TEKNOLOGI DAN ORGANISASI teknologi budaya perusahaan
TEKNOLOGI DAN ORGANISASI
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang
digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan
bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam
organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian
karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh
kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96). Organisasi adalah sebuah sistem terbuka,
dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi
dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat
dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur
organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan
(contingency),
menyatakan
bahwa
karakteristik
organisasi
mempunyai
ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang
menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thomson,
teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan
dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun
berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
1.
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
Teknologi merujuk pada informasi, peralatan, teknik, dan proses yang
dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran dalam
organisasi. Teknologi dapat diterapkan pada semua organisasi. Woodward
menemukan bahwa hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi
tersebut dan struktur selanjutnya dari perusahaan keefektifan organisasi
ada kaitannya dengan kesesuaian antara teknologi dan struktur. Misalnya,
tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas
teknis. Tingat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit,
mass dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting dilihat
Teknologi dan Organisasi | 1
dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas ratarata pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar
median dari kelompok produksi mereka.
Woodward juga mengemukakan bahwa komponen administratif berubah
secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya, jika kompleksitas
teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi
personalia administratif dan pendukungnya. Tetapi tidak semua hubungan
tersebut bersifat linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori mass
production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan
perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi
yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung
mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan
Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala
teknologi dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran yang
optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang
lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang
paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural
adalah yang paling efektif.
Perusahaan teknologi mass production sangat terdiferensiasi, bersandar
pada formalisasi yang ekstensif dan hanya sedikit melakukan
pendelegasian wewenang. Teknologi unit maupun proses dan juga
distrukturisasi
adalah
lebih
luwes.
Fleksbilitas
dicapai
melalui
diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih
sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung
jawab
melalui
didesentralisasikan.
peran,
serta
Formalisasi
pengambilan
yang
tinggi
keputusan
dan
kontrol
yang
yang
desentralisasi tidak dapat dilaksanakan pada produksi berdasarkan
Teknologi dan Organisasi | 2
pesanan, dengan teknologi yang tidak rutin yang terdapat pada produksi
unit, dan tidak perlu pula pada teknologi proses yang terus menerus yang
sangat diotomatisasi dan secara tidak langsung sangat terkontrol.
1.1.
Awal Penerapan Teknologi dalam Organisasi: Penelitian Woodward
Penelitian pertama terhadap teknologi sebagai determinan struktur dapat
dirunut balik pada pertengahan 1960-an dan pada karya John Woodward.
Penelitiannya, yang berfokus pada teknologi produksi adalah usaha besar
pertama yang melihat struktur organisasi dari persepektif teknologi.
Dalam penelitiannya, Woodward menemukan bahwa terdapat: 1)
hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi tersebut dan struktur
selanjutnya dari perusahaan, dan 2) keefektifan organisasi ada kaitannya
dengan “kesesuaian” antara teknologi dan struktur. Misalnya, tingkat
diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis.
Tingkat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass,
dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting, dilihat dari
sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata
pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median
dari kelompok produksi mereka.
Woodward juga menemukan bahwa komponen administratif berubah
secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya jika kompleksitas
teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi
personalia administrasi dan staf pendukungnya. Tetapi tidak semua
hubungan tersebut berbentuk linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori
mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan
perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi
yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung
mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.
Teknologi dan Organisasi | 3
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan
Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala
teknologi (unit, mass, process) dan untuk setiap komponen struktural,
terdapat kisaran (range) yang optimal di sekitar titik median yang
mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap
kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median
untuk setiap komponen struktural adalah yang palig efektif. Sebagaimana
yang telah dijelaskan, perusahaan teknologi mass-production sangat
tediferensiasi, dan bersandar pada formalisasi yang ekstensif, serta tidak
begitu banyak melakukan pendelegasian wewenang. Teknologi unit,
proses terstrukturisasi lebih fleksibel. Fleksbilitas dicapai melalui
diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih
sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung
jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang didesentralisasi.
Penyelidikan Woodward memperlihatkan adanya hubungan antara
teknologi, struktur dan keefektifan. Perusahaan yang kurang lebih
mendekati struktur yang khas bagi teknologi adalah yang palng efektif.
Perusahaan yang menyimpang dari struktur ideal mereka adalah yang
kurang berhasil. Oleh karenanya, Woodward mengatakan bahwa
keefektifan adalah suatu fungsi dari suatu kesesuaian teknologi-struktur
yang tepat. Organisasi yang mengembangkan struktur yang sesuai
dengan teknologi adalah yang paling berhasil dibandingkan yang tidak
mengembangkannya sesuai dengan teknologi.
Woodward juga berhasil menjelaskan perbedaan antara temuannya dan
petunjuk klasik dari para teoritikus manajemen-prinsip ini didasarkan
atas pengalaman para teoritikus tersebut dengan organisasi yang
menggunakan teknologi mass-production. Perusahaan mass-production
tersebut mempunyai garis wewenang yang jelas, formalisasi yang tinggi,
proporsi pekerja terampil yang lebih rendah yang dicapai melalui suatu
Teknologi dan Organisasi | 4
pembagian kerja yang tinggi, rentang kendali yang lebar pada tingkat
supervisor, dan pengambilan keputusan yang disentralisasi. Tetapi karena
semua organisasi tidak menggunakan teknologi mass-production, prinsip
yang demikian tidak disebut umum. Dengan demikian, penelitian
Woodward menjadi pertanda awal dan berakhirnya pandangan bahwa
terdapat prinsip universal tentang manajemen dan organisasi.
1.2.
Teknologi Berdasarkan Pengetahuan: Kontribusi Perrow
Perrow menyatakan bahwa metode kontrol dan koordinasi harus
bervariasi sesuai dengan jenis teknologi. Makin rutin teknologinya, maka
makin tinggi struktur organisasinya. Perrow mengidentifikasikan aspekaspek utama struktur yang dapat dimodifikasi pada teknologi:
Tingkat keleluasaan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan
tugas kekuasaan kelompok guna mengontrol tujuan dan strategi
dasar unit.
Tingkat saling ketergantungan antara kelompuk tersebut.
Tingat
sejauh
mana
kelompok
tersebut
turut
serta
dalam
mengoordinasikan pekerjaan mereka, baik dengan menggunakan
umpan balik atau perencanaan dari orang lain.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa cara terbaik menyelesaikan
kebanyakan teknologi rutin adalah melalui koordinasi kontrol yang
distandarisasi. Teknologi tersebut harus dikaitkan dengan struktur yang
mempunyai formalisasi maupun sentralisasi yang tinggi. Pada ujung
lainnya, teknologi non-rutin menuntut fleksibilitas. Pada dasarnya,
mereka akan didesentralisasi, mempunyai interaksi tinggi diantara semua
anggota dan mempunyai ciri tingkat formalisasi minim. Di tengahnya,
yakni teknologi manual (craft technology), mensyaratkan bahwa
pemecahan masalah harus dilakukan oleh mereka yang paling banyak
pengalaman dan pengetahuannya. Ini berarti desentralisasi dan jga
teknologi rekayasa (engineering technology) mempunyai banyak
Teknologi dan Organisasi | 5
pengecualian
tetapi
proses
pencariannya
dapat
dianalisis
harus
mempunyai pengambilan keputusan yang disentralisasi sambil tetap
mempertahankan fleksibiltas maupun formalisasi yang rendah.
1.3.
Ketidakpastian Teknologi: Kontribusi Thompson
Implikas struktural dari kerangka kerja Thompson tidaklah begitu jelas
dibandingkan karya Woodward atau Perrow. Pada dasarnya, setiap
teknologi menciptakan semacam saling ketergantungan. Long-linked
technology diikuti sequential interdependence prosedurnya sangat
terstandarisasi dan harus dilaksanakan dalam rangkaian tertentu.
Mediating technology mempunyai pooled interdependence dua unit atau
lebih yang masing-masing membantu unit yang lebih besar secara
terpisah.
reciprocal
Teknologi
intensif
interdependence
(intensive
keluaran
technology)
dari
unit-unit
menciptakan
yang
saling
mempengaruhi secara timbal balik. Masing-masing interdependence
menuntut sejenis koordinasi yang akan membantu keefektifan organisasi,
namun bisa meminimalkan biaya.
Pada umumnya kita dapat menerjemahkan pandangan Thompson
kedalam terminologi struktural. Ia beragumentasi bahwa permintaan
terhadap pengambilan keputusan dan komunikasi sebagai akibat dari
teknologi menigkat dari mediating ke long-linked lalu ke intensive.
Koordinasi mediating technology yang paling efektif adalah melalui
peraturan dan prosedur. Long-linked harus didampingi oleh perencanaan
dan penjadwalan. Teknologi intensifmembutuhkan penyesuaian bersama.
Ini berarti bahwa:
Mediating technology = kompleksitas rendah, formalisasi tinggi.
Long-linked technoloy = kompleksitas dan formalisasi moderat.
Intensive technology = kompleksitas tinggi, formalisasi rendah.
Teknologi dan Organisasi | 6
2.
INTEGRASI TENTANG TEKNOLOGI
2.1.
Pengaruh Industri Dan Besaran
Industri menghambat pilihan teknologi. Tetapi organisasi harus mencapai
suatu besaran tertentu sebelum kemajuan dapat diperoleh dari
keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi yang lebih kompleks.
Keputusan
untuk
menerima
sebuah
teknologi
yang
kompleks
kemungkinan tidak akan diambil sampai organisasi tersebut mencapai
besaran yang cukup untuk menggunakan kesempatan yang diberikan oleh
ekonomi skala (economic of scale). Dengan demikian, besaran
menentukan teknologi, atau bisa juga sebaliknya.
2.2.
Denominator yang Sama: Kerutinan
Woodward
mengidentifikasi
tiga
jenis
teknologi
masing-masing
mewakili suatu tingkat kompleksitas teknologi yang semakin meningkat.
Yang paling ekstrem, teknologi unit berhubungan dengan aktivitas yang
dibuat atas pesanan atau yang tidak rutin; teknologi proses menjalankan
aktivitas yang diotomatisasi dan distandarisasi. Mass technology yang
pada dasarnya rutin. Perrow menyajikan dua jenis teknologi yang
ekstrem, teknologi yang rutin dan yang tidak rutin. Teknologi “antara”
Perrow-engineering dan craft juga berbeda dalam kerutinan, yang
pertama lebih distandarisasi daripada yang kedua.
2.3.
Tingkat Unit Kerja Versus Tingkat Organisasi
Hampir semua organisasi besar dan juga yang sedang mempunyai
teknologi yang beraneka ragam membagi rata subunit tersebut untuk
menghasilkan suatu ukuran yang digabungkan atau secara sederhana
mengidentifikasi sebuah teknologi tertentu diantara yang banyak dan
menamakannya teknologi yang dominan akan menghasilkan kesalahan
mengenai kenyataan yang sebenarnya. Kita harus mengharapkan bahwa
penelitian yang menilai hubungan teknologi struktur pada tingkat analisis
organisasi, dimana terdapat sejumlah besar variasi teknologi diantara
Teknologi dan Organisasi | 7
subunit akan menghasilkan ukuran yang merupakan penjumlahan yang
tidak mempunyai arti.
Penelitian teknologi telah dilakukan pada tingkat organisasi dan unit.
Kedua
melihat
teknologi
sebagai
cara
yang
digunakan
untuk
melaksanakan tugas, tapi ada yang menganggap organisasi sebagai unit
analisis dan yang lain menganggap unit kerja sebagai unit utama. Analisis
tingkat organisasi dimulai dengan produk atau jasa utama yang
ditawarkan, yang akan memfokuskan kita kepada teknologi konversi
yang dominan. Analisis pada tingkat pekerjaan unit dimulai dengan tugas
yang dilakukan oleh pegawai individual yang mengakibatkan kita harus
memperhatikan metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas.
2.4.
Teknologi Manufaktur Versus Teknologi Jasa
Selain menyebabkan masalah karena mencampuradukkan kajian yang
menggunakan berbagai tingkat analisis, para peneliti juga bersalah karena
mencampurkan organisasi manufaktur dengan jasa. Ikhtisar dari
penelitian yang menilai hubungan antara teknologi dan struktur
menujukkan bahwa hampir 80 persen dari mereka yang melihat kepada
hanya organisasi manufaktur atau jasa mendukung hubungan tersebut.
Tapi jika data dari usaha manufaktur dan jasa dikombinasikan, hanya 14
persen mencapai hasil yang mendukung. Hal ini secara tidak langsung
menyatakan bahwa mungkin terdapat perbedaan yang nyata antara
teknologi yang mendominasi kedua jenis organisasi tersebut. Dengan
demikian penelitian yang mengombinasikan organisasi manufaktur dan
jasa lebih kecil kemungkinannya menemukan adanya hubungan yang
mencolok antara teknologi dan struktur.
2.5.
Teknologi dan Struktur
Ada beberapa penemuan yang penting:
1.
Teknologi dan Kompleksitas
Teknologi dan Organisasi | 8
Meskipun kurang meyakinkan, bukti menujukkan bahwa teknologi
rutin positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah. Makin
besar rutinisasi, maka makin sedikit jumlah kelompok pemegang
jabatan dan makin sedikit pelatihan yang didapat para profesional.
Dan sebaliknya teknologi non-rutin kemungkinan membawa
kompleksitas yang tinggi. Sedangkan pekerjaan itu menjadi lebih
canggih dan lebih disesuaikan dengan keinginan, rentang kendali
akan menyempit dan diferensiasi vertikal meningkat.
2.
Teknologi dan Formalisasi
Peninjauan kembali terhadap lima kajian mengenai teknologi
menemukan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan
dengan formalisasi. Walaupun hanya satu sampel korelasi yang
secara statistik dapat dikatakan signifikan, semua yang lain positif,
yang mempunyai satu diantara seribu kemungkinan akan terjadi
karena kebetulan. Tetapi, jika besaran dikontrol, maka hubungan
tersebut akan hilang. Kerutinan secara mencolok dihubungkan
dengan keberadaan sebuah manual peraturan, keberadaan uraian
pekerjaan, dan tingkat sejauh mana raian pekerjaan tersebut
dispesifikasikan. Teknologi rutin mengizinkan manajemen untuk
menetapkan peraturan dan peraturan lain yang diformalkan karena
cara melakukan pekerjaan dipahami dengan baik dan pekerjaan itu
cukup berulang untuk membenarkan biaya yang dibutuhkan untuk
mengembangkan sistem yang diformalkan dengan cara demikian.
Teknologi non-rutin membutuhkan sistem kontrol yang mengizinkan
adanya keleluasaan dan fleksibilitas yang lebih tinggi.
Kajian-kajian tersebut secara tidak langsung mengatakan bahwa kita
harus berhati-hati dalam menggeneralisasi dampak teknologi
terhadap formalisasi. Hubungan tersebut berlaku bagi organisasi
yang kecil serta untuk aktivitas yang berada pada atau yang dekat
Teknologi dan Organisasi | 9
dengan inti operasi. Jika inti operasi menjadi lebih rutin, pekerjaan
operasionalnya menjadi lebih dapat diperkirakan. Dalam situasi
demikian, formalisasi yang tinggi merupakan alat koordinasi yang
efisien.
3.
Teknologi dan Sentralisasi
Hubungan teknologi-sentralisasi membuahkan hasil yang tidak
konsisten. Argumentasi yang logis yakni teknologi rutin akan
dihubungkan dengan struktur yang disentralisasi, yang akan lebih
banyak menyandarkan diri pada pengetahuan seorang spesialis
dicirikan
oleh
wewenang
pengambilan
keputusan
yang
didelegasikan.
Kesimpulan yang lebih umum yakni hubungan teknologi-sentralisasi
dilunakan oleh tingkat formalisasi. Baik peraturan formal maupun
pengambilan keputusan yang disenralisasi merupakan mekanisme
kontrol, dan manajemen dan mensubstitusikannya dengan yang lain.
Teknologi rutin harus dihbungkan dengan kontrol yang disentralisasi
jika terdapat peraturan yang minimum. Tetapi, jika formalisasinya
tinggi, tenologi rutin dapat diikuti. Dengan demikian, kita dapat
memperkirakan
bahwa
teknologi
rutin
akan
mengakibatkan
sentralisasi tetapi hanya jika formalisasinya rendah.
Akhirnya, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin secara positif
berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang
tinggi.
3.
PERAN UTAMA TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan
kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena
itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi
Teknologi dan Organisasi | 10
yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan,
pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan
dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi
merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis
kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan tama dalam mempelajari
sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi
terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yang mengandung
prinsip ketergantungan (contingency), manyatakan bahwa karakteristik
organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi
yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori
organisasi. Menurut James Thompson, teknologi organisasi tidak
didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan di lapangan, melainkan
merupakan sutau pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan
landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
Pembahasan
mengenai
teknologi
organisasi
dilakukan
dengan
membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu: organisasi perusahaan
manufaktur dan organisasi non-manufaktur. Manufaktur adalah suatu
cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dalam suatu medium
proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk
dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam produksi barang non-jasa.
Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut dimana jasa
pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam
perusahaan manufaktur. Penelitian mengenai teknologi organisasi
perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap
perkembangan
teori
organisasi.
Woodward
menemukan
bahwa
Teknologi dan Organisasi | 11
perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi
produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu:
1.
Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil.
2.
Produk masal atau dalam kelompok ukuran besar.
3.
Produksi menurut proses.
Thompson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang
masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan
konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi,
yaitu:
1.
Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk
menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat
dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung
tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit
untuk dilaksanakan.
2.
Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis
teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan
kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input
bagi kegiatan berikutnya, beurutan, hingga akhirnya produk siap
untuk digunakan oleh konsumen.
3.
Teknologi
intensif
(intensitive
technology)
teknolgi
intensif
merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang
keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi
intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai
akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami
perubahan.
Perrow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu:
1.
Teknologi rutin: ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan
yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal
serta
mempunyai
prosedur
komputasi
tertentu
untuk
Teknologi dan Organisasi | 12
menyelesaikannya.
Ini
berarti
bahwa
jenis
teknologi
rutin
mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.
2.
Teknologi non-rutin: ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang
dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti
sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan
yang termasuk teknologi non-rutin. Usaha yang cukup besar
diperlukan untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang
muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi
serta pengetahuan teknis yang memadai.
3.
Teknologi craft. cirinya adalah adanya aliran kegiatan relatif stabil,
tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu
pekerjaan jenis ini menuntut penglaman yang tinggi serta latihan
yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan
yang
rumit
dengan
bijaksana
berdasarkan
intuisi
dan
pengalamannya.
4.
Teknologi engineering. Pekerjaan menjadi cukup rumit karena
variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani
dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku.
Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunkan sejumlah
pengetahuan yang sudah cukup maupun sebagai acuan.
Pada suatu organisasi yang kompleks, setiap bagian organisasi
mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda. Hal ini disebakan
adanya kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan
mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow
menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai
relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu
organisasi, yaitu:
1.
Variasi tugas, menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas
yang diukur dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal baru
yang terjadi dalam proses kegiatan.
Teknologi dan Organisasi | 13
2.
Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianaisis bisa diuraikan
menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat objektif dan
terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah
karena setiap langkah dala proses terukur secara jelas dan mudah
diketahui jika ada penyimpangan.
Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan
yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi
karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi
dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan:
a.
organisasi organik dan mekanistik.
b.
Kualifikasi karyawan.
c.
Struktur formal.
d.
Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin
oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya retang
kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat
profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus
lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering
berinteraksi.
e.
Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan.
f.
Komunikasi.
g.
Koordinasi dan kontrol.
Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena
menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan
organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi hubungan
antara manusia-manusia,manusia-mesin, manusia-organisasi, mesinorganisasi, mesin-mesin dan organisasi-organisasi. Dari segi manajemen
ada tiga fungsi komputer, yaitu:
1.
Komputer sebagai ingatan (memori).
2.
Komputer sebagai pemroses.
Teknologi dan Organisasi | 14
3.
Komputer sebagai informasi eksternal, yang melipiti:
a.
Komputer akan meningkatkan efektivitas apabila keluaran
nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
b.
Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks
aktif (pemilhan dan penyaringan informai).
c.
Mengetahui model analitis dan sistematis dalam memecahkan
masalah dan membuat keputusan.
4.
PENERAPAN
TEKNOLOGI
PADA
BAGIAN-BAGIAN
ORGANISASI
Penerapan atau pemanfaatan teknologi pada bagian-bagian kegiatan
operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan
bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik
secara personal, antarunit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan
administrasi
kerja
berbasis
teknologi
informasi
juga
arus
mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk
mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi
informasi
yang
pengembangan,
bertahap
ahli
kelola,
yang
dimulai
dengan
operasional
sampai
perencanaan,
dengan
tahap
pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi
tau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang
sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi
informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut
disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki
startegi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
4.1.
Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan
juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan
Teknologi dan Organisasi | 15
kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan
menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun
strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan
cpat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya
saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu, implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki
dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan
biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan
ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara
optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi
informasi, bersifat multifungsi sehinga dalam pengembangan selanjutnya
iupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemnfaaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan
dalam organisasi yang diperasikan secara rutin oleg staf administrasi dan
bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik
bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain
untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam
menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal
lainnya
terhadap
manfaat
sitem
bagi
dirinya
dan
kemudahan
penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk
meningkatkan kemampuan meraka.
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi
diklasfikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
1.
Perbaikan
efisiensi:
Pemanfaatan
teknologi
informasi
untuk
perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi.
Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan
penurunan waktu dan biaya proses.
Teknologi dan Organisasi | 16
2.
Perbaikan efektivitas: pemanfaatan teknologi informasi untuk
perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi.
Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan
kemudahan dan kecepatan memperoleh status pencapaian arget
organisasi.
3.
Strategic improvement. Pemanfaatan teknologi informasi untuk
strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level
eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi
informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan
keputusan oleh eksekutif.
Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan
menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Ada 5
peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
1.
Fungsi operasional.
Fungsi ini kan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping
telah diambilalih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat
penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit
terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan
fungsinya sebagai agen penyokong (supporting agency) dimana
teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2.
Fungsi pengawasan dan kontrol (monitoring and control).
Fungsi ini mengandung arti bahwa keberadaaan teknologi informasi
akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level
manajerial yang melekat dalam setiap fungsi manajer, sehingga
struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki
rentang kontrol atau hubungan rekan sejawat yang memungkinkan
terjadi interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3.
Fungsi perencanaan dan keputusan (planning and decision).
Fungsi ini mengangkat teknologi informasi ketataran peran yang
lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai alat yang
Teknologi dan Organisasi | 17
memudahkan rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah
pengetahuan generator bagi para pimpinan perusahaan yang
dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan
penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari
fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi
strategis tersebut diatas.
4.
Fungsi komunikasi (communication).
Pada dasarnya, fungsi ini termasuk ke dalam infrastruktur
perusahaan dalam era organisasi modern di mana teknologi
informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu
perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan
berinteraksi.
5.
Fungsi antarorganisasi (interorganizational).
Funsi ini merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu
oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk
melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah
perusahaan lain.
Konsep kemitraan strategis atau partnership berbasis teknologi informasi
seperti pada implementasi manajemen rantai suplai (supply chain
management) atau perenacanaan sumber daya perusahaan (enterpise
resource planning) membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan
penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.
Bahkan, tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan
kegiatan pengalihdayaan atau melakukan outsourcing ke sejumlah proses
bisnis, terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain
demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi
ini secara langsung akan berpangaruh terhadap rancangan atau desain
struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen,
Teknologi dan Organisasi | 18
divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan
manajemen informasi.
4.2.
Bagaimana Teknologi dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan
Pada dasarnya, tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan
atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan pengunaan
teknologi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced
scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses
manajemen penting:
Menentukan visi dan strategi organisasi.
Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran
strategis.
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai
inisiatif strategis.
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
4.3.
Studi Kasus: Penerapan Teknologi Informasi dalam Organiasasi
4.3.1.
Peranan Teknologi Informasi Dalam Dunia Organisasi
Seperti kita ketahui, dalam kehidupan kita dimasa mendatang sektor
teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan sektor yang paling
dominan. Siapa saja yang menguasai teknologi ini, maka dia akan
menjadi pemimpin didalam dunianya. Teknologi informasi memiliki
peranan penting di berbagai bidang-bidang, khususnya adalah dalam
bidang organisasi. Teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan dasar
bagi setiap perusahaan terutama didalam menjalankan segala aspek
aktivitas khususnya dalam bidang organisasi. Media baru berupa
teknologi informasi ini dapat menerobos hierkaki tradisional dan batasbatas departemen dengan mudah serta mampu mengganti proses-proses
sebelumnya dengan pola baru. Penerapan teknologi informasi dan
komunikasi ini diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam
upaya memenangkan suatu persaingan yang pasti terjadi dalam dunia
Teknologi dan Organisasi | 19
organisasi. Ditambah lagi kita dihadapkan oleh kenyataan bahwa saat ini
dunia berada pada era persaingan yang sangat ketat. Adanya peran
teknologi informasi dalam organisasi memungkinkan setiap proses bisnis
yang dijalankan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan menggunakan
teknologi informasi, kendala jarak dan biaya transportasi menjadi bukan
masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat
memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat
cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo,1997).
Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam
suatu organisasi, diantaranya sebagai berikut:
1.
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian
dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar
control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis
seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi
sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2.
Reduce Costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai
usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada
akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
Teknologi dan Organisasi | 20
a.
Eliminasi Proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang
dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi
layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
b.
Simplifikasi Proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan
berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat
dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian
pelayanan order.
c.
Integrasi Proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan
praktis
(secara
langsung
akan
meningkatkan
kepuasan
pelanggan juga).
d.
Otomatisasi Proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran
klasik dari teknologi informasi
3.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk
menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari
penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi
lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan
tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4.
Create New Realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena
bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep
Teknologi dan Organisasi | 21
e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, eloyalty, dan lain¬lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang
baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi
informasi.
Kita dapat Berkaca pada kesuksesan negara India. Berkembangnya
industri terutama industri teknologi informasi dan komunikasi di negara
tersebut, tak lain berkat pemanfaatan teknologi informasi itu sendiri.
Contohnya saja sebuah perusahaan jasa akuntan publik di India dapat
mengerjakan laporan keuangan untuk perusahaan-perusahaan yang
terdapat di Amerika melalui media komunikasi jarak jauh seperti internet.
Sistem keamanan yang mendukung serta teknologi kompresi data
memungkinkan proses pengiriman menjadi semakin cepat dan terjamin.
Contoh lain dari peran teknologi informasi ini adalah dalam bidang
kedokteran. Saat ini sedang dikembangkan juga sebuah sistem
pengiriman hasil CAT-scan (Computerized Axial Tomography) atau foto
x-ray kepada dokter yang lokasinya jauh dari rumah sakit. Pemanfaatan
teknologi informasi seperti ini, akan memungkinkan pelayanan kesehatan
masyarakat selama 24 jam penuh. Selain hal yang telah disebutkan
diatas, teknologi informasi juga dapat berperan sebagai pengontrol.
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan guna meningkatkan pelayanan
dan membaca kondisi pasar. Pengontrolan stok lebih efisien, aktivitas
distribusi produk yang tepat sasaran sesuai target pasar, yang akhirnya
dapat mengurangi modal kerja.
Menurut Rockart (1988), perkembangan peran teknologi informasi dalam
organisasi dapat dikelompokkan menjadi 5 era, yaitu
1.
Era Akutansi (1950 - 1960-an)
Fokus aplikasinya adalah untuk aplikasi akuntansi seperti aplikasi
penggajian, piutang dagang, kas dll. Metode pemasukkan datanya
system Batch, yaitu input dikumpulkan untuk satu periode tertentu
Teknologi dan Organisasi | 22
terlebih dahulu baru kemudian bersama-sama dimasukkan ke system
teknologi informasi.
2.
Era Operasional (pertengahan 1960 — 1970-an)
Aplikasi sistem teknologi informasi tidak hanya untuk akuntansi,
tetapi untuk aplikasi operasi lainnya, seperti: pengendalian
persediaan, dan penjadwalan produksi. Metode sudah mengarah ke
on line, yaitu data ditangkap dan langsung dimasukkan ke sistem
teknologi informasi, peran staff informasi masih sama, lebih banyak
mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan
operasionalnya.
3.
Era Informasi (akhir tahun 1970 - awal tahun 1980)
Aplikasi sudah digunakan sebagai informasi pengambilan keputusan
oleh manajemen. Metodenya menggunakan sistem On line. Basis
data relational sudah digunakan. Menggunakan Paket DBMS ( Data
Base Management Systems). Perannya, Selain mengembangkan,
mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi-aplikasi Sistem
Teknologi
Informasi,
juga
mendukung
dan
membantu
pengembangan system oleh pemakai system (End user Computing).
4.
Era Jaringan (pertengahan tahun 1980-an)
Disebut juga wired society era. Perusahaan sudah dihubungkan
dengan jaringan sistem teknologi informasi. untuk keperluan
keuntungan strategic. Contohnya: perusahan dijaring dengan
pemasok-pemasoknya dan dengan pelanggan-pelanggannya dengan
teknologi telekomunikasi.
5.
Era Jaringan Global (pertengahan tahun 1990-an)
Disebut juga Global wired society era. Perusahaan sudah
dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi secara
global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet.
Teknologi dan Organisasi | 23
4.3.2.
Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi
tentunya memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tetapi pada dasarnya
penerapan TI pada suatu organisasi adalah guna mendukung kepentingan
usahanya. Namun sebenarnya hal terpenting yang perlu dicatat, dalam
menghadapi kondisi sekarang ini, dimana persaingan dan fluktuasi dunia
bisnis yang tinggi, perlu ditanamkan bahwa penerapan Teknologi
Informasi bukan hanya berperan sebatas support tools saja, tetapi
Teknologi Informasi juga merupakan strategic tools, dimana berarti lebih
luas terhadap kebijakan dan tujuan-tujuan penerapan Teknologi Informasi
diperusahaan atau organisasi tersebut yang cukup jelas. Penerapan
Teknologi Informasi dapat memberikan dampak positif bagi suatu
organisasi. Keuntungan yang dapat dirasakan dengan jelas, yaitu
penurunan biaya usaha dengan tingkat pelayanan membaik, kepuasan
pelanggan meningkat, dan tentunya omzetpun melonjak tinggi. Dengan
mengacu pada alasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa penerapan
Teknologi Informasi sangat mendukung kinerja bisnis suatu perusahaan
maupun organisasi, dimana Inovasi teknologi informasi sebagai kunci
sukses serta faktor penting. Inovasi bukan berarti harus rumit, tetapi yang
terpenting bisa menjawab kebutuhan bisnisnya. Inovasi dan bisnis saling
terkait dan mempengaruhi. Inovasi teknologi informasi membantu
perusahaan membangun proses bisnis lebih baik dari sebelumnya. Sifat
inovasi tak perlu rumit, inovasi sederhana juga mampu memberikan
perbaikan bagi kinerja perusahaan, selama sifatnya yang bisa
dimanfaatkan menjadi nilai tambah pada bisnis.
A. Pemanfaatan Teknologi Informasi
Pemanfaatan Teknologi informasi adalah syarat menuju best practice
didalam pengelolaan bisnis. Adapun keuntungan dari penerapan
teknologi informasi pada organisasi, yaitu:
Teknologi dan Organisasi | 24
1.
Teknologi informasi menciptakan sebuah keunggulan kompetitif
bagi suatu organisasi dibanding dengan para pesaingnya.
2.
Kecanggihan teknologi informasi merupakan kekuatan paling
penting yang dapat mengubah pasar dunia dan perusahaan akan
bergantung pada teknologi informasi untuk menghubungkan dan
mengelola operasional secara global.
3.
Dimasa yang akan datang teknologi informasi akan memegang
peranan penting dalam mengelola operasional perusahaan yang
makin kompleks dan mengglobal. Dimana teknologi informasi
akan membantu suatu organisasi dalam meningkatkan daya
saing terhadap munculnya pesaing-pesaing baru.
B. Merealisasikan Dampak Positif Teknologi Informasi
Dengan mengamati praktek-praktek yang telah dilakukan oleh
organisasi bisnis yang berhasil dalam memanfaatkan teknologi
informasi, maka untuk dapat merealisasikan dampak positif TI bagi
organisasi bisnis tersebut, paling tidak dapat dilakukan melalui tiga
hal yaitu: people, proses & business model. Dalam kaitannya dengan
people, peranan dari TI telah berbeda dengan peranan mesin di era
industri yang digunakan untuk menggantikan tenaga manusia. Meski
penggunaan yang mula-mula dari komputer adalah diarahkan pada
factor substitution, yaitu menggantikan low skill clerical worker
melalui otomatisasi proses kerja. Dalam organisasi modern, TI tidak
semata-mata menggantikan kekuatan otot ataupun kemampuan
berpikir manusia. Dari hasil analisa makroekonomi multi tahun dari
ratusan perusahaan, Strassmann dalam Malhotra (2005) menegaskan
bahwa bukanlah komputer yang penting, tetapi apa yang dilakukan
manusia dengan komputer tersebut adalah yang terpenting.
Sebagaimana bukanlah sebuah palu yang dapat mendirikan sebuah
rumah yang baik, tetapi tergantung pada ditangan siapakah palu itu
dipegang, sehingga dapat menghasilkan sebuah rumah yang baik.
Teknologi dan Organisasi | 25
Dari sini semakin jelas terlihat bahwa manfaat yang dihasilkan oleh
teknologi, tidaklah semata berasal dari teknologi itu sendiri, tetapi
dari apa yang dilakukan oleh manusia dengan teknologi tersebut.
Terkait dengan proses, manfaat yang didapatkan oleh organisasi
bisnis dari TI terletak pada bagaimana organisasi tersebut
menggunakannya tidak sekedar untuk otomatisasi, namun juga untuk
mentransformasi proses bisnis, hingga mengubah atau menciptakan
model bisnis yang sesuai manakala aktifitas kerja dan berbagai
proses bisnis telah didukung TI. Hammer & Champy dalam Hartono
(2005) mengidentifikasi kegagalan investasi TI untuk memberikan
dampak terhadap peningkatan kinerja keuangan. perusahaan karena
implementasi TI dianggap sekedar mengotomatisasi kegiatan
tradisionil yang ada. Menurut Hammer, untuk memberikan manfaat
investasi TI harus digunakan untuk mengubah secara revolusioner
proses bisnis yang ada dalam organisasi. Pendekatan ini disebut
sebagai Business Process reengineering (BPR), dimana BPR ini
bersifat fundamental, radikal, dramatis serta berorientasi pada
proses. Bila ditinjau dari perkembangan ilmu manajemen, dampak
luar biasa dari penemuan teknologi seperti listrik dan mesin-mesin
pada abad industri terhadap kemajuan industri tidaklah melulu
disebabkan karena organisasi memiliki mesin-mesin tersebut.
Organisasi bisnis pada masa itu juga melakukan perubahan proses
kerja untuk dapat mewujudkan keunggulannya, misalnya melalui
diterapkannya division of labor. Sehingga tidak heran di abad
informasi keilmuan manajemen memperkenalkan istilah teamwor~,
interconnection, dan shared information sebagai suatu inovasi dari
ilmu manajemen untuk mengadopsi teknologi dalam proses kerja.
kini bahkan surat kabar lokal sekalipun juga dapat memiliki jaringan
yang mendunia melalui teknologi internet. Carr (2003) juga
menyoroti kecenderungan organisasi bisnis pada masa sekarang yang
Teknologi dan Organisasi | 26
terlalu mengandalkan vendor perangkat lunak ataupun perangkat
keras hingga konsultan TI agar organisasi bisnis dapat tetap up to
date dengan perkembangan TI, dibandingkan dengan berupaya untuk
melakukan inovasi sendiri. Ketergantungan ini mengakibatkan setiap
organisasi bisnis cenderung memiliki sistem dan teknologi yang
seragam, sehingga selama tidak dilakukan inovasi maka tidak akan
ada nilai lebih yang dapat ditampilkan oleh suatu organiasi bisnis
bila dibandingkan dengan pesaingnya. Kondisi ini juga didukung
dengan praktek organisasi bisnis selama ini dimana dari total
pembelanjaannya pada TI, persentase terbesar adalah untuk
pengadaan komoditas berupa berbagai perangkat dan hanya sedikit
yang mengalokasikan dana untuk upaya menemukan inovasi atau
melakukan proses kreatif dari berbagai perangkat tersebut. Satu hal
lain yang perlu dicermati adalah pilihan akan model bisnis.
Perkembangan teknologi telah memungkinkan organisasi untuk
membangun new business model yang baru dalam hal penawaran
barang dan jasa ataupun baru dalam hal cara mendelivernya ke
konsumen (Hartono, 2005) Dalam kaitannya dengan model bisnis,
peritel Wal Mart telah muncul sebagai sebuah organisasi bisnis yang
besar karena berhasil memanfaatkan TI secara maksimal untuk
menjalankan model bisnis yang dipilihnya. Wal-Mart juga terus
mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dalam TI melalui
pengelolaan rantai pasokan secara elektronis. Wal Mart mengarahkan
semua pemasoknya untuk menggunakan sistem pengadaan barang
secara elektronis yang sesuai dengan miliknya, sehingga mau tak
mau supplier yang ingin terus bekerjasama dengan WalMart harus
mengadopsi sistem tersebut. (Maholtra, 2005) Lebih jauh tentang
model bisnis, Amazon, Google dan ebay adalah tiga nama besar
dalam dunia e-commerce yang menjalankan bisnisnya murni secara
virtual atau hanya ada didunia maya. Siapapun sebenarnya dapat
memulai bisnis di internet, sebuah infrastruktur terbuka yang dapat
Teknologi dan Organisasi | 27
digunakan oleh siapa saja dan telah lazim diadopsi oleh organisasi
bisnis lainnya. Namun dengan kreatifitas para pendirinya, ketiganya
memilih suatu model bisnis yang dapat diterima oleh pengguna
internet di seluruh dunia. Amazon, pioner di bisnis ritel yang terus
melengkapi diri dengan fitur-fitur baru dan kemudahan yang
membuat pelanggan enggan berpaling. E-bay dalam bidang
pelelangan yang membuat segala hal jadi mungkin untuk dilelang
dan semua orang di seluruh dunia dapat menjadi peserta lelang
asalkan memiliki akses ke internet. Serta Google sebagai nomor satu
dalam search engine yang menggunakan perangkat TI sederhana
secara maksimal yaitu dengan menciptakan algoritma pemrograman
yang memungkinkan user mensearch `apapun' secara lebih cepat dan
teliti dibanding dari search engine manapun termasuk Yahoo. Masih
banyak contoh lain, misalkan Encyclopedia Britannica yang di abad
informasi ini juga harus merubah model bisnisnya dalam menjajakan
informasi akibat adanya internet dan munculnya Wikipedia, suatu
free ensiklopedia di internet yang memiliki lebih dari 1,8 juta artikel
dan dikerjakan oleh para sukarelawan dari seluruh dunia (Hammel,
2006) Akhirnya, untuk dapat mengukur dampak TI dalam organisasi,
Luftman (2004) memaparkan sejumlah aspek yang dapat diukur
selain aspek keuangan untuk mengukur dampak positif TI dengan
lebih terinci.
C. Dampak Negatif Teknologi Informasi
Namun dilain pihak, terkadang penerapan teknologi informasi ini
memiliki berbagai macam kendala. Terkadang penerapan teknologi
informasi ini gagal dan akan menjadi nilai lebih yang optimum bagi
perusahaan atau organisasi penerap. Dari kegagalan ini, sebuah
organisasi seharusnya lebih mampu lagi untuk mengetahui apa-apa
saja yang sebenarnya dibutuhkan dan diadopsi oleh suatu organisasi.
Penerapan teknologi informasi disarankan bukan saja diterapkan
Teknologi dan Organisasi | 28
karena suatu 'tren' atau sekedar ikut-ikutan, melainkan lebih sebagai
melakukan inovasi teknologi informasi secara mindful. Dengan kata
lain, membangun inovasi TI benar-benar didasarkan atas kebutuhan
dan kondisi perusahaan dan lebih menekankan pada aspek
keselarasan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Atau dapat
dikatakan kita sebagai orang yang akan memutuskan penerapan
teknologi informasi, dapat lebih bijak mengadopsi dan megambil
sebuah ke
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang
digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan
bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam
organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian
karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh
kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96). Organisasi adalah sebuah sistem terbuka,
dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi
dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat
dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur
organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan
(contingency),
menyatakan
bahwa
karakteristik
organisasi
mempunyai
ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang
menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thomson,
teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan
dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun
berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
1.
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
Teknologi merujuk pada informasi, peralatan, teknik, dan proses yang
dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran dalam
organisasi. Teknologi dapat diterapkan pada semua organisasi. Woodward
menemukan bahwa hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi
tersebut dan struktur selanjutnya dari perusahaan keefektifan organisasi
ada kaitannya dengan kesesuaian antara teknologi dan struktur. Misalnya,
tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas
teknis. Tingat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit,
mass dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting dilihat
Teknologi dan Organisasi | 1
dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas ratarata pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar
median dari kelompok produksi mereka.
Woodward juga mengemukakan bahwa komponen administratif berubah
secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya, jika kompleksitas
teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi
personalia administratif dan pendukungnya. Tetapi tidak semua hubungan
tersebut bersifat linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori mass
production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan
perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi
yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung
mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan
Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala
teknologi dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran yang
optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang
lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang
paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural
adalah yang paling efektif.
Perusahaan teknologi mass production sangat terdiferensiasi, bersandar
pada formalisasi yang ekstensif dan hanya sedikit melakukan
pendelegasian wewenang. Teknologi unit maupun proses dan juga
distrukturisasi
adalah
lebih
luwes.
Fleksbilitas
dicapai
melalui
diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih
sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung
jawab
melalui
didesentralisasikan.
peran,
serta
Formalisasi
pengambilan
yang
tinggi
keputusan
dan
kontrol
yang
yang
desentralisasi tidak dapat dilaksanakan pada produksi berdasarkan
Teknologi dan Organisasi | 2
pesanan, dengan teknologi yang tidak rutin yang terdapat pada produksi
unit, dan tidak perlu pula pada teknologi proses yang terus menerus yang
sangat diotomatisasi dan secara tidak langsung sangat terkontrol.
1.1.
Awal Penerapan Teknologi dalam Organisasi: Penelitian Woodward
Penelitian pertama terhadap teknologi sebagai determinan struktur dapat
dirunut balik pada pertengahan 1960-an dan pada karya John Woodward.
Penelitiannya, yang berfokus pada teknologi produksi adalah usaha besar
pertama yang melihat struktur organisasi dari persepektif teknologi.
Dalam penelitiannya, Woodward menemukan bahwa terdapat: 1)
hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi tersebut dan struktur
selanjutnya dari perusahaan, dan 2) keefektifan organisasi ada kaitannya
dengan “kesesuaian” antara teknologi dan struktur. Misalnya, tingkat
diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis.
Tingkat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass,
dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting, dilihat dari
sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata
pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median
dari kelompok produksi mereka.
Woodward juga menemukan bahwa komponen administratif berubah
secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya jika kompleksitas
teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi
personalia administrasi dan staf pendukungnya. Tetapi tidak semua
hubungan tersebut berbentuk linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori
mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan
perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi
yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung
mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.
Teknologi dan Organisasi | 3
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan
Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala
teknologi (unit, mass, process) dan untuk setiap komponen struktural,
terdapat kisaran (range) yang optimal di sekitar titik median yang
mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap
kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median
untuk setiap komponen struktural adalah yang palig efektif. Sebagaimana
yang telah dijelaskan, perusahaan teknologi mass-production sangat
tediferensiasi, dan bersandar pada formalisasi yang ekstensif, serta tidak
begitu banyak melakukan pendelegasian wewenang. Teknologi unit,
proses terstrukturisasi lebih fleksibel. Fleksbilitas dicapai melalui
diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih
sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung
jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang didesentralisasi.
Penyelidikan Woodward memperlihatkan adanya hubungan antara
teknologi, struktur dan keefektifan. Perusahaan yang kurang lebih
mendekati struktur yang khas bagi teknologi adalah yang palng efektif.
Perusahaan yang menyimpang dari struktur ideal mereka adalah yang
kurang berhasil. Oleh karenanya, Woodward mengatakan bahwa
keefektifan adalah suatu fungsi dari suatu kesesuaian teknologi-struktur
yang tepat. Organisasi yang mengembangkan struktur yang sesuai
dengan teknologi adalah yang paling berhasil dibandingkan yang tidak
mengembangkannya sesuai dengan teknologi.
Woodward juga berhasil menjelaskan perbedaan antara temuannya dan
petunjuk klasik dari para teoritikus manajemen-prinsip ini didasarkan
atas pengalaman para teoritikus tersebut dengan organisasi yang
menggunakan teknologi mass-production. Perusahaan mass-production
tersebut mempunyai garis wewenang yang jelas, formalisasi yang tinggi,
proporsi pekerja terampil yang lebih rendah yang dicapai melalui suatu
Teknologi dan Organisasi | 4
pembagian kerja yang tinggi, rentang kendali yang lebar pada tingkat
supervisor, dan pengambilan keputusan yang disentralisasi. Tetapi karena
semua organisasi tidak menggunakan teknologi mass-production, prinsip
yang demikian tidak disebut umum. Dengan demikian, penelitian
Woodward menjadi pertanda awal dan berakhirnya pandangan bahwa
terdapat prinsip universal tentang manajemen dan organisasi.
1.2.
Teknologi Berdasarkan Pengetahuan: Kontribusi Perrow
Perrow menyatakan bahwa metode kontrol dan koordinasi harus
bervariasi sesuai dengan jenis teknologi. Makin rutin teknologinya, maka
makin tinggi struktur organisasinya. Perrow mengidentifikasikan aspekaspek utama struktur yang dapat dimodifikasi pada teknologi:
Tingkat keleluasaan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan
tugas kekuasaan kelompok guna mengontrol tujuan dan strategi
dasar unit.
Tingkat saling ketergantungan antara kelompuk tersebut.
Tingat
sejauh
mana
kelompok
tersebut
turut
serta
dalam
mengoordinasikan pekerjaan mereka, baik dengan menggunakan
umpan balik atau perencanaan dari orang lain.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa cara terbaik menyelesaikan
kebanyakan teknologi rutin adalah melalui koordinasi kontrol yang
distandarisasi. Teknologi tersebut harus dikaitkan dengan struktur yang
mempunyai formalisasi maupun sentralisasi yang tinggi. Pada ujung
lainnya, teknologi non-rutin menuntut fleksibilitas. Pada dasarnya,
mereka akan didesentralisasi, mempunyai interaksi tinggi diantara semua
anggota dan mempunyai ciri tingkat formalisasi minim. Di tengahnya,
yakni teknologi manual (craft technology), mensyaratkan bahwa
pemecahan masalah harus dilakukan oleh mereka yang paling banyak
pengalaman dan pengetahuannya. Ini berarti desentralisasi dan jga
teknologi rekayasa (engineering technology) mempunyai banyak
Teknologi dan Organisasi | 5
pengecualian
tetapi
proses
pencariannya
dapat
dianalisis
harus
mempunyai pengambilan keputusan yang disentralisasi sambil tetap
mempertahankan fleksibiltas maupun formalisasi yang rendah.
1.3.
Ketidakpastian Teknologi: Kontribusi Thompson
Implikas struktural dari kerangka kerja Thompson tidaklah begitu jelas
dibandingkan karya Woodward atau Perrow. Pada dasarnya, setiap
teknologi menciptakan semacam saling ketergantungan. Long-linked
technology diikuti sequential interdependence prosedurnya sangat
terstandarisasi dan harus dilaksanakan dalam rangkaian tertentu.
Mediating technology mempunyai pooled interdependence dua unit atau
lebih yang masing-masing membantu unit yang lebih besar secara
terpisah.
reciprocal
Teknologi
intensif
interdependence
(intensive
keluaran
technology)
dari
unit-unit
menciptakan
yang
saling
mempengaruhi secara timbal balik. Masing-masing interdependence
menuntut sejenis koordinasi yang akan membantu keefektifan organisasi,
namun bisa meminimalkan biaya.
Pada umumnya kita dapat menerjemahkan pandangan Thompson
kedalam terminologi struktural. Ia beragumentasi bahwa permintaan
terhadap pengambilan keputusan dan komunikasi sebagai akibat dari
teknologi menigkat dari mediating ke long-linked lalu ke intensive.
Koordinasi mediating technology yang paling efektif adalah melalui
peraturan dan prosedur. Long-linked harus didampingi oleh perencanaan
dan penjadwalan. Teknologi intensifmembutuhkan penyesuaian bersama.
Ini berarti bahwa:
Mediating technology = kompleksitas rendah, formalisasi tinggi.
Long-linked technoloy = kompleksitas dan formalisasi moderat.
Intensive technology = kompleksitas tinggi, formalisasi rendah.
Teknologi dan Organisasi | 6
2.
INTEGRASI TENTANG TEKNOLOGI
2.1.
Pengaruh Industri Dan Besaran
Industri menghambat pilihan teknologi. Tetapi organisasi harus mencapai
suatu besaran tertentu sebelum kemajuan dapat diperoleh dari
keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi yang lebih kompleks.
Keputusan
untuk
menerima
sebuah
teknologi
yang
kompleks
kemungkinan tidak akan diambil sampai organisasi tersebut mencapai
besaran yang cukup untuk menggunakan kesempatan yang diberikan oleh
ekonomi skala (economic of scale). Dengan demikian, besaran
menentukan teknologi, atau bisa juga sebaliknya.
2.2.
Denominator yang Sama: Kerutinan
Woodward
mengidentifikasi
tiga
jenis
teknologi
masing-masing
mewakili suatu tingkat kompleksitas teknologi yang semakin meningkat.
Yang paling ekstrem, teknologi unit berhubungan dengan aktivitas yang
dibuat atas pesanan atau yang tidak rutin; teknologi proses menjalankan
aktivitas yang diotomatisasi dan distandarisasi. Mass technology yang
pada dasarnya rutin. Perrow menyajikan dua jenis teknologi yang
ekstrem, teknologi yang rutin dan yang tidak rutin. Teknologi “antara”
Perrow-engineering dan craft juga berbeda dalam kerutinan, yang
pertama lebih distandarisasi daripada yang kedua.
2.3.
Tingkat Unit Kerja Versus Tingkat Organisasi
Hampir semua organisasi besar dan juga yang sedang mempunyai
teknologi yang beraneka ragam membagi rata subunit tersebut untuk
menghasilkan suatu ukuran yang digabungkan atau secara sederhana
mengidentifikasi sebuah teknologi tertentu diantara yang banyak dan
menamakannya teknologi yang dominan akan menghasilkan kesalahan
mengenai kenyataan yang sebenarnya. Kita harus mengharapkan bahwa
penelitian yang menilai hubungan teknologi struktur pada tingkat analisis
organisasi, dimana terdapat sejumlah besar variasi teknologi diantara
Teknologi dan Organisasi | 7
subunit akan menghasilkan ukuran yang merupakan penjumlahan yang
tidak mempunyai arti.
Penelitian teknologi telah dilakukan pada tingkat organisasi dan unit.
Kedua
melihat
teknologi
sebagai
cara
yang
digunakan
untuk
melaksanakan tugas, tapi ada yang menganggap organisasi sebagai unit
analisis dan yang lain menganggap unit kerja sebagai unit utama. Analisis
tingkat organisasi dimulai dengan produk atau jasa utama yang
ditawarkan, yang akan memfokuskan kita kepada teknologi konversi
yang dominan. Analisis pada tingkat pekerjaan unit dimulai dengan tugas
yang dilakukan oleh pegawai individual yang mengakibatkan kita harus
memperhatikan metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas.
2.4.
Teknologi Manufaktur Versus Teknologi Jasa
Selain menyebabkan masalah karena mencampuradukkan kajian yang
menggunakan berbagai tingkat analisis, para peneliti juga bersalah karena
mencampurkan organisasi manufaktur dengan jasa. Ikhtisar dari
penelitian yang menilai hubungan antara teknologi dan struktur
menujukkan bahwa hampir 80 persen dari mereka yang melihat kepada
hanya organisasi manufaktur atau jasa mendukung hubungan tersebut.
Tapi jika data dari usaha manufaktur dan jasa dikombinasikan, hanya 14
persen mencapai hasil yang mendukung. Hal ini secara tidak langsung
menyatakan bahwa mungkin terdapat perbedaan yang nyata antara
teknologi yang mendominasi kedua jenis organisasi tersebut. Dengan
demikian penelitian yang mengombinasikan organisasi manufaktur dan
jasa lebih kecil kemungkinannya menemukan adanya hubungan yang
mencolok antara teknologi dan struktur.
2.5.
Teknologi dan Struktur
Ada beberapa penemuan yang penting:
1.
Teknologi dan Kompleksitas
Teknologi dan Organisasi | 8
Meskipun kurang meyakinkan, bukti menujukkan bahwa teknologi
rutin positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah. Makin
besar rutinisasi, maka makin sedikit jumlah kelompok pemegang
jabatan dan makin sedikit pelatihan yang didapat para profesional.
Dan sebaliknya teknologi non-rutin kemungkinan membawa
kompleksitas yang tinggi. Sedangkan pekerjaan itu menjadi lebih
canggih dan lebih disesuaikan dengan keinginan, rentang kendali
akan menyempit dan diferensiasi vertikal meningkat.
2.
Teknologi dan Formalisasi
Peninjauan kembali terhadap lima kajian mengenai teknologi
menemukan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan
dengan formalisasi. Walaupun hanya satu sampel korelasi yang
secara statistik dapat dikatakan signifikan, semua yang lain positif,
yang mempunyai satu diantara seribu kemungkinan akan terjadi
karena kebetulan. Tetapi, jika besaran dikontrol, maka hubungan
tersebut akan hilang. Kerutinan secara mencolok dihubungkan
dengan keberadaan sebuah manual peraturan, keberadaan uraian
pekerjaan, dan tingkat sejauh mana raian pekerjaan tersebut
dispesifikasikan. Teknologi rutin mengizinkan manajemen untuk
menetapkan peraturan dan peraturan lain yang diformalkan karena
cara melakukan pekerjaan dipahami dengan baik dan pekerjaan itu
cukup berulang untuk membenarkan biaya yang dibutuhkan untuk
mengembangkan sistem yang diformalkan dengan cara demikian.
Teknologi non-rutin membutuhkan sistem kontrol yang mengizinkan
adanya keleluasaan dan fleksibilitas yang lebih tinggi.
Kajian-kajian tersebut secara tidak langsung mengatakan bahwa kita
harus berhati-hati dalam menggeneralisasi dampak teknologi
terhadap formalisasi. Hubungan tersebut berlaku bagi organisasi
yang kecil serta untuk aktivitas yang berada pada atau yang dekat
Teknologi dan Organisasi | 9
dengan inti operasi. Jika inti operasi menjadi lebih rutin, pekerjaan
operasionalnya menjadi lebih dapat diperkirakan. Dalam situasi
demikian, formalisasi yang tinggi merupakan alat koordinasi yang
efisien.
3.
Teknologi dan Sentralisasi
Hubungan teknologi-sentralisasi membuahkan hasil yang tidak
konsisten. Argumentasi yang logis yakni teknologi rutin akan
dihubungkan dengan struktur yang disentralisasi, yang akan lebih
banyak menyandarkan diri pada pengetahuan seorang spesialis
dicirikan
oleh
wewenang
pengambilan
keputusan
yang
didelegasikan.
Kesimpulan yang lebih umum yakni hubungan teknologi-sentralisasi
dilunakan oleh tingkat formalisasi. Baik peraturan formal maupun
pengambilan keputusan yang disenralisasi merupakan mekanisme
kontrol, dan manajemen dan mensubstitusikannya dengan yang lain.
Teknologi rutin harus dihbungkan dengan kontrol yang disentralisasi
jika terdapat peraturan yang minimum. Tetapi, jika formalisasinya
tinggi, tenologi rutin dapat diikuti. Dengan demikian, kita dapat
memperkirakan
bahwa
teknologi
rutin
akan
mengakibatkan
sentralisasi tetapi hanya jika formalisasinya rendah.
Akhirnya, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin secara positif
berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang
tinggi.
3.
PERAN UTAMA TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan
kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena
itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi
Teknologi dan Organisasi | 10
yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan,
pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan
dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi
merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis
kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan tama dalam mempelajari
sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi
terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yang mengandung
prinsip ketergantungan (contingency), manyatakan bahwa karakteristik
organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi
yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori
organisasi. Menurut James Thompson, teknologi organisasi tidak
didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan di lapangan, melainkan
merupakan sutau pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan
landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
Pembahasan
mengenai
teknologi
organisasi
dilakukan
dengan
membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu: organisasi perusahaan
manufaktur dan organisasi non-manufaktur. Manufaktur adalah suatu
cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dalam suatu medium
proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk
dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam produksi barang non-jasa.
Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut dimana jasa
pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam
perusahaan manufaktur. Penelitian mengenai teknologi organisasi
perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap
perkembangan
teori
organisasi.
Woodward
menemukan
bahwa
Teknologi dan Organisasi | 11
perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi
produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu:
1.
Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil.
2.
Produk masal atau dalam kelompok ukuran besar.
3.
Produksi menurut proses.
Thompson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang
masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan
konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi,
yaitu:
1.
Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk
menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat
dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung
tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit
untuk dilaksanakan.
2.
Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis
teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan
kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input
bagi kegiatan berikutnya, beurutan, hingga akhirnya produk siap
untuk digunakan oleh konsumen.
3.
Teknologi
intensif
(intensitive
technology)
teknolgi
intensif
merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang
keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi
intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai
akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami
perubahan.
Perrow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu:
1.
Teknologi rutin: ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan
yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal
serta
mempunyai
prosedur
komputasi
tertentu
untuk
Teknologi dan Organisasi | 12
menyelesaikannya.
Ini
berarti
bahwa
jenis
teknologi
rutin
mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.
2.
Teknologi non-rutin: ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang
dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti
sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan
yang termasuk teknologi non-rutin. Usaha yang cukup besar
diperlukan untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang
muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi
serta pengetahuan teknis yang memadai.
3.
Teknologi craft. cirinya adalah adanya aliran kegiatan relatif stabil,
tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu
pekerjaan jenis ini menuntut penglaman yang tinggi serta latihan
yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan
yang
rumit
dengan
bijaksana
berdasarkan
intuisi
dan
pengalamannya.
4.
Teknologi engineering. Pekerjaan menjadi cukup rumit karena
variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani
dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku.
Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunkan sejumlah
pengetahuan yang sudah cukup maupun sebagai acuan.
Pada suatu organisasi yang kompleks, setiap bagian organisasi
mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda. Hal ini disebakan
adanya kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan
mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow
menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai
relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu
organisasi, yaitu:
1.
Variasi tugas, menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas
yang diukur dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal baru
yang terjadi dalam proses kegiatan.
Teknologi dan Organisasi | 13
2.
Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianaisis bisa diuraikan
menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat objektif dan
terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah
karena setiap langkah dala proses terukur secara jelas dan mudah
diketahui jika ada penyimpangan.
Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan
yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi
karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi
dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan:
a.
organisasi organik dan mekanistik.
b.
Kualifikasi karyawan.
c.
Struktur formal.
d.
Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin
oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya retang
kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat
profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus
lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering
berinteraksi.
e.
Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan.
f.
Komunikasi.
g.
Koordinasi dan kontrol.
Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena
menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan
organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi hubungan
antara manusia-manusia,manusia-mesin, manusia-organisasi, mesinorganisasi, mesin-mesin dan organisasi-organisasi. Dari segi manajemen
ada tiga fungsi komputer, yaitu:
1.
Komputer sebagai ingatan (memori).
2.
Komputer sebagai pemroses.
Teknologi dan Organisasi | 14
3.
Komputer sebagai informasi eksternal, yang melipiti:
a.
Komputer akan meningkatkan efektivitas apabila keluaran
nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
b.
Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks
aktif (pemilhan dan penyaringan informai).
c.
Mengetahui model analitis dan sistematis dalam memecahkan
masalah dan membuat keputusan.
4.
PENERAPAN
TEKNOLOGI
PADA
BAGIAN-BAGIAN
ORGANISASI
Penerapan atau pemanfaatan teknologi pada bagian-bagian kegiatan
operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan
bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik
secara personal, antarunit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan
administrasi
kerja
berbasis
teknologi
informasi
juga
arus
mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk
mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi
informasi
yang
pengembangan,
bertahap
ahli
kelola,
yang
dimulai
dengan
operasional
sampai
perencanaan,
dengan
tahap
pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi
tau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang
sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi
informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut
disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki
startegi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
4.1.
Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan
juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan
Teknologi dan Organisasi | 15
kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan
menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun
strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan
cpat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya
saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu, implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki
dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan
biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan
ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara
optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi
informasi, bersifat multifungsi sehinga dalam pengembangan selanjutnya
iupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemnfaaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan
dalam organisasi yang diperasikan secara rutin oleg staf administrasi dan
bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik
bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain
untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam
menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal
lainnya
terhadap
manfaat
sitem
bagi
dirinya
dan
kemudahan
penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk
meningkatkan kemampuan meraka.
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi
diklasfikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
1.
Perbaikan
efisiensi:
Pemanfaatan
teknologi
informasi
untuk
perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi.
Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan
penurunan waktu dan biaya proses.
Teknologi dan Organisasi | 16
2.
Perbaikan efektivitas: pemanfaatan teknologi informasi untuk
perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi.
Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan
kemudahan dan kecepatan memperoleh status pencapaian arget
organisasi.
3.
Strategic improvement. Pemanfaatan teknologi informasi untuk
strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level
eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi
informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan
keputusan oleh eksekutif.
Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan
menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Ada 5
peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
1.
Fungsi operasional.
Fungsi ini kan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping
telah diambilalih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat
penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit
terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan
fungsinya sebagai agen penyokong (supporting agency) dimana
teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2.
Fungsi pengawasan dan kontrol (monitoring and control).
Fungsi ini mengandung arti bahwa keberadaaan teknologi informasi
akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level
manajerial yang melekat dalam setiap fungsi manajer, sehingga
struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki
rentang kontrol atau hubungan rekan sejawat yang memungkinkan
terjadi interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3.
Fungsi perencanaan dan keputusan (planning and decision).
Fungsi ini mengangkat teknologi informasi ketataran peran yang
lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai alat yang
Teknologi dan Organisasi | 17
memudahkan rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah
pengetahuan generator bagi para pimpinan perusahaan yang
dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan
penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari
fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi
strategis tersebut diatas.
4.
Fungsi komunikasi (communication).
Pada dasarnya, fungsi ini termasuk ke dalam infrastruktur
perusahaan dalam era organisasi modern di mana teknologi
informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu
perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan
berinteraksi.
5.
Fungsi antarorganisasi (interorganizational).
Funsi ini merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu
oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk
melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah
perusahaan lain.
Konsep kemitraan strategis atau partnership berbasis teknologi informasi
seperti pada implementasi manajemen rantai suplai (supply chain
management) atau perenacanaan sumber daya perusahaan (enterpise
resource planning) membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan
penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.
Bahkan, tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan
kegiatan pengalihdayaan atau melakukan outsourcing ke sejumlah proses
bisnis, terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain
demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi
ini secara langsung akan berpangaruh terhadap rancangan atau desain
struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen,
Teknologi dan Organisasi | 18
divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan
manajemen informasi.
4.2.
Bagaimana Teknologi dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan
Pada dasarnya, tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan
atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan pengunaan
teknologi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced
scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses
manajemen penting:
Menentukan visi dan strategi organisasi.
Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran
strategis.
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai
inisiatif strategis.
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
4.3.
Studi Kasus: Penerapan Teknologi Informasi dalam Organiasasi
4.3.1.
Peranan Teknologi Informasi Dalam Dunia Organisasi
Seperti kita ketahui, dalam kehidupan kita dimasa mendatang sektor
teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan sektor yang paling
dominan. Siapa saja yang menguasai teknologi ini, maka dia akan
menjadi pemimpin didalam dunianya. Teknologi informasi memiliki
peranan penting di berbagai bidang-bidang, khususnya adalah dalam
bidang organisasi. Teknologi informasi sudah menjadi kebutuhan dasar
bagi setiap perusahaan terutama didalam menjalankan segala aspek
aktivitas khususnya dalam bidang organisasi. Media baru berupa
teknologi informasi ini dapat menerobos hierkaki tradisional dan batasbatas departemen dengan mudah serta mampu mengganti proses-proses
sebelumnya dengan pola baru. Penerapan teknologi informasi dan
komunikasi ini diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam
upaya memenangkan suatu persaingan yang pasti terjadi dalam dunia
Teknologi dan Organisasi | 19
organisasi. Ditambah lagi kita dihadapkan oleh kenyataan bahwa saat ini
dunia berada pada era persaingan yang sangat ketat. Adanya peran
teknologi informasi dalam organisasi memungkinkan setiap proses bisnis
yang dijalankan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan menggunakan
teknologi informasi, kendala jarak dan biaya transportasi menjadi bukan
masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat
memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat
cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo,1997).
Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam
suatu organisasi, diantaranya sebagai berikut:
1.
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian
dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar
control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis
seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi
sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2.
Reduce Costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai
usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada
akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
Teknologi dan Organisasi | 20
a.
Eliminasi Proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang
dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi
layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
b.
Simplifikasi Proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan
berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat
dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian
pelayanan order.
c.
Integrasi Proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan
praktis
(secara
langsung
akan
meningkatkan
kepuasan
pelanggan juga).
d.
Otomatisasi Proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran
klasik dari teknologi informasi
3.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk
menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari
penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi
lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan
tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4.
Create New Realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena
bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep
Teknologi dan Organisasi | 21
e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, eloyalty, dan lain¬lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang
baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi
informasi.
Kita dapat Berkaca pada kesuksesan negara India. Berkembangnya
industri terutama industri teknologi informasi dan komunikasi di negara
tersebut, tak lain berkat pemanfaatan teknologi informasi itu sendiri.
Contohnya saja sebuah perusahaan jasa akuntan publik di India dapat
mengerjakan laporan keuangan untuk perusahaan-perusahaan yang
terdapat di Amerika melalui media komunikasi jarak jauh seperti internet.
Sistem keamanan yang mendukung serta teknologi kompresi data
memungkinkan proses pengiriman menjadi semakin cepat dan terjamin.
Contoh lain dari peran teknologi informasi ini adalah dalam bidang
kedokteran. Saat ini sedang dikembangkan juga sebuah sistem
pengiriman hasil CAT-scan (Computerized Axial Tomography) atau foto
x-ray kepada dokter yang lokasinya jauh dari rumah sakit. Pemanfaatan
teknologi informasi seperti ini, akan memungkinkan pelayanan kesehatan
masyarakat selama 24 jam penuh. Selain hal yang telah disebutkan
diatas, teknologi informasi juga dapat berperan sebagai pengontrol.
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan guna meningkatkan pelayanan
dan membaca kondisi pasar. Pengontrolan stok lebih efisien, aktivitas
distribusi produk yang tepat sasaran sesuai target pasar, yang akhirnya
dapat mengurangi modal kerja.
Menurut Rockart (1988), perkembangan peran teknologi informasi dalam
organisasi dapat dikelompokkan menjadi 5 era, yaitu
1.
Era Akutansi (1950 - 1960-an)
Fokus aplikasinya adalah untuk aplikasi akuntansi seperti aplikasi
penggajian, piutang dagang, kas dll. Metode pemasukkan datanya
system Batch, yaitu input dikumpulkan untuk satu periode tertentu
Teknologi dan Organisasi | 22
terlebih dahulu baru kemudian bersama-sama dimasukkan ke system
teknologi informasi.
2.
Era Operasional (pertengahan 1960 — 1970-an)
Aplikasi sistem teknologi informasi tidak hanya untuk akuntansi,
tetapi untuk aplikasi operasi lainnya, seperti: pengendalian
persediaan, dan penjadwalan produksi. Metode sudah mengarah ke
on line, yaitu data ditangkap dan langsung dimasukkan ke sistem
teknologi informasi, peran staff informasi masih sama, lebih banyak
mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan
operasionalnya.
3.
Era Informasi (akhir tahun 1970 - awal tahun 1980)
Aplikasi sudah digunakan sebagai informasi pengambilan keputusan
oleh manajemen. Metodenya menggunakan sistem On line. Basis
data relational sudah digunakan. Menggunakan Paket DBMS ( Data
Base Management Systems). Perannya, Selain mengembangkan,
mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi-aplikasi Sistem
Teknologi
Informasi,
juga
mendukung
dan
membantu
pengembangan system oleh pemakai system (End user Computing).
4.
Era Jaringan (pertengahan tahun 1980-an)
Disebut juga wired society era. Perusahaan sudah dihubungkan
dengan jaringan sistem teknologi informasi. untuk keperluan
keuntungan strategic. Contohnya: perusahan dijaring dengan
pemasok-pemasoknya dan dengan pelanggan-pelanggannya dengan
teknologi telekomunikasi.
5.
Era Jaringan Global (pertengahan tahun 1990-an)
Disebut juga Global wired society era. Perusahaan sudah
dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi secara
global dengan teknologi telekomunikasi melalui internet.
Teknologi dan Organisasi | 23
4.3.2.
Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi
tentunya memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tetapi pada dasarnya
penerapan TI pada suatu organisasi adalah guna mendukung kepentingan
usahanya. Namun sebenarnya hal terpenting yang perlu dicatat, dalam
menghadapi kondisi sekarang ini, dimana persaingan dan fluktuasi dunia
bisnis yang tinggi, perlu ditanamkan bahwa penerapan Teknologi
Informasi bukan hanya berperan sebatas support tools saja, tetapi
Teknologi Informasi juga merupakan strategic tools, dimana berarti lebih
luas terhadap kebijakan dan tujuan-tujuan penerapan Teknologi Informasi
diperusahaan atau organisasi tersebut yang cukup jelas. Penerapan
Teknologi Informasi dapat memberikan dampak positif bagi suatu
organisasi. Keuntungan yang dapat dirasakan dengan jelas, yaitu
penurunan biaya usaha dengan tingkat pelayanan membaik, kepuasan
pelanggan meningkat, dan tentunya omzetpun melonjak tinggi. Dengan
mengacu pada alasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa penerapan
Teknologi Informasi sangat mendukung kinerja bisnis suatu perusahaan
maupun organisasi, dimana Inovasi teknologi informasi sebagai kunci
sukses serta faktor penting. Inovasi bukan berarti harus rumit, tetapi yang
terpenting bisa menjawab kebutuhan bisnisnya. Inovasi dan bisnis saling
terkait dan mempengaruhi. Inovasi teknologi informasi membantu
perusahaan membangun proses bisnis lebih baik dari sebelumnya. Sifat
inovasi tak perlu rumit, inovasi sederhana juga mampu memberikan
perbaikan bagi kinerja perusahaan, selama sifatnya yang bisa
dimanfaatkan menjadi nilai tambah pada bisnis.
A. Pemanfaatan Teknologi Informasi
Pemanfaatan Teknologi informasi adalah syarat menuju best practice
didalam pengelolaan bisnis. Adapun keuntungan dari penerapan
teknologi informasi pada organisasi, yaitu:
Teknologi dan Organisasi | 24
1.
Teknologi informasi menciptakan sebuah keunggulan kompetitif
bagi suatu organisasi dibanding dengan para pesaingnya.
2.
Kecanggihan teknologi informasi merupakan kekuatan paling
penting yang dapat mengubah pasar dunia dan perusahaan akan
bergantung pada teknologi informasi untuk menghubungkan dan
mengelola operasional secara global.
3.
Dimasa yang akan datang teknologi informasi akan memegang
peranan penting dalam mengelola operasional perusahaan yang
makin kompleks dan mengglobal. Dimana teknologi informasi
akan membantu suatu organisasi dalam meningkatkan daya
saing terhadap munculnya pesaing-pesaing baru.
B. Merealisasikan Dampak Positif Teknologi Informasi
Dengan mengamati praktek-praktek yang telah dilakukan oleh
organisasi bisnis yang berhasil dalam memanfaatkan teknologi
informasi, maka untuk dapat merealisasikan dampak positif TI bagi
organisasi bisnis tersebut, paling tidak dapat dilakukan melalui tiga
hal yaitu: people, proses & business model. Dalam kaitannya dengan
people, peranan dari TI telah berbeda dengan peranan mesin di era
industri yang digunakan untuk menggantikan tenaga manusia. Meski
penggunaan yang mula-mula dari komputer adalah diarahkan pada
factor substitution, yaitu menggantikan low skill clerical worker
melalui otomatisasi proses kerja. Dalam organisasi modern, TI tidak
semata-mata menggantikan kekuatan otot ataupun kemampuan
berpikir manusia. Dari hasil analisa makroekonomi multi tahun dari
ratusan perusahaan, Strassmann dalam Malhotra (2005) menegaskan
bahwa bukanlah komputer yang penting, tetapi apa yang dilakukan
manusia dengan komputer tersebut adalah yang terpenting.
Sebagaimana bukanlah sebuah palu yang dapat mendirikan sebuah
rumah yang baik, tetapi tergantung pada ditangan siapakah palu itu
dipegang, sehingga dapat menghasilkan sebuah rumah yang baik.
Teknologi dan Organisasi | 25
Dari sini semakin jelas terlihat bahwa manfaat yang dihasilkan oleh
teknologi, tidaklah semata berasal dari teknologi itu sendiri, tetapi
dari apa yang dilakukan oleh manusia dengan teknologi tersebut.
Terkait dengan proses, manfaat yang didapatkan oleh organisasi
bisnis dari TI terletak pada bagaimana organisasi tersebut
menggunakannya tidak sekedar untuk otomatisasi, namun juga untuk
mentransformasi proses bisnis, hingga mengubah atau menciptakan
model bisnis yang sesuai manakala aktifitas kerja dan berbagai
proses bisnis telah didukung TI. Hammer & Champy dalam Hartono
(2005) mengidentifikasi kegagalan investasi TI untuk memberikan
dampak terhadap peningkatan kinerja keuangan. perusahaan karena
implementasi TI dianggap sekedar mengotomatisasi kegiatan
tradisionil yang ada. Menurut Hammer, untuk memberikan manfaat
investasi TI harus digunakan untuk mengubah secara revolusioner
proses bisnis yang ada dalam organisasi. Pendekatan ini disebut
sebagai Business Process reengineering (BPR), dimana BPR ini
bersifat fundamental, radikal, dramatis serta berorientasi pada
proses. Bila ditinjau dari perkembangan ilmu manajemen, dampak
luar biasa dari penemuan teknologi seperti listrik dan mesin-mesin
pada abad industri terhadap kemajuan industri tidaklah melulu
disebabkan karena organisasi memiliki mesin-mesin tersebut.
Organisasi bisnis pada masa itu juga melakukan perubahan proses
kerja untuk dapat mewujudkan keunggulannya, misalnya melalui
diterapkannya division of labor. Sehingga tidak heran di abad
informasi keilmuan manajemen memperkenalkan istilah teamwor~,
interconnection, dan shared information sebagai suatu inovasi dari
ilmu manajemen untuk mengadopsi teknologi dalam proses kerja.
kini bahkan surat kabar lokal sekalipun juga dapat memiliki jaringan
yang mendunia melalui teknologi internet. Carr (2003) juga
menyoroti kecenderungan organisasi bisnis pada masa sekarang yang
Teknologi dan Organisasi | 26
terlalu mengandalkan vendor perangkat lunak ataupun perangkat
keras hingga konsultan TI agar organisasi bisnis dapat tetap up to
date dengan perkembangan TI, dibandingkan dengan berupaya untuk
melakukan inovasi sendiri. Ketergantungan ini mengakibatkan setiap
organisasi bisnis cenderung memiliki sistem dan teknologi yang
seragam, sehingga selama tidak dilakukan inovasi maka tidak akan
ada nilai lebih yang dapat ditampilkan oleh suatu organiasi bisnis
bila dibandingkan dengan pesaingnya. Kondisi ini juga didukung
dengan praktek organisasi bisnis selama ini dimana dari total
pembelanjaannya pada TI, persentase terbesar adalah untuk
pengadaan komoditas berupa berbagai perangkat dan hanya sedikit
yang mengalokasikan dana untuk upaya menemukan inovasi atau
melakukan proses kreatif dari berbagai perangkat tersebut. Satu hal
lain yang perlu dicermati adalah pilihan akan model bisnis.
Perkembangan teknologi telah memungkinkan organisasi untuk
membangun new business model yang baru dalam hal penawaran
barang dan jasa ataupun baru dalam hal cara mendelivernya ke
konsumen (Hartono, 2005) Dalam kaitannya dengan model bisnis,
peritel Wal Mart telah muncul sebagai sebuah organisasi bisnis yang
besar karena berhasil memanfaatkan TI secara maksimal untuk
menjalankan model bisnis yang dipilihnya. Wal-Mart juga terus
mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dalam TI melalui
pengelolaan rantai pasokan secara elektronis. Wal Mart mengarahkan
semua pemasoknya untuk menggunakan sistem pengadaan barang
secara elektronis yang sesuai dengan miliknya, sehingga mau tak
mau supplier yang ingin terus bekerjasama dengan WalMart harus
mengadopsi sistem tersebut. (Maholtra, 2005) Lebih jauh tentang
model bisnis, Amazon, Google dan ebay adalah tiga nama besar
dalam dunia e-commerce yang menjalankan bisnisnya murni secara
virtual atau hanya ada didunia maya. Siapapun sebenarnya dapat
memulai bisnis di internet, sebuah infrastruktur terbuka yang dapat
Teknologi dan Organisasi | 27
digunakan oleh siapa saja dan telah lazim diadopsi oleh organisasi
bisnis lainnya. Namun dengan kreatifitas para pendirinya, ketiganya
memilih suatu model bisnis yang dapat diterima oleh pengguna
internet di seluruh dunia. Amazon, pioner di bisnis ritel yang terus
melengkapi diri dengan fitur-fitur baru dan kemudahan yang
membuat pelanggan enggan berpaling. E-bay dalam bidang
pelelangan yang membuat segala hal jadi mungkin untuk dilelang
dan semua orang di seluruh dunia dapat menjadi peserta lelang
asalkan memiliki akses ke internet. Serta Google sebagai nomor satu
dalam search engine yang menggunakan perangkat TI sederhana
secara maksimal yaitu dengan menciptakan algoritma pemrograman
yang memungkinkan user mensearch `apapun' secara lebih cepat dan
teliti dibanding dari search engine manapun termasuk Yahoo. Masih
banyak contoh lain, misalkan Encyclopedia Britannica yang di abad
informasi ini juga harus merubah model bisnisnya dalam menjajakan
informasi akibat adanya internet dan munculnya Wikipedia, suatu
free ensiklopedia di internet yang memiliki lebih dari 1,8 juta artikel
dan dikerjakan oleh para sukarelawan dari seluruh dunia (Hammel,
2006) Akhirnya, untuk dapat mengukur dampak TI dalam organisasi,
Luftman (2004) memaparkan sejumlah aspek yang dapat diukur
selain aspek keuangan untuk mengukur dampak positif TI dengan
lebih terinci.
C. Dampak Negatif Teknologi Informasi
Namun dilain pihak, terkadang penerapan teknologi informasi ini
memiliki berbagai macam kendala. Terkadang penerapan teknologi
informasi ini gagal dan akan menjadi nilai lebih yang optimum bagi
perusahaan atau organisasi penerap. Dari kegagalan ini, sebuah
organisasi seharusnya lebih mampu lagi untuk mengetahui apa-apa
saja yang sebenarnya dibutuhkan dan diadopsi oleh suatu organisasi.
Penerapan teknologi informasi disarankan bukan saja diterapkan
Teknologi dan Organisasi | 28
karena suatu 'tren' atau sekedar ikut-ikutan, melainkan lebih sebagai
melakukan inovasi teknologi informasi secara mindful. Dengan kata
lain, membangun inovasi TI benar-benar didasarkan atas kebutuhan
dan kondisi perusahaan dan lebih menekankan pada aspek
keselarasan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Atau dapat
dikatakan kita sebagai orang yang akan memutuskan penerapan
teknologi informasi, dapat lebih bijak mengadopsi dan megambil
sebuah ke