ADMINISTRASI MATERIL DAN KEUANGAN NEGARA

ADMINISTRASI MATERIL DAN KEUANGAN
NEGARA
1. PENDAHULUAN
Administrasi materiil adalah barang-barang milik/kekayaan Negara. Barang-barang
milik/kekayaan Negara adalah semua barang-barang milik/kekayaan Negara yang berasal/dibeli
dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya ataupun sebagian dari anggaran belanja Negara
yang berada dibawah pengurusan dan penguasaan departemen-departemen, lembaga-lembaga
Negara, lembaga-lembaga pemerintahan non-departemen serta unit-unit dalam lingkungannya
yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri, barang milik/kekayaan Negara tersebut tidak
termasuk kekayaan Negara yang telah dipishkan (kekayaan Perum dan Persero) dan barangbarang/kekayaan daerah otonom sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor:
KEP-225/MK/V/4/1971, pasal 1.
Administrasi Keuangan Adalah kegiatan yang berkenaan dengan pencatatan,
penggolongan, pengolahan, penyimpanan, pengarsipan terhadap seluruh kekayaan Negara
termasuk di dalamnya hak dan kewajiban yang timbul karenanya baik kekayaan itu berada dalam
pengelolaan bank-bank pemerintah, yayasan-yayasan pemerintah, dengan status hokum public
ataupun privat, badan-badan usaha Negara dan badan-badan usaha lainnya dimana pemerintah
mempunyai kepentingan khusus serta terikat dalam perjanjian dengan penyertaan pemerintah
ataupun penunjukkan pemerintah.
Indikasi keberhasilan otonomi daerah adalah adanya peningkatan pelayanan dan
kesejahteraan masyarakat yang semakin baik, kehidupan demokrasi yang semakin maju,
keadilan, pemerataan, serta adanya hubungan yang serasi antara pusat dan daerah serta antar

daerah. Keadaan tersebut hanya akan tercapai apabila daerah dapat mengelola pemerintahannya
dengan diantaranya adalah Administrasi Keuangan. Sistem pengelolaan Keuangan yang baik
akan memberikan manfaat pada efektivitas pelayanan public dengan pemberian pelayanan yang
tepat sasaran, meningkatkan mutu pelayanan publik, biaya pelayanan yang murah karena
hilangnya inefisiensi dan penghematan dalam penggunaan resources, alokasi belanja yang lebih
berorientasi pada kepentingan publik, dan meningkatkan public costs awareness sebagai akar
pelaksanaan pertanggung jawaban publik.
Pemberian otonomi yang luas dan desentralisasi yang sekarang ini dinikmati pemeirntah
daerah Kabupaten dan Kota, memberikan jalan bagi pemerintah daerah untuk melakukan
pembaharuan dalam sistem pengelolaan keuangan daerah dan anggaran daerah. Kemunculan UU
No. 22 dan 25 tahun 1999 telah melahirkan paradigma baru dalam pengelolaan keuangan daerah
dan anggaran daerah. Dalam pengelolaan keuangan daerah, paradigma baru tersebut berupa
tuntutan untuk melakukan pengelolaan keuangan daerah yang berorientasi pada kepentingan
publik (public oriented). Hal tersebut meliputi tuntutan kepada pemerintah daerah untuk
membuat laporan keuangan dan transparansi informasi anggaran kepada publik.

2. PERMASAHAN
1.
2.
3.

4.
5.

Pengertian Administrasi Materiil dan Administrasi Keuangan?
Sistem Pengadaan Administrasi Materiil dan Keuangan?
Administrasi Materiil Dalam Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara?
Asas-Asas Umum Pengelolaan Keunangan Negara?
Asas Dalam Administrasi Materiil dan Faktor Keuangan Daerah?

3. LANDASAN TEORI
1

PENGERTIAN ADMINISTRASI MATERIL DAN KEUANGAN

Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang,
material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan
pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan,
manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi
material. Administrasi materiil adalah barang-barang milik/kekayaan Negara. Barang-barang
milik/kekayaan Negara adalah semua barang-barang milik/kekayaan Negara yang berasal/dibeli

dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya ataupun sebagian dari anggaran belanja Negara
yang berada dibawah pengurusan dan penguasaan departemen-departemen, lembaga-lembaga
Negara, lembaga-lenmbaga pemerintahan non-departemen serta unit-unit dalam lingkungannya
yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri, barang milik/kekayaan Negara tersebut tidak
termasuk kekayaan Negara yang telah dipishkan (kekayaan Perum dan Persero) dan barangbarang/kekayaan daerah otonom sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor:
KEP-225/MK/V/4/1971, pasal 1.
Administrasi material/perbekalan diartikan sebagai usaha pelayanan dalam bidang material
dan fasilitas kerja lainnya bagi personil dalam satuan kerja di lingkungan suatu organisasi guna
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Administrasi Keuangan Adalah kegiatan yang berkenaan dengan pencatatan,
penggolongan, pengolahan, penyimpanan, pengarsipan terhadap seluruh kekayaan Negara
termasuk di dalamnya hak dan kewajiban yang timbul karenanya baik kekayaan itu berada dalam
pengelolaan bank-bank pemerintah, yayasan-yayasan pemerintah, dengan status hokum public
ataupun privat, badan-badan usaha Negara dan badan-badan usaha lainnya dimana pemerintah
mempunyai kepentingan khusus serta terikat dalam perjanjian dengan penyertaan pemerintah
ataupun penunjukkan pemerintah. Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkahlangkah dimana dana-dana disediakan begi pejabat-pejabat tertentu dibawah prosedur-prosedur
yang akan menjamin sah dan berdaya-gunanya pemakaian dana-dana itu. Bagian utama ialah
menyusun anggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan pembukuan, pembelian dan persediaan.
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan/materil, ada beberapa
faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:

1. Faktor Fungsional

2.

3.

4.

5.

a.
b.
c.

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan
mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun
kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.
Faktor Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan

sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang
sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini,
tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus
dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling
menguntungkan.
Faktor Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan
anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala
prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang
maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan
efisiensi.
Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai
perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan
jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik
dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.
Faktor Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya
standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan
mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan

pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
Pengertian Peran pemerintah dalam perekonomian Kewajiban Pemerintah:
Pemeliharaan pertahanan dan keamanan
Menegakkan Keadilan
Menyediakan prasarana umum .

Kebutuhan Barang PublikMerupakan kebutuhan barang atau jasa atau system yang harus
disiapkan oleh pemerintah dalam rangka memberikan pelayanan kepada warga negaranya.
Perilaku rumah tangga pemerintah dalam penyediaan barang public:
a. Kewajiban pemerintah untuk menyediakkan barang public
b. Pemerintah memiliki keterbatasan dana untuk menyediakan barang public yang diperlukan
warga negaranya.
c. Pemerintah dapat mengajak rumah tangga perusahaan (swasta) untuk menyediakan barangbarang public yang memiliki tingkat ekskutif tinggi.

4. DATA DANPEMBAHASAN
1

ADMINISTRASI MATERIIL DAN KEUANGAN

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem

pengadaan perbekalan Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem
desentralisasi dan sistem campuran dan Pembahasan Administrasi Keuangan dikelompokkan
kedalam 5 pendekatan yang berbeda yaitu pendekatan ketatalaksanaan keuangan, pendekatan
keuangan negara, pendekatan administrasi negara termasuk administrasi pembangunan,
pendekatan sejarah perkembangan sistem anggaran, pendekatan organisasi sebagai sistem
terbuka.
A. Sistem Administrasi Materiil
1) Sistem Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan
dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi
diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam
organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan,
diantaranya:
a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem
sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/
perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan(overhead cost), sehingga akan
mendukung efisiensi.
c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan

antarbagian.
 Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut:
a. kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat
dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan
dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian
perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat mempengaruhi
tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b. pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai
pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan
spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan
perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2) Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan
perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan
sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:
1. kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai
dengan kebutuhan.

2. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui
persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.

Adapun kekurangan sistem ini yaitu:
a. ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan (barangbarang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan
menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.
b. terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran,
dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi,
sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam
suatu organisasi.
c. biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini
tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem
sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.
d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila
menggunakan sistem sentralisasi.
3) Sistem Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan
mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan
sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari
setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas
operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi
organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau
beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan

apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan
dilakukan dengan sistem desentralisasi.Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk
memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut
meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.
B. Sistem Administrasi Keuangan
1) Pendekatan Ketatalaksanaan keuangan
Dengan pendekatan ketetatalaksanaan keuangan (financial management), maka
pembahasan
administrasi
keuangan
mencakup
fungsi
perencanaan
keuangan,
ketatalaksanaan penggunaan dana, penyediaan atau penggunaan dana yang diperlukan.
Menurut Robert W Johnson, fungsi ketatalaksanaan adalah perencanaan keuangan (financial
planning), pengambilan keputusan alokasi dana di antara berbagai kemungkinan investasi
pada aktiva (managing assets), menarik dana dari luar (raising funds), dan penanganan
masalah-masalah khusus (meeting special problems).
Hakekat perencanaan adalah analisa, baik analisa intern maupun ekstern, baik jangka

pendek, sedang maupun jangka panjang sebagai landasan untuk menyususn serangkaian
tindakan pada masa mendatang dalam usaha mencapai tujuan tertentu. Perencanaan
keuangan mencakup proyeksi terhadap aliran kas (cash flows) serta proyeksi terhadap
kebutuhan investasi pada masa mendatang (capital budgeting). Perencanaan atas aliran
masuk dan keluar dari kas dan proses pengambilan keputusan terhadap alokasi dana di
antara berbagai kemungkinan merupakan dua fungsi ketatalaksanaan keuangan yang erat
hubungannya.

Jika aliran keluar dari kas melebihi aliran masuk ke kas sebagaimana yang
diperkirakan akan terjadi pada masa mendatang dan saldo kas tidak mencukupi untuk
menyerap kekurangan, maka perlu diperoleh atau ditarik dana dari luar melalui berbagai
bentuk dan kemungkinan pemilihan dan pinjaman yang ada.
2) Pendekatan Keuangan Negara.
Bila administrasi keuangan ditinjau dari sudut pendekatan keuangan negara, maka
pembahasan mencakup keuangan badan hukum publik, baik keuangan negara maupun
keuangan badan hukum publik yang lebih rendah. Pembahasan biasanya lebih ditekankan
pada segi-segi yang berkaitan dengan pengeluaran negara, pendapatan negara, perpajakan,
hutang negara dan anggaran negara.
\c) Pendekatan Administrasi Negara (public administration)
Dari sudut administrasi negara, ada dua segi yang berkaitan dengan administrasi
keuangan (Dimock dan Dimock).
Pertama, merupakan bidang keuangan yang luas, meliputi fungsi perhitungan dan
pemungutan pajak, pemeliharaan dana, hutang negara dan administrasi hutang negara.
Kedua, merupakan bagian dari administrasi negara, sebagaimana ditinjau melalui sudut
pandangan pimpinan administrasi dan mereka yang mempunyai perhatian terhadap apa yang
dilakukannya.
Administrasi keuangan terdiri dari serangkaian langkah di mana dana disediakan untuk
pejabat-pejabat
tertentu
menurut
prosedur-prosedur
yang
dapat
menjamin
pertanggungjawaban yang sah dan menjamin apa daya guna penggunaan dana tersebut. Bagian
utamanya adalah anggaran belanja, pembukuan, pembelian dan persediaan. Anggaran belanja
adalah perkiraan pengeluaran dan penerimaan yang seimbang untuk suatu waktu tertentu.
Dibawah wewenang pimpinan administrasi, anggaran belanja itu merupakan catatan
pelaksanaan pekerjaan pada masa lalu, suatu metode pengawasan pada waktu ini dan proyeksi
melalui rencana-rencana untuk masa yang akan datang. Daya yang ada pada pemerintah
terutama berasal dari pemungutan pajak, pinjaman-pinjaman serta pendapatan lain yang bukan
berasal dari pajak. Administrasi keuangan menyangkut lima segi kebijaksanaan nasional yang
terpisah-pisah (Allen D.Manvel dalam Abdullah,1982: 6) yaitu:
1. Kebijaksanaan ekonomi, menyangkut hubungan antara pengeluaran pemerintah dan semua
pendapatan lainnya.
2. Kebijaksanaan utang (bagaimana pemerintah mengadakan dan membayar kembali utangutang
3. Kebijaksanaan pendapatan (menentukan besarnya secara relatif dari berbagai sumber
penerimaan serta persoalan pajak-pajak yang harus dikenakan).
4. Kebijaksanaan pengeluaran
5. Kebijaksanaan pelaksanaan
Perumusan kebijaksanaan fiskal mempertimbangkan pengaruh dari administrasi keuangan
pemerintah terhadap keseluruhan pola tingkah laku kehidupan ekonomi bangsa. Bukan sematamata penemuan sumber penerimaan untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran tetapi juga pada
masalah-masalah perpajakan, hubungan pengeluaran pemerintah pada perekonomian, sehingga
bisa dimengerti peranan dan pengaturan pemerintah dalam bidang perekonomian nasional.
Masalah kebijaksanaan fiskal demikian penting dalam rangka memberikan kerangka-dasar
untuk proses anggaran.

1.
2.
3.
4.
5.

Nilai yang sangat penting dan menekan keseluruhan proses anggaran adalah
pertanggungjawaban (accountability). Maksud utama dari pertanggungjawaban keuangan adalah
untuk menjamin pertanggungjawaban demokratis kepada rakyat. Aparatur negara
mempunyaidua bentuk pertanggung jawaban, yaitu pertanggungjawaban keuangan dan
pertanggungjawaban pengambilan keputusan yang bijak dan jujur dalam bidang keuangan.
Terjaminnya kejujuran dalam pemerintahan dapat dilakukan dengan membagi kekuasaan
diantara berbagai aparatur negara (otorisator, ordonator, bendaharawan).
d) Pendekatan sejarah perkembangan sistem anggaran.
Ditinjau dari sudut sejarah perkembangan sistem anggaran, maka administrasi
keuangan telah berkembang dari Administrasi Keuangan Tradisional (yang berorientasi pada
pengawasan) yang telah dikembangkan (di Amerika Serikat) sejak tahun 1789 ke arah
Administrasi Keuangan Hasil Karya (Performance Financial Administration) pada tahun 1949
(berorientasi pada ketatalaksanaan). Perkembangan selanjutnya terjadi dari Administrasi
Keuangan Hasil Karya ke arah sistem Administrasi Keuangan Terpadu (Integrated Financial
Administration) yang berorientasi pada perencanaan dan atau tujuan-tujuan yang hendak
dicapai.
Robert Anthony memperkenalkan tiga proses administrasi berbeda yaitu : perencanaan
strategis, pengawasan ketatalaksanaan dan pengawasan operasional. Gagasan ini berpengaruh
pada tokoh-tokoh yang memperkembangkan SIPPA.
e. Organisasi sebagai sistem terbuka.
Organisasi keuangan, yang ada dalam batas-batas dan kendala-kendala lingkungan luar,
mencakup lima unsur pokok yang saling berhubungan dan pengaruh mempengaruhi. Infut dari
luar – diubah – disajikan kepada lingkungan luar (sebagai sebuah sistem terbuka).
Organisasi keuangan terdiri atas 5 unsur :
unsur tujuan dan nilai (diperoleh dari lingkungan sosial budaya),
unsur teknis (spesialisasi pengetahuan, kecakapan, dan ketrampilan yang diperlukan untuk
menjalankan fungsi-fungsi organisasi keuangan,
unsur psikososial (menunjukkan hubungan sosial vertikal maupun horisontal – faktor
motivasional),
unsur struktural (menunjukkan cara-cara melakukan spesialisasi dan koordinasi – struktur
organisasi, struktur wewenang, struktur program, struktur perencanaan, prosedur-proedur
keuangan dll),
unsur yang mencakup keseluruhan unsur dari OK baik dengan lingkungan khusus maupun
lingkungan umum.
Dari sudut pendekatan organisasi sebagai sistem terbuka dan terpadu, administrasi
keuangan hanya merupakan salah satu bagian saja dari organisasi keuangan. Sedangkan
organisasi keuangan termasuk sebagai salah satu unsur dalam lingkungan umum yang
mencakup lingkungan budaya, teknologi, pendidikan, politik,fisik, perundang-undangan,
demografi, ekonomi dan lingkungan sosial.

PENUTUP
5

KESIMPULAN
Administrasi Keuangan negara yang dimaksud adalah seluruh kekayaan negara dalam
bentuk apapun, yang dipisahkan atau yang tidak dipisahkan, termasuk didalamnya segala bagian
kekayaan negara dan segala hak dan kewajiban yang timbul karena :
(a) berada dalam penguasaan, pengurusan, dan pertanggung jawaban pejabat lembaga Negara,
baik ditingkat pusat maupun di daerah;
(b) berada dalam penguasaan, pengurusan, dan pertanggung jawaban Badan Usaha Milik
Negara/Badan Usaha Milik Daerah, yayasan, badan hukum dan perusahaan yang menyertakan
modal negara, atau perusahaan yang menyertakan modal pihak ketiga berdasarkan perjanjian
dengan Negara.
Sesuai dengan amanat Pasal 23C Undang-Undang Dasar 1945, Undang-undang tentang
Keuangan Negara perlu menjabarkan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam Undang-Undang
Dasar tersebut ke dalam asas-asas umum yang meliputi baik asas-asas yang telah lama dikenal
dalam pengelolaan keuangan negara, seperti asas tahunan, asas universalitas, asas kesatuan, dan
asas spesialitas maupun asas-asas baru sebagai pencerminan best practices (penerapan kaidahkaidah yang baik) dalam pengelolaan keuangan negara, antara lain :
� akuntabilitas berorientasi pada hasil;
� profesionalitas;
� keterbukaan dalam pengelolaan keuangan negara;
� pemeriksaan keuangan oleh badan pemeriksa yang bebas dan mandiri.

KRITIK DAN SARAN
Penulis sangat menyadari bahwa makalah ini masih sangat jauh dari kesempurnaan yang
telah dibaca oleh pembaca. Dari itu kami sangat kritik dan saran dari pembaca guna untuk
memperbaiki makalah ini dimasa yang akan datang

ADMINISTRASI KEUANGAN DAN TATA
LAKSANA
Posted by : marlina rahmawatiSabtu, 14 Juni 2014

BAB I
PENDAHULUAN
Dalam penyeleggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan merupakan potensi yang
sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam kajian administrasi
dan manajemen pendidikan. Komponen pembiayaan dan keuangan pada tingat satuan
pendidikan merupakn komponen produksi yang menentukan proses terlaksananya kegiatankegiatan proses belajar-mengajar di sekolah bersama komponen-komponen lain. Dengan

kata lain, setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik disadari maupun
tidak.
Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-baiknya agar dana yang
ada dapat dimanfaatan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Hal
ini penting, terutama dalam rangka implementasi Manajemen Berbasis Sekolah, yang
memberikan kewenangan sekolah untuk mencari dan memanfaatkan berbagai sumber dana
sesuai dengan keperluan sekolah. Disebabkan pada umumnya dunia pendidikan selalu
dihadapkan pada masalah keterbatasan dana. Apalagi dalam berbagai kondisi
pereokonomian dunia yang sedag dilanda krisis.
Berdasarkan pemikiran di atas, pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan
dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan serta mengawasi
pelaksanaan dana, bak biaya operasional maupun biaya kapital, disertai bukti-bukti secara
administratif dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
A.

Administrasi Keuangan Sekolah
Pengertian Administrasi Keuangan Sekolah
Administrasi keuangan sekolah merupakan langkah pengolahan keuangan sekolah
mulai dari penerimaan sampai dengan bagaimana mempertanggung- jawabkan keuangan
yang digunakan secara obyektif dan sistematis. Langkah tersebut sangat penting sekali
diperhatikan, karena masalah pembiayaan adalah menjadi sarana vital bagi mati hidupnya
suatu organisasi sekolah. [1]
Selain itu Mulyono, MA. berpendapat bahwa administrasi keuangan sekolah adalah
seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau diusahakan secara sengaja
dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah
sehingga kegiatan pendidikan lebih efektif dan efisien serta membantu pencapaian tujuan
pendidikan. [2]
Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Administrasi keuangan sekolah adalah
sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan (revenue) dan penggunaan biaya
(expenditure) yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien
dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B.

Konsep Manajemen Keuangan Sekolah
Manajemen keuangan merupakan aspek yang tidak bisa dilepaskan dalam suatu
manajemen sekolah. Oleh karena itu, manajemen keuangan sekolah pada dasarnya adalah
bagian dari pembiayaan pendidikan yang tercermin dari anggaran yang ditetapkan oleh
sekolah, sehingga untuk bidang ini diperlukan penanganan yang serius, agar senantiasa

dicapai suatu pengelolaan yang efektif dan efisien dalam mengelola anggaran serta programprogram yang dibiayainya dalam mencapai tujuan pendidikan di sekolah. [3]
Manajemen keuangan menyangkut dua hal, yaitu bagaimana memperoleh dana dan
bagaimana menggunakan atau mengalokasikan dana tersebut dalam lingkungan berbeda di
tingkat pendidikan yang berbeda pula, secara efektif dan efisien. Sumber dana dan
pembiayaan pada suatu sekolah secara garis besar dapat dikelompokkan atas tiga sumber,
yaitu :
1. Pemerintah, baik pemerintah pusat, daerah mau pun kedua-duanya yang bersifat umum atau
khusus dan diperuntukkan bagi kepentingan pendidikan.
2. Orangtua atau peserta didik.
3. Masyarakat, baik mengikat mau pun tidak mengikat.
Berkaitan dengan penerimaan dari orangtua dan masyarakat ditegaskan dalam Undangundang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 1989 bahwa karena keterbatasan kemampuan
pemerintah dalam pemenuhan kebutuhan dana pendidikan, tanggung jawab atas pemenuhan
kebutuhan dana pendidikan merupakan tanggung jawab bersama antara pemerintah,
masyarakat dan orangtua.
Ada pun dilihat dari sisi pengeluarannya (Dana) meliputi biaya rutin dan biaya
pembangunan. Biaya rutin adalah biaya yang harus dikeluarkan dari tahun ke tahun seperti
gaji pegawai (Guru dan non guru), serta biaya operasional, biaya pemeliharaan gedung,
fasilitas, dan alat-alat pengajaran (Barang-barang habis pakai). Sedangkan biaya
pembangunan misalnya biaya pembelian atau pengembangan tanah, pembangunan gedung,
perbaikan atau rehab gedung, penambahan furniture serta biaya atau pengeluaran lain untuk
barang-barang yang tidak habis pakai .[4]
Dengan demikian, keuangan sekolah merupakan sumber dana yang diterima dan
digunakan untuk penyelenggaraan pendidikan di sekolah yang mengandung konsekuensi
bagi sekolah, yaitu sekolah harus mengelola sumber dana tersebut secara efektif dan efesien
untuk menunjang pelaksanaan pendidikan. [5] Semakin efisien suatu sistem pendidikan,
semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan. Untuk itu,
bila sistem keuangan sekolah dikelola secara baik akan meningkatkan efisiensi
penyelenggaraan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai
tujuan-tujuan pendidikan secara produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di
bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat. Untuk mencapai hal-hal seperti di atas
maka diperlukan adanya proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan
sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah
dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan
untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan
manajemen keuangan adalah:

1.

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah

2.

Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.

3.

Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam
menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam
pembukuan dan pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai
peraturan perundangan yang berlaku. [6]
C.

Tahap-Tahap Menejemen Keuangan

1)

Perencanaan/ Penganggaran Keuangan (Budgeting)
Menurut Nanang Fattah (2000:47), penganggaran merupakan kegiatan atau proses
penyusunan anggaran (budget). Sementara itu anggaran atau budget adalah merupakan
rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yng
digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun
waktu tertentu. Sementara itu menurut Djamaluddin (1977:11), anggaran adalah sejenis
rencana yang menggambarkan rangkaian tindakan atau kegiatan dalam bentuk angka-angka
dari segi uang untuk suatu jangka tertentu.
Dari pengertian di atas, tampak bahwa penganggaran dan anggarn tidak semata-mata
berkaitan dengan uang, namun juga memberi gambaran tentang program kegiatan yang akan
dilaksanakan disertai dengan besaran dana/biaya yang dialokasikannya, sehingga terdapat
dua hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu besaran dana untuk membiayai kegiatan serta
kegiatannya sendiri.
Dalam setiap anggaran tergambar dua sisi penting yaitu sisi penerimaan dan atau
rencana penerimaan dan sisi pengeluaran. Sisi penerimaan menunjukkan sumber-sumber
dari mana dana itu diperoleh apakah dari pemerintah, baik pemerintah pusat maupun
pemerintah daerah, dari orang tua, dari masyarakat, atau dari sumber lain yang dibenarkan,
sedangkan sisi pengeluaran menggambarkan alokasi besarnya biaya pendidikan untuk setiap
komponen yang harus dibiayai (Nanang Fattah, 2000:48). Dengan demikian, anggaran suatu
lembaga dapat menggambarkan kegiatan/program yang akan atau sudah dilaksanakan serta
besaran biaya yang dikeluarkan sehingga dapat diketahui efektifitas dan efesiensi
pelaksanaan program yang tecantum dalam anggran. [7]
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah
sebagai berikut.
1)

Perencanaan harus realistis

Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan
sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupu waktu.

2)

Perlunya koordinasi dalam perencanaan

Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah
yang kompleks.
3)

Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.

Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang
terbaik dalam menyususn perencanaan.
4)

Perencanaan harus fleksible (luwes).

Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan
sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
5)

Perencanaan yang didasrkan penelitian

Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui
suatu penelitian..
1.

Fungsi Anggaran
Anggaran disampin sebagai alat untuk perencanaan dan pengendalian manajemen, juga
merupakan alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi
yang kuat atau lemah (Nanang Fattah,2000:49). Sementara beberapa fungsi anggaran dalam
manajemen organisasi sektor publik menurut Dedy Noriawan adalah sebagai berikut: [8]
a. Anggaran sebagai alat perencanaan
Dengan fungsi ini organisasi tahu apa yang harus dilakukan dan kearah mana kebijakan
dibuat.
b. Anggaran sebagai alat pengendalian
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran
yang terlalu besar (overpending) atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya
(misspending).
c. Anggaran sebagai alat kebijakan
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menentukan arah atas kebikan
tertentu.
d. Anggaran sebagai alat politik
Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola dalam melaksanakan proramprogram yang telah dijanjikan.
e. Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi

Dengan dokumen-dokumen anggaran yang bersifat komprehesif sebuah bagian atau unit
kerja atau depertemen dapat mengetahui apa yang akan dilakukan oleh masing-masing
bagian atu unit kerja lainnya.
f. Anggaran sebagai alat penilaian kinerja
Anggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patokan apakah suatu bagian/unit kerja
telah memenuhi target baik berupa terlaksananya aktivitas maupun terpenuhinya efesiensi
biaya.
g. Anggaran sebagai alat motivasi
Anggaran dapat digunakan sebagai alat komunikasi dengan menjadikan nilai-nilai nominal
yang tercantum sebagai target pencapaian. Dengan catatan anggran akan menjadi alat
motivasi yang baik jika memenuhi sifat menantang tetapi masih mungkin dicapai.
Maksudnya adalah suatu anggaran itu hendaknya jangan terlalu tinggi sehingga tidak dapat
dipenuhi juga jangan terlalu rendah sehingga terlalu mudah dicapai.
2.

Prinsip-prinsip dan Prosedur Anggaran
Prinsip-prinsip penyusunan anggaran bila dikaitkan dengan anggaran sebagai alat
perencanaan dan pengendalian menurut Nanang Fattah adalah sebagai berikut: [9]

a. Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam sistem manajemen
organisasi.
b. Adanya sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan anggarannya.
c. Adanya penelitian dan analisis untuk menilai organisasi
d. Adanya dukungan dari pelaksanaan dari tingkat atas hingga yang paling bawah.
Sedangkan prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran.
b. Mengidentifikasi sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa dan barang.
c. Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan
pernyataan finansial.
d. Memformulasikan anggaran dalam bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan
oleh instansi tertentu.
e. Menyusun usulan anggaran untuk memperoleh persetujuan dan pihak-pihak yang
berwenang.
f. Melakukan revisi usulan anggaran.
g. Persetujuan revisi usulan anggaran.
h. Pengesahan anggaran.

2)

Tahap Pelaksanaan (Akunting)[10]
Arens dan Loebbecke menjelaskan bahwa akuntansi merupakan proses pencatatan,
pengelompokkan dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentukyang teratur
dan logis dengan tujuan menyajikan informsi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan. Agar penyajian informasi tepat, maka seorang akuntan harus memiliki
pengetahuan yang baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan
informasi akntansi. Disamping itu, seorang akuntan harus mengembangkan sistem yang
dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yang terjadi dalam organisasi dapat
tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengn biaya yang pantas.
Tujuan dari sistem akuntansi ini adalah untuk memastikan bahwa data keuangan dan
transaksi ekonomi diinputkan secara tepat kedalam catatan akuntansi , serta laporan-laporan
yang perlu disajikan secara akurat dan tepat waktu.
Komponen-komponen sistem akuntansi, secara tradisional sistem akuntansi terdiri dari
komponen-komponen berikut:

1.

Bagan Perkiraan/akun
Bagan perkiraan adalah daftar masing-msing item, di mana pencatatannya dibagi dalam lima
katagori.

a.

Aktiva

b.

Utang

c.

Aktiva bersih

d.

Pendapatan

e.

Belanja
Masing-masing pencatatan ditetukan dengan mengidentifikasikan angka yang diinput ke
sistem akuntansi.

2.

Buku Besar
Buku besar mengklasifikasikan informasi pencatatan, dimana bagan perkiraan atau akun
bertindak sebagai daftar isi buku besar. Dalam sistem manual, ringkasan total dari seluruh
jurnal dimasukkan ke dalam buku besar setiap bulannya dimana hal inilikakukan selama
satu tahun dan dilaporkan pada tanggal neraca. Dalam sistem komputerisasi, data secara
khusus dimasukkan ke sistem sekali saja. Saat entri data telah disetujui oleh pemakai,
perangkat lunak memasukkan informasi itu ke seluruh laporan, dimana angka yang dicatat
akan muncul.

3.

Jurnal

Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi akuntansi sebelum diklasifikasikan
ke buku besar. Jurnal mengatur informasi secara kronologis dan sesuai dengan jenis
transakasi. Contoh:
a.

Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah pencatatan secara kronologis atas
cek yang ditulis, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan/akun.

b.

Jurnal untuk mencatat transakasi penerimaan kas adalah pencatatan secara kronologis atas
seluruh setoran yang dibuat, yang dikatagorikan menurut bagan perkiraan/akun.

c.

Jurnal untuk mencatat transaksi gaji, yaitu jurnal yang mencatat seluruh transakasi yang
berkaitan dengan penggajian.

d.

Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang merupakan bagian akun
pertambahan biaya dan pendapatan. Juranal ini bermanfaat untuk mengelompokkan
transaksi pertambahan biaya dan/atau pendapatan yang terlalu banyak melalui jurnal.

4.

Buku Cek
Buku cek menyajikan kombinasi jurnal dan buku besar. Sebagian besar transaksi
keuangan akn dicatat melalui buku cek, dimana tanda penerimaan yang disetor ke dan dari
saldo pembayaran akan buat.

3)

Tahap Penilaian (Auditing)
Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevalusian bahan bukti tentang informasi
yang dapat diukur mengenai entinitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten
dan independen untuk menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan
kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang
independen dan kompeten.
Untuk melaksanakan audit diperlukan informasi yang dapat diverifikasi dan sejumlah
standar atau kriteria yang dapat digunkana sebagai pegangan pengevalusian informasi
tersebut. Agar dapat diverifikasi, informasi harus dapat diukur.
Dalam auditing data akuntansiyang menjadi pokok adalah menentukan apakah
informasi yang tercatat telah tercermin dengan benar kejadian ekonomi pada periode
akuntansi. Oleh karena itu kriterianya adala aturan-aturan akuntansi, maka seorang auditor
harus memahami aturan-aturan dikasud dengan baiak. Dalam asudit laporan keuangan,
aturan-aturan dimaksud adalahprinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Dalam sistem
akkuntansi Indonesia, maka standara akauntansi keuangan ditetapkan oleh IAI (Ikatan
Akuntan Indonesia). [11]

D.

Prinsip-prinsip pengelolaan administrasi keuangan sekolah
Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip. Undang-undang
No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan
pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Disamping itu
prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan. Berikut ini dibahas masing-masing
prinsip tersebut, yaitu transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.
1. Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya
keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen
keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga
pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan
pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang
berkepentingan untuk mengetahuinya.
Transparansi keuangan sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orang
tua, masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program pendidikan di
sekolah. Disamping itu transparansi dapat menciptakan kepercayaan timbal balik antara
pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan warga sekolah melalui penyediaan informasi
dan menjamin kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.
Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga sekolah dan
orang tua siswa misalnya Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) bisa
ditempel di papan pengumuman di ruang guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi
siapa saja yang membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah mendapatkannya. Orang
tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari orang tua siswa
dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan informasi ini menambah kepercayaan
orang tua siswa terhadap sekolah. [12]
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena kualitas
performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung
jawabnya. Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah
dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku maka pihak
sekolah membelanjakan uang secara bertanggung jawab. Pertanggungjawaban dapat
dilakukan kepada orang tua, masyarakat dan pemerintah. Ada tiga pilar utama yang menjadi
prasyarat terbangunnya akuntabilitas, yaitu:

(1) Adanya transparansi para penyelenggara sekolah dengan menerima masukan dan
mengikutsertakan berbagai komponen dalam mengelola sekolah
(2) Adanya standar kinerja di setiap institusi yang dapat diukur dalam melaksanakan tugas,
fungsi dan wewenangnya,
(3) Adanya partisipasi untuk saling menciptakan suasana kondusif dalam menciptakan
pelayanan masyarakat dengan prosedur yang mudah, biaya yang murah dan pelayanan yang
cepat
3. Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Garner(2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas
tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan
dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”.
Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen keuangan dikatakan
memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk
membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan
kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

4. Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by
quantitative outputs” (Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara
masukan (input) dan keluaran (out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud
meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:
a. Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecilkecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.
b. Dilihat dari segi hasil
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu
memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.
2. Tata Laksana Sekolah
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
keterangan yang di perlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau
tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau

informasi yang berwujud warkat. Warkat ini adalah catatan tertulis atau bergambar
mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan
dapat disiapkan.
Menurut Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di terjemahkan oleh The
Liang Gie (2000: 60 ) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut
segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya
guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. [13]
Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang
direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina
kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM semakin efektif dan
efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan,
menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat
yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah/pendidikan.
Menurut The Liang Gie (2000:50).
a) Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila
mana diperlukan.
b) Mencatat yaitu meliputi kegiatan yang membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis
mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulisan yang
dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
c) Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
d) Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
e) Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak yang lain.
f) Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.[14]

BAB III
PENUTUP
A.

Kesimpulan

Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang akan
turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah. manajemen keuangan
merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan,
perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan Dengan demikian,
manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur
keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan
pertanggung-jawaban keuangan sekolah.
Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah
dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan
untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan
manajemen keuangan adalah untuk Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan
keuangan sekolah, meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah dan untuk
meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Pengelolaan administrasi keuangan sekolah perlu diawali dengan perencanaan yang
sebaik-baiknya karena perencanaan akan menjadi peta atau pedoman jalannya pengelolaan
administrasi keuangan sekolah. Pengelolaan administrasi keuangan juga perlu menerapkan
prinsip-prinsip agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan sesuai dengan perencanaan, dapat
berjalan dengan transparan, efektif dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.
Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan,
menggandakan, menghimpun,mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat
yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah/pendidikan

Informasi Adalah Ilmu
Rabu, 20 Februari 2013

Mengelola Administrasi Keuangan
dana kas kecil

DANA KAS KECIL
A.     Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang digunakan untuk mendanai  pengeluaran­pengeluaran yang relative kecil.

B.     Karakteristik Kas Kecil

Kas kecil memiliki karakteristik, yaitu :
a.       Jumlahnya dibatasi sehingga tidak atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh 
management perusahaan.
b.      Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.
c.       Disimpan di tempat khusus, misalnya dikotak kecil yang biasa di sebut petty cash box atau di dalam sebuah 
amplop.
d.      Ditangani oleh seorang petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)

C.     Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil

Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara lain :

a.       Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek
b.      Bukti transaksi
c.       Peralatan Menulis
d.      Alat untuk menghitung
e.       Formulir Jurnal
f.       Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil

D.     Peralatan/Dokumen Yang Dibutuhkan
a.       Bukti Kas Keluar
b.      Cek
c.       Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
d.      Bukti Pengeluaran Kas Kecil
e.       Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

E.      Fungsi­fungsi yang terkait dengan kas kecil
1.      Fungsi Kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada 
pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2.      Fungsi Akuntansi : bertanggung jawab mengenai pencatatan pengeluaran, transaksi, pengisian kembali dana kas 
kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas.
3.      Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil : bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas
kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembalidana kas kecil.
4.      Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta 
mempertanggung jawab kan kepada pemegang dana kas kecil.
5.      Fungsi Pemeriksa Intern : bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash count)secara periodic dan 
pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.

F.      Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan 
yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit 
organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian 
pemegang dana kas kecil. Tugas masing­masing adalah sebagai berikut :

1.       Bagian Hutang


Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.


Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa 
dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.

Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar