Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan
EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI
KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
SKRIPSI
Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Persyaratan Memperoleh Gelar
Sarjana (S1) Sosial Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
ROBERTO SETIA BUDI HUTABARAT
120903066
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI
KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
Nama
: Roberto Setia Budi Hutabarat
Departemen
: Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas
: Universitas Sumatera Utara (USU)
Dosen Pembinbing
: Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan
pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi
manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang
diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas
di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah,
menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dan dipergunakan
dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan
observasi dilapangan, dan pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi
kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive
sampling.
Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat
analisis dari indikator efektivitas yaitu, seperti kejelasan tujuan yang hendak dicapai,
Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap,
perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat,
tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem
pengawasan dan pengendalian.
Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa
membimbing dan menyertai penulis selama proses pengerjaan skripsi ini sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Efektivitas Penerapan Sistem
Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan.”
Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak kepada kedua orang tua
tersayang P.Hutabarat dan F br. Sihombing, S.Kep yang dengan tulus, sabar, dan
penuh kasih sayang telah membesarkan, mendidik, membimbing, dan memberikan
dukungan yang terbaik baik moril dan material serta yang selalu mendoakan penulis
hingga sampai saat ini. Selain itu penulis juga mengucapkan banyak terima kasih
kepada orang-orang yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak
langsung, kepada yang terhormat:
1.
Bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera
Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si.
2.
Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku ketua Departemen Ilmu
Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing
dan mengarahkan penulis dengan penuh kesabaran dalam proses penyelesaian
skripsi ini.
3.
Kepada dosen-dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang
telah memberikan begitu banyak ilmu kepada penulis selama masa
perkuliahan.
4.
Kepada Bapak Kepala Kantor Perpustakaan kota Medan Bapak Januari Pane
yang memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian skripsi dan
meluangkan waktu dalam melaksanakan wawancara dengan peneliti
Universitas Sumatera Utara
5.
Kepada semua pegawai Kantor Perpustakaan Kota Medan yang telah
membantu memberikan informasi dan data-data yang menyangkut penelitian
ini.
6.
Kepada informan saya, Ibu Nurhayati, Pak Taufik, kak Novita yang sangat
baik memberikan waktunya untuk keperluan penelitian ini. Juga terhadap
informan masyarakat yang tidak saya masukkan kedalam penulisan skripsi ini
yang memberikan ide-ide, masukan, dan saling berdiskusi terhadap penelitian
yang penulis lakukan.
7.
Untuk kak Dian Siregar yang baik dan kak Mega Sihaloho yang telah
membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan.
8.
Terima kasih buat sahabat, Andro, Erwin, Jonatan, Rio, Roberto, Wahyu baik
dalam permainan maupun dalam belajar. Terimakasih atas keseruan yang telah
diberikan
9.
Terima kasih untuk kawan-kawan kelompok magang, Roberto, Anugrah,
Erwin, Leo, Iren, Debi,
10.
Terima kasih untuk teman-teman Administrasi Negara 2012 untuk setiap
dukungan dan semangat yang diberikan kepada penulis dalam proses
pengerjaan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih mempunyai banyak
kekurangan baik isi maupun bahasanya. Oleh sebab itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi
ini. Terima kasih
Medan, 25 Oktober 2016
Penulis
Roberto Setia Budi Hutabarat
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR............................................................................................ ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………iv
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 7
1.3 Tujuan Penelitian......................................................................................... 7
1.4 Manfaat Penelitian ....................................................................................... 7
1.5 Kerangka Teori ............................................................................................ 8
1.5.1 Efektivitas........................................................................................................... 8
1.5.1.1 Pengertian Efektivitas ...................................................................................... 8
1.5.1.2Ukuran Efektivitas ............................................................................................ 9
1.5.2 Sistem Informasi Manajemen .......................................................................... 12
1.5.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ...................................................... 12
1.5.2.2 Tujuan umum Sistem informasi manajemen .................................................. 15
1.5.2.3 Penggunaan Sofware Administrasi Perpustakaan .......................................... 19
1.5.3 Pelayanan Publik .............................................................................................. 22
1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik ......................................................................... 22
1.5.3.2 Unsur-unsur Pokok Pelayanan Publik ............................................................ 27
1.5.3.3 Prinsip-prinsip Pelayanan Publik ................................................................... 28
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................ 30
BAB II METODE PENELITIAN ......................................................................... 32
2.1 Bentuk Penelitian ...................................................................................... 32
2.2 Lokasi Penelitian ....................................................................................... 32
2.3 Informan Penelitian ................................................................................... 32
2.4 Teknik pengumpulan data ......................................................................... 33
2.5 Teknik Analisis Data ................................................................................. 34
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN .................................................... 35
3.1 Gambaran umum lokasi penelitian ...................................................................... 35
3.2 Perpustakaan kota Medan .................................................................................... 37
3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan............................... 37
3.2.2 Data geografis dan wilayah kerja Perpustakaan kota Medan ............................ 37
3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan ........................................................ 40
3.2.4 Visi dan misi perpustakaan kota Medan ........................................................... 41
3.2.5 Struktur kantor perpustakaan kota Medan ........................................................ 41
3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan ............................... 42
3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan ......................................... 41
BAB IV PENYAJIAN DATA ................................................................................ 47
4.1 Pelaksanaan Wawancara...................................................................................... 47
4.2 Identitas Informan ............................................................................................... 48
4.2.1 Identitas Informan berdasarkan Jenis Kelamin ................................................. 48
4.2.2 Identitas Informan berdasarkan Usia ................................................................ 49
4.2.3 Identitas Informan berdasarkan Jenjang Pendidikan ......................................... 50
4.2.4 Identitas Informan berdasarkan Pekerjaan ........................................................ 50
4.3 Hasil Wawancara ................................................................................................. 52
4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota
Medan……………………………………………………………………………….52
4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di
Perpustakaan Kota Medan ......................................................................................... 65
Universitas Sumatera Utara
4.3 Data Sekunder ..................................................................................................... 68
BAB V ANALISA DATA ........................................................................................ 70
5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen ........................................... 71
5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen ....................... 72
5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai .............................................................. 73
5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan ................................................................ 74
5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap .................................... 75
5.1.5 Perencanaan yang matang................................................................................. 76
5.2 Penyusunan program yang tepat .......................................................................... 78
5.2 Tersedianya sarana dan prasarana kerja ............................................................... 79
5.2 Pelaksanaan yang efektif dan efisien ................................................................... 80
5.1.6 Sistem pengawasan dan pengendalian .............................................................. 81
5.2 Hambatan dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen ................................. 82
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 83
6.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 83
6.2 Saran ................................................................................................................... 86
DAFTAR PUSTAKA
Universitas Sumatera Utara
KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
SKRIPSI
Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Persyaratan Memperoleh Gelar
Sarjana (S1) Sosial Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
ROBERTO SETIA BUDI HUTABARAT
120903066
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK
EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI
KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
Nama
: Roberto Setia Budi Hutabarat
Departemen
: Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas
: Universitas Sumatera Utara (USU)
Dosen Pembinbing
: Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan
pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi
manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang
diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas
di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah,
menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dan dipergunakan
dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan
observasi dilapangan, dan pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi
kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive
sampling.
Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat
analisis dari indikator efektivitas yaitu, seperti kejelasan tujuan yang hendak dicapai,
Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap,
perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat,
tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem
pengawasan dan pengendalian.
Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa
membimbing dan menyertai penulis selama proses pengerjaan skripsi ini sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Efektivitas Penerapan Sistem
Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan.”
Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak kepada kedua orang tua
tersayang P.Hutabarat dan F br. Sihombing, S.Kep yang dengan tulus, sabar, dan
penuh kasih sayang telah membesarkan, mendidik, membimbing, dan memberikan
dukungan yang terbaik baik moril dan material serta yang selalu mendoakan penulis
hingga sampai saat ini. Selain itu penulis juga mengucapkan banyak terima kasih
kepada orang-orang yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak
langsung, kepada yang terhormat:
1.
Bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera
Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si.
2.
Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku ketua Departemen Ilmu
Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing
dan mengarahkan penulis dengan penuh kesabaran dalam proses penyelesaian
skripsi ini.
3.
Kepada dosen-dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang
telah memberikan begitu banyak ilmu kepada penulis selama masa
perkuliahan.
4.
Kepada Bapak Kepala Kantor Perpustakaan kota Medan Bapak Januari Pane
yang memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian skripsi dan
meluangkan waktu dalam melaksanakan wawancara dengan peneliti
Universitas Sumatera Utara
5.
Kepada semua pegawai Kantor Perpustakaan Kota Medan yang telah
membantu memberikan informasi dan data-data yang menyangkut penelitian
ini.
6.
Kepada informan saya, Ibu Nurhayati, Pak Taufik, kak Novita yang sangat
baik memberikan waktunya untuk keperluan penelitian ini. Juga terhadap
informan masyarakat yang tidak saya masukkan kedalam penulisan skripsi ini
yang memberikan ide-ide, masukan, dan saling berdiskusi terhadap penelitian
yang penulis lakukan.
7.
Untuk kak Dian Siregar yang baik dan kak Mega Sihaloho yang telah
membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan.
8.
Terima kasih buat sahabat, Andro, Erwin, Jonatan, Rio, Roberto, Wahyu baik
dalam permainan maupun dalam belajar. Terimakasih atas keseruan yang telah
diberikan
9.
Terima kasih untuk kawan-kawan kelompok magang, Roberto, Anugrah,
Erwin, Leo, Iren, Debi,
10.
Terima kasih untuk teman-teman Administrasi Negara 2012 untuk setiap
dukungan dan semangat yang diberikan kepada penulis dalam proses
pengerjaan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih mempunyai banyak
kekurangan baik isi maupun bahasanya. Oleh sebab itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi
ini. Terima kasih
Medan, 25 Oktober 2016
Penulis
Roberto Setia Budi Hutabarat
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
ABSTRAK............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR............................................................................................ ii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………iv
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 7
1.3 Tujuan Penelitian......................................................................................... 7
1.4 Manfaat Penelitian ....................................................................................... 7
1.5 Kerangka Teori ............................................................................................ 8
1.5.1 Efektivitas........................................................................................................... 8
1.5.1.1 Pengertian Efektivitas ...................................................................................... 8
1.5.1.2Ukuran Efektivitas ............................................................................................ 9
1.5.2 Sistem Informasi Manajemen .......................................................................... 12
1.5.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ...................................................... 12
1.5.2.2 Tujuan umum Sistem informasi manajemen .................................................. 15
1.5.2.3 Penggunaan Sofware Administrasi Perpustakaan .......................................... 19
1.5.3 Pelayanan Publik .............................................................................................. 22
1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik ......................................................................... 22
1.5.3.2 Unsur-unsur Pokok Pelayanan Publik ............................................................ 27
1.5.3.3 Prinsip-prinsip Pelayanan Publik ................................................................... 28
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................ 30
BAB II METODE PENELITIAN ......................................................................... 32
2.1 Bentuk Penelitian ...................................................................................... 32
2.2 Lokasi Penelitian ....................................................................................... 32
2.3 Informan Penelitian ................................................................................... 32
2.4 Teknik pengumpulan data ......................................................................... 33
2.5 Teknik Analisis Data ................................................................................. 34
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN .................................................... 35
3.1 Gambaran umum lokasi penelitian ...................................................................... 35
3.2 Perpustakaan kota Medan .................................................................................... 37
3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan............................... 37
3.2.2 Data geografis dan wilayah kerja Perpustakaan kota Medan ............................ 37
3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan ........................................................ 40
3.2.4 Visi dan misi perpustakaan kota Medan ........................................................... 41
3.2.5 Struktur kantor perpustakaan kota Medan ........................................................ 41
3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan ............................... 42
3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan ......................................... 41
BAB IV PENYAJIAN DATA ................................................................................ 47
4.1 Pelaksanaan Wawancara...................................................................................... 47
4.2 Identitas Informan ............................................................................................... 48
4.2.1 Identitas Informan berdasarkan Jenis Kelamin ................................................. 48
4.2.2 Identitas Informan berdasarkan Usia ................................................................ 49
4.2.3 Identitas Informan berdasarkan Jenjang Pendidikan ......................................... 50
4.2.4 Identitas Informan berdasarkan Pekerjaan ........................................................ 50
4.3 Hasil Wawancara ................................................................................................. 52
4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota
Medan……………………………………………………………………………….52
4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di
Perpustakaan Kota Medan ......................................................................................... 65
Universitas Sumatera Utara
4.3 Data Sekunder ..................................................................................................... 68
BAB V ANALISA DATA ........................................................................................ 70
5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen ........................................... 71
5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen ....................... 72
5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai .............................................................. 73
5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan ................................................................ 74
5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap .................................... 75
5.1.5 Perencanaan yang matang................................................................................. 76
5.2 Penyusunan program yang tepat .......................................................................... 78
5.2 Tersedianya sarana dan prasarana kerja ............................................................... 79
5.2 Pelaksanaan yang efektif dan efisien ................................................................... 80
5.1.6 Sistem pengawasan dan pengendalian .............................................................. 81
5.2 Hambatan dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen ................................. 82
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 83
6.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 83
6.2 Saran ................................................................................................................... 86
DAFTAR PUSTAKA
Universitas Sumatera Utara