Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 Pada Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK ATHENAEUM LIGHT 8.5

PADA KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI

KOTA TEBING TINGGI

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam Bidang Studi Perpustakaan dan Informasi

OLEH

ARIANI FEBRIDA SINAGA NIM. : 120723027

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip

Medan, Agustus 2014 Penulis

Ariani Febrida Sinaga NIM. 120723027

ABSTRAK

Sinaga, Ariani Febrida. 2014. Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Medan: Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan di KPAD Kota Tebing Tinggi. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dalam sistem kerumahtanggaan (keanggotaan, sirkulasi, pengolahan, pengatalogan, penelusuran dan laporan) di KPAD Kota Tebing Tinggi. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi KPAD Kota Tebing Tinggi, penulis, serta pustakawan atau pemerhati perpustakaan lain.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam

(depth interview) yang terstruktur. Pada wawancara terstruktur ini penulis membuat pedoman wawancara yang akan dipersiapkan terlebih dahulu, dibuat kerangkanya secara sistematis, sebelum diajukan kepada informan. Penulis melakukan proses wawancara secara langsung dengan informan. Penentuan sampel dalam penelitian ini menggunakan purposive sampling yaitu tekhnik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Adapun informan yang penulis pilih ada 5 orang yang menguasai atau mampu mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pemanfaatan dari perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh KPAD Kota Tebing Tinggi yaitu menu input data anggota, peminjaman buku, pengembalian buku, perpanjangan buku, input data buku, pembuatan barcode buku, dan penelusuran berdasarkan judul koleksi. Adapun beberapa fitur yang tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal seperti pembuatan kartu anggota, denda keterlambatan, inventarisasi buku, pembutan label buku, laporan anggota, laporan sirkulasi dan laporan koleksi.

Kata Kunci: Perangkat Lunak, Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5, Otomasi Perpustakaan

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah. Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan berkah, rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat meneyelesaikan skripsi yang berjudul“PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK ATHENAEUM LIGHT 8.5 PADA KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI”. Skripsi ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang diperlukan untuk melengkapi tugas akhir penulis dalam menyelesaikan pendidikan pada Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun sehingga dapat meningkatkan kualitas pada masa yang akan datang. Penulis menyadari bahwa semua ini tidak ada artinya tanpa bantuan dari keluarga maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada kedua orang tua penulis Alm. I. Sinaga dan Saodah, juga suami tercinta penulis Muhammad Arif, yang telah banyak memberikan doa, motivasi dan kasih sayang dalam perjuangan penulis menyelesaikan skripsi ini.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih atas bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak dalan penyelesaian skripsi ini, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi ilmu Perpustakaan dan Informas.i

3. Bapak Abdul Hafiz Harahap, S.Sos, M.I.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak memberikan koreksi dan bimbingan serta waktu kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Ishak, SS.,M.Hum, selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan koreksi dan bimbingan serta waktu kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Ibu Nina Zahara MZ, SH.MAP, selaku Kepala KPAD Kota Tebing Tinggi yang telah memberikan izin penulis izin belajar dan izin meneliti di KPAD Kota Tebing Tinggi.

6. Teman-teman seperjuangan ekstensi khusus 2012 Rima, Ika, Rosfita, Jafet, Febri, Rina Devina, Rinson, Rina Gtg, Beli,Juli,Nurina, dan Ester.

7. Sahabat-sahabatku sekaligus informanku di KPAD Kota Tebing Tinggi Halimah Nasution, Safaruddin, Kristinawati, Rahmayani dan semua sahabatku yang ada di KPAD Kota Tebing Tinggi yang tidak bisa saya sebut satu persatu.

Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pembaca.

Medan, Agustus 2014 Penulis

Ariani Febrida Sinaga NIM. 120723027

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Fokus Penelitian ... 6

1.3 Tujuan Penelitian... 6

1.4 Manfaat Penelitian... 6

1.5 Ruang Lingkup ... 7

BAB II KAJIAN TEORITIS... 8

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 8

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 10

2.1.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum ... 11

2.2 Perangkat Lunak... 13

2.3 Athenaeum Light 8.5... 17

2.3.1 Menu Pada Athenaeum Light 8.5... 20

2.3.2 Kebutuhan Sistem ... 24

2.3.3 Database ... 25

2.3.4 Metadata ... 27

2.4 Pengertian Pemanfaatan ... 27

2.5 Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 di Perpustakaan... 29

BAB III METODE PENELITIAN ... 33

3.1 Metode Penelitian... 33

3.2 Lokasi Penelitian ... 33

3.3 Tekhnik Pengumpulan Data ... 38

3.4 Instrumen Penelitian... 40

3.5 Jenis dan Sumber Dta ... 41

3.6 Keabsahan Data... 41

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 44

4.4 Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 ... 44

4.4.1 Administrasi ... 44

4.4.2 Keanggotaan... 47

4.4.3 Sirkulasi... 50

4.4.5 Penelusuran ... 65

4.4.6 Laporan... 67

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 73

5.1 Kesimpulan... 73

5.2 Saran... 73 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

Gambar 2.1 Tampilan Home Athenaeum Light 8.5... 20

Gambar 4.2 Login Athenaeum Light 8.5... ... 45

Gambar 4.3 Menu untuk Administrator... 46

Gambar 4.4 Input Data Anggota... ... 48

Gambar 4.5 Tampilan Depan Kartu Anggota Baru... . 50

Gambar 4.6 Proses Peminjaman Buku... 51

Gambar 4.7 Proses Pengembalian Buku... ... 52

Gambar 4.8 Proses Perpanjangan Buku... ... 54

Gambar 4.9 Tampilan Denda Keterlambatan... 55

Gambar 4.10 DDC Versi Sederhana... ... 57

Gambar 4.11 Inventaris Buku Memakai Microsoft Excell... ... 58

Gambar 4.12 Input Data... 60

Gambar 4.13 PembuatanBarcodeBuku... 61

Gambar 4.14 Hasil CetakBarcode... 62

Gambar 4.15 Hasil Cetak Label Buku... ... 63

Gambar 4.16 Hasil Cetak Menggunakan Microsoft Word... ... 64

Gambar 4.17 Hasil Cetak Kartu Katalog... ... 65

Gambar 4.18 Penelusuran denganFast Find... ... 66

Gambar 4.19 Penelusuran dengan Easy Find... 67

Gambar 4.20 Hasil Laporan Anggota Menggunakan Microsoft Excell. ... 69

Gambar 4.21 Tampilan Menu Pembuatan Laporan Koleksi... 70

Gambar 4.22 Tampilan Laporan Jumlah Koleksi... ... 70

Gambar 4.23 Tampilan Laporan Sirkulasi... ... 71

ABSTRAK

Sinaga, Ariani Febrida. 2014. Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Medan: Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penelitian ini dilakukan di KPAD Kota Tebing Tinggi. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dalam sistem kerumahtanggaan (keanggotaan, sirkulasi, pengolahan, pengatalogan, penelusuran dan laporan) di KPAD Kota Tebing Tinggi. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi KPAD Kota Tebing Tinggi, penulis, serta pustakawan atau pemerhati perpustakaan lain.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam

(depth interview) yang terstruktur. Pada wawancara terstruktur ini penulis membuat pedoman wawancara yang akan dipersiapkan terlebih dahulu, dibuat kerangkanya secara sistematis, sebelum diajukan kepada informan. Penulis melakukan proses wawancara secara langsung dengan informan. Penentuan sampel dalam penelitian ini menggunakan purposive sampling yaitu tekhnik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Adapun informan yang penulis pilih ada 5 orang yang menguasai atau mampu mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pemanfaatan dari perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh KPAD Kota Tebing Tinggi yaitu menu input data anggota, peminjaman buku, pengembalian buku, perpanjangan buku, input data buku, pembuatan barcode buku, dan penelusuran berdasarkan judul koleksi. Adapun beberapa fitur yang tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal seperti pembuatan kartu anggota, denda keterlambatan, inventarisasi buku, pembutan label buku, laporan anggota, laporan sirkulasi dan laporan koleksi.

Kata Kunci: Perangkat Lunak, Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5, Otomasi Perpustakaan

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan teknologi dalam bidang informasi berkembang sangat pesat dan merambah hampir ke semua sektor kehidupan manusia. Mulai dari hiburan, komunikasi, kesehatan, ekonomi dan pendidikan. Teknologi menjadi pilihan manusia karena dianggap lebih efektif dan efisien untuk menunjang pekerjaan manusia. Saat ini hampir semua institusi dan lembaga publik baik milik pemerintah, swasta maupun masyarakat menyertakan teknologi sebagai sarana untuk menjadikan pekerjaan mereka menjadi lebih efektif dan efisien. Penggunaan teknologi tersebut bertujuan untuk memberikan layanan terbaik bagi masyarakat atau konsumennya.

Ledakan informasi (information explosion) saat ini dapat menyebabkan terjadinya peningkatan kebutuhan akan layanan informasi yang merupakan hal yang harus ada bagi manusia. Dewasa ini, perkembangan informasi yang sangat cepat menuntut pengelolaan yang lebih optimal. Berkenaan dengan hal tersebut peranan Teknologi Informasi (TI) di perpustakaan sangat dirasakan. Kehadiran TI menyebabkan pengelolaan informasi oleh pekerjaan di bidang informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat pada dasarnya, teknologi informasi merupakan aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, penataan, simpan dan temu balik informasi, serta penyebaran informasi.

Perpustakaan merupakan salah satu institusi yang bergerak di bidang pengelolaan informasi sangat memerlukan teknologi informasi. Dengan adanya teknologi tersebut dapat membantu pustakawan untuk mengerjakan tugas-tugas kepustakawanan secara lebih professional. Pada saat ini teknologi informasi yang paling banyak dikenal di perpustakaan adalah teknologi komputer. Manfaat komputer sangat besar dalam pelaksanaan otomasi perpustakaan, yaitu pemanfaatan perangkat komputer dan teknologi lain secara terpadu (integrated) pada berbagai aktivitas perpustakaan seperti penelusuran informasi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, sirkulasi dan administrasi perpustakaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan. Otomasi perpustakaan dapat dilakukan secara bertahap yaitu tingkat pra jaringan, tingkat jaringan lokal (LAN), tingkat jaringan luas (WAN) dan tingkat global atau internet.

Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi dunia perpustakaan-pun mengalami perkembangan. Jika sebelumnya pengelolaan perpustakaan hanya menggunakan tenaga manusia saat ini sebagian dari kerja pengelolaan di perpustakaan sudah menyertakan teknologi informasi (komputer). Penerapan teknologi informasi pada perpustakaan kemudian melahirkan istilah sistem otomasi perpustakaan.

Dalam perkembangannya saat ini semakin banyak perpustakaan di Indonesia yang sudah menggunakan perangkat lunak otomasi perpustakaan dalam aktivitas pengelolaan perpustakaan. Perangkat lunak yang digunakan di

perpustakaan diperoleh dengan berbagai cara mulai dari membeli, membangun sendiri hingga menggunakan perangkat lunak gratis.

Bagi sebagian kalangan harga perangkat lunak yang beredar di pasaran sangat tinggi bahkan sering kali membuat proses otomasi tidak dapat diwujudkan karena keterbatasan dana. Hal ini mendorong para programmer membangun perangkat lunak yang murah bahkan gratis, bahkan ada yang disertaisource code -nya yang kemudian lebih dikenal dengan perangkat lunak open source. Fenomena

open source dalam dunia perangkat lunak turut mendorong munculnya perangkat lunak otomasi perpustakaan yang gratis bahkan bisa dikembangkan sesuai kebutuhan.

Hingga saat ini semakin banyak perangkat lunak gratis maupun open source yang dapat digunakan untuk membangun sistem otomasi perpustakaan. Beberapa perangkat lunak otomasi perpustakaan tersebut antara lain: CDS/ISIS, WINISIS, Phpmylibrary, Koha, Emilda, Athenaeum Light, Avanthi Circulation Sistem, ITIL Library Management Sistem, Mylibrarian, Mylibrary, Open-ILS, WebLisdan masih banyak lainnya.

Dari berbagai perangkat lunak otomasi gratis dan berbasis open source

yang sudah ada disebutkan di atas salah satunya adalah Athenaeum Light 8.5. Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak gratis hasil pengembangan Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI). Athenaeum Light menyuguhkan fasilitas untuk mengemas database (pangkalan data buku), aplikasi ini juga memiliki menu-menu peminjaman, pengembalian dan laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label barcode, statistik dan stock opname yang disediakan,

menjadi nilai tambah tersendiri pada Athenaeum Light. Athenaeum Light merupakan perangkat lunak Portable, yaitu perangkat lunak yang dalam penggunaannya tidak memerlukan proses instalasi pada sistem operasi. Melainkan dapat digunakan langsung setelah disalin pada drive atau folder dengan cara mengeksekusi file dengan ekstensi exe. Perangkat lunak yang baik dalam mendukung suatu sistem otomasi adalah perangkat lunak yang berkualitas atau dengan kata lain perangkat lunak yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak tersebut. Dari uraian tersebut merupakan alasan yang mendasar mengapa perangkat lunak Athenaeum light 8.5 banyak dipergunakan diperpustakaan salah satunya Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi memakai perangkat lunak Atehaeum Light 8.5 otomasi sejak tahun 2009 hingga sekarang. Perpustakaan ini memakai Athenaeum Light 8.5 karena melihat dari jumlah koleksi yang sangat banyak sehingga sulit terorganisir dengan baik secara manual maka perlu memakai otomasi perpustakaan dengan memakai perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dan juga dilihat dari kebutuhan dari pengguna perpustakaan yang sangat tinggi terhadap informasi yang ada di perpustakaan tersebut. Berdasarkan data dari Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi tahun 2013 perpustakaan ini memiliki koleksi perpustakaan sebanyak 14.001 judul 26.761 eks, majalah 18 judul, tabloid 8 judul, surat kabar 22 judul, bahan audio visual (CD dan DVD) 105 keping. Dengan jumlah

pengunjung 43.574 orang pertahun dan jumlah peminjam sebanyak 14.408 orang pertahun.

Kebutuhan mendasar perpustakaan terkait dengan otomasi perpustakaan yaitu; manajemen keanggotaan, sirkulasi, katalogisasi, pengolahan, penelusuran dan laporan. Kebutuhan tersebut menurut penulis dapat dijadikan sebagai standar untuk mengetahui manfaat Athenaeum Light 8.5 dari sudut pandang kebutuhan otomasi perpustakaan. Akan tetapi dari pengamatan awal yang penulis lakukan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi bahwa ada beberapa bagian dari pekerjaan-pekerjaan yang ada diperpustakaan tersebut yang tidak dikerjakan pada perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 sedangkan fasilitas-fasilitas yang ada di perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 mampu mengakomodasi pekerjaan-pekerjaan tersebut. Dari perbincangan awal yang penulis lakukan dengan Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi terungkap bahwa penerapan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di perpustakaan sangat bermanfaat untuk sistem kerumahtanggaan yang ada di perpustakaan, tetapi pemanfaatan dari perangkat lunak itu sendiri menurut penulis masih kurang terakomodir dengan baik dari apa yang dapat dilakukan oleh Athenaeum Light 8.5. Contohnya, pelabelan buku masih dilakukan dengan memakai microsoft word sementara di Athenaeum Light 8.5 menu atau fasilitas tersebut sudah memadai. Begitu pula dengan pembuatan inventaris buku dan laporan statistik peminjam yang masih menggunakan microsoft excel sementara fasilitas tersebut sudah ada pada perangkat Athenaeum Light 8.5.

Sehubungan dengan hal di atas maka penulis merasa perlu meneliti dan mengetahui lebih lanjut tentang pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 diaplikasikan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Sehingga penulis menetapkan penelitian ini dengan judul “Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi”.

1.2 Fokus Penelitian

Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di KPAD Kota Tebing Tinggi?”.

1.3. Tujuan penelitian

Untuk mengetahui pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 dalam sistem kerumahtanggaan (keanggotaan, sirkulasi, pengolahan, Pengatalogan, penelusuran dan laporan) di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pemahaman dan informasi kepada pihak Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi tentang sejauh mana pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 digunakan di

perpustakaan dan menjadi bahan pertimbangan dalam pemilihan perangkat lunak dikemudian hari.

2. Memberikan sumbang saran kepada pustakawan dan pemerhati perpustakaan yang ingin menggunakan Athenaeum Light 8.5 sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.

3. Memberikan sumbangan keilmuan bagi perkembangan ilmu perpustakaan dan informasi dalam memanfaatkan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 sebagai pertimbangan dalam memilih perangkat lunak otomasi perpustakaan.

4. Sebagai salah satu bahan rujukan untuk penulis selanjutnya dalam menambah dan memperluas ilmu perpustakaan dan informasi khususnya tentang perangkat lunak otomasi perpustakaan.

1.5 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 pada sistem kerumahtanggaan (keanggotaan, sirkulasi, pengolahan, cataloging, penelusuran dan laporan) di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan Umum (public library) menurut Reitz dikutip oleh Hasugian (2004) adalah “a library or library system that provides unrestricted access to library resources and services free of charge to all the resident of a given community, distric, or geographic region, supported wholly or in part by publics funds”. Dalam pengertian di atas menyatakan bahwa Perpustakaan Umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak). Menyimak defenisi di atas, Perpustakaan Umum memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi kepada masyarakat. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000, 4) dinyatakan bahwa :

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapaisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan.

Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000, 3) menyatakan bahwa Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat

dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda kenggotaan dari perpustakaan tersebut.

Menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000, 4) Sebuah unit perpustakaan umum harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

a. Organisasi, dalam Surat Keputusan pendiriannya harus tercantum secara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut; tugas, fungsi, garis wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.

b. Gedung (ruangan), yang memadai dan cukup menampungkoleksi, pembaca, pelayanan, kegiatan pengolahan bahan pustaka dan administrasi.

c. Koleksi bahan pustaka yang kusus untuk pustaka buku berjumlah sekurang-kurangnya 1000 (seribu) judul. Koleksi ini sudah mengalami pengolahan sehingga siap dipinjam atau dimanfaatkan masyarakat pemakai.

d. Perlengkapan dan perabot yang terutama terdiri dari sekurang-kurangnya: rak-rak bahan pustaka, meja dan kursi untukpegawai, lemari penyimpanan bahan pustaka yang sedang diolah, rak untuk memajang bahan pustaka.

e. Mata anggaran tetap, yang merupakan sarana yang menjamin tersedianya anggaran keuangan setiap tahun.

f. Tenaga Manusia, dan yang utama harus ada di perpustakaan umum adalah pustakawan. Dapat saja pegawai yang diangkat pertama di perpustakaan bukan seorang pustakawan, namun harus diarahkan menjadi pustakawan.

Dari uraian diatas terlihat bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan milik pemerintah yang berfungsi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa membedakan penggunanya, yang biayanya berasal dari dana masyarakat diperuntukkan untuk melayani masyarakat sehingga memperoleh informasi dan ilmu pengetahuan.

2.1.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Mengingat pentingnya Perpustakaan Umum, sebagai perpustakaan masyarakat umum, sehingga UNESCO (badan PBB yang bergerak dalam bidang pendidikan dan kebudayaan) menyatakan perpustakaan umum sebagai media mencerdaskan kehidupan bangsa. Pada tahun 1972 UNESCO mengeluarkan Manifesto Perpustakaan Umum yang menyatakan bahwa perpustakaan umum harus terbuka bagi semua orang tanpa membeda-bedakan warna kulit, jenis kelamin, usia, kepercayaan, ras. Lebih rinci tujuan perpustakaan umum dalam manifesto UNESCO (Sulistyo-Basuki, 1993):

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masayarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

Sedangkan menurut Hermawan (2006, 31) tujuan perpustakaan umum antara lain adalah:

1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kesejahteraan.

2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat, dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.

3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.

4. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

Dari kedua tujuan perpustakaan umum diatas terlihat bahwa tujuan perpustakaan umum adalah untuk mendorong minat baca masyarakat dengan memberikan informasi yang cepat, tepat dan murah yang dampaknya dapat dilihat dari kehidupan sehari-hari baik dari segi pendidikan, ekonomi, sosial, budaya, maupun beragama.

2.1.2. Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum

Pada prinsipnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa fungsi dan tugas yang harus dilaksanakan agar dapat sebagai sumber informasi kepada masyarakat agar dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.

Dalam buku Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten atau Kota (2013, 10) Fungsi dan Tugas perpustakaan umum ialah:

a. Fungsi Perpustakaan.

Penyelenggaraan perpustakaan Umum Kabupaten/Kota berfungsi sebagai berikut:

- menghimpun (deposit), mengorganisasikan, mendayagunakan, dan melestarikan koleksi yang merupakan terbitan dan muatan lokal.

- mengorganisasi koleksi perpustakaan. - mendayagunakan koleksi.

- menyelenggarakan pendidikan pengguna.

- menerapkan teknologi informasi dan komunikasi. - merawat koleksi perpustakaan.

- membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya. - mengkoordinasikan kampanye Gerakan Pembudayaan Gemar

Membaca di wilayahnya. b. Tugas perpustakaan.

Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota mempunyai tugas sebagai berikut:

- menyediakan sarana dan prasarana guna menjalankan fungsi perpustakaan sebagai pusat pendidikan, informasi, dokumentasi, penelitian, dan rekreasi.

- mendayagunakan koleksi perpustakaan (koleksi) dan akses terhadap sumber-sumber informasi perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.

- menyediakan sarana dan fasilitas untuk pengembangan kebiasaan membaca sejak usia dini dan pembelajaran sepanjang hayat. - menyediakan sarana untuk pengembangan kreativitas, seni

budaya, dan kegiatan masyarakat lainnya.

- melakukan koordinasi pengembangan dan pembinaan perpustakaan di wilayah kewenangan.

- membangun dan mengembangkan kerja sama perpustakaan. - menyediakan layanan dan program perpustakaan guna

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan.

- menyediakan pangkalan data (database) tentang perpustakaan yang termasuk dalam wilayah kewenangan.

Sedangkan menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum (2000, 6) fungsi dan tugas perpustakaan umum antara lain:

a. fungsi perpustakaan umum

- Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.

- Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, dan lain-lain.

- Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka. - Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.

- Pendayagunaan koleksi.

- Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung diperpustakaan maupun yang menggunakan telpon, faximil dan lain-lain.

- Pemasyarakatan perpustakaan.

- Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan. - Pelaksanaan kordinasi dengan pihak Pemerintah Daerah,

tokoh-tokoh masyarakat dan mitra kerja lainnya.

- Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi dan sarana/prasarana.

- Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.

b. Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.

Dari fungsi dan tugas perpustakaan umum diatas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum berfungsi menyimpan, mengelola dan memelihara koleksi

bahan bacaan dan ketata-usahaan perpustakaan. Sedangkan, tugas dari perpustakaan umum yaitu menyediakan, menyiapkan, mengolah, dan memelihara koleksi bahan pustaka untuk masyarakat umum yang disediakan oleh pemerintah.

2.2 Perangkat Lunak (Software)

Guna membangun sistem otomasi perpustakaan dibutuhkan tiga komponen pendukung yaitu hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak atau program) dan brainware (pengguna komputer). Ketiga komponen tersebut satu sama lain saling terkait. Perangkat keras harus memenuhi sepesifikasi yang dibutuhkan oleh perangkat lunak, perangkat lunak harus mampu mengoptimalkan fungsi-fungsi dari perangkat keras. Demikian juga sumber daya manusia harus mampu mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak (Sutanta, 2005, 12).

Fokus penelitian ini adalah pada komponen yang kedua yaitu software

(perangkat lunak) dalam sistem otomasi perpustakaan sebagaimana tercantum dalam judul penelitian. Guna mempermudah pemahaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah, maka peneliti menggunakan kata istilah perangkat lunak bukansoftwareataupun program.

Terdapat banyak definisi tentang perangkat lunak. Menurut Scott (1999, 216) “perangkat lunak adalah sekumpulan perintah dalam komputer yang fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer, di mana dalam perangkat lunak berisi instruksi-instruksi atau program statement (pernyataan

perangkat lunak) yang secara tepat dinyatakan dan diorganisasikan sesuai dengan

syntax(perintah) dan konstruksi perangkat lunak’’.

Menurut Sutanta (2005, 20)“perangkat lunak adalah serangkaian instruksi dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras”. Sedangkan menurut Komorotomo dan Margono (1999, 35) “perangkat lunak adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh perangkat keras pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat melaksanakan pemrosesan data sesuai dengan yang dikehendaki”.

Sedangkan The International Standards Organization (ISO) mendefinisikan kualitas perangkat lunak sebagai: "the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy specified or implied needs. Kualitas perangkat lunak ialah keseluruhan dari fitur dan karakteristik dari sebuah produk atau layanan yang berhubungan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang sudah ditentukan. ISO 9126 menyoroti pada fitur-fitur dan karakteristik dari produk atau layanan dalam kemampuannya memenuhi kebutuhan yang ditentukan.

Maka secara prinsip dapat dikatakan bahwa sebuah perangkat lunak dikatakan berkualitas apabila dapat secara utuh memenuhi kriteria spesifik dari organisasi atau perusahaan yang membutuhkannya. Hal ini sering diistilahkan sebagai pemenuhan terhadap user requirements (kebutuhan pengguna perangkat lunak yang telah terlebih dahulu didefinisikan secara jelas dan detail).

Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa

didefenisikan melalui berbagai acuan tertentu. Tedd dikutip oleh Hasugian (1993, 101-102) mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih

software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai berikut:

1. Faktor Umum

Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih

softwareantara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan

softwaretersebut. Untuk ini perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang telah menggunakannya kemudian melakukan studi dan diskusi mendalam tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan karena lokasi yang berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti surat menyurat untuk mengetahui keberadaan software tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan olehvendoratau supplier, sebab apa yang dikemukakanvendoratausupplier

biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitupromosi terhadap produknya.

2. Faktor Teknis

Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software, yaitu (1) apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat, (2) apakah software tersebut dapat

dijalankan pada hardware yang tersedia, (3) apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa jumlah

records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalamsoftware.

3. Faktor Pendukung

Selanjutnya, beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih software, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya. Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari

software tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi pengguna (user group) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan

user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya. Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada kalanya menyelenggaraka seminar dan kegiatan lainnya.

4. Faktor Biaya

Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari software yanga akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cendrung menjadi semakin mahal.

Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.

5. Faktor Hukum

Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli

software ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui dalam faktor hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software

tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli software selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda satu dengan lainnya. Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak pemeliharaan sistem.

2.3 Athenaeum Light 8.5

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak gratis hasil pengembangan Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI). Dikembangkan dari Athenaeum Light 6 yang merupakan potongan dari perangkat Lunak Athenaeum 6 Pro buatan Sumware Consulting NZ, sebuah perusahaan perangkat lunak dari New Zealand. Kata "Athenaeum" diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan atau reading room. Sekalipun aplikasi ini adalah gratis dan merupakan potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, namun fitur-fitur dalam Athenaeum Light masih sangat menarik untuk digunakan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.

Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas database (pangkalan data buku), aplikasi ini juga memiliki menu-menu peminjaman, pengembalian dan laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan labelbarcode, statistik dan stock opname

yang disediakan, menjadi nilai tambah tersendiri pada Athenaeum Light. Athenaeum Light merupakan perangkat lunak portable, yaitu perangkat lunak yang dalam penggunaannya tidak memerlukan proses instalasi pada sistem operasi. Melainkan dapat digunakan langsung setelah di salin pada drive atau

folderdengan cara mengeksekusifiledengan ekstensi exe.

Athenaeum, dibangun dari perangkat lunakdatabaseFilemaker. Filemaker Sebuah perangkat lunak untuk mengelola data dengan pengoperasian sangat mudah dan sederhana. Athenaeum Light, dikemas secara free script, artinya kode atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya dengan kata lain disebut sebagai open source. Hal ini memudahkan para pemakainya untuk memperbaiki dan memodifikasi tampilan, field, bahasa, relasi data sesuai kebutuhan masing-masing. Bahkan dalam perkembangannya, Athenaeum Light tidak hanya digunakan dalam dunia perpustakaan tetapi dapat dimodifikasi sebagai perangkat lunak bagi layanan kearsipan.

Hingga kini Athenaeum Light di Indonesia sudah mengalami beberapa modifikasi yang paling baru adalah Athenaeum Light 8.5 modifikasi oleh doZank. Adapun kelebihan dari Athenaeum light 8.5 dari versi Athenaeum sebelumnya adalah sebagai berikut:

1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara dengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaan yang jumlah koleksinya banyak.

2. Adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan pengguna bisa merujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untuk mencari data yang tidak ditemukan dalam database, tanpa harus membuka browser

(jendela) lagi.

3. Sama halnya dengan versi 6.0 yang open script, Athenaeum Light 8.5 juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7 atau 8 bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyak yang mau mengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasi yang “gratisan”. 4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu

peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows/ 95/ 98/ ME/ 2000/ XP, dan harddisk minimum 5 GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan (label,barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan mudah.

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak kompleks karena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidak mempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen.

Perkembangan Athenaeum Light di Indonesia sendiri saat ini makin pesat. Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI) merupakan forum yang menampung para pemerhati, pengguna dan pengembang Athenaeum Light. Bahkan pada awal tahun 2007 telah terbentuk kepengurusan KALI dan cabang-cabangnya dibeberapa propinsi. Tampilan halaman muka Athenaeum Light 8.5 dari KALI adalah seperti Gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1 Tampilan Home Athenaeum Light 8.5

2.3.1 Menu Pada Athenaeum Light 8.5

Berbagai menu atau fasilitas yang disediakan oleh Athenaeum Light 8.5 antara lain:

1. Informasi

Pada menu ini, pengelola perpustakaan dapat memberikan informasi yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan (pemustaka). Informasi dapat berupa berbagai hal, mulai dari profil perpustakaan, koleksi terbaru hingga peraturan perpustakaan. Tergantung pada pengelola perpustakaan sendiri. 2. Katalog

Menu katalog digunakan untuk memanajemen data koleksi perpustakaan. Pada menu ini, kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

a. Memasukkan (input), memperbaiki (edit) dan menghapus data koleksi b. Pencarian data koleksi

c. Pemesanan koleksi, menu ini memungkinkan pengguna perpustakaan memesan koleksi. Sehingga jika koleksi telah dikembalikan oleh peminjam sebelumnya, dan akan dipinjam lagi maka akan terdapat informasi bahwa koleksi tersebut sudah dipesan sebelumnya.

d. Display data koleksi yang dipinjam

e. Cetak data koleksi, pencetakan data koleksi dapat dipilih berdasarkan lokasi koleksi, pengarang, kategori dan cetak semua daftar koleksi.

f. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia berbagai fungsi yang membantu pustakawan dalam mengolah koleksi; statistik katalog, cetak label buku, cetak barcode koleksi, cetak kartu katalog, pencarian koleksi berdasarkan kategori tertentu (koleksi keluar, koleksi tidak untuk dipinjamkan, periode pinjam),stock opname.

3. Dewey Decimal Classifications(DDC)

Menu ini dapat menampilkan klasifikasi DDC yang dapat membantu pustakawan dalam melakukan klasifikasi sehingga tidak memerlukan untuk membuka panduan klasifikasi. Menu ini dapat kita ganti dengan DDC terbaru. Hal ini dimungkinkan karena memang didesain dalam form yang dapat di-edit sesuai kebutuhan pengguna.

4. Pencarian / Penelusuran (OPAC)

Menu ini memudahkan pengguna Athenaeum Light 8.5 untuk mencari koleksi berdasarkan kata kunci (keyword) yang digunakan. Terdapat tiga pilihan

pencarian; fast find, easy find dandetail find.Fast find adalah mode pencarian yang hanya menggunakan sebuah kolom untuk pencarian berdasarkan kata kunci yang digunakan. Easy find adalah mode pencarian yang lebih rinci yaitu meliputi judul, pengarang, subjek klasifikasi dan no panggil. Sedangkan detail findialah mode pencarian yang meliputi keseluruhan data bibliografis yang ada pada koleksi.

5. Sirkulasi

Dalam menu sirkulasi tersedia beberapa tampilan informasi penting, yaitu nama anggota yang meminjam koleksi, nama koleksi yang dipinjam, batas akhir peminjaman dan denda. Dalam menu ini juga terdapat fasilitas pencarian atau statistik berdasarkan kategori tertentu (sirkulasi, keterlambatan pada hari ini, semua keterlambatan, dan copy data ke dalam Clipboard). Juga terdapat fasilitas edit dan cetak surat peringatan keterlambatan pengembalian.

6. Peminjaman

Menu ini digunakan untuk proses peminjaman, pengguna Athenaeum (pustakawan) hanya memasukkan no ID anggota dan no ID koleksi kemudian menentukan lama peminjaman dan jumlah maksimal koleksi yang dapat dipinjam. Memasukkan no ID dapat dilakukan dengan manual dengan

keyboard maupun menggunakan barcode scanner. Dalam menu ini, juga terdapat fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan memeriksa (chek) siapa yang meminjam sebuah koleksi yang akan dipinjam.

7. Pengembalian

Untuk melakukan pengembalian koleksi, cukup dengan memasukkan no ID koleksi lalu menekan tombol OK maka proses pengembalian sudah selesai. Dalam menu ini juga tersedia fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan memeriksa (chek).

8. Anggota

Dalam menu ini, dapat dilakukan kegiatan manajemen data anggota perpustakaan. Meliputi;

a. Inputdanedithingga menghapus data anggota. b. Pencarian data anggota berdasarkan kata kunci.

c. Cetak data anggota berdasarkan divisi atau tahun keanggotaan termasuk cetak semua data anggota.

d. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia fasilitas cetak barcode anggota, pencarian data anggota yang masa keanggotaannya sudah selesai, cetak surat peringatan keterlambatan dan fasilitas penomeran ulang anggota.

9. Laporan/ statistik

Dalam menu ini, terdapat fasilitas display dan cetak laporan berdasarkan kategori tertentu. Kategori tersebut antara lain berdasarkan anggota, tahun, divisi/ bagian dan koleksi. Termasuk juga fasilitas pembuatan laporan berdasarkan periode mingguan, bulanan maupun tahunan.

10. Administrasi

a. Penggantian nama organisasi (perpustakaan) pada menu OPAC dan kop laporan atau surat. Penggantian nama pustakawan.

b. Pengaturan penggunaan Athenaeum Light 8.5 lebih dari satu komputer (multi user)

c. Pengaturan jangka waktu peminjaman dan jumlah maksimal peminjaman koleksi.

d. Pengaturan hari sabtu atau minggu dihitung dalam masa peminjaman atau tidak.

e. Pengaturan masa akhir dari peminjaman

f. Pengaturan jenis kertas yang akan digunakan dalam pencetakan laporan, A4 atau letter.

g. Fasilitas import backup semua data dalam folder dump

h. Fasilitas menampilkan semua data yang ada dalam database di Athenaeum Light 8.5.

i. Fasilitas penghapusan semua data yang ada dalam database Athenaeum Light 8.5

j. Penomoran ulang ID, ID anggota, ID koleksi dan ID sirkulasi.

2.3.2 Kebutuhan Sistem

Untuk dapat berjalan dengan baik, sebuah perangkat lunak selalu mempunyai spesifikasi minimal akan kebutuhan perangkat keras, sistem operasi maupun perangkat lunak pendukung. Demikian halnya dengan Athenaeum Light 8.5, membutuhkan perangkat keras minimal Pentium III, Memory 256 Mb hardisk

10 GB. Sedangkan untuk Operating Sistem minimal yang dibutuhkan yaitu Windows 2000 SP4 atau Windows XP SP2 atau Linux Suse, Linux Redhat dan Macintosh X 10.3.9.

Untuk kebutuhan modifikasi Athenaeum Light 8.5 diperlukan perangkat Lunak Filemaker minimal versi 6.0 hal ini merupakan keharusan karena Athenaeum Light sendiri merupakan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan perangkat lunak Filemaker.

2.3.3Database

Database berfungsi sebagai media penyimpan data. Dalam Perangkat lunak otomasi ini database digunakan untuk menyimpan data buku, aktivitas peminjaman, pengembalian, data anggota dan aktivitas lainnya. Data-data tersebut disimpan dalam record-record yang ada dalam tabel-tabel sebuah database.

Database menjadi salah satu komponen penting dalam perangkat lunak otomasi ini. Database terdiri dari tabel-tabel yang didalamnya terekam informasi tertentu. Menurut C.J. Date dalam MySQL untuk Pemula (Saputro, 2005, 13), database adalah sistem terkomputerisasi yang bertujuan agar dapat memelihara informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Sedangkan Zulkifli Amsyah mendefinisikan database sebagai kumpulan semua data yang tersimpan dalam satu atau berberapa file (Amsyah, 1997, 356). Dengan kata lain database merupakan media untuk melakukan manajemen informasi atau data, agar saat dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat, tepat dan mudah.

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak yang dibangun menggunakan perangkat lunak database Filemaker. Filemaker yang digunakan ialah Filemaker versi 8.5. Filemaker merupakan perangkat lunak database yang sengaja didesain untuk kebutuhan pengguna non-expert atau pengguna yang memang bukan ahli database. Sehingga yang dikedepankan adalah kemudahan penggunaan tanpa mengesampingkan faktor keamanan, kapabilitas dan reliabilitas.

Jika dibandingkan dengan perangkat lunak database lain yang lebih popular seperti MySQL maka masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa MySQL memiliki kehandalan yang lebih baik daripada Filemaker namun dibutuhkan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Demikian sebaliknya dengan Filemaker, kehandalannya belum dapat menyamai MySQL akan tetapi untuk dapat mengoperasikannya tidak diperlukan keahlian khusus atau dengan kata lain lebih mudah digunakan. Catatan yang perlu diperhatikan adalah dibanding MySQL yang gratis, Filemaker merupakan perangkat lunak berbayar.

Athenaeum Light 8.5 memiliki tujuh database, yaitu; al_borower

(anggota), al_catalog (katalog/koleksi), al_catalogArchive (arsip katalog),

al_circulation (sirkulasi), al_circulation Archive (arsip sirkulasi), al_reserve

(pemesanan) dan Athenaeum Light (Athenaeum Light). Antara database satu dengan yang lainnya saling terhubung dengan script yang terdapat pada perangkat lunak filemaker.

2.3.4Metadata

Metadata dapat diartikan sebagai data yang terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses oleh komputer (Pendit dkk, 2007, 202). Metadata yang digunakan dalam sebuahorganisasi berbeda antara satu institusi dengan institusi lain. Metadata yang digunakan kantor pajak akan berbeda dengan metadata yang digunakan oleh instansi perpustakaan.

Perpustakaan memiliki metadata yang unik dan berbeda dengan metadata yang digunakan oleh institusi lain. Dalam dunia perpustakaan terdapat berbagai standar metadata yaitu MARC, Dublin Core, dan yang lainnya. Katalog perpustakaan juga dapat dikatakan sebagai metadata. Perbedaan mendasar antara katalog konvensional dan katalog digital adalah penerapan aturan pengkatalogan. Jika katalog konvensional menggunakan Anglo American Cataloguing Rules

(AACR) baik I maupun II. Maka, katalog digital menggunakan aturan Machine Readable Catalogue(MARC).

Pada Athenaeum Light 8.5, katalogisasi belum sepenuhnya mengikuti aturan MARC. Meskipun demikian, database yang dimiliki Athenaeum Light 8.5 sudah mampu untuk dimigrasikan keperangkat lunak otomasi lainnya.

2.4 Pengertian Pemanfaatan

Kata “pemanfaatan” berasal dari kata “manfaat”yang berarti guna, faedah. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Depdikbud Balai Pustaka (2005, 711).

Pemanfaatan diambil dari kata dasar manfaat yang artinya guna, faedah. Kemudian mendapat imbuhan pe-an yang berarti proses, cara, perbuatan memanfaatkan. Dengan demikian pemanfaatan dapat diartikan suatu cara atau proses dalam memanfaatkan suatu benda atau objek.

Menurut Davis dan Adam dikutip oleh Rani (2012) mendefinisikan kemanfaatan (usefulness) sebagai tingkatan dimana seseorang percaya bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu akan meningkatkan prestasi orang tersebut. Pengukuran kemanfaatan tersebut berdasarkan frekuensi dan diversitas teknologi yang digunakan.

Sedangkan menurut Chin dan Todd dikutip oleh Rani (2012) kemanfaatan dapat berupa kemanfaatan satu faktor seperti pekerjaan lebih mudah, bermanfaat, meningkatkan produktifitas, efektifitas, dan meningkatkan kinerja pekerjaan. Pemanfaatan dibagi menjadi dua kategori yaitu kemanfaatan dan efektifitas yang dikelompokkan sebagai berikut:

1. Kemanfaatan meliputi:

a. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier), mudah mempelajari dan mengoperasikan suatu teknologi dalam mengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh seseorang dan dapat memberikan keterampilan agar pekerjaannya lebih mudah.

b. Bermanfaat (usefull), suatu tingkatan dimana seseorang percaya bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu terdapat manfaat atau faedah untuk dapat meningkatkan prestasi kerja orang tersebut. c. Menambah produktifitas (increase productivity), merupakan sikap

mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan seseorang akan bertambah atau meningkatkan produktifitasnya dalam suatu kegiatan-kegiatan yang dimilikinya agar menjadi lebih baik.

2. Efektifitas meliputi:

a. Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness), bahwa penggunaan suatu teknologi tertentu akan membantu seseorang agar aktifitas sehari-hari menjadi meningkat dalam melakukan suatu pekerjaan.

b. Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance), dengan menggunakan suatu teknologi tertentu dapat membantu mengembangkan kinerja pekerjaan seseorang dalam dunia pekerjaan yang dimiliki oleh orang tersebut.

Dari pengertian di atas dapat terlihat bahwa pemanfaatan adalah suatu proses atau cara dalam memanfaatkan suatu benda (objek) dan fasilitas yang tersedia di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu. Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dapat berarti memanfaatkan sistem perpustakaan yang dipakai oleh perpustakaan tersebut secara tepat untuk memenuhi pelayanan perpustakaan yang efektif dan efisien sesuai kebutuhan dari pengguna. Berfungsi atau tidaknya sebuah perangkat lunak disistem kerumahtanggaan perpustakaan dapat dilihat dari kecepatan dari pelayanan kepada pengguna serta keakuratan penyajian sumber informasi kepada pengguna. Bila pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di perpustakaan dapat dilakukan secara optimal, maka kesuksesan sistem otomasi pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan akan lebih mudah dicapai. Dan apabila pemanfaatan belum optimal, maka perlu dilakukan pembinaan terhadap pegawai atau staff perpustakaan.

2.5 Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 di Perpustakaan

Untuk mempermudah penyajian informasi di perpustakaan, diperlukan

software khusus untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis

software yang umum digunakan di perpustakaan yang berbasis teknologi informasi salah satunya Athenaeum Light 8.5. Dengan software ini para

katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku. Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat

barcode, karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian buku.

Pola pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 yang dimaksud dalam konteks penelitian ini adalah mencakup proses, cara, dan perbuatan memanfaatkan seluruh fasilitas yang ada di Athenaeum Light 8.5. Perbuatan memanfaatkan seluruh fasilitas Informasi, katalog, Dewey Decimal Classification (DDC), pencarian atau penelusuran (OPAC), sirkulasi, peminjaman, pengembalian, anggota, laporan statistik dan administrasi.

Setiap perangkat lunak yang dibangun pasti mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri oleh karena itu maka, sebaiknya sebelum mempergunakan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan sebaiknya perpustakaan dapat memilih terlebih dahulu perangkat lunak apa yang cocok diterapkan diperpustakaannya agar perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan seoptimal mungkin untuk pelayanan perpustakaan. Penggunaan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 untuk otomasi di perpustakaan perlu dicermati, hal ini terkait dengan efektifitas dan efisiensinya. Perangkat lunak yang baik dalam mendukung suatu sistem otomasi adalah perangkat lunak yang berkualitas atau dengan kata lain perangkat lunak yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak itu sendiri (Wilson, 1980). Perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 mempunyai kelemahan dan kelebihan, adapun kelemahan dan kelebihan perangkat lunak

Athenaeum Light 8.5 menurut Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI) yaitu:

a. Kelebihan

1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara dengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaan yang jumlah koleksinya banyak.

2. Adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan pengguna bisa merujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untuk mencari data yang tidak ditemukan dalam database, tanpa harus membuka browser (jendela) lagi.

3. Sama halnya dengan versi 6.o yangopen script, Athenaeum Light 8.5 juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7 atau 8 bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyak yang mau mengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasi yang “gratisan”.

4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitu peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows / 95 / 98 / ME / 2000 / XP, dan harddisk minimum 5 GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulir perpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapat dibackup dengan mudah. Dan

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak kompleks karena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidak mempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen.

b. Kelemahan

1. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila jumlah subyek dan koleksi bertambah banyak dan semakin kompleks.

2. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini bersifat portable (dapat dipindah-pindahkan).

Dari berbagai perangkat lunak otomasi gratis dan berbasis open source

yang salah satunya adalah Athenaeum Light 8.5. Perangkat lunak tersebut sudah banyak dipergunakan dibeberapa perpustakaan di Indonesia sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan. Menurut data di forum diskusi online Komunitas

Athenaeum Light Indonesia (KALI), sudah tercatat seratus lebih institusi maupun individu pengguna Athenaeum Light 8.5. Contohnya di Universitas Paramadina, Perpustakaan pemerintah Kabupaten Kebumen, Perpustakaan Sekolah Islam Al-Fauzien, Perpustakaan dan Museum Bung Karno Blitar, LSM Forum Membaca, Perpustakaan Bengkel Buku Yogyakarta, Perpustakaan Yayasan Umar Kayam Yogyakarta dan lainnya.

Dari data diatas dapat dilihat bahwa pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 sudah banyak dimanfaatkan pada perpustakaan-perpustakaan yang melihat bahwa perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi perpustakaan yang sangat mudah dan sederhana diterapkan di perpustakaan meskipun masih banyak terdapat kelemahan-kelemahan dalam perangkat lunak ini. Akan tetapi perlu diingat bahwa perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 berbasis open source,open source timbul dari ide bahwa setiap pemakainya dapat berpartisipasi dalam mengembangkan perangkat lunak tersebut sehingga berevolusi menuju ke tingkat kesempurnaan.

Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 merupakan manfaat yang digunakan oleh pemakainya untuk mempermudah melaksanakan tugasnya dalam meningkatkan kinerjanya. Kemudahan dalam mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dalam melakukan pelayanan perpustakaan berarti memudahkan pekerjaan pemakai baik dari segi waktu dan tenaga.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Menurut Sugiono (2009, 15) “metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara

purposivedan snowbaal, teknik pengumpulan data dilakukan dengan trianggulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna daripadageneralisasi”.

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi jl. Dr. Sutomo No. 40 Kota Tebing Tinggi. Adapun informan yang penulis pilih ada 5 orang informan yang menguasai atau mampu mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 yaitu 1 orang kepala kantor, 2 orang pegawai bagian sirkulasi, 1 orang pegawai bagian pengadaan dan pengolahan, dan 1 orang pegawai bagian keanggotaan.

3.2.1 Gambaran Singkat Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi

Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi telah ada pada tahun 1978. Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di Pulau Jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di Jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.

Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikotamadya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.

Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 Perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali Perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.

Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002.

Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan.

Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 tahun 2008 tanggal 14 Nopember 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Kota Tebing Tinggi.

Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dan tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka didirikanlah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan masjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling bantuan dari Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.

Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 dipimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH., kemudian dari bulan Juli 2009 s/d Januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP.

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi memakai perangkat lunak Atehaeum Light 8.5 otomasi sejak tahun 2009 hingga sekarang. Perpustakaan ini memakai Athenaeum Light 8.5 karena melihat dari jumlah koleksi yang sangat banyak sehingga sulit terorganisir dengan baik secara manual maka perlu memakai otomasi perpustakaan dengan memakai perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dan juga dilihat dari kebutuhan dari pengguna perpustakaan yang sangat tinggi terhadap informasi yang ada di perpustakaan tersebut. Berdasarkan data dari Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi tahun 2013 perpustakaan ini memiliki koleksi perpustakaan

sebanyak 14.001 judul 26.761 eks, majalah 18 judul, tabloid 8 judul, surat kabar 22 judul, bahan audio visual (CD dan DVD) 105 keping. Dengan jumlah pengunjung 43.574 orang pertahun dan jumlah peminjam sebanyak 14.408 orang pertahun.

3.2.2 Karakteristik Informan

Sesuai dengan lokasi dari penelitian ini di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi maka, informan pada penelitian ini adalah pegawai dari kantor perpustakaan tersebut. Melalui tekhnik purposive sampling

untuk pengambilan sampel sumber data penulis menentukan informan sebanyak 5 (lima) orang yang dianggap paling memahami dan mampu dalam mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5. Adapun latar belakang informan yang penulis jadikan sampel untuk penelitian ini dapat terlihat dari Tabel 3.1 dibawah ini.

Tabel 3.1 Karakteristik Informan

No. Kode

Informan

Pendidikan Sub. Bagian

1. I1 S1 Kepala Seksi Pelayanan dan Kerjasama

2. I2 D3 Staf Sirkulasi

3. I3 SMA Staf Sirkulasi

4. I4 D3 Staf Keanggotaan

Dari Tabel 3.1 Diatas penulis membuat kode untuk informan pertama (I1) kemudian informan kedua (I2), informan ketiga (I3), informan keempat (I4), dan Informan kelima (I5) yang bertujuan untuk memudahkan penulis dalam penulisan dan pengetikan dalam penelitian ini sehingga dapat lebih memudahkan pemahaman dari penulis sendiri dan pembaca dari penelitian yang penulis lakukan. Penulis melakukan wawancara secara langsung pada informan ke setiap Sub. Bagian dari informan dengan membawa alat perekam, pedoman wawancara, dan alat tulis. Selama proses wawancara berlangsung secara alamiah penulis melontarkan pertanyaan kemudian informan menjawab pertanyaan penulis.

3.2.3 Kategori

Setelah selesai melakukan wawancara, penulis menuangkan hasil wawancara kebentuk tulisan berupa transkrip wawancara. Kemudian penulis melakukan coding dengan cara menyusun kerangka awal dari analisis data agar mendapatkan hasi dari penelitian yang telah dilakukan. Setelah itu, penulis membaca kembali transkrip wawancara serta melakukan coding untuk mendapatkan hubungan antar data sehingga hasilnya relevan dengan pokok pembicaraan dan permasalahan yang diteliti.

Dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa bagian tugas yang berkaitan dengan pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di KPAD Kota Tebing Tinggi meliputi beberapa bagian seperti, administrasi (menu untuk

administrasi), keanggotaan (input data anggota dan pembuatan kartu anggota), sirkulasi (peminjaman buku, pengembalian buku, perpanjangan buku dan denda keterlambatan), Pengadaan dan pengolahan (katalogisasi, inventarisasi buku, input data buku, pembuatan barcode buku, pembuatan label buku dan kartu katalog), penelusuran (penelusuran berdasarkan judul, pengarang, dan subjek), laporan (laporan anggota, koleksi dan sirkulasi).

3.3 Teknik Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan (Nazir, 2005, 174). Pengertian lain menyebutkan metode pengumpulan data adalah cara-cara yang dapat digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data. Metode-metode yang lazim digunakan dalam kegiatan penelitian antara lain angket, wawancara, pengamatan, ujian atau tes dan dokumentasi.

3.4.1 Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2006, 186). Menurut Bungin (2010, 108) “Wawancara mendalam secara umum adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara, dimana pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif

lama. Dengan demikian, kekhasan wawancara mendalam adalah keterlibatannya dalam kehidupan informan”.

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) yang terstruktur. Pada wawancara terstruktur ini penulis membuat pedoman wawancara yang akan dipersiapkan terlebih dahulu, dibuat kerangkanya secara sistematis, sebelum diajukan kepada informan.

Penulis melakukan proses wawancara secara langsung dengan informan. Penentuan sampel dalam penelitian ini menggunakan purposive sampling yaitu tekhnik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Maksudnya, informan yang akan diwawancarai adalah informan yang dianggap paling mampu dalam mempergunakan Athenaeum light 8.5 sehingga akan memudahkan penulis dalam pengumpulan data yang lebih relevan.

Penulis melakukan wawancara dengan memakai alat perekam sebagai media penyimpanan agar wawancara yang peneliti lakukan dapat diulang kembali untuk keperluan pengambilan data selanjutnya.

3.4.2 Observasi

Sebagai metode ilmiah. Menurut Soehartono (2004: 70)“metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan sistematis terhadap fenomena yang diselidiki”.

Pada penelitian ini penulis melakukan observasi setiap hari melalui pedoman observasi karena penulis adalah seorang pegawai di lokasi penelitian itu sendiri sehingga penulis dapat melakukan pengamatan dan penyelidikan terlebih

dahulu terhadap masalah atau kendala apa yang terjadi pada pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5.

3.4.3 Studi Dokumentasi

Menurut Bungin (2010, 121) metode dokumenter adalah salah satu metode pengumpulan data yang digunakan dalam metodologi penelitian sosial. Pada intinya metode dokumenter adalah metode yang digunakan untuk menelusuri data historis. Oleh karena itu dokumenter berupa informasi yang disimpan atau didokumentasikan sebagai bahan dokumenter. Contoh dari bahan dokumenter antara lain otobiografi, surat-surat pribadi, buku-buku atau catatan harian, memorial, kliping, dokumen pemerintah atau swasta dan lain-lain.

Selain melakukan teknik wawancara dan observasi, penulis juga melakukan studi dokumentasi demi menunjang kelengkapan data melalui buku, majalah, jurnal, artikel yang tersedia dalam media online.

3.4 Instrumen Penelitian

Instrumen dalam penelitian ini adalah penulis sendiri dengan menggunakan pedoman wawancara, yaitu berisi hal-hal pokok yang akan diajukan saat wawancara. Pedoman wawancara digunakan agar wawancara yang dilakukan tidak menyimpang dari alur yang telah ditentukan. Pedoman wawancara juga disusun berdasarkan tujuan penelitian yang didasari teori yang melingkupinya. Adapun media yang digunakan sebagai alat untuk mewawancarai dalam penelitian yang penulis gunakan adalah alat perekam, alat perekam digunakan sebagai alat bantu pada saat wawancara berlangsung. Fungsinya untuk lebih memperjelas

kata-kata yang diucapkan responden. Karena sifatnya yang permanen dan dapat disimpan dalam waktu lama, sehingga apabila penulis tidak jelas atau lupa dengan informasi yang diucapkan responden pada saat wawancara, penulis dapat memutar kembali alat perekam tersebut. Akan tetapi, untuk menggunakan alat perekam harus terlebih dahulu mendapat izin dari informan.

3.5 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang diperlukan adalah: 1. Data Primer

Data primer dalam penelitian ini adalah hasil wawancara dan pengamatan penulis dari subjek yang diteliti yaitu berupa kata-kata, sikap dan pemahaman penulis dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.

2. Data Sekunder

Data sekunder dari penelitian ini adalah berbagai sumber tertulis yang berasal dari media cetak maupun media elektronik yang memungkinkan untuk dimanfaatkan pada penelitian ini. Sumber tersebut adalah: buku, jurnal elektronik, artikel, dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian ini.

3.6 Keabsahan Data

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif, pada penelitian ini yang sangat diperlukan adalah teknik-teknik khusus guna memperkecil kemungkinan

pengaruh bias dalam pengumpulan data dan tahap-tahap analis penyelidikannya. Metode uji keabsahan data untuk penelitian ini memakai metode triangulasi. Menurut Sugiono (2009, 372-374) ada tiga metode triangulasi sebagai berikut: 1. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber. penulis menggunakan metode triangulasi sumber di KPAD Kota Tebing Tinggi yaitu penulis mengecek data dengan cara melakukan pencarian dokumen tentang profil perpustakaan, peraturan-peraturan perpustakaan, buku panduan sistem perpustakaan, mewawancarai informan dari Sub. Bagian yang berbeda di KPAD Kota Tebing Tinggi dan hasil observasi penulis dari perangkat lunak Athenaeum Light 8.5.

2. Triangulasi Teknik

Triangulasi teknik adalah untuk menguji kredibilitas data di KPAD Kota Tebing Tinggi yang penulis lakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Contohnya, data yang diperoleh dari wawancara, kemudian penulis check dengan observasi, dokumentasi untuk memastikan data mana yang benar.

3. Triangulasi Waktu

Waktu juga sering mempengaruhi kredibilitas data. Penulis melakukan triangulasi waktu di KPAD Kota Tebing Tinggi dengan cara antara lain, data dikumpulkan dengan teknik wawancara di pagi hari pada saat nara sumber masih segar, belum banyak masalah, akan memberikan data yang lebih valid

sehingga lebih kredibel. Penulis kemudian melakukan pengecekan dengan wawancara dan observasi dalam waktu dan situasi yang berbeda sehingga data dapat diperoleh secara benar dan akurat.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Pemanfaatan Perangkat Lunak Athenaeum Light 8.5 di KPAD Kota Tebing Tinggi

Pemanfaatan dari perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di KPAD Kota Tebing tinggi merupakan proses, cara atau perbuatan yang dilakukan di KPAD Kota Tebing Tinggi dalam memanfaatkan seluruh fasilitas yang ada di Athenaeum Light 8.5. untuk melihat apakah perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dimanfaatkan secara maksimal oleh KPAD Kota Tebing Tinggi maka peneliti melakukan penelitian terhadap perangkat lunak tersebut. Adapun hasil dari penelitian tersebut adalah sebagai berikut.

4.1.1 Administrasi

Pada perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 telah tersedia menu utama untuk administrator dan menu utama untuk pengguna. Agar dapat mengakses fitur-fitur Athenaeum Light 8.5 terlebih dahulu administrator maupun user harus login dengan mengisikanaccount namedanpasswordseperti terlihat pada gambar 4.2 dibawah ini.

Gambar 4.2 Login Athenaeum Light 8.5

Berdasarkan Gambar 4.2 diatas walaupun untuk mengakses Athenaeum Light 8.5 menggunakan account name dan password akan tetapi, semua pustakawan maupun staf mengetahuiaccount namedanpasswordtersebut sesuai dengan pernyataan dari informan pertama (I1) bahwa “...semua pustakawan dan staf mengetahui account name dan password Athenaeum Light 8.5 karena setiap minggunya dilakukan piket mingguanuntuk bagian sirkulasi..”.

• Menu untuk administrator

Pada menu untuk administrator di KPAD Kota Tebing Tinggi dapat terlihat dari Gambar 4.3 dibawah ini.

Gambar 4.3 Menu untuk Administrator

Adapun dari gambar 4.3 diatas menu perangkat lunak Athenaeum Light di KPAD Kota Tebing Tinggi dapat terlihat sebagai berikut:

• Menu Administrasi berfungsi untuk mencantumkan nama perpustakaan, pengaturan sirkulasi dokumen, password opac, serta penggunaan barcode scanner.

• Menu sirkulasi berfungsi untuk melihat hasil transaksi peminjaman, pengembalian, keanggotaan, serta administrasi berkaitan dengan kegiatan sirkulasi.

• Menu Anggota berfungsi untuk melakukan inventarisasi anggota perpustakaan serta pembuatan label barcode anggota.

• Menu Utama Sistem Perpustakaan juga dapat melakukan kegiatan inventarisasi, pengatalogan, penggunaan DCC, cetak label atau barcode koleksi melalui menu katalog dan DCC Abridge.

• Menu administrasi menu informasi di menu utama sistem perpustakaan bila diakses tidak ditemukan informasi apapun dan menu tersebut tidak bisa diakses padahal menu tersebut sangat penting karena dimenu tersebut dapat menyajikan informasi tentang profil singkat perpusstakaan, jam buka perpustakaan, peraturan-peraturan perpustakaan maupun kegiatan-kegiatan yang akan dan sudah dilakukan oleh KPAD Kota Tebing Tinggi

4.1.2 Keanggotaan

Pada menu keanggotaan, terdapat dua bagian yang menunjukkan apakah Athenaeum Light 8.5 dimanfaatkan di KPAD Kota Tebing Tinggi dengan baik atau tidak sesuai dengan kebutuhan bagian pekerjaan keanggotaan.

a. Input data anggota

Pada Athenaeum Light 8.5, guna memenuhi kebutuhan bagian pekerjaan keanggotaan telah disediakan menu anggota. Proses penginputan anggota di KPAD Kota tebing Tinggi terlebih dahulu masuk kedalam tampilan menu anggota kemudian pilih salah satu anggota. Setelah masuk kedalam tampilan input data anggota kemudian pilih menu isi data. Didalam menu input data anggota terdapat tampilan kolom-kolom atau field, yaitu No ID anggota, nama depan, nama belakang, inisial, tahun,divisi/bagian/kelas, batas tanggal berlaku keanggotaan, alamat, no telepon, keterangan pinjaman saat ini dan kolom keterangan pesanan peminjaman serta kolom untuk memasukkan foto anggota. Selain tampilan tersebut juga terdapat tampilan sejarah peminjaman (arsip) yang berfungsi

mengetahui koleksi apa saja yang pernah dipinjam oleh anggota yang bersangkutan. Berikut adalah tampilan menu anggota pada Athenaeum Light 8.5.

Gambar 4.4 Input Data Anggota

Untuk kategori input data anggota dapat dimanfaatkan oleh pustakawan KPAD Kota Tebing Tinggi dengan baik berdasarkan tampilan yang terlihat dari Gambar 4.4 diatas. Dari pernyataan wawancara juga bahwa input data anggota dimanfaatkan oleh pustakawan sesuai dengan prosedur pengisian yang ada di athenaeum Light untuk memasukkan data anggota baru. walaupun penginputan data anggota dilakukan oleh pegawai bagian sirkulasi bukan bagian keanggotaan. Adapun kutipan wawancaranya yaitu “....menggunakan Athenaeum Light tetapi penginputan dilakukan bagian sirkulasi..” dari Sub. Bagian keanggotaan sebagai informan (I4).

b. Pembuatan kartu anggota

Kartu anggota perpustakaan merupakan identitas bagi anggota perpustakaan. Selain itu kartu anggota biasanya berfungsi sebagai syarat untuk dapat meminjam suatu koleksi diperpustakaan. Pada umumnya kartu anggota berisi data no ID anggota, nama anggota, alamat, foto anggota dan barcode.

Berdasarkan pengertian bahwa perangkat lunak otomasi perpustakaan yang baik adalah yang dapat memenuhi kebutuhan penggunanya, maka seharusnya Athenaeum Light 8.5 memiliki fasilitas pembuatan kartu anggota secara otomatis, tanpa bantuan perangkat lunak lainnya.

Pembuatan kartu anggota di KPAD Kota Tebing Tinggi diketahui bahwatidak menggunakan Athenaeum Light 8.5 karena athenaeum Light sendiri tidak menyediakan atau belum memiliki fasilitas pembuatan kartu anggota secara otomatis. Dengan demikian, pemanfaatan untuk kategori pemenuhan fasilitas pembuatan kartu anggota tidak terpenuhi oleh Athenaeum Light 8.5. Sesuai dengan pernyataan Informan (I4) “...Pembuatan kartu keanggotaan dengan menggunakan program lain yaitucarddesiree....”

Seperti yang terlihat dari Gambar 4.5. dbawah ini Bahwa pembuatan kartu anggota dibawah ini menggunakan program lainnya yaitucarddesire.

Gambar 4.5 Tampilan Depan Kartu Anggota Baru

4.1.3 Sirkulasi

Pada sirkulasi, terdapat empat bagian yang menunjukkan pemanfaatan dari perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai berikut:

a. Peminjaman Buku

Peminjaman buku di KPAD Kota Tebing Tinggi merupakan bagian penting dari kegiatan sirkulasi. Berdasarkan hasil pengamatan dan tes proses peminjaman buku pada Athenaeum Light 8.5 mudah dilakukan. Seperti kebanyakan perangkat lunak otomasi perpustakaan pada umumnya. Proses peminjaman diawali dengan memasukkan no ID peminjam (anggota) lalu tekan tombol “TAB” pada keyboard secara otomatis muncul tampilan nama anggota.

WAWANCARA 3

T : Nama ibu?

J : Rahmayani, bekerja di bagian Akuisisi.

T : Sudah berapa lama ibu bekerja di bagian Akuisisi?

J : Baru dua tahun, tapi kalau di Perpustakaan sudah lima tahun. T : Ibu familiar dengan Perangkat lunak Athenaeum Light 8.5? J : Pernah tahu.

T : Dari mana ibu mempelajarinya? J : Dari rekan kerja.

T : Menurut ibu penggunaan Athenaeum Light 8.5 tersebut sudah maksimal? J : Sangat membantu terutama untuk peminjaman dan pengembalian buku. T : Mudah tidak mempergunakannya?

J : Mudah.

T : Sudah berapa lama Athenaeum Light 8.5 tersebut digunakan di KPAD Tebing Tinggi? J : Sekitar empat tahun.

T : Untuk apa saja ibu menggunakan Athenaeum Light 8.5?

J : Penginputan dan barcode sudah, tapi untuk inventaris, pengatalogan, label belum menggunakan Athenaeum Light 8.5.

T : Mengapa?

J : Karena tugas saya tidak sejauh itu, ada bagian lain yang mengerjakannya. T : Ibu Mampu menggunakan semua fitur dari Athenaeum Light 8.5?

J : Tidak semua, hanya beberapa saja.

T : Ada tidak pelatihan yang ibu terima untuk menggunakan Athenaeum Light 8.5? J : Belum ada.

T : Ibu pernah membaca buku petunjuk penggunaan Athenaeum Light 8.5? J : Tidak pernah, hanya belajar dari rekan kerja saja.

Athenaeum Light 8.5 tersebut.

T : Apakah perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 ini sudah memenuhi kebutuhan otomasi di perpustakaan?

J : Sudah, karena sangat membantu pekerjaan saya. T : Perangkat lunak seperti apa yang ibu harapkan?

WAWANCARA 4

T : Nama bapak?

J : Safaruddin, S.Sos selaku Kepala Seksi Pelayanan dan Kerjasama di KPAD Kota Tebing Tinggi.

T : Bapak familiar dengan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 ?

J : Karena perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 ini menyangkut tentang Pelayanan, Sirkulasi dan Keanggotaan maka mau tidak mau saya sangat familiar dengan program ini.

T : Mengapa program Athenaeum Light 8.5 ini dipakai di KPAD Tebing Tinggi?

J : Pada awalnya yang digunakan di KPAD Tebing Tinggi ini adalah program CD AISIS, kemudian karena pertambahan jumlah koleksi buku maka program ini tidak memadai lagi untuk digunakan. Kemudian sekitar tahun 2009 ada penawaran untuk program Athenaeum Light 8.5. Dari pemaparan yang diberikan, program ini dapat mengatasi masalah dari program sebelumnya. Sehingga kami memutuskan untuk mulai menggunakan program Athenaeum Light 8.5 ini.

T : dibagian apa saja yang membutuhkan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 ?

J : Yang membutuhkan program Athenaeum Light 8.5 ini terutama bidang Pelayanan sirkulasi, dari peminjaman pengembalian, keanggotaan, dan pengolahan dalam hal ini penginputan koleksi buku.

T : Ada tidak pelatihan untuk menggunakan program Athenaeum Light 8.5 ini?

J : Pada awal penggunaan program Athenaeum Light 8.5, ada sekitar 5 orang petugas yang dilatih untuk menggunakannya.

T : Berapa hari pelatihan yang diberikan itu? J : Waktu itu pelatihan dilakukan selama tiga hari. T : Ada tidak kelanjutan dari pelatihan tersebut?

J : Kelanjutannya, petugas yang telah dilatih tadi akan mengajarkan kepada temannya yang lain cara menggunakan program Athenaeum Light 8.5 tersebut.

T: oo..jadi pak sekarang semua pegawai mampu mempergunakan Athenaeum Light 8.5 ya pak?”sebelum masuk ke menu utama Athenaeum Light 8.5 saya lihat ada Account name dan Password apakah setiap pustakawan tahu account name dan password tersebut pak..?”

setiap minggunya dilakukan piket mingguan untuk di bagian sirkulasi..”.

T : Sudah berapa lama Athenaeum Light 8.5 ini dipergunakan di KPAD Tebing Tinggi? J : Sekitar pertengahan 2009.

T : Ada tidak kendala yang dihadapi dalam menggunakan Athenaeum Light 8.5 ini?

T : Ada beberapa kekurangan dalam program Athenaeum Light 8.5 ini, antara lain untuk pembuatan laporan bulanan belum bisa, kemudian Athenaeum Light 8.5 belum berbasis web sehingga belum bisa di link kan dengan Perputakaan lain.

T : Ada tidak evaluasi terhadap kinerja program Athenaeum Light 8.5 ini?

J : Evaluasi ada, dan hasilnya akan disampaikan kepada Kepala KPAD Tebing Tinggi.

T : Menurut bapak pakah Athenaeum Light 8.5 ini telah memenuhi kebutuhan otomasi di KPAD Tebing Tinggi?

J : Sebahagian besar memang telah memenuhi, namun karena semakin hari kebutuhan Perpustakaan semakin bertambah maka diperlukan program yang lebih baik sesuai dengan perkembangan Perpustakaan.

T : Perangkat lunak seperti apa menurut bapak yang dibutuhkan oleh KPAD Tebing Tinggi? J : Saat ini ada dua perangkat lunak yang sedang dipertimbangkan, sistem senayan dan

inisligt. Akan dilihat dulu mana yang lebih cocok diterapkan di KPAD Tebing Tinggi. T : Apakah program Athenaeum Light 8.5 ini telah maksimal dipergunakan di KPAD Tebing

Tinggi?

WAWANCARA 5

T : Nama ibu?

J : Kristina Wati, bekerja dibagian keanggotaan.

T : Sudah berapa lama ibu bekerja di bagian keanggotaan? J : sekitar empat tahun.

T : Ibu familiar dengan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5? J : Familiar.

T : Dari mana ibu mempelajari penggunaan Athenaeum Light 8.5 tersebut? J : Dari rekan kerja.

T : Sudah berapa lama perangkat lunak tersebut diterapkan di KPAD Tebing Tinggi? J : Sekitar empat tahun, sejak tahun 2010.

T : Berapa lama ibu mempelajarinya?

J : Cukup satu hari karena fitur-fitur di perangkat lunak mudah penggunaannya. T : Ibu mampu menggunakan semua fitur di Athenaeum Light 8.5?

J : sejauh ini Mampu, karena fitur-fiturnya mudah dipahami dan menggunakan bahasa yang dipahami pula.

T : Fitur apa saja yang mampu ibu gunakan?

J : Fitur pengembalian, peminjaman, keanggotaan dan penelusuran.

T : Ada tidak pelatihan yang diberikan oleh KPAD Tebing Tinggi untuk memperdalam keterampilan ibu dalam mempergunakan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5?

J : Tidak ada

T : Ibu pernah membaca buku petunjuk penggunaan Athenaeum Light 8.5? J : Tidak pernah sama sekali.

T : Apakah pembuatan kartu keanggotaan juga menggunakan Athenaeum Light 8.5?

J : tidak, Pembuatan kartu keanggotaan dengan menggunakan program lain yaitu carddesiree. T : Bagaimana cara agar kita bisa mendapatkan kartu anggota?

T : Apakah ibu juga penginputan keanggotaan/

J : Tidak, penginputan dilakukan oleh bagian Sirkulasi.

T : Ada tidak kendala yang ibu hadapi dalam menggunakan Athenaeum Light 8.5?

J : Ada, terutama dalam membuat laporan keanggotaan masih manual menggunakan excel. T : Kepada siapa ibu berdiskusi bila menghadapi masalah?

J : Rekan kerja

T : menurut ibu, apakah Athenaeum Light 8.5 telah memenuhi kebutuhan otomasi di KPAD Tebing Tinggi?

J : Saya rasa belum, karena ada beberapa laporan yang masih harus dibuat manual. T : Perangkat lunak seperti apa yang ibu harapkan?

J : Tentunya yang bisa mengakomodir semua kebutuhan dibagian Keanggotan termasuk pembuatan laporan.

T : Apakah Athenaeum Light 8.5 ini sudah mkasimal dipergunakan di bagian ibu?

J : Saya rasa belum, karena belum bisa mengakomodir semua kebutuhan di bagian keanggotaan.