Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan

DAFTAR PUSTAKA

Dahlan, Alwi, dkk. 1995. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. 2003. Surat Keputusan Menteri

Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum. Jakarta. Normann. 1991. Service Management. Chicester, England: Wiley & Son.

Republik Indonesia. 2007. Rancangan Undang-Undang Pelayanan Publik. Jakarta: Sekretariat Negara Republik Indonesia.

Sutopo dan Suryanto, Adi. 2003. Pelayanan Prima.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Amir, Jasuf. (1999). Auditing Pendekatan Terpadu.. Yogyakarta: PEMBARUAN. Anwar, M. Khoirul dan Oetojo S, Asianti. (2004). Aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Bagi Pemerintahan di Era Otonomi Daerah SIMDA. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Badudu J.S dan Zain, Sutan Mohammad. (1996). Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Bodar, George. (2000). Sistem Informasi. Jakarta: Salemba

Danim, Sudarwan. (2004). Motivasi Kepemimpinan dan Efektivitas Kelompok. Bengkulu: PT RINEKA CIPTA.

Donnelly, Gibson. (1996) Organisasi, Prilaku, Struktur, Proses. Jakarta: Erlangga Effendy, Onong Uchjana. (1989). Kamus Komunikasi. Bandung:Informatika

Evans, Lindsay. (2007). Pengantar Six Sigma an Introduction to Six Sigma And Process Improvement. Jakarta: Salemba Empat.

Gedeian, Arthur G. (1991). Organization Theory and Design. University of Colorado at Denver.

Handayaningrat, Soewarno. (1985). Sistem Birokrasi Pemerintah. Jakarta: CV Mas Agung.

Handoko. (2001). Efektivitas Organisasi. Jakarta: Erlangga

Hartono, Jogiyanto. (2004). Pengenalan Komputer Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta: AND Hasibuan, Malayu S.P. (1996). Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta:

Gunung Agung.

Haryono, Noor , “Ringkasan Materi Kuliah Pengantar Informatika”, Penerbit Ilmu Komputer.com-Jakarta, 2003

Inge Martina, Ir, “Internet”, Penerbit PT.Elex Media Komputindo, 2001

Rudi Hidayat, dkk, “Teknologi Informasi dan Komunikasi”, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2006

Edy Sutanta, (2003). Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.

George H. Bodnar, William S. Hopwood. (2000). Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Gordon B. Davis. (1991). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta.

Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta.

Munir dan Wawan. (2006), Pengantar Sistem Informasi, Graha Ilmu ,Yogyakarta. Syafi’I, M. (2007). Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MySQL, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Wursanto. (2001). Etika Komunikasi Kantor. Edisi ketiga belas. PT. Kanisius, Yogyakarta.

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 3.1 Gambaran umum lokasi penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan oleh peneliti disebuah kecamatan yang berada di wilayah administratif pemerintahan kota Medan provinsi Sumatera Utara yakni kecamatan Medan petisah .Perpustakaan kota medan terbentuk berdasarkan dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.

Tujuan Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar, mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar samapi Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan dan pengajaran di daerah Kotamadya Medan.

Tabel 1.1: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin di Kecamatan Medan Petisah.

Sumber:Badan Pusat Statistik kota Medan

Tabel 1.2: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan tingkat pendidikan di Medan

Pendidikan Tertinggi Angkatan kerja

yang ditamatkan Bekerja Pengangguran terbuka Jumlah

1 2 3 4

Tidak/Belum pernah sekolah 553 0 553

Tidak/Belum pernah tamat SD 25493 1101 26594

Sekolah Dasar 93826 4513 98339

Sekolah Menengah Pertama 110887 2696 113583 Sekolah Menengah Atas 293628 43858 337486 Sekolah Menengah Atas

Kejuruan 160580 27091 187671

Diploma I/II/III/Akademi 42179 10853 53032 Diploma IV/Universitas 148648 18131 166779

Jumlah/total 875794 108243 984037

Sumber: BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional

31.303

32.071

30.800 31.000 31.200 31.400 31.600 31.800 32.000 32.200

Laki-laki Perempuan

Jumlah Penduduk

Laki-laki Perempuan

Bukan Angkatan Kerja/ Not Economically Active Pendidikan Tertinggi Sekolah

Mengurus Rumah Tangga

Lainnya

Others Jumlah yang Ditamatkan Attending Schooling House Keeping Total

Educational Attainment

1 5 6 7 8 9

Tidak/Belum Pernah Sekolah 0 778 3 757 4 535 5 088 Tidak/Belum Tamat SD 0 10 163 10 135 20 298 46 892

Sekolah Dasar 17 174 39 154 10 038 66 366

164 705 Sekolah Menengah Pertama 108 189 70 417 22 460 201 066

314 649 Sekolah Menengah Atas 88 834 119 170 25 192 233 196

570 682 Sekolah Menengah Atas

Kejuruan 13 571 46 709 8 170 68 450

256 121 Diploma I/II/III/Akademi 5 057 14 901 2 559 22 517 75 549 Diploma IV/Universitas 6 013 17 414 8 598 32 025

198 804 Jumlah/Total 238 838 318 706 90 909 648 453

1 632 490

Sumber : BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional, Agustus 2015

3.2 Perpustakaan kota Medan

Dalam penelitian ini karakteristik data (primer dan sekunder) serta identifikasi/penelusuran informan kunci diinput dari perpustakaan kota Medan yang beralamat di jalan iskandar muda

3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan

Perpustakaan Kota Medan, berdiri tahun 1972 sesuai dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.

Perpustakaan umum kota Medan terletak di jalan iskandar muda no 270 kelurahan petisah tengah kecamatan Medan petisah wilayah administrasi provinsi sumatera utara dengan batas wilayahnya sebagai berikut:

Sebelah Utara : Berbatasan dengan Kec Medan sunggal Sebelah Selatan : Berbatasan dengan Kec Medan Kota Sebelah Barat : Berbatasan dengan Kec Medan Barat

Sebelah Timur : Berbatasan dengan Kec Medan Helvetia Perpustakaan umum kota Medan memiliki luas wilayah kerja mencakup seluruh luas wilayah kota Medan. Perpustakaan umum kota Medan melakukan pelayanan pendidikan dalam hal ini menyediakan sarana informasi dan buku-buku terhadap 21 kecamatan yang ada di wilayah kerja kecamatan kotamadya Medan, yaitu antara lain:

a.Kecamatan Medan tuntungan b.Kecamatan Medan Johor c.Kecamatan Medan Amplas d.Kecaamatan Medan Denai e.Kecamatan Medan Area f.Kecamatan Medan Kota g.Kecamatan Medan Maimun h.Kecamatan Medan Polonia i.Kecamatan Medan Baru j.Kecamatan Medan Selayang

l. Kecamatan Medan Helvetia m. Kecamatan Medan Barat n. Kecamatan Medan Timur o. Kecamatan Medan Perjuangan p. Kecamatan Medan Tembung q.Kecamatan Medan Deli

r. Kecamatan Medan Labuhan s. Kecamatan Medan Marelan t. Kecamatan Medan Belawan

Karena wilayah pelayanan Perpustakaan umum kota Medan mencakup wilayah yang sangat luas maka dari itu banyak didirikan cabang-cabang yang membantu dan terintegrasi dengan Perpustakaan umum kota Medan dalam memberikan saran informasi dan pendidikan antara lain:

a.Perpustakaan tanjung rejo b.Perpustakaan tanjung mulia c.Perpustakaan amplas d.Perpustakaan Mangga e.Perpustakaan labuhan f.Perpustakaan gaharu g.Perpustakaan Sunggal h. Perpustakaan Marelan

i. Perpustakaan Tembung

3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan sebagai berikut :

a. Mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Daerah Katamadya Medan b. Tujuan dan fungsi Pusat Perpustakaan Umum tersebut adalah

- Menghimpun bahan-bahan dokumentasi daerah, terutama bahan-bahan yang dianggap perlu diketahui masyarakat luas, berupa karya-karya tertulis sehingga dapat dimanfaatkan bagi pembangunan daerah kotamadya medan dalam segala bidang, seperti hasil-hasil seminar, simposium, musda,keputusan-keputusan/ peraturan pemerintah daerah, pidato-pidato dalam upacara resmi, dan lain sebagainya.

- Memberikan pelayanan berupa penyediaan bahan-bahan pendidikan dan bahan lainnya sehingga bermanfaat bagi pembinaan mental spritual dan pembinaan kewarganegaraan atas landasan dasar negara Pancasila.

- Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar, mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar samapi Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan dan pengajaran di daerah Kotamadya Medan.

- Menyediakan tempat, dimana semua lapisan masyarakat dapat mengikuti perkembangan negara dan dunia dalam segala bidang, dari koran-koran, majalah-majalah dan brosur-brosur, dan menyediakan bacaan hiburan yang bernilai paedagogis, sehingga bermanfaat bagi perkembangan jiwa anak-anak dan generasi yang akan datang.

- Membimbing, mengawasi serta mengkoordinir perpustakaan-perpustakaan umum yang diadakan diberbagai pelosok dalam wilayah kotamadya Medan.

3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan

Rincian tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan diatur dalam peraturan walikota Medan nomor 49 tahun 2010. Organisasi di dalam kantor perpustakaan kota Medan terdiri dari:

a. Kantor

Kantor merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin ole kepala kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Kantor mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan peerintahan daerah di bidang perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam pasal 4,Kantor menyelenggarakan fungsi :

- Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan;

- Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang perpustakaan;

- Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perpustakaan; dan

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b. Sub Bagian Tata Usaha

Sub bagian tata usaha dipimpin oleh Sub bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. Sub bagian tata usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas kantor lingkup tata usaha yang meliputi pengelolaan admininistrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urursan umum lainnya. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub bagian tata usaha menyelenggarakan fungsinya antara lain :

- Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan; - Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program kantor;

- Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kantor yang meliputi administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urusan umum lainnya;

- Pengelolaan dan peberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan;

- Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas kantor; - Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksaan tugas; - Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai

dengan tugas dan fungsinya. c. Seksi Pelayanan Kepustakaan

Seksi pelayanan kepustakaan dipimpin oleh kepala seksi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala kantor. Seksi pelayanan kepustakaan mempunyai tugas pokok kantor lingkup pelayanan kepustakaan. Dala melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pelayanan Kepustakaan menyelenggarakan fungsi :

- Penyusunan rencana, program, dan kegiata seksi pelayanan kepustakaan;

- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pelayanan kepustakaan;

- Pelayanan anggota baru dan lama serta melaksanakan kegiatan administrasi peminjaman buku;

- Pelaksanaan layanan perpustakaan keliling;

- Pelaksanaan stock opname dan perawatan koleksi bahan pustaka; - Pembuatan daftar statistik peminjaman, pengunjung, dan buku yang

dipinjam;

- Pelayanan refrence, riset, deposit, terbitan berkala berkala, dan story talking

- Penataan ruangan perpustakaan penataan / penyusunan bahan pustaka di rak / lemari;

- Penyelenggaraan jasa layanan otomasi perpustakaan dan teknologi informasi (internet);

- Pelaksanaan kerjasama layanan antar perpustakaan;

- Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.

d. Seksi Pengembangan Koleksi

Seksi pengembangan koleksi dipimpin oleh kepala seksi, yang berada dibawh dan bertanggung jawab kepada kepala kantor. Seksi pengembangan koleksi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok kantor lingkuo pengembangan koleksi. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud melaksanakan sebagian tugas pokok pengembangan koleksi menyelenggarakan fungsi :

- Penyusunan rencana, program, dan kegiatan seksi pengembangan koleksi;

- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengembangan koleksi

- Pelaksanaan penyelesaian dan membuat daftar bahan pustaka baik tercetak maupun terekam;

- Pelaksanaan kelengkapan bahan pustaka

- Pengumpulan bahan pustaka, mencatat bahan pustaka dalam buku induk, menyiapkan dan membuat katalogisasi, dengan peraturan catalogisasi dan klasifikasi berdasarkan DDC (Deway Decimal Clasification);

- Pembuatan tabel dan menyusun kartu katalog sesuai dengan koleksi perpustakaan;

- Pelaksanaan penyusunan, pemilihan, serta menyiangi bahan pustaka (weeding)

- Pengumpulan semua karya cetak dan karya rekam untuk bahan deposit;

- Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas

- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.

e. Seksi Pembinaan Teknis Perpustakaan

Seksi Pembinaan Teknis perpustakaan dimpimpin oleh kepala seksi, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala kantor.

Seksi pembinaan teknis perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok kantor lingkup pembinaan teknis perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dalam pelaksanaan sebagian tugas dengan lingkup pembinaan teknis perpustakaan menyelenggarakan fungsi :

a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan seksi pembinaan teknis perpustakaan;

b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pembinaan teknis perpustakaan;

c. Pembinaan perpustakaan sekolah, perpustakaan keliling, perpustakaan masyarakat, dan perpustakaan pada unit-unit kerja lainnya;

d. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama, pemasyarakatan, penyuluhan perpustakaan sekolah, perpustakaan masyarakat, dan perpustakaan pada unit-unit kerja lainnya, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditentukan;

e. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama pembinaan, pemasyarakatan dan penyuluhan jabatan fungsional pustakwana, organisasi profesi pustakawan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditentukan f. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama, pembinaan, pengembangan,

penyuluhan, publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca pelajar / siswa, dan masyarakat dengan ketentuan dan standar yang ditentukan

g. Pelaksanaan kegiatan lomba perpustakaan, pustakawan, dan minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditentukan.

h. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya.

f. Kelompok jabatan fungsional

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok kantor sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud terdiri dari

sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan. Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh tenaga fungsional senior yang dtunjuk. Jumlah tenaga kerja fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan dan perundang-undangan.

3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan

Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan pemerintah daerah serta dengan instansi lain di luar pemerintah daerah sesuai dengan tugas pokok masing-masing.

Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Setiap pimpinan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bwahannya.

Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahannya

Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing, wajib mengadakan rapat berkala.

BAB IV PENYAJIAN DATA

Pada bab ini penulis akan menyajikan data yang telah diperoleh melalui penelitian di lapangan dengan teknik wawancara dan observasi untuk dideskripsikan sebagai jawaban dari permasalahan yang sedang diteliti. Data yang diperoleh tersebut terdiri dari data primer dan data sekunder.Data primer yaitu data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan informan yang telah ditentukan sebelumnya, sedangkan data sekunder ialah data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis yang memperkuat data primer. Adapun permasalahan utama yang akan disajikan dalam bab ini yaitu

efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di kantor perpustakaan kota Medan.

4.1 Pelaksanaan Wawancara

Pelaksanaan wawancara dilakukan di Kantor perpustakaan kota Medan. Wawancara ini dilakukan dengan kepala seksi pelayanan dan pembinaan perpustakaan kota medan, pegawai bagian respository kota (pengguna sistem informasi manajemen), Kepala perpustakaan kota Medan, Kepala tata usaha perpustakaan kota Medan dan sebagian masyarakat yang dianggap memahami secara mendalam terkait dengan permasalahan dalam penelitian ini.

Dalam melakukan wawancara ini ada beberapa tahap yang dilakukan oleh peniliti yaitu pertama membuat perjanjian dengan informan untuk melakukan wawancara. Pada tahapan wawancara ini membutuhkan waktu sekitar dua hari dari perjanjian yang telah dijanjikan, Hal ini disebabkan oleh kesibukan dari camat dan pegawai kantor Kecamatan.

Dalam melakukan wawancara, peneliti menggunakan tipe wawancara terstruktur. Dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis menyusun daftar pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan-pertanyaan yang disusun disesuaikan dengan variabel dalam penelitian ini. Namun dalam pelaksanaannya tidak menutup kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru yang dapat menggali informasi lebih dalam dari para informan penelitian.

4.2 Identitas Informan

4.2.1 Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin

Identitas informan penelitian yang dilakukan di Kantor perpustaan umum kota Medan mengenai efektivitas pelaksanaan ataupun penerapan sistem informasi manajemen yang digunakan oleh pegawai-pegawai terkait di perpustakaan kota Medan dalam melayani masyarakat dapat dibagi menjadi dua kelas yaitu kelas laki-laki dan kelas perempuan. Hal tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut:

Tabel 4.1: Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin

Sumber: Hasil penelitian lapangan 2016 No Jenis

Kelamin

Frekuensi (Orang) Persentase (%)

1 Laki-laki 4 40%

2 Perempuan 6 60%

Berdasarkan tabel diatas, maka informan dalam penelitian ini lebih didominasi oleh perempuan sebanyak 60 %. Dalam penelitian ini, penentuan informan tidak

menentukan jenis kelamin, dan informan yang dimaksud adalah orang-orang yang dianggap memahami terkait judul yang diangkat dalam penelitian ini. Pemahaman informan terkait dengan masalah yang diangkat dalam penelitian ini juga dipengaruhi oleh tingkat pendidikan dari informan dalam memberikan keterangan kepada penulis.

4.2.2. Identitas Informan Berdasarkan Usia

Melihat adanya variasi usia dari informan penelitian ini, maka peneliti

mengelompokkannya dalam 3 (tiga) kelas. Adapun ketiga kelas tersebut dapat terlihat pada tabel berikut:

Tabel 4.2 : Identitas Informan Berdasarkan Usia

NO Usia (Tahun) Frekuensi (Orang) Persentase (%)

1 20-29 4 40%

2 30-39 3 30%

3 40-49 3 30 %

Jumlah 10 100%

Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016

Berdasarkan tabel di atas dari keseluruhan informan yang berjumlah 10 orang, frekuensi informan terbesar ada pada informan dengan usia antara 20-29 tahun karena mayoritas pegawai yang menggunakan sistem informasi manajemen ada pada rentang usia tersebut dan usia ini dianggap sebagai usia paling produktif untuk memberikan jawaban terhadap pelaksanaan sistem informasi manajemen yang ada di Kantor perpustakaan umum kota

Medan.

4.2.3 Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Dalam penelitian ini penulis mengklasifikasikan identitas informan menjadi tiga (3) bagian yaitu jenjang pendidikanSekolah Menengah Atas (SMA) sederajat, Sarjana (S1), dan Sarjana (S2). Secara lebih rinci terdapat dalam tabel berikut:

Tabel 4.3 : Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan

NO Tingkat Pendidikan Jenjang Persentase (%)

1 SMA 2 20 %

2 Sarjana (S1) 6 60 %

3 Sarjana (S2) 2 20%

Jumlah 13 100%

Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016

Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa informan dengan jenjang pendidikan dengan presentase tertinggi adalah informan dengan jenjang pendidikan Sarjana (S1) dengan presentase sebesar 60%. Dengan demikian,informan-informan ini sudah memiliki pengetahuan yang baik terhadap pelaksanaan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan Kota Medan dan mampu menjawab apakah sistem informasi manajemen yang telah digunakan sudah efektif dalam pengaplikasian atau

penggunaannya.

4.2.4 Identitas Informan BerdasarkanPekerjaan

Dalam penelitian ini peneliti mengklasifikasikan identitas informan berdasarkan pekerjaan menjadi beberapa bagian. Secara lebih rinci terdapat

pada tabel berikut :

Tabel 4.4 : Identitas Informan Berdasarkan Pekerjaan

No Nama Pekerjaan

1 Drs. Januari Pane Kepala Kantor Perpustakaan 2 Rohani Lubis, S.sos. Kepala Seksi Koleksi 3 Novita Riana, S.Kom Pengelola respository kota 4 Taufik Lubis, S.E, M.H. Kepala Tata Usaha

5 Hedianna Hutagaol S.Kom. Pengelola data Pengatalogan 6 Nurhayati, S.sos Kepala Seksi Pelayanan 7 Habibah Lubis, S.E. Pengelola di bagian sirkulasi 8 Tiur Misaki Pelajar

9 Shigeo Napitupulu, S.S Mahasiswa 10 Jack Marbun Pelajar

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa informan dalam penelitian ini berasal dari berbagai kalangan yang dianggap memahami secara jelas terkait dengan judul yang diangkat dalam penelitian ini. Berdasarkan klasifikasi informan dalam penelitian ini, maka informan dengan presentase terbanyak berasal dari kalangan pegawai perpustakaan sebanyak 70%, hal ini

dikarenakan pegawai sebagai objek yang menggunakan secara langsung sistem informasi manajemen tersebut dalam membantu mengerjakan tugas-tugas yang sudah menjadi jobdesk dan diatur dalam peraturan walikota medan nomor 49 tahun 2010.

langsung pegawai ataupun masyarakat yang terlibat dalam program tersebut dan masyarakat ataupun pegawai yang menjadi informan dalam penelitian ini

4.3 Hasil Wawancara

Metode wawancara yang dipilih oleh penulis adalah metode wawancara berstruktur, dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis menyusun daftar pertanyaan yang diajukan. Namun, di dalam prosesnya tidak menutup kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru yang dapat menggali informasi lebih dalam dari para informan.

4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan

Efektivitas dalam suatu organisasi menunjukkan pada tingkat pencapaian tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan. Dalam hal ini Perpustakaan Kota Medan merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang memiliki tujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal penyediaan informasi dan sarana pengetahuan melalui internet.buku-buku,koran,majalah,dll.

Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan, kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum kota Medan harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap dalam hal literatur-literatur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan memperkaya pengetahuan masyarakat yang datang berkunjung agar dapat memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk itu diperlukan sistem informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam mencapai hasil dengan lebih efekti dan efisien. Penggunaan sistem informasi manajemen dapat membantu masyarakat ataupun pegawai dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang ada di dalam database perpustakaan, untuk lebih mengetahui realita yang ada di kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan penggunaan sistem informasi manajemen peneliti mengajukan pertanyaan

“ Apakah sistem informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif ?” Bapak Drs.Januari Pane selaku Kepala perpustakaan Medan menjelaskan ” Sistem informasi manajemen sangat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif karena semua tidak lagi dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat yang meminjam ataupun mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam sistem oleh pegawai. Pegawai disini juga sudah mendapat pembinaan baik itu melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan oleh tenaga ahli dari penyedia layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem informasi manajemen.

Sejalan dengan jawaban kepala kantor perpustakaan kota Medan, Nurhayati yang menjadi Kepala seksi dibagian pelayanan juga mengemukakan pendapatnya:

Kinerja organisasi perpustakaan kota Medan ini menjadi sangat terbantu dengan adanya penerapan sistem informasi manajemen karena kami para pegawai

disini jadi lebih mudah dalam mengerjakan tugas seperti pendataan buku, pengaksesan database dan mempermudah registrasi kepada calon peminjam buku.

Dari pendapat dan hasil pengamatan yang dihimpun oleh peneliti, semua narasumber menjawab penerapan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan kota Medan sudah berjalan dan terlaksana secara efektif.

Untuk mengetahui lebih lanjut efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di perpustakaan kota Medan, peneliti menggunakan konsep yang dikemukakan oleh Martanidan Lubis (1987 : 55) tentang pengukuran efektivitas dengan menggunakan pendekatan proses dan pendekatan sasaran. Dalam pendekatan proses, efektivitas dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam menjalankan program kerja.

Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadapsumber-sumber yang dimiliki oleh lembaga. Sedangkan pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.

Efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan kota Medan dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu dalam mencapai tujuan yang ada di dalam visi dan misi organisasi Kantor perpustakaan kota Medan. Menurut Dalam pendekatan proses menurut Martanidan Lubis (1987 : 55) , efektivitas dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam menjalankan program kerja, untuk mengetahui lebih lanjut keadaan didalam organisasi manajemen maka peneliti mengajukan pertanyaan

“ Apa saja program yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota medan ?” Bapak Drs Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut

“program yang sudah dilakukan di perpustakaan meliputi:

a. Pemutaran film-film dalam negeri untuk meningkatkan minat anak-anak untuk cinta tanah air

b. Mengundang anak-anak PAUD , SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca sedari dini

c. Menjalankan perpustakaan keliling yang mendatangi sekolah sekolah di lingkungan kota Medan

Untuk lebih mengetahui lebih dalam program kerja yang dilakukan organisasi perpustakaan kota Medan maka peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah program program yang yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota

medan sudah berjalan dengan maksimal ?” Bapak Drs Januari Pane mengutarakan

jawaban seperti ini:

“program-program disini semua sudah berjalan dengan baik program-program seperti mengundang anak-anak sekolah sudah rutin dilakukan ,pemutaran film-film dalam negeri juga sudah berjalan lancar kalo yang perpustakaan keliling itu juga sudah berjalan rutin setiap hari ada rute dan terjadwal tapi ya sarana mobil keliling itu cuma ada satu saja jadi tidak bisa mencakup seluruh wilayah Medan,jadi klo dibilang sudah maksimal sebagian besar program-program yang ada disini sudah berjalan dengan maksimal”.

Menurut S.P. Siagian (1978:77) salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia

dan mungkin disediakan oleh organisasi. Sehubungan dengan teori yang ada maka peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah sarana dan prasarana yang ada di badan perpustakaan kota medan sudah cukup mumpuni dalam mencapai tujuan tujuan organisasi?” Bapak Drs. Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:

“sarana dan prasarana yang ada di kantor perpustakaan sudah cukup membantu pengoperasian perpustakaan kota Medan ini seperti halnya penggunaan komputer yang bisa menjalankan sistem informasi manajemen yang sangat mempermudah pegawai dalam pengolahan data ,sarana seperti komputer masih berfungsi dengan baik ,layanan seperti wi-fi juga masih terkoneksi dengan lancar ,sarana-sarana penunjang program lain juga masih cukup dalam memberikan pelayanan kepada publik sarana lain itu seperti mobil perpustakaan keliling masih cukup mumpuni dalam menyediakan informasi bagi masyarakat ataupun sekolah-sekolah,pokoknya masih bisa jalan lah jadi yang ga bisa datang langsung juga dapat menikmati informasi atau beberapa buku yang ada di mobil perpustakaan keliling itu”.

Jawaban lainnya atas pertanyaan tersebut disampaikan oleh Nurhayati, S.sos yang juga salah satu pegawai dengan jabatan Kepala seksi bagian pelayanan kantor Perpustakaan di kota Medan mengutarakan jawabannya sebagai berikut:

“Kalo sarana dan prasarana disini itu sudah cukup mumpuni untuk mencapai tujuan perpustakaan yang tercantum di visi dan misi kantor perpustakaan ini ,contohnya itu dulu masi manual klo ada yang mau minjam jadi lama tapi sekarang sudah ada komputer jadi mudah dan sudah masuk sistem informasi manajemen jadi kalo mau cari di database itu gampang sarana lain seperti mobil perpustakaan itu yang saya rasa masi kurang karena cuma ada satu saja jadi wilayah cakupan untuk

menyediakan informasi kepada masyarakat yang ga bisa datang langsung ke perpustakaan ini itu jadi minim”.

Dari dua jawaban diatas maka dapat disimpulkan bahwa kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki sarana dan prasarana yang cukup mumpuni dalam mencapai tujuan organisasi tapi masih ada sedikit kekurangan dibidang sarana seperti mobil perpustakaan keliling yang hanya ada satu dan terbatas sehingga tidak bisa menjangkau ke seluruh wilayah Medan yang cukup luas.

Menurut Duncan yang dikutip Richard M. Steers (1985:53) dalam bukunya “Efektivitas Organisasi” mengatakan mengenai Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi menyangkut proses sosialisasi.

Sehubungan dengan teori yang ada maka peneliti mengajukan pertanyaan “Bagaimana cara perpustakaan umum kota Medan dalam mengembangkan konsensus / mengadakan sosialisasi dengan organisasi lain yang berhubungan untuk mencapai tujuan manajemen?” Habibah lubis S.E pegawai di bidang pengelolaan sirkulasi,bidang merupakan salah satu yang berada di bawah pengelolaan dan bertanggung jawab langsung kepada kepala seksi pelayanan menjelaskan

“Perpustakaan kota Medan memiliki misi meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan dan mewujudkan masyarakat yang gemar membaca karena itu kami sering bekerja sama dengan instansi instansi terkait seperti sekolah-sekolah untuk mengundang sekolah-sekolah tersebut agar datang ke perpustakaan kota Medan selain itu kami juga memiliki cabang-cabang yang tersebar di banyak tempat seperti perpustakaan tanjung rejo, tanjung mulia,

amplas, labuhan, perpustakaan mangga, perpustakaan medan labuhan, perpustakaan sunggal, marelan, tembung dan semua itu terintegrasi dengan perpustakaan kota Medan ini”.

Sejalan dengan jawaban yang disampaikan oleh pegawai di bidang pengelolaan sirkulasi tersebut Novita pegawai di bidang respository kota yang mempunyai struktur di bawah kepala seksi koleksi mengemukakan pendapatnya sebagai berikut

“Dengan adanya sistem informasi manajemen maka masyarakat menjadi mudah mengembalikan buku yang dipinjam karena semua sudah terintegrasi dengan perpustakaan kota Medan. Peminjam yang meminjam buku di cabang seperti perpustakaan labuhan bisa mengembalikkan buku ke perpustakaan kota. Untuk sosialisasinya perpustakaan ini juga mengajak pelajar untuk datang dan menonton film-film dalam negeri itu juga menjadi salah satu program manajemen di perpustakaan kota Medan ini”.

Dari kedua jawaban diatas terdapat kesamaan jawaban yang mengatakan perpustakaan kota Medan sudah memenuhi salah satu kritea organisasi yang efektif karena mempunyai kemampuan mengenai Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya.

Penerapan sistem informasi manajemen yang ada di perpustakaan kota Medan sudah digunakan dalam mempermudah peminjam buku yang ingin menjadi anggota perpustakaan ataupun yang sudah menjadi anggota dan ingin mengembalikkan buku yang dipinjam dari cabang perpustakaan sudah

dipermudah dengan adanya sistem informasi manajemen. Menurut George M.Scott, dalam buku prinsip-prinsip SIM, Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan produktivitas maka peneliti mengajukan pertanyaan, “apakah sistem informasi manajemen dapat membantu meningkatkan efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan yang ada di perpustakaan kota Medan ?” Drs Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:

“Penggunaan sistem informasi manajemen sudah membantu dan meningkatkan efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada di perpustakaan kota Medan karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke dalam sistem informasi manajemen itu sendiri jadi menurut saya produktivitas para pegawai dapat lebih meningkat karena para pegawai dapat mengerjakan beberapa tugas dan tidak terfokus dalam menyelesaikan satu tugas saja”.

Untuk lebih jelasnya lagi peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke narasumber lain yaitu pegawai yang secara langsung memakai atau menggunakan sistem informasi manajemen di bagian koleksi Hedianna Hutagaol S.Kom yang memiliki spesifikasi dibidang pengelolaan data dan pengatalogan

“Sistem informasi manajemen sudah sangat membantu dalam mengerjakan tugas-tugas saya seperti menunjukkan sistem database ,data yang lebih tersimpan

rapi karena semua sudah masuk ke sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang administrasi lainnya dari bagian tatausaha semua bisa tersimpan dengan baik jadi kalo sewaktu-waktu diperlukan dapat ditunjukkan secara langsung dan proses pengadministrasian juga bisa berjalan dengan cepat dengan adanya sistem informasi manajemen yang ada jadi pegawai-pegawai disini bisa saya katakana lebih produktiv lagi dalam mengerjakan tugas-tugas yang ada.”

Hal ini juga sama dengan yang disampaikan oleh narasumber lain yang menjadi salah satu aparatur di bagian Koleksi yaitu Rohani Lubis, S.sos. yang menjabat sebagai Kepala seksi koleksi mengutarakan jawaban

“Kalo dibilang efektif ya pasti semenjak ada sistem informasi manajemen ini sudah pasti efektif karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke dalam sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang administrasi lainnya dari bagian tatausaha semua bisa tersimpan di database menurut saya produktivitas para pegawai dapat lebih meningkat dan para pegawai lebih mudah dalam penyelesaian tugas tugasnya”.

Menurut jawaban dari para pegawai yang terangkum oleh peneliti maka bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen yang digunakan sudah memenuhi kriteria sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan produktivitas kinerja pegawai karena sebagian besar para pegawai yang secara langsung menggunakan sitem informasi manajemen ini merasa terbantu dengan adanya sistem ini pekerjaannya menjadi cukup mudah.

Pemberi layanan perlu diperhatikan dalam tingkat pencapaian kinerja sebagai wujud peningkatan dan reformasi pelayanan publik. Dan juga masyarakat seharusnya lebih peduli lagi terhadap bentuk pelayanan maupun pelanggaran dalam praktik

penyelenggaraan layanan publik. Keterlibatan masyarakat dalam mengawasi dan menyampaikan aspirasi atau keluhan terhadap praktik menjadi faktor penting sebagai umpan balik bagi evaluasi kualitas pelayanan publik dan apakah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Untuk itu peneliti juga mengajukan pertanyaan kepada salah satu masyarakat yang sering berkunjung ke perpustakaan kota Medan bernama Shigeo Napitupulu S.S berikut pertanyaan yang peneliti sampaikan “Bagaimana proses peminjaman dan penyediaan layanan informasi pengetahuan disini menurut anda?”

Shigeo Napitupulu S.S menjawab, “Saya rasa penyediaan layanan di perpustakaan umum kota Medan sudah sangat baik ,proses peminjamannya juga cukup mudah apalagi untuk yang sudah menjadi anggota tidak sampai 15 menit peminjaman buku sudah bisa diproses.Pelayanannya pun cukup cepat dan koleksi perpustakaannya juga lumayan banyak jadi saya bisa mendapat banyak referensi di pepustakaan ini.”

Peneliti juga sempat bertanya kepada narasumber lain yang ada perpustakaan kota Medan mengenai pertanyaan yang sama tentang “Bagaimana proses peminjaman dan penyediaan layanan informasi pengetahuan yang ada menurut anda?” Salah satu narasumber bernama Tiur Misaki seorang pelajar menjawab, “kalo menurut saya sih bang penyediaan layanan informasi disini udah cukup lengkap klo mau minjam buku juga bisa cepat kebetulan saya baru jadi anggota kemarin itu buat jadi anggota perpustakaan syaratnya juga ga terlalu sulit karena cuma butuh kartu pelajar aja atau pake ktp domisili Medan juga bisa katanya ,pelayanannya juga ramah dan saya kalo mau nyari buku juga cenderung mudah karena bisa akses di database komputer

kurangnya cuma di fasilitas wi-fi aja sih kadang-kadang suka mati wi-finya cuma itu aja”.

Dari pernyataan dua narasumber diatas dan pengamatan yang dilakukan peneliti dapat dikatakan pelayanan yang ada di perpustakaan kota Medan sudah cukup baik dan penyediaan layanan informasi juga sudah cukup lengkap hal itu juga ditunjang dengan sistem informasi manajemen yang mampu mengakses koleksi buku untuk mencarikan buku,majalah ataupun literature-literatur yang ada di perpustakaan kota Medan dengan cepat.

Menurut Gordon B. Davis. (1991) Tujuan dari sistem informasi manajemen yang ada meliputi mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Berkaitan dengan pengevaluasian kinerja dapat dijelaskan bapak Taufik Lubis selaku Kepala Tata Usaha perpustakaan kota Medan yang menyatakan:

“Pengevaluasian kinerja para pegawai di kantor perpustakaan kota Medan dilakukan pada saat RKU (Rapat Kerja Umum) semua hal yang telah dikerjakan ataupun program-program yang sudah dijalankan nantinya dibahas di dalam rapat tersebut jadi biasanya tidak mnggunakan sistem informasi manajemen karena informasi yang disediakan oleh sistem informasi manajemen yang ada teradang belum cukup mumpuni dalam menginterpretasikan kinerja-kinerja yang telah dilakukan di seluruh aspek atau unit-unit kerja yang ada sehingga informasi yang ada dalam sistem informasi manajemen kurang memadai”.

Sedangkan pernyataan dari Drs Januari Pane selaku Kepala Perpustakaan menjelaskan:

“Sistem informasi manajemen yang ada disini terkadang memang digunakan dalam pengevaluasian kinerja para pegawai yang ada jadi sudah digunakan tapi belum terlalu dimanfaatkan karena informasi yang ada di sistem itu juga tidak bisa menjadi patokan dalam mengevaluasi kinerja para pegawai disini dan terkadang ya memang informasi yang dibutuhkan seperti penilaian kinerja itu belum disediakan oleh sistem informasi manajemen yang ada setau saya hanya yang berkaitan dengan hal-hal teknis”.

Untuk menilai penerapan sistem informasi manajemen yang ada sudah sesuai atau sudah berjalan secara efektif khususnya dalam menyelesaian kendala yang ada di manajemen ataupun kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen. Peneliti juga mengajukan pertanyaan kepada beberapa narasumber mengenai hal ini berikut pernyataan dari Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan rincian tugas sebagai pengelola respository kota menjelaskan:

“Kendala yang ada dalam penerapan sistem informasi ini sih hanya masalah teknis seperti jika terjadi mati lampu dan kondisi jetset tidak bisa digunakan terpaksa kami mengerjakan data-data peminjam atau pengembalian buku itu secara manual karena sistem informasi manajemen yang ada dijalankan oleh komputer itu mati jadi yang harus dikerjakan manual terus biasanya ada terjadi kesalahan dalam pengelolaan data peminjam jadi bisa data peminjam buku atau yang mau jadi anggota perpustakaan itu ganda jadi sebelum peminjaman dimasukan kedalam sistem perlu dicek ulang oleh petugas disini ya kira cuma itu kendala yang ada selebihnya kalo

masalah atau kendala dalam manajemen belum ada yang saya tahu atau memang belum ada sampai saat ini.”

Peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke narasumber lain yaitu Habibah Lubis, S.E. selaku bagian sirkulasi yang ada dibawah struktur organisasi bagian pelayanan menyatakan:

“Kalo setahu saya kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen yang ada kadang-kadang ada data calon peminjam yang sudah terdaftar yang ternyata sudah terdaftar hal ini menyebabkan data dari peminjam itu doble jadi kami para pegawai perlu mengecek ulang sebelum memasukkannya ke dalam sistem informasi manajemen karena jika tidak maka akan didapatkan data peminjam yang ganda selain itu kendala yang dihadapi seperti penggunaan sistem informasi manajemen ini kan dilakukan didalam komputer jadi jika komputernya kehilangan daya listrik atau mati lampu maka kita harus mendaftar peminjaman atau hal-hal lain yang bisa dikerjakan didalam sistem informasi manajemen harus dibuat secara manual, untuk kendala dalam manajemen sampai saat ini belum ada.”

Sedangkan salah satu masyarakat yang menjadi pengguna sistem informasi manajemen yang ada di perpustakaan Kota Medan bernama Jack Marbun menyatakan:

“Kendala yang saya alami sih kalo saya mengakses buku yang ingin saya cari dalam sistem informasi manajemen yang disediakan perpustakaan kota Medan kadang saya tidak menemukan di tempat penyimpanan buku itu menurut database

yang saya akses tadi jadi saya perlu mencari ulang lagi untuk menemukan literatur yang ingin saya baca cuma itu saja sih bang”.

4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas penerapan sistem informasi manajemen menurut Gordon. B. Davis meliputi:

1. Perencanaan suatu kebijakan yang terkordinir

Dalam hal ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada kepala perpustakaan kota Medan Drs. Januari Pane. “Bagaimana cara bapak melakukan kordinasi dalam melakukan suatu kebijakan?” Bapak januari pane selaku kepala perpustakaan kota Medan menjelaskan

“Dalam melakukan kebijakan seperti menjalankan program-program yang ada sebelumnya saya beserta para pegawai melakukan rapat untuk menentukan bagaimana nantinya kebijakan ini bisa berjalan sesuai rencana maka dari itu biasanya saya menunjuk misalnya kepala seksi pelayanan untuk menjadi koordinator dalam pelaksanaan nonton film Indonesia dengan mengundang masyarakat disini ,seperti itu contohnya jadi semua program itu perlu ada coordinator jadi program itu sudah bisa berjalan dan para pegawai tahu kepada siapa mereka bertanggung jawab ,penunjukan ketua coordinator juga dilakukan dengan penyesuaian tupoksi dari bagian unit kerja itu sendiri suapaya kebijakan yang akan dijalankan dapat terkordinir dengan baik sesuai dengan bidang keahlian dari si pegawai itu sendiri.”

Sejalan dengan penjelasan dari kepala perpustakaan tadi peneliti juga bertanya pertanyaan yang sama kepada salah satu pegawai perpustakaan kota Medan yaitu bapak Taufik Lubis selaku Kepala Seksi Tata Usaha menjelaskan

“Masalah koordinasi itu biasanya memang langsung ditujuk siapa yang menjadi coordinator dalam menjalankan program itu tapi yang ditunjuk sebagai penanggung jawab juga memang itu tugas pokok dan fungsinya jadi ya pasti kebijakan yang dibuat itu bisa dikordinir dengan baik karena semua pegawai juga ikut membantu memperlancar jalannya suatu program atau kebijakan yang akan dijalankan”.

2. Penyediaan Informasi yang fleksibel

Mengenai faktor pendukung berikut ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan rincian tugas sebagai pengelola respository kota, “Apakah sistem informasi manajemen yang digunakan didalam penyediaan informasi sudah lengkap dan fleksibel?” Novita Riana S.Kom mengemukakan jawaban sebagai berikut:

“Sistem Informasi Manajemen disini sudah cukup membantu menyediakan informasi

secara lengkap karena setiap program atau kebijakan yang ada,jumlah buku/koleksi,data masyarakat yang meminjam akan selalu dimasukan ke sistem database dari sistem informasi manajemen itu sendiri jadi bisa dikatakan lengkap dan fleksibel atau bisa digunakan untuk manajemen perpustakaan kota Medan.”

Peneliti juga sempat menanyakan pertanyaan yang sama kepada Rohani Lubis, S.sos yang bekerja sebagai Kepala seksi koleksi menyampaikan

“Penyediaan informasi disini sudah lengkap dan fleksibel dalam hal bisa digunakan untuk bagian manajemen di setiap unit kerja yang ada disini jadi informasi yang ada bukan hanya memuat salah satu bagian unit kerja saja tapi semua seksi ada di sistem informasi manajemen perpustakaan kota Medan. Penyediaan informasi disini sudah bisa dikatakan lengkap karena semua sudah dikomputerisasi atau data-data yang penting selain disimpan dalam berkas juga sudah masuk ke database bagian koleksi.”

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai faktor ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada Kepala kantor perpustakaan Drs Januari Pane. “Menurut bapak bagaimana peningkatan produktivitas pegawai setelah adanya sistem informasi manajemen?” “Menurut saya produktivitas pegawai sudah lebih meningkat daripada sebelum menggunakan sistem informasi manajemen yang ada sekarang ini karena para pegawai merasa terbantu dengan adanya sistem informasi yang sudah terkomputerisasi jadi data-data peminjam buku,koleksi literature yang ada bahkan berkas berkas penting dari perpustakaan ini juga sudah masuk semua ke sistem jadi untuk pelananannya kepada masyarakat juga menngkat selain itu para pegawai juga semakin produktif karena sudah semakin mudah mengerjakan tugas tidak hanya bertumpu mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas lain yang sudah diatur dalam tugas pokok dan fungsinya masing-masing”.

Peneliti juga bertanya hal yang sama kepada salah satu pegawai di perpustakaan Kota yaitu Hedianna Hutagaol S.Kom menjawab

“Dengan adanya sistem informasi manajemen ini kami bisa bekerja lebih cepat karena tinggal menginput data saja ke komputer yang sudah memiliki sistem informasi manajemen selain itu kami juga bisa bekerja dengan optimal tidak hanya terpaku dalam mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas-tugas lainnya yang sudah diatur di tupoksi per bagian masing-masing maka dari itu menurut saya dengan adanya sistem informasi manajemen maka produktifitas para pegawai lebih meningkat.”

4. Penyediaan informasi yang rasional dan terpadu

Dalam hal ini peneliti mengejukan pertanyaan,”Apakah penyediaan informasi yang disediakan sistem informasi manajemen sudah rasional dan terpadu?” ,Habibah Lubis, S.E. selaku unit kerja di bagian seksi pelayanan menjelaskan

“Sistem informasi manajemen disini sudah menyediakan informasi yang dibutuhkan secara rasional dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat langsung diintrepretasikan secara langsung kepada pihak terkait yang membutuhkan dan semua informasi yang ada sudah bersifat rasional dan tidak mengada-ada karena semua sudah dinalisis oleh setiap bagian unit kerja disini agar informasi yang tersedia diminimalisir dari kesalah-kesalahan data selain itu penyediaan informasi juga sudah mencakup informasi yang diterima dari setiap bagian-bagian dalam hal ini unit-unit kerja yang terpadu atau sudah terkordinir di dalam sistem jadi walaupun data-data dari setiap seksi seperti seksi tata usaha,pelayanan,koleksi dan pembinaan itu semua tidak tercampur aduk tapi sudah dikordianasi dan semua nya terpadu didalam sistem”.

Untuk lebih jelasnya lagi peneliti mencoba mengajukan pertanyaan yang sama kepada salah satu pegawai terkait penyediaan informasi yang rasional dan terpadu berikut jawaban dari Kepala perpustakaan kota Medan menjelaskan

“Penyediaan informasi yang ada biasanya itu sudah rasional dan terpadu karena semuanya sudah diperiksa dahulu sebelum dimasukkan kedalam sistem supaya nantinya data-data yang diolah tidak salah dan dapat dipertanggung jawabkan maka dari itu sistem informasi manajemen tersebut sering diperiksa supaya data-data ataupun informasi yang penting masih bersifat rasional dan data-data mengenai beberapa seksi seksi yang ada itu bisa terpadu.”

4.5 Data Sekunder

Data sekunder yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu data yang menunjang atau terkait dengan program Raskin yangsedang diteliti. Dalam pengumpulan data

sekunder ini, peneliti secara bertahap mengumpulkannya. Diawali dengan pengumpulan berkas akan gambaran umum perpustakaan kota Medan, tugas pokok dan fungsi Perpustakaan kota Medan dan struktur organisasi.

BAB V ANALISA DATA

Dalam bab ini peneliti akan melakukan analisis terhadap semua data yang diperoleh dari hasil penelitian seperti yang disajikan dalam bab sebelumnya. Adapun analisa yang dilakukan adalah teknik analisa kualitatif dengan metode deskriptif dengan tetap mengacu pada hasil interpretasi data dan informasi sesuai rumusan masalah dalam penelitian ini.

Dari seluruh data dan informasi yang telah dikumpulkan, baik melalui studi pustaka, wawancara dengan informan yang diharapkan mewakili seperti dari Kepala Kantor Perpustakaan Kota Medan, Kepala Seksi Koleksi, Kepala Tata Usaha, Kepala seksi pelayanan, pegawai-pegawai terkait yang secara langsung menggunakan sistem informasi manajemen dan Masyarakat yang menggunakan sistem informasi manajemen ataupun penggunan layanan informasi di Perpustakaan umum kota Medan.

Data yang telah diperoleh oleh penulis telah disusun secara sistematis pada bab sebelumnya, baik melalui wawancara, observasi di lokasi penelitian, dan juga data sekunder berupa berkas maupun catatan-catatan yang diperoleh penulis dilapangan sebagai data pendukung dari penelitian ini.

Selanjutnya data tersebut akan diberikan analisis tentang efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di Perpustakaan umum kota Medan. Dalam melakukan analisis, data yang telah disajikan pada bab selanjutnya akan disesuaikan dengan menggunakan teori-teori yang berhubungan dengan tujuan kegiatan penelitian ini sehingga analisis yang dilakukan oleh penulis dapat disajikan dengan baik.

5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Efektivitas dalam suatu organisasi menunjukkan pada tingkat pencapaian tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan, dengan mengoptimalkan alat-alat serta sumber daya yang ada. Dalam hal ini perpustakaan umum kota Medan merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang memiliki tujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal memberikan akses informasi dan pengetahuan melalui buku-buku,Koran,majalah dan fasilitas internet yang dalam hal ini menggunakan sistem informasi manajemen untuk memudahkan pekerjaan ataupun membantu kinerja disetiap bagian supaya pelayanan yang akan diberikan kepada masyarakat dapat lebih cepat dan efektif.

Sistem informasi manajemen dalam penerapannya diharapkan mampu menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan didalam organisasi manajemen dan bukan hanya itu saja karena dalam penerapannya sistem informasi manajemen juga dapat menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan hal ini didasarkan oleh data-data yang dikumpulkan oleh sistem informasi manajemen bisa menjadi data yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pimpinan.

Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas suatu lembaga yang dibiayai oleh pemerintah dalam hal ini perpustakaan kota Medan maka diperlukan fasilitas, sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran penyediaan informasi,literature-literatur yang lengkap sehingga masyarakat mendapatkan maanfaat dari Perpustakaan kota Medan.

Penerapan Sistem informasi manajemen di perpustakaan umum kota Medan sangat penting karena dengan adanya sistem informasi yang baik maka pelaksanaan pengurusan peminjaman buku, penyediaan buku-buku yang lengkap ataupun sistem database yang baik dapat memperlancar kinerja para pegawai yang nantinya menghasilkan output yang bermanfaat bagi masyarakat yang datang berkunjung.

5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan melalui wawancara dan observasi, pada indikator pemahaman informan yang telah menggunakan sistem informasi manajemen. Hal ini dapat dibuktikan dari penggunaan sistem informasi yang sudah lama digunakan dan para pegawai telah mendapatkan bimbingan teknis dari pusat dalam menjalankan sistem informasi manajemen.

Dalam pengaplikasiannya para pegawai kantor perpustakaan juga sudah mendapatan pendampingan dalam penggunaan sistem informasi manajemen oleh tenaga ahli yang didatangkan dari penyedia layanan informasi manajemen tersebut agar nantinya para pegawai dapat secara mandiri mengoperasikan sistem yang sudah ada.

Untuk mengukur tingkat efektivitas penerapan sistem informasi manajemen, maka penulis telah merumuskan indikator-indikator yang bertujuan untuk melihat tingkat efektivitas penerapan sistem informasi manajemen yang dilakukan oleh Kantor perpustakaan kota Medan dalam memberikan penyediaan informasi dan koleksi buku-buku ,maupun fasilitas internet untuk menyediakan pengetahuan umum kepada masyarakat.

Adapun indikator yang dimaksud adalah mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak, sebagaimana dikemukakan oleh S.P. Siagian (1978:77), seperti kejelasan

tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian.

5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai

Hal ini dimaksudkan dari kejelasan tujuan yang hendak dicapat maksudnya adalah supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai. Berdasarkan teori tersebut dari hasil pengamatan dan kesimpulan dari beberapa narasumber yang telah diwawancara oleh peneliti mengenai kejelasan tujuan yang hendak dicapai, perpustakaan kota Medan sudah mempunyai tujuan organisasi yang jelas.

Tujuan yang hendak dicapai oleh perpustakaan kota Medan juga terangkum dalam visi yang telah ditetapkan sejak organisasi manajemen perpustakaan kota Medan dibentuk. Tujuan yang hendak dicapai harus jelas dan tearah, tujuan yang ingin dicapai juga harus memilikii sasaran yang tepat agar karyawan ataupun pegawai dalam hal ini para kepala seksi dan beberapa pegawai harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah karena sasaran yang dituju harus sama dengan visi yang ditetapkan oleh manajemen.

Kejelasan tujuan perpustakaan yang ada dalam visi berupa mewujudkan perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku. Tujuan dari dibentuknya perpustakaan kota Medan meliputi menjadi perpustakaan yang handal dalam hal ini perpustakaan kota medan mempunyai main goal menjadi perpustakaan yang

cepat dalam menyediakan informasi atau dapat bersifat dinamis tidak tertinggal oleh teknologi terbaru bahkan dapat menyesuaikan dengan kemajuan teknologi yang semakin maju dalam menyediakan akses informasi dan penyediaan pengetahuan yang luas.

Di dalam visi yang ada di perpustakaan kota Medan juga mengandung tujuan membentuk masyarakat Kota Medan agar memiliki budaya membaca dan mencintai buku karena membaca merupakan salah satu hal penting untuk mendidik masyarakat dari semua lapisan dan hanya dengan membaca maka pengetahuan seseorang dapat menjadi luas untuk mengembangkan kerangka berfikir yang nantinya membentuk masyarakat yang cerdas.

5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan

Perlu diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan perlu adanya suatu perencanaan yang matang atau strategi agar dalam mencapai tujuan ataupun visi yang telah ditetapkan menjadi tepat sasaran dan dalam prosesnya pencapaian tujuan menjadi terarah maka dari itu dibutuhkan strategi dalam pencapaian tujuan.

Strategi yang digunakan haruslah jelas dan terfokus dalam proses pencapaian tujuan. Suatu organisasi dapat menjadi efektif jika strategi yang digunakan dalam mecapai tujuan terarah dan tepat sasaran maka dari itu penting bagi manajemen yang membuat strategi menjadi jelas.

Kantor perpustakaan kota Medan sudah memenuhi salah satu indikator kejelasan strategi dalam pencapaian tujuan hal ini dapat dikatakan oleh peneliti karena strategi yang digunakan dalam pencapaian tujuan sudah jelas dan terkandung didalam misi yang dijalankan oleh kantor perpustakaan kota Medan antara lain meningkatkan kulitas dan kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat didalam salah satu misi yang dijalankan oleh manajemen perpustakaan kota Medan sudah efektif hal ini berdasarkan hasil pengamatan dan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti antara lain kuantitas perpustakaan yang cukup lengkap dan banyak koleksi yang sering kali diperbaharui,kualitasnya juga sudah sangat baik.

Strategi lain yang dijalankan oleh para pegawai perpustakaan kota Medan dalam mencapain tujuan mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku, dengan Meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan hal ini juga diperkuat dengan adanya program dari manajemen perpustakaan untuk mengundang masyarakat terutama para pelajar di lingkungan kota medan untuk datang ke perpustakaan kota Medan.

5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap

Berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional. Perumusan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas dalam hal ini dilakukan oleh Kepala perpustakaan kota Medan yang sebelum merumuskan suatu kebijakan selalu didasarkan dari adanya analisis dan didukung oleh data-data yang ada sehingga suatu kebijakan yang dibuat tidak hanya asal saja dirumuskan tapi kepala perpustakaan perlu melakukan rapat

terkait dengan kebijakan yang akan dibuat dengan kepala seksi-kepala seksi yang berhubungan nantinya terhadap kebijakan yang akan dilaksanakan karena kebijakan yang dibuat memerlukan analisis dan perumusan kebijakan yang penting sehingga nantinya kebijakan yang dibuat tidak mengganggu kinerja para pegawai atau mengurangi optimalisasi pekerjaan yang sudah baik yang dilakukan para pegawai yang bersentuhan langsung dengan kebijakan yang dibuat maka dari itu selalu ada analisis dan kajian yang lebih dalam sebelum mengeluarkan kebijakan bagi kelangsungan atau kemajuan organisasi perpustakaan kota Medan.

Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap dapat mempengaruhi keefektifan manajemen dalam pencapaian tujuan karena yang menentukan maju dan mundurnya suatu manajemen itu ditentukan oleh kebijakan-kebijakan yang mantap dan tidak menutup kemungkinan kebijakan yang dibuat oleh manajemen tingkat atas akan berdampak bagi kemajuan organisasi yang dipimpinya karena kinerja para manajer dibawahnya bergantung kepada kebijakan yang dibuat maka dari itu perlu adanya kajian yang lebih dalam dalam merumuskan kebijakan.

Perpustakaan kota medan dalam hal ini sudah memiliki kajian atau analisa dalam perumusan kebijakan yang sudah sangat baik hal itu didasarkan oleh belum adanya permasalahan manajemen didalam lingkup internal para pegawai kantor Perpustakaan Kota Medan sampai saat ini.

5.1.4 Perencanaan yang matang

Pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh organisasi dimasa depan. Keefektifan organisasi manajemen juga dapat diukur dari adanya suatu perencanaan yang matang maka dari itu setiap perencanaan yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas perlu dikaji lebih dalam agar nantinya sesuai

dengan apa yang akan dilakukan oleh perpustakaan kota medan dimasa yang akan datang. Perencanaan sangat penting dalam hal pencapaian tujuan organisasi karena sebaik apa pun tujuan dan visi yang dirumuskan jika tidak dilandasi oleh perencanaan yang matang maka hal itu akan sia-sia dan cenderung kinerja yang dilakukan tidak akan mencapai sasaran atau target yang ingin dicapai karena tidak memiliki sistem perencanaan yang baik.

Berkembangnya suatu organisasi membutuhkan perencanaan yang matang agar nantinya program-program yang dibuat dapat terlaksana secara efektif. Perpustakaan kota Medan sudah memiliki perencanaan yang baik hal ini dilihat dari hasil pengamatan oleh peneliti yang melihat perencanaan perpustakaan kota Medan dilakukan dengan menggunakan RPJM kantor perpustakaan.

Rancangan program yang dilakukan oleh perpustakaan kota Medan dilakukan secara berkala hal ini dilakukan untuk mengevaluasi kinerja yang sudah berjalan yang nantinya akan dijadikan perencanaan program-program lain yang akan dibuat untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Dengan adanya rancangan program dan perencanaan-perencanaan lain yang dibutuhkan oleh kantor perpustakaan kota Medan sehingga nantinya perpustakaan kota medan dapat berkembang dengan mewujudkan minat baca dikalangan masyarakat.

Perencanaan yang matang dilakukan untuk memajukan suatu organisasi manajemen dan juga merupakan salah satu indikator dalam menilai keefektifan suatu orgaisasi dalam hal ini perpustakaan kota Medan. Perpustakaan kota medan menggunakan perencanaan melalui rpjm dan dalam penyusunannya perencanaan ini akan selalu dilakukan dengan meminta masukan dari beberapa bagian dalam hal ini

para Kepala seksi yang ada di perpustakaan kota Medan ataupun para pegawai yang mempunyai ide berupa program-program yang akan dijalankan dimasa akan datang yang tujuannya memajukan dan mencapai tujuan yang terkandung didalam visi ataupun misi perpustakaan kota Medan.

5.1.5 Penyusunan program yang tepat

Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak dan bekerja. Sejalan dengan indikator yang sebelumnya yaitu perencanaan yang matang maka suatu organisasi manajemen memerlukan suatu program yang tepat agar organisasi itu dapat berjalan dan berkembang.

Dalam penyusunannya program-program ini juga memerlukan kajian dan analisa yang mendalam sehingga nantinya program yang disusun oleh manajemen sesuai dengan kebutuhan atau sejalan dengan visi dan misi yang ada yang nantinya dapat terarah dan sesuai dengan apa yang menjadi tujuan akhir dari suatu manajemen.

Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi perpustakaan kota Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat seperti mengundang anak-anak PAUD , SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca sedari dini hal ini bertujuan untuk mewujudkan masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku.

Adanya penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun oleh manajemen dan jika program-program tersebut sesuai dengan misi

dari organisasi tersebut maka kinerja atau penerapan sistem informasi manajemen dapat dilakukan dengan efektif dan efisien karena program-program yang disusun oleh manajemen dapat menjadi acuan bagi sistem informasi manajemen untuk mempermudah kinerja para pegawai yanga ada di perpustakaan kota Medan.

5.1.5 Tersedianya sarana dan prasarana kerja

Salah satu indikator efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di organisasi adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi. Suatu organisasi dapat bekerja dengan maksimal apabila paara pegawai ditunjang dengan sarana dan prasarana yang tersedia. Perpustakaan kota Medan melalui pengamatan dan hasil wawancara dengan beberapa pegawai dan juga masyarakat mendapat kesimpulan dari rangkuman hasil wawancara yang telah dilakukan sarana dan prasarana kerja yang tersedia sudah cukup mumpuni untuk membantu kinerja para pegawai dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam hal ini penyediaan sarana informasi yang cukup seperti ruang membaca yang memadai, fasilitas buku-buku dari berbagai subjek yang lengkap dan juga sarana dan prasarana lain yang ada di gedung perpustakaan Kota Medan.

Sarana dan prasarana yang bukan hanya membantu masyarakat dalam hal memberikan pengetahuan umum yang luas tapi juga sarana dan prasarana yang membantu para pegawai di perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayananya kepada masyarakat seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi sehingga sudah cukup membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal mencari data-data yang diperlukan dalam waktu yang

cukup singkat dapat disediakan untuk kepentingan manajemen internal dan memajukan organisasi perpustakaan kota Medan

5.1.6 Pelaksanaan yang efektif dan efisien

Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya. Pelaksanaan program-program yang dijelaskan dalam indikator sebelumnya perlu dilakukan secara efektif dan efisien karena dalam penerapannya akan mengacu pada kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat.

Perpustakaan kota Medan yang menjadi objek penelitian pada skripsi ini sudah melakukan program-program secara efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang dijalankan oleh para pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah ditunjukkan dengan sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedala-kendala yang menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai ataupun masalah masalah teknis.

Pelaksanaan sistem informasi manajemen yang efektif dan efisien dapat terjadi jika penggunaan sistem informasi manajemen itu tidak menghambat kinerja para pegawai dan sistem informasi manajemen tersebut dapat membantu kinerja para pegawai dengan lebih cepat dan penggunaan waktu yang efisien sehingga nantinya produktivitas para pegawai diharapkan meningkat karena para pegawai dapat mengerjakan banyak tugas yang diberikan kepala perpustakaan atau tugas yang sudah terangkum dalam tugas pokok dan fungsi bagian masing masing pegawai perpustakaan kota Medan.

Pelaksanaan program-program yang dibuat oleh manajemen dan hasil rapat kerja umum dapat dikatakan efektif dan efisien jika dalam pelaksanaan atau penerapannya dijalankan dengan meminimalisir waktu dalam pelayanan ataupun penggunaan sumber daya yang minimal tapi dapat memberikan hasil yang maksimal. Dari hasil pengamatan peneliti program-program yang telah dijalankan oleh manajemen perpustakaan kota Medan sudah diterapkan secara efektif dan efisien hal ini didasarkan dari belum adanya kendala-kendala yang ada dalam pelaksanaan program-program yang selama ini telah dirancang.

5.1.6 Sistem pengawasan dan pengendalian

Pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik mengingat sifat manusia yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian. Sistem pengawasan dan pengendalian sangat penting diterapkan dalam organisasi karena jika tidak ada pengawasan maka bisa saja program-program yang telah disusun ataupun yang sudah dijalankan tidak mencapai hasil yang diingikan dalam pelaksanaan program tersebut maka dari itu perlu adanya suatu pengawasan yang ketat bagi para pegawai yang kurang bekerja secara maksimal yang nantinya dapat menjalankan kinerja organisasi lebih optimal.

Perpustakaan kota Medan menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan pengendalian secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang biasanya dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan, maupun seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota Medan perlu mendapatkan pengawasan dan pengendalian sehingga kinerja dari setiap bagian unit kerja dapat berjalan sesuai dengan tugas

pokok dan fungsi yang diatur dalam peraturan walikota nomor 49 tahun 2010 mengenai perpustakaan kota Medan.

5.2 Hambatan dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen

Tahapan penerapan suatu program merupakan tahapan yang paling krusial dalam mencapai keberhasilan dari suatu program. Melalui tahapan ini akan diberikan suatu gambaran apa yang menjadi penyebab berhasilnya atau tidaknya suatu kebijakan dan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi pelaksanaan dari program atau kebijakan tersebut.

Faktor- faktor yang mempengaruhi penerapan sistem informasi manajemen bisa berupa faktor pendukung maupun penghambat. Hal ini dapat kita lihat pada penerapan sistem informasi manajemen yang ada di kantor perpustakaan kota Medan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat ataupun penerapan sistem informasi manajemen yang dilakukan oleh pegawain kantor perpustakaan kota Medan, dimana adanya hambatan hambatan yang dialami pada saat pelaksanaan program tersebut.

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan dilapangan yang dilakukan oleh peneliti maka yang menjadi faktor paling utama ialah terjadi hambatan dari adanya gangguan-gangguan teknis dalam penerapan teknologi sistem informasi manajemen berupa aliran listrik yang padam dan terkadang adanya kesalahan teknis pada sistem yang mengakibatkan jumlah peminjam buku yang ada di perpustakaan kota Medan menjadi ganda.

Selain hambatan pada teknis pengaplikasian sistem informasi manajemen ditemukan pula adanya hambatan berupa sarana mobil perpustakaan yang dirasakan kurang menjangkau masyarakat kota Medan secara luas karena unitnya terbatas.

EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI

KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN

SKRIPSI

Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Persyaratan Memperoleh Gelar

Sarjana (S1) Sosial Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

ROBERTO SETIA BUDI HUTABARAT

120903066

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

ABSTRAK

EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI

KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN

Nama : Roberto Setia Budi Hutabarat Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas : Universitas Sumatera Utara (USU) Dosen Pembinbing :

Drs. Rasudyn Ginting, M.Si

Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.

Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan observasi dilapangan, dan pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling.

Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat analisis dari indikator efektivitas yaitu, seperti kejelasan tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa

membimbing dan menyertai penulis selama proses pengerjaan skripsi ini sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “

Efektivitas Penerapan Sistem

Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan

.”

Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak kepada kedua orang tua

tersayang P.Hutabarat dan F br. Sihombing, S.Kep yang dengan tulus, sabar, dan

penuh kasih sayang telah membesarkan, mendidik, membimbing, dan memberikan

dukungan yang terbaik baik moril dan material serta yang selalu mendoakan penulis

hingga sampai saat ini. Selain itu penulis juga mengucapkan banyak terima kasih

kepada orang-orang yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak

langsung, kepada yang terhormat:

1.

Bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera

Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si.

2.

Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku ketua Departemen Ilmu

Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing

dan mengarahkan penulis dengan penuh kesabaran dalam proses penyelesaian

skripsi ini.

3.

Kepada dosen-dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang

telah memberikan begitu banyak ilmu kepada penulis selama masa

perkuliahan.

4.

Kepada Bapak Kepala Kantor Perpustakaan kota Medan Bapak Januari Pane

yang memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian skripsi dan

meluangkan waktu dalam melaksanakan wawancara dengan peneliti

5.

Kepada semua pegawai Kantor Perpustakaan Kota Medan yang telah

membantu memberikan informasi dan data-data yang menyangkut penelitian

ini.

6.

Kepada informan saya, Ibu Nurhayati, Pak Taufik, kak Novita yang sangat

baik memberikan waktunya untuk keperluan penelitian ini. Juga terhadap

informan masyarakat yang tidak saya masukkan kedalam penulisan skripsi ini

yang memberikan ide-ide, masukan, dan saling berdiskusi terhadap penelitian

yang penulis lakukan.

7.

Untuk kak Dian Siregar yang baik dan kak Mega Sihaloho yang telah

membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan.

8.

Terima kasih buat sahabat, Andro, Erwin, Jonatan, Rio, Roberto, Wahyu baik

dalam permainan maupun dalam belajar. Terimakasih atas keseruan yang telah

diberikan

9.

Terima kasih untuk kawan-kawan kelompok magang, Roberto, Anugrah,

Erwin, Leo, Iren, Debi,

10.

Terima kasih untuk teman-teman Administrasi Negara 2012 untuk setiap

dukungan dan semangat yang diberikan kepada penulis dalam proses

pengerjaan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih mempunyai banyak

kekurangan baik isi maupun bahasanya. Oleh sebab itu penulis sangat

mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi

ini. Terima kasih

Medan, 25 Oktober 2016

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI………iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 7

1.3 Tujuan Penelitian... 7

1.4 Manfaat Penelitian ... 7

1.5 Kerangka Teori ... 8

1.5.1 Efektivitas... 8

1.5.1.1 Pengertian Efektivitas ... 8

1.5.1.2Ukuran Efektivitas ... 9

1.5.2 Sistem Informasi Manajemen ... 12

1.5.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 12

1.5.2.2 Tujuan umum Sistem informasi manajemen ... 15

1.5.2.3 Penggunaan Sofware Administrasi Perpustakaan ... 19

1.5.3 Pelayanan Publik ... 22

1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik ... 22

1.5.3.2 Unsur-unsur Pokok Pelayanan Publik ... 27

1.5.3.3 Prinsip-prinsip Pelayanan Publik ... 28

1.6 Sistematika Penulisan ... 30

BAB II METODE PENELITIAN ... 32

2.1 Bentuk Penelitian ... 32

2.2 Lokasi Penelitian ... 32

2.3 Informan Penelitian ... 32

2.4 Teknik pengumpulan data ... 33

2.5 Teknik Analisis Data ... 34

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN ... 35

3.1 Gambaran umum lokasi penelitian ... 35

3.2 Perpustakaan kota Medan ... 37

3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan... 37

3.2.2 Data geografis dan wilayah kerja Perpustakaan kota Medan ... 37

3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan ... 40

3.2.4 Visi dan misi perpustakaan kota Medan ... 41

3.2.5 Struktur kantor perpustakaan kota Medan ... 41

3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan ... 42

3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan ... 41

BAB IV PENYAJIAN DATA ... 47

4.1 Pelaksanaan Wawancara... 47

4.2 Identitas Informan ... 48

4.2.1 Identitas Informan berdasarkan Jenis Kelamin ... 48

4.2.2 Identitas Informan berdasarkan Usia ... 49

4.2.3 Identitas Informan berdasarkan Jenjang Pendidikan ... 50

4.2.4 Identitas Informan berdasarkan Pekerjaan ... 50

4.3 Hasil Wawancara ... 52

4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan……….52

4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan ... 65

4.3 Data Sekunder ... 68

BAB V ANALISA DATA ... 70

5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen ... 71

5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen ... 72

5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai ... 73

5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan ... 74

5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap ... 75

5.1.5 Perencanaan yang matang... 76

5.2 Penyusunan program yang tepat ... 78

5.2 Tersedianya sarana dan prasarana kerja ... 79

5.2 Pelaksanaan yang efektif dan efisien ... 80

5.1.6 Sistem pengawasan dan pengendalian ... 81

5.2 Hambatan dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen ... 82

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 83

6.1 Kesimpulan ... 83

6.2 Saran ... 86 DAFTAR PUSTAKA