EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang

  EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang SKRIPSI

  Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

  Program Studi Akuntansi Oleh:

  Anastasia Dewi Sekartari NIM : 092114054

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

KATA PENGANTAR

  vii

  Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat berbagai bantuan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang selalu menyertai penulis.

  2. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J., selaku Rama Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

  3. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  4. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  5. Drs. Edi Kustanto, M.M, selaku Dosen Pembimbing yang telah sabar dalam memberikan bimbingan, masukan dan motivasi dalam penyusunan skripsi ini.

  6. M. Trisnawati Rahayu, SE., M.Si., Akt., QIA., selaku Dosen Penguji yang memberikan bimbingan revisi atas penyusunan skripsi ini. viii

  7. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, MM., Ak., selaku Dosen Penguji yang memberikan motivasi dan bimbingan revisi atas penyusunan skripsi ini.

  8. Seluruh karyawan PERUM PERURI Karawang yang selalu membimbing dan membantu dalam proses penyusunan skripsi ini.

  9. Bapak Mardiman, Mama Anna, Mbak Osa, Mario, Agil, Bulek Prini, dan Alm. Mama Elis yang selalu setia mencintai, memberikan dorongan kasih dan menjadi keluarga yang humoris.

  10. Om Totok tercinta dan keluarganya yang senantiasa membantu penulis.

  11. Anggita, sahabatku selama kuliah yang selalu memberikan kasih sayang.

  12. Pak Niko dan Pak Hendra yang sabar dalam memberikan bimbingan dan motivasi tentang hidup.

  13. Mas Arnold, Mas Clay, Mbak Kety, Florentina, Veny Tabi, Cintya, Mbak Lia, dan teman-teman dekat yang selalu memberikan semangat.

  14. Teman-teman kelas MPT dan angkatan 2009 yang selalu sabar dan saling mendukung satu sama lain untuk menyelesaikan skripsi.

  15. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dalam membantu penyusunan skripsi ini.

  Penulis menyadari akan kekurangan penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

  Yogyakarta, 5 September2013 Penulis

  

DAFTAR ISI

  Halaman HALAMAN JUDUL............................................................................................i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN............................................................................iii HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS............................ v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI.........................vi HALAMAN KATA PENGANTAR .................................................................vii HALAMAN DAFTAR ISI ................................................................................ix HALAMAN DAFTAR TABEL ......................................................................xiv HALAMAN DAFTAR GAMBAR..................................................................xvi HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN .............................................................xvii ABSTRAK .....................................................................................................xviii ABSTRACT.....................................................................................................xix

  BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1 A. Latar Belakang Masalah............................................................. 1 B. Rumusan Masalah ...................................................................... 3 C. Batasan Masalah......................................................................... 3 D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 3 E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 3 F. Sistematika Penulisan ................................................................ 4 BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................... 6 ix

  A. Sistem......................................................................................... 6

  1. Pengertian Sistem................................................................. 6

  2. Sifat-sifat Sistem .................................................................. 7

  3. Jenis-jenis Sistem ................................................................. 8

  B. Sistem Informasi ........................................................................ 9

  1. Pengertian Sistem Informasi ................................................ 9

  2. Komponen Sistem Informasi ............................................... 9

  3. Tujuan Sistem Informasi .................................................... 11

  C. Sistem Akuntansi ..................................................................... 12

  1. Pengertian Sistem Akuntansi ............................................. 12

  2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi .......................................... 12

  3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi............................... 13

  D. Gaji........................................................................................... 13

  E. Sistem Akuntansi Penggajian................................................... 14

  1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian........................... 14

  2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian ... 15

  3. Dokumen yang Digunakan................................................. 16

  4. Catatan Akuntansi yang Digunakan................................... 18

  5. Fungsi yang Terkait............................................................ 19

  F. Sistem Informasi Akuntansi..................................................... 20

  1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi............................. 20

  2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi................................... 21

  G. Sistem Penggajian Berbasis Komputer .................................... 21 x

  xi

  1. Fitur-fitur Operasional Utama Sistem Penggajian Berbasis Komputer............................................................. 22

  2. Bagan Alir Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen Real-Time .................................... 24

  3. Prosedur Sistem Penggajian Berbasis Komputer............... 25

  4. Tujuan Sistem Penggajian Berbasis Komputer.................. 27

  H. Sistem Pengendalian Intern...................................................... 27

  1. Pengertian Pengendalian Intern.......................................... 27

  2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern.............................. 28

  3. Unsur Pengendalian Intern................................................. 29

  4. Komponen – komponen Struktur Pengendalian Internal ... 32

  I. Pengujian Kepatuhan ............................................................... 34

  1. Fixed Sample Size Attribute Sampling ............................... 35

  2. Stop or Go Sampling .......................................................... 39

  3. Discovery Sampling ........................................................... 43 J. Review Penelitian Terdahulu.................................................... 45

  BAB III METODE PENELITIAN............................................................... 47 A. Jenis Penelitian......................................................................... 47 B. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................. 47 C. Subyek dan Obyek Penelitian .................................................. 47 D. Data yang Dicari ...................................................................... 48 E. Attribute, Populasi, dan Sampel ............................................... 48 F. Teknik Pengambilan Sampel.................................................... 49 G. Teknik Pengumpulan Data....................................................... 49

  xii

  H. Teknik Analisis Data................................................................ 50

  BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN....................................... 55 A. Sejarah Perusahaan................................................................... 55 B. Hubungan Kerjasama Perusahaan............................................ 56 C. Visi dan Misi Perusahaan......................................................... 58 D. Bidang Usaha Perusahaan ........................................................ 59 E. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................... 59 F. Personalia ................................................................................. 72 G. Proses Produksi ........................................................................ 77 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ................................... 75 A. Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang ................................................................................. 80

  1. Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian....... 80

  2. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian .......................................................................... 83

  3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian .......................................................................... 87

  4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian .......................................................................... 88

  5. Bagan Alir Sistem Penggajian Berbasis Komputer ........... 89

  B. Sistem Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang .................. 93

  1. Struktur Organisasi ............................................................ 93

  2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ......................... 94

  3. Praktik yang Sehat.............................................................. 97

  4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung

  Jawabnya ............................................................................ 98

  C. Efektivitas Sistem Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang ............ 101

  BAB VI PENUTUP.................................................................................... 109 A. Kesimpulan ............................................................................ 109 B. Keterbatasan........................................................................... 109 C. Saran ...................................................................................... 110 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 112 LAMPIRAN.................................................................................................... 114 xiii

  

DAFTAR TABEL

  Halaman Tabel 1. Penentuan Besarnya Sampel: Keandalan: 95%...................................37 Tabel 2. Evaluasi Hasil: Keandalan, 95% .........................................................38 Tabel 3. Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan...................40 Tabel 4. Attribute Sampling Table for Determining Stop or Go Sampling

  Sizes and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based on Sample Results.....................................................................41

  Tabel 5. Stop or Go Decision ............................................................................43 Tabel 6. Discovery Sampling Tables : Probability in Percent of Including

  At Least One Occurrence in a Sample (for Population Between 5.000 and 10.000)................................................................................45

Tabel 7.1 Perbandingan Teori tentang Struktur Organisasi dengan yang ada di PERUM PERURI ....................................................................93Tabel 7.2 Perbandingan Teori tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur

  Pencatatan yang ada di PERUM PERURI ..........................................94

Tabel 7.3 Perbandingan Teori tentang Praktik yang Sehat dengan yang ada di PERUM PERURI .....................................................................98Tabel 7.4 Perbandingan Teori tentang Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya dengan yang ada di PERUM PERURI

  ...........................................................................................................100 Tabel 8 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan.................103

Tabel 9.1 Sampel I Arsip Daftar Gaji (60 sampel) PERUM PERURI

  Karawang (metode stop or go sampling) ..........................................104

Tabel 9.2 Sampel I Arsip Daftar Gaji (60 sampel) PERUM PERURI

  Karawang (metode stop or go sampling) (Lanjutan) ........................105 Tabel 10. Attribute Sampling Table for Determining Stop or Go Sampling

  Sizes and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based on Sample Results...................................................................106

  xiv

  Tabel 11. Evaluasi Hasil Pengujian Kepatuhan terhadap masing-masing

  attribute atas Sistem Penggajian di Departemen ASDM

  PERUM PERURI Karawang ............................................................108 xv

  

DAFTAR GAMBAR

  Halaman Gambar 1. Sistem Penggajian Berbasis Komputer dengan Elemen-elemen

  Real-Time..........................................................................................24

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PERUM PERURI..............................................68Gambar 2.2. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan)............................69Gambar 2.3. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan) ...........................70Gambar 2.4. Struktur Organisasi PERUM PERURI (Lanjutan) ...........................71

  Gambar 3. Sistem Oracle dengan menu peoplesoft HCMS ...............................87 Gambar 4. Bagan Alir Sistem Penggajian PERUM PERURI ............................90 xvi

  

DAFTAR LAMPIRAN

  Halaman Lampiran 1 Surat Ijin Magang .........................................................................115 Lampiran 2 Slip Gaji Karyawan ......................................................................116 Lampiran 3 Slip Gaji Karyawan (Halaman Depan).........................................117 Lampiran 4 Daftar Gaji Karyawan...................................................................118 Lampiran 5 Jumlah Pegawai Bulan Februari 2013..........................................119 Lampiran 6 Bukti Keluar Bank (BKB) ............................................................120 Lampiran 7 Bukti Keluar Bank (BKB) (Lanjutan) ..........................................121 Lampiran 8 Rekapitulasi Gaji Karyawan.........................................................122 Lampiran 9 Daftar Absensi Harian Karyawan.................................................123 Lampiran 10 Surat Perintah Pembayaran (SPM)...............................................124 Lampiran 11 Pedoman Pertanyaan Wawancara.................................................125 Lampiran 12 Kuesioner Sistem Pengendalian Intern Penggajian......................127 xvii

  

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM

PENGGAJIAN

Studi Kasus di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang

Anastasia Dewi Sekartari

  

NIM: 092114054

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2013

  Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui dan mengevaluasi apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI Karawang telah diterapkan secara efektif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, kuesioner, dan dokumentasi.

  Teknik analisis data yang dilakukan yaitu (1) membandingkan penerapan sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang dengan teori, (2) melakukan pengujian kepatuhan dengan menggunakan attribute sampling dengan metode stop or go sampling. Teknik pengambilan sampel yang dilakukan yaitu menggunakan simple random sampling dengan teknik pengundian. Sampel I yang diambil sebesar 60 sampel dari 2127 arsip daftar gaji karyawan selama bulan Januari-Desember 2012.

  Hasil penelitian berdasarkan kuesioner menyatakan bahwa sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang terjadi di perusahaan telah sesuai dengan teori. Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa AUPL = DUPL. Dari hasil pengujian kepatuhan dikatakan bahwa AUPL sebesar 5% dan DUPL sebesar 5%, sehingga sistem pengendalian intern atas sistem penggajian di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang telah efektif. xviii

  

ABSTRACT

AN EVALUATION ON THE INTERNAL CONTROL SYSTEM OF

PAYROLL SYSTEM

A Case Study at ASDM Department of PERUM PERURI Karawang

Anastasia Dewi Sekartari

  

NIM: 092114054

Sanata Dharma University

Yogyakarta

2013

  The purpose of this study is to determine and evaluate whether the system of internal control on the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang has been implemented effectively. The data collection techniques used in this research were interview, observation, questionnaires, and documentation.

  The steps of data analysis are (1) comparing the application of the system of internal control of the payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang with the proposed base theory, (2) undertaking compliance test using the attributed sampling with stop or go sampling method. The techniques of sampling employed was simple random sampling method with drawing techniques. The first round sample taken was sixty sample out of 2127 of employee’ payroll archives during January until December 2012.

  The research revealed that the internal control system of the payroll system applied by the company has been appropriated with the theory. Based on the data analysis, it was found that the AUPL was equal to the DUPL at the value of 5%, indicating that the internal control system of payroll system at the ASDM Department of PERUM PERURI Karawang was effective. xix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Sumber daya manusia merupakan salah satu komponen dari faktor produksi

  yang berperan penting dalam proses pengelolaan aktivitas perusahaan. Tanpa adanya sumber daya manusia, maka faktor produksi lain tidak dapat dijalankan secara maksimal dalam upaya mewujudkan tujuan perusahaan. Penerapan sumber daya manusia yang tepat dapat memotivasi setiap individu melakukan pekerjaan untuk tercapainya tujuan perusahaan. Disamping itu, dapat menjaga keseimbangan antara tercapainya tujuan organisasi dengan tujuan tenaga kerja itu sendiri.

  PERUM PERURI merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang satu-satunya dipercaya oleh negara untuk mencetak uang rupiah baik uang kertas maupun logam bagi negara Republik Indonesia, di mana pengembangan sumber daya manusia sangat diperhatikan di perusahaan ini. Setiap karyawan yang telah menyumbangkan jasanya bagi perusahaan akan menerima timbal balik sebagai bentuk prestasi yaitu gaji. Gaji dibayarkan secara berkala dengan kurun waktu tertentu yang ditetapkan perusahaan dan bersifat tetap.

  Besarnya gaji karyawan ditentukan berdasar kinerja karyawan, tingkat pendidikan, jabatan dan lama bekerja. Gaji yang diberikan tergantung seberapa besar kinerja karyawan terhadap perusahaan. Gaji seorang karyawan ditetapkan menurut suatu perjanjian kerja antara pengusaha dengan tenaga kerja, kesepakatan, maupun peraturan perundang-undangan.

  1

  2 Perusahaan membutuhkan sistem penggajian untuk menentukan besaran gaji secara adil dan sesuai dengan kualitas kerja karyawan. Sistem penggajian bertujuan untuk mengatur kegiatan operasional perusahaan dan memotivasi semangat kerja karyawan. Selain itu untuk mencegah adanya kesalahan dan penyimpangan dalam prosedur perhitungan dan pembayaran gaji. Jika sistem penggajian tidak dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan akan sering menghadapi beberapa masalah yang berhubungan dengan karyawannya. Misalnya, manipulasi jam kerja fiktif, adanya karyawan yang melakukan pencatatan absensi untuk karyawan lain, maupun penggunaan jam lembur fiktif dengan tujuan meningkatkan gaji.

  Suatu sistem penggajian belum bisa dikatakan berhasil dan tercapai dalam mewujudkan tujuan perusahaan apabila pihak manajemen tidak dapat mengendalikannya dengan baik. Oleh karena itu, peranan sistem pengendalian intern sangat penting untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas. Sistem pengendalian intern dapat membantu manajer untuk mencegah terjadinya tindak penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.

  Tujuan dari sistem pengendalian intern yaitu untuk menjamin agar dipatuhinya kebijakan manajemen sehingga tercapainya tujuan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Sistem pengendalian intern yang andal dan efektif dapat memberikan informasi tepat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Semakin efektif sistem pengendalian intern di suatu perusahaan, maka target perusahaan untuk memaksimalkan laba tercapai dan meningkatnya prestasi kerja karyawan.

  3 B. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang diterapkan di Departemen Administrasi

  Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI sudah efektif ?

  C. Batasan Masalah

  Penulis membatasi masalah yaitu berfokus pada sistem pengendalian intern mengenai sistem penggajian. Penulis melakukan penelitian dan pengumpulan data terbatas di Departemen ASDM PERUM PERURI Karawang.

  D. Tujuan Penelitian

  Tujuan penelitian yang ingin dicapai, yaitu untuk mengetahui dan mengevaluasi sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang dilaksanakan oleh Departemen Administrasi Sumber Daya Manusia (ASDM) PERUM PERURI diterapkan secara efektif.

  E. Manfaat Penelitian

  1. Bagi Penulis Penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan pengetahuan mengenai sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang diterapkan di perusahaan dengan ilmu yang dipahami pada saat perkuliahan.

  4

  2. Bagi Perusahaan Penelitian ini dijadikan sebagai masukan bagi kemajuan perkembangan sumber daya manusia di perusahaan dalam menerapkan sistem pengendalian intern atas sistem penggajian sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku.

  3. Bagi Universitas Sanata Dharma Penelitian ini dijadikan sebagai referensi kepustakaan dan masukan bagi berbagai pihak untuk menambah wawasan mengenai penerapan sistem pengendalian intern penggajian.

F. Sistematika Penulisan

  Bab I Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

  Bab II Landasan Teori Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan peneliti untuk menganalisis data penelitian dan mengevaluasi sistem pengendalian intern atas sistem penggajian yang ada di perusahaan.

  Bab III Metode Penelitian Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, sumber data, attribute, populasi dan sampel yang ditentukan, metode pengambilan sampel,

  5 teknik pengumpulan data serta teknik yang digunakan untuk menganalisis data.

  Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menjelaskan tentang sejarah umum perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, personalia, kegiatan yang terkait dalam perusahaan, serta perkembangan perusahaan.

  Bab V Analisis Data dan Pembahasan Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang telah diperoleh yaitu perbandingan antara teori dan praktek yang ada di perusahaan mengenai sistem penggajian serta mengukur efektivitas sistem pengendalian intern dengan metode pengujian kepatuhan sesuai dengan teknik analisis data yang telah diuraikan.

  Bab VI Penutup Bab ini berisi tentang kesimpulan penelitian yang telah dilakukan, keterbatasan penelitian serta saran yang bermanfaat bagi kemajuan perusahaan dan peneliti selanjutnya.

BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem

  1. Pengertian Sistem Pengertian umum mengenai sistem menurut Mulyadi (2001: 3), dapat didefinisikan sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

  Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

  Kelompok unsur tersebut terdiri dari masukan, proses, dan keluaran.

  b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

  Setiap unsur yang membentuk sistem saling berhubungan atau berintegrasi satu sama lain agar sistem dapat berjalan dengan baik.

  c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

  Setiap struktur sistem memiliki fungsi tertentu dan bekerja dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan sistem.

  d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

  Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.

  Pengertian sistem menurut Wilkinson (1993: 3), yaitu “Suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini

  6

  7 mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan- masukan menjadi keluaran”.

  Definisi sistem juga dikemukakan oleh Romney (2006: 2-3), yaitu rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada.

  Sistem terdiri dari struktur dan proses, dimana struktur sistem merupakan suatu elemen yang membentuk sistem tersebut dan proses yang bekerja untuk mencapai tujuan dari sistem.

  2. Sifat-sifat Sistem Suatu sistem mempunyai sifat-sifat tertentu menurut pendapat Narko

  (1994: 2-3), antara lain:

  a. Mempunyai tujuan Tujuan sistem merupakan pemotivasi bekerjanya suatu sistem.

  Misalnya memperoleh laba merupakan tujuan organisasi bisnis yang mendorong bekerjanya sistem yang berlaku pada organisasi bersangkutan.

  b. Mempunyai input, process, dan output

  Input berupa masukan terhadap sistem, output merupakan keluaran

  sistem, sedangkan process adalah metode dengan mana input diubah menjadi output.

  c. Mempunyai lingkungan Setiap sistem (kecuali alam semesta) mempunyai lingkungan.

  Perusahaan sebagai suatu sistem misalnya, mempunyai lingkungan

  8 seperti lingkungan ekonomi, politik, sosial budaya, hukum, dan lain- lain.

  d. Mempunyai elemen-elemen yang saling terkait.

  Sistem terbentuk dari berbagai elemen unsur yang memiliki hubungan dan saling terintegrasi satu sama lain membentuk subsistem yang lebih kecil.

  e. Mempunyai pengendali sistem Setiap sistem harus mengatur semua subsistemnya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Agar pengendalian sistem dapat efektif, maka harus tersedia umpan balik. Umpan balik tersebut dibandingkan dengan standar yang berlaku maka dapat ditemukan penyimpangan-penyimpangan.

  f. Mempunyai pengguna Pengguna diartikan secara luas sebagai contoh, suatu perusahaan memiliki pengguna seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, dan serikat buruh, selain manajemen perusahaan itu sendiri.

  3. Jenis-jenis Sistem Suatu sistem dapat dibedakan menjadi beberapa jenis menurut Narko

  (1994: 3), antara lain:

  a. Sistem tertutup dan terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang lingkungannya dapat dikendalikan 100%. Misalnya, sistem percobaan di laboratorium.

  Sistem terbuka adalah sistem di mana lingkungannya tidak dapat atau

  9 sedikit dapat dikendalikan, seperti sistem bisnis. Pada sistem ini, lingkungan seperti ekonomi sosial, internasional, politik, sosial budaya, hukum, dan lain-lain sulit dikendalikan.

  b. Sistem buatan manusia dan sistem alam.

  Contoh sistem buatan manusia yaitu sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pemasaran, dan sistem keuangan. Sistem alam misalnya, sistem ekologi, sistem hutan belantara, dan lain-lain.

B. Sistem Informasi

  1. Pengertian Sistem Informasi “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen- komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”. (Lani Sidharta, 1995: 11)

  Definisi sistem informasi juga dikemukakan oleh Jogiyanto (1999:11), yaitu “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

  2. Komponen Sistem Informasi Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok menurut

  Mulyadi (2001: 12-14), yaitu:

  10 a. Blok Masukan (Input Block)

  Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, dan pengenalan karakteristik fisik.

  b. Blok Model (Model Block) Terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

  c. Blok Keluaran (Output Block) Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.

  d. Blok Teknologi (Technology Block) Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga komponen yaitu komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary

  storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).

  e. Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan struktur penyimpanan data. Sehingga dapat menjamin

  11 ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

  f. Blok Pengendalian (Control Block) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, sabotase, dan lain-lain. Sehingga diperlukan berbagai cara untuk menjamin perlindungan, integritas demi kelancaran jalannya sistem informasi.

  3. Tujuan Sistem Informasi Tiga tujuan dasar sistem informasi menurut Hall (2007: 21), yaitu: a. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.

  Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan.

  Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.

  b. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.

  Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.

  c. Mendukung operasional harian perusahaan.

  Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personil operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif.

  12

C. Sistem Akuntansi

  1. Pengertian Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntansi menurut Narko (1994: 3), yaitu “Jaringan terdiri dari formulir, catatan, prosedur, alat, dan sumber daya manusia yang menghasilkan informasi pada organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, dan kepentingan pengambilan keputusan bisnis”.

  Sistem akuntansi juga dapat didefinisikan sebagai “Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan” (Mulyadi, 2001: 3).

  2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi 1) Formulir: dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.

  2) Jurnal: catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

  Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. 3) Buku besar: terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

  4) Buku pembantu: terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

  13 5) Laporan: Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

  3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi Tujuan penyusunan sistem akuntansi menurut Narko (1994: 7), yaitu: a. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem.

  b. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal.

  c. Untuk menekan biaya klerikal untuk menyelenggarakan catatan-catatan.

D. Gaji

  Gaji merupakan unsur biaya cukup besar yang harus dikeluarkan perusahaan dibandingkan dengan unsur biaya lainnya. Definisi gaji menurut Mulyadi (2001: 373), yaitu “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, yang dibayarkan secara tetap per bulan”.

  Definisi gaji menurut Buku Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu upah pekerja yang dibayar dalam waktu yang tetap atau balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Pengertian gaji tersebut tentunya memberikan suatu gambaran bahwa munculnya gaji itu karena adanya suatu perikatan antara pihak pengusaha dengan pekerja atau buruh.

  14 Gaji dapat dikategorikan sebagai hak nisbi atau hak yang memberikan wewenang kepada seseorang atau beberapa orang tertentu untuk menuntut orang lain memberikan, melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Dengan demikian, gaji muncul sebagai hak tagih karena prestasi kerja.

  Pengertian gaji (salary) biasanya digunakan untuk “Pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan” (Niswonger, 1999: 446).

E. Sistem Akuntansi Penggajian

  1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian Definisi sistem akuntansi penggajian menurut Neunar (1997: 210) adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.

  Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.

  Fungsi kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan

  15 perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. (Mulyadi, 2001: 373)

  2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian Beberapa prosedur sistem penggajian menurut Mulyadi (2001: 385-

  386) meliputi:

  a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.

  Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa dan karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang atau dapat menggunakan kartu hadir (clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine).

  b. Prosedur pembuatan daftar gaji Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data dalam kartu penghasilan karyawan.

  16 c. Prosedur distribusi biaya gaji

  Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

  Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

  d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan melakukan kegiatan yaitu menerima daftar gaji, membuat bukti kas keluar, mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar dan menyerahkannya ke bagian jurnal maupun bagian kasa.

  e. Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.

  3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah: a. Dokumen pendukung perubahan gaji

  Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatannya.

  17 b. Kartu jam hadir

  Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

  c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

  d. Daftar gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

  e. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji.

  f. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dalam kegiatan yang terpisah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

  18 g. Amplop gaji

  Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

  h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.

  4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji (Mulyadi,

  2001: 382) meliputi: 1) Jurnal umum

  Dalam pencatatan gaji ini, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2) Kartu harga pokok produk

  Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

  3) Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen

  19 dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

  4) Kartu penghasilan karyawan.

  Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan yang bersangkutan.

  5. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut

  Mulyadi (2001: 382), adalah:

  a. Fungsi kepegawaian, bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

  b. Fungsi pencatat waktu, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji.

  c. Fungsi pembuat daftar gaji, bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu

  20 pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan.

  d. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi menangani sistem akuntansi penggajian yang berada ditangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.

  e. Fungsi keuangan, bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan.