ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA .docx
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Pendidikan
Dosen Pengampu : Drs. Nur Hamidi, MA
Disusun oleh :
Ahmad Syaiful Aziz
Winda Sulistyarini
Mohammad Firdaus
Nia Shofiana
Akhmad Zordan Khalifi
16410057
16410060
16410061
16410062
PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
TAHUN 2016/2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyusun makalah ini tepat
pada waktunya. Makalah ini membahas tentang Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana.
Dalam penyusunan makalah ini, penyusun banyak mendapat tantangan dan
hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Oleh
karena itu, penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat
balas dari ALLAH SWT.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk
penyusunan maupun materinya. Karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT Semata.
Namun, kritik konstruktif dari pembaca sangat penyusun harapkan untuk penyempurnaan
makalah selanjutnya agar makalah ini bisa lebih baik lagi. Akhir kata, semoga makalah ini
dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian. Karena sebaik-baiknya manusia ialah
yang bisa memberi manfaat bagi orang lain.
Yogyakarta, 15 April 2017
Penulis
1 |Administrasi Sarana Prasarana
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar...............................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.....................................................................iii
1.2 Rumusan Masalah...............................................................................iii
1.3 Tujuan Penulisan Makalah.................................................................iii
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi dari Adminisrasi Pendidikan Sarana Prasarana.....................1
2.2 Macam-macam Administrasi Sarana Pendidikan................................2
2.3 Proses pengelolaan Adminisrasi Sarana Prasarana..............................5
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan..........................................................................................15
3.2 Saran....................................................................................................15
Daftar Pustaka................................................................................................16
2 |Administrasi Sarana Prasarana
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan
akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang
berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka
pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara
langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana
dan prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan
memahaminya dengan sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah definisi dari Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana?
2. Apa saja macam-macam Administrasi Sarana Prasarana?
3. Bagaimanakah proses pengelolaan Administrasi Sarana Prasarana?
1.2 Tujuan Makalah
1. Mengetahui definisi dari Adminisrasi Pendidikan Sarana Prasarana
2. Mengetahui macam-macam Administrasi Sarana Pendidikan
3. Mengetahui proses pengelolaan Adminisrasi Sarana Prasarana.
3 |Administrasi Sarana Prasarana
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi dari Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga,
uang
dsb. Sedangkan
sarana
berarti
alat
langsung
untuk
mencapai
tujuan
pendidikan. misalnya; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium dsb.
Kemudian banyak yang mengartikan administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu
adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya
proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri1
Adapun pendapat secara umumnya administrasi sarana dan prasarana pendidikan
merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan
bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan,
agar senantiasa siap-pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan
efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Proses belajar-mengajar atau Kegiatan Belajar Mengajar akan selalu sukses jika
ditunjang dan didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai, sehingga pemerintah
pun selalu berupaya untuk secara terus menerus melengkapi sarana dan prasarana
pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan, sehingga kekayaan fisik negara
yang berupa sarana dan prasarana pendidikan telah menjadi sangat besar.2
2.2 Macam-macam Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana
1 http://Imronfauzi.wordpress.com.html (diakses 15 April 2017, pada 22.00 WIB).
2 Drs. Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C.1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996) hlm.114.
1 |Administrasi Sarana Prasarana
Dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan BAB VII
tentang STANDAR SARANA DAN PRASARANA Pasal 42 :
(1) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai, serta
perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan.
(2) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan, ruang kelas,
ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan,
ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin, instalasi daya
dan jasa, tempat berolahraga, tempat beribadah, tempat bermain, tempat berkreasi, dan
ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan.3
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a.
Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila
digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia
dan sebagainya.
b. Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat
digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi,
meja, papan tulis dan sebagainya.
2. Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan
Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak
bergerak.
3 telkomuniversity.ac.id/images/uploads/PP_No._19_Tahun_2005.pdf, diakses pada 15
April 2017 pukul 12:35
2 |Administrasi Sarana Prasarana
a.
Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan
atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah,
bangku sekolah, dsb.
b. Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa
atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM).
3. Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar
Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media
pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam,
yaitu:
1)
Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar
mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan
ruang laboratorium.
2)
Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar
mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar
mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah,
kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.4
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar
maka sarana pendidikan (sarana material) dibedakan menjadi 3 macam:
1. Alat pelajaran
2. Alat peraga
3. Media pengajaran (Dra. Suharsimi AK., 1979, hal. 9)
Selanjutnya menurut beliau (1979, hal 80) diterangkan bahwa yang termasuk prasarana pendidikan adalah bangunan sekolah dan alat perabot sekolah. Prasarana pendidikan
4 http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-prasarana.html,
diakses pada 15 April 2017 pukul 12:38
3 |Administrasi Sarana Prasarana
ini juga berperan dalam proses belajar mengajar walaupun secara tidak langsung. Kadangkadang pengertian tentang alat pelajaran, alat peraga dan media pendidikan masih sukar
dibedakan orang. Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses
belajar mengajar. Alat ini mngkin berwujud buku, alat peraga, alat tulis dan alat praktek.
Sedangkan pengertian alat peraga menurut Anwar Yasiin M. Ed yang dikutip oleh Dra.
Suharsimi AK (1979, hal.11) adalah alat pembantu pendidikan dan pengajaran, dapat
berupa perbuatan-perbuatan atau benda-benda yang sudah memberi pengertian kepada anak
didik berturut-turut dari yang abstrak sampai kepada yang konkret. Mengenai media
pendidikan dikatakan oleh Umar Suwito (1978, hal. 13) adalah sarana pendidikan yang
digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi
efektifitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada 3 jenis media ialah audio,
media visual, dan media audio visual. Dari segi administrasi tinjauan kita tentunya lain lagi.
Yang paling penting bukan pada pengertian atau definisi-definisi tentang sarana pendidikan
itu melainkan bagaimana pengadministrasian dari semuanya itu sehingga dapat membantu
memperlancar proses pencapaian tujuan pendidikan di sekolah.5
5 Drs. B. Suryo Subroto, Administrasi Pendidikan di Sekolah, (Bina Aksara: Jakarta,
1988), hal. 75
4 |Administrasi Sarana Prasarana
2.3 Proses Pengelolaan Admnistrasi Sarana Prasarana6
Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Menurut Subagio Atmodiwirio (2000), pengelolaan (manajemen) perlengkapan
meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan;
Fungsi penganggaran;
Fungsi pengadaan;
Fungsi penyimpaan;
Fungsi penyaluran;
Fungsi pemeliharaan;
Fungsi penghapusan;
Fungsi pengendalian;
1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Melalui rencana dan penentuan kebutuhan akan dihasilkan antaralain rencana
pembelian, rencana rehabilitasi, rencana distribusi, rencana sewa, dan rencana pembuatan.
2. Fungsi penganggaran
Fungsi ini terdiri atas kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian
penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biasya
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.
Anggaran sarana dan prasarana meliputi: anggaran pembelian, anggaran perbaikan dan
pemeliharaan, dan pengembangan barang.
3. Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada.
Pengadaan dapat dilakukan dengan cara: pembelian, penyewaan, peminjaman,
pemberian (hibah), penukaran, pembuatan, dan perbaikan.
4. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Fungsi penyimpanan meliputi penyiapan ruang-ruang penyimpanan, tatalaksana
penyimpanan, tindakan keamanan dan keselamatan.
5. Fungsi Penyaluran
6 Handout Administrasi Pendidikan Drs.Nur Hamidi, MA.
5 |Administrasi Sarana Prasarana
Penyaluran
merupakan
kegiatan
dan
usaha
untuk
melakukan
pengurusan,
penyelenggaran dan pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu
dari tempat penyimpanan ke tempat pemakaian.
6. Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan
daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja (sarana dan prasarana) dengan jalan
merawatnya, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakannya.
7. Fungsi Penghapusan
Fungsi penghapusan adalah kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.
8. Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian adalah fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan
dari suatu rencana, program, proyek dan kegiatan, baik dengan pengaturan dalam bentuk
tatalaksana yaitu : manual, standar, kriteria, norma, instruksi, dan prosedur ataupun melalui
tindakan turun tangan untuk memungkinkan optimasi dalam penyelenggaraan suatu
rencana, program, proyek dan kegiatan oleh unsur dan unit pelaksana.
A. Perencanaan Pengadaan Barang ( Teori dan Aplikasinya)7
Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah
(sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan (planning/programming) yang matang
dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan.
Perencaan yang baik dan teliti berdasarkan analisis kebutuhan, dan penentuan skala
prioritas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan urutan pertama, kedua, ketiga, dan
seterusnya untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat
kepentingannya.
Terdapat 4 unsur penting tersirat di dalam perencanaan yaitu:
7 Drs. Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C.1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996) hlm.117-122.
6 |Administrasi Sarana Prasarana
a. Perencanaan harus menggunakan analisis yang rasional dan sistematis.
b. Perencanaan pendidikan dilakukan demi pengembangan pendidikan lebih baik
dari sebelumnya
c. Mempercepat tercapainya cita-cita pendidikan yang diharapkan, serta menghemat
biaya, tenaga dan waktu.
d. Hasil dari perencanaan tersebut dapat bermanfaat bagi siswa dan masyarakat pada
umumnya.
Jadi dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan keempat unsur tersebut
harus tetap diperhatikan. Misalnya, pada perencanaan pengadaan “Buku Paket”.
Lima proporsi dalam Perencanaan Pendidikan
Para perencana pendidikan dewasa ini sering menggunakan landasan lima
proporsi/pernyataan (statement), yaitu :
a. Perencanaan pendidikan harus menggunakan pandanga jangka panjang.
b. Perencanaan pendidikan harus bersifat komprehensif (meliputi keseluruhan sistem
pendidikan, meliputi pendidikan formal dan nonfomal).
c. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat.
d. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian integral dari manajemen
pendidikan.
e. Perencanaan pendidikan harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan
kuantitatif pendidikan; perencanaan pendidikan harus menjadikan pendidikan lebih
relevan, efektif dan efisien.
7 |Administrasi Sarana Prasarana
Aplikasi dari kelima proporsi tersebut dalam perencanaan pendidikan sarana dan prasarana
pendidikan dapat dikemukakan dalam contoh-contoh berikut ini.
a. Sarana dan prasarana pendidikan yang kita siapkan hendaklah memiliki daya guna
jangka panjang, baik kualitas maupun kuantitasnya. Seperti bangunan SD Inpres
yang roboh sebelum berumur lima tahun misalnya, merupakan kasus yang
bertentangan dengan proporsi pertama, atau setelah gedung –gedung SD Inpres
dibangun, tetapi ternyata kekurangan siswa.
b. Perencanaan tentang pengadaan Buku Paket, hendaklah meliputi penyiapan,
penulisan, penerbitan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan sebagainya
sampai pada sasaran pemakainya bagi sekolah dan masyarakat.
c. Perencanaan sarana dan prasarana olahraga di sekolah merupakan bagian dari
perencanaan memasyarakatkan olah raga dan mengolahragakan masyarakat, seperti
penyediaan lapangan, peralatan, perlombaan/kejuraan, hadiah-hadiah yang edukatif
dan sebagainya.
d. Perencanaan tentang peningkatan mutu pendidikan IPA erat hubungannya dengan
pembangunan laboratorium IPA di SMP dan SMA (negeri) beserta alat peraga,
model, guru-guru IPA melalui program Dimploma dan SI, penataran, pelatihan
penggunan alat-alat, media, dan sebagianya.
e. Perencanaan pengadaan Paket Belajar, Modul, Film pendidikan, Kaset pelajaran,
Siaran Pendidikan melalui radio TV bagi sistem SD PAMONG, SMP Terbuka,
Universitas Terbuka, dan sebagainya dimaksudkan agar pendidikan dapat lebih
relevan, efisien, dan efektif sesuai tuntutan dan perkembangan/pembaruan
pendidikan.
8 |Administrasi Sarana Prasarana
B. Prakualifikasi Rekanan8
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian sebagai tindak lanjut
pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sistem lelang/tender yang diikuti oleh para
rekanan, untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak dinginkan seperti
penyalahgunaan spekulasi, manipulasi serta perbuatan-perbuatan sembrono lainnya.
Rekanan/pemborong yang dapat mengikuti tender hanyalah rekanan-rekanan yang bonafid
atau terpercaya saja. Untuk memperoleh rekanan-rekanan yang bonafid, dilakukan kegiatan
prakualifikasi.
Langkah-langkah kegiatan prakualifikasi perlu ditetapkan demi kelancaran serta
keseragaman bagi seluruh jaringan di lingkungan Depdikbud dengan:
a. Langkah persiapan
1) Membuat pengumuman
2) Menyampaikan undangan
3) Menentukan waktu dan tempat pendaftaran
4) Menyampaikan/membuat daftar isian.
b. Pelaksanaan
1) Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan
2) Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara teknis (adanya tenaga
ahli di bidang usaha,dll)
3) Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi, serta memberikan
sertifikat/tanda lulus.
4) Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada Menteri
Depdikbud.
C. Pengadaan Barang9
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.
Sejalan dengan pembicaraan di depan maka pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan dilakukan sebagai berikut:
a. Pengadaan Tanah
Untuk pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah,
menerima hak pakai atau menukar.
1) Tata cara pembelian tanah
8 Ibid.,hlm.132-134.
9 Ibid.,hlm.135-137.
9 |Administrasi Sarana Prasarana
2)
3)
4)
b.
Tata cara menerima hibah
Tata cara menerima hak pakai
Tata cara penukaran tanah
Pengadaan Bangunan
Untuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan
bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama
dengan pengadaan tanah).
c. Pengadaan Perabot
d. Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi
e. Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat-alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)
D. Penyimpanan10
Setelah pengadaan barang terealisasikan, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan
ialah
menampung/mewadahi
hasil
pengadaan
barang-barag
tersebut
demi
keamanannya,baik yang belum maupun akan didistribusikan, disebut penyimpanan.
Kegiatan
penyimpanan
meliputi,
menerima
barang,
mengeluarkan/mendistribusikan barang, sesuai ICW.
Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya
menyimpan
digunakan
barang
dan
gudang,untuk
mempersiapkan sebuah gudang perlu diperhatikan beberapa faktor pendukungnya seperti
lokasi, konstruksi, macam/bentuk/sifat dan ketentuan tata letak barang di dalamnya sesuai
dengan jenis dan sifat barangnya.
E. Inventarisasi11
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin: inventarium) yang berarti daftar
barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi menginventarisasi merupakan kegiatan untuk
mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut
ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyepurnaan pengurusan dan
pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi
juga memberikan masukan yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan
10 Ibid., hlm.139.
11 Ibid.,hlm.141.
10 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan.
F. Penyaluran12
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Dalam
lingkungan yang sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran
ini dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai
kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi sekolah/fakultas tersebut untuk
keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi penyusunan alokasi, pengiriman
barang (untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.
G. Pemeliharaan13
Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan
lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan, maka barang-barang tersebut perlu
dirawat
secara
baik
dan
kontinou
untuk
menghindarkan
adanya
unsur-unsur
pengganggu/perusaknya. Dengan demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang
tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well), disebut pemeliharaan atau
perawatan (servis).
Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut ukuran
keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari dan
secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu. Pemeliharaan tersebut dapat dilakukan
oleh pemegangnya/penanggungjawabnya atau memanggil tukang/ahlinya.
Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar sarana dan prasarana itu
senantiasa siap-pakai dalam proses/kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas serta
rasa tanggungjawab dan rasa “handarbeni” adalah kunci dari keberhasilan kegiatan
pemeliharaan, demi optimasi daya pakai dan daya guna setiap barang kita.
H. Rehabilitasi14
12 Ibid.,hlm.144.
13 Ibid.,hlm. 146.
14 Ibid.,hlm.149.
11 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
Baik barang-barang bergerak maupun barang-barang tidak bergerak yang kita
pergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput dari kerusakan, meskipun telah kita
lakukan pemeliharaan secara berhari-hari dan secara berkala. Kerusakan tersebut terjadi
sebagai akibat keausan atau kerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, lapuk
karena karat, atau habis daya pakainya.
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan
tambal sulam atau penggantian suku cadangnya agar barang tersebut dapat dipergunakan
lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lama.
Dalam tindak rehabilitasi ada berapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
a. Dalam hal rehabilitasi yang bersifat perbaikan, hendaklah diperhatikan agar biaya
masih dapat dipertimbangkan, sehingga tidak merupakan pemborosan.
b. Rehabilitasi yang bersifat penambahan atau tambal sulam selain harus
diseimbangkan dengan biayanya, juga dengan barang aslinya, agar setelah
rehabilitasi fungsi dan peranannya tidak berubah.
I. Penghapusan
Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris tidak sesuai dengan daya
pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu
singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar
inventaris. Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangjkan barangbarang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku disebut penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, mempunyai
arti:
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk
keperluan pemeliharaan barang yang buruk atau tidak dapat digunakan lagi.
b. Meringankan beban kerja dan tanggungjawab pelaksanaan inventaris.
c. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang
yang tidak produktif lagi.
d. Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan, sehingga
terlihat bersih.
12 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
J. Pengendalian15
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan yang telah dilukiskan
di muka, masing-masing tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan, artinya setiap
kegiatan masing-masing akan senantiasa tidak dapat lepas dari monitoring setiap saat oleh
pimpinan organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerja samanya satu dengan yang
lainnya. Sebab sebagaimanapun seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu berjalan
kompak, serempak dan terpadu.
Ketidaklancaran atau hambatan yang terjadi pada salah satu fungsi merupakan
hambatan bahkan kemacetan dari seluruh kegiatan pengolahan. Namun demikian,
pengendalian bukan merupakan suatu pengaturan yang kaku dan membatasi ruang gerak,
tetapi agar koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan, sehingga
pemborosan tenaga, waktu dan biaya dapat dihindarkan.
15 Ibid.,hlm.152.
13 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan
yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta
pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai
(ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu
tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu : ditinjau dari habis
tidaknya dipakai, ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ditinjau dari
hubungannya dengan proses belajar mengajar.
Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana, menurut Subagio Atmodiwirio (2000),
pengelolaan (manajemen) perlengkapan meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut: Fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan; Fungsi penganggaran; Fungsi pengadaan; Fungsipenyimpaan; Fungsi penyaluran; Fungsi pemeliharaan; Fungsi penghapusan; Fungsi
pengendalian;
14 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
DAFTAR PUSTAKA
1. Gunawan, Ary.H. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C. 1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996).
2. Subroto, Suryo. Administrasi Pendidikan di Sekolah, (Bina Aksara: Jakarta, 1988).
3. Makalah Administrasi Sarana Prasarana
(http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-danprasarana.html) diakses pada 15 April 2017 pukul 12:38.
4. telkomuniversity.ac.id/images/uploads/PP_No._19_Tahun_2005.pdf, diakses pada
15 April 2017 pukul 12:35.
15 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Pendidikan
Dosen Pengampu : Drs. Nur Hamidi, MA
Disusun oleh :
Ahmad Syaiful Aziz
Winda Sulistyarini
Mohammad Firdaus
Nia Shofiana
Akhmad Zordan Khalifi
16410057
16410060
16410061
16410062
PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
TAHUN 2016/2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyusun makalah ini tepat
pada waktunya. Makalah ini membahas tentang Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana.
Dalam penyusunan makalah ini, penyusun banyak mendapat tantangan dan
hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Oleh
karena itu, penyusun mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat
balas dari ALLAH SWT.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk
penyusunan maupun materinya. Karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT Semata.
Namun, kritik konstruktif dari pembaca sangat penyusun harapkan untuk penyempurnaan
makalah selanjutnya agar makalah ini bisa lebih baik lagi. Akhir kata, semoga makalah ini
dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian. Karena sebaik-baiknya manusia ialah
yang bisa memberi manfaat bagi orang lain.
Yogyakarta, 15 April 2017
Penulis
1 |Administrasi Sarana Prasarana
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar...............................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.....................................................................iii
1.2 Rumusan Masalah...............................................................................iii
1.3 Tujuan Penulisan Makalah.................................................................iii
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi dari Adminisrasi Pendidikan Sarana Prasarana.....................1
2.2 Macam-macam Administrasi Sarana Pendidikan................................2
2.3 Proses pengelolaan Adminisrasi Sarana Prasarana..............................5
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan..........................................................................................15
3.2 Saran....................................................................................................15
Daftar Pustaka................................................................................................16
2 |Administrasi Sarana Prasarana
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan
akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang
berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka
pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara
langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana
dan prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan
memahaminya dengan sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah definisi dari Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana?
2. Apa saja macam-macam Administrasi Sarana Prasarana?
3. Bagaimanakah proses pengelolaan Administrasi Sarana Prasarana?
1.2 Tujuan Makalah
1. Mengetahui definisi dari Adminisrasi Pendidikan Sarana Prasarana
2. Mengetahui macam-macam Administrasi Sarana Pendidikan
3. Mengetahui proses pengelolaan Adminisrasi Sarana Prasarana.
3 |Administrasi Sarana Prasarana
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi dari Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana
Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga,
uang
dsb. Sedangkan
sarana
berarti
alat
langsung
untuk
mencapai
tujuan
pendidikan. misalnya; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium dsb.
Kemudian banyak yang mengartikan administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu
adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya
proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri1
Adapun pendapat secara umumnya administrasi sarana dan prasarana pendidikan
merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan
bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan,
agar senantiasa siap-pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan
efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Proses belajar-mengajar atau Kegiatan Belajar Mengajar akan selalu sukses jika
ditunjang dan didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai, sehingga pemerintah
pun selalu berupaya untuk secara terus menerus melengkapi sarana dan prasarana
pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan, sehingga kekayaan fisik negara
yang berupa sarana dan prasarana pendidikan telah menjadi sangat besar.2
2.2 Macam-macam Administrasi Pendidikan Sarana Prasarana
1 http://Imronfauzi.wordpress.com.html (diakses 15 April 2017, pada 22.00 WIB).
2 Drs. Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C.1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996) hlm.114.
1 |Administrasi Sarana Prasarana
Dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan BAB VII
tentang STANDAR SARANA DAN PRASARANA Pasal 42 :
(1) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai, serta
perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan.
(2) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan, ruang kelas,
ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan,
ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin, instalasi daya
dan jasa, tempat berolahraga, tempat beribadah, tempat bermain, tempat berkreasi, dan
ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan.3
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a.
Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila
digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia
dan sebagainya.
b. Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat
digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi,
meja, papan tulis dan sebagainya.
2. Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan
Terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak
bergerak.
3 telkomuniversity.ac.id/images/uploads/PP_No._19_Tahun_2005.pdf, diakses pada 15
April 2017 pukul 12:35
2 |Administrasi Sarana Prasarana
a.
Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan
atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah,
bangku sekolah, dsb.
b. Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa
atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM).
3. Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar
Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media
pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam,
yaitu:
1)
Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar
mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan
ruang laboratorium.
2)
Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar
mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar
mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah,
kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.4
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar
maka sarana pendidikan (sarana material) dibedakan menjadi 3 macam:
1. Alat pelajaran
2. Alat peraga
3. Media pengajaran (Dra. Suharsimi AK., 1979, hal. 9)
Selanjutnya menurut beliau (1979, hal 80) diterangkan bahwa yang termasuk prasarana pendidikan adalah bangunan sekolah dan alat perabot sekolah. Prasarana pendidikan
4 http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-prasarana.html,
diakses pada 15 April 2017 pukul 12:38
3 |Administrasi Sarana Prasarana
ini juga berperan dalam proses belajar mengajar walaupun secara tidak langsung. Kadangkadang pengertian tentang alat pelajaran, alat peraga dan media pendidikan masih sukar
dibedakan orang. Alat pelajaran adalah alat yang digunakan secara langsung dalam proses
belajar mengajar. Alat ini mngkin berwujud buku, alat peraga, alat tulis dan alat praktek.
Sedangkan pengertian alat peraga menurut Anwar Yasiin M. Ed yang dikutip oleh Dra.
Suharsimi AK (1979, hal.11) adalah alat pembantu pendidikan dan pengajaran, dapat
berupa perbuatan-perbuatan atau benda-benda yang sudah memberi pengertian kepada anak
didik berturut-turut dari yang abstrak sampai kepada yang konkret. Mengenai media
pendidikan dikatakan oleh Umar Suwito (1978, hal. 13) adalah sarana pendidikan yang
digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih mempertinggi
efektifitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada 3 jenis media ialah audio,
media visual, dan media audio visual. Dari segi administrasi tinjauan kita tentunya lain lagi.
Yang paling penting bukan pada pengertian atau definisi-definisi tentang sarana pendidikan
itu melainkan bagaimana pengadministrasian dari semuanya itu sehingga dapat membantu
memperlancar proses pencapaian tujuan pendidikan di sekolah.5
5 Drs. B. Suryo Subroto, Administrasi Pendidikan di Sekolah, (Bina Aksara: Jakarta,
1988), hal. 75
4 |Administrasi Sarana Prasarana
2.3 Proses Pengelolaan Admnistrasi Sarana Prasarana6
Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Menurut Subagio Atmodiwirio (2000), pengelolaan (manajemen) perlengkapan
meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan;
Fungsi penganggaran;
Fungsi pengadaan;
Fungsi penyimpaan;
Fungsi penyaluran;
Fungsi pemeliharaan;
Fungsi penghapusan;
Fungsi pengendalian;
1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Melalui rencana dan penentuan kebutuhan akan dihasilkan antaralain rencana
pembelian, rencana rehabilitasi, rencana distribusi, rencana sewa, dan rencana pembuatan.
2. Fungsi penganggaran
Fungsi ini terdiri atas kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian
penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biasya
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.
Anggaran sarana dan prasarana meliputi: anggaran pembelian, anggaran perbaikan dan
pemeliharaan, dan pengembangan barang.
3. Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada.
Pengadaan dapat dilakukan dengan cara: pembelian, penyewaan, peminjaman,
pemberian (hibah), penukaran, pembuatan, dan perbaikan.
4. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Fungsi penyimpanan meliputi penyiapan ruang-ruang penyimpanan, tatalaksana
penyimpanan, tindakan keamanan dan keselamatan.
5. Fungsi Penyaluran
6 Handout Administrasi Pendidikan Drs.Nur Hamidi, MA.
5 |Administrasi Sarana Prasarana
Penyaluran
merupakan
kegiatan
dan
usaha
untuk
melakukan
pengurusan,
penyelenggaran dan pengaturan pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain, yaitu
dari tempat penyimpanan ke tempat pemakaian.
6. Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah suatu proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan
daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja (sarana dan prasarana) dengan jalan
merawatnya, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakannya.
7. Fungsi Penghapusan
Fungsi penghapusan adalah kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku.
8. Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian adalah fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan
dari suatu rencana, program, proyek dan kegiatan, baik dengan pengaturan dalam bentuk
tatalaksana yaitu : manual, standar, kriteria, norma, instruksi, dan prosedur ataupun melalui
tindakan turun tangan untuk memungkinkan optimasi dalam penyelenggaraan suatu
rencana, program, proyek dan kegiatan oleh unsur dan unit pelaksana.
A. Perencanaan Pengadaan Barang ( Teori dan Aplikasinya)7
Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah
(sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan (planning/programming) yang matang
dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan.
Perencaan yang baik dan teliti berdasarkan analisis kebutuhan, dan penentuan skala
prioritas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan urutan pertama, kedua, ketiga, dan
seterusnya untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat
kepentingannya.
Terdapat 4 unsur penting tersirat di dalam perencanaan yaitu:
7 Drs. Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C.1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996) hlm.117-122.
6 |Administrasi Sarana Prasarana
a. Perencanaan harus menggunakan analisis yang rasional dan sistematis.
b. Perencanaan pendidikan dilakukan demi pengembangan pendidikan lebih baik
dari sebelumnya
c. Mempercepat tercapainya cita-cita pendidikan yang diharapkan, serta menghemat
biaya, tenaga dan waktu.
d. Hasil dari perencanaan tersebut dapat bermanfaat bagi siswa dan masyarakat pada
umumnya.
Jadi dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan keempat unsur tersebut
harus tetap diperhatikan. Misalnya, pada perencanaan pengadaan “Buku Paket”.
Lima proporsi dalam Perencanaan Pendidikan
Para perencana pendidikan dewasa ini sering menggunakan landasan lima
proporsi/pernyataan (statement), yaitu :
a. Perencanaan pendidikan harus menggunakan pandanga jangka panjang.
b. Perencanaan pendidikan harus bersifat komprehensif (meliputi keseluruhan sistem
pendidikan, meliputi pendidikan formal dan nonfomal).
c. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat.
d. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian integral dari manajemen
pendidikan.
e. Perencanaan pendidikan harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan
kuantitatif pendidikan; perencanaan pendidikan harus menjadikan pendidikan lebih
relevan, efektif dan efisien.
7 |Administrasi Sarana Prasarana
Aplikasi dari kelima proporsi tersebut dalam perencanaan pendidikan sarana dan prasarana
pendidikan dapat dikemukakan dalam contoh-contoh berikut ini.
a. Sarana dan prasarana pendidikan yang kita siapkan hendaklah memiliki daya guna
jangka panjang, baik kualitas maupun kuantitasnya. Seperti bangunan SD Inpres
yang roboh sebelum berumur lima tahun misalnya, merupakan kasus yang
bertentangan dengan proporsi pertama, atau setelah gedung –gedung SD Inpres
dibangun, tetapi ternyata kekurangan siswa.
b. Perencanaan tentang pengadaan Buku Paket, hendaklah meliputi penyiapan,
penulisan, penerbitan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan sebagainya
sampai pada sasaran pemakainya bagi sekolah dan masyarakat.
c. Perencanaan sarana dan prasarana olahraga di sekolah merupakan bagian dari
perencanaan memasyarakatkan olah raga dan mengolahragakan masyarakat, seperti
penyediaan lapangan, peralatan, perlombaan/kejuraan, hadiah-hadiah yang edukatif
dan sebagainya.
d. Perencanaan tentang peningkatan mutu pendidikan IPA erat hubungannya dengan
pembangunan laboratorium IPA di SMP dan SMA (negeri) beserta alat peraga,
model, guru-guru IPA melalui program Dimploma dan SI, penataran, pelatihan
penggunan alat-alat, media, dan sebagianya.
e. Perencanaan pengadaan Paket Belajar, Modul, Film pendidikan, Kaset pelajaran,
Siaran Pendidikan melalui radio TV bagi sistem SD PAMONG, SMP Terbuka,
Universitas Terbuka, dan sebagainya dimaksudkan agar pendidikan dapat lebih
relevan, efisien, dan efektif sesuai tuntutan dan perkembangan/pembaruan
pendidikan.
8 |Administrasi Sarana Prasarana
B. Prakualifikasi Rekanan8
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian sebagai tindak lanjut
pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sistem lelang/tender yang diikuti oleh para
rekanan, untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak dinginkan seperti
penyalahgunaan spekulasi, manipulasi serta perbuatan-perbuatan sembrono lainnya.
Rekanan/pemborong yang dapat mengikuti tender hanyalah rekanan-rekanan yang bonafid
atau terpercaya saja. Untuk memperoleh rekanan-rekanan yang bonafid, dilakukan kegiatan
prakualifikasi.
Langkah-langkah kegiatan prakualifikasi perlu ditetapkan demi kelancaran serta
keseragaman bagi seluruh jaringan di lingkungan Depdikbud dengan:
a. Langkah persiapan
1) Membuat pengumuman
2) Menyampaikan undangan
3) Menentukan waktu dan tempat pendaftaran
4) Menyampaikan/membuat daftar isian.
b. Pelaksanaan
1) Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan
2) Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara teknis (adanya tenaga
ahli di bidang usaha,dll)
3) Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi, serta memberikan
sertifikat/tanda lulus.
4) Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada Menteri
Depdikbud.
C. Pengadaan Barang9
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.
Sejalan dengan pembicaraan di depan maka pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan dilakukan sebagai berikut:
a. Pengadaan Tanah
Untuk pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah,
menerima hak pakai atau menukar.
1) Tata cara pembelian tanah
8 Ibid.,hlm.132-134.
9 Ibid.,hlm.135-137.
9 |Administrasi Sarana Prasarana
2)
3)
4)
b.
Tata cara menerima hibah
Tata cara menerima hak pakai
Tata cara penukaran tanah
Pengadaan Bangunan
Untuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan
bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama
dengan pengadaan tanah).
c. Pengadaan Perabot
d. Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi
e. Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat-alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)
D. Penyimpanan10
Setelah pengadaan barang terealisasikan, maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan
ialah
menampung/mewadahi
hasil
pengadaan
barang-barag
tersebut
demi
keamanannya,baik yang belum maupun akan didistribusikan, disebut penyimpanan.
Kegiatan
penyimpanan
meliputi,
menerima
barang,
mengeluarkan/mendistribusikan barang, sesuai ICW.
Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya
menyimpan
digunakan
barang
dan
gudang,untuk
mempersiapkan sebuah gudang perlu diperhatikan beberapa faktor pendukungnya seperti
lokasi, konstruksi, macam/bentuk/sifat dan ketentuan tata letak barang di dalamnya sesuai
dengan jenis dan sifat barangnya.
E. Inventarisasi11
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin: inventarium) yang berarti daftar
barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi menginventarisasi merupakan kegiatan untuk
mencatat dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut
ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyepurnaan pengurusan dan
pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi
juga memberikan masukan yang sangat berguna bagi efektivitas pengelolaan sarana dan
10 Ibid., hlm.139.
11 Ibid.,hlm.141.
10 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan.
F. Penyaluran12
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Dalam
lingkungan yang sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran
ini dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai
kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi sekolah/fakultas tersebut untuk
keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi penyusunan alokasi, pengiriman
barang (untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.
G. Pemeliharaan13
Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan
lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/hambatan, maka barang-barang tersebut perlu
dirawat
secara
baik
dan
kontinou
untuk
menghindarkan
adanya
unsur-unsur
pengganggu/perusaknya. Dengan demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang
tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well), disebut pemeliharaan atau
perawatan (servis).
Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut ukuran
keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari dan
secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu. Pemeliharaan tersebut dapat dilakukan
oleh pemegangnya/penanggungjawabnya atau memanggil tukang/ahlinya.
Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar sarana dan prasarana itu
senantiasa siap-pakai dalam proses/kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas serta
rasa tanggungjawab dan rasa “handarbeni” adalah kunci dari keberhasilan kegiatan
pemeliharaan, demi optimasi daya pakai dan daya guna setiap barang kita.
H. Rehabilitasi14
12 Ibid.,hlm.144.
13 Ibid.,hlm. 146.
14 Ibid.,hlm.149.
11 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
Baik barang-barang bergerak maupun barang-barang tidak bergerak yang kita
pergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput dari kerusakan, meskipun telah kita
lakukan pemeliharaan secara berhari-hari dan secara berkala. Kerusakan tersebut terjadi
sebagai akibat keausan atau kerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, lapuk
karena karat, atau habis daya pakainya.
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan
tambal sulam atau penggantian suku cadangnya agar barang tersebut dapat dipergunakan
lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lama.
Dalam tindak rehabilitasi ada berapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
a. Dalam hal rehabilitasi yang bersifat perbaikan, hendaklah diperhatikan agar biaya
masih dapat dipertimbangkan, sehingga tidak merupakan pemborosan.
b. Rehabilitasi yang bersifat penambahan atau tambal sulam selain harus
diseimbangkan dengan biayanya, juga dengan barang aslinya, agar setelah
rehabilitasi fungsi dan peranannya tidak berubah.
I. Penghapusan
Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris tidak sesuai dengan daya
pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu
singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar
inventaris. Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangjkan barangbarang milik negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku disebut penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, mempunyai
arti:
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk
keperluan pemeliharaan barang yang buruk atau tidak dapat digunakan lagi.
b. Meringankan beban kerja dan tanggungjawab pelaksanaan inventaris.
c. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang
yang tidak produktif lagi.
d. Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan, sehingga
terlihat bersih.
12 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
J. Pengendalian15
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan yang telah dilukiskan
di muka, masing-masing tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan, artinya setiap
kegiatan masing-masing akan senantiasa tidak dapat lepas dari monitoring setiap saat oleh
pimpinan organisasi serta senantiasa dan diperhatikan kerja samanya satu dengan yang
lainnya. Sebab sebagaimanapun seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu berjalan
kompak, serempak dan terpadu.
Ketidaklancaran atau hambatan yang terjadi pada salah satu fungsi merupakan
hambatan bahkan kemacetan dari seluruh kegiatan pengolahan. Namun demikian,
pengendalian bukan merupakan suatu pengaturan yang kaku dan membatasi ruang gerak,
tetapi agar koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan, sehingga
pemborosan tenaga, waktu dan biaya dapat dihindarkan.
15 Ibid.,hlm.152.
13 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan
yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta
pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai
(ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu
tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu : ditinjau dari habis
tidaknya dipakai, ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ditinjau dari
hubungannya dengan proses belajar mengajar.
Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana, menurut Subagio Atmodiwirio (2000),
pengelolaan (manajemen) perlengkapan meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut: Fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan; Fungsi penganggaran; Fungsi pengadaan; Fungsipenyimpaan; Fungsi penyaluran; Fungsi pemeliharaan; Fungsi penghapusan; Fungsi
pengendalian;
14 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a
DAFTAR PUSTAKA
1. Gunawan, Ary.H. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro C. 1
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 1996).
2. Subroto, Suryo. Administrasi Pendidikan di Sekolah, (Bina Aksara: Jakarta, 1988).
3. Makalah Administrasi Sarana Prasarana
(http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-danprasarana.html) diakses pada 15 April 2017 pukul 12:38.
4. telkomuniversity.ac.id/images/uploads/PP_No._19_Tahun_2005.pdf, diakses pada
15 April 2017 pukul 12:35.
15 | A d m i n i s t r a s i S a r a n a P r a s a r a n a