1 MANAJEMEN DAN TUJUAN PROYEK

  ARL411 TATA LAKSANA PROFESI ARL ARL411 TATA LAKSANA PROFESI ARL MINGGU XII Project MANAGEMENT Dr. Kaswanto

MINGGU XII

  5. Mempelajari setup dasar MS-Project .

  ( pengendalian ) terhadap usaha-usaha para anggota organisasi menggunakan sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

  p , p g g , pengarahan , dan pengawasan

  ( pengendalian ) terhadap usaha-usaha para anggota organisasi menggunakan sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah

  pengarahan , dan pengawasan

  Proses perencanaan , pengorganisasian , p , p g g ,

  

  Proses perencanaan , pengorganisasian ,

  1 MANAJEMEN DAN TUJUAN PROYEK DAN TUJUAN PROYEK 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 3 MANAJEMEN MANAJEMEN

  5. Mempelajari setup dasar MS-Project . mendukung manajemen proyek.

  Project MANAGEMENT Dr. Kaswanto

  4. Mempelajari bagaimana MS-Project d k j k mendukung manajemen proyek.

  3. Memahami keuntungan manajemen proyek.

  2. Belajar terminologi manajemen proyek.

  4. Mempelajari bagaimana MS-Project d k j k proyek.

  3. Memahami keuntungan manajemen proyek.

  2. Belajar terminologi manajemen proyek.

  1. Belajar tentang manajemen dan tujuan proyek.

  1. Belajar tentang manajemen dan tujuan

  Apa yang akan kita capai: Apa yang akan kita capai:

1 MANAJEMEN

    Proses untuk Proses untuk memanfaatkan memanfaatkan sumber sumber

  daya dan sumber daya lain untuk daya dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu. mencapai tujuan tertentu.

    Penjabaran dari fungsi-fungsi untuk Penjabaran dari fungsi-fungsi untuk merencanakan merencanakan k k , , mengorganisasi mengorganisasi i i i i , , memimpin memimpin , dan , dan mengendalikan mengendalikan . . 12/3/2014 Source: Davenport 2002 6 PROYEK PROYEK

     

  Suatu proses yang terdiri dari Suatu proses yang terdiri dari p p y y g g Suatu usaha untuk mencapai tujuan Suatu usaha untuk mencapai tujuan p p j j perencanaan, pengorganisasian, perencanaan, pengorganisasian, tertentu yang dibatasi oleh waktu dan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan pelaksanaan, dan pengawasan yang pelaksanaan, dan pengawasan yang sumber daya yang tersedia. sumber daya yang tersedia. memanfaatkan memanfaatkan ilmu pengetahuan ilmu pengetahuan dan dan

    Proyek konstruksi Proyek konstruksi adalah suatu upaya adalah suatu upaya seni seni untuk mencapai tujuan yang telah untuk mencapai tujuan yang telah

  untuk mencapai suatu hasil dalam untuk mencapai suatu hasil dalam ditetapkan ditetapkan. ditetapkan. ditetapkan bentuk bangunan/ infrastruktur. bentuk bangunan/ infrastruktur bentuk bangunan/ infrastruktur. bentuk bangunan/ infrastruktur

    Kriteria Proyek Konstruksi Kriteria Proyek Konstruksi   Dimulai dari awal proyek (awal Dimulai dari awal proyek (awal p p y y ( (   Rangkaian kegiatan proyek itu hanya Rangkaian kegiatan proyek itu hanya g g g g p p y y y y

  rangkaian kegiatan) dan diakhiri rangkaian kegiatan) dan diakhiri satu kali sehingga menghasilkan satu kali sehingga menghasilkan dengan akhir proyek (akhir rangkaian dengan akhir proyek (akhir rangkaian produk yang bersifat unik. produk yang bersifat unik. kegiatan), serta mempunyai waktu kegiatan), serta mempunyai waktu

    Keunikan ini sangat memerlukan Keunikan ini sangat memerlukan yang terbatas. yang terbatas.

  kehati-hatian sehingga perlu kehati-hatian sehingga perlu perencanaan yang matang perencanaan yang matang perencanaan yang matang. perencanaan yang matang.

  Awal Akhir Proyek Durasi/waktu Proyek

TAHAPAN PROYEK TAHAPAN PROYEK MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK

  Manajemen Proyek Manajemen Proyek j j y y adalah adalah 1.

  1. TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN

  Penerapan fungsi-fungsi manajemen Penerapan fungsi-fungsi manajemen

PROYEK PROYEK

  secara sistematis pada suatu proyek secara sistematis pada suatu proyek

    Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek. Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek.

  mengunakan sumber daya secara mengunakan sumber daya secara

    Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada. Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada.  

  Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk efektif efektif dan dan efisien efisien agar tujuan proyek agar tujuan proyek menyelesaikan setiap jenis pekerjaan menyelesaikan setiap jenis pekerjaan y y p j p j p p j j tercapai secara lebih tercapai secara lebih tercapai secara lebih tercapai secara lebih optimal optimal optimal optimal . .

    Penetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan Penetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain pekerjaan yang lain

  Salah satu fungsi manajemen Proyek Salah satu fungsi manajemen Proyek adalah adalah PENGENDALI AN. PENGENDALI AN.

  2. TAHAPAN PENGAWASAN PROYEK TAHAPAN PENGAWASAN PROYEK    

  2.

  Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada proyek proyek Pada tahap ini, Anda sebagai penanggung Pada tahap ini, Anda sebagai penanggung

    Menyusun data dari sumber daya yang ada Menyusun data dari sumber daya yang ada jawab proyek akan mengendalikan jalannya jawab proyek akan mengendalikan jalannya berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan. berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan. proyek. proyek.

    Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam kerja dari proyek dan jam kerja dari proyek

    Memasukkan data dan biaya yang diperlukan Memasukkan data dan biaya yang diperlukan

  3.

  3 3.

  3 TAHAPAN LAPORAN PROYEK TAHAPAN LAPORAN PROYEK TAHAPAN LAPORAN PROYEK TAHAPAN LAPORAN PROYEK  

  Melakukan pemeriksaan apabila ada jadwal Melakukan pemeriksaan apabila ada jadwal Pada tahap ini akan didapatkan output yang Pada tahap ini akan didapatkan output yang penggunaan sumberdaya yang overlapping atau penggunaan sumberdaya yang overlapping atau menunjukkan posisi proyek pada saat menunjukkan posisi proyek pada saat berbenturan dengan cara melakukan leveling. berbenturan dengan cara melakukan leveling. laporan dibuat. laporan dibuat. contrast and brightness or cropping the On the can create your own frames and make picture corrections such as adjusting Picture Tools | Format tab, you

  PENGENDALI AN PROYEK PENGENDALI AN PROYEK picture for just the right look.

  1 1.

  1

  1. GANTT TABLE GANTT TABLE GANTT TABLE GANTT TABLE

    Ditemukan H.L. Gantt 1917 Ditemukan H.L. Gantt 1917

    Diagram ini paling banyak digunakan Diagram ini paling banyak digunakan pada penjadwalan proyek konstruksi pada penjadwalan proyek konstruksi karena kemudahannya. karena kemudahannya. karena kemudahannya karena kemudahannya

  12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 16

  3. CPM ( Critical Path Method) CPM ( Critical Path Method) CPM ( Critical Path Method) CPM ( Critical Path Method) 2.

  3 3.

  3

2 PERT PERT PERT PERT

  2 2.

  (Program Evaluation and Review Technique) (Program Evaluation and Review Technique)  

  Teknik perencanaan dengan analisis Teknik perencanaan dengan analisis   Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika. Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika. jaringan ( jaringan ( network network ) berdasarkan logika ) berdasarkan logika

    Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar ketergantungan antar aktivitas yang ada ketergantungan antar aktivitas yang ada ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu d l dalam proyek. d l dalam proyek. k k kegiatan. kegiatan.

    PERT juga menggunakan pendekatan yang PERT juga menggunakan pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi. pada banyak faktor dan variasi.

    Pada CPM dapat terjawab hal-hal yang Pada CPM dapat terjawab hal-hal yang belum digunakan pada bagan balok, belum digunakan pada bagan balok, seperti seperti : berapa lama perkiraan kurun waktu : berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek, kegiatan mana yang penyelesaian proyek, kegiatan mana yang bersifat kritis, dan jika terjadi keterlambatan bersifat kritis, dan jika terjadi keterlambatan bagaimana pengaruhnya terhadap kegiatan bagaimana pengaruhnya terhadap kegiatan bagaimana pengaruhnya terhadap kegiatan bagaimana pengaruhnya terhadap kegiatan yang lain. yang lain. 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 20

  12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 21 12/3/2014 22 PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS 12/3/2014 23 Project Management Process Groups Project Management Process Groups

  Project I nformation Dialog Box Project I nformation Dialog Box

  1. I nitiating   Setting the project goal Setting the project goal g g p p j j g g   I dentifying start or finish dates I dentifying start or finish dates  

  1. I nitiating

  I dentifying the project manager I dentifying the project manager

   

  I dentifying project budget and quality I dentifying project budget and quality considerations considerations

  2. Planning

  2. Planning

  3. Executing  

  3. Executing

   

  Entering project tasks, durations and Entering project tasks, durations and g p g p j j , , Producing work results Producing work results g g relationship relationship

   

  Requesting changes Requesting changes

   

  I dentifying project subdivisions and I dentifying project subdivisions and

   

  Recommending improvements Recommending improvements milestones milestones

   

  Creating project records, reports, and Creating project records, reports, and

   

  Documenting resources Documenting resources presentations presentations

   

  Entering restrictions Entering restrictions

   

  Assigning (menetapkan) Resources to Assigning (menetapkan) Resources to tasks tasks

  4. Controlling

  5. Closing

  Understanding key project terminology is fundamental to your success as a project manager.

  2 TERMI NOLOGI MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 31 Project Management Terminology Project Management Terminology Understanding key project terminology is fundamental to your success as a project manager.

  12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 30

   Printing the final reports used to analyze the performance of the project.

  g project, including task date, resource, and cost information.

   Printing the final reports used to analyze the performance of the project.

  project, including task date, resource, and cost information.

  5. Closing  Entering the final status of the finished  Entering the final status of the finished g

  unexpected demands

  4. Controlling  Updating project start, finish and  Updating project start, finish and p g p j ,

   Changing project to meet new or

  unexpected demands

   Changing project to meet new or

  and cost objectives

   Managing resources and tasks conflict  Meet management timing, resource,

  and cost objectives p g p j , resources usage

   Managing resources and tasks conflict  Meet management timing, resource,

  resources usage

2 TERMI NOLOGI

  Project Management Terminology Project Management Terminology  Task  Task  Duration 

  5. Komunikasi yang lebih baik Benefits of Project Management Benefits of Project Management

  2. Cara singkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyek

  3. I nformasi status proyek yang lebih akurat dan dipercaya y g p j proyek secara keseluruhan

  2. Cara singkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyek

  3. I nformasi status proyek yang lebih akurat dan dipercaya p y

  4. Penggunaan sumberdaya proyek yang lebih efisien

  5. Komunikasi yang lebih baik p y

  4. Penggunaan sumberdaya proyek yang lebih efisien

  5. Respon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek

  1. Pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan

  5. Respon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek yang konflik

  6. Kesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan proyek

  7. Penyelesaian proyek yang lebih cepat

  8. Biaya proyek yang lebih murah yang konflik

  6. Kesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan proyek

  7. Penyelesaian proyek yang lebih cepat

  8. Biaya proyek yang lebih murah 8 y p y y g

  9. Kegagalan Proyek yang lebih sedikit 8 y p y y g

  1. Pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan y g p j proyek secara keseluruhan

  3 BENEFI T MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 34 Benefits of Project Management Benefits of Project Management

  Resources

  

  

  Project Manager

  

  Scope

   Duration 

  Resources

  

  Project Manager

  Scope Scope

  3 BENEFI T

  

  Quality

  

  Risk Scope

  

  Quality

  

  Risk

  9. Kegagalan Proyek yang lebih sedikit

  4 MS PROJECT MS PROJECT MANAGEMENT TOOLS MANAGEMENT TOOLS Introduction to Introduction to : : Microsoft Project Microsoft Project 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 37 Planning a Project Planning a Project

  4

  Microsoft Project Tools Microsoft Project Tools Microsoft Project Tools Microsoft Project Tools  

   

  Basic Gantt Chart Basic Gantt Chart Basic Network Diagram Basic Network Diagram g g

  Microsoft Project Tools Microsoft Project Tools  Project Guide  Project Guide jj

   Entering Tasks

   Opening an existing project  Exiting Microsoft Project 2007

   Saving a project with a new name

   Exiting Microsoft Project 2007

   Closing a project file O i i ti j t  Opening an existing project

   A major scale (the upper scale)  A minor scale (the lower scale)

   Timescale

   Gantt Chart

   Closing a project file O i i ti j t

   A major scale (the upper scale)  A minor scale (the lower scale)

   Timescale

   Gantt Chart

   Entering Tasks

  Entry Table and Entry Bar Elements of the Project Window Elements of the Project Window Microsoft Project 2007 Overview Microsoft Project 2007 Overview

  Getting Started with Project 2007 Getting Started with Project 2007  Getting Around  Getting Around 

  View Bar 

  Toolbars 

  Entry Table and Entry Bar 

  View Bar 

  Toolbars 

  Menu Bar T lb 

  Title Bar 

  Microsoft Project 2007 Screen  Project Guide 

  Default Settings – Gantt Chart View 

  Menu Bar T lb 

  Title Bar 

  Microsoft Project 2007 Screen  Project Guide 

  Default Settings – Gantt Chart View 

   Saving a project with a new name Task I nformation Dialog Box Task I nformation Dialog Box Timescale Timescale

  Microsoft Project Views Microsoft Project Views 

  

   Split Window  Task Schedule  Split Window

  Task Sched le  Task Schedule

   Relationship Diagram

  Network Diagram

  

  Calendar View

  

  Gantt Chart

  Task Sched le

  Gantt Chart

   Relationship Diagram

  Network Diagram

  

  Calendar View

  

  Gantt Chart

  

  Gantt Chart

  

  Calendar View Calendar View Network Diagram View Network Diagram View Relationship Diagram View Relationship Diagram View Task Schedule View Task Schedule View

  Task Form View Task Form View Common Project Views (Task Views) Common Project Views (Task Views) Split Window View Split Window View Microsoft Project Microsoft Project

  Successful Printing Successful Printing  

  The key aspects of successful printing: The key aspects of successful printing: y y p p p p g g

    Z Zooming I n and Zooming Out Z Zooming I n and Zooming Out i i

  I I d Z d Z i i O t O t   Zooming to an acceptable magnification level Zooming to an acceptable magnification level

  Print previewing your work Print previewing your work

 

    Modifying the Timescale Modifying the Timescale

    Using the page setup dialog box to make Using the page setup dialog box to make changes changes

    Printing a View Printing a View

    Getting Help Getting Help Gantt Chart in Print Preview Gantt Chart in Print Preview Page Setup Page Setup

  Microsoft Project Tools Microsoft Project Tools   Ga Gantt Chart and Network Diagram Gantt Chart and Network Diagram Ga a a a d a d o o ag a ag a

  adalah dua alat pengelolaan proyek adalah dua alat pengelolaan proyek yang penting dalam MS-Project. yang penting dalam MS-Project.

  5   Project Guide dapat membantu anda Project Guide dapat membantu anda

  5

SET UP DASAR SET UP DASAR

  dalam mengikuti proses pengelolaan dalam mengikuti proses pengelolaan

MS PROJECT MS PROJECT

  proyek proyek 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 60

  A-B dalam MS Project A-B dalam MS Project Dalam MS Project ini dikenal adanya 4 hubungan Dalam MS Project ini dikenal adanya 4 hubungan t tugas, yaitu: tugas, yaitu: t it it a.

  a. FS = FS = Finish to Start Finish to Start , pekerjaan B baru dapat , pekerjaan B baru dapat dimulai setelah pekerjaan A selesai (jika urutan dimulai setelah pekerjaan A selesai (jika urutan pekerjaannya A –B) pekerjaannya A –B) b.

  b. FF = FF = Finish to Finish Finish to Finish , pekerjaan A dan B harus , pekerjaan A dan B harus selesai bersamaan. selesai bersamaan.

  c. Start to Start, Start to Start, SS = SS = pekerjaan A dan B dimulai pekerjaan A dan B dimulai secara bersamaan. secara bersamaan.

  c.

  d. Start to Finish, Start to Finish, pekerjaan A baru dapat pekerjaan A baru dapat SF = SF = 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - diakhiri jika pekerjaan B sudah dimulai. diakhiri jika pekerjaan B sudah dimulai. Microsoft Project 2007 by Bunin 61 12/3/2014 62 Project Management Website Resources Project Management Website Resources

  d.

  TUGAS I NDI VI DU TUGAS I NDI VI DU  

  Microsoft Project Assistance Microsoft Project Assistance www.microsoft.com/ project www.microsoft.com/ project Kemukakan pemahaman Anda mengenai: Kemukakan pemahaman Anda mengenai:

    An excellent reference for learning more about project An excellent reference for learning more about project 1.

  1. Apa itu Manajemen proyek? Apa itu Manajemen proyek? management is the management is the Project Management I nstitute Project Management I nstitute www.pmi.org www.pmi.org

    The PMFORUM The PMFORUM provides instant access to world-wide provides instant access to world-wide 2.

  2. Apa saja manfaat MS Project? Apa saja manfaat MS Project? project management information project management information www.pmforum.org www.pmforum.org

    The Association for Project Management The Association for Project Management – United – United

  Blog: Blog: Blog: Blog: Kingdom Kingdom www.apm.org.uk www.apm.org.uk kaswanto.staff.ipb.ac.id kaswanto.staff.ipb.ac.id

    Projectmanagement.com Projectmanagement.com www.projectmanagement.com/ home www.projectmanagement.com/ home

  DL 9 Desember 2014 07.00 WIB DL 9 Desember 2014 07.00 WIB  

  The Project Manager’s The Project Manager’s Homepage Homepage www.allpm.com www.allpm.com 12/3/2014 64

  SELAMAT BEKERJA TERI MA KASI H SELAMAT BEKERJA TERI MA KASI H 12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester - Microsoft Project 2007 by Bunin 65