Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan Provinsi Sumatera Utara Chapter III V

BAB III
DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN

3.1 Sejarah Singkat Dan Gambaran Wilayah Kabupaten Asahan
Kesultanan Asahan adalah sebuah kesultanan yang berdiri pada tahun
1630 di wilayah yang sekarang menjadi Kota Tanjung Balai, Kabupaten Asahan,
Kabupaten Batubara, Kabupaten kabuhan Batu Utara, Kabupaten Labuhan Batu
dan kabupaten labuhan Batu Selatan. Kesultanan ini ditundukkan Belanda pada
tahun 1865. Kesultanan Asahan melebur ke dalam Negara republik Indonesia
pada tahun 1946.
Kabupaten Asahan adalah sebuah kabupaten yang terletak di Sumatera
Utara, Indonesia. Kabupaten ini beribukotakan Kisaran dan mempunyai wilayah
seluas 3.675 Km². Penduduknya berjumlah 668.272 jiwa ( sensus 2016 ). Asahan
Juga merupakan Kabupaten pertama di Indonesia yang membentuk lembaga
pengawas pelayanan umum bernama Ombudsman Derah Asahan, melalui SK
Bupati Asahan Nomor : 419 - Huk/Tahun 2004, tanggal 20 oktober 2004. Di era
kolonial, wilayah ini disebut sebagai Assaban oleh orang Eropa.
Secara Astronomis Kabupaten Asahan berada pada 2º03’-3º26’ Lintang
utara, 99º1’-100º0’ Bujur Timur dengan ketinggian 0-1000 meter di atas
permukaan laut.Penduduk kabupaten Asahan sebagian besar bersuku Melayu atau
melayu batubara.Asahan terdiri dari 100 Kelurahan, 237 Desa dan 25 kecamatan.

Dimana Batas Wilayah kabupaten Asahan memiliki batas wilayah sebagai berikut
a) Utara

: Kabupaten Batubara dan Selat Malaka.

b) Selatan

: Kabupaten Toba Samosir dan Kabupaten Labuhan Batu

Universitas Sumatera Utara

Utara.
c) Barat

: Kabupaten Simalungun dan Kabupaten batubara.

d) Timur

: Kabupaten Simalungun dan Selat Malaka.
Dinas kependudukan dan catatan Sipil kabupaten Asahan merupakan

instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kabupaten
Asahan. Tugas utamannya adalah melaksanakan catatan sipil. Pencatatan Sipil
sendiri merupakan suatu upaya hukum pencatatan kelahiran , perkawinan, status
anak dan kematian.
Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada
awalnya pelaksanaan Catatan Sipil oleh Pemerintah Indonesia bersifat pluralis.
Artinnya catatan sipil dilakukan dengan penggolongan-penggolongan warga
Negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Satrategeling dengan
ketentuan ;
1. Untuk orang Eropa digunakan Regalment pencatatan sipil Eropa Staadblad 1849.
2. Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29 Desember
1896 No.158.
3. Untuk Tionghoa digunakan Statbald 1917.
4. Untuk orang indonesia digunakan Statbald 1920, dan bagi orang Indonesia
Kristiani,Jawa,Madura,Ambon, Statbals digunakan 1933.
5. KUH perdata pembagian ini berubah sejak tanggal 27 Desember 1966,
berdasarkan Instruksi Presidium Kabinet No 31/u/IN/122/1966 yang mengatur
bahwa Warga Negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia dan warga Negara
Asing.

Universitas Sumatera Utara

Maka berdasarkan peratutan Daerah Kabupaten Asahan No.4 tahun 2001,
Kantor Catatan Sipil mengalmi perubahan dan perluasan tugas menjadi Dinas
Kependudukan. Dengan demikian, disamping masih melaksanakan tugas-tugas
kependudukan lainnya.
3.2 Visi Dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan
3.2.1 Pernyataan Visi
Visi merupakan artikulasi sebuah tempat yang dituju oleh organisasi,
sebuah masa depan organisasi yang lebih baik, lebih sukses dan lebih diinginkan
daripada kini.
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kabupaten

Asahan Nomor 053/2008 tentang Rencana Strategis Dinas

Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan Tahun 2009-2014, visi dari
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupatren Asahan adalah, “
Mewujudkan Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang

Berorientasi Kepada Kepuasan dan Kemitraan Masyarakat Berbasis Data dan
Informasi Kependudukan yang Akurat “
3.2.2 Pernyataan Misi
Misi Merupakan Upaya-upaya dalam rangka pencapain visi yang telah
ditetapkan. Pernyataan misi membawa organisasi pada suatu fokus yang harus
dilaksanakan guna mencapai visi yang telah ditetapkan. Misi juga memberikan
arahan tentang fungsi dan tujuan pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil strategis, terarah dan berkesinambungan.
Oleh Karena itu, misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Asahan dirumuskan sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

a. Memberikan Pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang cepat,
tepat, mudah dan transparan.
b. Menyelenggarakan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang mampu
menyajikan data dan informasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.
c. Melaksanakan pemberdayaan dan pembinaan terhadap masyarakat untk
menumbuh kembangkan kemitraan dan peran sertanya dalam melaksanakan
pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

d. Mempersiapkam sumber daya manusia, sarana dan prasarana untuk mendukung
terciptanya tertib pelayanan, pengolahan data dan informasi dibidang administrasi.
3.3 Tujuan Dan Sasaran
3.3.1 Tujuan
Tujuan merupakan penyebaran atau implementasi dari pernyataan misi dan
juga merupakan gambaran hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu 1 (satu)
tahun ke depan. Dinas kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan
mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. Meningkatkan Pengelolaan

Manajemen

Administrasi

Kependudukan

Dan

Pencatatan Sipil , dengan tujuan :
1. Meningkatkan SDM aparatur dalam melaksanakan administrasi kependudukan

dan pencatatan sipil.
2. Meningkatkan kegiatan sosialisasi/penyuluhan terhadap hal-hal yang berhubungan
dengan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.
3. Meningkatkan peranan aparatur dalam pelaksanaan pengelolaan administrasi
kependudukan dan pencatatan sipil.

Universitas Sumatera Utara

b. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Bidang Kependudukan Dan Pencatatan Sipil ,
dengan tujuan :
1. Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pelayanan prima.
2. Meningkatkan mutu pelayanan.
3.3.2 Sasaran
Sasaran merupakan implementasi dari tujuan yang akan dicapai dalam
jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Fokus utama sasaran adalah
tindakan pengalokasian, pendistribusian dan pemanfaatan sumber daya yang
mengarah kepada hasil nyata. Berdasarkan Rencana Kinerja Tahun 2011-2012
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Kabupaten Asahan,
menetapkan sasaran sebagai berikut :
a) Tujuan Dari Misi Pertama

1.

Tujuan pertama, Meningkatkan SDM Aparatur Dalam Melaksanakan

Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran :
a. Meningkatnya data kependudukan yang akurat.
b. Meningkatkan kepedulian aparat dan masyarakat terhadap masalah-masalah
kependudukan.
2.

Tujuan kedua, Meningkatkan Kegiatan Sosialisasi/penyuluhan Tehadap

Hal-Hal Yang Berhubungan Dengan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil, dengan sasaran meningkatkan kesadaran masyarakat tentang kegunaan
dokumen kependudukan.
3.

Tujuan ketiga, Meningkatkan Peranan Aparatur Dalam Pelaksanaan

Pengelolaan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran

Universitas Sumatera Utara

meningkatkan kualitas aparatur dalam pengelolaan administrasi kependudukan
dan pencatatan sipil.
b) Tujuan dari misi kedua
1. Tujuan pertama, Meningkatkan Sarana Dan Prasarana Dalam Rangka
Mewujudkan Pelayanan Prima, dengan sasaran :
a. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan
sipil.
b. Tersedianya ruang perkantoran yang layak dan sesuai dengan kebutuhan
pelayanan.
2. Tujuan kedua, Meningkatkan Mutu Pelayanan, dengan sasaran :
a. Meningkatkan pelayanan terhadap publik
b. Meningkatkan kesejahteraan aparat.
3.4 Struktur Organisasi
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan
dipimpin oleh seorang kepala dinas , kepala dinas membawahi 4 (empat) orang
pejabat struktural, unit pelaksana teknis dinas dan kelompok jabatan fungsional
yaitu :

1 Sekretariat, yang membawahi 3 (tiga) sub. bagian yaitu :
a

Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian,

b Sub. Bagian Perencanaan dan Pelaporan,
c

Sub. Bagian Keuangan.

2 Bidang Pelayanan pendaftaran penduduk, yang membawahi 3 (tiga) seksi,
yaitu :
a

Seksi Identitas Penduduk

Universitas Sumatera Utara

b Seksi Pindah Datang penduduk
c

Seksi Pendataan Penduduk

3 Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, yang membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu :
a

Seksi Kelahiran

b Seksi Perkawinan dan Perceraian
c

Seksi Perubahan Status Anak, Kewarganegaraan dan kematian

4. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, yang membawahi
3 (tiga) seksi yaitu :
a) Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
b) Seksi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan
c) Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi dan
Komunikasi
5. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan, yang membawahi 3 (tiga)

seksi, yaitu ;
a) Seksi Kerjasama
b) Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan
c) Seksi Inovasi Pelayanan
Unit Pelaksana Teknis Dinas.

Universitas Sumatera Utara

Gambar 3.1 Bagan Struktur. Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan
Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

3.5 Tugas Dan Fungsi Pokok
3.5.1 Tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten
Asahan
Berdasarkan Peraturan Kabupaten Asahan Nomor 32/PW/2009 tentang
Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Daerah Kabupaten Asahan, mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan
daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi
dan tugas pembantuan. (Pasal 4 ayat (1) )
Untuk melaksanakan tugas dan kewajiban sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1), Dinas mempunyai rincian tugas sebagai berikut : (Pasal 4 ayat (2) )

Universitas Sumatera Utara

a. Menyusun kebijakan bidang kependudukan dan pencatatan sipil mengacu pada
kebijakan Provinsi dan/atau nasional;
b. Menyelenggarakan urusan Pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan
sipil;
c. Melaksanakan kebijakan pusat dan Provinsi serta melaksanakan strategi
penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
d. Melaksanakan pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan
pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan
pencatatan sipil;
e. Merencanakan formasi, karir, dan diklat SDM aparatur pelaksana urusan
pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
f. Melaksanakan kebijakan, pedoman, norma, standar, prosedur, dan kriteria
monitoring evaluasi pembinaan SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan
bidang kependudukan dan pencatatan sipil;Melaksanakan pembinaan serta
mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian pejabat fungsional bidang
kependudukan

dan

pencatatan

sipil

mengusulkan

pengangkatan

dan

pemberhentian pejabat struktural yang menangani bidang kependudukan dan
pencatatan sipil;
g. Melaksanakan pembinaan, penyelenggaraan, pengawasan, pengendalian serta
evaluasi pengembangan SDM aparatur pelaksanaan urusan pemerintahan
kependudukan dan pencatatan sipil;
h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi lain di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil skala daerah;
i. Menyusun perencanaan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

Universitas Sumatera Utara

j. Melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional bidang kependudukan
dan pencatatan sipil;
k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada Walikota;
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota/Sekretaris Daerah
sesuai tugas dan fungsinya.
3.5.2 Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten
Asahan
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Dinas
menyelenggarakan fungsi : (Pasal 5)
a. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil
b. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil;
dan
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil
2. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati/Sekretaris Daerah sesuai
dengan tugas dan fungsinnya
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program
dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor yang dapat menentukan efektivitas kerja
pegawai berhasil dilakukan dengan baik atau tidak dipengaruhi oleh gaya
kepemimpinan. Tugas pegawai dapat berjalan dengan baik apabila dilakukan
pemberitahuan (komunikasi) tentang pendelegasian tugas/tanggung jawab serta
adanya evaluasi kerja dari pimpinan.
Struktur birokrasi pelaksana kebijakan diukur dengan melihat rincian tugas
dan prosedur yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas pegawai di Dinas

Universitas Sumatera Utara

Kependudukan dan Catatan Sipil. Berikut adalah data-data yang dikumpulkan
terkait rincian tugas dan prosedur pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil
Rincian Tugas Pejabat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dikutip dari
Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan :
I. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:
1. Mendisposisi surat-surat kepada bawahan sesuai dengan bidang
tugasnya
2. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
3. Menyusun kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan sipil
4. Merumuskan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan
sipil
5. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di
bidang kependudukan dan catatan sipil
6. Melakukan pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan
dan catatan sipil
7. Melakukan

pengelolaan

administrasi

umum

yang

meliputi

kesekretariatan, program, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan
organisasi di bidang kependudukan dan catatan sipil
II. Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan tertib

Universitas Sumatera Utara

3.

Mengkoordinasikan penyusunan program dan penyelenggaraan tugastugas bidang secara terpadu dan tugas pelayanan administrative

4.

Melaksanakan

pengelolaan

administrasi

umum,

kepegawaian,

perlengkapan, program, dan administrasi keuangan
5.

Merencanakan penyusunan kebutuhan barang dan kelengkapan kantor

6.

Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, arsip dan dokumen
lainnya

7.

Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab
atas keamanan kantor

8.

Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas

9.

Memelihara, merawat, dan menjaga inventaris kantor

10. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan
kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas
11. Melaksanakan perintah lain yang diberikan atasan
III. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk:
1.

Memberi petunjuk dan arahan sesuai dengan disposisi atasan

2.

Mendisposisikan surat kepada bawahan

3.

Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pelayanan
pendaftaran penduduk

5.

Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pendaftaran penduduk
dan pencatatan nomor induk kependudukan dan perubahan data
kependudukan

Universitas Sumatera Utara

6.

Mempersiapkan bahan pengadaan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda
Penduduk

7.

Mempersiapkan

bahan

petunjuk

teknis

tentang

pendaftaran,

pencatatan mutasi, dan perpindahan penduduk
8.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

IV. Kepala Seksi Registrasi Kependudukan
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

3.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan regristasi
kependudukan

V. Melaksanakan penerbitan Nomor Induk Kependudukan
1.

Melaksanakan penerbitan dokumen kependudukan hasil pendaftaran
penduduk

2.

Melaksanakan pencatatan tentang perubahan data status penduduk

3.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan

VI. Kepala Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Penduduk
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan kartu keluarga
dan kartu penduduk

4.

Melakukan proses penerbitan, pencetakan kartu keluarga dan kartu
penduduk

Universitas Sumatera Utara

5.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

VII. Kepala Seksi Mutasi dan Perpindahan Penduduk
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan mutasi dan
perpindahan penduduk

4.

Melakukan proses penelitian kebenaran data mutasi dan perpindahan
penduduk

5.

Menghimpun data mutasi dan perpindahan penduduk

6.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku

7.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
8.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

9.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

VIII. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan pelayanan
pencatatan sipil

Universitas Sumatera Utara

4.

Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan
penerbitan akta kelahiran dan akta kematian warga

5.

Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan
penerbitan akta perkawinan, akta perceraian, dan pengesahan anak

6.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku

7.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
8.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

9.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

IX. Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakana tugas-tugas yang berhubungan dengan kelahiran dan
kematian

5.

Melaksanakan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran dan akta
kematian Warga Negara Indonesia dan orang asing

6.

Memeriksa

dan

meneliti

kebenaran

persyaratan

administrasi

permohonan akta kelahiran dan akta kematianWarga Negara
Indonesia dan orang asing

Universitas Sumatera Utara

7.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

8.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
9.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
X. Kepala Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhbungan dengan Perkawinan,
Perceraian dan Pengesahan Anak

5.

Melaksanakan Pencatatan, Penerbitan Akta Perkawinan dan Akta
Perceraian dan Pengesahan Anak Warga Negara Indonesia dan orang
asing

6.

Memeriksa

dan

meneliti

kebenaran

persyaratan

administrasi

permohonan akta perkawinan dan akta perceraian dan pengesahan
anak Warga Negara Indonesia dan orang asing
7.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambiul dengan ketentuan yang berlaku

Universitas Sumatera Utara

8.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
9.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XI. Kepala Seksi Perubahan Nama, Status dan Kewarganegaraan
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Perubahan
Nama, Status dan Kewarganegaraan

5.

Melaksanakan Pencatatan, Penerbiatn Perubahan Nama, Perubahan
Status Kewarganegaraan Warga Negara Indonesia dan orang asing

6.

Memeriksa

dan

meneliti

kebenaran

persyaratan

administrasi

permohonan Perubahan Nama, Perubahan Status Kewarganegaraan
Warga Negara Indonesia dan orang asing
7.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

8.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
9.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

Universitas Sumatera Utara

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XII. Kepala Penyuluhan dan Data
1.

Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Mendisposisikan surat kepada bawahan

3.

Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan dan
Data

5.

Mempersiapkann

bahan

petunjuk

teknis

tentang

kegiatan

penyelenggaraan Penyuluhan
6.

Melakukan Pendataan dalam rangka mensosialisasikan kegiatan
penyelenggaraan system administrasi kependudukan

7.

Menyediakan data sebagai pengelolaan Informasi Administrasi
Kependudukan

8.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

9.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XIII. Kepala Seksi Dokumentasi dan Legalitas
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Member petunjuk,, membagi tugasd dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

Universitas Sumatera Utara

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Dokumentasi
dan Legalitas

5.

Menyimpan

dan

menata

naskah

dan

dokumen

administrasi

kependudukan
6.

Memelihara dan merawat naskah dan dokumen administrasi
kependudukan

7.

Membuat rekomendasi tentang penggantian Kartu Keluarga, Kartu
Penduduk yang rusak dan hilang

8.

Menerbitkan salinan dan kutipan ke-2 (dua) tentang akta-akta catatan
sipil

9.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

10. Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
11. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XIV. Kepala Seksi Penyuluhan
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Member
petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan
tugas berjalan lancar dan tertib

Universitas Sumatera Utara

2.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

3.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan

4.

Melaksanakan Kegiatan Penyuluhan dan Sosialisasi di bidang
administrasi kependudukan

5.

Melaksanakan Kegiatan Komunikasi, informasi melalui penyebaran
brosur-brosur, stiker dan pemasangan papan plank

6.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

7.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
8.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

9.

Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

XV. Kepala Seksi Data dan Statistik
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Data dan
Statistik

5.

Melakukan Pengumpulan, penyiapan sebagai bahan penyajian data

6.

Melakukan pembuatan grafik dan statistic

Universitas Sumatera Utara

7.

Menghimpun data yang digunakan sebagai layanan informasi
administrasi kependudukan dalam bentuk buku

8.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

9.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XVI. Kepala Bidang Pengawasan dan Pengendalian
1.

Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Mendisposisikan surat kepada bawahan

3.

Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

4.

Melaksankan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan dan
Pengendalian

5.

Mempersiapkan

petunjuk

teknis

tentang

Pengawasan

dan

Pengendalian Izin tinggal terbatas atau tetap bagi orang asing
6.

Mempersipakan

petunjuk

teknis

tentang

Pengawasan

dan

Pengendalian adanya penyalahgunaan identitas kependudukan
7.

Mempersiapkan

petunjuk

teknis

tentang

Pengawasan

dan

Pengendalian adanya pelanggaran administrasi kependudukan
8.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

Universitas Sumatera Utara

9.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XVII. Kepala Seksi Pengawasan Izin Tinggal Orang Asing
1.

Menerima petunjuk daan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan
Izin Tinggal Orang Asing

5.

Melaksakan pendataan tentang izin tinggal terbatas dan tetap bagai
orang asing

6.

Memonitor administrasi izin tinggal yang dimiliki dan diperoleh
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

7.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

8.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
9.

Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

Universitas Sumatera Utara

XVIII. Kepala Seksi Penerbitan Identitas Kependudukan
1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

2.

Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

4.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penerbitan
Identitas Kependudukan

5.

Melaksanakan

pemeriksaan

dan

meneliti

kebenaran

adanya

penyalahgunaan mengenai identitas kependudukan
6.

Menghimpun dan menginventarisasi permasalahan penyimpangan
mengenai identitas kependudukan dari hasil pelayanan pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil

7.

Membuat laporan mengenai adanya perbuatan yang enyalahgunakan
identitas kependudukan

8.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

9.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XIX. Kepala Seksi Penyidikan Pelanggaran Administrasi Kependudukan

Universitas Sumatera Utara

1.

Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi
petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan
tugas berjalan lancar dan tertib

2.

Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas

3.

Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan penyidikan
pelanggaran administrasi kependudukan

4.

Menerima laporan dan pengaduan tentang adanya dugaan pelanggaran
administrasi kependudukan

5.

Melaksanakan pemeriksaan dan memproses laporan tentang adanya
pelanggaran administrasi kependudukan

6.

Memanggil

orang untuk

diminta

keterangan adanya

dugaan

pelanggaran administrasi kependudukan
7.

Membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan

8.

Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku

9.

Menyusun

laporan

sesuai

hasil

yang

telah

dicapai

sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
10. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
Di samping adanya rincian tugas, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
juga menetapkan prosedur pelayanan sebagai pedoman aktifitas pegawai. Berikut
adalah prosedur dalam pelayanan administrasi kependudukan di Dinas

Universitas Sumatera Utara

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan yang berhubungan dengan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan:
1. Pelayanan Penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
A. Pemohon

wajib

melaporkan

susunan

keluarganya

kepada

Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil
Syarat-syarat penerbitan Kartu Keluarga.
1. Surat Pengantar dari Kepala Desa /lurah
2. Foto Copy Surat Nikah/ Akta Kawin
3. Foto Copy Akta Perceraian
4. Foto Copy Akta Kelahiran
5. Foto Copy akta Pengangkatan Anak
6. Kartu Keluarga yang lama.
B. Penerbitan KTP baru bagi pemohon wajib dilaporkan yaitu telah berusia 17
(tujuh belas) tahun atau sudah pernah kawin.
Syarat-syarat penerbitan KTP
1. Surat Pengantar Kepala Desa/ Lurah
2. Foto Copy Kartu Keluarga
3. Foto Copy Surat Nikah/ Akta Kawin bagi penduduk yang belum berusia
17 (tujuh belas) tahun
4. Foto Copy Akta Kelahiran
5. Pasphoto ukuran 3x4 cm dengan latar belakang warna merah bagi yang
lahir pada tahun ganjil
6. Pasphoto ukuran 3x4 cm dengan latar belakang warna biru bagi yang
lahir pada tahun genapz

Universitas Sumatera Utara

C. Prosedur Pelayanan Penerbitan KK/ KTP:
1. Pemohon membawa berkas permohonan KK/KTP yang telah disetujui
oleh Kepala Desa/ Lurah dan Camat setempat, kemudian mendaftarkan
kepada petugas pendaftaran
2. Petugas pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada
pemohon
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima
tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada Petugas Operator untuk
pencetakan KK/ KTP.
5. Kepala seksi KK/ KTP meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan,
dan susunan daftar keluarga, kemudian membubuhkan tanda paraf pada
lembar kedua Kartu Keluarga kemudian meneruskannya kepada Kepala
bidang Pelayanana Pendaftaran Penduduk
6. Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk meneliti dan memeriksa
keabsahan

persyaratan

dan

susunan

daftar

keluarga

kemudian

membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya pada Kepala Dinas
7. Kepala Dians menandatangani Kartu Keluarga
8. Kemudian Petugas membubuhkan stempel Dinas pada Kartu Keluarga
(KK) dan menyerahkannya pada loket petugas Penerima KK / KTP dan
berkas diarsipkan
9. Petugas yang menerima menyerahkan KK dan KTP yang sudah selesai
pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima.

Universitas Sumatera Utara

2. Pelayanan Akta Kelahiran dan Akta Kematian
A. Pencatatan Kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya peristiwa kelhiran
paling lambat 60 (enam puluh) hari kerja sejak kelahiran.
Syarat-syarat Penerbitan Akta Kelahiran :
1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah
2. Surat Lahir dari Dokter, bidan atau dukun beranak yang menolong
kelahiran, atau ijazah bagi yang ada
3. Akta Nikah/surat kawin orang tua
4. Kartu Keluarga dan KTP
B. Pencatatan Kematian wajib dilaporkan oleh keluarganya atau yang
mewakili kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30
(tiga puluh) hari sejak tanggal kematian.
Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian :
1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah
2. Surat Keterangan Visum dari Dokter atau Dinas Kesehatan
3. Akta lahir yang bersangkutan
4. Akta Kawin yang bersangkutan
5. Kartu Keluarga dan KTP
C. Prosedur Pelaporan Akta Kelahiran/ Akta Kematian
1. Pemohon mengisi Formulir permohonan untuk penerbitan Akta
Kelahiran/ kematian, kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran

Universitas Sumatera Utara

2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan
petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima
tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis
serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan penulis
memproses Akta tersebut sesudah selesai kemudian menyerahkannya
kepada Kepala Seksi Kelahiran/ Kematian.
5. Kepala Seksi Kelahiran/ Kematian meneliti dan memeriksa kebenaran
persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan
tanda paraf pada buku register/ berkas permohonan Akta Kelahiran/
Kematian kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan
Catatan Sipil
6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan
persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan
tanda

paraf

pada

buku

register/

berkas

permohonan

Akta

Kelahiran/Kematian kemudian meneruskannya pada Kepala Dinas
7. Kepala Dinas menandatangani Akta Kelahiran/ Kematian
8. Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas permohonan dengan
kutipan

kelahiran/kematian

yang

telah

ditandatangani

serta

membubuhkan stempel Dinas dan menyerahkannya pada loket petugas
penerima Akta dan berkas diarsipkan

Universitas Sumatera Utara

9. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta yang sudah selesai
pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima.
3. Pelayanan Akta Perkawinan, Akta Perceraian serta pengesahan Anak
A. Pencatatan Perkawinan wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya perkawinan paling
lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal perkawinan.
Syarat-syarat Penerbitan akta Perkawinan :
1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah (N1,N2,N4)
2. Surat Kawin dari Pemuka Agama yang dianutnya
3. Akta Kelahiran
4. Surat Sidi/Babtis bagi pemeluk Agama Kristen
5. Izin Kawin dari atasan bagi POLRI/ TNI
6. Akta Kematian bagi Perkawinan ke-2, apabila salah satu meninggal
dunia
7. Kartu Keluarga dan KTP
8. Pas Photo ukuran 4x6 masing-masing suami dan isteri
9. Izin Kedutaan (Konsul) bagi Orang Asing.
B. Perceraian wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 60 (enam puluh) hari
sejak putusan Pengadilan tentang perceraian yang telah memperoleh
kekuatan hukum tetap.
Syarat-syarat Penerbitan Akta Perceraian
1. Surat Keputusan dari Pengadilan Negeri
2. Akta Kawin

Universitas Sumatera Utara

3. KTP Pemohon.
C. Prosedur Pelaporan Perkawinan dan Perceraian
1. Pemohon mengisi Formulir permohonan untuk penerbitan Akta
Perkawinan/Perceraian,

kemudian

mendaftar

kepada

petugas

pendaftaran
2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan
petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan
menerima tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis
serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan
penulis memproses Akta dan bagi perkawinan mengumumkannya
selama 10 hari kerja, kemudian menandatangani buku Register oleh
suami-Isteri dan 2 orang saksi
5. Kemudian

menyerahkan

berkas

tersebut

pada

Kepala

Seksi

Perkawinan/Perceraian untuk meneliti dan memeriksa kebenaran
persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas
Akta dengan membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya kepada
Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil
6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan
persyaratan,
membubuhkan

naskah
tanda

pengetikan
paraf

pada

dan
buku

penulisan,

kemudian

Register/berkas

dan

meneruskannya pada Kepala Dinas

Universitas Sumatera Utara

7. Kepala Dinas menandatangani Akta Perkawinan/Perceraian
8. Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas permohonan
dengan

kutipan

ditandatangani

Akta
serta

Perkawinan/

Perceraian

yang

telah

membubuhkan

stempel

Dinas

dan

menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas
diarsipkan
9. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta Perkawinan/
Perceraianyang

sudah

selesai

pada

pemohon,

dan

pemohon

menyerahkan kembali bukti tanda terima.
4. Pelayanan Pencatatan Pengesahan, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
A. Pencatatan Pengesahan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak
ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan perkawinan dan
mendapatkan akta perkawinan.
Syarat-syarat pencatatan pengesahan anak :
1. Kutipan akta kelahiran
2. Foto copy kutipan akta perkawinan
3. Foto copy KK/ KTP suami dan isteri.
B. Pencatatan Pengakuan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua kepada
Dians Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 (tiga puluh)
hari sejak tanggal surat pengakuan anak oleh ayah dan disetujui oleh
ibu dari anak yang bersangkutan
Syarat-syarat pencatatan pengakuan anak:
1. Surat Oengantar dari Kepala Desa/Lurah

Universitas Sumatera Utara

2. Surat pengakuan dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung
3. Kutipan akta kelahiran
4. Foto copy KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung
C. Pencatatan Pengangkatan Anak wajib dilaporkan oleh pemohon kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil yang menerbitkan kutipan akta kelahiran
paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterimanya salinan penetapan
Pengadilan oleh pemohon.
Syarat-syarat pencatatan pengangkatan anak :
1. Surat Penetapan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan anak
2. Kutipan akta kelahiran
3. KK dan KTP pemohon.
D. Prosedur Pelayanan Pencatatan Pengakuan, Pengesahan dan Pengangkatan
Anak
1. Pemohon mengisi Formulir

Pelaporan, Pengangkatan Anak, dan

Pengesahan Anak kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran
2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan
petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima
tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis serta
menandatangani buku Register Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak oleh
Suami Isteri

Universitas Sumatera Utara

5. Kemudian

menyerahkan

Perkawinan/Perceraian

berkas

untuk

tersebut

meneliti

dan

pada

Kepala

memeriksa

Seksi

kebenaran

persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas Akta
pengangkatan anak, pengakuan, pengesahan anak dengan membubuhkan
tanda paraf dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan
Sipil
6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan
persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan
tanda paraf pada buku Register/berkas dan meneruskannya pada Kepala
Dinas
7. Kepala Dinas menandatangani Akta pengangkatan anak, pengakuan anak,
pengesahan anak dan membuat catatan pinggir pada register Akta Kelahiran
dan Kutipan Akta Kelahiran. (10 menit setelah ditandatangani serta
membubuhkan stempel Dinas petugas diserahkan kepada loket petugas
penerima akta dan berkas untuk diarsipkan)
8. Setelah

ditandatangani

serta

membubuhkan

stempel

Dinas

dan

menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan
9. Petugas penerima menyerahkan kutipan Akta pengangkatan anak,
pengakuan, pengesahan anak pada pemohon, dan pemohon menyerahkan
kembali bukti tanda terimanya.
5. Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan
A. Pencatatan Perubahan Nama wajib dilaporkan oleh pemohon kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambta 30 (tiga puluh) hari sejak
diterimanya salinan Penetapan Pengadilan Negeri oleh pemohon.

Universitas Sumatera Utara

1. Syarat-syarat Perubahan Nama :
a. Surat Penetapan Pengadilan Negeri tentang Perubahan Nama
b. Akta Kelahiran yang bersangkutan
c. Akta Perkawinan bagi yang sudah kawin
d. Kartu Keluarga/ KTP.
B. Pencatatan Perubahan Status Kewarganegaraan dari Warga Negara Asing
menjadi Wargan Negara Indonesia wajib dilaporkan oleh pemohon kepada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat peristiwa perubahan status
kewarganegaraan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak berita acara
pengucapan sumpah atau pernyataan janji setia oelh pejabat.
2. Syarat-syarat Perubahan Status Kewarganegaraan :
a. Salinan

Keputusan

Presiden

mengenai

perubahan

status

kewarganegaraan menjadi Warga Negara Indonesia
b. Salinan Keputusan Menteri yang bidang tugasnya meliputi urusan
kewarganegaraan
c. Kutipan Akta Kelahiran
d. Kutipan Akta Perkawinan yang sudah kawin
e. Foto copy Paspor
f. Foto copy KK dan KTP
C. Prosedur

Pelayanan

Pencatatan

Perubahan

Nama

dan

Status

Kewarganegaraan
a. Pemohon mengisi dan menyerahkan formulir pelaporan perubahan
Nama/Status Kewarganegaraan dengan melampirkan persyaratan yang
telah ditetapkan

Universitas Sumatera Utara

b. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan
petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon
c. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima
tanda bukti setoran
d. Petugas memproses perubahan nama ataupun status kewarganegaraan
dengan membuat catatan pinggir pada buku register dan Akta Catatan
Sipil yang bersangkutan, kemudian meneruskannya kepada Kabid
Pelayanan Catatn Sipil
e. Kepala Seksi Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan memeriksa
dan meneliti kebenaran persyaratan, naskah pengetikan kemudian
membubuhkan tanda paraf pada catatan pinggir dan meneruskannya
kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil
f. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan
persyaratan, naskah pengetikan, kemudian membubuhkan tanda paraf
pada buku Register/berkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas
g. Kepala

Dinas

menandatangani

perubahan

Nama/Status

menyerahkan

perubahan

Nama/Status

Kewarganegaraan
h. Petugas

penerima

Kewarganegaraan pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali
bukti tanda terimanya.
3.6 Jumlah Dan Posisi Pegawai

Universitas Sumatera Utara

Jumlah pegawai per 25 Januari 2016 untuk mendukung pelaksanaan tugas
dan fungsi pokok di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah
Kabupaten Asahan adalah sebanyak 37 orang
Tabel 2 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin

JENIS KELAMIN JUMLAH

PERSEN
(%)

Laki-Laki

18

49%

Perempuan

19

51%

Total

37

100%

Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

Dari Tabel Diatas menyebutkan bahwa komposisi pegawai pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan sangat berimbang dimana
49% Laki-laki dan 51 % perempuan.
Tabel 3 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan Golongan Pangkat.

GOLONGAN PEGAWAI

JUMLAH

PERSEN
(%)

Penata Tingkat (III/d)

11

30%

Penata Muda Tingkat I (III/b)

8

22%

Penata (III/c)

4

11%

Penata Muda (III/a)

3

8%

Pengatur (II/d)

2

5%

Pembina Tingkat 1 (IV/b)

2

5%

Pembina (IV/a)

2

5%

Pengatur Muda Tingkat I (II/b)

1

3%

Pengatur Muda (II/a)

1

3%

Pengatur Muda Tingkat I (III/c) 1

3%

Universitas Sumatera Utara

Pembina Tingkat (IV/a)

1

3%

Penata Muda Tingkat 1 (III/B)

1

3%

TOTAL

37

100%

Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

Berdasarkan tabel diatas menyatakan bahwa 78% atau 28 Pegawai pada
Dinas Catatan dan Kependudukan Kabupaten Asahan sudah berpangkat Golongan
III, 5 Pegawai atau 14% berpangkat Golongan IV dan 4 Pegawai atau 11% masih
berpangkat golongan II. Hal ini berkolerasi dengan data Pendidikan terakhir
Pegawai dimana Pada Dinas Catatan Sipil dan kependudukan Kabupaten Asahan
didominasi oleh lulusan perguruan Tinggi
Tabel 4 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan Pendidikan terakhir.

SLTA

23
14

PERSEN
(%)
62%
38%

Total

37

100%

Pendidikan
S1

JUMLAH

Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

Dari Tabel diatas menyebutkan bhwa 62 % pegawai pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan Lulusan Perguruan Tinggi dan 38%
merupakan lulusan SLTA. Melihat dominasi pegawai merupakan S1 maka Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan mempunyai komposisi yang
Ideal dalam Struktural yang dimiliki.

Universitas Sumatera Utara

BAB IV
PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

4.1 Hasil Penelitian
Pada bab ini penulis akan menyajikan data dan informasi yang telah
diperoleh melalui penelitian di lapangan untuk kemudian dianalisis berdasarkan
teori yang ada. data tersebut terdiri atas data primer dan data sekunder. Data
primer yaitu data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan informan,
sedangkan data sekunder ialah data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis
yang memperkuat data primer. Adapun permasalahan utama yang hendak
disajikan dalam bab ini yaitu Peranan Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan .
4.2 Pelaksanaan Wawancara
Penelitian ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Asahan, dalam proses pengumpulan data untuk memperoleh jawaban
terhadap permasalahan penelitian, penulis melakukan beberapa tahap, yaitu yang
pertama mencari informasi-informasi dan data-data yang mengenai perananan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) baik itu berupa informasi
meninjau langsung ke lapangan, kedua penulis melakukan wawancara terhadap
informan yang sudah ditetapkan untuk mendapatkan informasi dan data yang
dibutuhkan terkait dengan masalah penelitian.
Wawancara merupakan cara untuk mendapatkan informasi mengenai
Peranan

Sistem

Informasi

Administrasi

Kependudukan

(SIAK)

dalam

Universitas Sumatera Utara

Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan. Adapun informan
yang sudah ditetapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Informan kunci terdiri dari kepala dinas dan Sekretaris Catatan Sipil,
kepala bidang Catatan Sipil, dan informan tambahan adalah pegawai yang terlibat
secara langsung. Sebelum melakukan penelitian penulis terlebih dahulu menyusun
pertanyaan yang akan ditujukan kepada informan yang berkaitan dengan masalah
yang akan diteliti, dalam hal ini penulis juga menyusun pertanyaan-pertanyaan
yang akan ditanyakan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing informan.
Hal ini dilakukan agar informan dapat memberikan keterangan secara lengkap
mengenai Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam
Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan. Dan pertanyaanpertanyaan yang telah disusun berkaitan dengan Peranan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja
Pegawai di Kabupaten Asahan. Namun penulis tidak memberikan batasan
terhadap pertanyaan yang bisa saja muncul dan akan memberikan informasi
tambahan data dan informasi yang sebanyak-banyaknya dari para informan
tersebut.
4.3 Deskripsi Hasil Wawancara
Metode wawancara yang dilakukan penulis adalah wawancara berstruktur,
dimana sebelum melakukan wawawancara penulis terlebih dahulu menyusun
daftar pertanyaan yang akan diajukan. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa
akan muncul pertanyaan-pertanyaan baru yang dapat menggali informasi yang
lebih.

Universitas Sumatera Utara

Setelah melakukan pengumpulan data dan penelitian tentang mengenai
Peranan

Sistem

Informasi

Administrasi

Kependudukan

(SIAK)

dalam

Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan, maka peneliti akan
menyajikan hasilnya.
4.3.1 Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan
Departemen Dalam Negeri (Depagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang
tidak

bisa

memiliki

identitas

ganda

dengan

adanya

Nomor

Identitas

Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara
otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan
(Nugraha, 2014:2).
Sesuai dengan yang disampaikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Asahan. Terkait Bagaimana pemahaman SIAK di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan, yang menyebutkan bahwa :
“Sistem