ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA SELULAR INDONESIA Erikson Damanik
Jurnal Murni Sadar
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA
SELULAR INDONESIA
Erikson Damanik
(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam
proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.
Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat
waktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus,
serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasis
komputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Dengan
menggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi dan
memudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan.
Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan
untuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah
yang ada selama ini.
Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang.
PENDAHULUAN
Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadi
informasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyak
perusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelola
kegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sistem
informasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang
bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaan
tersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini.
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam
proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.
Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini adalah sulitnya
diketahui data pemesanan pembelian dari perusahaan yang sudah atau belum terpenuhi karena
aplikasi belum menyediakan informasi tersebut dan harus dilakukan pencarian lagi secara manual.
Pada bagian penjualan sulit memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan karena
keterlambatan pemrosesan data penjualan. Pencatatan stock yang kurang efektif dan tidak akurat
karena dilakukan secara manual. Untuk pembuatan laporan, dibutuhkan waktu yang cukup lama
karena data yang akan dibuat berasal dari beberapa file yang terpisah. Selain itu, data hutang dan
piutang juga sering tidak up to date sehingga sering terjadi penunggakan piutang dalam skala besar
oleh customer ataupun sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang yang telah jatuh tempo
yang mengakibatkan perusahaan sering mendapat teguran dari supplier. Dari alasan tersebut, maka
dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempercepat proses transaksi dan penyusunan
laporan.
Vol. 7 No. 1 April 2017
40
Jurnal Murni Sadar
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik mengambil judul : “Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Buana Selular Indonesia”.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang tersebut, diidentifikasi beberapa permasalahan utama :
1. Penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat.
2. Pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus.
3. Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
1.3. Ruang Lingkup Pembahasan
Agar pembahasan dapat lebih terfokus, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibahas berkaitan dengan perincian sebagai berikut :
a. Pembelian, meliputi kegiatan pendataan supplier, purchase order, pembelian, retur
pembelian.
b. Penjualan, meliputi kegiatan pendataan customer, penjualan, cetak faktur penjualan, retur
penjualan dan cetak faktur retur penjualan.
c. Persediaan, meliputi kegiatan pendataan barang, cetak kartu stok, permintaan barang.
d. Pengontrolan hutang dan piutang.
2. Laporan meliputi laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur
penjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang,
laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi
manajemen pada Buana Seluluar Indonesia dalam bentuk prototype rancangan sistem yang dapat
digunakan sebagai refrensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, penelitian ini dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis terutama
mengenai sistem informasi yang diterapkan di lapangan dan juga proses perancangan sistem
informasi manajemen.
2. Bagi perusahaan, laporan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan dalam mengevaluasi
kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan juga dapat dijadikan sebagai
referensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan Penulis dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle), dimana hanya dilakukan sampai
pada tahap keempat.
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan (Fase Perencanaan)
Pada tahap ini, penulis merumuskan masalah yang ada yaitu dengan menggunakan diagram
fishbone.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Pada tahap ini, penulis menentukan syarat-syarat informasi dengan pengumpulan data dengan
metode sampling, observasi, wawancara, dan studi kepustakaan.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Proses-proses yang dikerjakan pada tahap ini adalah :
a. Menggambarkan sistem berjalan dengan menggunakan flow of document.
b. Analisis dokumen keluaran.
c. Analisis dokumen masukan.
d. Menganalisis kebutuhan fungsional dengan use case diagram dan kebutuhan non
fungsional dengan diagram PIECES
e. Merancang data flow diagram sistem usulan.
f. Merumuskan kamus data yang akan digunakan dalam perancangan tabel database.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Vol. 7 No. 1 April 2017
41
Jurnal Murni Sadar
Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini adalah :
a. Membuat rancangan masukan sistem usulan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
2005.
b. Membuat rancangan keluaran sistem usulan dengan menggunakan Crystal Report 10.
c. Normalisasi struktur data dan rancangan basis data dengan menggunakan Microsoft SQL
Server 2005.
d. Membuat rancangan user interface.
ANALISIS SISTEM
Identifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan
Pada tahapan ini, penulis akan mengidentifikasikan masalah, peluang, dan tujuan dengan
menggunakan diagram fish bone seperti yang terlihat pada Gambar 1 hingga Gambar 1 berikut ini
:
Gambar 1 Diagram Cause Effect (Laporan)
Penyajian laporan pembelian, penjualan, dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat
disebabkan oleh :
4. Staf : kurang teliti dalam menghitung.
5. Dokumentasi : banyaknya dokumen yang harus disiapkan.
6. Sistem : perhitungan masih secara manual.
7. Prosedur : proses transaksi pembelian dan penjualan dilakukan secara manual serta prosedur
yang ditetapkan tidak dijalankan dengan baik.
staff
Kesalahan pencatatan
Pembelian dan penjualan
barang
Lambat dalam pencarian data
Pelayanan informasi
persediaan Barang
kepada pelanggan
kurang bagus
Tidak terdapat informasi
Persediaan barang sehingga
Harus dilakukan pencarian
Kartu persediaan secara
Satu per satu
sistem
Kartu persediaan yang banyak
Karena banyaknya jenis barang
Dokumentasi
Gambar 2 Diagram Cause Effect (Persediaan)
Penyajian informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus yang disebabkan
oleh :
1. Staf : kesalahan pencatatan pembelian dan penjualan barang serta lambat dalam pencarian data.
2. Dokumentasi : kartu persediaan yang banyak karena banyaknya jenis barang.
3. Sistem : tidak terdapat informasi persediaan barang sehingga harus dilakukan pencarian kartu
persediaan secara satu per satu.
Vol. 7 No. 1 April 2017
42
Jurnal Murni Sadar
Gambar 3 Diagram Cause Effect (Hutang dan Piutang)
Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo yang disebabkan oleh :
1. Staf : sulit mengetahui hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
2. Sistem : terlalu lambat karena dilakukan secara manual.
3. Prosedur : pengecekan hutang dan piutang yang telah jatuh tempo masih dilakukan secara
manual.
3.2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode:
3. Sampling
Sampling dilakukan dengan mengambil dokumen yang digunakan pada Buana Selular
Indonesia seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan pelunasan hutang,
faktur penjualan, faktur retur penjualan, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan
pelunasan piutang, faktur pembelian, dan faktur retur pembelian.
4. Observasi
Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan yaitu dengan
mengamati proses kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, serta hutang dan piutang di
perusahaan.
5. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan bertanya langsung pada bagian penjualan, bagian pembelian,
bagian gudang, bagian kasir di Buana Selular Indonesia untuk mendapatkan informasi secara
langsung.
6. Studi Kepustakaan
Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang akan digunakan sebagai tinjauan
pustaka, dengan mencari dan mengeksplorasi pustaka berupa buku-buku.
Kebutuhan non fungsional dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :
Tabel 1 Identifikasi Kebutuhan Non Fungsional
PIECES
Sistem Berjalan
Sistem Usulan
P (Performance)
Pencarian
data
saat
ini Pencarian data sudah terintegrasi
membutuhkan waktu yang lama karena sudah menggunakan sistem
dikarenakan tidak terintegrasi
komputerisasi
I (Information)
E (Economy)
C (Control)
Vol. 7 No. 1 April 2017
Informasi yang disajikan sering
terjadi kesalahan
Biaya yang dikeluarkan tinggi
dengan rekrut SDM lebih banyak.
Informasi yang disajikan tepat dan
akurat
Biaya yang dikeluarkan relatif lebih
rendah karena SDM dapat dikurangi
dengan bantuan sistem komputerisasi.
Keamanan data lebih rawan rusak Keamanan data terjaga dengan baik,
baik oleh unsur manusia maupun tidak dapat dilihat oleh siapapun,
lingkungan sekitar.
hanya orang–orang yang berwenang
yang dapat mengaksesnya.
43
Jurnal Murni Sadar
E (Efficiency)
Penginputan data tidak tepat Penginputan data tidak menghabiskan
waktu karena harus melakukan waktu karena data yang di-input
dengan manual.
sudah
menggunakan
sistem
terkomputerisasi.
Penyajian informasi memerlukan Penyajian informasi dapat diberikan
waktu yang lama
dengan cepat.
S (Service)
Data Flow Diagram (DFD)
Rancangan diagram konteks sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 3
berikut ini :
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen
Vol. 7 No. 1 April 2017
44
Jurnal Murni Sadar
PERANCANGAN SISTEM
Rancangan Masukan
Rancangan masukan terdiri dari :
1. Barang
Rancangan masukan barang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 5 Rancangan Masukan Barang
: barang.
: untuk melakukan input data barang.
: data kode barang, nama wajib di-input.
2. Supplier
Rancangan masukan supplier dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini :
Gambar 6 Rancangan Masukan Supplier
Vol. 7 No. 1 April 2017
45
Jurnal Murni Sadar
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
: supplier.
: untuk melakukan input data supplier.
: data kode supplier, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
3. Customer
Rancangan masukan customer dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 7 Rancangan Masukan Customer
: customer.
: untuk melakukan input data customer.
: data kode customer, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
4. Purchase Order
Rancangan masukan purchase order dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 8 Rancangan Masukan Purchase Order
: purchase order.
: untuk melakukan input purchase order.
: data nomor PO, tanggal, kode supplier, kode barang, dan quantity wajib
di-input.
46
Jurnal Murni Sadar
5. Pembelian
Rancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 9 Rancangan Masukan Pembelian
: pembelian.
: untuk melakukan input pembelian.
: data nomor pembelian, tanggal, tanggal jatuh tempo, purchase order,
kode supplier, kode barang, quantity, dan harga wajib di-input.
6. Retur Pembelian
Rancangan masukan retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 10 Rancangan Masukan Retur Pembelian
: retur pembelian.
: untuk melakukan input retur pembelian.
: data nomor retur pembelian, tanggal, nomor pembelian, kode supplier,
kode barang, dan quantity wajib di-input.
47
Jurnal Murni Sadar
7. Pelunasan Hutang
Rancangan masukan pelunasan hutang dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 11 Rancangan Masukan Pelunasan Hutang
: pelunasan hutang.
: untuk melakukan input pelunasan hutang.
: data nomor pelunasan hutang, tanggal, kode supplier, nomor faktur
pembelian wajib di-input.
8. Penjualan
Rancangan masukan penjualan dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 12 Rancangan Masukan Penjualan
: penjualan.
: untuk melakukan input penjualan.
: data nomor penjualan, tanggal, tanggal jatuh tempo, kode customer, kode
barang, quantity, harga wajib di-input.
48
Jurnal Murni Sadar
9. Retur Penjualan
Rancangan masukan retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 13 Rancangan Masukan Retur Penjualan
: retur penjualan.
: untuk melakukan input retur penjualan.
: data nomor retur penjualan, tanggal, nomor faktur penjualan, kode
customer, kode barang, quantity, wajib di-input.
10. Pelunasan Piutang
Rancangan masukan pelunasan piutang dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 14 Rancangan Masukan Pelunasan Piutang
: pelunasan piutang.
: untuk melakukan input pelunasan piutang.
: data nomor pelunasan piutang, tanggal, kode customer, dan nomor
penjualan wajib di-input.
49
Jurnal Murni Sadar
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang didapatkan penulis setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan dapat memberikan laporan pembelian,
laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang,
laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporan
hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo tepat waktu dan akurat.
2. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan informasi persediaan barang kepada
pelanggan dapat lebih tepat dan akurat.
3. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan hutang dan piutang dapat dikontrol dan
informasi jatuh tempo dapat dihasilkan.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Mengimplementasikan rancangan sistem usulan ke dalam bentuk aplikasi sehingga dapat
membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada selama ini.
2. Agar perusahaan dapat melakukan analisis terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan di
dalam implementasi rancangan sistem usulan seperti pembelian komputer dan server.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan.Z, 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan V, Edisi Ke-5,
Penerbit BPPE, Yogyakarta.
Hall, James.A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Dewi Fitriasari dan Deny Arnos
Kwary, Buku Satu, Edisi-4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Kadir, A., 2005, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, Penerbit PT. Prenhallindo,
Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, Penerbit PT.Indeks, Jakarta.
McLeod, R., 2001, Sistem Informasi Manajemen, Alih Bahasa Hendra Teguh, Jilid 1, Edisi
Ketujuh, Penerbit PT.Prehallindo, Jakarta.
McLeod, R., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedelapan, Alih Bahasa oleh Hendra
Teguh, Penerbit PT. Indeks, Jakarta.
Moekijat, 2001, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Ahli Bahasa Hendra Teguh, Penerbit
Indeks, Jakarta.
Mulya.H.,2008, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi-3, Cetakan ke-3, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Skousen, K.F.,E.K. Stice, dan J.D.Stice, 2004, Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Ke-1, Alih
Bahasa oleh Thomson, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sutabri, T., 2003, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Sutabri, T., 2004, Analisis Sistem Informasi, Edisi Ke-1, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Vol. 7 No. 1 April 2017
50
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BUANA
SELULAR INDONESIA
Erikson Damanik
(Politeknik Bisnis Indonesia)
Abstrak
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam
proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.
Masalah yang terjadi adalah penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat
waktu dan tidak akurat, pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus,
serta tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
Untuk menangani masalah, penulis mengusulkan sebuah sistem informasi yang berbasis
komputerisasi dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC. Dengan
menggunakan sistem informasi ini dapat dilakukan penginputan data secara komputerisasi dan
memudahkan pembuatan laporan yang diperlukan perusahaan.
Dari hasil perancangan penulis, diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan
untuk tahap pembuatan aplikasi sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengatasi masalah
yang ada selama ini.
Kata Kunci : Handphone, SDLC, Manajemen, Pembelian, Penjualan, Stock. Hutang, Piutang.
PENDAHULUAN
Teknologi komputer sangat diperlukan dalam pengolahan data agar dapat menjadi
informasi yang berguna dengan tingkat keakuratan dan kecepatan yang tinggi. Saat ini, banyak
perusahaan yang telah menerapkan sistem terkomputerisasi dalam mengatur dan mengelola
kegiataan bisnisnya. Salah satu jenis sistem terkomputerisasi yang diterapkan adalah sistem
informasi manajemen (SIM) yang merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang
bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Hal ini dilakukan agar perusahaan
tersebut mampu bersaing dengan perusahaan pesaing lainnya di era globalisasi ini.
Buana Selular Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi
berbagai merk handphone. Saat ini Buana Selular Indonesia menggunakan Microsoft Excel dalam
proses pencatatan transaksi pembelian, penjualan, stock, maupun pelunasan hutang dan piutang.
Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini adalah sulitnya
diketahui data pemesanan pembelian dari perusahaan yang sudah atau belum terpenuhi karena
aplikasi belum menyediakan informasi tersebut dan harus dilakukan pencarian lagi secara manual.
Pada bagian penjualan sulit memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan karena
keterlambatan pemrosesan data penjualan. Pencatatan stock yang kurang efektif dan tidak akurat
karena dilakukan secara manual. Untuk pembuatan laporan, dibutuhkan waktu yang cukup lama
karena data yang akan dibuat berasal dari beberapa file yang terpisah. Selain itu, data hutang dan
piutang juga sering tidak up to date sehingga sering terjadi penunggakan piutang dalam skala besar
oleh customer ataupun sering terjadi keterlambatan pembayaran hutang yang telah jatuh tempo
yang mengakibatkan perusahaan sering mendapat teguran dari supplier. Dari alasan tersebut, maka
dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mempercepat proses transaksi dan penyusunan
laporan.
Vol. 7 No. 1 April 2017
40
Jurnal Murni Sadar
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik mengambil judul : “Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Buana Selular Indonesia”.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang tersebut, diidentifikasi beberapa permasalahan utama :
1. Penyajian laporan pembelian, penjualan dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat.
2. Pelayanan informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus.
3. Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
1.3. Ruang Lingkup Pembahasan
Agar pembahasan dapat lebih terfokus, maka ruang lingkup pembahasan dibatasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi yang dibahas berkaitan dengan perincian sebagai berikut :
a. Pembelian, meliputi kegiatan pendataan supplier, purchase order, pembelian, retur
pembelian.
b. Penjualan, meliputi kegiatan pendataan customer, penjualan, cetak faktur penjualan, retur
penjualan dan cetak faktur retur penjualan.
c. Persediaan, meliputi kegiatan pendataan barang, cetak kartu stok, permintaan barang.
d. Pengontrolan hutang dan piutang.
2. Laporan meliputi laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur
penjualan, laporan stok barang, laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang,
laporan pelunasan piutang, laporan hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo.
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi
manajemen pada Buana Seluluar Indonesia dalam bentuk prototype rancangan sistem yang dapat
digunakan sebagai refrensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, penelitian ini dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan penulis terutama
mengenai sistem informasi yang diterapkan di lapangan dan juga proses perancangan sistem
informasi manajemen.
2. Bagi perusahaan, laporan tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan dalam mengevaluasi
kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan juga dapat dijadikan sebagai
referensi dalam mengembangkan sistem terkomputerisasi pada perusahaan.
1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan Penulis dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan SDLC (System Development Life Cycle), dimana hanya dilakukan sampai
pada tahap keempat.
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan (Fase Perencanaan)
Pada tahap ini, penulis merumuskan masalah yang ada yaitu dengan menggunakan diagram
fishbone.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Pada tahap ini, penulis menentukan syarat-syarat informasi dengan pengumpulan data dengan
metode sampling, observasi, wawancara, dan studi kepustakaan.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Proses-proses yang dikerjakan pada tahap ini adalah :
a. Menggambarkan sistem berjalan dengan menggunakan flow of document.
b. Analisis dokumen keluaran.
c. Analisis dokumen masukan.
d. Menganalisis kebutuhan fungsional dengan use case diagram dan kebutuhan non
fungsional dengan diagram PIECES
e. Merancang data flow diagram sistem usulan.
f. Merumuskan kamus data yang akan digunakan dalam perancangan tabel database.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Vol. 7 No. 1 April 2017
41
Jurnal Murni Sadar
Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini adalah :
a. Membuat rancangan masukan sistem usulan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
2005.
b. Membuat rancangan keluaran sistem usulan dengan menggunakan Crystal Report 10.
c. Normalisasi struktur data dan rancangan basis data dengan menggunakan Microsoft SQL
Server 2005.
d. Membuat rancangan user interface.
ANALISIS SISTEM
Identifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan
Pada tahapan ini, penulis akan mengidentifikasikan masalah, peluang, dan tujuan dengan
menggunakan diagram fish bone seperti yang terlihat pada Gambar 1 hingga Gambar 1 berikut ini
:
Gambar 1 Diagram Cause Effect (Laporan)
Penyajian laporan pembelian, penjualan, dan persediaan tidak tepat waktu dan tidak akurat
disebabkan oleh :
4. Staf : kurang teliti dalam menghitung.
5. Dokumentasi : banyaknya dokumen yang harus disiapkan.
6. Sistem : perhitungan masih secara manual.
7. Prosedur : proses transaksi pembelian dan penjualan dilakukan secara manual serta prosedur
yang ditetapkan tidak dijalankan dengan baik.
staff
Kesalahan pencatatan
Pembelian dan penjualan
barang
Lambat dalam pencarian data
Pelayanan informasi
persediaan Barang
kepada pelanggan
kurang bagus
Tidak terdapat informasi
Persediaan barang sehingga
Harus dilakukan pencarian
Kartu persediaan secara
Satu per satu
sistem
Kartu persediaan yang banyak
Karena banyaknya jenis barang
Dokumentasi
Gambar 2 Diagram Cause Effect (Persediaan)
Penyajian informasi persediaan barang kepada pelanggan kurang bagus yang disebabkan
oleh :
1. Staf : kesalahan pencatatan pembelian dan penjualan barang serta lambat dalam pencarian data.
2. Dokumentasi : kartu persediaan yang banyak karena banyaknya jenis barang.
3. Sistem : tidak terdapat informasi persediaan barang sehingga harus dilakukan pencarian kartu
persediaan secara satu per satu.
Vol. 7 No. 1 April 2017
42
Jurnal Murni Sadar
Gambar 3 Diagram Cause Effect (Hutang dan Piutang)
Tidak terkontrolnya hutang dan piutang yang telah jatuh tempo yang disebabkan oleh :
1. Staf : sulit mengetahui hutang dan piutang yang telah jatuh tempo.
2. Sistem : terlalu lambat karena dilakukan secara manual.
3. Prosedur : pengecekan hutang dan piutang yang telah jatuh tempo masih dilakukan secara
manual.
3.2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode:
3. Sampling
Sampling dilakukan dengan mengambil dokumen yang digunakan pada Buana Selular
Indonesia seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan pelunasan hutang,
faktur penjualan, faktur retur penjualan, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan
pelunasan piutang, faktur pembelian, dan faktur retur pembelian.
4. Observasi
Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan yaitu dengan
mengamati proses kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, serta hutang dan piutang di
perusahaan.
5. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan bertanya langsung pada bagian penjualan, bagian pembelian,
bagian gudang, bagian kasir di Buana Selular Indonesia untuk mendapatkan informasi secara
langsung.
6. Studi Kepustakaan
Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang akan digunakan sebagai tinjauan
pustaka, dengan mencari dan mengeksplorasi pustaka berupa buku-buku.
Kebutuhan non fungsional dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini :
Tabel 1 Identifikasi Kebutuhan Non Fungsional
PIECES
Sistem Berjalan
Sistem Usulan
P (Performance)
Pencarian
data
saat
ini Pencarian data sudah terintegrasi
membutuhkan waktu yang lama karena sudah menggunakan sistem
dikarenakan tidak terintegrasi
komputerisasi
I (Information)
E (Economy)
C (Control)
Vol. 7 No. 1 April 2017
Informasi yang disajikan sering
terjadi kesalahan
Biaya yang dikeluarkan tinggi
dengan rekrut SDM lebih banyak.
Informasi yang disajikan tepat dan
akurat
Biaya yang dikeluarkan relatif lebih
rendah karena SDM dapat dikurangi
dengan bantuan sistem komputerisasi.
Keamanan data lebih rawan rusak Keamanan data terjaga dengan baik,
baik oleh unsur manusia maupun tidak dapat dilihat oleh siapapun,
lingkungan sekitar.
hanya orang–orang yang berwenang
yang dapat mengaksesnya.
43
Jurnal Murni Sadar
E (Efficiency)
Penginputan data tidak tepat Penginputan data tidak menghabiskan
waktu karena harus melakukan waktu karena data yang di-input
dengan manual.
sudah
menggunakan
sistem
terkomputerisasi.
Penyajian informasi memerlukan Penyajian informasi dapat diberikan
waktu yang lama
dengan cepat.
S (Service)
Data Flow Diagram (DFD)
Rancangan diagram konteks sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 3
berikut ini :
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen
Vol. 7 No. 1 April 2017
44
Jurnal Murni Sadar
PERANCANGAN SISTEM
Rancangan Masukan
Rancangan masukan terdiri dari :
1. Barang
Rancangan masukan barang dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 5 Rancangan Masukan Barang
: barang.
: untuk melakukan input data barang.
: data kode barang, nama wajib di-input.
2. Supplier
Rancangan masukan supplier dapat dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini :
Gambar 6 Rancangan Masukan Supplier
Vol. 7 No. 1 April 2017
45
Jurnal Murni Sadar
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
: supplier.
: untuk melakukan input data supplier.
: data kode supplier, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
3. Customer
Rancangan masukan customer dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 7 Rancangan Masukan Customer
: customer.
: untuk melakukan input data customer.
: data kode customer, nama, alamat, kota, kode pos, telepon wajib di-input.
4. Purchase Order
Rancangan masukan purchase order dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 8 Rancangan Masukan Purchase Order
: purchase order.
: untuk melakukan input purchase order.
: data nomor PO, tanggal, kode supplier, kode barang, dan quantity wajib
di-input.
46
Jurnal Murni Sadar
5. Pembelian
Rancangan masukan pembelian dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 9 Rancangan Masukan Pembelian
: pembelian.
: untuk melakukan input pembelian.
: data nomor pembelian, tanggal, tanggal jatuh tempo, purchase order,
kode supplier, kode barang, quantity, dan harga wajib di-input.
6. Retur Pembelian
Rancangan masukan retur pembelian dapat dilihat pada Gambar 10 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 10 Rancangan Masukan Retur Pembelian
: retur pembelian.
: untuk melakukan input retur pembelian.
: data nomor retur pembelian, tanggal, nomor pembelian, kode supplier,
kode barang, dan quantity wajib di-input.
47
Jurnal Murni Sadar
7. Pelunasan Hutang
Rancangan masukan pelunasan hutang dapat dilihat pada Gambar 11 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 11 Rancangan Masukan Pelunasan Hutang
: pelunasan hutang.
: untuk melakukan input pelunasan hutang.
: data nomor pelunasan hutang, tanggal, kode supplier, nomor faktur
pembelian wajib di-input.
8. Penjualan
Rancangan masukan penjualan dapat dilihat pada Gambar 12 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 12 Rancangan Masukan Penjualan
: penjualan.
: untuk melakukan input penjualan.
: data nomor penjualan, tanggal, tanggal jatuh tempo, kode customer, kode
barang, quantity, harga wajib di-input.
48
Jurnal Murni Sadar
9. Retur Penjualan
Rancangan masukan retur penjualan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Gambar 13 Rancangan Masukan Retur Penjualan
: retur penjualan.
: untuk melakukan input retur penjualan.
: data nomor retur penjualan, tanggal, nomor faktur penjualan, kode
customer, kode barang, quantity, wajib di-input.
10. Pelunasan Piutang
Rancangan masukan pelunasan piutang dapat dilihat pada Gambar 14 berikut ini :
Nama masukan
Fungsi
Keterangan
Vol. 7 No. 1 April 2017
Gambar 14 Rancangan Masukan Pelunasan Piutang
: pelunasan piutang.
: untuk melakukan input pelunasan piutang.
: data nomor pelunasan piutang, tanggal, kode customer, dan nomor
penjualan wajib di-input.
49
Jurnal Murni Sadar
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang didapatkan penulis setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan dapat memberikan laporan pembelian,
laporan retur pembelian, laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan stok barang,
laporan hutang, laporan piutang, laporan pelunasan hutang, laporan pelunasan piutang, laporan
hutang jatuh tempo, dan laporan piutang jatuh tempo tepat waktu dan akurat.
2. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan informasi persediaan barang kepada
pelanggan dapat lebih tepat dan akurat.
3. Dengan menggunakan sistem usulan, diharapkan hutang dan piutang dapat dikontrol dan
informasi jatuh tempo dapat dihasilkan.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan setelah menyelesaikan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Mengimplementasikan rancangan sistem usulan ke dalam bentuk aplikasi sehingga dapat
membantu perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang ada selama ini.
2. Agar perusahaan dapat melakukan analisis terhadap biaya-biaya yang akan dikeluarkan di
dalam implementasi rancangan sistem usulan seperti pembelian komputer dan server.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan.Z, 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan V, Edisi Ke-5,
Penerbit BPPE, Yogyakarta.
Hall, James.A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Dewi Fitriasari dan Deny Arnos
Kwary, Buku Satu, Edisi-4, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Kadir, A., 2005, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, Penerbit PT. Prenhallindo,
Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh
Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, Penerbit PT.Indeks, Jakarta.
McLeod, R., 2001, Sistem Informasi Manajemen, Alih Bahasa Hendra Teguh, Jilid 1, Edisi
Ketujuh, Penerbit PT.Prehallindo, Jakarta.
McLeod, R., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedelapan, Alih Bahasa oleh Hendra
Teguh, Penerbit PT. Indeks, Jakarta.
Moekijat, 2001, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Ahli Bahasa Hendra Teguh, Penerbit
Indeks, Jakarta.
Mulya.H.,2008, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi-3, Cetakan ke-3, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Skousen, K.F.,E.K. Stice, dan J.D.Stice, 2004, Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Ke-1, Alih
Bahasa oleh Thomson, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sutabri, T., 2003, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Sutabri, T., 2004, Analisis Sistem Informasi, Edisi Ke-1, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Vol. 7 No. 1 April 2017
50