PERAN MANAJEMEN KANTOR TERHADAP EFEKTIVI
PERAN MANAJEMEN KANTOR TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA
KARYAWAN
THE ROLE OF OFFICE MANAGEMENT ON EMPLOYEE
EFFECTIVENESS
Vista Efanny Fillayata
165265031
Program Studi D4 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
2018
Abstract
Management functions can be defined as a variety of tasks or activities that
management has an important role and complement each other in achieving the
goals of an organization or team. Stages of management functions including
planning, Organizing, direction and control. Planning is the stage of determining
what goals you want to achieve, and things to do. Organizing is the determination
of position, duties and authority of each individual. Direction is giving
encouragement to each an invidual in order to carry out their duties properly.
Supervision is to conduct oversight to each of its members are already carrying out
their duties well and according to plan. An organization that is run by implementing
management functions would be more likely to achieve the goals set by the effective
and efficient than organizations that do not implement the management function.
Keywords : Effective, Efficient, Goals, Management, Organization, Planning.
Abstrak
Fungsi manajemen dapat didefinisikan sebagai berbagai tugas atau kegiatan yang
manajemen memiliki peran penting dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan
organisasi atau tim. Tahapan fungsi manajemen termasuk perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan kontrol. perencanaan adalah tahap menentukan
sasaran apa yang ingin Anda capai, dan hal-hal yang harus dilakukan.
Pengorganisasian adalah penentuan posisi, tugas dan wewenang masing-masing
individu. Arahan memberikan dorongan kepada masing-masing orang yang tidak
tahu apa-apa untuk melaksanakan tugasnya dengan benar. pengawasan adalah
melakukan pengawasan kepada masing-masing anggotanya yang sudah
melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan rencana. organisasi yang
dijalankan dengan menerapkan fungsi manajemen akan lebih mungkin mencapai
tujuan yang ditetapkan oleh efektif dan efisien daripada organisasi yang tidak
menerapkan fungsi manajemen.
Kata Kunci: Efektif, Efisien, Manajemen, Organisasi, Perencanaan, Tujuan
Pendahuluan
Setiap organiasi pasti mempunyai latar belakang dan tujuan yang ingin
dicapai. Untuk mencapai hal itu organisasi perlu melakukan beberapa usaha.
Namun, pada kenyataannya tidak semua organisasi dapat mencapai tujuan tersebut.
Sebuah organiasi apabila ingin dapat mencapai tujuannya dengan cara yang efektif
dan efisien, hendaknya menerapkan peran manajemen. Manajemen hanya
merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik
akan memudahkan terwujudnya tujuan organisasi dan karyawan. Hal yang paling
utama dalam peran manajemen ialah manajer harus mampu dalam merencanakan
dan mengorganisasikan segala hal yang menunjang jalannya perusahaan. Dengan
manajemen yang baik, karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan
efisien. Begitu juga dengan perusahaan yang akan berjalan dengan baik. Oleh
karena itu, manajemen yang baik sangat lah diperlukan untuk meningkatkan
efektivitas kerja karyawan, sehingga akan menghasilkan peningkatan produktivitas
dari hasil kerja karyawan tersebut.
A. Pengertian Manajemen
Berdasarkan pendapat para ahli, apabila dilihat dari asal katanya,
manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul
pertanyaan tentang apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur,
siapa yang mengatur, dan bagaiamana mengaturnya.
Terry (dalam Handayaningrat 1980:20) berpendapat bahwa
Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas perencanaan,
pengoranisasian, penggerakaan saat pelaksanaan, dan pelakukan pengawasan
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan pengertian Manajemen
menurut Farida (2009:25) yaitu, manajemen adalah suatu proses pencapaian
tujuan melalui kegiatan orang lain. Jadi, manajemen adalah usaha dalam
mencapai tujuan dengan melalui berbagai kegiatan dan melibatkan orang lain
atau dengan kata lain tidak dilaksanakan secara sendiri. Adapun yang dimaksud
dengan orang lain tersebut yaitu orang-orang sebagai bawahan, karyawan, atau
para pegawai.
Handayaningrat (1980:18) juga mengemukakan pendapatnya
mengenai manajemen yaitu :
a. Manajemen sebagai suatu proses (Management is a process)
Manajemen adalah serangakaian tahapan kegiatan yang diarahkan pada
pencapaian suatu tujuan dengan memanfaatkan sumber- sumber yang ada
semaksimal mungkin.
b. Manajemen sebagai suatu fungsi (Management is a function)
Manajemen mempunyai kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat dilakukan
sendiri-sendiri tanpa menunggu selesainya kegiatan yang lain, sekalipun
kegiatan-kegiatan yang satu dan lainnya saling berkaitan dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi.
c. Manajemen sebagai kumpulan orang (Management as a people/group of
people)
Manajemen dipakai dalam arti kolektif utnuk menunjukan jabatan
kepemimpinan di dalam organisasi, misalnya : kelompok pimpinan atas,
kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah.
Dari beberapa pendapat mengenai definisi manajemen di atas, dapat
ditarik kesimpulan bahwa Manajemen adalah ilmu dan seni dalam mengatur
proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu proses rangkaian kegiatan menuju
pencapaian sebuah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dan rangkaian
kegiatan tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengaturan, serta pengawasan yang dilakukan secara seefektif dan seefisien
mungkin sehingga tujuan tersebut dapat benar-benar tercapai.
B. Pengertian Manajemen Kantor
Menurut Chaniago (2013:4) berpendapat bahwa manajemen kantor adalah
kegiatan yang dilakukan dalam mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud
pelayanan informasi kepada berbagai pihak. Sedangkan menurut Terry (1966),
manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
perngorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu.
Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen kantor adalah
kegiatan dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan setiap
pekerjaan kantor yang berupa pelayanan informasi demi mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
C. Pengertian Efektivitas Kerja Karyawan
Menurut Hodge (1984:299), efektivitas adalah kemampuan organisasi
untuk mencapai segala keperluannya. Hal ini dapat diartikan bahwa organisasi
mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai
tujuan. Martoyo (2002:4) juga mengungkapkan pendapatnya bahwa efektivitas
merupakan suatu kondisi atau keadaan dimana dalam memilih tujuan yang
hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan
kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat
dicapai dengan hasil yang memuaskan. Jadi, dapat disimpulkan dari dua
pendapat di atas bahwa efektivitas adalah suatu kondisi dimana organisasi
mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai
tujuan dengan hasil yang maksimal dan memuaskan.
D. Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen yang paling penting ialah alat untuk memudahkan
tujuan perusahaan dan karyawan. Setiap fungsi manajemen mempunyai bentuk
kegiatan dan peranan yang berbeda satu sama lain, namun fungsi manajemen
tersebut tentunya saling melengkapi agar tujuan yang telah ditetapkan suatu
organisasi dapat dicapai dengan cara efektif dan efisien. Beberapa ahli telah
mengungkapkan pendapatnya mengenai fungsi manajemen, diantaranya :
1. Menurut Terry (dalam Farida:2009:55)
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Pengarahan)
d. Controling (Pengawasan)
2. Menurut Gie (dalam Farida 2009:54)
a. Perencanaan
b. Pembuatan keputusan
c. Kepemimpinan (Pembimbingan)
d. Koordiansi
e. Pengendalian (termasuk pengawasan)
f. Penyempurnaan
Secara umum pendapat mengenai fungsi manajemen tersebut mempunyai
kesamaan maksud. Yang membedakan antara satu sama lain adalah istilah yang
digunakan. Kesamaan tersebut diantaranya adalah tahapan awal yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan atau pemanfaatan sumber daya
manusia secara efektif, serta yang terakhir adalah melakukan pengawasan atas
kinerja yang telah dilakukan. Biasanya beberapa organisasi melakukan tahapan
akhir yaitu melakukan evaluasi. Dibawah ini adalah pembahasan mengenai
beberapa fungsi manajemen secara umum, yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Menurut Handayaningrat (1980:111) perencanaan ialah suatu
proses, karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik
dan menguntungkan dari semua alternatif yang ada dalam usaha
pencapaian tujuan. Perencanaan sebagai fungsi manajemen, ialah dimana
pimpinan wajib melakukan perencanaan sebagai pendoman dalam,
kegiatan untuk mencapai sebuah tujuan organisasi. Pemimpin harus
menyadari bahwa dinamika suatu organisasi sebagian besar terletak pada
pundaknya, yaitu dengan rencana – rencana yang pelaksanaanya
didelegasikan pada bawahan. Kreativitas seorang pimpinan mewujudkan
dinamika perusahaan. Sebagai pimpinan perlu mempunyai banyak waktu
untuk merencanakan, bukan hanya sibuk mengerjakan tugas saja.
Menurut Farida (2009:57) perencanaan adalah rangkaian kegiatan
memilih tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program yang akan
dikerjakan pada masa yang akan datang berdasarkan fakta-fakta dan
pemikiran yang matang dalam rangka pencapaian tujuan.
Perencanaan adalah salah satu hal terpenting dalam menjalankan
suatu organisasi. Penyusunan perencanaan dalam suatu organisasi atau tim
mempunyai beberapa maksud yang penting, diantaranya:
a. Sebagai dasar untuk bertindak ekonomis, karena dengan melakukan
perencanaan tentunya kita dapat membuat perkiraan contohnya
mengenai estimasi biaya yang harus dikeluarkan dan pemanfaatkan
sumber daya yang dimiliki maksimal serta ekonomis.
b. Sebagai dasar dalam pengendalian tujuan, tindakan, kebijakan dalam
usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Sebagai salah satu usaha untuk meminimalisir risiko yang akan
dihadapi di masa yang akan datang, karena dengan melakukan
perencaan terlebih dahulu kita dapat memperkiraan kemungkinan
risiko yang dapat timbul.
d. Sebagai dasar dari salah satu fungsi manajemen yang meliputi
pemilihan alternatif tujuan, kebijaksanaan, program dan prosedur
dari pilihan yang ada dan dengan melakukan perencanaan yang baik,
tentunya dapat menentukan pilihan yang paling tepat dan sesuai
dengan kebutuhan, visi, misi, atau tujuan yang diinginkan
perusahaan atau organisasi.
e. Sebagai standar dalam melakukan suatu hal agar tersebut terjadi
sesuai yang diharapkan, dan juga sebagai tolak ukur apakah hal
tersebut telah sesuai dengan apa yang dirancanakan sebelumnya.
Farida (2009:58) mengungkapkan bahwa perencanaan memiliki
beberapa sifat yang menandakan perencanaan tersebut cukup efektif.
a. Faktual : Sebuah perencanaan yang efektif tentunya didasari
dan dibuat berdasarkan fakta-fakta yang telah dihimpun dan
diolah menjadi sebuah informasi yang relevan.
b. Rasional : Perencanaan dibuat bukan berdasarkan anganangan tinggi akan tujuan yang dapat dicapai, melainkan
perencanaan yang baik dibuat berdasarkan pemikiran yang
logis, masuk akal, ilmiah sehingga perencanaan tersebut
dapat dipertanggung jawabkan dan dapat benar-benar
dicapai.
c. Fleksibel : Sebuah perencanaan hendaknya dibuat fleksibel,
dimana
perencanaan
tersebut
dapat
mengikuti
perkembangan zaman dan teknologi yang terjadi dilapangan,
supaya pada saat terjadi perubahan pihak manajemen dapat
mengendalikan perubahan tersebut.
d. Kontinyu : Kegiatan yang telah disusun harus dapat
dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan serta
berkesinambungan dan dapat digunakan sebagai seumber
perencanaan berikutnya untuk tahapan selanjutnya.
e. Sederhana : Perencanaan yang baik bukanlah perencanaan
yang disusun secara rumit dan terlalu mengawang-awang.
Justru perencanaan yang baik disusun secara senderhana
sehingga dapat mudah dipahami, jelas, dan terdapat petunjuk
dalam cara pelaksanaannya.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan
adalah suatu kegiatan yang dilakukan di awal, kegiatan tersebut berupa
penetapan tujuan dan hal-hal atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan
agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Khusus untuk tenaga
kerja (karyawan), perencanaan adalah merencanakan sumber daya meliputi
tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan
organisasi atau perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan.
Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
Program
kepegawaian
meliputi
pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan,
kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian akan
membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
b. Organizing (Pengorganisasian)
Menurut Hasibuan ( 2007 : 5 ) organisasi adalah suatu sistem
perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasian adalah salah satu tindakan
penting dalam mengelola suatu organisasi. Dalam tahapan ini seorang
pimpinan atau manajer mempunyai peranan penting dalam menetapkan dan
mengatur kegiatan atau usaha apa yang akan dilakukan agar tujuan dari
organisainya dapat dicapai. Peran pimpinan tersebut antara lain menentukan
struktur organisasi, menentukan daftar pekerjaan yang harus dilakukan,
penetapan anggota dengan tugas yang sesuai dengan keahliannya masingmasing, pemberian kekuasaan atau wewenang.
Sebuah struktur organisasi mempunyai fungsi sebagai sebuah
kerangka yang menunjukan kedudukan dari masing-masing anggota, serta
dapat mengetahui tugas dan wewenang setiap anggota.
Dalam pengelolaan suatu organisasi haruslah berpegang teguh pada
prinsip-prinsip sebuah organisasi, diantaranya; mempunyai tujuan yang
jelas, pembagian tugas atau divisi, pembagian wewenang dan tanggung
jawab, adanya susunan hierarki, adanya kesatuan perintah dan komando,
batasan
kemampuan
pengawasan
(span
of
control),
dan
pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilakukan.
Menurut Farida (2009:14) terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam penyusunan organsasi, yaitu :
1. Aktivitas kegiatan atau pekerjaan. Maksud dari hal ini adalah kita
harus dapat mengelompokan aktivitas atau kegiatan yang ada pada
suatu organisasi tersebut.
2. Manusia. Seorang manajer atau pimpinan harus mempunyai
keahlian membagi tugas kepada setiap anggota individu yang
tentunya sesuai dengan kehalian yang dimiliki. Dalam hal ini yang
harus manajer lakukan adalah penempatan seseorang yang tepat di
tempat yang tepat agar organiasi dapat dijalankan secara lebih efektif
dan efisien.
3. Hubungan-hubungan. Seorang pimpinan harus padai mengatur
wewenang, tugas dan tanggung jawab kepada setiap anggota yang
ada.
4. Lingkungan manajemen. Seorang pimpinan tidak hanya mengatur
sumber daya manusia atau tenaga kerja. Namun, ia dapat
menentukan fasilitas apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan
organisasi tersebut.
c. Actuating (Penggerakan)
Actuating memiliki arti menggerakan atau mulai melakukan.
Penggerakan adalah salah satu dari fungsi manajemen yang terpenting,
dimana penggerakan adalah usaha untuk merealisasikan perencanaan dan
pengimplementasian pengorganisasian agar tujuan dari organisai tersebut
dapat dicapai.
Penggerakan adalah salah satu fungsi manajemen yang berkaitan
langsung dengan sumber daya manusia oleh karen itu biasanya tahapan ini
adalah fungsi manajemen yang paling sulit untuk dilakukan secara efektif.
Seorang pimpinan mempunyai andil yang besar dalam penggerakan, dimana
pimpinan tersebuut harus mampu menggerakan anggotanya untuk bertindak
melakukan tugas dan wewenangnya dengan baik agar tujuan dari
organisasinya dapat tercapai.
Sasaran dari penggerakan adalah agar terciptanya kedisiplinan,
kepatuhan, keefektifan dalam menjalankan tugas demi terwujudnya tujuan
yang telah ditetapkan. Dimana setiap anggotanya dapat menyelesaikan
tuags yang telah dilimpahkan dari pimpinannya. Sementara itu, tujuan dari
penggerakan adalah agar manajamen pada organisasi tersebut dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
Menurut Farida (2009:69) terdapat beberapa prinsip dari
penggerakan yang dapat membuatnya berjalan dan memperoleh hasil secara
maskimal, prinsip-prinsip itu antara lain:
1. Efisiensi, dengan adanya keterbatasan fasilitas, dana, dan waktu
tentunya akan membuat kita untuk dapat memanfaatkan hal-hal
tersebut semaskimal mungkin sehingga tidak ada hal yang terbuang
sia-sia.
2. Efektivitas metode penggerakan, dalam melakukan penggerakan,
sebaiknya kita menggnakan metode yang sesuai dengan tipe sumber
daya manusia yang dimiliki. Misalnya, memberikan motivasi untuk
mengerjakan sesuatu, dan bonus atas hasil kinerja kerja yang
memuaskan.
3. Komunikasi manajerial; Komunikasi antara bawahan dan atasan
harusalah terjalin dengan baik, agar terciptanya suasana kerja yang
nyaman dan pihak atasan maupun bawahan dapat saling memberikan
semangat atau dapat saling melakukan penggerakan satu sama lain.
4. Information; Informasi adalah hal terpenting yang harus
diperhatikan bukan hanya oleh pimpinan, namun oleh seluruh
anggota organisasi tersebut. Dalam hal ini, perlu adanya informasi
yang selalu mengalir dengan baik kepada pihak-pihak yang berhak
mendapatkan informasi tersebut, dan berusaha untuk
meminimaslisir terjadinya miss-communication maupun grapefine
(isu-isu).
Sebuah penggerakan yang baik dan efektif tentunya akan
berdampak positif terhadap organisasinya, dimana hasil akhirnya adalah
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. berikut ini adalah beberapa faktor
yang menyebabkan sebuah penggerakan menjadi suatu hal yang penting,
antara lain:
1. Dengan melakukan penggerakan yang baik, tentunya dapat
membuat suasana didalam suatu organisasi menajdi hidup sehingga
hal tersebut dapat meningkatkan produktivitas kerja.
2. Penggerakan adalah tindakan merealisasikan perencanaan dan
pengimplementasian dari struktur yang telah disusun, apabila
penggerakan telah dilaksanakan dengan baik maka perencanaan dan
pengorganisasian yang telah disusun telah sukses dan cocok dengan
organisasi tersebut.
3. Dengan hasil penggerakan yang efektif, tentunya akan menciptakan
organisasi yang efektif juga. Karena sebuah penggerakan efektif
akan membuat anggota organisasi menjadi terdorong dan
termotivasi untuk melaksanakan tuagsnya sheingga dapat
meningkatkan kinerja dan produktifitas kerja mereka. Dan hasil
akhirnya adalah terciptanya organsisasi yang efektif dan berhasil
mencapai tujuannya.
4. Sebuah penggerakan yang efektif adalah hasil dari pihak manajemen
yang telah berhasil karena dapat menggerakan orang-orang yang
tepat dan berkompeten untuk melakukan tugas yang sesuai dengan
keahilannya msing-masing, sehinga dapat memanfaatkan secara
maskimal sumber daya manusia yang tersedia.
d. Controlling (Pengawasan)
Secara hierarki pengawasan adalah proses terakhir yang dilakukan
oleh seorang manajer. Diamana manajer tersebut memastikan bahwa
anggotanya telak melaksanakan tugas mereka dengan baik dan memastikan
tidak terjadinya penyimpangan pada organisasinya. Sebuah organisasi yang
mempunyai perencanaan dan pengorganisasian yang baik dan sesuai pun
belum tentu dapat mencapai tujuan organisasinya dan menjadi sebuah
organisasi yang baik. Apabila pimpinannya tidak melakukan pengawasan
yang baik dan terdapat penyimpangan maupun kesalahan yang terjadi pada
organisasi tersebut.
Jika saat melakukan pengawasan, manajer atau pimpinan
menemukan adanya penyimpangan, kesalahan maupun ketidakcocokan,
maka manajer atau pimpinan harus segera mengambil suatu tindakan untuk
menangani masalah tersebut sebelum menjadi semakin besar dan
berdampak negatif bagi berjalannya organisasi tersebut.
Adapun sasaran dari pengawasan adalah mengawasi kinerja kerja,
mencegah terjadinya ketidaksesuaian atau penyimpangan yang terjadi.
Selain itu, pengawasan mempunyai tujuan yang penting bagi sebuah
organiasasi yaitu membuat semua kegiatan dalam mencapai tujuan berjalan
dengan efektif dan efisien. Pengawasan mempunyai bebrapa fungsi penting
untuk sebuah organisasi maupun tim, diantaranya:
1. Mencegah terjadinya ketidaksesuaian maupun penyimpangan
2. Membuat pegawai menjadi lebih disiplin dalam mengerjakan
tugasnya
3. Menumbuhkan rasa tanggung jawab baik untuk anggota maupun
pimpinan
4. Menangani masalah yang terjadi dengan tepat dan cepat.
E. Hubungan Peran Manajemen Kantor dengan Efektivitas Kerja
Karyawan
Seperti yang sudah dikemukakan di bagian B, bahwa efektivitas
adalah suatu kondisi dimana organisasi mampu menyusun dan
mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai tujuan dengan
hasil yang maksimal dan memuaskan. Agar organisasi mampu
menyusun dan mengorganisasikan sumber daya, diperlukan upayaupaya yang dapat dilakukan oleh seorang manajer atau pemimpin
organisasi melalui peran-peran manajemen kantor. Dalam manajemen
kantor segala sesuatu yang berhubungan organisasi direncanakan,
diatur, diorganisasikan, diawasi, sehingga kegiatan atau aktivitas
organisasi dapat berjalan dengan efektif. Dan yang paling utama adalah
tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan hasil yang
maksimal dan memuaskan.
F. Kesimpulan
Peran manajemen dapat didefinisikan sebagai berbagai tugas atau
kegiatan yang manajemen memiliki posisi penting dan besifat dukungan
dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan organisasi atau tim.
Tahapan fungsi manajemen termasuk perencanaan, Organizing, arah dan
kontrol. Perencanaan adalah tahap menentukan apa tujuan yang ingin
Anda capai, dan hal yang dapat dilakukan. Pengorganisasian adalah
penentuan posisi, tugas dan kewenangan masing-masing individu.
Pengggerakan dapat memberikan dorongan kepada setiap invidu untuk
melaksanakan tugasnya dengan baik. Controlling adalah melakukan
pengawasan ke masing-masing anggotanya sudah melaksanakan
tugasnya dengan baik dan sesuai rencana. Sebuah organisasi yang
dijalankan dengan menerapkan fungsi manajemen akan lebih mungkin
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi yang efektif dan
efisien daripada yang tidak menerapkan fungsi manajemen. Seorang
manajer harus mampu mempelajari peranan dan hubungan manusia
dalam mencapai tujuan organisasi/perusahan terus dikembangkan hingga
sekarang. Dengan peran manajemen, pihak perusahaan akan dapat
mengarahkan karyawan secar benar sehingga aktivitas kantor dapat
dijalankan secara efektif dan efisien. Lebih lanjut tujuan organisasi atau
perusahaan akan lebih mudah tercapai ketika para karyawan melakukan
pekerjaannya dengan terampil dan sesuai yang diinginkan perusahaan.
REFERENSI
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer, Cetakan 1.
Bandung: Akbar Limas Perkasa
Farida, V. H. (2009). Dasar-Dasar Manajemen SMK. Bandung: Armico.
Handayaningrat, Soewarno. 1980. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta: Gunung Agung
Hodge, B. J. & William, P. Anthony. 1984. Organization Theory, Second
Edition. United States of America: Allyn and Bacon
Malayu, Hasibuan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan 9.
Jakarta: PT. Bumi Aksara
Martoyo, Susilo. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE
Terry, George R. 1977. Prinsip-Prinsip Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
14,5 %
KARYAWAN
THE ROLE OF OFFICE MANAGEMENT ON EMPLOYEE
EFFECTIVENESS
Vista Efanny Fillayata
165265031
Program Studi D4 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
2018
Abstract
Management functions can be defined as a variety of tasks or activities that
management has an important role and complement each other in achieving the
goals of an organization or team. Stages of management functions including
planning, Organizing, direction and control. Planning is the stage of determining
what goals you want to achieve, and things to do. Organizing is the determination
of position, duties and authority of each individual. Direction is giving
encouragement to each an invidual in order to carry out their duties properly.
Supervision is to conduct oversight to each of its members are already carrying out
their duties well and according to plan. An organization that is run by implementing
management functions would be more likely to achieve the goals set by the effective
and efficient than organizations that do not implement the management function.
Keywords : Effective, Efficient, Goals, Management, Organization, Planning.
Abstrak
Fungsi manajemen dapat didefinisikan sebagai berbagai tugas atau kegiatan yang
manajemen memiliki peran penting dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan
organisasi atau tim. Tahapan fungsi manajemen termasuk perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan kontrol. perencanaan adalah tahap menentukan
sasaran apa yang ingin Anda capai, dan hal-hal yang harus dilakukan.
Pengorganisasian adalah penentuan posisi, tugas dan wewenang masing-masing
individu. Arahan memberikan dorongan kepada masing-masing orang yang tidak
tahu apa-apa untuk melaksanakan tugasnya dengan benar. pengawasan adalah
melakukan pengawasan kepada masing-masing anggotanya yang sudah
melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan rencana. organisasi yang
dijalankan dengan menerapkan fungsi manajemen akan lebih mungkin mencapai
tujuan yang ditetapkan oleh efektif dan efisien daripada organisasi yang tidak
menerapkan fungsi manajemen.
Kata Kunci: Efektif, Efisien, Manajemen, Organisasi, Perencanaan, Tujuan
Pendahuluan
Setiap organiasi pasti mempunyai latar belakang dan tujuan yang ingin
dicapai. Untuk mencapai hal itu organisasi perlu melakukan beberapa usaha.
Namun, pada kenyataannya tidak semua organisasi dapat mencapai tujuan tersebut.
Sebuah organiasi apabila ingin dapat mencapai tujuannya dengan cara yang efektif
dan efisien, hendaknya menerapkan peran manajemen. Manajemen hanya
merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik
akan memudahkan terwujudnya tujuan organisasi dan karyawan. Hal yang paling
utama dalam peran manajemen ialah manajer harus mampu dalam merencanakan
dan mengorganisasikan segala hal yang menunjang jalannya perusahaan. Dengan
manajemen yang baik, karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan
efisien. Begitu juga dengan perusahaan yang akan berjalan dengan baik. Oleh
karena itu, manajemen yang baik sangat lah diperlukan untuk meningkatkan
efektivitas kerja karyawan, sehingga akan menghasilkan peningkatan produktivitas
dari hasil kerja karyawan tersebut.
A. Pengertian Manajemen
Berdasarkan pendapat para ahli, apabila dilihat dari asal katanya,
manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul
pertanyaan tentang apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur,
siapa yang mengatur, dan bagaiamana mengaturnya.
Terry (dalam Handayaningrat 1980:20) berpendapat bahwa
Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas perencanaan,
pengoranisasian, penggerakaan saat pelaksanaan, dan pelakukan pengawasan
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan pengertian Manajemen
menurut Farida (2009:25) yaitu, manajemen adalah suatu proses pencapaian
tujuan melalui kegiatan orang lain. Jadi, manajemen adalah usaha dalam
mencapai tujuan dengan melalui berbagai kegiatan dan melibatkan orang lain
atau dengan kata lain tidak dilaksanakan secara sendiri. Adapun yang dimaksud
dengan orang lain tersebut yaitu orang-orang sebagai bawahan, karyawan, atau
para pegawai.
Handayaningrat (1980:18) juga mengemukakan pendapatnya
mengenai manajemen yaitu :
a. Manajemen sebagai suatu proses (Management is a process)
Manajemen adalah serangakaian tahapan kegiatan yang diarahkan pada
pencapaian suatu tujuan dengan memanfaatkan sumber- sumber yang ada
semaksimal mungkin.
b. Manajemen sebagai suatu fungsi (Management is a function)
Manajemen mempunyai kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat dilakukan
sendiri-sendiri tanpa menunggu selesainya kegiatan yang lain, sekalipun
kegiatan-kegiatan yang satu dan lainnya saling berkaitan dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi.
c. Manajemen sebagai kumpulan orang (Management as a people/group of
people)
Manajemen dipakai dalam arti kolektif utnuk menunjukan jabatan
kepemimpinan di dalam organisasi, misalnya : kelompok pimpinan atas,
kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah.
Dari beberapa pendapat mengenai definisi manajemen di atas, dapat
ditarik kesimpulan bahwa Manajemen adalah ilmu dan seni dalam mengatur
proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu proses rangkaian kegiatan menuju
pencapaian sebuah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dan rangkaian
kegiatan tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengaturan, serta pengawasan yang dilakukan secara seefektif dan seefisien
mungkin sehingga tujuan tersebut dapat benar-benar tercapai.
B. Pengertian Manajemen Kantor
Menurut Chaniago (2013:4) berpendapat bahwa manajemen kantor adalah
kegiatan yang dilakukan dalam mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud
pelayanan informasi kepada berbagai pihak. Sedangkan menurut Terry (1966),
manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
perngorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu.
Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen kantor adalah
kegiatan dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan setiap
pekerjaan kantor yang berupa pelayanan informasi demi mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
C. Pengertian Efektivitas Kerja Karyawan
Menurut Hodge (1984:299), efektivitas adalah kemampuan organisasi
untuk mencapai segala keperluannya. Hal ini dapat diartikan bahwa organisasi
mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai
tujuan. Martoyo (2002:4) juga mengungkapkan pendapatnya bahwa efektivitas
merupakan suatu kondisi atau keadaan dimana dalam memilih tujuan yang
hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan
kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat
dicapai dengan hasil yang memuaskan. Jadi, dapat disimpulkan dari dua
pendapat di atas bahwa efektivitas adalah suatu kondisi dimana organisasi
mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai
tujuan dengan hasil yang maksimal dan memuaskan.
D. Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen yang paling penting ialah alat untuk memudahkan
tujuan perusahaan dan karyawan. Setiap fungsi manajemen mempunyai bentuk
kegiatan dan peranan yang berbeda satu sama lain, namun fungsi manajemen
tersebut tentunya saling melengkapi agar tujuan yang telah ditetapkan suatu
organisasi dapat dicapai dengan cara efektif dan efisien. Beberapa ahli telah
mengungkapkan pendapatnya mengenai fungsi manajemen, diantaranya :
1. Menurut Terry (dalam Farida:2009:55)
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Pengarahan)
d. Controling (Pengawasan)
2. Menurut Gie (dalam Farida 2009:54)
a. Perencanaan
b. Pembuatan keputusan
c. Kepemimpinan (Pembimbingan)
d. Koordiansi
e. Pengendalian (termasuk pengawasan)
f. Penyempurnaan
Secara umum pendapat mengenai fungsi manajemen tersebut mempunyai
kesamaan maksud. Yang membedakan antara satu sama lain adalah istilah yang
digunakan. Kesamaan tersebut diantaranya adalah tahapan awal yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan atau pemanfaatan sumber daya
manusia secara efektif, serta yang terakhir adalah melakukan pengawasan atas
kinerja yang telah dilakukan. Biasanya beberapa organisasi melakukan tahapan
akhir yaitu melakukan evaluasi. Dibawah ini adalah pembahasan mengenai
beberapa fungsi manajemen secara umum, yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Menurut Handayaningrat (1980:111) perencanaan ialah suatu
proses, karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik
dan menguntungkan dari semua alternatif yang ada dalam usaha
pencapaian tujuan. Perencanaan sebagai fungsi manajemen, ialah dimana
pimpinan wajib melakukan perencanaan sebagai pendoman dalam,
kegiatan untuk mencapai sebuah tujuan organisasi. Pemimpin harus
menyadari bahwa dinamika suatu organisasi sebagian besar terletak pada
pundaknya, yaitu dengan rencana – rencana yang pelaksanaanya
didelegasikan pada bawahan. Kreativitas seorang pimpinan mewujudkan
dinamika perusahaan. Sebagai pimpinan perlu mempunyai banyak waktu
untuk merencanakan, bukan hanya sibuk mengerjakan tugas saja.
Menurut Farida (2009:57) perencanaan adalah rangkaian kegiatan
memilih tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program yang akan
dikerjakan pada masa yang akan datang berdasarkan fakta-fakta dan
pemikiran yang matang dalam rangka pencapaian tujuan.
Perencanaan adalah salah satu hal terpenting dalam menjalankan
suatu organisasi. Penyusunan perencanaan dalam suatu organisasi atau tim
mempunyai beberapa maksud yang penting, diantaranya:
a. Sebagai dasar untuk bertindak ekonomis, karena dengan melakukan
perencanaan tentunya kita dapat membuat perkiraan contohnya
mengenai estimasi biaya yang harus dikeluarkan dan pemanfaatkan
sumber daya yang dimiliki maksimal serta ekonomis.
b. Sebagai dasar dalam pengendalian tujuan, tindakan, kebijakan dalam
usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Sebagai salah satu usaha untuk meminimalisir risiko yang akan
dihadapi di masa yang akan datang, karena dengan melakukan
perencaan terlebih dahulu kita dapat memperkiraan kemungkinan
risiko yang dapat timbul.
d. Sebagai dasar dari salah satu fungsi manajemen yang meliputi
pemilihan alternatif tujuan, kebijaksanaan, program dan prosedur
dari pilihan yang ada dan dengan melakukan perencanaan yang baik,
tentunya dapat menentukan pilihan yang paling tepat dan sesuai
dengan kebutuhan, visi, misi, atau tujuan yang diinginkan
perusahaan atau organisasi.
e. Sebagai standar dalam melakukan suatu hal agar tersebut terjadi
sesuai yang diharapkan, dan juga sebagai tolak ukur apakah hal
tersebut telah sesuai dengan apa yang dirancanakan sebelumnya.
Farida (2009:58) mengungkapkan bahwa perencanaan memiliki
beberapa sifat yang menandakan perencanaan tersebut cukup efektif.
a. Faktual : Sebuah perencanaan yang efektif tentunya didasari
dan dibuat berdasarkan fakta-fakta yang telah dihimpun dan
diolah menjadi sebuah informasi yang relevan.
b. Rasional : Perencanaan dibuat bukan berdasarkan anganangan tinggi akan tujuan yang dapat dicapai, melainkan
perencanaan yang baik dibuat berdasarkan pemikiran yang
logis, masuk akal, ilmiah sehingga perencanaan tersebut
dapat dipertanggung jawabkan dan dapat benar-benar
dicapai.
c. Fleksibel : Sebuah perencanaan hendaknya dibuat fleksibel,
dimana
perencanaan
tersebut
dapat
mengikuti
perkembangan zaman dan teknologi yang terjadi dilapangan,
supaya pada saat terjadi perubahan pihak manajemen dapat
mengendalikan perubahan tersebut.
d. Kontinyu : Kegiatan yang telah disusun harus dapat
dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan serta
berkesinambungan dan dapat digunakan sebagai seumber
perencanaan berikutnya untuk tahapan selanjutnya.
e. Sederhana : Perencanaan yang baik bukanlah perencanaan
yang disusun secara rumit dan terlalu mengawang-awang.
Justru perencanaan yang baik disusun secara senderhana
sehingga dapat mudah dipahami, jelas, dan terdapat petunjuk
dalam cara pelaksanaannya.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan
adalah suatu kegiatan yang dilakukan di awal, kegiatan tersebut berupa
penetapan tujuan dan hal-hal atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan
agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Khusus untuk tenaga
kerja (karyawan), perencanaan adalah merencanakan sumber daya meliputi
tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan
organisasi atau perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan.
Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian.
Program
kepegawaian
meliputi
pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan,
kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian akan
membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
b. Organizing (Pengorganisasian)
Menurut Hasibuan ( 2007 : 5 ) organisasi adalah suatu sistem
perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasian adalah salah satu tindakan
penting dalam mengelola suatu organisasi. Dalam tahapan ini seorang
pimpinan atau manajer mempunyai peranan penting dalam menetapkan dan
mengatur kegiatan atau usaha apa yang akan dilakukan agar tujuan dari
organisainya dapat dicapai. Peran pimpinan tersebut antara lain menentukan
struktur organisasi, menentukan daftar pekerjaan yang harus dilakukan,
penetapan anggota dengan tugas yang sesuai dengan keahliannya masingmasing, pemberian kekuasaan atau wewenang.
Sebuah struktur organisasi mempunyai fungsi sebagai sebuah
kerangka yang menunjukan kedudukan dari masing-masing anggota, serta
dapat mengetahui tugas dan wewenang setiap anggota.
Dalam pengelolaan suatu organisasi haruslah berpegang teguh pada
prinsip-prinsip sebuah organisasi, diantaranya; mempunyai tujuan yang
jelas, pembagian tugas atau divisi, pembagian wewenang dan tanggung
jawab, adanya susunan hierarki, adanya kesatuan perintah dan komando,
batasan
kemampuan
pengawasan
(span
of
control),
dan
pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilakukan.
Menurut Farida (2009:14) terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam penyusunan organsasi, yaitu :
1. Aktivitas kegiatan atau pekerjaan. Maksud dari hal ini adalah kita
harus dapat mengelompokan aktivitas atau kegiatan yang ada pada
suatu organisasi tersebut.
2. Manusia. Seorang manajer atau pimpinan harus mempunyai
keahlian membagi tugas kepada setiap anggota individu yang
tentunya sesuai dengan kehalian yang dimiliki. Dalam hal ini yang
harus manajer lakukan adalah penempatan seseorang yang tepat di
tempat yang tepat agar organiasi dapat dijalankan secara lebih efektif
dan efisien.
3. Hubungan-hubungan. Seorang pimpinan harus padai mengatur
wewenang, tugas dan tanggung jawab kepada setiap anggota yang
ada.
4. Lingkungan manajemen. Seorang pimpinan tidak hanya mengatur
sumber daya manusia atau tenaga kerja. Namun, ia dapat
menentukan fasilitas apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan
organisasi tersebut.
c. Actuating (Penggerakan)
Actuating memiliki arti menggerakan atau mulai melakukan.
Penggerakan adalah salah satu dari fungsi manajemen yang terpenting,
dimana penggerakan adalah usaha untuk merealisasikan perencanaan dan
pengimplementasian pengorganisasian agar tujuan dari organisai tersebut
dapat dicapai.
Penggerakan adalah salah satu fungsi manajemen yang berkaitan
langsung dengan sumber daya manusia oleh karen itu biasanya tahapan ini
adalah fungsi manajemen yang paling sulit untuk dilakukan secara efektif.
Seorang pimpinan mempunyai andil yang besar dalam penggerakan, dimana
pimpinan tersebuut harus mampu menggerakan anggotanya untuk bertindak
melakukan tugas dan wewenangnya dengan baik agar tujuan dari
organisasinya dapat tercapai.
Sasaran dari penggerakan adalah agar terciptanya kedisiplinan,
kepatuhan, keefektifan dalam menjalankan tugas demi terwujudnya tujuan
yang telah ditetapkan. Dimana setiap anggotanya dapat menyelesaikan
tuags yang telah dilimpahkan dari pimpinannya. Sementara itu, tujuan dari
penggerakan adalah agar manajamen pada organisasi tersebut dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
Menurut Farida (2009:69) terdapat beberapa prinsip dari
penggerakan yang dapat membuatnya berjalan dan memperoleh hasil secara
maskimal, prinsip-prinsip itu antara lain:
1. Efisiensi, dengan adanya keterbatasan fasilitas, dana, dan waktu
tentunya akan membuat kita untuk dapat memanfaatkan hal-hal
tersebut semaskimal mungkin sehingga tidak ada hal yang terbuang
sia-sia.
2. Efektivitas metode penggerakan, dalam melakukan penggerakan,
sebaiknya kita menggnakan metode yang sesuai dengan tipe sumber
daya manusia yang dimiliki. Misalnya, memberikan motivasi untuk
mengerjakan sesuatu, dan bonus atas hasil kinerja kerja yang
memuaskan.
3. Komunikasi manajerial; Komunikasi antara bawahan dan atasan
harusalah terjalin dengan baik, agar terciptanya suasana kerja yang
nyaman dan pihak atasan maupun bawahan dapat saling memberikan
semangat atau dapat saling melakukan penggerakan satu sama lain.
4. Information; Informasi adalah hal terpenting yang harus
diperhatikan bukan hanya oleh pimpinan, namun oleh seluruh
anggota organisasi tersebut. Dalam hal ini, perlu adanya informasi
yang selalu mengalir dengan baik kepada pihak-pihak yang berhak
mendapatkan informasi tersebut, dan berusaha untuk
meminimaslisir terjadinya miss-communication maupun grapefine
(isu-isu).
Sebuah penggerakan yang baik dan efektif tentunya akan
berdampak positif terhadap organisasinya, dimana hasil akhirnya adalah
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. berikut ini adalah beberapa faktor
yang menyebabkan sebuah penggerakan menjadi suatu hal yang penting,
antara lain:
1. Dengan melakukan penggerakan yang baik, tentunya dapat
membuat suasana didalam suatu organisasi menajdi hidup sehingga
hal tersebut dapat meningkatkan produktivitas kerja.
2. Penggerakan adalah tindakan merealisasikan perencanaan dan
pengimplementasian dari struktur yang telah disusun, apabila
penggerakan telah dilaksanakan dengan baik maka perencanaan dan
pengorganisasian yang telah disusun telah sukses dan cocok dengan
organisasi tersebut.
3. Dengan hasil penggerakan yang efektif, tentunya akan menciptakan
organisasi yang efektif juga. Karena sebuah penggerakan efektif
akan membuat anggota organisasi menjadi terdorong dan
termotivasi untuk melaksanakan tuagsnya sheingga dapat
meningkatkan kinerja dan produktifitas kerja mereka. Dan hasil
akhirnya adalah terciptanya organsisasi yang efektif dan berhasil
mencapai tujuannya.
4. Sebuah penggerakan yang efektif adalah hasil dari pihak manajemen
yang telah berhasil karena dapat menggerakan orang-orang yang
tepat dan berkompeten untuk melakukan tugas yang sesuai dengan
keahilannya msing-masing, sehinga dapat memanfaatkan secara
maskimal sumber daya manusia yang tersedia.
d. Controlling (Pengawasan)
Secara hierarki pengawasan adalah proses terakhir yang dilakukan
oleh seorang manajer. Diamana manajer tersebut memastikan bahwa
anggotanya telak melaksanakan tugas mereka dengan baik dan memastikan
tidak terjadinya penyimpangan pada organisasinya. Sebuah organisasi yang
mempunyai perencanaan dan pengorganisasian yang baik dan sesuai pun
belum tentu dapat mencapai tujuan organisasinya dan menjadi sebuah
organisasi yang baik. Apabila pimpinannya tidak melakukan pengawasan
yang baik dan terdapat penyimpangan maupun kesalahan yang terjadi pada
organisasi tersebut.
Jika saat melakukan pengawasan, manajer atau pimpinan
menemukan adanya penyimpangan, kesalahan maupun ketidakcocokan,
maka manajer atau pimpinan harus segera mengambil suatu tindakan untuk
menangani masalah tersebut sebelum menjadi semakin besar dan
berdampak negatif bagi berjalannya organisasi tersebut.
Adapun sasaran dari pengawasan adalah mengawasi kinerja kerja,
mencegah terjadinya ketidaksesuaian atau penyimpangan yang terjadi.
Selain itu, pengawasan mempunyai tujuan yang penting bagi sebuah
organiasasi yaitu membuat semua kegiatan dalam mencapai tujuan berjalan
dengan efektif dan efisien. Pengawasan mempunyai bebrapa fungsi penting
untuk sebuah organisasi maupun tim, diantaranya:
1. Mencegah terjadinya ketidaksesuaian maupun penyimpangan
2. Membuat pegawai menjadi lebih disiplin dalam mengerjakan
tugasnya
3. Menumbuhkan rasa tanggung jawab baik untuk anggota maupun
pimpinan
4. Menangani masalah yang terjadi dengan tepat dan cepat.
E. Hubungan Peran Manajemen Kantor dengan Efektivitas Kerja
Karyawan
Seperti yang sudah dikemukakan di bagian B, bahwa efektivitas
adalah suatu kondisi dimana organisasi mampu menyusun dan
mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai tujuan dengan
hasil yang maksimal dan memuaskan. Agar organisasi mampu
menyusun dan mengorganisasikan sumber daya, diperlukan upayaupaya yang dapat dilakukan oleh seorang manajer atau pemimpin
organisasi melalui peran-peran manajemen kantor. Dalam manajemen
kantor segala sesuatu yang berhubungan organisasi direncanakan,
diatur, diorganisasikan, diawasi, sehingga kegiatan atau aktivitas
organisasi dapat berjalan dengan efektif. Dan yang paling utama adalah
tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan hasil yang
maksimal dan memuaskan.
F. Kesimpulan
Peran manajemen dapat didefinisikan sebagai berbagai tugas atau
kegiatan yang manajemen memiliki posisi penting dan besifat dukungan
dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan organisasi atau tim.
Tahapan fungsi manajemen termasuk perencanaan, Organizing, arah dan
kontrol. Perencanaan adalah tahap menentukan apa tujuan yang ingin
Anda capai, dan hal yang dapat dilakukan. Pengorganisasian adalah
penentuan posisi, tugas dan kewenangan masing-masing individu.
Pengggerakan dapat memberikan dorongan kepada setiap invidu untuk
melaksanakan tugasnya dengan baik. Controlling adalah melakukan
pengawasan ke masing-masing anggotanya sudah melaksanakan
tugasnya dengan baik dan sesuai rencana. Sebuah organisasi yang
dijalankan dengan menerapkan fungsi manajemen akan lebih mungkin
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi yang efektif dan
efisien daripada yang tidak menerapkan fungsi manajemen. Seorang
manajer harus mampu mempelajari peranan dan hubungan manusia
dalam mencapai tujuan organisasi/perusahan terus dikembangkan hingga
sekarang. Dengan peran manajemen, pihak perusahaan akan dapat
mengarahkan karyawan secar benar sehingga aktivitas kantor dapat
dijalankan secara efektif dan efisien. Lebih lanjut tujuan organisasi atau
perusahaan akan lebih mudah tercapai ketika para karyawan melakukan
pekerjaannya dengan terampil dan sesuai yang diinginkan perusahaan.
REFERENSI
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer, Cetakan 1.
Bandung: Akbar Limas Perkasa
Farida, V. H. (2009). Dasar-Dasar Manajemen SMK. Bandung: Armico.
Handayaningrat, Soewarno. 1980. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta: Gunung Agung
Hodge, B. J. & William, P. Anthony. 1984. Organization Theory, Second
Edition. United States of America: Allyn and Bacon
Malayu, Hasibuan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan 9.
Jakarta: PT. Bumi Aksara
Martoyo, Susilo. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE
Terry, George R. 1977. Prinsip-Prinsip Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
14,5 %