ARTI SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN. docx
ARTI SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya
tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat
rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,
penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Ruang Lingkup, Tugas, Fungsi, Tujuan, dan Prinsip Sekretaris
A. Ruang Lingkup
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat
menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
- Menyelenggarakan rapat-rapat.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran
fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi
D. TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen.
E. PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi
kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi
Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
a. Peran Strategis
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung
Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis,
tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor seperti :
- Menerima tamu
- Menerima telepon
- Mengambil dikte dan melatinkan
- Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan
berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan
percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
- Tugas-tugas yang bersifat rutin
- Tugas-tugas khusus
- Tugas-tugas yang bersifat kreatif
- Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan
hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan
A. Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya
membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi,
sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia, atau seceretarius atau
secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Dalam
Websters New World Dictionary of the American Language College, mengartikan
sekretaris : Secretary is a person employed to keep records, take care
correspondence and other writing task etc, for an organization or individual. Pada
prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas
mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk
suatu organisasi atau seseorang. Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan
bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan
urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu
organisasi . Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis
(notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai
tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran atau perusahaan. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara
efektif dan efisien. B. Peranan dan Tugas Sekretaris Peranan Sekretaris Dalam praktek
penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan,
instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan
tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat.
Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat
menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya
sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang
pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat
yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya
tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang
sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar
pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas
sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung
untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan
semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai
fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang
demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai
bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah
satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat
dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi
sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan
organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut
juga Sekretaris Jenderal). C. Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor. C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi
hal-hal sebagai berikut 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan
korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi
sekretaris pribadi). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamutamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi
maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan
sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7.
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat
dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan. 9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10.Menyusun pidato-pidato untuk
pimpinan. Sekretariat dan Kesekretariatan A. Pengertian Sekretariat Seperti halnya
yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya
sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang
kesekretariatan. Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi
atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup
adanya unsur-unsur : a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan
yang dipimpin oleh seorang sekretaris. b. Manusia atau para pegawai pelaksana,
pencipta tata cara dan tata kerja. c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya
kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya. Selanjutnya pengertian
kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut : 1. Tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses menangani informasi
mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan
informasi. Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara
pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan
tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat
aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi. Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah
merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan
sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris. Dalam
pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaanperusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh
mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi. b. Penyelenggaraan suratmenyurat. c. Pengaturan hubungan keluar. d. Penganggaran belanja e. Persiapan dan
penyelenggaraan konferensi perusahaan. f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat
dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham. g. Penerapan atau
perbaikan tata kerja yang ilmiah. h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan
warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya. i. Wadah
atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif. C. Fungsi
Kesekretariatan Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka
mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau
perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan
ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi : 1. adanya
orang-orang yang bekerja, 2. penerimaan dan pengiriman surat, 3. penerimaan dan
pengiriman telepon, 4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan
organisasi sehari-hari. Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti
yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan
(recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. 2.
Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan
ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada
pihak lain yang terkait atau memerlukan. 3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat
komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun
perusahaan. 5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut : a.
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal. b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang
bersangkutan. c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang
mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.
Administrasi dan Tata Usaha Administrasi merupakan proses penyelenggaraan
organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatanpencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu,
1991). Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat
digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :
1. KOMUNIKASI 2. REGISTRASI 3. KOMPUTASI, dan 4. INFORMASI Pada zaman
modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu
perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang
dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta
pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang
Gie). Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat Pada pokoknya sekretariat adalah satuan
organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun
sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat
juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan,
perbekalan dan hubungan masyarakat. Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang
begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui
adanya bidang kerja yang disebut secretaryship atau kesekretriatan merupakan
profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada
semua tingkat jenjang organisasi.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya
tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat
rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,
penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Ruang Lingkup, Tugas, Fungsi, Tujuan, dan Prinsip Sekretaris
A. Ruang Lingkup
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat
menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
- Menyelenggarakan rapat-rapat.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran
fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi
D. TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen.
E. PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi
kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi
Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
a. Peran Strategis
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung
Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis,
tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor seperti :
- Menerima tamu
- Menerima telepon
- Mengambil dikte dan melatinkan
- Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan
berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan
percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
- Tugas-tugas yang bersifat rutin
- Tugas-tugas khusus
- Tugas-tugas yang bersifat kreatif
- Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan
hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan
A. Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya
membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi,
sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia, atau seceretarius atau
secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Dalam
Websters New World Dictionary of the American Language College, mengartikan
sekretaris : Secretary is a person employed to keep records, take care
correspondence and other writing task etc, for an organization or individual. Pada
prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas
mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk
suatu organisasi atau seseorang. Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan
bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan
urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu
organisasi . Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis
(notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai
tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran atau perusahaan. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara
efektif dan efisien. B. Peranan dan Tugas Sekretaris Peranan Sekretaris Dalam praktek
penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan,
instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan
tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat.
Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat
menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya
sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang
pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat
yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya
tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang
sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar
pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas
sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung
untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan
semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai
fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang
demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai
bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah
satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat
dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi
sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan
organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut
juga Sekretaris Jenderal). C. Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia.
Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang
bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,
lembaga, maupun kantor. C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi
hal-hal sebagai berikut 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan
korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi
sekretaris pribadi). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamutamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi
maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan
sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7.
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat
dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan. 9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10.Menyusun pidato-pidato untuk
pimpinan. Sekretariat dan Kesekretariatan A. Pengertian Sekretariat Seperti halnya
yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya
sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang
kesekretariatan. Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi
atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup
adanya unsur-unsur : a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan
yang dipimpin oleh seorang sekretaris. b. Manusia atau para pegawai pelaksana,
pencipta tata cara dan tata kerja. c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya
kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya. Selanjutnya pengertian
kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut : 1. Tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses menangani informasi
mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan
informasi. Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara
pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan
tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat
aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi. Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah
merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan
sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris. Dalam
pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaanperusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh
mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi. b. Penyelenggaraan suratmenyurat. c. Pengaturan hubungan keluar. d. Penganggaran belanja e. Persiapan dan
penyelenggaraan konferensi perusahaan. f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat
dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham. g. Penerapan atau
perbaikan tata kerja yang ilmiah. h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan
warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya. i. Wadah
atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif. C. Fungsi
Kesekretariatan Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka
mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau
perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan
ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi : 1. adanya
orang-orang yang bekerja, 2. penerimaan dan pengiriman surat, 3. penerimaan dan
pengiriman telepon, 4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan
organisasi sehari-hari. Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti
yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan
(recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. 2.
Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan
ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada
pihak lain yang terkait atau memerlukan. 3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat
komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun
perusahaan. 5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut : a.
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal. b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang
bersangkutan. c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang
mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.
Administrasi dan Tata Usaha Administrasi merupakan proses penyelenggaraan
organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatanpencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu,
1991). Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat
digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :
1. KOMUNIKASI 2. REGISTRASI 3. KOMPUTASI, dan 4. INFORMASI Pada zaman
modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu
perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang
dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta
pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang
Gie). Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat Pada pokoknya sekretariat adalah satuan
organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun
sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat
juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan,
perbekalan dan hubungan masyarakat. Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang
begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui
adanya bidang kerja yang disebut secretaryship atau kesekretriatan merupakan
profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada
semua tingkat jenjang organisasi.