RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK ANALISIS KEBUTUHAN BARANG (STUDI KASUS PADA DINAS PENERANGAN JALAN DAN PENGELOLAAN REKLAME KOTA SEMARANG)
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG (STUDI KASUS PADA DINAS PENERANGAN
JALAN DAN PENGELOLAAN REKLAME KOTA SEMARANG)
Dessy Setyorini1, Fitro Nur Hakim2
1
Sistem Informasi; 2Teknik Informatika STMIK ProVisi Semarang
1
dessy@valudata.net, 2masfitro@gmail.com
Abstract
Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang needed to replace the old system which is still using
manual processes in documenting tools, materials and the required items of street lighting. Stages of system
development, this information system uses the stages of the System Development Life Cycle (SDLC) for its
development process. The development of this information systems improves the quality and control over
documentation and planning item needs, as well as helping the warehouse department of Dinas Penerangan
Jalan Dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang on the process of recording incoming and outgoing items.
Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang can generate report of incoming and outgoing item's
mutations quickly and accurately to the Head of Maintenance in charge.
Keywords: information system, warehouse, required items, sdlc, Dinas PJPR Kota Semarang
1.
Pendahuluan
Pembangunan sebagai upaya dasar dan terencana,
dalam mengolah dan memanfaatkan sumberdaya dan
teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat,
idealnya memadukan keseimbangan di bidang sosial,
ekonomi, dan lingkungan dalam pengambilan
keputusan. Kota Semarang sebagai kota metropolitan
yang berkembang memiliki infrastruktur dan sarana
kota dengan berbagai tingkat kualitas dan kuantitas
yang besar, sehingga memerlukan aspek pengelolaan
dalam hal operasional maupun pemeliharaan yang
memadai.
Pertumbuhan ekonomi di Kota Semarang demikian
pesat, salah satu contoh pertumbuhan ekonomi di
Kota Semarang adalah bidang pariwisata yang
terletak di jalan protokol yang ada di Kota Semarang,
yakni Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima
yaitu sepanjang jalan dari Kawasan Simpang Lima
Semarang ke arah selatan sampai dengan perempatan
depan Markas Kepolisian Daerah (Mapolda) Jawa
Tengah. Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima
merupakan kawasan pusat perbelanjaan, perkantoran,
pemerintahan, dan perbankan, hal tersebut tidak lepas
dari adanya peranan Penerangan Jalan Umum (PJU)
sebagai salah satu komponen infrastruktur dalam
mendukung perkembangan ekonomi yang dikelola
oleh Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang. Perkembangan Penerangan
Jalan Umum semakin bertambah baik dari segi
kuantitas maupun ragamnya sehingga memerlukan
aspek pengelolaan yang baik dalam hal pengadaan,
pemeliharaan maupun operasionalnya. Hal ini juga
dipengaruhi kemampuan sumber daya manusia dan
keuangan yang memadai, untuk itu diperlukan
manajemen data yang efektif, efisien dan akurat
untuk pengelolaannya. Bidang Penerangan Jalan
Umum
mempunyai
tugas
merencanakan,
mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan
mengendalikan serta mengevaluasi di bidang
penataan penerangan jalan umum, bidang
pemasangan penerangan jalan umum dan bidang
pemeliharaan penerangan jalan umum.
Saat ini Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang telah melakukan
pendokumentasian alat dan bahan Penerangan Jalan
Umum setiap bulan, seperti: lampu Ballast 150w,
kabel NYM 3 x 1.5mm, tiang PJU Ø 1.5" x 6m
(Med.B), dengan menggunakan program spreadsheet
bahkan secara manual book dalam bentuk hard copy.
Proses dan manajemen pengelolaan alat ini dilakukan
oleh petugas pengelola alat dan bahan yang ada di
bagian gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Kelemahan
dari cara pengelolaan tersebut, berpengaruh terhadap
perencanaan kebutuhan barang pada tahun anggaran
berikutnya adalah membutuhkan waktu yang lama
dan ketepatan dalam perencanaan kebutuhan pada
tahun anggaran berikutnya, karena pengelolaan hanya
dilakukan oleh 1 (satu) orang staff bagian gudang.
Permasalahan lain yaitu sering terlambatnya laporan
barang masuk dan keluar (mutasi barang), yakni
27
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
laporan harus diserahkan pada Kepala Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang pada tanggal 1 setiap bulannya, namun
laporan terlambat hingga 3-4 hari, ketidaksesuaian
antara barang yang masuk dengan barang yang keluar
seperti tersaji dalam Gambar 1.
300
Stok Barang
200
Barang
Keluar
100
0
Menurut
O’Brien
(2005:
p5), sistem informasi adalah suatu kombinasi
teratur apapun dari people (orang), hardware
(perangkat keras), software (piranti lunak), computer
networks dan data communications (jaringan
komunikasi), dan database (basis data) yang
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan
informasi di dalam suatu bentuk organisasi.
Berdasarkan dari beberapa pengertian diatas, dapat
diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah
kombinasi dari beberapa bagian yang saling
terhubung untuk mengelola data sehingga menjadi
informasi yang memiliki karakteristik untuk
keperluan suatu tujuan yang sama.
2.2
Persediaan Barang
2011 2012 2013
Gambar 1. Data Barang Masuk (Ballast 150w) dan
Barang Keluar (Ballast 150w) pada Sektor Genuk,
Gunung Pati, Semarang Barat, Semarang Selatang,
Semarang Tengah, Semarang Timur, dan Semarang
Utara Tahun 2011, 2012, dan 2013
(Sumber : Data Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang Th.2011, 2012,
dan 2013)
Berdasarkan Gambar 1 diketahui bahwa antara stok
barang, yakni stok awal dan barang masuk dibanding
dengan barang keluar, sebagai contoh barang lampu
Ballast 150w pada Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang selama 3 (tiga)
tahun yakni pada tahun 2011, 2012, dan 2013 terjadi
ketidaksesuaian. Pada tahun 2011, terdapat stok
barang sebanyak 207 pcs dengan barang keluar
mencapai 190 pcs. Tahun 2012 terdapat stok barang
sebanyak 213 pcs dengan barang keluar sama banyak,
yakni mencapai 213 pcs. Tahun 2013 terjadi
penambahan stok barang menjadi 255 pcs dan
barang keluar mengalami penurunan, menjadi 180
pcs. Berdasarkan data tersebut, jumlah stok barang
yang dipengaruhi oleh barang masuk dan barang
keluar ini, berpengaruh terhadap perencanaan
anggaran kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya. Stok barang yang terlalu banyak
dibandingkan dengan barang keluar, akan
mengakibatkan pemborosan anggaran.
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Laudon,
Kenneth C.; Laudon, Jane P : 2007: 42).
Menurut Ristono (2009 : 1) persediaan dapat
diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk
digunakan atau dijual pada masa atau periode yang
akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan
baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan
barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan
setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau
dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan
persediaan barang jadi atau barang dagangan
disimpan sebelum dijual atau dipasarkan, dengan
demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan
usaha umumnya memiliki persediaan.
Menurut Rangkuti (2007:2) menyatakan bahwa
persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang
disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang
terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi,
serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan
untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau
pelanggan setiap waktu.
Berdasarkan beberapa pengertian barang persediaan
diatas, dapat disimpulkan bahwa barang persediaan
adalah sejumlah barang atau material yang disimpan
dan juga dikelola agar dapat digunakan kembali
dalam keadaan siap pakai.
2.3
Konsep persedian minimum – maksimum
Beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah
minimum sebaiknya tersedia di persediaan, agar
sewaktu-waktu ada yang rusak dapat langsung
diganti. Hal ini dilakukan untuk menjaga
kelangsungan beroperasinya perusahaan atau fasilitas
lain. Barang yang disimpan dalam persediaan juga
jangan terlalu banyak, harus ada maksimumnya, agar
biaya tidak menjadi terlalu mahal, (Indrajit dan
Richardus Djokopranoto, 2003 : 51).
Cara menghitung barang yang dipesan yang akan
digunakan untuk persediaan dapat menggunakan
konsep persediaan minimum – maksimum, menurut
Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003: 52),
sebagai berikut :
Q = Maks - Min
28
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Keterangan :
Q
=
Jumlah yang perlu dipesan untuk
pengisian persediaan kembali
Min
=
Persediaan minimum, yaitu jumlah
pemakaian selama waktu pemesanan atau pembelian,
yang dihitung dari perkalian antara waktu pemesanan
(dalam satuan waktu) dan pemakaian rata-rata (dalam
satuan waktu) ditambah dengan persediaan
pengaman.
= (K x W) + S
Maks =
Persediaan
maksimum,
yaitu
jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan
dalam persediaan, yang dihitung dari jumlah
pemakaian selama 2 x waktu pemesanan, yaitu
perkalian antara 2 x waktu pemesanan dan pemakaian
rata-rata selama satuan waktu tertentu.
= 2 (K xW)
K
=
Pemakaian barang rata-rata per
satuan waktu (biasanya bulan)
W
=
Waktu pemesanan dalam satuan
waktu (biasanya bulan)
S
=
Jumlah persediaan pengaman
2.4
Metode Pengembangan Sistem
Menurut McLeod (2007:187) pola sirkulasi
dari Siklus Hidup Sistem, masalah didefinisikan
dalam tahap perencanaan dan analisis, kemudian
solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi dalam
tahap desain. Tahap selanjutnya, solusi terbaik
diimplementasikan dan digunakan. Selama tahap
penggunaan, umpan balik informasi dikumpulkan
untuk melihat seberapa baik sistem dapat
memecahkan masalah yang dihadapi. SDLC (System
Development Life Cycle ) dibagi menjadi beberapa
tahapan, yaitu :
1.
Tahapan Perencanaan Sistem (System
Planning)
Tahapan perencanaan sistem dilakukan oleh
Software Developer dengan mempelajari konsep
sistem yang diinginkan oleh pihak manajemen. Selain
itu juga harus memperhatikan aspek – aspek lain
yang berkaitan dengan sistem, antara lain :
identifikasi data dan Informasi, identifikasi pelaku
bisnis, identifikasi masalah yang ada, menentukan
tujuan sistem baik yang terkait secara langsung
maupun tidak dengan sistem Informasi yang akan
dibangun. Manajer, non manajer dan elemen –
elemen dalam perusahaan sangat berperan dalam
mengenali berbagai masalah yang ada dalam suatu
perusahaan.
2.
Tahap Analisis Sistem (System Analysis)
Tahap analisis sistem merupakan telaah atas
sistem berjalan dengan tujuan untuk mendesain
sistem baru atau menyempurnakan sistem lama.
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem
merupakan penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.
Tahapan Perancangan Sistem (System
Design)
Tahap perancangan sistem merupakan
penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem
yang baru. Pada langkah ini dilakukan pembuatan
blueprint sistem. Hanif Al Fatta (2007:103)
menyatakan beberapa hal yang akan dilakukan pada
desain sistem, meliputi :
a.
Pemodelan proses (process modelling)
Pemodelan proses adalah cara formal untuk
menggambarkan bagaimana sistem beroperasi dan
mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan
dan bagaimana data berpindah di antara aktivitasaktivitas tersebut. Adapun cara pemodelan proses
menggunakan use case dan activity diagram.
b.
Pemodelan
data
(data
modelling)
Pemodelan data adalah cara formal untuk
menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan
dalam suatu sistem. Model ini menunjukkan orang,
tempat, atau benda dimana data diambil dan
hubungan antar data tersebut. Adapun cara
pemodelan data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD).
c.
Desain antar muka (interface design) Desain
antar muka bertujuan untuk mengetahui seperti apa
tampilan dari suatu sistem ketika perangkat lunak
tersebut dikembangkan.
4.
Tahap
Penerapan
Sistem
(System
Implementation)
Tahap implementasi sistem merupakan
penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem
yang baru. Jogiyanto (2005:445) menyatakan tahap
implementasi sistem terdiri dari beberapa kegiatan
sebagai berikut :
a.
Mempersiapkan rencana implementasi
Implementasi sistem sangat ditentukan oleh
perencanaan yang dibuat. Meskipun suatu sistem
akuntansi telah dirancang dengan baik, namun
sebagian besar sukses pengembangan sistem
ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan
implementasi sistem disusun dan dilaksanakan.
Rencana implementasi terdiri dari pekerjaan
implementasi, tanggal penyelesaian, perkiraan biaya,
dan orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap
pekerjaan. Rencana tersebut juga menyebutkan saat
proyek tersebut harus selesai dan kapan sistem harus
beroperasi.
b.
Melakukan kegiatan implementasi.
1.
Memilih dan melatih personel.
Karyawan dapat dipekerjakan dari luar atau
dipindahkan secara internal. Mempekerjakan dari
dalam organisasi adalah alternatif yang lebih murah
dan lebih efektif karena para pegawai lebih
memahami bisnis dan kegiatan organisasi.
29
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
2.
Memilih dan mempersiapkan tempat dan
lokasi sistem
Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan harus
dimulai dengan baik sebelum tanggal pemasangan
sistem.
3.
Menguji sistem.
Pengujian sistem mempunyai 3 bentuk umum, yaitu:
a)
Peninjauan langsung adalah tinjauan
pertahap atas logika prosedur atau program. Tim
pengembang dan para pemakai sistem melakukan
peninjauan langsung di awal desain sistem. Fokusnya
adalah input, file, output, dan arus data dari
organisasi.
b)
Pemrosesan transaksi uji, menetapkan
apakah program beroperasi seperti yang diharapkan.
Data yang valid dan salah diproses untuk menetapkan
apakah transaksi ditangani dengan benar dan
kesalahan dideteksi serta ditangani dengan tepat.
c)
Uji penerimaan menggunakan beberapa
salinan dari transaksi dan catatan file sesungguhnya,
bukan menggunakan salinan buatan.
c.
Melakukan konversi sistem lama ke sistem
baru.
5.
Tahap Penggunaan dan Perawatan Sistem
(System Maintenance)
Perawatan bertujuan agar sistem Informasi
yang telah diimplementasikan dapat mengikuti
perkembangan dan perubahan yang ada sehingga
tujuan pengembangan sistem Informasi tetap dapat
dicapai. Tahap ini meliputi perbaikan errors,
modifikasi sistem, dan penyempurnaan sistem.
2.5
Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Budi
Mochamad Noviandi, Dini Destiani, dan Partono
pada tahun 2012 dengan judul Perancangan Sistem
Informasi Inventori Barang Di Bank Sampah Garut.
Hasil dari penelitian ini adalah mempermudah
pekerjaan kepala gudang dalam pengaksesan data
barang, dan pembuatan laporan barang masuk dan
keluar barang, serta laporan penjualan barang di Bank
Sampah Garut.
Yuhendra, MT , Dr.Eng, dan Rendi Poerwanta pada
tahun 2013 juga melakukan penelitian yang berjudul
Perancangan Sistem Inventory Spare Parts Mobil
pada CV. Auto Parts Toyota Berbasis Aplikasi Java.
Penelitian tersebut menghasilkan stok data
persediaan barang, pencatatan keluar-masuk barang
oleh staf CV. Autopart Toyota dapat dilakukan
dengan terstruktur sehingga stok barang tercatat
dengan tepat melalui aplikasi ini.
Perbedaan penelitian yang akan dilakukan oleh
penulis saat ini dengan penelitian sebelumnya yaitu
pada penelitian sebelumnya aplikasi yang dihasilkan
hanya menghasilkan laporan stok, barang masuk dan
barang keluar, sedangkan pada penelitian yang akan
dilakukan oleh penulis, aplikasi yang akan dirancang
selain menghasilkan laporan barang masuk dan
barang keluar serta mutasi stok yang bisa
30
dikelompokkan berdasarkan bulan, barang maupun
sektor, juga terdapat grafik stok yang digunakan
untuk analisis persediaan barang pada tahun
berikutnya.
3.
Metode Perancangan Sistem
Metode perancangan sistem yang akan digunakan
dalam penelitian perancangan sistem informasi
persediaan gudang untuk analisis kebutuhan barang
menggunakan metode Software Development Life
Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut :
1.
Tahapan Perencanaan Sistem (System
Planning)
Pada tahap perancangan sistem, peneliti mencoba
memahami permasalahan yang muncul dan
mendefinisikannya secara rinci, mengidentifikasi
data – data yang terdapat pada bagian gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang, mengidentifikasi pelaku bisnis (pihak
terkait), kemudian membentuk tujuan pembuatan
sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya.
2.
Tahap Analisis Sistem (System Analysis)
Pada tahap analisis sistem, penulis akan menganalisis
permasalahan lebih mendalam, adapun kegiatan yang
akan dilakukan pada tahap ini yaitu :
a.
Analisis Data dan Informasi
Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, antara
lain: Data nama barang, data kategori barang, data
merk barang, data sektor, data stok awal barang, data
petugas gudang, data kepala sie pemeliharaan
gudang. Informasi yang dibutuhkan dalam penelitian
ini, antara lain: Laporan barang masuk, laporan
barang keluar, laporan mutasi barang masuk dan
barang keluar, laporan stok barang
b.
Analisis Sitem Lama
Menggambarkan sistem pengelolaan barang masuk
dan barang keluar yang berjalan saat ini dengan use
case dan activity diagram. tahap yang di kerjakan
adalah melakukan analisis pada sistem yang lama
atau sistem yang sudah berjalan, hal ini untuk
menemukan kelemahan sistem yang lama sehingga
timbul usulan sistem yang baru sebagai solusi
permasalahan sistem yang lama.
3.
Tahapan Perancangan Sistem (System
Design)
Pada tahap perancangan sistem, penulis akan
menentukan proses dan kebutuhan data yang
diperlukan pada sistem yang baru.
a.
Diagram Bussines Use Case Sistem Baru
Pada Sistem Informasi Persediaan Gudang dibagi
menjadi 2 (dua) bagian kerja, yaitu : Staff Gudang
dan Kepala Sie Pemeliharaan
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Memonitoring dan mengev aluasi mutasi
barang masuk dan barang k eluar
Menambah Mast er Data Kategori
Mengubah Master Dat a Kat egori
Menghapus Mast er Data Kategori
Mengelola master data
Menambah Mast er Data Merk
Mengubah Master Dat a Merk
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Merk
Login
Mengelola mutasi barang masuk dan barang
k eluar
Menambah Mast er Data Barang
Mengubah Master Dat a Barang
Mengelola dan membuat laporan
Gambar 2. Bussines Use Case Sistem Baru
Pada Gambar 2. Semua bagian kerja terkait
mempunyai hak akses yang telah di tentukan pada
awal setup Aplikasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang, dan di haruskan login agar dapat
menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang.
b.
Diagram Use Case Sistem Baru
Pada diagram Use Case Kepala Sie Pemeliharaan,
seorang Kepala Sie Pemeliharaan mempunyai fungsi
memonitoring dan mengevaluasi kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang telah ditentukan pada Bagian
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang seperti Gambar 3.
Memonitoring mutasi barang masuk dan
barang k eluar
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Barang
Login
Menambah Mast er Data Sekt or
Mengubah Master Dat a Sektor
Menghapus Mast er Data Sekt or
Menambah Mast er Data St ok Aw al
Mengubah Master Dat a St ok Awal
Menambah Mast er Data Pet ugas
Gudang
Menambah Mast er Data Kepala Sie
Pemeliharaan
Gambar 4. Use Case Staff Gudang Sistem Baru
Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola
mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem
baru, seorang Staff Gudang mempunyai fungsi
menambah data barang masuk, mengubah data
barang masuk, menghapus data barang masuk,
menambah data barang keluar, mengubah data barang
keluar, menghapus data barang keluar, pada Bagian
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang seperti Gambar 5.
Mengevaluasi mutasi barang masuk dan
barang k eluar
Menambah Data Barang Masuk
Gambar 3Use Case Kepala Sie Pemeliharaan pada
sistem baru
Mengubah Data Barang Masuk
Menghapus Data Barang Masuk
Pada diagram Use Case Staff Gudang – Mengelola
Master Data, seorang Staff Gudang mempunyai
fungsi menambah, mengubah, menghapus master
data kategori. Menambah, mengubah, menghapus
master data merk. Menambah, mengubah,
menghapus master data barang. Menambah,
mengubah,
menghapus master data sektor.
Menambah, mengubah master data stok awal.
Menambah master data Petugas Gudang (Staff
Gudang). Menambah master data Kepala Sie
Pemeliharaan seperti Gambar 4.
Login
Staff Gudang
Menambah Data Barang Keluar
Mengubah Data Barang Keluar
Menghapus Data Barang Keluar
Gambar 5. Use Case Staff Gudang – Mengelola
mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem
baru
Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola
laporan pada sistem baru, seorang Staff Gudang
mempunyai fungsi mencetak laporan kategori barang,
mencetak laporan master barang, mencetak laporan
mutasi barang masuk, mencetak laporan mutasi
barang keluar, mencetak laporan stok barang,
mencetak laporan barang tiap sektor, mencetak grafik
analisa kebutuhan barang, mencetak laporan
perencanaan kebutuhan barang tiap tahun,
ditunjukkan Gambar 6.
31
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
Desain Perancangan Form Input Barang Keluar. Input
Barang Keluar berfungsi untuk memasukkan data
Barang Keluar, masukan data akan disimpan pada
Tabel Barang Keluar Detail. Desain perancangan
Form Input Barang Keluar ditunjukkan pada Gambar
9.
Mencetak Laporan Kategori
Barang
Mencetak Laporan Master Barang
Mencetak Laporan Mutasi Barang
Masuk
Mencetak Laporan Mutasi Barang
Keluar
Login
Staff Gudang
Mencetak Laporan Stok Barang
Mencetak Laporan Barang Tiap
Sektor
Mencetak Grafik Analisa Kebutuhan
Barang
Mencetak Laporan Perencanaan
Kebutuhan Barang Tiap Tahun
Gambar 6. Use Case Staff Gudang – Mengelola
laporan pada sistem baru
c.
Relasi Antar Tabel
Hubungan antar tabel pada Sistem Informasi
Persediaan Gudang yang saling berelasi, digunakan
untuk mendukung kelancaran pengolahan data,
seperti yang ditampilkan pada Gambar 7.
Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang
Keluar
Desain Perancangan Output Laporan Barang Masuk.
Fungsi Output Laporan Barang Masuk digunakan
untuk menampilkan data barang masuk. Output
Laporan Barang Masuk dapat ditampilkan dengan
memilih periode bulan, status, serta kondisi,
kemudian memilih tombol tampilkan. Laporan dapat
di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika
diperlukan. Desain Output Laporan Barang Masuk
menggunakan tabel Barang Masuk Detail. Desain
Output Laporan Barang Masuk ditunjukan pada
Gambar 10.
Gambar 7. Relasi antar tabel
d.
Rancangan Antar Muka
Rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk
memberikan gambaran mengenai Sistem Informasi
Persediaan Gudang yang dirancang.
Desain Perancangan Form Input Barang Masuk. Input
Barang Masuk berfungsi untuk memasukkan data
Barang Masuk, masukan data akan disimpan pada
Tabel Barang Masuk Detail. Desain perancangan
Form Input Barang Masuk ditunjukkan pada Gambar
8.
Gambar 10. Desain Perancangan Output Laporan
Barang Masuk
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1
Hasil Rancangan dan Implementasi
Form menu utama merupakan tampilan awal program
yang menampilkan menu utama dari aplikasi Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang,
antara lain : Aplikasi, master, transaksi, laporan,
setting, dan window, seperti yang ditunjukkan
Gambar 11.
Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang
Masuk
32
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
ubah, hapus, dan cari data barang keluar. Tampilan
form transaksi barang keluar ditunjukkan pada
Gambar 14.
Gambar 11. Form Menu Utama
Form transaksi barang masuk berfungsi
untuk melihat dan memasukkan data barang yang
diterima pada bagian gudang, dengan kondisi barang
tersebut baru maupun bekas. Tabel basis data yang
digunakan dalam form transaksi barang masuk adalah
tabel barang masuk header. Operasi – operasi pada
form transaksi barang masuk meliputi tambah,
simpan, ubah, hapus, dan cari data barang masuk.
Tampilan form transaksi barang masuk ditunjukkan
pada Gambar 12.
Gambah 14. Form Transaksi Barang Keluar
Laporan barang berfungsi menampilkan data barang
Gudang PJU Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Form laporan
barang ditunjukkan pada Gambar 15. Laporan dapat
di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan
*.pdf jika diperlukan.
Gambar 15. Form Laporan Barang
Gambar 12. Form Transaksi Barang Masuk
User yang akan menambah data barang masuk
memilih tombol [AddNew], kemudian tampil form
input barang masuk, seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 13. Hasil penambahan data barang masuk
tersimpan pada tabel barang masuk detail. Data pada
tabel barang masuk, berfungsi untuk keperluan
pengecekan mutasi barang.
Laporan barang masuk berfungsi menampilkan data
barang masuk. Form laporan barang masuk
ditunjukkan pada Gambar 16. Laporan barang masuk
dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status barang
(baru atau bekas), dan kondisi barang (baik atau
rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export ke
format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 13. Form Input Transaksi Barang Masuk
Gambar 16. Form Laporan Barang Masuk
Form transaksi barang keluar berfungsi untuk melihat
dan memasukkan data barang yang keluar pada
bagian gudang. Tabel basis data yang digunakan
dalam form transaksi barang keluar adalah tabel
barang keluar header. Operasi – operasi pada form
transaksi barang masuk meliputi tambah, simpan,
Laporan rekap barang keluar berfungsi menampilkan
data barang keluar. Form laporan rekap barang keluar
ditunjukkan pada Gambar 17. Laporan rekap barang
keluar dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status
barang (baru atau bekas), dan kondisi barang (baik
33
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
atau rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export
ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 17. Form Laporan Rekap Barang Keluar
Laporan grafik kebutuhan perbulan berfungsi
menampilkan grafik kebutuhan perbulan tiap barang
setiap bulan. Form laporan grafik kebutuhan perbulan
ditunjukkan pada Gambar 18. Laporan grafik
kebutuhan perbulan dapat di filter berdasarkan bulan
dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di export
ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
dapat di cetak maupun di export ke format *.xls,
*.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 20. Laporan Perencanaan Kebutuhan
4.2
Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan secara berurutan yaitu
melalui Form login, mengakses setiap menu dan
pengujian tombol operasi setiap Form. Pengujian
tersebut akan diketahui keluaran (output) yang
dihasilkan dari setiap Form. Prosedur pengujian
Sistem Informasi Persediaan Gudang untuk analisis
kebutuhan barang pada Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang ditunjukkan
pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Pengujian
ID
kasu
s uji
Gambar 18. Laporan Grafik Kebutuhan Perbulan
Laporan pie cart kebutuhan persektor berfungsi
menampilkan pie cart kebutuhan persektor tiap
barang setiap bulan. Form laporan pie cart kebutuhan
persektor ditunjukkan pada Gambar 19. Laporan pie
cart kebutuhan persektor dapat di filter berdasarkan
bulan dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di
export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika
diperlukan.
Fungs
i
Siste
m
Fungsi
Detail
Sistem
ID-1
Login
Login
ID-2
Menge
-lola
master
data
Mena
m-bah
data
Mengu
-bah
data
Mengh
apus
data
Menca
ri data
ID-3
Gambar 19. Laporan Pie Cart Kebutuhan Persektor
Laporan
perencanaan
kebutuhan
berfungsi
menampilkan data perencanaan kebutuhan pada
tahun sebelumnya, Form laporan perencanaan
kebutuhan ditunjukkan pada Gambar 20. Laporan
perencanaan kebutuhan dapat di akses dengan
menentukan tahun anggaran sebelumnya. Laporan
34
ID-4
Menge
-lola
transaksi
(Baran
g
Masuk
dan
Baran
g
Keluar
)
Mena
m-bah
data
Membuat
Mena
mpilka
Mengu
-bah
data
Mengh
apus
data
Menca
ri data
Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesim
pulan
Berhasil
login dan
masuk ke
program
utama.
Data dapat
ditambahka
n
Berhasil
login dan
masuk ke
program
utama.
Data
dapat
ditambahk
an
Data
dapat
diubah
Data
dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuk
an data
Data
dapat
ditambahk
an
Data
dapat
diubah
Data
dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuk
an data
Laporan
dapat
Berhasi
l
Data dapat
diubah
Data dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuka
n data
Data dapat
ditambahka
n
Data dapat
diubah
Data dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuka
n data
Laporan
dapat
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
ID
kasu
s uji
Fungs
i
Siste
m
laporan
Fungsi
Detail
Sistem
n
lapora
n
barang
masuk
dan
barang
keluar
Mena
mpilka
n
lapora
n
Grafik
Kebutu
han
Perbul
an dari
Form
lapora
n
Grafik
Analisa
.
Mena
mpilka
n
lapora
n
perenc
anaan
kebutu
h-an
Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesim
pulan
ditampil-kan
dan dicetak
secara
periode
yang
ditentu-kan
ditampilkan dan
dicetak
Form
laporan
Grafik
Kebutuhan
Perbulan
dapat
menampilka
n laporan
Grafik
Kebutuhan
Perbulan
Laporan
dapat
ditampilkan dan
dicetak
Berhasi
l
Form
laporan
Perencanaa
n
Kebutuhan
dapat
menampilka
n laporan
Perencanaa
n
Kebutuhan
Laporan
dapat
ditampilkan dan
dicetak
Berhasi
l
Berdasarkan Tabel 1, dapat dijelaskan bahwa
pengujian setiap Form master dapat berfungsi dengan
baik. Setiap tombol perintah dapat menghasilkan
output sesuai dengan yang diharapkan. Selain
dilakukan pengujian pada Form master, pengujian
Form transaksi dan Form laporan, juga dilakukan dan
dapat menghasilkan output sesuai dengan yang
diharapkan.
4.3
Pembahasan
Berdasarkan simulasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang selanjutnya dilakukan
pembahasan terhadap sistem berjalan. Pembahasan
dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan
kebutuhan pengguna terhadap informasi yang
didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada
simulasi sistem, pembahasan meliputi :
1.
Kemudahan user (Staff Gudang) dalam
mengelola barang masuk dan barang keluar.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Staff Gudang,
dalam mengelola mutasi barang masuk dan barang
keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi
spreadsheet dengan mengambil data manual book
yang digunakan untuk pencatatan tidaklah efektif.
Kesalahan dapat terjadi pada saat memindahkan data
dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena
ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan
menu transaksi yang terintegrasi antara data barang,
jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk,
dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat
mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar
dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 13 (Form Input Barang Masuk), Gambar 14
(Form Input Barang Keluar). Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang berbeda
dengan sistem lama yang berjalan, karena dapat
memudahkan user (Staff Gudang) dalam mengelola
barang masuk dan barang keluar.
Proses perhitungan laporan barang masuk dan barang
keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi
spreadsheet dengan mengambil data manual book
yang digunakan untuk pencatatan. Kesalahan dapat
terjadi pada saat memindahkan dan menghitung ulang
data dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena
ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan
menu laporan yang terintegrasi antara data barang,
jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk,
dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat
menghitung mutasi barang masuk dan barang keluar
dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada
gambar Gambar 16 (Form Laporan Barang Masuk).
2.
Staff
gudang
dapat
memperoleh
perancangan kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya.
Staff Gudang dalam menentukan stok barang pada
pengadaan pekerjaan pada sistem lama, dilakukan
dengan cara menghitung manual menggunakan data
yang diambil dari manual . Kesalahan dapat terjadi
pada saat menghitung ulang data dari manual book ke
aplikasi spreadsheet karena ketidaktelitian Staff
Gudang. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang menyediakan menu laporan
yang
terintegrasi antara data barang, jumlah barang masuk,
jumlah barang keluar dan perencanaan kebutuhan,
sehingga Staff Gudang dapat menghitung kebutuhan
barang pada tahun selanjutnya dengan lebih akurat,
seperti yang ditunjukkan pada gambar Gambar 20
(Form Laporan Perencanaan Kebutuhan). Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang
berbeda dengan sistem lama yang berjalan, karena
dapat memudahkan user (Staff Gudang) dalam
menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya.
5.
Kesimpulan dan Saran
5.1
Kesimpulan
35
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
Berdasarkan hasil Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1.
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang dapat mempermudah dalam proses
pencatatan barang masuk dan barang keluar. Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat
menghasilkan laporan mutasi barang masuk dan
barang keluar yang cepat dan akurat kepada Kepala
Sie Pemeliharaan dalam melaksanakan tugas.
2.
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang membantu Kepala Sie Pemeliharaan dalam
menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran
berikutnya.
5.2
Saran
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang ini dapat menghasilkan hasil yang
maksimal, ada beberapa saran sebagai berikut :
1.
Membuat export file yang dapat
tersingkronisasi dengan Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang
2.
Sistem Informasi ini dapat dikembangkan
dalam bentuk client/ server, sehingga laporan –
laporan terhadap mutasi barang yang telah dilakukan
oleh Bagian Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat diakses
langsung oleh Kepala Sie Pemeliharaan Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang.
36
Daftar Pustaka :
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
Indrajit,
Richardus
Eko
dan
Richardus
Djokopranoto,2003.
Manajemen
Persediaan;
Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. 2007. Sistem
Informasi Manajemen. Edisi ke-10. Terjemahan
Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta:
Salemba Empat.
McLeod, Raymond dan Schell, George P. 2007.
Sistem Informasi Manajemen. Indonesia : PT.
Macanan Jaya Cemerlang.
O’Brien, James. A. 2005. Pengantar Sistem
Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Jakarta :
Salemba Empat.
Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan
“Aplikasi di Bidang Bisnis”. Jakarta : PT Raja
Grafindo Persada
Ristono, Agus.2009. Manajemen persediaan edisi 1.
Yogyakarta : Graham Ilmu.
-
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG (STUDI KASUS PADA DINAS PENERANGAN
JALAN DAN PENGELOLAAN REKLAME KOTA SEMARANG)
Dessy Setyorini1, Fitro Nur Hakim2
1
Sistem Informasi; 2Teknik Informatika STMIK ProVisi Semarang
1
dessy@valudata.net, 2masfitro@gmail.com
Abstract
Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang needed to replace the old system which is still using
manual processes in documenting tools, materials and the required items of street lighting. Stages of system
development, this information system uses the stages of the System Development Life Cycle (SDLC) for its
development process. The development of this information systems improves the quality and control over
documentation and planning item needs, as well as helping the warehouse department of Dinas Penerangan
Jalan Dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang on the process of recording incoming and outgoing items.
Design of Warehouse Inventory Information System For Analysis and Management at Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang can generate report of incoming and outgoing item's
mutations quickly and accurately to the Head of Maintenance in charge.
Keywords: information system, warehouse, required items, sdlc, Dinas PJPR Kota Semarang
1.
Pendahuluan
Pembangunan sebagai upaya dasar dan terencana,
dalam mengolah dan memanfaatkan sumberdaya dan
teknologi untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat,
idealnya memadukan keseimbangan di bidang sosial,
ekonomi, dan lingkungan dalam pengambilan
keputusan. Kota Semarang sebagai kota metropolitan
yang berkembang memiliki infrastruktur dan sarana
kota dengan berbagai tingkat kualitas dan kuantitas
yang besar, sehingga memerlukan aspek pengelolaan
dalam hal operasional maupun pemeliharaan yang
memadai.
Pertumbuhan ekonomi di Kota Semarang demikian
pesat, salah satu contoh pertumbuhan ekonomi di
Kota Semarang adalah bidang pariwisata yang
terletak di jalan protokol yang ada di Kota Semarang,
yakni Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima
yaitu sepanjang jalan dari Kawasan Simpang Lima
Semarang ke arah selatan sampai dengan perempatan
depan Markas Kepolisian Daerah (Mapolda) Jawa
Tengah. Jalan Pahlawan dan Kawasan Simpang Lima
merupakan kawasan pusat perbelanjaan, perkantoran,
pemerintahan, dan perbankan, hal tersebut tidak lepas
dari adanya peranan Penerangan Jalan Umum (PJU)
sebagai salah satu komponen infrastruktur dalam
mendukung perkembangan ekonomi yang dikelola
oleh Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang. Perkembangan Penerangan
Jalan Umum semakin bertambah baik dari segi
kuantitas maupun ragamnya sehingga memerlukan
aspek pengelolaan yang baik dalam hal pengadaan,
pemeliharaan maupun operasionalnya. Hal ini juga
dipengaruhi kemampuan sumber daya manusia dan
keuangan yang memadai, untuk itu diperlukan
manajemen data yang efektif, efisien dan akurat
untuk pengelolaannya. Bidang Penerangan Jalan
Umum
mempunyai
tugas
merencanakan,
mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan
mengendalikan serta mengevaluasi di bidang
penataan penerangan jalan umum, bidang
pemasangan penerangan jalan umum dan bidang
pemeliharaan penerangan jalan umum.
Saat ini Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang telah melakukan
pendokumentasian alat dan bahan Penerangan Jalan
Umum setiap bulan, seperti: lampu Ballast 150w,
kabel NYM 3 x 1.5mm, tiang PJU Ø 1.5" x 6m
(Med.B), dengan menggunakan program spreadsheet
bahkan secara manual book dalam bentuk hard copy.
Proses dan manajemen pengelolaan alat ini dilakukan
oleh petugas pengelola alat dan bahan yang ada di
bagian gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Kelemahan
dari cara pengelolaan tersebut, berpengaruh terhadap
perencanaan kebutuhan barang pada tahun anggaran
berikutnya adalah membutuhkan waktu yang lama
dan ketepatan dalam perencanaan kebutuhan pada
tahun anggaran berikutnya, karena pengelolaan hanya
dilakukan oleh 1 (satu) orang staff bagian gudang.
Permasalahan lain yaitu sering terlambatnya laporan
barang masuk dan keluar (mutasi barang), yakni
27
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
laporan harus diserahkan pada Kepala Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang pada tanggal 1 setiap bulannya, namun
laporan terlambat hingga 3-4 hari, ketidaksesuaian
antara barang yang masuk dengan barang yang keluar
seperti tersaji dalam Gambar 1.
300
Stok Barang
200
Barang
Keluar
100
0
Menurut
O’Brien
(2005:
p5), sistem informasi adalah suatu kombinasi
teratur apapun dari people (orang), hardware
(perangkat keras), software (piranti lunak), computer
networks dan data communications (jaringan
komunikasi), dan database (basis data) yang
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan
informasi di dalam suatu bentuk organisasi.
Berdasarkan dari beberapa pengertian diatas, dapat
diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah
kombinasi dari beberapa bagian yang saling
terhubung untuk mengelola data sehingga menjadi
informasi yang memiliki karakteristik untuk
keperluan suatu tujuan yang sama.
2.2
Persediaan Barang
2011 2012 2013
Gambar 1. Data Barang Masuk (Ballast 150w) dan
Barang Keluar (Ballast 150w) pada Sektor Genuk,
Gunung Pati, Semarang Barat, Semarang Selatang,
Semarang Tengah, Semarang Timur, dan Semarang
Utara Tahun 2011, 2012, dan 2013
(Sumber : Data Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang Th.2011, 2012,
dan 2013)
Berdasarkan Gambar 1 diketahui bahwa antara stok
barang, yakni stok awal dan barang masuk dibanding
dengan barang keluar, sebagai contoh barang lampu
Ballast 150w pada Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang selama 3 (tiga)
tahun yakni pada tahun 2011, 2012, dan 2013 terjadi
ketidaksesuaian. Pada tahun 2011, terdapat stok
barang sebanyak 207 pcs dengan barang keluar
mencapai 190 pcs. Tahun 2012 terdapat stok barang
sebanyak 213 pcs dengan barang keluar sama banyak,
yakni mencapai 213 pcs. Tahun 2013 terjadi
penambahan stok barang menjadi 255 pcs dan
barang keluar mengalami penurunan, menjadi 180
pcs. Berdasarkan data tersebut, jumlah stok barang
yang dipengaruhi oleh barang masuk dan barang
keluar ini, berpengaruh terhadap perencanaan
anggaran kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya. Stok barang yang terlalu banyak
dibandingkan dengan barang keluar, akan
mengakibatkan pemborosan anggaran.
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Laudon,
Kenneth C.; Laudon, Jane P : 2007: 42).
Menurut Ristono (2009 : 1) persediaan dapat
diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk
digunakan atau dijual pada masa atau periode yang
akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan
baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan
barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan
setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau
dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan
persediaan barang jadi atau barang dagangan
disimpan sebelum dijual atau dipasarkan, dengan
demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan
usaha umumnya memiliki persediaan.
Menurut Rangkuti (2007:2) menyatakan bahwa
persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang
disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang
terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi,
serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan
untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau
pelanggan setiap waktu.
Berdasarkan beberapa pengertian barang persediaan
diatas, dapat disimpulkan bahwa barang persediaan
adalah sejumlah barang atau material yang disimpan
dan juga dikelola agar dapat digunakan kembali
dalam keadaan siap pakai.
2.3
Konsep persedian minimum – maksimum
Beberapa jenis barang tertentu dalam jumlah
minimum sebaiknya tersedia di persediaan, agar
sewaktu-waktu ada yang rusak dapat langsung
diganti. Hal ini dilakukan untuk menjaga
kelangsungan beroperasinya perusahaan atau fasilitas
lain. Barang yang disimpan dalam persediaan juga
jangan terlalu banyak, harus ada maksimumnya, agar
biaya tidak menjadi terlalu mahal, (Indrajit dan
Richardus Djokopranoto, 2003 : 51).
Cara menghitung barang yang dipesan yang akan
digunakan untuk persediaan dapat menggunakan
konsep persediaan minimum – maksimum, menurut
Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003: 52),
sebagai berikut :
Q = Maks - Min
28
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Keterangan :
Q
=
Jumlah yang perlu dipesan untuk
pengisian persediaan kembali
Min
=
Persediaan minimum, yaitu jumlah
pemakaian selama waktu pemesanan atau pembelian,
yang dihitung dari perkalian antara waktu pemesanan
(dalam satuan waktu) dan pemakaian rata-rata (dalam
satuan waktu) ditambah dengan persediaan
pengaman.
= (K x W) + S
Maks =
Persediaan
maksimum,
yaitu
jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan
dalam persediaan, yang dihitung dari jumlah
pemakaian selama 2 x waktu pemesanan, yaitu
perkalian antara 2 x waktu pemesanan dan pemakaian
rata-rata selama satuan waktu tertentu.
= 2 (K xW)
K
=
Pemakaian barang rata-rata per
satuan waktu (biasanya bulan)
W
=
Waktu pemesanan dalam satuan
waktu (biasanya bulan)
S
=
Jumlah persediaan pengaman
2.4
Metode Pengembangan Sistem
Menurut McLeod (2007:187) pola sirkulasi
dari Siklus Hidup Sistem, masalah didefinisikan
dalam tahap perencanaan dan analisis, kemudian
solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi dalam
tahap desain. Tahap selanjutnya, solusi terbaik
diimplementasikan dan digunakan. Selama tahap
penggunaan, umpan balik informasi dikumpulkan
untuk melihat seberapa baik sistem dapat
memecahkan masalah yang dihadapi. SDLC (System
Development Life Cycle ) dibagi menjadi beberapa
tahapan, yaitu :
1.
Tahapan Perencanaan Sistem (System
Planning)
Tahapan perencanaan sistem dilakukan oleh
Software Developer dengan mempelajari konsep
sistem yang diinginkan oleh pihak manajemen. Selain
itu juga harus memperhatikan aspek – aspek lain
yang berkaitan dengan sistem, antara lain :
identifikasi data dan Informasi, identifikasi pelaku
bisnis, identifikasi masalah yang ada, menentukan
tujuan sistem baik yang terkait secara langsung
maupun tidak dengan sistem Informasi yang akan
dibangun. Manajer, non manajer dan elemen –
elemen dalam perusahaan sangat berperan dalam
mengenali berbagai masalah yang ada dalam suatu
perusahaan.
2.
Tahap Analisis Sistem (System Analysis)
Tahap analisis sistem merupakan telaah atas
sistem berjalan dengan tujuan untuk mendesain
sistem baru atau menyempurnakan sistem lama.
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem
merupakan penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.
Tahapan Perancangan Sistem (System
Design)
Tahap perancangan sistem merupakan
penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem
yang baru. Pada langkah ini dilakukan pembuatan
blueprint sistem. Hanif Al Fatta (2007:103)
menyatakan beberapa hal yang akan dilakukan pada
desain sistem, meliputi :
a.
Pemodelan proses (process modelling)
Pemodelan proses adalah cara formal untuk
menggambarkan bagaimana sistem beroperasi dan
mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan
dan bagaimana data berpindah di antara aktivitasaktivitas tersebut. Adapun cara pemodelan proses
menggunakan use case dan activity diagram.
b.
Pemodelan
data
(data
modelling)
Pemodelan data adalah cara formal untuk
menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan
dalam suatu sistem. Model ini menunjukkan orang,
tempat, atau benda dimana data diambil dan
hubungan antar data tersebut. Adapun cara
pemodelan data menggunakan Entity Relationship
Diagram (ERD).
c.
Desain antar muka (interface design) Desain
antar muka bertujuan untuk mengetahui seperti apa
tampilan dari suatu sistem ketika perangkat lunak
tersebut dikembangkan.
4.
Tahap
Penerapan
Sistem
(System
Implementation)
Tahap implementasi sistem merupakan
penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem
yang baru. Jogiyanto (2005:445) menyatakan tahap
implementasi sistem terdiri dari beberapa kegiatan
sebagai berikut :
a.
Mempersiapkan rencana implementasi
Implementasi sistem sangat ditentukan oleh
perencanaan yang dibuat. Meskipun suatu sistem
akuntansi telah dirancang dengan baik, namun
sebagian besar sukses pengembangan sistem
ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan
implementasi sistem disusun dan dilaksanakan.
Rencana implementasi terdiri dari pekerjaan
implementasi, tanggal penyelesaian, perkiraan biaya,
dan orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap
pekerjaan. Rencana tersebut juga menyebutkan saat
proyek tersebut harus selesai dan kapan sistem harus
beroperasi.
b.
Melakukan kegiatan implementasi.
1.
Memilih dan melatih personel.
Karyawan dapat dipekerjakan dari luar atau
dipindahkan secara internal. Mempekerjakan dari
dalam organisasi adalah alternatif yang lebih murah
dan lebih efektif karena para pegawai lebih
memahami bisnis dan kegiatan organisasi.
29
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
2.
Memilih dan mempersiapkan tempat dan
lokasi sistem
Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan harus
dimulai dengan baik sebelum tanggal pemasangan
sistem.
3.
Menguji sistem.
Pengujian sistem mempunyai 3 bentuk umum, yaitu:
a)
Peninjauan langsung adalah tinjauan
pertahap atas logika prosedur atau program. Tim
pengembang dan para pemakai sistem melakukan
peninjauan langsung di awal desain sistem. Fokusnya
adalah input, file, output, dan arus data dari
organisasi.
b)
Pemrosesan transaksi uji, menetapkan
apakah program beroperasi seperti yang diharapkan.
Data yang valid dan salah diproses untuk menetapkan
apakah transaksi ditangani dengan benar dan
kesalahan dideteksi serta ditangani dengan tepat.
c)
Uji penerimaan menggunakan beberapa
salinan dari transaksi dan catatan file sesungguhnya,
bukan menggunakan salinan buatan.
c.
Melakukan konversi sistem lama ke sistem
baru.
5.
Tahap Penggunaan dan Perawatan Sistem
(System Maintenance)
Perawatan bertujuan agar sistem Informasi
yang telah diimplementasikan dapat mengikuti
perkembangan dan perubahan yang ada sehingga
tujuan pengembangan sistem Informasi tetap dapat
dicapai. Tahap ini meliputi perbaikan errors,
modifikasi sistem, dan penyempurnaan sistem.
2.5
Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Budi
Mochamad Noviandi, Dini Destiani, dan Partono
pada tahun 2012 dengan judul Perancangan Sistem
Informasi Inventori Barang Di Bank Sampah Garut.
Hasil dari penelitian ini adalah mempermudah
pekerjaan kepala gudang dalam pengaksesan data
barang, dan pembuatan laporan barang masuk dan
keluar barang, serta laporan penjualan barang di Bank
Sampah Garut.
Yuhendra, MT , Dr.Eng, dan Rendi Poerwanta pada
tahun 2013 juga melakukan penelitian yang berjudul
Perancangan Sistem Inventory Spare Parts Mobil
pada CV. Auto Parts Toyota Berbasis Aplikasi Java.
Penelitian tersebut menghasilkan stok data
persediaan barang, pencatatan keluar-masuk barang
oleh staf CV. Autopart Toyota dapat dilakukan
dengan terstruktur sehingga stok barang tercatat
dengan tepat melalui aplikasi ini.
Perbedaan penelitian yang akan dilakukan oleh
penulis saat ini dengan penelitian sebelumnya yaitu
pada penelitian sebelumnya aplikasi yang dihasilkan
hanya menghasilkan laporan stok, barang masuk dan
barang keluar, sedangkan pada penelitian yang akan
dilakukan oleh penulis, aplikasi yang akan dirancang
selain menghasilkan laporan barang masuk dan
barang keluar serta mutasi stok yang bisa
30
dikelompokkan berdasarkan bulan, barang maupun
sektor, juga terdapat grafik stok yang digunakan
untuk analisis persediaan barang pada tahun
berikutnya.
3.
Metode Perancangan Sistem
Metode perancangan sistem yang akan digunakan
dalam penelitian perancangan sistem informasi
persediaan gudang untuk analisis kebutuhan barang
menggunakan metode Software Development Life
Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut :
1.
Tahapan Perencanaan Sistem (System
Planning)
Pada tahap perancangan sistem, peneliti mencoba
memahami permasalahan yang muncul dan
mendefinisikannya secara rinci, mengidentifikasi
data – data yang terdapat pada bagian gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang, mengidentifikasi pelaku bisnis (pihak
terkait), kemudian membentuk tujuan pembuatan
sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya.
2.
Tahap Analisis Sistem (System Analysis)
Pada tahap analisis sistem, penulis akan menganalisis
permasalahan lebih mendalam, adapun kegiatan yang
akan dilakukan pada tahap ini yaitu :
a.
Analisis Data dan Informasi
Data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, antara
lain: Data nama barang, data kategori barang, data
merk barang, data sektor, data stok awal barang, data
petugas gudang, data kepala sie pemeliharaan
gudang. Informasi yang dibutuhkan dalam penelitian
ini, antara lain: Laporan barang masuk, laporan
barang keluar, laporan mutasi barang masuk dan
barang keluar, laporan stok barang
b.
Analisis Sitem Lama
Menggambarkan sistem pengelolaan barang masuk
dan barang keluar yang berjalan saat ini dengan use
case dan activity diagram. tahap yang di kerjakan
adalah melakukan analisis pada sistem yang lama
atau sistem yang sudah berjalan, hal ini untuk
menemukan kelemahan sistem yang lama sehingga
timbul usulan sistem yang baru sebagai solusi
permasalahan sistem yang lama.
3.
Tahapan Perancangan Sistem (System
Design)
Pada tahap perancangan sistem, penulis akan
menentukan proses dan kebutuhan data yang
diperlukan pada sistem yang baru.
a.
Diagram Bussines Use Case Sistem Baru
Pada Sistem Informasi Persediaan Gudang dibagi
menjadi 2 (dua) bagian kerja, yaitu : Staff Gudang
dan Kepala Sie Pemeliharaan
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Memonitoring dan mengev aluasi mutasi
barang masuk dan barang k eluar
Menambah Mast er Data Kategori
Mengubah Master Dat a Kat egori
Menghapus Mast er Data Kategori
Mengelola master data
Menambah Mast er Data Merk
Mengubah Master Dat a Merk
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Merk
Login
Mengelola mutasi barang masuk dan barang
k eluar
Menambah Mast er Data Barang
Mengubah Master Dat a Barang
Mengelola dan membuat laporan
Gambar 2. Bussines Use Case Sistem Baru
Pada Gambar 2. Semua bagian kerja terkait
mempunyai hak akses yang telah di tentukan pada
awal setup Aplikasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang, dan di haruskan login agar dapat
menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang.
b.
Diagram Use Case Sistem Baru
Pada diagram Use Case Kepala Sie Pemeliharaan,
seorang Kepala Sie Pemeliharaan mempunyai fungsi
memonitoring dan mengevaluasi kegiatan sesuai
dengan kegiatan yang telah ditentukan pada Bagian
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang seperti Gambar 3.
Memonitoring mutasi barang masuk dan
barang k eluar
Kepala Sie Pemeliharaan
Login
Staff Gudang
Menghapus Mast er Data Barang
Login
Menambah Mast er Data Sekt or
Mengubah Master Dat a Sektor
Menghapus Mast er Data Sekt or
Menambah Mast er Data St ok Aw al
Mengubah Master Dat a St ok Awal
Menambah Mast er Data Pet ugas
Gudang
Menambah Mast er Data Kepala Sie
Pemeliharaan
Gambar 4. Use Case Staff Gudang Sistem Baru
Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola
mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem
baru, seorang Staff Gudang mempunyai fungsi
menambah data barang masuk, mengubah data
barang masuk, menghapus data barang masuk,
menambah data barang keluar, mengubah data barang
keluar, menghapus data barang keluar, pada Bagian
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang seperti Gambar 5.
Mengevaluasi mutasi barang masuk dan
barang k eluar
Menambah Data Barang Masuk
Gambar 3Use Case Kepala Sie Pemeliharaan pada
sistem baru
Mengubah Data Barang Masuk
Menghapus Data Barang Masuk
Pada diagram Use Case Staff Gudang – Mengelola
Master Data, seorang Staff Gudang mempunyai
fungsi menambah, mengubah, menghapus master
data kategori. Menambah, mengubah, menghapus
master data merk. Menambah, mengubah,
menghapus master data barang. Menambah,
mengubah,
menghapus master data sektor.
Menambah, mengubah master data stok awal.
Menambah master data Petugas Gudang (Staff
Gudang). Menambah master data Kepala Sie
Pemeliharaan seperti Gambar 4.
Login
Staff Gudang
Menambah Data Barang Keluar
Mengubah Data Barang Keluar
Menghapus Data Barang Keluar
Gambar 5. Use Case Staff Gudang – Mengelola
mutasi barang masuk dan barang keluar pada sistem
baru
Pada diagaram Use Case Staff Gudang - Mengelola
laporan pada sistem baru, seorang Staff Gudang
mempunyai fungsi mencetak laporan kategori barang,
mencetak laporan master barang, mencetak laporan
mutasi barang masuk, mencetak laporan mutasi
barang keluar, mencetak laporan stok barang,
mencetak laporan barang tiap sektor, mencetak grafik
analisa kebutuhan barang, mencetak laporan
perencanaan kebutuhan barang tiap tahun,
ditunjukkan Gambar 6.
31
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
Desain Perancangan Form Input Barang Keluar. Input
Barang Keluar berfungsi untuk memasukkan data
Barang Keluar, masukan data akan disimpan pada
Tabel Barang Keluar Detail. Desain perancangan
Form Input Barang Keluar ditunjukkan pada Gambar
9.
Mencetak Laporan Kategori
Barang
Mencetak Laporan Master Barang
Mencetak Laporan Mutasi Barang
Masuk
Mencetak Laporan Mutasi Barang
Keluar
Login
Staff Gudang
Mencetak Laporan Stok Barang
Mencetak Laporan Barang Tiap
Sektor
Mencetak Grafik Analisa Kebutuhan
Barang
Mencetak Laporan Perencanaan
Kebutuhan Barang Tiap Tahun
Gambar 6. Use Case Staff Gudang – Mengelola
laporan pada sistem baru
c.
Relasi Antar Tabel
Hubungan antar tabel pada Sistem Informasi
Persediaan Gudang yang saling berelasi, digunakan
untuk mendukung kelancaran pengolahan data,
seperti yang ditampilkan pada Gambar 7.
Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang
Keluar
Desain Perancangan Output Laporan Barang Masuk.
Fungsi Output Laporan Barang Masuk digunakan
untuk menampilkan data barang masuk. Output
Laporan Barang Masuk dapat ditampilkan dengan
memilih periode bulan, status, serta kondisi,
kemudian memilih tombol tampilkan. Laporan dapat
di export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika
diperlukan. Desain Output Laporan Barang Masuk
menggunakan tabel Barang Masuk Detail. Desain
Output Laporan Barang Masuk ditunjukan pada
Gambar 10.
Gambar 7. Relasi antar tabel
d.
Rancangan Antar Muka
Rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk
memberikan gambaran mengenai Sistem Informasi
Persediaan Gudang yang dirancang.
Desain Perancangan Form Input Barang Masuk. Input
Barang Masuk berfungsi untuk memasukkan data
Barang Masuk, masukan data akan disimpan pada
Tabel Barang Masuk Detail. Desain perancangan
Form Input Barang Masuk ditunjukkan pada Gambar
8.
Gambar 10. Desain Perancangan Output Laporan
Barang Masuk
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1
Hasil Rancangan dan Implementasi
Form menu utama merupakan tampilan awal program
yang menampilkan menu utama dari aplikasi Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang,
antara lain : Aplikasi, master, transaksi, laporan,
setting, dan window, seperti yang ditunjukkan
Gambar 11.
Gambar 8. Desain Perancangan Form Input Barang
Masuk
32
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
ubah, hapus, dan cari data barang keluar. Tampilan
form transaksi barang keluar ditunjukkan pada
Gambar 14.
Gambar 11. Form Menu Utama
Form transaksi barang masuk berfungsi
untuk melihat dan memasukkan data barang yang
diterima pada bagian gudang, dengan kondisi barang
tersebut baru maupun bekas. Tabel basis data yang
digunakan dalam form transaksi barang masuk adalah
tabel barang masuk header. Operasi – operasi pada
form transaksi barang masuk meliputi tambah,
simpan, ubah, hapus, dan cari data barang masuk.
Tampilan form transaksi barang masuk ditunjukkan
pada Gambar 12.
Gambah 14. Form Transaksi Barang Keluar
Laporan barang berfungsi menampilkan data barang
Gudang PJU Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang. Form laporan
barang ditunjukkan pada Gambar 15. Laporan dapat
di cetak maupun di export ke format *.xls, *.doc, dan
*.pdf jika diperlukan.
Gambar 15. Form Laporan Barang
Gambar 12. Form Transaksi Barang Masuk
User yang akan menambah data barang masuk
memilih tombol [AddNew], kemudian tampil form
input barang masuk, seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 13. Hasil penambahan data barang masuk
tersimpan pada tabel barang masuk detail. Data pada
tabel barang masuk, berfungsi untuk keperluan
pengecekan mutasi barang.
Laporan barang masuk berfungsi menampilkan data
barang masuk. Form laporan barang masuk
ditunjukkan pada Gambar 16. Laporan barang masuk
dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status barang
(baru atau bekas), dan kondisi barang (baik atau
rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export ke
format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 13. Form Input Transaksi Barang Masuk
Gambar 16. Form Laporan Barang Masuk
Form transaksi barang keluar berfungsi untuk melihat
dan memasukkan data barang yang keluar pada
bagian gudang. Tabel basis data yang digunakan
dalam form transaksi barang keluar adalah tabel
barang keluar header. Operasi – operasi pada form
transaksi barang masuk meliputi tambah, simpan,
Laporan rekap barang keluar berfungsi menampilkan
data barang keluar. Form laporan rekap barang keluar
ditunjukkan pada Gambar 17. Laporan rekap barang
keluar dapat di filter berdasarkan bulan, tahun, status
barang (baru atau bekas), dan kondisi barang (baik
33
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
atau rusak). Laporan dapat di cetak maupun di export
ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 17. Form Laporan Rekap Barang Keluar
Laporan grafik kebutuhan perbulan berfungsi
menampilkan grafik kebutuhan perbulan tiap barang
setiap bulan. Form laporan grafik kebutuhan perbulan
ditunjukkan pada Gambar 18. Laporan grafik
kebutuhan perbulan dapat di filter berdasarkan bulan
dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di export
ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
dapat di cetak maupun di export ke format *.xls,
*.doc, dan *.pdf jika diperlukan.
Gambar 20. Laporan Perencanaan Kebutuhan
4.2
Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan secara berurutan yaitu
melalui Form login, mengakses setiap menu dan
pengujian tombol operasi setiap Form. Pengujian
tersebut akan diketahui keluaran (output) yang
dihasilkan dari setiap Form. Prosedur pengujian
Sistem Informasi Persediaan Gudang untuk analisis
kebutuhan barang pada Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang ditunjukkan
pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Pengujian
ID
kasu
s uji
Gambar 18. Laporan Grafik Kebutuhan Perbulan
Laporan pie cart kebutuhan persektor berfungsi
menampilkan pie cart kebutuhan persektor tiap
barang setiap bulan. Form laporan pie cart kebutuhan
persektor ditunjukkan pada Gambar 19. Laporan pie
cart kebutuhan persektor dapat di filter berdasarkan
bulan dan tahun. Laporan dapat di cetak maupun di
export ke format *.xls, *.doc, dan *.pdf jika
diperlukan.
Fungs
i
Siste
m
Fungsi
Detail
Sistem
ID-1
Login
Login
ID-2
Menge
-lola
master
data
Mena
m-bah
data
Mengu
-bah
data
Mengh
apus
data
Menca
ri data
ID-3
Gambar 19. Laporan Pie Cart Kebutuhan Persektor
Laporan
perencanaan
kebutuhan
berfungsi
menampilkan data perencanaan kebutuhan pada
tahun sebelumnya, Form laporan perencanaan
kebutuhan ditunjukkan pada Gambar 20. Laporan
perencanaan kebutuhan dapat di akses dengan
menentukan tahun anggaran sebelumnya. Laporan
34
ID-4
Menge
-lola
transaksi
(Baran
g
Masuk
dan
Baran
g
Keluar
)
Mena
m-bah
data
Membuat
Mena
mpilka
Mengu
-bah
data
Mengh
apus
data
Menca
ri data
Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesim
pulan
Berhasil
login dan
masuk ke
program
utama.
Data dapat
ditambahka
n
Berhasil
login dan
masuk ke
program
utama.
Data
dapat
ditambahk
an
Data
dapat
diubah
Data
dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuk
an data
Data
dapat
ditambahk
an
Data
dapat
diubah
Data
dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuk
an data
Laporan
dapat
Berhasi
l
Data dapat
diubah
Data dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuka
n data
Data dapat
ditambahka
n
Data dapat
diubah
Data dapat
dihapus
Sistem
dapat
menemuka
n data
Laporan
dapat
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
Berhasi
l
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN GUDANG UNTUK
ANALISIS KEBUTUHAN BARANG
ID
kasu
s uji
Fungs
i
Siste
m
laporan
Fungsi
Detail
Sistem
n
lapora
n
barang
masuk
dan
barang
keluar
Mena
mpilka
n
lapora
n
Grafik
Kebutu
han
Perbul
an dari
Form
lapora
n
Grafik
Analisa
.
Mena
mpilka
n
lapora
n
perenc
anaan
kebutu
h-an
Hasil yang
diharapkan
Hasil
Pengujian
Kesim
pulan
ditampil-kan
dan dicetak
secara
periode
yang
ditentu-kan
ditampilkan dan
dicetak
Form
laporan
Grafik
Kebutuhan
Perbulan
dapat
menampilka
n laporan
Grafik
Kebutuhan
Perbulan
Laporan
dapat
ditampilkan dan
dicetak
Berhasi
l
Form
laporan
Perencanaa
n
Kebutuhan
dapat
menampilka
n laporan
Perencanaa
n
Kebutuhan
Laporan
dapat
ditampilkan dan
dicetak
Berhasi
l
Berdasarkan Tabel 1, dapat dijelaskan bahwa
pengujian setiap Form master dapat berfungsi dengan
baik. Setiap tombol perintah dapat menghasilkan
output sesuai dengan yang diharapkan. Selain
dilakukan pengujian pada Form master, pengujian
Form transaksi dan Form laporan, juga dilakukan dan
dapat menghasilkan output sesuai dengan yang
diharapkan.
4.3
Pembahasan
Berdasarkan simulasi Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang selanjutnya dilakukan
pembahasan terhadap sistem berjalan. Pembahasan
dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan
kebutuhan pengguna terhadap informasi yang
didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada
simulasi sistem, pembahasan meliputi :
1.
Kemudahan user (Staff Gudang) dalam
mengelola barang masuk dan barang keluar.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Staff Gudang,
dalam mengelola mutasi barang masuk dan barang
keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi
spreadsheet dengan mengambil data manual book
yang digunakan untuk pencatatan tidaklah efektif.
Kesalahan dapat terjadi pada saat memindahkan data
dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena
ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan
menu transaksi yang terintegrasi antara data barang,
jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk,
dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat
mengelola mutasi barang masuk dan barang keluar
dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 13 (Form Input Barang Masuk), Gambar 14
(Form Input Barang Keluar). Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang berbeda
dengan sistem lama yang berjalan, karena dapat
memudahkan user (Staff Gudang) dalam mengelola
barang masuk dan barang keluar.
Proses perhitungan laporan barang masuk dan barang
keluar dilakukan dengan menggunakan aplikasi
spreadsheet dengan mengambil data manual book
yang digunakan untuk pencatatan. Kesalahan dapat
terjadi pada saat memindahkan dan menghitung ulang
data dari manual book ke aplikasi spreadsheet karena
ketidaktelitian Staff Gudang. Sistem Informasi
Persediaan Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang menyediakan
menu laporan yang terintegrasi antara data barang,
jumlah, barang yang masuk, tanggal barang masuk,
dengan barang masuk, sehingga Staff Gudang dapat
menghitung mutasi barang masuk dan barang keluar
dengan lebih mudah seperti yang ditunjukkan pada
gambar Gambar 16 (Form Laporan Barang Masuk).
2.
Staff
gudang
dapat
memperoleh
perancangan kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya.
Staff Gudang dalam menentukan stok barang pada
pengadaan pekerjaan pada sistem lama, dilakukan
dengan cara menghitung manual menggunakan data
yang diambil dari manual . Kesalahan dapat terjadi
pada saat menghitung ulang data dari manual book ke
aplikasi spreadsheet karena ketidaktelitian Staff
Gudang. Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang menyediakan menu laporan
yang
terintegrasi antara data barang, jumlah barang masuk,
jumlah barang keluar dan perencanaan kebutuhan,
sehingga Staff Gudang dapat menghitung kebutuhan
barang pada tahun selanjutnya dengan lebih akurat,
seperti yang ditunjukkan pada gambar Gambar 20
(Form Laporan Perencanaan Kebutuhan). Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang
berbeda dengan sistem lama yang berjalan, karena
dapat memudahkan user (Staff Gudang) dalam
menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran
selanjutnya.
5.
Kesimpulan dan Saran
5.1
Kesimpulan
35
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN:2087-0868, Volume 7 Nomor 2 September 2016
Berdasarkan hasil Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1.
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang dapat mempermudah dalam proses
pencatatan barang masuk dan barang keluar. Sistem
Informasi Persediaan Gudang Dinas Penerangan
Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat
menghasilkan laporan mutasi barang masuk dan
barang keluar yang cepat dan akurat kepada Kepala
Sie Pemeliharaan dalam melaksanakan tugas.
2.
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang membantu Kepala Sie Pemeliharaan dalam
menentukan kebutuhan barang pada tahun anggaran
berikutnya.
5.2
Saran
Sistem Informasi Persediaan Gudang Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang ini dapat menghasilkan hasil yang
maksimal, ada beberapa saran sebagai berikut :
1.
Membuat export file yang dapat
tersingkronisasi dengan Sistem Informasi Persediaan
Gudang Dinas Penerangan Jalan dan Pengelolaan
Reklame Kota Semarang
2.
Sistem Informasi ini dapat dikembangkan
dalam bentuk client/ server, sehingga laporan –
laporan terhadap mutasi barang yang telah dilakukan
oleh Bagian Gudang Dinas Penerangan Jalan dan
Pengelolaan Reklame Kota Semarang dapat diakses
langsung oleh Kepala Sie Pemeliharaan Dinas
Penerangan Jalan dan Pengelolaan Reklame Kota
Semarang.
36
Daftar Pustaka :
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI.
Indrajit,
Richardus
Eko
dan
Richardus
Djokopranoto,2003.
Manajemen
Persediaan;
Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. 2007. Sistem
Informasi Manajemen. Edisi ke-10. Terjemahan
Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta:
Salemba Empat.
McLeod, Raymond dan Schell, George P. 2007.
Sistem Informasi Manajemen. Indonesia : PT.
Macanan Jaya Cemerlang.
O’Brien, James. A. 2005. Pengantar Sistem
Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Jakarta :
Salemba Empat.
Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan
“Aplikasi di Bidang Bisnis”. Jakarta : PT Raja
Grafindo Persada
Ristono, Agus.2009. Manajemen persediaan edisi 1.
Yogyakarta : Graham Ilmu.
-