11 BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SIS
BAB 4
USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI
4.1
Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Strategi Bisnis
Strategi SI/TI
Meningkatkan kualitas layanan, yaitu 1. Mengembangkan
SIMaP
dalam hal program, tenaga pelatih, dan
Informasi
hubungan
yang mengintegrasikan seluruh bagian
dengan
pemasok
dan
pelanggan.
Manajemen
(Sistem
Perusahaan)
perusahaan agar pelayanan dan kinerja
perusahaan menjadi lebih baik.
2. Mengembangkan
sistem
informasi
yang dapat menjaga dan mengelola
hubungan baik dengan pelanggan,
yaitu
dengan
CRM
(Customer
Relationship Management).
3. Mengembangkan sistem yang dapat
memberikan informasi dan menerima
informasi
kepada
pelanggan,
melakukan registrasi, dan transaksi
secara online, tanpa harus tatap muka,
yaitu dengan portal online.
111
112
Menggapai pelanggan-pelanggan baik di Menerapkan sistem registrasi online yang
Jakarta maupun yang berada di daerah dapat
diakses
melalui
web,
yang
atau kota besar selain Jakarta yang memungkinkan pelanggan untuk dapat
memiliki potensi pasar, secara lebih luas mengakses pedaftaran mereka tanpa harus
lagi.
tatap muka di kantor AKLTG.
Terus melakukan riset terhadap pasar dan Mengembangkan sistem informasi yang
inovasi dalam mengembangkan program- yang dapat membantu manajemen atas
program baru yang dapat menjawab dalam pengambilan keputusan strategis,
kebutuhan pasar terkini.
yaitu
EIS
(Executive
Information
System).
Menjalin kerja sama dengan sekolah
maupun organisasi untuk mengenalkan
dan mempromosikan program-program
mereka.
Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Pengembangan sistem yang diusulkan
Di era bisnis yang semakin global ini, kebanyakan perusahaan dituntut untuk
dapat memiliki kinerja dan kemampuan bersaing yang lebih baik dengan tetap
berpedoman kepada strategi dan sasaran bisnisnya. Hal ini dikarenakan perusahaan
semakin hari dihadapkan dengan situasi persaingan yang semakin ketat, di mana
perusahaan harus tetap mempertahanakan bahkan meningkatkan kinerja mereka agar
113
dapat tetap unggul dan bersaing. Selain itu inovasi dan kemampuan membaca serta
menjawab kebutuhan pasar pun menjadi kunci utama memenangkan persaingan,
karena dengan demikian perusahaan dapat menjadi unggul, unik, inovatif, dan
terdepan.
Oleh karena itu, AKLTG selaku perusahaan yang ingin terus meningkatkan
kinerja dan melakukan inovasi memerlukan suatu perencanaan yang matang dalam
hal perumusan dan perencanaan strategis pada bisnis (organisasi, manajemen, dan
SDM) yang mereka jalankan, sehingga perusahaan dapat menjadi perusahaan yang
unggul, unik, inovatif, dan terdepan.
Berdasarkan hasil analisis pada bab III, sistem informasi yang ada pada
AKLTG saat ini belum optimal. Ini dikarenakan belum terintegrasinya sistem yang
ada di masing-masing unit bisnis. Untuk itu SI yang ada sekarang harus
dikembangkan lebih lanjut. Selain itu, SI yang bersifat strategis juga perlu
dikembangkan dalam strategi bisnis perusahaan ke depan. Oleh karena itu kami
mengusulkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMP) yang dapat
memproses dan mengintegrasikan alur proses bisnis secara menyeluruh, yaitu dalam
hal pemrosesan bisnis, pelayanan terhadap pelanggan (baik sebelum maupun sesudah
program), pendukung keputusan, dan pelaporan, untuk memperoleh informasi yang
akurat, tepat, dan cepat. Selain itu, kami juga mengusulkan Customer Relationship
Management (CRM) untuk merangkul pelanggan potensial yang ada dan menganalisa
kebutuhan pasar yang dapat membantu riset untuk inovasi perusahaan. Namun
khusus untuk website utama AKLTG yang telah ada hanya akan dikembangkan
114
sebagai media informasi umum terkait dengan perusahaan, terlepas dari
deiusulkannya modul registrasi online pada SIMaP.
4.2
Strategi SI
Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan
sebagai pendukung kegiatan bisnis perusahaan, berkaitan dengan visi dan misi
perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang
termasuk dalam kategori IS Strategy:
4.2.1
Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMaP)
Modul:
1. Modul Pendaftaran dan Pembayaran
Modul ini mencatat data dan informasi yang terkait dengan pendaftaran
pelanggan, transaksi yang dilakukannya, dan pengalokasian sumber daya
manusia (pelatih) yang akan dilibatkan dalam program. Pendaftaran dan
transaksi pelanggan dicatat oleh bagian administrasi, yang kemudian akan
diolah menjadi rincian data pelanggan, program diikutinya, dan
pembayaran. Untuk pendataan alokasi pelatih akan berupa penjadwalan,
penetapan jumlah tenaga yang diperlukan, dan penempatan pelatih dengan
program yang terkait.
Dalam modul pendaftaran dan pembayaran ini, terdapat 2 model
pendaftaran. Pertama, pelanggan dapat langsung datang ke kantor AKLTG
115
terdekat dan melakukan pendaftaran dan pembayaran. Kedua, pelanggan
melakukan pendaftaran melalui website. Kedua model pendaftaran ini
sama-sama akan dikelola oleh modul pendaftaran yang sama.
Modul ini mencakup:
•
Registrasi pelanggan/peserta program.
•
Mencatat transaksi pembayaran pelangan.
•
Membuat detil laporan pembayaran, yang akan diteruskan ke bagian
keuangan untuk dibukukan.
•
Membuat laporan penjualan.
•
Membuat jadwal pelatih yang akan ditugaskan pada program,
termasuk dengan penetapan jumlah dan alokasi penempatan program.
2. Modul Pemasaran
Modul ini mencatat pendaftaraan pelanggan dan pembayaran yang
dilakukan pada saat pelaksanaan seminar. Pendataan dilakukan oleh sub
bagian pemasaran yaitu bagian penjualan, yang akan diolah menjadi
rincian data pelanggan, program yang diikuti, dan pembayaran, yang
kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk diproses lebih lanjut.
Selain itu, modul ini juga akan mendata informasi yang diberikan oleh
pelanggan, misalnya berupa keluhan, kritik, saran, dan harapan ke depan.
Modul ini mencakup :
•
Registrasi pelanggan/peserta program.
•
Mencatat dan mengelola data program pemasaran.
116
•
Mencatat dan mengelola umpan balik dari pelanggan.
3. Modul Keuangan
Modul ini berfungsi untuk mengolah semua transaksi yang berasal dari
semua kegiatan yang terjadi di modul-modul yang lain. Nantinya akan
dihasilkan laporan keuangan akhir yang akan digunakan oleh pihak
manajemen untuk menganalisis kondisi keuangan perusahaan.
Modul ini mencakup:
•
Laporan laba rugi.
•
Laporan jurnal umum.
•
Laporan posisi keuangan.
•
Laporan arus kas.
•
Pengaturan rencana anggaran perusahaan.
•
Pengaturan kode akun.
•
Analisa rasio keuangan.
•
Laporan hutang dan piutang.
4. Modul Personalia
Modul ini berfungsi untuk manajemen dan pengelolaan data kepegawaian.
Modul ini mencatat dan mengelola data lengkap seluruh karyawan yang
ada di lingkungan perusahaan, melakukan perhitungan penggajian dan
absensi (yang secara otomatis tercatat melalui perangkat fingerprint).
Modul ini juga mendata karyawan yang telah direkrut oleh bagian
personalia.
117
Modul ini mencakup:
•
Data pegawai.
•
Informasi kenaikan gaji dan pangkat berkala.
•
Mendata perhitungan penggajian.
•
Mendata karyawan baru.
•
Mengupdate data karyawan.
•
Membuat laporan kinerja karyawan.
•
Membuat laporan penggajian karyawan.
•
Membuat laporan mengenai absensi karyawan.
5. Modul Operasional
Modul ini berfungsi untuk membantu kegiatan operasional, seperti
pendataan tempat pelaksanaan program (jadwal dan lokasi) dan
pembayaran tempat, pendataan inventaris kantor, pendataan pemasok, dan
pengelolaan laporan pembelian.
Modul ini mencakup:
•
•
•
•
•
Mendata inventaris kantor.
Mendata pemasok.
Mengelola laporan pembelian.
Mendata informasi mengenai tempat pelaksanaan program.
Mencatat transaksi pembayaran tempat, untuk selanjutnya diberikan
kepada bagian keuangan untuk pembuatan laporan.
118
6. Modul Pelatih
Modul ini berfungsi untuk mengelola data dan informasi seputar tenaga
kepelatihan, yaitu pengalokasian tenaga pelatih dengan jadwal program,
pendataan
hasil
program yang
diikuti
peserta,
dan
permintaan
pengembangan (pendidikan/pelatihan) bagi para pelatih itu sendiri.
•
•
•
Mendata alokasi, jumlah dan jadwal pelatih ke dalam program.
Mendata program pelatihan/pendidikan tersendiri untuk pelatih.
Mendata dan melakukan validasi data/informasi hasil program yang
diikuti oleh peserta.
7. Modul EIS (Executive Information System)
Modul ini berfungsi untuk menghasilkan laporan-laporan statistik, harian,
bulanan, grafik, dan sebagainya.
Modul ini mencakup :
•
Laporan kegiatan pelaksanaan program.
•
Laporan bulanan gaji karyawan.
•
Laporan keuangan bulanan.
•
Laporan kinerja karyawan secara keseluruhan.
•
Grafik keuangan perusahaan.
•
Grafik perbandingan program pelatihan yang dilaksanankan.
•
Informasi SDM.
•
Informasi keuangan.
119
4.2.1.1 Manfaat SIMaP
4.2.1.1.1
Manfaat Operasional
•
Integrasi dan akurasi
Duplikasi data dan informasi pelanggan merupakan masalah yang
sering terjadi di perusahaan akibat belum terintegrasinya sistem yang
ada.
Dengan
adanya
SIMaP,
masalah
duplikasi
data
dapat
diminimalisasikan, bahkan dihilangkan. Sehingga, hasil yang akurat
mengenai segala bentuk penilaian dan pelaporan dapat tercapai. Selain
itu, juga dapat mengurangi beban kerja yang ada pada administrasi dan
konsistensi data dapat terjaga dengan baik.
•
Peningkatan kualitas dan kecepatan dalam pelayanan
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat meningkatkan pelayanan
mereka kepada pelanggan, baik sebelum layanan program maupun
setelah program dilaksanakan. Misalnya, pencatatan dan pemrosesan
data, informasi, dan transaksi pelanggan dapat dilakukan dengan lebih
cepat.
Dengan
meningkatnya
kecepatan,
akan
mempengaruhi
peningkatan kualitas pula. Kinerja akan menjadi lebih baik.
•
Kemudahan pembuatan laporan
Dengan adanya SIMaP, pembuatan laporan menjadi lebih mudah.
Semua dokumentasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
dapat disajikan dengan lebih akurat.
120
4.2.1.1.2
Manfaat Manajerial
•
Pengambilan keputusan
Dengan adanya SIMaP, pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajerial dapat menjadi lebih mudah. Semua dokumentasi yang
dibutuhkan,
dalam
pengambilan
keputusan,
misalnya
grafik
peningkatan dan tabulasi, dapat disajikan dengan lebih akurat.
•
Cepat dan tepat dalam merumuskan masalah
Dengan adanya SIMaP, akan didapat gambaran dari kinerja
perusahaan. Dari gambaran kinerja tersebut, dapat dilakukan
identifikasi terhadap hal-hal yang berpotensial menjadi suatu masalah,
sehingga dapat segera dilakukan tindakan pencegahan.
4.2.1.1.3
Manfaat Organisasi
•
Peningkatan kinerja dan produktvitas
Dengan adanya SIMaP, kinerja dari proses bisnis dan produktivitas
dapat ditingkatkan. Kemampuan masing-masing karyawan dalam
menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka semakin meningkat,
sehingga mempengaruhi peningkatan produktivitas kinerja perusahaan
secara keseluruhan.
121
•
Pencapaian strategi bisnis perusahaan yang lebih baik
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat melakukan perencanaan
strategi bisnis yang tepat sasaran, disertai dengan pelaksanaannya
yang semaksimal mungkin.
Sistem
Informasi
SIMaP
Membeli
Mengembangkan Sendiri
Harga
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Sistem
Memerluka
Biaya yang
Memerlukan
Total biaya
keseluruha n biaya
dikeluarkan
waktu yang
untuk
n dengan
yang cukup
cenderung
sangat lama
mengemban
modul
besar untuk
tidak
dalam
gkan dan
yang
akusisi.
sebesar
pengebangan
implementas
membeli.
nya.
i sendiri
sudah
teruji.
aplikasi
SIMaP
Adanya
Modul-
Sistem yang
diperkirakan
garansi
modul
dikembangka
bernilai Rp
dari pihak
aplikasi
n masih
153.000.000,
vendor
yang
belum teruji.
00
jika
dikembangk
mengalam
an dapat
i kendala.
lebih sesuai
dengan
keinginan
pengguna.
Sewaktu
dapat di
122
tingkatkan/u
pgrade jika
ada
perubahan
yang
diinginkan
sesuai
kebutuhan
perusahaan.
Tabel 4.2 Perbadingan Pengembangan Aplikasi SIMaP
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan
untuk mengembangkan sendiri SIMaP tersebut dengan tujuan agar dapat lebih sesuai
dengan keperluan bisnis perusahaan yang sewaktu-waktu dapat dikembangkan lagi
jika ada perubahan yang diinginkan.
4.2.1.2 System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core
o Memory RAM min. 512MB
o Internal Hard Drive 120GB
o LAN Card : 100Mbps
o Modem: 56 Kpbs
o WiFi
o VB.NET 2005
123
o Database Server : SQL Server 2005
o Operating System : Windows XP Professional
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support
o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator
o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.2
CRM
Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah sistem
informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah
organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon
pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales
force, pemasaran, technical support, dan layanan. CRM berfokus pada penanganan
hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan
meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas
pelayanan terhadap pelanggan.
Adapun pada CRM yang kami rekomendasikan pada AKLTG untuk
pengelolaan hubungan dengan pelanggan, akan berupa tools sebagai berikut:
124
•
SMS Gateway
SMS Gateway digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran,
untuk mengelola pesan singkat elektronik yang dikirimkan dari perusahaan
kepada pelanggan. Pesan yang dikirimkan berupa informasi mengenai beberapa
hal, seperti pemberitahuan produk jasa yang baru, undangan seminar, dan infoinfo yang lain, yang berhubungan dengan perusahaan, yang dapat menjaga
hubungan baik dengan pelanggan (baik sebelum maupun sesudah layanan
program), dan bahkan dapat memperbanyak jaringan pelanggan.
Selain digunakan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan, SMS
Gateway juga digunakan oleh internal perusahaan, misalnya pemberitahuan
meeting, memo, dan pengumuman lainnya, yang berhubungan dengan arus
informasi di dalam perusahaan.
•
E-mail Blast
E-mail Blast digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran, untuk
mengelola pesan elektronik yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan.
Hampir sama dengan SMS Gateway, tool ini mengirimkan informasi kepada
pelanggan sehubungan dengan agenda kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan. Namun, melalui E-mail Blast, informasi yang dikirimkan akan
tersaji dengan lebih lengkap dan jelas.
Hampir sama dengan SMS Gateway, E-mail Blast juga digunakan oleh
internal perusahaan, misalnya pemebritahuan meeting, memo, dan pengumuman
lainnya, yang berhubungan dengan arus informasi di dalam perusahaan.
125
•
Call Center
Call Center merupakan pusat informasi perusahaan yang dapat diakses
melalui media telepon. Call Center digunakan oleh perusahaan untuk menjawab
kebutuhan informasi yang ditanyakan oleh pelanggan melalui telepon. Hal yang
disampaikan oleh pelanggan melalui Call Center dapat berupa pertanyaan
mengenai produk, keluhan, kritik, saran ((baik sebelum maupun sesudah
layanan program), dan harapan pelanggan terhadap perusahaan di masa
mendatang.
•
Web Account Pelanggan
Web Account Pelanggan merupakan layanan yang dibuat oleh
perusahaan untuk memberikan layanan kepada pelanggan secara tidak langsung.
Pelanggan yang sudah terdaftar akan memiliki akun web untuk berinteraksi
dengan perusahaan, sehubungan dengan penyajian informasi dari perusahaan
seperti informasi program, jadwal pelaksanaan program, melihat update
informasi pelanggan sehubungan dengan hasil program, bantuan untuk
pertanyaan pelanggan, pengelolaan keluhan pelanggan, kritikan, saran, dan
harapan dari pelanggan.
Dari interaksi yang ada di atas, maka umpan balik yang diberikan oleh
pelanggan kepada perusahaan dapat menjadi suatu acuan untuk evaluasi, riset
pasar, inovasi, dan keputusan strategis untuk menjawab kebutuhan pasar
(pelanggan).
126
4.2.2.1 Manfaat CRM
•
•
•
•
•
Meningkatkan kesetiaan pelanggan.
Proses promosi yang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Dapat merangkul pelanggan secara lebih luas lagi.
Menghemat biaya dan waktu.
Dapat memudahkan penyampaian informasi kepada pelanggan baik untuk
skala besar maupun kecil.
Sistem
Informasi
CRM
Membeli
Mengembangkan Sendiri
Harga
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Aplikasi
Memerluka
Biaya yang
Memerlukan
Total biaya
sudah siap
n biaya
dikeluarkan
waktu yang
untuk
untuk
yang cukup
cenderung
relatif lama
mengemban
digunakan
besar untuk
tidak
dalam
gkan dan
dan sudah
akusisi.
sebesar
pengebangan
implementas
membeli.
nya.
i sendiri
teruji.
aplikasi
CRM
Adanya
Aplikasi
Sistem yang
diperkirakan
garansi
dapat lebih
dikembangka
bernilai Rp
dari pihak
sesuai
n masih
51.000.000,0
vendor
dengan
belum teruji.
0
jika
keinginan
mengalam
pengguna.
i kendala.
Dapat
dikembangk
127
an sewaktuwaktu jika
ada
perubahan
yang
diinginkan
sesuai
kebutuhan
perusahaan.
Tabel 4.3 Perbandingan Pengembangan Aplikasi CRM
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan
untuk mengembangkan sendiri CRM tersebut.
4.2.2.2 System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core
o Memory RAM min. 512MB
o Internal Hard Drive 120GB
o LAN Card : 100Mbps
o Modem: 56 Kpbs
o WiFi
o Database Server : SQL Server 2005
o Operating System : Windows XP Professional
128
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support
o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator
o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.3
Lisensi Program untuk Aplikasi
Karena aplikasi dikembangkan maka diperlukan pembelian lisensi software
untuk pembuatan aplikasi. Pengembangan aplikasi akan dibuat menggunakan
VB.Net, dimana lisensi ini masih perlu untuk dibeli. Berikut ini adalah rincian dari
pembelian lisensi tersebut:
No Keterangan
Harga Lisensi
Jumlah
Total keseluruhan
1
Rp 8.000.000,00
1
Rp 8.000.000,00
VB.Net 2005
Rp 8.000.000,00
Total Keseluruhan
Tabel 4.4 Harga Lisensi VB.Net
4.3
Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI disini merupakan kebijakan yang diambil oleh
pihak manajemen terkait dengan SI/TI perusahaan yang akan dikembangkan dan
diimplementasikan. Kebijakan tersebut diwujudkan dengan menambahkan beberapa
personil ke dalam struktur organisasi yang ada sehingga dapat mendukung SI/TI
perusahaan dalam mencapai kinerja perusahaan, pengambilan keputusan, dan inovasi
perusahaan yang lebih baik.
129
4.3.1
Rekomendasi Struktur Organisasi
Pengembangan aplikasi yang dilakukan sendiri oleh perusaan, maka
penambahan personil akan dilakukan pada bagian TI, dimana terdapat penambahan
personil serta pengembangan tanggung jawab dari personil yang sudah ada
sebelumnya.
Direktur
Utama
Manajer
Umum
Pemasaran
Operasion
al
Administra
si
Keuangan
Penjualan
Program
Anak
Program
Program
Dewasa
Design
Program
Keuangan
TI
Pelatih
Pengembang
an/Pemelihar
aan*
Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Personalia
130
Kepala Bagian
TI
Programmer/
Application
Support
System Analyst
Database
Administrator
Dukungan
SI/TI
Gambar 4.2 Struktur Divisi TI yang Baru
4.3.2
Rekomendasi Personil SI/TI
System Analyst
Bertugas dalam pengembangan dan penerapan SI dalam perusahaan, serta
membuat dan menetapkan rancangan input dan output yang diinginkan oleh
pemakai. System analyst bekerja sama dengan programmer, yang mana sistem
yang dirancang dan dianalisis oleh system analyst akan dibuat menjadi
program oleh programmer berdasarkan rancangan dan analisis tersebut.
System Analyst Requirement:
Pria / Wanita maksimal 35 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Memiliki kemampuan analisa sistem informasi yang kuat.
Mengerti arsitektur jaringan.
Menguasai berbagai bahasa pemograman seperti Java, VB.Net, PHP,
SQLServer.
131
Mempunyai pengalaman kerja sebagai system analyst minimal 2 tahun.
Programmer/Application Support
Bertugas dalam pembuatan program yang didasarkan pada hasil analisis dan
perancangan dari sistem analyst (analisis dan perancangan dari sistem analyst
mengacu pada permintaan user). Hasil dari programmer ini adalah berupa
aplikasi sistem (program) yang dapat menjawab kebutuhan manajemen
perusahaan dalam pelaksanaan bisnis yang baik. Di luar tugasnya sebagai
pembuat program, bagian ini juga bertugas dalam pengelolaan aplikasi yang
digunakan oleh perusahaan.
Programmer/Application Support Requirement:
Pria / Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa pemograman, diutamakan JAVA, VB NET , PHP, dan
SQL.
Memiliki pengalaman kerja sebagai programmer minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris pasif.
Mengenal tentang HTML, DHTML, JavaScript, CSS, RSS, XML dan
lainnya.
132
Database Administrator
Mengelola realisasi fisik dari aplikasi database, yang termasuk di dalamnya
adalah rancangan dan implementasi fisik database, mengatur kendali
keamanan dan intergritas, memonitor performa sistem, dan mengatur ulang
database ketika dibutuhkan.
Database Administrator Requirement:
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa SQLServer 2005
Menguasai operasional database secara umum.
Berpengalaman bekerja dengan MySQL dan PHP.
Dukungan SI/TI
Berperan sebagai Network Administrator sekaligus Teknisi. Network
Administrator bertugas menjaga keamanan dari jaringan sistem yang
digunakan, termasuk pengaturan koneksi jaringan dan internet, serta mengerti
tentang trouble-shooting jaringan. Teknisi bertugas memperbaiki dan
mengelola kerusakan komputer (bersifat hardware) dan masalah software
yang minor.
133
Dukungan SI/TI Requirement:
4.4
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Berlatar belakang Ilmu Komputer.
Memiliki pengalaman sebagai Network Administrator minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan.
Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware dan software.
Strategi TI
Strategi TI merupakan salah satu hasil akhir dari model perencanaan strategi
SI/TI. Adapun strategi TI ini mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang
akan digunakan, infrastruktur jaringan, dan perihal lainnya yang terkait dengan
penerapan ST/TI dalam perusahaan.
4.4.1
Rekomendasi hardware
Melihat pada bab sebelumnya maka perangkat lunak yang dimiliki oleh
perusahaan tergolong masih baru dan masih memadai untuk digunakan. Namun untuk
ke depannya agar dapat berjalan baik seiring dengan keperluan menjalankan sistem
aplikasi yang dikembangan, penyimpanan data, serta kecepatan dalam memproses
maka direkomendasikan untuk melakukan update seperti yang akan dijelaskan di
bawah ini.
134
4.4.1.1 Penambahan Unit Notebook
Karena ada penambahan karyawan di bagian TI sebanyak 3 orang, maka
diperlukan penambahan unit notebook.
Jenis
Keterangan
Hardware
Notebook
Toshiba Satellite
L300
• Intel
Pentium
Dual T2390
(1.86 Ghz)
• Intel 960GL
Express
Chipset
• Memory
RAM 2GB
DDR2
• Internal
Hard Drive
160GB
• DVD
supermulti
double layer Rp.
• VGA Intel 6.650.000,0
GMA 4500 0
268MB
(shared)
Touch Pad,
Mouse,
Keyboard
Printer,
Monitor (15.4"
WXGA),
Speaker
Internet
• 56
Kpbs
Modem
• 100 Mbps
Ethernet
LAN
Input Device
Output Device
Telecommunication
s Device
Harga
Jumla
h
3
Total
Rp
19.950.00
0
135
Connecting Device
Security System
Application
•
•
•
•
•
•
•
•
System
WiFi
Switch
Access
Point
Firewall
Microsoft
Office 2007
Kasperksky
Internet
Security
Adobe
Reader
Email blast
Operation
System Software
• Windows
XP
Professional
Total keseluruhan
Rp
19.950.00
0
Tabel 4.5 Penambahan Notebook
4.4.1.2 Upgrade Memory
Berdasarkan aplikasi SIMaP dan CRM yang dikembangkan, maka
direkomendasikan untuk melakukan upgrade terhadap memory/RAM dari notebook
yang ada di setiap bagian dan level manajerial, PC desktop pada meja receptionist,
serta pada ketiga server.
Hardware
Model
Type
Spec Capacity
Speed
CORSAIR 2GB 200-Pin DDR2 SO-DIMM
DDR2 667Memory RAM 1 GB
VS2GSDS667D2
200-Pin DDR2 SO-DIMM Tech
2GB
DDR2 667 (PC2 5300)
136
Tabel 4.6 Spesifikasi RAM untuk Notebook
Hardware
V-GEN 1GB PC-4200 8ic
Memory Type
DDR2 800, 8 IC
Capacity
1GB
Tabel 4.7 Spesifikasi RAM untuk PC Meja Resepsionis dan Server
No Hardware
Keterangan
Harga Satuan
1
Untuk
Notebook
Rp. 275.000,00
2
CORSAIR
2GB
200-Pin DDR2 SODIMM DDR2 667
V-GEN 1GB PC4200 8ic
Untuk
PC Rp. 180.000,00
desktop Meja
Resepsionis,
Internet
Server,
Application/d
atabase
server,
dan
Domain
Server
Jumla
h
34
Total Harga
8
Rp. 1.440.000,00
Total Keseluruhan
Tabel 4.8 Perkiraan Anggaran Pembelian RAM
Rp. 9.350.000,00
Rp.10.790.000,00
4.4.1.3 Penambahan router
Untuk menambah kecepatan akses di dalam jaringan (intranet, ekstranet, dan
internet), maka dilakukan penambahan router.
Keterangan
Hardware:
D-Link DI-604
Port:
4-port switch with 10/100
Harga Satuan
Jumlah
Total Harga
137
Ethernet ports
Protocol: Supported
IEEE 802.3 10Base-T Ethernet,
IEEE 802.3u 100Base-TX Fast
Ethernet, IEEE 802.3 NWay
Auto-Negotiation
Dimensions (W x H x D):
4.3 inches x 1.2 inches x 5.6
inches
Weight:
44 pounds
Power Source:
External power supply DC 5V,
2.4A
Features:
• Easily applied content
filtering based on MAC
address, IP Address, and/or
Domain name
• Quickly and easily share an
Internet connection with
multiple computers
• Setup wizard simplifies the
installation process
• Advanced Firewall and
parental control
• Built-in 4-port switch
Rp 396.000,00
1
Rp 396.000,00
Total Keseluruhan
Rp 396.000,00
Tabel 4.9 Perkiraan Biaya untuk Penambahan Router
138
4.4.2
Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Internet
Router
Firewall
Domain Server
ISP
Router
Application Server
Network Server
Switch
Acce
ss
Point
Acce
ss
Point
Acce
ss
Point
Router
Direktur Utama
Operasional
Manajer Umum
Pemasaran
Printer
Administrasi
Printer
Keuangan
Printer
Printer
Pelatih
TI
Printer
Personalia Meja Registrasi
Printer
Printer
Printer
Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
4.4.3
No
1.
Rekomendasi Area Fungsi Bisnis
Fungsi Area
Pemasaran
Fungsi Bisnis
o Pelayanan
o Program
Proses Bisnis
• Memberikan informasi
program-program jasa
pelanggan.
tentang
kepada
• Merencanakan kegiatan promosi
untuk pengenalan produk program.
• Merencanakan jadwal seminar
untuk promosi produk program.
• Mengelola perihal pembuatan
media promosi seperti iklan,
brosur, dan media lainnya.
• Berhubungan dengan pemasok
untuk proses produksi iklan.
• Mendata program pemasaran.
139
o Penjualan
2.
Operasional
3.
Administrasi
4.
Keuangan
o Layanan
Keluhan • Melayani
pelanggan
pasca
Pelanggan*
program.*
• Mendata keluhan, saran, kiritk,
permintaan serta harapan ke depan
pelanggan.*
• Mengelola umpan balik pelanggan
menjadi untuk evaluasi dan riset.*
o Pembelian
• Menangani
pembelian
untuk
inventaris kantor.
• Mendata inventaris kantor.
• Mendata pemasok.
• Mengelola laporan pembelian.
o Administrasi
• Mendata transaksi pelanggan.
• Membuat
laporan
penjualan
program.
• Mengelola transaksi pelanggan
kepada proram terkait.
• Mengelola alokasi SDM untuk
penyiapan sarana/prasarana untuk
pelaksanaan program.
• Mengelola jadwal pelatih
o Pengelolaan
keuangan
o Akuntansi
5.
TI
• Melayani penjualan program jasa
kepada pelanggan.
• Mendata pelanggan.
o Pengelolaan
database
o Pengelolaan
jaringan
• Mendata dan mengelola keuangan
perusahaan.
• Membuat dan mengelola laporan
keuangan.
• Mengelola data arus kas.
• Membuat
rencana
anggaran
perusahaan.
• Membuat dan mengelola akuntansi
perusahaan.
• Mengelola database perusahaan.
• Mengintegrasikan database di
dalam perusahaan.*
• Mengelola
mendokumentasikan
dan
jaringan
140
perusahaan.
o Pengembangan
SI/TI*
o Pengelolaan SI/TI*
6.
Pelatih
o Pelaksanaan
Program
• Mengembangkan sistem aplikasi
perusahaan.*
• Mengembangkan
hardware
perusahaan.*
• Mengembangkan
tools
yang
mendukung pengembangan SI/TI.*
• Mengalokasikan
SDM
untuk
pengembangan SI/TI.*
• Mendata hardware perusahaan.*
• Mendata software perusahan.*
• Mengelola
dan
mendokumentasikan
pengembangan jaringan.
• Melakukan upgrade pada sistem
aplikasi,
disesuaikan
perubahan/kebutuhan
proses
bisnis.*
• Mengelola
penjadwalan
dan
melakukan
perawatan
rutin
hardware perusahaan.*
• Mengelola
penjadwalan
dan
melakukan
perawatan
rutin
software,
sistem
aplikasi
perusahaan.*
• Dukungan untuk masalah teknis
SI/TI.*
• Membuat
laporan/dokumentasi
pengelolaan SI/TI.*
• Menjalankan program pelatihan
kepada pelanggan.
• Membuat laporan hasil pelatihan.
o Penjadwalan pelatih • Menyesuaikan
SDM
pelatih
dengan jadwal pelatih yang sudah
ditentukan.
o Pelatihan pelatih
• Merencanakan program pelatihan
bagi pelatih itu sendiri (untuk
peningkaan kemampuan).
• Mengelola data pelatih yang
141
7.
Personalia
o Perekrutan
karyawan
o Pengelolaan
karyawan
o Penggajian
mengikuti pelatihan.
• Melakukan tes terhadap calon
karyawan sesuai dengan kebutuhan
perekrutan.
• Memilih calon karyawan yang
memenuhi kriteria.
• Mendata calon karyawan yang
telah lulus (terpilih).
• Pendataan absensi karyawan.
• Mengupdate data karyawan.
• Pengelolaan perhitungan gaji
karyawan.
• Mendata pengajjian karyawan.
Tabel 4.10 Rekomendasi Fungsi Area Bisnis
4.4.4
Subjek Data
No
1.
Departemen
Pemasaran
2.
Operasional
3.
Administrasi
4.
Keuangan
Subjek Data
Data Pemasaran
Data Pelanggan
Keluhan Pelanggan*
Data Karyawan
Data Program
Data Pemasok
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Inventaris
Data Pemasok
Data Pelanggan
Data Penjualan
Laporan Penjualan
Data Jadwal Pelatih
Data Karyawan
Data Program
Laporan Penjualan
Data Keuangan
Laporan Keuangan
Data Karyawan
Data Gaji
142
5.
6.
7.
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Pengelolaan SI/TI*
TI
Data Pemasaran
Data Pelanggan
Keluhan Pelanggan*
Data Penjualan
Laporan Penjualan
Data Jadwal Pelatih
Data Keuangan
Laporan Keuangan
Data Karyawan
Data Absensi
Data Gaji
Data Program
Laporan Program
Data Pelatihan*
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Inventaris
Data Pemasok
Data Jaringan
Data Software*
Data Hardware*
Data Pengelolaan SI/TI*
Pelatih
Data Pelanggan
Data Jadwal Pelatih
Data Karyawan
Data Program
Laporan Program
Data Pelatihan*
Personalia
Data Karyawan
Data Absensi
Data Gaji
Tabel 4.11 Rekomendasi Subjek Data
143
4.4.5
Clustering Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Berikut ini adalah gambar clustering matriks pada AKLTG:
144
Tabel 4.12 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-1
145
Tabel 4.13 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-2
146
Tabel 4.14 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-3
147
Tabel 4.15 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-4
148
Keterangan:
4.4.6
Portfolio Aplikasi Masa Depan
STRATEGIC
Modul EIS (SIMaP) **
CRM **
HIGH POTENTIAL
(SIMaP)
• Modul Pendaftaran dan Pembayaran**
• Modul Pemasaran**
• Modul Keuangan**
• Modul Personalia**
• Modul Operasional**
• Modul Pelatih**
Website*
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Tabel 4.16 Portfolio Aplikasi Masa Depan
* aplikasi yang telah ada sebelumnya yaitu website perusahaan.
** aplikasi yang diusulkan dan dikembangkan.
Berdasarkan aplikasi portfolio yang telah ada sebelumnya pada perusahaan
(dalam
bab
3)
maka
terjadi
perubahan
aplikasi
portfolio
yang
akan
direkomendasikan. Adapun perubahan terjadi dimana beberapa aplikasi yang telah
ada sebelumnya yaitu Sistem Informasi Administrasi, Sistem Informasi Keuangan,
149
Sistem Informasi Personalia akan digantikan dengan sistem baru yang akan
dikembangkan yaitu SIMaP. Dan untuk aplikasi email blast akan digabungkan ke
dalam aplikasi CRM yang selain mengelola hubungan dengan pelanggan, akan juga
turut digunakan untuk komunikasi internal perusahaan. Sedangkan untuk website
akan tetap dipertahankan dengan mengupdate atau memperbaharui informasi yang
ditampilkan.
4.4.7
Perencanaan biaya
Berikut ini adalah estimasi rencana biaya untuk pengembangan SI/TI, yaitu
untuk software aplikasi maupun hardware.
No
Keterangan
1.
Pembelian Lisensi VB.Net 2005
2.
SIMaP
(Sistem
Biaya
Informasi
Rp.
Manajemen
8.000.000,00
Rp. 153.000.000,00
Perusahaan)
3.
CRM (Customer Relationship Management)
Rp. 51.000.000,00
4.
Router D-Link DI-604
Rp.
5.
Penambahaan notebook
6.
Upgrade RAM
Total Biaya
390.000,00
Rp 19.950.000
Rp. 10.990.000,00
Rp. 243.330.000,00
Tabel 4.17 Total Perencanaan Biaya untuk Pengembangan SI/TI
150
4.4.8
Rencana Implementasi
Agar dalam pengembangan dan penerpannya dapat berjalan dengan baik,
maka perlulah dibuat suatu rencana implementasi bagi perencanaan strategi SI/TI
yang akan dilakukan. Tujuannya adalah agar seluruh rencana pengembangan dan
implementasi dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, dan tepat waktu.
Diperkirakan waktu pengembangan dan penerapan keseluruhan rencana
strategi SI/TI yang akan dilakukan akan berjalan selama 26 bulan (2 tahun, 2 bulan).
Berikut ini adalah rincian dari rencana implementasi yang akan dilakukan.
151
Tabel 4.18 Rencana Implementasi
USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI
4.1
Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Strategi Bisnis
Strategi SI/TI
Meningkatkan kualitas layanan, yaitu 1. Mengembangkan
SIMaP
dalam hal program, tenaga pelatih, dan
Informasi
hubungan
yang mengintegrasikan seluruh bagian
dengan
pemasok
dan
pelanggan.
Manajemen
(Sistem
Perusahaan)
perusahaan agar pelayanan dan kinerja
perusahaan menjadi lebih baik.
2. Mengembangkan
sistem
informasi
yang dapat menjaga dan mengelola
hubungan baik dengan pelanggan,
yaitu
dengan
CRM
(Customer
Relationship Management).
3. Mengembangkan sistem yang dapat
memberikan informasi dan menerima
informasi
kepada
pelanggan,
melakukan registrasi, dan transaksi
secara online, tanpa harus tatap muka,
yaitu dengan portal online.
111
112
Menggapai pelanggan-pelanggan baik di Menerapkan sistem registrasi online yang
Jakarta maupun yang berada di daerah dapat
diakses
melalui
web,
yang
atau kota besar selain Jakarta yang memungkinkan pelanggan untuk dapat
memiliki potensi pasar, secara lebih luas mengakses pedaftaran mereka tanpa harus
lagi.
tatap muka di kantor AKLTG.
Terus melakukan riset terhadap pasar dan Mengembangkan sistem informasi yang
inovasi dalam mengembangkan program- yang dapat membantu manajemen atas
program baru yang dapat menjawab dalam pengambilan keputusan strategis,
kebutuhan pasar terkini.
yaitu
EIS
(Executive
Information
System).
Menjalin kerja sama dengan sekolah
maupun organisasi untuk mengenalkan
dan mempromosikan program-program
mereka.
Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Pengembangan sistem yang diusulkan
Di era bisnis yang semakin global ini, kebanyakan perusahaan dituntut untuk
dapat memiliki kinerja dan kemampuan bersaing yang lebih baik dengan tetap
berpedoman kepada strategi dan sasaran bisnisnya. Hal ini dikarenakan perusahaan
semakin hari dihadapkan dengan situasi persaingan yang semakin ketat, di mana
perusahaan harus tetap mempertahanakan bahkan meningkatkan kinerja mereka agar
113
dapat tetap unggul dan bersaing. Selain itu inovasi dan kemampuan membaca serta
menjawab kebutuhan pasar pun menjadi kunci utama memenangkan persaingan,
karena dengan demikian perusahaan dapat menjadi unggul, unik, inovatif, dan
terdepan.
Oleh karena itu, AKLTG selaku perusahaan yang ingin terus meningkatkan
kinerja dan melakukan inovasi memerlukan suatu perencanaan yang matang dalam
hal perumusan dan perencanaan strategis pada bisnis (organisasi, manajemen, dan
SDM) yang mereka jalankan, sehingga perusahaan dapat menjadi perusahaan yang
unggul, unik, inovatif, dan terdepan.
Berdasarkan hasil analisis pada bab III, sistem informasi yang ada pada
AKLTG saat ini belum optimal. Ini dikarenakan belum terintegrasinya sistem yang
ada di masing-masing unit bisnis. Untuk itu SI yang ada sekarang harus
dikembangkan lebih lanjut. Selain itu, SI yang bersifat strategis juga perlu
dikembangkan dalam strategi bisnis perusahaan ke depan. Oleh karena itu kami
mengusulkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMP) yang dapat
memproses dan mengintegrasikan alur proses bisnis secara menyeluruh, yaitu dalam
hal pemrosesan bisnis, pelayanan terhadap pelanggan (baik sebelum maupun sesudah
program), pendukung keputusan, dan pelaporan, untuk memperoleh informasi yang
akurat, tepat, dan cepat. Selain itu, kami juga mengusulkan Customer Relationship
Management (CRM) untuk merangkul pelanggan potensial yang ada dan menganalisa
kebutuhan pasar yang dapat membantu riset untuk inovasi perusahaan. Namun
khusus untuk website utama AKLTG yang telah ada hanya akan dikembangkan
114
sebagai media informasi umum terkait dengan perusahaan, terlepas dari
deiusulkannya modul registrasi online pada SIMaP.
4.2
Strategi SI
Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan
sebagai pendukung kegiatan bisnis perusahaan, berkaitan dengan visi dan misi
perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang
termasuk dalam kategori IS Strategy:
4.2.1
Sistem Informasi Manajemen Perusahaan (SIMaP)
Modul:
1. Modul Pendaftaran dan Pembayaran
Modul ini mencatat data dan informasi yang terkait dengan pendaftaran
pelanggan, transaksi yang dilakukannya, dan pengalokasian sumber daya
manusia (pelatih) yang akan dilibatkan dalam program. Pendaftaran dan
transaksi pelanggan dicatat oleh bagian administrasi, yang kemudian akan
diolah menjadi rincian data pelanggan, program diikutinya, dan
pembayaran. Untuk pendataan alokasi pelatih akan berupa penjadwalan,
penetapan jumlah tenaga yang diperlukan, dan penempatan pelatih dengan
program yang terkait.
Dalam modul pendaftaran dan pembayaran ini, terdapat 2 model
pendaftaran. Pertama, pelanggan dapat langsung datang ke kantor AKLTG
115
terdekat dan melakukan pendaftaran dan pembayaran. Kedua, pelanggan
melakukan pendaftaran melalui website. Kedua model pendaftaran ini
sama-sama akan dikelola oleh modul pendaftaran yang sama.
Modul ini mencakup:
•
Registrasi pelanggan/peserta program.
•
Mencatat transaksi pembayaran pelangan.
•
Membuat detil laporan pembayaran, yang akan diteruskan ke bagian
keuangan untuk dibukukan.
•
Membuat laporan penjualan.
•
Membuat jadwal pelatih yang akan ditugaskan pada program,
termasuk dengan penetapan jumlah dan alokasi penempatan program.
2. Modul Pemasaran
Modul ini mencatat pendaftaraan pelanggan dan pembayaran yang
dilakukan pada saat pelaksanaan seminar. Pendataan dilakukan oleh sub
bagian pemasaran yaitu bagian penjualan, yang akan diolah menjadi
rincian data pelanggan, program yang diikuti, dan pembayaran, yang
kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk diproses lebih lanjut.
Selain itu, modul ini juga akan mendata informasi yang diberikan oleh
pelanggan, misalnya berupa keluhan, kritik, saran, dan harapan ke depan.
Modul ini mencakup :
•
Registrasi pelanggan/peserta program.
•
Mencatat dan mengelola data program pemasaran.
116
•
Mencatat dan mengelola umpan balik dari pelanggan.
3. Modul Keuangan
Modul ini berfungsi untuk mengolah semua transaksi yang berasal dari
semua kegiatan yang terjadi di modul-modul yang lain. Nantinya akan
dihasilkan laporan keuangan akhir yang akan digunakan oleh pihak
manajemen untuk menganalisis kondisi keuangan perusahaan.
Modul ini mencakup:
•
Laporan laba rugi.
•
Laporan jurnal umum.
•
Laporan posisi keuangan.
•
Laporan arus kas.
•
Pengaturan rencana anggaran perusahaan.
•
Pengaturan kode akun.
•
Analisa rasio keuangan.
•
Laporan hutang dan piutang.
4. Modul Personalia
Modul ini berfungsi untuk manajemen dan pengelolaan data kepegawaian.
Modul ini mencatat dan mengelola data lengkap seluruh karyawan yang
ada di lingkungan perusahaan, melakukan perhitungan penggajian dan
absensi (yang secara otomatis tercatat melalui perangkat fingerprint).
Modul ini juga mendata karyawan yang telah direkrut oleh bagian
personalia.
117
Modul ini mencakup:
•
Data pegawai.
•
Informasi kenaikan gaji dan pangkat berkala.
•
Mendata perhitungan penggajian.
•
Mendata karyawan baru.
•
Mengupdate data karyawan.
•
Membuat laporan kinerja karyawan.
•
Membuat laporan penggajian karyawan.
•
Membuat laporan mengenai absensi karyawan.
5. Modul Operasional
Modul ini berfungsi untuk membantu kegiatan operasional, seperti
pendataan tempat pelaksanaan program (jadwal dan lokasi) dan
pembayaran tempat, pendataan inventaris kantor, pendataan pemasok, dan
pengelolaan laporan pembelian.
Modul ini mencakup:
•
•
•
•
•
Mendata inventaris kantor.
Mendata pemasok.
Mengelola laporan pembelian.
Mendata informasi mengenai tempat pelaksanaan program.
Mencatat transaksi pembayaran tempat, untuk selanjutnya diberikan
kepada bagian keuangan untuk pembuatan laporan.
118
6. Modul Pelatih
Modul ini berfungsi untuk mengelola data dan informasi seputar tenaga
kepelatihan, yaitu pengalokasian tenaga pelatih dengan jadwal program,
pendataan
hasil
program yang
diikuti
peserta,
dan
permintaan
pengembangan (pendidikan/pelatihan) bagi para pelatih itu sendiri.
•
•
•
Mendata alokasi, jumlah dan jadwal pelatih ke dalam program.
Mendata program pelatihan/pendidikan tersendiri untuk pelatih.
Mendata dan melakukan validasi data/informasi hasil program yang
diikuti oleh peserta.
7. Modul EIS (Executive Information System)
Modul ini berfungsi untuk menghasilkan laporan-laporan statistik, harian,
bulanan, grafik, dan sebagainya.
Modul ini mencakup :
•
Laporan kegiatan pelaksanaan program.
•
Laporan bulanan gaji karyawan.
•
Laporan keuangan bulanan.
•
Laporan kinerja karyawan secara keseluruhan.
•
Grafik keuangan perusahaan.
•
Grafik perbandingan program pelatihan yang dilaksanankan.
•
Informasi SDM.
•
Informasi keuangan.
119
4.2.1.1 Manfaat SIMaP
4.2.1.1.1
Manfaat Operasional
•
Integrasi dan akurasi
Duplikasi data dan informasi pelanggan merupakan masalah yang
sering terjadi di perusahaan akibat belum terintegrasinya sistem yang
ada.
Dengan
adanya
SIMaP,
masalah
duplikasi
data
dapat
diminimalisasikan, bahkan dihilangkan. Sehingga, hasil yang akurat
mengenai segala bentuk penilaian dan pelaporan dapat tercapai. Selain
itu, juga dapat mengurangi beban kerja yang ada pada administrasi dan
konsistensi data dapat terjaga dengan baik.
•
Peningkatan kualitas dan kecepatan dalam pelayanan
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat meningkatkan pelayanan
mereka kepada pelanggan, baik sebelum layanan program maupun
setelah program dilaksanakan. Misalnya, pencatatan dan pemrosesan
data, informasi, dan transaksi pelanggan dapat dilakukan dengan lebih
cepat.
Dengan
meningkatnya
kecepatan,
akan
mempengaruhi
peningkatan kualitas pula. Kinerja akan menjadi lebih baik.
•
Kemudahan pembuatan laporan
Dengan adanya SIMaP, pembuatan laporan menjadi lebih mudah.
Semua dokumentasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
dapat disajikan dengan lebih akurat.
120
4.2.1.1.2
Manfaat Manajerial
•
Pengambilan keputusan
Dengan adanya SIMaP, pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajerial dapat menjadi lebih mudah. Semua dokumentasi yang
dibutuhkan,
dalam
pengambilan
keputusan,
misalnya
grafik
peningkatan dan tabulasi, dapat disajikan dengan lebih akurat.
•
Cepat dan tepat dalam merumuskan masalah
Dengan adanya SIMaP, akan didapat gambaran dari kinerja
perusahaan. Dari gambaran kinerja tersebut, dapat dilakukan
identifikasi terhadap hal-hal yang berpotensial menjadi suatu masalah,
sehingga dapat segera dilakukan tindakan pencegahan.
4.2.1.1.3
Manfaat Organisasi
•
Peningkatan kinerja dan produktvitas
Dengan adanya SIMaP, kinerja dari proses bisnis dan produktivitas
dapat ditingkatkan. Kemampuan masing-masing karyawan dalam
menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka semakin meningkat,
sehingga mempengaruhi peningkatan produktivitas kinerja perusahaan
secara keseluruhan.
121
•
Pencapaian strategi bisnis perusahaan yang lebih baik
Dengan adanya SIMaP, perusahaan dapat melakukan perencanaan
strategi bisnis yang tepat sasaran, disertai dengan pelaksanaannya
yang semaksimal mungkin.
Sistem
Informasi
SIMaP
Membeli
Mengembangkan Sendiri
Harga
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Sistem
Memerluka
Biaya yang
Memerlukan
Total biaya
keseluruha n biaya
dikeluarkan
waktu yang
untuk
n dengan
yang cukup
cenderung
sangat lama
mengemban
modul
besar untuk
tidak
dalam
gkan dan
yang
akusisi.
sebesar
pengebangan
implementas
membeli.
nya.
i sendiri
sudah
teruji.
aplikasi
SIMaP
Adanya
Modul-
Sistem yang
diperkirakan
garansi
modul
dikembangka
bernilai Rp
dari pihak
aplikasi
n masih
153.000.000,
vendor
yang
belum teruji.
00
jika
dikembangk
mengalam
an dapat
i kendala.
lebih sesuai
dengan
keinginan
pengguna.
Sewaktu
dapat di
122
tingkatkan/u
pgrade jika
ada
perubahan
yang
diinginkan
sesuai
kebutuhan
perusahaan.
Tabel 4.2 Perbadingan Pengembangan Aplikasi SIMaP
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan
untuk mengembangkan sendiri SIMaP tersebut dengan tujuan agar dapat lebih sesuai
dengan keperluan bisnis perusahaan yang sewaktu-waktu dapat dikembangkan lagi
jika ada perubahan yang diinginkan.
4.2.1.2 System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core
o Memory RAM min. 512MB
o Internal Hard Drive 120GB
o LAN Card : 100Mbps
o Modem: 56 Kpbs
o WiFi
o VB.NET 2005
123
o Database Server : SQL Server 2005
o Operating System : Windows XP Professional
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support
o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator
o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.2
CRM
Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah sistem
informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah
organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon
pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales
force, pemasaran, technical support, dan layanan. CRM berfokus pada penanganan
hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan
meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas
pelayanan terhadap pelanggan.
Adapun pada CRM yang kami rekomendasikan pada AKLTG untuk
pengelolaan hubungan dengan pelanggan, akan berupa tools sebagai berikut:
124
•
SMS Gateway
SMS Gateway digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran,
untuk mengelola pesan singkat elektronik yang dikirimkan dari perusahaan
kepada pelanggan. Pesan yang dikirimkan berupa informasi mengenai beberapa
hal, seperti pemberitahuan produk jasa yang baru, undangan seminar, dan infoinfo yang lain, yang berhubungan dengan perusahaan, yang dapat menjaga
hubungan baik dengan pelanggan (baik sebelum maupun sesudah layanan
program), dan bahkan dapat memperbanyak jaringan pelanggan.
Selain digunakan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan, SMS
Gateway juga digunakan oleh internal perusahaan, misalnya pemberitahuan
meeting, memo, dan pengumuman lainnya, yang berhubungan dengan arus
informasi di dalam perusahaan.
•
E-mail Blast
E-mail Blast digunakan oleh perusahaan, yaitu bagian pemasaran, untuk
mengelola pesan elektronik yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan.
Hampir sama dengan SMS Gateway, tool ini mengirimkan informasi kepada
pelanggan sehubungan dengan agenda kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan. Namun, melalui E-mail Blast, informasi yang dikirimkan akan
tersaji dengan lebih lengkap dan jelas.
Hampir sama dengan SMS Gateway, E-mail Blast juga digunakan oleh
internal perusahaan, misalnya pemebritahuan meeting, memo, dan pengumuman
lainnya, yang berhubungan dengan arus informasi di dalam perusahaan.
125
•
Call Center
Call Center merupakan pusat informasi perusahaan yang dapat diakses
melalui media telepon. Call Center digunakan oleh perusahaan untuk menjawab
kebutuhan informasi yang ditanyakan oleh pelanggan melalui telepon. Hal yang
disampaikan oleh pelanggan melalui Call Center dapat berupa pertanyaan
mengenai produk, keluhan, kritik, saran ((baik sebelum maupun sesudah
layanan program), dan harapan pelanggan terhadap perusahaan di masa
mendatang.
•
Web Account Pelanggan
Web Account Pelanggan merupakan layanan yang dibuat oleh
perusahaan untuk memberikan layanan kepada pelanggan secara tidak langsung.
Pelanggan yang sudah terdaftar akan memiliki akun web untuk berinteraksi
dengan perusahaan, sehubungan dengan penyajian informasi dari perusahaan
seperti informasi program, jadwal pelaksanaan program, melihat update
informasi pelanggan sehubungan dengan hasil program, bantuan untuk
pertanyaan pelanggan, pengelolaan keluhan pelanggan, kritikan, saran, dan
harapan dari pelanggan.
Dari interaksi yang ada di atas, maka umpan balik yang diberikan oleh
pelanggan kepada perusahaan dapat menjadi suatu acuan untuk evaluasi, riset
pasar, inovasi, dan keputusan strategis untuk menjawab kebutuhan pasar
(pelanggan).
126
4.2.2.1 Manfaat CRM
•
•
•
•
•
Meningkatkan kesetiaan pelanggan.
Proses promosi yang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Dapat merangkul pelanggan secara lebih luas lagi.
Menghemat biaya dan waktu.
Dapat memudahkan penyampaian informasi kepada pelanggan baik untuk
skala besar maupun kecil.
Sistem
Informasi
CRM
Membeli
Mengembangkan Sendiri
Harga
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Aplikasi
Memerluka
Biaya yang
Memerlukan
Total biaya
sudah siap
n biaya
dikeluarkan
waktu yang
untuk
untuk
yang cukup
cenderung
relatif lama
mengemban
digunakan
besar untuk
tidak
dalam
gkan dan
dan sudah
akusisi.
sebesar
pengebangan
implementas
membeli.
nya.
i sendiri
teruji.
aplikasi
CRM
Adanya
Aplikasi
Sistem yang
diperkirakan
garansi
dapat lebih
dikembangka
bernilai Rp
dari pihak
sesuai
n masih
51.000.000,0
vendor
dengan
belum teruji.
0
jika
keinginan
mengalam
pengguna.
i kendala.
Dapat
dikembangk
127
an sewaktuwaktu jika
ada
perubahan
yang
diinginkan
sesuai
kebutuhan
perusahaan.
Tabel 4.3 Perbandingan Pengembangan Aplikasi CRM
Dari perbandingan software di atas maka, direkomendasikan bagi perusahaan
untuk mengembangkan sendiri CRM tersebut.
4.2.2.2 System Requirement
9 Hardware/Sofware Specification
o Min. Intel Pentium Dual Core
o Memory RAM min. 512MB
o Internal Hard Drive 120GB
o LAN Card : 100Mbps
o Modem: 56 Kpbs
o WiFi
o Database Server : SQL Server 2005
o Operating System : Windows XP Professional
128
9 Personil IT yang dibutuhkan :
o 1 Staf Programmer/Application Support
o 1 Staf System Analyst
o 1 Staf Database Administrator
o 1 Staf Dukungan SI/TI
4.2.3
Lisensi Program untuk Aplikasi
Karena aplikasi dikembangkan maka diperlukan pembelian lisensi software
untuk pembuatan aplikasi. Pengembangan aplikasi akan dibuat menggunakan
VB.Net, dimana lisensi ini masih perlu untuk dibeli. Berikut ini adalah rincian dari
pembelian lisensi tersebut:
No Keterangan
Harga Lisensi
Jumlah
Total keseluruhan
1
Rp 8.000.000,00
1
Rp 8.000.000,00
VB.Net 2005
Rp 8.000.000,00
Total Keseluruhan
Tabel 4.4 Harga Lisensi VB.Net
4.3
Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI disini merupakan kebijakan yang diambil oleh
pihak manajemen terkait dengan SI/TI perusahaan yang akan dikembangkan dan
diimplementasikan. Kebijakan tersebut diwujudkan dengan menambahkan beberapa
personil ke dalam struktur organisasi yang ada sehingga dapat mendukung SI/TI
perusahaan dalam mencapai kinerja perusahaan, pengambilan keputusan, dan inovasi
perusahaan yang lebih baik.
129
4.3.1
Rekomendasi Struktur Organisasi
Pengembangan aplikasi yang dilakukan sendiri oleh perusaan, maka
penambahan personil akan dilakukan pada bagian TI, dimana terdapat penambahan
personil serta pengembangan tanggung jawab dari personil yang sudah ada
sebelumnya.
Direktur
Utama
Manajer
Umum
Pemasaran
Operasion
al
Administra
si
Keuangan
Penjualan
Program
Anak
Program
Program
Dewasa
Design
Program
Keuangan
TI
Pelatih
Pengembang
an/Pemelihar
aan*
Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Personalia
130
Kepala Bagian
TI
Programmer/
Application
Support
System Analyst
Database
Administrator
Dukungan
SI/TI
Gambar 4.2 Struktur Divisi TI yang Baru
4.3.2
Rekomendasi Personil SI/TI
System Analyst
Bertugas dalam pengembangan dan penerapan SI dalam perusahaan, serta
membuat dan menetapkan rancangan input dan output yang diinginkan oleh
pemakai. System analyst bekerja sama dengan programmer, yang mana sistem
yang dirancang dan dianalisis oleh system analyst akan dibuat menjadi
program oleh programmer berdasarkan rancangan dan analisis tersebut.
System Analyst Requirement:
Pria / Wanita maksimal 35 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Memiliki kemampuan analisa sistem informasi yang kuat.
Mengerti arsitektur jaringan.
Menguasai berbagai bahasa pemograman seperti Java, VB.Net, PHP,
SQLServer.
131
Mempunyai pengalaman kerja sebagai system analyst minimal 2 tahun.
Programmer/Application Support
Bertugas dalam pembuatan program yang didasarkan pada hasil analisis dan
perancangan dari sistem analyst (analisis dan perancangan dari sistem analyst
mengacu pada permintaan user). Hasil dari programmer ini adalah berupa
aplikasi sistem (program) yang dapat menjawab kebutuhan manajemen
perusahaan dalam pelaksanaan bisnis yang baik. Di luar tugasnya sebagai
pembuat program, bagian ini juga bertugas dalam pengelolaan aplikasi yang
digunakan oleh perusahaan.
Programmer/Application Support Requirement:
Pria / Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa pemograman, diutamakan JAVA, VB NET , PHP, dan
SQL.
Memiliki pengalaman kerja sebagai programmer minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris pasif.
Mengenal tentang HTML, DHTML, JavaScript, CSS, RSS, XML dan
lainnya.
132
Database Administrator
Mengelola realisasi fisik dari aplikasi database, yang termasuk di dalamnya
adalah rancangan dan implementasi fisik database, mengatur kendali
keamanan dan intergritas, memonitor performa sistem, dan mengatur ulang
database ketika dibutuhkan.
Database Administrator Requirement:
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Menguasai bahasa SQLServer 2005
Menguasai operasional database secara umum.
Berpengalaman bekerja dengan MySQL dan PHP.
Dukungan SI/TI
Berperan sebagai Network Administrator sekaligus Teknisi. Network
Administrator bertugas menjaga keamanan dari jaringan sistem yang
digunakan, termasuk pengaturan koneksi jaringan dan internet, serta mengerti
tentang trouble-shooting jaringan. Teknisi bertugas memperbaiki dan
mengelola kerusakan komputer (bersifat hardware) dan masalah software
yang minor.
133
Dukungan SI/TI Requirement:
4.4
Pria/Wanita maksimal 27 tahun.
Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IPK minimal 2,75.
Berlatar belakang Ilmu Komputer.
Memiliki pengalaman sebagai Network Administrator minimal 2 tahun.
Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan.
Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware dan software.
Strategi TI
Strategi TI merupakan salah satu hasil akhir dari model perencanaan strategi
SI/TI. Adapun strategi TI ini mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang
akan digunakan, infrastruktur jaringan, dan perihal lainnya yang terkait dengan
penerapan ST/TI dalam perusahaan.
4.4.1
Rekomendasi hardware
Melihat pada bab sebelumnya maka perangkat lunak yang dimiliki oleh
perusahaan tergolong masih baru dan masih memadai untuk digunakan. Namun untuk
ke depannya agar dapat berjalan baik seiring dengan keperluan menjalankan sistem
aplikasi yang dikembangan, penyimpanan data, serta kecepatan dalam memproses
maka direkomendasikan untuk melakukan update seperti yang akan dijelaskan di
bawah ini.
134
4.4.1.1 Penambahan Unit Notebook
Karena ada penambahan karyawan di bagian TI sebanyak 3 orang, maka
diperlukan penambahan unit notebook.
Jenis
Keterangan
Hardware
Notebook
Toshiba Satellite
L300
• Intel
Pentium
Dual T2390
(1.86 Ghz)
• Intel 960GL
Express
Chipset
• Memory
RAM 2GB
DDR2
• Internal
Hard Drive
160GB
• DVD
supermulti
double layer Rp.
• VGA Intel 6.650.000,0
GMA 4500 0
268MB
(shared)
Touch Pad,
Mouse,
Keyboard
Printer,
Monitor (15.4"
WXGA),
Speaker
Internet
• 56
Kpbs
Modem
• 100 Mbps
Ethernet
LAN
Input Device
Output Device
Telecommunication
s Device
Harga
Jumla
h
3
Total
Rp
19.950.00
0
135
Connecting Device
Security System
Application
•
•
•
•
•
•
•
•
System
WiFi
Switch
Access
Point
Firewall
Microsoft
Office 2007
Kasperksky
Internet
Security
Adobe
Reader
Email blast
Operation
System Software
• Windows
XP
Professional
Total keseluruhan
Rp
19.950.00
0
Tabel 4.5 Penambahan Notebook
4.4.1.2 Upgrade Memory
Berdasarkan aplikasi SIMaP dan CRM yang dikembangkan, maka
direkomendasikan untuk melakukan upgrade terhadap memory/RAM dari notebook
yang ada di setiap bagian dan level manajerial, PC desktop pada meja receptionist,
serta pada ketiga server.
Hardware
Model
Type
Spec Capacity
Speed
CORSAIR 2GB 200-Pin DDR2 SO-DIMM
DDR2 667Memory RAM 1 GB
VS2GSDS667D2
200-Pin DDR2 SO-DIMM Tech
2GB
DDR2 667 (PC2 5300)
136
Tabel 4.6 Spesifikasi RAM untuk Notebook
Hardware
V-GEN 1GB PC-4200 8ic
Memory Type
DDR2 800, 8 IC
Capacity
1GB
Tabel 4.7 Spesifikasi RAM untuk PC Meja Resepsionis dan Server
No Hardware
Keterangan
Harga Satuan
1
Untuk
Notebook
Rp. 275.000,00
2
CORSAIR
2GB
200-Pin DDR2 SODIMM DDR2 667
V-GEN 1GB PC4200 8ic
Untuk
PC Rp. 180.000,00
desktop Meja
Resepsionis,
Internet
Server,
Application/d
atabase
server,
dan
Domain
Server
Jumla
h
34
Total Harga
8
Rp. 1.440.000,00
Total Keseluruhan
Tabel 4.8 Perkiraan Anggaran Pembelian RAM
Rp. 9.350.000,00
Rp.10.790.000,00
4.4.1.3 Penambahan router
Untuk menambah kecepatan akses di dalam jaringan (intranet, ekstranet, dan
internet), maka dilakukan penambahan router.
Keterangan
Hardware:
D-Link DI-604
Port:
4-port switch with 10/100
Harga Satuan
Jumlah
Total Harga
137
Ethernet ports
Protocol: Supported
IEEE 802.3 10Base-T Ethernet,
IEEE 802.3u 100Base-TX Fast
Ethernet, IEEE 802.3 NWay
Auto-Negotiation
Dimensions (W x H x D):
4.3 inches x 1.2 inches x 5.6
inches
Weight:
44 pounds
Power Source:
External power supply DC 5V,
2.4A
Features:
• Easily applied content
filtering based on MAC
address, IP Address, and/or
Domain name
• Quickly and easily share an
Internet connection with
multiple computers
• Setup wizard simplifies the
installation process
• Advanced Firewall and
parental control
• Built-in 4-port switch
Rp 396.000,00
1
Rp 396.000,00
Total Keseluruhan
Rp 396.000,00
Tabel 4.9 Perkiraan Biaya untuk Penambahan Router
138
4.4.2
Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Internet
Router
Firewall
Domain Server
ISP
Router
Application Server
Network Server
Switch
Acce
ss
Point
Acce
ss
Point
Acce
ss
Point
Router
Direktur Utama
Operasional
Manajer Umum
Pemasaran
Printer
Administrasi
Printer
Keuangan
Printer
Printer
Pelatih
TI
Printer
Personalia Meja Registrasi
Printer
Printer
Printer
Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
4.4.3
No
1.
Rekomendasi Area Fungsi Bisnis
Fungsi Area
Pemasaran
Fungsi Bisnis
o Pelayanan
o Program
Proses Bisnis
• Memberikan informasi
program-program jasa
pelanggan.
tentang
kepada
• Merencanakan kegiatan promosi
untuk pengenalan produk program.
• Merencanakan jadwal seminar
untuk promosi produk program.
• Mengelola perihal pembuatan
media promosi seperti iklan,
brosur, dan media lainnya.
• Berhubungan dengan pemasok
untuk proses produksi iklan.
• Mendata program pemasaran.
139
o Penjualan
2.
Operasional
3.
Administrasi
4.
Keuangan
o Layanan
Keluhan • Melayani
pelanggan
pasca
Pelanggan*
program.*
• Mendata keluhan, saran, kiritk,
permintaan serta harapan ke depan
pelanggan.*
• Mengelola umpan balik pelanggan
menjadi untuk evaluasi dan riset.*
o Pembelian
• Menangani
pembelian
untuk
inventaris kantor.
• Mendata inventaris kantor.
• Mendata pemasok.
• Mengelola laporan pembelian.
o Administrasi
• Mendata transaksi pelanggan.
• Membuat
laporan
penjualan
program.
• Mengelola transaksi pelanggan
kepada proram terkait.
• Mengelola alokasi SDM untuk
penyiapan sarana/prasarana untuk
pelaksanaan program.
• Mengelola jadwal pelatih
o Pengelolaan
keuangan
o Akuntansi
5.
TI
• Melayani penjualan program jasa
kepada pelanggan.
• Mendata pelanggan.
o Pengelolaan
database
o Pengelolaan
jaringan
• Mendata dan mengelola keuangan
perusahaan.
• Membuat dan mengelola laporan
keuangan.
• Mengelola data arus kas.
• Membuat
rencana
anggaran
perusahaan.
• Membuat dan mengelola akuntansi
perusahaan.
• Mengelola database perusahaan.
• Mengintegrasikan database di
dalam perusahaan.*
• Mengelola
mendokumentasikan
dan
jaringan
140
perusahaan.
o Pengembangan
SI/TI*
o Pengelolaan SI/TI*
6.
Pelatih
o Pelaksanaan
Program
• Mengembangkan sistem aplikasi
perusahaan.*
• Mengembangkan
hardware
perusahaan.*
• Mengembangkan
tools
yang
mendukung pengembangan SI/TI.*
• Mengalokasikan
SDM
untuk
pengembangan SI/TI.*
• Mendata hardware perusahaan.*
• Mendata software perusahan.*
• Mengelola
dan
mendokumentasikan
pengembangan jaringan.
• Melakukan upgrade pada sistem
aplikasi,
disesuaikan
perubahan/kebutuhan
proses
bisnis.*
• Mengelola
penjadwalan
dan
melakukan
perawatan
rutin
hardware perusahaan.*
• Mengelola
penjadwalan
dan
melakukan
perawatan
rutin
software,
sistem
aplikasi
perusahaan.*
• Dukungan untuk masalah teknis
SI/TI.*
• Membuat
laporan/dokumentasi
pengelolaan SI/TI.*
• Menjalankan program pelatihan
kepada pelanggan.
• Membuat laporan hasil pelatihan.
o Penjadwalan pelatih • Menyesuaikan
SDM
pelatih
dengan jadwal pelatih yang sudah
ditentukan.
o Pelatihan pelatih
• Merencanakan program pelatihan
bagi pelatih itu sendiri (untuk
peningkaan kemampuan).
• Mengelola data pelatih yang
141
7.
Personalia
o Perekrutan
karyawan
o Pengelolaan
karyawan
o Penggajian
mengikuti pelatihan.
• Melakukan tes terhadap calon
karyawan sesuai dengan kebutuhan
perekrutan.
• Memilih calon karyawan yang
memenuhi kriteria.
• Mendata calon karyawan yang
telah lulus (terpilih).
• Pendataan absensi karyawan.
• Mengupdate data karyawan.
• Pengelolaan perhitungan gaji
karyawan.
• Mendata pengajjian karyawan.
Tabel 4.10 Rekomendasi Fungsi Area Bisnis
4.4.4
Subjek Data
No
1.
Departemen
Pemasaran
2.
Operasional
3.
Administrasi
4.
Keuangan
Subjek Data
Data Pemasaran
Data Pelanggan
Keluhan Pelanggan*
Data Karyawan
Data Program
Data Pemasok
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Inventaris
Data Pemasok
Data Pelanggan
Data Penjualan
Laporan Penjualan
Data Jadwal Pelatih
Data Karyawan
Data Program
Laporan Penjualan
Data Keuangan
Laporan Keuangan
Data Karyawan
Data Gaji
142
5.
6.
7.
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Pengelolaan SI/TI*
TI
Data Pemasaran
Data Pelanggan
Keluhan Pelanggan*
Data Penjualan
Laporan Penjualan
Data Jadwal Pelatih
Data Keuangan
Laporan Keuangan
Data Karyawan
Data Absensi
Data Gaji
Data Program
Laporan Program
Data Pelatihan*
Data Pembelian
Laporan Pembelian
Data Inventaris
Data Pemasok
Data Jaringan
Data Software*
Data Hardware*
Data Pengelolaan SI/TI*
Pelatih
Data Pelanggan
Data Jadwal Pelatih
Data Karyawan
Data Program
Laporan Program
Data Pelatihan*
Personalia
Data Karyawan
Data Absensi
Data Gaji
Tabel 4.11 Rekomendasi Subjek Data
143
4.4.5
Clustering Matriks Fungsi Bisnis Vs Subjek Data
Berikut ini adalah gambar clustering matriks pada AKLTG:
144
Tabel 4.12 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-1
145
Tabel 4.13 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-2
146
Tabel 4.14 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-3
147
Tabel 4.15 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek data tahap ke-4
148
Keterangan:
4.4.6
Portfolio Aplikasi Masa Depan
STRATEGIC
Modul EIS (SIMaP) **
CRM **
HIGH POTENTIAL
(SIMaP)
• Modul Pendaftaran dan Pembayaran**
• Modul Pemasaran**
• Modul Keuangan**
• Modul Personalia**
• Modul Operasional**
• Modul Pelatih**
Website*
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Tabel 4.16 Portfolio Aplikasi Masa Depan
* aplikasi yang telah ada sebelumnya yaitu website perusahaan.
** aplikasi yang diusulkan dan dikembangkan.
Berdasarkan aplikasi portfolio yang telah ada sebelumnya pada perusahaan
(dalam
bab
3)
maka
terjadi
perubahan
aplikasi
portfolio
yang
akan
direkomendasikan. Adapun perubahan terjadi dimana beberapa aplikasi yang telah
ada sebelumnya yaitu Sistem Informasi Administrasi, Sistem Informasi Keuangan,
149
Sistem Informasi Personalia akan digantikan dengan sistem baru yang akan
dikembangkan yaitu SIMaP. Dan untuk aplikasi email blast akan digabungkan ke
dalam aplikasi CRM yang selain mengelola hubungan dengan pelanggan, akan juga
turut digunakan untuk komunikasi internal perusahaan. Sedangkan untuk website
akan tetap dipertahankan dengan mengupdate atau memperbaharui informasi yang
ditampilkan.
4.4.7
Perencanaan biaya
Berikut ini adalah estimasi rencana biaya untuk pengembangan SI/TI, yaitu
untuk software aplikasi maupun hardware.
No
Keterangan
1.
Pembelian Lisensi VB.Net 2005
2.
SIMaP
(Sistem
Biaya
Informasi
Rp.
Manajemen
8.000.000,00
Rp. 153.000.000,00
Perusahaan)
3.
CRM (Customer Relationship Management)
Rp. 51.000.000,00
4.
Router D-Link DI-604
Rp.
5.
Penambahaan notebook
6.
Upgrade RAM
Total Biaya
390.000,00
Rp 19.950.000
Rp. 10.990.000,00
Rp. 243.330.000,00
Tabel 4.17 Total Perencanaan Biaya untuk Pengembangan SI/TI
150
4.4.8
Rencana Implementasi
Agar dalam pengembangan dan penerpannya dapat berjalan dengan baik,
maka perlulah dibuat suatu rencana implementasi bagi perencanaan strategi SI/TI
yang akan dilakukan. Tujuannya adalah agar seluruh rencana pengembangan dan
implementasi dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan rencana, dan tepat waktu.
Diperkirakan waktu pengembangan dan penerapan keseluruhan rencana
strategi SI/TI yang akan dilakukan akan berjalan selama 26 bulan (2 tahun, 2 bulan).
Berikut ini adalah rincian dari rencana implementasi yang akan dilakukan.
151
Tabel 4.18 Rencana Implementasi