Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Dalam Penyelamatan Nilai Guna Sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

Lampiran 1

PEDOMAN OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PROVINSI SUMATERA BARAT

Hari/Tanggal :

Waktu :

Objek :

Nama Observer :

No Aspek yang diamati Keterangan

Baik Cukup Tidak baik

A Pelestarian arsip audio visual

B Langkah-langkah pelestarian arsip audio visual

1 Pengolahan arsip audio visual a. Pengolahan arsip foto

b. Pengolahan arsip negatif film c. Pengolahan arsip video

d. Pengolahan arsip rekaman suara e. Pengolahan arsip elektronik 2 Penataan arsip audio visual

a. Penataan arsip foto

b. Penataan arsip negatif film c. Penataan arsip video

d. Penataan arsip rekaman suara e. Penataan arsip elektronik 3 Pemeliharaan arsip audio visual

a. Pemeliharaan arsip foto

b. Pemeliharaan arsip negatif film c. Pemeliharaan arsip video

d. Pemeliharaan arsip rekaman suara e. Pemeliharaan arsip elektronik

4 Upaya penyelamatan arsip audio visual

a. Upaya kuratif b. Upaya preventif

Lampiran 2

PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN I

1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

2. Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

3. Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

4. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

5. Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan dalam bentuk audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

6. Menurut Bapak/Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

7. Menurut Bapak/Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? 8. Menurut Bapak/Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian

arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

9. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

10. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Lampiran 3

PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN II

1. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

2. Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

3. Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

4. Menurut Bapak/Ibu berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

5. Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

6. Menurut Bapak/Ibu pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

7. Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? 8. Menurut Bapak/Ibu apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual

di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

9. Menurut Bapak/Ibu bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

10. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

11. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Lampiran 4

HASIL OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PROVINSI SUMATERA BARAT

Hari/Tanggal : Senin, 21 Desember 2015

Waktu : 10.00 WIB

Objek : Arsip Audio Visual

Nama Observer : Endang Putri Sriwahyuningsih

No Aspek yang diamati Keterangan

Baik Cukup Tidak baik

A Pelestarian arsip audio visual √ B Langkah-langkah pelestarian arsip

audio visual

1 Pengolahan arsip audio visual

6. Pengolahan arsip foto √

7. Pengolahan arsip negatif film √ 8. Pengolahan arsip video √ 9. Pengolahan arsip rekaman suara √ 10. Pengolahan arsip elektronik √ 2 Penataan arsip audio visual

a. Penataan arsip foto √

b. Penataan arsip negatif film √

c. Penataan arsip video √

d. Penataan arsip rekaman suara √ e. Penataan arsip elektronik √ 3 Pemeliharaan arsip audio visual

a. Pemeliharaan arsip foto √

b. Pemeliharaan arsip negatif film √

c. Pemeliharaan arsip video √

d. Pemeliharaan arsip rekaman suara √ e. Pemeliharaan arsip elektronik √ 4 Upaya penyelamatan arsip audio visual

a. Upaya preventif √

Transkip Wawancara dengan Informan I

Nama informan : Ir. Sunyati, M.Si

Jabatan : Sekretaris di BPA Prov Sumbar Tanggal : Senin, 21 Desember 2015

Waktu : 11.00 WIB

1. Pertanyaan:

Menurut Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.

2. Pertanyaan:

Menurut Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:

Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.

3. Pertanyaan:

Menurut Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.

4. Pertanyaan:

Menurut Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.

5. Pertanyaan:

Menurut Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:

Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti dari arsip.

6. Pertanyaan:

Menurut Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, pemeliharaan dan penataan untuk menyelamatkan fisik arsip dan informasi arsip.

7. Pertanyaan:

Menurut Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI) selaku yang membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah daerahnya.

8. Pertanyaan:

Menurut Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:

Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran

dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan, karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat anggaran tentu staf sudah tahu apa yang dibutuhkan, dan melaporkan kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan, berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya untuk pelestarian arsip audio visual pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

9. Pertanyaan:

Menurut Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual.

10. Pertanyaan:

Menurut Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual.

Lampiran 6

Transkip Wawancara dengan Informan II

Nama informan : Romy Zulfi Yandra, S.Kom

Jabatan : Staf Pelestarian Arsip Audio Visual Tanggal : Selasa, 22 Desember 2015

Waktu : 11.00 WIB

1. Pertanyaan:

Menurut Bapak bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip.

2. Pertanyaan:

Menurut Bapak apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal,

masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen dan ukuran dokumen.

3. Pertanyaan:

Menurut Bapak bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun dokumen didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun sekarang.

4. Pertanyaan:

Menurut Bapak berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact Disc).

5. Pertanyaan:

Menurut Bapak bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual sesuai dengan standar yang ditetapkan.

6. Pertanyaan:

Menurut Bapak pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali.

7. Pertanyaan:

Menurut Bapak bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat? Jawaban:

Mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah dari masyarakat dan departemen penerangan.

8. Pertanyaan:

Menurut Bapak apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kandungan informasi arsip dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi arsip karena untuk dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan untuk generasi selanjutnya.

9. Pertanyaan:

Menurut Bapak bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu ruangan untuk dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen yang telah terkumpul. Jika ada dokumen yang kotor dan rusak dibersihkan dan diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan

dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam bentuk CD atau DVD, foto, video dan rekaman suara.

10. Pertanyaan:

Menurut Bapak apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen tidak semuanya masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip audio visual kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual. 11. Pertanyaan:

Menurut Bapak apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?

Jawaban:

Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian arsip audio visual dan

masyarakat mau memberikan dokumen yang dimiliki untuk dapat dilestarikan.

Lampiran 7

Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) Prov Sumbar dibentuk sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, dimana sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa BPA Prov Sumbar merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada dibawah dan tanggung jawab Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BPA Prov Sumbar mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah teknis di bidang Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintah Provinsi di Bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

BPA Prov Sumbar dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan Kantor Badan Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang kepala Badan saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga tersebut digabung

Sumatera Barat yang saat ini dipimpin oleh Bapak Drs. Alwis. Saat ini BPA Prov Sumbar untuk administrasi perkantoran dan kearsipan berada di Jl. Pramuka V, Padang.

Visi:

Menjadikan Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Pusat Informasi Terdepan untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah.

Misi:

1. Mendayagunakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM) semua jenis perpustakaan dan kearsipan.

2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian bahan pustaka dan arsip sebagai memori daerah.

3. Mengembangkan budaya masyarakat gemar membaca dan sadar arsip. 4. Meningkatkan dan mengembangkan bahan pustaka dan khasanah arsip. 5. Meningkatkan pengelolaan, pengawasan bahan pustaka dan arsip. 6. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan.

Tujuan

Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menyempurnakan perkembangan akal dan budi (untuk berfikir, mengerti dan sebagainya).

2. Untuk mencerdaskan masyarakat sumatera barat sebagai pengguna utama informasi perpustakaan dan kearsipan.

3. Sebagai upaya menambah khasanah dan koleksi serta memelihara memori daerah.

4. Sebagai pusat ingatan atau rekaman aktifitas pemerintah dan masyarakat sumatera barat.

Fungsi

Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Sumatera Barat mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. 2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang

Perpustakaan dan Kearsipan.

3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

KEPALA

SEKRETARIS

KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN KASUBBAG KEUANGAN KASUBBAG PROGRAM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL KABID LAYANAN PERPUSTAKAA N KASUBBID LAYANAN UMUM KASUBBID LAYANAN EKSTENSI DAN PROMOSI KABID PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN ARSIP KABID PENGELOLAAN

ARSIP IN AKTIF

KASUBBID BAHAN KONVENSIONAL KASUBBID BAHAN MEDIA BARU KASUBBID PENYIMPANAN DAN PENGOLAHAN ARSIP KASUBBID PENGAWASAN KEARSIPAN KABID OTOMASI & PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA KASUBBID OTOMASI PERPUSTAKAA N KASUBBID PENGOLAHAN DAN PENGEMBANG AAN KABID PEMBINAAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Kasubbid Pembinaan SDM Kelembagaan Dan Sistem Perpustakaan KASUBBID PEMBINAAN SDM SISTEM KEARSIPAN KABID PENGELOLAA N ARSIP STATIS KASUBBID AKUISISI DAN PENGOLAHAN KASUBBID LAYANAN DAN PERLUASAN KHASANAH KABID DEPOSIT PENGAMATAN DAN PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA KASUBBID DEPOSIT PENGAMATAN KASUBBID PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

Data jumlah pegawai pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sebagai berikut:

1. Kepala atau pimpinan berjumlah 1 orang. 2. Sekretaris berjumlah 1 orang.

Pada bidang ini terdiri dari kasubag umum dan kepegawaian memiliki staf 23 orang, kasubag keuangan memiliki staf 9 orang dan kasubag program memiliki staf 3 orang.

3. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari kabid otomasi dan pengolahan bahan pustaka, kabid pembinaan perpustakaan dan kearsipan, kabid pengelolaan arsip statis, kabid pengelolaan arsip in aktif, kabid pemeliharaan dan pelestarian, kabid layanan perpustakaan, kabid deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka. Berikut rincian jumlah pegawai masing-masing sub bidang:

a. Bidang otomasi dan pengolahan bahan pustaka berjumlah 3 orang. b. Bidang pembinaan perpustakaan dan kearsipan berjumlah 3 orang. c. Bidang pengelolaan arsip statis berjumlah 10 orang.

d. Bidang pengelolaan arsip in aktif berjumlah 11 orang.

e. Bidang pemeliharaan dan pelestarian berjumlah 8 orang sebagai berikut:

(1) Ir. Syahrial Nasir bertugas sebagai kabid pemeliharaan dan pelestarian arsip.

(2) Sosy Findra, S.Kom bertugas sebagai kasubid bahan media baru. (3) Nurelida, A.Md bertugas sebagai kasubid bahan konvensional.

(4) Romy Zulfi Yandra, S.Kom bertugas sebagai staf subid bahan media baru.

(5) Khayandra Sari, SE bertugas sebagai staf subid bahan konvensional.

(6) Syahmiwarti, AS bertugas sebagai staf subid bahan media baru. (7) Martiza bertugas sebagai staf subid bahan media baru.

(8) Imran bertugas sebagai staf subid bahan konvensional. f. Bidang layanan perpustakaan berjumlah berjumlah 3 orang.

g. Bidang deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka berjumlah 3 orang.

Bagian Kesepuluh

Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian arsip Pasal 26

(1) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang bahan konvensional dan bahan media baru.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai fungsi:

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang konvensional.

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang media baru.

a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip.

b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pemeliharaan dan pelestarian arsip.

c. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.

d. Menyelenggarakan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip. e. Menyelanggarakan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.

f. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.

g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.

h. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan pemeliharaan dan pelestarian arsip.

i. Menyelanggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kabupaten atau kota.

j. Menyelanggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait. k. Menyelanggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan. (4) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip membawahi:

a. Sub bidang bahan konvensional. b. Sub bidang bahan media baru.

(5) Sub-sub bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (4), masing-masing dipimpin oleh seorang kepala sub bidang, yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada kepala bidang pemeliharaan dan pelestaraian arsip.

Pasal 27

(1) Sub bidang bahan konvensional mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksaan di bidang bahan konvensional, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam rangka temu balik dan layanan informasi kearsipan, penyiapan naskah sumber arsip, pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan konvensional.

(2) Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sub bidang bahan konvensional mempunyai mempunyai fungsi:

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program bahan konvensional.

b. Pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi bahan konvensional.

(3) Rincian tugas sub bidang bahan konvensional

a. Melaksanakan penyusunan program kerja sub bidang bahan konvensional. b. Melaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan konvensinal. c. Melaksanakan penyusunaan bahan fasilitasi penyelanggaraan bahan

konvensional.

d. Melaksanakan pengelolaan data arsip statis bahan konvensional.

e. Melaksanakan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha pemeliharaan dan perawatan bahan konvensional secara berkala.

g. Melaksanakan penyusunan dan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.

h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait. i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.

Pasal 28

(1) Sub bidang bahan media baru mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang bahan media baru, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam rangka temu pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan media baru. (2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

su bidang bahan media baru mempunyai fungsi:

a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program bahan media baru.

b. Pelaksanaan pelayan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi bahan media baru.

(3) Rincian tugas sub bidang bahan media baru:

a. Melaksanakan penyusunan program keja sub bidang bahan media baru. b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan media baru. c. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi penyelenggaraan bahan media

baru.

d. Melaksanakan pengelolaan data bahan media baru.

e. Melaksankan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha alih media bahan konvensional ke bahan media baru.

f. Melaksanakan penyiapan bahan otomasi jaringan informasi kearsipan. g. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan sub bidang bahan media

baru.

h. Melaksanakan koordinasi ddengan unit kerja terkait. i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Asnawir dan Usman. 2002. Media Pembelajaran. Padang: Ciputat Pers. Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Departemen Pendidikan Nasional. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai

Pustaka: Jakarta.

Edmondson, Ray. 2004. Audiovisual Archiving: Philosophy and Principles. Paris: Unesco.http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001364/136477e.pdf (diakses 16 Oktober 2015).

Endang R, Sri, dkk. 2009. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Gunarto, Mudalslh. 2007. Penataan Arsip Audio Visual. Jakarta: Universitas Terbuka.

Handayani, Ika Sri. 2007. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan di Kantor Badan

Kepegawaian Daerah Kabupaten Karanganyar.

http://core.ac.uk/download/pdf/12349746.pdf (diakses 27 Oktober 2015). Harrison, Helen P. 1997. Audiovisual Archives. Paris: Unesco.

http://arsip.ugm.ac.id/web/download/05121116ARSIPAUDIOVISUAL.pd f (diakses 15 Oktober 2015).

Hartinah, Sri. 2009. Pemanfaatan Alih Media untuk Pengembangan Perpustakaan Digital. Jurnal Visi Pustaka Vol.11, no.3 (Desember) http://perpusnas. go.id/Attachment/MajalahOnline/Sri_Hartinah_Pemanfaatan_Alih_Media. pdf (diakses 17 Januari 2016).

Hartono, Bambang. 1986. Sistematika dan Pelayanan Informasi. Jakarta: Arga Kencana Abadi.

Hendrawati, Tuty. 2014. Pedoman Pembuatan E-book dan Standar Alih Media. Jakarta: Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Husna, Alfa. 2013. Pelestarian Kandungan Informai dengan Alih Media Digital. Makalah disampaikan pada workshop Preservasi dan Konservasi Bahan Perpustakaan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat, Maret, Hotel Lingga Bandung.

Irawan, Mustari. 2011. Penataan Fisik Arsip Media Baru. http://www.anri.go.id/ assets/download/ Artikel_Online_Strategi-Pengaturan- Arsip Statis_ hfg78jjdhj9udy.pdf (diakses 9 Desember 2015).

Judith Read dan Mary Lea Ginn. 2011. Records Management. South-Western: United States of America.

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. 2013. Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang. http://www.bphn.go.id/data/ documents/ 06pmdik037.pdf (diakses 9 Desember 2015).

Khihanta. 2014. Materi Pokok Pengelolaan Arsip Vital. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

Kosasih, Aa. 2008. Alih Media Digital Bahan Pustaka Perpustakaan Sekolah. Makalah disampaikan pada Workshop dan Pelatihan (Intermediate) Tenaga Kepustakaan Perpustakaan Sekolah SMP/SMA/SMK Berbasis Teknologi Informasi (TI) se-Jawa Timur, Februari, Universitas Negeri Malang, Malang.

Lee, Stuart D. 2001. Digital Imaging: a Practical Handbook. London: Facet Publishing.

Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

---. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Octavianny,Dwinur. 2014. Makalah Kearsipan. https:// dwioktanur20. wordpress. com/ 2014/02/21/makalah-kearsipan/ (di akses 27 Oktober 2015).

Penataan Fisik Arsip Media Baru. 2011. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.

Penyusunan Guide Arsip Media Baru. 2009. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.

Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor. 124 Tahun 2006. Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis Provinsi Sumatera Barat.

Priansa, D. J., dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.

Restinaningsih, Lilis. 2009. Konservasi dan Restorasi Terhadap Naskah Kuno: Naskah sebagai Warisan Budaya. Tesis. Universitas Padjajaran.

Rusidi. 2014. Pemeliharaan dan perawatan. http:// www. bpadjogja.info/ public/article/143/dd169a743b16062595cbaddbf216c4df.pdf (diakses 9 Desember 2015).

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

Setiawati. 2000. Petunjuk Pengelolaan Mikrofis. Bogor: Badan Penelitian dan Perkembangan Pertanian.

Sugiharto, Dhani. 2010. Penyelamatan Informasi Dokumen atau Arsip di Era Teknologi Digital. Http://Download.Portalgaruda.Org/ Article.Php?Article =30252&Val=2188 (diakses 27 Oktober 2015).

Sulistyo-Basuki. 1996. Pengantar kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sumrahyadi. 2014. Manajemen Rekod Audio Visual. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.

Tjandra, Sheddy Nagara, dkk. 2008. Kesekretariatan. Jakarta: Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan.

Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembar Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Negara No. 2964).

Undang-Undang Republik Nomor 43 Tahun 2009. Tentang Kearsipan. Yogyakarta: Pustaka Timur.

Widjaja, A,W. 1990. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Ikrar Mandiri Abadi.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.

Yulia, Yuyu dan Janti G. Sujana. 2009. Materi Pokok Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Zulfitri. 2014. Perhatian Pemerintah dan Peran Pustakawan dalam Pemeliharaan

Naskah Kuno. Jurnal Al-Maktabah Vol.13, no.1 (Desember)

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Azwar (2004, 6) menyatakan bahwa “penelitian deskriptif dilakukan dengan menganalisis hanya sampai pada taraf deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga dapat lebih mudah dipahami dan disimpulkan”. Penelitian deskriptif bertujuan untuk mengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang beralamat di Jl. Pramuka V. No. 2, Padang, Sumatera Barat. Penelitian ini dilakukan pada bulan desember 2015. Alasan pemilihan lokasi didasarkan atas adanya pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

3.3 Karakteristik Informan

Informan adalah orang yang mengetahui dan paham dengan masalah yang akan dipertanyakan dan berhasil memberikan keterangan kepada peneliti. Informan dalam penelitian ini berjumlah 2 orang, 1 orang sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan 1 orang staf pelestarian arsip audio visual. Peneliti mendapatkan informasi dengan cara melakukan

wawancara dan observasi kepada informan yang telah ditentukan mengenai pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

3.4 Data dan Sumber Data

Data dan sumber data penelitian ini sebagai berikut: 1. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh melalui observasi langsung dan hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data pendukung data primer dari literatur terdiri dari buku, web dan jurnal.

3.5 Prosedur Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini melalui: 1. Wawancara

Wawancara adalah mewawancarai informan agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam wawancara adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Pemilihan informan didasarkan pada sampling purposive adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Wawancara dilakukan secara langsung

kepada arsiparis yang mengelola arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Pedoman wawancara perlu dibuat agar peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan sesuai dengan teori yang terkait.

2. Observasi

Observasi adalah melakukan pengamatan langsung ke lokasi penelitian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yaitu mengenai arsip audio visual.

3. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan adalah mengumpulkan data melalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.

3.6 Analisis Data

Analisis data dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Reduksi Data

Reduksi data adalah proses memfokuskan data menjadi informasi yang bermakna. Bungin (2007, 70) menyatakan bahwa “reduksi adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”. Data yang direduksi adalah data mengenai pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

2. Penyajian Data

Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini dapat berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi. Penyajian data dalam penelitian ini adalah menggunakan teks naratif, tabel dan gambar.

3. Verifikasi Data

Verifikasi data dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan untuk menarik kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterprestasikan data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi dalam melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.

3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data

Peneliti menggunakan teknik triangulasi untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini. Oleh sebab itu peneliti menggunakan beberapa metode triangulasi yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan sebagai berikut:

1. Triangulasi Data

Triangulasi data adalah menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan studi kepustakaan. Peneliti melakukan wawancara dengan sekretaris Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan staf pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, untuk mendapatkan

data yang lengkap disertai observasi untuk mengamati arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

2. Triangulasi Teori

Triangulasi teori adalah penggunaan teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Penelitian ini berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data. Teori yang didapatkan oleh peneliti tidak hanya melalui buku tercetak saja melainkan peneliti juga memasukkan teori berdasarkan jurnal, artikel dan literatur lainnya mengenai pelestarian arsip audio visual.

3. Triangulasi Metode

Triangulasi metode adalah penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal seperti metode wawancara dan metode observasi. Pada penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang didukung dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini, peneliti akan membahas tentang hasil-hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, baik itu dari hasil pengamatan peneliti secara langsung (observasi) maupun dari wawancara dengan arsiparis yang terlibat secara langsung dalam pelestarian arsip audio visual. Hasil penelitian yang diperoleh untuk menjelaskan pelestarian arsip audio visual dalam penyelamatan nilai guna sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Pelestarian arsip audio visual mencakup pengolahan, penataan, pemeliharaan, dan upaya penyelamatan arsip audio visual.

4.1 Karakteristik Informan

Informan pada penelitian ini adalah arsiparis yang berada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang mengerti tentang Arsip Audio Visual. Berikut daftar karakteristik informan:

Tabel 4.1 Karakteristik Informan Kode Bagian

Sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Staf pelestarian arsip audio visual

Dalam melakukan wawancara peneliti menetapkan Ibu Ir. Sunyati, M.Si sebagai informan pertama ( ) yang bertugas sebagai sekretaris di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan Bapak Romy Zulfi Yandra, S.Kom sebagai informan kedua ( ) yang bertugas sebagai Staf pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

Sebelum melakukan wawancara peneliti menjelaskan maksud dan tujuan observasi ini. Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat lalu dikembangkan lebih dalam sesuai dengan jawaban informan dan wawancara berlangsung secara informal. Suasana dan kondisi selama wawancara bersifat alamiah, tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak formal (informal). Wawancara dilakukan secara berulang apabila peneliti merasa kurang mengerti atau ada yang perlu ditambahi dari wawancara sebelumnya.

4.2 Data

Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan oleh staf yang bekerja di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Sumber daya manusia (SDM) bagian pelestarian arsip berjumlah 8 orang terdiri dari 4 orang pelestarian arsip konvensional dan 4 orang pelestarian arsip audio visual. Saat ini BPA Prov Sumbar menyimpan arsip audio visual berjumlah 8550 arsip pada tahun 2015, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah

4.2.1 Deskripsi Data

Deskripsi data dalam pembahasan ini dikelompokkan berdasarkan kategori pertanyaan terdiri dari pengolahan arsip audio visual, penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya penyelamatan arsip audio visual. Pertanyaan dan jawaban yang sama antara informan I1 dan informan I2 akan

digabungkan serta dijadikan satu analisis. Berikut deskripsi data yang diperoleh dari hasil wawancara adalah sebagai berikut:

4.2.1.1Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:

I1: ”Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”.

I2: ”Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip”.

2. Apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui

I1: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”. I2: ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen

dan ukuran dokumen”.

4.2.1.2Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

3. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan

I2 sebagai berikut:

I1: ”Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”.

dokumen didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun sekarang”.

4. Berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:

I2: ”Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact Disc)”.

4.2.1.3Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

5. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:

I1: ”Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”.

I2: ”Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum mengatur temperatur suhu ruangan

tempat penyimpanan arsip audio visual sesuai dengan standar yang ditetapkan”.

6. Pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:

I2: ”Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali”.

4.2.1.4Upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

7. Bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:

I1: ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti dari arsip”.

I2: ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat dan departemen penerangan”.

8. Apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari

I1: ”Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip

nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, penataan dan pemeliharaan untuk menyelamatkan fisik arsip dan informasi arsip”. 9. Adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 adalah:

I1: ”Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI) selaku yang membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah daerahnya”.

10. Dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 adalah:

I1: ”Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan, karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat anggaran tentu staf sudah tahu apa yang

dibutuhkan, dan melaporkan kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan, berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya untuk pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”.

11. Apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:

I2: ”Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kandungan informasi arsip dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi arsip karena dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan untuk generasi selanjutnya”.

12. Bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I2 adalah:

I2: ”Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu

ruangan untuk dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen terkumpul. Jika ada dokumen kotor dan rusak dibersihkan dan diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam bentuk CD atau DVD, foto, video

dan rekaman suara”.

13. Apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I1 dan I2 sebagai berikut:

I1: ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual”.

I2: ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen tidak semua masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip audio visual kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan

kebaikan dari Tuhan YME. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna seperti yang diharapkan, oleh karena itu penulis menerima kritik dan saran demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga penelitian ini bermanfaat bagi yang membaca khususnya bagi penulis sendiri.

Medan, April 2016

Penulis

ENDANG PUTRI SRIWAHYUNINGSIH

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6

BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7

2.1 Konsep Arsip ... 7

2.2 Pengertian Arsip Audio Visual ... 15

2.3 Jenis Arsip Audio Visual ... 16

2.3.1 Foto ... 16

2.3.2 Film ... 17

2.3.3 Rekaman Video ... 17

2.3.4 Rekaman Suara ... 18

2.3.5 Mikrofilm ... 19

2.3.6 Mikrofis ... 19

2.3.7 Media Elektronik ... 20

2.4 Konsep Pelestarian Arsip Audio Visual ... 21

2.4.1 Langkah-Langkah Pelestarian Arsip Audio Visual ... 22

2.4.2 Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual ... 31

BAB III METODE PENELITIAN ... 34

3.1 Jenis Penelitian ... 34

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 34

3.3 Karakteristik Informan ... 34

3.4 Data dan Sumber Data ... 35

3.5 Prosedur Pengumpulan Data ... 35

3.6 Analisis Data ... 36

3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ... 37

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39

4.1 Karakteristik Informan ... 39

4.2 Data ... 40

4.2.1 Deskripsi Data ... 41

4.2.2.1 Pengolahan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 49

4.2.2.2 Penataan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 52

4.2.2.3 Pemeliharaan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 54

4.2.2.4 Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ... 56

4.3 Hasil Analisis ... 61

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 64

5.1 Kesimpulan ... 64

5.2 Saran ... 65

DAFTAR PUSTAKA ... 66

DAFTAR TABEL

4.1 Karakteristik Informan ... 39 4.2 Hasil Analisis ... 62

DAFTAR GAMBAR

4.1 Pengolahan Arsip Audio Visual Rekaman Suara ... 50

4.2 Alat Pemutar Rekaman Suara ... 51

4.3 Alat Pemutar Video ... 51

4.4 Lemari Penyimpanan Arsip Audio Visual ... 53

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Observasi ... 69

Lampiran 2 Pedoman Wawancara Informan I ... 70

Lampiran 3 Pedoman Wawancara Informan II ... 72

Lampiran 4 Hasil Observasi ... 74

Lampiran 5 Transkip Wawancara Informan I ... 75

Lampiran 6 Transkip Wawancara Informan II... 80

Lampiran 7 Gambaran Umum BPA Prov Sumbar ... 86