Upaya Pelestarian Arsip Audio Visual Dalam Penyetan Nilai Guna Sejarah di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Appendix
Lampiran 1
PEDOMAN OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL
DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Hari/Tanggal
Waktu
Objek
Nama Observer
No
A
B
1
2
3
4
:
:
:
:
Aspek yang diamati
Keterangan
Baik Cukup
Tidak baik
Pelestarian arsip audio visual
Langkah-langkah pelestarian arsip
audio visual
Pengolahan arsip audio visual
a. Pengolahan arsip foto
b. Pengolahan arsip negatif film
c. Pengolahan arsip video
d. Pengolahan arsip rekaman suara
e. Pengolahan arsip elektronik
Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto
b. Penataan arsip negatif film
c. Penataan arsip video
d. Penataan arsip rekaman suara
e. Penataan arsip elektronik
Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto
b. Pemeliharaan arsip negatif film
c. Pemeliharaan arsip video
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara
e. Pemeliharaan arsip elektronik
Upaya penyelamatan arsip audio
visual
a. Upaya kuratif
b. Upaya preventif
69
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN I
1.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2.
Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
3.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan dalam bentuk audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
6.
Menurut Bapak/Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
7.
Menurut Bapak/Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
8.
Menurut Bapak/Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian
arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
9.
Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
70
Universitas Sumatera Utara
10. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi
kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
71
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN II
1.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2.
Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
3.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4.
Menurut Bapak/Ibu berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
6.
Menurut Bapak/Ibu pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin
dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
7.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
8.
Menurut Bapak/Ibu apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
9.
Menurut Bapak/Ibu bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk
digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
72
Universitas Sumatera Utara
10. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
11. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi
kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
73
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 4
HASIL OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL
DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Hari/Tanggal
Waktu
Objek
Nama Observer
No
A
B
1
2
3
4
: Senin, 21 Desember 2015
: 10.00 WIB
: Arsip Audio Visual
: Endang Putri Sriwahyuningsih
Aspek yang diamati
Pelestarian arsip audio visual
Langkah-langkah pelestarian arsip
audio visual
Pengolahan arsip audio visual
6. Pengolahan arsip foto
7. Pengolahan arsip negatif film
8. Pengolahan arsip video
9. Pengolahan arsip rekaman suara
10.
Pengolahan arsip elektronik
Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto
b. Penataan arsip negatif film
c. Penataan arsip video
d. Penataan arsip rekaman suara
e. Penataan arsip elektronik
Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto
b. Pemeliharaan arsip negatif film
c. Pemeliharaan arsip video
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara
e. Pemeliharaan arsip elektronik
Upaya penyelamatan arsip audio visual
a. Upaya preventif
b. Upaya kuratif
Keterangan
Baik Cukup
√
Tidak baik
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
74
Universitas Sumatera Utara
Transkip Wawancara dengan Informan I
Nama informan
: Ir. Sunyati, M.Si
Jabatan
: Sekretaris di BPA Prov Sumbar
Tanggal
: Senin, 21 Desember 2015
Waktu
: 11.00 WIB
1.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
2. Pertanyaan:
Menurut Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
3. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
75
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
4.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
5.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki
arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti
dari arsip.
6.
Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
76
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip
nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan
oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman
pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti
pengolahan, pemeliharaan dan penataan untuk menyelamatkan fisik arsip
dan informasi arsip.
7.
Pertanyaan:
Menurut Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI) selaku yang
membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi
secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah
daerahnya.
8.
Pertanyaan:
Menurut Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran
77
Universitas Sumatera Utara
dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan,
karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat
anggaran tentu staf sudah tahu apa yang dibutuhkan, dan melaporkan
kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang
pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan,
berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang
mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan
biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya
penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya
untuk pelestarian arsip audio visual pada Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
9.
Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kurangnya sumber daya manusia
(SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
10. Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala
pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
78
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia
SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
79
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 6
Transkip Wawancara dengan Informan II
Nama informan
: Romy Zulfi Yandra, S.Kom
Jabatan
: Staf Pelestarian Arsip Audio Visual
Tanggal
: Selasa, 22 Desember 2015
Waktu
: 11.00 WIB
1.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip,
tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta
arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip.
2.
Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan
dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan
video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal,
80
Universitas Sumatera Utara
masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu
suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau
kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label
dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi
fisik dokumen dan ukuran dokumen.
3.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun dokumen
didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun
sekarang.
4.
Pertanyaan:
Menurut Bapak berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip,
terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520
buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact
Disc).
81
Universitas Sumatera Utara
5.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan
pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum
mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
6.
Pertanyaan:
Menurut Bapak pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin
dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
Jawaban:
Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip
video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali.
7.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
82
Universitas Sumatera Utara
Mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah dari
masyarakat dan departemen penerangan.
8.
Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kandungan informasi arsip
dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi
arsip karena untuk dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan
untuk generasi selanjutnya.
9.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan
digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu ruangan untuk
dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen yang telah
terkumpul. Jika ada dokumen yang kotor dan rusak dibersihkan dan
diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan
pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan
83
Universitas Sumatera Utara
dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam
bentuk CD atau DVD, foto, video dan rekaman suara.
10. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada
dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen
tidak semuanya masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan
dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada
waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip
audio visual kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan
pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual.
11. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala
pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan
pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian arsip audio visual dan
84
Universitas Sumatera Utara
masyarakat mau memberikan dokumen yang dimiliki untuk dapat
dilestarikan.
85
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 7
Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) Prov
Sumbar dibentuk sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor
3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan
Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga
Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, dimana sesuai dengan Peraturan
Pemerintah No. 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa BPA Prov Sumbar merupakan
unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan,
dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada dibawah dan tanggung jawab
Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BPA Prov Sumbar mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah teknis di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintah Provinsi di Bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di
bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
BPA Prov Sumbar dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan Kantor Badan
Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang kepala Badan
saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga tersebut digabung
menjadi satu dengan nama lembaga Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
86
Universitas Sumatera Utara
Sumatera Barat yang saat ini dipimpin oleh Bapak Drs. Alwis. Saat ini BPA Prov
Sumbar untuk administrasi perkantoran dan kearsipan berada di Jl. Pramuka V,
Padang.
Visi:
Menjadikan Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Pusat Informasi
Terdepan untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah.
Misi:
1. Mendayagunakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM)
semua jenis perpustakaan dan kearsipan.
2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian bahan pustaka dan arsip
sebagai memori daerah.
3. Mengembangkan budaya masyarakat gemar membaca dan sadar arsip.
4. Meningkatkan dan mengembangkan bahan pustaka dan khasanah arsip.
5. Meningkatkan pengelolaan, pengawasan bahan pustaka dan arsip.
6. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan.
Tujuan
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi
Sumatera Barat mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menyempurnakan perkembangan akal dan budi (untuk berfikir,
mengerti dan sebagainya).
2. Untuk mencerdaskan masyarakat sumatera barat sebagai pengguna
utama informasi perpustakaan dan kearsipan.
87
Universitas Sumatera Utara
3. Sebagai upaya menambah khasanah dan koleksi serta memelihara
memori daerah.
4. Sebagai pusat ingatan atau rekaman aktifitas pemerintah dan
masyarakat sumatera barat.
Fungsi
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi
Sumatera Barat mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan.
2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di
bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
88
Universitas Sumatera Utara
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat
KEPALA
KELOMPOK JABATAN
SEKRETARIS
FUNGSIONAL
KABID OTOMASI
KABID
KABID
& PENGOLAHAN
PEMBINAAN
PENGELOLAA
BAHAN PUSTAKA
PERPUSTAKAAN
N
KASUBBAG UMUM DAN
KASUBBAG
KASUBBAG
KEPEGAWAIAN
KEUANGAN
PROGRAM
KABID
KABID
PENGELOLAAN
ARSIP IN AKTIF
DAN KEARSIPAN
ARSIP STATIS
PEMELIHARAAN
DAN
KABID
KABID DEPOSIT
LAYANAN
PENGAMATAN DAN
PERPUSTAKAA
PELESTARIAN
N
BAHAN PUSTAKA
PELESTARIAN
ARSIP
KASUBBID
Kasubbid
KASUBBID
KASUBBID
OTOMASI
Pembinaan
AKUISISI DAN
PENYIMPANAN
SDM
PENGOLAHAN
DAN
BAHAN
Kelembagaan
PENGOLAHAN
KONVENSIONAL
Dan Sistem
ARSIP
PERPUSTAKAA
N
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
LAYANAN UMUM
DEPOSIT
PENGAMATAN
Perpustakaan
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
PENGOLAHAN
PEMBINAAN
LAYANAN DAN
PENGAWASAN
DAN
SDM SISTEM
PERLUASAN
KEARSIPAN
PENGEMBANG
KEARSIPAN
KHASANAH
KASUBBID
BAHAN MEDIA
BARU
KASUBBID
KASUBBID
LAYANAN
PELESTARIAN
EKSTENSI DAN
BAHAN
PROMOSI
PUSTAKA
AAN
89
Universitas Sumatera Utara
Data jumlah pegawai pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat sebagai berikut:
1. Kepala atau pimpinan berjumlah 1 orang.
2. Sekretaris berjumlah 1 orang.
Pada bidang ini terdiri dari kasubag umum dan kepegawaian memiliki
staf 23 orang, kasubag keuangan memiliki staf 9 orang dan kasubag
program memiliki staf 3 orang.
3. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari kabid otomasi dan pengolahan
bahan pustaka, kabid pembinaan perpustakaan dan kearsipan, kabid
pengelolaan arsip statis, kabid pengelolaan arsip in aktif, kabid
pemeliharaan dan pelestarian, kabid layanan perpustakaan, kabid
deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka. Berikut rincian
jumlah pegawai masing-masing sub bidang:
a. Bidang otomasi dan pengolahan bahan pustaka berjumlah 3 orang.
b. Bidang pembinaan perpustakaan dan kearsipan berjumlah 3 orang.
c. Bidang pengelolaan arsip statis berjumlah 10 orang.
d. Bidang pengelolaan arsip in aktif berjumlah 11 orang.
e. Bidang pemeliharaan dan pelestarian berjumlah 8 orang sebagai
berikut:
(1) Ir. Syahrial Nasir bertugas sebagai kabid pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
(2) Sosy Findra, S.Kom bertugas sebagai kasubid bahan media baru.
(3) Nurelida, A.Md bertugas sebagai kasubid bahan konvensional.
90
Universitas Sumatera Utara
(4) Romy Zulfi Yandra, S.Kom bertugas sebagai staf subid bahan
media baru.
(5) Khayandra Sari, SE bertugas sebagai staf subid bahan
konvensional.
(6) Syahmiwarti, AS bertugas sebagai staf subid bahan media baru.
(7) Martiza bertugas sebagai staf subid bahan media baru.
(8) Imran bertugas sebagai staf subid bahan konvensional.
f. Bidang layanan perpustakaan berjumlah berjumlah 3 orang.
g. Bidang deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka berjumlah
3 orang.
Bagian Kesepuluh
Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian arsip
Pasal 26
(1) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan konvensional dan bahan media baru.
(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bidang
pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
di bidang konvensional.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
dibidang media baru.
(3) Rincian tugas bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip:
91
Universitas Sumatera Utara
a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja bidang pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
c. Menyelenggarakan
pengkajian
bahan
fasilitasi
pemeliharaan
dan
pelestarian arsip.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
e. Menyelanggarakan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
f. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi pemeliharaan
dan pelestarian arsip.
g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan.
h. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
i. Menyelanggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kabupaten
atau kota.
j. Menyelanggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
k. Menyelanggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
(4) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip membawahi:
a. Sub bidang bahan konvensional.
b. Sub bidang bahan media baru.
(5) Sub-sub bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (4), masing-masing
dipimpin oleh seorang kepala sub bidang, yang berada dibawah dan
92
Universitas Sumatera Utara
bertanggung jawab kepada kepala bidang pemeliharaan dan pelestaraian
arsip.
Pasal 27
(1) Sub bidang bahan konvensional mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksaan di bidang bahan
konvensional, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam
rangka temu balik dan layanan informasi kearsipan, penyiapan naskah sumber
arsip, pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan konvensional.
(2) Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
sub bidang bahan konvensional mempunyai mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program
bahan konvensional.
b. Pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi
bahan konvensional.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan konvensional
a. Melaksanakan penyusunan program kerja sub bidang bahan konvensional.
b. Melaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan konvensinal.
c. Melaksanakan penyusunaan bahan fasilitasi penyelanggaraan bahan
konvensional.
d. Melaksanakan pengelolaan data arsip statis bahan konvensional.
e. Melaksanakan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha pemeliharaan dan
perawatan bahan konvensional secara berkala.
f. Melaksanakan penyusunan naskah sumber arsip.
93
Universitas Sumatera Utara
g. Melaksanakan penyusunan dan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan.
h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
Pasal 28
(1) Sub bidang bahan media baru mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
perumusan kebijakan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan media baru, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam
rangka temu pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan media baru.
(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
su bidang bahan media baru mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program
bahan media baru.
b. Pelaksanaan pelayan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi
bahan media baru.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan media baru:
a. Melaksanakan penyusunan program keja sub bidang bahan media baru.
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan media baru.
c. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi penyelenggaraan bahan media
baru.
d. Melaksanakan pengelolaan data bahan media baru.
e. Melaksankan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha alih media bahan
konvensional ke bahan media baru.
94
Universitas Sumatera Utara
f. Melaksanakan penyiapan bahan otomasi jaringan informasi kearsipan.
g. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan sub bidang bahan media
baru.
h. Melaksanakan koordinasi ddengan unit kerja terkait.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
95
Universitas Sumatera Utara
96
Universitas Sumatera Utara
97
Universitas Sumatera Utara
98
Universitas Sumatera Utara
99
Universitas Sumatera Utara
100
Universitas Sumatera Utara
101
Universitas Sumatera Utara
102
Universitas Sumatera Utara
103
Universitas Sumatera Utara
104
Universitas Sumatera Utara
105
Universitas Sumatera Utara
106
Universitas Sumatera Utara
107
Universitas Sumatera Utara
108
Universitas Sumatera Utara
109
Universitas Sumatera Utara
110
Universitas Sumatera Utara
111
Universitas Sumatera Utara
112
Universitas Sumatera Utara
113
Universitas Sumatera Utara
114
Universitas Sumatera Utara
115
Universitas Sumatera Utara
116
Universitas Sumatera Utara
117
Universitas Sumatera Utara
118
Universitas Sumatera Utara
119
Universitas Sumatera Utara
120
Universitas Sumatera Utara
121
Universitas Sumatera Utara
122
Universitas Sumatera Utara
123
Universitas Sumatera Utara
124
Universitas Sumatera Utara
125
Universitas Sumatera Utara
126
Universitas Sumatera Utara
127
Universitas Sumatera Utara
128
Universitas Sumatera Utara
129
Universitas Sumatera Utara
130
Universitas Sumatera Utara
131
Universitas Sumatera Utara
132
Universitas Sumatera Utara
133
Universitas Sumatera Utara
134
Universitas Sumatera Utara
135
Universitas Sumatera Utara
136
Universitas Sumatera Utara
137
Universitas Sumatera Utara
138
Universitas Sumatera Utara
139
Universitas Sumatera Utara
140
Universitas Sumatera Utara
141
Universitas Sumatera Utara
142
Universitas Sumatera Utara
143
Universitas Sumatera Utara
144
Universitas Sumatera Utara
145
Universitas Sumatera Utara
146
Universitas Sumatera Utara
147
Universitas Sumatera Utara
148
Universitas Sumatera Utara
149
Universitas Sumatera Utara
150
Universitas Sumatera Utara
151
Universitas Sumatera Utara
PEDOMAN OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL
DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Hari/Tanggal
Waktu
Objek
Nama Observer
No
A
B
1
2
3
4
:
:
:
:
Aspek yang diamati
Keterangan
Baik Cukup
Tidak baik
Pelestarian arsip audio visual
Langkah-langkah pelestarian arsip
audio visual
Pengolahan arsip audio visual
a. Pengolahan arsip foto
b. Pengolahan arsip negatif film
c. Pengolahan arsip video
d. Pengolahan arsip rekaman suara
e. Pengolahan arsip elektronik
Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto
b. Penataan arsip negatif film
c. Penataan arsip video
d. Penataan arsip rekaman suara
e. Penataan arsip elektronik
Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto
b. Pemeliharaan arsip negatif film
c. Pemeliharaan arsip video
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara
e. Pemeliharaan arsip elektronik
Upaya penyelamatan arsip audio
visual
a. Upaya kuratif
b. Upaya preventif
69
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN I
1.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2.
Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
3.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan dalam bentuk audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
6.
Menurut Bapak/Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
7.
Menurut Bapak/Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
8.
Menurut Bapak/Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian
arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
9.
Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
70
Universitas Sumatera Utara
10. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi
kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
71
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 3
PEDOMAN WAWANCARA INFORMAN II
1.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
2.
Menurut Bapak/Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
3.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
4.
Menurut Bapak/Ibu berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
5.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
6.
Menurut Bapak/Ibu pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin
dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
7.
Menurut Bapak/Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
8.
Menurut Bapak/Ibu apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
9.
Menurut Bapak/Ibu bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk
digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
72
Universitas Sumatera Utara
10. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
11. Menurut Bapak/Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi
kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat?
73
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 4
HASIL OBSERVASI PELESTARIAN ARSIP AUDIO VISUAL
DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Hari/Tanggal
Waktu
Objek
Nama Observer
No
A
B
1
2
3
4
: Senin, 21 Desember 2015
: 10.00 WIB
: Arsip Audio Visual
: Endang Putri Sriwahyuningsih
Aspek yang diamati
Pelestarian arsip audio visual
Langkah-langkah pelestarian arsip
audio visual
Pengolahan arsip audio visual
6. Pengolahan arsip foto
7. Pengolahan arsip negatif film
8. Pengolahan arsip video
9. Pengolahan arsip rekaman suara
10.
Pengolahan arsip elektronik
Penataan arsip audio visual
a. Penataan arsip foto
b. Penataan arsip negatif film
c. Penataan arsip video
d. Penataan arsip rekaman suara
e. Penataan arsip elektronik
Pemeliharaan arsip audio visual
a. Pemeliharaan arsip foto
b. Pemeliharaan arsip negatif film
c. Pemeliharaan arsip video
d. Pemeliharaan arsip rekaman suara
e. Pemeliharaan arsip elektronik
Upaya penyelamatan arsip audio visual
a. Upaya preventif
b. Upaya kuratif
Keterangan
Baik Cukup
√
Tidak baik
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
74
Universitas Sumatera Utara
Transkip Wawancara dengan Informan I
Nama informan
: Ir. Sunyati, M.Si
Jabatan
: Sekretaris di BPA Prov Sumbar
Tanggal
: Senin, 21 Desember 2015
Waktu
: 11.00 WIB
1.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
2. Pertanyaan:
Menurut Ibu apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
3. Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
75
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
4.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman
pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional.
5.
Pertanyaan:
Menurut Ibu bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki
arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti
dari arsip.
6.
Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
76
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip
nasional republik Indonesia (ANRI) dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan
oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman
pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti
pengolahan, pemeliharaan dan penataan untuk menyelamatkan fisik arsip
dan informasi arsip.
7.
Pertanyaan:
Menurut Ibu adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional (ANRI) selaku yang
membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi
secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah
daerahnya.
8.
Pertanyaan:
Menurut Ibu dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip
audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran
77
Universitas Sumatera Utara
dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan,
karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat
anggaran tentu staf sudah tahu apa yang dibutuhkan, dan melaporkan
kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang
pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan,
berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang
mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan
biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya
penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya
untuk pelestarian arsip audio visual pada Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
9.
Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kurangnya sumber daya manusia
(SDM) dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
10. Pertanyaan:
Menurut Ibu apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala
pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
78
Universitas Sumatera Utara
Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia
SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam
pelestarian arsip audio visual.
79
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 6
Transkip Wawancara dengan Informan II
Nama informan
: Romy Zulfi Yandra, S.Kom
Jabatan
: Staf Pelestarian Arsip Audio Visual
Tanggal
: Selasa, 22 Desember 2015
Waktu
: 11.00 WIB
1.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip,
tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta
arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip.
2.
Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip
yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat?
Jawaban:
Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan
dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan
video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal,
80
Universitas Sumatera Utara
masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu
suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau
kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label
dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi
fisik dokumen dan ukuran dokumen.
3.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana penataan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun dokumen
didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun
sekarang.
4.
Pertanyaan:
Menurut Bapak berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip,
terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520
buah kaset dan 111 buah CD (Compact Disc) atau VCD (Video Compact
Disc).
81
Universitas Sumatera Utara
5.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan
pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum
mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
6.
Pertanyaan:
Menurut Bapak pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin
dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
Jawaban:
Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip
video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali.
7.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang
disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
82
Universitas Sumatera Utara
Mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah dari
masyarakat dan departemen penerangan.
8.
Pertanyaan:
Menurut Bapak apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah kandungan informasi arsip
dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi
arsip karena untuk dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan
untuk generasi selanjutnya.
9.
Pertanyaan:
Menurut Bapak bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital
di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan
digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu ruangan untuk
dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen yang telah
terkumpul. Jika ada dokumen yang kotor dan rusak dibersihkan dan
diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan
pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan
83
Universitas Sumatera Utara
dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam
bentuk CD atau DVD, foto, video dan rekaman suara.
10. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat?
Jawaban:
Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada
dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen
tidak semuanya masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan
dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada
waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip
audio visual kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam melakukan
pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual.
11. Pertanyaan:
Menurut Bapak apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala
pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
Jawaban:
Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio
visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
adalah dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan
pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian arsip audio visual dan
84
Universitas Sumatera Utara
masyarakat mau memberikan dokumen yang dimiliki untuk dapat
dilestarikan.
85
Universitas Sumatera Utara
Lampiran 7
Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) Prov
Sumbar dibentuk sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor
3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan
Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga
Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat, dimana sesuai dengan Peraturan
Pemerintah No. 41 Tahun 2007 dijelaskan bahwa BPA Prov Sumbar merupakan
unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan,
dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya berada dibawah dan tanggung jawab
Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BPA Prov Sumbar mempunyai tugas pokok
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah teknis di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintah Provinsi di Bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di
bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
BPA Prov Sumbar dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan Kantor Badan
Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang kepala Badan
saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga tersebut digabung
menjadi satu dengan nama lembaga Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
86
Universitas Sumatera Utara
Sumatera Barat yang saat ini dipimpin oleh Bapak Drs. Alwis. Saat ini BPA Prov
Sumbar untuk administrasi perkantoran dan kearsipan berada di Jl. Pramuka V,
Padang.
Visi:
Menjadikan Perpustakaan dan Kearsipan Sebagai Pusat Informasi
Terdepan untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah.
Misi:
1. Mendayagunakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM)
semua jenis perpustakaan dan kearsipan.
2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian bahan pustaka dan arsip
sebagai memori daerah.
3. Mengembangkan budaya masyarakat gemar membaca dan sadar arsip.
4. Meningkatkan dan mengembangkan bahan pustaka dan khasanah arsip.
5. Meningkatkan pengelolaan, pengawasan bahan pustaka dan arsip.
6. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan.
Tujuan
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi
Sumatera Barat mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menyempurnakan perkembangan akal dan budi (untuk berfikir,
mengerti dan sebagainya).
2. Untuk mencerdaskan masyarakat sumatera barat sebagai pengguna
utama informasi perpustakaan dan kearsipan.
87
Universitas Sumatera Utara
3. Sebagai upaya menambah khasanah dan koleksi serta memelihara
memori daerah.
4. Sebagai pusat ingatan atau rekaman aktifitas pemerintah dan
masyarakat sumatera barat.
Fungsi
Dalam melaksanakan tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi
Sumatera Barat mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan.
2. Pelayanan penunjang penyelenggaraan pemerintah Provinsi di bidang
Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di
bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
88
Universitas Sumatera Utara
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat
KEPALA
KELOMPOK JABATAN
SEKRETARIS
FUNGSIONAL
KABID OTOMASI
KABID
KABID
& PENGOLAHAN
PEMBINAAN
PENGELOLAA
BAHAN PUSTAKA
PERPUSTAKAAN
N
KASUBBAG UMUM DAN
KASUBBAG
KASUBBAG
KEPEGAWAIAN
KEUANGAN
PROGRAM
KABID
KABID
PENGELOLAAN
ARSIP IN AKTIF
DAN KEARSIPAN
ARSIP STATIS
PEMELIHARAAN
DAN
KABID
KABID DEPOSIT
LAYANAN
PENGAMATAN DAN
PERPUSTAKAA
PELESTARIAN
N
BAHAN PUSTAKA
PELESTARIAN
ARSIP
KASUBBID
Kasubbid
KASUBBID
KASUBBID
OTOMASI
Pembinaan
AKUISISI DAN
PENYIMPANAN
SDM
PENGOLAHAN
DAN
BAHAN
Kelembagaan
PENGOLAHAN
KONVENSIONAL
Dan Sistem
ARSIP
PERPUSTAKAA
N
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
LAYANAN UMUM
DEPOSIT
PENGAMATAN
Perpustakaan
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
KASUBBID
PENGOLAHAN
PEMBINAAN
LAYANAN DAN
PENGAWASAN
DAN
SDM SISTEM
PERLUASAN
KEARSIPAN
PENGEMBANG
KEARSIPAN
KHASANAH
KASUBBID
BAHAN MEDIA
BARU
KASUBBID
KASUBBID
LAYANAN
PELESTARIAN
EKSTENSI DAN
BAHAN
PROMOSI
PUSTAKA
AAN
89
Universitas Sumatera Utara
Data jumlah pegawai pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat sebagai berikut:
1. Kepala atau pimpinan berjumlah 1 orang.
2. Sekretaris berjumlah 1 orang.
Pada bidang ini terdiri dari kasubag umum dan kepegawaian memiliki
staf 23 orang, kasubag keuangan memiliki staf 9 orang dan kasubag
program memiliki staf 3 orang.
3. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari kabid otomasi dan pengolahan
bahan pustaka, kabid pembinaan perpustakaan dan kearsipan, kabid
pengelolaan arsip statis, kabid pengelolaan arsip in aktif, kabid
pemeliharaan dan pelestarian, kabid layanan perpustakaan, kabid
deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka. Berikut rincian
jumlah pegawai masing-masing sub bidang:
a. Bidang otomasi dan pengolahan bahan pustaka berjumlah 3 orang.
b. Bidang pembinaan perpustakaan dan kearsipan berjumlah 3 orang.
c. Bidang pengelolaan arsip statis berjumlah 10 orang.
d. Bidang pengelolaan arsip in aktif berjumlah 11 orang.
e. Bidang pemeliharaan dan pelestarian berjumlah 8 orang sebagai
berikut:
(1) Ir. Syahrial Nasir bertugas sebagai kabid pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
(2) Sosy Findra, S.Kom bertugas sebagai kasubid bahan media baru.
(3) Nurelida, A.Md bertugas sebagai kasubid bahan konvensional.
90
Universitas Sumatera Utara
(4) Romy Zulfi Yandra, S.Kom bertugas sebagai staf subid bahan
media baru.
(5) Khayandra Sari, SE bertugas sebagai staf subid bahan
konvensional.
(6) Syahmiwarti, AS bertugas sebagai staf subid bahan media baru.
(7) Martiza bertugas sebagai staf subid bahan media baru.
(8) Imran bertugas sebagai staf subid bahan konvensional.
f. Bidang layanan perpustakaan berjumlah berjumlah 3 orang.
g. Bidang deposit pengamatan dan pelestarian bahan pustaka berjumlah
3 orang.
Bagian Kesepuluh
Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian arsip
Pasal 26
(1) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan konvensional dan bahan media baru.
(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bidang
pemeliharaan dan pelestarian arsip mempunyai fungsi:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
di bidang konvensional.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan
dibidang media baru.
(3) Rincian tugas bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip:
91
Universitas Sumatera Utara
a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja bidang pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
c. Menyelenggarakan
pengkajian
bahan
fasilitasi
pemeliharaan
dan
pelestarian arsip.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
e. Menyelanggarakan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip.
f. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi pemeliharaan
dan pelestarian arsip.
g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan.
h. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan pemeliharaan dan
pelestarian arsip.
i. Menyelanggarakan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan di kabupaten
atau kota.
j. Menyelanggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
k. Menyelanggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
(4) Bidang pemeliharaan dan pelestarian arsip membawahi:
a. Sub bidang bahan konvensional.
b. Sub bidang bahan media baru.
(5) Sub-sub bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (4), masing-masing
dipimpin oleh seorang kepala sub bidang, yang berada dibawah dan
92
Universitas Sumatera Utara
bertanggung jawab kepada kepala bidang pemeliharaan dan pelestaraian
arsip.
Pasal 27
(1) Sub bidang bahan konvensional mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksaan di bidang bahan
konvensional, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam
rangka temu balik dan layanan informasi kearsipan, penyiapan naskah sumber
arsip, pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan konvensional.
(2) Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
sub bidang bahan konvensional mempunyai mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program
bahan konvensional.
b. Pelaksanaan pelayanan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi
bahan konvensional.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan konvensional
a. Melaksanakan penyusunan program kerja sub bidang bahan konvensional.
b. Melaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan konvensinal.
c. Melaksanakan penyusunaan bahan fasilitasi penyelanggaraan bahan
konvensional.
d. Melaksanakan pengelolaan data arsip statis bahan konvensional.
e. Melaksanakan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha pemeliharaan dan
perawatan bahan konvensional secara berkala.
f. Melaksanakan penyusunan naskah sumber arsip.
93
Universitas Sumatera Utara
g. Melaksanakan penyusunan dan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan.
h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
Pasal 28
(1) Sub bidang bahan media baru mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
perumusan kebijakan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
bahan media baru, meliputi: penyimpanan dan pengelolaan arsip statis dalam
rangka temu pemeliharaan dan perawatan arsip statis bahan media baru.
(2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
su bidang bahan media baru mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis perencanaan dan program
bahan media baru.
b. Pelaksanaan pelayan administrasi, teknis pengembangan dan fasilitasi
bahan media baru.
(3) Rincian tugas sub bidang bahan media baru:
a. Melaksanakan penyusunan program keja sub bidang bahan media baru.
b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bahan media baru.
c. Melaksanakan penyusunan bahan fasilitasi penyelenggaraan bahan media
baru.
d. Melaksanakan pengelolaan data bahan media baru.
e. Melaksankan fasilitasi pelaksanaan usaha-usaha alih media bahan
konvensional ke bahan media baru.
94
Universitas Sumatera Utara
f. Melaksanakan penyiapan bahan otomasi jaringan informasi kearsipan.
g. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan sub bidang bahan media
baru.
h. Melaksanakan koordinasi ddengan unit kerja terkait.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.
95
Universitas Sumatera Utara
96
Universitas Sumatera Utara
97
Universitas Sumatera Utara
98
Universitas Sumatera Utara
99
Universitas Sumatera Utara
100
Universitas Sumatera Utara
101
Universitas Sumatera Utara
102
Universitas Sumatera Utara
103
Universitas Sumatera Utara
104
Universitas Sumatera Utara
105
Universitas Sumatera Utara
106
Universitas Sumatera Utara
107
Universitas Sumatera Utara
108
Universitas Sumatera Utara
109
Universitas Sumatera Utara
110
Universitas Sumatera Utara
111
Universitas Sumatera Utara
112
Universitas Sumatera Utara
113
Universitas Sumatera Utara
114
Universitas Sumatera Utara
115
Universitas Sumatera Utara
116
Universitas Sumatera Utara
117
Universitas Sumatera Utara
118
Universitas Sumatera Utara
119
Universitas Sumatera Utara
120
Universitas Sumatera Utara
121
Universitas Sumatera Utara
122
Universitas Sumatera Utara
123
Universitas Sumatera Utara
124
Universitas Sumatera Utara
125
Universitas Sumatera Utara
126
Universitas Sumatera Utara
127
Universitas Sumatera Utara
128
Universitas Sumatera Utara
129
Universitas Sumatera Utara
130
Universitas Sumatera Utara
131
Universitas Sumatera Utara
132
Universitas Sumatera Utara
133
Universitas Sumatera Utara
134
Universitas Sumatera Utara
135
Universitas Sumatera Utara
136
Universitas Sumatera Utara
137
Universitas Sumatera Utara
138
Universitas Sumatera Utara
139
Universitas Sumatera Utara
140
Universitas Sumatera Utara
141
Universitas Sumatera Utara
142
Universitas Sumatera Utara
143
Universitas Sumatera Utara
144
Universitas Sumatera Utara
145
Universitas Sumatera Utara
146
Universitas Sumatera Utara
147
Universitas Sumatera Utara
148
Universitas Sumatera Utara
149
Universitas Sumatera Utara
150
Universitas Sumatera Utara
151
Universitas Sumatera Utara