PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DI CV. CITRA PRATAMA.

12

2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah

2.1.1 Pengertian Usaha Mikro Kecil dan Menengah

Usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) memainkan peran penting di dalam pembangunan dan pertumbuhan ekonomi, tidak hanya di negara-negara yang sedang berkembang, tetapi juga di negara-negara maju. Di negara maju, UMKM sangat penting, tidak hanya usaha tersebut menyerap paling banyak tenaga kerja dibandingkan usaha besar, seperti halnya di negara sedang berkembang khususnya di Asia, Afrika, dan Amerika Latin, UMKM juga berperan sangat penting, khususnya dari persfektif kesempatan kerja dan sumber pendapatan bagi kelompok miskin, distribusi pendapatan dan pengurangan kemiskinan, serta pembangunan ekonomi pedesaan (Tulus Tambunan, 2012 : 1).

Menurut Tulus Tambunan (2012 : 11), Usaha Mikro Kecil dan Menengah adalah :

“Unit usaha produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha di semua sektor ekonomi. Pada prinsipnya, perbedaan usaha mikro, usaha kecil, usaha menengah dan usaha besar didasarkan pada nilai aset awal (tidak termasuk tanah dan bangunan), omset rata-rata per tahun, atau jumlah pekerja tetap.”

Di Indonesia, definisi UMKM diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah(UMKM).

2.1.2 Usaha Mikro

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud dengan usaha mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan yang memenuhi kriteria usaha mikro sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang ini.

Adapun kriterian usaha mikro antara lain sebagai berikut :

a. memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b. memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).

2.1.3 Usaha Kecil

Seperti yang telah tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian baik yang langsung maupun yang tidak langsung dari usaha kecil atau usaha besar yang memenuhi kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-Undang tersebut.

Adapun kriteria udaha kecil antara lain sebagai berikut :

a. memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b. memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratis juta rupiah).

2.1.4 Usaha Menengah

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud usaha menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian baik yang langsung maupun yang tidak langsung dari usaha mikro, usaha kecil atau usaha besar yang memenurut kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-Undang tersebut.

Adapun kriteria usaha menengah antara lain :

a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).

2.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.2.1 Pengertian Sistem

Pemosresan data dan informasi tidak lepas dari sebuah sistem yang menaungi proses tersebut. Sebuah sistem dibuat untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang dipakai oleh organisasi. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi ( Mulyadi, 2001: 3).

Menurut Mulyadi (2001 : 2), sistem adalah:

“Sekelompok unsur yang hubungan satu dengan yang lainnya, yang

berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”

Menurut Azhar Susanto (2008 : 22), sistem adalah:

“Sistem adalah kumpulan/grup dari bagian atau komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”

Menurut George H.Bodnar (2006 : 3) , sistem adalah:

“ Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk mencapai satu tujuan”

Menutut James A.Hall (2001 : 5), sistem adalah:

“Sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau

2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi

Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan menginformasikan informasi ekonomi mengenai suatu entitas ke berbagai kelompok orang. (George H. Bodnar, 2006 : 3)

Sisterm Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. (George H. Bodnar, 2006 : 3)

Menurut Azhar Susanto (2008 : 72) Sistem Informasi akuntansi adalah:

“Kumpulan (Intergrasi) dari subsistem atau komponen baik fisik

maupun non fisik yang saling berhubungan dan saling bekerjasama satu sam lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang

berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuagan”

Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah:

“Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menejemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”

Menurut Haryono Jusuf (2001 : 5) sistem akuntansi adalah:

“Proses pencataan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan

2.2.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Mulyadi (2001 : 78), mengungkapkan bahwa unsur-unsur yang ada pada suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan.

Unsur-unsur tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang mempunyai ruang untuk diisi dan digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, didalamnya berisi informasi yang telah tercetak nomor urut dan nama formulir.

Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir antara lain:

a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c. Mengurangi kemungkinan keasalahan dengan cara menyatakan semua kejaadian dalam bentuk tuliasan.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang yang lain di dalam organisasi yang sama atau ke oraganisai yang lain.

2. Jurnal

Menurut Mulyadi (2001:101), menjelaskan bahwa jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama diselenggarakan dalam prosees akuntansi, untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.

1) Jurnal Umum

Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus. Contohnya mencatat pembayaran gaji dan biaya-biaya lainnya.

2) Jurnal Khusus

Jurnal khusus adalah jurnal untuk mencatat transaksi yang sering terjadi. Jurnal-jurnal tersebut antara lain sebagai berikut :

 Jurnal penjualan

Jurnal penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara kredit maupun secara tunai.  Jurnal pembelian

Jurnal pembelian adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.

 Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumer pokok penerimaan kas perusahaan umumnya adalah dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.

 Jurnal pengeluaran kas

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.

3. Buku Besar dan Buku Pembantu

Menurut Mulyadi (2001:121) pengertian dari buku besar dan buku pembantu adalah :

a. Buku Besar (general ledger)

Buku besar adalah kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal

b. Buku pembantu (subsidiary ledger)

Buku pembantu adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi dua bagian yang sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan adalah kredit, sebagai alat untuk mengklarifikasikan dan mencatat transaksi berdasarkan prinsip tata buku berpasangan (double entry bookkiping).

4. Laporan Keuangan

Menurut Mamduh M. Hanafi dan Abdul Halim, dalam buku Analisis Laporan Keuangan (2002:63), Laporan Keuangan adalah laporan yang diharapkan bisa memberi informasi mengenai perusahaan, dan digabungkan dengan informasi yang lain, seperti industri, kondisi ekonomi, bisa memberikan gambaran yang lebih baik mengenai prospek dan risiko perusahaan.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2009:1), laporan keuangan meliputi bagian dari proses laporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan perubahan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam berbagai cara misalnya, sebagai laporan arus kas/laporan arus dana), catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Tujuan laporan keuangan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2009:3) adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi.

2.2.4 Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Informasi akuntansi

Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor (Baridwan, 2002 : 7) antara lain sebagai berikut:

1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang relevan, tepat waktu, memiliki daya banding, dapat diuji kebenarannya dan mudah dimengerti.

2. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa, sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik

perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntanasi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.

3. Sistem informasi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti harus mempertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

2.2.5 Langkah-langkah Dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai umur terbatas, maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan keutuhan informasi pihak-pihak baik intern maupun ekstern. Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini menurut Baridwan (2002 : 9) antara lain terdiri dari :

1. Analisis sistem yang ada (Analysis System).

Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku. Mengetahui ruang lingkup luasnya pekerjaan dengan mengetahui kelemahan dan kebaikan sistem yang ada, dapat diketahui pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk menyusun sistem yang baru.

2. Merencanakan sistem akuntansi (Design System).

Langkah ini pekerjaan menyusun sistem yang baru atau mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang lama dapat dikurangi atau ditindaklanjuti.

3. Menentukan jumlah fee yang diminta sehubungan dengan pekerjaan menyususn sistem dan merencanakan jangka waktu penyusunan sistem yang baru.

4. Mendiskusikan rancangan sistem.

Mendiskusikan rancangan ini dimaksudkan untuk menjelaskan kelemahan yang ada pada sistem yang lama, alasan perubahan yang dilakukan oleh ahli sistem terhadap sistem lama dan dasar pemikiran yang melandasi sistem yang baru.

5. Penerapan sistem akuntansi (system implementation)

Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk mengganti sistem yang lama.

6. Pengawasan sistem baru.

Langkah ini dalah untuk mengawasi penerapan sistem yang baru, dengan pengujian.

Data yang diperlukan untuk menyusun sistem akuntansi menurut Baridwan (2001 : 10) adalah sebagai berikut :

 Struktur organisasi

Bagan organisasi perusahaan dapat menunjukan pembagian tugas untuk masing bagian dalam perusahaan. Tugas dari masing-masing bagian dapat dilihat dari Job Description yang merupakan lampiran dari bagan organisasi.

 Klarifikasi rekening

Mencari klarifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam buku besar dan buku pembantu.

 Jurnal

Mengumpulkan data-data mengenai buku-buku jurnal yang digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan informasi mengenai metode-metode pencatatan dalam buku jurnal.

 Prosedur

Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam perusahaan.

 Akuntansi biaya

Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi biaya seperti jumlah departemen, proses peroduksi, mesin-mesin.  Formulir-formulir

Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam perusahaan baik untuk rekening, jurnal, laporan dan bukti-bukti transaksi lain.

2.2.6 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir

Untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi memerlukan simbol-simbol untuk membuat bagan alir yang terdiri dari bagan alir data (data flow

diagram) dan bagan alir dokumen (flowchart documen) dengan simbol-simbol

strandar dan maknanya masing-masing (Mulyadi, 2001 : 57-63) : 1. Bagan alir data (data flow diagram)

Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Sismbol-simbol standar

yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data antara lain sebagai berikut:

Tabel 2.1

Simbol Bagan Alir Data 1.

Proses

2..

Aliran

Aliran Material

Aliran Data

3.

Penghubung

Halaman sama Halaman lain 4.

Tempat penyimpanan data atau arsip

5.

Sumber atau tujuan data

Pengolahan Data

6.

Masukan/keluaran Ditunjukan oleh garis alir

Sumber : Mulyadi (2001 : 58)

2. Bagan alir dokumen (document flowchart)

Bagan alir dokumen adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi. Sistem akuntansi juga dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah simbol-simbol standar untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu :

Tabel 2.2

Simbol Bagan Alir Dokumen

1 Mulai / berakhir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal atau akhir suatu sistem akuntansi.

2 Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi.

3 Dokumen dan Tembusannya

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan disudut kanan atas. 2

Faktur 1 .

4 Catatan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

5 Penghubung pada halaman yang sama

- Akhir arus dokumen mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama.

- Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama 6 Penghubung pada

Halaman yang Berbeda

Simbol ini digunakan untuk menunjukan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya.

7 Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan kerikal lainnya.

8 Keterangan komentar Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

1

Sumber : Mulyadi (2001 : 60-63)

2.3 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 2.3.1 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya pembelian perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang diperlukan secara efektif dan efisien.

9 Arsip sementara Simbol ini menunjukan tempat penyimpanan dokumen.

A = Menurut abjad N = Menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggal

10 Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses di dalam sistem yang bersangkutan. 11

12

Keputusan Ya Tidak

Garis alir

simbol ini digunakan untuk menggambark Keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah pengolahan data.

Menurut Mulyadi (2001 : 299) Pembelian adalah :

“Serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui

pertukaran dengan maksud untuk dipakai sendiri atau dijual kembali”

Pembelian adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa (George H.Bodnar, 2006 : 343).

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahannya, mulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu: pembelian impor dan lokal, pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri, sedangkan pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri. (Mulyadi, 2001 : 299).

2.3.2 Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 299), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pembelian adalah :

1. Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barangdan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (buksi kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku membantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencangkup beberapa prosedur antara lain sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 300) :

a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.

c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

2.3.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 303 ), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang terdapat dalam surat permintaan pembelian berikut :

No. SPP.475689

Tanggal: .../..../20.. SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang anda minta Dari Bagian : ... Digunakan untuk : ...

Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak Kuantitas Nomor part atau nomor

katalog Ukuran Penjelasan lengkap

Kirim ke ... Diisi oleh bagian pembelian Bebankan ke dep ...No. Rek...

Tanggal diperlukan .../.../20.. Pemasok Harga/unit Total Nomor sop Diperlukan oleh ...

Disetujui oleh ...

Harga yang lalu ... Pemasok yang lalu ... Ya untuk dibeli ...

Gambar 2.1 Surat Permintaan Pembelian Sumber : Mulyadi (2001 : 304)

2. Surat Permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali ( tidak prefetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Berikut adalah contoh surat permintaan penawaran harga :

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Catatan:

Kepada Yth.

Permintaan penawaran harga ini

Kepada Bukan merupakan or der Yth. pembeli an

Kepada Tgl. SPPH Tgl. Penyeraha

Yth barang

*Silahkan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan barang subsitisi.

Kuantitas No. Part Keterangan Harga/unit Potongan Harga Bersih

Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB ...Dan syarat pembayaran ... dengan jangka waktu pengiriman ... hari setelah order pembelian kami terima.

Nama Perusahaan Tanda tangan

Kirimkan formulir ini ke bagian pembelian pada Alamat diatas.

Gambar 2.2 Surat Permintaan Penawaran Harga Sumber : Mulyadi (2001 : 306)

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94 No. 809876756 Yogyakarta 55821

SURAT ORDER PEMBELIAN

Nomor ini harus

Kepada Yth. Dicantumkan dalam

Faktur, slip Pembungkus, dan Korespondensasi. Tanggal:

Kirim Ke : Syarat : Tgl. Diperlukan :

No. Urut Nama Barang Spesifikasi Barang Satuan Kuantitas Harga satuan Jumlah Harga

Penting Jumlah

Penerimaan barang ditutup jam 16.00 kecuali Dengan janji khusus.

Manager Bagian Pembelian

Gambar 2.3 Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001 : 87)

Surat order pembelian terdiri dari tembusan dan fungsi (Mulyadi, 2001 : 305-307) sebagai berikut:

 Surat order pembelian. Merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

 Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok tersebut dan dikirim kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.

 Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

 Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

 Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

 Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,

spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

 Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan yang selanjutnya dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

PT. Eliona Sari Jl.Sawa CT 8/94 Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : tgl 20 Nama pengemudi :

Nama perusahaan pengirim : Alamat :

No. Mobil No. Segel dan kondisi segel No. Surat Order Pembelian No. Surat order Pengiriman

Jml. Bungkus Macam ukuran penjelasan lengkap Tanda pada Kuantitas Kondisi pada Atau biji Pembungkus barang Pembungkus saat diterima

Diperiksa oleh : Diterima oleh :

Gambar 2.4 Laporan Penerimaan Barang Sumber : Mulyadi ( 2001 : 234 )

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Perubahan yang terjadi berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Perubahan ini diberitahukan secara resmi kepada pemasok dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN

Kepada Yth.

Kode Kuantitas satuan Keterangan Harga per Total Harga satuan

menurut order pembelian kami yang lalu :

diubah menjadi:

Penjelasan : Manajer Bagian Pembelian

Gambar 2.5 Surat Perubahan Order Pembelian Sumber : Mulyadi ( 2001 : 308 )

No. Srt perub. Order Tgl. Pembelian

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

BUKTI KAS KELUAR

No. BKK: 678908 Dibayarkan No. Cek : ... Kepada Tgl. Dibayar: ..../.../20...

Tgl No. Rekening Keterangan Jumlah Rupiah

Total Potongan % Bersih Penjelasan

Dicatat Tgl. Disetujui Tgl. Diperiksa Tgl. Diisi Tgl.

Gambar 2.6 Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2001 : 309)

2.3.4 Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2002 : 308) mengungkapkan bahwa catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian antara lain sebagai berikut :

1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

Jika dalam pencatatan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

adalah jurnal pembelian.

3. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada

pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakanvoucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

4. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 301) adalah :

Permintaan penawaran Permintaan harga (2)

Pembelian (1)

Penawaran harga (3)

Penyimpanan Order pembelian (4) Barang

(6)

Penerimaan Barang dari pemasok (5)

Laporan Penerimaan faktur Penerimaan Dari pemasok ( 8) Barang (7)

Gambar 2.7 Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian Sumber : Mulyadi (2001 : 301)

1. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang langsung Fungsi

Gudang

Fungsi

Pembelian pemasok

Fungsi Penerimaan

Fungsi Akuntansi

pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi pengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan di tunjukan sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut :

a) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian tanpa melaui penawaran harga.

b) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan disarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.

c) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.3.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Berikut ini adalah prosedur yang dapat membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:320) :

1. Bagian Gudang

Dimulai pada bagian gudang yang membuat Surat Permintaan Pembelian pada saat terjadi order pembelian dalam dua rangkap, rangkap pertama dikirim kepada bagian pembelian, rangkap kedua diarsipkan permanen berdasarkan nomor urut.

Bagian Gudang menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian lalu diarsipkan permanen menurut nomor urut.

Bagian Gudang juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan lalu dibuatkan Kartu Gudang dan diarsipkan permanen menurut nomor urut.

2. Bagian Pembelian

Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga yang akan dikirim ke pemasok dan pemasok menerima Surat Penawaran Harga. Setelah itu membuat perbandingan harga sebelum pembelian terjadi. Setelah melakukan Perbandingan Harga, lalu bagian pembelian membuat Surat Order Pembelian sebanyak tujuh rangkap. Rangkap pertama dan kedua dikirim ke pemasok, rangkap ketiga dikirim ke bagian penerimaan, rangkap keempat dikirim ke bagian utang, rangkap kelima dikirim ke bagian gudang, sedangkan rangkap keenam beserta Surat Permintaan Pembelian, Surat Penawaran Harga, dan Perbandingan Harga diarsipkan

permanen berdasarkan tanggal, dan lembar ketujuh diarsipkan sementara berdasarkan abjad.

Bagian Pembelian juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan lalu dikirimkan ke bagian utang.

Dari pemasok diberikan faktur, lalu diperiksa, dan setelah diperiksa, faktur tersebut dikirimkan ke bagian utang.

3. Bagian Penerimaan

Bagian Penerimaan menerima Surat Order Pembelian bersama dengan Surat Pengantar yang diterima dari pemasok pada saat menerima barang. Setelah Surat Order Pembelian dan Surat Pengantar diterima kemudian dilakukan pemeriksaan dan membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama dikirim ke bagian gudang rangkap kedua dikirim ke bagian Pembelian, sedangkan rangkap ketiga diarsipkan permanen berdasarkan nomor urut.

4. Bagian Utang

Bagian utang menerima Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang dari bagian pembelian, dan menerima faktur dari pemasok. Kemudian dilakukan perbandingan terhadap Faktur dari pemasok dengan Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang. Setelah dilakukannya perbandingan, kemudian dibuat Bukti Kas Keluar sebanyak tiga rangkap. Rangkap yang pertama dibuatkan Register Bukti Kas, lalu rangkap pertama beserta Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, dan Faktur diarsipkan sementara berdasarkan tanggal. Rangkap kedua diteruskan ke bagian kartu persediaan.

5. Bagian Kartu Persediaan

Pada bagian kartu persediaan, Bukti Kas Keluar dari bagian utang dibuatkan Register Bukti Kas dan diarsipkan berdasarkan nomor urut. Selesai.

Bagian Gudang

Pada saat Pada saat Reorder point

LPB = Laporan Penerimaan Barang SOP = SPP = Surat Permintaan Pembelian

SOP = Surat Order Pembelian N = Nomor Urut

T = Tanggal

Gambar 2.8Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Sumber : Mulyadi (2001:320)

Mulai

Membuat surat Permintaan

pembelian

2 SPP 1

1

N

5

SOP 5

N

6

LBP 1

Kartu Gudang

Bagian Pembelian

Dari Pemasok

Dikiri dikirim

kepemasok ke supplier

Diterima Dari pemasok

Dikirim ke Pemasok

Keterangan :

SPP = Surat Permintaan Pembelian SOP = Surat Order Pembelian

SPPH = Surat Permintan Penawaran harga PH = Perbandingan Harga

Mencatat tanggal Penerimaan pada SOP lembar 6 & 7

Gambar 2.9Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2001:321)

1

SPP 1

Membuat surat permintaan penawaran harga SPH SPH Membuat perbandin gan harga PH 2 Membuat surat order pembelian PH SPH SPP 7 6 5 4 3 2

SOP 1

3 4 5 A T Faktur Memeriksa faktur Faktur 9 7 LPB 2

8 2

Bagian Penerimaan Bagian Utang

Dari Pemasok

Menerima Barang dari Pemasok dgn Surat pengantar

Dikirim ke bagian Gudang bersama dengan barang

Keterangan :

LPB = Laporan Penerimaan Barang SP = Surat Pengantar

Gambar 2.10Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2001:322)

3

SOP 3 Surat Pengantar Memeriksa barang yang dikirim Membuat laporan penerimaan barang SP SOP 3 3 2

LPB 1

6 7 N 4 8 9 SOP 4 LPB 2 Faktur Membanding kan faktur dari pemasok dg SOP &LPB Membuat bukti kas keluar Faktur LPB 2

SOP 4

3 2 1 Bukti kas keluar Register

bukti kas T

Bagian Kartu Persediaan

Gambar 2.11Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2001:322)

10

2

Bukti kas keluar

Register bukti kas

N

2.4 Sistem Pengendalian Intern Pembelian 2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:165)

SedangkanMenurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi (2008:95), menjelaskan sistem pengendalian intern adalah :

“Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, menejemen dan

karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui : efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku”

2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:165) , tujuan dari sistem pengendalian intern yaitu:

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:311) , tujuan pokok pengendalian intern pembelian yaitu menjaga kakayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan ( utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

2.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pembelian

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dapat dijelaskan lebih lanjut antara lain sebagai berikut ( Mulyadi,2001:312) :

A. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3) Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penerimaan barang.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

6) Surat order pembelian diotoisasi oleh fungsi pembelian atau penjabat yang lebih tinggi.

7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau penjabat yang

lebih tinggi.

9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Praktik yang Sehat

11)Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12)Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13)Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

14)Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

15)Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

16)Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 17)Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

18)Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19)Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

20)Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh

Bagian Penerimaan Bagian Utang

Dari Pemasok

Menerima Barang dari Pemasok dgn Surat pengantar

Dikirim ke bagian Gudang bersama dengan barang

Keterangan :

LPB = Laporan Penerimaan Barang SP = Surat Pengantar

Gambar 2.10Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2001:322)

3

SOP 3 Surat

Pengantar Memeriksa barang yang dikirim Membuat laporan penerimaan barang SP SOP 3 3 2

LPB 1

6 7 N 4 8 9 SOP 4 LPB 2 Faktur Membanding kan faktur dari pemasok dg SOP &LPB Membuat bukti kas keluar Faktur LPB 2

SOP 4

3 2 1 Bukti kas keluar Register

bukti kas T

Bagian Kartu Persediaan

Gambar 2.11Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan) Sumber : Mulyadi (2001:322)

10

2

Bukti kas keluar

Register bukti kas

N

2.4 Sistem Pengendalian Intern Pembelian 2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:165)

SedangkanMenurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi (2008:95), menjelaskan sistem pengendalian intern adalah :

“Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, menejemen dan

karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui : efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku”

2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:165) , tujuan dari sistem pengendalian intern yaitu:

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:311) , tujuan pokok pengendalian intern pembelian yaitu menjaga kakayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan ( utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

2.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pembelian

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dapat dijelaskan lebih lanjut antara lain sebagai berikut ( Mulyadi,2001:312) :

A. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3) Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penerimaan barang.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

6) Surat order pembelian diotoisasi oleh fungsi pembelian atau penjabat yang lebih tinggi.

7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau penjabat yang

lebih tinggi.

9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Praktik yang Sehat

11)Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12)Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13)Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

14)Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

15)Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

16)Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 17)Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

18)Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19)Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

20)Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.