UNIVERSITAS WIDYA KARTIKA PROGRAM STUDI
UNIVERSITAS WIDYA KARTIKA
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
UJIAN TENGAH SEMESTER GASAL 2013 - 2014
Mata Ujian
Kode Mata Ujian
Hari, Tanggal
Dosen
Waktu
Sifat
: Pemeriksaan Manajemen
:
: Selasa, 1 Oktober 2013
: Agus Susilo, SE.,MM.MBA,Ak.QIA.,CA
: dikumpulkan saat jadwal UTS Audit Manajemen
: Terbuka
KASUS
Kasus AuditManajemen
PT. Busana Surabaya*
Deskripsi
PT. Busana Surabaya (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik
perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan
disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi
yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan
pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir
perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu:
para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai
karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi
konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya)
bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi
penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta
pengelolaan keuangannya.
Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa
mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja.
Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai
petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian
gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian
pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga
(salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya
dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan
baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan
dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang
berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan
pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai
prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat,
pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk
mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan
gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang
terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi
dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya
menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut
menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat
menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia
yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi,
pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi
fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas
bagi masing-masing fungsi (struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran-1).
Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun
rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta
penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan
pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada
secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama
dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan
operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian
kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya,
menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1.
Manajer Produksi
Manajer Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan
(Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang &
Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design), dan Kepala Bagian EDP
(Electronic Data Processing). Divisi ini memiliki komputer main-frame IBM 3090,
komputer yang sudah lama ada dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.
Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan
gudang (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan
dengan tenaga kerja. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data
penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan
data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari
berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik,
Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh
Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems.
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
2.
Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
3.
Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.
Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.
Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.
Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,
peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan
pengelolaan hutan.
Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas
produksi.
Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para
salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
Divisi Keuangan & Akuntansi
Manajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf
khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentukan.
Dengan kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan
accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan
keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk
pengambilan keputusan.
Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan
keuangan.
Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memliki komputer midrange IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah
benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, dari suatu pengolahan data akuntansi
secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan selanjutnya
berkembang menjadi pengolahan data elektronis (dengan komputer) secara batch processing
system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.
Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara
outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihanpelatihan sebagai operator (user trainning). Beberapa di antara sistem komputerisasi yang
diimplementasikan adalah accounting package software. Oleh karena itu dapat dikatakan
bahwa divisi ini sebetulnya tidak memiliki information systems staff, bils diperlukan untuk
keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan
berkembangnya komputer mikro maka perusahaan mulai menerapkan micro-based systems,
melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan
aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Prosedur
Perusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya.
Mengenai persediaan barang, pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan
kasual), pakaian wanita (busana muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan
sebagainya). Masing-masing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super,
bagus, dan sedang. Barang-barang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu
yang memungkinkan perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik
memberikan identitas kode pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/
toko/butik) serta kode propinsi dan kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara
periodik data pelanggan di-update dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master
file. Kemudian dengan menggunakan jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan
ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan. Perusahaan membayar asuransi untuk setiap
barang yang dikirim, memberikan cash discount dan trade discount.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman
ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu
kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang
memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas,
melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak
perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit
kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan
yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama
pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
b. Petugas penjualan kemudian membuat surat perintah pengiriman barang kepada petugas
gudang untuk mengirim kepada pelanggan. Salah satu copy order dikirim kepada
pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur
(prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk
arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada
akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang
dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian
memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang
sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy
slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik.
Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan
untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan
bulan atau tahun sebelumnya.
d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur petugas penagihan menghubungi pelanggan
untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai”
dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30
hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah
dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan
mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian
disimpan ke suatu file permanen.
f.
Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik
membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadangkadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada
umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari
kemudian.
g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang
sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan
kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang
mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan
pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia
membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan
formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.
h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu
memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap
jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk
pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barangbarang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya
paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang
telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari
kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah
secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu]
yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].
i.
Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada
umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As
Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya
bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan
membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo
kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa]
yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim
yang diklaim untuk mempunyai diterima.
j.
Barang-Barang yang meninggalkan pabrik [itu] mencakup manapun pengiriman [order/
pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan
menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir
pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik
[itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.
k. Akhirnya, barang-barang dalam persediaan pada dasarnya tiga jenis: barang jadi, bahan
baku, dan barang dalam pengolahan. Ada hanya tiga orang-orang yang bekerja kawasan
penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada)
penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.
l.
Biaya penjualan perusahaan telah dihitung dengan pelaksanaan suatu gelar ningrat phisik
inventori di yang akhir tahun dan mengurangi nilai [itu] [sebagai/ketika] ditentukan dari
penjumlahan inventori di start tahun dan pembelian buat selama itu.
Sistem Berbasis Komputer
Divisi Produksi memiliki komputer main-frame IBM 3090 dan digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain
ialah: aplikasi pengelolaan gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials
management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja.
Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi
ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order
untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran (market research, customer
satisfaction research, research competitor data), pengolahan data profil pelanggan,
pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro
Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor
salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing
systems. Dalam konfigurasi sistem IBM 3090 tersebut data disimpan pada sotarge berupa disk
magnetis yang merupakan media penyimpanan data on-line ke central processing unit
komputer induk tersebut. Komputer tersebut juga masih digunakan magnetic tape drive, serta
dilengkapi dengan uniteruptable power supply (UPS).
Di pihak lain, untuk kepentingan pengolahan data administratif dan akuntansi
keuangan Divisi Keuangan & Akuntansi juga memliki komputer mid-range IBM AS/400.
Komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi, khususnya untuk laporan akuntansi
keuangan dan laporan manajemen. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara manual
masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/buku-pembantu untuk
menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya. Komputerisasi untuk
menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian masih dilaksanakan secara
batch processing system. Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang
didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi
dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning).
Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting
package software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket
software tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan
pembukuan manual. Oleh karena divisi ini tidak memiliki information systems staff, bila
diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari
Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai
menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing,
maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft
Windows.
Sistem Informasi Akuntansi
Di antara berbagai sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan di
Divisi Keuangan & Akuntansi ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem:
revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting),
cash management, dan sebagainya.
Revenue Cycle
Dalam siklus pemrosesan transaksi penjualan (kredit) perusahaan menggunakan
aplikasi batch processing system dengan mengolah faktur sebagai dokumen sumber pembawa
data input. Dengan perkembangan usaha nantinya pada siklus ini diterapkan aplikasi lain yang
diharapkan lebih baik yaitu melalui perekaman data oleh salesperson. Disamping interaksi
yang sudah berjalan rutin antara pelanggan den gan Bagian Layanan Penjualan, juga para
salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lain yang secara
prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson
dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk
fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah memperoleh order
pembelian, salesperson tersebut membuka web-based formal sales orders yang secara
otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian
dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya
disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh
dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch
of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai
kelengkapan data dan akurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk)
berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order
juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala
sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing2 satu copy tiap sales order
tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.
Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory
control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi
permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat
diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pelanggan tersebut (dan
instruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan copy
order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report is dimasukkan ke di
shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan. Apabila
ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan tersebut,
maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian
Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department).
Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya dengan copy
sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode barang, kode
satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada copy order
tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order lain yang
diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data Akuntansi dan
kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk mengupdate master-file Piutang
dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices, sekaligus open sales invoice
file pada file komputer.
Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya dikirimkan
ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash receipts dari
customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa
diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung oleh kasir. Penerimaan
pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan proses penyetorannya ke
bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank. Copy deposit slip diarsip
dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk direkam ke master-file customer
profile dan sekaligus mengupdate accounts receivable master file dalam sistem batch setiap
hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan accounts receivable master file diproses
untuk menghasilkan accounts receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi
otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai monthly credit statements.
Production Cycle
Barang jadi diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan
persediaan barang di gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu
sales forecast yang bahan-banhannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order
lazimnya timbul dari kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada
kenayataannya back order perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan.
Operasi produksi selalu di-triggered bila Production Planning and Control Department
menerima permintaan back orders. The production authorizations are prepared by comparing
forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand and are issued
jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are
prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production
planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering
function and explores the production requirements to determine materials and parts
requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk
checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts
on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on
available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected
production authorizations and back orders to the data preparation section of the production
data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic
tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders,
materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic
disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and
the work-in-process inventory master file.
Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers
materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders
and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing
process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the
cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data
processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a
department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At
the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data
preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by
production order number, and processed to produce a daily production status report. The open
production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the
materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part
number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials
requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor jobtime tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic
tape) to update the work-in-process inventory master file.
When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments,
the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to
the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production
planning and control department and the cost accounting department. From the central
warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote
warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department
records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they
are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finishedgoods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A
completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order.
When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the
production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are
sent to the purchasing department.
Expenditure Cycle
Bentuk transaksi pengeluaran sangat luas atau bervariasi jenisnya, misalnya
pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin peralatan, maupun
pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi. Expenditures for raw materials and parts, as
well as subassemblies, are particularly significant, since the products manufactured by the
firm require a high level of precision. Thus the procedure pertaining to the purchases of such
items and the disbursements for them is another of the critical transaction cycles within
Datacruncher. Purchases are initiated by either production planning and control clerks or
inventory control clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that
materials and parts are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks
issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of
particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase
requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be
reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items
to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the
production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by
supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the rawmaterials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase
orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the
purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable
department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.
When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the
purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare
receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed
copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed.
Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data
processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In
the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by
material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by
purchase order number, and processed to update the open purchase order file.
When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving
reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their
vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher
register, and file all the documents together by payment due date.
Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data
preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are
keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce
check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during
this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and
debited to reflect the payment.
Inventory Management
Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated sesuai
dengan perubahan materials dan parts yang diterima dari para suppliers maupun yang
dikeluarkan untuk produksi. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the
newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process
inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the
issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into
production, the application of overhead to production, and the completion of production.
An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are
posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the
job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect
labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each
month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.
Permasalahan
Beberapa persoalan muncul, antara lain yang b erkaitan dengan prosedur yang telah diuraikan
di atas. Khususnya yang berkaitan dengan weaknesses in the organizational structure maupun
yang bersifat financial planning. Di antara berbagai persoalan tersebut antara lain disebabkan
karena kelemahan manajemen sebelumnya yang terlalu memfokuskan perhatian kepada
selling dan engineering. Pimpinan kurang memberikan perhatian yang cukup atas bidang
kegiatan accounting, finance, dan personnel management. Problem juga muncul antara lain
karena terlalu pesatnya perkembangan/ekspansi penjualan (from the rapid growth in sales).
Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bungan (interest costs)
yang sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels
cukup tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, janji pengiriman barang ke pelanggan
(promised delivery dates on customers’ orders) sering tidak tepat (missed).
Proses backlogs sering terjadi di accounting departments dan seringkali berakibat dampak
buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errors dalam pencatatan transaksi dan
pelaporan. Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas
relatif tinggi, yang barangkali juga disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete
production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering
meleset (fall behind their schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat
sangat sibuk, monitor progres, menjawab telpon/pertanyaan para pelanggan maupun para
salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, di suatu waktu idle tetapi pada saat
yang lain harus work overtime. Hal-hal tersebut antara lain disebabkan karena adanya rush
back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts yang
menunuukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses
penganggaran (budget process) is fairly rudimentary. Budget kurang terkait langsung secara
teliti ke established cost standards, Tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak di-revised
sesuai dengan perkembangan/perubahan. Akhirnya, laporan-laporan yang disajikan epada
para manajer kurang akurat; baik mengnai status data (tingkat uptodate-nya) yang dilaporkan
dalam laporan harian/mingguan/bulanan, maupun laporan budgeted costs versus actual costs.
Inisiasi Systems Development
Problem-probel tersebut dan dampaknya tentu saja menjadi concern pihak manajemen.
Pimpinan berpendapat bahwa permasalahan-permasalahan tersebut antara lain disebabkan
karena buruknya sistem akuntansi (inadequate accounting information system). Untuk itu
dalam rapat umum pemegang saham telah disetujui bahwa jajaran direksi ditambah 1 orang
anggota, yaitu suatu posisi yang disebut Direktur Sistem Informasi (director of information
systems, atau chief of information officer, CIO).
Selain itu direksi juga membentuk steering committee yang bertugas menyusun long-range
information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun strategic
systems plan, yang mencakup berbagai system development projects.
a. Buat Kertas Kerja Audit Pemeriksaan Yang bisa memetakan antara Kondisi,
Kriteria, Sebab, Akibat dan beri rekomendasinya
b. Tentukan bahan bukti apa yang diperlukan pada saat survey pendahuluan dan
review system pengendalian manajemen
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
UJIAN TENGAH SEMESTER GASAL 2013 - 2014
Mata Ujian
Kode Mata Ujian
Hari, Tanggal
Dosen
Waktu
Sifat
: Pemeriksaan Manajemen
:
: Selasa, 1 Oktober 2013
: Agus Susilo, SE.,MM.MBA,Ak.QIA.,CA
: dikumpulkan saat jadwal UTS Audit Manajemen
: Terbuka
KASUS
Kasus AuditManajemen
PT. Busana Surabaya*
Deskripsi
PT. Busana Surabaya (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik
perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan
disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi
yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan
pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir
perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu:
para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai
karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi
konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya)
bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi
penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta
pengelolaan keuangannya.
Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa
mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja.
Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai
petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian
gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian
pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga
(salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya
dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan
baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan
dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang
berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan
pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai
prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat,
pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk
mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan
gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang
terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi
dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya
menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut
menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat
menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia
yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi,
pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi
fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas
bagi masing-masing fungsi (struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran-1).
Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun
rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta
penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan
pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada
secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama
dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan
operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian
kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya,
menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1.
Manajer Produksi
Manajer Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan
(Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang &
Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design), dan Kepala Bagian EDP
(Electronic Data Processing). Divisi ini memiliki komputer main-frame IBM 3090,
komputer yang sudah lama ada dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.
Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan
gudang (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan
dengan tenaga kerja. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data
penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan
data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari
berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik,
Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh
Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems.
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
2.
Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
3.
Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.
Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.
Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.
Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,
peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan
pengelolaan hutan.
Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas
produksi.
Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para
salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
Divisi Keuangan & Akuntansi
Manajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf
khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentukan.
Dengan kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan
accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan
keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk
pengambilan keputusan.
Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan
keuangan.
Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memliki komputer midrange IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah
benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, dari suatu pengolahan data akuntansi
secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan selanjutnya
berkembang menjadi pengolahan data elektronis (dengan komputer) secara batch processing
system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.
Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara
outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihanpelatihan sebagai operator (user trainning). Beberapa di antara sistem komputerisasi yang
diimplementasikan adalah accounting package software. Oleh karena itu dapat dikatakan
bahwa divisi ini sebetulnya tidak memiliki information systems staff, bils diperlukan untuk
keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan
berkembangnya komputer mikro maka perusahaan mulai menerapkan micro-based systems,
melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan
aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Prosedur
Perusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya.
Mengenai persediaan barang, pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan
kasual), pakaian wanita (busana muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan
sebagainya). Masing-masing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super,
bagus, dan sedang. Barang-barang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu
yang memungkinkan perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik
memberikan identitas kode pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/
toko/butik) serta kode propinsi dan kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara
periodik data pelanggan di-update dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master
file. Kemudian dengan menggunakan jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan
ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan. Perusahaan membayar asuransi untuk setiap
barang yang dikirim, memberikan cash discount dan trade discount.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman
ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu
kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang
memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas,
melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak
perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit
kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan
yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama
pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
b. Petugas penjualan kemudian membuat surat perintah pengiriman barang kepada petugas
gudang untuk mengirim kepada pelanggan. Salah satu copy order dikirim kepada
pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur
(prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk
arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada
akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang
dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian
memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang
sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy
slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik.
Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan
untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan
bulan atau tahun sebelumnya.
d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur petugas penagihan menghubungi pelanggan
untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai”
dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30
hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah
dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan
mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian
disimpan ke suatu file permanen.
f.
Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik
membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadangkadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada
umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari
kemudian.
g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang
sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan
kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang
mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan
pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia
membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan
formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.
h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu
memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap
jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk
pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barangbarang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya
paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang
telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari
kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah
secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu]
yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].
i.
Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada
umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As
Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya
bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan
membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo
kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa]
yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim
yang diklaim untuk mempunyai diterima.
j.
Barang-Barang yang meninggalkan pabrik [itu] mencakup manapun pengiriman [order/
pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan
menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir
pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik
[itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.
k. Akhirnya, barang-barang dalam persediaan pada dasarnya tiga jenis: barang jadi, bahan
baku, dan barang dalam pengolahan. Ada hanya tiga orang-orang yang bekerja kawasan
penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada)
penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.
l.
Biaya penjualan perusahaan telah dihitung dengan pelaksanaan suatu gelar ningrat phisik
inventori di yang akhir tahun dan mengurangi nilai [itu] [sebagai/ketika] ditentukan dari
penjumlahan inventori di start tahun dan pembelian buat selama itu.
Sistem Berbasis Komputer
Divisi Produksi memiliki komputer main-frame IBM 3090 dan digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain
ialah: aplikasi pengelolaan gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials
management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja.
Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi
ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order
untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran (market research, customer
satisfaction research, research competitor data), pengolahan data profil pelanggan,
pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro
Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor
salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing
systems. Dalam konfigurasi sistem IBM 3090 tersebut data disimpan pada sotarge berupa disk
magnetis yang merupakan media penyimpanan data on-line ke central processing unit
komputer induk tersebut. Komputer tersebut juga masih digunakan magnetic tape drive, serta
dilengkapi dengan uniteruptable power supply (UPS).
Di pihak lain, untuk kepentingan pengolahan data administratif dan akuntansi
keuangan Divisi Keuangan & Akuntansi juga memliki komputer mid-range IBM AS/400.
Komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi, khususnya untuk laporan akuntansi
keuangan dan laporan manajemen. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara manual
masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/buku-pembantu untuk
menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya. Komputerisasi untuk
menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian masih dilaksanakan secara
batch processing system. Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang
didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi
dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning).
Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting
package software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket
software tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan
pembukuan manual. Oleh karena divisi ini tidak memiliki information systems staff, bila
diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari
Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai
menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing,
maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft
Windows.
Sistem Informasi Akuntansi
Di antara berbagai sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan di
Divisi Keuangan & Akuntansi ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem:
revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting),
cash management, dan sebagainya.
Revenue Cycle
Dalam siklus pemrosesan transaksi penjualan (kredit) perusahaan menggunakan
aplikasi batch processing system dengan mengolah faktur sebagai dokumen sumber pembawa
data input. Dengan perkembangan usaha nantinya pada siklus ini diterapkan aplikasi lain yang
diharapkan lebih baik yaitu melalui perekaman data oleh salesperson. Disamping interaksi
yang sudah berjalan rutin antara pelanggan den gan Bagian Layanan Penjualan, juga para
salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lain yang secara
prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson
dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk
fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah memperoleh order
pembelian, salesperson tersebut membuka web-based formal sales orders yang secara
otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian
dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya
disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh
dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch
of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai
kelengkapan data dan akurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk)
berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order
juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala
sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing2 satu copy tiap sales order
tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.
Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory
control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi
permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat
diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pelanggan tersebut (dan
instruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan copy
order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report is dimasukkan ke di
shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan. Apabila
ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan tersebut,
maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian
Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department).
Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya dengan copy
sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode barang, kode
satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada copy order
tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order lain yang
diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data Akuntansi dan
kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk mengupdate master-file Piutang
dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices, sekaligus open sales invoice
file pada file komputer.
Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya dikirimkan
ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash receipts dari
customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa
diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung oleh kasir. Penerimaan
pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan proses penyetorannya ke
bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank. Copy deposit slip diarsip
dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk direkam ke master-file customer
profile dan sekaligus mengupdate accounts receivable master file dalam sistem batch setiap
hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan accounts receivable master file diproses
untuk menghasilkan accounts receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi
otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai monthly credit statements.
Production Cycle
Barang jadi diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan
persediaan barang di gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu
sales forecast yang bahan-banhannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order
lazimnya timbul dari kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada
kenayataannya back order perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan.
Operasi produksi selalu di-triggered bila Production Planning and Control Department
menerima permintaan back orders. The production authorizations are prepared by comparing
forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand and are issued
jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are
prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production
planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering
function and explores the production requirements to determine materials and parts
requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk
checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts
on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on
available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected
production authorizations and back orders to the data preparation section of the production
data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic
tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders,
materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic
disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and
the work-in-process inventory master file.
Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers
materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders
and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing
process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the
cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data
processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a
department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At
the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data
preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by
production order number, and processed to produce a daily production status report. The open
production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the
materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part
number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials
requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor jobtime tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic
tape) to update the work-in-process inventory master file.
When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments,
the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to
the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production
planning and control department and the cost accounting department. From the central
warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote
warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department
records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they
are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finishedgoods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A
completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order.
When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the
production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are
sent to the purchasing department.
Expenditure Cycle
Bentuk transaksi pengeluaran sangat luas atau bervariasi jenisnya, misalnya
pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin peralatan, maupun
pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi. Expenditures for raw materials and parts, as
well as subassemblies, are particularly significant, since the products manufactured by the
firm require a high level of precision. Thus the procedure pertaining to the purchases of such
items and the disbursements for them is another of the critical transaction cycles within
Datacruncher. Purchases are initiated by either production planning and control clerks or
inventory control clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that
materials and parts are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks
issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of
particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase
requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be
reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items
to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the
production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by
supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the rawmaterials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase
orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the
purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable
department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.
When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the
purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare
receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed
copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed.
Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data
processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In
the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by
material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by
purchase order number, and processed to update the open purchase order file.
When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving
reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their
vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher
register, and file all the documents together by payment due date.
Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data
preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are
keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce
check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during
this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and
debited to reflect the payment.
Inventory Management
Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated sesuai
dengan perubahan materials dan parts yang diterima dari para suppliers maupun yang
dikeluarkan untuk produksi. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the
newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process
inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the
issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into
production, the application of overhead to production, and the completion of production.
An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are
posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the
job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect
labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each
month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.
Permasalahan
Beberapa persoalan muncul, antara lain yang b erkaitan dengan prosedur yang telah diuraikan
di atas. Khususnya yang berkaitan dengan weaknesses in the organizational structure maupun
yang bersifat financial planning. Di antara berbagai persoalan tersebut antara lain disebabkan
karena kelemahan manajemen sebelumnya yang terlalu memfokuskan perhatian kepada
selling dan engineering. Pimpinan kurang memberikan perhatian yang cukup atas bidang
kegiatan accounting, finance, dan personnel management. Problem juga muncul antara lain
karena terlalu pesatnya perkembangan/ekspansi penjualan (from the rapid growth in sales).
Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bungan (interest costs)
yang sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels
cukup tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, janji pengiriman barang ke pelanggan
(promised delivery dates on customers’ orders) sering tidak tepat (missed).
Proses backlogs sering terjadi di accounting departments dan seringkali berakibat dampak
buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errors dalam pencatatan transaksi dan
pelaporan. Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas
relatif tinggi, yang barangkali juga disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete
production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering
meleset (fall behind their schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat
sangat sibuk, monitor progres, menjawab telpon/pertanyaan para pelanggan maupun para
salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, di suatu waktu idle tetapi pada saat
yang lain harus work overtime. Hal-hal tersebut antara lain disebabkan karena adanya rush
back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts yang
menunuukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses
penganggaran (budget process) is fairly rudimentary. Budget kurang terkait langsung secara
teliti ke established cost standards, Tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak di-revised
sesuai dengan perkembangan/perubahan. Akhirnya, laporan-laporan yang disajikan epada
para manajer kurang akurat; baik mengnai status data (tingkat uptodate-nya) yang dilaporkan
dalam laporan harian/mingguan/bulanan, maupun laporan budgeted costs versus actual costs.
Inisiasi Systems Development
Problem-probel tersebut dan dampaknya tentu saja menjadi concern pihak manajemen.
Pimpinan berpendapat bahwa permasalahan-permasalahan tersebut antara lain disebabkan
karena buruknya sistem akuntansi (inadequate accounting information system). Untuk itu
dalam rapat umum pemegang saham telah disetujui bahwa jajaran direksi ditambah 1 orang
anggota, yaitu suatu posisi yang disebut Direktur Sistem Informasi (director of information
systems, atau chief of information officer, CIO).
Selain itu direksi juga membentuk steering committee yang bertugas menyusun long-range
information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun strategic
systems plan, yang mencakup berbagai system development projects.
a. Buat Kertas Kerja Audit Pemeriksaan Yang bisa memetakan antara Kondisi,
Kriteria, Sebab, Akibat dan beri rekomendasinya
b. Tentukan bahan bukti apa yang diperlukan pada saat survey pendahuluan dan
review system pengendalian manajemen