Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Dalam Penyetan Nilai Guna Sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip
Setiap lembaga atau instansi dalam melaksanakan kegiatan administrasi
tidak terlepas dari arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau
rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Catatan ini
disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, baik berupa tulisan, gambar
maupun suara. Oleh sebab itu pentingnya konsep arsip pada suatu organisasi.
1.
Pengertian Arsip
Arsip adalah salah satu bentuk sumber informasi penting dari kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Menurut Amsyah (2003, 2) “salah
satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat
pembayaran)
sampai
kepada
kegiatan-kegiatan
pengambilan
keputusan”.
Sedangkan Sedarmayanti (2003, 8) mengemukakan bahwa “arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen yang dikelola dan disimpan oleh lembaga atau
organisasi”.
Selain pendapat di atas Wiyasa (2003, 43) menyatakan bahwa “arsip
berasal dari bahasa yunani yaitu archea adalah dokumen atau catatan mengenai
permasalahan jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan”. Dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I pasal 1 pengertian arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
7
Universitas Sumatera Utara
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam melaksanakan kehidupan masyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan Bab I,
arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta dan
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan naskah
atau dokumen, rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat,
diterima, dikelola dan disimpan oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintahan
maupun lembaga swasta dalam melaksanakan kehidupan masyarakat.
2.
Tujuan Arsip
Arsip tidak hanya sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu
organisasi pemerintah ataupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki tujuan dari
suatu organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “tujuan arsip secara umum
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah”.
8
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Barthos (2012, 12) menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai
berikut:
1. Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan.
2. Pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Selain pendapat di atas Widjaja (1990, 92) menyatakan bahwa tujuan arsip
sebagai berikut:
1. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama
diperlukan.
2. Menyiapkan surat saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan
suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab II
pasal 3, tujuan kearsipan sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
9
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan arsip adalah untuk
menyimpan
surat
menyurat
dengan
aman
dan
menjamin
keselamatan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban bagi pemerintah.
3.
Fungsi Arsip
Arsip bukan hanya kumpulan naskah atau dokumen saja, tetapi arsip
mempunyai fungsi dalam suatu lembaga atau organisasi. Amsyah (2003, 2)
menyatakan bahwa fungsi arsip sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
administrasi negara.
Sedangkan Barthos (2012, 4) mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis
digolongkan menjadi dua sebagai berikut:
1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan suatu unit kerja.
2. Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
terus menerus atau frekuensi kegunaannya sebagai referensi bagi suatu
organisasi.
Selain pendapat di atas bahwa Sedarmayanti (2003, 9) menyatakan fungsi
arsip dapat dibedakan menjadi dua macam sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu, (1) arsip
aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi atau kantor; (2) arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi
10
Universitas Sumatera Utara
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis merupakan pertanggungjawaban
nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Selain pendapat di atas Suraja (2006, 37) menyatakan bahwa “fungsi arsip
adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun
sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan
pekerjaan dalam suatu organisasi dan kebutuhan individual”. Dalam Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab III pasal 1 fungsi arsip
dibedakan atas dua sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi didalam fungsifungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki
nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi arsip dapat dilihat
berdasarkan fungsinya, dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis ada dua yaitu
(arsip aktif dan arsip inaktif) dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan
tempat penyimpanan, benda dan lamanya penyimpanan.
11
Universitas Sumatera Utara
4.
Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan suatu organisasi. Agus
Sugiarto (2005, 10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam,
sebagai berikut:
a. Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan
sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud
fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel dan sebagainya.
b. Pita rekaman.
c. Microfilm.
d. Disket.
e. Compact disk (CD).
Sedangkan Endang (2009, 10-11) mengemukakan bahwa jenis arsip adalah
sebagai berikut:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, sebagai berikut:
a. Arsip yang berbentuk lembaran.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran.
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, sebagai berikut:
a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan
mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah inventaris.
c. Personal record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
kepegawaian.
12
Universitas Sumatera Utara
d. Sales record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan.
e. Production record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, sebagai berikut:
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia).
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional
Daerah).
b. Instansi Pemerintah atau swasta
1) Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer adalah arsip asli,
sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau
karbon kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang
disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, sebagai berikut:
a. Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi.
b. Arsip biasa adalah yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
c. Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu
dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu
yang lama.
d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya.
e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya,
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan
sebagai berikut:
1) Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor.
2) Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya,
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi Negara.
13
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis arsip terdiri dari arsip
menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip
berdasarkan masalahnya, arsip berdasarkan pemiliknya, arsip berdasarkan sifatnya
dan arsip berdasarkan fungsinya.
5.
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah bagian yang penting dari suatu organisasi atau
instansi. Oleh sebab itu arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem
penyimpanan arsip untuk memudahkan dalam temu kembali arsip apabila arsip
tersebut dibutuhkan sewaktu-waktu. Tjandra (2008, 288) menyatakan bahwa
sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan abjad
Susunan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad. Umumnya
digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek.
2. Sistem penyimpanan tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar negeri. Pada
sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal.
3. Sistem penyimpanan nomor
Adalah sistem penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari
satu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
4. Sistem penyimpanan wilayah
Adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah.
Misalnya pembagian menurut pulau atau menurut propinsi.
5. Sistem penyimpanan masalah atau subjek
Semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal atau masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi
menjadi sub-masalah dan sebagainya.
Sedangkan Amsyah (2003, 71) mengemukakan sistem penyimpanan arsip
sebagai berikut:
1. Sistem abjad adalah arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama
orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
14
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem angka atau nomor (numerik) adalah arsip yang mempunyai
nomor disimpan menurut urutan angka dari yang angka terkecil terus
meningkat hingga bilangan yang lebih besar.
3. Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan
pada pengelompokan menurut nama tempat.
4. Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
isi dari arsip yang bersangkutan.
5. Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang
berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu surat dikirim
keluar.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip
terdiri dari sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan angka atau nomor
(numerik), sistem penyimpanan wilayah, sistem penyimpanan subjek, sistem
penyimpanan urutan waktu dan sistem penyimpanan tanggal.
2.2 Pengertian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan
memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang bermacam-macam.
Menurut Sumrahyadi (2014, 1.7) “arsip audio visual adalah arsip dalam bentuk
gambar dan suara apapun bentuk coraknya, yang dapat dilihat dan didengar”.
Sedangkan Gunarto (2007, 1.34) menyatakan bahwa “arsip audio visual adalah
dokumen yang berisi informasi pemerintahan dalam bentuk citra bergerak
(moving images) dan suara (sound)”. Selain pendapat diatas Edmondson (2004,
27) mengemukakan bahwa:
Audiovisual archive is an organization or department of an organization
which has a statutoryor other mandate for providing access to a collection
of audiovisual documents and the audiovisual heritage by collecting,
managing, preserving and promoting.
Maksud Edmondson arsip audio visual adalah sebuah organisasi atau
departemen dari suatu organisasi yang memiliki undang-undang atau lainnya
15
Universitas Sumatera Utara
untuk menyediakan akses ke koleksi dokumen audiovisual dan warisan
audiovisual
dengan
mengumpulkan,
mengelola,
melestarikan
dan
mempromosikan. Pendapat lain dikemukakan oleh Harrison (1997, 27) “arsip
audio visual adalah organisasi atau departemen dari suatu organisasi yang
difokuskan pada mengumpulkan, mengelola, melestarikan dan menyediakan akses
ke koleksi media audio visual dan warisan audio visual”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip audio visual adalah
organisasi
atau
lembaga
dalam
mengumpulkan,
mengolah,
mengelola,
melestarikan arsip dalam bentuk gambar dan suara apapun bentuk coraknya dan
dapat dilihat dan didengar untuk mempertahankan warisan budaya.
2.3 Jenis Arsip Audio Visual
Jenis arsip audio visual terdiri dari foto, film, video, rekaman suara,
mikrofilm, mikrofis dan elektronik. Masing-masing jenis arsip audio visual
mempunyai pengertian sebagai berikut:
1.
Foto
Foto adalah arsip berupa negatif film dan gambar tercetak. Sumrahyadi
(2014, 1.14) menyatakan bahwa “foto adalah hasil pemotretan baik berupa
negative film (klise) atau dalam bentuk digital maupun gambar positif (hasil
cetakan atau afdurk) yang layak disimpan melalui tahap seleksi dengan kriteria
tertentu”. Sedangkan Martono (1992, 65) mengemukakan bahwa “foto adalah
arsip yang disimpan pada boks atau kotak khusus dan ditata secara vertikal dan
tatanannya disesuaikan dengan informasi yang terkandung didalamnya”.
16
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa foto adalah hasil pemotretan
baik berupa negative film (klise) atau gambar tercetak disimpan melalui tahap
seleksi dengan kriteria tertentu dan ditata secara vertikal sesuai dengan informasi
yang terkandung didalamnya.
2.
Film
Film adalah arsip berupa gambar dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.17)
mengemukakan bahwa “film adalah arsip yang menyimpan informasi berupa
image atau citra bergerak yang terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan
suara pada bahan dasar film yang penciptaannya menggunakan teknis atistik
dengan menggunakan peralatan khusus”. Sedangkan Irawan (2011, 4) menyatakan
bahwa “film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
image), terekam dalam rangkaian gambar, fotografik dan suara pada bahan film,
yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan
khusus”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa film adalah arsip yang isi
informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian
gambar, fotografik dan suara pada bahan film, yang penciptaannya menggunakan
rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus untuk memudahkan
penggunaan dalam menyimpan informasi arsip.
3.
Rekaman Video
Rekaman video adalah arsip yang informasinya berupa gambar bergerak
dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.15) menyatakan bahwa “rekaman video adalah
arsip yang informasinya berupa gambar bergerak, terekam dalam rangkaian
17
Universitas Sumatera Utara
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”.
Sedangkan Martono (1994, 93) mengemukakan bahwa “rekaman video adalah
arsip yang informasinya disimpan menggunakan alat teknologi elektronik dalam
bentuk gambar bergerak”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan
bahwa “rekaman video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
(terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang
penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik)”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa rekaman video adalah arsip yang
informasinya berupa gambar bergerak dan bersuara, terekam dalam rangkaian
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”.
4.
Rekaman Suara
Rekaman suara adalah arsip yang informasinya berupa suara. Sumrahyadi
(2014, 1.18) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang informasinya
berupa suara terekam pada media dengan bahan dasar selulosa, berupa pita
menggunakan rancangan dengan peralatan khusus”. Sedangkan Martono (1994,
93) mengemukakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang dibuat dari lak atau
lapisan lak pada inti kertas pada selulosa asetat atau selulosa nitrat”. Selain
pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip
yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem
perekam tertentu”.
18
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa rekaman suara adalah arsip
yang informasinya berupa suara terekam pada media dengan menggunakan
peralatan khusus dengan bahan dasar selulosa asetat atau selulosa nitrat
menggunakan sistem perekam tertentu.
5.
Mikrofilm
Mikrofilm adalah arsip yang direkam pada film. Menurut Amsyah (2003,
218) “mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip
direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan
penyimpanan, tranportasi, dan penggunaan”. Sedangkan Martono (1994, 93)
mengemukakan bahwa “mikrofilm adalah helida perak sama dengan film yang
digunakan dalam fotografi konvensional, jika tidak diproses dengan baik
warnanya akan mudah pucat”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4)
menyatakan bahwa “mikrofilm adalah salah satu bentuk reprografi arsip untuk
pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau mini, dengan
menggunakan ukuran 16 mm, 35 mm, dan 105 mm”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa mikrofilm adalah salah satu
bentuk reprografi arsip untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih
kecil atau mini untuk memudahkan penyimpanan arsip.
6.
Mikrofis
Mikrofis adalah arsip yang disimpan dalam lembar-lembar film negatif.
Menurut Setiawati (2000, 34) “mikrofis adalah reproduksi dari lembar-lembar
film negatif yang ditata dalam jaket film berukuran 10x15 cm”. Sedangkan
Answir dan Usman (2002, 7) menyatakan bahwa “mikrofis adalah lembaran film
19
Universitas Sumatera Utara
transparan yang terdiri atas lambang-lambang visual yang diperkecil sedemikian
sehingga tidak dapat dibaca dengan mata telanjang”. Selain pendapat di atas
Hartono (1986, 2) mengemukakan bahwa “mikrofis adalah mikroform dalam
bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul atau tidak dapat dalam bentuk
celah-celah dan transparan atau tembus cahaya”. Dalam Penyusunan Guide Arsip
Media Baru (2009, 4) “mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar
mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam satu pola yang
menggunakan garis-garis jeruji yang paralel”.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa mikrofis adalah arsip yang
disimpan dalam bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul yang terdiri
atas lambang-lambang visual yang menggunakan garis-garis jeruji paralel dan
tidak dapat dibaca dengan mata telanjang.
7.
Media Elektronik
Media elektronik adalah arsip yang disimpan dalam hard drive atau optical
disk. Judith Read dan Marry Lea Ginn (2011, 342) menyatakan bahwa “media
elektronik adalah catatan yang disimpan pada media penyimpanan elektronik yang
dapat dengan mudah diakses atau diubah”. Sedangkan Haryadi yang disitir oleh
Priansa dan Garnida (2013, 170) mengemukakan bahwa “media elektronik adalah
kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan
resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”. Selain
pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “media elektronik adalah
produk yang dihubungkan dengan sistem komputer yang dibuat dan diterima oleh
20
Universitas Sumatera Utara
organisasi atau perorangan yang berkaitan dengan data dan disimpan sebagai
bukti dari kegiatan”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa media elektronik adalah
kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
disimpan pada media penyimpanan elektronik yang dapat dengan mudah diakses
atau diubah dan disimpan dalam bentuk hard drive atau optical disk.
2.4 Konsep Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang disimpan di badan kearsipan mempunyai nilai
informasi sepanjang masa. Untuk itu perlu melakukan pelestarian dalam
mempertahankan kondisi fisik dan nilai informasi yang terkandung didalam arsip
audio visual. Pengadaan arsip dapat dilakukan dengan cara pembelian, tukarmenukar, hadiah atau sumbangan, titipan, menggandakan dan produksi atau
penerbitan sendiri, sedangkan pelestarian adalah melindungi agar dokumen tetap
baik. Purwono (2010, 49) mengemukakan bahwa “pelestarian arsip audio visual
adalah untuk melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami
kerusakan”. Sedangkan Edmondson (2004, 30) menyatakan bahwa “pelestarian
arsip audio visual adalah totalitas hal yang diperlukan untuk memastikan
aksesibilitas permanen dari dokumen audio visual dengan integritas maksimal”.
Selain pendapat di atas Sumrahyadi (2014, 6.26) mengemukakan bahwa
“pelestarian arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui
kegiatan penataan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip”.
21
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pelestarian arsip audio visual
adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik untuk
melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami kerusakan sepanjang
masa dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip audio
visual.
2.4.1
Langkah-Langkah Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang ada di lembaga kearsipan perlu dipelihara dan
dilestarikan, karena untuk menjaga kondisi fisik dan informasi yang terkandung di
dalam arsip. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pelestarian arsip audio visual
seperti pengolahan, pemeliharaan, penataan dan upaya penyelamatan arsip audio
visual. Berikut uraian masing-masing dari langkah-langkah pelestarian arsip audio
visual:
1.
Pengolahan Arsip Audio Visual
Pengolahan adalah kegiatan yang dilakukan agar memudahkan penataan
arsip. Sumrahyadi (2014, 6.13) mengemukakan bahwa “pengolahan arsip audio
visual adalah kegiatan penataan secara intelektual dengan menghasilkan sarana
penemuan kembali berupa daftar arsip dan inventaris”. Selanjutnya Sumrahyadi
(2014, 6.15-6.18) menyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut:
1. Pengolahan arsip foto
Pengolahan arsip foto dilakukan dengan pencatatan data-data melalui
pendaftaran umum atau pendaftaran deskriptif. Data yang dikumpulkan
dalam pendaftaran umum adalah judul koleksi foto dan kondisi fisiknya
termasuk bentuk dan ukuran foto. Sedangkan dalam pendaftaran
deskriptif adalah kondisi fisik, nama koleksi dan wilayah.
22
Universitas Sumatera Utara
2. Pengolahan arsip film
Arsip film adalah mendaftar arsip dengan cara melakukan pengecekan
secara teknis terhadap bahan dasar film, jenis kopi, format, warna,
parforsi, emulsi, mutu suara dan tingkat kerusakan.
3. Pengolahan arsip video
Arsip video juga dilakukan pendataan dengan dibuatkan catatan
mengenai kondisi arsip. Data informasi dalam arsip video adalah nomor
identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format,
tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan
jenis video.
4. Pengolahan arsip rekaman suara atau kaset
Untuk jenis arsip rekaman suara dapat dilakukan pengolahan dengan
langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan indeks adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara
meringkas isi dari rekaman yang akan memudahkan bagi pengguna
tentang isi secara keseluruhan (semacam daftar isi dari kaset).
b. Pembuatan label adalah kegiatan pemberian label pada setiap kaset
rekaman baik dari kulit kaset yang diluar ataupun pada kasetnya
yang diharapkan dapat digunakan sebagai nomor identitas dari kaset
agar tidak tertukar dengan isi kaset yang lain.
c. Mengadakan penelitian dan pengecekan terhadap bentuk fisik, label
kaset, mutu suara dan kondisi fisiknya.
d. Pembuatan daftar kaset yang disusun menurut waktu penerimaan dan
instansi pengkisah.
e. Pembuatan transkripsi adalah pembuatan daftar dari seluruh isi kataperkata dan kalimat-perkalimat tanpa mengubah isi dari pembicaraan
dengan cara mendengarkan melalui transcriber .
f. Pembuatan abstraksi adalah kegiatan yang dilakukan untuk
merumuskan intisari dari arsip rekaman suara.
g. Pembuatan buku sebagai sarana untuk penemuan kembali.
5. Pengolahan arsip microfilm
Pendataan arsip microfilm sebagai berikut:
a. Pencatatan nomor reel.
b. Nomor lokasi penyimpanan.
c. Judul koleksi.
d. Kurun waktu (tahun).
e. Nomor bundel (untuk arsip kertas yang telah dibuat microfilm).
f. Jumlah (berapa reel).
g. Tahun pembuatan (tanggal atau bulan atau tahun).
h. Asal-usul (membuat sendiri atau hibah).
i. Lokasi asli.
j. Kondisi fisik lainnya.
6. Arsip Elektronik
Jenis arsip elektronik mempunyai kecendrungan meningkat dengan
cepat seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga
organisasi harus mengikuti perkembangan tersebut kalau tidak ingin
23
Universitas Sumatera Utara
kalah bersaing dengan pesaing atau untuk meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas
Negeri Semarang (2013, 55-56) dinyatakan pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut:
1. Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip, pemilik, dan sistem
penataan yang digunakan.
2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan intelektual arsip secara
akurat. Isi diskripsi audio visual adalah sebagai berikut:
a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel, tipe copy, ukuran, masa
putar, warna, narasi, produksi, tahun produksi, copyright, series, file,
isi informasi.
b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun, format, durasi, tipe,
warna, series, file, isi informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif atau item, nomor negatif, tempat
atau lokasi, tanggal, jumlah, series, file, isi.
d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset, tanggal rekam, durasi,
tipe copy, mutu suara, file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarah lisan): nomor kaset,
pengkisah, pewawancara, tempat atau tanggal wawancara, type copy,
series, file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun, bundel, jumlah
halaman, ukuran, selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi.
3. Indeksing adalah memberi tanda pengenal arsip.
4. Labeling adalah menuliskan indeks atau tanda pengenal arsip pada
tempat penyimpan arsip.
5. Tunjuk silang adalah memberikan kode atau tanda atau kata-kata yang
memperlihatkan adanya hubungan informasi antara arsip video visual
dengan lainnya.
6. Penyusunan sarana temu balik arsip (finding aid) adalah menyusun
hasil diskripsi arsip secara sistematis pada suatu daftar inventaris, yang
digunakan sebagai sarana bantu penemuan atau temu balik arsip audio
visual (film, video, foto, kaset, microform).
7. Penataan adalah menempatkan dan menyusun arsip audio visual pada
rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan penciptanya, format, dan
ukuran arsip secara teratur pada ruang penyimpanan.
Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat (2006, 28-29) dinyatakan
bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
24
Universitas Sumatera Utara
1. Pemeriksaan arsip yang akan disimpan apakah sudah ada tanda bahwa
arsip benar akan disimpan, apakah arsip lengkap dan apakah kondisi
fisik arsip.
2. Penentuan kode klasifikasi adalah kegiatan untuk menentukan kode
klasifikasi yang sesuai dengan informasi arsip yang menonjol (subyek
atau masalah) yang terkandung didalamnya.
3. Penentuan indeks dan pelabelan, penentuan indeks adalah penentuan
kata tangkap arsip yang dikaitkan dengan informasi yang terkandung
didalamnya; pelabelan adalah kegiatan untuk menuliskan indeks dan
kode klasifikasi yang telah ditentukan secara konsisten dan jelas.
a. Pembuatan indeks dan label pada arsip film
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang
khusus digunakan untuk film, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus film dan diletakkan disisi samping pembungkus.
b. Pembuatan indeks dan label pada arsip video
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang
khusus digunakan untuk video, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus video dan diletakkan pada samping kaset video.
c. Pembuatan indeks dan label pada arsip rekaman suara
Penempelan label kaset diletakkan disisi samping dan permukaan
atas dari kaset.
4. Pembuatan indeks dan label pada arsip foto atau slide
a. Negatif foto biasanya ditempatkan oleh pencetak foto pada plastik
transparan yang berjalur.
b. Positif foto penulisan indeks pada positif foto dapat dilakukan pada
amplop dan dibelakang kertas positif foto.
c. Slide penulisan indeks pada slide dapat dilakukan perbingkai dan
diletakkan dibagian atas frame baik dibagian atas dari frame baik
dibagian muka ataupun bagian belakang.
5. Membuat daftar isi berkas adalah memuat tentang isi atau teknis dari
sebuah atau sekelompok arsip audio visual. Daftar isi file biasanya
berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal, peristiwa,
time kode in-outnya (untuk video) atau track (pada kaset audio), isi dan
lain sebagainya. Daftar isi file ditempatkan atau disisipkan didalam
pembungkus film atau video atau dalam sampul kaset audio.
6. Membuat tunjuk silang adalah kode atau tanda yang diberitahukkan
adanya hubungan informasi antara arsip yang satu dengan yang lainnya.
7. Pengelompokan arsip adalah menyatukan arsip yang sesuai dengan
klasifikasinya disusun sesuai dengan rencana pemberkasan.
8. Penyimpanan arsip adalah menempatkan dan menata arsip pada sarana
yang tersedia sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual
adalah kegiatan penataan arsip dengan penyediaan sarana penemuan kembali
25
Universitas Sumatera Utara
berupa daftar arsip dan inventaris. Pengolahan arsip audio visual terdiri dari
pengolahan arsip foto, pengolahan arsip film, pengolahan arsip video, pengolahan
arsip rekaman suara, pengolahan arsip microfilm dan pengolahan arsip elektronik.
2.
Penataan Arsip Audio Visual
Penataan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memudahkan temu balik
arsip. Menurut Sumrahyadi (2014, 6.26) “penataan arsip audio visual adalah
daftar arsip yang telah diolah melalui kegiataan penciptaan, pemeliharaan dan
penggunaan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip”. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, 935)
“penataan adalah proses, cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan.
Jadi penataan arsip audio visual adalah cara menata dan menyusun arsip dalam
bentuk audio visual”. Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.26-6.28) menyatakan
bahwa penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Penataan Arsip Foto
Untuk arsip foto baik positif maupun negatif ditempatkan pada amplop
(satu amplop isinya satu foto). Untuk memudahkan penemuan kembali
setiap amplop diberi identitas nomor secara berurutan dengan deskripsi
dari gambar tersebut.
2. Penataan arsip film
Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip film adalah
cara baik terbuat dari kaleng ataupun dari plastik tetapi nampaknya
lebih awet dan tahan dari korosi adalah dengan menggunakan can
plastik.
3. Penataan arsip video
Arsip video ditempatkan pada rak khusus yang disusun secara literal.
Rak tempat penyimpanannya mempunyai identitas tertentu dengan
nomor sementara tempat dan video kasetnya diberi label dengan nomor
identitas yang sama.
4. Penataan arsip rekaman suara
Arsip rekaman suara ditempatkan pada rak khusus atau pada tempat
yang dirancang khusus. Penataannya disusun secara horizontal dengan
26
Universitas Sumatera Utara
identitas nomor tertentu yang dimulai dari nomor kecil disebelah kiri
menuju ke kanan.
5. Penataan arsip elektronik
Film pada arsip elektronik biasanya diatur didalam directory yang telah
diciptakan dan diolah oleh operating system. Directory tersebut pada
dasarnya berfungsi sebagai daftar isi bagi media yang bersangkutan.
Sedangkan dalam Penataan Fisik Arsip Media Baru (2011, 5) langkahlangkah penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Direktur preservasi melakukan koordinasi dengan direktur akuisisi
dalam rangka pengiriman arsip media baru hasil akuisisi.
2. Kasubdit penyimpanan arsip media baru menugaskan kasie
penyimpanan arsip.
3. Rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk menyusun
perencanaan penataan fisik arsip media baru.
4. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik
melakukan perencanaan penataan fisik arsip media baru dan
meneruskannya kepada arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip
di subdit penyimpanan arsip media baru.
5. Arsiparis atau pengelola arsip atau menata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru memilah arsip media baru yang kondisinya masih baik
maupun yang kondisinya sudah tidak baik, sehingga memiliki 2 (dua)
daftar yaitu daftar arsip kondisi media baru yang kondisinya baik dan
arsip kondisi media baru rusak serta memberikan laporan arsip media
baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya rusak
kepada kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan
elektronik yang diteruskan kepada kasubdit penyimpanan arsip media
baru.
6. Kasubdit penyimpanan arsip media baru dan melakukan koordinasi
dengan kasubdit restorasi arsip dan memerintahkan kasie penyimpanan
arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk melakukan
penataan fisik arsip media baru.
7. Arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru melakukan penataan fisik arsip media baru yang
meliputi tahapan:
a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya.
b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya.
c. Labeling.
d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya.
8. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik
menerima laporan hasil penataan arsip media baru dari arsiparis atau
pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media
baru dan melakukan koordinasi dengan kasubdit penyimpanan arsip
media baru.
27
Universitas Sumatera Utara
9. Kasubdit penyimpanan arsip media baru mengirim arsip media baru
yang akan diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang
baik kepada kasubdit reproduksi arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penataan arsip audio visual
adalah arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik dan
informasinya, untuk memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip.
Penataan arsip audio visual terdiri dari penataan arsip foto, penataan arsip film,
penataan arsip video, penataan arsip rekaman suara dan penataan arsip elektronik.
3.
Pemeliharaan Arsip Audio Visual
Pemeliharaan arsip audio visual dilakukan setiap enam bulan sekali
dengan mengadakan pengecekan dan penilaian terhadap kondisi fisik arsip mana
yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu mendapatkan perhatian khusus.
Sumrahyadi (2014, 6.22) menyatakan bahwa “pemeliharaan arsip audio visual
adalah untuk menjaga agar informasi arsip tetap dalam keadaan baik sepanjang
waktu”.
Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.22-6.24) mengemukakan bahwa
pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip foto
Arsip foto harus selalu diperiksa dari kemungkinan faktor alam seperti
kelembapan udara atau faktor lainnya. Kelembapan menimbulkan
tumbuhnya sejenis jamur berupa bercak-bercak putih yang menyerang
foto baik positif maupun negatif.
2. Pemeliharaan arsip film
Faktor dominan yang menyebabkan kerusakan pada arsip media baru
adalah faktor fungsi atau sejenis jamur. Pemeliharaan dengan cara lain
juga dapat dilakukan misalnya dengan cairan zat kimia tertentu
misalnya larutan trychorotetine yang dituangkan pada kain pembersih.
3. Pemeliharaan arsip video
Arsip video agak sedikit khusus, misalnya untuk membersihkan pita
dari kotoran seperti debu atau jamur digunakan video cleaner yang
28
Universitas Sumatera Utara
berfungsi sebagai pembersih video. Arsip juga memerlukan perawatan
secara rutin agar terbebas dari segala kotoran.
4. Pemeliharaan arsip rekaman suara
Rekaman suara yang sering dipinjam atau digunakan oleh user ,
dimungkinkan untuk dibuatkan copy atau back-up. Hal yang perlu
diperhatikan adalah jauhkan rekaman suara dengan medan magnet yang
dapat merusak rekaman suara dan rak dari kayu dimungkin untuk
digunakan sebagai tempat penyimpanan.
5. Pemeliharaan arsip elektronik
Secara umum untuk pemeliharaan arsip elektronik ada standar yang
dapat digunakan sebagai berikut:
a. Semua media harus ditangani dengan hati-hati.
b. Tidak diperbolehkan dekat dengan medan magnet apalagi
ditempelkan.
c. Permukaan media tidak boleh disentuh dengan tangan terbuka
karena tangan berkeringat dan sedikit mengandung minyak.
d. Pergunakan pembungkus yang telah terstandar.
e. Penulisan informasi pada label ditempelkan setelah ditulisi informasi
yang lengkap.
f. Hindarkan sinar matahari secara langsung termasuk benda-benda
lain yang mengeluarkan panas terutama untuk media magnetic.
g. Semua peralatan dimana media itu akan dipergunakan harus
beroperasi dengan baik sehingga kemungkinan terhapusnya data
semakin kecil.
h. Pergunakan pembersih media yang sudah terstandar. Untuk
mencegah kemungkinan kerusakan untuk negatif film suhunya
antara 10℃ sampai 15℃ dengan tingkat kelembapan 50-55 % RH.
Untuk media lainnya seperti foto, film positif, video, rekaman suara
dan lainnya suhu sekitar 15℃ sampai 18℃ dengan kelembapan 5565 % RH. Dan tentukan saja penggunaan AC (Air Conditioner )
selama 24 jam nonstop dengan dilengkapi thermometer dan
hygrometer.
Selain pendapat di atas Rusidi (2014, 8-9) menyatakan bahwa
pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastik yang diisi silver bromide dengan
proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara disimpan pada
amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau
disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan pada ruangan
penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar konstan yaitu 20 C
dan kelembapannya 40 RH.
29
Universitas Sumatera Utara
2. Mikrofilm
Microfilm mudah sekali rusak karena kelembapan yang tinggi,
temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-tangan kotor
yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan cara disimpan
dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan kelembapan udara tetap
stabil. Temperatur yang ideal antara 18-21 C dan kelembapannya 4050% RH. Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara
digulung, dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta
dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang
terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan
terbuat dari logam yang tahan karat.
3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan
airmixer . Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur, karat
dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip film dapat
juga dengan menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin yang
dituangkan dalam kain katun, kemudian kain tersebut ditempelkan pada
kedua sisi film dan diputar secara perlahan dan teratur dengan
menggunakan alat bantu atau mesin penggulung film (rewinder ). Arsip
film ((film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 1015 C dengan kelembapan 50-55% RH.
4. Disket dan kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda
dengan pemeliharaan arsip foto atau film negative. Dalam hal ini suhu
dan kelembapan udara menjadi pertimbangan utama. Pemeliharaan dan
perawatan arsip media baru (non kertas) ini dilakukan secara rutin.
Setiap 6 (enam) bulan sekali dilakukan pengecekan untuk diperbaiki
atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip audio visual
adalah upaya menjaga agar informasi arsip tetap terawat dengan baik, sehingga
mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Pemeliharaan
arsip audio visual terdiri dari pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan
arsip foto, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip video dan pemeliharaan
arsip elektronik.
30
Universitas Sumatera Utara
2.4.2
Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual
Upaya penyelamatan arsip audio visual bisa melalui berbagai cara
diantaranya adalah dengan perlindungan. Perlindungan arsip adalah melindungi
arsip agar tetap utuh baik fisik dan informasi arsip. Sugiharto (2010, 52)
menyatakan bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen
atau arsip terhadap bahaya dan gangguan.
2. Upaya kuratif adalah perlindungan yang dilaksanakan jika terdapat
unsur perusak terhadap dokumen atau arsip.
Sedangkan Khihanta (2014, 8.7) mengemukakan upaya penyelamatan
arsip audio visual adalah:
Upaya penyelamatan arsip audio visual dengan reprografi arsip vital
elektronik merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah
dokumen, yang mencakup tiga proses dasar, yaitu copying, duplicating,
dan micropying. Copying adalah reproduksi dalam besaran yang sama
dengan arsip aslinya, duplicating adalah copying dalam jumlah banyak dan
micropying adalah pengandaan dalam besaran yang lebih kecil dari ukuran
aslinya.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bab II
pasal 34 dinyatakan bahwa perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai berikut:
(1) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g (perlindungan dan
penyelamatan arsip), baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam
maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai
bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan
bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik
dan kesejahteraan rakyat.
(2) Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan
arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang
strategis.
(3) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam,
bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan
31
Universitas Sumatera Utara
yang mengandung unsur sabotase adalah tindakan pengrusakan yang
dilakukan secara terencana, spionase adalah mengumpulkan informasi
mengenai sebuah organisasi atau lembaga yang dianggap rahasia
tanpa mendapatkan izin dari pemilik yang sah dari informasi tersebut
dan terorisme adalah serangan-serangan terkoordinasi yang bertujuan
membangkitkan perasaan teror terhadap sekelompok masyarakat.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa upaya penyelamatan arsip audio
visual dengan upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi
dokumen, upaya kuratif adalah perlindungan unsur perusak dokumen dan
reprografi merupakan kegiatan pengulangan atau penggandaan dokumen.
Upaya penyelamatan arsip dapat juga dilakukan dengan cara alih media.
Alih media adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yaitu
mengalihkan arsip tercetak menjadi non cetak. Menurut Hartinah (2009, 15) “alih
media adalah merubah bentuk dari bahan tercetak ke dalam bentuk digital seperti
mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain”. Sedangkan Kosasih (2008, 12)
mengemukakan bahwa “alih media adalah alternatif untuk melestarikan
kandungan informasi bahan pustaka, karena formatnya dapat disimpan pada
media penyimpanan yang relatif besar kapasitasnya dan tahan lama”. Selain
pendapat di atas Husna (2013, 2) mengemukakan bahwa:
Alih media digital adalah suatu proses pengalihan bentuk ke dalam format
digital dari bentuk analog yang sebelumnya hanya satu buah menjadi file
digital yang dapat dibaca pada komputer dan dapat dibuatkan kopi
digitalnya, sehingga ada dua versi yaitu versi asli dan kopiannya dalam
bentuk digital.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa alih media adalah merubah
bentuk tercetak menjadi non cetak seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan
lain-lain untuk dapat melestarikan fisik arsip dan kandungan informasi arsip dan
32
Universitas Sumatera Utara
dapat dimanfaatkan oleh masyarakat serta digunakan dalam jangka waktu yang
cukup lama.
Upaya penyelamatan arsip audio visual yang informasinya berupa arsip
nilai sejarah. Nilai guna sejarah adalah sebuah arsip berdasarkan kualitas atau isi
arsip yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan sebuah kegiatan.
Menurut Octavianny (2014, 10) “nilai guna sejarah adalah menggambarkan
keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang
masa sebagai peristiwa sejarah”. Sedangkan Handayani (2007, 25) menyatakan
bahwa “nilai guna sejarah adalah arsip yang dapat menggambarkan suatu
peristiwa dimasa lampau atau bisa dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas
kejadian di masa lampau”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa nilai guna sejarah adalah arsip
yang menggambarkan suatu peristiwa atau keadaan pada masa lampau sebagai
pengingat peristiwa sejarah.
33
Universitas Sumatera Utara
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip
Setiap lembaga atau instansi dalam melaksanakan kegiatan administrasi
tidak terlepas dari arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau
rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Catatan ini
disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, baik berupa tulisan, gambar
maupun suara. Oleh sebab itu pentingnya konsep arsip pada suatu organisasi.
1.
Pengertian Arsip
Arsip adalah salah satu bentuk sumber informasi penting dari kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Menurut Amsyah (2003, 2) “salah
satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat
pembayaran)
sampai
kepada
kegiatan-kegiatan
pengambilan
keputusan”.
Sedangkan Sedarmayanti (2003, 8) mengemukakan bahwa “arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen yang dikelola dan disimpan oleh lembaga atau
organisasi”.
Selain pendapat di atas Wiyasa (2003, 43) menyatakan bahwa “arsip
berasal dari bahasa yunani yaitu archea adalah dokumen atau catatan mengenai
permasalahan jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan”. Dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I pasal 1 pengertian arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
7
Universitas Sumatera Utara
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam melaksanakan kehidupan masyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan Bab I,
arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta dan
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan naskah
atau dokumen, rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat,
diterima, dikelola dan disimpan oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintahan
maupun lembaga swasta dalam melaksanakan kehidupan masyarakat.
2.
Tujuan Arsip
Arsip tidak hanya sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu
organisasi pemerintah ataupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki tujuan dari
suatu organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “tujuan arsip secara umum
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah”.
8
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan Barthos (2012, 12) menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai
berikut:
1. Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan.
2. Pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Selain pendapat di atas Widjaja (1990, 92) menyatakan bahwa tujuan arsip
sebagai berikut:
1. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama
diperlukan.
2. Menyiapkan surat saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan
suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab II
pasal 3, tujuan kearsipan sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
9
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan arsip adalah untuk
menyimpan
surat
menyurat
dengan
aman
dan
menjamin
keselamatan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban bagi pemerintah.
3.
Fungsi Arsip
Arsip bukan hanya kumpulan naskah atau dokumen saja, tetapi arsip
mempunyai fungsi dalam suatu lembaga atau organisasi. Amsyah (2003, 2)
menyatakan bahwa fungsi arsip sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
administrasi negara.
Sedangkan Barthos (2012, 4) mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis
digolongkan menjadi dua sebagai berikut:
1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan suatu unit kerja.
2. Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
terus menerus atau frekuensi kegunaannya sebagai referensi bagi suatu
organisasi.
Selain pendapat di atas bahwa Sedarmayanti (2003, 9) menyatakan fungsi
arsip dapat dibedakan menjadi dua macam sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu, (1) arsip
aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi atau kantor; (2) arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi
10
Universitas Sumatera Utara
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip statis merupakan pertanggungjawaban
nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk
generasi yang akan datang.
Selain pendapat di atas Suraja (2006, 37) menyatakan bahwa “fungsi arsip
adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun
sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan
pekerjaan dalam suatu organisasi dan kebutuhan individual”. Dalam Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab III pasal 1 fungsi arsip
dibedakan atas dua sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi didalam fungsifungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki
nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi arsip dapat dilihat
berdasarkan fungsinya, dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis ada dua yaitu
(arsip aktif dan arsip inaktif) dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan
tempat penyimpanan, benda dan lamanya penyimpanan.
11
Universitas Sumatera Utara
4.
Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan suatu organisasi. Agus
Sugiarto (2005, 10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam,
sebagai berikut:
a. Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan
sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud
fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel dan sebagainya.
b. Pita rekaman.
c. Microfilm.
d. Disket.
e. Compact disk (CD).
Sedangkan Endang (2009, 10-11) mengemukakan bahwa jenis arsip adalah
sebagai berikut:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, sebagai berikut:
a. Arsip yang berbentuk lembaran.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran.
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, sebagai berikut:
a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan
mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah inventaris.
c. Personal record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
kepegawaian.
12
Universitas Sumatera Utara
d. Sales record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan.
e. Production record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, sebagai berikut:
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia).
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional
Daerah).
b. Instansi Pemerintah atau swasta
1) Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer adalah arsip asli,
sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau
karbon kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang
disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, sebagai berikut:
a. Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi.
b. Arsip biasa adalah yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
c. Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu
dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu
yang lama.
d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya.
e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya,
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan
sebagai berikut:
1) Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor.
2) Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang
digunakan.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya,
atau
dipergunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan administrasi Negara.
13
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis arsip terdiri dari arsip
menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip
berdasarkan masalahnya, arsip berdasarkan pemiliknya, arsip berdasarkan sifatnya
dan arsip berdasarkan fungsinya.
5.
Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah bagian yang penting dari suatu organisasi atau
instansi. Oleh sebab itu arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem
penyimpanan arsip untuk memudahkan dalam temu kembali arsip apabila arsip
tersebut dibutuhkan sewaktu-waktu. Tjandra (2008, 288) menyatakan bahwa
sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan abjad
Susunan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad. Umumnya
digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek.
2. Sistem penyimpanan tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar negeri. Pada
sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal.
3. Sistem penyimpanan nomor
Adalah sistem penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari
satu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
4. Sistem penyimpanan wilayah
Adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah.
Misalnya pembagian menurut pulau atau menurut propinsi.
5. Sistem penyimpanan masalah atau subjek
Semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal atau masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi
menjadi sub-masalah dan sebagainya.
Sedangkan Amsyah (2003, 71) mengemukakan sistem penyimpanan arsip
sebagai berikut:
1. Sistem abjad adalah arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama
orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
14
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem angka atau nomor (numerik) adalah arsip yang mempunyai
nomor disimpan menurut urutan angka dari yang angka terkecil terus
meningkat hingga bilangan yang lebih besar.
3. Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan
pada pengelompokan menurut nama tempat.
4. Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
isi dari arsip yang bersangkutan.
5. Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang
berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu surat dikirim
keluar.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip
terdiri dari sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan angka atau nomor
(numerik), sistem penyimpanan wilayah, sistem penyimpanan subjek, sistem
penyimpanan urutan waktu dan sistem penyimpanan tanggal.
2.2 Pengertian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan
memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang bermacam-macam.
Menurut Sumrahyadi (2014, 1.7) “arsip audio visual adalah arsip dalam bentuk
gambar dan suara apapun bentuk coraknya, yang dapat dilihat dan didengar”.
Sedangkan Gunarto (2007, 1.34) menyatakan bahwa “arsip audio visual adalah
dokumen yang berisi informasi pemerintahan dalam bentuk citra bergerak
(moving images) dan suara (sound)”. Selain pendapat diatas Edmondson (2004,
27) mengemukakan bahwa:
Audiovisual archive is an organization or department of an organization
which has a statutoryor other mandate for providing access to a collection
of audiovisual documents and the audiovisual heritage by collecting,
managing, preserving and promoting.
Maksud Edmondson arsip audio visual adalah sebuah organisasi atau
departemen dari suatu organisasi yang memiliki undang-undang atau lainnya
15
Universitas Sumatera Utara
untuk menyediakan akses ke koleksi dokumen audiovisual dan warisan
audiovisual
dengan
mengumpulkan,
mengelola,
melestarikan
dan
mempromosikan. Pendapat lain dikemukakan oleh Harrison (1997, 27) “arsip
audio visual adalah organisasi atau departemen dari suatu organisasi yang
difokuskan pada mengumpulkan, mengelola, melestarikan dan menyediakan akses
ke koleksi media audio visual dan warisan audio visual”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip audio visual adalah
organisasi
atau
lembaga
dalam
mengumpulkan,
mengolah,
mengelola,
melestarikan arsip dalam bentuk gambar dan suara apapun bentuk coraknya dan
dapat dilihat dan didengar untuk mempertahankan warisan budaya.
2.3 Jenis Arsip Audio Visual
Jenis arsip audio visual terdiri dari foto, film, video, rekaman suara,
mikrofilm, mikrofis dan elektronik. Masing-masing jenis arsip audio visual
mempunyai pengertian sebagai berikut:
1.
Foto
Foto adalah arsip berupa negatif film dan gambar tercetak. Sumrahyadi
(2014, 1.14) menyatakan bahwa “foto adalah hasil pemotretan baik berupa
negative film (klise) atau dalam bentuk digital maupun gambar positif (hasil
cetakan atau afdurk) yang layak disimpan melalui tahap seleksi dengan kriteria
tertentu”. Sedangkan Martono (1992, 65) mengemukakan bahwa “foto adalah
arsip yang disimpan pada boks atau kotak khusus dan ditata secara vertikal dan
tatanannya disesuaikan dengan informasi yang terkandung didalamnya”.
16
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa foto adalah hasil pemotretan
baik berupa negative film (klise) atau gambar tercetak disimpan melalui tahap
seleksi dengan kriteria tertentu dan ditata secara vertikal sesuai dengan informasi
yang terkandung didalamnya.
2.
Film
Film adalah arsip berupa gambar dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.17)
mengemukakan bahwa “film adalah arsip yang menyimpan informasi berupa
image atau citra bergerak yang terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan
suara pada bahan dasar film yang penciptaannya menggunakan teknis atistik
dengan menggunakan peralatan khusus”. Sedangkan Irawan (2011, 4) menyatakan
bahwa “film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
image), terekam dalam rangkaian gambar, fotografik dan suara pada bahan film,
yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan
khusus”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa film adalah arsip yang isi
informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian
gambar, fotografik dan suara pada bahan film, yang penciptaannya menggunakan
rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus untuk memudahkan
penggunaan dalam menyimpan informasi arsip.
3.
Rekaman Video
Rekaman video adalah arsip yang informasinya berupa gambar bergerak
dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.15) menyatakan bahwa “rekaman video adalah
arsip yang informasinya berupa gambar bergerak, terekam dalam rangkaian
17
Universitas Sumatera Utara
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”.
Sedangkan Martono (1994, 93) mengemukakan bahwa “rekaman video adalah
arsip yang informasinya disimpan menggunakan alat teknologi elektronik dalam
bentuk gambar bergerak”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan
bahwa “rekaman video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
(terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang
penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik)”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa rekaman video adalah arsip yang
informasinya berupa gambar bergerak dan bersuara, terekam dalam rangkaian
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”.
4.
Rekaman Suara
Rekaman suara adalah arsip yang informasinya berupa suara. Sumrahyadi
(2014, 1.18) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang informasinya
berupa suara terekam pada media dengan bahan dasar selulosa, berupa pita
menggunakan rancangan dengan peralatan khusus”. Sedangkan Martono (1994,
93) mengemukakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang dibuat dari lak atau
lapisan lak pada inti kertas pada selulosa asetat atau selulosa nitrat”. Selain
pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip
yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem
perekam tertentu”.
18
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa rekaman suara adalah arsip
yang informasinya berupa suara terekam pada media dengan menggunakan
peralatan khusus dengan bahan dasar selulosa asetat atau selulosa nitrat
menggunakan sistem perekam tertentu.
5.
Mikrofilm
Mikrofilm adalah arsip yang direkam pada film. Menurut Amsyah (2003,
218) “mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip
direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan
penyimpanan, tranportasi, dan penggunaan”. Sedangkan Martono (1994, 93)
mengemukakan bahwa “mikrofilm adalah helida perak sama dengan film yang
digunakan dalam fotografi konvensional, jika tidak diproses dengan baik
warnanya akan mudah pucat”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4)
menyatakan bahwa “mikrofilm adalah salah satu bentuk reprografi arsip untuk
pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau mini, dengan
menggunakan ukuran 16 mm, 35 mm, dan 105 mm”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa mikrofilm adalah salah satu
bentuk reprografi arsip untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih
kecil atau mini untuk memudahkan penyimpanan arsip.
6.
Mikrofis
Mikrofis adalah arsip yang disimpan dalam lembar-lembar film negatif.
Menurut Setiawati (2000, 34) “mikrofis adalah reproduksi dari lembar-lembar
film negatif yang ditata dalam jaket film berukuran 10x15 cm”. Sedangkan
Answir dan Usman (2002, 7) menyatakan bahwa “mikrofis adalah lembaran film
19
Universitas Sumatera Utara
transparan yang terdiri atas lambang-lambang visual yang diperkecil sedemikian
sehingga tidak dapat dibaca dengan mata telanjang”. Selain pendapat di atas
Hartono (1986, 2) mengemukakan bahwa “mikrofis adalah mikroform dalam
bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul atau tidak dapat dalam bentuk
celah-celah dan transparan atau tembus cahaya”. Dalam Penyusunan Guide Arsip
Media Baru (2009, 4) “mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar
mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam satu pola yang
menggunakan garis-garis jeruji yang paralel”.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa mikrofis adalah arsip yang
disimpan dalam bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul yang terdiri
atas lambang-lambang visual yang menggunakan garis-garis jeruji paralel dan
tidak dapat dibaca dengan mata telanjang.
7.
Media Elektronik
Media elektronik adalah arsip yang disimpan dalam hard drive atau optical
disk. Judith Read dan Marry Lea Ginn (2011, 342) menyatakan bahwa “media
elektronik adalah catatan yang disimpan pada media penyimpanan elektronik yang
dapat dengan mudah diakses atau diubah”. Sedangkan Haryadi yang disitir oleh
Priansa dan Garnida (2013, 170) mengemukakan bahwa “media elektronik adalah
kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan
resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”. Selain
pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “media elektronik adalah
produk yang dihubungkan dengan sistem komputer yang dibuat dan diterima oleh
20
Universitas Sumatera Utara
organisasi atau perorangan yang berkaitan dengan data dan disimpan sebagai
bukti dari kegiatan”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa media elektronik adalah
kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
disimpan pada media penyimpanan elektronik yang dapat dengan mudah diakses
atau diubah dan disimpan dalam bentuk hard drive atau optical disk.
2.4 Konsep Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang disimpan di badan kearsipan mempunyai nilai
informasi sepanjang masa. Untuk itu perlu melakukan pelestarian dalam
mempertahankan kondisi fisik dan nilai informasi yang terkandung didalam arsip
audio visual. Pengadaan arsip dapat dilakukan dengan cara pembelian, tukarmenukar, hadiah atau sumbangan, titipan, menggandakan dan produksi atau
penerbitan sendiri, sedangkan pelestarian adalah melindungi agar dokumen tetap
baik. Purwono (2010, 49) mengemukakan bahwa “pelestarian arsip audio visual
adalah untuk melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami
kerusakan”. Sedangkan Edmondson (2004, 30) menyatakan bahwa “pelestarian
arsip audio visual adalah totalitas hal yang diperlukan untuk memastikan
aksesibilitas permanen dari dokumen audio visual dengan integritas maksimal”.
Selain pendapat di atas Sumrahyadi (2014, 6.26) mengemukakan bahwa
“pelestarian arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui
kegiatan penataan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip”.
21
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pelestarian arsip audio visual
adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik untuk
melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami kerusakan sepanjang
masa dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip audio
visual.
2.4.1
Langkah-Langkah Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang ada di lembaga kearsipan perlu dipelihara dan
dilestarikan, karena untuk menjaga kondisi fisik dan informasi yang terkandung di
dalam arsip. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pelestarian arsip audio visual
seperti pengolahan, pemeliharaan, penataan dan upaya penyelamatan arsip audio
visual. Berikut uraian masing-masing dari langkah-langkah pelestarian arsip audio
visual:
1.
Pengolahan Arsip Audio Visual
Pengolahan adalah kegiatan yang dilakukan agar memudahkan penataan
arsip. Sumrahyadi (2014, 6.13) mengemukakan bahwa “pengolahan arsip audio
visual adalah kegiatan penataan secara intelektual dengan menghasilkan sarana
penemuan kembali berupa daftar arsip dan inventaris”. Selanjutnya Sumrahyadi
(2014, 6.15-6.18) menyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut:
1. Pengolahan arsip foto
Pengolahan arsip foto dilakukan dengan pencatatan data-data melalui
pendaftaran umum atau pendaftaran deskriptif. Data yang dikumpulkan
dalam pendaftaran umum adalah judul koleksi foto dan kondisi fisiknya
termasuk bentuk dan ukuran foto. Sedangkan dalam pendaftaran
deskriptif adalah kondisi fisik, nama koleksi dan wilayah.
22
Universitas Sumatera Utara
2. Pengolahan arsip film
Arsip film adalah mendaftar arsip dengan cara melakukan pengecekan
secara teknis terhadap bahan dasar film, jenis kopi, format, warna,
parforsi, emulsi, mutu suara dan tingkat kerusakan.
3. Pengolahan arsip video
Arsip video juga dilakukan pendataan dengan dibuatkan catatan
mengenai kondisi arsip. Data informasi dalam arsip video adalah nomor
identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format,
tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan
jenis video.
4. Pengolahan arsip rekaman suara atau kaset
Untuk jenis arsip rekaman suara dapat dilakukan pengolahan dengan
langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan indeks adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara
meringkas isi dari rekaman yang akan memudahkan bagi pengguna
tentang isi secara keseluruhan (semacam daftar isi dari kaset).
b. Pembuatan label adalah kegiatan pemberian label pada setiap kaset
rekaman baik dari kulit kaset yang diluar ataupun pada kasetnya
yang diharapkan dapat digunakan sebagai nomor identitas dari kaset
agar tidak tertukar dengan isi kaset yang lain.
c. Mengadakan penelitian dan pengecekan terhadap bentuk fisik, label
kaset, mutu suara dan kondisi fisiknya.
d. Pembuatan daftar kaset yang disusun menurut waktu penerimaan dan
instansi pengkisah.
e. Pembuatan transkripsi adalah pembuatan daftar dari seluruh isi kataperkata dan kalimat-perkalimat tanpa mengubah isi dari pembicaraan
dengan cara mendengarkan melalui transcriber .
f. Pembuatan abstraksi adalah kegiatan yang dilakukan untuk
merumuskan intisari dari arsip rekaman suara.
g. Pembuatan buku sebagai sarana untuk penemuan kembali.
5. Pengolahan arsip microfilm
Pendataan arsip microfilm sebagai berikut:
a. Pencatatan nomor reel.
b. Nomor lokasi penyimpanan.
c. Judul koleksi.
d. Kurun waktu (tahun).
e. Nomor bundel (untuk arsip kertas yang telah dibuat microfilm).
f. Jumlah (berapa reel).
g. Tahun pembuatan (tanggal atau bulan atau tahun).
h. Asal-usul (membuat sendiri atau hibah).
i. Lokasi asli.
j. Kondisi fisik lainnya.
6. Arsip Elektronik
Jenis arsip elektronik mempunyai kecendrungan meningkat dengan
cepat seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga
organisasi harus mengikuti perkembangan tersebut kalau tidak ingin
23
Universitas Sumatera Utara
kalah bersaing dengan pesaing atau untuk meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas
Negeri Semarang (2013, 55-56) dinyatakan pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut:
1. Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip, pemilik, dan sistem
penataan yang digunakan.
2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan intelektual arsip secara
akurat. Isi diskripsi audio visual adalah sebagai berikut:
a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel, tipe copy, ukuran, masa
putar, warna, narasi, produksi, tahun produksi, copyright, series, file,
isi informasi.
b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun, format, durasi, tipe,
warna, series, file, isi informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif atau item, nomor negatif, tempat
atau lokasi, tanggal, jumlah, series, file, isi.
d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset, tanggal rekam, durasi,
tipe copy, mutu suara, file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarah lisan): nomor kaset,
pengkisah, pewawancara, tempat atau tanggal wawancara, type copy,
series, file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun, bundel, jumlah
halaman, ukuran, selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi.
3. Indeksing adalah memberi tanda pengenal arsip.
4. Labeling adalah menuliskan indeks atau tanda pengenal arsip pada
tempat penyimpan arsip.
5. Tunjuk silang adalah memberikan kode atau tanda atau kata-kata yang
memperlihatkan adanya hubungan informasi antara arsip video visual
dengan lainnya.
6. Penyusunan sarana temu balik arsip (finding aid) adalah menyusun
hasil diskripsi arsip secara sistematis pada suatu daftar inventaris, yang
digunakan sebagai sarana bantu penemuan atau temu balik arsip audio
visual (film, video, foto, kaset, microform).
7. Penataan adalah menempatkan dan menyusun arsip audio visual pada
rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan penciptanya, format, dan
ukuran arsip secara teratur pada ruang penyimpanan.
Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat (2006, 28-29) dinyatakan
bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
24
Universitas Sumatera Utara
1. Pemeriksaan arsip yang akan disimpan apakah sudah ada tanda bahwa
arsip benar akan disimpan, apakah arsip lengkap dan apakah kondisi
fisik arsip.
2. Penentuan kode klasifikasi adalah kegiatan untuk menentukan kode
klasifikasi yang sesuai dengan informasi arsip yang menonjol (subyek
atau masalah) yang terkandung didalamnya.
3. Penentuan indeks dan pelabelan, penentuan indeks adalah penentuan
kata tangkap arsip yang dikaitkan dengan informasi yang terkandung
didalamnya; pelabelan adalah kegiatan untuk menuliskan indeks dan
kode klasifikasi yang telah ditentukan secara konsisten dan jelas.
a. Pembuatan indeks dan label pada arsip film
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang
khusus digunakan untuk film, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus film dan diletakkan disisi samping pembungkus.
b. Pembuatan indeks dan label pada arsip video
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang
khusus digunakan untuk video, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus video dan diletakkan pada samping kaset video.
c. Pembuatan indeks dan label pada arsip rekaman suara
Penempelan label kaset diletakkan disisi samping dan permukaan
atas dari kaset.
4. Pembuatan indeks dan label pada arsip foto atau slide
a. Negatif foto biasanya ditempatkan oleh pencetak foto pada plastik
transparan yang berjalur.
b. Positif foto penulisan indeks pada positif foto dapat dilakukan pada
amplop dan dibelakang kertas positif foto.
c. Slide penulisan indeks pada slide dapat dilakukan perbingkai dan
diletakkan dibagian atas frame baik dibagian atas dari frame baik
dibagian muka ataupun bagian belakang.
5. Membuat daftar isi berkas adalah memuat tentang isi atau teknis dari
sebuah atau sekelompok arsip audio visual. Daftar isi file biasanya
berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal, peristiwa,
time kode in-outnya (untuk video) atau track (pada kaset audio), isi dan
lain sebagainya. Daftar isi file ditempatkan atau disisipkan didalam
pembungkus film atau video atau dalam sampul kaset audio.
6. Membuat tunjuk silang adalah kode atau tanda yang diberitahukkan
adanya hubungan informasi antara arsip yang satu dengan yang lainnya.
7. Pengelompokan arsip adalah menyatukan arsip yang sesuai dengan
klasifikasinya disusun sesuai dengan rencana pemberkasan.
8. Penyimpanan arsip adalah menempatkan dan menata arsip pada sarana
yang tersedia sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual
adalah kegiatan penataan arsip dengan penyediaan sarana penemuan kembali
25
Universitas Sumatera Utara
berupa daftar arsip dan inventaris. Pengolahan arsip audio visual terdiri dari
pengolahan arsip foto, pengolahan arsip film, pengolahan arsip video, pengolahan
arsip rekaman suara, pengolahan arsip microfilm dan pengolahan arsip elektronik.
2.
Penataan Arsip Audio Visual
Penataan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memudahkan temu balik
arsip. Menurut Sumrahyadi (2014, 6.26) “penataan arsip audio visual adalah
daftar arsip yang telah diolah melalui kegiataan penciptaan, pemeliharaan dan
penggunaan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip”. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, 935)
“penataan adalah proses, cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan.
Jadi penataan arsip audio visual adalah cara menata dan menyusun arsip dalam
bentuk audio visual”. Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.26-6.28) menyatakan
bahwa penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Penataan Arsip Foto
Untuk arsip foto baik positif maupun negatif ditempatkan pada amplop
(satu amplop isinya satu foto). Untuk memudahkan penemuan kembali
setiap amplop diberi identitas nomor secara berurutan dengan deskripsi
dari gambar tersebut.
2. Penataan arsip film
Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip film adalah
cara baik terbuat dari kaleng ataupun dari plastik tetapi nampaknya
lebih awet dan tahan dari korosi adalah dengan menggunakan can
plastik.
3. Penataan arsip video
Arsip video ditempatkan pada rak khusus yang disusun secara literal.
Rak tempat penyimpanannya mempunyai identitas tertentu dengan
nomor sementara tempat dan video kasetnya diberi label dengan nomor
identitas yang sama.
4. Penataan arsip rekaman suara
Arsip rekaman suara ditempatkan pada rak khusus atau pada tempat
yang dirancang khusus. Penataannya disusun secara horizontal dengan
26
Universitas Sumatera Utara
identitas nomor tertentu yang dimulai dari nomor kecil disebelah kiri
menuju ke kanan.
5. Penataan arsip elektronik
Film pada arsip elektronik biasanya diatur didalam directory yang telah
diciptakan dan diolah oleh operating system. Directory tersebut pada
dasarnya berfungsi sebagai daftar isi bagi media yang bersangkutan.
Sedangkan dalam Penataan Fisik Arsip Media Baru (2011, 5) langkahlangkah penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Direktur preservasi melakukan koordinasi dengan direktur akuisisi
dalam rangka pengiriman arsip media baru hasil akuisisi.
2. Kasubdit penyimpanan arsip media baru menugaskan kasie
penyimpanan arsip.
3. Rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk menyusun
perencanaan penataan fisik arsip media baru.
4. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik
melakukan perencanaan penataan fisik arsip media baru dan
meneruskannya kepada arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip
di subdit penyimpanan arsip media baru.
5. Arsiparis atau pengelola arsip atau menata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru memilah arsip media baru yang kondisinya masih baik
maupun yang kondisinya sudah tidak baik, sehingga memiliki 2 (dua)
daftar yaitu daftar arsip kondisi media baru yang kondisinya baik dan
arsip kondisi media baru rusak serta memberikan laporan arsip media
baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya rusak
kepada kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan
elektronik yang diteruskan kepada kasubdit penyimpanan arsip media
baru.
6. Kasubdit penyimpanan arsip media baru dan melakukan koordinasi
dengan kasubdit restorasi arsip dan memerintahkan kasie penyimpanan
arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk melakukan
penataan fisik arsip media baru.
7. Arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru melakukan penataan fisik arsip media baru yang
meliputi tahapan:
a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya.
b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya.
c. Labeling.
d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya.
8. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik
menerima laporan hasil penataan arsip media baru dari arsiparis atau
pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media
baru dan melakukan koordinasi dengan kasubdit penyimpanan arsip
media baru.
27
Universitas Sumatera Utara
9. Kasubdit penyimpanan arsip media baru mengirim arsip media baru
yang akan diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang
baik kepada kasubdit reproduksi arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penataan arsip audio visual
adalah arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik dan
informasinya, untuk memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip.
Penataan arsip audio visual terdiri dari penataan arsip foto, penataan arsip film,
penataan arsip video, penataan arsip rekaman suara dan penataan arsip elektronik.
3.
Pemeliharaan Arsip Audio Visual
Pemeliharaan arsip audio visual dilakukan setiap enam bulan sekali
dengan mengadakan pengecekan dan penilaian terhadap kondisi fisik arsip mana
yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu mendapatkan perhatian khusus.
Sumrahyadi (2014, 6.22) menyatakan bahwa “pemeliharaan arsip audio visual
adalah untuk menjaga agar informasi arsip tetap dalam keadaan baik sepanjang
waktu”.
Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.22-6.24) mengemukakan bahwa
pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip foto
Arsip foto harus selalu diperiksa dari kemungkinan faktor alam seperti
kelembapan udara atau faktor lainnya. Kelembapan menimbulkan
tumbuhnya sejenis jamur berupa bercak-bercak putih yang menyerang
foto baik positif maupun negatif.
2. Pemeliharaan arsip film
Faktor dominan yang menyebabkan kerusakan pada arsip media baru
adalah faktor fungsi atau sejenis jamur. Pemeliharaan dengan cara lain
juga dapat dilakukan misalnya dengan cairan zat kimia tertentu
misalnya larutan trychorotetine yang dituangkan pada kain pembersih.
3. Pemeliharaan arsip video
Arsip video agak sedikit khusus, misalnya untuk membersihkan pita
dari kotoran seperti debu atau jamur digunakan video cleaner yang
28
Universitas Sumatera Utara
berfungsi sebagai pembersih video. Arsip juga memerlukan perawatan
secara rutin agar terbebas dari segala kotoran.
4. Pemeliharaan arsip rekaman suara
Rekaman suara yang sering dipinjam atau digunakan oleh user ,
dimungkinkan untuk dibuatkan copy atau back-up. Hal yang perlu
diperhatikan adalah jauhkan rekaman suara dengan medan magnet yang
dapat merusak rekaman suara dan rak dari kayu dimungkin untuk
digunakan sebagai tempat penyimpanan.
5. Pemeliharaan arsip elektronik
Secara umum untuk pemeliharaan arsip elektronik ada standar yang
dapat digunakan sebagai berikut:
a. Semua media harus ditangani dengan hati-hati.
b. Tidak diperbolehkan dekat dengan medan magnet apalagi
ditempelkan.
c. Permukaan media tidak boleh disentuh dengan tangan terbuka
karena tangan berkeringat dan sedikit mengandung minyak.
d. Pergunakan pembungkus yang telah terstandar.
e. Penulisan informasi pada label ditempelkan setelah ditulisi informasi
yang lengkap.
f. Hindarkan sinar matahari secara langsung termasuk benda-benda
lain yang mengeluarkan panas terutama untuk media magnetic.
g. Semua peralatan dimana media itu akan dipergunakan harus
beroperasi dengan baik sehingga kemungkinan terhapusnya data
semakin kecil.
h. Pergunakan pembersih media yang sudah terstandar. Untuk
mencegah kemungkinan kerusakan untuk negatif film suhunya
antara 10℃ sampai 15℃ dengan tingkat kelembapan 50-55 % RH.
Untuk media lainnya seperti foto, film positif, video, rekaman suara
dan lainnya suhu sekitar 15℃ sampai 18℃ dengan kelembapan 5565 % RH. Dan tentukan saja penggunaan AC (Air Conditioner )
selama 24 jam nonstop dengan dilengkapi thermometer dan
hygrometer.
Selain pendapat di atas Rusidi (2014, 8-9) menyatakan bahwa
pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastik yang diisi silver bromide dengan
proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara disimpan pada
amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau
disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan pada ruangan
penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar konstan yaitu 20 C
dan kelembapannya 40 RH.
29
Universitas Sumatera Utara
2. Mikrofilm
Microfilm mudah sekali rusak karena kelembapan yang tinggi,
temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-tangan kotor
yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan cara disimpan
dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan kelembapan udara tetap
stabil. Temperatur yang ideal antara 18-21 C dan kelembapannya 4050% RH. Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara
digulung, dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta
dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang
terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan
terbuat dari logam yang tahan karat.
3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan
airmixer . Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur, karat
dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip film dapat
juga dengan menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin yang
dituangkan dalam kain katun, kemudian kain tersebut ditempelkan pada
kedua sisi film dan diputar secara perlahan dan teratur dengan
menggunakan alat bantu atau mesin penggulung film (rewinder ). Arsip
film ((film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 1015 C dengan kelembapan 50-55% RH.
4. Disket dan kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda
dengan pemeliharaan arsip foto atau film negative. Dalam hal ini suhu
dan kelembapan udara menjadi pertimbangan utama. Pemeliharaan dan
perawatan arsip media baru (non kertas) ini dilakukan secara rutin.
Setiap 6 (enam) bulan sekali dilakukan pengecekan untuk diperbaiki
atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip audio visual
adalah upaya menjaga agar informasi arsip tetap terawat dengan baik, sehingga
mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Pemeliharaan
arsip audio visual terdiri dari pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan
arsip foto, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip video dan pemeliharaan
arsip elektronik.
30
Universitas Sumatera Utara
2.4.2
Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual
Upaya penyelamatan arsip audio visual bisa melalui berbagai cara
diantaranya adalah dengan perlindungan. Perlindungan arsip adalah melindungi
arsip agar tetap utuh baik fisik dan informasi arsip. Sugiharto (2010, 52)
menyatakan bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen
atau arsip terhadap bahaya dan gangguan.
2. Upaya kuratif adalah perlindungan yang dilaksanakan jika terdapat
unsur perusak terhadap dokumen atau arsip.
Sedangkan Khihanta (2014, 8.7) mengemukakan upaya penyelamatan
arsip audio visual adalah:
Upaya penyelamatan arsip audio visual dengan reprografi arsip vital
elektronik merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah
dokumen, yang mencakup tiga proses dasar, yaitu copying, duplicating,
dan micropying. Copying adalah reproduksi dalam besaran yang sama
dengan arsip aslinya, duplicating adalah copying dalam jumlah banyak dan
micropying adalah pengandaan dalam besaran yang lebih kecil dari ukuran
aslinya.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bab II
pasal 34 dinyatakan bahwa perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai berikut:
(1) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g (perlindungan dan
penyelamatan arsip), baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam
maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai
bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan
bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik
dan kesejahteraan rakyat.
(2) Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan
arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang
strategis.
(3) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam,
bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan
31
Universitas Sumatera Utara
yang mengandung unsur sabotase adalah tindakan pengrusakan yang
dilakukan secara terencana, spionase adalah mengumpulkan informasi
mengenai sebuah organisasi atau lembaga yang dianggap rahasia
tanpa mendapatkan izin dari pemilik yang sah dari informasi tersebut
dan terorisme adalah serangan-serangan terkoordinasi yang bertujuan
membangkitkan perasaan teror terhadap sekelompok masyarakat.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa upaya penyelamatan arsip audio
visual dengan upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi
dokumen, upaya kuratif adalah perlindungan unsur perusak dokumen dan
reprografi merupakan kegiatan pengulangan atau penggandaan dokumen.
Upaya penyelamatan arsip dapat juga dilakukan dengan cara alih media.
Alih media adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yaitu
mengalihkan arsip tercetak menjadi non cetak. Menurut Hartinah (2009, 15) “alih
media adalah merubah bentuk dari bahan tercetak ke dalam bentuk digital seperti
mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain”. Sedangkan Kosasih (2008, 12)
mengemukakan bahwa “alih media adalah alternatif untuk melestarikan
kandungan informasi bahan pustaka, karena formatnya dapat disimpan pada
media penyimpanan yang relatif besar kapasitasnya dan tahan lama”. Selain
pendapat di atas Husna (2013, 2) mengemukakan bahwa:
Alih media digital adalah suatu proses pengalihan bentuk ke dalam format
digital dari bentuk analog yang sebelumnya hanya satu buah menjadi file
digital yang dapat dibaca pada komputer dan dapat dibuatkan kopi
digitalnya, sehingga ada dua versi yaitu versi asli dan kopiannya dalam
bentuk digital.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa alih media adalah merubah
bentuk tercetak menjadi non cetak seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan
lain-lain untuk dapat melestarikan fisik arsip dan kandungan informasi arsip dan
32
Universitas Sumatera Utara
dapat dimanfaatkan oleh masyarakat serta digunakan dalam jangka waktu yang
cukup lama.
Upaya penyelamatan arsip audio visual yang informasinya berupa arsip
nilai sejarah. Nilai guna sejarah adalah sebuah arsip berdasarkan kualitas atau isi
arsip yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan sebuah kegiatan.
Menurut Octavianny (2014, 10) “nilai guna sejarah adalah menggambarkan
keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang
masa sebagai peristiwa sejarah”. Sedangkan Handayani (2007, 25) menyatakan
bahwa “nilai guna sejarah adalah arsip yang dapat menggambarkan suatu
peristiwa dimasa lampau atau bisa dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas
kejadian di masa lampau”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa nilai guna sejarah adalah arsip
yang menggambarkan suatu peristiwa atau keadaan pada masa lampau sebagai
pengingat peristiwa sejarah.
33
Universitas Sumatera Utara