KAJIAN TERHADAP KEBERKESANAN KAEDAH PENG
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
KERTAS CADANGAN KAJIAN
KAJIAN TERHADAP KEBERKESANAN KAEDAH PENGURUSAN
DATA DAN MAKLUMAT, BAGI SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH (SPS) DI SEKOLAH-SEKOLAH, PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH DAN JABATAN PENDIDIKAN BAGI
NEGERI PERAK
PROGRAM SARJANA
HADIAH LATIHAN PERSEKUTUAN SESI 2016
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
Kementerian Pendidikan Malaysia
1
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
1.0 PENGENALAN
Hari ini kita berbangga dengan pencapaian perkembangan sistem maklumat yang
digunakan secara meluas di semua Kementerian di Malaysia. Ini turut melibatkan semua
bahagian di Kementerian Pendidikan Malaysia yang melibatkan maklumat berkaitan murid,
guru, pegawai-pegawai di PPD, JPN dan KPM. Hasil Pemprosesan data yang menghasilkan
maklumat pendidikan memberikan impak yang sangat besar dalam membantu dalam pembuatan
keputusan, menganalisis kekuatan dan kelemahan sesuatu dasar yang sedang dilaksanakan serta
memperolehi pelunjuran bagi dasar-dasar baru yang hendak dilaksanakan.
Ianya selaras dengan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025 (PPPM 21032015) yang memfokuskan kepada 5 aspirasi sistem,6 ciri aspirasi murid dan 11 anjakan yang
dibentangkan di dalam pelan tersebut. Apa yang diperlihatkan sekarang, menunjukkan bahawa
Sistem maklumat pendidikan telah menjadi alat ukur utama perlaksanaan PPPM di peringkat
sekolah, PPD, JPN dan KPM. Memudahkan pihak atasan KPM memantau, mengawal dan
memperbaiki proses perlaksanaan pelan tersebut agar ia tidak tersasar dari landasan yang telah
ditetapkan.
Warga pendidikan telah maklum tentang Sistem Pengurusan Sekolah yang sedang
digunakan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia yang mana maklumat-maklumat yang
diproses berdasarkan kepada input data yang diproses melalui peringkat Sekolah, PPD, JPN dan
seterusnya kepada KPM di bentangkan dalam bentuk laporan kepada Pengurusan Tertinggi
Malaysia dan laporan tersebut dijadikan sebagai asas kepada sebarang keputusan yang
melibatkan dasar-dasar pendidikan Negara.
Amat malanglah sekiranya maklumat-maklumat tersebut yang diperolehi daripada datadata yang diragui kesahihanya dan tidak tepat dijadikan sebagai asas keputusan dan ianya amat
perlu kepada data-data dan maklumat ini diuruskan dengan baik dan bijaksana.
2
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
2.0 PENYATAAN MASALAH
Masalah dikenalpasti kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan mengurus sistem
maklumat pendidikan yang dikenali sebagai Sistem Pengurusan Sekolah Kementerian
Pendidikan Malaysia.
2.1 Tahap kemahiran komputer pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan
seterusnya terhadap tahap guna sama data.
2.2 Kekangan masa pegawai yang terdiri daripada pegawai yang dipertanggungjawab
sebagai pengurus data di Sekolah, PPD dan JPN menyebabkan mereka kurang
memberi perhatian terhadap integriti data.
2.3 Tahap kebolehcapaian pengguna terhadap sistem yang kadangkala berlaku
ketidakstabilan pada sistem, server atau capaian internet.
3.0 LATAR BELAKANG
Sejak akhir-akhir ini seringkali kedengaran suara-suara luar yang mengherdik dan
mempertikaikan setiap perubahan dasar-dasar baharu yang diperkenalkan oleh Kerajaan
berkaitan sistem pendidikan. Keadaan itu pula diiringi dengan isu-isu penangguhan dan
pemansuhan bagi dasar-dasar tertentu. Ini boleh menjejaskan kredibiliti kita sendiri selaku
pengurus sistem maklumat pendidikan yang mana jika data-data yang diperolehi diurus dengan
sistematik dan telus pastinya maklumat yang diperolehi memberikan maklumat yang dapat
memberi gambaran sebenar status sesuatu perlaksanaan sesuatu dasar itu bagi membolehkan
perancangan dan rekabentuk dasar tersebut memenuhi keperluan yang dikehendaki. Rashid
(1987), menyatakan sekolah dikehendaki menggunakan teknologi maklumat untuk menguruskan
maklumat agar sentiasa tersedia pada bila-bila masa diperlukan.
Selain daripada itu berdasarkan kepada analisis proses kenaikan pangkat atau apa jua
proses yang melibatkan laluan kerjaya guru-guru menunjukkan berlaku pengulangan dalam
mendapatkan maklumat guru dan isu keciciran kenaikan pangkat guru akibat daripada kesilapan
3
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
memasukkan data di peringkat sekolah, PPD atau JPN. Oleh yang sedemikian adalah amat
penting pengendali yang menguruskan data dan maklumat disemua peringkat mempunyai
kemahiran memanipulasi dan menggunakan kaedah-kaedah cepat dan tepat dalam mengurus
sistem maklumat dengan berhati-hati dan berintegriti berbanding menggunakan kaedah
tradisional yang memakan masa yang lama dan juga terdedah kepada ralat manusia.
Kajian ini akan mengfokuskan kepada organisasi yang terlibat di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia seperti Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan
Negeri yang mana kesemuanya terlibat secara lansung dan tidak lansung dalam menyalurkan
data dan maklumat kepada Kementerian. Peratus besar dapatan kajian ini adalah berfokus
kepada Sistem Pengurusan Sekolah Modul Pengurusan Guru yang melibatkan Guru atau
Pembantu Tadbir di sekolah, Pegawai Meja di PPD dan Pegawai Meja di JPN. Seterusnya
melihat kepada hubungan Kementerian dalam pengumpulan dan pemprosesan data.
Di dalam zaman yang serba canggih ini, maklumat dapat diproses dalam masa yang
singkat. Penggunaan aplikasi-aplikasi spreed sheet seperti Microsoft Excel, Google sheet, Ssuite
Office, Calligra Sheets, Corel Quattro Pro, Lotus 123 dan sebagainya dapat membantu dalam
memproses data dan mengurus sepadu pangkalan data dengan cepat dan tepat. Bagi penggunaan
aplikasi pangkalan data seperti Microsoft Access, File Maker Pro mahu pun aplikasi borang
berasaskan web seperti Google Forms dapat membantu dalam mendapatakan data-data dari
sumber serta menyokong pemprosesan data sepadu daripada SPS, Modul Pengurusan Guru.
Oleh itu kajian ini akan menjurus kepada kajian berkaitan pengetahuan dan tahap kemahiran
pengendali sistem di organisasi terbabit. Di dalam kajian ini, dicadangkan sekurang-kurangnya
pengendali sistem mempunyai kemahiran yang tinggi dalam menggunakan Microsoft Excel.
Selanjutnya kajian akan menjurus kepada kekangan masa pengendali sistem di peringkat
sekolah serta PPD yang mana ini dilihat berdasarkan kepada jajaran masa yang dikeluarkan oleh
JPN dan KPM. Kajian akan mendapatkan pandangan berkaitan jajaran masa yang ditetapkan
sama ada ianya memberikan tekanan kepada pengendali untuk menyalurkan data yang sahih dan
berintegriti. Kekangan masa ini juga berkait rapat dengan masalah kebolehcapaian sistem yang
terhad seperti contoh arahan dikeluarkan untuk menghantar laporan enrolmen guru tetapi sistem
4
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
tidak boleh dicapai disebabkan oleh masalah-masalah teknikal. Jika masalah-masalah teknikal
ini tidak berlaku maklumat enrolmen guru tadi boleh diproses dalam masa beberapa minit sahaja
tetapi ianya mengambil masa yang lama untuk dikenalpasti. Menurut Boddy dan Buchanan
(1986), Sistem merupakan alat sokongan supaya segala aktiviti dan operasi dapat dilakukan
dengan lebih sistematik. Oleh itu sistem dimajukan dari semasa ke semasa dengan dibantu oleh
alat bantu komputer. Perubahan dalam operasi sistem meninggalkan akibat yang boleh dijangka
dan tidak boleh dijangka. Oleh itu adalah lebih baik jika dibuat penambahbaikan terhadap
sistem dengan mengintegrasikan data online dan offline bagi tujuan mengurangkan kekangan
kebolehcapaian sistem data online.
4.0 TUJUAN / OBJEKTIF
5
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Berdasarkan kepada matlamat yang hendak dicapai, kajian dilakukan berdasarkan kepada
objektif-objektif yang telah disenaraikan di bawah ini. Objektif-objektif tersebut adalah :
4.1 Mengenalpasti tahap kemahiran pengendali Sistem Pengurusan Sekolah Modul
Pengurusan Guru dalam melaksanakan pengumpulan dan pemprosesan data.
4.2 Menganalisis faktor kekangan masa pengurus sistem berbanding kesahihan dan
integriti data.
4.3 Menganalisis hubungan di antara kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian
dengan kualiti data yang diproses.
5.0 PERSOALAN KAJIAN
Kajian ini adalah berkonsepkan kepada Teori Umum Sistem iaitu dengan memberi penekanan
bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam
sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara
keseluruhan (pendekatan holistik)
Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini
berinteraksi antara satu dengan lain.
Rajah 1 : Konsep Teori Sistem Umum. Sumber skyttner (2005)
6
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Berdasarkan kepada teori tersebut didapati banyak pengaruh-pengaruh yang lain boleh memberi
kesan kepada output sistem, tetapi di dalam kajian ini hanya tiga persoalan yang akan dijadikan
teras kajian iaitu :
5.1 Sejauh mana tahap ketepatan dan kesahihan data dipengaruhi oleh tahap kemahiran
pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan seterusnya terhadap tahap
guna sama data?
5.2 Sejauh mana kekangan masa pegawai yang bertanggungjawab sebagai pengendali
sistem mempengaruhi ketepatan dan kesahihan data dan maklumat?
5.3 Seterusnya sejauh mana kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian sistem
berbanding kualiti data yang diproses?
6.0 METODOLOGI
Menurut Metodologi bagi kajian ini mengambilkira peranan pengkaji sebagai pengurus data di
Jabatan pendidikan negeri Perak. Ianya akan diterangkan berdasarkan kepada perkara-perkara
berikut;
6.1 Skop kajian adalah menjurus kepada penggunaan sistem sedia ada iaitu Sistem
Maklumat Guru Modul Pengurusan Guru e_Operasi di bawah seliaan Bahagian
Pengurusan Maklumat Kementerian Pendidikan Malaysia.
6.2 Kajian akan dilakukan berdasarkan kepada persampelan daripada populasi pegawai
di bawah seliaan Kementerian Pendidikan Malaysia. Pemilihan sampel akan
melibatkan sebilangan guru, pegawai pengurus di sekolah, PPD dan JPN. Hasil
daripada pemilihan sampel data akan dikumpulkan melalui kaedah soal selidik bagi
menganalisis tahap kemahiran dan pengetahuan berkaitan komputer.
6.3 Daripada persampelan juga akan berlaku kaedah temu bual bersama responden bagi
menganalisi data secara kualitatif bagi menghubungkaitkan hipotesis yang
dikemukakan dengan keadaan sebenar.
6.4 5 Sekolah, 10 PPD dan JPN Perak akan dipilih sebagai lokasi yang dipilih untuk
mendapatkan persampelan.
7
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
6.5 Kaedah soal selidik dan temubual dipilih bagi mengumpul data-data bagi tujuan
analisis.
6.6 Data yang dikumpulkan dianalisis menggunakan kaedah analisis kualitatif dan
kuantitatif.
6.7 Proses analisis bagi tujuan analisis kuantitatif menggunakan fungsi-fungsi statistic
yang terdapat di dalam perisian Microsoft Excel dan perisian analisis statistik SPSS
(Statistical Package for the Social Sciences).
7.0 KEPENTINGAN KAJIAN
7.1 Kajian ini menunjukkan perkaitan hubungan di antara kaedah pengurusan dengan
kesahihan dan ketepatan data yang diproses.
7.2 Hasil daripada kajian ini menjadi testimonial kepada semua negeri lain tentang
kaedah pengurusan data berkesan bagi Pengurusan Sistem Pengurusan Sekolah
Modul Pengurusan Guru.
7.3 Setelah semua hipotesis dibuktikan di dalam kajian ini, kajian susulan bagi
mencadangkan suatu sistem pangkalan data offline bagi menyokong sistem online
supaya kebolehcapaiannya lebih fleksibel.
7.4 Kajian ini juga memberi panduan kepada pihak guna sama data di peringkat JPN dan
KPM berkaitan kaedah pengumpulan data dari peringkat sekolah sehingga kepada
pihak atasan KPM.
7.5 Memberi kesedaran yang positif kepada pihak-pihak yang terlibat dengan sistem agar
peka dengan data dan maklumat yang disalurkan.
7.6 Meningkatkan peranan pengurusan sebagai ejen perubahan dalam organisasi.
7.7 Membuat kawalan secara sistematik bagi menangani setiap perubahan data individu
secara berterusan.
7.8 Memberi idea bagi kaedah-kaedah yang cepat dan sesuai dalam mengenalpasti ralat.
8.0 JADUAL RINGKAS PERANCANGAN PENGAJIAN (CARTA GANTT)
Bil
Aktiviti
Sept
Okt
2016
Nov
Dis
2016
Jan
Feb
2017
Mac
Apr
2017
8
Mei
Jun
2017
Jul
Ogos
2017
Sept
Okt
2017
Nov
Dis
2017
Jan
Mac
2018
Apr
Jun
2018
Jul
Sept
2018
Okt
Dis
2018
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
1
Pembacaan
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
2
Perbicangan
bersama penyelia
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
3
Permohonan
kebenaran untuk
menjalankan kajian
/
4
Penyediaan proposal
/
/
/
5
Pengumpulan
tinjauan literatur
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
6
Penulisan bab 1, 2
dan 3
/
/
/
/
/
7
Penyeliaan dan
penyemakan
instrumen
/
/
8
Pengedaran dan
pengumpulan data
kajian
9
Analisis dan
intepretasi data
kajian
10
Penulisan draf bab 4
dan bab 5
/
/
/
11
Pemurniaan draf
dan menghantar
tesis
9.0
/
/
/
/
/
BIBLIOGRAFI RINGKAS
Portal KPM, “Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025”. Dicapai pada Oktober 20,
2015 dari www.moe.gov.my/.../pelan-pembangunan-pendidikan-malaysia-2013-2025
9
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Thorn, Jeremy. (1986). “Managing Change : Note for managers.” London : The Industrial
Society.
Boddy, David and Buchanan, David A. (1986). “Managing New Technology.” UK. : Basil
Blackwell Ltd.
Mohammed Huzaimi Bin Alias. (2000), “Kajian terhadap penerimaan dan persepsi pekerja
terhadap strategi yang dilakukan untuk mengurus perubahan teknologi. Satu kajian di Johor Port
Pasir Gudang”. Universiti Teknologi Malaysia : Fakulti Pengurusan Sumber Manusia.
Zawiyah Muhammad Yusof. (2008), “Pengurusan Sistem Maklumat pendidikan : Implikasi
pengautomasian ke atas pengajaran dan kebolehgunaan data”. Universiti Kebangsaan Malaysia :
Fakulti Teknologi dan Sains Data.
10
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
KERTAS CADANGAN KAJIAN
KAJIAN TERHADAP KEBERKESANAN KAEDAH PENGURUSAN
DATA DAN MAKLUMAT, BAGI SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH (SPS) DI SEKOLAH-SEKOLAH, PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH DAN JABATAN PENDIDIKAN BAGI
NEGERI PERAK
PROGRAM SARJANA
HADIAH LATIHAN PERSEKUTUAN SESI 2016
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
Jabatan Pendidikan Negeri Perak
Kementerian Pendidikan Malaysia
1
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
1.0 PENGENALAN
Hari ini kita berbangga dengan pencapaian perkembangan sistem maklumat yang
digunakan secara meluas di semua Kementerian di Malaysia. Ini turut melibatkan semua
bahagian di Kementerian Pendidikan Malaysia yang melibatkan maklumat berkaitan murid,
guru, pegawai-pegawai di PPD, JPN dan KPM. Hasil Pemprosesan data yang menghasilkan
maklumat pendidikan memberikan impak yang sangat besar dalam membantu dalam pembuatan
keputusan, menganalisis kekuatan dan kelemahan sesuatu dasar yang sedang dilaksanakan serta
memperolehi pelunjuran bagi dasar-dasar baru yang hendak dilaksanakan.
Ianya selaras dengan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025 (PPPM 21032015) yang memfokuskan kepada 5 aspirasi sistem,6 ciri aspirasi murid dan 11 anjakan yang
dibentangkan di dalam pelan tersebut. Apa yang diperlihatkan sekarang, menunjukkan bahawa
Sistem maklumat pendidikan telah menjadi alat ukur utama perlaksanaan PPPM di peringkat
sekolah, PPD, JPN dan KPM. Memudahkan pihak atasan KPM memantau, mengawal dan
memperbaiki proses perlaksanaan pelan tersebut agar ia tidak tersasar dari landasan yang telah
ditetapkan.
Warga pendidikan telah maklum tentang Sistem Pengurusan Sekolah yang sedang
digunakan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia yang mana maklumat-maklumat yang
diproses berdasarkan kepada input data yang diproses melalui peringkat Sekolah, PPD, JPN dan
seterusnya kepada KPM di bentangkan dalam bentuk laporan kepada Pengurusan Tertinggi
Malaysia dan laporan tersebut dijadikan sebagai asas kepada sebarang keputusan yang
melibatkan dasar-dasar pendidikan Negara.
Amat malanglah sekiranya maklumat-maklumat tersebut yang diperolehi daripada datadata yang diragui kesahihanya dan tidak tepat dijadikan sebagai asas keputusan dan ianya amat
perlu kepada data-data dan maklumat ini diuruskan dengan baik dan bijaksana.
2
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
2.0 PENYATAAN MASALAH
Masalah dikenalpasti kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan mengurus sistem
maklumat pendidikan yang dikenali sebagai Sistem Pengurusan Sekolah Kementerian
Pendidikan Malaysia.
2.1 Tahap kemahiran komputer pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan
seterusnya terhadap tahap guna sama data.
2.2 Kekangan masa pegawai yang terdiri daripada pegawai yang dipertanggungjawab
sebagai pengurus data di Sekolah, PPD dan JPN menyebabkan mereka kurang
memberi perhatian terhadap integriti data.
2.3 Tahap kebolehcapaian pengguna terhadap sistem yang kadangkala berlaku
ketidakstabilan pada sistem, server atau capaian internet.
3.0 LATAR BELAKANG
Sejak akhir-akhir ini seringkali kedengaran suara-suara luar yang mengherdik dan
mempertikaikan setiap perubahan dasar-dasar baharu yang diperkenalkan oleh Kerajaan
berkaitan sistem pendidikan. Keadaan itu pula diiringi dengan isu-isu penangguhan dan
pemansuhan bagi dasar-dasar tertentu. Ini boleh menjejaskan kredibiliti kita sendiri selaku
pengurus sistem maklumat pendidikan yang mana jika data-data yang diperolehi diurus dengan
sistematik dan telus pastinya maklumat yang diperolehi memberikan maklumat yang dapat
memberi gambaran sebenar status sesuatu perlaksanaan sesuatu dasar itu bagi membolehkan
perancangan dan rekabentuk dasar tersebut memenuhi keperluan yang dikehendaki. Rashid
(1987), menyatakan sekolah dikehendaki menggunakan teknologi maklumat untuk menguruskan
maklumat agar sentiasa tersedia pada bila-bila masa diperlukan.
Selain daripada itu berdasarkan kepada analisis proses kenaikan pangkat atau apa jua
proses yang melibatkan laluan kerjaya guru-guru menunjukkan berlaku pengulangan dalam
mendapatkan maklumat guru dan isu keciciran kenaikan pangkat guru akibat daripada kesilapan
3
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
memasukkan data di peringkat sekolah, PPD atau JPN. Oleh yang sedemikian adalah amat
penting pengendali yang menguruskan data dan maklumat disemua peringkat mempunyai
kemahiran memanipulasi dan menggunakan kaedah-kaedah cepat dan tepat dalam mengurus
sistem maklumat dengan berhati-hati dan berintegriti berbanding menggunakan kaedah
tradisional yang memakan masa yang lama dan juga terdedah kepada ralat manusia.
Kajian ini akan mengfokuskan kepada organisasi yang terlibat di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia seperti Sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan
Negeri yang mana kesemuanya terlibat secara lansung dan tidak lansung dalam menyalurkan
data dan maklumat kepada Kementerian. Peratus besar dapatan kajian ini adalah berfokus
kepada Sistem Pengurusan Sekolah Modul Pengurusan Guru yang melibatkan Guru atau
Pembantu Tadbir di sekolah, Pegawai Meja di PPD dan Pegawai Meja di JPN. Seterusnya
melihat kepada hubungan Kementerian dalam pengumpulan dan pemprosesan data.
Di dalam zaman yang serba canggih ini, maklumat dapat diproses dalam masa yang
singkat. Penggunaan aplikasi-aplikasi spreed sheet seperti Microsoft Excel, Google sheet, Ssuite
Office, Calligra Sheets, Corel Quattro Pro, Lotus 123 dan sebagainya dapat membantu dalam
memproses data dan mengurus sepadu pangkalan data dengan cepat dan tepat. Bagi penggunaan
aplikasi pangkalan data seperti Microsoft Access, File Maker Pro mahu pun aplikasi borang
berasaskan web seperti Google Forms dapat membantu dalam mendapatakan data-data dari
sumber serta menyokong pemprosesan data sepadu daripada SPS, Modul Pengurusan Guru.
Oleh itu kajian ini akan menjurus kepada kajian berkaitan pengetahuan dan tahap kemahiran
pengendali sistem di organisasi terbabit. Di dalam kajian ini, dicadangkan sekurang-kurangnya
pengendali sistem mempunyai kemahiran yang tinggi dalam menggunakan Microsoft Excel.
Selanjutnya kajian akan menjurus kepada kekangan masa pengendali sistem di peringkat
sekolah serta PPD yang mana ini dilihat berdasarkan kepada jajaran masa yang dikeluarkan oleh
JPN dan KPM. Kajian akan mendapatkan pandangan berkaitan jajaran masa yang ditetapkan
sama ada ianya memberikan tekanan kepada pengendali untuk menyalurkan data yang sahih dan
berintegriti. Kekangan masa ini juga berkait rapat dengan masalah kebolehcapaian sistem yang
terhad seperti contoh arahan dikeluarkan untuk menghantar laporan enrolmen guru tetapi sistem
4
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
tidak boleh dicapai disebabkan oleh masalah-masalah teknikal. Jika masalah-masalah teknikal
ini tidak berlaku maklumat enrolmen guru tadi boleh diproses dalam masa beberapa minit sahaja
tetapi ianya mengambil masa yang lama untuk dikenalpasti. Menurut Boddy dan Buchanan
(1986), Sistem merupakan alat sokongan supaya segala aktiviti dan operasi dapat dilakukan
dengan lebih sistematik. Oleh itu sistem dimajukan dari semasa ke semasa dengan dibantu oleh
alat bantu komputer. Perubahan dalam operasi sistem meninggalkan akibat yang boleh dijangka
dan tidak boleh dijangka. Oleh itu adalah lebih baik jika dibuat penambahbaikan terhadap
sistem dengan mengintegrasikan data online dan offline bagi tujuan mengurangkan kekangan
kebolehcapaian sistem data online.
4.0 TUJUAN / OBJEKTIF
5
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Berdasarkan kepada matlamat yang hendak dicapai, kajian dilakukan berdasarkan kepada
objektif-objektif yang telah disenaraikan di bawah ini. Objektif-objektif tersebut adalah :
4.1 Mengenalpasti tahap kemahiran pengendali Sistem Pengurusan Sekolah Modul
Pengurusan Guru dalam melaksanakan pengumpulan dan pemprosesan data.
4.2 Menganalisis faktor kekangan masa pengurus sistem berbanding kesahihan dan
integriti data.
4.3 Menganalisis hubungan di antara kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian
dengan kualiti data yang diproses.
5.0 PERSOALAN KAJIAN
Kajian ini adalah berkonsepkan kepada Teori Umum Sistem iaitu dengan memberi penekanan
bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam
sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara
keseluruhan (pendekatan holistik)
Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini
berinteraksi antara satu dengan lain.
Rajah 1 : Konsep Teori Sistem Umum. Sumber skyttner (2005)
6
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Berdasarkan kepada teori tersebut didapati banyak pengaruh-pengaruh yang lain boleh memberi
kesan kepada output sistem, tetapi di dalam kajian ini hanya tiga persoalan yang akan dijadikan
teras kajian iaitu :
5.1 Sejauh mana tahap ketepatan dan kesahihan data dipengaruhi oleh tahap kemahiran
pegawai dalam memanipulasi dan memproses data dan seterusnya terhadap tahap
guna sama data?
5.2 Sejauh mana kekangan masa pegawai yang bertanggungjawab sebagai pengendali
sistem mempengaruhi ketepatan dan kesahihan data dan maklumat?
5.3 Seterusnya sejauh mana kekerapan berlaku kegagalan kebolehcapaian sistem
berbanding kualiti data yang diproses?
6.0 METODOLOGI
Menurut Metodologi bagi kajian ini mengambilkira peranan pengkaji sebagai pengurus data di
Jabatan pendidikan negeri Perak. Ianya akan diterangkan berdasarkan kepada perkara-perkara
berikut;
6.1 Skop kajian adalah menjurus kepada penggunaan sistem sedia ada iaitu Sistem
Maklumat Guru Modul Pengurusan Guru e_Operasi di bawah seliaan Bahagian
Pengurusan Maklumat Kementerian Pendidikan Malaysia.
6.2 Kajian akan dilakukan berdasarkan kepada persampelan daripada populasi pegawai
di bawah seliaan Kementerian Pendidikan Malaysia. Pemilihan sampel akan
melibatkan sebilangan guru, pegawai pengurus di sekolah, PPD dan JPN. Hasil
daripada pemilihan sampel data akan dikumpulkan melalui kaedah soal selidik bagi
menganalisis tahap kemahiran dan pengetahuan berkaitan komputer.
6.3 Daripada persampelan juga akan berlaku kaedah temu bual bersama responden bagi
menganalisi data secara kualitatif bagi menghubungkaitkan hipotesis yang
dikemukakan dengan keadaan sebenar.
6.4 5 Sekolah, 10 PPD dan JPN Perak akan dipilih sebagai lokasi yang dipilih untuk
mendapatkan persampelan.
7
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
6.5 Kaedah soal selidik dan temubual dipilih bagi mengumpul data-data bagi tujuan
analisis.
6.6 Data yang dikumpulkan dianalisis menggunakan kaedah analisis kualitatif dan
kuantitatif.
6.7 Proses analisis bagi tujuan analisis kuantitatif menggunakan fungsi-fungsi statistic
yang terdapat di dalam perisian Microsoft Excel dan perisian analisis statistik SPSS
(Statistical Package for the Social Sciences).
7.0 KEPENTINGAN KAJIAN
7.1 Kajian ini menunjukkan perkaitan hubungan di antara kaedah pengurusan dengan
kesahihan dan ketepatan data yang diproses.
7.2 Hasil daripada kajian ini menjadi testimonial kepada semua negeri lain tentang
kaedah pengurusan data berkesan bagi Pengurusan Sistem Pengurusan Sekolah
Modul Pengurusan Guru.
7.3 Setelah semua hipotesis dibuktikan di dalam kajian ini, kajian susulan bagi
mencadangkan suatu sistem pangkalan data offline bagi menyokong sistem online
supaya kebolehcapaiannya lebih fleksibel.
7.4 Kajian ini juga memberi panduan kepada pihak guna sama data di peringkat JPN dan
KPM berkaitan kaedah pengumpulan data dari peringkat sekolah sehingga kepada
pihak atasan KPM.
7.5 Memberi kesedaran yang positif kepada pihak-pihak yang terlibat dengan sistem agar
peka dengan data dan maklumat yang disalurkan.
7.6 Meningkatkan peranan pengurusan sebagai ejen perubahan dalam organisasi.
7.7 Membuat kawalan secara sistematik bagi menangani setiap perubahan data individu
secara berterusan.
7.8 Memberi idea bagi kaedah-kaedah yang cepat dan sesuai dalam mengenalpasti ralat.
8.0 JADUAL RINGKAS PERANCANGAN PENGAJIAN (CARTA GANTT)
Bil
Aktiviti
Sept
Okt
2016
Nov
Dis
2016
Jan
Feb
2017
Mac
Apr
2017
8
Mei
Jun
2017
Jul
Ogos
2017
Sept
Okt
2017
Nov
Dis
2017
Jan
Mac
2018
Apr
Jun
2018
Jul
Sept
2018
Okt
Dis
2018
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
1
Pembacaan
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
2
Perbicangan
bersama penyelia
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
3
Permohonan
kebenaran untuk
menjalankan kajian
/
4
Penyediaan proposal
/
/
/
5
Pengumpulan
tinjauan literatur
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
/
6
Penulisan bab 1, 2
dan 3
/
/
/
/
/
7
Penyeliaan dan
penyemakan
instrumen
/
/
8
Pengedaran dan
pengumpulan data
kajian
9
Analisis dan
intepretasi data
kajian
10
Penulisan draf bab 4
dan bab 5
/
/
/
11
Pemurniaan draf
dan menghantar
tesis
9.0
/
/
/
/
/
BIBLIOGRAFI RINGKAS
Portal KPM, “Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013-2025”. Dicapai pada Oktober 20,
2015 dari www.moe.gov.my/.../pelan-pembangunan-pendidikan-malaysia-2013-2025
9
Mohammed Huzaimi Bin Alias
781217-08-5805
LD_B292 Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan /
LD_B292 Pengurusan Data dan Maklumat
Thorn, Jeremy. (1986). “Managing Change : Note for managers.” London : The Industrial
Society.
Boddy, David and Buchanan, David A. (1986). “Managing New Technology.” UK. : Basil
Blackwell Ltd.
Mohammed Huzaimi Bin Alias. (2000), “Kajian terhadap penerimaan dan persepsi pekerja
terhadap strategi yang dilakukan untuk mengurus perubahan teknologi. Satu kajian di Johor Port
Pasir Gudang”. Universiti Teknologi Malaysia : Fakulti Pengurusan Sumber Manusia.
Zawiyah Muhammad Yusof. (2008), “Pengurusan Sistem Maklumat pendidikan : Implikasi
pengautomasian ke atas pengajaran dan kebolehgunaan data”. Universiti Kebangsaan Malaysia :
Fakulti Teknologi dan Sains Data.
10