Handout PSI 209 PIO Chapter 11

Organizational
Communication
• Adelia S.
• Ratih Eminiar P.
• Stephanie N.

Types of Organizational Communication
Upward Communication
 Sebuah komunikasi dalam organisasi, yang mana arah
komunikasi merupakan dari karyawan kepada
pimpinan/direksi.
 Untuk meminimalkan jumlah komunikasi orang yang
berbeda dengan atasan, banyak organisasi
menggunakan serial communication
 Meskipun serial communication membebaskan atasan
dari banyak tuntutan, namun tipe ini tetap memiliki
kekurangan, yaitu:

1. Isi dan nada dari pesan akan berubah seiring
berpindahnya melalui orang ke orang.
2. Berita buruk dan komplain jarang disampaikan

MUM (minimize unpleasant messages) effect.
3. Semakin tidak efektif jika jarak keduanya semakin
berjauhan.

Metode lain yang mempermudah melakukan upward
communication, yaitu:
 Attitude Surveys,
 Focus groups and Exit interviews,
 Suggestion box, dan
 Third-party facilitators.

Downward Communication
 Komunikasi dalam organisasi yang mana arah
komunikasi adalah dari pimpinan/direksi
kepada karyawan.
 Dapat dilakukan melalui beberapa cara,
yaitu:
 Bulletin boards
 Policy manuals
 Newsletters

 Intranets

Business Communication
 Transmisi informasi yang berkaitan dengan bisnis
antara karyawan, pimpinan, dan pelanggan
 Business communication memiliki beberapa metode,
yaitu:
 Memos
 Telephone calls
 Email and voice mail
 Business meetings
 Office design

Office design
 70% organisasi sudah mengadopsi desain kantor yang secara formal
disebut “open” atau “landscaped”, dan informal disebut “cube farm”
 Ada tiga desain umum untuk kantor terbuka atau landscaped, yaitu:
 Freestanding design atau bullpen design, semua meja ditempatkan
ditempat luas yang benar-benar terbuka.
 Uniform plans, meja ditempatkan dalam jarak yang sama dan dipisahkan

oleh kubik panel.
 Free-form workstations menggunakan desain kombinasi sehingga
kebutuhan yang berbeda dari setiap pekerja dapat di akomodasi.

 Ada dua tren yang menarik dalam desain
kantor, yaitu:
 “boulevard”
 kantor portable

Informal Communication
 Informasi yang tersebar secara informal
melalui penukaran informasi satu arah.
 Jenis-jenis grapevine :
1.

Single-stand grapevine

2.

Gossip grapevine

3.

Probability grapevine

4.

Cluster grapevine

 Jenis-jenis informasi di grapevine
1.

Gossip

2.

Rumor

Interpersonal Communication
 Pertukaran informasi atau pesan dari satu orang ke

orang lain.
 Contoh : presentasi, seminar, dll.

Problem Area 1 : Intended Message
Versus Message Sent
Tiga cara mengatasi masalah 1 :
 Thinking about what you want to communicate
 Practice what you want to communicate
 Learn better communication skills

Problem Area 2 : Message Sent
Versus Message Received
 The Actual Words Used
 Communication Channel
 Noise
 Nonverbal Cues :
1.

Body Language

2.

Use of Space : intimacy zone, personal distance, social
distance, public distance zone

3.

Use of Time

4.

Paralanguage

5.

Artifacts

 Amount of Information
 Reactions to Communication Overload :
1.

Omission

2.

Error

3.

Queuing

4.

Escape

5.

Use of a Gatekeeper

6.

Use of Multiple Channels

Problem Area 3: Message
Received VS Message
Interpreted

Listening Skills
 Mendengarkan mungkin adalah keterampilan
komunikasi yang paling penting bahwa seorang
supervisor harus menguasai.
1. Mendengarkan adalah keterampilan, dan pendidikan formal
kita di sekolah dan perguruan tinggi tidak mempersiapkan kita
untuk berkomunikasi manajerial.
2. Mendengarkan kerugian efektivitas. Bisa menyebabkan memori
yang buruk, beberapa adalah hasil dari kebiasaan
mendengarkan yang buruk.

Styles of Listening
 Apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan

efektivitas mendengarkan?
 Setiap orang memiliki ‘’gaya mendengarkan’’
yang berfungsi sebagai filter komunikasi.
 Test namanya Attitudinal Listening Profile, untuk
mengukur gaya mendengarkan karyawan.

 Leisure listening: dipratekkan oleh ‘’baik-waktu orang-orang
yang mendengarkan hanya untuk kata-kata yang
menunjukkan kesenangan.
 Inclusive listening: gaya orang yang mendengarkan ide-ide
utama di balik komunikasi apapun.
 Stylistic listening: dipratekkan oleh orang yang
mendengarkan cara komunikasi yang disajikan.
 Technical listening: pendengar teknis mendengar dan
mempertahankan sejumlah besar detail, tapi dia tidak
mendengar arti dari detail-detailnya.
 Empathic listening: paling mungkin memperhatikan isyarat
nonverbal.
 Noncomforting listening: dipratekkan oleh individu yang
menghadiri hanya untuk informasi yang konsisten dengan

cara berpikir.

How Listening Styles Effect
Communication
 Leisure listener: akan mendengar sedikit perhatian untuk
karyawan.
 Inclusive listener: mungkin bisa menceritakan sebuah cerita
tentang ketika dia memiliki suhu tinggi, berpikir bahwa topik
pembicaraan adalah demam.
 Stylistic listener: akan memperhatikan hanya jika karyawan
terdengar dan tampak sakit.
 Technical listener: bisa mendengar setiap kata tetapi tidak
akan menyadari maknanya.
 Noncomforting listener: mendengar sedikit perhatian untuk
karyawan.
 Hanya empathic listener yang akan memahami titik aslinya
dari komunikasi tersebut.

Tips for Effective Listening
 Berhenti bicara

 Biarkan orang lain selesai berbicara
 Cobalah untuk memahami apa yang orang lain katakan
 Mengajukan pertanyaan untuk memastikan memahami dari
orang tersebut
 Bersabar dan tetap berpikiran terbuka.
 Orang lagi berbicara Anda ingin mendengarkan dengan
menggunakan isyarat nonverbal.
 Menghapus atau menolak gangguan yang akan membuat Anda
dari mendengarkan.
 Diam selama beberapa detik setelah orang tersebut telah
selesai berbicara.

Emotional State
 Interpretasi pesan tentu dapat dipengaruhi oleh
kondisi emosional penerima.
 Ketika kita marah, cemas, depresi, gembira
kami tidak berpikir sejelas suasana hati kita
yang lebih moderat.

Cognitive Ability
 Faktor lain daripada yang dapat mempengaruhi
cara di mana pesan itu diterima ditafsirkan.
 Artinya, seseorang dapat menerima pesan persis
seperti yang dikirim, namun tidak cukup terang
untuk memahaminya.

Bias
 Mempengaruhi kemampuan kita untuk
menafsirkan informasi yang kami terima.
 Sebagai contoh, kita bisa membenci kandidat
politik begitu banyak yang kita dapat menolak
untuk memproses informasi positif kita dengar
tentang dia.

Improving Employee Communication
Skills
 Organisasi selalu mencari karyawan dengan
keterampilan komunikasi yang baik.
 Kesulitan dalam mencari karyawan seperti baru-baru
ini dicontohkan oleh pengalaman perusahaan
asuransi nasional.

Interpersonal Communication Skills
 Lokakarya pelatihan yang dilakukan oleh konsultan
luar.
 Meskipun sejumlah konsultan memimpin lokakarya
komunikasi, lokakarya tersebut sering membawa
perbaikan jangka pendek dalam keterampilan.

Written Communication Skills
 Improving Writing: dengan peningkatan email, keterampilan
menulis yang efektif lebih penting dari sebelumnya.
 Sulit bagi sebuah organisasi untuk mengatasi kurangnya
karyawan pelatihan formal secara tertulis (atau mengubah
kebiasaan buruk menulis).
 Readability: komunikasi tertulis dapat memecah ketika materi
terlalu sulit bagi banyak karyawan untuk membaca.
 Menyediakan karyawan dengan bahan penting untuk membaca
akan menjadi bentuk komunikasi yang efektif hanya jika dapat
memahami apa yang tertulis.