ANALISIS MASALAH PRODUKSI PADA TOYOTA
ANALISIS MASALAH PRODUKSI PADA TOYOTA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pengertian dan Fungsi Manajemen
A. Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki
arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan
dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia
(1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda”
yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh
dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari
Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga
berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa
Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen,
terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan
bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses,
berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna
definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah
definisi.
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah
suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan
diawasi.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan
terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
B. Fungsi manajemen
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di
dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal
masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing),
fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi
pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam
organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen
yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi
manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti
dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya
manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang
sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang
telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
1.2 Just in Time
Sistem pemanufakturan tradisional mengatur skedul produksinya berdasarkan
pada peramalan kebutuhan di masa yang akan datang. Padahal tidak seorangpun yang
dapat memprediksi masa yang akan datang dengan pasti walaupun dia memiliki
pemahaman yang sempurna tentang masa lalu dan memiliki insting yang tajam
terhadap kecendrungan yang terjadi di pasar Produksi berdasarkan prediksi terhadap
masa yang akan datang dalam sistem tradisonal memiliki resiko kerugian yang lebih
besar karena over produksi daripada produksi berdasarkan permintaan yang
sesungguhnya.
Oleh karena itu munculah ide Just In Time yang memproduksi apabila ada
permintaan. Suatu proses produksi hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh
proses berikutnya. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala
besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal
tersebut menjadikan perusahaan lebih kooperatif. Tujuan utama Just In Time adalah
untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui
usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman.
Just In Time merupakan filosofi pemanufakturan yang memiliki implikasi penting
dalam manajemen biaya. Ide dasar Just In Time sangat sederhana, yaitu berproduksi
hanya apabila ada permintaan (full system) atau dengan kata lain hanya memproduksi
sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar kuantitas yang diminta.
Prinsip dasar Just In Time adalah peningkatan kemampuan perusahaan secara
terus menerus untuk merespon perubahan dengan minimisasi pemborosan. Terdapat
empat aspek pokok dalam konsep Just In Time yaitu:
1. Menghilangkan semua aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai
tambah terhadap produk atau jasa.
2. Komitmen terhadap kualitas prima.
3. Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.
4. Memberikan tekanan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas
yang memberikan nilai tambah.
Perusahaan-perusahaan meningkatkan perhatian terhadap keuntungan potensial dari :
1. Membuat pesanan pembelian yang lebih kecil dan lebih sering.
2. Membangun kembali hubungan dengan pemasok.
Kedua hal di atas berhubungan dengan peningkatan minat dalam sistem
pembelian tepat waktu (Just In Time). Pembelian Just In Time adalah pembelian barang
atau bahan sedemikian rupa sehingga pengiriman secara tepat mendahului permintaan
atau penggunaan. Dalam keadaan ekstrim tidak adanya persediaan (barang untuk
dijual bagi seorang pengecer, bahan baku barang dalam proses atau barang jadi bagi
seorang produsen) yang ditahan.
Gambaran Ringkas Perusahaan
Penerapan Strategi produksi JIT telah berhasil dilakukan oleh perusahaan Toyota
di Jepang, yang pada saat ini menduduki peringkat atas dalam 200 perusahaan
terbesar di Jepang. Toyota merupakan salah satu perusahaan yang paling banyak
meraih keuntungan di Jepang. Namun manajemen belum merasa puas terhadap hasil
kerja yang telah diraih itu. Pihak manajemen Toyota seringkali melakukan pengurangan
jumlah tenaga kerja di suatu divisi. Kemudian membebani tenaga kerja yang tinggal
untuk tetap mencapai tingkat produktivitas yang sama sebelum adanya pengurangan.
Pada kondisi tersebut para pekerja biasanya akan berusaha keras mencari gagasan
baru agar target produksi atau produktivitas dapat dicapai. Pengurangan tenaga kerja
pada suatu divisi bukan berarti pemecatan, namun dipindahkan divisi lain atau tempat
kerja lain untuk menciptakan unit kerja baru yang produktif. Bahkan Toyota pernah
menutup salah satu gudang pemasok (suppliers ware house) yang isinya menyimpan
material untuk Toyota, dan mengangkut material tersebut ke pabrik Toyota. Berkat
Toyota, pemasok tersebut dapat menerapkan strategi produksi JIT.
BAB II
ISI
2.1. Masalah yang timbul pada Toyota
Perusahaan Toyota, sebuah perusahaan mobil ternama di dunia. Produknya
yang banyak digunakan di berbagai Negara di seluruh dunia menarik minat banyak
kalangan, terutama untuk mengulas tentang kesuksesan Toyota dalam memasarkan
produk mobil mereka. Kinerja yang tinggi dan kontrol kualitas yang sangat baik
merupakan salah satu kunci sukses bagi perusahaan ini. Salah satu kinerja yang
digunakan oleh beberapa perusahaan lain, dinamakan “Toyota Ways”. Jelas saja ini
menjadi sebuah tolak ukur penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan ketika cara
dan kinerja dari perusahaan tersebut coba digunakan dan diterapkan dalam
perusahaan lain.
Meskipun demikian, perusahaan sebesar Toyota pun tidak lepas dari masalah. Di bulan
Februari 2010, Toyota melakukan kesalahan produksi pada pedal gas dan sistem rem.
Tentunya ini mengakibatkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ini. Penarikan
mobil dari seluruh dunia menjadi jalan keluar yang diambil oleh Toyota demi
mempertahankan kepercayaan pelanggan kepada produk mereka. Setelah
didiskusikan, ternyata ada beberapa hal yang mendasari kejadian ini.
Perusahaan Toyota yang ingin mendominasi pasar mobil dunia, mencoba inisiasi
ke wilayah Eropa dan Amerika. Runtuhnya United Motors menjadi salah satu gerbang
masuk yang paling ampuh untuk mengambil alih pasar perusahaan otomotif nomor satu
di dunia tersebut. Demi suksesnya produk mobil di wilayah Amerika dan Eropa, Toyota
mengganti namanya menjadi Lexus dengan menyesuaikan design dan karakteristik
mobil-mobil yang diminati masyarakat Amerika dan Eropa.
Rencana inisiasi ke dua benua yang sangat berpengauh di dunia tersebut
ternyata tidak semulus apa yang dibayangkan. Banyak tuntutan yang harus dipenuhi
oleh perusahaan Toyota termasuk harus membangun pabrik di wilayah Amerika.
Tentunya pembangunan pabrik ini mengalami kendala di mana-mana. Kendala yang
paling mendominasi adalah masalah budaya kerja. Budaya kerja Toyota yang sangat
disiplin dan ketat dalam kualitas ternyata tidak dapat dengan mudah diterapkan di
dataran Amerika dan Eropa. Perbedaan budaya kerja ini ternyata menjadi mata pisau
tajam bagi perusahaan yang sewaktu-waktu dapat menjadi masalah besar. Ini terbukti
dengan adanya masalah pada pedal gas dan sistem rem yang terjadi di bulan Februuari
2010 tersebut.
kualitas dan kinerja dijadikan satu-satunya alasan yang mendasari masalah ini.
Ternyata bila dilihat secara mendalam, budaya kerja yang tidak sesuai yang menjadi
penyebab utamanya. Ketidaknyamanan para pegawai menjadi salah satu penyebab
penurunan kontrol kualitas yang terjadi di dalam perusahaan. Terlebih lagi bagi pasar
Amerika dan Eropa kualitas produk menjadi nomor satu.
2.2 Pendekatan Teori
Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi
manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti
dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya
manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang
sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang
telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Dengan adanya masalah tentang kesalahan produksi pedal gas dan rem, maka
masalah yang pertama timbul adalah tentang citra perusahaan TOYOTA.
Menurut Davies et al (2001) dikatakan bahwa citra diartikan sebagai pandangan
mengenai perusahaan oleh para pedagang saham eksternal, khususnya oleh
pelanggan.
Menurut Gronroos (1984) citra perusahaan dibangun oleh kualitas teknikal yaitu
apa yang pelanggan terima dari pengalaman sebelumnya dan kualitas fungsional yaitu
cara bagaimana servis diberikan kepada pelanggan.
Dua komponen yang principal dari citra adalah fungsional dan emosional
(kennedy, 1997).
Menurut ISO, manajemen kualitas (mutu) sebagai semua aktivitas dan fungsi
manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuantujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti
perencanaan, kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control),
jaminan kualitas (quality assurance), dan peningkatan kualitas (quality improvement).
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai
dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di
tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang
menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak
negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila
penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan
itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan
citra itu kembali seperti semula.
2.3 Cara Penyelesaian Masalah
Seperti diketahui di atas, akibat dari kesalahan yang terjadi pada pedal
gas dan sistem rem-nya, Toyota memutuskan untuk me-recall mobil hasil produksinya
yang telah beredar di masyarakat. Selain itu Toyota juga menunda penjualan delapan
model-nya di AS, termasuk model yang terlaris yaitu Camry.
Akibat dari kesalahan yang berujung pada recall itu tentu saja pangsa pasar
mobil di AS menjadi berubah posisinya. Semula Toyota berada pada posisi kedua
setelah General Motors (GM), maka kini diprediksi Toyota akan turun ke posisi ketiga
dengan GM tetap pada posisi tertinggi dengan penguasaan pangsa pasar sebesar
18,1%, Ford naik ke posisi kedua dengan pangsa pasar sebesar 16,6%, sedangkan
Toyota menduduki posisi ketiga dengan 16,5%.
Sementara Toyota sedang terpuruk dalam masalahnya, pesaingnya, GM, yang
merupakan produsen mobil terbesar di AS siap-siap menerkam pelanggan Toyota. Apa
yang GM lakukan sungguh dahsyat. Tipikal pemangsa di rimba belantara persaingan.
GM menawarkan insentif berupa potongan harga sebesar US$1,000 bagi pemiliki
Toyota untuk berganti ke mobil produk GM.
Demikianlah kondisi pasar yang full-competition. Kepuasan pelanggan menjadi
taruhan utama. Pelanggan yang kecewa menjadi sasaran empuk untuk direbut oleh
pesaing.
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai
dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di
tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang
menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak
negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila
penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan
itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan
citra itu kembali seperti semula.
Maka ketika ditemukan identifikasi kesalahan pada pedal gas dan sistem remnya, masalah kualitas yang berhubungan erat dengan keselamatan, Toyota segera
hasil produksinya. Secara keseluruhan, Toyota me-recall sebanyak lebih dari 8 juta unit
mobil yang sudah berada ditangan pelanggannya. Bayangkan, lebih dari 8 juta unit
mobil! Juga patut dicatat, Toyota bakal mengalami kerugian sebesar US$ 2 miliar
sebagai biaya atas penarikan mobilnya itu. Sungguh, suatu harga yang teramat besar
untuk satu kesalahan. Harga yang teramat mahal untuk mempertahankan citra baik
perusahaan. Harga yang teramat luar biasa untuk tetap fokus kepada filosofi kepuasan
pelanggan.
Itulah bagaimana cara organisasi besar kelas dunia bertindak menangani
kesalahannya. Mereka gentle mengakui kesalahannya dan meminta maaf secara
terbuka di depan publik. Presiden Direktur Toyota rela membungkukkan badannya dan
meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah dilakukan
perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita teladani.
Mereka bertindak cepat dan tepat untuk memperbaikinya. Keluar, dengan me-recall
produknya. Sedangkan kedalam, dengan ketat lagi dengan membentuk panitia khusus
yang dipimpin langsung oleh Presiden Toyota Motor Corp sendiri yaitu Akio Toyoda.
Maka tak heran bila model organisasi seperti ini tampil menguasai pasar global.
Toyota melakukan hansei (critical self reflection) dan memperbaiki organisasinya
untuk kembali ke filosofi dasar yang telah dimilikinya kemudian bergerak cepat merebut
kembali posisinya di pasar global. Tentu saja hal ini memerlukan analisis terhadap akar
penyebab kesalahan itu terjadi (root cause analysis) dan kemudian melakukan
sejumlah tindakan-tindakan perbaikan (countermeasures) yang tepat dan sistematis.
Dan, tentu saja hal ini berarti kembali belajar. Belajar dari kesalahan.
Mari tetap terbuka untuk selalu belajar. Terutama belajar dari kesalahan kita sendiri.
BAB III
KESIMPULAN
Dapat disimpulkan bahwa pada perusahaan mana pun, bahkan perusahaan
besar sekelas Toyota, masih saja terdapat kesalahan. Namun, hal itu tergantung
bagaimana perusahaan mengatasinya untuk menjadi lebih baik lagi dan tidak membuat
kesalahan yang sama. Seperti Presiden Direktur Toyota yang rela membungkukkan
badannya dan meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah
dilakukan perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita
teladani.
DAFTAR PUSTAKA
http://rumahkecilkita.blogdetik.com/index.php/2010/02/kasus-toyota-belajar-darikesalahan/
http://fransiskajanette.blogspot.com/2012/03/mengambil-sisi-positif-dari-masalah.html
Buku The Toyota Way oleh Jeffrey K. Liker
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pengertian dan Fungsi Manajemen
A. Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki
arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan
dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia
(1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda”
yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh
dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari
Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga
berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa
Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas
mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen,
terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan
bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses,
berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna
definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah
definisi.
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah
suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan
diawasi.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan
terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana
keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
B. Fungsi manajemen
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di
dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal
masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing),
fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi
pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam
organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen
yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi
manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti
dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya
manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang
sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang
telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
1.2 Just in Time
Sistem pemanufakturan tradisional mengatur skedul produksinya berdasarkan
pada peramalan kebutuhan di masa yang akan datang. Padahal tidak seorangpun yang
dapat memprediksi masa yang akan datang dengan pasti walaupun dia memiliki
pemahaman yang sempurna tentang masa lalu dan memiliki insting yang tajam
terhadap kecendrungan yang terjadi di pasar Produksi berdasarkan prediksi terhadap
masa yang akan datang dalam sistem tradisonal memiliki resiko kerugian yang lebih
besar karena over produksi daripada produksi berdasarkan permintaan yang
sesungguhnya.
Oleh karena itu munculah ide Just In Time yang memproduksi apabila ada
permintaan. Suatu proses produksi hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh
proses berikutnya. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala
besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal
tersebut menjadikan perusahaan lebih kooperatif. Tujuan utama Just In Time adalah
untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui
usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman.
Just In Time merupakan filosofi pemanufakturan yang memiliki implikasi penting
dalam manajemen biaya. Ide dasar Just In Time sangat sederhana, yaitu berproduksi
hanya apabila ada permintaan (full system) atau dengan kata lain hanya memproduksi
sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar kuantitas yang diminta.
Prinsip dasar Just In Time adalah peningkatan kemampuan perusahaan secara
terus menerus untuk merespon perubahan dengan minimisasi pemborosan. Terdapat
empat aspek pokok dalam konsep Just In Time yaitu:
1. Menghilangkan semua aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai
tambah terhadap produk atau jasa.
2. Komitmen terhadap kualitas prima.
3. Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.
4. Memberikan tekanan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas
yang memberikan nilai tambah.
Perusahaan-perusahaan meningkatkan perhatian terhadap keuntungan potensial dari :
1. Membuat pesanan pembelian yang lebih kecil dan lebih sering.
2. Membangun kembali hubungan dengan pemasok.
Kedua hal di atas berhubungan dengan peningkatan minat dalam sistem
pembelian tepat waktu (Just In Time). Pembelian Just In Time adalah pembelian barang
atau bahan sedemikian rupa sehingga pengiriman secara tepat mendahului permintaan
atau penggunaan. Dalam keadaan ekstrim tidak adanya persediaan (barang untuk
dijual bagi seorang pengecer, bahan baku barang dalam proses atau barang jadi bagi
seorang produsen) yang ditahan.
Gambaran Ringkas Perusahaan
Penerapan Strategi produksi JIT telah berhasil dilakukan oleh perusahaan Toyota
di Jepang, yang pada saat ini menduduki peringkat atas dalam 200 perusahaan
terbesar di Jepang. Toyota merupakan salah satu perusahaan yang paling banyak
meraih keuntungan di Jepang. Namun manajemen belum merasa puas terhadap hasil
kerja yang telah diraih itu. Pihak manajemen Toyota seringkali melakukan pengurangan
jumlah tenaga kerja di suatu divisi. Kemudian membebani tenaga kerja yang tinggal
untuk tetap mencapai tingkat produktivitas yang sama sebelum adanya pengurangan.
Pada kondisi tersebut para pekerja biasanya akan berusaha keras mencari gagasan
baru agar target produksi atau produktivitas dapat dicapai. Pengurangan tenaga kerja
pada suatu divisi bukan berarti pemecatan, namun dipindahkan divisi lain atau tempat
kerja lain untuk menciptakan unit kerja baru yang produktif. Bahkan Toyota pernah
menutup salah satu gudang pemasok (suppliers ware house) yang isinya menyimpan
material untuk Toyota, dan mengangkut material tersebut ke pabrik Toyota. Berkat
Toyota, pemasok tersebut dapat menerapkan strategi produksi JIT.
BAB II
ISI
2.1. Masalah yang timbul pada Toyota
Perusahaan Toyota, sebuah perusahaan mobil ternama di dunia. Produknya
yang banyak digunakan di berbagai Negara di seluruh dunia menarik minat banyak
kalangan, terutama untuk mengulas tentang kesuksesan Toyota dalam memasarkan
produk mobil mereka. Kinerja yang tinggi dan kontrol kualitas yang sangat baik
merupakan salah satu kunci sukses bagi perusahaan ini. Salah satu kinerja yang
digunakan oleh beberapa perusahaan lain, dinamakan “Toyota Ways”. Jelas saja ini
menjadi sebuah tolak ukur penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan ketika cara
dan kinerja dari perusahaan tersebut coba digunakan dan diterapkan dalam
perusahaan lain.
Meskipun demikian, perusahaan sebesar Toyota pun tidak lepas dari masalah. Di bulan
Februari 2010, Toyota melakukan kesalahan produksi pada pedal gas dan sistem rem.
Tentunya ini mengakibatkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ini. Penarikan
mobil dari seluruh dunia menjadi jalan keluar yang diambil oleh Toyota demi
mempertahankan kepercayaan pelanggan kepada produk mereka. Setelah
didiskusikan, ternyata ada beberapa hal yang mendasari kejadian ini.
Perusahaan Toyota yang ingin mendominasi pasar mobil dunia, mencoba inisiasi
ke wilayah Eropa dan Amerika. Runtuhnya United Motors menjadi salah satu gerbang
masuk yang paling ampuh untuk mengambil alih pasar perusahaan otomotif nomor satu
di dunia tersebut. Demi suksesnya produk mobil di wilayah Amerika dan Eropa, Toyota
mengganti namanya menjadi Lexus dengan menyesuaikan design dan karakteristik
mobil-mobil yang diminati masyarakat Amerika dan Eropa.
Rencana inisiasi ke dua benua yang sangat berpengauh di dunia tersebut
ternyata tidak semulus apa yang dibayangkan. Banyak tuntutan yang harus dipenuhi
oleh perusahaan Toyota termasuk harus membangun pabrik di wilayah Amerika.
Tentunya pembangunan pabrik ini mengalami kendala di mana-mana. Kendala yang
paling mendominasi adalah masalah budaya kerja. Budaya kerja Toyota yang sangat
disiplin dan ketat dalam kualitas ternyata tidak dapat dengan mudah diterapkan di
dataran Amerika dan Eropa. Perbedaan budaya kerja ini ternyata menjadi mata pisau
tajam bagi perusahaan yang sewaktu-waktu dapat menjadi masalah besar. Ini terbukti
dengan adanya masalah pada pedal gas dan sistem rem yang terjadi di bulan Februuari
2010 tersebut.
kualitas dan kinerja dijadikan satu-satunya alasan yang mendasari masalah ini.
Ternyata bila dilihat secara mendalam, budaya kerja yang tidak sesuai yang menjadi
penyebab utamanya. Ketidaknyamanan para pegawai menjadi salah satu penyebab
penurunan kontrol kualitas yang terjadi di dalam perusahaan. Terlebih lagi bagi pasar
Amerika dan Eropa kualitas produk menjadi nomor satu.
2.2 Pendekatan Teori
Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi
manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti
dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya
manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan
rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang
sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang
telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Dengan adanya masalah tentang kesalahan produksi pedal gas dan rem, maka
masalah yang pertama timbul adalah tentang citra perusahaan TOYOTA.
Menurut Davies et al (2001) dikatakan bahwa citra diartikan sebagai pandangan
mengenai perusahaan oleh para pedagang saham eksternal, khususnya oleh
pelanggan.
Menurut Gronroos (1984) citra perusahaan dibangun oleh kualitas teknikal yaitu
apa yang pelanggan terima dari pengalaman sebelumnya dan kualitas fungsional yaitu
cara bagaimana servis diberikan kepada pelanggan.
Dua komponen yang principal dari citra adalah fungsional dan emosional
(kennedy, 1997).
Menurut ISO, manajemen kualitas (mutu) sebagai semua aktivitas dan fungsi
manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuantujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti
perencanaan, kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control),
jaminan kualitas (quality assurance), dan peningkatan kualitas (quality improvement).
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai
dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di
tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang
menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak
negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila
penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan
itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan
citra itu kembali seperti semula.
2.3 Cara Penyelesaian Masalah
Seperti diketahui di atas, akibat dari kesalahan yang terjadi pada pedal
gas dan sistem rem-nya, Toyota memutuskan untuk me-recall mobil hasil produksinya
yang telah beredar di masyarakat. Selain itu Toyota juga menunda penjualan delapan
model-nya di AS, termasuk model yang terlaris yaitu Camry.
Akibat dari kesalahan yang berujung pada recall itu tentu saja pangsa pasar
mobil di AS menjadi berubah posisinya. Semula Toyota berada pada posisi kedua
setelah General Motors (GM), maka kini diprediksi Toyota akan turun ke posisi ketiga
dengan GM tetap pada posisi tertinggi dengan penguasaan pangsa pasar sebesar
18,1%, Ford naik ke posisi kedua dengan pangsa pasar sebesar 16,6%, sedangkan
Toyota menduduki posisi ketiga dengan 16,5%.
Sementara Toyota sedang terpuruk dalam masalahnya, pesaingnya, GM, yang
merupakan produsen mobil terbesar di AS siap-siap menerkam pelanggan Toyota. Apa
yang GM lakukan sungguh dahsyat. Tipikal pemangsa di rimba belantara persaingan.
GM menawarkan insentif berupa potongan harga sebesar US$1,000 bagi pemiliki
Toyota untuk berganti ke mobil produk GM.
Demikianlah kondisi pasar yang full-competition. Kepuasan pelanggan menjadi
taruhan utama. Pelanggan yang kecewa menjadi sasaran empuk untuk direbut oleh
pesaing.
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai
dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di
tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang
menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak
negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila
penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan
itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan
citra itu kembali seperti semula.
Maka ketika ditemukan identifikasi kesalahan pada pedal gas dan sistem remnya, masalah kualitas yang berhubungan erat dengan keselamatan, Toyota segera
hasil produksinya. Secara keseluruhan, Toyota me-recall sebanyak lebih dari 8 juta unit
mobil yang sudah berada ditangan pelanggannya. Bayangkan, lebih dari 8 juta unit
mobil! Juga patut dicatat, Toyota bakal mengalami kerugian sebesar US$ 2 miliar
sebagai biaya atas penarikan mobilnya itu. Sungguh, suatu harga yang teramat besar
untuk satu kesalahan. Harga yang teramat mahal untuk mempertahankan citra baik
perusahaan. Harga yang teramat luar biasa untuk tetap fokus kepada filosofi kepuasan
pelanggan.
Itulah bagaimana cara organisasi besar kelas dunia bertindak menangani
kesalahannya. Mereka gentle mengakui kesalahannya dan meminta maaf secara
terbuka di depan publik. Presiden Direktur Toyota rela membungkukkan badannya dan
meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah dilakukan
perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita teladani.
Mereka bertindak cepat dan tepat untuk memperbaikinya. Keluar, dengan me-recall
produknya. Sedangkan kedalam, dengan ketat lagi dengan membentuk panitia khusus
yang dipimpin langsung oleh Presiden Toyota Motor Corp sendiri yaitu Akio Toyoda.
Maka tak heran bila model organisasi seperti ini tampil menguasai pasar global.
Toyota melakukan hansei (critical self reflection) dan memperbaiki organisasinya
untuk kembali ke filosofi dasar yang telah dimilikinya kemudian bergerak cepat merebut
kembali posisinya di pasar global. Tentu saja hal ini memerlukan analisis terhadap akar
penyebab kesalahan itu terjadi (root cause analysis) dan kemudian melakukan
sejumlah tindakan-tindakan perbaikan (countermeasures) yang tepat dan sistematis.
Dan, tentu saja hal ini berarti kembali belajar. Belajar dari kesalahan.
Mari tetap terbuka untuk selalu belajar. Terutama belajar dari kesalahan kita sendiri.
BAB III
KESIMPULAN
Dapat disimpulkan bahwa pada perusahaan mana pun, bahkan perusahaan
besar sekelas Toyota, masih saja terdapat kesalahan. Namun, hal itu tergantung
bagaimana perusahaan mengatasinya untuk menjadi lebih baik lagi dan tidak membuat
kesalahan yang sama. Seperti Presiden Direktur Toyota yang rela membungkukkan
badannya dan meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah
dilakukan perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita
teladani.
DAFTAR PUSTAKA
http://rumahkecilkita.blogdetik.com/index.php/2010/02/kasus-toyota-belajar-darikesalahan/
http://fransiskajanette.blogspot.com/2012/03/mengambil-sisi-positif-dari-masalah.html
Buku The Toyota Way oleh Jeffrey K. Liker