ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
ISSN : 2442-3343
ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR
PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN
UMUM BINA MARGA PROVINSI SUMATERA SELATAN
Mardila
Nim :1312 02 003
Mahasiswa, program studi Administrasi Niaga Politeknik Anika
Pembimbing : Eni Cahyani, SE., M.Si
Abstrak
Penulisan ini bertujuan mengetahui (1) prosedur kearsipan (2) faktor-faktor yang
menghambat kersiapan pada dinas Pekerjaan Umum Bina Marga provinsi Sumatera
Selatan. Metode penulisan menggunakan deskriptif kualitatif sedangkan teknik
mengumpulan data dengan wawancara sedangkan teknik analisis data menggunakan
analisi interaktif. Berdasarkan hasil analisis peneliti bahwa prosedur pengarsipan terdiri
6 tahapan yaitu : penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan dengan menggunakan alat yang membantu kelancaran kegiatan
pengarsipan seperti meja, agenda, lembar disposisi, lemari, odner, filling cabinet, box
file dan folder. Sedangkan factor-faktor penghambat yaitu pegawai belum memiliki
pengetahuan dibidang kearsipan dan keterbatasan sarana dan prasarana.
Kata Kunci : Prosedur, Pengarsipan, Arsip, Faktor Penghambat
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan
suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan
administrasi, kegiatan administrasi
adalah sebagai kegiatan kelompok yang
mengadakan
kerjasama
guna
menyelesaikan tugas bersama (Simon,
1958: 14), kegiatan administrasi berupa
surat
menyurat,
formulir,
dan
pembuatan laporan serta pengelolahan–
pengelolahannya. Surat adalah sehelai
kertas atau lebih yang membuat suatu
bahan komunikasi yang disampaikan
oleh seseorang kepada orang lain baik
atas nama pribadi kedudukan dalam
organisasi atau kantor (Drs. H. Suhanda
Panji, 2005: 5). Kegiatan tersebut
disebut kegiatan pengarsipan.
“Kearsipan adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara
sistematis
sehingga
bila
mana
diperlukan lagi dokumen-dokumen itu
dapat ditemukan secara cepat” (Agus
sugianto dan teguh wahyono, 2005:2).
Undang–undang Republik Indonesia
No.43 Tahun 2009 Pasal 3 tentang
Kearsipan menerapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah hal–hal
yang berkenaan dengan arsip sedangkan
yang dimaksud dengan arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan
perkembangan
teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara
Pada dasarnya keberadaan arsip
pada lingkungan perkantoran tidak
dapat dilepaskan dari pelaksanaan
kegiatan administrasi khususnya pada
bagian Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan. Kearsipan
70
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
diatur dangan tata tertib dapat menjadi
alat informasi dan refisi
yang
membantu
lembaga
–
lembaga
pemerintahan
dalam
melancarkan
kegiatan administrasi. Oleh karena itu
pengelolahan terhadap arsip harus
diterapkan sebaik mungkin, agar setiap
saat arsip dapat diambil atau ditemukan
kembali dalam waktu cepat dalam
kondisi baik.
Arsip juga merupakan pusat
ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip
dapat diketahui bermacam- macam
informasi yang sudah dimiliki kantor
tersebut sehingga dapat ditentukan
sasaran yang dapat dicapai dangan
menggunakan potensi yang ada secara
maksimal. Informasi yang diperoleh
melalui arsip juga dapat menghindarkan
salah komunikasi, mencegah adanya
duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efesiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip
meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasikan surat, memberi
kode, menyimpan surat, memelihara
secara tepat sampai mengenai cara
penyikiran dan pemusnaan surat yang
tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri
adalah sekelompok kompenen yang
teratur yang saling berkaitan dengan
rencana yang dibuat dalam rangka
mencapai
tujuan.
Sedangkan
pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijaksaan
dan tujuan organisasi/proses yang
memberi pengawasan pada suatu hal
yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu
Syamsi, 1994:8).
Arsip yang dimiliki oleh sebuah
kantor kurang baik pengelolaannya,
dapat
mengakibatkan
sulitnya
menemukan informasi yang telah
disimpan dan akhirnya menghambat
tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelolah
ISSN : 2442-3343
menggunakan sistem pengelolahan arsip
yang baik dan benar.
Meskipun kearsipan berperan
penting dalam suatu organisasi, tetapi
masih fokus pada Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan belum melakukan penataan
arsip dengan baik, dalam pelaksanaanya
masih banyak dijumpai arsip – arsip
yang ditumpukan di dalam lemari yang
tidak tersusun rapi ssehingga sulit untuk
ditemukan kembali. Akibatnya dari hal
ini
tentunya
kelestarian
yang
terkandung dalam arsip tersebut dapat
terjamin dan akan lenyap. Maka
berdasarkan
alasan
tersebut
pengamanan dan pemeliharaan arsip
mutlakharus
dilaksanakan
untuk
menjamin kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut.
Berdasarkan alasan yang telah
diuraikan diatas, maka penulis tertarik
mengambil judul “Analisa Prosedur
Pengarsipan
dan
Faktor-Faktor
Penghambat Pengarsipan pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan”.
1.2 Perumusan Masalah
Membahas pengelolaan kearsipan
secara keseluruhan merupakan hal yang
sangat luas cakupanya. Oleh karena itu
penulis merasa perlu untuk membatasi
pokok permasalahan sebagai berikut :
a. Bagaimana prosedur kearsipan pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumtera Selatan ?
b. Faktor–faktor
apa
yang
menghambat pengarsipan pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan?
1.3 Tujuan
Tujuan Penulisan
a. Mengetahui prosedur kearsipan
pada Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sematera Selatan.
71
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
b.
Mengetahui faktor-faktor yang
menghambat kearsipan pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani
“Arche“ yang artinya permulaan,
jabatan, fungsi, atau kuasa hukum.
Kemudian berubah menjadi “to arche“
yang artinya dokumen, catatan.
Sedangkan arsip dalam bahasa Belanda,
berasal dari kata Archief. Menurut
Atmosudirdjo (1982: 157-158) dalam
bukunya Ig. Wursanto (1991: 14)
Archief
dalam
bahasa
Belanda
mempunyai
beberapa
pengertian
sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusan-keputusan,
akte-akte,
daftar-daftar, dokumen-dokumen,
peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan
kearsipan bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu
sendiri.
Sedangkan menurut Undang–
undang No. 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan–Ketentuan Pokok Kearsipan,
Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan
badan–badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan
tunggal
maupun
berkelompok dalam pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan
badan–badan
swasta
atau
perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
ISSN : 2442-3343
Kemudian
dalam
penjelasan
dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 Tentang ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan ini dijelaskan bahwa
yang dimaksud dalam bentuk corak
apapun dari suatu arsip adalah meliputi
yang tertulis maupun yang dapat dilihat
atau didengar seperti halnya hasil-hasil
rekaman,
film
dan
sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskah yang
berisikan hal-hal yang berhubungan satu
dengan lainnya yang dihimpun dalam
satu berkas tersendiri mengenai masalah
yang sama.
Dikemukakan The Liang Gie
dalam bukunya A.W Widjaja (1993:
100-101)
bahwa
“Arsip
ádalah
kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap diperlukan dapat
segera ditemukan kembali”.
“Warkat ádalah setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai statu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya (The Liang Gie,
1996 : 115).
Dari beberapa pengertian tersebut
di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan kumpulan warkat yang
memiliki kegunaan tertentu dan
disimpan secara sistematis sehingga
dapat dengan mudah dapat ditemukan
kembali apabila saat diperlukan.
2.1.1 Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat
dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut UU
No. 7 tahun 1971 yang dimaksud
dengan arsip dinamis dan arsip aktif
adalah sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis, adalah arsip yang
dipergunakan
secara
langsung
dalam
proses
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya atau dipergunakan secara
72
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara.
2. Arsip Statis, adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupankebangsaan
pada
umumnya maupun penyelenggaraan
sehari-hariAdministrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut
fungsi
dan
kegunaannya
dapat
dibedakan menjadi arsip aktif, semi
aktif dan arsip inaktif. Menurut
A.WWidjaja
(1993:
101-102),
pengertian arsip aktif, semi aktif dan in
aktifadalah sebagai berikut:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih
dipergunakan terus menerusbagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan unit pengolah dari suatu
organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaanya sudahmulai
menurun
3. arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak
lagi
dipergunakan
secaraterus
menerus,
atau
frekuensi
penggunaanya sudah jarang atau
hanya
dipergunakan
sebagai
referensi saja.
2.1.2 Prosedur Kearsipan
Kegiatan–kegiatan yang termasuk
dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan
kegiatan pertama yang dilakukan dalam
pengelolaan arsip. Langkah-langkah
yang dilakukan petugas kearsipan dalam
penerimaan adalah :
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat
c. Memberi paraf dan nama terang
pada
buku
ekspedisi/lembar
pengantar surat
ISSN : 2442-3343
d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan
surat, kesesuaian isi surat serta kesah-an surat.
e. Meneruskan surat kepada penyortir
Setelah surat diterima maka
kegiatan selanjutnya adalah penyortiran.
Kemudian
surat-surat
tersebut
disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan jika surat tersebut
ditujukan kepada pimpinan maka surat
tersebut dilampiri lembar disposisi.
2. Pencatatan
Tata cara pencatatan disesuaikan
dengan sifat surat yaitu surat penting,
surat biasa dan surat rahasia. Surat
yangditerima diberi nomor dan dicatat
dalam buku agenda sesuai dengan
tanggal pada waktu surat itu
diagendakan. Hal ini digunakan untuk
membantu mencari surat yang disimpan
dalam file. Selain dicatat pada buku
agenda, surat yang masuk bisa dicatat
pada kartu kendali. Pencatatan surat
dalam kartu kendali, surat-surat yang
masuk di bedakan sesuai sifat surat.
Penggunaan kartu kendali ini adalah
sebagai pengganti buku agenda dan
buku ekspedisi.
3. Penyimpanan
Arsip
merupakan
sumber
informasi atau data yang dapat
melancarkan tugas pekerjaan dan
menjadi
dasar
pimpinan
dalam
mengambil keputusan secara tepat
mengenai permasalahan yang dihadapi,
Menurut A.W Widjaja (1995: 105) ada
5 (lima) macam penyimpanan arsip
yaitu :
a. Sistem Abjad
Penyimpanan
arsip
dengan
menggunakan sistem abjad berarti
semua
arsip/dokumen
diatur
berdasarkan
abjad
nama
orang,
organisasi, atau kantor. Berdasarkan
kebiasaan, dalam system abjad diambil
dari abjad pertama nama si pengirim
atau si penerima surat. Untuk
mengindeks nama Orang atau Badan
73
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
dalam rangka pemberian kode dengan
abjad, digunakan pedoman sebagai
berikut :
b. Sistem Nomor/Angka
Pada sistem ini yang dijadikan
kode adalah menggunakan urutan
angka–angka sebagai pedoman untuk
mengaturnya dan nomernya ditentukan
sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan.
Dalam
sistem
penyimpanan ini terdapat dua sistem
yaitu “Sistem Terminal Digit” dan
“Sistem Klasifikasi Desimal” atau yang
sering disebut “Sistem Dewey”.
1) Sistem Terminal Digit
Pada sistem ini arsip yang dibuat
dan yang diterima yang memiliki dua
nomor akhir yang sama disimpan pada
tempat yang sama. Beberapa ketentuan
yang perlu diperhatikan antara lain :
a) Filling cabinet yang digunakan
memliki 10 laci
b) Guide yang tersedia 100, yang akan
ditempatkan di tiap laci sebanyak
10
c) Jumlah map (folder) sebanyak 1000
eks
d) Nomor kode dibagi dalam 3 unit,
unit pertama adalah 2nomor dari
belakang yang menunjukkan nomor
lacidan nomor guide. Unit kedua
satu nomor berikutnya yang
menunjukkan nomor map. Sedang
unit ketiga adalah nomor sisa, yang
menunjukkan nomor surat yang di
simpan.
Contoh :
11435, berarti:
Unit I 35 = menunjukkan nomor
laci dan nomor guide
Unit II 4 = menunjukkan nomor
map
Unit III 11 = menunjukkan nomor
surat
2) Sistem Klasifikasi Desimal atau
Sistem Dewey
Klasifikasi
masalah
untuk
kegiatan utama yaitu sebanyak 10
ISSN : 2442-3343
masalah utama, kemudian masingmasing kelas utama dibagi menjadi 10
divisi, selanjutnya masing-masing divisi
dibagi menjadi 10 seksi. Sehingga
sistem klasifikasi ini terdiri dari 10
kelas utama, 100 kelas divisi dan 1000
kelas seksi.
c. Sistem Wilayah/Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip
diatur
berdasarkan
judul
nama
wilayah/daerah. Arsip–arsip yang akan
disimpan
penyusunannya
diatur
menurut satuan wilayah atau daerah
yang menjadi alamat surat. Arsip yang
termasuk dalam satuan wilayah
dihimpun dalam satu berkas, kemudian
diurutkan menurut abjad. Abjad yang
dipergunakan diambil dari huruf
pertama nama masing-masing wilayah
atau daerah. Misalnya provinsi,
kotamadya/kabupaten, kecamatan ,
pulau, ibu kota propinsi dan sebagainya.
d. Sistem Tanggal
Pada sistem ini susunan arsip
diatur berdasarkan waktu seperti tahun,
bulan dan tanggal. Petunjuk pokoknya
adalah tahun, bulan and tanggal. Bentuk
penulisannya harus berupa angka–
angka.
Contoh:
Kode:
031283
menyatakan
tanggal
03,
bulan
Desember, Tahun 1983
Adapun keuntungan dari system
ini adalah:
a. Tidak terjadi duplikasi perlengkapan
arsip
b. Pelayanan lebih cepat dalam
memenuhi permintaan arsip
c. Biaya lebih murah atau rendah
dalam hal pengadaan
d. Pembuatan salinan-salinan warkat
yang tidak perlu dapat dicegah
Sedangkan kelemahannya adalah:
a. Ruangan menjadi semrawut sebab
masing-masing bagian mempunyai
kepentingan berbeda-beda seputar
arsip tersebut
74
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
b. Keamanan terhadap arsip tersebut
kurang terjamin
c. Kerahasiaan arsip kurang terjamin
d. Tidak semua jenis arsip dapat
disimpan dengan menggunakan satu
sistem tertentu
Jadi dalam penggunaan arsip yang
masih berkaitan langsung dengan
kegiatan ketatausahaan adalah arsip
dinamis
sedangkan
arsip
statis
merupakan arsip yang tidak berperan
secara langsung dalam
kegiatan
ketatausahaan. Arsip ini sudah dikelola
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ARNAS).
5. Pemeliharaan
Yang
dimaksud
dengan
pemeliharaan arsip adalah usaha–usaha
yang dilakukan untuk menjaga arsip–
arsip dari segala kerusakan dan
kemusnahan yang datangnya dari arsip
itu sendiri maupun dari luar arsip
tersebut. Kerusakan dan kemusnahan
arsip disebabkan oleh beberapa faktor
sebagai berikut :
1. Faktor dari dalam
a. Kertas
Penggunaan kertas yang akan kita
pakai sangat berpengaruh pada awet dan
tidaknya tulisan. Dalam penggunaan
kertas hendaknya dipilih yang baik dan
kuat.Selain itu juga harus diimbangi
dengan
perawatan
dan
juga
penyimpanan yang sebaik-baiknya agar
kertas dapat tahan lama.
b. Tinta
Penggunaan tinta yang akan
digunakan
hendaknya
disesuaikan
dengan kebutuhan dan sebaiknya yang
berkualitas.
c. Pasta/Lem
Dalam penggunaan perekat harus
menggunakan perekat yang baik, jangan
menggunakan perekat yang dibuat dari
getah arab ataupun celluloce tape dan
sejenisnya karena akan merusakkan
kertas.
ISSN : 2442-3343
2. Faktor dari luar
a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak
terkontrol akan menimbulkan
akibat-akibat seperti misalnya
timbulnya jamur, pasta / lem
hilang, kertas menjadi lemah dan
merusakkan kulit. Hal itu dapat
diatasi
dengan
menambah
edaran udara panas (kering) atau
dengan menggunakan panasnya
listrik.
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau kering
dapat
merusakkan
kertas,
misalnya kertas akan menjadi
kering, kesat dan mudah patah
(getas). Untuk menghindari
udara yang terlampau kering,
kelembaban udara harus diatur
sedemikian
rupa
sehingga
melebihi batas-batas yang telah
ditentukan. Untuk itu perlu
dipasang hygrometer di dalam
ruangan.
c. Sinar matahari
Sinar ultra violet
sangat
membahayakan
kertas-kertas
arsip. Untuk itu tidak boleh ada
sinar matahari yang jatuh secara
langsung pada kertas. Untuk
menghindari jatuhnya sinar
matahari secara langsung maka
sebaiknya dibuat pintu-pintu
atau
jendela-jendela
yang
menghadap utara atau selatan
yangtidak berhadapan langsung
dengan sinar matahari.
d. Debu
Untuk menghadapi debu dapat
digunakan elektrostatik yang
berguna untuk menyaring udara
yang masuk. Selain itu juga
dapat digunakan jaring kawat
yang halus (wire mesh) yang
dipasang pada pintu-pintu dan
jendela-jendela sehingga udara
yang masuk dapat disaring.
75
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
e.
f.
g.
h.
Selain itu juga mencegah
macam-macam serangga yang
masuk
dalam
ruang
penyimpanan arsip.
Kekotoran udara
Kekotoran udara terjadi di
daerah kawasan industri. Oleh
karena itu tempat penyimpanan
arsip atau perpustakaan yang
terletak di kawasan industri
harus dipasang AC.
Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat dari
kelembaban
udara
dan
temperature udara yang tidak
terkontrol.
Langkah
yang
dilakukan
adalah
dengan
menempatkan arsip-arsip di
tempat yang terang, kering dan
memiliki cukup ventilasi. Selain
itu jamur dapat dihilangkan
dengan
alkohol,
namun
penggunaan alkohol harus hatihati.
Rayap
Rayap dapat merusakkan kertas
dan kayu. Untuk menghindari
adanya rayap maka sebaiknya
tempat penyimpanan arsip yang
masih menggunakan kayu tidak
bersentuhan langsung dengan
tanah.
Gegat
Gegat terdapat pada dinding
yang basah. Oleh karena itu
kertas
sebaiknya
jangan
bersentuhan dengan dinding
yang lembab. Karena selain
kertas menjadi lembab, kertas
akan rusak oleh gegat atau
serangga
lainnya.
Untuk
mengatasi hal tersebut jagalah
arsip agar tidak bersentuhan
dengan dinding yaitu dengan
meletakkan rak yang dipasang
antara antara dinding atau lantai
dengan jarak 6 inchi.
ISSN : 2442-3343
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan
dengan hal–hal sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
b. Menjaga
kebersihan
meliputi
kebersihan ruangan dan kebersihan
kertas – kertas arsip.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan
arsip.
6. Penyusutan
Arsip tidak selamanya mempunyai
nilai kegunaan. Pada suatu saat arsip
tersebut habis kegunaannya. Tidak
semua warkat disimpan terus menerus,
sehingga ada sebagian warkat yang
harus
disingkirkan
bahkan
dimusnahkan. Adapu alasan-alasan
diadakan penyusutan adalah sebagai
berikut:
a. Menghindari
pencampuradukan
antara arsip-arsip yang masih aktif
dengan yang tak aktif (semi aktif),
serta antara arsip yang bernilai
penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari
arsip,
jika
sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk
membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian dan lain-lain.
d. Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip aktif akan menjadi
longgar
untuk
menampung
bertambahnya arsip baru.
e. Untuk memantapkan jangka waktu
arsip dan menempatkan arsip tak
aktif yang bernilai berkelanjutan
ditempat yang lebih baik.
f. Untuk memantapkan pemeliharaan
arsip yang bernilai permanen hingga
arsip tersebut dapat diperlakukan
permanen dan diatur dengan baik,
terlindungi dari segala faktor
bahaya.
g. Untuk memudahkan pengiriman ke
Arsip Nasional. Langkah awal yang
harus dilakukan dalam penyusutan
arsipyaitu dengan menggolongkan
warkat.
Menurut A.W Widjaja
76
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
(1993: 182) penggolongan warkat
dibagi menjadi 4 (empat) yaitu:
1) Warkat Vital atau dengan kode
V
2) Warkat Penting atau sengan
kode P
3) Warkat Biasa atau sengan kode
B
4) Warkat Tak penting atau dengan
kode T
Untuk mengetahui bernilai atau
tidaknya suatu arsip dapat diukur dari
angka pemakaiannya yaitu angka
prosentase sebagai perbandingan antara
jumlah permintaan warkat untuk dipakai
kembali dengan jumlah seluruh warkat
dalam arsip. Makin besar angka
pemakaian maka makin baik arsip yang
bersangkutan, artinya arsip tersebut
sering digunakan untuk pelaksanaan
tugas sehari-hari.
7. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan
aktivitas menghancurkan arsip yang
telah habis nilai gunanya. Pemusnahan
dapat dilakukan dengan dirobek,
dibakar atau dihancurkan. Zulkifli
Amsyah (1991: 218) menyebutkan
beberapa langkah prosedur pemusnahan
yaitu :
a. Seleksi.
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang
dimusnahkan (daftar penelaahan).
c. Pembuatan
berita
acara
pemusnahan.
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi.
2.2 Petugas Kearsipan
Manusia merupakan unsur yang
paling pokok dalam segala kegiatan.
Tanpa manusia segala sesuatu tidak
akan berjalan. Untuk menjadi petugas
kearsipan yang baik diperlukan
persyaratan tertentu.
Menurut The Liang Gie dalam
bukunya Ig. Wursanto (1991: 39-42)
mengatakan bahwa untuk menjadi
ISSN : 2442-3343
petugas kearsipan yang baik diperlukan
sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu :
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh
setiap pegawai kearsipan agarpegawai
yang bersangkutan dapat membedakan
perkataan-perkataan, nama-nama atau
angka-angka yang sepintas lalu
tampaknya hampir sama. Faktor
ketelitian tersebut harus didukung oleh:
a. Sikap jiwa yang cermat: penuh
minat dan penuh perhatian terhadap
tugas dan pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
b. Kesempurnaan mata, dalam arti
tidak cacat, tidak buta warna.
2. Kecerdasan
Setiap pegawai kearsipan harus
mampu
menggunakan
pikirannya
dengan baik, mempunyai daya ingat
yang cukup tajam, sehingga tidak
mudah lupa. Selain itu, dengan
kecerdasan
diharapkan
petugas
kearsipan mampu memilih pokokpokok soal, serta tidak mudah lupa akan
pokok soal yangsudah ada kartu
arsipnya.
3. Kecekatan
Yaitu mampu memahami sesuatu
dengan cepat, mampu bekerja dengan
cepat dan mahir melakukan sesuatu.
Dalam hal ini petugas kearsipan
diharapkan mampu bekerja dengan
cepat dan gesit.
4. Kerapian
Setiap petugas kearsipan harus
mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban
terhadap arsip-arsip yang disimpan.
Seorang petugas arsip harus teliti dalam
melaksanakan
tugasnya.
Karena
ketelitian seorang petugas arsip sangat
berpengaruh terhadap warkat-warkat
yang disimpan.
Syarat lain yang harus dimiliki
petugas kearsipan adalah keahlian. Hal
ini dapat dilakukan dengan mengadakan
77
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
pendidikan atau latihan-latihan kepada
pegawai kearsipan.
2.3 Sarana Yang Dipakai Dalam
Penyimpanan Arsip
Menyimpan dokumen arsip tidak
lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang
digunakan pada bidang kearsipan,
kualitas peralatan arsip secara baik yang
tidak langsung akan memperlama umur
suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya
dibuat menggunakan bahan-bahan yang
tahan lama seperti, logam, kayu,
alumunium, besi, plastic, maupun bahan
kuat
lainnya
Fungsi peralatan arsip adalah
sebagai berikut
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip
b. Alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah
pekerjaan dibidang kearsipan
c. Alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan, sehingga arsip bertahan
lama
Peralatan arsip yang baik tentunya
akan mendukung penyimpanan arsip
secara maksimal. Ada tiga istilah
penting
yang
berkaitan
dengan
penyimpanan arsip, ketiga isitilah
tersebut adalah pengarsipan horizontal,
pengarsipan
vertical,
pengarsipan
lateral.
a. Pengarsipan
horizontal,
yaitu
penyimpanan arsip/dokumen.map
dilakukan
secara
mendatar
(horizontal), dimana arsip atau
ISSN : 2442-3343
dokumen saling bertumpuk pada
arak atau laci yang tidak terlalu
dalam
b. Pengarsipan
vertical,
yaitu
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map
dilakukan
secara tegak lurus (vertical) dimana
arsip disusun berderetan kebelakang
c. Pengarsipan
lateral,
yaitu
penempatan
atau
penympanan
arsip/dokumen/map
dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana arsip
disusun berderet menyamping.
Macam-macam
peralatan
kearsipan,
peralatan
kearsipan
merupakan bagian pekerjaan dalam
bidang
administrasi/ketatausahaan,
sehingga peralatan yang digunakan
sebagaian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketatausahaan,
jenis-jenis peralatan yang tersebut
adalah:
1. Filling cabinet
Peralatan ini merupakan “idola”
dalam kearsipan karena amat terkenal,
lemari ini tersiri dari beberapa laci,
antara 1-6 laci, tetapi yang paling sering
digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap
laci dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun secara vertical berderet
kebelakang. Filling cabinet berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas
yang masih aktif.
78
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
Sebelum arsip disimpan dilaci,
terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukan kedalam folder atau map
gantung (hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaik tidak ketat
padat, karena diperlukan ruang longgar
untuk memasukan dan mengeluarkan
arsip dari dalam laci. Dalam laci filling
cabinet dilengkapi dangan sepasang
gawang yang dipasng di kiri dan
dikanan bagian atas memanjang ke
belakang
sepanjang
lacinnya.
Gawangnya tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder filling
cabinet dapat tersebut dari plastik atau
logam.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam filling cabinet tetapi
menyimpan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan
ISSN : 2442-3343
3.
Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempan
menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukan ke dalam ordner atau
ditumpukan secara mendatar.
4.
Rak arsip
Rak arsip adalah lemari atnpa
pintu yang menyimpan arsip yang
tersusun secara lateral (menyamping).
secara berputar, sehingga dalam
penempatan
dan
menemukan
kembali tidak banyak memakan
tenaga.Alat ini teresebut dari bahan
yang kuat seperti logam atau besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukan ke dalam
ordner atau kota arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang berguna menempatkan label/judul
arsip yang ada didalamnya.
5.
Map arsip
Map arsip adalah lipatan kertas
tebal atau plastic yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang
79
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
disimpan tidak terlalu banyak, berkisar
1-5 lembar, map arsip ada beberapa
macam, antara lain sebagai berikut:
a. Stopmap folio, map yang dimiliki
daun penutupnya pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menompang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada
umumnya,stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih
dalam proses, tetapi juga untuk
menyimpan arsip yang sudah in
aktif.
Map snelhecter, map yang memiliki
ISSN : 2442-3343
c.
Hanging folder. Folder yang
mempunyai besi penggantung, besi
penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filling cabinet.
Hanging juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip
yang ada di dalamnya.
6.
penjepit di tengahnya. Map ini
digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat in aktif, tetapi dapat
juga menyimpan arsip aktif, arsip
yang
ditempatkan
didalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi
menggunakan perforator.
b. Folder, map yang dilengkapi dengan
daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastic saja, karena tidak
ada daun penutupnya maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukan ke
dalam kotak arsip secara vertical.
Guide
Guide merupakan lembaran kerta
tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sabagai berikut:
a. Tab
yang
menonjol
untuk
menuliskan kode-kode, tandatanda,
atau
indeks
(pengelompokan) arsip
b. Badan guide, berfungsi untuk
menompang arsip-arsip ada di
belakanya.
Guide ditempatkan didepan jika
penyimpanan arsip menggunakan filling
cabinet, atau dapat juga di depan arsip
jika menggunakan ordner atau map
snelhecter. Guide dapat dibuat dengan
berbagai ukuran disesuikan dengan
bentuk arsip, jika arsip berupa surat80
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
surat dengan menggunakan kertas
ukuran folio atau A4 maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukurannya arsip
ang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
7. Ordner
Ordner adalah map besar denga
ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya besi penjepit. Arsip yang
akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator, ordner terbuat dari karton
yang sangat tabal sehingga cukup kuat
jika diletakkan secara lateral pada
lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang
digunakan untuk memisahkan surat
yang diterima. Alat sortir mempunyai
berbagai bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebaginya. Alat sortir ini dapat dibuat
dari berbagai bahan, misalnya logam,
kayu,
plastic
atau
karton
ISSN : 2442-3343
yang biasa diletakkan pada bagian tab
dari sebuahfolder/guide.
10. Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak
kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil seperti,
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Di
dalam tickler file dilengkapi juga
dengan guide atau pembatas, tickler file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.
8.
Label
Label adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada map/folder
11. Cardex
Cardex adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Di dalam
cardex terdapat semacam kantung
palastik tempat penyimpan kartu indeks,
alat inti terbuat bahan besi baja.
9.
12. Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpanan khusus adalah
alat yang digunakan untuk menyimpan
81
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
arsip dalam bentuk-bentuk khusus
seperti flash disk, CD, kaset dan
sabagainya. Alat ini mempunyai
beragam bentuk dan desain, karena
sangat
tergantung
dengan
perkembangan teknologi, bahkan ada
pula alat penyimpan data yang berada di
dunia maya seperti google drive. (Dino
Anugerah, 2014: 2)
3. Metode pengumpulan data
3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode adalah aspek yang sangat
penting dan besar pengaruhnya terhadap
berhasil tindaknya suatu penulisan
terutama
untuk
data
yang
dikumpulkan.Sebab data yang diperoleh
dalam
suatu
penulisan
ilmiah
merupakan gambaran dari objek yang
ditulis. Oleh karena itu penulisan ini
adalah usaha untuk menemukan,
mengungkapkan dan menguji kebenaran
dari suatu pengetahuan, usaha dengan
metode – metode ilmiah, yaitu:
Studi Pustaka (Library Research)
yaitu data yang penulis peroleh dari
perusahaan dengan cara membaca bukubuku, literatur-literatur dan artikelartikel yang erat hubungannya dengan
masalah yang akan dibahas dalam
penyusunan laporan akhir.
Teknik Observasi, yaitu dengan
melakukan pengamatan secara langsung
terhadap
beberapa
hal
yang
berhubungan erat dengan materi
penulisan laporan akhir ini.
3.2 Lokasi Pengumpulan Data
Penulis melaksanakan paraktek
kerja lapangan di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan di Jalan Ade Irma Suryani
Nasution No. 10 Palembang 30129.
3.3 Sumber Data
SumberData
yang digunakan
dalam penulisan ini adalah sebagai
berikut :
ISSN : 2442-3343
a. Data Primer, yaitu data yang
diperoleh langsung dari sumber data
dengan cara jawaban ataupun
tanggapan atau beberapa pertanyaan
yang diajukan tentang prosedur
pengarsipan pada Dinas Pekerjaan
Umum Bima Marga Provinsi
Sumatera Selatan.
b. Data Skunder, adalah data yang
diperoleh secara tidak langsung dari
berbagai
sumber, baik sumber
tertulis maupun sumber lisan yang
berkaitan dengan permasalahan
prosedur pengarsipan pada dinas
pekerjaan umum provinsi sumatera
selatan
yang
diteliti
berupa
peraturan – peraturan, arsip,
dokumen dan lain – lain.
3.4 Teknik Pengumupulan Data
Guna memperkuat data yang telah
diperoleh, maka penulis menggunakan
metode interview/ wawancara. Menurut
Esterbeg
dalam
Sugiyono
mendefinisikan
interview
sebagai
berikut.“a meeting of two persons to
exchange information and ideathough
question and responses, resulting in
communication and joint consthrough
of
meaning
about
aparticular
topic”.Wawancara adalah merupakan
pertemuan dua orang untuk bertuka
informasi dan ide melalui Tanya jawab,
sehingga dapat dikonstruksikan makna
dalam suatu topik tertentu. Mengenai
Prosedur Pengarsipan Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan.
4. ANALISA DATA
Kearsipan
merupakan
faktor
penting untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Administrasi kearsipan yang
baik akan
mempermudah suatu
organisasi mencapai tujuannya. Pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan pengelolahan
arsip diserahkan pada masing-masing
82
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
unit (Disentralisasi). Jadi setiap unit
kerja mempunyai kewenangan untuk
mengelola, memelihara dan menyimpan
arsipnya masing-masing.Selain itu,
untuk arsip pegawai seluruh Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan disimpan secara
disentralisasi danada di ruangan
tersendiri.
4.1 Prosedur Kearsipan Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Prosedur kearsipan merupakan
langkah-langkah
dalam
kearsipan.
kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam
prosedur kearsipan adalah sebagai
berikut:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah
awal dalam proses penciptaan arsip. Hal
ini tentu saja berkaitan dengan suratsurat yang diterima. Surat-surat yang
masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
diterima oleh tepatnya staf bagian
Umum dan Kepegawaian. Kemudian
setelah surat disortir dan diagenda, surat
didistribusikan ke masing-masing unit
kerja. Masing-masing unit kerja diberi
kewenangan untuk menyimpan arsiparsipnya sendiri.
2. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda.Surat yang
diagendakan diberi lembar disposisi
untuk dimintakan disposisi pada atasan
yaitu Sekretaris dan Kepala Badan.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam
pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat
dalam kartu kendali atau buku agenda.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
pelaksanaan pencatatan surat dilakukan
pada buku agenda.
ISSN : 2442-3343
3. Penyimpanan
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
sistem penyimpanan yang digunakan
adalah system pokok soal. Penyimpanan
ini dilaksanakan di Filling cabinet dan
lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan
dalam folder dan setiap folder diberi
satu kode klasifikasi. Kemudian folder
tersebut dimasukkan kedalam filling
cabinet atau lemari arsip. Sedangkan
untuk asas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan asas campuran.
Hal ini terlihat pada penyimpanannya
yang dilakukan pada masing-masing
bagian dan penyimpanan file.
4. Pemeliharaan
Dalam pemeliharaan arsip di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan:
a. Dengan meletakkan arsip di filling
cabinet, ordner, box file yang dapat
menghindarkan arsip dari serangan
hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek.
5. Penyusutan
Begitu pula di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan, penyusutan dilakukan dengan
tujuan untuk menghemat peralatan,
mengindarkan pencampuradukan antara
arsip aktif dan arsip inaktif, untuk
memudahkan mencari arsip dan untuk
memudahkan pengiriman arsip ke
kantor
Arsip
Daerah.
Dalam
pelaksanaan penyusutan tersebut, Badan
Kepegawaian
Daerah
melakukan
koordinasi dengan Kantor Arsip
Daerah. Jadi kesimpulannya adalah:
a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan setelah
arsip berumur 1 Tahun.
b. Dalam pelaksanaan penyusutan
arsip, Badan Kepegawaian Daerah
melakukan
koordinasi
dengan
83
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
kantor Arsip Daerah sebagai kantor
yang mengelola Arsip Daerah.
6. Pemusnahan
Pada kantor Arsip Daerah, dalam
pelaksanaan pemusnahan dibentuk
kepanitiaan yang terdiri dari Badan
Pengawas dan Badan Hukum. Selain
itu, instansi pencipta arsip bertindak
sebagai saksi dalam pemusnahan arsip
tersebut.Jadi dalam hal pemusnahan
arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi
Sumatera Selatan tidak melaksanakan
pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan
pemusnahan arsip dilakukan di kantor
Arsip Daerah dimana di kantor Arsip
Daerah tersebut.
ISSN : 2442-3343
3. Belum adanya pegawai kearsipan.
4. Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan tersebut
Berikut
adalah
rekap
hasil
wawancara yang dilakukan oleh penulis
pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan.
Tabel 4.1 Rekap dan Jawab Responden
4.2 Faktor-Faktor yang Menghambat
Kearsipan Di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan
A.Hambatan-Hambatan
Dalam
Pelaksanaan Kearsipan
Upaya-upaya yang dilakukan di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan untuk
mengatasi hambatan tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Pemanfaatan sarana dan prasarana
secara maksimal.
2. Meningkatkan kualitas SDM pada
bidang kearsipan dengan cara saling
bertukar pikiran mengenai masalahmasalah kearsipan.
3. Pengadaan pegawai kearsipan.
Dari
data
yang
berhasil
dikumpulkan oleh penulis, ternyata
ditemukan beberapa faktor yang
menjadi hambatan dalam proses
pelaksanaan administrasi kearsipan di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan. Hambatanhambatan tersebut adalah:
1. Adanya keterbatasan sarana dan
prasarana.
2. Masih dangkalnya pengetahuan
yang dimiliki pengelola arsip di
bidang kearsipan.
84
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
No
1
Pertanyaan
Asas apakah yang digunakan
untuk menyimpan arsip Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan ?
Responden
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
2
Bagaimana proses penerimaan
surat di Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan ?
Kepala Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
3
Bagaimana
pelaksanaan
penyusutan dan pemusnahan arsip
Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
?
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
4
Hambatan-hambatan apa yang
dialami
sehubungan
dengan
pelaksanaan
kearsipan?
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
5
Bagaimana proses
surat masuk?
6
Bagaimana proses peminjaman
arsip di dinas pekerjaan umum
bina marga provinsi sumatera
selatan?
Staf Bagian Keuangan Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Seksi Penyimpanan Dokumen
Teknik Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
7
Bagaimana pemeliharaan arsip
agar tidak rusak?
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
8
Bagaimana proses pemusnahan
arsip di Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marega Provinsi Sumatera
Selatan
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Sumber Data:
pencatatan
ISSN : 2442-3343
Jawaban
Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkan
pada masing-masing unit
kerja. Jadi setiap unit kerja mempunyai
kewenangan untuk mengelola,
memelihara dan menyimpan arsipnya masingmasing. Selain itu, untuk arsip
pegawai seluruh Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan disimpan
secara disentralisasi dan
ada di ruangan tersendiri.
Surat-surat yang kami terima kami teliti
terlebih dahulu, apakah ada
kesalahan atau tidak. Sehingga pada saat
dilakukan pencatatan nanti tidak
menemui kesulitan karena surat yang salah.
Setelah itu petugas penerima
memberi tanda tangan pada tanda penerima
surat.
Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan,
diadakan penyusutan dan pemusnahan. Akan
tetapi, untuk pemusnahan arsip
dilakukan di Kantor Arsip Daerah. Kita seleksi
arsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkan
dan membuat daftar pertelaannya. Kemudian
kita koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah
arsip-arsip mana yang perlu dimusnahkan dan
pada saat dilakukan pemusnahan, kami
menyaksikannya
sehingga arsip tersebut benar-benar musnah.
Kami mengalami berbagai hambatan dalam
pengelolaan
arsip.
Hambatan-hambatan
tersebut antara lain seperti masih rendahnya
kualitas SDM di bidang kearsipan, rendahnya
sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya
Diklat bidang kearsipanserta kurang adanya
perhatian di bidang kearsipan
itu sendiri. Hal ini terlihat pada pegawai
kearsipan yang belum ada.
“Surat yang kami terima kami beri lembar
disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda”
Sebenarnya di kantor kami juga memiliki kartu
pinjam arsip.
Tetapi pada pelaksanaanya kami tidak
menggunakan prosedur itu. Orang
atau unit yang mau pinjam arsip ngomong
langsung pada penanggungjawab.
Jadi tanpa menggunakan kartu pinjam arsip.
Dalam pemeliharaan arsip, yang dilakukan di
kantor kami adalah dengan
menyimpan
arsip
di
tempat-tempat
penyimpanan arsip seperti filling
cabinet, ordner,box file dan lain-lain.
Sedangkan untuk menghindari bau
pada arsip-arsip yang telah disimpan, kantor
kami menggunakan kapur
barus sehingga arsip tidak berbau apek yang
dapat merusakkan dan tentu saja mengganggu
penemuan arsip serta menghindarkan arsip dari
sinar
matahari secara langsung.
Untuk
pemusnahan,
kami
melakukan
koordinasi dengan kantor Arsip
Daerah.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi
Sumatera
Selatan
Agustus Tahun 2014
85
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
4.3 Analisis Prosedur Kearsipan Pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga
Provinsi
Sumatera
Selatan
Prosedur kearsipan merupakan
langkah-langkah
dalam
kearsipan.
kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam
prosedur kearsipan adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah
awal dalam proses penciptaan arsip. Hal
ini tentu saja berkaitan dengan suratsurat yang diterima.Surat-surat yang
masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
diterima oleh tepatnya staf bagian
Umum dan Kepegawaian. Kemudian
setelah surat disortir dan diagenda, surat
didistribusikan ke masing-masing unit
kerja. Masing-masing unit kerja diberi
kewenangan untuk menyimpan arsiparsipnya sendiri.
Secara teoritis, dalam penerimaan
surat, langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam penerimaan surat
adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat
c. Memberi paraf dan nama terang
pada
buku
ekspedisi/lembar
pengantar surat
d. Menelitih tanda-tanda kerahasiaan
surat, kesesuaian isi surat serta kesah-an surat
e. Meneruskan surat kepada penyotir
Berdasarkan uraian tersebut di atas,
maka dapat dilihat adanya kesesuaian
antar teori tentang penerimaan arsip
dengan praktek pelaksanaan penerimaan
arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan.
b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda.Surat yang
diagendakan diberi lembar disposisi
ISSN : 2442-3343
untuk dimintakan disposisi pada atasan
yaitu Sekretaris dan Kepala Badan.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam
pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat
dalam kartu kendali atau buku agenda.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
pelaksanaan pencatatan surat dilakukan
pada buku agenda. Hal tersebut sudah
sesuai dengan teori mengingat buku
agenda adalah sebagai pengganti kartu
kendali atau kartu ekspedisi.
Jadi kesimpulannya, langkahlangkah pencatatan surat masuk di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan adalah
sebagai berikut:
a. Surat yang diterima diberi lembar
disposisi
b. Surat yang dicatat dalam buku
agenda surat masuk
c. Surat diserahkan ke kapala sub
bagian umum untuk dimintakan
disposisi pada sekretaris atau kepada
badan kepegawaian.
d. Surat yang diberi disposisi dicatat
disposisinya.
c. Penyimpanan
Dalam teori dijelaskan bahwa
system penyimpanan ada 5 (lima)
macam yaitu: system pokok soal, sisem
abjad, siatem terminal digit, system
wilayah dan system tanggal. Hal
tersebut bertujuan untuk mempermudah
penemuan arsip. Selain itu asas
penyimpanan ada 3 (tiga) macam yaitu
asa sentralisasi, asas desentralisasi dan
campuran pada Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan,
sistem penyimpanan yang digunakan
adalah system pokok soal. Penyimpanan
ini dilaksanakan di Filling cabinet dan
lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan
dalam folder dan setiap folder diberi
satu kode klasifikasi.Kemudian folder
tersebut dimasukkan ke dalam filling
cabinet atau lemari arsip.Sedangkan
86
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
untuk asas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan asas campuran.
Hal ini terlihat pada penyimpanannya
yang dilakukan pada masing-masing
bagian dan penyimpanan file.
Jadi dapat disimpulkan bahwa
dalam
pelaksanaan
penyimpnan
yangdigunakan di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan arsip menggunakan
system pokok soal
b. Asas yang digunakan adalah asas
campuran yaitu asas sentralisasi dan
disentralisasi
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu
usaha untuk menjaga arsip agar
terhindar dari segala sesuatu yang dapat
merusak arsip tersebut. Sehingga arsip
dapat
awetdan
tahan
lama.
Pemeliharaan dapat dilakukan dengan
meletakan atau menyimpan arsip di
tempat yang aman seperti tempat yang
dari besi, tidak terkena sinar matahari
secara langsung, air dan lain-lain.
Dalam teori dijelaskan bahwa
pemeliharaan arsip, yaitu dengan
menghindari arsip-arsip dari hal-hal
yang dapat menyebabkan rusaknya arsip
seperti udara yang lembab, udara yang
kering, sinar matahari secara langsung,
debu, jamur, dan lain sebagainya.
Dalam pemeliharaan arsip di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan sudah sesuai
dengan teori yaitu:
a. Dengan meletakkan arsip di filling
cabinet, ordner, box file yang dapat
menghindarkan arsip dari serangan
hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek.
e. Penyusutan
Penyusutan merupakan salah satu
sarana untuk mengatasi penumpukan
arsip.Arsip-arsip yang sudah jarang dan
ISSN : 2442-3343
tidak digunakan lagi diadakannya
pengurangan. Hal tersebut dapat
dilakukan dengan cara memindahkan
arsip aktif ke dalam arsif in aktif. Dalam
teori dijelaskan bahwa penyusutan
dilakukan karena memiliki tujuan.
Adanya tujuan adalah:
a. Menghindari
pencampuradukan
antara arsip-arsip yang masih aktif
dengan yang tak aktif (semi aktif),
serta antara arsip yang bernilai
penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari
arsip,
jika
sewaktu-waktu
diperlukan
c. Menghambat biaya, baik untuk
membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip aktif akan menjadi
longgar
untuk
menampung
bertambahnya arsip baru
e. Untuk memantapkan jangka waktu
arsip dan menempatkan arsip tak
aktif yang bernilai berlanjutan di
tempat yang lebih baik
f. Untuk memantapkan pemeliharaan
arsip yang bernilai permanen hingga
arsip tersebut dapat diperlakukan
permanen dan diatur dengan baik,
terlindungi dari segala faktor
bahaya.
g. Untuk
mempermudahkan
pengiriman ke Arsip Nasional.
Begitu pula di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan, penyusutan dilakukan dengan
tujuan untuk menghemat peralatan,
mengindarkan pencampuradukan antara
arsip aktif dan arsip inaktif, untuk
memudahkan mencari arsip dan untuk
memudahkan pengiriman arsip ke
kantor
Arsip
Daerah.
Dalam
pelaksanaan penyusutan tersebut, Badan
Kepegawaian
Daerah
melakukan
koordinasi dengan Kantor Arsip
Daerah. Jadi kesimpulannya adalah:
87
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan setelah
arsip berumur 1 Tahun.
b. Dalam pelaksanaan penyusutan
arsip, Badan Kepegawaian Daerah
melakukan
koordinasi
dengan
kantor Arsip Daerah sebagai kantor
yang mengelola Arsip Daerah.
f. Pemusnahan
Pemusnaan
arsip
merupakan
kelanjutan dari proses penyusutan.
Arsip-arsip yang sudah tidak ada nilai
gunanya dan telah melampaui jangka
waktu
penyimpanan
harus
dimusnahkan.
Sebelum
dilakukan
pemusnahan, arsip-arsip diseleksi mana
yang masih perlu di simpan dan mana
yang perlu dimusnahkan. Secara
teoritis,
langkah-langkah
prosedur
pemusnahan adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan daftar jenis yang
dimusnahkan (daftar penelaahan)
b. Pembuatan berita acara pemusnahan
c. Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi
dikantor
bandan
kepegawaian
pelaksanaan
pemusnahan dilakukan di kantor
arsip daerah.
Meskipun demikian di kantor
arsip daerah, dalam pelaksanaan
pemusnahan dibentuk kepanitiaan yang
terdiri dari badan pengawasan dan
badan hukum. Selain itu, instansi
pencipta arsip bertindak sebagai saksi
dalam pemusnahan arsip tersebut. Jadi
dalam hal pemusnahan bertindak
sebagai saksi dalam pemusnahan arsip
tersebut. Jadi dalam hal pemusnahan
arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi
Sumatera Selatan tidak melaksanakan
pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan
pemusnahan arsip dilakukan di kantor
Arsip Daerah dimana di kantor Arsip
Daerah
tersebut
pelaksanaan
pemusnahaan arsip sesuai dengan teori.
ISSN : 2442-3343
4.4 Faktor - Faktor
Yang
Menghambat
Kearsip
ISSN : 2442-3343
ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR
PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN
UMUM BINA MARGA PROVINSI SUMATERA SELATAN
Mardila
Nim :1312 02 003
Mahasiswa, program studi Administrasi Niaga Politeknik Anika
Pembimbing : Eni Cahyani, SE., M.Si
Abstrak
Penulisan ini bertujuan mengetahui (1) prosedur kearsipan (2) faktor-faktor yang
menghambat kersiapan pada dinas Pekerjaan Umum Bina Marga provinsi Sumatera
Selatan. Metode penulisan menggunakan deskriptif kualitatif sedangkan teknik
mengumpulan data dengan wawancara sedangkan teknik analisis data menggunakan
analisi interaktif. Berdasarkan hasil analisis peneliti bahwa prosedur pengarsipan terdiri
6 tahapan yaitu : penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan dengan menggunakan alat yang membantu kelancaran kegiatan
pengarsipan seperti meja, agenda, lembar disposisi, lemari, odner, filling cabinet, box
file dan folder. Sedangkan factor-faktor penghambat yaitu pegawai belum memiliki
pengetahuan dibidang kearsipan dan keterbatasan sarana dan prasarana.
Kata Kunci : Prosedur, Pengarsipan, Arsip, Faktor Penghambat
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan
suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan
administrasi, kegiatan administrasi
adalah sebagai kegiatan kelompok yang
mengadakan
kerjasama
guna
menyelesaikan tugas bersama (Simon,
1958: 14), kegiatan administrasi berupa
surat
menyurat,
formulir,
dan
pembuatan laporan serta pengelolahan–
pengelolahannya. Surat adalah sehelai
kertas atau lebih yang membuat suatu
bahan komunikasi yang disampaikan
oleh seseorang kepada orang lain baik
atas nama pribadi kedudukan dalam
organisasi atau kantor (Drs. H. Suhanda
Panji, 2005: 5). Kegiatan tersebut
disebut kegiatan pengarsipan.
“Kearsipan adalah suatu bentuk
pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara
sistematis
sehingga
bila
mana
diperlukan lagi dokumen-dokumen itu
dapat ditemukan secara cepat” (Agus
sugianto dan teguh wahyono, 2005:2).
Undang–undang Republik Indonesia
No.43 Tahun 2009 Pasal 3 tentang
Kearsipan menerapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah hal–hal
yang berkenaan dengan arsip sedangkan
yang dimaksud dengan arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan
perkembangan
teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara
Pada dasarnya keberadaan arsip
pada lingkungan perkantoran tidak
dapat dilepaskan dari pelaksanaan
kegiatan administrasi khususnya pada
bagian Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan. Kearsipan
70
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
diatur dangan tata tertib dapat menjadi
alat informasi dan refisi
yang
membantu
lembaga
–
lembaga
pemerintahan
dalam
melancarkan
kegiatan administrasi. Oleh karena itu
pengelolahan terhadap arsip harus
diterapkan sebaik mungkin, agar setiap
saat arsip dapat diambil atau ditemukan
kembali dalam waktu cepat dalam
kondisi baik.
Arsip juga merupakan pusat
ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip
dapat diketahui bermacam- macam
informasi yang sudah dimiliki kantor
tersebut sehingga dapat ditentukan
sasaran yang dapat dicapai dangan
menggunakan potensi yang ada secara
maksimal. Informasi yang diperoleh
melalui arsip juga dapat menghindarkan
salah komunikasi, mencegah adanya
duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efesiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip
meliputi berbagai kegiatan dalam
mengklasifikasikan surat, memberi
kode, menyimpan surat, memelihara
secara tepat sampai mengenai cara
penyikiran dan pemusnaan surat yang
tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri
adalah sekelompok kompenen yang
teratur yang saling berkaitan dengan
rencana yang dibuat dalam rangka
mencapai
tujuan.
Sedangkan
pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijaksaan
dan tujuan organisasi/proses yang
memberi pengawasan pada suatu hal
yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu
Syamsi, 1994:8).
Arsip yang dimiliki oleh sebuah
kantor kurang baik pengelolaannya,
dapat
mengakibatkan
sulitnya
menemukan informasi yang telah
disimpan dan akhirnya menghambat
tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelolah
ISSN : 2442-3343
menggunakan sistem pengelolahan arsip
yang baik dan benar.
Meskipun kearsipan berperan
penting dalam suatu organisasi, tetapi
masih fokus pada Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan belum melakukan penataan
arsip dengan baik, dalam pelaksanaanya
masih banyak dijumpai arsip – arsip
yang ditumpukan di dalam lemari yang
tidak tersusun rapi ssehingga sulit untuk
ditemukan kembali. Akibatnya dari hal
ini
tentunya
kelestarian
yang
terkandung dalam arsip tersebut dapat
terjamin dan akan lenyap. Maka
berdasarkan
alasan
tersebut
pengamanan dan pemeliharaan arsip
mutlakharus
dilaksanakan
untuk
menjamin kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut.
Berdasarkan alasan yang telah
diuraikan diatas, maka penulis tertarik
mengambil judul “Analisa Prosedur
Pengarsipan
dan
Faktor-Faktor
Penghambat Pengarsipan pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan”.
1.2 Perumusan Masalah
Membahas pengelolaan kearsipan
secara keseluruhan merupakan hal yang
sangat luas cakupanya. Oleh karena itu
penulis merasa perlu untuk membatasi
pokok permasalahan sebagai berikut :
a. Bagaimana prosedur kearsipan pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumtera Selatan ?
b. Faktor–faktor
apa
yang
menghambat pengarsipan pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan?
1.3 Tujuan
Tujuan Penulisan
a. Mengetahui prosedur kearsipan
pada Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sematera Selatan.
71
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
b.
Mengetahui faktor-faktor yang
menghambat kearsipan pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani
“Arche“ yang artinya permulaan,
jabatan, fungsi, atau kuasa hukum.
Kemudian berubah menjadi “to arche“
yang artinya dokumen, catatan.
Sedangkan arsip dalam bahasa Belanda,
berasal dari kata Archief. Menurut
Atmosudirdjo (1982: 157-158) dalam
bukunya Ig. Wursanto (1991: 14)
Archief
dalam
bahasa
Belanda
mempunyai
beberapa
pengertian
sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur
bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusan-keputusan,
akte-akte,
daftar-daftar, dokumen-dokumen,
peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan
kearsipan bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu
sendiri.
Sedangkan menurut Undang–
undang No. 7 tahun 1971 tentang
Ketentuan–Ketentuan Pokok Kearsipan,
Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan
badan–badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan
tunggal
maupun
berkelompok dalam pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan
badan–badan
swasta
atau
perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
ISSN : 2442-3343
Kemudian
dalam
penjelasan
dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 Tentang ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan ini dijelaskan bahwa
yang dimaksud dalam bentuk corak
apapun dari suatu arsip adalah meliputi
yang tertulis maupun yang dapat dilihat
atau didengar seperti halnya hasil-hasil
rekaman,
film
dan
sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskah yang
berisikan hal-hal yang berhubungan satu
dengan lainnya yang dihimpun dalam
satu berkas tersendiri mengenai masalah
yang sama.
Dikemukakan The Liang Gie
dalam bukunya A.W Widjaja (1993:
100-101)
bahwa
“Arsip
ádalah
kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap diperlukan dapat
segera ditemukan kembali”.
“Warkat ádalah setiap catatan
tertulis atau bergambar yang memuat
keterangan mengenai statu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya (The Liang Gie,
1996 : 115).
Dari beberapa pengertian tersebut
di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan kumpulan warkat yang
memiliki kegunaan tertentu dan
disimpan secara sistematis sehingga
dapat dengan mudah dapat ditemukan
kembali apabila saat diperlukan.
2.1.1 Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat
dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut UU
No. 7 tahun 1971 yang dimaksud
dengan arsip dinamis dan arsip aktif
adalah sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis, adalah arsip yang
dipergunakan
secara
langsung
dalam
proses
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya atau dipergunakan secara
72
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara.
2. Arsip Statis, adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupankebangsaan
pada
umumnya maupun penyelenggaraan
sehari-hariAdministrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut
fungsi
dan
kegunaannya
dapat
dibedakan menjadi arsip aktif, semi
aktif dan arsip inaktif. Menurut
A.WWidjaja
(1993:
101-102),
pengertian arsip aktif, semi aktif dan in
aktifadalah sebagai berikut:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih
dipergunakan terus menerusbagi
kelangsungan
pekerjaan
di
lingkungan unit pengolah dari suatu
organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaanya sudahmulai
menurun
3. arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak
lagi
dipergunakan
secaraterus
menerus,
atau
frekuensi
penggunaanya sudah jarang atau
hanya
dipergunakan
sebagai
referensi saja.
2.1.2 Prosedur Kearsipan
Kegiatan–kegiatan yang termasuk
dalam prosedur kerja kearsipan meliputi
penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan
dan pemusnahan benda–benda.
1. Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan
kegiatan pertama yang dilakukan dalam
pengelolaan arsip. Langkah-langkah
yang dilakukan petugas kearsipan dalam
penerimaan adalah :
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat
c. Memberi paraf dan nama terang
pada
buku
ekspedisi/lembar
pengantar surat
ISSN : 2442-3343
d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan
surat, kesesuaian isi surat serta kesah-an surat.
e. Meneruskan surat kepada penyortir
Setelah surat diterima maka
kegiatan selanjutnya adalah penyortiran.
Kemudian
surat-surat
tersebut
disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan jika surat tersebut
ditujukan kepada pimpinan maka surat
tersebut dilampiri lembar disposisi.
2. Pencatatan
Tata cara pencatatan disesuaikan
dengan sifat surat yaitu surat penting,
surat biasa dan surat rahasia. Surat
yangditerima diberi nomor dan dicatat
dalam buku agenda sesuai dengan
tanggal pada waktu surat itu
diagendakan. Hal ini digunakan untuk
membantu mencari surat yang disimpan
dalam file. Selain dicatat pada buku
agenda, surat yang masuk bisa dicatat
pada kartu kendali. Pencatatan surat
dalam kartu kendali, surat-surat yang
masuk di bedakan sesuai sifat surat.
Penggunaan kartu kendali ini adalah
sebagai pengganti buku agenda dan
buku ekspedisi.
3. Penyimpanan
Arsip
merupakan
sumber
informasi atau data yang dapat
melancarkan tugas pekerjaan dan
menjadi
dasar
pimpinan
dalam
mengambil keputusan secara tepat
mengenai permasalahan yang dihadapi,
Menurut A.W Widjaja (1995: 105) ada
5 (lima) macam penyimpanan arsip
yaitu :
a. Sistem Abjad
Penyimpanan
arsip
dengan
menggunakan sistem abjad berarti
semua
arsip/dokumen
diatur
berdasarkan
abjad
nama
orang,
organisasi, atau kantor. Berdasarkan
kebiasaan, dalam system abjad diambil
dari abjad pertama nama si pengirim
atau si penerima surat. Untuk
mengindeks nama Orang atau Badan
73
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
dalam rangka pemberian kode dengan
abjad, digunakan pedoman sebagai
berikut :
b. Sistem Nomor/Angka
Pada sistem ini yang dijadikan
kode adalah menggunakan urutan
angka–angka sebagai pedoman untuk
mengaturnya dan nomernya ditentukan
sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan.
Dalam
sistem
penyimpanan ini terdapat dua sistem
yaitu “Sistem Terminal Digit” dan
“Sistem Klasifikasi Desimal” atau yang
sering disebut “Sistem Dewey”.
1) Sistem Terminal Digit
Pada sistem ini arsip yang dibuat
dan yang diterima yang memiliki dua
nomor akhir yang sama disimpan pada
tempat yang sama. Beberapa ketentuan
yang perlu diperhatikan antara lain :
a) Filling cabinet yang digunakan
memliki 10 laci
b) Guide yang tersedia 100, yang akan
ditempatkan di tiap laci sebanyak
10
c) Jumlah map (folder) sebanyak 1000
eks
d) Nomor kode dibagi dalam 3 unit,
unit pertama adalah 2nomor dari
belakang yang menunjukkan nomor
lacidan nomor guide. Unit kedua
satu nomor berikutnya yang
menunjukkan nomor map. Sedang
unit ketiga adalah nomor sisa, yang
menunjukkan nomor surat yang di
simpan.
Contoh :
11435, berarti:
Unit I 35 = menunjukkan nomor
laci dan nomor guide
Unit II 4 = menunjukkan nomor
map
Unit III 11 = menunjukkan nomor
surat
2) Sistem Klasifikasi Desimal atau
Sistem Dewey
Klasifikasi
masalah
untuk
kegiatan utama yaitu sebanyak 10
ISSN : 2442-3343
masalah utama, kemudian masingmasing kelas utama dibagi menjadi 10
divisi, selanjutnya masing-masing divisi
dibagi menjadi 10 seksi. Sehingga
sistem klasifikasi ini terdiri dari 10
kelas utama, 100 kelas divisi dan 1000
kelas seksi.
c. Sistem Wilayah/Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip
diatur
berdasarkan
judul
nama
wilayah/daerah. Arsip–arsip yang akan
disimpan
penyusunannya
diatur
menurut satuan wilayah atau daerah
yang menjadi alamat surat. Arsip yang
termasuk dalam satuan wilayah
dihimpun dalam satu berkas, kemudian
diurutkan menurut abjad. Abjad yang
dipergunakan diambil dari huruf
pertama nama masing-masing wilayah
atau daerah. Misalnya provinsi,
kotamadya/kabupaten, kecamatan ,
pulau, ibu kota propinsi dan sebagainya.
d. Sistem Tanggal
Pada sistem ini susunan arsip
diatur berdasarkan waktu seperti tahun,
bulan dan tanggal. Petunjuk pokoknya
adalah tahun, bulan and tanggal. Bentuk
penulisannya harus berupa angka–
angka.
Contoh:
Kode:
031283
menyatakan
tanggal
03,
bulan
Desember, Tahun 1983
Adapun keuntungan dari system
ini adalah:
a. Tidak terjadi duplikasi perlengkapan
arsip
b. Pelayanan lebih cepat dalam
memenuhi permintaan arsip
c. Biaya lebih murah atau rendah
dalam hal pengadaan
d. Pembuatan salinan-salinan warkat
yang tidak perlu dapat dicegah
Sedangkan kelemahannya adalah:
a. Ruangan menjadi semrawut sebab
masing-masing bagian mempunyai
kepentingan berbeda-beda seputar
arsip tersebut
74
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
b. Keamanan terhadap arsip tersebut
kurang terjamin
c. Kerahasiaan arsip kurang terjamin
d. Tidak semua jenis arsip dapat
disimpan dengan menggunakan satu
sistem tertentu
Jadi dalam penggunaan arsip yang
masih berkaitan langsung dengan
kegiatan ketatausahaan adalah arsip
dinamis
sedangkan
arsip
statis
merupakan arsip yang tidak berperan
secara langsung dalam
kegiatan
ketatausahaan. Arsip ini sudah dikelola
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ARNAS).
5. Pemeliharaan
Yang
dimaksud
dengan
pemeliharaan arsip adalah usaha–usaha
yang dilakukan untuk menjaga arsip–
arsip dari segala kerusakan dan
kemusnahan yang datangnya dari arsip
itu sendiri maupun dari luar arsip
tersebut. Kerusakan dan kemusnahan
arsip disebabkan oleh beberapa faktor
sebagai berikut :
1. Faktor dari dalam
a. Kertas
Penggunaan kertas yang akan kita
pakai sangat berpengaruh pada awet dan
tidaknya tulisan. Dalam penggunaan
kertas hendaknya dipilih yang baik dan
kuat.Selain itu juga harus diimbangi
dengan
perawatan
dan
juga
penyimpanan yang sebaik-baiknya agar
kertas dapat tahan lama.
b. Tinta
Penggunaan tinta yang akan
digunakan
hendaknya
disesuaikan
dengan kebutuhan dan sebaiknya yang
berkualitas.
c. Pasta/Lem
Dalam penggunaan perekat harus
menggunakan perekat yang baik, jangan
menggunakan perekat yang dibuat dari
getah arab ataupun celluloce tape dan
sejenisnya karena akan merusakkan
kertas.
ISSN : 2442-3343
2. Faktor dari luar
a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak
terkontrol akan menimbulkan
akibat-akibat seperti misalnya
timbulnya jamur, pasta / lem
hilang, kertas menjadi lemah dan
merusakkan kulit. Hal itu dapat
diatasi
dengan
menambah
edaran udara panas (kering) atau
dengan menggunakan panasnya
listrik.
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau kering
dapat
merusakkan
kertas,
misalnya kertas akan menjadi
kering, kesat dan mudah patah
(getas). Untuk menghindari
udara yang terlampau kering,
kelembaban udara harus diatur
sedemikian
rupa
sehingga
melebihi batas-batas yang telah
ditentukan. Untuk itu perlu
dipasang hygrometer di dalam
ruangan.
c. Sinar matahari
Sinar ultra violet
sangat
membahayakan
kertas-kertas
arsip. Untuk itu tidak boleh ada
sinar matahari yang jatuh secara
langsung pada kertas. Untuk
menghindari jatuhnya sinar
matahari secara langsung maka
sebaiknya dibuat pintu-pintu
atau
jendela-jendela
yang
menghadap utara atau selatan
yangtidak berhadapan langsung
dengan sinar matahari.
d. Debu
Untuk menghadapi debu dapat
digunakan elektrostatik yang
berguna untuk menyaring udara
yang masuk. Selain itu juga
dapat digunakan jaring kawat
yang halus (wire mesh) yang
dipasang pada pintu-pintu dan
jendela-jendela sehingga udara
yang masuk dapat disaring.
75
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
e.
f.
g.
h.
Selain itu juga mencegah
macam-macam serangga yang
masuk
dalam
ruang
penyimpanan arsip.
Kekotoran udara
Kekotoran udara terjadi di
daerah kawasan industri. Oleh
karena itu tempat penyimpanan
arsip atau perpustakaan yang
terletak di kawasan industri
harus dipasang AC.
Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat dari
kelembaban
udara
dan
temperature udara yang tidak
terkontrol.
Langkah
yang
dilakukan
adalah
dengan
menempatkan arsip-arsip di
tempat yang terang, kering dan
memiliki cukup ventilasi. Selain
itu jamur dapat dihilangkan
dengan
alkohol,
namun
penggunaan alkohol harus hatihati.
Rayap
Rayap dapat merusakkan kertas
dan kayu. Untuk menghindari
adanya rayap maka sebaiknya
tempat penyimpanan arsip yang
masih menggunakan kayu tidak
bersentuhan langsung dengan
tanah.
Gegat
Gegat terdapat pada dinding
yang basah. Oleh karena itu
kertas
sebaiknya
jangan
bersentuhan dengan dinding
yang lembab. Karena selain
kertas menjadi lembab, kertas
akan rusak oleh gegat atau
serangga
lainnya.
Untuk
mengatasi hal tersebut jagalah
arsip agar tidak bersentuhan
dengan dinding yaitu dengan
meletakkan rak yang dipasang
antara antara dinding atau lantai
dengan jarak 6 inchi.
ISSN : 2442-3343
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan
dengan hal–hal sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
b. Menjaga
kebersihan
meliputi
kebersihan ruangan dan kebersihan
kertas – kertas arsip.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan
arsip.
6. Penyusutan
Arsip tidak selamanya mempunyai
nilai kegunaan. Pada suatu saat arsip
tersebut habis kegunaannya. Tidak
semua warkat disimpan terus menerus,
sehingga ada sebagian warkat yang
harus
disingkirkan
bahkan
dimusnahkan. Adapu alasan-alasan
diadakan penyusutan adalah sebagai
berikut:
a. Menghindari
pencampuradukan
antara arsip-arsip yang masih aktif
dengan yang tak aktif (semi aktif),
serta antara arsip yang bernilai
penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari
arsip,
jika
sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk
membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian dan lain-lain.
d. Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip aktif akan menjadi
longgar
untuk
menampung
bertambahnya arsip baru.
e. Untuk memantapkan jangka waktu
arsip dan menempatkan arsip tak
aktif yang bernilai berkelanjutan
ditempat yang lebih baik.
f. Untuk memantapkan pemeliharaan
arsip yang bernilai permanen hingga
arsip tersebut dapat diperlakukan
permanen dan diatur dengan baik,
terlindungi dari segala faktor
bahaya.
g. Untuk memudahkan pengiriman ke
Arsip Nasional. Langkah awal yang
harus dilakukan dalam penyusutan
arsipyaitu dengan menggolongkan
warkat.
Menurut A.W Widjaja
76
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
(1993: 182) penggolongan warkat
dibagi menjadi 4 (empat) yaitu:
1) Warkat Vital atau dengan kode
V
2) Warkat Penting atau sengan
kode P
3) Warkat Biasa atau sengan kode
B
4) Warkat Tak penting atau dengan
kode T
Untuk mengetahui bernilai atau
tidaknya suatu arsip dapat diukur dari
angka pemakaiannya yaitu angka
prosentase sebagai perbandingan antara
jumlah permintaan warkat untuk dipakai
kembali dengan jumlah seluruh warkat
dalam arsip. Makin besar angka
pemakaian maka makin baik arsip yang
bersangkutan, artinya arsip tersebut
sering digunakan untuk pelaksanaan
tugas sehari-hari.
7. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan
aktivitas menghancurkan arsip yang
telah habis nilai gunanya. Pemusnahan
dapat dilakukan dengan dirobek,
dibakar atau dihancurkan. Zulkifli
Amsyah (1991: 218) menyebutkan
beberapa langkah prosedur pemusnahan
yaitu :
a. Seleksi.
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang
dimusnahkan (daftar penelaahan).
c. Pembuatan
berita
acara
pemusnahan.
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi.
2.2 Petugas Kearsipan
Manusia merupakan unsur yang
paling pokok dalam segala kegiatan.
Tanpa manusia segala sesuatu tidak
akan berjalan. Untuk menjadi petugas
kearsipan yang baik diperlukan
persyaratan tertentu.
Menurut The Liang Gie dalam
bukunya Ig. Wursanto (1991: 39-42)
mengatakan bahwa untuk menjadi
ISSN : 2442-3343
petugas kearsipan yang baik diperlukan
sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu :
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh
setiap pegawai kearsipan agarpegawai
yang bersangkutan dapat membedakan
perkataan-perkataan, nama-nama atau
angka-angka yang sepintas lalu
tampaknya hampir sama. Faktor
ketelitian tersebut harus didukung oleh:
a. Sikap jiwa yang cermat: penuh
minat dan penuh perhatian terhadap
tugas dan pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
b. Kesempurnaan mata, dalam arti
tidak cacat, tidak buta warna.
2. Kecerdasan
Setiap pegawai kearsipan harus
mampu
menggunakan
pikirannya
dengan baik, mempunyai daya ingat
yang cukup tajam, sehingga tidak
mudah lupa. Selain itu, dengan
kecerdasan
diharapkan
petugas
kearsipan mampu memilih pokokpokok soal, serta tidak mudah lupa akan
pokok soal yangsudah ada kartu
arsipnya.
3. Kecekatan
Yaitu mampu memahami sesuatu
dengan cepat, mampu bekerja dengan
cepat dan mahir melakukan sesuatu.
Dalam hal ini petugas kearsipan
diharapkan mampu bekerja dengan
cepat dan gesit.
4. Kerapian
Setiap petugas kearsipan harus
mampu menciptakan dan menjaga
kerapian, kebersihan dan ketertiban
terhadap arsip-arsip yang disimpan.
Seorang petugas arsip harus teliti dalam
melaksanakan
tugasnya.
Karena
ketelitian seorang petugas arsip sangat
berpengaruh terhadap warkat-warkat
yang disimpan.
Syarat lain yang harus dimiliki
petugas kearsipan adalah keahlian. Hal
ini dapat dilakukan dengan mengadakan
77
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
pendidikan atau latihan-latihan kepada
pegawai kearsipan.
2.3 Sarana Yang Dipakai Dalam
Penyimpanan Arsip
Menyimpan dokumen arsip tidak
lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang
digunakan pada bidang kearsipan,
kualitas peralatan arsip secara baik yang
tidak langsung akan memperlama umur
suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya
dibuat menggunakan bahan-bahan yang
tahan lama seperti, logam, kayu,
alumunium, besi, plastic, maupun bahan
kuat
lainnya
Fungsi peralatan arsip adalah
sebagai berikut
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip
b. Alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah
pekerjaan dibidang kearsipan
c. Alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan, sehingga arsip bertahan
lama
Peralatan arsip yang baik tentunya
akan mendukung penyimpanan arsip
secara maksimal. Ada tiga istilah
penting
yang
berkaitan
dengan
penyimpanan arsip, ketiga isitilah
tersebut adalah pengarsipan horizontal,
pengarsipan
vertical,
pengarsipan
lateral.
a. Pengarsipan
horizontal,
yaitu
penyimpanan arsip/dokumen.map
dilakukan
secara
mendatar
(horizontal), dimana arsip atau
ISSN : 2442-3343
dokumen saling bertumpuk pada
arak atau laci yang tidak terlalu
dalam
b. Pengarsipan
vertical,
yaitu
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map
dilakukan
secara tegak lurus (vertical) dimana
arsip disusun berderetan kebelakang
c. Pengarsipan
lateral,
yaitu
penempatan
atau
penympanan
arsip/dokumen/map
dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana arsip
disusun berderet menyamping.
Macam-macam
peralatan
kearsipan,
peralatan
kearsipan
merupakan bagian pekerjaan dalam
bidang
administrasi/ketatausahaan,
sehingga peralatan yang digunakan
sebagaian besar sama dengan yang
digunakan dalam bidang ketatausahaan,
jenis-jenis peralatan yang tersebut
adalah:
1. Filling cabinet
Peralatan ini merupakan “idola”
dalam kearsipan karena amat terkenal,
lemari ini tersiri dari beberapa laci,
antara 1-6 laci, tetapi yang paling sering
digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap
laci dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun secara vertical berderet
kebelakang. Filling cabinet berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas
yang masih aktif.
78
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
Sebelum arsip disimpan dilaci,
terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukan kedalam folder atau map
gantung (hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaik tidak ketat
padat, karena diperlukan ruang longgar
untuk memasukan dan mengeluarkan
arsip dari dalam laci. Dalam laci filling
cabinet dilengkapi dangan sepasang
gawang yang dipasng di kiri dan
dikanan bagian atas memanjang ke
belakang
sepanjang
lacinnya.
Gawangnya tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder filling
cabinet dapat tersebut dari plastik atau
logam.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam filling cabinet tetapi
menyimpan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan
ISSN : 2442-3343
3.
Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempan
menyimpan berbagai bentuk arsip.
Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukan ke dalam ordner atau
ditumpukan secara mendatar.
4.
Rak arsip
Rak arsip adalah lemari atnpa
pintu yang menyimpan arsip yang
tersusun secara lateral (menyamping).
secara berputar, sehingga dalam
penempatan
dan
menemukan
kembali tidak banyak memakan
tenaga.Alat ini teresebut dari bahan
yang kuat seperti logam atau besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukan ke dalam
ordner atau kota arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang berguna menempatkan label/judul
arsip yang ada didalamnya.
5.
Map arsip
Map arsip adalah lipatan kertas
tebal atau plastic yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang
79
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
disimpan tidak terlalu banyak, berkisar
1-5 lembar, map arsip ada beberapa
macam, antara lain sebagai berikut:
a. Stopmap folio, map yang dimiliki
daun penutupnya pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menompang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada
umumnya,stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih
dalam proses, tetapi juga untuk
menyimpan arsip yang sudah in
aktif.
Map snelhecter, map yang memiliki
ISSN : 2442-3343
c.
Hanging folder. Folder yang
mempunyai besi penggantung, besi
penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filling cabinet.
Hanging juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip
yang ada di dalamnya.
6.
penjepit di tengahnya. Map ini
digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat in aktif, tetapi dapat
juga menyimpan arsip aktif, arsip
yang
ditempatkan
didalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi
menggunakan perforator.
b. Folder, map yang dilengkapi dengan
daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastic saja, karena tidak
ada daun penutupnya maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukan ke
dalam kotak arsip secara vertical.
Guide
Guide merupakan lembaran kerta
tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sabagai berikut:
a. Tab
yang
menonjol
untuk
menuliskan kode-kode, tandatanda,
atau
indeks
(pengelompokan) arsip
b. Badan guide, berfungsi untuk
menompang arsip-arsip ada di
belakanya.
Guide ditempatkan didepan jika
penyimpanan arsip menggunakan filling
cabinet, atau dapat juga di depan arsip
jika menggunakan ordner atau map
snelhecter. Guide dapat dibuat dengan
berbagai ukuran disesuikan dengan
bentuk arsip, jika arsip berupa surat80
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
surat dengan menggunakan kertas
ukuran folio atau A4 maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukurannya arsip
ang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
7. Ordner
Ordner adalah map besar denga
ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya besi penjepit. Arsip yang
akan disimpan di dalam ordner terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator, ordner terbuat dari karton
yang sangat tabal sehingga cukup kuat
jika diletakkan secara lateral pada
lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang
digunakan untuk memisahkan surat
yang diterima. Alat sortir mempunyai
berbagai bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan
sebaginya. Alat sortir ini dapat dibuat
dari berbagai bahan, misalnya logam,
kayu,
plastic
atau
karton
ISSN : 2442-3343
yang biasa diletakkan pada bagian tab
dari sebuahfolder/guide.
10. Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak
kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil seperti,
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Di
dalam tickler file dilengkapi juga
dengan guide atau pembatas, tickler file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.
8.
Label
Label adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada map/folder
11. Cardex
Cardex adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Di dalam
cardex terdapat semacam kantung
palastik tempat penyimpan kartu indeks,
alat inti terbuat bahan besi baja.
9.
12. Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpanan khusus adalah
alat yang digunakan untuk menyimpan
81
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
arsip dalam bentuk-bentuk khusus
seperti flash disk, CD, kaset dan
sabagainya. Alat ini mempunyai
beragam bentuk dan desain, karena
sangat
tergantung
dengan
perkembangan teknologi, bahkan ada
pula alat penyimpan data yang berada di
dunia maya seperti google drive. (Dino
Anugerah, 2014: 2)
3. Metode pengumpulan data
3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode adalah aspek yang sangat
penting dan besar pengaruhnya terhadap
berhasil tindaknya suatu penulisan
terutama
untuk
data
yang
dikumpulkan.Sebab data yang diperoleh
dalam
suatu
penulisan
ilmiah
merupakan gambaran dari objek yang
ditulis. Oleh karena itu penulisan ini
adalah usaha untuk menemukan,
mengungkapkan dan menguji kebenaran
dari suatu pengetahuan, usaha dengan
metode – metode ilmiah, yaitu:
Studi Pustaka (Library Research)
yaitu data yang penulis peroleh dari
perusahaan dengan cara membaca bukubuku, literatur-literatur dan artikelartikel yang erat hubungannya dengan
masalah yang akan dibahas dalam
penyusunan laporan akhir.
Teknik Observasi, yaitu dengan
melakukan pengamatan secara langsung
terhadap
beberapa
hal
yang
berhubungan erat dengan materi
penulisan laporan akhir ini.
3.2 Lokasi Pengumpulan Data
Penulis melaksanakan paraktek
kerja lapangan di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan di Jalan Ade Irma Suryani
Nasution No. 10 Palembang 30129.
3.3 Sumber Data
SumberData
yang digunakan
dalam penulisan ini adalah sebagai
berikut :
ISSN : 2442-3343
a. Data Primer, yaitu data yang
diperoleh langsung dari sumber data
dengan cara jawaban ataupun
tanggapan atau beberapa pertanyaan
yang diajukan tentang prosedur
pengarsipan pada Dinas Pekerjaan
Umum Bima Marga Provinsi
Sumatera Selatan.
b. Data Skunder, adalah data yang
diperoleh secara tidak langsung dari
berbagai
sumber, baik sumber
tertulis maupun sumber lisan yang
berkaitan dengan permasalahan
prosedur pengarsipan pada dinas
pekerjaan umum provinsi sumatera
selatan
yang
diteliti
berupa
peraturan – peraturan, arsip,
dokumen dan lain – lain.
3.4 Teknik Pengumupulan Data
Guna memperkuat data yang telah
diperoleh, maka penulis menggunakan
metode interview/ wawancara. Menurut
Esterbeg
dalam
Sugiyono
mendefinisikan
interview
sebagai
berikut.“a meeting of two persons to
exchange information and ideathough
question and responses, resulting in
communication and joint consthrough
of
meaning
about
aparticular
topic”.Wawancara adalah merupakan
pertemuan dua orang untuk bertuka
informasi dan ide melalui Tanya jawab,
sehingga dapat dikonstruksikan makna
dalam suatu topik tertentu. Mengenai
Prosedur Pengarsipan Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan.
4. ANALISA DATA
Kearsipan
merupakan
faktor
penting untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Administrasi kearsipan yang
baik akan
mempermudah suatu
organisasi mencapai tujuannya. Pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan pengelolahan
arsip diserahkan pada masing-masing
82
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
unit (Disentralisasi). Jadi setiap unit
kerja mempunyai kewenangan untuk
mengelola, memelihara dan menyimpan
arsipnya masing-masing.Selain itu,
untuk arsip pegawai seluruh Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan disimpan secara
disentralisasi danada di ruangan
tersendiri.
4.1 Prosedur Kearsipan Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Prosedur kearsipan merupakan
langkah-langkah
dalam
kearsipan.
kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam
prosedur kearsipan adalah sebagai
berikut:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah
awal dalam proses penciptaan arsip. Hal
ini tentu saja berkaitan dengan suratsurat yang diterima. Surat-surat yang
masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
diterima oleh tepatnya staf bagian
Umum dan Kepegawaian. Kemudian
setelah surat disortir dan diagenda, surat
didistribusikan ke masing-masing unit
kerja. Masing-masing unit kerja diberi
kewenangan untuk menyimpan arsiparsipnya sendiri.
2. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda.Surat yang
diagendakan diberi lembar disposisi
untuk dimintakan disposisi pada atasan
yaitu Sekretaris dan Kepala Badan.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam
pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat
dalam kartu kendali atau buku agenda.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
pelaksanaan pencatatan surat dilakukan
pada buku agenda.
ISSN : 2442-3343
3. Penyimpanan
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
sistem penyimpanan yang digunakan
adalah system pokok soal. Penyimpanan
ini dilaksanakan di Filling cabinet dan
lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan
dalam folder dan setiap folder diberi
satu kode klasifikasi. Kemudian folder
tersebut dimasukkan kedalam filling
cabinet atau lemari arsip. Sedangkan
untuk asas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan asas campuran.
Hal ini terlihat pada penyimpanannya
yang dilakukan pada masing-masing
bagian dan penyimpanan file.
4. Pemeliharaan
Dalam pemeliharaan arsip di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan:
a. Dengan meletakkan arsip di filling
cabinet, ordner, box file yang dapat
menghindarkan arsip dari serangan
hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek.
5. Penyusutan
Begitu pula di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan, penyusutan dilakukan dengan
tujuan untuk menghemat peralatan,
mengindarkan pencampuradukan antara
arsip aktif dan arsip inaktif, untuk
memudahkan mencari arsip dan untuk
memudahkan pengiriman arsip ke
kantor
Arsip
Daerah.
Dalam
pelaksanaan penyusutan tersebut, Badan
Kepegawaian
Daerah
melakukan
koordinasi dengan Kantor Arsip
Daerah. Jadi kesimpulannya adalah:
a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan setelah
arsip berumur 1 Tahun.
b. Dalam pelaksanaan penyusutan
arsip, Badan Kepegawaian Daerah
melakukan
koordinasi
dengan
83
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
kantor Arsip Daerah sebagai kantor
yang mengelola Arsip Daerah.
6. Pemusnahan
Pada kantor Arsip Daerah, dalam
pelaksanaan pemusnahan dibentuk
kepanitiaan yang terdiri dari Badan
Pengawas dan Badan Hukum. Selain
itu, instansi pencipta arsip bertindak
sebagai saksi dalam pemusnahan arsip
tersebut.Jadi dalam hal pemusnahan
arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi
Sumatera Selatan tidak melaksanakan
pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan
pemusnahan arsip dilakukan di kantor
Arsip Daerah dimana di kantor Arsip
Daerah tersebut.
ISSN : 2442-3343
3. Belum adanya pegawai kearsipan.
4. Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan tersebut
Berikut
adalah
rekap
hasil
wawancara yang dilakukan oleh penulis
pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan.
Tabel 4.1 Rekap dan Jawab Responden
4.2 Faktor-Faktor yang Menghambat
Kearsipan Di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan
A.Hambatan-Hambatan
Dalam
Pelaksanaan Kearsipan
Upaya-upaya yang dilakukan di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan untuk
mengatasi hambatan tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Pemanfaatan sarana dan prasarana
secara maksimal.
2. Meningkatkan kualitas SDM pada
bidang kearsipan dengan cara saling
bertukar pikiran mengenai masalahmasalah kearsipan.
3. Pengadaan pegawai kearsipan.
Dari
data
yang
berhasil
dikumpulkan oleh penulis, ternyata
ditemukan beberapa faktor yang
menjadi hambatan dalam proses
pelaksanaan administrasi kearsipan di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan. Hambatanhambatan tersebut adalah:
1. Adanya keterbatasan sarana dan
prasarana.
2. Masih dangkalnya pengetahuan
yang dimiliki pengelola arsip di
bidang kearsipan.
84
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
No
1
Pertanyaan
Asas apakah yang digunakan
untuk menyimpan arsip Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan ?
Responden
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
2
Bagaimana proses penerimaan
surat di Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan ?
Kepala Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
3
Bagaimana
pelaksanaan
penyusutan dan pemusnahan arsip
Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
?
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
4
Hambatan-hambatan apa yang
dialami
sehubungan
dengan
pelaksanaan
kearsipan?
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
5
Bagaimana proses
surat masuk?
6
Bagaimana proses peminjaman
arsip di dinas pekerjaan umum
bina marga provinsi sumatera
selatan?
Staf Bagian Keuangan Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Seksi Penyimpanan Dokumen
Teknik Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan
7
Bagaimana pemeliharaan arsip
agar tidak rusak?
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
8
Bagaimana proses pemusnahan
arsip di Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marega Provinsi Sumatera
Selatan
Staf Tata Usaha Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan
Sumber Data:
pencatatan
ISSN : 2442-3343
Jawaban
Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkan
pada masing-masing unit
kerja. Jadi setiap unit kerja mempunyai
kewenangan untuk mengelola,
memelihara dan menyimpan arsipnya masingmasing. Selain itu, untuk arsip
pegawai seluruh Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan disimpan
secara disentralisasi dan
ada di ruangan tersendiri.
Surat-surat yang kami terima kami teliti
terlebih dahulu, apakah ada
kesalahan atau tidak. Sehingga pada saat
dilakukan pencatatan nanti tidak
menemui kesulitan karena surat yang salah.
Setelah itu petugas penerima
memberi tanda tangan pada tanda penerima
surat.
Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan,
diadakan penyusutan dan pemusnahan. Akan
tetapi, untuk pemusnahan arsip
dilakukan di Kantor Arsip Daerah. Kita seleksi
arsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkan
dan membuat daftar pertelaannya. Kemudian
kita koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah
arsip-arsip mana yang perlu dimusnahkan dan
pada saat dilakukan pemusnahan, kami
menyaksikannya
sehingga arsip tersebut benar-benar musnah.
Kami mengalami berbagai hambatan dalam
pengelolaan
arsip.
Hambatan-hambatan
tersebut antara lain seperti masih rendahnya
kualitas SDM di bidang kearsipan, rendahnya
sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya
Diklat bidang kearsipanserta kurang adanya
perhatian di bidang kearsipan
itu sendiri. Hal ini terlihat pada pegawai
kearsipan yang belum ada.
“Surat yang kami terima kami beri lembar
disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda”
Sebenarnya di kantor kami juga memiliki kartu
pinjam arsip.
Tetapi pada pelaksanaanya kami tidak
menggunakan prosedur itu. Orang
atau unit yang mau pinjam arsip ngomong
langsung pada penanggungjawab.
Jadi tanpa menggunakan kartu pinjam arsip.
Dalam pemeliharaan arsip, yang dilakukan di
kantor kami adalah dengan
menyimpan
arsip
di
tempat-tempat
penyimpanan arsip seperti filling
cabinet, ordner,box file dan lain-lain.
Sedangkan untuk menghindari bau
pada arsip-arsip yang telah disimpan, kantor
kami menggunakan kapur
barus sehingga arsip tidak berbau apek yang
dapat merusakkan dan tentu saja mengganggu
penemuan arsip serta menghindarkan arsip dari
sinar
matahari secara langsung.
Untuk
pemusnahan,
kami
melakukan
koordinasi dengan kantor Arsip
Daerah.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi
Sumatera
Selatan
Agustus Tahun 2014
85
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
4.3 Analisis Prosedur Kearsipan Pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga
Provinsi
Sumatera
Selatan
Prosedur kearsipan merupakan
langkah-langkah
dalam
kearsipan.
kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam
prosedur kearsipan adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah
awal dalam proses penciptaan arsip. Hal
ini tentu saja berkaitan dengan suratsurat yang diterima.Surat-surat yang
masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan
diterima oleh tepatnya staf bagian
Umum dan Kepegawaian. Kemudian
setelah surat disortir dan diagenda, surat
didistribusikan ke masing-masing unit
kerja. Masing-masing unit kerja diberi
kewenangan untuk menyimpan arsiparsipnya sendiri.
Secara teoritis, dalam penerimaan
surat, langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam penerimaan surat
adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat
c. Memberi paraf dan nama terang
pada
buku
ekspedisi/lembar
pengantar surat
d. Menelitih tanda-tanda kerahasiaan
surat, kesesuaian isi surat serta kesah-an surat
e. Meneruskan surat kepada penyotir
Berdasarkan uraian tersebut di atas,
maka dapat dilihat adanya kesesuaian
antar teori tentang penerimaan arsip
dengan praktek pelaksanaan penerimaan
arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan.
b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan dengan
menggunakan buku agenda.Surat yang
diagendakan diberi lembar disposisi
ISSN : 2442-3343
untuk dimintakan disposisi pada atasan
yaitu Sekretaris dan Kepala Badan.
Dalam teori disebutkan bahwa dalam
pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat
dalam kartu kendali atau buku agenda.
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Provinsi Sumatera Selatan,
pelaksanaan pencatatan surat dilakukan
pada buku agenda. Hal tersebut sudah
sesuai dengan teori mengingat buku
agenda adalah sebagai pengganti kartu
kendali atau kartu ekspedisi.
Jadi kesimpulannya, langkahlangkah pencatatan surat masuk di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan adalah
sebagai berikut:
a. Surat yang diterima diberi lembar
disposisi
b. Surat yang dicatat dalam buku
agenda surat masuk
c. Surat diserahkan ke kapala sub
bagian umum untuk dimintakan
disposisi pada sekretaris atau kepada
badan kepegawaian.
d. Surat yang diberi disposisi dicatat
disposisinya.
c. Penyimpanan
Dalam teori dijelaskan bahwa
system penyimpanan ada 5 (lima)
macam yaitu: system pokok soal, sisem
abjad, siatem terminal digit, system
wilayah dan system tanggal. Hal
tersebut bertujuan untuk mempermudah
penemuan arsip. Selain itu asas
penyimpanan ada 3 (tiga) macam yaitu
asa sentralisasi, asas desentralisasi dan
campuran pada Dinas Pekerjaan Umum
Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan,
sistem penyimpanan yang digunakan
adalah system pokok soal. Penyimpanan
ini dilaksanakan di Filling cabinet dan
lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan
dalam folder dan setiap folder diberi
satu kode klasifikasi.Kemudian folder
tersebut dimasukkan ke dalam filling
cabinet atau lemari arsip.Sedangkan
86
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
untuk asas penyimpanannya adalah
dengan menggunakan asas campuran.
Hal ini terlihat pada penyimpanannya
yang dilakukan pada masing-masing
bagian dan penyimpanan file.
Jadi dapat disimpulkan bahwa
dalam
pelaksanaan
penyimpnan
yangdigunakan di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan arsip menggunakan
system pokok soal
b. Asas yang digunakan adalah asas
campuran yaitu asas sentralisasi dan
disentralisasi
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu
usaha untuk menjaga arsip agar
terhindar dari segala sesuatu yang dapat
merusak arsip tersebut. Sehingga arsip
dapat
awetdan
tahan
lama.
Pemeliharaan dapat dilakukan dengan
meletakan atau menyimpan arsip di
tempat yang aman seperti tempat yang
dari besi, tidak terkena sinar matahari
secara langsung, air dan lain-lain.
Dalam teori dijelaskan bahwa
pemeliharaan arsip, yaitu dengan
menghindari arsip-arsip dari hal-hal
yang dapat menyebabkan rusaknya arsip
seperti udara yang lembab, udara yang
kering, sinar matahari secara langsung,
debu, jamur, dan lain sebagainya.
Dalam pemeliharaan arsip di
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan sudah sesuai
dengan teori yaitu:
a. Dengan meletakkan arsip di filling
cabinet, ordner, box file yang dapat
menghindarkan arsip dari serangan
hama serta menjauhkan arsip dari
sinar matahari secara langsung.
b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek.
e. Penyusutan
Penyusutan merupakan salah satu
sarana untuk mengatasi penumpukan
arsip.Arsip-arsip yang sudah jarang dan
ISSN : 2442-3343
tidak digunakan lagi diadakannya
pengurangan. Hal tersebut dapat
dilakukan dengan cara memindahkan
arsip aktif ke dalam arsif in aktif. Dalam
teori dijelaskan bahwa penyusutan
dilakukan karena memiliki tujuan.
Adanya tujuan adalah:
a. Menghindari
pencampuradukan
antara arsip-arsip yang masih aktif
dengan yang tak aktif (semi aktif),
serta antara arsip yang bernilai
penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari
arsip,
jika
sewaktu-waktu
diperlukan
c. Menghambat biaya, baik untuk
membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip aktif akan menjadi
longgar
untuk
menampung
bertambahnya arsip baru
e. Untuk memantapkan jangka waktu
arsip dan menempatkan arsip tak
aktif yang bernilai berlanjutan di
tempat yang lebih baik
f. Untuk memantapkan pemeliharaan
arsip yang bernilai permanen hingga
arsip tersebut dapat diperlakukan
permanen dan diatur dengan baik,
terlindungi dari segala faktor
bahaya.
g. Untuk
mempermudahkan
pengiriman ke Arsip Nasional.
Begitu pula di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera
Selatan, penyusutan dilakukan dengan
tujuan untuk menghemat peralatan,
mengindarkan pencampuradukan antara
arsip aktif dan arsip inaktif, untuk
memudahkan mencari arsip dan untuk
memudahkan pengiriman arsip ke
kantor
Arsip
Daerah.
Dalam
pelaksanaan penyusutan tersebut, Badan
Kepegawaian
Daerah
melakukan
koordinasi dengan Kantor Arsip
Daerah. Jadi kesimpulannya adalah:
87
Jurnal Adminika Volume 1. No. 1, Januari – juni 2015
a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi
Sumatera Selatan dilakukan setelah
arsip berumur 1 Tahun.
b. Dalam pelaksanaan penyusutan
arsip, Badan Kepegawaian Daerah
melakukan
koordinasi
dengan
kantor Arsip Daerah sebagai kantor
yang mengelola Arsip Daerah.
f. Pemusnahan
Pemusnaan
arsip
merupakan
kelanjutan dari proses penyusutan.
Arsip-arsip yang sudah tidak ada nilai
gunanya dan telah melampaui jangka
waktu
penyimpanan
harus
dimusnahkan.
Sebelum
dilakukan
pemusnahan, arsip-arsip diseleksi mana
yang masih perlu di simpan dan mana
yang perlu dimusnahkan. Secara
teoritis,
langkah-langkah
prosedur
pemusnahan adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan daftar jenis yang
dimusnahkan (daftar penelaahan)
b. Pembuatan berita acara pemusnahan
c. Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi
dikantor
bandan
kepegawaian
pelaksanaan
pemusnahan dilakukan di kantor
arsip daerah.
Meskipun demikian di kantor
arsip daerah, dalam pelaksanaan
pemusnahan dibentuk kepanitiaan yang
terdiri dari badan pengawasan dan
badan hukum. Selain itu, instansi
pencipta arsip bertindak sebagai saksi
dalam pemusnahan arsip tersebut. Jadi
dalam hal pemusnahan bertindak
sebagai saksi dalam pemusnahan arsip
tersebut. Jadi dalam hal pemusnahan
arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi
Sumatera Selatan tidak melaksanakan
pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan
pemusnahan arsip dilakukan di kantor
Arsip Daerah dimana di kantor Arsip
Daerah
tersebut
pelaksanaan
pemusnahaan arsip sesuai dengan teori.
ISSN : 2442-3343
4.4 Faktor - Faktor
Yang
Menghambat
Kearsip