FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU SEMARANG
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN
PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN
PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
i
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang
2016
ABSTRAK
Dewi Muyasaroh
Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien
di Puskesmas Kedungmundu
xv + 124 halaman + 4 tabel + 3 gambar + 13 lampiran
Rekam medis adalah catatan yang berisi tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis yang baik menggambarkan suatu pelayanan yang
baik, sedangkan rekam medis yang kurang baik menggambarkan tingkat
pelayanan medis yang kurang baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis
yang baik maka diperlukan pengelolaan rekam medis dengan manajemen yang
baik, sesuai dengan prosedur dan pedoman. Penelitian ini bertujuan untuk
mendeskripsikan fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang. Fungsi manajemen tersebut
terdiri dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi.
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi.
Informan utamanya adalah Kepala Puskesmas Kedungmundu dan 3 orang petugas
di bagian rekam medis. Informan triangulasi yaitu Dinas Kesehatan Kota
Semarang bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar dan 2 orang pasien yaitu
pasien lama dan pasien baru. Teknik pengambilan data dilakukan dengan
wawancara mendalam dan observasi menggunakan pedoman wawancara dan
pedoman observasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi perencanaan dan pengawasan
serta evaluasi sudah berjalan dengan baik, namun belum ada evaluasi untuk rekam
medis yang tidak lengkap. Fungsi pengorganisasian belum berjalan dengan baik
karena tidak ada struktur organisasi dan pembagian tugas. Sedangkan fungsi
pelaksanaan yaitu pada kegiatan coding/indexing dan analysing/reporting sudah
berjalan sesuai pedoman, namun pada kegiatan penerimaan pasien, assembling,
filing belum sesuai dengan pedoman.
Puskesmas hendaknya melakukan perencanaan untuk pengembangan SDM
dan evaluasi rekam medis, serta membuat struktur organisasi dan pembagian
tugas untuk petugas di bagian rekam medis agar kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien berjalan dengan baik, terarah, sesuai dengan pedoman dan
prosedur.
Kata Kunci: Rekam Medis, Sistem, Manajemen
Kepustakaan: 38 (2004-2015)
ii
Department of Public Health
Faculty of Sport Science
State University of Semarang
2016
ABSTRACT
Dewi Muyasaroh
Management Functions in the Management of Patient Medical Records System
in Puskesmas Kedungmundu Semarang
xv + 124 pages + 4 tables + 3 images + 13 attachments
Medical records are records containing the identity of the patient, results of
diagnostic tests, treatments, any therapeutic medicines or procedures and other medical
services that have been given to patients. Good medical records describe a good service,
while medical records are less well describe the level of medical services that are less
good. To create a good medical record service it is necessary to manage medical records
with good management, in accordance with the procedures and guidelines. This study
aimed to describe management functions in the management of patient medical records
system in Puskesmas Kedungmundu Semarang. The management function consists of the
functions of planning, organizing, implementing, monitoring and evaluation.
This research is a qualitative research with phenomenological method. The main
informant was Head of Puskesmas Kedungmundu and 3 officers at the medical record.
Informants triangulation is part of Semarang City Health Office of Basic Health Services
Section and 2 patients are older patient and new patient. Techniques of data retrieval is
done by in-depth interviews and observation using interview guidelines and observation
guidelines.
The results showed that the function of planning and monitoring and evaluation has
been running well, but there is no evaluation of medical records is incomplete. Function
of organizing not worked well because there is no structure organizational and division
of tasks. While the function of implementation, namely on the activities of coding /
indexing and analyzing / reporting is going according to the guidelines, but the activities
of patient acceptance, assembling, filing is not in accordance with the guidelines.
The health center is supposed to plan for human resource development and
evaluation of medical records, as well as create an organizational structure and division
of tasks to the officer at the medical records of that activity management system of
medical records of patients going well, focused, appropriate guidelines and procedures.
Keywords: Medical Record, System, Management
Bibliography: 38 (2004-2015)
iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
Nothing impossible, anything can happen as long as we believe
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan, sesungguhnya
bersama kesulitan ada kemudahan (QS. Asy-Syarh: 5-6)
PERSEMBAHAN
Tanpa mengurangi rasa syukur kepada
Allah
SWT,
skripsi
ini
penulis
persembahkan untuk:
1.
Ibunda
(Jazilah)
dan
Ayahanda
(Wahyadi), sebagai wujud Dharma
Bhakti Ananda
2.
vi
Almamater Unnes
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan nikmat
dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Media Pasien di
Puskesmas Kedungmundu Semarang”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi
persyaratan memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Jurusan Ilmu
Kesehatan
Masyarakat
Fakultas
Ilmu
Keolahragaan
Universitas
Negeri
Seamarang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak mungkin terselesaikan dengan baik
tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
penulis menyampaikan terima kasih setulus hati kepada yang terhormat:
1.
Dekan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang, Ibu Prof.
Dr. Tandiyo Rahayu, M.Pd., atas ijin penelitian yang telah diberikan
2.
Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang, Irwan Budiono, SKM, M.Kes (Epid), atas ijin
penelitian yang diberikan
3.
Dosen pembimbing, dr. Fitri Indrawati, M.P.H., yang telah memberikan
bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyusunan skripsi ini
4.
Dosen penguji, Prof. Dr. dr. Oktiaworo K.H., M.Kes dan dr. Mahalul Azam,
M.Kes yang telah memberikan bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam
penyusunan skripsi ini
vii
5.
Seluruh dosen dan staf Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas
Negeri Semarang
6.
Kepala Puskesmas Kedungmundu Semarang yang telah memberikan ijin
untuk melakukan pengambilan data dan penelitian
7.
Kedua orang tua saya (Ibu Jazilah dan Bapak Wahyadi), kakak saya Emma
Stya Arifah, S.Hum dan Adik saya Khofifah Munawaroh, serta seluruh
keluarga tercinta yang telah memberi bantuan dan dorongan baik materil
maupun spiritual sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini
8.
Sahabat baikku (Sri Rahayu, Alifah, Enik, Erna, Arum) atas doa, bantuan,
semangat dan motivasi yang telah diberikan sampai selesainya skripsi
9.
Seluruh teman-teman Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Negeri
Semarang angkatan 2012
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga
penulis mengharapkan masukan-masukan dari semua pihak guna penyempurnaan
karya selanjutnya.
Semarang, Mei 2016
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ................................................................................................................. i
ABSTRAK ........................................................................................................... ii
ABSTRACT ......................................................................................................... iii
PERNYATAAN ................................................................................................... iv
PENGESAHAN ................................................................................................... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
1.1.
Latar Belakang Penelitian ....................................................................... 1
1.2.
Rumusan Masalah ................................................................................... 7
1.3.
Tujuan Penelitian .................................................................................... 8
1.3.1.
Tujuan Umum ......................................................................................... 8
1.3.2.
Tujuan Khusus ........................................................................................ 8
1.4.
Manfaat Hasil Penelitian ......................................................................... 8
1.4.1.
Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang ............................................. 8
1.4.2.
Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat .............................................. 8
ix
Halaman
1.4.3.
Bagi Peneliti ............................................................................................ 9
1.5.
Keaslian Penelitian.................................................................................. 9
1.6.
Ruang Lingkup Penelitian....................................................................... 10
1.6.1.
Ruang Lingkup Tempat .......................................................................... 10
1.6.2.
Ruang Lingkup Waktu ............................................................................ 11
1.6.3.
Ruang Lingkup Keilmuan ....................................................................... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 12
2.1.
Landasan Teori........................................................................................ 12
2.1.1.
Manajemen .............................................................................................. 12
2.1.2.
Pendekatan Sistem .................................................................................. 24
2.1.3.
Rekam Medis .......................................................................................... 26
2.1.4.
Kebijakan Rekam Medis Puskesmas ...................................................... 41
2.1.5.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas ......................................... 42
2.2.
Kerangka Teori ....................................................................................... 45
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 46
3.1.
Alur Pikir ................................................................................................ 46
3.2.
Fokus Penelitian ...................................................................................... 46
3.3.
Jenis dan Rancangan Penelitian .............................................................. 46
3.4.
Sumber Informasi.................................................................................... 47
3.4.1.
Data Primer ............................................................................................. 47
3.4.2.
Data Sekunder ......................................................................................... 48
3.5.
Instrumen Penelitian dan Teknik Pengambilan Data .............................. 49
x
Halaman
3.5.1.
Instrumen Penelitian ............................................................................... 49
3.5.2.
Teknik Pengambilan Data ....................................................................... 50
3.6.
Prosedur Penelitian ................................................................................. 51
3.6.1.
Pra Penelitian .......................................................................................... 52
3.6.2.
Pelaksanaan Penelitian ............................................................................ 52
3.6.3.
Pasca Penelitian ...................................................................................... 52
3.7.
Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................. 52
3.8.
Teknik Analisis Data............................................................................... 53
BAB IV ................................................................................................................. 54
4.1.
Gambaran Umum .................................................................................... 54
4.1.1.
Gambaran Umum Tempat Penelitian...................................................... 54
4.1.2.
Karakteristik Informan Utama ................................................................ 55
4.1.3.
Karakteristik Informan Triangulasi......................................................... 57
4.2.
Hasil Penelitian ....................................................................................... 58
4.2.1.
Perencanaan ............................................................................................ 58
4.2.2.
Pengorganisasian..................................................................................... 67
4.2.3.
Pelaksanaan ............................................................................................. 71
4.2.4.
Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 86
BAB V PEMBAHASAN ..................................................................................... 97
5.1.
Pembahasan............................................................................................. 97
5.1.1.
Perencanaan ............................................................................................ 97
5.1.2.
Pengorganisasian..................................................................................... 101
xi
Halaman
5.1.3.
Pelaksanaan ............................................................................................. 104
5.1.4.
Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 116
5.2.
Hambatan Penelitian ............................................................................... 121
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 122
6.1.
Simpulan ................................................................................................. 122
6.2.
Saran ....................................................................................................... 123
6.2.1.
Untuk Dinas Kesehatan Kota Semarang ................................................. 123
6.2.2.
Untuk Puskesmas Kedungmundu ........................................................... 123
6.2.3.
Untuk Peneliti Selanjutnya ..................................................................... 123
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 124
LAMPIRAN ......................................................................................................... 128
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian ............................................................................... 9
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan .......... 36
Tabel 4.1. Karakteristik Informan Utama ............................................................. 56
Tabel 4.2. Karakteristik Informan Triangulasi ...................................................... 57
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Alur Rekam Medis di Puskesmas .................................................... 38
Gambar 2.2. Kerangka Teori ................................................................................ 45
Gambar 3.1. Bagan Alur Pikir Penelitian ............................................................. 46
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Ethical Clearance ............................................................................ 128
Lampiran 2. Surat Keputusan Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi ................ 129
Lampiran 3. Surat Ijin Pengambilan Data awal dari Fakultas .............................. 130
Lampiran 4. Surat Ijin Pengambilan Data Awal dari Dinkes Kota Semarang ..... 131
Lampiran 5. Surat Ijin Penelitian dari Fakultas .................................................... 132
Lampiran 6. Surat Ijin Penelitian dari Kesbangpol Kota Semarang .................... 133
Lampiran 7. Surat Ijin Penelitian dari Dinkes Kota Semarang ............................ 134
Lampiran 8. Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian .......................... 135
Lampiran 9. Pedoman Wawancara ....................................................................... 137
Lampiran 10. Pedoman Observasi ........................................................................ 147
Lampiran 11. Transkrip Wawancara ..................................................................... 150
Lampiran 12. Hasil Observasi ............................................................................... 172
Lampiran 13. Dokumentasi ................................................................................... 175
xv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam medis
mempunyai peranan yang penting dalam menunjang pelaksanaan Sistem
Kesehatan Nasional (SKN) (Sanjoyo, 2013: 1). Kewajiban pengadaan rekam
medis bagi setiap dokter atau dokter gigi telah diberlakukan sejak tahun 1989
melalui Permenkes RI Nomor 749a yang telah direvisi menjadi Permenkes RI
Nomor 269 Tahun 2008 tentang rekam medis. Kewajiban mengadakan rekam
medis tersebut juga tertuang dalam UU RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik
kedokteran, termasuk di dalamnya adalah pengisian rekam medis dengan akurat,
lengkap dan tepat waktu. Disebutkan pula pada Permenkes RI Nomor 269 Tahun
2008 pasal 7 bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis (Menkes
RI, 2008: 5).
Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat
1, rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Pada dasarnya dokumen rekam medis adalah milik
sarana pelayanan kesehatan dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan
bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh
orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Menkes RI, 2008: 6).
Sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien. Menurut Thomas (2009: 5),
1
2
informasi dalam dokumen rekam medis pasien bersifat rahasia dan tidak boleh
dilepaskan tanpa persetujuan dari pasien kecuali dalam beberapa situasi tertentu.
Disebutkan dalam UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan pasal 7 bahwa
setiap orang berhak memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya
termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari
tenaga kesehatan.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit / puskesmas / tempat
pelayanan kesehatan lainnya. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak
akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan (Depkes RI, 2006: 13). Menurut Wong dan Elizabeth (2009: 253),
pelayanan yang baik digambarkan oleh rekam medis yang baik, sedangkan rekam
medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang
baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan
pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai dengan prosedur dan pedoman
(Ndabambi dkk, 2014: 4).
Sistem pengelolaan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya
sama dengan rekam medis Rumah Sakit (Sarake, 2014: 82). Menurut pedoman
penyelenggaraan rekam medis Rumah Sakit, sistem pengelolaan rekam medis
meliputi assembling (penataan dan pemeriksaan dokumen rekam medis), coding
(pemberian
kode),
indexing
(tabulasi),
filing
(penyimpanan)
dan
3
analysing/reporting (mengubah data menjadi informasi) (Depkes RI, 2006: 57).
Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman
dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap catatan rekam medis.
Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang
tidak menjalankan sistem pengelolaan rekam medis dengan baik (Konsil
Kedokteran Indonesia, 2006: 1). Menurut penelitian Wong dan Elizabeth (2009:
257), disebutkan setiap sarana pelayanan kesehatan memerlukan manajemen
dalam mengelola rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik
sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk
menunjang kualitas pelayanan di sarana pelayanan kesehatan.
Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang strategis
dalam mendukung terwujudnya perubahan status kesehatan masyarakat menuju
peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan derajat
kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan sistem pelayanan
kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat,
diantaranya adalah dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan medis
(Kemenkes RI, 2014: 27). Dalam mencapai tujuannya tersebut Puskesmas dituntut
untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi-fungsi yang harus
dilaksanakan oleh pimpinan Puskesmas secara terorganisasi, berurutan, dan
berkesinambungan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut yaitu fungsi perencanaan,
fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan dan evaluasi
(Sulaeman, 2011: 71).
4
Puskesmas Kedungmundu merupakan salah satu Puskesmas di Kota
Semarang dan merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Dinas
Kesehatan Kota Semarang. Berdasarkan Data Dinas Kesehatan Kota Semarang
dari tahun 2011 sampai tahun 2015, Puskesmas Kedungmundu merupakan
Puskesmas yang memiliki jumlah kunjungan pasien tertinggi, walaupun pada
setiap tahunnya jumlah kunjungan pasien tersebut mengalami fluktuasi. Jumlah
pasien tersebut yaitu 105.103 pasien pada tahun 2011, 107.753 pasien pada tahun
2012, 85.018 pasien pada tahun 2013, 75.592 pasien pada tahun 2014, dan 68.978
pasien pada tahun 2015. Sedangkan berdasarkan observasi awal, pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Kedungmundu masih menggunakan cara manual,
yaitu mulai dari pelayanan pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis pasien,
pencatatan rekam medis pasien, pendistribusian rekam medis pada poli
pengobatan yang dituju, dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Selain
manual, untuk pengolahan data dan penyimpanan data pasien, Puskesmas
Kedungmundu menggunakan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) dan SIMPUS.
Ditempat penyimpanan / filing, dokumen rekam medis disimpan dengan
sistem family folder yaitu satu folder rekam medis dimiliki oleh satu keluarga.
Dokumen rekam medis disimpan dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing), sedangkan sistem
penomorannya menggunakan unit numbering system dan dikelompokkan
berdasarkan kode kelurahan. Menurut penelitian Thomas (2009: 3) disebutkan
bahwa kelemahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien secara manual
adalah kemungkinan terjadinya missfiled, redudansi data, unintegrated data,
5
human error dan terlambatnya informasi. Selain itu rak penyimpanan yang penuh
menyebabkan kendala dalam menata pertambahan dokumen rekam medis.
Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan akan sulit
diprediksikan.
Pada tempat penyimpanan tersebut, dokumen rekam medis belum tertangani
dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan. Ditemukan pula dokumen rekam medis yang memiliki jumlah
ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama dan ditemukan rekam medis
pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor penyimpanan. Tidak
ditemukannya dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan salah satunya
disebabkan karena keterlambatan pengembalian rekam medis dari ruang
pemeriksaan selama beberapa hari. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP
pengembalian rekam medis Puskesmas Kedungmundu. Disebutkan dalam SOP
bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien adalah≤ 24 jam terhitung
setelah selesai memberikan pelayanan kepada pasien atau setelah pasien
dinyatakan pulang. Permasalahan tersebut juga mengakibatkan petugas kesulitan
dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan melebihi standar
waktu yang telah ditentukan yaitu 3 menit. Jika dalam jangka waktu lebih dari 3
menit tidak ditemukan, maka pasien akan dibuatkan formulir baru, sehingga
menyebabkan pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan dan gambaran
riwayat penyakit pasien tidak akurat.
Jumlah petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu adalah 3
orang. Tiga petugas tersebut 1 diantaranya merangkap menjadi sopir. Jumlah rata-
6
rata kunjungan pasien per hari mencapai 200 pasien. Jika salah satu petugas ijin
mengerjakan tugas lain dan dengan kondisi banyaknya kunjungan pasien, petugas
lain merasa kesulitan dan kewalahan dalam mencari dokumen rekam medis pasien
karena kurangnya SDM yang berada di bagian rekam medis.
Menurut salah satu petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu
tersebut, dokumen rekam medis di tempat penyimpanan selama kurang lebih 5
tahun belum diadakan penyusutan untuk memisahkan dan memusnahkan rekam
medis pasien yang sudah tidak aktif dan rekam medis yang jumlahnya ganda,
sehingga menyebabkan penuhnya volume rekam medis di rak penyimpanan dan
membutuhkan tempat yang lebih besar untuk menyimpan rekam medis pasien
baru. Tempat penyimpanan rekam medis yang tidak memadai menyebabkan
petugas kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis ke rak
penyimpanan. Menurut Ndabambi dkk. (2014: 4), dokumen rekam medis pasien
perlu pengelolaan yang baik melalui tempat penyimpanan yang tepat, sehingga
tercapai kemudahan penyediaan dan keamanan dokumen rekam medis untuk
melindungi privasi dan kerahasiaan informasi pasien. Disebutkan pula dalam
Permenkes RI Nomor 269 tahun 2008 pasal 9 bahwa rekam medis pada sarana
pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah
batas waktu tersebut rekam medis dapat dimusnahkan.
Dalam pengumpulan laporan bulanan, petugas menyebutkan bahwa
Puskesmas Kedungmundu terkadang mengalami keterlambatan. Hal ini
dikarenakan keterlambatan pengumpulan laporan dari Puskesmas Pembantu
7
(Pustu). Berdasarkan penelitian Handayani, dkk. (2013: 1), disebutkan bahwa
pengiriman laporan yang tepat waktu akan sangat membantu dalam meningkatkan
efektifitas pembinaan dan pengawasan pemberi pelayanan kesehatan. Jika
keadaan tersebut terus berlangsung, pemanfaatan informasi untuk kepentingan
perencanaan, pemantauan, dan penilaian program kerja Puskesmas tidak akan
tepat sasaran. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap,
serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat,
lengkap dan tepat waktu (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006 : 12).
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang akan
diteliti adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang yang meliputi :
1) Bagaimana fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
2) Bagaimana fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
3) Bagaimana fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
4) Bagaimana fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
8
1.3. TUJUAN PENELITIAN
1.3.1. Tujuan Umum
Mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.3.2. Tujuan Khusus
1) Mengetahui fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
2) Mengetahui fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
3) Mengetahui fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
4) Mengetahui fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.4. MANFAAT PENELITIAN
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang
Sebagai bahan masukan dalam pengambilan keputusan mengenai fungsi
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
1.4.2. Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Menambah bahan masukan pada pengkajian dan pengembangan Ilmu
Kesehatan Masyarakat pada peminatan Administrasi Kebijakan Kesehatan tentang
rekam medis khususnya mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
9
1.4.3. Bagi Peneliti
Memberi pengalaman dalam pelaksanaan penelitian, menambah wawasan
mengenai rekam medis khususnya fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien.
1.5. KEASLIAN PENELITIAN
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian
Tahun
dan
No.
Tempat
Penelitian
1. Pengelolaan
Rois
2011
Rekam Medis Suseno Puskesmas
di Puskesmas
Mlati
I
Mlati
I
Kab.
Kabupaten
Sleman
Sleman (Suatu
Tinjauan dari
Aspek
Manajemen
Kearsipan)
Judul
Penelitian
2.
Perencanaan
Sistem Rekam
Medis
Berdasarkan
Input
dan
Proses
di
Tempat
Pendaftaran
Pasien Rawat
Jalan
Puskesmas
Banguntapan
II Kab. Bantul
Tahun 2011
Nama
Peneliti
Yuli
Uswatu
n
Khasan
ah,
Rosyid
ah
2011
Puskesmas
Banguntap
an II Kab.
Bantul
Rancangan
Penelitian
Observasion
al dengan
metode
kualitatif
Deskriptif
dengan
pendekatan
kualitatif
Variabel
Hasil
Penelitian Penelitian
Variabel
terikat:
Pengelolaa
n
rekam
medis
Variabel
bebas:
aspek
manajeme
n kearsipan
Pelaksana
an
pengelolaa
n rekam
medis
sudah
baik,
namun
proses
penyusuta
n rekam
medis
inaktif
tidak
berjalan
Variabel
SDM
terikat:
belum
Perencanaa mencukup
n
sistem i, belum
rekam
terdapat
medis
SOP,
Variabel
prosedur
bebas:
kerja dan
Input dan Instruksi
Proses
Kerja
10
3.
Gambaran
Pelaksanaan
Rekam Medis
di
Balai
Pengobatan
RS Gigi &
Mulut UNSRI
Berdasarkan
Permenkes RI
No.
269
Tahun 2008
Winda
h M.
Longku
toy,
Erwin
Kristan
to,
Jimmy
Maryo
no
2012
Rumah
sakit Gigi
dan Mulut
UNSRI
Manado
Deskriptif
dengan
pendekatan
kualitatif
Variabel
terikat:
Pelaksanaa
n
rekam
medis
Variabel
bebas:
Permenkes
RI No. 269
Tahun
2008
Pengorgan
isasian,
pembinaan
dan
pengawasa
n rekam
medis
100%
tidak
sesuai
dengan
Permenkes
No. 269
Tahun
2008
Beberapa hal yang membedakan penelitian ini dengan penelitian-penelitian
sebelumnya adalah sebagai berikut :
1) Penelitian mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang belum pernah
dilakukan.
2) Fokus pada penelitian ini adalah fungsi manajemen yang meliputi fungsi
perencanaan,
fungsi
pengorganisasian,
fungsi
pelaksanaan,
fungsi
pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.6. RUANG LINGKUP PENELITIAN
1.6.1. Ruang Lingkup Tempat
Penelitian dilakukan di Puskesmas Kedungmundu Semarang pada bagian
pengelolaan sistem rekam medis pasien.
11
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada bulan Februari tahun 2016.
1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan
Penelitian ini merupakan penelitian dalam Ilmu Kesehatan Masyarakat
bidang
Administrasi
Kebijakan
Kesehatan
khususnya
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis.
mengenai
fungsi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. LANDASAN TEORI
2.1.1. Manajemen
2.1.1.1. Pengertian Manajemen
Manajemen menurut Scanlan dan Key dalam Sulaeman (2011: 68) adalah
koordinasi dan pengintegrasian dari semua sumber-sumber daya (manusia dan
cara) untuk menyelesaikan hasil-hasil yang khusus dan bervariasi. Sedangkan
menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan
terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari beberapa
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber
daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (Alamsyah, 2011: 4).
Beberapa hal yang menyebabkan manajemen sangat diperlukan (Muninjaya,
2012: 18):
1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan
pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya
2) Perusahaan akan dapat barhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik
3) Manajemen yang baik jika dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemboroasan-pemborosan
5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada dalam proses manajemen tersebut
12
13
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur
8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap tindakan kerjasama sekelompok
orang.
2.1.1.2. Sarana Manajemen
Menurut Alamsyah (2011: 6), dalam ilmu manajemen dikenal beberapa
sarana atau alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan yang
kemudian disebut sumber daya. Sarana atau alat manajemen tersebut antara lain :
1) Man (Tenaga atau Manusia)
Untuk melaksanakan fungsi manajemen dengan setepat-tepatnya maupun
untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan maka salah satu
sumber yang diperlukan adalah tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah
maupun mutunya. Manusia adalah unsur yang mutlak diperlukan bagi berhasilnya
pencapaian tujuan organisasi. Tanpa manusia tidak akan ada kegiatan. Tanpa
kegiatan, tujuan tidak akan tercapai.
2) Money (Dana/Biaya)
Biaya merupakan sumber yang sangat penting bagi pelaksanaan manajemen.
Hal ini dikarenakan untuk melakukan aktivitas membutuhkan dana, seperti upah
atau gaji manusia yang melakukan perencanaan dan mengadakan pengawasan.
Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar
tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai.
14
3) Material (Bahan, Sarana dan Prasarana)
Material berarti bahan-bahan atau data dan informasi yang diperlukan bagi
pencapaian tujuan dan bagi pelaksanaan fungsi manajemen serta dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan. Material tersebut dapat berupa obat, alat
kesehatan, alat administrasi perkantoran, sarana sistem pencacatan dan pelaporan
sarana kesehatan, sarana promosi kesehatan, sarana transportasi dan komunikasi.
4) Machines (Mesin atau Peralatan/Teknologi)
Mesin atau Peralatan/Teknologi digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran berupa SOP baik pelayanan kesehatan di dalam gedung maupun
di luar gedung.
5) Method (Metode)
Metode yaitu cara atau pendekatan yang digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran, yaitu berupa metode/cara pelaksanaan tugas, metode
penggerakan dan pemberdayaan pegawai, metode penggerakan dan pemberdayaan
masyarakat. Metode yang digunakan dalam proses manajemen adalah prosedur
kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur kerja disusun untuk
memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh
dalam menyelesaikan kegiatan.
6) Market and Marketing (Pasar dan Pemasaran)
Pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya individu dan
kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan
menciptakan, menawarkan, dan secara bebas mempertukarkan nilai suatu produk
atau pelayanan yang bernilai dengan pihak lain. Dengan menggunakan teknik
15
pemasaran, kampanye kesehatan dapat dilaksanakan secara lebih efisien, karena
dengan pendekatan teknik pemasaran, kebutuhan dan permintaan dari pasar yang
akan dilayaninya dapat diperhitungkan, sehingga upaya-upaya kesehatan yang
akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi pasar yang bersangkutan.
2.1.1.3. Fungsi Manajemen
Menurut John R. Schermerhorn, fungsi manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian penggunaan
sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tujuan-tujuan kinerja. GR. Terry
menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari planning (perencanaan),
organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan dan pelaksanaan), dan
controlling (pengawasan dan evaluasi). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien, pemimpin sarana pelayanan kesehatan dituntut untuk melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen secara terorganisasi, berurutan dan berkesinambungan
(Sulaeman, 2011: 71).
2.1.1.3.1. Perencanaan
Menurut Drucker dalam Azwar (2010: 182), perencanaan adalah suatu proses
kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat
pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan
perkiraan-perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan, mengorganisir
secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala
keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan
keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target
16
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang
telah disusun secara teratur dan baik.
Dalam fungsi perencanaan ada 3 aspek pokok yang harus diperhatikan, yaitu
hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning), perangkat organisasi
yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of
planning), dan proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan
(process of planning) (Azwar, 2010: 184). Sedangkan menurut Alamsyah (2011:
23) ciri-ciri perencanaan yang baik adalah:
1) Bagian dari sistem administrasi
Suatu perencanaan yang baik adalah menempatkan pekerjaan sebagian dari
sistem administrasi secara keseluruhan.
2) Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Suatu perencanaan yang baik adalah dilakukan secara terus menerus dan
secara berkelanjutan.
3) Berorientasi pada masa depan
Suatu perencanaan yang baik adalah berorientasi pada masa depan, artinya
setiap pekerjaan yang dilaksanakan mendatangkan kebaikan pada masa yang akan
datang.
4) Mampu menyelesaikan masalah
Suatu perencanaan yang baik adalah mampu menyelesaikan masalah dan
tantangan yang dihadapi.
17
5) Mempunyai tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang
dicantumkan secara jelas.
6) Bersifat mampu kelola
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti
bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan
dengan sumber daya.
Pada bidang kesehatan, proses perencanaan menggunakan pendekatan
pemecahan masalah (problem solving) dalam memecahkan masalah kesehatan.
Adapun langkah-langkahnya yaitu (Muninjaya, 2012: 51):
1) Identifikasi masalah kesehatan
Perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan
masyarakat di lingkungan organisasi yang berada di wilayahnya.
2) Menetapkan prioritas masalah kesehatan
Ada berbagai metode dalam menetapkan prioritas masalah yaitu teknik paho,
NGT, delphi, disease burden, analisa matrik, dan analisa kebijakan. Dari berbagai
metode tersebut harus dipilih satu metode yang dianggap paling cocok dalam
menetapkan prioritas masalah.
3) Menetapkan tujuan
Rencana kerja yang baik dan ingin mendapatkan hasil yang baik memerlukan
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut ada tujuan umum dan tujuan khusus.
18
4) Menetapkan alternatif pemecahan masalah
Menetapkan
alternatif
pemecahan
masalah
dapat
dilakukan
dengan
kesepakatan diantara anggota tim. Penetapan alternatif pemecahan masalah harus
dipilih yang paling sesuai dan dianggap dapat menyelesaikan permasalah dengan
efektif dan efisien.
5) Menyusun rencana kegiatan
Rencana yang baik adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Berbagia rencana
kerja dan rumusan kegiatan tersebut dikelompokkan dalam 3 macam yaitu pra
kegiatan (tahap persiapan), kegiatan (pelaksanaan), pasca kegiatan (tahap
penilaian atau evaluasi).
6) Menetapkan sasaran
Sasaran adalah kelompok masyarakat yang akan ditentukan oleh program
yang akan direncanakan. Sasaran dibagi menjadi 2 yaitu sasaran langsung dan
sasaran tidak langsung.
7) Rencana anggaran
Rancangan anggaran adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan
dalam pelaksanaan program. Rencana anggaran dikelompokkan menjadi biaya
personalia, biaya operasional, biaya sarana dan prasarana, serta biaya penilaian.
8) Rencana evaluasi
Rencana evaluasi dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu kegiatan,
dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan kegiatan serta untuk menentukan
kegiatan kedepannya yang sejenis.
19
2.1.1.3.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian menurut Handoko dalam Sulaeman (2011: 205) adalah (1)
penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi, (2) proses perancangan dan pengembangan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya, (3) penegasan tanggung jawab tertentu, (4)
pendelegasian wewenang, pelimpahan tugas dan tanggung jawab.
Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik dibutuhkan
prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi, yaitu mempunyai pendukung,
tujuan, kegiatan, pembagian tugas, perangkat organisasi, pembagian dan
pendelegasian wewenang, serta mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan
perintah dan arah (Azwar, 2010: 254). Sedangkan untuk dapat membentuk suatu
organisasi ada proses tertentu yang harus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari
berbagai langkah, yaitu (Muninjaya, 2012: 54) :
1) Memahami tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan pada pekerjaan pengorganisasian
adalah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut
sehingga jelas tolok ukurnya.
2) Memahami kegiatan
Langkah selanjutnya adalah memahami berbagai kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan, sehingga setiap kegiatan jelas arah dan
sasarannya.
20
3) Mengelompokkan kegiatan
Kegiatan yang banyak macamnya perlu lebih disederhanakan untuk dilakukan
pengelompokkan kegiatan, yaitu berdasarkan jenis kegiatan dan jumlah kegiatan.
4) Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan
Dalam mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan, langkahlangkah yang harus di lakukan adalah analisis tugas (job analysis), uraian tugas
(job description), dan penilaian tugas (job evaluation).
5) Melakukan pengelompokan jabatan
Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan
beraneka
ragam,
untuk
itu
sebagai
langkah
selanjutnya
dilakukan
pengelompokkan jabatan (position grouping).
6) Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi
Mengubah kelompok jabatan ke dalam satuan organisasi dengan metode yang
tepat, diantaranya adalah atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan, atas dasar
kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan, atas dasar kesamaan hasil dari
jabatan, atas dasar kesaman kelompok masyarakt yang memanfaatkan, atas dasar
kesamaan lokasi jabatan, dan kombinasi dari berbagai cara diatas.
7) Membentuk struktur organisasi
Langkah terakhir yaitu menyusun bernagai satuan organisasi dalam bentuk
bagan atau yang sering disebut struktur organisasi.
Struktur organisasi menurut Gibson, Ivancehevich, dan Donelly dalam
Sulaeman (2011: 217) diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif.
Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai 4 atribut
21
penting dari seluruh organisasi yaitu pembagian pekerjaan, dasar departementasi,
ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang.
2.1.1.3.3. Pelaksanaan
Penggerakan dan pelaksanaan disebut juga dengan fungsi aktuasi, yaitu upaya
menggerakkan pegawai sedemikian rupa sehingga pegawai memiliki komitmen
dan tanggung jawab, mendukung dan bekerja sama, memiliki kemauan dan
kemampuan kerja, menyukai pekerjaan, menjadi pagawai yang baik, serta
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sulaeman, 2011: 236).
Fungsi aktuasi tidak sekadar pekerjaan mekanis karena yang digerakkan
adalah manusia/pegawai. Oleh karena itu untuk suksesnya fungsi aktuasi
diperlukan beberapa faktor, yaitu faktor organisasi dan faktor pegawai. Tujuan
fungsi aktuasi menurut Muninjaya (2012: 69) adalah:
1) Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3) Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4) Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi
dan prestasi kerja staf
5) Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
2.1.1.3.4. Pengawasan dan Evaluasi
Menurut Azwar (2010: 317) batasan pengawasan banyak macamnya, antara
lain:
22
1) Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap
setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang telah
ditetapkan dalam rencana.
2) Pengawasan adalah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program
yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikiann rupa
sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik ada
beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu (Muninjaya, 2012: 74) :
1) Pengawasan harus bersifat khas
Pengawasan harus bersifat khas, artinya jelas sasaran dan tujuan yang ingin
dicapai serta ditujuakan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok saja.
2) Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan
Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
secara cepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan
balik yang dapat dimanfaatkan dengan segera.
3) Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan
pengawasan harus bersifat fleksibel yang artinya tanggap terhadap segala
perubahan yang terjadi, karena pengawasan yang terlalu kaku tidak akan
memberikan hasil yang optimal.
4) Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi
Pengawasan harus sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi,
terutama yang menyangkut hubungannya dengan struktur organisasi yang telah
ada.
23
5) Pengawasan harus mudah dilaksanakan
Dalam keadaan tertentu setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi
dapat melakuan pengawasan secara mandiri. Lebih lanjut untuk menjamin
kemudahan dalam pengawasan, berikanlah kesempatan pengawasan tersebut
kepada atasan langsung dari bawahan.
6) Hasil pengawasan harus mudah dimengerti
Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfatkan
untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak
tepat.
Menurut Sulaeman (2011: 305) proses pengawasan terdiri paling sedikit ada 5
tahapan,
yaitu
menetapkan
standar pelaksanaan,
penentuan
pengukuran
pelaksanaan kegiatan, pengukuran hasil kinerja nyata, pembandingan hasil aktual
dengan standar dan melakukan analisis penyimpangan, serta pengambilan
tindakan koreksi bila diperlukan.
Evaluasi secara sederhana berarti menguji, memperkirakan, mengukur dan
menilai. Evaluasi bergantung pada pemeriksaan atau pengukuran atau penilaian
yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi sehingga evaluasi dapat
terlaksana. Evaluasi memerlukan diadakannya pengukuran sejauh mana
masyarakat mendapatkan pelayanan yang direncanakan untuk memenuhi
kebutuhan mereka, dan manilai berapa besar keuntungan yang mereka dapat dari
pelayanan tersebut. Informasi yang dikumpulkan dipakai untuk memperbaiki
kuantitas, kualitas, aksesibilitas, dan efisiensi dari pelayanan (McMahon, 2013:
334).
24
2.1.2. Pendekatan Sistem
Menurut L. James Harvey dalam Azwar (2010: 25), pendekatan sistem adalah
penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu
rangkaian komponen-komponen yang berhubungan sehingga dapat berfungsi
sebagai satu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuatu disebut
sebagai sistem, apabila memiliki beberapa ciri pokok sistem. Ciri-ciri pokok
tersebut adalah:
1) Dalam sistem terdapat bagian atau elemen yang satu sama lain saling
berhubungan dan mempengaruhi yang kesemuanya membentuk satu
kesatuan, dalam arti semuanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama
yang telah ditetapkan.
2) Fungsi yang diperankan oleh masing-masing bagian atau elemen yang
membentuk satu kesatuan tersebut adalah dalam rangka mengubah masukan
menjadi ke
PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
FUNGSI MANAJEMEN PADA KEGIATAN
PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS
PASIEN DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU
SEMARANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
JURUSAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2016
i
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang
2016
ABSTRAK
Dewi Muyasaroh
Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien
di Puskesmas Kedungmundu
xv + 124 halaman + 4 tabel + 3 gambar + 13 lampiran
Rekam medis adalah catatan yang berisi tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis yang baik menggambarkan suatu pelayanan yang
baik, sedangkan rekam medis yang kurang baik menggambarkan tingkat
pelayanan medis yang kurang baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis
yang baik maka diperlukan pengelolaan rekam medis dengan manajemen yang
baik, sesuai dengan prosedur dan pedoman. Penelitian ini bertujuan untuk
mendeskripsikan fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang. Fungsi manajemen tersebut
terdiri dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi.
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode fenomenologi.
Informan utamanya adalah Kepala Puskesmas Kedungmundu dan 3 orang petugas
di bagian rekam medis. Informan triangulasi yaitu Dinas Kesehatan Kota
Semarang bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar dan 2 orang pasien yaitu
pasien lama dan pasien baru. Teknik pengambilan data dilakukan dengan
wawancara mendalam dan observasi menggunakan pedoman wawancara dan
pedoman observasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi perencanaan dan pengawasan
serta evaluasi sudah berjalan dengan baik, namun belum ada evaluasi untuk rekam
medis yang tidak lengkap. Fungsi pengorganisasian belum berjalan dengan baik
karena tidak ada struktur organisasi dan pembagian tugas. Sedangkan fungsi
pelaksanaan yaitu pada kegiatan coding/indexing dan analysing/reporting sudah
berjalan sesuai pedoman, namun pada kegiatan penerimaan pasien, assembling,
filing belum sesuai dengan pedoman.
Puskesmas hendaknya melakukan perencanaan untuk pengembangan SDM
dan evaluasi rekam medis, serta membuat struktur organisasi dan pembagian
tugas untuk petugas di bagian rekam medis agar kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien berjalan dengan baik, terarah, sesuai dengan pedoman dan
prosedur.
Kata Kunci: Rekam Medis, Sistem, Manajemen
Kepustakaan: 38 (2004-2015)
ii
Department of Public Health
Faculty of Sport Science
State University of Semarang
2016
ABSTRACT
Dewi Muyasaroh
Management Functions in the Management of Patient Medical Records System
in Puskesmas Kedungmundu Semarang
xv + 124 pages + 4 tables + 3 images + 13 attachments
Medical records are records containing the identity of the patient, results of
diagnostic tests, treatments, any therapeutic medicines or procedures and other medical
services that have been given to patients. Good medical records describe a good service,
while medical records are less well describe the level of medical services that are less
good. To create a good medical record service it is necessary to manage medical records
with good management, in accordance with the procedures and guidelines. This study
aimed to describe management functions in the management of patient medical records
system in Puskesmas Kedungmundu Semarang. The management function consists of the
functions of planning, organizing, implementing, monitoring and evaluation.
This research is a qualitative research with phenomenological method. The main
informant was Head of Puskesmas Kedungmundu and 3 officers at the medical record.
Informants triangulation is part of Semarang City Health Office of Basic Health Services
Section and 2 patients are older patient and new patient. Techniques of data retrieval is
done by in-depth interviews and observation using interview guidelines and observation
guidelines.
The results showed that the function of planning and monitoring and evaluation has
been running well, but there is no evaluation of medical records is incomplete. Function
of organizing not worked well because there is no structure organizational and division
of tasks. While the function of implementation, namely on the activities of coding /
indexing and analyzing / reporting is going according to the guidelines, but the activities
of patient acceptance, assembling, filing is not in accordance with the guidelines.
The health center is supposed to plan for human resource development and
evaluation of medical records, as well as create an organizational structure and division
of tasks to the officer at the medical records of that activity management system of
medical records of patients going well, focused, appropriate guidelines and procedures.
Keywords: Medical Record, System, Management
Bibliography: 38 (2004-2015)
iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
Nothing impossible, anything can happen as long as we believe
Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan, sesungguhnya
bersama kesulitan ada kemudahan (QS. Asy-Syarh: 5-6)
PERSEMBAHAN
Tanpa mengurangi rasa syukur kepada
Allah
SWT,
skripsi
ini
penulis
persembahkan untuk:
1.
Ibunda
(Jazilah)
dan
Ayahanda
(Wahyadi), sebagai wujud Dharma
Bhakti Ananda
2.
vi
Almamater Unnes
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan nikmat
dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Fungsi Manajemen pada Kegiatan Pengelolaan Sistem Rekam Media Pasien di
Puskesmas Kedungmundu Semarang”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi
persyaratan memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat di Jurusan Ilmu
Kesehatan
Masyarakat
Fakultas
Ilmu
Keolahragaan
Universitas
Negeri
Seamarang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak mungkin terselesaikan dengan baik
tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
penulis menyampaikan terima kasih setulus hati kepada yang terhormat:
1.
Dekan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Semarang, Ibu Prof.
Dr. Tandiyo Rahayu, M.Pd., atas ijin penelitian yang telah diberikan
2.
Ketua Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang, Irwan Budiono, SKM, M.Kes (Epid), atas ijin
penelitian yang diberikan
3.
Dosen pembimbing, dr. Fitri Indrawati, M.P.H., yang telah memberikan
bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyusunan skripsi ini
4.
Dosen penguji, Prof. Dr. dr. Oktiaworo K.H., M.Kes dan dr. Mahalul Azam,
M.Kes yang telah memberikan bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam
penyusunan skripsi ini
vii
5.
Seluruh dosen dan staf Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas
Negeri Semarang
6.
Kepala Puskesmas Kedungmundu Semarang yang telah memberikan ijin
untuk melakukan pengambilan data dan penelitian
7.
Kedua orang tua saya (Ibu Jazilah dan Bapak Wahyadi), kakak saya Emma
Stya Arifah, S.Hum dan Adik saya Khofifah Munawaroh, serta seluruh
keluarga tercinta yang telah memberi bantuan dan dorongan baik materil
maupun spiritual sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini
8.
Sahabat baikku (Sri Rahayu, Alifah, Enik, Erna, Arum) atas doa, bantuan,
semangat dan motivasi yang telah diberikan sampai selesainya skripsi
9.
Seluruh teman-teman Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Negeri
Semarang angkatan 2012
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga
penulis mengharapkan masukan-masukan dari semua pihak guna penyempurnaan
karya selanjutnya.
Semarang, Mei 2016
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ................................................................................................................. i
ABSTRAK ........................................................................................................... ii
ABSTRACT ......................................................................................................... iii
PERNYATAAN ................................................................................................... iv
PENGESAHAN ................................................................................................... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
1.1.
Latar Belakang Penelitian ....................................................................... 1
1.2.
Rumusan Masalah ................................................................................... 7
1.3.
Tujuan Penelitian .................................................................................... 8
1.3.1.
Tujuan Umum ......................................................................................... 8
1.3.2.
Tujuan Khusus ........................................................................................ 8
1.4.
Manfaat Hasil Penelitian ......................................................................... 8
1.4.1.
Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang ............................................. 8
1.4.2.
Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat .............................................. 8
ix
Halaman
1.4.3.
Bagi Peneliti ............................................................................................ 9
1.5.
Keaslian Penelitian.................................................................................. 9
1.6.
Ruang Lingkup Penelitian....................................................................... 10
1.6.1.
Ruang Lingkup Tempat .......................................................................... 10
1.6.2.
Ruang Lingkup Waktu ............................................................................ 11
1.6.3.
Ruang Lingkup Keilmuan ....................................................................... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 12
2.1.
Landasan Teori........................................................................................ 12
2.1.1.
Manajemen .............................................................................................. 12
2.1.2.
Pendekatan Sistem .................................................................................. 24
2.1.3.
Rekam Medis .......................................................................................... 26
2.1.4.
Kebijakan Rekam Medis Puskesmas ...................................................... 41
2.1.5.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas ......................................... 42
2.2.
Kerangka Teori ....................................................................................... 45
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 46
3.1.
Alur Pikir ................................................................................................ 46
3.2.
Fokus Penelitian ...................................................................................... 46
3.3.
Jenis dan Rancangan Penelitian .............................................................. 46
3.4.
Sumber Informasi.................................................................................... 47
3.4.1.
Data Primer ............................................................................................. 47
3.4.2.
Data Sekunder ......................................................................................... 48
3.5.
Instrumen Penelitian dan Teknik Pengambilan Data .............................. 49
x
Halaman
3.5.1.
Instrumen Penelitian ............................................................................... 49
3.5.2.
Teknik Pengambilan Data ....................................................................... 50
3.6.
Prosedur Penelitian ................................................................................. 51
3.6.1.
Pra Penelitian .......................................................................................... 52
3.6.2.
Pelaksanaan Penelitian ............................................................................ 52
3.6.3.
Pasca Penelitian ...................................................................................... 52
3.7.
Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................. 52
3.8.
Teknik Analisis Data............................................................................... 53
BAB IV ................................................................................................................. 54
4.1.
Gambaran Umum .................................................................................... 54
4.1.1.
Gambaran Umum Tempat Penelitian...................................................... 54
4.1.2.
Karakteristik Informan Utama ................................................................ 55
4.1.3.
Karakteristik Informan Triangulasi......................................................... 57
4.2.
Hasil Penelitian ....................................................................................... 58
4.2.1.
Perencanaan ............................................................................................ 58
4.2.2.
Pengorganisasian..................................................................................... 67
4.2.3.
Pelaksanaan ............................................................................................. 71
4.2.4.
Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 86
BAB V PEMBAHASAN ..................................................................................... 97
5.1.
Pembahasan............................................................................................. 97
5.1.1.
Perencanaan ............................................................................................ 97
5.1.2.
Pengorganisasian..................................................................................... 101
xi
Halaman
5.1.3.
Pelaksanaan ............................................................................................. 104
5.1.4.
Pengawasan dan Evaluasi ....................................................................... 116
5.2.
Hambatan Penelitian ............................................................................... 121
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 122
6.1.
Simpulan ................................................................................................. 122
6.2.
Saran ....................................................................................................... 123
6.2.1.
Untuk Dinas Kesehatan Kota Semarang ................................................. 123
6.2.2.
Untuk Puskesmas Kedungmundu ........................................................... 123
6.2.3.
Untuk Peneliti Selanjutnya ..................................................................... 123
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 124
LAMPIRAN ......................................................................................................... 128
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian ............................................................................... 9
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan .......... 36
Tabel 4.1. Karakteristik Informan Utama ............................................................. 56
Tabel 4.2. Karakteristik Informan Triangulasi ...................................................... 57
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Alur Rekam Medis di Puskesmas .................................................... 38
Gambar 2.2. Kerangka Teori ................................................................................ 45
Gambar 3.1. Bagan Alur Pikir Penelitian ............................................................. 46
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Ethical Clearance ............................................................................ 128
Lampiran 2. Surat Keputusan Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi ................ 129
Lampiran 3. Surat Ijin Pengambilan Data awal dari Fakultas .............................. 130
Lampiran 4. Surat Ijin Pengambilan Data Awal dari Dinkes Kota Semarang ..... 131
Lampiran 5. Surat Ijin Penelitian dari Fakultas .................................................... 132
Lampiran 6. Surat Ijin Penelitian dari Kesbangpol Kota Semarang .................... 133
Lampiran 7. Surat Ijin Penelitian dari Dinkes Kota Semarang ............................ 134
Lampiran 8. Surat Keterangan Telah Melaksanakan Penelitian .......................... 135
Lampiran 9. Pedoman Wawancara ....................................................................... 137
Lampiran 10. Pedoman Observasi ........................................................................ 147
Lampiran 11. Transkrip Wawancara ..................................................................... 150
Lampiran 12. Hasil Observasi ............................................................................... 172
Lampiran 13. Dokumentasi ................................................................................... 175
xv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam medis
mempunyai peranan yang penting dalam menunjang pelaksanaan Sistem
Kesehatan Nasional (SKN) (Sanjoyo, 2013: 1). Kewajiban pengadaan rekam
medis bagi setiap dokter atau dokter gigi telah diberlakukan sejak tahun 1989
melalui Permenkes RI Nomor 749a yang telah direvisi menjadi Permenkes RI
Nomor 269 Tahun 2008 tentang rekam medis. Kewajiban mengadakan rekam
medis tersebut juga tertuang dalam UU RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik
kedokteran, termasuk di dalamnya adalah pengisian rekam medis dengan akurat,
lengkap dan tepat waktu. Disebutkan pula pada Permenkes RI Nomor 269 Tahun
2008 pasal 7 bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis (Menkes
RI, 2008: 5).
Berdasarkan Permenkes RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat
1, rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Pada dasarnya dokumen rekam medis adalah milik
sarana pelayanan kesehatan dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan
bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh
orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Menkes RI, 2008: 6).
Sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien. Menurut Thomas (2009: 5),
1
2
informasi dalam dokumen rekam medis pasien bersifat rahasia dan tidak boleh
dilepaskan tanpa persetujuan dari pasien kecuali dalam beberapa situasi tertentu.
Disebutkan dalam UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan pasal 7 bahwa
setiap orang berhak memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya
termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari
tenaga kesehatan.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit / puskesmas / tempat
pelayanan kesehatan lainnya. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak
akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan (Depkes RI, 2006: 13). Menurut Wong dan Elizabeth (2009: 253),
pelayanan yang baik digambarkan oleh rekam medis yang baik, sedangkan rekam
medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang
baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan
pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai dengan prosedur dan pedoman
(Ndabambi dkk, 2014: 4).
Sistem pengelolaan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya
sama dengan rekam medis Rumah Sakit (Sarake, 2014: 82). Menurut pedoman
penyelenggaraan rekam medis Rumah Sakit, sistem pengelolaan rekam medis
meliputi assembling (penataan dan pemeriksaan dokumen rekam medis), coding
(pemberian
kode),
indexing
(tabulasi),
filing
(penyimpanan)
dan
3
analysing/reporting (mengubah data menjadi informasi) (Depkes RI, 2006: 57).
Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman
dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap catatan rekam medis.
Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang
tidak menjalankan sistem pengelolaan rekam medis dengan baik (Konsil
Kedokteran Indonesia, 2006: 1). Menurut penelitian Wong dan Elizabeth (2009:
257), disebutkan setiap sarana pelayanan kesehatan memerlukan manajemen
dalam mengelola rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik
sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap dan akurat untuk
menunjang kualitas pelayanan di sarana pelayanan kesehatan.
Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang strategis
dalam mendukung terwujudnya perubahan status kesehatan masyarakat menuju
peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan derajat
kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan sistem pelayanan
kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat,
diantaranya adalah dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan medis
(Kemenkes RI, 2014: 27). Dalam mencapai tujuannya tersebut Puskesmas dituntut
untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi-fungsi yang harus
dilaksanakan oleh pimpinan Puskesmas secara terorganisasi, berurutan, dan
berkesinambungan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut yaitu fungsi perencanaan,
fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan dan evaluasi
(Sulaeman, 2011: 71).
4
Puskesmas Kedungmundu merupakan salah satu Puskesmas di Kota
Semarang dan merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Dinas
Kesehatan Kota Semarang. Berdasarkan Data Dinas Kesehatan Kota Semarang
dari tahun 2011 sampai tahun 2015, Puskesmas Kedungmundu merupakan
Puskesmas yang memiliki jumlah kunjungan pasien tertinggi, walaupun pada
setiap tahunnya jumlah kunjungan pasien tersebut mengalami fluktuasi. Jumlah
pasien tersebut yaitu 105.103 pasien pada tahun 2011, 107.753 pasien pada tahun
2012, 85.018 pasien pada tahun 2013, 75.592 pasien pada tahun 2014, dan 68.978
pasien pada tahun 2015. Sedangkan berdasarkan observasi awal, pengelolaan
rekam medis di Puskesmas Kedungmundu masih menggunakan cara manual,
yaitu mulai dari pelayanan pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis pasien,
pencatatan rekam medis pasien, pendistribusian rekam medis pada poli
pengobatan yang dituju, dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Selain
manual, untuk pengolahan data dan penyimpanan data pasien, Puskesmas
Kedungmundu menggunakan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) dan SIMPUS.
Ditempat penyimpanan / filing, dokumen rekam medis disimpan dengan
sistem family folder yaitu satu folder rekam medis dimiliki oleh satu keluarga.
Dokumen rekam medis disimpan dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing), sedangkan sistem
penomorannya menggunakan unit numbering system dan dikelompokkan
berdasarkan kode kelurahan. Menurut penelitian Thomas (2009: 3) disebutkan
bahwa kelemahan penyimpanan dokumen rekam medis pasien secara manual
adalah kemungkinan terjadinya missfiled, redudansi data, unintegrated data,
5
human error dan terlambatnya informasi. Selain itu rak penyimpanan yang penuh
menyebabkan kendala dalam menata pertambahan dokumen rekam medis.
Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan akan sulit
diprediksikan.
Pada tempat penyimpanan tersebut, dokumen rekam medis belum tertangani
dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan. Ditemukan pula dokumen rekam medis yang memiliki jumlah
ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama dan ditemukan rekam medis
pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor penyimpanan. Tidak
ditemukannya dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan salah satunya
disebabkan karena keterlambatan pengembalian rekam medis dari ruang
pemeriksaan selama beberapa hari. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP
pengembalian rekam medis Puskesmas Kedungmundu. Disebutkan dalam SOP
bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien adalah≤ 24 jam terhitung
setelah selesai memberikan pelayanan kepada pasien atau setelah pasien
dinyatakan pulang. Permasalahan tersebut juga mengakibatkan petugas kesulitan
dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan melebihi standar
waktu yang telah ditentukan yaitu 3 menit. Jika dalam jangka waktu lebih dari 3
menit tidak ditemukan, maka pasien akan dibuatkan formulir baru, sehingga
menyebabkan pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan dan gambaran
riwayat penyakit pasien tidak akurat.
Jumlah petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu adalah 3
orang. Tiga petugas tersebut 1 diantaranya merangkap menjadi sopir. Jumlah rata-
6
rata kunjungan pasien per hari mencapai 200 pasien. Jika salah satu petugas ijin
mengerjakan tugas lain dan dengan kondisi banyaknya kunjungan pasien, petugas
lain merasa kesulitan dan kewalahan dalam mencari dokumen rekam medis pasien
karena kurangnya SDM yang berada di bagian rekam medis.
Menurut salah satu petugas di bagian rekam medis Puskesmas Kedungmundu
tersebut, dokumen rekam medis di tempat penyimpanan selama kurang lebih 5
tahun belum diadakan penyusutan untuk memisahkan dan memusnahkan rekam
medis pasien yang sudah tidak aktif dan rekam medis yang jumlahnya ganda,
sehingga menyebabkan penuhnya volume rekam medis di rak penyimpanan dan
membutuhkan tempat yang lebih besar untuk menyimpan rekam medis pasien
baru. Tempat penyimpanan rekam medis yang tidak memadai menyebabkan
petugas kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis ke rak
penyimpanan. Menurut Ndabambi dkk. (2014: 4), dokumen rekam medis pasien
perlu pengelolaan yang baik melalui tempat penyimpanan yang tepat, sehingga
tercapai kemudahan penyediaan dan keamanan dokumen rekam medis untuk
melindungi privasi dan kerahasiaan informasi pasien. Disebutkan pula dalam
Permenkes RI Nomor 269 tahun 2008 pasal 9 bahwa rekam medis pada sarana
pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah
batas waktu tersebut rekam medis dapat dimusnahkan.
Dalam pengumpulan laporan bulanan, petugas menyebutkan bahwa
Puskesmas Kedungmundu terkadang mengalami keterlambatan. Hal ini
dikarenakan keterlambatan pengumpulan laporan dari Puskesmas Pembantu
7
(Pustu). Berdasarkan penelitian Handayani, dkk. (2013: 1), disebutkan bahwa
pengiriman laporan yang tepat waktu akan sangat membantu dalam meningkatkan
efektifitas pembinaan dan pengawasan pemberi pelayanan kesehatan. Jika
keadaan tersebut terus berlangsung, pemanfaatan informasi untuk kepentingan
perencanaan, pemantauan, dan penilaian program kerja Puskesmas tidak akan
tepat sasaran. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap,
serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat,
lengkap dan tepat waktu (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006 : 12).
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang akan
diteliti adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang yang meliputi :
1) Bagaimana fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
2) Bagaimana fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
3) Bagaimana fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
4) Bagaimana fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang?
8
1.3. TUJUAN PENELITIAN
1.3.1. Tujuan Umum
Mengetahui fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.3.2. Tujuan Khusus
1) Mengetahui fungsi perencanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
2) Mengetahui fungsi pengorganisasian pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
3) Mengetahui fungsi pelaksanaan pada kegiatan pengelolaan sistem rekam
medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
4) Mengetahui fungsi pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.4. MANFAAT PENELITIAN
1.4.1. Bagi Puskesmas Kedungmundu Semarang
Sebagai bahan masukan dalam pengambilan keputusan mengenai fungsi
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien.
1.4.2. Bagi Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Menambah bahan masukan pada pengkajian dan pengembangan Ilmu
Kesehatan Masyarakat pada peminatan Administrasi Kebijakan Kesehatan tentang
rekam medis khususnya mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
9
1.4.3. Bagi Peneliti
Memberi pengalaman dalam pelaksanaan penelitian, menambah wawasan
mengenai rekam medis khususnya fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan
sistem rekam medis pasien.
1.5. KEASLIAN PENELITIAN
Tabel 1.1. Keaslian Penelitian
Tahun
dan
No.
Tempat
Penelitian
1. Pengelolaan
Rois
2011
Rekam Medis Suseno Puskesmas
di Puskesmas
Mlati
I
Mlati
I
Kab.
Kabupaten
Sleman
Sleman (Suatu
Tinjauan dari
Aspek
Manajemen
Kearsipan)
Judul
Penelitian
2.
Perencanaan
Sistem Rekam
Medis
Berdasarkan
Input
dan
Proses
di
Tempat
Pendaftaran
Pasien Rawat
Jalan
Puskesmas
Banguntapan
II Kab. Bantul
Tahun 2011
Nama
Peneliti
Yuli
Uswatu
n
Khasan
ah,
Rosyid
ah
2011
Puskesmas
Banguntap
an II Kab.
Bantul
Rancangan
Penelitian
Observasion
al dengan
metode
kualitatif
Deskriptif
dengan
pendekatan
kualitatif
Variabel
Hasil
Penelitian Penelitian
Variabel
terikat:
Pengelolaa
n
rekam
medis
Variabel
bebas:
aspek
manajeme
n kearsipan
Pelaksana
an
pengelolaa
n rekam
medis
sudah
baik,
namun
proses
penyusuta
n rekam
medis
inaktif
tidak
berjalan
Variabel
SDM
terikat:
belum
Perencanaa mencukup
n
sistem i, belum
rekam
terdapat
medis
SOP,
Variabel
prosedur
bebas:
kerja dan
Input dan Instruksi
Proses
Kerja
10
3.
Gambaran
Pelaksanaan
Rekam Medis
di
Balai
Pengobatan
RS Gigi &
Mulut UNSRI
Berdasarkan
Permenkes RI
No.
269
Tahun 2008
Winda
h M.
Longku
toy,
Erwin
Kristan
to,
Jimmy
Maryo
no
2012
Rumah
sakit Gigi
dan Mulut
UNSRI
Manado
Deskriptif
dengan
pendekatan
kualitatif
Variabel
terikat:
Pelaksanaa
n
rekam
medis
Variabel
bebas:
Permenkes
RI No. 269
Tahun
2008
Pengorgan
isasian,
pembinaan
dan
pengawasa
n rekam
medis
100%
tidak
sesuai
dengan
Permenkes
No. 269
Tahun
2008
Beberapa hal yang membedakan penelitian ini dengan penelitian-penelitian
sebelumnya adalah sebagai berikut :
1) Penelitian mengenai fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem
rekam medis pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang belum pernah
dilakukan.
2) Fokus pada penelitian ini adalah fungsi manajemen yang meliputi fungsi
perencanaan,
fungsi
pengorganisasian,
fungsi
pelaksanaan,
fungsi
pengawasan dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
pasien di Puskesmas Kedungmundu Semarang.
1.6. RUANG LINGKUP PENELITIAN
1.6.1. Ruang Lingkup Tempat
Penelitian dilakukan di Puskesmas Kedungmundu Semarang pada bagian
pengelolaan sistem rekam medis pasien.
11
1.6.2. Ruang Lingkup Waktu
Penelitian dilakukan pada bulan Februari tahun 2016.
1.6.3. Ruang Lingkup Keilmuan
Penelitian ini merupakan penelitian dalam Ilmu Kesehatan Masyarakat
bidang
Administrasi
Kebijakan
Kesehatan
khususnya
manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis.
mengenai
fungsi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. LANDASAN TEORI
2.1.1. Manajemen
2.1.1.1. Pengertian Manajemen
Manajemen menurut Scanlan dan Key dalam Sulaeman (2011: 68) adalah
koordinasi dan pengintegrasian dari semua sumber-sumber daya (manusia dan
cara) untuk menyelesaikan hasil-hasil yang khusus dan bervariasi. Sedangkan
menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan
terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Dari beberapa
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber
daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (Alamsyah, 2011: 4).
Beberapa hal yang menyebabkan manajemen sangat diperlukan (Muninjaya,
2012: 18):
1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan
pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya
2) Perusahaan akan dapat barhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik
3) Manajemen yang baik jika dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
semua potensi yang dimiliki
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemboroasan-pemborosan
5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada dalam proses manajemen tersebut
12
13
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur
8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap tindakan kerjasama sekelompok
orang.
2.1.1.2. Sarana Manajemen
Menurut Alamsyah (2011: 6), dalam ilmu manajemen dikenal beberapa
sarana atau alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan yang
kemudian disebut sumber daya. Sarana atau alat manajemen tersebut antara lain :
1) Man (Tenaga atau Manusia)
Untuk melaksanakan fungsi manajemen dengan setepat-tepatnya maupun
untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan maka salah satu
sumber yang diperlukan adalah tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah
maupun mutunya. Manusia adalah unsur yang mutlak diperlukan bagi berhasilnya
pencapaian tujuan organisasi. Tanpa manusia tidak akan ada kegiatan. Tanpa
kegiatan, tujuan tidak akan tercapai.
2) Money (Dana/Biaya)
Biaya merupakan sumber yang sangat penting bagi pelaksanaan manajemen.
Hal ini dikarenakan untuk melakukan aktivitas membutuhkan dana, seperti upah
atau gaji manusia yang melakukan perencanaan dan mengadakan pengawasan.
Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar
tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai.
14
3) Material (Bahan, Sarana dan Prasarana)
Material berarti bahan-bahan atau data dan informasi yang diperlukan bagi
pencapaian tujuan dan bagi pelaksanaan fungsi manajemen serta dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan. Material tersebut dapat berupa obat, alat
kesehatan, alat administrasi perkantoran, sarana sistem pencacatan dan pelaporan
sarana kesehatan, sarana promosi kesehatan, sarana transportasi dan komunikasi.
4) Machines (Mesin atau Peralatan/Teknologi)
Mesin atau Peralatan/Teknologi digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran berupa SOP baik pelayanan kesehatan di dalam gedung maupun
di luar gedung.
5) Method (Metode)
Metode yaitu cara atau pendekatan yang digunakan untuk mengubah masukan
menjadi keluaran, yaitu berupa metode/cara pelaksanaan tugas, metode
penggerakan dan pemberdayaan pegawai, metode penggerakan dan pemberdayaan
masyarakat. Metode yang digunakan dalam proses manajemen adalah prosedur
kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur kerja disusun untuk
memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh
dalam menyelesaikan kegiatan.
6) Market and Marketing (Pasar dan Pemasaran)
Pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya individu dan
kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan
menciptakan, menawarkan, dan secara bebas mempertukarkan nilai suatu produk
atau pelayanan yang bernilai dengan pihak lain. Dengan menggunakan teknik
15
pemasaran, kampanye kesehatan dapat dilaksanakan secara lebih efisien, karena
dengan pendekatan teknik pemasaran, kebutuhan dan permintaan dari pasar yang
akan dilayaninya dapat diperhitungkan, sehingga upaya-upaya kesehatan yang
akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi pasar yang bersangkutan.
2.1.1.3. Fungsi Manajemen
Menurut John R. Schermerhorn, fungsi manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian penggunaan
sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tujuan-tujuan kinerja. GR. Terry
menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari planning (perencanaan),
organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan dan pelaksanaan), dan
controlling (pengawasan dan evaluasi). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien, pemimpin sarana pelayanan kesehatan dituntut untuk melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen secara terorganisasi, berurutan dan berkesinambungan
(Sulaeman, 2011: 71).
2.1.1.3.1. Perencanaan
Menurut Drucker dalam Azwar (2010: 182), perencanaan adalah suatu proses
kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat
pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan
perkiraan-perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan, mengorganisir
secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala
keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan
keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target
16
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang
telah disusun secara teratur dan baik.
Dalam fungsi perencanaan ada 3 aspek pokok yang harus diperhatikan, yaitu
hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning), perangkat organisasi
yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of
planning), dan proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan
(process of planning) (Azwar, 2010: 184). Sedangkan menurut Alamsyah (2011:
23) ciri-ciri perencanaan yang baik adalah:
1) Bagian dari sistem administrasi
Suatu perencanaan yang baik adalah menempatkan pekerjaan sebagian dari
sistem administrasi secara keseluruhan.
2) Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
Suatu perencanaan yang baik adalah dilakukan secara terus menerus dan
secara berkelanjutan.
3) Berorientasi pada masa depan
Suatu perencanaan yang baik adalah berorientasi pada masa depan, artinya
setiap pekerjaan yang dilaksanakan mendatangkan kebaikan pada masa yang akan
datang.
4) Mampu menyelesaikan masalah
Suatu perencanaan yang baik adalah mampu menyelesaikan masalah dan
tantangan yang dihadapi.
17
5) Mempunyai tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang
dicantumkan secara jelas.
6) Bersifat mampu kelola
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti
bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan
dengan sumber daya.
Pada bidang kesehatan, proses perencanaan menggunakan pendekatan
pemecahan masalah (problem solving) dalam memecahkan masalah kesehatan.
Adapun langkah-langkahnya yaitu (Muninjaya, 2012: 51):
1) Identifikasi masalah kesehatan
Perencanaan kesehatan adalah mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan
masyarakat di lingkungan organisasi yang berada di wilayahnya.
2) Menetapkan prioritas masalah kesehatan
Ada berbagai metode dalam menetapkan prioritas masalah yaitu teknik paho,
NGT, delphi, disease burden, analisa matrik, dan analisa kebijakan. Dari berbagai
metode tersebut harus dipilih satu metode yang dianggap paling cocok dalam
menetapkan prioritas masalah.
3) Menetapkan tujuan
Rencana kerja yang baik dan ingin mendapatkan hasil yang baik memerlukan
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut ada tujuan umum dan tujuan khusus.
18
4) Menetapkan alternatif pemecahan masalah
Menetapkan
alternatif
pemecahan
masalah
dapat
dilakukan
dengan
kesepakatan diantara anggota tim. Penetapan alternatif pemecahan masalah harus
dipilih yang paling sesuai dan dianggap dapat menyelesaikan permasalah dengan
efektif dan efisien.
5) Menyusun rencana kegiatan
Rencana yang baik adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Berbagia rencana
kerja dan rumusan kegiatan tersebut dikelompokkan dalam 3 macam yaitu pra
kegiatan (tahap persiapan), kegiatan (pelaksanaan), pasca kegiatan (tahap
penilaian atau evaluasi).
6) Menetapkan sasaran
Sasaran adalah kelompok masyarakat yang akan ditentukan oleh program
yang akan direncanakan. Sasaran dibagi menjadi 2 yaitu sasaran langsung dan
sasaran tidak langsung.
7) Rencana anggaran
Rancangan anggaran adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan
dalam pelaksanaan program. Rencana anggaran dikelompokkan menjadi biaya
personalia, biaya operasional, biaya sarana dan prasarana, serta biaya penilaian.
8) Rencana evaluasi
Rencana evaluasi dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu kegiatan,
dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan kegiatan serta untuk menentukan
kegiatan kedepannya yang sejenis.
19
2.1.1.3.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian menurut Handoko dalam Sulaeman (2011: 205) adalah (1)
penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi, (2) proses perancangan dan pengembangan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan
lingkungan yang melingkupinya, (3) penegasan tanggung jawab tertentu, (4)
pendelegasian wewenang, pelimpahan tugas dan tanggung jawab.
Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik dibutuhkan
prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi, yaitu mempunyai pendukung,
tujuan, kegiatan, pembagian tugas, perangkat organisasi, pembagian dan
pendelegasian wewenang, serta mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan
perintah dan arah (Azwar, 2010: 254). Sedangkan untuk dapat membentuk suatu
organisasi ada proses tertentu yang harus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari
berbagai langkah, yaitu (Muninjaya, 2012: 54) :
1) Memahami tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan pada pekerjaan pengorganisasian
adalah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut
sehingga jelas tolok ukurnya.
2) Memahami kegiatan
Langkah selanjutnya adalah memahami berbagai kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan, sehingga setiap kegiatan jelas arah dan
sasarannya.
20
3) Mengelompokkan kegiatan
Kegiatan yang banyak macamnya perlu lebih disederhanakan untuk dilakukan
pengelompokkan kegiatan, yaitu berdasarkan jenis kegiatan dan jumlah kegiatan.
4) Mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan
Dalam mengubah kelompok kegiatan ke dalam bentuk jabatan, langkahlangkah yang harus di lakukan adalah analisis tugas (job analysis), uraian tugas
(job description), dan penilaian tugas (job evaluation).
5) Melakukan pengelompokan jabatan
Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan
beraneka
ragam,
untuk
itu
sebagai
langkah
selanjutnya
dilakukan
pengelompokkan jabatan (position grouping).
6) Mengubah kelompok jabatan ke dalam bentuk satuan organisasi
Mengubah kelompok jabatan ke dalam satuan organisasi dengan metode yang
tepat, diantaranya adalah atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan, atas dasar
kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan, atas dasar kesamaan hasil dari
jabatan, atas dasar kesaman kelompok masyarakt yang memanfaatkan, atas dasar
kesamaan lokasi jabatan, dan kombinasi dari berbagai cara diatas.
7) Membentuk struktur organisasi
Langkah terakhir yaitu menyusun bernagai satuan organisasi dalam bentuk
bagan atau yang sering disebut struktur organisasi.
Struktur organisasi menurut Gibson, Ivancehevich, dan Donelly dalam
Sulaeman (2011: 217) diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif.
Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai 4 atribut
21
penting dari seluruh organisasi yaitu pembagian pekerjaan, dasar departementasi,
ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang.
2.1.1.3.3. Pelaksanaan
Penggerakan dan pelaksanaan disebut juga dengan fungsi aktuasi, yaitu upaya
menggerakkan pegawai sedemikian rupa sehingga pegawai memiliki komitmen
dan tanggung jawab, mendukung dan bekerja sama, memiliki kemauan dan
kemampuan kerja, menyukai pekerjaan, menjadi pagawai yang baik, serta
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sulaeman, 2011: 236).
Fungsi aktuasi tidak sekadar pekerjaan mekanis karena yang digerakkan
adalah manusia/pegawai. Oleh karena itu untuk suksesnya fungsi aktuasi
diperlukan beberapa faktor, yaitu faktor organisasi dan faktor pegawai. Tujuan
fungsi aktuasi menurut Muninjaya (2012: 69) adalah:
1) Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3) Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4) Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi
dan prestasi kerja staf
5) Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
2.1.1.3.4. Pengawasan dan Evaluasi
Menurut Azwar (2010: 317) batasan pengawasan banyak macamnya, antara
lain:
22
1) Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap
setiap penampilan karyawan untuk mencapai tujuan seperti yang telah
ditetapkan dalam rencana.
2) Pengawasan adalah suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program
yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sedemikiann rupa
sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik ada
beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu (Muninjaya, 2012: 74) :
1) Pengawasan harus bersifat khas
Pengawasan harus bersifat khas, artinya jelas sasaran dan tujuan yang ingin
dicapai serta ditujuakan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok saja.
2) Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan
Pengawasan harus mampu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
secara cepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan
balik yang dapat dimanfaatkan dengan segera.
3) Pengawasan harus fleksibel dan berorientasi pada masa depan
pengawasan harus bersifat fleksibel yang artinya tanggap terhadap segala
perubahan yang terjadi, karena pengawasan yang terlalu kaku tidak akan
memberikan hasil yang optimal.
4) Pengawasan harus mencerminkan keadaan organisasi
Pengawasan harus sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi,
terutama yang menyangkut hubungannya dengan struktur organisasi yang telah
ada.
23
5) Pengawasan harus mudah dilaksanakan
Dalam keadaan tertentu setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi
dapat melakuan pengawasan secara mandiri. Lebih lanjut untuk menjamin
kemudahan dalam pengawasan, berikanlah kesempatan pengawasan tersebut
kepada atasan langsung dari bawahan.
6) Hasil pengawasan harus mudah dimengerti
Hasil pengawasan harus mudah dimengerti dan harus dapat dimanfatkan
untuk menyusun rekomendasi guna memperbaiki sesuatu yang dipandang tidak
tepat.
Menurut Sulaeman (2011: 305) proses pengawasan terdiri paling sedikit ada 5
tahapan,
yaitu
menetapkan
standar pelaksanaan,
penentuan
pengukuran
pelaksanaan kegiatan, pengukuran hasil kinerja nyata, pembandingan hasil aktual
dengan standar dan melakukan analisis penyimpangan, serta pengambilan
tindakan koreksi bila diperlukan.
Evaluasi secara sederhana berarti menguji, memperkirakan, mengukur dan
menilai. Evaluasi bergantung pada pemeriksaan atau pengukuran atau penilaian
yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi sehingga evaluasi dapat
terlaksana. Evaluasi memerlukan diadakannya pengukuran sejauh mana
masyarakat mendapatkan pelayanan yang direncanakan untuk memenuhi
kebutuhan mereka, dan manilai berapa besar keuntungan yang mereka dapat dari
pelayanan tersebut. Informasi yang dikumpulkan dipakai untuk memperbaiki
kuantitas, kualitas, aksesibilitas, dan efisiensi dari pelayanan (McMahon, 2013:
334).
24
2.1.2. Pendekatan Sistem
Menurut L. James Harvey dalam Azwar (2010: 25), pendekatan sistem adalah
penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu
rangkaian komponen-komponen yang berhubungan sehingga dapat berfungsi
sebagai satu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuatu disebut
sebagai sistem, apabila memiliki beberapa ciri pokok sistem. Ciri-ciri pokok
tersebut adalah:
1) Dalam sistem terdapat bagian atau elemen yang satu sama lain saling
berhubungan dan mempengaruhi yang kesemuanya membentuk satu
kesatuan, dalam arti semuanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama
yang telah ditetapkan.
2) Fungsi yang diperankan oleh masing-masing bagian atau elemen yang
membentuk satu kesatuan tersebut adalah dalam rangka mengubah masukan
menjadi ke