Komunikasi Melalui Surat PPT (1)
KOMUNIKASI MELALUI SURAT
Penulisan Direct Request
PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST
Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide
pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta
yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti
dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan
yang diinginkan.
Organisasi Direct Request Mencangkup :
• Pembuka
Harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembacadengan mudah
dapat memahami maksud isi surat tersebut
• Penjelasan Rinci
Membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada
pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan
adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan
yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
• Penutup
Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas
waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca,
cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat
dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu
diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa
yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut
perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat
membantu. Dalam kaitannya dengan direct
request, permintaan dapat berasal dari dalam
maupun luar organisasi bisnis.
Permintaan didalam Organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen
dalam bentuk tertulis, seperti memo. Pengiriman memo
dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan,
antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan
dengan supervisor atau antara supervisor dengan
karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas
mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan
penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan
tindakan yang dikehendaki.
Permintaan ke Luar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu
berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok
dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh
informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap
iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK
PENGADUAN
Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian
(Adjustment letter) berkaitan erat dengan masalah
kepuasaan pelanggan (customer satisfaction) terhadap
suatu produk atau jasa.
Dalam menulis surat pengaduan perlu
diperhatikan beberapa hal ini :
• Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga
pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
• Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau
dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan
yang kita buat.
• Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak
bersifat emosional.
• Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau
keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut.
Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya
menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal
ini, pendekatan langsung mencakup tiga
komponen, yaitu:
• Ide pokok (main idea).
• Penjelasan rinci (explanations).
• Penutup (close courtsey).
Surat Pesanan dan Reservasi
Surat pesanan paling tidak
mencakup tiga komponen
penting, yaitu:
• Pernyataan rinci apa yang kita pesan
• Metode pengirimannya
• Cara pembayarannya
Permintaan Kredit
Ada dua tahap yang perlu anda
Perhatikan dalam memperoleh kredit,
yaitu
1). Mengisi formulir yang telah disediakan oleh
lembaga perkreditan yang ada
2). Mengirimkan/melampirkan berbagai data
pendukung penting yang diperlukan dalam proses
memperoleh kredit tersebut.
Dalam surat permohonan kredit,
disamping data pribadi Anda, jenis
usahanya, dan jumlah (besarnya)
kredit yang diminta, juga harus
didukung dengan berbagai dokumen
penting dan prospek bisnis Anda di
masa depan.
Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Secara
Rutin
• Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan
Positif
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semuakaryawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan
selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan
kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis
pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif
Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin
1. Dengan pendekatan langsung untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan
pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan.
2. Selanjutnya, pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin
adalah dengan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach), seperti
meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, dan lain-lain yang
lebih detail.
3. Pada bagian akhir dari permintaan akhir pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresisasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan.
Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
• Ide-ide Pokok yang Jelas
Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu (1) menyampaikan
informasi dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan
pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.
• Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan suatu dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill
merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu penjelasan
yang cukup rinci.
• Penutup Surat
Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh
kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan
yang disampaikan dengan baik. Yang tidak boleh dilupakan adalah akhiri bagian penutup surat
dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi
(penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain.
Pesan-pesan Good News dan Goodwill
Good News
Goodwill
Pada umumnya, surat yang
menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan (good news)
menggunakan pendekatan langsung
(direct approach). Namun tidak menutup
kemungkinan, sesuatu yang
menyenangkan atau menggembirakan
pihak lain diungkapkan dengan
pendekatan tidak langsung (indirect
approach), terutama jika penyampaian
pesannya dilakukan secara lisan.
Goodwill adalah suatu perasaan positif
yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan
goodwill dapat disampaikan melalui
pemberian ucapan selamat kepada
karyawan/pegawainya atau pihak lain,
seperti: naik pangkat atau jabatan.
Surat Konfirmasi Pesan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah
membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang
menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima.
Menjawab
Informasi
Permintaan
a. Menjawab Permintaan Dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial
(potential sales), terdapat tiga tujuan utama yg perlu diperhatikan, yaitu (1) memberi
tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2)
mendorong penjualan yang akan datang; dan (3) memberikan kesan yang baik
terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan
informasi produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi
dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
Menangani Permintaan Kredit Rutin
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat
dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor
internasional. Pembangunan ekonomu dalam berbagai bidang yang mulai
dibangun kembali pasca krisis moneter tak dapat dilepaskan dengan
masalah perkreditan. Oleh karena itu kredit merupakan sutau hal yang
sudah bisa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat
rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi
kredit (credit reference)
Persetujuan Kredit (Credit Approval Letters)
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembukaan surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Bagian pertengahan
surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal jumlah
kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim,
beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo dan konsekuensi lainnya yang
berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Oleh karna itu merupakan dokumen
resmi, surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi
penulisan kata, kalimat penggunaan tanda baca secara tepat, tingakat akurasi,
kelengkapan isi/subtansi pesan maupun kejelasannya.
Memberikan Referensi
Kredit
Dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi antara
lain :
1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan.
2. Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat
Surat Rekomendasi dan
Pemberitahuan
Surat rekomendasi (recommendation letters) bagi kalanga tertentu bukanlah hal
yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Pemebrian surat rekomendasi dilakukan oleh
mereka yang memiliki yang dimiliki posisi suatu perusahaan. Surat rekomendasi
merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang.
Surat rekomendasi memiliki beberapa karakterisitik ,antara lain :
• Nama lengkap permohonan(untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
• Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan permohonan.
• Penulisan sedang menjawab suatu permohonan atau asat inisiatifnya sendiri.
• Hakikat hubungan antara penulis dan permohonan.
• Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Penulisan Bad News
• Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News
Ketika memberikan tanggapan atas keluhana pelanggan, pemomunikasian
permasalahan tentang pesanan, atau memeberitahukan perubahan kebijakan
perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negative.
Ada 3 hal yang perlu diperhatikan :
• Penyampaian bad-news
• Penerimaan pesan tersebut
• Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audien, disamping itu perlu juga dijaga
citra organisasi/perusahaan sebaik mungkin.
Menciptakan audience-centered tone
Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news maupun memberikan
konribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal
tersebut mempunyai tiga tujuan spesifikasi :
• Membantu audiens anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu
keputusan yang tegas.
• Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil.
• Menbantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
Memilih Perencanaan Organisasi
a) Pendekatan tak langsung
Dalam pendekatan tak langsung ada 4 bagian penting yaitu :
• Pembukaan
Menetapkan audiens pada situasi netral melalui pertanyaan tanpa beban bagi audiens anda. Dalam penulisan
paragfar pembukaan, ada beberapa hal yang perlu dihindari.
• Alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif
Menyajikan alasan yang efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan anda adil
maupun logis.
• Pernyataan bad-news
Mengemukakan keputusan yang diambil seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit,
pemutusan hubungan kerja (PHK) dan sebagainya.
• Penutup yang positif dan bersahabat
Memberikan kata penutup yang bersifat positif,hangat,bersahabat dan lebih menyenangkan.
Pendekatan Langsung
Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika :
• Penerima pesan lebih menyukai pesan ke pon yang dituju
• Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.
• Pesan disampaikan secara empati.
MENGOMUNIKASIKAN INFORMASI
DAN JAWABAN NEGATIF
1. Bad News Tentang Produk
Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya
kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tak
langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan
alasan yang logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan
pernyataan yang positif dan bersahabat. Lain halnya, jika ingin menyampaikan badnews tentang produk seperti kenaikan harga produk, pendekatan yang digunakan
adalah pendekatan langsung (direct approach).
2. Penolakan Kerja Sama
Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain
merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan
pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa terjadi suatu
penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.
3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, dapat
menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.
Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa
dekat hubungan Anda dengan pihak lain.
PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE
PELANGGAN
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
• Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang
(resale).
• Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.
• Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca tidak kehilangan minat.
1. Bad-news tentang Pesanan
Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news
yang bisa disampaikan kepada pelanggan, yaitu :
• Hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau
• Sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut.
2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya
perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Secara umum, untuk
menjawab penolakan surat pengaduan, dapat menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan
pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.
3. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk
yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti,
Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan. Jika ragu-ragu, dapat mengirimkan surat
kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan
penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan tak langsung.
4. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadang kala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable
orders). Apabila hal ini terjadi, tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat
memenuhi pesanan dari pelanggan. Pendekatan yang diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
Bad News Tentang Orang
1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan
pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah kemukakan apa
alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan, pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang
tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, dapat menggunakan pendekatan tak
langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya,
termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, dapat
menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif
Pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan, yaitu :
• Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan
dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, lakukan
analisis audiens lalu susun suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.
• Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang
Anda.
• Memilih Pendekatan Organisasional
Anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi
audiens terhadap pesan yang Anda sampaikan. Dalam hal ini dapat menggunakan pendekatan
tak langsung (indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika
audiens objektif atau jika mereka lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara
segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).
MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF
• Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan Anda.
Kalau kredibillitas Anda di hadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung
skeptis dan tidak akan menerima begitu saja setiap apa yang Anda sampaikan. Salah
satu cara untuk meumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua
bentuk dokumen, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan bukti objektif yang
dapat mendukung kredibilitas.
• Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya, Anda
telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif
mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Disire, and Action)
• Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat
yang emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. Keseimbangan keduanya tergantung pada
empat faktor penting, yaitu (1) Tindakan yang diharapkan, (2) Harapan audiens, (3) Tingkat resistensi yang harus
diatasi, dan (4) Seberapa jauh dapat menjual ide/gagasan tersebut pada audiens.
a. Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens, dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi
atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat kuat.
b. Pemikat Logika
Ketika memikat logika audiens, gunakanlah salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini :
1. Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula.
2. Induksi
Induksi (Induction) adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.
3. Deduksi
Deduksi (Deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
c. Pertimbangan Etika
Dalam pemhaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan
informasi dan menambah pemahaman meraka dalam berbagai hal. Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan
mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.
Menulis Permintaan Persuasif
• Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Pembuka, mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca
yang menunjukkan bahwa Anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan
pembaca. Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat
dan harapan pembaca. Selanjutnya akhiri tulisan dengan suatu permintaan atau
permohonan tindakan spesifik.
• Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan penyampaian pesanpesan rutin. Namun demikian, dapat juga dengan cara menulis surat pengaduan
persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang
lebih menarik perhatian pembaca.
PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN
PERMOHONAN DANA
Ada dua jenis pesan-pesan persuasif, yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan
bantuan dana (fundraising letters).
Perbedaan
Persamaan
Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh
organisasi yang berorientasi pada laba untuk
melakukan persuasi kepada pembaca agar
mengeluarkan sejumlah uang atas produk
mereka sendiri.
Keduanya
bersaing
untuk
bisnis
dan
kepentingan publik. Selain itu, juga berusaha
melakukan persuasi kepada pembaca untuk
mengeluarkan
uang
atau
waktu
untuk
menghasilkan suatu nilai tertentu yang
ditawarkan.
Di lain pihak, pesan-pesan permohonan
bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi
nirlaba untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar memberikan bantuan dana atau
lainnya kepada pihak lain.
Perencanan Pesan-Pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk
memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk. Ada beberapa
cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan,
diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sample, kartu, telepon, surat
elektronik dan iklan media masa dan elektronik.
Pengorganisasian dan Komposisi
Pesan-Pesan Penjualan
• Menarik Perhatian
Salah satu teknik untuk menarik perhatian audiens adalah dengan menggunakan kalimat
tanya pada permulaan paragraf, menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi,
dan memberikan solusi dari suatu masalah.
• Membangun Minat
Menempatkan titik penjualan utama dalam paragraf awal
• Meningkatkan Hasrat
Mengungkapkan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau
bagan yang lebih menarik.
• Memotivasi Tindakan
Memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan
mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut.
Perencanaan Pesan-Pesan
Permohonan Bantuan Dana
Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan
dana, yaitu:
• Harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik.
• Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang disumbangkan kepada
pihak lain.
• Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.
• Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.
THANK YOU
Penulisan Direct Request
PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST
Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide
pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta
yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti
dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan
yang diinginkan.
Organisasi Direct Request Mencangkup :
• Pembuka
Harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembacadengan mudah
dapat memahami maksud isi surat tersebut
• Penjelasan Rinci
Membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada
pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan
adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan
yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
• Penutup
Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas
waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca,
cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat
dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu
diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa
yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut
perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat
membantu. Dalam kaitannya dengan direct
request, permintaan dapat berasal dari dalam
maupun luar organisasi bisnis.
Permintaan didalam Organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen
dalam bentuk tertulis, seperti memo. Pengiriman memo
dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan,
antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan
dengan supervisor atau antara supervisor dengan
karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas
mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan
penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan
tindakan yang dikehendaki.
Permintaan ke Luar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu
berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok
dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh
informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap
iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK
PENGADUAN
Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian
(Adjustment letter) berkaitan erat dengan masalah
kepuasaan pelanggan (customer satisfaction) terhadap
suatu produk atau jasa.
Dalam menulis surat pengaduan perlu
diperhatikan beberapa hal ini :
• Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga
pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
• Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau
dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan
yang kita buat.
• Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak
bersifat emosional.
• Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau
keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut.
Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya
menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal
ini, pendekatan langsung mencakup tiga
komponen, yaitu:
• Ide pokok (main idea).
• Penjelasan rinci (explanations).
• Penutup (close courtsey).
Surat Pesanan dan Reservasi
Surat pesanan paling tidak
mencakup tiga komponen
penting, yaitu:
• Pernyataan rinci apa yang kita pesan
• Metode pengirimannya
• Cara pembayarannya
Permintaan Kredit
Ada dua tahap yang perlu anda
Perhatikan dalam memperoleh kredit,
yaitu
1). Mengisi formulir yang telah disediakan oleh
lembaga perkreditan yang ada
2). Mengirimkan/melampirkan berbagai data
pendukung penting yang diperlukan dalam proses
memperoleh kredit tersebut.
Dalam surat permohonan kredit,
disamping data pribadi Anda, jenis
usahanya, dan jumlah (besarnya)
kredit yang diminta, juga harus
didukung dengan berbagai dokumen
penting dan prospek bisnis Anda di
masa depan.
Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Secara
Rutin
• Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan
Positif
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semuakaryawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan
selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan
kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis
pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif
Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin
1. Dengan pendekatan langsung untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan
pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan.
2. Selanjutnya, pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin
adalah dengan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach), seperti
meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, dan lain-lain yang
lebih detail.
3. Pada bagian akhir dari permintaan akhir pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresisasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan.
Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
• Ide-ide Pokok yang Jelas
Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu (1) menyampaikan
informasi dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan
pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.
• Penjelasan Rinci
Bagian pertengahan suatu dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill
merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu penjelasan
yang cukup rinci.
• Penutup Surat
Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh
kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan
yang disampaikan dengan baik. Yang tidak boleh dilupakan adalah akhiri bagian penutup surat
dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi
(penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain.
Pesan-pesan Good News dan Goodwill
Good News
Goodwill
Pada umumnya, surat yang
menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan (good news)
menggunakan pendekatan langsung
(direct approach). Namun tidak menutup
kemungkinan, sesuatu yang
menyenangkan atau menggembirakan
pihak lain diungkapkan dengan
pendekatan tidak langsung (indirect
approach), terutama jika penyampaian
pesannya dilakukan secara lisan.
Goodwill adalah suatu perasaan positif
yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan
goodwill dapat disampaikan melalui
pemberian ucapan selamat kepada
karyawan/pegawainya atau pihak lain,
seperti: naik pangkat atau jabatan.
Surat Konfirmasi Pesan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah
membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang
menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima.
Menjawab
Informasi
Permintaan
a. Menjawab Permintaan Dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial
(potential sales), terdapat tiga tujuan utama yg perlu diperhatikan, yaitu (1) memberi
tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2)
mendorong penjualan yang akan datang; dan (3) memberikan kesan yang baik
terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan
informasi produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi
dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
Menangani Permintaan Kredit Rutin
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat
dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor
internasional. Pembangunan ekonomu dalam berbagai bidang yang mulai
dibangun kembali pasca krisis moneter tak dapat dilepaskan dengan
masalah perkreditan. Oleh karena itu kredit merupakan sutau hal yang
sudah bisa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat
rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi
kredit (credit reference)
Persetujuan Kredit (Credit Approval Letters)
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembukaan surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Bagian pertengahan
surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal jumlah
kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim,
beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo dan konsekuensi lainnya yang
berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Oleh karna itu merupakan dokumen
resmi, surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi
penulisan kata, kalimat penggunaan tanda baca secara tepat, tingakat akurasi,
kelengkapan isi/subtansi pesan maupun kejelasannya.
Memberikan Referensi
Kredit
Dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi antara
lain :
1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan.
2. Nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat
Surat Rekomendasi dan
Pemberitahuan
Surat rekomendasi (recommendation letters) bagi kalanga tertentu bukanlah hal
yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Pemebrian surat rekomendasi dilakukan oleh
mereka yang memiliki yang dimiliki posisi suatu perusahaan. Surat rekomendasi
merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang.
Surat rekomendasi memiliki beberapa karakterisitik ,antara lain :
• Nama lengkap permohonan(untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
• Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan permohonan.
• Penulisan sedang menjawab suatu permohonan atau asat inisiatifnya sendiri.
• Hakikat hubungan antara penulis dan permohonan.
• Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Penulisan Bad News
• Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad-News
Ketika memberikan tanggapan atas keluhana pelanggan, pemomunikasian
permasalahan tentang pesanan, atau memeberitahukan perubahan kebijakan
perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negative.
Ada 3 hal yang perlu diperhatikan :
• Penyampaian bad-news
• Penerimaan pesan tersebut
• Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audien, disamping itu perlu juga dijaga
citra organisasi/perusahaan sebaik mungkin.
Menciptakan audience-centered tone
Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news maupun memberikan
konribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis. Hal
tersebut mempunyai tiga tujuan spesifikasi :
• Membantu audiens anda mengerti bahwa bad-news menggambarkan suatu
keputusan yang tegas.
• Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil.
• Menbantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
Memilih Perencanaan Organisasi
a) Pendekatan tak langsung
Dalam pendekatan tak langsung ada 4 bagian penting yaitu :
• Pembukaan
Menetapkan audiens pada situasi netral melalui pertanyaan tanpa beban bagi audiens anda. Dalam penulisan
paragfar pembukaan, ada beberapa hal yang perlu dihindari.
• Alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif
Menyajikan alasan yang efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan anda adil
maupun logis.
• Pernyataan bad-news
Mengemukakan keputusan yang diambil seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit,
pemutusan hubungan kerja (PHK) dan sebagainya.
• Penutup yang positif dan bersahabat
Memberikan kata penutup yang bersifat positif,hangat,bersahabat dan lebih menyenangkan.
Pendekatan Langsung
Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika :
• Penerima pesan lebih menyukai pesan ke pon yang dituju
• Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.
• Pesan disampaikan secara empati.
MENGOMUNIKASIKAN INFORMASI
DAN JAWABAN NEGATIF
1. Bad News Tentang Produk
Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya
kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tak
langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan
alasan yang logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan
pernyataan yang positif dan bersahabat. Lain halnya, jika ingin menyampaikan badnews tentang produk seperti kenaikan harga produk, pendekatan yang digunakan
adalah pendekatan langsung (direct approach).
2. Penolakan Kerja Sama
Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain
merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk memperkuat jaringan
pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa terjadi suatu
penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.
3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, dapat
menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.
Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa
dekat hubungan Anda dengan pihak lain.
PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE
PELANGGAN
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
• Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang
(resale).
• Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.
• Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca tidak kehilangan minat.
1. Bad-news tentang Pesanan
Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan (customers), paling tidak ada jenis bad-news
yang bisa disampaikan kepada pelanggan, yaitu :
• Hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau
• Sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut.
2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya
perlu menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Secara umum, untuk
menjawab penolakan surat pengaduan, dapat menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan
pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.
3. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk
yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti,
Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan. Jika ragu-ragu, dapat mengirimkan surat
kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan
penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan tak langsung.
4. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadang kala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable
orders). Apabila hal ini terjadi, tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat
memenuhi pesanan dari pelanggan. Pendekatan yang diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
Bad News Tentang Orang
1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Pada prinsipnya, penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan
pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah kemukakan apa
alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan, pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang
tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, dapat menggunakan pendekatan tak
langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya,
termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, dapat
menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif
Pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan, yaitu :
• Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan
dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, lakukan
analisis audiens lalu susun suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka.
• Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang
Anda.
• Memilih Pendekatan Organisasional
Anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan reaksi
audiens terhadap pesan yang Anda sampaikan. Dalam hal ini dapat menggunakan pendekatan
tak langsung (indirect approach) dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika
audiens objektif atau jika mereka lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara
segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).
MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF
• Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan Anda.
Kalau kredibillitas Anda di hadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung
skeptis dan tidak akan menerima begitu saja setiap apa yang Anda sampaikan. Salah
satu cara untuk meumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua
bentuk dokumen, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan bukti objektif yang
dapat mendukung kredibilitas.
• Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya, Anda
telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif
mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Disire, and Action)
• Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat
yang emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. Keseimbangan keduanya tergantung pada
empat faktor penting, yaitu (1) Tindakan yang diharapkan, (2) Harapan audiens, (3) Tingkat resistensi yang harus
diatasi, dan (4) Seberapa jauh dapat menjual ide/gagasan tersebut pada audiens.
a. Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens, dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi
atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat kuat.
b. Pemikat Logika
Ketika memikat logika audiens, gunakanlah salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini :
1. Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula.
2. Induksi
Induksi (Induction) adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.
3. Deduksi
Deduksi (Deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
c. Pertimbangan Etika
Dalam pemhaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan
informasi dan menambah pemahaman meraka dalam berbagai hal. Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan
mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.
Menulis Permintaan Persuasif
• Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Pembuka, mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca
yang menunjukkan bahwa Anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan
pembaca. Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat
dan harapan pembaca. Selanjutnya akhiri tulisan dengan suatu permintaan atau
permohonan tindakan spesifik.
• Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan penyampaian pesanpesan rutin. Namun demikian, dapat juga dengan cara menulis surat pengaduan
persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang
lebih menarik perhatian pembaca.
PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN
PERMOHONAN DANA
Ada dua jenis pesan-pesan persuasif, yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan
bantuan dana (fundraising letters).
Perbedaan
Persamaan
Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh
organisasi yang berorientasi pada laba untuk
melakukan persuasi kepada pembaca agar
mengeluarkan sejumlah uang atas produk
mereka sendiri.
Keduanya
bersaing
untuk
bisnis
dan
kepentingan publik. Selain itu, juga berusaha
melakukan persuasi kepada pembaca untuk
mengeluarkan
uang
atau
waktu
untuk
menghasilkan suatu nilai tertentu yang
ditawarkan.
Di lain pihak, pesan-pesan permohonan
bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi
nirlaba untuk melakukan persuasi kepada
pembaca agar memberikan bantuan dana atau
lainnya kepada pihak lain.
Perencanan Pesan-Pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk
memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk. Ada beberapa
cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan,
diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sample, kartu, telepon, surat
elektronik dan iklan media masa dan elektronik.
Pengorganisasian dan Komposisi
Pesan-Pesan Penjualan
• Menarik Perhatian
Salah satu teknik untuk menarik perhatian audiens adalah dengan menggunakan kalimat
tanya pada permulaan paragraf, menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi,
dan memberikan solusi dari suatu masalah.
• Membangun Minat
Menempatkan titik penjualan utama dalam paragraf awal
• Meningkatkan Hasrat
Mengungkapkan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau
bagan yang lebih menarik.
• Memotivasi Tindakan
Memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan
mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut.
Perencanaan Pesan-Pesan
Permohonan Bantuan Dana
Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan
dana, yaitu:
• Harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik.
• Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang disumbangkan kepada
pihak lain.
• Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.
• Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.
THANK YOU