Manual Prosedur Keuangan dan Kepegawaian

UNIVERSITAS
DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL
PROSEDUR

KODE: MP. KK
NO. 17

JUDUL

PROSEDUR PRESENSI ABSEN HARIAN DAN REKAP
ABSEN BULANAN PEGAWAI FMIPA UNDIP

TANGGAL DIKELUARKAN
17 PEBRUARI 2010

AREA

FAKULTAS MIPA : BIDANG KEUANGAN &
KEPEGAWAIAN

NO. REVISI: -

1.TUJUAN
MP Prosedur Presensi Absen Harian dan Rekap Absen Bulanan Pegawai bertujuan untuk memberi
penjelasan tahapan absensi harian hingga dibuat rekap bulanan absen pegawai Fakultas MIPA UNDIP.
2.PENGERTIAN
Presensi absen pegawai diperlukan untuk memonitor kedisiplinan pegawai. Pegawai dituntut untuk
masuk setiap hari untuk melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Pengajuan absen harian selain untuk memantau kedisiplinan pegawai juga untuk sebagai dasar dalam
pengajuan uang makan yang menjadi hak setiap PNS.
3.RUANG LINGKUP
2.
3.
4.
5.

1. Persyaratan dalam pelaksanaan absen.
Tahap kegiatan hingga menjadi rekap absen bulanan
Pihak-pihak yang terlibat absen

Waktu yang dibutuhkan dalam absen dan rekap bulanan
Dokumen yang diperlukan untuk merekap absen bulanan

4. REFERENSI
- Surat Edaran Rektor Universitas Diponegoro No. 3361/H7.P/KP/2008
5. TANGGUNG JAWAB
Pegawai, Bag. Kepeg, Bag. Keuangan, Atasan Langsung, PD II, Bag. Kepeg. UNDIP

KK-17-01

6. PROSES TERPERINCI
No
1

Tindakan
Pegawai melakukan absen harian pada alat finger print.

Penanggung jawab
Pegawai yang bersangkutan

2

Setelah akhir bulan Bag. Kepeg. mengambil file dari finger
print dan dikompilasi data bag. Keuangan untuk diproses rekap
bulanan

Bag. Keu. Kepeg

3

Hasil rekap di kirim ke atasan langsung juga konfirmasikan ke
pegawai dengan menempelkan pada papan pengumuman

Bag. Keu. Kepeg.

4

Setelah dikonfirmasi atasan langsung menyerahkan absen ke
bag. Kepegawaian.

Bag. Kepegawaian Univ.

5

Bag. Kepegawaian mencetak hasil kompilasi diserahkan ke
Atasan langsung untuk ditandatangani.

Atasan langsung

6

Setelah ditandantangani rekap diserahkan ke bag.
Kepegawaian

Bag. Keu. Kepeg.

7

Rekap absen diserahkan dimintakan tandatangan ke PD II

8

PD II tanda tangan rekap absen dan diserahkan bag.
Kepegawaian.

Bag. Keu.Kepeg.

9

Bag.Keu.Kepeg. memproses rekapitulasi pengajuan uang
makan

Bag. Keu.Kepeg.

10

Bag.Kepegawaian menyimpan rekap absen dan salinan di
kirim ke Bag. Kepegawaian UNDIP

Univ.

PD II

KK-17-02

7. (Lihat Bagan Alir di bawah ini)
No.

Pihak yang terlibat
Pegawai Kep. F Keu.F Atasan PD II

Kegiatan

Kep
UNDIP

Waktu

Dokumen

Pegawai melakukan absen pada alat
fingerprint

2 mnt

Fingerprint

Akhir bulan Kepeg. mengambil file dari
finger print dan hasil di kompilasi dengan
bag. Keuangan
Hasil kompilasi dikirim ke atasan
langsung juga dikonfirmasikan ke
pegawai dengan papan pengumuman

1 bln

File

2 hr

Rekap absen

Atasan langsung menyerahkan hasil
konfirmasi
ke
kepegawaian
dan
kepegawaian mencetak rekap absen
Hasil print out diserahkan ke atasan
langsung untuk ditandatangani

1 hr

-Idem-

1 jam

-Idem-

Setelah ditandantangani di kembalikan ke

kepegawaian

10 mnt

-Idem-

7.

Kepegawaian menyerahkan rekap kePD
II untuk tandatangan

15 mnt

-Idem-

8.

PD II menyerahkan ke kepegawaian
untuk disimpan

15 mnt

-Idem-

Salinan rekap absen
Kepegawaian UNDIP

1 hr

-Idem-

dikirim

ke

KK-17-03