang perencanaan ataupun yang
menangani bidang pengawasan dalam rangkaian usaha mengambil keputusan
yang baik dan cepat, dan selalu membutuhkan informasi untuk mendukung
kelancaran tugas-tugasnya.Oleh sebab itu informasi baru dapat dikatakan
berguna apabila mampu berfungsi membantu pimpinan dalam pengambilan
keputusan , terlebih dalam bidang perencanaan dan pengawasan dalam penentuan
kerja. Manfaat sistem informasi manajemen tersebut dapat diuraikan dibawah ini :
a. Sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan .
Sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah pembantu sebuah Sistem Informasi
yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan
dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen dan
pengambilan keputusan.
b. Sistem Informasi Manajemen sebagai pendukung fungsi perencanaan dan
pengendalian Usaha mencapai tujuan bagi organisasi perusahaan adalah
tercapainya tujuan perusahaan yang sesuai dengan perencanaan semua. Sistem
Informasi Manajemen sangat relevan bagi fungsi perencanaan dan pengendalian
yang dibantu dengan komputer sehingga memperlebar kemampuan manajemen
untuk menyelenggarakan ini.
c. Sistem Informasi Manajemen sebagai penentuan program kerja
Universitas Sumatera Utara
Perencanaan dalam program kerja selalu didasarkan kepada mana yang ukan dan
program mana yang dapat ditunda untuk sementara.
Untuk mendukung skala prioritas kerja dengan tepat dibutuhkan data
informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia juga diperlukan informasi
tentang sumber pembiayaan, lokasi yang hendak dilaksanakan. Peneliti akan
mempertegas penelitian nantinya kepada Sistem Informasi Manajemen sebagai
pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian. Dimana hal ini sesuai dengan
judul penelitian yang berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai, bahwasanya
kerja pegawai akan menjadi baik dan efektif jika didasarkan kepada perencanaan
dan pengendalian.
1.5.3 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
a) Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Defenisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
berbasis web yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai
standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan
sehingga tercapai tertib administrasi dibidang kependudukan dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan dalam
menyelenggarakan layanan kependudukan. Dalam implementasinya, SIAK
menerapkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang merupakan nomor identitas
penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang
terdaftar sebagai penduduk Indonesia, yang berlaku selamanya. Dalam SIAK,
database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam
Negeri (Depagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki
identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab,
Universitas Sumatera Utara
nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana
memasukkannya ke database kependudukan (Nugraha, 2014:2). Tujuan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), yaitu:
1. Database
kependudukan
terpusat
melalui
pemberlakuan
Nomor
Induk
Kependudukan (NIK) nasional dalam rangka mewujudkan tertib administrasi
kependudukan.
2. Database kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (statistika,
pajak, imigrasi, dan lain-lain).
3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran
Penduduk, Catatan Sipil, dan lain-lain).
4. Standarisasi Nasional; melindungi hak-hak individu penduduk, melalui pelayanan
penerbitan dokumen kependudukan (KK, KTP dan Akta-Akta Catatan Sipil)
dengan mencantumkan NIK Nasional ( Nugraha, 2014:4).
b) Peranan SIAK dalam Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain
(Nugraha, 2014 :5)
1. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil.
2. Penerbitan NIK Nasional.
3. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik
lainnya.
4. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka
perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
1.5.4 Hubungan Sistem Informasi dengan SIAK
Universitas Sumatera Utara
Dengan memperhatikan penjelasan diatas mengenai SIM, dimana
Manajemen
sendiri
mencakup
proses
perencanaan
,
pengorganisasian,
pengawasan, pengarahan, dan lain-lain dalam suatu organisasi. Sedangkan,
informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga
memiliki nilai dan arti bagi organisasi, Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) merupakan sistem yang mengolah serta
mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung
pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.
Dengan adanya Sistem Informasi administrasi Kependudukan ( SIAK )
dimana merupakan salah satu produk dari SIM akan menjamin sistem administrasi
dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan
didalam menyelenggarakan layanan kependudukan
1.5.5 Manfaat Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan memiliki beberapa manfaat,
antara lain:
1. Tercapainya tertib administrasi kependudukan, karena dengan adanya NIK maka
permasalahan seperti KTP ganda tidak akan terjadi.
2. Tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam layanan publik (short time response),
sehingga masyarakat tidak perlu repot harus bolak-balik untuk mengurus
kepentingan mereka.
3. Terhubungnya landasan bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang
menuju integrasi secara menyeluruh yang diharapkan dapat diterapkan secepatnya
di semua provinsi di Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
4. Tercapainya Good Governance dalam public services di Dinas Kependudukan,
dimana biasanya masyarakat selalu beranggapan membuat KTP/KK itu susah
karena harus bolak-balik dan ada biaya yang mahal.
5. Untuk menyediakan data individu penduduk (mikro) dan data agregat (makro)
penduduk. Penyediaan data tersebut melalaui pengembangan SIAK dengan
membangun Bank Data Kependudukan Nasioanal yang dapat menyajikan
berbagai
profil
kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat,
pemerintah, dan kepentingan pembangunan lainnya.
6. Untuk pengelolahan data statistik vital (vital statistic) baik yang berhubungan
dengan peristiwa penting (lahir, mati, kawin, cerai dan lain-lain) maupun
peristiwa kependudukan (perubahan alamat, pindah datang dan perpanjangan
KTP). Hasil perhitungan dan pengolahan data statistik tersebut sebagai bahan
perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi para
penyelenggara dan pelaksana pembangunan dibidang kualitas, kuantitas, dan
mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya. (Nugraha, 2014;6)
1.5.6 Pengolahan Data
Menurut Kristanto (2003:8) pengolahan data adalah Waktu yang
digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang
memiliki kegunaan. Sedangkan menurut Sutabri (2005:109) pengolahan data
merupakan suatu proses menerima data sebagai masukan (input), memproses
(processing), menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data
tersebut dalam bentuk informasi (output). Dengan demikian pemprosesan data
terdiri dari 3 (tiga) langkah yaitu input, processing, dan output. Tiga langkah ini
disebut siklus pengolahan data.
Universitas Sumatera Utara
Kristanto (2003:9) menggambarkan Siklus pengolahan data sebagai berikut:
1
input
proses
output
2
data
umpan balik
penerima
1.5.7 Efektivitas Kerja
a. Pengertian Efektifitas Kerja
Menurut buku Ensiklopedia Administrasi, efektivitas berasal dari kata
efektif yang berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam
sesuatu perbuatan ( 1989 : 149 ). Efektif dalam kamus besar Bahasa Indonesia
berarti dapat membawa hasil, berhasil guna. Menurut Azhar Susanto (2004 : 41)
bahwa efektifitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam
mendukung suatru proses bisnis, termasuk di dalamanya informasi tersebut harus
disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami,
konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan
lengkap atau sesuai dengan kebutuan dan ketetentuan.
Chester I. Banard (Gibson, 1995 : 27), mendenifisikan efektivitas sebagai
pencapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Tingkat pencapaian
sasaran itu menunjukkan tingkat efektrivitas.
Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson
(Handayaningrat, 1999 : 16) :“ Efektivitas ialah pengukuran dalam arti
tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila
sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan ynag direncanakan sebelumnya,
Universitas Sumatera Utara
hal ini dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang
telah ditentukan, maka pekerjan itu dikatakan tidak efektif.”
Katz dan kalm (Steers, 1995 : 48) berpendapat bahwa efektivitas sebagai
usaha untuk mencapai suatu keuntunan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk
mencapai suatu keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara.
Berkaitan dengan konsep efektivitas, The Liang Gie (1981 : 34) berpendapat
:“Efektivitas merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai
terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan
suatu perbuatan dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu
dikatakan efektif kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana
yang dikehendaki.”
Sondang P. Siagian (2000 : 151) berpendapat bahwa efektivitas terkait
penyelesaian perkerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau
dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang
direncanakan sebelumnya. M.manullang (1968 : 214) berpendapat : “ Prestasi atau
efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan , atau dengan
kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan
pekerjaanya masing masing dengan baik, efektifitas organisasi secara keseluruhan
akan timbul.”
Menutur Komarudding (1994 : 269) efektivitas adalah suatu keadaan yang
menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian (2000 : 171)
efektivitas adalah tercapaianya berbagai sasaran yang telah ditentukan
Universitas Sumatera Utara
sebelumnya tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Dari pengertian di atas, tedapat empat hal yang menonjol dalam unsur
efektiviats, yaitu :
1. Pencapaian tujuan, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila penyelesaian atau
tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan
manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhanya.
4. Hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut
mendatangkan hasil.
b. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Faktorfaktor tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal organisasi maupun faktor
eksternal organisasi. Ronald O’ Reilly (2003 : 119), mengemukakan faktor-faktor
efektivitas kerja adalah sebagai berikut :
1.
Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor
utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin
banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja
karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2.
Tugas
Universitas Sumatera Utara
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada pegawainya.
3.
Produktivitas
Seorang pegawai mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam
bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian
pula sebaliknya.
4.
Motivasi
Pimpinan dapat mendorong pegawainya melalui perhatian pada kebutuhan
dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja
secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
5.
Evaluasi Kerja
Pimpinan
memberikan
dorongan,
bantuan
dan
informasi
kepada
pegawainya, sebaliknya pegawai harus melaksanakan tugas dengan baik dan
menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak.
6.
Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan
hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
7.
Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh
suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang pegawai sewaktu bekerja.
8.
Perlengkapan dan Fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan
dalam bekerja.
Fasilitas
yang
kurang
lengkap
akan
mempengaruhi
kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh
Universitas Sumatera Utara
pemerintah akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai
tujuan atau hasil yang diharapkan.
1.5.8 Peranan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
Dengan
Efektifitas Kerja
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai metode formal
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang
diperlukaan untuk mempermudah proses pengambilan fungsi perencanaan,
pengendalian, dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan informasi mengenai
masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta mengetahui peristiwa yang
terjadi didalam dan diluar organisasi. Peranan komputer dapat membantu secara
maksimal, karena output computer memang menghasilkan informasi yang
terotomatisasi dan dapat diformalisasikan.
Penggunaan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
yang
menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menyediakan informasi dalam
jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi seharihari.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat membuat rencana strategis
dan pengendalian manajemen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efektif. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang mampu memberikan
informasi yang canggih dan cepat merupakan keniscayaan dari adaptasi yang
diperlukan. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah
pegembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian
terhadap perubahan organisasi yang cepat. Pengembangan suatu Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan merupakan keharusan mutlak apabila pimpinan
Universitas Sumatera Utara
organisasi ingin melakukan tugas-tugas kerja pimpinan dengan efektif. Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan akan dapat mengurangi pemborosan dan
inefisiensi, serta meningkatkan produktivitas dan efektivitas para pegawai.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat menjadi mekanisme
penting pengendalian untuk memastikan operasi secara efektif dalam organisasi.
Operasi dapat diatur secara logis, dirampingkan, dan dimonitor di berbagai tempat
menggunakan sistem informasi manajemen dalam komputer diseluruh organisasi.
Dalam pengertian ini Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berfungsi
sebagai semacam struktur organisasi yang paralel dengan garis wewenang formal
organisasi.
Untuk mengerucutkan topik dan hasil penelitian, sehingga menemukan
suatu titik atau bentuk yang lebih tegas, maka peneliti akan melakukan penelitian
yang lebih mendalam pada bentuk Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
yang bersifat perencanaan dan pengendalian. Hal tersebut dikarenakan
perencanaan dan pengendalian sangat berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai
pada suatu instansi ataupun organisasi yang telah ditetapkan atau juga bagaimana
pegawai dalam bekerja mampu memenuhi hasil yang sesuai dengan kualitas kerja,
kepuasan kerja, serta produktivitas kerja yang terdapat dalam bagian kerjanya,
jika sesuatu yang ingin dicapai itu betul-betul dapat diraih, maka tujuannya
efektif.
1.5.9 Konsep Peningkatan Kerja
Arah kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai dalam dasawarsa terakhir
ini adalah meningkatkan kualitas Pegawai melalui upaya-upaya antara lain
pendidikan dan pelatihan. Tujuan dan sararan pokok peningkatan kinerja pegawai
Universitas Sumatera Utara
adalah dalam rangka terwujudnya administrasi pemerintahan yang berdisiplin,
memiliki nilai produktif dan daya guna, baik dan berwibawa.
Dengan demikian kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai apakah
melalui pendidikan dan pelatihan sekaligus juga merupakan upaya peningkatan
sumber daya pegawai secara rasional. Hal ini berarti pula bahwa pendidikan dan
pelatihan pegawai merupakan hal yang mutlak untuk dilaksanakan secara
sistematis dan berkesinambungan karena sudah merupakan kebutuhan yang nyata
bagi sumber daya aparatur.
Sasaran yang ingin diwujudkan melalui pendidikan dan pelatihan bagi
pegawai adalah diarahkan pada pengembangan dan peningkatan aspek-aspek :
a. Pengembangan dan kemampuan melaksanakan tugas dan peran sebagai aparatur
pemerintah sehingga dapat memenuhi standar yang telah ditentukan untuk suatu
tugas tertentu dan mampu mengambil keputusan secara mandiri dan profesional.
b. Meningkatkan motivasi, disiplin, kejujuran, etos kerja dan rasa tanggung jawab
yang dilandasi dengan semangat jiwa pengabdian.
c. Perubahan sikap yang lebih mengarah pada perkembangan, keterbukaan, sikap
melayani dan mengayomi publik yang merupakan tugas dan tanggung jawab
pokoknya.
d. Oleh sebab itu, kunci utama untuk meningkatkan pelayanan tugas-tugas rutin dan
tugas kedinasan adalah melalui proses peningkatan kualitas kinerja pegawai
melalui program pendidikan dan pelatihan.
Konsep peningkatan kualitas kinerja pegawai pada prinsipnya merupakan
suatu upaya yang terencana untuk meningkatkan kapasitas individu dan
masyarakat suatu bangsa agar dapat secara aktif menentukan masa depannya.
Universitas Sumatera Utara
Peningkatan kinerja pegawai secara sederhana dapat didefinisikan sebagai upaya
untuk mengembangkan inisiatif dan kreatifitas dari manusia dan masyarakat
Indonesia sebagai sumber daya pembangunan yang utama dalam rangka mencapai
kesejahteraan lahir batin, dan ketenteraman dalam suasana kehidupan masyarakat,
bangsa dan negara berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
1.5.10 Konsep Tentang Pegawai
Berbicara tentang pegawai maka yang dibicarakan adalah tenaga kerja.
“Tenaga kerja adalah orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi, baik pada
instansi pemerintah maupun pada perusahaan-perusahaan atau pada usaha-usaha
sosial dimana ia memperoleh balas jasa tertentu”.
Tenaga kerja dapat diartikan sebagai buruh (labour), pegawai, karyawan,
pekerja dan istilah lainnya yang ada pada hakekatnya mempunyai maksud yang
sama. Dalam kaitannya dengan negara, sebagai organisasi yang terbesar dalam
suatu negara, maka negara mempekerjakan orang-orang agar kegiatan
pemerintahan dan pembangunan dapat berjalan untuk mencapai tujuan negara
tersebut.
Kelancaran penyelenggaraan tugas
Pemerintah dan pembangunan
Nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya
pegawai negeri. Karena itu dalam mencapai tujuan pembangunan Nasional yakni
mewujudkan Masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, makmur, adil dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang
merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang
harus menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata kepada masyarakat
Universitas Sumatera Utara
dengan dilandasi kesetiaan, dan ketaatan kepada pancasila dan undang-undang
dasar 1945.
Menurut kamus politik kata aparatur berasal dari kata aparat yang berarti
alat, badan atau instansi pemerintah. Lebih lanjut dikemukakan oleh Drs.
Soewarno Handayaningrat dalam bukunya administrasi pemerintahan dalam
pembangunan Nasional (1986:154) : “Aparat ialah aspek-aspek administrasi yang
diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau negara, sebagai alat untuk
mencapai tujuan Nasional aspek-aspek administrasi itu terutama ialah
kelembagaan (organisasi) dan kepegawaian.”
Ditinjau dari ilmu administrasi, aparatur negara merupakan aspek
administrasi
yang
diperlukan
dalam
penyelenggaraan
pemerintaan
dan
pembangunan, yang dapat pula berupa manusia yang disebut dengan pegawai.
Kelembagaan pemerintahan sesuai dengan peraturan perundang-undangan terdiri
dari kelembagaan pemerintah pusat, pemerintah daerah otonomi dan kelembagaan
pemerintah desa atau kelurahan, sedangkan pegawai adalah mereka yang
melaksanakan tugas-tugas kelembagaan tersebut.
1.6 Definisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kedalam empiris. Maka penulis mengemukakan
definisi dari beberapa konsep yang digunakan :
1. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu kegiatan
pengolahan data-data mejadi informasi-informasi dimana informasi yang
dihasilkan akan memberikan akses yang lebih mudah untuk meningkatkan
efektivitas kerja.
Universitas Sumatera Utara
2. Secara harafiah, sistem informasi administrasi kependudukan adalah sebuah
bentuk sistem informasi yang bertujuan untuk melayani para karyawan atau
pegawai, sebenarnya SIAK tersebut berfokus pada alat bantu untuk mempercepat
para karyawan atau pegawai memperoleh informasi untuk meningkatkan
efektivitas.
1.7 Hipotesis Kerja
Peranan SIAK dalam peningkatan efektivitas kerja pegawai pada kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan terkait dengan
ketepatan waktu, tugas-tugas, motivasi, evaluasi kerja, pengawasan, lingkungan
kerja, perlengkapan dan fasilitas
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi saat ini merupakan kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi.
Informasi
memungkinkan
organisasi
dapat
terus
mengantisipasi
segala
kemungkinan yang terjadi sebagai akibat dari adanya perubahan yang sedemikian
kompleks. Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer based information system). Harapan yang
ingin diperoleh disini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi
khususnya komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,
dan tepat waktu sehingga dapat lebih efektif dan lebih efesien.
Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu perusahaan
dalam bekerja serta melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan
informasi. Dalam era globalisasi dimana persaingan semakin ketat, kebutuhan
manusia akan informasi sangat dibutuhkan. Teknologi informasi merupakan
komponen penting bagi pemerintah di era globalisasi. Dalam rangka peningkatan
aktivitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat
yang berorientasi kepada informasi. Sistem informasi dan teknologinya telah
digunakan berbagai sektor kehidupan mulai dari perdagangan, pendidikan
(electronic education), pemerintahan (E-government), kesehatan (Telemedicine)
dan sebagainya. Teknologi informasi mencakup salah sistem yang mengumpulkan
Universitas Sumatera Utara
(collect) menyimpan (store) memproses, memproduksi, dan mengirimkan
informasi dari dan kemasyrakatan secara efektif dan cepat.
Para ahli telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang informasi
yang dikenal dengan nama Sistem Informasi Manajemen (Information
Management System). Kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam
menjalankan fungsi-fungsi managerial akan turut menentukan berhasil tidaknya
manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi
yang dipimpinnya. Dengan berkembangnya teknologi dan dengan berubahnya
cara organisasi untuk beroperasi dan berkompetensi maka Sistem Informasi
Manajemen (SIM) juga dituntut untuk berubah. Dalam pelaksanaan otonomi
daerah, teknologi dan komunikasi perlu menjadi pertimbangan bagi para
penyelenggara
Pemerintahan
untuk memanfaatkan, mengembangkan
dan
menguasainya dalam rangka meningkatkan daya saing dan untuk mendukung
penyelenggaraan kegiatan Pemerintahan.
Efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan organisasi semakin
tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Dengan adanya manajemen
suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektifitas yang tinggi.
Efektifitas kerja yang didefenisikan sebagai penyelesaian pekerjaan sesuai dengan
yang ditentukan sebelumnya dimana selama dipengaruhi pikirannya, tenaga, cara
yang paling cepat (waktu) serta kondisi ruangan yang dapat mendukung semangat
kerja pegawai. Dengan adanya standar manajemen dapat merencanakan,
melaksanakan, mengawasi dan mengevalusasi kinerja pegawai agar hasil akhir
memuaskan pada pihak-pihak yang mendapatkan pelayanan.
Universitas Sumatera Utara
Dengan semakin jelasnya manfaat teknologi informasi maka dapat
diperoleh bukti bahwa memang benar informasi telah memberikan kontribusi bagi
pencapaiaan keinginan maupun masalah yang dihadapi, maka tentu saja
pengalaman baik ini akan memberikan sebuah saksi pembelajaran tak ternilai bagi
para pemakai teknologi informasi khususnya para pegawai Pemerintahan maka
secara sadar mereka akan memberlakukan informasi sebagai sebuah aset yang tak
ternilai.
Sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan
informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah. Serta dalam
menetapkan berbagai kebijakan pemerintahan dan perencanaan pembangunan
baik pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional, diperlukan adanya
berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan
keputusan sejalan dengan tingkat perkembagan yang semakin maju. Sebagaimana
semakin berkembangnya teknologi informasi yang dapat menigkatkan efektifitas
kerja pegawai sehingga dapat meningkatkan pula kualitas kerja yang tinggi,
pegawai mempunyai motivasi yang tinggi, untuk medukung aktivitas-aktivitas
Pemerintahan, yang meliputi aktivitas intern Pemerintahan dalam satu lembaga
maupun antar lembaga Pemerintahan, serta aktivitas pemberian pelayanan
Pemerintahan untuk Masyrakat. Intinya dengan adanya sistem informasi
manajemen harus lebih banyak memberikan kemudahan bukan menambah
kerumitan atau kesulitan baru khususnya bagi penyelenggara Pemerintahan dan
umumnya bagi Masyrakat. Oleh karena itu penggunaan teknologi informasi
khususnya komputerisasi bagi Pemerintah harus lebih banyak di tingkatkan
Universitas Sumatera Utara
karena
memberikan
kemudahan
dalam
urusan-urusan
penyelenggaraan
Pemerintahaan.
Dengan semakin efektifnya kerja para pegawai dapat menjadikan
organisasi semakin tangguh mencapai tujuannya dan berbagai sasarannya. Dengan
adanya Sistem Informasi, maka suatu organisasi semakin mampu berperan dengan
tingkat efektivitas yang tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan data
dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi pemerintah serta dalam
menetapkan berbagai kebijakan pemerintah dan perencanaan pembangunan, baik
pada tingkat konseptual maupun pada tingkat operasional diperlukan adanya
berbagai data dan informasi yang akurat, tepat dan cepat guna pengambilan
keputusan sejalan dengan tingkat perkembangan yang semakin maju.
Pelaksanaan segala aktivitas dan tugas-tugas berhubungan dengan
kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan, baik ke dalam maupun
keluar. Adapaun tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan
pencatatan penduduk.
2. Pembinaan umum.
3. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK)
4. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)
5. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
6. Pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil seperti akta kelahiran, akta
perkawinan, akta perceraian dan akta kematian serta pencatatan pengakuan dan
pengesahan anak.
7. Pecatatan mutasi data penduduk
Universitas Sumatera Utara
8. Pengolahan data penduduk.
9. Penyelenggaraan penyuluhan.
Berdasarkan Undang-undang No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan
dijelaskan bahwa instansi pelaksana administrasi kependudukan untuk wilayah
kabupaten/kota adalah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang berwenang
memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas
pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. Dalam menjalankan
penyelenggaraan
administrasi
kependudukan,
maka
peristiwa
penting
kependudukan yang meliputi kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian,
pengakuan anak, pengesahan anak dan lain-lain yang harus di catat ke dalam
pencatatan sipil harus ditata dengan sebaik-baiknya dalam bentuk pelayanan
publik kepada Masyarakat. Berkaitan dengan kependudukan pembangunan,
pembangunan administrasi kependudukan sebagai sebuah sistem merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari administrasi negara dalam memberikan
jaminan kepastian hukum dan perlindungan terhadap hak-hak individu penduduk.
Perlindungan tersebut berupa pelayanan publik melalui penerbitan
dokumen kependudukan seperti Nomor Induk Kependudukan, Kartu Tanda
Penduduk, Kartu Keluarga, dan akta-akta catatan sipil. Dengan jumlah penduduk
yang cukup besar, diperlukan adanya penataan agar administrasi kependudukan
dapat lebih tertib dari tahun ke tahun dan terpadu secara nasional. Dalam
mendukung pelayanan administarsi kependudukan, penerapan teknologi sangat
penting untuk menjawab kecepatan dalam proses pendayagunaan data individu
penduduk. Dengan meningkatnya ketertiban dan keterpaduan administrasi
Universitas Sumatera Utara
kependudukan akan sangat berguna bagi perumusan kebijakan, perencanaan dan
pelaksanaan berbagai program pembangunan. ( Syarief, 2011:6) Berkenaan
dengan hal tersebut untuk mempermudah penyelenggaraan administrasi
kependudukan dalam melakukan pengumpulan, pengolahan data penduduk yang
berbasis teknologi informasi, Pemerintah Pusat dalam hal ini telah menyiapkan
suatu sistem yang diberi nama “Sistem Informasi Administrasi Kependudukan”
atau disingkat SIAK.
SIAK merupakan suatu sistem informasi berbasis web yang disusun
berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan
menata sistem administrasi dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi dan juga membantu bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah
khususnya
Dinas
Kependudukan
didalam
menyelenggarakan
layanan
kependudukan. Dalam SIAK terdapat tiga komponen yang salit terkait dan saling
komplementer yaitu pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengolahan
informasi. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah kependudukan yang ada.
Dengan adanya pengelolaan data secara online maka kelemahankelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. SIAK sendiri
memberikan banyak manfaat antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data
statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan
kebijakan, strategi dan program bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan
pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan mobilitas penduduk, serta
kepentingan
pembangunan
lainnya.
SIAK
dirancang,
dibangun
dan
dikembangkan. untuk mampu menyelenggarakan penerbitan NIK Nasional
sebagai nomer identitas tunggal yang ditampilkan pada setiap dokumen
Universitas Sumatera Utara
kependudukan, dan sebagai kunci akses untuk verifikasi data diri maupun
identifikasi jati diri seseorang yang sangat berguna dalam mewujudkan efisiensi
dan efektivitas pelayanan publik. Dalam rangka pencapaian efektivitas tersebut,
ada berbagai kendala yang dihadapi oleh para pegawai dalam pelaksanaan
pekerjaannya yang tidak mendukung terciptanya efektivitas tersebut, misalnya
beragamnya tugas yang diemban setiap seksi yang menyebabkan beragamnya
prosedur penyelesaian masing-masing tugas tersebut, disamping itu juga terdapat
kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan.
Agar semua aktivitas berjalan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan mudah dan efektif, maka suatu organisasi harus mampu
menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual.( Syafariani, 2012:5).
Berdasrkan uraian diatas maka penulis tetarik untuk melakukan penelitian
dengan judul : “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasrakan uraian latar belakang masalah yang telah dikemukakan
sebelumnya, maka perumusan masalah dari penelitian ini adalah : “Bagaimana
Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Peningkatan
Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di
Kabupaten Asahan?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Universitas Sumatera Utara
Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan jawaban terhadap
perumusan masalah yang telah dikemukankan di atas yakni untuk menganalisis
bagaimana “Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Usaha
Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan terkait dengan ketepatan waktu, tugas-tugas,
motivasi, evaluasi kerja, pengawasan, lingkungan kerja, perlengkapan dan
fasilitas”.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah:
1. Secara subjektif, sebagai salah satu sarana untuk melatih dan mengembangkan
kemampuan berfikir alamiah, dan kemampuan untuk menuliskannya dalam
bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori dan aplikasi yang diperoleh
dari Ilmu Administrasi Negara.
2. Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan atau
sumbangan pemikiran untuk Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di
Kabupaten Asahan.
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi baik
secara langsung maupun tidak langsung bagi kepustakaan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
1.5 Kerangka Teori
Teori merupakan seperangkat proposisi yang menggambarkan suatu gejala
terjadi seperti ini. Untuk memudahkan peneletian diperlukan pedoman berfikir
yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seseorang
peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berpikir untuk
Universitas Sumatera Utara
menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih.
Kerangka teori ini diharapkan memberikan pemahaman yang jelas dan tepat bagi
peneliti dalam memahami masalah yang diteliti.
1.5.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk
suatu kesatuan, saling berintekrasi dan bekerjasama antara satu bagian dengan
yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan funsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berapa data-data, kemudian mengolahnya (processing)
dan menghasilkan keluaran (output) berapa informasi sebagai dasar pengambilan
keputusan yang berguna dan mempunya nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung
kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan
berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai
tujuan.
Kronke (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem
informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi”.
McLeod (dalam Sutedjo, 2002:168) juga mengemukakan bahwa “Sistem
Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan
serupa”.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang telah terjadi di masa lalu,
Universitas Sumatera Utara
informasi tersebut tersedia dalam laporan periodik, laporan khusus dan output dari
simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya
pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Selain itu Stoner (dalam Sutedjo, 2002:168) mengemukakan bahwa
“Sistem Informasi Manajemen merupkan metode formal yang menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah
dam memproses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan,operasi secara efektif dan pengendalian.
Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa "Sistem Informasi Manajemen adalah
sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan
informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial". Menurut
Gordon . B . Davis dalam Tata Sutabri (2005 : 91) Sistem Informasi Manajemen
adalah sistem manusia / mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di dalam
suatu organisasi. Kemudian menurut Stoner dalam Budi Sutedjo (2002 : 169).
Sistem
Informasi
Manajemen
merupakan
metode
formal
yang
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk
mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. Jadi
Sistem Informasi Manajemen dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa dan dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
manajemen, perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
Universitas Sumatera Utara
Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi seperti lembaga
pemerintah dan perusahaan milik pemerintah maupun swasta.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen
adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang
akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disini dapat berarti
penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.
Sistem Informasi Manajemen bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup
SIM sebenarnya tertua pada 3 kata pembentuknya, yaitu “Sistem, Informasi, Dan
Manajemen”
a. Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi
guna mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Filippo dalam Paulus, 2005:23).
Komponen-komponen atau subsistem dalam suatu system dapat berdiri sendirisendiri, komponen-komponen atau subsistem tersebut dapat saling berintekrasi
dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran
system tersebut dapat tercapai.
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggatikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
Universitas Sumatera Utara
yang telah ada. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari
mulai sistem itu direncakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan,
dioperasikan, dan dipelihara.
b. Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk
yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu
juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh
informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen
sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk
menambah
informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing.
Berdasarkan pendapat Giffin (2002:227-228), bentuk informasi yang
bermanfaat adalah sebagai berikut :
1. Akurasi, informasi masih menyediakan refleksi realita yang valid dan dapat
dipercaya.
2. Tepat waktu, informasi tersedia tepat pada saat pemimpin membutuhkannya untuk
membuat keputusan.
3. Kelengkapan, informasi harus lengkap dan jika kurang lengkap maka cenderung
akan mendapatkan gambaran realita yang tidak akurat.
4. Relevansi, informasi harus relevan agar berguna bagi organisasi. Relevansi
seperti halnya ketepatan waktu, ditentukan oleh kebutuhan dan situasi organisasi
Universitas Sumatera Utara
Faktor- faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi,
biaya, nilai, dan mutu informasi. Informasi mempunyai beberapa fungsi antara
lain :
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menembah pengetahuaan bagi penerimanya yang dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi
dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat
pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan mengurangi resiko kegagalan, karena apa yang kan terjadi
dapat di antisipasi dengan baik, sehingga kenmungkinan terjadinya kegagalan
akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan.
4.
Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan,
karena keputusanyang akan di ambil lebih terarah.
5.
Memberlakukan standart aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan satndart,atruan, ukuran, dan
keputusan
keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.
c. Manajemen
Universitas Sumatera Utara
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat
dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam organisasi agar orang-orang
menjalankan pekerjaannya. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam
manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Dalam system informasi
manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut di
tambah dengan sumber daya berupa informasi.
Mengenai pengertian manajemen banyak ahli memberikan definisinya
misalnya James A.F Stoner memberiakn definisi “Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan”. Seperti halnya yang dikemukakan oleh Sutedjo (2002:22):
“Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola
perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan),
mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Ada 3 alasan utama mengapa manajemen diperlukan, adapun alasan-alasan
tersebut :
1. Untuk mencapai tujuan, manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti pemilik, karyawan,
pelanggan, konsumen dan pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, suatukerja organisasi dapat di ukur
dengan banyak cara yang berbebeda. Salah satu cara umum adalah efisiensi dan
efektifitas.
1.5.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Para pemimpin yang yang betugas di bidang perencanaan ataupun yang
menangani bidang pengawasan dalam rangkaian usaha mengambil keputusan
yang baik dan cepat, dan selalu membutuhkan informasi untuk mendukung
kelancaran tugas-tugasnya.Oleh sebab itu informasi baru dapat dikatakan
berguna apabila mampu berfungsi membantu pimpinan dalam pengambilan
keputusan , terlebih dalam bidang perencanaan dan pengawasan dalam penentuan
kerja. Manfaat sistem informasi manajemen tersebut dapat diuraikan dibawah ini :
a. Sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan .
Sebuah Sistem Informasi Manajemen adalah pembantu sebuah Sistem Informasi
yang melakukan semua pengolahan transaksi yang dibutuhkan serta memberikan
dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi-fungsi manajemen dan
pengambilan keputusan.
b. Sistem Informasi Manajemen sebagai pendukung fungsi perencanaan dan
pengendalian Usaha mencapai tujuan bagi organisasi perusahaan adalah
tercapainya tujuan perusahaan yang sesuai dengan perencanaan semua. Sistem
Informasi Manajemen sangat relevan bagi fungsi perencanaan dan pengendalian
yang dibantu dengan komputer sehingga memperlebar kemampuan manajemen
untuk menyelenggarakan ini.
c. Sistem Informasi Manajemen sebagai penentuan program kerja
Universitas Sumatera Utara
Perencanaan dalam program kerja selalu didasarkan kepada mana yang ukan dan
program mana yang dapat ditunda untuk sementara.
Untuk mendukung skala prioritas kerja dengan tepat dibutuhkan data
informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia juga diperlukan informasi
tentang sumber pembiayaan, lokasi yang hendak dilaksanakan. Peneliti akan
mempertegas penelitian nantinya kepada Sistem Informasi Manajemen sebagai
pendukung fungsi perencanaan dan pengendalian. Dimana hal ini sesuai dengan
judul penelitian yang berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai, bahwasanya
kerja pegawai akan menjadi baik dan efektif jika didasarkan kepada perencanaan
dan pengendalian.
1.5.3 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
a) Pengertian Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Defenisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
berbasis web yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai
standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan
sehingga tercapai tertib administrasi dibidang kependudukan dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan dalam
menyelenggarakan layanan kependudukan. Dalam implementasinya, SIAK
menerapkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang merupakan nomor identitas
penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang
terdaftar sebagai penduduk Indonesia, yang berlaku selamanya. Dalam SIAK,
database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam
Negeri (Depagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki
identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab,
Universitas Sumatera Utara
nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana
memasukkannya ke database kependudukan (Nugraha, 2014:2). Tujuan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), yaitu:
1. Database
kependudukan
terpusat
melalui
pemberlakuan
Nomor
Induk
Kependudukan (NIK) nasional dalam rangka mewujudkan tertib administrasi
kependudukan.
2. Database kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (statistika,
pajak, imigrasi, dan lain-lain).
3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran
Penduduk, Catatan Sipil, dan lain-lain).
4. Standarisasi Nasional; melindungi hak-hak individu penduduk, melalui pelayanan
penerbitan dokumen kependudukan (KK, KTP dan Akta-Akta Catatan Sipil)
dengan mencantumkan NIK Nasional ( Nugraha, 2014:4).
b) Peranan SIAK dalam Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain
(Nugraha, 2014 :5)
1. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil.
2. Penerbitan NIK Nasional.
3. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik
lainnya.
4. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka
perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.
1.5.4 Hubungan Sistem Informasi dengan SIAK
Universitas Sumatera Utara
Dengan memperhatikan penjelasan diatas mengenai SIM, dimana
Manajemen
sendiri
mencakup
proses
perencanaan
,
pengorganisasian,
pengawasan, pengarahan, dan lain-lain dalam suatu organisasi. Sedangkan,
informasi dalam satu organisasi adalah data yang diolah sedemikian rupa sehingga
memiliki nilai dan arti bagi organisasi, Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) merupakan sistem yang mengolah serta
mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung
pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi.
Dengan adanya Sistem Informasi administrasi Kependudukan ( SIAK )
dimana merupakan salah satu produk dari SIM akan menjamin sistem administrasi
dibidang kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi dan juga membantu
bagi petugas dijajaran Pemerintah Daerah khususnya Dinas Kependudukan
didalam menyelenggarakan layanan kependudukan
1.5.5 Manfaat Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK )
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan memiliki beberapa manfaat,
antara lain:
1. Tercapainya tertib administrasi kependudukan, karena dengan adanya NIK maka
permasalahan seperti KTP ganda tidak akan terjadi.
2. Tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam layanan publik (short time response),
sehingga masyarakat tidak perlu repot harus bolak-balik untuk mengurus
kepentingan mereka.
3. Terhubungnya landasan bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang
menuju integrasi secara menyeluruh yang diharapkan dapat diterapkan secepatnya
di semua provinsi di Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
4. Tercapainya Good Governance dalam public services di Dinas Kependudukan,
dimana biasanya masyarakat selalu beranggapan membuat KTP/KK itu susah
karena harus bolak-balik dan ada biaya yang mahal.
5. Untuk menyediakan data individu penduduk (mikro) dan data agregat (makro)
penduduk. Penyediaan data tersebut melalaui pengembangan SIAK dengan
membangun Bank Data Kependudukan Nasioanal yang dapat menyajikan
berbagai
profil
kependudukan untuk kepentingan individu, masyarakat,
pemerintah, dan kepentingan pembangunan lainnya.
6. Untuk pengelolahan data statistik vital (vital statistic) baik yang berhubungan
dengan peristiwa penting (lahir, mati, kawin, cerai dan lain-lain) maupun
peristiwa kependudukan (perubahan alamat, pindah datang dan perpanjangan
KTP). Hasil perhitungan dan pengolahan data statistik tersebut sebagai bahan
perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi para
penyelenggara dan pelaksana pembangunan dibidang kualitas, kuantitas, dan
mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya. (Nugraha, 2014;6)
1.5.6 Pengolahan Data
Menurut Kristanto (2003:8) pengolahan data adalah Waktu yang
digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang
memiliki kegunaan. Sedangkan menurut Sutabri (2005:109) pengolahan data
merupakan suatu proses menerima data sebagai masukan (input), memproses
(processing), menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data
tersebut dalam bentuk informasi (output). Dengan demikian pemprosesan data
terdiri dari 3 (tiga) langkah yaitu input, processing, dan output. Tiga langkah ini
disebut siklus pengolahan data.
Universitas Sumatera Utara
Kristanto (2003:9) menggambarkan Siklus pengolahan data sebagai berikut:
1
input
proses
output
2
data
umpan balik
penerima
1.5.7 Efektivitas Kerja
a. Pengertian Efektifitas Kerja
Menurut buku Ensiklopedia Administrasi, efektivitas berasal dari kata
efektif yang berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam
sesuatu perbuatan ( 1989 : 149 ). Efektif dalam kamus besar Bahasa Indonesia
berarti dapat membawa hasil, berhasil guna. Menurut Azhar Susanto (2004 : 41)
bahwa efektifitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam
mendukung suatru proses bisnis, termasuk di dalamanya informasi tersebut harus
disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami,
konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan
lengkap atau sesuai dengan kebutuan dan ketetentuan.
Chester I. Banard (Gibson, 1995 : 27), mendenifisikan efektivitas sebagai
pencapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Tingkat pencapaian
sasaran itu menunjukkan tingkat efektrivitas.
Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson
(Handayaningrat, 1999 : 16) :“ Efektivitas ialah pengukuran dalam arti
tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila
sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan ynag direncanakan sebelumnya,
Universitas Sumatera Utara
hal ini dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang
telah ditentukan, maka pekerjan itu dikatakan tidak efektif.”
Katz dan kalm (Steers, 1995 : 48) berpendapat bahwa efektivitas sebagai
usaha untuk mencapai suatu keuntunan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk
mencapai suatu keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara.
Berkaitan dengan konsep efektivitas, The Liang Gie (1981 : 34) berpendapat
:“Efektivitas merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai
terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan
suatu perbuatan dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu
dikatakan efektif kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana
yang dikehendaki.”
Sondang P. Siagian (2000 : 151) berpendapat bahwa efektivitas terkait
penyelesaian perkerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau
dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang
direncanakan sebelumnya. M.manullang (1968 : 214) berpendapat : “ Prestasi atau
efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan , atau dengan
kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan
pekerjaanya masing masing dengan baik, efektifitas organisasi secara keseluruhan
akan timbul.”
Menutur Komarudding (1994 : 269) efektivitas adalah suatu keadaan yang
menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan lebih dahulu.
Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian (2000 : 171)
efektivitas adalah tercapaianya berbagai sasaran yang telah ditentukan
Universitas Sumatera Utara
sebelumnya tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu
yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan.
Dari pengertian di atas, tedapat empat hal yang menonjol dalam unsur
efektiviats, yaitu :
1. Pencapaian tujuan, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila penyelesaian atau
tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan
manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhanya.
4. Hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut
mendatangkan hasil.
b. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja. Faktorfaktor tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal organisasi maupun faktor
eksternal organisasi. Ronald O’ Reilly (2003 : 119), mengemukakan faktor-faktor
efektivitas kerja adalah sebagai berikut :
1.
Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor
utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin
banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja
karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2.
Tugas
Universitas Sumatera Utara
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada pegawainya.
3.
Produktivitas
Seorang pegawai mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam
bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian
pula sebaliknya.
4.
Motivasi
Pimpinan dapat mendorong pegawainya melalui perhatian pada kebutuhan
dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja
secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
5.
Evaluasi Kerja
Pimpinan
memberikan
dorongan,
bantuan
dan
informasi
kepada
pegawainya, sebaliknya pegawai harus melaksanakan tugas dengan baik dan
menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak.
6.
Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan
hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
7.
Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh
suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang pegawai sewaktu bekerja.
8.
Perlengkapan dan Fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan
dalam bekerja.
Fasilitas
yang
kurang
lengkap
akan
mempengaruhi
kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh
Universitas Sumatera Utara
pemerintah akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai
tujuan atau hasil yang diharapkan.
1.5.8 Peranan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
Dengan
Efektifitas Kerja
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai metode formal
menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang
diperlukaan untuk mempermudah proses pengambilan fungsi perencanaan,
pengendalian, dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan informasi mengenai
masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta mengetahui peristiwa yang
terjadi didalam dan diluar organisasi. Peranan komputer dapat membantu secara
maksimal, karena output computer memang menghasilkan informasi yang
terotomatisasi dan dapat diformalisasikan.
Penggunaan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
yang
menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menyediakan informasi dalam
jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi seharihari.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat membuat rencana strategis
dan pengendalian manajemen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efektif. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang mampu memberikan
informasi yang canggih dan cepat merupakan keniscayaan dari adaptasi yang
diperlukan. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah
pegembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian
terhadap perubahan organisasi yang cepat. Pengembangan suatu Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan merupakan keharusan mutlak apabila pimpinan
Universitas Sumatera Utara
organisasi ingin melakukan tugas-tugas kerja pimpinan dengan efektif. Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan akan dapat mengurangi pemborosan dan
inefisiensi, serta meningkatkan produktivitas dan efektivitas para pegawai.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat menjadi mekanisme
penting pengendalian untuk memastikan operasi secara efektif dalam organisasi.
Operasi dapat diatur secara logis, dirampingkan, dan dimonitor di berbagai tempat
menggunakan sistem informasi manajemen dalam komputer diseluruh organisasi.
Dalam pengertian ini Sistem Informasi Administrasi Kependudukan berfungsi
sebagai semacam struktur organisasi yang paralel dengan garis wewenang formal
organisasi.
Untuk mengerucutkan topik dan hasil penelitian, sehingga menemukan
suatu titik atau bentuk yang lebih tegas, maka peneliti akan melakukan penelitian
yang lebih mendalam pada bentuk Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
yang bersifat perencanaan dan pengendalian. Hal tersebut dikarenakan
perencanaan dan pengendalian sangat berkaitan dengan efektivitas kerja pegawai
pada suatu instansi ataupun organisasi yang telah ditetapkan atau juga bagaimana
pegawai dalam bekerja mampu memenuhi hasil yang sesuai dengan kualitas kerja,
kepuasan kerja, serta produktivitas kerja yang terdapat dalam bagian kerjanya,
jika sesuatu yang ingin dicapai itu betul-betul dapat diraih, maka tujuannya
efektif.
1.5.9 Konsep Peningkatan Kerja
Arah kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai dalam dasawarsa terakhir
ini adalah meningkatkan kualitas Pegawai melalui upaya-upaya antara lain
pendidikan dan pelatihan. Tujuan dan sararan pokok peningkatan kinerja pegawai
Universitas Sumatera Utara
adalah dalam rangka terwujudnya administrasi pemerintahan yang berdisiplin,
memiliki nilai produktif dan daya guna, baik dan berwibawa.
Dengan demikian kebijaksanaan peningkatan kinerja pegawai apakah
melalui pendidikan dan pelatihan sekaligus juga merupakan upaya peningkatan
sumber daya pegawai secara rasional. Hal ini berarti pula bahwa pendidikan dan
pelatihan pegawai merupakan hal yang mutlak untuk dilaksanakan secara
sistematis dan berkesinambungan karena sudah merupakan kebutuhan yang nyata
bagi sumber daya aparatur.
Sasaran yang ingin diwujudkan melalui pendidikan dan pelatihan bagi
pegawai adalah diarahkan pada pengembangan dan peningkatan aspek-aspek :
a. Pengembangan dan kemampuan melaksanakan tugas dan peran sebagai aparatur
pemerintah sehingga dapat memenuhi standar yang telah ditentukan untuk suatu
tugas tertentu dan mampu mengambil keputusan secara mandiri dan profesional.
b. Meningkatkan motivasi, disiplin, kejujuran, etos kerja dan rasa tanggung jawab
yang dilandasi dengan semangat jiwa pengabdian.
c. Perubahan sikap yang lebih mengarah pada perkembangan, keterbukaan, sikap
melayani dan mengayomi publik yang merupakan tugas dan tanggung jawab
pokoknya.
d. Oleh sebab itu, kunci utama untuk meningkatkan pelayanan tugas-tugas rutin dan
tugas kedinasan adalah melalui proses peningkatan kualitas kinerja pegawai
melalui program pendidikan dan pelatihan.
Konsep peningkatan kualitas kinerja pegawai pada prinsipnya merupakan
suatu upaya yang terencana untuk meningkatkan kapasitas individu dan
masyarakat suatu bangsa agar dapat secara aktif menentukan masa depannya.
Universitas Sumatera Utara
Peningkatan kinerja pegawai secara sederhana dapat didefinisikan sebagai upaya
untuk mengembangkan inisiatif dan kreatifitas dari manusia dan masyarakat
Indonesia sebagai sumber daya pembangunan yang utama dalam rangka mencapai
kesejahteraan lahir batin, dan ketenteraman dalam suasana kehidupan masyarakat,
bangsa dan negara berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.
1.5.10 Konsep Tentang Pegawai
Berbicara tentang pegawai maka yang dibicarakan adalah tenaga kerja.
“Tenaga kerja adalah orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi, baik pada
instansi pemerintah maupun pada perusahaan-perusahaan atau pada usaha-usaha
sosial dimana ia memperoleh balas jasa tertentu”.
Tenaga kerja dapat diartikan sebagai buruh (labour), pegawai, karyawan,
pekerja dan istilah lainnya yang ada pada hakekatnya mempunyai maksud yang
sama. Dalam kaitannya dengan negara, sebagai organisasi yang terbesar dalam
suatu negara, maka negara mempekerjakan orang-orang agar kegiatan
pemerintahan dan pembangunan dapat berjalan untuk mencapai tujuan negara
tersebut.
Kelancaran penyelenggaraan tugas
Pemerintah dan pembangunan
Nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya
pegawai negeri. Karena itu dalam mencapai tujuan pembangunan Nasional yakni
mewujudkan Masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, makmur, adil dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang
merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang
harus menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata kepada masyarakat
Universitas Sumatera Utara
dengan dilandasi kesetiaan, dan ketaatan kepada pancasila dan undang-undang
dasar 1945.
Menurut kamus politik kata aparatur berasal dari kata aparat yang berarti
alat, badan atau instansi pemerintah. Lebih lanjut dikemukakan oleh Drs.
Soewarno Handayaningrat dalam bukunya administrasi pemerintahan dalam
pembangunan Nasional (1986:154) : “Aparat ialah aspek-aspek administrasi yang
diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau negara, sebagai alat untuk
mencapai tujuan Nasional aspek-aspek administrasi itu terutama ialah
kelembagaan (organisasi) dan kepegawaian.”
Ditinjau dari ilmu administrasi, aparatur negara merupakan aspek
administrasi
yang
diperlukan
dalam
penyelenggaraan
pemerintaan
dan
pembangunan, yang dapat pula berupa manusia yang disebut dengan pegawai.
Kelembagaan pemerintahan sesuai dengan peraturan perundang-undangan terdiri
dari kelembagaan pemerintah pusat, pemerintah daerah otonomi dan kelembagaan
pemerintah desa atau kelurahan, sedangkan pegawai adalah mereka yang
melaksanakan tugas-tugas kelembagaan tersebut.
1.6 Definisi Konsep
Konsep adalah suatu hasil pemaknaan dalam intelektual manusia yang
memang merajuk ke gejala nyata kedalam empiris. Maka penulis mengemukakan
definisi dari beberapa konsep yang digunakan :
1. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan suatu kegiatan
pengolahan data-data mejadi informasi-informasi dimana informasi yang
dihasilkan akan memberikan akses yang lebih mudah untuk meningkatkan
efektivitas kerja.
Universitas Sumatera Utara
2. Secara harafiah, sistem informasi administrasi kependudukan adalah sebuah
bentuk sistem informasi yang bertujuan untuk melayani para karyawan atau
pegawai, sebenarnya SIAK tersebut berfokus pada alat bantu untuk mempercepat
para karyawan atau pegawai memperoleh informasi untuk meningkatkan
efektivitas.
1.7 Hipotesis Kerja
Peranan SIAK dalam peningkatan efektivitas kerja pegawai pada kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan terkait dengan
ketepatan waktu, tugas-tugas, motivasi, evaluasi kerja, pengawasan, lingkungan
kerja, perlengkapan dan fasilitas
Universitas Sumatera Utara