MENGIDENTIFIKASI JENIS DAN JENIS SURATDOKUME
MENGIDENTIFIKASI
JENIS–JENIS
SURATDOKUMEN
Smk Jakarta timur 1
Jl. Madrasah , 543, cawng baru, jatinegara
Jakarta timur
Mengidentifikasi
Jenis - Jenis surat
Penyusun
`Supriyadi,S.Pd
Tahun
2013 -2014
KATA PENGANTAR
Dalam masa sekarang ini dimana persaingan di dunia kerja semakin ketat maka
kita sebagai pendidik dituntut menjadikan peserta didik semakin kompeten dan
mampu bersaing di dunia kerja dan dunia industri oleh karena itu harus ada
peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM).
Sekolah Menengah Kejuruan sekolah yang mampu mencetak tenaga terampil
dan kompeten harus mulai berfikir kedepan bagaimana hal tersebut bisa
diwujudkan.
Dalam rangka meningkatkan Sumber Daya Manusia harus ada peningkatan
cara pembelajaran yang sudah kita lakukan salah satunya adalah dengan
menggunakan modul untuk sarana pembelajaran
Dengan adanya tuntutan tersebut ,kami berusaha untuk menulis modul
pembelajaran dengan merujuk kepada Penyusunan KTSP dan Bahan Ajar
dalam bidang keahlian Administrasi Perkantoran , dimana isi dari modul
tersebut akan kami usahakan berbasis kompetensi.
Tak ada gading yang tek retak, begitu juga modul yang kami tulis ini maka
kami mohon saran ,pendapat dan masukan demi kesempurnaan modul ini.
Terima kasih kepada semua fihak yang telah membantu dalam pembuatan
modul ini, semoga ALLAH SMT senantiasa memberikan rahmat dan
hidayahNYA kepada kita semua Amin.
DAFTAR ISI
Halaman Sampul…………………………………………………i
Halaman Francis…………………………………………………ii
Kata Pengantar…………………………………………………..iii
Daftar Isi…………………………………………………………iv
Peta Kedudukan Modul…………………………………………..vi
Glossarium……………………………………………………….viii
I. PENDAHULUAN
A.
Deskripsi…………………………………………………
1
B.
Prasyarat…………………………………………………
1
C.
Petunjuk Penggunaan Modul……………………………
1
D.
Tujuan Akhir……………………………………………
3
E.
Standar Kompetensi……………………………………… 4
F.
Cek Kemampuan Awal…………………………………
7
II. PEMBELAJARAN
A.
Rencana Belajar Peserta Diklat…………………………
8
B.
Kegiatan Belajar…………………………………………
9
1.
Kegiatan Belajar 1 :
Mengidentifikasi Surat Masuk…………………
2.
a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1…………….
10
b. Uraian Materi 1………………………………
10
c. Rangkuman 1…………………………………
11
d. Tugas 1………………………………………
11
e. Tes formatif 1…………………………………
11
f. Kunci jawaban 1………………………………
12
g. Lembar Kerja 1……………………………….
13
Kegiatan Belajar 2
Mengklasifikasikan Surat Masuk………………
14
.
a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2……………
14
b. Uraian Materi 2………………………………
15
c. Rangkuman 2…………………………………
16
d. Tugas 2………………………………………
17
e. Tes Formatif 2……………………………….
18
f. Kunci Jawaban 2…………………………….
19
g. Lembar Kerja 2………………………………
19
III. EVALUASI
A.
Tes Tertulis............................................................
21
B
Tes Praktik.............................................................
21
KUNCI JAWABAN
A.
Tes Tertulis...........................................................
22
B.
Lembar Penilaian Tes Praktik..............................
22
DAFTAR PUSTAKA
PETA KEDUDUKAN MODUL
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRAI PERKANTORAN
118DKK1
118DKK2
118KK4
118KK6
118DKK3
118DKK4
1
118
118KK2
118KK9
118KK3
118KK9
118KK10
118KK10
118KK12
118KK7
118KK14
118KK12
118KK1
118KK8
118KK13
118KK11
*P``
118KK6
DAFTAR JUDUL MODUL
Bidang Keahlian
Program Keahlian
No
Kode
1
118DKK1
2
3
118KK6
118KK1
4
5
6
7
8
118KK4
118KK7
118KK8
118KK11
118KK14
1
118DKK2
2
2
3
4
5
118KK2
118KK3
118KK9
118KK10
118KK12
6
118KK13
7
118KK6
1
118DKK3
2
3
4
5
118KK6
118KK9
118KK10
118KK12
1
118DDK4
2
118KK1
3
4
118KK2
118KK3
:
:
BISNIS DAN MANEJEMEN
Administrasi Perkantoran
Modul
Memahani Prinsip –prinsip
penyelenggaraan administrasi
perkantoran
Menangani surat/dokumen kantor
Mengoperasikan aplikasi perangkat
lunak
Melakukan prosedur administrasi
Mengelola system kearsipan
Membuat dokumen
Mengelola dana kas kecil
Mengaplikasikan administrasi
perkantoran ditempat kerja
Mengaplikasikan ketrampilan dasar
komunikasi
Mengoperasikan aplikasi presentasi
Mengelola peralatan kantor
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan /rapat
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Mengelola data /informasi ditempat
kerja
Menangani Surat/dokumen kantor
Menerapkan prinsip-prinsip kerja
sama dengan kolega dan pelanggan
Menangani surat/dokumen kantor
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan/rapat
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Menerapkan Keselamatan,Kesehatan
Kerja dan Lingkungan Hidup
Mengoperasikan aplikasi perangkat
lunak
Mengoperasikan aplikasi presentasi
Mengelola peralatan kantor
6
7
8
9
10
11
12
13
14
118KK4
118KK5
118KK6
118KK7
118KK8
118KK9
118KK10
118KK11
118KK12
15
118KK13
16
118KK14
Melakukan prosedur administrasi
Menangani penggandaan dokumen
Menangani surat/dokumen kantor
Mengelola system kearsipan
Membuat dokumen
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan/rapat
Mengelola dana kas kecil
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Mengelola data /informasi ditempat
kerja
Menerapkan Keselamatan,Kesehatan
Kerja dan Lingkungan Hidup
GLOSARIUM
Agenda
:
Catatan harian
Claim
:
Pengaduan
Faktur
:
Tanda bukti pembelian secara kredit
Indentifikasi
:
Melihat secara rinci
Kartu Kendali
:
Kartu pencatatan
Klasifikasi
:
Mengelompokkan
Kwitansi
:
Tanda bukti pembayaran secara tunai
Mailhandling
:
Pengurusan surat
RHA
:
Rahasia
teletypewriter:
:
Pesawat untu mengirim berita jarak jauh
SRHA
:
Sangat Rahasia
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Modul
Mengidentifikasi
jenis–jenis
surat
ini
terkait
dengan
pembelajaran mengidentifikasi difinisi surat, mengidentifikasi difinisi
surat
masuk,
mengidentifikasi
mengklasifikasikan surat masuk
difinisi
surat
keluar,
dan
Diharapkan setelah menyelesaikan
modul ini, peserta diklat mampu mengidentifikasi
jenis jenis surat
masuk.
Modul ini berkaitan dengan modul sebelumnya yaitu Prosedur
Administrasi dan modul berikutnya yaitu Menangani surat/dokumen.
Selanjutnya setelah peserta didik
dapat mengidentifikasi jenis-jenis
surat peserta didik dapat menangani surat .dokumen baik itu surat
masuk maupun surat keluar.
Modul
modul
sebagai prasyarat
selanjutnya
yang
peserta didik untuk melanjutkan
menguraikan
tentang
memproses
surat/dokumen.
B. PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan akhir di atas, maka peserta didik
hendaknya sudah menguasai :
Modul Prosedur Administrasi
Pengoperasian peralatan manual
Etika komunikasi secara lisan dan
tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Pembelajaran yang dilaksanakan menggunakan system pembelajaran
mandiri ,diharapkan peserta didik dapat belajar secara aktif dengan
mengumpulkan berbagai sumber belajar selain modul ini, misalnya
melalui Perpustakaan, observasi atau pengamatan langsung ditempat
kerja.
a.
Bacalah
dengan
cermat
rumusan tujuan akhir dari
kegiatan belajar ini
yang memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan
kondisi yang diberikan dalam membentuk kompetensi kerja yang
akan dicapai melalui modul ini
b.
Bacalah dengan cermat dan fahami dengan baik daftar pertnyaan
pada “cek kemampuan “ sebagai pengukur kompetensi yang harus
dikuasai pada modul ini .Lakukan ini pada awal dan akhir
mempelajari modul ini unruk menyakinkan penguasan kompetensi
sebagai pencapaian hasil belajar anda
c.
Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda
cermati untuk mendapatkan pemahamanyang baik tentang tujuan
belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini.Bila
masih ragu tanyakan pada guru atu instruktur..
d.
Bacalah denngan cermat peta kedudukan modul ,prasyarat dan
penegertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalm modul
e.
Bacalah dengan cemat materi setiap kegiatan belajar,cencanakan
kegiatan belajar ,kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan
tes,kemudian cocokan dengan kunci jawaban,lakukan kegiatan ini
smapai tuntas.
.f.
Bila dalam proses memahami materi anda mendaptkan kesulitan,
maka diskuisikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan
dengan guru/instruktur
g.
Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini
selanjutnya pelajarilah modul selanjutnya sesuai yang tertuang
pada peta kedudukan modul untuk progran keahlian administrasi
perkantoran.
h.
Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar
berikutnya ,bila belum menguasai secara tuntas materi kegiatan
sebelumnya.
i.
Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
maka ajukan kompetensi dan sertifikasi
D. TUJUAN AKHIR
Pesera didik mampu mengidentifikasi jenis-jenis surat dari berbagai
macam jenis surat, pengidentifikasian jenis-jenis surat dapat dilihat
dari :
a. Mendefinisikan pengertian surat
b. Mendefinisikan pengertian surat masuk
c. Mendefinisikan pengertian surat keluar
d. Mengidentifikais jenis-jenis surat
e. Mengklasifikasikan surat masuk
Mengidentifikas SILABUS
E.
KOMPETENSI
NAMA SEKOLAH
MATA PELAJARAN
KELAS/SEMESTER
STANDAR KOMPETENSI
KODE KOMPETENSI
DURASI PEMELAJARAN
KOMPETENSI DASAR
1. Mengidentifikasi jenisjenis surat/dokumen
2. Memproses Surat
/dokumen
:
:
:
:
SMK Jakarta Timur 1
DASAR KOMPETENSI KEJURUAN
X/1
MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR
118 KK 6
: 36 X 45 MENIT
INDIKATOR
MATERI POKOK
PEMBELAJARAN
Mengidentifikasi
jenis-jenis surat
Jenis-jenis surat :
Pribadi,Niaga, Dinas
Mengklasifikasikan
surat masuk
Macam-macam
surat masuk
Mengelola surat
masuk
KEGIATANPEMBELAJARAN
Mengelompokkan
jenis-jenis surat
Mendiskusikan macammacam surat masuk
Buku Agenda masuk
Memproses Surat
Kartu Kendali
masuk dengan
menggunakann buku
Menangani surat
agenda
masuk dengan buku
Memproses surat
agenda
masuk
dengan
Menangani surat
menggunakan
kartu kendali
masuk dengan kartu
kendali
PENILAIAN
Tes
tertulis
Tes
Penugasan
Tes
tertulis
Tes
penugasan
Porto
folio
SUMBER
BALAJAR
ALOKASI
WAKTU
TM
1
PS
2
2
4
PI
5
3.Mendistribusikan
surat/dokumen
Mengelola terlebih
dahulu surat yang
dianggap surat
penting
Melakukan
pendistribusikan
surat/dokumen
sesuai dengan
alamat surat
Buku Agenda keluar
Kartu Kendali
Menangani surat
keluar dengan sistem
buku agenda
Menangani surat
keluar dengan kartu
kendali
Identifikasi surat
penting
Penanganan surat
penting /segera
Mendistribusikan surat
Memproses Surat
keluar dengan
menggunakan buku
agenda
Memproses surat
keuar dengan sistem kartu
kendali
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
2
Memilih macammacam surat penting
untuk segera ditangani
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
Surat penting ditangani
dengan segera
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
Melakukan
pendistribusikan surat
4
4
4. Memproses E-mai
Melakukan
penanganan
pesan E-mail
Membuka E-mail
Mengidentifikasi
ketepatan surat
lewat E-mail
Mengirim pesan Email
E-mail
Membuka E-mail
Membalas surat lewat Email
Mendistribusikan surat/dokumen
Membalas surat lewat Email
Tes tertulis
Tes
penugasan
Demontrasi
CEK KEMAMPUAN
Berikan tanda cek ( v ) apabila peserta didik telah menguasai beberapa
indikator dibawah ini :
No
1
Indikator
Dapatkah anda mendefinisikan
2
pengertian surat
Dapatkah anda mendefinisikan
3
pengertian surat masuk
Dapatkah anda mendefinisikan
4
pengertian surat keluar
Dapatkah anda mengidentifikasi
5
jenis-jenis surat
Dapatkah anda mengklaifikasikan
Ya
surat masuk
BAB II
PEMBELAJARAN
Tidak
A. Rencana Belajar Siswa
Standar kompetensi
Kompetensi Dasar
Jenis
Kegiatan
:
:
Waktu
Tanggal
Menangani Surat/Dokumen Kantor
Mengidentifkasi jenis-jenis surat/
Dokumen
Tempat
Belajar
Alasan
Perubahan
Tanda
Tangan
Guru
Mengetahui
Guru Pembimbing
Peserta didik
...................................
..............................
B. Kegiatan Belajar 1
1. Tujuan Kegiatan Belajar 1
Setelah selesai pembelajaran
a. Siswa dapat mengidentifikasi difinisi surat dengan benar
b. Siswa dapat mengidentifkasi difinisi surat masuk dengan benar
b. Siswa dapat mengidentifikasi difinisi surat keluar dengan benar
c. Siswa dapat menyeleksi dan menyortir surat masuk denganbenar
2. Uraian Materi 1
Pengertian Surat
Surat sebagai alat komunikasi tertulis mempunyai peranan yang
sangat penting dalam kehidupan sehari-hari,baik untuk kepentingan
dinas ,kepentingan niaga maupun kepentingan pribadi didalam
instansi pemerintah maupun perusahaan .
Walaupun sekarang ini alat komunikasi yang lain banyak yang
lebih modern tetapi surat masih memegang peranan yang sangat
penting .
Adapun tujuan menulis surat adalah :
a. Menyampaikan informasi
b. Menyampaikan maksud dan tujuan
c. Menghemat waktu, biaya maupun tenaga
Fungsi Surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
Artinya komunikasi berlangsung lakukan secara tertulis
b. Sebagai bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan
hukum
Surat karena bukti secara tertulis maka bisa mempunyai
kekuatan hukum apabila produk yang dihasilkan berupa
dokumen-dokumen penting
c. Sebagai alat pengingat
Surat berupa tulisan sehingga sewaktu waktu kita butuhkan bisa
langsung dibaca untuk mengingatkan kembali apa yang telah
kita lakukan.
d. Sebagai bukti sejarah
Surat
yang
merupakan
dokumen
Negara
contoh
teks
proklamasi ,perjanjian –perjanjian bisa dipakai sebagai bukti
sejarah.
e. Sebagai bahan dokumentasi
Sebagai bahan dokumentasi
f. Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi
Surat bisa menjadi wakil atau duta dari seseorang atau
instansi ,contoh surat lamaran, surat ijin, surat penawaran.
g. Sebagai jaminan keamanan
Surat bisa dipakai sebagai jaminan keamanan
contoh SIM,
STNK,
h. Sebagai media alat berkomunikasi
Surat sebagai alat komunikasi selain alat komunikasi yang sudah
ada.
Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi
Pengertian surat keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirimkan suatu organisasi kepda
fihak lain.
Kegiatan menyeleksi dan mengidentifikasi surat masuk adalah
a.
Mengumpulkan dan menghitung
surat yang masuk
Kegiatan yang dilakukan adalah :
Menerima
surat
dari
pengantar surat
Menghitung surat
b.
Meneliti ketepatan alamat
Melihat alamat pengirim dan alamat yang dituju apakah
sudah sesuai apa belum
Apabila sudah tepat bisa membubuhkan paraf pada buku
pengantar surat
Apabila alamat tidak sesuai maka surat dikembalikan
lagi kepada pengantar surat.
c.
Mengelompokkan
dengan
jenisnya
seperti
surat
surat,
sesuai
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen kantor
lainnya
Mengelompokkan surat masuk sesuai jenisnya , pribadi , dinas
atau
bisnis
,apakah
bentuk
surat
atau
naskah
tertulis
(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
3. Rangkuman
1. Surat adalah alat komunikasi tertulis
Fungsi surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
b. Bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hokum
c. Alat pengingat
d. Bukti sejarah
e. Bahan dokumentasi
f. Duta/wakil seseorang atau perusahaan
g. jaminan keamanan
i. sarana komunikasi
2. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi .
3. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi
pada fihak lain
4. Mengidentifikai surat masuk adalah menyeleksi dan menyortir
surat sesuai dengan tujuannya.
Identifikasi surat kegiatannya adalah :
a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti
surat,
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca)
atau
dokumen-dokumen kantor lainnya
4. Tugas
1. Diskusikan secara kelompok fungsi surat bagi kegiatan
komunikasi.
2. Kenapa surat bisa digunakan sebagai jaminan keamanan
5. Tes Formatif
1. Tuliskan pengertian
a. Surat
..................................................................................................
……………………………………………………………….
………………………………………………………………..
……………………………………………………………….
b. Surat masuk
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..
c. Surat keluar
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
2. Tuliskan Fungsi surat
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
3.. Kegiatan Identifikasi surat
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
4. Apa yang dimaksud dengan mengumpulkan dan menghitung
surat masuk
...............................................................................................
...............................................................................................
..............................................................................................
..............................................................................................
5. Kenapa surat harus dikelompokkan
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
6. Kunci Jawaban
1. a. Surat adalah alat komunikasi tertulis
b. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu
organisasi
c. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu
organisasi ke fihak lain
2
Fungsi surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
b. Bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan
hukum
c. Alat pengingat
d. Bukti sejarah
e. Bahan dokumentasi
f. Duta/wakil seseorang atau perusahaan
g. jaminan keamanan
i. sarana komunikasi
3. Identifikasi surat kegiatannya adalah :
a Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b, Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti
surat,
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca)
atau
dokumen-dokumen kantor lainnya
4. Yang dimaksud dengan mengumpulkan dan menghitung
surat masuk adalah
Menerima
surat
dari
pengantar surat
Menghitung surat
5.
Surat
perlu
dikelompokkan
agar
lebih
mudah
penanganannya
7. Lembar Kerja
A. Peralatan dan perlengkapan
a. Peralatan : Stapler, alat tulis,
b. Perlengkapan : contoh contoh surat,, buku catatan
B. Langkah kerja
a. Siapkan peralatan dan perlengkapan
b. Hitung jumlah surat yang masuk
c. Bacalah surat tersebut sudah sesuai dengan alamat atau
belum.
d. Kelompokkan surat-surat tersebut
1. Tujuan Kegiatan Belajar 2
Setelah selesai pembelajaran
Siswa dapat mengelompokkan jenis-jenis surat dengan benar
2. Uraian Materi 2
Surat sebagai alat komunikasi tertulis,sangat beraneka ragam
menurut wujud,jenis,sifat, dan urgensi penyelesaiannya, adapun
pengelompokan surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penggolongan surat menurut wujudnya dibedakan atas
a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas
surat beserta amplopnya. Isi surat bersampul beberapa
lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai
dengan peraturan PT Pos
b. Surat biasa adalah suatu surat yang cara penulisannya
tidak menggunakan lembaran khusus , misalnya
-
Surat keterangan
-
Surat keluarga
-
Surat ucapan selamat
c. Kartu Pos adalah surat bentuk kartu dengan ukuran 10 x
15 cm yang keluarkan oleh PT Pos ,adapula yang
berukuran besar dan bergambar dengan ukuran 15 x 20
cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta,
d. Telex adalah kepanjangan dari telegrapher excange yang
berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh ,
Pesawat yang digunakan untuk mengirim berita adalah
teletypewriter atau teleprinter,
e. Facsimile adalah factory similar yaitu berita yang dicopy
jarak jauh.
f. Memo atau Nota adalah surat yang dipakai untuk
keperluan
intern
organisasi
.Memo
dan
nota
dipergunakan untuk meminta atau memeberi informasi
serta petunjuk
g. Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya
berbentuk formulir yang dipakai un tuk tanda bukti suatu
kegiatan
antara
kedua
belah
fihak
atau
untuk
membuktikan keabsahan sesuatu hal.Surat tand bukti
antara
lain
kwitansi,faktur,tanda
terima,dan
kartu
identitas lainnya.
2. Berdasarkan keamanan isinya,surat dibedakan menjadi dua
macam :
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen
penting
yang
berhubungan
dengan
rahasia
atau
keamanan Negara .Surat itu ditandai dengan kode SRHS
singkatan dari sangat rahasia.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan
yang hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa
orang pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Cara pengiriman surat rahasia adalah :
-
Dikirim dengan menggunakan 2 sampul
-
Sampul pertama ditulis lengkap dan diberi kode
RAHASIA (RS) dan diberi item
-
Sampul kedua ditulis seperi surat biasa
3. .Berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Sangat Segera adalah surat /dokumen yang harus dikirim
dan diterima oleh pejabat yang dituju pada hari itu atau
tidak lebih dari 1 x 24 jam. Surat sangat segera harus
secepat mungkin diadakan tindak lanjut /tanggapan pada
hari yang sama setelah diterimanya surat tersebut.
b. Segera adalah surat/dokumen yang harus terkirim dalam
24 jam agar dapat diadakan tindak lanjut secepatnya.
c. Biasa adalah surat /dokumen harus dikirim menurut
urutan diterimanya dibagian pengiriman dan dibatasi
paling lambat dalam 2 (dua) hari kerja sudah harus
dikirim.Dalam pengiriman surat biasa berlaku azas First
in First Out (FIFO)
4. Berdasarkan Dinas Pos
a. Surat biasa adalah suatu surat yang dikirimkan dengan
menempel perangko ,seperti yang ditetapkan Kantor pos
misalnya Rp. 1.500,- atau Rp. 3000,b. Surat
kilat
khusus
adalah
surat
yang
dijamin
pengirimanya selama 1x24 jam oleh kantor pos dan
daerah yang akan dikirimi harus ada jaringannya.
c. surat tercatat atu terdaftar ,ini jaminannya lebih baik lagi
dari surat kilat khusus karena fihak kantor pos akan
selalu memonitor pengiriman surat ini.
3. Rangkuman
Pengelompokan surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penggolongan surat menurut wujudnya dibedakan atas
a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas
surat beserta amplopnya.
b. Surat biasa adalah suatu surat yang cara penulisannya
tidak menggunakan lembaran khusus , misalnya
-
Surat keterangan
-
Surat keluarga
-
Surat ucapan selamat
c. Kartu Pos adalah surat bentuk kartu denganukuran 10 x
15 cm yang keluarkan oleh PT Pos ,adapula yang
berukuran besar dan bergambar dengan ukuran 15 x 20
cm yang dikeluarkan pleh perusahaan swasta,
d. Telex adalah kepanjangan dari telegrapher excange yang
berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh ,
e. Facsimile adalah factory similar yaitu berita yang dicopy
jarak jauh.
f. Memo atau Nota adalah surat yang dipakai untuk
keperluan
intern
organisasi
.Memo
dan
nota
dipergunakan untuk meminta atau memeberi informasi
serta petunjuk
g. Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya
berbentuk formulir yang dipakai un tuk tanda bukti suatu
kegiatan antara kedua belah fihak
2. Berdasarkan keamanan isinya,surat dibedakan menjadi dua
macam :
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen
penting
yang
berhubungan
dengan
rahasia
atau
keamanan Negara .Surat itu ditandai dengan kode SRHS.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan
yang hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa
orang pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Cara pengiriman surat rahasia adalah :
-
Dikirim dengan menggunakan 2 sampul
-
Sampul pertama ditulis lengkap dan diberi kode
RAHASIA (RS) dan diberi item
-
Sampul kedua ditulis seperi surat biasa
3. .Berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Sangat Segera adalah surat /dokumen yang harus dikirim
dan diterima oleh pejabat yang dituju pada hari itu atau
tidak lebih dari 1 x 24 jam.
b. Segera adalah surta/dokumen yang harus terkirim dalam
24 jam agar dapat diadakan tindak lanjut secepatnya.
c. Biasa adalah surat /dokumen harus dikirim menurut
urutan diterimanya dibagian pengiriman dan dibatasi
paling lambat dalam 2 (dua) hari kerja sudah harus
dikirim. Dalam pengiriman surat biasa berlaku azas Firs
in First Out (FIFO)
4. Berdasarkan Dinas Pos
a. Surat biasa adalah suatu surat yang dikirimkan dengan
menempel perangko ,
b. Surat
kilat
khusus
adalah
surat
yang
dijamin
pengirimanya selama 1x24 jam oleh kantor pos dan
daerah yang akan dikirimi harus ada jaringannya.
c. surat tercatat atu terdaftar ,ini jaminannya lebih baik lagi
dari surat kilat khusus karena fihak kantor pos akan
selalu memonitor pengiriman surat ini.
4. Tugas
Tugas mandiri
a. Tuliskan pengertian surat bersampul
b. Tuliskan contoh surat berdasarkan wujudnya
c. Apa yang dimaksud surat sangat rahasia
d. Bagaimana cara pengiriman surat sangat rahasia
e. Jenis surat apa yang cara pengirimannya dengan ditempel
Tugas Kelompok
a. Kumpulkan surat berdasarkan dinas pos
b. Catatlah jenis-jenis surat yang masuk ke kantor Tata Usaha
sekolahmu
c. Diskusikan, kenapa surat penting harus ditangani terlebih dahulu
5. Tes Formatif
Berilah tanda silang (x) pad salah satu huruf yang paling tepat
1. Alat komunikasi yang paling efektif adalah ...
a. Radio
d. Faxsimile
b. Surat
e. Telepon
c. Memo
2. Surat yang dikeluarkan oleh suatu badan/organisasi maupun
swasta disebut surat …
a. dinas
d. niaga
b. resmi
e. resmi niaga
c. setengah resmi
3. Surat yang di kirimkan dari seseorang / pribadi kepada instansi
perusahaan digolongkan sebagai …
a. Surat pribadi
c. Surat niaga
b. Surat dinas
d. Surat biasa
c. Surat dinas pribadi
4. Surat yang berisi soal – soal perdagangan disebut …
a. Surat pribadi
c. Surat niaga
b. Surat dinas
.
d. Surat dinas pribadi
5 Surat yang berhubungan dengan rahasia Negara berupa dokumen
segera disebut …
a. Surat sangat rahasia
c. Surat resmi rahasia
b. Surat rahasia
d. Surat segera
5. Berdasarkan proses penyelesaiaanya surat dapat dibedakan menjadi
a. dua macam
d. lima macam
b. Tiga macam
e. enam macam
c. Empat macam…
6. Surat yang hari itu harus diterima dan dalam waktu 1x 24 jam harus
segera ditangani adalah surat ...
a. Surat segera
d. surat dinas
b. Surat biasa
e. Surat niaga
c. Surat sangat segera
7. Surat yang dipakai untuk intern kantor atau perusahaan adalah
a. Faktur
d. Dinas
b. Surat biasa
e. Memo
c. Surat pribadi
8. Surat yang ditandai dengan kode SRHS adalah
a. Surat rahasia
d. Surat sangat segera
b. Surat penting
e. Surat resmi
c. Surat sangat rahasia
9. Dalam penanganan surat biasa berlaku azas First in First Out (FIFO)
Artinya ...
a. Surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterimanya
b. Surat tersebut harus segera ditangani
c. Surat tersebut dalam waktu 1 x 24 jam harus segera dikirim
d. Surat tersebut boleh tidak ditangani
e. Surat yang sangat rahasia
10. Surat yang dijamin keamanannya selama 1x24 jam oleh kantor pos
adallah surat yang cara pengirimannya dengan cara,,,
a. Biasa
d. Tercatat
b. Terdaftar
e. Kilat khusus
c. Tertulis
6. Kunci Jawaban
1. b
6. c
2. a
7. e
3. c
8. c
4. a
9. a
5. c
10. e
7. Lembar Kerja
A. Peralatan dan perlengkapan
a. Peralatan : Stapler, alat tulis,
b. Perlengkapan : contoh contoh surat,, buku catatan
B. Langkah kerja
a. Siapkan peralatan dan perlengkapan
b. Hitung jumlah surat yang masuk
c. Bacalah surat tersebut sudah sesuai dengan alamat atau
belum.
d. Kelompokkan surat-surat tersebut sesuai dengan jenisjenisnya
V. EVALUASI
a. Tes Tertulis
1. Tuliskan pengertian surat
2. Kegiatan apa saja yang dilakukan dalam mengidentifikasi surat
3. Bagaimanakah cara mengelompokkan surat masuk
4. Apa yang dimaksud surat dinas ,pribadi dan niaga
5.
Berdasarkan kemanan isinya surat dibedakan menjadi
berapa ,jelaskan
b. Tes Praktek
1. Klasifikasikan surat masuk dengan benar
VI.
KUNCI JAWABAN
a. Tes Tertulis
1. Surat adalah sarana komunikasi yang dilakukan secara tertulis .
2. Kegiatan yang dilakukan dalam mengidentifikasi surat
a.
Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b.
Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti surat,
naskah tertulis(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen
kantor lainnya
3. Cara mengelompokkan surat masuk adalah
memisahkan surat
dalam beberapa jenis
4. Surat dinas adalah surat yang isinya bersifat kedinasan
Surat pribadi adalag surat yang isinya bersifat pribadi
Surat Bisnis adalah surat niaga
5. Berdasarkan keamanan isinya surat dibedakan menjadi
Surat sangat rahasia
Adalah surat yang berisi dokumen yang sangat penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamanan Negara. Surat
itu ditandai dengna kode SRHS
Surat Rahasia
Surat rahasia yang berisi dokumen ringan yang hanya hanya
boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang tertentu.
b. Tes Praktek
1. Mengamati kegiatan anak mengklasifikasikan surat masuk
Format Pengamatan
Dilaksanakan
No
Nama Siswa
Kegiatan
Keterangan
Ya
Tidak
DAFTAR PUSTAKA
Depdikbud,1980, Pengurusan Surat dan Kearsipan,Jakarta,Depdikbud
Martono,Engelbertus,1990,Mahir Surat Menyurat,Mawar gemita,Jakarta
Puspitasasi,Devi.
2007,Menangani
Surat/Dokumen,Arya Duta,Jakarta
Penerimaan
dan
Pengiriman
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Nama Sekolah : SMK KRISTEN PURWODADIKompetensi Keahlian : Adm
inistrasi PerkantoranMata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen
KantorKelas/Semester : XI / I (Satu)Alokasi Waktu : I Pertemuan (3
jp x @45menit)Pertemuan ke : IKKM : 70Standar Kompetensi : Menanga
ni Surat/Dokumen KantorKompetensi Dasar : Mengidentifikasi jenisjenis surat/dokumen kantor
I.
Tujuan Pembelajaran
Melalui pendiskripsian dan analisa substansi surat masuk dan keluar, siswa
dapat:1.
Menjelaskan pengertian surat masuk dan keluar
II.
Materi Pokok Pembelajaran
1.
Pengertian surat masuk dan keluar
III.
Metode Pembelajaran
1.
Ceramah2.
Diskusi3.
Tanya jawab4.
Studi Kasus
IV.
Langkah-Langkah Pembelajaran
a.
Kegiatan awal
Guru mengecek kehadiran siswa (absensi)
Guru menginformasikan cara pembelajaran, cara penilaian,
bahan dan alatyang digunakan, serta waktu yang dibutuhkan dalam proses
pembelajaran
Guru menjelaskan tujuan pembelajaranb.
Kegiatan inti
Pertemuan ke I
Eksplorasi :Guru melakukan apersepsi tentang pemahaman siswa sebelum
memulaipembelajaran
Elaborasi :Guru melibatkan peserta didik mencari informasi yang luas dan
dalamtentang materi penanganan surat masuk dan keluar dengan
menerapkanprinsip belajar dari aneka sumberSiswa melakukan tanya jawab tentang surat masuk dan keluar
Konfirmasi :
2Dari hasil tanya jawab, guru memberikan uraian dan penjelasan
tentangpenanganan surat masuk dan keluarGuru memberikan umpan balik positif dan penguatan dalam bentuk lisandan
tulisan terhadap keberhasilan siswac.
Kegiatan akhirBersama-sama dengan peserta didik dan/atau sendiri membuatrangkuman/
simpulan dari materi pada pertemuan hari iniGuru memberikan penilaian terhadap kegiatan siswa dalam pembelajaranPemberian tugas
V.
Alat, Bahan dan Sumber
Sumber:1.
Administrasi Perkantoran penerbit: HUP2.
Modul menangani surat masuk dan keluar (mail handling) penerbit:
erlangga3.
Surat Menyurat Bisnis Modern penerbit: Pustaka Setia Bandung4.
Surat Lamaran Kerja dan Psikotes penerbit: Pustaka Setia Bandung5.
Sumber lain yang relevan
VI.
Penilaian/Evaluasi
1.
Jenis Tes/Penilaian:Diskusi KelompokTes tulis2.
Jenis tugas:Penugasan Terstruktur (PT): tes tulis PG dan essayTugas
Mandiri Tidak Terstruktur (TMTT): mencari pengertian surat masuk
dankeluar dari internet3.
Pedoman Penilaian
No Kriteria Penilaian Bobot
1 Keberanian 402 Bahasa 403 Ketepatan jawaban 20Jumlah 100Nilai =
Skor nilai x 100% = 100Jumlah skorMengetahui,
PLH Kepala SMK Kristen PurwodadiWindu Widayati, S.Pd
Grobogan, 17 Juli 2011
Guru Mata PelajaranApoloos Ryan Wibowo,S.Pd
3
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Nama Sekolah : SMK KRISTEN PURWODADIKompetensi Keahlian : Adm
inistrasi PerkantoranMata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen
KantorKelas/Semester : XI / I (Satu)Alokasi Waktu : I Pertemuan (3
jp x @45menit)Pertemuan ke : IIKKM : 70Standar Kompetensi : Menan
gani Surat/Dokumen KantorKompetensi Dasar : Mengidentifikasi jenis
-jenis surat/dokumen kantor
1.
Tujuan Pembelajaran
Setelah proses belajar mengajar siswa dapat:1.
Melalui bimbingan guru dalam menganalisa pengertian surat dari berbagai
ahli,siswa mampu mengidentifikasi substansi pengertian surat masuk dan
keluar.,
2.
Materi Pokok Pembelajaran
1.
Pengertian Surat Masuk dan Keluar yang didapat dari Internet2.
Jenis-jenis surat/dokumen kantor
3.
Metode Pembelajaran
1.
Ceramah2.
Diskusi3.
Tanya jawab4.
Studi Kasus
4.
Langkah-Langkah Pembelajaran
a.
Kegiatan awal
Guru mengecek kehadiran siswa (absensi)
Guru meminta anak untuk menunjukkan hasil browsing dari Internet
tentangpengertian Surat Masuk dan Keluar.
Guru menjelaskan tujuan pembelajaran hari inib.
Kegiatan inti
Eksplorasi :Guru melakukan review terhadap materi pada pertemuan sebelumnyaGuru melakukan apersepsi tentang pemahaman siswa sebelum
memulaipembelajaranGuru melibatkan peserta didik mencari informasi yang luas dan
dalamtentang materi jenis-jenis dokumen kantor dengan menerapkan
prinsipbelajar dari aneka sumber
Elaborasi :Tugas dibawa, dikumpulkan di meja guru.Siswa dibagi ke dalam 4 kel
JENIS–JENIS
SURATDOKUMEN
Smk Jakarta timur 1
Jl. Madrasah , 543, cawng baru, jatinegara
Jakarta timur
Mengidentifikasi
Jenis - Jenis surat
Penyusun
`Supriyadi,S.Pd
Tahun
2013 -2014
KATA PENGANTAR
Dalam masa sekarang ini dimana persaingan di dunia kerja semakin ketat maka
kita sebagai pendidik dituntut menjadikan peserta didik semakin kompeten dan
mampu bersaing di dunia kerja dan dunia industri oleh karena itu harus ada
peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM).
Sekolah Menengah Kejuruan sekolah yang mampu mencetak tenaga terampil
dan kompeten harus mulai berfikir kedepan bagaimana hal tersebut bisa
diwujudkan.
Dalam rangka meningkatkan Sumber Daya Manusia harus ada peningkatan
cara pembelajaran yang sudah kita lakukan salah satunya adalah dengan
menggunakan modul untuk sarana pembelajaran
Dengan adanya tuntutan tersebut ,kami berusaha untuk menulis modul
pembelajaran dengan merujuk kepada Penyusunan KTSP dan Bahan Ajar
dalam bidang keahlian Administrasi Perkantoran , dimana isi dari modul
tersebut akan kami usahakan berbasis kompetensi.
Tak ada gading yang tek retak, begitu juga modul yang kami tulis ini maka
kami mohon saran ,pendapat dan masukan demi kesempurnaan modul ini.
Terima kasih kepada semua fihak yang telah membantu dalam pembuatan
modul ini, semoga ALLAH SMT senantiasa memberikan rahmat dan
hidayahNYA kepada kita semua Amin.
DAFTAR ISI
Halaman Sampul…………………………………………………i
Halaman Francis…………………………………………………ii
Kata Pengantar…………………………………………………..iii
Daftar Isi…………………………………………………………iv
Peta Kedudukan Modul…………………………………………..vi
Glossarium……………………………………………………….viii
I. PENDAHULUAN
A.
Deskripsi…………………………………………………
1
B.
Prasyarat…………………………………………………
1
C.
Petunjuk Penggunaan Modul……………………………
1
D.
Tujuan Akhir……………………………………………
3
E.
Standar Kompetensi……………………………………… 4
F.
Cek Kemampuan Awal…………………………………
7
II. PEMBELAJARAN
A.
Rencana Belajar Peserta Diklat…………………………
8
B.
Kegiatan Belajar…………………………………………
9
1.
Kegiatan Belajar 1 :
Mengidentifikasi Surat Masuk…………………
2.
a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1…………….
10
b. Uraian Materi 1………………………………
10
c. Rangkuman 1…………………………………
11
d. Tugas 1………………………………………
11
e. Tes formatif 1…………………………………
11
f. Kunci jawaban 1………………………………
12
g. Lembar Kerja 1……………………………….
13
Kegiatan Belajar 2
Mengklasifikasikan Surat Masuk………………
14
.
a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2……………
14
b. Uraian Materi 2………………………………
15
c. Rangkuman 2…………………………………
16
d. Tugas 2………………………………………
17
e. Tes Formatif 2……………………………….
18
f. Kunci Jawaban 2…………………………….
19
g. Lembar Kerja 2………………………………
19
III. EVALUASI
A.
Tes Tertulis............................................................
21
B
Tes Praktik.............................................................
21
KUNCI JAWABAN
A.
Tes Tertulis...........................................................
22
B.
Lembar Penilaian Tes Praktik..............................
22
DAFTAR PUSTAKA
PETA KEDUDUKAN MODUL
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRAI PERKANTORAN
118DKK1
118DKK2
118KK4
118KK6
118DKK3
118DKK4
1
118
118KK2
118KK9
118KK3
118KK9
118KK10
118KK10
118KK12
118KK7
118KK14
118KK12
118KK1
118KK8
118KK13
118KK11
*P``
118KK6
DAFTAR JUDUL MODUL
Bidang Keahlian
Program Keahlian
No
Kode
1
118DKK1
2
3
118KK6
118KK1
4
5
6
7
8
118KK4
118KK7
118KK8
118KK11
118KK14
1
118DKK2
2
2
3
4
5
118KK2
118KK3
118KK9
118KK10
118KK12
6
118KK13
7
118KK6
1
118DKK3
2
3
4
5
118KK6
118KK9
118KK10
118KK12
1
118DDK4
2
118KK1
3
4
118KK2
118KK3
:
:
BISNIS DAN MANEJEMEN
Administrasi Perkantoran
Modul
Memahani Prinsip –prinsip
penyelenggaraan administrasi
perkantoran
Menangani surat/dokumen kantor
Mengoperasikan aplikasi perangkat
lunak
Melakukan prosedur administrasi
Mengelola system kearsipan
Membuat dokumen
Mengelola dana kas kecil
Mengaplikasikan administrasi
perkantoran ditempat kerja
Mengaplikasikan ketrampilan dasar
komunikasi
Mengoperasikan aplikasi presentasi
Mengelola peralatan kantor
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan /rapat
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Mengelola data /informasi ditempat
kerja
Menangani Surat/dokumen kantor
Menerapkan prinsip-prinsip kerja
sama dengan kolega dan pelanggan
Menangani surat/dokumen kantor
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan/rapat
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Menerapkan Keselamatan,Kesehatan
Kerja dan Lingkungan Hidup
Mengoperasikan aplikasi perangkat
lunak
Mengoperasikan aplikasi presentasi
Mengelola peralatan kantor
6
7
8
9
10
11
12
13
14
118KK4
118KK5
118KK6
118KK7
118KK8
118KK9
118KK10
118KK11
118KK12
15
118KK13
16
118KK14
Melakukan prosedur administrasi
Menangani penggandaan dokumen
Menangani surat/dokumen kantor
Mengelola system kearsipan
Membuat dokumen
Memproses perjalanan bisnis
Mengelola pertemuan/rapat
Mengelola dana kas kecil
Memberikan pelayanan kepada
pelanggan
Mengelola data /informasi ditempat
kerja
Menerapkan Keselamatan,Kesehatan
Kerja dan Lingkungan Hidup
GLOSARIUM
Agenda
:
Catatan harian
Claim
:
Pengaduan
Faktur
:
Tanda bukti pembelian secara kredit
Indentifikasi
:
Melihat secara rinci
Kartu Kendali
:
Kartu pencatatan
Klasifikasi
:
Mengelompokkan
Kwitansi
:
Tanda bukti pembayaran secara tunai
Mailhandling
:
Pengurusan surat
RHA
:
Rahasia
teletypewriter:
:
Pesawat untu mengirim berita jarak jauh
SRHA
:
Sangat Rahasia
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Modul
Mengidentifikasi
jenis–jenis
surat
ini
terkait
dengan
pembelajaran mengidentifikasi difinisi surat, mengidentifikasi difinisi
surat
masuk,
mengidentifikasi
mengklasifikasikan surat masuk
difinisi
surat
keluar,
dan
Diharapkan setelah menyelesaikan
modul ini, peserta diklat mampu mengidentifikasi
jenis jenis surat
masuk.
Modul ini berkaitan dengan modul sebelumnya yaitu Prosedur
Administrasi dan modul berikutnya yaitu Menangani surat/dokumen.
Selanjutnya setelah peserta didik
dapat mengidentifikasi jenis-jenis
surat peserta didik dapat menangani surat .dokumen baik itu surat
masuk maupun surat keluar.
Modul
modul
sebagai prasyarat
selanjutnya
yang
peserta didik untuk melanjutkan
menguraikan
tentang
memproses
surat/dokumen.
B. PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan akhir di atas, maka peserta didik
hendaknya sudah menguasai :
Modul Prosedur Administrasi
Pengoperasian peralatan manual
Etika komunikasi secara lisan dan
tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Pembelajaran yang dilaksanakan menggunakan system pembelajaran
mandiri ,diharapkan peserta didik dapat belajar secara aktif dengan
mengumpulkan berbagai sumber belajar selain modul ini, misalnya
melalui Perpustakaan, observasi atau pengamatan langsung ditempat
kerja.
a.
Bacalah
dengan
cermat
rumusan tujuan akhir dari
kegiatan belajar ini
yang memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan
kondisi yang diberikan dalam membentuk kompetensi kerja yang
akan dicapai melalui modul ini
b.
Bacalah dengan cermat dan fahami dengan baik daftar pertnyaan
pada “cek kemampuan “ sebagai pengukur kompetensi yang harus
dikuasai pada modul ini .Lakukan ini pada awal dan akhir
mempelajari modul ini unruk menyakinkan penguasan kompetensi
sebagai pencapaian hasil belajar anda
c.
Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda
cermati untuk mendapatkan pemahamanyang baik tentang tujuan
belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini.Bila
masih ragu tanyakan pada guru atu instruktur..
d.
Bacalah denngan cermat peta kedudukan modul ,prasyarat dan
penegertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalm modul
e.
Bacalah dengan cemat materi setiap kegiatan belajar,cencanakan
kegiatan belajar ,kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan
tes,kemudian cocokan dengan kunci jawaban,lakukan kegiatan ini
smapai tuntas.
.f.
Bila dalam proses memahami materi anda mendaptkan kesulitan,
maka diskuisikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan
dengan guru/instruktur
g.
Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini
selanjutnya pelajarilah modul selanjutnya sesuai yang tertuang
pada peta kedudukan modul untuk progran keahlian administrasi
perkantoran.
h.
Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar
berikutnya ,bila belum menguasai secara tuntas materi kegiatan
sebelumnya.
i.
Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
maka ajukan kompetensi dan sertifikasi
D. TUJUAN AKHIR
Pesera didik mampu mengidentifikasi jenis-jenis surat dari berbagai
macam jenis surat, pengidentifikasian jenis-jenis surat dapat dilihat
dari :
a. Mendefinisikan pengertian surat
b. Mendefinisikan pengertian surat masuk
c. Mendefinisikan pengertian surat keluar
d. Mengidentifikais jenis-jenis surat
e. Mengklasifikasikan surat masuk
Mengidentifikas SILABUS
E.
KOMPETENSI
NAMA SEKOLAH
MATA PELAJARAN
KELAS/SEMESTER
STANDAR KOMPETENSI
KODE KOMPETENSI
DURASI PEMELAJARAN
KOMPETENSI DASAR
1. Mengidentifikasi jenisjenis surat/dokumen
2. Memproses Surat
/dokumen
:
:
:
:
SMK Jakarta Timur 1
DASAR KOMPETENSI KEJURUAN
X/1
MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR
118 KK 6
: 36 X 45 MENIT
INDIKATOR
MATERI POKOK
PEMBELAJARAN
Mengidentifikasi
jenis-jenis surat
Jenis-jenis surat :
Pribadi,Niaga, Dinas
Mengklasifikasikan
surat masuk
Macam-macam
surat masuk
Mengelola surat
masuk
KEGIATANPEMBELAJARAN
Mengelompokkan
jenis-jenis surat
Mendiskusikan macammacam surat masuk
Buku Agenda masuk
Memproses Surat
Kartu Kendali
masuk dengan
menggunakann buku
Menangani surat
agenda
masuk dengan buku
Memproses surat
agenda
masuk
dengan
Menangani surat
menggunakan
kartu kendali
masuk dengan kartu
kendali
PENILAIAN
Tes
tertulis
Tes
Penugasan
Tes
tertulis
Tes
penugasan
Porto
folio
SUMBER
BALAJAR
ALOKASI
WAKTU
TM
1
PS
2
2
4
PI
5
3.Mendistribusikan
surat/dokumen
Mengelola terlebih
dahulu surat yang
dianggap surat
penting
Melakukan
pendistribusikan
surat/dokumen
sesuai dengan
alamat surat
Buku Agenda keluar
Kartu Kendali
Menangani surat
keluar dengan sistem
buku agenda
Menangani surat
keluar dengan kartu
kendali
Identifikasi surat
penting
Penanganan surat
penting /segera
Mendistribusikan surat
Memproses Surat
keluar dengan
menggunakan buku
agenda
Memproses surat
keuar dengan sistem kartu
kendali
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
2
Memilih macammacam surat penting
untuk segera ditangani
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
Surat penting ditangani
dengan segera
Tes tertulis
Tes
penugasan
Porto folio
Melakukan
pendistribusikan surat
4
4
4. Memproses E-mai
Melakukan
penanganan
pesan E-mail
Membuka E-mail
Mengidentifikasi
ketepatan surat
lewat E-mail
Mengirim pesan Email
Membuka E-mail
Membalas surat lewat Email
Mendistribusikan surat/dokumen
Membalas surat lewat Email
Tes tertulis
Tes
penugasan
Demontrasi
CEK KEMAMPUAN
Berikan tanda cek ( v ) apabila peserta didik telah menguasai beberapa
indikator dibawah ini :
No
1
Indikator
Dapatkah anda mendefinisikan
2
pengertian surat
Dapatkah anda mendefinisikan
3
pengertian surat masuk
Dapatkah anda mendefinisikan
4
pengertian surat keluar
Dapatkah anda mengidentifikasi
5
jenis-jenis surat
Dapatkah anda mengklaifikasikan
Ya
surat masuk
BAB II
PEMBELAJARAN
Tidak
A. Rencana Belajar Siswa
Standar kompetensi
Kompetensi Dasar
Jenis
Kegiatan
:
:
Waktu
Tanggal
Menangani Surat/Dokumen Kantor
Mengidentifkasi jenis-jenis surat/
Dokumen
Tempat
Belajar
Alasan
Perubahan
Tanda
Tangan
Guru
Mengetahui
Guru Pembimbing
Peserta didik
...................................
..............................
B. Kegiatan Belajar 1
1. Tujuan Kegiatan Belajar 1
Setelah selesai pembelajaran
a. Siswa dapat mengidentifikasi difinisi surat dengan benar
b. Siswa dapat mengidentifkasi difinisi surat masuk dengan benar
b. Siswa dapat mengidentifikasi difinisi surat keluar dengan benar
c. Siswa dapat menyeleksi dan menyortir surat masuk denganbenar
2. Uraian Materi 1
Pengertian Surat
Surat sebagai alat komunikasi tertulis mempunyai peranan yang
sangat penting dalam kehidupan sehari-hari,baik untuk kepentingan
dinas ,kepentingan niaga maupun kepentingan pribadi didalam
instansi pemerintah maupun perusahaan .
Walaupun sekarang ini alat komunikasi yang lain banyak yang
lebih modern tetapi surat masih memegang peranan yang sangat
penting .
Adapun tujuan menulis surat adalah :
a. Menyampaikan informasi
b. Menyampaikan maksud dan tujuan
c. Menghemat waktu, biaya maupun tenaga
Fungsi Surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
Artinya komunikasi berlangsung lakukan secara tertulis
b. Sebagai bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan
hukum
Surat karena bukti secara tertulis maka bisa mempunyai
kekuatan hukum apabila produk yang dihasilkan berupa
dokumen-dokumen penting
c. Sebagai alat pengingat
Surat berupa tulisan sehingga sewaktu waktu kita butuhkan bisa
langsung dibaca untuk mengingatkan kembali apa yang telah
kita lakukan.
d. Sebagai bukti sejarah
Surat
yang
merupakan
dokumen
Negara
contoh
teks
proklamasi ,perjanjian –perjanjian bisa dipakai sebagai bukti
sejarah.
e. Sebagai bahan dokumentasi
Sebagai bahan dokumentasi
f. Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi
Surat bisa menjadi wakil atau duta dari seseorang atau
instansi ,contoh surat lamaran, surat ijin, surat penawaran.
g. Sebagai jaminan keamanan
Surat bisa dipakai sebagai jaminan keamanan
contoh SIM,
STNK,
h. Sebagai media alat berkomunikasi
Surat sebagai alat komunikasi selain alat komunikasi yang sudah
ada.
Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi
Pengertian surat keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirimkan suatu organisasi kepda
fihak lain.
Kegiatan menyeleksi dan mengidentifikasi surat masuk adalah
a.
Mengumpulkan dan menghitung
surat yang masuk
Kegiatan yang dilakukan adalah :
Menerima
surat
dari
pengantar surat
Menghitung surat
b.
Meneliti ketepatan alamat
Melihat alamat pengirim dan alamat yang dituju apakah
sudah sesuai apa belum
Apabila sudah tepat bisa membubuhkan paraf pada buku
pengantar surat
Apabila alamat tidak sesuai maka surat dikembalikan
lagi kepada pengantar surat.
c.
Mengelompokkan
dengan
jenisnya
seperti
surat
surat,
sesuai
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen kantor
lainnya
Mengelompokkan surat masuk sesuai jenisnya , pribadi , dinas
atau
bisnis
,apakah
bentuk
surat
atau
naskah
tertulis
(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
3. Rangkuman
1. Surat adalah alat komunikasi tertulis
Fungsi surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
b. Bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hokum
c. Alat pengingat
d. Bukti sejarah
e. Bahan dokumentasi
f. Duta/wakil seseorang atau perusahaan
g. jaminan keamanan
i. sarana komunikasi
2. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi .
3. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi
pada fihak lain
4. Mengidentifikai surat masuk adalah menyeleksi dan menyortir
surat sesuai dengan tujuannya.
Identifikasi surat kegiatannya adalah :
a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti
surat,
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca)
atau
dokumen-dokumen kantor lainnya
4. Tugas
1. Diskusikan secara kelompok fungsi surat bagi kegiatan
komunikasi.
2. Kenapa surat bisa digunakan sebagai jaminan keamanan
5. Tes Formatif
1. Tuliskan pengertian
a. Surat
..................................................................................................
……………………………………………………………….
………………………………………………………………..
……………………………………………………………….
b. Surat masuk
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..
c. Surat keluar
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
2. Tuliskan Fungsi surat
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
3.. Kegiatan Identifikasi surat
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
4. Apa yang dimaksud dengan mengumpulkan dan menghitung
surat masuk
...............................................................................................
...............................................................................................
..............................................................................................
..............................................................................................
5. Kenapa surat harus dikelompokkan
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
6. Kunci Jawaban
1. a. Surat adalah alat komunikasi tertulis
b. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu
organisasi
c. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu
organisasi ke fihak lain
2
Fungsi surat :
a. Sebagai alat penghubung secara tertulis
b. Bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan
hukum
c. Alat pengingat
d. Bukti sejarah
e. Bahan dokumentasi
f. Duta/wakil seseorang atau perusahaan
g. jaminan keamanan
i. sarana komunikasi
3. Identifikasi surat kegiatannya adalah :
a Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b, Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti
surat,
naskah
tertulis(buku,laporan,neraca)
atau
dokumen-dokumen kantor lainnya
4. Yang dimaksud dengan mengumpulkan dan menghitung
surat masuk adalah
Menerima
surat
dari
pengantar surat
Menghitung surat
5.
Surat
perlu
dikelompokkan
agar
lebih
mudah
penanganannya
7. Lembar Kerja
A. Peralatan dan perlengkapan
a. Peralatan : Stapler, alat tulis,
b. Perlengkapan : contoh contoh surat,, buku catatan
B. Langkah kerja
a. Siapkan peralatan dan perlengkapan
b. Hitung jumlah surat yang masuk
c. Bacalah surat tersebut sudah sesuai dengan alamat atau
belum.
d. Kelompokkan surat-surat tersebut
1. Tujuan Kegiatan Belajar 2
Setelah selesai pembelajaran
Siswa dapat mengelompokkan jenis-jenis surat dengan benar
2. Uraian Materi 2
Surat sebagai alat komunikasi tertulis,sangat beraneka ragam
menurut wujud,jenis,sifat, dan urgensi penyelesaiannya, adapun
pengelompokan surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penggolongan surat menurut wujudnya dibedakan atas
a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas
surat beserta amplopnya. Isi surat bersampul beberapa
lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai
dengan peraturan PT Pos
b. Surat biasa adalah suatu surat yang cara penulisannya
tidak menggunakan lembaran khusus , misalnya
-
Surat keterangan
-
Surat keluarga
-
Surat ucapan selamat
c. Kartu Pos adalah surat bentuk kartu dengan ukuran 10 x
15 cm yang keluarkan oleh PT Pos ,adapula yang
berukuran besar dan bergambar dengan ukuran 15 x 20
cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta,
d. Telex adalah kepanjangan dari telegrapher excange yang
berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh ,
Pesawat yang digunakan untuk mengirim berita adalah
teletypewriter atau teleprinter,
e. Facsimile adalah factory similar yaitu berita yang dicopy
jarak jauh.
f. Memo atau Nota adalah surat yang dipakai untuk
keperluan
intern
organisasi
.Memo
dan
nota
dipergunakan untuk meminta atau memeberi informasi
serta petunjuk
g. Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya
berbentuk formulir yang dipakai un tuk tanda bukti suatu
kegiatan
antara
kedua
belah
fihak
atau
untuk
membuktikan keabsahan sesuatu hal.Surat tand bukti
antara
lain
kwitansi,faktur,tanda
terima,dan
kartu
identitas lainnya.
2. Berdasarkan keamanan isinya,surat dibedakan menjadi dua
macam :
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen
penting
yang
berhubungan
dengan
rahasia
atau
keamanan Negara .Surat itu ditandai dengan kode SRHS
singkatan dari sangat rahasia.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan
yang hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa
orang pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Cara pengiriman surat rahasia adalah :
-
Dikirim dengan menggunakan 2 sampul
-
Sampul pertama ditulis lengkap dan diberi kode
RAHASIA (RS) dan diberi item
-
Sampul kedua ditulis seperi surat biasa
3. .Berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Sangat Segera adalah surat /dokumen yang harus dikirim
dan diterima oleh pejabat yang dituju pada hari itu atau
tidak lebih dari 1 x 24 jam. Surat sangat segera harus
secepat mungkin diadakan tindak lanjut /tanggapan pada
hari yang sama setelah diterimanya surat tersebut.
b. Segera adalah surat/dokumen yang harus terkirim dalam
24 jam agar dapat diadakan tindak lanjut secepatnya.
c. Biasa adalah surat /dokumen harus dikirim menurut
urutan diterimanya dibagian pengiriman dan dibatasi
paling lambat dalam 2 (dua) hari kerja sudah harus
dikirim.Dalam pengiriman surat biasa berlaku azas First
in First Out (FIFO)
4. Berdasarkan Dinas Pos
a. Surat biasa adalah suatu surat yang dikirimkan dengan
menempel perangko ,seperti yang ditetapkan Kantor pos
misalnya Rp. 1.500,- atau Rp. 3000,b. Surat
kilat
khusus
adalah
surat
yang
dijamin
pengirimanya selama 1x24 jam oleh kantor pos dan
daerah yang akan dikirimi harus ada jaringannya.
c. surat tercatat atu terdaftar ,ini jaminannya lebih baik lagi
dari surat kilat khusus karena fihak kantor pos akan
selalu memonitor pengiriman surat ini.
3. Rangkuman
Pengelompokan surat dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Penggolongan surat menurut wujudnya dibedakan atas
a. Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas
surat beserta amplopnya.
b. Surat biasa adalah suatu surat yang cara penulisannya
tidak menggunakan lembaran khusus , misalnya
-
Surat keterangan
-
Surat keluarga
-
Surat ucapan selamat
c. Kartu Pos adalah surat bentuk kartu denganukuran 10 x
15 cm yang keluarkan oleh PT Pos ,adapula yang
berukuran besar dan bergambar dengan ukuran 15 x 20
cm yang dikeluarkan pleh perusahaan swasta,
d. Telex adalah kepanjangan dari telegrapher excange yang
berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh ,
e. Facsimile adalah factory similar yaitu berita yang dicopy
jarak jauh.
f. Memo atau Nota adalah surat yang dipakai untuk
keperluan
intern
organisasi
.Memo
dan
nota
dipergunakan untuk meminta atau memeberi informasi
serta petunjuk
g. Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya
berbentuk formulir yang dipakai un tuk tanda bukti suatu
kegiatan antara kedua belah fihak
2. Berdasarkan keamanan isinya,surat dibedakan menjadi dua
macam :
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen
penting
yang
berhubungan
dengan
rahasia
atau
keamanan Negara .Surat itu ditandai dengan kode SRHS.
b. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan
yang hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa
orang pejabat tertentu dalam suatu organisasi.
Cara pengiriman surat rahasia adalah :
-
Dikirim dengan menggunakan 2 sampul
-
Sampul pertama ditulis lengkap dan diberi kode
RAHASIA (RS) dan diberi item
-
Sampul kedua ditulis seperi surat biasa
3. .Berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Sangat Segera adalah surat /dokumen yang harus dikirim
dan diterima oleh pejabat yang dituju pada hari itu atau
tidak lebih dari 1 x 24 jam.
b. Segera adalah surta/dokumen yang harus terkirim dalam
24 jam agar dapat diadakan tindak lanjut secepatnya.
c. Biasa adalah surat /dokumen harus dikirim menurut
urutan diterimanya dibagian pengiriman dan dibatasi
paling lambat dalam 2 (dua) hari kerja sudah harus
dikirim. Dalam pengiriman surat biasa berlaku azas Firs
in First Out (FIFO)
4. Berdasarkan Dinas Pos
a. Surat biasa adalah suatu surat yang dikirimkan dengan
menempel perangko ,
b. Surat
kilat
khusus
adalah
surat
yang
dijamin
pengirimanya selama 1x24 jam oleh kantor pos dan
daerah yang akan dikirimi harus ada jaringannya.
c. surat tercatat atu terdaftar ,ini jaminannya lebih baik lagi
dari surat kilat khusus karena fihak kantor pos akan
selalu memonitor pengiriman surat ini.
4. Tugas
Tugas mandiri
a. Tuliskan pengertian surat bersampul
b. Tuliskan contoh surat berdasarkan wujudnya
c. Apa yang dimaksud surat sangat rahasia
d. Bagaimana cara pengiriman surat sangat rahasia
e. Jenis surat apa yang cara pengirimannya dengan ditempel
Tugas Kelompok
a. Kumpulkan surat berdasarkan dinas pos
b. Catatlah jenis-jenis surat yang masuk ke kantor Tata Usaha
sekolahmu
c. Diskusikan, kenapa surat penting harus ditangani terlebih dahulu
5. Tes Formatif
Berilah tanda silang (x) pad salah satu huruf yang paling tepat
1. Alat komunikasi yang paling efektif adalah ...
a. Radio
d. Faxsimile
b. Surat
e. Telepon
c. Memo
2. Surat yang dikeluarkan oleh suatu badan/organisasi maupun
swasta disebut surat …
a. dinas
d. niaga
b. resmi
e. resmi niaga
c. setengah resmi
3. Surat yang di kirimkan dari seseorang / pribadi kepada instansi
perusahaan digolongkan sebagai …
a. Surat pribadi
c. Surat niaga
b. Surat dinas
d. Surat biasa
c. Surat dinas pribadi
4. Surat yang berisi soal – soal perdagangan disebut …
a. Surat pribadi
c. Surat niaga
b. Surat dinas
.
d. Surat dinas pribadi
5 Surat yang berhubungan dengan rahasia Negara berupa dokumen
segera disebut …
a. Surat sangat rahasia
c. Surat resmi rahasia
b. Surat rahasia
d. Surat segera
5. Berdasarkan proses penyelesaiaanya surat dapat dibedakan menjadi
a. dua macam
d. lima macam
b. Tiga macam
e. enam macam
c. Empat macam…
6. Surat yang hari itu harus diterima dan dalam waktu 1x 24 jam harus
segera ditangani adalah surat ...
a. Surat segera
d. surat dinas
b. Surat biasa
e. Surat niaga
c. Surat sangat segera
7. Surat yang dipakai untuk intern kantor atau perusahaan adalah
a. Faktur
d. Dinas
b. Surat biasa
e. Memo
c. Surat pribadi
8. Surat yang ditandai dengan kode SRHS adalah
a. Surat rahasia
d. Surat sangat segera
b. Surat penting
e. Surat resmi
c. Surat sangat rahasia
9. Dalam penanganan surat biasa berlaku azas First in First Out (FIFO)
Artinya ...
a. Surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterimanya
b. Surat tersebut harus segera ditangani
c. Surat tersebut dalam waktu 1 x 24 jam harus segera dikirim
d. Surat tersebut boleh tidak ditangani
e. Surat yang sangat rahasia
10. Surat yang dijamin keamanannya selama 1x24 jam oleh kantor pos
adallah surat yang cara pengirimannya dengan cara,,,
a. Biasa
d. Tercatat
b. Terdaftar
e. Kilat khusus
c. Tertulis
6. Kunci Jawaban
1. b
6. c
2. a
7. e
3. c
8. c
4. a
9. a
5. c
10. e
7. Lembar Kerja
A. Peralatan dan perlengkapan
a. Peralatan : Stapler, alat tulis,
b. Perlengkapan : contoh contoh surat,, buku catatan
B. Langkah kerja
a. Siapkan peralatan dan perlengkapan
b. Hitung jumlah surat yang masuk
c. Bacalah surat tersebut sudah sesuai dengan alamat atau
belum.
d. Kelompokkan surat-surat tersebut sesuai dengan jenisjenisnya
V. EVALUASI
a. Tes Tertulis
1. Tuliskan pengertian surat
2. Kegiatan apa saja yang dilakukan dalam mengidentifikasi surat
3. Bagaimanakah cara mengelompokkan surat masuk
4. Apa yang dimaksud surat dinas ,pribadi dan niaga
5.
Berdasarkan kemanan isinya surat dibedakan menjadi
berapa ,jelaskan
b. Tes Praktek
1. Klasifikasikan surat masuk dengan benar
VI.
KUNCI JAWABAN
a. Tes Tertulis
1. Surat adalah sarana komunikasi yang dilakukan secara tertulis .
2. Kegiatan yang dilakukan dalam mengidentifikasi surat
a.
Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b.
Meneliti ketepatan alamat
c. Mengelompokkan surat sesuai dengan jenisnya seperti surat,
naskah tertulis(buku,laporan,neraca) atau dokumen-dokumen
kantor lainnya
3. Cara mengelompokkan surat masuk adalah
memisahkan surat
dalam beberapa jenis
4. Surat dinas adalah surat yang isinya bersifat kedinasan
Surat pribadi adalag surat yang isinya bersifat pribadi
Surat Bisnis adalah surat niaga
5. Berdasarkan keamanan isinya surat dibedakan menjadi
Surat sangat rahasia
Adalah surat yang berisi dokumen yang sangat penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamanan Negara. Surat
itu ditandai dengna kode SRHS
Surat Rahasia
Surat rahasia yang berisi dokumen ringan yang hanya hanya
boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang tertentu.
b. Tes Praktek
1. Mengamati kegiatan anak mengklasifikasikan surat masuk
Format Pengamatan
Dilaksanakan
No
Nama Siswa
Kegiatan
Keterangan
Ya
Tidak
DAFTAR PUSTAKA
Depdikbud,1980, Pengurusan Surat dan Kearsipan,Jakarta,Depdikbud
Martono,Engelbertus,1990,Mahir Surat Menyurat,Mawar gemita,Jakarta
Puspitasasi,Devi.
2007,Menangani
Surat/Dokumen,Arya Duta,Jakarta
Penerimaan
dan
Pengiriman
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Nama Sekolah : SMK KRISTEN PURWODADIKompetensi Keahlian : Adm
inistrasi PerkantoranMata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen
KantorKelas/Semester : XI / I (Satu)Alokasi Waktu : I Pertemuan (3
jp x @45menit)Pertemuan ke : IKKM : 70Standar Kompetensi : Menanga
ni Surat/Dokumen KantorKompetensi Dasar : Mengidentifikasi jenisjenis surat/dokumen kantor
I.
Tujuan Pembelajaran
Melalui pendiskripsian dan analisa substansi surat masuk dan keluar, siswa
dapat:1.
Menjelaskan pengertian surat masuk dan keluar
II.
Materi Pokok Pembelajaran
1.
Pengertian surat masuk dan keluar
III.
Metode Pembelajaran
1.
Ceramah2.
Diskusi3.
Tanya jawab4.
Studi Kasus
IV.
Langkah-Langkah Pembelajaran
a.
Kegiatan awal
Guru mengecek kehadiran siswa (absensi)
Guru menginformasikan cara pembelajaran, cara penilaian,
bahan dan alatyang digunakan, serta waktu yang dibutuhkan dalam proses
pembelajaran
Guru menjelaskan tujuan pembelajaranb.
Kegiatan inti
Pertemuan ke I
Eksplorasi :Guru melakukan apersepsi tentang pemahaman siswa sebelum
memulaipembelajaran
Elaborasi :Guru melibatkan peserta didik mencari informasi yang luas dan
dalamtentang materi penanganan surat masuk dan keluar dengan
menerapkanprinsip belajar dari aneka sumberSiswa melakukan tanya jawab tentang surat masuk dan keluar
Konfirmasi :
2Dari hasil tanya jawab, guru memberikan uraian dan penjelasan
tentangpenanganan surat masuk dan keluarGuru memberikan umpan balik positif dan penguatan dalam bentuk lisandan
tulisan terhadap keberhasilan siswac.
Kegiatan akhirBersama-sama dengan peserta didik dan/atau sendiri membuatrangkuman/
simpulan dari materi pada pertemuan hari iniGuru memberikan penilaian terhadap kegiatan siswa dalam pembelajaranPemberian tugas
V.
Alat, Bahan dan Sumber
Sumber:1.
Administrasi Perkantoran penerbit: HUP2.
Modul menangani surat masuk dan keluar (mail handling) penerbit:
erlangga3.
Surat Menyurat Bisnis Modern penerbit: Pustaka Setia Bandung4.
Surat Lamaran Kerja dan Psikotes penerbit: Pustaka Setia Bandung5.
Sumber lain yang relevan
VI.
Penilaian/Evaluasi
1.
Jenis Tes/Penilaian:Diskusi KelompokTes tulis2.
Jenis tugas:Penugasan Terstruktur (PT): tes tulis PG dan essayTugas
Mandiri Tidak Terstruktur (TMTT): mencari pengertian surat masuk
dankeluar dari internet3.
Pedoman Penilaian
No Kriteria Penilaian Bobot
1 Keberanian 402 Bahasa 403 Ketepatan jawaban 20Jumlah 100Nilai =
Skor nilai x 100% = 100Jumlah skorMengetahui,
PLH Kepala SMK Kristen PurwodadiWindu Widayati, S.Pd
Grobogan, 17 Juli 2011
Guru Mata PelajaranApoloos Ryan Wibowo,S.Pd
3
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Nama Sekolah : SMK KRISTEN PURWODADIKompetensi Keahlian : Adm
inistrasi PerkantoranMata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen
KantorKelas/Semester : XI / I (Satu)Alokasi Waktu : I Pertemuan (3
jp x @45menit)Pertemuan ke : IIKKM : 70Standar Kompetensi : Menan
gani Surat/Dokumen KantorKompetensi Dasar : Mengidentifikasi jenis
-jenis surat/dokumen kantor
1.
Tujuan Pembelajaran
Setelah proses belajar mengajar siswa dapat:1.
Melalui bimbingan guru dalam menganalisa pengertian surat dari berbagai
ahli,siswa mampu mengidentifikasi substansi pengertian surat masuk dan
keluar.,
2.
Materi Pokok Pembelajaran
1.
Pengertian Surat Masuk dan Keluar yang didapat dari Internet2.
Jenis-jenis surat/dokumen kantor
3.
Metode Pembelajaran
1.
Ceramah2.
Diskusi3.
Tanya jawab4.
Studi Kasus
4.
Langkah-Langkah Pembelajaran
a.
Kegiatan awal
Guru mengecek kehadiran siswa (absensi)
Guru meminta anak untuk menunjukkan hasil browsing dari Internet
tentangpengertian Surat Masuk dan Keluar.
Guru menjelaskan tujuan pembelajaran hari inib.
Kegiatan inti
Eksplorasi :Guru melakukan review terhadap materi pada pertemuan sebelumnyaGuru melakukan apersepsi tentang pemahaman siswa sebelum
memulaipembelajaranGuru melibatkan peserta didik mencari informasi yang luas dan
dalamtentang materi jenis-jenis dokumen kantor dengan menerapkan
prinsipbelajar dari aneka sumber
Elaborasi :Tugas dibawa, dikumpulkan di meja guru.Siswa dibagi ke dalam 4 kel