SIKLUS PENJUALAN DAN PITANG YANG TERKOMP
SIKLUS PENJUALAN DAN
PIUTANG YANG
TERKOMPUTERISASI
Pendahuluan
Selama berabad-abad sistem informasi perusahaan di
dominasi oleh pemrosesan yang berupa manusia meskipun
di bantu dengan peralatan-peralatan seperti mesin
penjumlahan dan mesin register kas, para karyawan
pembukuan menjalankan tugas mereka secara manual.
Tetapi, selama akhir tahun 1940-an dan awal 1950-an, cara
kerja manual, atau sistem informasi yang berorientasi pada
manusia ini mulai beralih ke sistem yang di dasarkan pada
komputer, atau sistem manusia-mesin. Mesin-mesin seperti
komputer mulai bekerja bersama manusia di banyak
perusahaan untuk menjalankan tugas pemrosesan data.
Sejak saat itu, komputer semakin banyak mengerjakan
tugas pemrosesan informasi dan data yang memang lebih
sesuai bagi mereka ketimbang bagi manusia. Di pihak lain,
manusia tetap mengerjakan tugas-tugas yang lebih sesuai
bagi mereka ketimbang bagi komputer.
Komputer telah menjadi semakin tak terhindarkan
oleh perusahaan. Walaupun kerjanya tidak lebih
dari pada sekedar memanipulasi bit dan digit,
komputer telah sangat memperbesar kemampuan
sistem informasi. Kebanyakan manajemen percaya
bahwa komputer sangat penting, meskipun
biayanya dapat mencapai 10% dari penjualan.
Sangat sedikit aspek-aspek perusahaan yang tidak
terpengaruh oleh munculnya komputer selain
mempengaruhi cara pemrosesan dan penyimpanan
data, komputer juga sangat mempengaruhi cara
organisasi perusahaan, cara pengambilan
keputusan, serta pemanfaatan fungsi akunting
perusahaan.
Siklus Penjualan dan
Piutang
• Siklus
penjualan • Tujuan utama siklus
adalah rangkaian dari
aktivitas bisnis dan
kegiatan
pemprosesan
informasi terkait dan
terus
berulang
dengan menyediakan
barang
dan
jasa
kepada
para
pelanggan
dan
menagih kas sebagai
pembayaran
dari
penjualan-penjualan
tersebut.
penjualan
adalah
untuk menyediakan
produk yang tepat
di
tempat
dan
waktu yang tepat
dengan harga yang
sesuai.
Guna
mencapai
tujuan
tersebut.
Aktivitas Bisnis Siklus
Penjualan
• Entry Pesanan Penjualan
Siklus
pendapatan
dimulai
dengan
penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departemen bagian pesanan penjualan, yang
bertanggung jawab pada wakil direktur utama
bagian pemasaran,untuk melakukan proses
entry penjualan. Proses entri penjualan
meliputi beberapa tahap yaitu:
- Mengambil Pesanan Pelanggan
- Persetujuan Kredit
- Memeriksa Ketersediaan Persediaan
- Menjawab Permintaan Pelanggan
Penagihan dan
Piutang Usaha
Pemeliharaan Data Piutang
Perusahaan
Dua cara dasar untuk memelihara data piutang
usaha adalah dengan metode faktur terbuka
dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua
metode
tersebut
terletak
pada
kapan
pelanggan
mengirimkan
pembayaran,
bagaimana pembayaran tersebut digunakan
untuk memperbarui file induk piutang usaha,
dan format laporan keuangan yang dikirim
kepada pelanggan.
Penyesuaian Rekening dan Penghapusan
Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan.
Contohnya, rekening pelanggan dapat dikreditkan unutk
mencerminkan baik pengembalian barang atau potongan yang
diberikan kepada pelanggan atas barang yang rusak. Guna
mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang,
manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian
penerimaan barang bahwa barang tersebut benar-benar telah
dikembalikan, serta telah disimpan kembali di gudang.
Penagihan Kas
Langkah terakhir dalam siklus penjualan adalah penagihan kas.
Kasir, atau orang yang melapor kepada bendahara menangani
kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke gudang.
Siklus Penjualan dan
Piutang yang
Terkomputerisasi
• Siklus pendapatan yang dipengaruhi oleh teknologi komputer
terbagi atas 2 model yaitu penerapan tingkat rendah(otomatisasi)
dan penerapan teknologi tingkat rendah(rancang ulang).
Otomatisasi menggunakan teknologi untuk meningkatkan
efesiensi dan efektivitas dari pekerjaan, sedangkan rancang ulang
bertujuan untuk mengurangi beban perusahaan dengan cara
mengidentifikasi dan mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang
tidak perlu.
Ada beberapa sistem penjualan yang telah terkomputerisasi,
yaitu :
1. Sistem Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File
2.
Rancang Ulang Pemprosesan Pesanan Pelanggan dengan
Teknologi Real-Time
3. Sistem Batch Penerimaan Tunai dengan Akses Langsung Ke File
4. Sistem Point of Sale (POS)
5. Rancang Ulang Memakai Internet
6. Rancang Ulang Proses Penerimaan Tunai
7. Rancang Ulang Memakai Electronic Data Interchange (EDI)
KASUS DAN
PEMBAHASAN
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk
elektronik sehari hari, termasuk kalkulator , jam digital, radio , pager ,
mainan , game dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utama AOE adalah
toko ritel, tetapi perusahaan tersebut baru baru ini telah menjual dalam
jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan (mail-order
firm), yang mengiklankan diri dalam berbagai katalog dan majalah.
Linda spurgeon,direktur utama AOE,mengadakan rapat dengan para
eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting.
Pertama,AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama 3 tahun
terakhir. Kedua masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk
melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutig
tersebut,trevor whitman, wakil direktor pemasaran, menjelaskan bahwa
salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing
ternyata memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi,
ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas,Trevor mengaku
bahwa pendapatannya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru
baru ini dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia
tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling
menguntungkan. Linda kemudian bertanya ke Elisabeth Venco, Controler
perusahaan tersebut , mengenai masalah arus kas
AOE. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukan
peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan
yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah
pinjamna jangka pendeknya karena penundaan dalam
penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu , base value
company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu
pelanggan utama AOE, baru baru ini bangkrut. Elisabeth
mengakui bahwa dia tidak yakin apakah Aoe akan dapat
menagih dari Base Value sejumlah besar piutang yang telah
jatuh tempo.
Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci
mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat
tersebut dengan meminta Elisabeth dan Trevor untuk bekerja
sama dengan ANN Brandt, wakil direktur utama bagian
sistem informasi , untuk mengembangkan sistem pelaporan
yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat
mengawasi dan mengambil langkah untuk meningkatkan
pelayanan pada pelanggan dan manajemen arus kasnya.
PEMBAHASAN
• Melengkapi tenaga penjualan dengan komputer dengan komputer
laptop sentuh.Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian
pemasaran, yakin bahwa AOE masih akan membutuhkan pegawai
bagian penjualannya untuk mengunjungi para pelanggan, agar dapat
mengidentifikasi
produk
tambahan
mana
yang
dapat
menguntungkan jika dipertahankan. Pegawai bagian penjualan juga
akan melanjutkan untuk melakukan kunjungan mendadak ke para
pelanggan prospektif untuk mencoba meyakinkan mereka agar
menggunakan produk produk AOE. Selagi mereka berjalan di gang
toko , sales respresentative dapat memberi tanda barang-barang
yang perlu diisi kembali stocknya dan kemudian menuliskan jumlah
yang tepat. Ketika pesanan tersebut lengkap, mereka dapat
mengirimkan pesanan kembali ke kantor pusat. Sistem tersebut
dapat memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan
persediaan serta mengkonfirmasikan pesanan dalam bebrapa menit,
termasuk perkiraan tanggal pengiriman. Setelah pelanggan
menyetujui pesanan tersebut akan segera memperbarui semua file
agar informasi saat ini mengenai persediaan tersedia bagi sales
respresentative lainnya.
• Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan
meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk
berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa
faktur, jika memungkinkan, melalui EDI
untuk
mengirimkan faktur faktur ke para pelanggan
tersebut yang masih membutuhkannya.
• Dalam
usaha
untuk
memperbaiki
layanan
pelanggan,bekerja sama dengan para pelanggan
utama untuk mendapatkan akses ke data POS mereka
agar AOE dapat membantu mereka untuk mengelola
dengan lebih baik persediaan produk mereka.
• Secara periodik survei para pelanggan mengenai
kepuasaan mereka dengan produk dan kinerja AOE.
• Perbaiki efisiensi penagihan kas dengan mendorong
para pelanggan yang memiliki kemampuan EDI untuk
berpindah ke EDI agar AOE menerima baik dana
maupun data kiriman uangnya secara bersama.
KESIMPULAN
• Dalam siklus penjualan dan piutang yang terkomputerisasi
segala kegiatan yang biasa dikerjakan dengan manual akan lebih
efisisen
dan
efektif
dengan
adanya
system
yang
terkomputerisasi, kekurangan-kekurangan yang terjadi pada
siklus ini dapat tertutupi dengan adanya sistem yang berjalan
dengan rantai yang telah ada, kelemahan system yang terjadi
pada perusahan alpha omega dalam system penagihan piutang
yang kurang lancar akan membaik. Perusahaan menghasilkan
pendapatan melalui aktivitas normal yang berupa siklus
penjualan,banyak fungsi yang berbasis kredit yang berjalan
antara point of sale dan penerimaan tunai. Kemudian dengan
sistem yang terkomputerisasi akan menggabungkan banyak
pemrosesan sehingga menghilangkan beberapa pemisahan
tugas. Program komputer yang sekarang mengerjakan tugas
tugas tersebut menjadi pokok perhatian organisasi. Melalui
EDI(electronik data interchange) pengiriman faktur akan lebih
cepat dan masalah penagihan piutang akan lebih mudah
SARAN
• kami sebagai penulis disini ingin memberikan saran
tentang tema materi yang kami bahas tentang siklus
penjualan dan piutang yang terkomputerisasi, yaitu
dimana tidak semua sistem yang telah terkomputerisasi
dapat memberikan manfaat yang baik dan benar, karena
dengan sistem komputerisasi semua data dapat diakses
dengan mudah jika kita mengetahui pasword nya,
sehingga dengan kejadian yang seperti ini sangat rentan
terhadap pembobolan data. Sehingga kita jangan
memberikan kode pasword disetiap sistem kepada
semua staff pada masing-masing bagian perusahaan.
Dan semua perangkat keras pada komputer kita wajib
memeriksa keadaannya secara berkala agar tidak terjadi
kerusakan pada saat pemakaian sehingga akan
menimbulkan kerugian jika semua data telah hilang.
PIUTANG YANG
TERKOMPUTERISASI
Pendahuluan
Selama berabad-abad sistem informasi perusahaan di
dominasi oleh pemrosesan yang berupa manusia meskipun
di bantu dengan peralatan-peralatan seperti mesin
penjumlahan dan mesin register kas, para karyawan
pembukuan menjalankan tugas mereka secara manual.
Tetapi, selama akhir tahun 1940-an dan awal 1950-an, cara
kerja manual, atau sistem informasi yang berorientasi pada
manusia ini mulai beralih ke sistem yang di dasarkan pada
komputer, atau sistem manusia-mesin. Mesin-mesin seperti
komputer mulai bekerja bersama manusia di banyak
perusahaan untuk menjalankan tugas pemrosesan data.
Sejak saat itu, komputer semakin banyak mengerjakan
tugas pemrosesan informasi dan data yang memang lebih
sesuai bagi mereka ketimbang bagi manusia. Di pihak lain,
manusia tetap mengerjakan tugas-tugas yang lebih sesuai
bagi mereka ketimbang bagi komputer.
Komputer telah menjadi semakin tak terhindarkan
oleh perusahaan. Walaupun kerjanya tidak lebih
dari pada sekedar memanipulasi bit dan digit,
komputer telah sangat memperbesar kemampuan
sistem informasi. Kebanyakan manajemen percaya
bahwa komputer sangat penting, meskipun
biayanya dapat mencapai 10% dari penjualan.
Sangat sedikit aspek-aspek perusahaan yang tidak
terpengaruh oleh munculnya komputer selain
mempengaruhi cara pemrosesan dan penyimpanan
data, komputer juga sangat mempengaruhi cara
organisasi perusahaan, cara pengambilan
keputusan, serta pemanfaatan fungsi akunting
perusahaan.
Siklus Penjualan dan
Piutang
• Siklus
penjualan • Tujuan utama siklus
adalah rangkaian dari
aktivitas bisnis dan
kegiatan
pemprosesan
informasi terkait dan
terus
berulang
dengan menyediakan
barang
dan
jasa
kepada
para
pelanggan
dan
menagih kas sebagai
pembayaran
dari
penjualan-penjualan
tersebut.
penjualan
adalah
untuk menyediakan
produk yang tepat
di
tempat
dan
waktu yang tepat
dengan harga yang
sesuai.
Guna
mencapai
tujuan
tersebut.
Aktivitas Bisnis Siklus
Penjualan
• Entry Pesanan Penjualan
Siklus
pendapatan
dimulai
dengan
penerimaan pesanan dari para pelanggan.
Departemen bagian pesanan penjualan, yang
bertanggung jawab pada wakil direktur utama
bagian pemasaran,untuk melakukan proses
entry penjualan. Proses entri penjualan
meliputi beberapa tahap yaitu:
- Mengambil Pesanan Pelanggan
- Persetujuan Kredit
- Memeriksa Ketersediaan Persediaan
- Menjawab Permintaan Pelanggan
Penagihan dan
Piutang Usaha
Pemeliharaan Data Piutang
Perusahaan
Dua cara dasar untuk memelihara data piutang
usaha adalah dengan metode faktur terbuka
dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua
metode
tersebut
terletak
pada
kapan
pelanggan
mengirimkan
pembayaran,
bagaimana pembayaran tersebut digunakan
untuk memperbarui file induk piutang usaha,
dan format laporan keuangan yang dikirim
kepada pelanggan.
Penyesuaian Rekening dan Penghapusan
Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan.
Contohnya, rekening pelanggan dapat dikreditkan unutk
mencerminkan baik pengembalian barang atau potongan yang
diberikan kepada pelanggan atas barang yang rusak. Guna
mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang,
manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian
penerimaan barang bahwa barang tersebut benar-benar telah
dikembalikan, serta telah disimpan kembali di gudang.
Penagihan Kas
Langkah terakhir dalam siklus penjualan adalah penagihan kas.
Kasir, atau orang yang melapor kepada bendahara menangani
kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke gudang.
Siklus Penjualan dan
Piutang yang
Terkomputerisasi
• Siklus pendapatan yang dipengaruhi oleh teknologi komputer
terbagi atas 2 model yaitu penerapan tingkat rendah(otomatisasi)
dan penerapan teknologi tingkat rendah(rancang ulang).
Otomatisasi menggunakan teknologi untuk meningkatkan
efesiensi dan efektivitas dari pekerjaan, sedangkan rancang ulang
bertujuan untuk mengurangi beban perusahaan dengan cara
mengidentifikasi dan mengeliminasi pekerjaan-pekerjaan yang
tidak perlu.
Ada beberapa sistem penjualan yang telah terkomputerisasi,
yaitu :
1. Sistem Batch dengan Menggunakan Akses Langsung ke File
2.
Rancang Ulang Pemprosesan Pesanan Pelanggan dengan
Teknologi Real-Time
3. Sistem Batch Penerimaan Tunai dengan Akses Langsung Ke File
4. Sistem Point of Sale (POS)
5. Rancang Ulang Memakai Internet
6. Rancang Ulang Proses Penerimaan Tunai
7. Rancang Ulang Memakai Electronic Data Interchange (EDI)
KASUS DAN
PEMBAHASAN
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk
elektronik sehari hari, termasuk kalkulator , jam digital, radio , pager ,
mainan , game dan peralatan dapur kecil. Pelanggan utama AOE adalah
toko ritel, tetapi perusahaan tersebut baru baru ini telah menjual dalam
jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan (mail-order
firm), yang mengiklankan diri dalam berbagai katalog dan majalah.
Linda spurgeon,direktur utama AOE,mengadakan rapat dengan para
eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting.
Pertama,AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama 3 tahun
terakhir. Kedua masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk
melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutig
tersebut,trevor whitman, wakil direktor pemasaran, menjelaskan bahwa
salah satu alasan penurunan pangsa pasar AOE adalah para pesaing
ternyata memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi,
ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas,Trevor mengaku
bahwa pendapatannya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru
baru ini dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia
tidak dapat langsung mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling
menguntungkan. Linda kemudian bertanya ke Elisabeth Venco, Controler
perusahaan tersebut , mengenai masalah arus kas
AOE. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukan
peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan
yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah
pinjamna jangka pendeknya karena penundaan dalam
penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu , base value
company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu
pelanggan utama AOE, baru baru ini bangkrut. Elisabeth
mengakui bahwa dia tidak yakin apakah Aoe akan dapat
menagih dari Base Value sejumlah besar piutang yang telah
jatuh tempo.
Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci
mengenai kedua masalah tersebut. Dia mengakhiri rapat
tersebut dengan meminta Elisabeth dan Trevor untuk bekerja
sama dengan ANN Brandt, wakil direktur utama bagian
sistem informasi , untuk mengembangkan sistem pelaporan
yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat
mengawasi dan mengambil langkah untuk meningkatkan
pelayanan pada pelanggan dan manajemen arus kasnya.
PEMBAHASAN
• Melengkapi tenaga penjualan dengan komputer dengan komputer
laptop sentuh.Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian
pemasaran, yakin bahwa AOE masih akan membutuhkan pegawai
bagian penjualannya untuk mengunjungi para pelanggan, agar dapat
mengidentifikasi
produk
tambahan
mana
yang
dapat
menguntungkan jika dipertahankan. Pegawai bagian penjualan juga
akan melanjutkan untuk melakukan kunjungan mendadak ke para
pelanggan prospektif untuk mencoba meyakinkan mereka agar
menggunakan produk produk AOE. Selagi mereka berjalan di gang
toko , sales respresentative dapat memberi tanda barang-barang
yang perlu diisi kembali stocknya dan kemudian menuliskan jumlah
yang tepat. Ketika pesanan tersebut lengkap, mereka dapat
mengirimkan pesanan kembali ke kantor pusat. Sistem tersebut
dapat memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan
persediaan serta mengkonfirmasikan pesanan dalam bebrapa menit,
termasuk perkiraan tanggal pengiriman. Setelah pelanggan
menyetujui pesanan tersebut akan segera memperbarui semua file
agar informasi saat ini mengenai persediaan tersedia bagi sales
respresentative lainnya.
• Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan
meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk
berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa
faktur, jika memungkinkan, melalui EDI
untuk
mengirimkan faktur faktur ke para pelanggan
tersebut yang masih membutuhkannya.
• Dalam
usaha
untuk
memperbaiki
layanan
pelanggan,bekerja sama dengan para pelanggan
utama untuk mendapatkan akses ke data POS mereka
agar AOE dapat membantu mereka untuk mengelola
dengan lebih baik persediaan produk mereka.
• Secara periodik survei para pelanggan mengenai
kepuasaan mereka dengan produk dan kinerja AOE.
• Perbaiki efisiensi penagihan kas dengan mendorong
para pelanggan yang memiliki kemampuan EDI untuk
berpindah ke EDI agar AOE menerima baik dana
maupun data kiriman uangnya secara bersama.
KESIMPULAN
• Dalam siklus penjualan dan piutang yang terkomputerisasi
segala kegiatan yang biasa dikerjakan dengan manual akan lebih
efisisen
dan
efektif
dengan
adanya
system
yang
terkomputerisasi, kekurangan-kekurangan yang terjadi pada
siklus ini dapat tertutupi dengan adanya sistem yang berjalan
dengan rantai yang telah ada, kelemahan system yang terjadi
pada perusahan alpha omega dalam system penagihan piutang
yang kurang lancar akan membaik. Perusahaan menghasilkan
pendapatan melalui aktivitas normal yang berupa siklus
penjualan,banyak fungsi yang berbasis kredit yang berjalan
antara point of sale dan penerimaan tunai. Kemudian dengan
sistem yang terkomputerisasi akan menggabungkan banyak
pemrosesan sehingga menghilangkan beberapa pemisahan
tugas. Program komputer yang sekarang mengerjakan tugas
tugas tersebut menjadi pokok perhatian organisasi. Melalui
EDI(electronik data interchange) pengiriman faktur akan lebih
cepat dan masalah penagihan piutang akan lebih mudah
SARAN
• kami sebagai penulis disini ingin memberikan saran
tentang tema materi yang kami bahas tentang siklus
penjualan dan piutang yang terkomputerisasi, yaitu
dimana tidak semua sistem yang telah terkomputerisasi
dapat memberikan manfaat yang baik dan benar, karena
dengan sistem komputerisasi semua data dapat diakses
dengan mudah jika kita mengetahui pasword nya,
sehingga dengan kejadian yang seperti ini sangat rentan
terhadap pembobolan data. Sehingga kita jangan
memberikan kode pasword disetiap sistem kepada
semua staff pada masing-masing bagian perusahaan.
Dan semua perangkat keras pada komputer kita wajib
memeriksa keadaannya secara berkala agar tidak terjadi
kerusakan pada saat pemakaian sehingga akan
menimbulkan kerugian jika semua data telah hilang.