Peranan Komunikasi Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi mempunyai pengertian yang berbeda-beda. Menurut Mulyana,
(2010:69) komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi melalui bicara
dan bahasa, tekanan, kecepatan, intonasi, kualitas, suara dan pendengaran
sehingga ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan.
Menurut Laswell (2009:5), memberikan pengertian komunikasi dalam pernyataan:
who says to whom in what channel with what effect (komunikasi sebagai suatu
proses penyampaian pesan dari komunikator yang ditujukan kepada komunikan
melalui media atau saluran yang menimbulkan efek tertentu).Changara(2007:19)
mengemukakan bahwa kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan
mendukung identitas diri untuk membangun kontak sosial dengan orang di sekitar
kita dan mempengaruhi orang lain, merasa berpikir atau berperilaku yang seperti
kita inginkan.
Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu
communicatus yang berarti berbagi atau menjadi milik bersama. Berdasarkan
defenisi para ahli diatas, maka yang dimaksud dengan komunikasi adalah salah
satu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran
informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian
yang mendalam. Manusia sebagai makhluk individu dan sosial juga memiliki rasa
ingin tahu yg kuat, ingin maju dan berkembang, maka salah satu saran yang baik
adalah dengan komunikasi. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan
Universitas Sumatera Utara
informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan, dan
sebagainya kepada seseorang secara timbal balik. Baik sebagai pengirim maupun
penerima komunikasi.
3.2 Unsur-Unsur Komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi menurut Changara
(2007:24) adalah sebagai berikut:
•
Sender
: Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang
atau sejumlah orang.
•
Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk
lambang.
•
Mesage
: Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata-kata bermakna
yang disampaikan oleh komunikator.
•
Media
: Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
kepada komunikan.
•
Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan
makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
•
Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
•
Response : Tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah
diterimanya pesan.
•
Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan
atau disampaikan kepada komunikator.
•
Noise
: Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang
disampaikan oleh komunikator kepadanya.
Universitas Sumatera Utara
3.3 Bentuk dan Komponen Komunikasi
3.3.1Bentuk Komunikasi.
MenurutFajar, (2009:34) bentuk komunikasi terdiri dari :
a) Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui
lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan
merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi
verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik.
Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication)
dan komunikasi dua arah (two way communication).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak
saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua
pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi
bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling
umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian
informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih.
Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator
dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang
disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pean
dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara
penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas,
Universitas Sumatera Utara
komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat
penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa
adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas dikerjakan menjadi kurang sesuai
dengan yang diperintahkannya, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara
komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu:
seorang manager pemasaran menjelaskan kepada bawahannya, kemudian setelah
itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana
mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan
komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi
misscommunication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari
komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang
lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena
daya pikir orang menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila
suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan maka
komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi
tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karen itu untuk melaksanakan
komunikasi yang dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian
dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk
membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi
yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan
komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang
Universitas Sumatera Utara
dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar
komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi,
jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang
sederhana
sehingga
mudah
dimengerti.
Meskipun
dalam
komunikasi
kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan
hambatan tersebut atau setidaknya dapat mengurangi, maka kemungkinan
komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, maka kita dapat
memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan antara lain:
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin
b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antar bagian-bagian harus
diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi.
Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas,
pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun sebaikbaiknya dan dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan
dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan
urat nadi suatu pergguruan tinggi dimana komuniksi itu berwujud penyampaian
berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran
atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
Universitas Sumatera Utara
b) Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian
informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata.
Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur
tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan
kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya
pembicaraan antara orang yang satu dengan lainnya, baik dalam suatu organisasi
maupun lingkunan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah
menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut
sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendegar secara kontinu tentang apa
yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh,
yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka.
Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh
orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi,
gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan
lainnya.
Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonvebal dapat disampaikan tanpa harus
berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu
komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam
hubungan
dengan kata-kata
yang
menyertainya.
Komunikasi
nonverbal
memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada
hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang
Universitas Sumatera Utara
menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama
yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
3.3.2 Komponen Komunikasi
Adapun komponen-komponen komunikasi menurut Fajar (2009:58) adalah
sebagai berikut:
a. Sumber (Source)
b. Komunikator (communicator)
c. Pesan (mesage)
d. Saluran (channel)
e. Komunikan (communican)
f. Hasil (effect)
a. Sumber (source)
Sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang
digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa
orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.
b. Komunikator (communicator)
Yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaikanpesan,
dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang
komunikator hendaknya memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap
dan penambahan pengetahuan bagi diri komunikan.
Komunikator dalam berkomunikasi juga juga dituntut untuk mengetahui
siapa yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang
diinginkannya melalui media yang efisien. Dan pada saat komunikator
berhadapan dengan audiens, maka komunikator harus dapat bersikap empati, yaitu
Universitas Sumatera Utara
kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain,
dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.
c. Pesan (mesage)
Pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan,
ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan dan emosi lain
sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok
tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan
disampaikan itu dapat berupa lisan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota
tubuh. Pesan yang akan disampaikan hendaknya dapat menarik perhatian sasaran
yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman,
kepentingan dan kebutuhan penerima pesan sehingga tercapai pengertian yang
searah.
d. Saluran (channel)
Saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau
saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesanpesan terhadap pihak lain, baik di dalam maupun di luar organisasi.
e. Penerima (communication)
Yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau
berita dari komunikator.
f. Hasil (effect)
Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesanpesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negatif menyangkut
tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan mayority
opinion. Personil opinion adalah pendapat pribadi, hal ini dapat merupakan akibat
hasil yang diperoleh dari komunikasi.
Jadi personil opinion adalah sikap atau pendapat seseorang terhadap suatu
masalah tertentu. Public opinion adalah pendapat umum, pengertiannya adalah
penilaian sosial mengenai suatu hal yang berarti, atas dasar pertukaran yang
dilakukan individu-individu secara sadar dan rasional. Mayority opinion adalah
pendapat bagian tersebar dari public atau masyarakat.
3.4 Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan
antara manusia, bahkan dalam keadaan peradaban yang primitif sekalipun. Dalam
masyarakat yang tinggi peradabannya lebih kompleks, masalah komunikasi
maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini
mengirimkan, memproses, menyimpan dan menerima informasi mengharuskan
pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat. Sehingga makna yang
sebenarnya terwujud.
Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat
kemajemukan sistem komunikasi. Menurut Curtis, (2005:243) analisis sistem
komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur
(three way flow).
3.4.1 Komunikasi kebawah (Downwards Communication)
Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi
atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam
Universitas Sumatera Utara
saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus
informasi lebih umum sifatnya.
Banyak jenis informasi yang diteruskan bermanfaat dan memadai, sekalipun
ada yang tidak begitu mutlak atau malah merupakan pemborosan waktu. Misalnya
ringkasan tentang ramalan produksi yang dicatat melalui komputer, yang mungkin
berguna untuk seorang pengawas, tetapi tampaknya ia tidak akan punya waktu
untuk mempelajari catatan tersebut yang penuh angka sebanyak dua puluh atau
lebih lembarnya.
3.4.2 Komunikasi Keatas
Komunikasi keatas adalah
adalah arus komunikasi dari bawah keatas
(pimpinan) lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara bawahan kepada
pimpinan untuk diberikn keputusan.
Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan
dengan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan
mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen.
3.4.3 Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pejabat atau
dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat menurut
tingkat hierarki.
Komunikasi horizontal perlu ditingkatkan peranannya. Dengan bertambahnya
penggunaan bidang jasa spesialisasi, keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang
kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.
Universitas Sumatera Utara
3.4.4 Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain
atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada hubungan
dengan fungsional.
Menurut Handayaningrat (2009:102), komunikasi dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu:
a) Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau
komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan
komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi
yang lain.
Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Pegawai di Fakultas
Ekonomi
USU
ini
jarang
terjadi,
maka
Pembantu
Dekan
yang
mengkomunikasikannya kepada Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di
Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya sebelum ujian tengah semester diadakan
rapat antara Dekan dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah
semester tersebut sebab pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian.
Beberapa peran pegawai dalam komunikasi lisan yaitu:
1.
Bagian tata usaha
1) Bertugas untuk melaksanakan pemantauan dan melayani mahasiswa
dalam memberikan informasi.
2) Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
2.
Bagian Akademik
1) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
2) Melayani mahasiswa dalam administrasi akademik
3.
Bagian keuangan
1) Melakukan urusan penerimaan tamu, pimpinan dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
2) Memberikan gaji honorium dan lembur.
4.
Bagian kepegawaian
1) Melaksanakan proses pengangkatan dan pengadaan pegawai.
5.
Bagian kemahasiswaan
1) Melayani mahasiswa melakukan administrasi kemahasiswaan.
2) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
3) Memberikan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6.
Manajemen
1) Memberikan
kemudahan
kepada
mahasisiwa
Manajemen
untuk
Akuntansi
seperti
memperoleh informasi seperti memberikan KRS.
7.
Akuntansi
1)
Memberikan
pelayanan
kepada
mahasiswa
memberikan konsultasi, KRS maupun informasi.
8.
Ekonomi Pembangunan
1)
Sama halnya dengan Departemen S1-Reguler pegawai memberikan
pelayanan berupa konsultasi dan
informasi
yang
menyangkut
kepentingan Mahasiswa Ekonomi Pembangunan.
Universitas Sumatera Utara
b) Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam
kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan harus
bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai
bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis
adalah pemeliharaan atau penyimanan yang bersifat up to date dan usaha untuk
secara tepat mendapat kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari.
Masalah lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis dapat menjadi suatu
sumber perselisihan karena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur
pengaturan).
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan
mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah
dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan
informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat
mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen dan Pegawai di
Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surattugas kerja
dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.
Beberapa peran pegawai dalam komunikasi tertulis yaitu:
1. Bagian Tata Usaha
1) Menulis Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
2) Melaksanakan penyususnan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan Fakultas.
2. Bagian Akademik
1) Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian.
2) Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pelayanan
mahasiswa.
3) Mengklasifikasikan data dan pencapaian target kurikulum.
1. Bagian Keuangan
1) Menyusun
Rencana
Kerja
Tahunan
(RKAT)
Sub
Bagian
dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data keuangan
2. Bagian Kepegawaian
1) Menyusun Laporan Kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
3. Bagian Kemahasiswaan
1) Menyusun Rencanan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
3) Melaksanakan surat izin/rekomendasi kegiatan mahsiswa
4. Manajemen
1) Mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut Departemen
Manajemen.
Universitas Sumatera Utara
2) Menulis urusan surat.
3) Mengolah data Mahasiswa
5. Akuntansi
1) Mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut kepentingan
Departemen Akuntansi.
6. Ekonomi Pembangunan
2) Samahalnya
dengan
departemen
S1-reguler
yang
lainnya
yaitu
mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut Departemen
Ekonomi Pembangunan.
3.5 Pengertian Kinerja
Kinerja Sumber Daya manusia menurut Mangkunegara (2005:89) merupakan
istilah yang berasal dari kata job performance atau actual performance (prestasi
kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai seseorang). Mangkuprawira
(2007:32) menyatakan bahwa, “Kinerja adalah hasil dari proses pekerjaan tertentu
secara terencana pada waktu dan tempat dari tenaga pengajar serta organisasi yang
bersangkutan”.
Istilah kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance
(prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang).
Berdasarkan defenisi diatas, maka yang dimaksud dengan kinerja (prestasi kerja)
erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi, hasil
pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu.
Kinerja karyawan tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam
bekerja, tetapi juga sangat dipengaruhi oleh semangat kerjanya. Kinerja karyawan
Universitas Sumatera Utara
yang baik adalah salah satu faktor yang sangat penting dalam upaya untuk
meningkatkan produktivitas.
Menurut Sopiah (2008:40), adapun faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja
karyawan adalah sebagai berikut:
1
Faktor kemampuan psikologis
Secara psikologis, kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan
potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai
perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya.
2
Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam menghadapi
situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai
terarah untuk mencapai tujuan kerja. Pemberian motivasi oleh seseorang
pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi
setiap karyawan tidaklah mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar
belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.
3.6 Penilaian Kinerja
Menurut Mondy (2008:259), pengukuran atau penilaian kinerja merupakan
pengukuran terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan yang berarti
bahwa suatu sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah
seseorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing secara
keseluruhan. Pengukuran atau penilaian kinerja karyawan mutlak harus dilakukan
untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Misalnya baik,
sedang, atau kurang.
Universitas Sumatera Utara
Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan,
untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran kinerja
atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasannya sehingga
mendorong mereka untuk lebih giat bekerja, asalkanproses pengukuran atau
penilaiannya jujurdan objektif serta ada tindak lanjutnya.
Pada umumnya sistem penilaian kinerja karyawan masih digunakan sebagai
instrumen untuk mengendalikan perilaku karyawan, membuat keputusankeputusan yang berkaitan dengan kenaikan gaji, pemberian bonus, promosi dan
penempatan karyawan pada posisi yang sesuai serta mengetahui kebutuhan
pelatihan dan pengembangan karyawan yang bersangkutan. Pemahaman seperti di
atas kurang sehat bila dilihat pelaksanaannya yang bersifat sepihak rahasia dan
kurang bersifat mengembangkan. Seharusnya penilaian kinerja tidak saja
mengevaluasi kinerja karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memotivasi
karyawan. Sebaiknya karyawan yang dinilai harus mengetahui bidang prestasi
yang dinilai, diberi kesempatan untuk menilai dirinya sendiri, bahkan
mempertemukan hasil penilaiannya itu dengan penyelianya. Di sini terjadi proses
tawar menawar dan komunikasi kedua belah pihak untuk mencapai saling
keterbukaan dan saling pengertian bidang-bidang yang sudah cukup dan bidangbidang yang sudah cukup dan bidang-bidang yang masih perlu dikembangkan.
Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilaian ini
adalah untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan
secara
rutin,
sebagai
dasar
perencanaan
bidang
personalia
khususnya
penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja sebagai dasar
pengembangan dan pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin, mendorong
Universitas Sumatera Utara
terciptanya hubungan timbal balik yang sehat antara atasan dan bawahan serta
untuk mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan dari bidang personalia
khususnya prestasi kerja karyawan dalam bekerja. Sedangkan bagi karyawan
sendiri adalah dapat mengetahui kemampuannya melalui nilai kurang, cukup atau
baik.
3.7 Hubungan Komunikasi dengan Kinerja
Hubungan komunikasi menurut Sopiah (2008:60) terbagi dalam dua bentuk
yaitu:
3.7.1. Komunikasi Internal.
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang sehari-hari dilaksanakan
pada kegiatan usaha, baik dibidang jasa maupun barang, karena sebagaian besar
kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan di dalam lingkungan sendiri.
Komunikasi internal di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, misalnya
komunikasi antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan pegawai, komunikasi
antara sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara pegawai.
3.7.2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak
satu dengan pihak luar. Komunikasi dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara
langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi eksternal yaitu komunikasi
yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan
mendapat pandangan yang positif.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi eksternal harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan
yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan
perguruan tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak
membutuhkan pihak eksternal.
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman informasi dan
penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh
kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi.
Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar
tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan
penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk
mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan
mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan
perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam
komunikasi dapat dikurangi.
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi
hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa
yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan
dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya
tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan
disampaikan.
Menurut Mulyana (2010:91) sejumlah prinsip komunikasi yang disebut
dengan “The Commandements Of Good Communication” (sepuluh pedoman
komunikasi yang baik), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
Universitas Sumatera Utara
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akan dilakukan .
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan
komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan
balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorog komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk
meningkatkan komunikasi. Jadi apabilapara pimpinan mampu melaksanakan
pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungankeuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih
ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukakan
dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi
yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau
sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi
jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif.
Padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Universitas Sumatera Utara
Meningkatkan kinerja manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut
penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga
menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan kinerja yaitu dengan cara memperbaiki
komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah
bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh
kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaan yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
3.8 Analisis dan Evaluasi
Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah
tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi
komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi USU secara keseluruhan.
Komunikasi yang diterapkan pada pada Fakultas Ekonomi USU adalah
komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal,
horizontal, dan diagonal.
Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi
vertikal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan
dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staff
dan pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi antara
Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staff dan Pegawai. Komunikasi antara
Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staffdan Pegawai. Komunikasi Pembantu
Dekan III dengan Dosen, Staff dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti
sebaliknya.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti
komunikasi antara sesama Pembantu Dekan, komunikasi antara sesama Dosen,
komunikasi antara sesama Staff dan komunikasi antara sesama pegawai.
Komunikasi Diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti
komunikasi antara sesama Pembantu Dekan I dengan Staff dan Pegawai yang
merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi
antara staff dan pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan
bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.
Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas
Ekonomi USU berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Dekan
dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan
rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tulisan yang dilakukan
Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya berupa surat keputusan, memo, surat
tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan
sebagainya.
Proses komunikasi secara lisan antara dekan dengan Dosen, Staff da Pegawai
sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu
Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staff
dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU.
Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan
Staff dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut
sebab staf da pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian. Sedangkan
komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
Universitas Sumatera Utara
misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya.
Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
di Fakultas Ekonnomi USU juga berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang
dilkukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan pegawai misalnya langsung
bertatap muka, melalui telepon dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena
komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh Pembantu Dekan,
misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan/tanggapan, pengumuman atau penyampaian informasi
melalui papan pengumuman yang ada pada ruang piket/ruang dosen dan
sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak langsung berhubungan
dengan Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub Bagian Akademik. Contoh :
Kepala Sub Bagian Akademik menyampaikan surat keputusan kepada dosen
tentang jadwal pelaksanaan ujian terhadap mata kuliah yang diajarkannya. Hal ini
mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian dengan batas waktu
tertentu, kemudian wajib hadir untuk memantau pelaksanaan ujian mata kuliah
tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera menyerahkan nilai kepada
kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Dalam bidang
keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu Dekan II, tetapi
melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung dengan kepala sub
Sub Bagian Keuangan.
Proses komunikasi antar sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat
pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih
santai, akrab, dan tidak laku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya
Universitas Sumatera Utara
menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung
lebih fleksibel. Begitu pula dengan komunikasi antara Dosen dengan Staf dan
pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU tersebut. Hal seperti ini juga
terjadi dalam komunikasi antara sesama Staf dan Pegawai.
Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul terkadang timbul
kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU.
Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirm
dan penerima pesan. Peulis akan menguraikan tentang kesalahpahaman yang
sering terjadi pada Fakultas Ekonomi USU berdasarkan bagian-bagian bidang
yang ada pada Fakultas Ekonomi tersebut.
1. Bidang Kemahasiswaan
Menurut penelitian penulis di bagian kemahasiswaan hampir tidak pernah
terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi. Hal ini diutarakan oleh Kepala Sub
Bagian Kemahasiswaan, beliau mengatakan bahwa antara staf dan pegawai di
bagian kemahsiswaan saling menghargai satu sama lain dan dapat berkomunikasi
denganbaik dan sopan. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.
2. Bidang Akademik
Kesalahpahaman di bidang akademik sering terjadi, hal ini disebabkan karena
pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata/kalimat yang
disampaikan. Perbedaaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan
latar belakang, seperti: perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial,
latar belakang budaya, sikap temperamen
para staf dan pegawai. Misalnya,
kepala Subbagian Akademik menugaskan bawahannya untuk mengetik soal ujian
sebelum tanggal 5 Desember 2012, tetapi pegawai yang ditugaskan tersebut
Universitas Sumatera Utara
mendengar bahwa soal ujian harus diketik sebelum tanggal 15 Desember 2012.
Hal ini dapat berakibat fatal karena terlambatnya pegawai mengetik soal ujian
yang disebabkan oleh kesalahan dalam menerima informasi yang disampaikan.
3. Bidang Keuangan
Kesalahpahaman di bagian keuangan juga sering terjadi, hal ini disebabkan
oleh pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafisirkan kata/kalimat
yang disampaikan. Serta kurangnya penglihatan terhadap angka-angka yang
menyebabkan kesalahan fatal. Selain itu, terjadi pula perbedaan latar belakang,
seperti: perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang
budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, kepala subbagian
keuangan mengatakan kepada bawahannya bahwa honor lembur sebesar
Rp.7.500,- per jam. Padahal honor lembur adalah sebesar Rp.75.000,- hal ini
mengakibatkan rendahnya
semangat
kerja
pegawai dan staf,
sehingga
produktivitas kerja menjadi berkurang.
4. Departemen Ekonomi Pembangunan
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Pembangunan kegiatan rutin
pegawai yang umumnya dilaksanakan adalah mengumpulkan data yang
menyangkut KRS, KHS, jadwal seminar proposal, seminar hasil dan transkip nilai
mahasiswa.
Contoh fenomena komunikasi yang terjadi misalnya ada hambatan yang
sering dihadapi dalam komunikas antara Ketua Departemen dengan pegawai
adalah kesalahan pegawai dalam melaksanakan tugas. Misalnya, penyampaian
undangan rapat kepada dosen. Hambatan sesama pegawai dimana pegawai sibuk
dengan urusan lain sehingga muncul rasa ketidakpedulian pegawai dalam
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan tugas sehingga menimbulkan komunikasi yang kurang baik
diantara pegawai.
5. Departemen Manajemen
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Manajemen adapun kegiatan
rutin yang dilaksanakan adalah pembagian KRS, KHS, menyusun jadwal seminar
proposal, seminar hasil S1, mengadakan ujian komprehensif yang diberikan
kepada mahasiswa yang telah menyelesaikan seminarnya, dan pengetikan transkip
nilai mahasiswa. Dan juga dapat dilihat bahwa komunikasi Departemen
Manajemen dengan Mahasiswa berjalan dengan baik.
Contoh fenomena komunikasi yang terjadi di Departemen Manajemen untuk
saat ini tidak ada karena sudah dijalankan dengan baik, adapun kendala-kendala
yang terjadi masih dapat diatasi.
6. Depertamen Akuntansi
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Akuntansi kegiatan rutinitas
dilaksanakan pegawai adalah membagikan KRS, KHS, menyusun berkas-berkas
mahasiswa yang berhubugan dengan skripsi, mengatur perencanaan seminar
proposal ataupun seminar hasil program S1. Departemen Akuntansi pernah
mengalami fenomena komunikasi antara lain:
Contoh fenomena komunikasi misalnya, pimpinan Departemen memberikan
tugas dalam hal membuat notulen rapat dengan waktu yang terbatas tetapi pada
saat mengerjakan tugas tersebut pegawai terlambat menyelesaikan tugas tersebut
sehingga pegawai pernah ditegur oleh Pimpinan Departemen.
Berdasarkan hasil analisa dan evaluasi penulis secara keseluruhan bentuk
komunikasi walaupun masih ada kendala komunikasi vertikal dengan komunikasi
Universitas Sumatera Utara
horizontal diantara Dekan dengan Pegawai, Pembantu Dekan 1 dengan pegawai
dan ketua Departemen dengan pegawai bisa diatasi sehingga tidak menganggu
aktivitas dalam menjalankan tugas.
Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di
Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan
hal biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga dapat
diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi
yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan lancar. Staf dan
Pegawai di fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan untuk memberikan
saran tau ide-ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Bagian akhir penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulankesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab-bab
terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan kinerja staf dan
pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Disamping itu penulis juga akan
mengemukakan beberapa saran atau rekomendasi yang akan dijadikan
pertimbangan dalam upaya peningkatan kualitas peranan komunikasi dalam
meningkatkan kinerja pada Fakultas Ekonomi USU yang menjadi objek
penelitian. Kesimpulan yang akan dibuat nantinya bersifat analisa-analisa yang
tetap menunjuk pada uraian-uraian sebelumnya.
4.1 Kesimpulan
1. Peranan komunikasi dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas
Ekonomi USU sudah diterapkan dengan baik, walaupun masih terdapat
kekurangan dalam hal komunikasi antara dosen dan pegawai terutama
pada pihak Fakultas.
2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU sudah
tersistematis yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi
meliput i vertikal, horizontal, dan diagonal.
3. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan
kinerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat
dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan,
Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan pegawai.
Universitas Sumatera Utara
4.2 Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran.
Seperti yang diuraikan sebagai berikut:
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas
Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya
tetap terjalin dengan baik dan lebih ditingkatkan lagi. Hal ini dilakukan
agar terjadinya hubungan harmonis antara pimpinan dan bawahan
sehingga dapat meningkatkan kinerja pada Fakultas Ekonomi USU.
2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan
sebaik-baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan
dalam kegiatan berkomunikasi pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.
Namun perlu adanya penambahan alat komunikasi misalnya telepon
genggam agar kinerja pegawai dapat ditingkatkan lagi.
3. Dalam menjaga komunikasi yang baik, sebaiknya pihak Fakultas
menambah Fasilitas yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja
pegawai agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan
yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam
meningkatkan kinerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi mempunyai pengertian yang berbeda-beda. Menurut Mulyana,
(2010:69) komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi melalui bicara
dan bahasa, tekanan, kecepatan, intonasi, kualitas, suara dan pendengaran
sehingga ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran dan perpindahan.
Menurut Laswell (2009:5), memberikan pengertian komunikasi dalam pernyataan:
who says to whom in what channel with what effect (komunikasi sebagai suatu
proses penyampaian pesan dari komunikator yang ditujukan kepada komunikan
melalui media atau saluran yang menimbulkan efek tertentu).Changara(2007:19)
mengemukakan bahwa kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan
mendukung identitas diri untuk membangun kontak sosial dengan orang di sekitar
kita dan mempengaruhi orang lain, merasa berpikir atau berperilaku yang seperti
kita inginkan.
Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu
communicatus yang berarti berbagi atau menjadi milik bersama. Berdasarkan
defenisi para ahli diatas, maka yang dimaksud dengan komunikasi adalah salah
satu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran
informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian
yang mendalam. Manusia sebagai makhluk individu dan sosial juga memiliki rasa
ingin tahu yg kuat, ingin maju dan berkembang, maka salah satu saran yang baik
adalah dengan komunikasi. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan
Universitas Sumatera Utara
informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan, dan
sebagainya kepada seseorang secara timbal balik. Baik sebagai pengirim maupun
penerima komunikasi.
3.2 Unsur-Unsur Komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi menurut Changara
(2007:24) adalah sebagai berikut:
•
Sender
: Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang
atau sejumlah orang.
•
Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk
lambang.
•
Mesage
: Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata-kata bermakna
yang disampaikan oleh komunikator.
•
Media
: Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
kepada komunikan.
•
Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan
makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
•
Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
•
Response : Tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah
diterimanya pesan.
•
Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan
atau disampaikan kepada komunikator.
•
Noise
: Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang
disampaikan oleh komunikator kepadanya.
Universitas Sumatera Utara
3.3 Bentuk dan Komponen Komunikasi
3.3.1Bentuk Komunikasi.
MenurutFajar, (2009:34) bentuk komunikasi terdiri dari :
a) Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui
lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan
merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi
verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik.
Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication)
dan komunikasi dua arah (two way communication).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak
saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua
pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi
bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling
umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian
informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih.
Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator
dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang
disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pean
dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara
penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas,
Universitas Sumatera Utara
komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat
penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa
adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas dikerjakan menjadi kurang sesuai
dengan yang diperintahkannya, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara
komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu:
seorang manager pemasaran menjelaskan kepada bawahannya, kemudian setelah
itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana
mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan
komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi
misscommunication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari
komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang
lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena
daya pikir orang menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila
suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan maka
komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi
tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karen itu untuk melaksanakan
komunikasi yang dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian
dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk
membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi
yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan
komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang
Universitas Sumatera Utara
dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar
komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi,
jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang
sederhana
sehingga
mudah
dimengerti.
Meskipun
dalam
komunikasi
kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan
hambatan tersebut atau setidaknya dapat mengurangi, maka kemungkinan
komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, maka kita dapat
memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan antara lain:
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin
b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antar bagian-bagian harus
diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi.
Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas,
pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun sebaikbaiknya dan dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan
dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan
urat nadi suatu pergguruan tinggi dimana komuniksi itu berwujud penyampaian
berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran
atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
Universitas Sumatera Utara
b) Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian
informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata.
Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur
tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan
kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya
pembicaraan antara orang yang satu dengan lainnya, baik dalam suatu organisasi
maupun lingkunan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah
menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut
sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendegar secara kontinu tentang apa
yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh,
yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka.
Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh
orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi,
gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan
lainnya.
Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonvebal dapat disampaikan tanpa harus
berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu
komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam
hubungan
dengan kata-kata
yang
menyertainya.
Komunikasi
nonverbal
memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada
hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang
Universitas Sumatera Utara
menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama
yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
3.3.2 Komponen Komunikasi
Adapun komponen-komponen komunikasi menurut Fajar (2009:58) adalah
sebagai berikut:
a. Sumber (Source)
b. Komunikator (communicator)
c. Pesan (mesage)
d. Saluran (channel)
e. Komunikan (communican)
f. Hasil (effect)
a. Sumber (source)
Sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang
digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa
orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.
b. Komunikator (communicator)
Yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaikanpesan,
dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang
komunikator hendaknya memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap
dan penambahan pengetahuan bagi diri komunikan.
Komunikator dalam berkomunikasi juga juga dituntut untuk mengetahui
siapa yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang
diinginkannya melalui media yang efisien. Dan pada saat komunikator
berhadapan dengan audiens, maka komunikator harus dapat bersikap empati, yaitu
Universitas Sumatera Utara
kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain,
dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.
c. Pesan (mesage)
Pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan,
ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan dan emosi lain
sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok
tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan
disampaikan itu dapat berupa lisan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota
tubuh. Pesan yang akan disampaikan hendaknya dapat menarik perhatian sasaran
yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman,
kepentingan dan kebutuhan penerima pesan sehingga tercapai pengertian yang
searah.
d. Saluran (channel)
Saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau
saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesanpesan terhadap pihak lain, baik di dalam maupun di luar organisasi.
e. Penerima (communication)
Yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau
berita dari komunikator.
f. Hasil (effect)
Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesanpesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negatif menyangkut
tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan mayority
opinion. Personil opinion adalah pendapat pribadi, hal ini dapat merupakan akibat
hasil yang diperoleh dari komunikasi.
Jadi personil opinion adalah sikap atau pendapat seseorang terhadap suatu
masalah tertentu. Public opinion adalah pendapat umum, pengertiannya adalah
penilaian sosial mengenai suatu hal yang berarti, atas dasar pertukaran yang
dilakukan individu-individu secara sadar dan rasional. Mayority opinion adalah
pendapat bagian tersebar dari public atau masyarakat.
3.4 Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan
antara manusia, bahkan dalam keadaan peradaban yang primitif sekalipun. Dalam
masyarakat yang tinggi peradabannya lebih kompleks, masalah komunikasi
maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini
mengirimkan, memproses, menyimpan dan menerima informasi mengharuskan
pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat. Sehingga makna yang
sebenarnya terwujud.
Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat
kemajemukan sistem komunikasi. Menurut Curtis, (2005:243) analisis sistem
komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur
(three way flow).
3.4.1 Komunikasi kebawah (Downwards Communication)
Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi
atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam
Universitas Sumatera Utara
saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus
informasi lebih umum sifatnya.
Banyak jenis informasi yang diteruskan bermanfaat dan memadai, sekalipun
ada yang tidak begitu mutlak atau malah merupakan pemborosan waktu. Misalnya
ringkasan tentang ramalan produksi yang dicatat melalui komputer, yang mungkin
berguna untuk seorang pengawas, tetapi tampaknya ia tidak akan punya waktu
untuk mempelajari catatan tersebut yang penuh angka sebanyak dua puluh atau
lebih lembarnya.
3.4.2 Komunikasi Keatas
Komunikasi keatas adalah
adalah arus komunikasi dari bawah keatas
(pimpinan) lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara bawahan kepada
pimpinan untuk diberikn keputusan.
Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan
dengan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan
mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen.
3.4.3 Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pejabat atau
dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat menurut
tingkat hierarki.
Komunikasi horizontal perlu ditingkatkan peranannya. Dengan bertambahnya
penggunaan bidang jasa spesialisasi, keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang
kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.
Universitas Sumatera Utara
3.4.4 Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain
atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada hubungan
dengan fungsional.
Menurut Handayaningrat (2009:102), komunikasi dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu:
a) Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau
komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan
komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi
yang lain.
Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Pegawai di Fakultas
Ekonomi
USU
ini
jarang
terjadi,
maka
Pembantu
Dekan
yang
mengkomunikasikannya kepada Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di
Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya sebelum ujian tengah semester diadakan
rapat antara Dekan dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah
semester tersebut sebab pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian.
Beberapa peran pegawai dalam komunikasi lisan yaitu:
1.
Bagian tata usaha
1) Bertugas untuk melaksanakan pemantauan dan melayani mahasiswa
dalam memberikan informasi.
2) Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
2.
Bagian Akademik
1) Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
2) Melayani mahasiswa dalam administrasi akademik
3.
Bagian keuangan
1) Melakukan urusan penerimaan tamu, pimpinan dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
2) Memberikan gaji honorium dan lembur.
4.
Bagian kepegawaian
1) Melaksanakan proses pengangkatan dan pengadaan pegawai.
5.
Bagian kemahasiswaan
1) Melayani mahasiswa melakukan administrasi kemahasiswaan.
2) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
3) Memberikan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6.
Manajemen
1) Memberikan
kemudahan
kepada
mahasisiwa
Manajemen
untuk
Akuntansi
seperti
memperoleh informasi seperti memberikan KRS.
7.
Akuntansi
1)
Memberikan
pelayanan
kepada
mahasiswa
memberikan konsultasi, KRS maupun informasi.
8.
Ekonomi Pembangunan
1)
Sama halnya dengan Departemen S1-Reguler pegawai memberikan
pelayanan berupa konsultasi dan
informasi
yang
menyangkut
kepentingan Mahasiswa Ekonomi Pembangunan.
Universitas Sumatera Utara
b) Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam
kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan harus
bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai
bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis
adalah pemeliharaan atau penyimanan yang bersifat up to date dan usaha untuk
secara tepat mendapat kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari.
Masalah lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis dapat menjadi suatu
sumber perselisihan karena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur
pengaturan).
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan
mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah
dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan
informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat
mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen dan Pegawai di
Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surattugas kerja
dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.
Beberapa peran pegawai dalam komunikasi tertulis yaitu:
1. Bagian Tata Usaha
1) Menulis Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
2) Melaksanakan penyususnan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan Fakultas.
2. Bagian Akademik
1) Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian.
2) Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pelayanan
mahasiswa.
3) Mengklasifikasikan data dan pencapaian target kurikulum.
1. Bagian Keuangan
1) Menyusun
Rencana
Kerja
Tahunan
(RKAT)
Sub
Bagian
dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengelola data keuangan
2. Bagian Kepegawaian
1) Menyusun Laporan Kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
3. Bagian Kemahasiswaan
1) Menyusun Rencanan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
3) Melaksanakan surat izin/rekomendasi kegiatan mahsiswa
4. Manajemen
1) Mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut Departemen
Manajemen.
Universitas Sumatera Utara
2) Menulis urusan surat.
3) Mengolah data Mahasiswa
5. Akuntansi
1) Mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut kepentingan
Departemen Akuntansi.
6. Ekonomi Pembangunan
2) Samahalnya
dengan
departemen
S1-reguler
yang
lainnya
yaitu
mengumpulkan dan mengolah data yang menyangkut Departemen
Ekonomi Pembangunan.
3.5 Pengertian Kinerja
Kinerja Sumber Daya manusia menurut Mangkunegara (2005:89) merupakan
istilah yang berasal dari kata job performance atau actual performance (prestasi
kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai seseorang). Mangkuprawira
(2007:32) menyatakan bahwa, “Kinerja adalah hasil dari proses pekerjaan tertentu
secara terencana pada waktu dan tempat dari tenaga pengajar serta organisasi yang
bersangkutan”.
Istilah kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance
(prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang).
Berdasarkan defenisi diatas, maka yang dimaksud dengan kinerja (prestasi kerja)
erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi, hasil
pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu.
Kinerja karyawan tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam
bekerja, tetapi juga sangat dipengaruhi oleh semangat kerjanya. Kinerja karyawan
Universitas Sumatera Utara
yang baik adalah salah satu faktor yang sangat penting dalam upaya untuk
meningkatkan produktivitas.
Menurut Sopiah (2008:40), adapun faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja
karyawan adalah sebagai berikut:
1
Faktor kemampuan psikologis
Secara psikologis, kemampuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan
potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai
perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya.
2
Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) seorang pegawai dalam menghadapi
situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai
terarah untuk mencapai tujuan kerja. Pemberian motivasi oleh seseorang
pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi
setiap karyawan tidaklah mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar
belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.
3.6 Penilaian Kinerja
Menurut Mondy (2008:259), pengukuran atau penilaian kinerja merupakan
pengukuran terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan yang berarti
bahwa suatu sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah
seseorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing secara
keseluruhan. Pengukuran atau penilaian kinerja karyawan mutlak harus dilakukan
untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Misalnya baik,
sedang, atau kurang.
Universitas Sumatera Utara
Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan,
untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran kinerja
atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasannya sehingga
mendorong mereka untuk lebih giat bekerja, asalkanproses pengukuran atau
penilaiannya jujurdan objektif serta ada tindak lanjutnya.
Pada umumnya sistem penilaian kinerja karyawan masih digunakan sebagai
instrumen untuk mengendalikan perilaku karyawan, membuat keputusankeputusan yang berkaitan dengan kenaikan gaji, pemberian bonus, promosi dan
penempatan karyawan pada posisi yang sesuai serta mengetahui kebutuhan
pelatihan dan pengembangan karyawan yang bersangkutan. Pemahaman seperti di
atas kurang sehat bila dilihat pelaksanaannya yang bersifat sepihak rahasia dan
kurang bersifat mengembangkan. Seharusnya penilaian kinerja tidak saja
mengevaluasi kinerja karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memotivasi
karyawan. Sebaiknya karyawan yang dinilai harus mengetahui bidang prestasi
yang dinilai, diberi kesempatan untuk menilai dirinya sendiri, bahkan
mempertemukan hasil penilaiannya itu dengan penyelianya. Di sini terjadi proses
tawar menawar dan komunikasi kedua belah pihak untuk mencapai saling
keterbukaan dan saling pengertian bidang-bidang yang sudah cukup dan bidangbidang yang sudah cukup dan bidang-bidang yang masih perlu dikembangkan.
Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilaian ini
adalah untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan
secara
rutin,
sebagai
dasar
perencanaan
bidang
personalia
khususnya
penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja sebagai dasar
pengembangan dan pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin, mendorong
Universitas Sumatera Utara
terciptanya hubungan timbal balik yang sehat antara atasan dan bawahan serta
untuk mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan dari bidang personalia
khususnya prestasi kerja karyawan dalam bekerja. Sedangkan bagi karyawan
sendiri adalah dapat mengetahui kemampuannya melalui nilai kurang, cukup atau
baik.
3.7 Hubungan Komunikasi dengan Kinerja
Hubungan komunikasi menurut Sopiah (2008:60) terbagi dalam dua bentuk
yaitu:
3.7.1. Komunikasi Internal.
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang sehari-hari dilaksanakan
pada kegiatan usaha, baik dibidang jasa maupun barang, karena sebagaian besar
kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan di dalam lingkungan sendiri.
Komunikasi internal di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, misalnya
komunikasi antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan pegawai, komunikasi
antara sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara pegawai.
3.7.2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak
satu dengan pihak luar. Komunikasi dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara
langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi eksternal yaitu komunikasi
yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan
mendapat pandangan yang positif.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi eksternal harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan
yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan
perguruan tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak
membutuhkan pihak eksternal.
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman informasi dan
penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh
kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi.
Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar
tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan
penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk
mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan
mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan
perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam
komunikasi dapat dikurangi.
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi
hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa
yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan
dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya
tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan
disampaikan.
Menurut Mulyana (2010:91) sejumlah prinsip komunikasi yang disebut
dengan “The Commandements Of Good Communication” (sepuluh pedoman
komunikasi yang baik), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
Universitas Sumatera Utara
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akan dilakukan .
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan
komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan
balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorog komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk
meningkatkan komunikasi. Jadi apabilapara pimpinan mampu melaksanakan
pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungankeuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih
ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukakan
dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi
yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau
sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi
jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif.
Padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Universitas Sumatera Utara
Meningkatkan kinerja manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut
penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga
menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan kinerja yaitu dengan cara memperbaiki
komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah
bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh
kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaan yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
3.8 Analisis dan Evaluasi
Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah
tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi
komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi USU secara keseluruhan.
Komunikasi yang diterapkan pada pada Fakultas Ekonomi USU adalah
komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal,
horizontal, dan diagonal.
Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi
vertikal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan
dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staff
dan pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi antara
Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staff dan Pegawai. Komunikasi antara
Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staffdan Pegawai. Komunikasi Pembantu
Dekan III dengan Dosen, Staff dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti
sebaliknya.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti
komunikasi antara sesama Pembantu Dekan, komunikasi antara sesama Dosen,
komunikasi antara sesama Staff dan komunikasi antara sesama pegawai.
Komunikasi Diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti
komunikasi antara sesama Pembantu Dekan I dengan Staff dan Pegawai yang
merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi
antara staff dan pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan
bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.
Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas
Ekonomi USU berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Dekan
dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan
rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tulisan yang dilakukan
Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya berupa surat keputusan, memo, surat
tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan
sebagainya.
Proses komunikasi secara lisan antara dekan dengan Dosen, Staff da Pegawai
sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu
Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staff
dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU.
Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan
Staff dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut
sebab staf da pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian. Sedangkan
komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
Universitas Sumatera Utara
misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya.
Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
di Fakultas Ekonnomi USU juga berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang
dilkukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan pegawai misalnya langsung
bertatap muka, melalui telepon dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena
komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh Pembantu Dekan,
misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat
pengumuman, surat balasan/tanggapan, pengumuman atau penyampaian informasi
melalui papan pengumuman yang ada pada ruang piket/ruang dosen dan
sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak langsung berhubungan
dengan Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub Bagian Akademik. Contoh :
Kepala Sub Bagian Akademik menyampaikan surat keputusan kepada dosen
tentang jadwal pelaksanaan ujian terhadap mata kuliah yang diajarkannya. Hal ini
mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian dengan batas waktu
tertentu, kemudian wajib hadir untuk memantau pelaksanaan ujian mata kuliah
tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera menyerahkan nilai kepada
kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Dalam bidang
keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu Dekan II, tetapi
melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung dengan kepala sub
Sub Bagian Keuangan.
Proses komunikasi antar sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat
pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih
santai, akrab, dan tidak laku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya
Universitas Sumatera Utara
menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung
lebih fleksibel. Begitu pula dengan komunikasi antara Dosen dengan Staf dan
pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU tersebut. Hal seperti ini juga
terjadi dalam komunikasi antara sesama Staf dan Pegawai.
Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul terkadang timbul
kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU.
Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirm
dan penerima pesan. Peulis akan menguraikan tentang kesalahpahaman yang
sering terjadi pada Fakultas Ekonomi USU berdasarkan bagian-bagian bidang
yang ada pada Fakultas Ekonomi tersebut.
1. Bidang Kemahasiswaan
Menurut penelitian penulis di bagian kemahasiswaan hampir tidak pernah
terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi. Hal ini diutarakan oleh Kepala Sub
Bagian Kemahasiswaan, beliau mengatakan bahwa antara staf dan pegawai di
bagian kemahsiswaan saling menghargai satu sama lain dan dapat berkomunikasi
denganbaik dan sopan. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.
2. Bidang Akademik
Kesalahpahaman di bidang akademik sering terjadi, hal ini disebabkan karena
pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata/kalimat yang
disampaikan. Perbedaaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan
latar belakang, seperti: perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial,
latar belakang budaya, sikap temperamen
para staf dan pegawai. Misalnya,
kepala Subbagian Akademik menugaskan bawahannya untuk mengetik soal ujian
sebelum tanggal 5 Desember 2012, tetapi pegawai yang ditugaskan tersebut
Universitas Sumatera Utara
mendengar bahwa soal ujian harus diketik sebelum tanggal 15 Desember 2012.
Hal ini dapat berakibat fatal karena terlambatnya pegawai mengetik soal ujian
yang disebabkan oleh kesalahan dalam menerima informasi yang disampaikan.
3. Bidang Keuangan
Kesalahpahaman di bagian keuangan juga sering terjadi, hal ini disebabkan
oleh pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafisirkan kata/kalimat
yang disampaikan. Serta kurangnya penglihatan terhadap angka-angka yang
menyebabkan kesalahan fatal. Selain itu, terjadi pula perbedaan latar belakang,
seperti: perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang
budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, kepala subbagian
keuangan mengatakan kepada bawahannya bahwa honor lembur sebesar
Rp.7.500,- per jam. Padahal honor lembur adalah sebesar Rp.75.000,- hal ini
mengakibatkan rendahnya
semangat
kerja
pegawai dan staf,
sehingga
produktivitas kerja menjadi berkurang.
4. Departemen Ekonomi Pembangunan
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Pembangunan kegiatan rutin
pegawai yang umumnya dilaksanakan adalah mengumpulkan data yang
menyangkut KRS, KHS, jadwal seminar proposal, seminar hasil dan transkip nilai
mahasiswa.
Contoh fenomena komunikasi yang terjadi misalnya ada hambatan yang
sering dihadapi dalam komunikas antara Ketua Departemen dengan pegawai
adalah kesalahan pegawai dalam melaksanakan tugas. Misalnya, penyampaian
undangan rapat kepada dosen. Hambatan sesama pegawai dimana pegawai sibuk
dengan urusan lain sehingga muncul rasa ketidakpedulian pegawai dalam
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan tugas sehingga menimbulkan komunikasi yang kurang baik
diantara pegawai.
5. Departemen Manajemen
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Manajemen adapun kegiatan
rutin yang dilaksanakan adalah pembagian KRS, KHS, menyusun jadwal seminar
proposal, seminar hasil S1, mengadakan ujian komprehensif yang diberikan
kepada mahasiswa yang telah menyelesaikan seminarnya, dan pengetikan transkip
nilai mahasiswa. Dan juga dapat dilihat bahwa komunikasi Departemen
Manajemen dengan Mahasiswa berjalan dengan baik.
Contoh fenomena komunikasi yang terjadi di Departemen Manajemen untuk
saat ini tidak ada karena sudah dijalankan dengan baik, adapun kendala-kendala
yang terjadi masih dapat diatasi.
6. Depertamen Akuntansi
Menurut hasil penelitian penulis di Departemen Akuntansi kegiatan rutinitas
dilaksanakan pegawai adalah membagikan KRS, KHS, menyusun berkas-berkas
mahasiswa yang berhubugan dengan skripsi, mengatur perencanaan seminar
proposal ataupun seminar hasil program S1. Departemen Akuntansi pernah
mengalami fenomena komunikasi antara lain:
Contoh fenomena komunikasi misalnya, pimpinan Departemen memberikan
tugas dalam hal membuat notulen rapat dengan waktu yang terbatas tetapi pada
saat mengerjakan tugas tersebut pegawai terlambat menyelesaikan tugas tersebut
sehingga pegawai pernah ditegur oleh Pimpinan Departemen.
Berdasarkan hasil analisa dan evaluasi penulis secara keseluruhan bentuk
komunikasi walaupun masih ada kendala komunikasi vertikal dengan komunikasi
Universitas Sumatera Utara
horizontal diantara Dekan dengan Pegawai, Pembantu Dekan 1 dengan pegawai
dan ketua Departemen dengan pegawai bisa diatasi sehingga tidak menganggu
aktivitas dalam menjalankan tugas.
Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di
Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan
hal biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga dapat
diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi
yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan lancar. Staf dan
Pegawai di fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan untuk memberikan
saran tau ide-ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Bagian akhir penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulankesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab-bab
terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan kinerja staf dan
pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Disamping itu penulis juga akan
mengemukakan beberapa saran atau rekomendasi yang akan dijadikan
pertimbangan dalam upaya peningkatan kualitas peranan komunikasi dalam
meningkatkan kinerja pada Fakultas Ekonomi USU yang menjadi objek
penelitian. Kesimpulan yang akan dibuat nantinya bersifat analisa-analisa yang
tetap menunjuk pada uraian-uraian sebelumnya.
4.1 Kesimpulan
1. Peranan komunikasi dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas
Ekonomi USU sudah diterapkan dengan baik, walaupun masih terdapat
kekurangan dalam hal komunikasi antara dosen dan pegawai terutama
pada pihak Fakultas.
2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU sudah
tersistematis yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi
meliput i vertikal, horizontal, dan diagonal.
3. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan
kinerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat
dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan,
Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan pegawai.
Universitas Sumatera Utara
4.2 Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran.
Seperti yang diuraikan sebagai berikut:
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas
Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya
tetap terjalin dengan baik dan lebih ditingkatkan lagi. Hal ini dilakukan
agar terjadinya hubungan harmonis antara pimpinan dan bawahan
sehingga dapat meningkatkan kinerja pada Fakultas Ekonomi USU.
2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan
sebaik-baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan
dalam kegiatan berkomunikasi pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.
Namun perlu adanya penambahan alat komunikasi misalnya telepon
genggam agar kinerja pegawai dapat ditingkatkan lagi.
3. Dalam menjaga komunikasi yang baik, sebaiknya pihak Fakultas
menambah Fasilitas yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja
pegawai agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan
yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam
meningkatkan kinerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara