Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Dalam Penyetan Nilai Guna Sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan Teknologi Informasi (TI) telah menyebar hampir disetiap
bidang, tidak terkecuali di bidang kearsipan. Salah satu bentuk perkembangannya
adalah arsip. Barthos (2012, 1) menyatakan bahwa “arsip adalah catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu daya ingat orang”.
Arsip merupakan sekumpulan lembaran-lembaran kertas yang berisikan
informasi dari suatu kegiatan. Faktor terpenting arsip dalam suatu organisasi atau
instansi pemerintah yang memiliki nilai guna yang tinggi bagi organisasi atau
instansi tersebut. Lembaga kearsipan salah satu yang bertugas melestarikan arsip
untuk dapat disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama.
Arsip memiliki bentuk yang beraneka ragam, diantaranya arsip
berdasarkan frekuensi penggunaannya dan arsip berdasarkan bentuk media
penyimpanannya. Audio visual termasuk ke dalam bentuk arsip berdasarkan
medianya. Arsip audio visual merupakan arsip yang memiliki informasi yang
isinya bisa dibaca melalui bantuan alat khusus seperti komputer dan lain
sebagainya. Arsip audio visual memiliki karakteristik yang berbeda dengan arsip
kertas. Arsip dalam bentuk kertas seperti dokumen-dokumen. Selain itu arsip juga
ada dalam bentuk audio visual seperti foto, film, video, rekaman suara, mikrofilm,
mikrofis dan elektronik.
1
Universitas Sumatera Utara
Tugas pelestarian arsip bukanlah tugas yang mudah. Beberapa lembaga
yang mengelola arsip belum begitu memperhatikan pelestarian arsip secara
khusus. Mengatur temperatur suhu ruangan dan tempat penyimpanan arsip
merupakan usaha untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kerusakan terhadap
arsip. Pelestarian merupakan hal yang penting dari kegiatan arsip untuk dapat
memelihara arsip baik itu secara fisik ataupun kandungan informasi arsip.
Arsip mempunyai fungsi dan tujuan bagi pemerintah, salah satu fungsi
arsip adalah sumber informasi terekam. Pada dasarnya arsip memiliki fungsi dan
kegunaan sebagai pengingat setiap kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Oleh
sebab itu arsip dapat disajikan dalam bentuk informasi yang lengkap, cepat dan
benar. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan bab I
pasal
3 tujuan kearsipan adalah untuk
pertangungjawaban
nasional
tentang
menjamin keselamatan
perencanaan,
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan bagi kegiatan pemerintah.
Pelestarian arsip di lembaga kearsipan merupakan kegiatan yang perlu
mendapatkan perhatian. Tidak semua lembaga yang melestarikan arsip yang
dimilikinya, akan tetapi pelestarian arsip merupakan kegiatan yang penting
dilakukan untuk semua lembaga pengelola arsip. Kegiatan pelestarian arsip untuk
menjamin arsip yang disimpan di lembaga kearsipan untuk tetap terpelihara
dengan baik.
Adapun usaha-usaha untuk menyelamatkan arsip dari kerusakan dan
kehancuran
yaitu
dengan
cara
pelestarian,
pengolahan,
penataan
dan
pemeliharaan. Kesadaran pegawai yang mengelola arsip masih rendah tentang
2
Universitas Sumatera Utara
usaha dalam melestarikan arsip. Adapun kegiatan pelestarian arsip menyangkut
tenaga ahli, sarana dan prasarana dan biaya yang cukup besar.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat merupakan
arsip daerah provinsi, yang dimaksud dengan arsip daerah provinsi adalah
lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja daerah yang melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang kearsipan, pemerintahan daerah provinsi sumatera barat
yang berkedudukan di ibukota provinsi tidak dapat dilepaskan dari Lembaga
Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat memiliki tugas dan fungsi melaksanakan penyusunan
dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Salah
satu bidang yang menarik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat adalah arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (selanjutnya
disingkat dengan BPA Prov Sumbar) salah satu badan yang bertugas melestarikan
arsip audio visual. Arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar
berjumlah 8550 arsip pada tahun 2015 terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar
negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc)
atau VCD (Video Compact Disc). Arsip audio visual yang dilestarikan di BPA
Prov Sumbar adalah berupa kesenian dan budaya, pedoman dan penghayatan
pengalaman pancasila, pelantikan, pemilihan umum dan kepartaian, penyuluhan
atau penerangan, perayaan atau hari besar, perekonomian, pidato, sejarah lisan,
adipura, kunjungan, narkotika, pameran, pendidikan, pertanian dan rapat
koordinasi.
3
Universitas Sumatera Utara
Arsip audio visual merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi,
begitu juga arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar yang harus
dilestarikan untuk menjaga nilai guna sejarah yang tersimpan didalam arsip audio
visual. Pelestarian arsip audio visual berpengaruh terhadap pengolahan,
pemeliharaan dan penataan arsip audio visual. Sistem penyimpanan arsip audio
visual di BPA Prov Sumbar menggunakan sistem tahun yaitu dari tahun tertua
sampai tahun sekarang.
Namun, arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar
penyimpanannya masih disatukan dalam satu lemari dengan arsip kertas. Arsip
audio visual yang disatukan dengan arsip kertas untuk memudahkan temu kembali
arsip. Tetapi dilihat dari bentuk fisik arsip, seharusnya arsip audio visual tidak
sama tempat penyimpanannya dengan arsip kertas karena pengaturan suhu
ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual berbeda dengan suhu ruangan
tempat penyimpanan arsip dalam bentuk kertas.
Mengingat arsip yang beraneka ragam jenis dan bentuknya, baik itu arsip
dalam bentuk kertas ataupun arsip dalam bentuk audio visual. Bagaimana BPA
Prov Sumbar melestarikan arsip audio visual, untuk menjaga dan memelihara fisik
dan informasi arsip. Dengan demikian, peneliti akan membahas mengenai “Upaya
Pelestarian Arsip Audio Visual dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.”
4
Universitas Sumatera Utara
1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Bagaimana upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Untuk mengetahui penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
4. Untuk mengetahui upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
5
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak.
1. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, hasil
penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan mengenai upaya pelestarian
arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Bagi peneliti, sebagai bahan referensi untuk membahas penelitian dengan
topik yang sama.
3. Bagi penulis, agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan
mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai
guna sejarah.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini mencakup pengolahan arsip audio visual,
penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya
penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat.
6
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan Teknologi Informasi (TI) telah menyebar hampir disetiap
bidang, tidak terkecuali di bidang kearsipan. Salah satu bentuk perkembangannya
adalah arsip. Barthos (2012, 1) menyatakan bahwa “arsip adalah catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai suatu subyek (pokok persoalan) atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu daya ingat orang”.
Arsip merupakan sekumpulan lembaran-lembaran kertas yang berisikan
informasi dari suatu kegiatan. Faktor terpenting arsip dalam suatu organisasi atau
instansi pemerintah yang memiliki nilai guna yang tinggi bagi organisasi atau
instansi tersebut. Lembaga kearsipan salah satu yang bertugas melestarikan arsip
untuk dapat disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama.
Arsip memiliki bentuk yang beraneka ragam, diantaranya arsip
berdasarkan frekuensi penggunaannya dan arsip berdasarkan bentuk media
penyimpanannya. Audio visual termasuk ke dalam bentuk arsip berdasarkan
medianya. Arsip audio visual merupakan arsip yang memiliki informasi yang
isinya bisa dibaca melalui bantuan alat khusus seperti komputer dan lain
sebagainya. Arsip audio visual memiliki karakteristik yang berbeda dengan arsip
kertas. Arsip dalam bentuk kertas seperti dokumen-dokumen. Selain itu arsip juga
ada dalam bentuk audio visual seperti foto, film, video, rekaman suara, mikrofilm,
mikrofis dan elektronik.
1
Universitas Sumatera Utara
Tugas pelestarian arsip bukanlah tugas yang mudah. Beberapa lembaga
yang mengelola arsip belum begitu memperhatikan pelestarian arsip secara
khusus. Mengatur temperatur suhu ruangan dan tempat penyimpanan arsip
merupakan usaha untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kerusakan terhadap
arsip. Pelestarian merupakan hal yang penting dari kegiatan arsip untuk dapat
memelihara arsip baik itu secara fisik ataupun kandungan informasi arsip.
Arsip mempunyai fungsi dan tujuan bagi pemerintah, salah satu fungsi
arsip adalah sumber informasi terekam. Pada dasarnya arsip memiliki fungsi dan
kegunaan sebagai pengingat setiap kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Oleh
sebab itu arsip dapat disajikan dalam bentuk informasi yang lengkap, cepat dan
benar. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan bab I
pasal
3 tujuan kearsipan adalah untuk
pertangungjawaban
nasional
tentang
menjamin keselamatan
perencanaan,
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan bagi kegiatan pemerintah.
Pelestarian arsip di lembaga kearsipan merupakan kegiatan yang perlu
mendapatkan perhatian. Tidak semua lembaga yang melestarikan arsip yang
dimilikinya, akan tetapi pelestarian arsip merupakan kegiatan yang penting
dilakukan untuk semua lembaga pengelola arsip. Kegiatan pelestarian arsip untuk
menjamin arsip yang disimpan di lembaga kearsipan untuk tetap terpelihara
dengan baik.
Adapun usaha-usaha untuk menyelamatkan arsip dari kerusakan dan
kehancuran
yaitu
dengan
cara
pelestarian,
pengolahan,
penataan
dan
pemeliharaan. Kesadaran pegawai yang mengelola arsip masih rendah tentang
2
Universitas Sumatera Utara
usaha dalam melestarikan arsip. Adapun kegiatan pelestarian arsip menyangkut
tenaga ahli, sarana dan prasarana dan biaya yang cukup besar.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat merupakan
arsip daerah provinsi, yang dimaksud dengan arsip daerah provinsi adalah
lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja daerah yang melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang kearsipan, pemerintahan daerah provinsi sumatera barat
yang berkedudukan di ibukota provinsi tidak dapat dilepaskan dari Lembaga
Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat memiliki tugas dan fungsi melaksanakan penyusunan
dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Salah
satu bidang yang menarik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat adalah arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (selanjutnya
disingkat dengan BPA Prov Sumbar) salah satu badan yang bertugas melestarikan
arsip audio visual. Arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar
berjumlah 8550 arsip pada tahun 2015 terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar
negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc)
atau VCD (Video Compact Disc). Arsip audio visual yang dilestarikan di BPA
Prov Sumbar adalah berupa kesenian dan budaya, pedoman dan penghayatan
pengalaman pancasila, pelantikan, pemilihan umum dan kepartaian, penyuluhan
atau penerangan, perayaan atau hari besar, perekonomian, pidato, sejarah lisan,
adipura, kunjungan, narkotika, pameran, pendidikan, pertanian dan rapat
koordinasi.
3
Universitas Sumatera Utara
Arsip audio visual merupakan dokumen penting dalam setiap organisasi,
begitu juga arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar yang harus
dilestarikan untuk menjaga nilai guna sejarah yang tersimpan didalam arsip audio
visual. Pelestarian arsip audio visual berpengaruh terhadap pengolahan,
pemeliharaan dan penataan arsip audio visual. Sistem penyimpanan arsip audio
visual di BPA Prov Sumbar menggunakan sistem tahun yaitu dari tahun tertua
sampai tahun sekarang.
Namun, arsip audio visual yang disimpan di BPA Prov Sumbar
penyimpanannya masih disatukan dalam satu lemari dengan arsip kertas. Arsip
audio visual yang disatukan dengan arsip kertas untuk memudahkan temu kembali
arsip. Tetapi dilihat dari bentuk fisik arsip, seharusnya arsip audio visual tidak
sama tempat penyimpanannya dengan arsip kertas karena pengaturan suhu
ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual berbeda dengan suhu ruangan
tempat penyimpanan arsip dalam bentuk kertas.
Mengingat arsip yang beraneka ragam jenis dan bentuknya, baik itu arsip
dalam bentuk kertas ataupun arsip dalam bentuk audio visual. Bagaimana BPA
Prov Sumbar melestarikan arsip audio visual, untuk menjaga dan memelihara fisik
dan informasi arsip. Dengan demikian, peneliti akan membahas mengenai “Upaya
Pelestarian Arsip Audio Visual dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.”
4
Universitas Sumatera Utara
1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
3. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4. Bagaimana upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Untuk mengetahui penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
3. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
4. Untuk mengetahui upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
5
Universitas Sumatera Utara
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak.
1. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, hasil
penelitian ini dapat dijadikan bahan masukan mengenai upaya pelestarian
arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
2. Bagi peneliti, sebagai bahan referensi untuk membahas penelitian dengan
topik yang sama.
3. Bagi penulis, agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan
mengenai upaya pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai
guna sejarah.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini mencakup pengolahan arsip audio visual,
penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya
penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat.
6
Universitas Sumatera Utara