SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN PAKET DI CV BAKTI SURYA CIPTA

  

SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN PAKET DI

CV BAKTI SURYA CIPTA

Alhamidi

  Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang email : mi_owen@yahoo.com

  Abstract

The development of computer technology, especially in the field of information systems is

growing rapidly, so many companies are interested in doing the analysis in the information

service system, CV Bakti Surya Cipta is one company that is developing in Indonesia jacket

serving customers in the sending and receiving of packages that have a lot of relationships and

customers in major cities in Indonesia and abroad. This present moment in the data processing

and computerized suit with documents using Microsoft Excel worksheet which often lead to

data redundancy and takes a long time for processing, which adversely affects the quality of

service. Business process service delivery and receipt of goods at the company overall is still

using the manual system so that experience barriers in terms of status updates. For that needed

a system that can assist these activities. With the system can run effectively and efficiently.

  Keywords : Packages, Service Company, Shipping, Information System Abstrak

  Perkembangan teknologi komputer khususnya di bidang sistem informasi semakin berkembang pesat, sehingga banyak perusahaan yang tertarik untuk melakukan analisis dalam sistem informasi pelayanan, CV Bakti Surya Cipta merupakan salah satu perusahaan jasa yang berkembang di indonesia yang melayani pelanggan dalam pengiriman dan penerimaan paket yang memiliki banyak relasi dan pelanggan di kota-kota besar Indonesia dan luar negeri. Saat sekarang ini dalam proses pengolahan data dan dokumen jas sudah terkomputerisasi dengan menggunakan lembar kerja Microsoft Excel yang mana sering menimbulkan redudansi data dan memakan waktu lama untuk pemrosesannya, sehingga berdampak buruk pada kualitas pelayanan. Proses bisnis pelayanan pengiriman dan penerimaan barang keseluruhan pada perusahaan ini masih menggunakan sistem yang masih manual sehingga mengalami hambatan dari segi update status. Untuk itu di butuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan tersebut. Dengan adanya sistem tersebut dapat berjalan efektif dan efisien.

  Kata Kunci : Paket, Perusahaan Jasa, Pengiriman Barang, Sistem Informasi Vol. 4 No. 2 Desember 2017

• –sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu ”(Syachbana, 2011).

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017 PENDAHULUAN

  Perkembangan ilmu dan teknologi pada saat ini telah membawa perusahaan pada kehidupan modern, komputer sebagai salah satu hasil kemajuan yang telah digunakan pada instansi-instansi pemerintah maupun swasta. Perusahaan yang berkembang pada umumnya sangat membutuhkan komputer, karena komputer dapat membantu pekerjaan manusia diberbagai bidang. Antara lain dibidang bisnis, administrasi, teknik, pendidikan dan lain-lain. Komputer dapat mengolah data dengan kecepatan yang tinggi untuk menghasilkan informasi yang akurat, maka diperlukan suatu sistem pengolahan data yang dapat menunjang keakuratan informasi yang dihasilkan. Sehingga nantinya informasi tersebut digunakan oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam menghasilkan keputusan.

  CV Bakti Surya Cipta merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak di Indonesia yang melayani pelanggan dalam melakukan pengiriman dan penerimaan barang serta Jasa Handling. Jasa Handling adalah kegiatan menangani atau mengambil alih pengiriman (Paket) yang berasal dari perusahaan (Mitra Kerja) sesuai dengan kontrak kerja yang di sepakati oleh kedua pihak.

  Sekarang ini, CV Bakti Surya Cipta masih menggunakan sistem Microsoft

  Excel . Sistem ini sudah dianggap tidak

  efisien lagi mengingat pesatnya peningkatan jumlah pelanggan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu Aplikasi yang dapat di akses oleh karyawan dari CV Bakti Surya Cipta.

  Proses bisnis pelayanan pengiriman barang keseluruhan pada perusahaan ini masih menggunakan Microsoft Excel sehingga proses pengaksesan data masih terbatas, pelanggan dan relasi tidak dapat mengetahui langsung ststus paket yang di kirim, dan dalam penyajian laporan masih sulit.

  Pembuatan laporan hanya mengandalkan dari laporan barang yang masuk sehingga sering terjadi kesenjangan antara barang yang di kirim dan barang yang di terima. Sistem yang di pakai masih menggunakan dua program aplikasi yaitu

  Microsoft Word dan Microsoft Excel

  sehingga memasukan data menjadi kurang efektif serta dalam penyimpanan datanya masih belum terintegrasi dengan baik sehingga menyulitkan dalam pencarian data. Sering terjadi kesulitan dalam memperbaiki data apabila terjadi perubahan data yang baru dan akan kesulitan dalam pembuatan laporan.

  Pengertian Sistem

  Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefenisikan sistem sebagai berikut:

  “Menurut Jogianto Suatu Sistem

  adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama

  “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintraksi untuk

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya” (Syachbana,

  Gambar 1. Siklus Informasi METODE PENELITIAN

  pengolahan data (data processing cycles) (Jogiyanto, 2005).

  Cycle) . Siklus ini disebut juga dengan siklus

  Data diolah melalui suatu model informasi. Sipenerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses lagi lewat suatu model, dan seterusnya hingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut dengan Siklus Informasi (Information

  Fungsi utama sistem informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukan kedalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

  2011). Siklus Informasi

  “Menurut Jogianto Informasi adalah

  mencapai suatu tujuan tertentu” (Deni Mahdiana, 2011).

  data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti” (Syachbana, 2011).

  “Menurut Hanif Informasi adalah

  Dengan kata lain, informasi datang dari data yang akan diproses.

  Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima. Sebagai contoh, apabila kita memasukkan nama-nama murid dengan nilai rata-rata, nama-nama konsumen dengan saldo bank, jumlah gaji dengan jumlah jam bekerja, kita akan mendapatkan informasi yang berguna.

  Seperti yang telah diketahui bahwa informasi merupakan landasan pengambilan keputusan sehingga tidak boleh terlambat sampai pada pengguna informasi.

  Pengertian Informasi

  Kerangka kerja ini merupakan langkah-langkah yang akan di lakukan dalam penyelesaian masalah yang akan di bahas. Adapun kerangka kerja penelitian dapat di gambarkan pada gambar 2 berikut ini: Pengumpulan Data

  5. Pembangunan Sistem _{Analisa Data} Tahap ini membahas tentang pembangunan sistem Informasi pengirman _{Analisa Sistem} dan penerimaan barang

  6. Pengujian Sistem _{Perancangan Sistem} Pada Tahap pengujian sistem ini untuk melakukan pengujian terhadap sistem _{Pembangunan Sistem} tersebut, mencari adakah kesalahan atau error yang masih ada di sistem, selanjutnya _{Pengujian Sistem} untuk bisa di perbaiki.

  7. Implementasi sistem _{Implementasi Sistem} Tahapan berikutnya yang akan dilakukan di dalam penelitian adalah _{Evaluasi Sistem} melakukan implementasi dari sistem yang telah dirancang.

  8. Evaluasi sistem

  Gambar 2. Kerangka Kerja Penelitian

  Evaluasi sistem merupakan tahap Gambar ini akan menguraikan untuk melihat keandalan sebuah sistem, kerangka kerja penelitian yaitu :

  Hasil yang didapatkan akan dievaluasi

  1. Pengumpulan data apakah masalah yang dihadapi selama ini Kerangka kerja ini di mulai dari dapat teratasi dengan baik. pengumpulan data, yang terdiri dari penelitian perpustakaan (library research)

HASIL DAN PEMBAHASAN

  dan penelitian laboratorium (laboratory

  Aliran Sistem Informasi (ASI) research )

  Aliran Sistem Informasi merupakan

  2. Analisis data bagan alir data yang menunjukkan arus dari Setelah pengumpulan data diatas laporan dan formulir termasuk tembusan- makan dilakukan analisis terhadap data. Hal tembusannya. Aliran sistem informasi dapat ini bertujuan untuk melakukan didefinisikan sebagai penguraian dari suatu pengelompokan terhadap data tersebut sistem informasi yang utuh ke dalam sehingga akan memudahkan penulis di bagian-bagian komponennya dengan dalam melakukan analisis berikutnya. maksud untuk mengidentifikasikan dan

  3. Analisa sistem mengevaluasi permasalahan-permasalahan, Setelah analisis data dilakukan, maka kesempatan-kesempatan, hambatan- kerangka penelitian berikutnya yaitu hambatan yang terjadi dan kebutuhan- analisis sistem. Pada analisa ini diharapkan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dapat menghasilkan analisa permasalahan diusulkan perbaikan-perbaikannya. yang dihadapi.

  4. Perancangan sistem

  Aliran Sistem Informasi Yang Berjalan

  Tahap ini membahas tentang Sebelum dilakukan pengembangan perancangan dari model sistem dengan terhadap sistem, terlebih dahulu harus menentukan rancangan input, output.

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  dilihat dulu dan dianalisa sistem yang ada atau sistem yang telah diterapkan pada CV Bakti Surya Cipta. Hal ini dilakukan agar kita dapat mengetahui kelemahan- kelemahan sistem dan masalah-masalah yang dihadapi. Karena itu sistem lama merupakan dasar dan perbandingan untuk merancang sistem yang baru.

  Sesuai dengan batasan sistem yang telah ditentukan, penelitian ini difokuskan pada masalah-masalah yang berhubungan dengan Sistem Imformasi Pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA. Dalam mempelajari Aliran Sistem Informasi (ASI) yang sedang berjalan terlebih dahulu data- data yang dikumpulkan selama melakukan penelitian dilapangan (objek penelitian) dikelompokan dan dianalisa sehingga dapat digambarkan suatu aliran sistem yang sebenarnya terjadi pada objek penelitian.

  Kemudian dapat dibuatkan gambar Aliran Sistem Informasi (ASI) yang sedang berjalan pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang dalam Sistem Pengiriman paket.

  Setelah dilakukan penganalisasian terhadap sistem informasi pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA, dengan alur kerja sebagai berikut : 1) Pengirim datang mengantarkan paket kepada custumer service CV Bakti

  Surya Cipta. 2) Customer mempersiapkan formulir pengiriman sebanyak 4 rangkap untuk diserahkan kepada pengirim

  3) Pengirim mengisi formulir dan mengarsip formulir yang telah diisi sebanyak 1 rangkap, rangkap lainnya dikembalikan kepada customer service. 4) Customer service mengarsip 2 rangkap formulir yang telah diisi, 1 rangkap lagi diserahkan kepada admin.

  5) Admin mempersiapkan surat jalan untuk diserahkan kepada driver. 6) Driver melakukan pengecekan paket dan surat jalan, dan kemudian paket diserahkan kepada penerima. 7) Penerima menandatangani tanda terima paket, kemudian dikembalikan lagi kepada driver. 8) Driver menyerahkan tanda terima yang telah ditandatangani kepada admin 9) Admin mencatat data pengiriman driver dan merekap laporan pengiriman driver sebanyak 2 rangkap, kemudian diserahkan kepada pimpinan. 10) Pimpinan meng-acc laporan pengiriman, 1 rangkap laporan yang telah di-acc diarsip oleh pimpinan, 1 rangkap lagi dikembalikan kepada admin sebagai bahan arsip

  Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan

  Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan pada CV Bakti Surya Cipta, penulis melihat adanya beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan diantaranya sebagai berikut :

  a. Kurang efektifnya dalam proses pengiriman paket b. Posisi terakhir paket tidak dapat diketahui oleh pengirim dan penerima.

  c. Dalam proses penyajian laporan relative sangat lama.

  Aliran Sistem Informasi Yang Diusulkan

  Melihat kinerja sistem yang sedang berjalan bersama kendala-kendala yang terjadi, maka penulis mengajukan perbaikan dan rancangan sistem yang diusulkan sekaligus untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Hal ini dimaksud untuk meningkatkan kinerja sistem yang

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  ada dalam menghasilkan nilai ujian pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang.

  Dari penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan, pengolahan data terdiri dari input, proses dan output. Fungsi pengolahan yang dilakukan adalah Sistem

  Imformasi Pengiriman paket Pada CV Bakti Surya Cipta Padang. Berikut Gambar Aliran Sistem informasi yang diusulkan : _{RELASI ADMIN DRIVER PIMPINAN CARGO}

  Booking pengiriman _paket A ^{PENERIMA Booking pengiriman paket Input booking dan cetak list data paket List data paket List data paket Cek list data paket List data paket cek List data paket cek Serahkan SMU (surat muat udara) dan STT SMU (surat muat udara) STT (surat tanda terima) SMU (surat muat udara) STT (surat tanda terima) Ttd STT dan bayar SMU STT ttd STT ttd SMU (surat muat udara) STT ttd Input paket masuk dan update status paket sampai A} _{Data paket masuk Cetak surat jalan} Surat jalan ^{Surat jalan Cek paket dan surat jalan Surat jalan ok Surat jalan ok Ttd} _{penerimaan Surat jalan antar Surat jalan antar} Cek ttd _{Surat jalan ok Surat jalan ok} ^{STT (surat tanda terima) STT (surat tanda terima) STT ttd d b}

  

Gambar 3. Aliran sistem informasi pengiriman paket pada CV Bakti Surya Cipta yang diusulkan (Pertama)

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

^{RELASI ADMIN DRIVER PIMPINAN CARGO PENERIMA}

^{Invoice Invoice 1 Cetak invoice dan update status paket Ttd dan bayar invoice Invoice ttd Invoice ttd Input pembayaran dan cetak laporan pembayaran Laporan pembayaran Laporan pembayaran Acc laporan pembayaran Laporan pembayaran acc Laporan pembayaran acc Invoice A Invoice Invoice ttd A A Laporan pembayaran Laporan pembayaran Laporan pembayaran acc Status paket}

Gambar 4 Aliran sistem informasi pengiriman paket pada CV Bakti Surya Cipta yang diusulkan (Kedua)

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017 Context Diagram (CD)

  Conteks diagram merupakan data flow diagram yang menggambarkan garis besar operasional sistem. Conteks diagram menggambarkan hubungan sistem dengan entitas-entitas di luar sistem. Conteks Diagram memperlihatkan sistem sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem. Conteks Diagram memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungan luarnya. Ada pihak luar yang memberikan masukan dan pihak yang menerima keluaran sistem.

  Pada context diagram Sistem Imformasi Pengiriman paket Pada CV BAKTI SURYA CIPTA Padang dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini :

CONTEXT DIAGRAM

  

Sistem informasi

pengiriman dan

penerimaan paket RELASI

  DRIVER PIMPINAN · Booking pengiriman paket

  · Invoice ttd · Invoice · List data paket

  · Surat jalan · SMU (surat muat udara) · STT ttd · Surat jalan ok

  · Laporan pembayaran · Laporan pembayaran acc

  

Gambar 5. Contex Diagram

Data Flow Diagram (DFD)

  Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

  Adapun DFD tersebut dilihat pada gambar 6 dibawah ini :

  1.0 _BOOKING

  2.0 _PENGIRIMAN

  3.0 _PEMBAYARAN ^{RELASI Booking pengiriman paket DRIVER List data paket SMU (surat muat udara) STT ttd Surat jalan Surat jalan ok Status paket} _{Invoice Invoice ttd DRIVER} ^{Laporan pembayaran} _{Laporan pembayaran acc}

DFD LEVEL 1

  

Gambar 6. DFD Level 1

Entity Relationship Diagram (ERD)

  Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan hubungan / relasi antara atribut-atribut yang terdapat pada konseptual sistem secara berbeda yang terdiri dari entity atribut-atribut yang ada. Bentuk entity relationship diagram yang digunakan dapat dilihat pada gambar 7 berikut ini :

• kode_relasi Nama_relasi Nama_perusahaan alamat notelp

• * no_booking

• no_detail

• ** kode_relasi Jumlah_paket

  Nama_penerima Alamat_penerima

• no_booking No_resi Jenis_paket ket

DETAIL_PAKET

• kode_driver Nama_driver Alamat notelp No_plat
• no_faktur
• no_paket_masuk
• no_paket_masuk Tgl_pembayaran Nama_relasi Jumlah_pembayaran
• no_booking
• kode_driver Tgl_masuk Jumlah_paket ket
• no_surat_jalan
• kode_driver Tgl_surat_jalan Nama_penerima Kota_penerima
• kode_paket

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017 RELASI BOOKING DRIVER

  

SURAT_JALAN

PEMBAYARAN memiliki memiliki memiliki

memiliki

memiliki

memiliki memiliki

  

Gambar 7. Entity RelationShip Diagram (ERD)

Hasil

  1) Form Login

  Gambar 8. Form Login

  2) Form Menu

  Gambar 9. Tampilan Form Menu

  3) Form Booking 6) Form Surat Jalan

  Gambar 13. Form Surat Jalan Gambar 10 Form Booking SIMPULAN

  4) Form Paket Masuk Berdasarkan analisis, pemahaman, mempelajari dan berusaha menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada CV Bakti Surya Cipta Padang, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dari sistem Pengiriman dan Penerimaan Paket sebagai berikut:

  1. Dengan komputerisasi dan penerapan aplikasi bahasa pemrograman, sistem informasi jasa pengiriman dan penerimaan paket dapat mempercepat proses pengiriman dan penerimaan

  Gambar 11. Form Paket Masuk paket.

  2. Sistem yang belum terkomputerisasi 5) Form Pembayaran menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan belum akurat karena terkadang ada kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya, hal ini di rasakan oleh user belum memenuhi kebutuhannya dan juga menjadi pemicu pada ketidak tepatan waktu dalam pemberian laporan kepada pimpinan.

  Gambar 12. Form Pembayaran Vol. 4 No. 2 Desember 2017

  

DAFTAR PUSTAKA Mahdiana Deni. 2011. Analisa dan

Rancangan Sistem Informasi

  Jogiyanto. HM. 2005. Analisa dan Design Pengadaan Barang Dengan

  Sistem Informasi, Penerbit Metodologi Berorientasi Obyek :

  AndiOffset, Yogyakarta. Studi Kasus PT.Liga Indonesia. Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Jurnal Telematika MKOM, Vol.3 Informasi, Penerbit PT.Bumi Aksara, No.2 ISSN 2085-725X.

  Jakarta Sovia Rini dan Febio Jimmy. 2011. Hasibuan Said Muhammad. 2010. Design Membangun Aplikasi E-Library

  dan Implementasi E-Jurnal Sebagai Menggunakan HTML, PHP Script, dan MySQL Database. Peningkatan Layanan Jurnal di

  Jurnal Kopertis Wilayah 2. Jurnal Aplikasi Teknologi Informasi dan Pendidikan Teknologi Informasi 2010 (SNATI (Teknomatika) Vol.3 No.1 2010) ISSN : 1907-5022.

ISSN:2086-4981.

  Octafian Tri. D. 2011. Desaign Database Syachbana. 2011. Sistem Informasi

  Sistem Informasi Penjualan Akademik Berbasis Multimedia Barang. Jurnal Teknologi dan Pada Lembaga Pendidikan

  Informasi (Teknomatika) Vol.1 No. Palembang Technology. Jurnal 2.

  Teknologi dan Informatika (Teknomatika) Vol.1 No. 2.

  Vol. 4 No. 2 Desember 2017