Mata Kuliah HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN

Mata Kuliah

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Materi:

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
(The Nature Of Management Control Systems)

Fakultas/Jurusan
EKONOMI / AKUNTANSI

MODUL : 01

Penyusun:
SABARUDIN MUSLIM

UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA 2009
-1-

HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
A. Konsep-Konsep Dasar
Pengendalian
Sebuah organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, perangkat harus ada
pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai.
Akan tetapi, pengendalian suatu organisasi lebih rumit daripada mengemudikan
sebuah mobil. Kita akan memulai dengan menjelaskan proses pengendalian
dalam sistem yang lebih sederhana.
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:
1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (assessor ) suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari
peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector
dan assessor dan antara assessor dan effector.
Manajemen
Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis
tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi
dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi
puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit
lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi.
Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapis an dalam hierarki.
Seluruh manajer dan CEO keduanya memiliki hubungan atasan dan bawahan;
mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan
mereka diawasi oleh manajer yang mereka berikan laporan kepadanya.
CEO (atau, dalam beberapa organisasi, sebuah tim manajer senior)
memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi untuk
mencapai tujuannya. Tunduk kepada persetujuan CEO, para manajer dari berbagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit
mereka masing-masing untuk memajukan tujuan-tujuan ini. Proses pengendalian
manajemen adalall proses di mana manajer pada seluruh tingkatan memastikan

-2-

ballwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang
dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana.

Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang
sama seperti pada sistem pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan
di atas: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan
apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini
dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan tindakan koreksi terhadap
perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang
diinginkan untuk diterima, dan sistem komunikasi memberitahukan para manajer
apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan
yang diinginkan.
Bagaimanapun, terdapat perbedaan yang signifikan antara proses
pengendalian

manajemen

dengan

proses

yang

lebih

sederhana

yang

digambarkan sebelumnya:
1. Tidak seperti halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar
tidaklah ditetapkan terlebih dahulu.
2. Seperti halnya pengendalian mobil (fetapi tidak seperti regulasi pada suhu
tubuh atau ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.
3. Tidak seperti dengan pengendalian sebuah mobil, di mana sebuah fungsi
dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan
koordinasi antar-individu.
4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan
tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin
tidak jelas.
5. Banyak pengendalian manajemen bersifat self control.
Sistem
Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang

untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik
sistem yakni: lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi, dan
mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan tertentu.

-3-

Batas-batas Pengendalian Manajemen
Dalam bagian ini, kita mendefinisikan pengendalian manajemen dan
membedakannya dari dua sistem atau kegiatan-lainnya yang juga memerlukan
perencanaan dan pengendalian: formulasi strategi dan pengendalian tugas.
Kesalahan serius dapat terjadi jika pdnsip dan generalisasi yang hanya berlaku
Pada suatu sistem diterapkan pada lainnya.
Sebagaimana yang akan Anda lihat, pengendalian manajemen terletak
antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi
strategi paling tidak tersistematis di antara ketiganya; pengendalian tugas
merupakan yang paling tersistematis; dan pengendalian manajemen terletak di
antaranya. Formulasi strategi berfokuskan Pada jangka panjang, pengendalian
tugas berfokus pada kegiatan jangka pendek, dan pengendalian manajemen
terletak di antaranya. Formulasi strategi memperkirakan hal-hal yang terlampau
umum untuk masa mendatang, pengendalian tugas menggunakan data akurat

yang terjadi, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing
kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian; tetapi dengan penekanan yang
berbeda untuk masing-masing kegiatan. Proses perencanaan dalam formulasi
strategi merupakan hal yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hat
yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam pengendalian
manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama
pentingnya.
Hubungan dari sistem kegiatan ini dengan yang lainnya ditunjukkan dalam
Gambar 1-2. Dalam bagian berikut kita mendefinisikan pengendalian manajemen,
formulasi strategi, dan pengendalian tugas dalam detail yang lebih besar dan lebih
jauh menggambarkan perbedaan di antara mereka.

AKTIVITAS
Formulasi Strategi

Pengendalian
Manajemen

Pengendalian Tugas

SIFAT AKHIR PRODUK
Tujuan, strategi, dan
kebijakan
Penerapan Strategi

Kinerja yang efisien dan
efektif dari tugas
individual
-4-

Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses di mana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi
organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan di bawah ini.
Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya:
-

Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

-

Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi.

-

Mengkomunikasikan informasi.

-

Mengevaluasi informasi.

-

Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu.

-

Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak memerlukan tindakan yang berhubungan

dengan perencanaan yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran belanja
(budget). Perencanaan seperti itu didasarkan pada keadaan yang dipercaya ada
pada saat diformulasikan. Jika keadaan ini telah berubah pada saat penerapan,
tindakan yang diarahkan dalam perencanaan mungkin tidak akan dilaksanakan
lebih lama lagi. Pengendalian manajemen ikut serta mengantisipasi keadaan
masa depan untuk memastikan tujuan organisasi dapat dicapai. Jika seorahg
manajer menemukan pendekatan yang lebih baik -yang kemungkinan lebih baik
dari rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasisistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya.
Dengan kala lain, menyesuaikan diri dengan anggaran tidaklah terlalu baik, dan
tidak menyesuaikan diri dari anggaran tidaklah buruk.
Keselarasan

Tujuan

(Goal

Congruence).

Meskipun

sistematis,

proses

pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi
interaksi antarindividu, di mana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis.
Para manajer memiliki tujuan pribadi sebagaimana halnya dengan tujuan
organisasi. Masalah pengendalian yang terutama adalah bagaimana mempengaruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian
rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan
tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota
organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem

-5-

pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip
keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.
Perangkat bagi Penerapan Strategi. Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya.
Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan
strategi.
Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer

yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Seperti
yang ditunjukkan pada Gambar 1-3, strategi juga diimplementasikan dalam
struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, dan kebudayaannya.
Mekanisme Penerapan
Pengendalian
Manajemen
Strategi

Struktur
Organisasi

Manajemen
SDM

Kinerja

Kebudayaan

Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan
divisi yang bertanggung jawab alas pengambilan keputusan dalam organisasi.
Manajemen SDM melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan
karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan

untuk

melaksanakan

strategi

organisasi.

Kebudayaan

berarti

seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang secara eksplisit
maupun implisit membimbing tindakan manajer.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial. Sistem pengendalian manajemen meliputi
ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada
moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya;
tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu
produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
motivasi kerja karyawan.

-6-

Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru. Peranan utama pengendalian
manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih.
Dalam

industri

yang

tunduk

pada

perubahan

lingkungan

yang

cepat,

bagaimanapun, manajemen mengendalikan informasi, terutama yang bersifat
nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru.
Fungsi ini, digambarkan dalam Gambar 1-4, yang diartikan sebagai pengendalian
interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen untuk
pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan
keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil
penghapusan peraturan pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif
strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak
terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

Pengendalian Hari ini

Strategi Masa Depan

Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan
strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dalam buku ini, kita menggunakan
istilah tujuan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari sebuah organisasi,
dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus untuk
mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.
Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment)
memuaskan

merupakan

tujuan

yang

penting;

bagi

perusahaan

lainnya,

memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Organisasi
nirlaba juga memiliki tujuan; yang secara umum, mereka mencoba memberikan
pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang tersedia. Dalam proses
formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya diambil dari yang sudah ada,
meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan
mereka sendiri.

-7-

Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting.
Mereka menetapkan secara umum ke arah mana organisasi bergerak yang
diinginkan manajemen senior. Sebuah keputusan dari pabrik mobil untuk
memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis.
Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam
merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran
cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan
(misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau
pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang
baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya
ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga,
perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.
Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengendalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Dari titik
awal rancangan sistem, perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan
pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu
yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun.
Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi.
Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses
biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen
meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan
menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat
diandalkan.
Analisis strategi yang diusulkan biasanya secara relatif melibatkan sedikit
orang-si penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses
pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya pada seluruh level
dalam organisasi.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian tugas merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan
kinerja tugas individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian

-8-

manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturanaturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu membutuhkan kehadiran sentuhan manusia. Perangkat mesin yang terkendali secara
berurutan, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat
pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi mereka, yang melibatkan
manusia hanya jika bukti belakangan ini tidak mahal atau lebih dapat diandalkan;
hal ini hanya terjadi jika peristiwa yang tidak biasa begitu seringnya sehingga
pemrograman sebuah komputer dengan aturan tersebut yang digunakan untuk
mengatasi peristiwa ini tidak dapat bermanfaat.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga,
keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa
kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksikan berada dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah
pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian.
Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik riset operasi.
Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi
pengendalian tugas: jumlah pesanan item oleh pelanggan, berat material, dan
jumlah unit komponen yang digunakan dalam manufaktur produk, jumlah jam kerja
karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi-termasuk pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengendalian mutu, dan manajemen kas--merupakan sistem pengendalian tugas.
Beberapa di antaranya, yang bersifat mekanis, dapat menjadi sangat rumit.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen.
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara
definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak
dapat dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin
dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen
bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian
manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan
manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara keseluruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau
interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.
Dalam pengendalian manajemen fokus terIetak pada unit organisasional;
dalam pengendalian tugas fokus terIetak Pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-

-9-

unit organisasional ini (misalnya, Pekerjaan Manufaktur No. 59268, atau pesanan
100 unit Barang No. 3642).
Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para
manajer yang memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis
secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu,
yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak adanya pertimbangan untuk
melaksanakannya.
Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell
Pada akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang
signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu
berIama-lama untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui
ketersediaannya, atau penempatan suatu pesanan. Pesatnya revolusi informasi
dipercepat dengan penemuan komputer, memperoleh momentum yang besar
tahun 1990-an dengan hadirnya Internet.
Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu:
- Akses secara mudah dan cepat. Pada situs Internet, sejumlah besar data dapat
dikirimkan pada setiap orang, di mana pun di dunia ini dalam hitungan detik.
- Komunikasi multi-target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu
situs dapat menjangkau jutaan orang.
- Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator
telepon yang menjembataninya dengan pelanggan harus membayar gaji dari
pegawai telepon, panggilan bebas pulsa ("800"), dan gedung/bangunan untuk
mendukung fungsi pelayanan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan melalui
Internet bertujuan untuk menghindari munculnya selumh biaya ini.
- Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, dengan situs
membuat konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual.
- Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Bisa jadi manfaat yang paling
dramatis dari situs adalah bahwa pelanggan adalah pada yang sebenarnya.
Konsumen memegang kendali dan dapat menggunakan situs selama 24 jam
sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa diinterupsi atau terlalu dipengaruhi
oleh sales representatives atau telemarketers.
Pengaruh Internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Apa
yang kemudian telah menjadi pengaruh Internet atas pengendalian manajemen
dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi,

- 10 -

dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi
tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, membuat pemrosesan
informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih
sedikit. Pada situs, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah
yang amat besar, menyimpannya, menganalisisnya dengan format yang berbeda,
dan mengirimnya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan
informasi yang efisien dan efektif; tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses
fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh
penerapan strategi melalui pengendaIian manajemen secara esensial merupakan
sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis kepada data base memberikan kontribusi
keeil pada judgement yang diperIukan untuk mendesain dan mengoperasikan
suatu sistem pengendaIian yang optimal. Judgement tersebut meliputi:
1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan terkadang berbeda, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak, misalnya,
prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, peneiptaan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri, dan sebagainya.
2. Penyelarasan tujuan beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi.
5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan
kesimpulan tentang bagaimana kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
Secara ringkas, meskipun Internet telah sangat meningkatkan pemrosesan
informasi, elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang
dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya--pada dasarnya menyangkut
keprilakuan dan oleh karenanya tidak dapat tergantikan dengan pendekatan
formula semata.

- 11 -

DAFTAR PUSTAKA
Robert N. Anthony and Vijay Govindarajan, Prentice Hall., 2005

- 12 -