HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI keluarga
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA .
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya
adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya
keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan
menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya
dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d
sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk
perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian
pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber
daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
PERENCANAAN
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program
penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana
cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang
hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama
dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan
hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses
perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan
sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.
PROSES PERENCANAAN
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih
dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan,
kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin
meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top
manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa
depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang
lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung
pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi
yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka
panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan
jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahap sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu,
perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga
manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif
dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:
1. untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan
organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah:
1. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. menghemat waktu, usaha, dan dana
Beberapa kelemahan perencanaan adalah:
1. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada
saat masalah tersebut terjadi.
5. ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan,
saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.
Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber
daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.
Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat.
Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
RENCANA OPERASIONAL
Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana operasional.
Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan yang luas dari
perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan. Sedangkan rencana
operasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana
strategis itu akan dilaksanakan.
Rencana operasional terdiri dari:
1. Rencana sekali-pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan
dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan
2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan untuk
menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang
diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk
mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis. Pertama,
perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.
Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk
perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian
kegiatan manajer dan organisasi.
MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu, pertama
adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran
dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan kedua adalah keengganan para
anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan
perubahan.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para manajer
harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan system organisasi
yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.
Membantu individu menetapkan sasaran. Para manajer yang tidak memiliki
pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam
mengembangkan sistem informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan
manajemen dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal
dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan
merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk
pengembangan rencana guna mencapai sasaran tersebut.
Mengatasi perlawanan terhadap perubahan. Untuk mengatasinya dapat dilakukan
dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses
perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan
tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari dampak
dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil
gangguan yang tidak perlu.
Management by Objectives (MBO)
Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran
diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya ‘The Practice of
Management’. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan
penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Kunci
MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan
para manajer dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi.
Dalam bukunya ‘The Practice of Management’, Peter Drucker membandingkan
Management by Objectives dengan Management by Drives (Manajemen berdasarkan
dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan adalah tanggapan organisasi terhadap
tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan “dorongan penghematan” (economy drive)
atau “dorongan produksi” (production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan
ini menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam MBO,
perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan
yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai
merupakan hal yang sangat penting. Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga
aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.
Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan
utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari keseluruhan
organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.
Kekuatan MBO
Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah
sebagai berikut:
1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka
2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan
waktu yang ditargetkan
3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan
4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi
5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian.
Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik
mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.
Kelemahan MBO
Beberapa kekurangan dari program MBO adalah:
1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.
2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.
3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer mungkin juga
menimbulkan masalah.
4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak waktu dan
upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.
Membuat agar MBO efektif
1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan
pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi
melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu tetap jalan dan berfungsi
dengan sepenuhnya.
2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami MBO
tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan dari system MBO.
3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama
mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama
4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta
yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan
perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasilhasil juga diperlukan.
5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta bawahan dalam
penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali kekuasaan. Para
manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya dan
mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetaan dan pencapaian
tujuan mereka sendiri.
Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya
adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya
keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan
menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya
dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d
sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk
perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian
pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber
daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
PERENCANAAN
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program
penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana
cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang
hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama
dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan
hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses
perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan
sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.
PROSES PERENCANAAN
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih
dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan,
kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin
meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top
manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa
depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang
lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung
pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi
yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka
panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan
jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahap sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan
untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu,
perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga
manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif
dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:
1. untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan
organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah:
1. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. menghemat waktu, usaha, dan dana
Beberapa kelemahan perencanaan adalah:
1. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada
saat masalah tersebut terjadi.
5. ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan,
saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai
efektivitas paling tinggi.
Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber
daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.
Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat.
Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
RENCANA OPERASIONAL
Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana operasional.
Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan yang luas dari
perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan. Sedangkan rencana
operasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana
strategis itu akan dilaksanakan.
Rencana operasional terdiri dari:
1. Rencana sekali-pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan
dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan
2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan untuk
menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang
diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk
mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis. Pertama,
perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya.
Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk
perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian
kegiatan manajer dan organisasi.
MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu, pertama
adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran
dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan kedua adalah keengganan para
anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan
perubahan.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para manajer
harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan system organisasi
yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.
Membantu individu menetapkan sasaran. Para manajer yang tidak memiliki
pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam
mengembangkan sistem informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan
manajemen dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal
dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan
merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk
pengembangan rencana guna mencapai sasaran tersebut.
Mengatasi perlawanan terhadap perubahan. Untuk mengatasinya dapat dilakukan
dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses
perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan
tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari dampak
dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil
gangguan yang tidak perlu.
Management by Objectives (MBO)
Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran
diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya ‘The Practice of
Management’. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan
penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Kunci
MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan
para manajer dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi.
Dalam bukunya ‘The Practice of Management’, Peter Drucker membandingkan
Management by Objectives dengan Management by Drives (Manajemen berdasarkan
dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan adalah tanggapan organisasi terhadap
tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan “dorongan penghematan” (economy drive)
atau “dorongan produksi” (production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan
ini menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam MBO,
perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan
yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai
merupakan hal yang sangat penting. Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga
aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.
Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan
utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari keseluruhan
organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.
Kekuatan MBO
Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah
sebagai berikut:
1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka
2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan
waktu yang ditargetkan
3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan
4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi
5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian.
Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik
mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.
Kelemahan MBO
Beberapa kekurangan dari program MBO adalah:
1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.
2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.
3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer mungkin juga
menimbulkan masalah.
4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak waktu dan
upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.
Membuat agar MBO efektif
1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan
pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi
melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu tetap jalan dan berfungsi
dengan sepenuhnya.
2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami MBO
tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan dari system MBO.
3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama
mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama
4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta
yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan
perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasilhasil juga diperlukan.
5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta bawahan dalam
penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali kekuasaan. Para
manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya dan
mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetaan dan pencapaian
tujuan mereka sendiri.