PENERAPAN DATA BASE PERSEDIAAN DAN DATA (1)
PENERAPAN DATA BASE PERSEDIAAN DAN DATA PASIEN
BERBASIS MICROSOFT ACCESS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI
PADA PUSKESMAS SUKAHARJA
Ol eh
Triandi dan Agung Prabowo
Dose n Akade m i Manaje me n Ke satuan dan STIE Ke satuan
ABSTRAK
PENDAHULUAN
Tuj uan penelit ian ini adalah unt uk menget ahui
sist em pencat at an persediaan dan dat a pasien di
puskesmas
dan
menerapkan
dat abase
persediaan dan dat a pasien di puskesmas
t ersebut . Penelit ian yang dilakukan penulis
adalah di Puskesmas Sukaharj a yang berlokasi di
Jl. Pondok Bit ung No 190 Desa Sukaharj a
Kecamat an Cij eruk Bogor 16740. Puskesmas ini
mempunyai akt ivit as ut ama unt uk memberikan
pelayanan kesehat an kepada seluruh masyarakat
sukaharj a khususnya masyarakat kurang mampu.
Dalam memperoleh dat a dan inf ormasi, penulis
menggunakan met ode f iel d resear ch dan l i br ary
r esear ch yait u melalui observasi secara langsung
ke obj ek penelit ian dan beberapa lit erat ure
bacaan yang mendukung mat eri.
Sist em pencat at an persediaan obat
dan
pencat at an dat a pasien merupakan sist em yang
berhubungan erat dengan akt ivit as operasional
puskesmas. Puskesmas menerima persediaan
obat dari 3 sumber yait u dari
Anggaran
Pendapat an Belanj a Daerah (APBD), Asuransi
Kesehat an (ASKES) dan Jaminan Kesehat an
Masyarakat (JAMKESMAS). Sedangkan unt uk
pasien puskesmas membedakan menj adi 4 j enis
yait u pasien umum, pasien askes, pasien
j amkesmas, dan pasien grat is.
Sist em persediaan dan dat a pasien Puskesmas
Sukaharj a masih dicat at
secara manual.
Penyimpanan dat a yang manual at au dalam
bent uk
kert as
dan
semacamnya
dapat
menimbulkan resiko yang cukup besar yang
dapat
mengakibat kan
dat a-dat a
pent ing
t ersebut hilang. Sehingga diperlukan sist em
yang bisa menyimpan dat a lebih aman.
Kebut uhan akan dat a yang ef ekt if dan ef isien,
cepat , dan gampang diperoleh saat dibut uhkan
menj adi alasan ut ama unt uk penyediaan
inf ormasi dengan akurat . Penyimpanan dat adat a yang kurang rapih dan menumpuk
menyebabkan lamannya pencarian dat a yang
dibut uhkan.
Adanya puskesmas yang t elah mendapat kan
sert if ikasi ISO 9002 merupakan bukt i nyat a
adanya komit men pemerint ah daerah dan t im
manaj erial puskesmas sert a seluruh t enaga kerj a
puskesmas dalam usaha peningkat an mut u
puskesmas.
Tet api, lebih dari t iga dasarwarsa Negara
kit a masih belum bisa mencapai t ingkat deraj at
kesehat an yang opt imal. Hal ini disebabkan oleh
beberapa f akt or yait u disparit as pelayanan
kesehat an yang masih t inggi, rendahnya kualit as
kesehat an penduduk miskin, rendahnya kondisi
kesehat an lingkungan, birokrat isasi pelayanan
puskesmas dan minimnya kesadaran masyarakat
unt uk
t erlibat
dalam
peningkat an
di
lingkungannya.
Puskesmas
sebagai
unit
pelayanan kesehat an yang t erinst it usionalisasi
mempunyai kewenangan yang besar unt uk
mencipt akan
inovasi
dalam
pelayanan
kesehat annya agar kegiat an operasinya bisa
lebih ef ekt if , ef isien dan t epadu.
Salah sat unya adalah inovasi pengat uran
pada pelayanan kef armasian, dimana t ermasuk
pelayanan ut ama karena hampir seluruh
pelayanan yang diberikan kepada pasien
berkait an dengan perbekalan f armasi at au
perbekalan kesehat an. Perbekalan kef armasian
pada puskesmas sebagian besar didapat dari
subsidi pemerint ah, walaupun demikian pihak
puskesmas harus mengelola dengan baik, agar
t idak t erj adi kekurangan perbekalan f armasi.
Pengat uran persediaan f armasi yang t idak
t erkoordinasi dengan baik merupakan salah sat u
penghambat j alannya proses operasi puskesmas.
Permasalahan lain yang berhubungan dengan
mut u pelayanan pada puskesmas adalah
kurangnya
sist em
komput erisasi
dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat , hal
ini dapat
dilihat
dari masih banyaknya
puskesmas yang belum menggunakan sist em
komput er unt uk mengolah dat a baik dat a pasien
at aupun dat a persediaan obat , menyebabkan
dibut uhkan wakt u yang cukup lama unt uk
melayani para pasien, sehingga kegiat an
opersional puskesmas menj adi t idak ef ekt if .
Oleh sebab it u diperlukan sist em yang dapat
mengat ur dat a pasien dan persediaan. Sist em
inf ormasi akunt ansi dat a pasien dan persediaan
dapat
membant u
memperlancar
kegiat an
Keywor ds : Dat abase persediaan
pasien, Ef isiensi operasi
dan
dat a
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
opersional puskesmas. Termasuk diant aranya
adalah membant u memperlancar kegiat an
pencat at an keluar masuknya semua pemakaian
persediaan, sehingga j umlah persediaan dapat
selalu
t erkont rol
dan
meminimalkan
penyimpangan t erhadap pemakaian persediaan.
Sist em
inf ormasi
akunt ansi
dapat
disempurnakan dengan mengimplement asikan
pada t eknologi komput er, dengan dirancangnya
sist em dat abase unt uk dat a pasien dan
persediaan, sehingga kegiat an operasi dapat
lebih ef isien dan ef ekt if . Microsof t Access dapat
digunakan unt uk membuat
aplikasi yang
berhubungan dengan sist em pengolahan dat a
pasien dan persediaan barang, karena memiliki
kemampuan mengorganisasikan dan menst rukt ur
dat a menj adi inf ormasi, yang t erdiri dari
beberapa obj ek dat abase yang saling berkait an
at au berhubungan sepert i t abel , quer y, f or m,
r eport dan lain-lain.
Implement asi dari aplikasi dat a pasien dan
persediaan barang yang t erkomput erisasi adalah
unt uk mencipt akan pengolahan dat a yang
berciri-ciri ant ara lain unt uk memudahkan
pengaksesan dat a, media penyimpan dat a
dengan
t ransaksi
yang banyak
sehingga
t erst rukt ur dengan rapih dan t erat ur, dan
meminimalkan kesalahan pencat at an. Dari hasil
perancangan
dat abase,
diharapkan
dapat
mempermudah proses pencat at an sekaligus
sebagai alat kont rol yang dapat memperkecil
kesalahan maupun t erj adi aliran t ransaksi yang
t idak semest inya, sehingga puskesmas dapat
memberikan pelayanan yang cepat , lancar dan
berkualit as.
Berdasarkan
lat ar
belakang
yang
dikemukakan diat as maka masalah yang akan
dibahas penulis adalah sebagai berikut : (1)
Bagaimana kondisi sist em persediaan dan dat a
pasien yang selama ini dit erapkan pada
Puskesmas Sukaharj a; (2) Bagaimana penerapan
at as dat abase persediaan berbasis Microsof t
Access dalam rangka meningkat kan ef isiensi
operasi
pada
Puskesmas Sukaharj a;
(3)
Bagaimana penerapan at as dat abase dat a pasien
berbasis Microsof t
Access dalam
rangka
meningkat kan ef isiensi operasi pada Puskesmas
Sukaharj a.
METODOLOGI PENELITIAN
Penelit ian dilakukan dengan pengukuran,
variabel
penelit ian
yang
harus
dioperasionalisasikan, dengan kat a lain variabel
penelit ian dij abarkan lebih lanj ut kedalam sub
variabel, indikat or dan pengukuran. Sumber
dat a penelit ian t erdiri dari sumber dat a primer
(primary dat a) dan sumber dat a sekunder
(secondary dat a). Dalam pengumpulan dat a
dilakukan dengan : (1) St udi lapangan : (a)
Wawancara dan (b) Observasi ; (2) St udi Pust aka
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Deskript if yang bersif at kualit at if yait u dat a
yang digunakan berdasarkan pada dat a at au
inf ormasi yang digunakan unt uk menggali
perilaku f akt or penyebab.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Database Persediaan Berbasis
Microsoft
Access
Dalam
Rangka
Meningkatkan Efisiensi Operasi
Selama ini Puskesmas Sukaharj a belum
memiliki
sist em
unt uk
mencat at
keluar
masuknya persediaan obat . Semua persediaan
obat yang masuk at aupun keluar dicat at secara
manual.
Karena belum adanya sist em komput er unt uk
mencat at persediaan obat pencat at an obat
sering kali keliru, baik kekeliruan dalam
penj umlahan
obat
yang masuk
maupun
kekeliruan dalam penj umlahan obat yang
keluar.
Manaj emen
Puskesmas
Sukaharj a
menginginkan pengelolaan puskesmas yang
ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat
keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi.
Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam
penggunaan sumber daya puskesmas yang ada.
Suat u upaya yang serius dan t erencana harus
dit empuh agar keinginan t ersebut
dapat
t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus
segera dilakukan.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh
penulis unt uk melengkapi sist em pencat at an
persediaan pada Puskesmas Sukaharj a adalah
sebagai berikut :
Perancangan sist em merupakan desain sist em
yang diusulkan oleh penulis kepada pihak
manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang
dibuat oleh penulis ini disesuaikan dengan
kondisi dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang
t elah dij elaskan diat as.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em
ini adalah suat u sist em pencat at an persediaan
yang mampu memenuhi kebut uhan bagi seluruh
pemakai inf ormasi guna mencapai t ingkat
ef isiensi operasi.
Unt uk mendapat kan out put yang diinginkan
maka diperlukan suat u input . Selama ini input
yang dilaksanakan Puskesmas Sukaharj a masih
berbent uk manual, sehingga unt uk mendapat kan
out put yang diinginkan dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang berkait an dengan
sist em pencat at an persediaan.
Desain Fisik
Penulis mencoba menj elaskan t ahap-t ahap
yang diperlukan dalam suat u desain f isik.
Berikut ini adalah t ahap-t ahap dalam mendesain
f isik sist em persediaan Puskesmas Sukaharj a.
47
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
a.
Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah sebuah f orm
unt uk mencat at persediaan obat . Yang t erdiri
dari nama obat , sat uan obat , penerimaan obat ,
persediaan obat yang ada, pemakaian obat ,
st ock akhir, permint aan obat dan pemberian
obat . Form ini dibuat dengan menggunakan
Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, Query,
f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat
menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang
persediaan obat .
b. Desain input
Input yang diperlukan dari sist em ini adalah
buku besar persediaan, Berit a Acara Penerimaan
Obat , Surat Tanda Bukt i Barang Keluar (SBBK)
dari dinas kesehat an, laporan pemakaian obat
perhari, laporan pemakaian obat perbulan dan
rekapit ulasi kebut uhan obat .
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung
out put yang dihasilkan dan mampu memberikan
manf aat bagi sist em pencat at an persediaan obat
pada puskesmas. Penulis mengusulkan f ormulir
penerimaan obat agar j umlah obat yang
dit erima dapat langsung dicat at oleh bagian
gudang f armasi. Karena sekarang puskesmas
t idak memiliki f orm penerimaan persediaan obat
dan alat kesehat an, apabila persediaan obat dan
alat kesehat an t elah dit erima puskesmas hanya
mencat at nya dalam sebuah buku.
Berikut ini adalah f ormulir dat a persediaan
obat
yang dibuat
oleh penulis dengan
menggunakan microsof t access :
Gambar 1. Formulir Persediaan
Gambar
1 merupakan f ormulir
unt uk
mencat at persediaan obat , pet ugas gudang
f armasi akan lebih mudah dalam menginput dat a
48
persediaan obat karena t elah ada kode obat
yang dapat langsung membuka seluruh dat a per
masing-masing obat .
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
Gambar 2. Formulir Dat a Obat
Gambar 2 merupakan f ormulir dat a masingmasing obat yang masih berhubungan dengan
gambar 2 yait u f ormulir persediaan obat .
Dalam f orm diat as,
penulis mencoba
membuat f ormulir unt uk persediaan obat pada
puskesmas sukaharj a. Didalam t abel t ersebut
t erdapat kode obat , nama obat , sat uan obat ,
t anggal t ransaksi, st ok awal, penerimaan,
persediaan, pemakaian, st ok akhir, permint aan
dan pemberian.
Form ini dibuat agar set iap dat a obat dapat
dicat at dengan lengkap, dari mulai kode obat ,
nama obat , sat uan obat , t anggal penerimaan
obat , st ok awal, j umlah penerimaan obat ,
persediaan obat yang ada di depo, pemakaian
obat selama 3 bulan, st ock akhir, j umlah
permint aan dan pemberian obat .
Set iap obat yang dit erima puskesmas dari
dinas kesehat an akan dicat at pada f orm ini,
pert ama dimasukkan dulu kode obat yang
dit erima kemudian akan keluar dengan ot omat is
nama obat karena sebelumnya kode obat dan
nama obat t elah di input . Kemudian dicocokkan
j enis sat uan obat nya apakah obat t ersebut
dalam sat uan t ablet , kapsul at au syrup.
Set elah it u pet ugas gudang f armasi harus
melihat berapa persediaan obat yang masih ada
kemudian dij umlahkan dengan persediaan obat
yang dit erima dari dinas kesehat an. Jumlah
t ersebut kemudian dikurangi dengan pemakaian
obat selama 3 bulan. Begit u set erusnya
pencat at an persediaan obat sampai akhir t ahun.
Apabila pada akhir t ahun puskesmas mempunyai
sisa obat maka obat t ersebut diakui sebagai
persediaan awal t ahun selanj ut nya.
B. Penerapan Database Data Pasien Berbasis
Microsoft
Access
Dalam
Rangka
Meningkatkan Efisiensi Operasi
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Manaj emen
Puskesmas
Sukaharj a
menghendaki pengelolaan puskesmas yang
ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat
keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi.
Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam
penggunaan sumber daya Puskesmas yang ada.
Suat u upaya yang serius dan t erencana harus
dit empuh agar keinginan t ersebut
dapat
t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus
segera dilakukan.
Puskesmas Sukaharj a mempunyai masalah
yang sampai saat ini belum j uga menemukan
j alan
keluarnya.
Yait u masalah t ent ang
penyimpanan dat a-dat a pasien
yang masih
manual, padahal dat a-dat a pasien di puskesmas
t ersebut semakin meningkat . Sist em yang
sekarang dij alani di puskesmas t ersebut
belumlah cukup unt uk membant u para pet ugas,
khususnya pada bagian admnist rasi pendaf t aran
pasien. Belum lagi banyak pasien-pasien yang
mendaf t ar di puskesmas t ersebut menyebabkan
over l oad.
Penyimpanan dat a yang manual at au dalam
bent uk
kert as
dan
semacamnya
dapat
menimbulkan resiko yang cukup besar yang
dapat
mengakibat kan
dat a-dat a
pent ing
t ersebut hilang. Sehingga diperlukan sist em
yang bisa menyimpan dat a lebih aman.
Kebut uhan akan dat a yang ef ekt if dan ef isien
sert a ada, cepat , dan gampang diperoleh saat
dibut uhkan menj adi alasan ut ama unt uk
penyediaan
inf ormasi
dengan
akurat .
Penyimpanan dat a-dat a yang kurang rapih dan
menumpuk menyebabkan lamannya pencarian
dat a yang dibut uhkan.
Unt uk memecahkan masalah yang t elah lama
menj adi keluhan para pet ugas administ rasi
pendaf t aran pasien, maka penulis akan mencoba
melakukan pengembangan sist em inf ormasi
49
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
pendaf t aran
pasien di puskesmas t ersebut .
Dengan
t uj uan
unt uk
membant u
dan
mempermudah menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang ada. Sehingga bagian
administ rasi pendaf t aran pasien t idak memakan
wakt u lebih banyak lagi dalam mencari dat adat a pasien yang diperlukan.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang
dilakukan oleh penulis dalam rangka melengkapi
sist em dat a pasien pada Puskesmas Sukaharj a.
Perancangan sist em merupakan desain sist em
yang diusulkan
oleh penulis kepada pihak
manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang
dibuat oleh penulis disesuaikan dengan kondisi
dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang t elah
dij elaskan diat as.
Dalam hal ini pihak manaj emen puskesmas
mempunyai hak dalam menolak usulan dari
penulis ini.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em
ini adalah suat u sist em dat a pasien yang mampu
memenuhi semua pemakai inf ormasi guna
mencapai t ingkat ef isiensi operasi. Out put yang
diinginkan
diharapkan
dapat
membant u
menyelesaikan masalah.
Unt uk mendapat kan out put yang diinginkan
maka perlu suat u input . Selama ini input yang
dilaksanakan di Puskesmas Sukaharj a masih
bersif at manual, sehingga unt uk mendapat kan
out put yang diinginkan dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang berkait an dengan dat a
pasien.
Kebij akan manaj emen dibut uhkan agar
sist em dat a pasien dapat berj alan lancar.
Kebij akan
manaj emen
diwuj udkan
dalam
St andar Operasi Prosedur (SOP).
Desain Fisik Sist em
Penulis mencoba menj elaskan t ahap-t ahap
yang diperlukan dalam suat u desain f isik sist em
ini. Berikut ini adalah t ahap-t ahap dalam
mendesain f isik sist em dat a pasien Puskesmas
Sukaharj a.
a. Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah t ampilan
t ent ang ident it as pasien, nomor rekam medis
dan keluhan yang dirasakan pasien. Out put ini di
buat dengan menggunakan suat u program yait u
Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, query,
f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat
menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang dat a
pasien, dat a-dat a pasien dapat t ersimpan
dengan aman dan dapat memberikan pelayanan
yang lebih cepat kepada pasien.
b. Desain Input
Input yang diperlukan unt uk sist em dat a
pasien adalah sepert i buku regist er pendaf t aran
pasien, st at us rekam medis, rekapan j umlah
pasien j amkesmas perhari, rekapan j umlah
pasien askes perhari, rekapan j umlah pasien
umum perhari dan rekapan pasien grat is
perhari.
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung
out put yang dihasilkan dan dapat memberikan
perbaikkan prosedur di puskesmas. Formulir
yang diusulkan oleh penulis adalah sebuah
f ormulir yang akan digunakan oleh bagian
pendaf t aran yang berisi t ent ang keluhan pasien
unt uk
kemudian
diberikan
ke
ruang
pemeriksaan.
Jika
sebelumnya
bagian
pendaf t aran
mencat at keluhan pasien yang akan diberikan
kepada dokt er di dalam kart u pasien yang
diarsipkan
oleh
puskesmas,
set elah
dit erapkannya sist em komput er diharapkan
puskesmas mengadakan
f ormulir
t ersebut
karena kart u pasien yang diarsipkan t idak
digunakan lagi.
Dibawah ini adalah f ormulir dat a pasien yang
dibuat oleh penulis dengan menggunakan
microsof t access:
Gambar 3. Formulir Dat a Pasien
50
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Gambar 3 adalah Formulir yang diaj ukan oleh
penulis unt uk puskesmas sebagai f ormulir unt uk
mencat at dat a pasien. Unt uk mencari dat a
pasien pet ugas pendaf t aran cukup menginput
at au memasukkan kode pasien at au nama pasien
maka dat a personal pasien akan muncul.
Gambar 4. Formulir Diagnosa Penyakit
Gambar 4 merupakan hasil link dari f ormulir
dat a pasien. Formulir ini berisi t ent ang diagnosa
penyakit pasien.
Formulir dat a pasien yang dibuat oleh penulis
t erdiri dari 2 macam f orm yait u f orm dat a
pasien dan f orm berobat j alan. Masing-masing
f orm dapat melink f orm diagnosa pasien dan
f om diagnosa berobat j alan.
Set elah sist em ini dit erapkan, pet ugas
pendaf t aran akan merubah seluruh cara
pencat at an dat a pasien. Form dat a pasien
digunakan ket ika seseorang hanya akan berobat
pada wakt u it u saj a dan t idak perlu melakukan
pengobat an berj alan. Sedangkan f orm berobat
j alan digunakan ket ika pasien t ersebut harus
melakukan berobat j alan pada puskesmas.
Ket ika pasien dat ang dan menunj ukkan kart u
yang dimilikinya kemudian pet ugas akan
menginput dat a pasien t ersebut dengan cara
memasukkan nomor pasien sesuai dengan nomor
yang t ert era pada kart u yang dimiliki pasien.
Kemudian akan muncul dat a pasien yang t erdiri
dari kode pasien at au nomor rekam medis, nama
pasien, j enis j aminan kesehat an yang t erdiri
dari 3 macam yait u pasien umum, pasien ASKES,
dan pasien JAMKESMAS. Set elah it u pet ugas
pendaf t aran akan menginput keluhan apa yang
dirasakan oleh pasien. Agar pada pengobat an
selanj ut nya dokt er menget ahui penyakit yang
diderit a oleh pasien dan obat apa yang cocok
yang harus diberikan kepada pasien.
Penerapan sist em ini bert uj uan unt uk
memudahkan
pet ugas pendaf t aran
dalam
mencat at dat a pasien. Selain it u j uga pasien
t idak perlu menunggu lama selama pet ugas
mencat at pendaf t aran pasien.
Dengan dit erapkannya dat abase dat a pasien
berbasis microsof t access diharapkan pelayanan
kepada pasien bisa lebih baik lagi dan j uga
dapat membuat kegiat an operasional puskesmas
menj adi lebih ef isien.
Gambar 5. Formulir Dat a Pasien Rawat Jalan
Gambar 5 merupakan f ormulir dat a pasien rawat j alan, f ormulir ini j uga dapat langsung melink ke
f ormulir diagnosa pasien rawat j alan.
Gambar 6. Formulir Diagnosa Pasien Rawat Jalan
Gambar 6 merupakan f ormulir diagnosa
pasien rawat j alan, f ormulir ini masih bagian
dari f ormulir dat a pasien rawat j alan.
Implement asi dibagi menj adi 2 t ahap, yait u
perencanaan sist em dan memilih dan melat ih
personel.
1. Perencanaan Sist em
Mengingat kondisi puskesmas yang belum
memiliki
banyak
unit
komput er,
maka
implement asi
unt uk
penerapan
dat abase
persediaan dan dat a pasien akan dimulai pada
awal t ahun 2010, t et api penulis dan pihak
puskesmas t elah sepakat unt uk mulai menginput
dat a persediaan dan dat a pasien pada bulan
Agust us mendat ang. Perencanaan sist em penulis
lakukan dengan melakukan wawancara dan
diskusi dengan pihak puskesmas, bert uj uan
unt uk menget ahui bagaimana kondisi puskemas
saat ini dan apa yang harus dilakukan agar
kegiat an operasional puskesmas dapat lebih
ef isien.
2. Melat ih dan Memilih Personal
Pihak
manaj emen
puskesmas
waj ib
menget ahui penerapan dat abase yang dibuat
oleh
penulis,
sehingga
penulis
sudah
mengenalkan
dan
menj elaskan
mengenai
penerapan dat abase yang diusulkan.
Dengan
adanya
penerapan
dat abase
persediaan dan dat a pasien yang mencakup
pengendalian
int ern
dharapkan
dapat
menghasilkan pelayanan yang maksimal baik
dalam memenuhi kebut uhan pasien maupun
pihak puskesmas guna mencapai t ingkat ef isiensi
operasi.
Schedul e Penerapan Dat abase Persediaan dan Dat a Pasien
1.
No
1
Bulan/ Tahun
Maret 2009
2
April 2009
3
April 2009
4
Juli 2009
5
Agust us 2009
6
7
Sept ember sd
Desember 2009
Januari 2010
Yang Dit emui
Kepala
Puskesmas
Bagian Gudang
Farmasi
Bagian
Pendaf t aran
Bagian Gudang
Farmasi
Bagian
Pendaf t aran
Pembahasan
Usulan Penerapan dat abase persediaan dan
dat a pasien
Pengenalan dat abase yang akan digunakan
unt uk persediaan
Pengenalan dat abase yang akan digunakan
unt uk dat a pasien
Rencana input dat a persediaan oleh penulis
dan pet ugas puskesmas
Rencana input dat a pasien oleh penulis dan
pet ugas puskesmas
Ket erangan
Diset uj ui
Bagian Gudang
Farmasi dan
Bagian
Pendaf t aran
Bagian Gudang
Farmasi dan
Bagian
Pendaf t aran
Rencana input dat a Persediaan dan dat a
pasien oleh pet ugas yang bersangkut an.
Diset uj ui
Pelaksanaan penerapan dat abase
persediaan dan dat a pasien berbasis
Microsof t Access
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Gambar 8 Schedul e Implement asi
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelit ian dan pembahasan
penulis dapat memberikan kesimpulan sepert i
yang t ercant um berikut ini:
1. Puskesmas Sukaharj a melayani pengobat an
umum, pelayanan kesehat an ibu dan anak,
pelayanan kesehat an gigi, immunisasi dan
pelayanan gizi.
2. Set iap bukt i dokumen yang dimiliki oleh
puskesmas sebagian besar t idak bernomor,
j ika ada penomoran dilakukan secara
manual cont ohnya kart u pasien yang selama
ini digunakan.
3. Persediaan
a. Pencat at an
persediaan
masih
manual
didalam sebuah buku baik pencat at an
penerimaan obat dari dinas kesehat an,
pemakaian obat , dan sisa obat yang ada.
b.
c.
d.
e.
Sehingga pencat at an menj adi t idak ef isien
karena laporan pencat at an persediaan
sering kali t idak t ersusun rapih.
Semua obat yang dit erima dari 3 sumber
yait u APBD, ASKES, dan JAMKESMAS melalui
dinas kesehat an kabupat en/ kot a di simpan
dalam sat u depo obat . Jumlah j enis obat
yang ada pada puskesmas sukaharj a adalah
102 j enis obat .
Puskesmas hanya memiliki sat u orang
pet ugas gudang f armasi dan memiliki sat u
orang pengelola obat .
Buku
yang
dipakai
unt uk
mencat at
persediaan
obat
kadang-kadang t idak
t ersimpan dengan rapih dan aman.
Formulir persediaan obat yang dibuat
dengan menggunakan program Microsof t
Access yang diaj ukan penulis kepada pihak
puskesmas
dapat
membant u
pihak
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
f.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
5.
puskesmas dalam menginput dat a-dat a
persediaan
obat
baik
pencat at an
penerimaan
obat
maupun
pencat at an
pemakaian obat .
Pet ugas gudang f armasi akan lebih mudah
dalam mencari at au mencat at set iap
pemakaian permasing-masing obat karena
set iap obat t elah diberi kode obat . Pet ugas
cukup memasukkan kode obat kemudian
rincian masing-masing obat akan muncul.
Dat a Pasien
Dat a pasien dicat at dalam sebuah buku
regist er dan pencat at an masih manual
sehingga dibut uhkan wakt u yang lama unt uk
mencari dat a pasien yang akan melakukan
pengobat an,
pelayanan kepada pasien
menj adi t idak ef isien dan sering t erj adi dat a
pasien t ersebut hilang.
Puskesmas memiliki 4 macam kart u pasien
yait u kart u warna kuning unt uk pasien
ASKES, warna biru unt uk pasien JAMKESMAS,
dan warna pink unt uk pasien umum selain
dari pasien ASKES dan JAMKESMAS. Jumlah
pasien
yang t erdaf t ar
di
Puskesmas
Sukaharj a pada saat ini adalah 1200 orang.
Puskesmas menyediakan 2 kart u unt uk
set iap pasien yait u kart u berukuran besar
unt uk puskesmas dan kat u berukuran kecil
unt uk pasien.
Formulir dat a pasien yang dibuat dengan
menggunakan program Microsof t Access
yang diaj ukan penulis kepada pihak
puskesmas
dapat
membant u
pihak
puskesmas dalam menginput dat a-dat a
pasien baik pencat at an pasien baru maupun
pencat at an pasien lama.
Dengan menggunakan f ormulir yang dibuat
dengan
Microsof t
Access
pet ugas
pendaf t aran cukup menginput nomor pasien
at au
nama
pasien
yang
melakukan
pendaf t aran kemudian dat a personal pasien
t ersebut akan muncul.
Penerapan dat abase persediaan dan dat a
pasien sudah mulai dilaksanakan dengan
cara menginput dat a persediaan dan dat a
pasien secara bert ahap yang dimulai oleh
penulis kemudian akan dilanj ut kan oleh
pet ugas gudang f armasi
dan
bagian
pendaf t aran hingga selesai.
DAFTAR PUSTAKA
Eko
54
Indraj it , Richardus dan Dj oko Pranot o
Richardus. 2003. Manaj emen Per sedi aan .
Jakart a: Grasindo.
George H. dan Bodnar William S Hopwood. 2000.
Account i ng Inf ormat i on Syst em . Buku 1.
Alih Bahasa: Amir Abadi Jusuf dan Rudi M.
Tambunan, Jakart a
Jay Heizer and Barry Render. 2004. Oper at i ons
Management . Sevent h Edit ion. Pearson
Educat ion, Inc. , Upper Saddle River.
Joseph W. Wilkinson, Michael J. Cerullo and
Wong On Wing.
2000.
Account ing
Inf ormat ion Syst em: Essent i al Concept
and Apl i cat ion. Fourt h Edit ion. John
Willey and Sons, inc.
Kieso, Donald E. , Jerry J Weygandt , dan Ronald.
2001. Int ermedi at e Account i ng. 10t h
Edit ion. Unit ed St at es Of America: John
Willey and Sons Inc.
Kieso, Kimmel, Jerry J Weygandt , dan Ronald.
2002.
Account i ng Pri ncpl e .
Sevent h
Edit ion. Canada: John Willey and Sons
Inc.
Marshall B. Romney dan Paul John St einbart .
2003. Account i ng Inf or mat ion Syst em .
Buku 2. Alih Bahasa: Tim Salemba 4,
Jakart a.
Marshall B Romney dan Paul John St einbart .
2006. Account i ng Inf or mat ion Syst em .
Buku 1. Alih Bahasa: Tim Salemba 4,
Jakart a.
Mulyadi. 2001. Si st em Akunt ansi . Salemba 4,
Jakart a.
Narko. 2004. Si st em Akunt ansi . Yayasan Pust aka
Nusanara. Yogyakart a.
Nugroho Widj aj ant o. 2006. Si st em Inf or masi
Akunt ansi .
Edisi
Tuj uh.
Penerbit
Erlangga. Jakart a.
Post Gerald V. 2007. Dat abase Management
Syst em . Second Edit ion. Mc Graw Hill
Higher Educat ion A Division Of The Mc
Graw Hill Companies.
Sukrisno Agoes. 2004. Audi t i ng (Pemer i ksaan
Akunt an) ol eh Kant or Akunt an Publ i k ,
Penerbit an Fakult as Ekonomi Universit as
Indonesia, Jakart a.
Williams, Hakka, Bet t ner, Meigs. 2003. Financi al
Account i ng.
Mc
Graw
Hill
Higher
Educat ion A Division Of The Mc Graw
Companies.
Online Training Solut ions. 2003. St ep By St ep .
Online Training Solut ions
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
BERBASIS MICROSOFT ACCESS DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI
PADA PUSKESMAS SUKAHARJA
Ol eh
Triandi dan Agung Prabowo
Dose n Akade m i Manaje me n Ke satuan dan STIE Ke satuan
ABSTRAK
PENDAHULUAN
Tuj uan penelit ian ini adalah unt uk menget ahui
sist em pencat at an persediaan dan dat a pasien di
puskesmas
dan
menerapkan
dat abase
persediaan dan dat a pasien di puskesmas
t ersebut . Penelit ian yang dilakukan penulis
adalah di Puskesmas Sukaharj a yang berlokasi di
Jl. Pondok Bit ung No 190 Desa Sukaharj a
Kecamat an Cij eruk Bogor 16740. Puskesmas ini
mempunyai akt ivit as ut ama unt uk memberikan
pelayanan kesehat an kepada seluruh masyarakat
sukaharj a khususnya masyarakat kurang mampu.
Dalam memperoleh dat a dan inf ormasi, penulis
menggunakan met ode f iel d resear ch dan l i br ary
r esear ch yait u melalui observasi secara langsung
ke obj ek penelit ian dan beberapa lit erat ure
bacaan yang mendukung mat eri.
Sist em pencat at an persediaan obat
dan
pencat at an dat a pasien merupakan sist em yang
berhubungan erat dengan akt ivit as operasional
puskesmas. Puskesmas menerima persediaan
obat dari 3 sumber yait u dari
Anggaran
Pendapat an Belanj a Daerah (APBD), Asuransi
Kesehat an (ASKES) dan Jaminan Kesehat an
Masyarakat (JAMKESMAS). Sedangkan unt uk
pasien puskesmas membedakan menj adi 4 j enis
yait u pasien umum, pasien askes, pasien
j amkesmas, dan pasien grat is.
Sist em persediaan dan dat a pasien Puskesmas
Sukaharj a masih dicat at
secara manual.
Penyimpanan dat a yang manual at au dalam
bent uk
kert as
dan
semacamnya
dapat
menimbulkan resiko yang cukup besar yang
dapat
mengakibat kan
dat a-dat a
pent ing
t ersebut hilang. Sehingga diperlukan sist em
yang bisa menyimpan dat a lebih aman.
Kebut uhan akan dat a yang ef ekt if dan ef isien,
cepat , dan gampang diperoleh saat dibut uhkan
menj adi alasan ut ama unt uk penyediaan
inf ormasi dengan akurat . Penyimpanan dat adat a yang kurang rapih dan menumpuk
menyebabkan lamannya pencarian dat a yang
dibut uhkan.
Adanya puskesmas yang t elah mendapat kan
sert if ikasi ISO 9002 merupakan bukt i nyat a
adanya komit men pemerint ah daerah dan t im
manaj erial puskesmas sert a seluruh t enaga kerj a
puskesmas dalam usaha peningkat an mut u
puskesmas.
Tet api, lebih dari t iga dasarwarsa Negara
kit a masih belum bisa mencapai t ingkat deraj at
kesehat an yang opt imal. Hal ini disebabkan oleh
beberapa f akt or yait u disparit as pelayanan
kesehat an yang masih t inggi, rendahnya kualit as
kesehat an penduduk miskin, rendahnya kondisi
kesehat an lingkungan, birokrat isasi pelayanan
puskesmas dan minimnya kesadaran masyarakat
unt uk
t erlibat
dalam
peningkat an
di
lingkungannya.
Puskesmas
sebagai
unit
pelayanan kesehat an yang t erinst it usionalisasi
mempunyai kewenangan yang besar unt uk
mencipt akan
inovasi
dalam
pelayanan
kesehat annya agar kegiat an operasinya bisa
lebih ef ekt if , ef isien dan t epadu.
Salah sat unya adalah inovasi pengat uran
pada pelayanan kef armasian, dimana t ermasuk
pelayanan ut ama karena hampir seluruh
pelayanan yang diberikan kepada pasien
berkait an dengan perbekalan f armasi at au
perbekalan kesehat an. Perbekalan kef armasian
pada puskesmas sebagian besar didapat dari
subsidi pemerint ah, walaupun demikian pihak
puskesmas harus mengelola dengan baik, agar
t idak t erj adi kekurangan perbekalan f armasi.
Pengat uran persediaan f armasi yang t idak
t erkoordinasi dengan baik merupakan salah sat u
penghambat j alannya proses operasi puskesmas.
Permasalahan lain yang berhubungan dengan
mut u pelayanan pada puskesmas adalah
kurangnya
sist em
komput erisasi
dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat , hal
ini dapat
dilihat
dari masih banyaknya
puskesmas yang belum menggunakan sist em
komput er unt uk mengolah dat a baik dat a pasien
at aupun dat a persediaan obat , menyebabkan
dibut uhkan wakt u yang cukup lama unt uk
melayani para pasien, sehingga kegiat an
opersional puskesmas menj adi t idak ef ekt if .
Oleh sebab it u diperlukan sist em yang dapat
mengat ur dat a pasien dan persediaan. Sist em
inf ormasi akunt ansi dat a pasien dan persediaan
dapat
membant u
memperlancar
kegiat an
Keywor ds : Dat abase persediaan
pasien, Ef isiensi operasi
dan
dat a
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
opersional puskesmas. Termasuk diant aranya
adalah membant u memperlancar kegiat an
pencat at an keluar masuknya semua pemakaian
persediaan, sehingga j umlah persediaan dapat
selalu
t erkont rol
dan
meminimalkan
penyimpangan t erhadap pemakaian persediaan.
Sist em
inf ormasi
akunt ansi
dapat
disempurnakan dengan mengimplement asikan
pada t eknologi komput er, dengan dirancangnya
sist em dat abase unt uk dat a pasien dan
persediaan, sehingga kegiat an operasi dapat
lebih ef isien dan ef ekt if . Microsof t Access dapat
digunakan unt uk membuat
aplikasi yang
berhubungan dengan sist em pengolahan dat a
pasien dan persediaan barang, karena memiliki
kemampuan mengorganisasikan dan menst rukt ur
dat a menj adi inf ormasi, yang t erdiri dari
beberapa obj ek dat abase yang saling berkait an
at au berhubungan sepert i t abel , quer y, f or m,
r eport dan lain-lain.
Implement asi dari aplikasi dat a pasien dan
persediaan barang yang t erkomput erisasi adalah
unt uk mencipt akan pengolahan dat a yang
berciri-ciri ant ara lain unt uk memudahkan
pengaksesan dat a, media penyimpan dat a
dengan
t ransaksi
yang banyak
sehingga
t erst rukt ur dengan rapih dan t erat ur, dan
meminimalkan kesalahan pencat at an. Dari hasil
perancangan
dat abase,
diharapkan
dapat
mempermudah proses pencat at an sekaligus
sebagai alat kont rol yang dapat memperkecil
kesalahan maupun t erj adi aliran t ransaksi yang
t idak semest inya, sehingga puskesmas dapat
memberikan pelayanan yang cepat , lancar dan
berkualit as.
Berdasarkan
lat ar
belakang
yang
dikemukakan diat as maka masalah yang akan
dibahas penulis adalah sebagai berikut : (1)
Bagaimana kondisi sist em persediaan dan dat a
pasien yang selama ini dit erapkan pada
Puskesmas Sukaharj a; (2) Bagaimana penerapan
at as dat abase persediaan berbasis Microsof t
Access dalam rangka meningkat kan ef isiensi
operasi
pada
Puskesmas Sukaharj a;
(3)
Bagaimana penerapan at as dat abase dat a pasien
berbasis Microsof t
Access dalam
rangka
meningkat kan ef isiensi operasi pada Puskesmas
Sukaharj a.
METODOLOGI PENELITIAN
Penelit ian dilakukan dengan pengukuran,
variabel
penelit ian
yang
harus
dioperasionalisasikan, dengan kat a lain variabel
penelit ian dij abarkan lebih lanj ut kedalam sub
variabel, indikat or dan pengukuran. Sumber
dat a penelit ian t erdiri dari sumber dat a primer
(primary dat a) dan sumber dat a sekunder
(secondary dat a). Dalam pengumpulan dat a
dilakukan dengan : (1) St udi lapangan : (a)
Wawancara dan (b) Observasi ; (2) St udi Pust aka
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Deskript if yang bersif at kualit at if yait u dat a
yang digunakan berdasarkan pada dat a at au
inf ormasi yang digunakan unt uk menggali
perilaku f akt or penyebab.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Database Persediaan Berbasis
Microsoft
Access
Dalam
Rangka
Meningkatkan Efisiensi Operasi
Selama ini Puskesmas Sukaharj a belum
memiliki
sist em
unt uk
mencat at
keluar
masuknya persediaan obat . Semua persediaan
obat yang masuk at aupun keluar dicat at secara
manual.
Karena belum adanya sist em komput er unt uk
mencat at persediaan obat pencat at an obat
sering kali keliru, baik kekeliruan dalam
penj umlahan
obat
yang masuk
maupun
kekeliruan dalam penj umlahan obat yang
keluar.
Manaj emen
Puskesmas
Sukaharj a
menginginkan pengelolaan puskesmas yang
ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat
keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi.
Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam
penggunaan sumber daya puskesmas yang ada.
Suat u upaya yang serius dan t erencana harus
dit empuh agar keinginan t ersebut
dapat
t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus
segera dilakukan.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan oleh
penulis unt uk melengkapi sist em pencat at an
persediaan pada Puskesmas Sukaharj a adalah
sebagai berikut :
Perancangan sist em merupakan desain sist em
yang diusulkan oleh penulis kepada pihak
manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang
dibuat oleh penulis ini disesuaikan dengan
kondisi dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang
t elah dij elaskan diat as.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em
ini adalah suat u sist em pencat at an persediaan
yang mampu memenuhi kebut uhan bagi seluruh
pemakai inf ormasi guna mencapai t ingkat
ef isiensi operasi.
Unt uk mendapat kan out put yang diinginkan
maka diperlukan suat u input . Selama ini input
yang dilaksanakan Puskesmas Sukaharj a masih
berbent uk manual, sehingga unt uk mendapat kan
out put yang diinginkan dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang berkait an dengan
sist em pencat at an persediaan.
Desain Fisik
Penulis mencoba menj elaskan t ahap-t ahap
yang diperlukan dalam suat u desain f isik.
Berikut ini adalah t ahap-t ahap dalam mendesain
f isik sist em persediaan Puskesmas Sukaharj a.
47
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
a.
Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah sebuah f orm
unt uk mencat at persediaan obat . Yang t erdiri
dari nama obat , sat uan obat , penerimaan obat ,
persediaan obat yang ada, pemakaian obat ,
st ock akhir, permint aan obat dan pemberian
obat . Form ini dibuat dengan menggunakan
Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, Query,
f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat
menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang
persediaan obat .
b. Desain input
Input yang diperlukan dari sist em ini adalah
buku besar persediaan, Berit a Acara Penerimaan
Obat , Surat Tanda Bukt i Barang Keluar (SBBK)
dari dinas kesehat an, laporan pemakaian obat
perhari, laporan pemakaian obat perbulan dan
rekapit ulasi kebut uhan obat .
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung
out put yang dihasilkan dan mampu memberikan
manf aat bagi sist em pencat at an persediaan obat
pada puskesmas. Penulis mengusulkan f ormulir
penerimaan obat agar j umlah obat yang
dit erima dapat langsung dicat at oleh bagian
gudang f armasi. Karena sekarang puskesmas
t idak memiliki f orm penerimaan persediaan obat
dan alat kesehat an, apabila persediaan obat dan
alat kesehat an t elah dit erima puskesmas hanya
mencat at nya dalam sebuah buku.
Berikut ini adalah f ormulir dat a persediaan
obat
yang dibuat
oleh penulis dengan
menggunakan microsof t access :
Gambar 1. Formulir Persediaan
Gambar
1 merupakan f ormulir
unt uk
mencat at persediaan obat , pet ugas gudang
f armasi akan lebih mudah dalam menginput dat a
48
persediaan obat karena t elah ada kode obat
yang dapat langsung membuka seluruh dat a per
masing-masing obat .
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
Gambar 2. Formulir Dat a Obat
Gambar 2 merupakan f ormulir dat a masingmasing obat yang masih berhubungan dengan
gambar 2 yait u f ormulir persediaan obat .
Dalam f orm diat as,
penulis mencoba
membuat f ormulir unt uk persediaan obat pada
puskesmas sukaharj a. Didalam t abel t ersebut
t erdapat kode obat , nama obat , sat uan obat ,
t anggal t ransaksi, st ok awal, penerimaan,
persediaan, pemakaian, st ok akhir, permint aan
dan pemberian.
Form ini dibuat agar set iap dat a obat dapat
dicat at dengan lengkap, dari mulai kode obat ,
nama obat , sat uan obat , t anggal penerimaan
obat , st ok awal, j umlah penerimaan obat ,
persediaan obat yang ada di depo, pemakaian
obat selama 3 bulan, st ock akhir, j umlah
permint aan dan pemberian obat .
Set iap obat yang dit erima puskesmas dari
dinas kesehat an akan dicat at pada f orm ini,
pert ama dimasukkan dulu kode obat yang
dit erima kemudian akan keluar dengan ot omat is
nama obat karena sebelumnya kode obat dan
nama obat t elah di input . Kemudian dicocokkan
j enis sat uan obat nya apakah obat t ersebut
dalam sat uan t ablet , kapsul at au syrup.
Set elah it u pet ugas gudang f armasi harus
melihat berapa persediaan obat yang masih ada
kemudian dij umlahkan dengan persediaan obat
yang dit erima dari dinas kesehat an. Jumlah
t ersebut kemudian dikurangi dengan pemakaian
obat selama 3 bulan. Begit u set erusnya
pencat at an persediaan obat sampai akhir t ahun.
Apabila pada akhir t ahun puskesmas mempunyai
sisa obat maka obat t ersebut diakui sebagai
persediaan awal t ahun selanj ut nya.
B. Penerapan Database Data Pasien Berbasis
Microsoft
Access
Dalam
Rangka
Meningkatkan Efisiensi Operasi
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Manaj emen
Puskesmas
Sukaharj a
menghendaki pengelolaan puskesmas yang
ef ekt if dan ef isien. Ef ekt if dalam art i t ingkat
keberhasilan penanganan pasien cukup t inggi.
Sert a ef isien yang berart i opt imal dalam
penggunaan sumber daya Puskesmas yang ada.
Suat u upaya yang serius dan t erencana harus
dit empuh agar keinginan t ersebut
dapat
t ercapai. Unt uk it u upaya pembenahan harus
segera dilakukan.
Puskesmas Sukaharj a mempunyai masalah
yang sampai saat ini belum j uga menemukan
j alan
keluarnya.
Yait u masalah t ent ang
penyimpanan dat a-dat a pasien
yang masih
manual, padahal dat a-dat a pasien di puskesmas
t ersebut semakin meningkat . Sist em yang
sekarang dij alani di puskesmas t ersebut
belumlah cukup unt uk membant u para pet ugas,
khususnya pada bagian admnist rasi pendaf t aran
pasien. Belum lagi banyak pasien-pasien yang
mendaf t ar di puskesmas t ersebut menyebabkan
over l oad.
Penyimpanan dat a yang manual at au dalam
bent uk
kert as
dan
semacamnya
dapat
menimbulkan resiko yang cukup besar yang
dapat
mengakibat kan
dat a-dat a
pent ing
t ersebut hilang. Sehingga diperlukan sist em
yang bisa menyimpan dat a lebih aman.
Kebut uhan akan dat a yang ef ekt if dan ef isien
sert a ada, cepat , dan gampang diperoleh saat
dibut uhkan menj adi alasan ut ama unt uk
penyediaan
inf ormasi
dengan
akurat .
Penyimpanan dat a-dat a yang kurang rapih dan
menumpuk menyebabkan lamannya pencarian
dat a yang dibut uhkan.
Unt uk memecahkan masalah yang t elah lama
menj adi keluhan para pet ugas administ rasi
pendaf t aran pasien, maka penulis akan mencoba
melakukan pengembangan sist em inf ormasi
49
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
pendaf t aran
pasien di puskesmas t ersebut .
Dengan
t uj uan
unt uk
membant u
dan
mempermudah menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang ada. Sehingga bagian
administ rasi pendaf t aran pasien t idak memakan
wakt u lebih banyak lagi dalam mencari dat adat a pasien yang diperlukan.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang
dilakukan oleh penulis dalam rangka melengkapi
sist em dat a pasien pada Puskesmas Sukaharj a.
Perancangan sist em merupakan desain sist em
yang diusulkan
oleh penulis kepada pihak
manaj emen puskesmas. Rancangan sist em yang
dibuat oleh penulis disesuaikan dengan kondisi
dan karakt erist ik puskesmas sepert i yang t elah
dij elaskan diat as.
Dalam hal ini pihak manaj emen puskesmas
mempunyai hak dalam menolak usulan dari
penulis ini.
Out put yang diinginkan dari rancangan sist em
ini adalah suat u sist em dat a pasien yang mampu
memenuhi semua pemakai inf ormasi guna
mencapai t ingkat ef isiensi operasi. Out put yang
diinginkan
diharapkan
dapat
membant u
menyelesaikan masalah.
Unt uk mendapat kan out put yang diinginkan
maka perlu suat u input . Selama ini input yang
dilaksanakan di Puskesmas Sukaharj a masih
bersif at manual, sehingga unt uk mendapat kan
out put yang diinginkan dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang berkait an dengan dat a
pasien.
Kebij akan manaj emen dibut uhkan agar
sist em dat a pasien dapat berj alan lancar.
Kebij akan
manaj emen
diwuj udkan
dalam
St andar Operasi Prosedur (SOP).
Desain Fisik Sist em
Penulis mencoba menj elaskan t ahap-t ahap
yang diperlukan dalam suat u desain f isik sist em
ini. Berikut ini adalah t ahap-t ahap dalam
mendesain f isik sist em dat a pasien Puskesmas
Sukaharj a.
a. Desain out put
Out put yang dihasilkan adalah t ampilan
t ent ang ident it as pasien, nomor rekam medis
dan keluhan yang dirasakan pasien. Out put ini di
buat dengan menggunakan suat u program yait u
Microsof t Access yang t erdiri dari t abel, query,
f orm dan report .
Dari sist em ini j uga diharapkan dapat
menghasilkan keakurat an inf ormasi t ent ang dat a
pasien, dat a-dat a pasien dapat t ersimpan
dengan aman dan dapat memberikan pelayanan
yang lebih cepat kepada pasien.
b. Desain Input
Input yang diperlukan unt uk sist em dat a
pasien adalah sepert i buku regist er pendaf t aran
pasien, st at us rekam medis, rekapan j umlah
pasien j amkesmas perhari, rekapan j umlah
pasien askes perhari, rekapan j umlah pasien
umum perhari dan rekapan pasien grat is
perhari.
c. Desain f ormulir
Formulir ini dibut uhkan guna mendukung
out put yang dihasilkan dan dapat memberikan
perbaikkan prosedur di puskesmas. Formulir
yang diusulkan oleh penulis adalah sebuah
f ormulir yang akan digunakan oleh bagian
pendaf t aran yang berisi t ent ang keluhan pasien
unt uk
kemudian
diberikan
ke
ruang
pemeriksaan.
Jika
sebelumnya
bagian
pendaf t aran
mencat at keluhan pasien yang akan diberikan
kepada dokt er di dalam kart u pasien yang
diarsipkan
oleh
puskesmas,
set elah
dit erapkannya sist em komput er diharapkan
puskesmas mengadakan
f ormulir
t ersebut
karena kart u pasien yang diarsipkan t idak
digunakan lagi.
Dibawah ini adalah f ormulir dat a pasien yang
dibuat oleh penulis dengan menggunakan
microsof t access:
Gambar 3. Formulir Dat a Pasien
50
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008
Gambar 3 adalah Formulir yang diaj ukan oleh
penulis unt uk puskesmas sebagai f ormulir unt uk
mencat at dat a pasien. Unt uk mencari dat a
pasien pet ugas pendaf t aran cukup menginput
at au memasukkan kode pasien at au nama pasien
maka dat a personal pasien akan muncul.
Gambar 4. Formulir Diagnosa Penyakit
Gambar 4 merupakan hasil link dari f ormulir
dat a pasien. Formulir ini berisi t ent ang diagnosa
penyakit pasien.
Formulir dat a pasien yang dibuat oleh penulis
t erdiri dari 2 macam f orm yait u f orm dat a
pasien dan f orm berobat j alan. Masing-masing
f orm dapat melink f orm diagnosa pasien dan
f om diagnosa berobat j alan.
Set elah sist em ini dit erapkan, pet ugas
pendaf t aran akan merubah seluruh cara
pencat at an dat a pasien. Form dat a pasien
digunakan ket ika seseorang hanya akan berobat
pada wakt u it u saj a dan t idak perlu melakukan
pengobat an berj alan. Sedangkan f orm berobat
j alan digunakan ket ika pasien t ersebut harus
melakukan berobat j alan pada puskesmas.
Ket ika pasien dat ang dan menunj ukkan kart u
yang dimilikinya kemudian pet ugas akan
menginput dat a pasien t ersebut dengan cara
memasukkan nomor pasien sesuai dengan nomor
yang t ert era pada kart u yang dimiliki pasien.
Kemudian akan muncul dat a pasien yang t erdiri
dari kode pasien at au nomor rekam medis, nama
pasien, j enis j aminan kesehat an yang t erdiri
dari 3 macam yait u pasien umum, pasien ASKES,
dan pasien JAMKESMAS. Set elah it u pet ugas
pendaf t aran akan menginput keluhan apa yang
dirasakan oleh pasien. Agar pada pengobat an
selanj ut nya dokt er menget ahui penyakit yang
diderit a oleh pasien dan obat apa yang cocok
yang harus diberikan kepada pasien.
Penerapan sist em ini bert uj uan unt uk
memudahkan
pet ugas pendaf t aran
dalam
mencat at dat a pasien. Selain it u j uga pasien
t idak perlu menunggu lama selama pet ugas
mencat at pendaf t aran pasien.
Dengan dit erapkannya dat abase dat a pasien
berbasis microsof t access diharapkan pelayanan
kepada pasien bisa lebih baik lagi dan j uga
dapat membuat kegiat an operasional puskesmas
menj adi lebih ef isien.
Gambar 5. Formulir Dat a Pasien Rawat Jalan
Gambar 5 merupakan f ormulir dat a pasien rawat j alan, f ormulir ini j uga dapat langsung melink ke
f ormulir diagnosa pasien rawat j alan.
Gambar 6. Formulir Diagnosa Pasien Rawat Jalan
Gambar 6 merupakan f ormulir diagnosa
pasien rawat j alan, f ormulir ini masih bagian
dari f ormulir dat a pasien rawat j alan.
Implement asi dibagi menj adi 2 t ahap, yait u
perencanaan sist em dan memilih dan melat ih
personel.
1. Perencanaan Sist em
Mengingat kondisi puskesmas yang belum
memiliki
banyak
unit
komput er,
maka
implement asi
unt uk
penerapan
dat abase
persediaan dan dat a pasien akan dimulai pada
awal t ahun 2010, t et api penulis dan pihak
puskesmas t elah sepakat unt uk mulai menginput
dat a persediaan dan dat a pasien pada bulan
Agust us mendat ang. Perencanaan sist em penulis
lakukan dengan melakukan wawancara dan
diskusi dengan pihak puskesmas, bert uj uan
unt uk menget ahui bagaimana kondisi puskemas
saat ini dan apa yang harus dilakukan agar
kegiat an operasional puskesmas dapat lebih
ef isien.
2. Melat ih dan Memilih Personal
Pihak
manaj emen
puskesmas
waj ib
menget ahui penerapan dat abase yang dibuat
oleh
penulis,
sehingga
penulis
sudah
mengenalkan
dan
menj elaskan
mengenai
penerapan dat abase yang diusulkan.
Dengan
adanya
penerapan
dat abase
persediaan dan dat a pasien yang mencakup
pengendalian
int ern
dharapkan
dapat
menghasilkan pelayanan yang maksimal baik
dalam memenuhi kebut uhan pasien maupun
pihak puskesmas guna mencapai t ingkat ef isiensi
operasi.
Schedul e Penerapan Dat abase Persediaan dan Dat a Pasien
1.
No
1
Bulan/ Tahun
Maret 2009
2
April 2009
3
April 2009
4
Juli 2009
5
Agust us 2009
6
7
Sept ember sd
Desember 2009
Januari 2010
Yang Dit emui
Kepala
Puskesmas
Bagian Gudang
Farmasi
Bagian
Pendaf t aran
Bagian Gudang
Farmasi
Bagian
Pendaf t aran
Pembahasan
Usulan Penerapan dat abase persediaan dan
dat a pasien
Pengenalan dat abase yang akan digunakan
unt uk persediaan
Pengenalan dat abase yang akan digunakan
unt uk dat a pasien
Rencana input dat a persediaan oleh penulis
dan pet ugas puskesmas
Rencana input dat a pasien oleh penulis dan
pet ugas puskesmas
Ket erangan
Diset uj ui
Bagian Gudang
Farmasi dan
Bagian
Pendaf t aran
Bagian Gudang
Farmasi dan
Bagian
Pendaf t aran
Rencana input dat a Persediaan dan dat a
pasien oleh pet ugas yang bersangkut an.
Diset uj ui
Pelaksanaan penerapan dat abase
persediaan dan dat a pasien berbasis
Microsof t Access
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Diset uj ui
Gambar 8 Schedul e Implement asi
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelit ian dan pembahasan
penulis dapat memberikan kesimpulan sepert i
yang t ercant um berikut ini:
1. Puskesmas Sukaharj a melayani pengobat an
umum, pelayanan kesehat an ibu dan anak,
pelayanan kesehat an gigi, immunisasi dan
pelayanan gizi.
2. Set iap bukt i dokumen yang dimiliki oleh
puskesmas sebagian besar t idak bernomor,
j ika ada penomoran dilakukan secara
manual cont ohnya kart u pasien yang selama
ini digunakan.
3. Persediaan
a. Pencat at an
persediaan
masih
manual
didalam sebuah buku baik pencat at an
penerimaan obat dari dinas kesehat an,
pemakaian obat , dan sisa obat yang ada.
b.
c.
d.
e.
Sehingga pencat at an menj adi t idak ef isien
karena laporan pencat at an persediaan
sering kali t idak t ersusun rapih.
Semua obat yang dit erima dari 3 sumber
yait u APBD, ASKES, dan JAMKESMAS melalui
dinas kesehat an kabupat en/ kot a di simpan
dalam sat u depo obat . Jumlah j enis obat
yang ada pada puskesmas sukaharj a adalah
102 j enis obat .
Puskesmas hanya memiliki sat u orang
pet ugas gudang f armasi dan memiliki sat u
orang pengelola obat .
Buku
yang
dipakai
unt uk
mencat at
persediaan
obat
kadang-kadang t idak
t ersimpan dengan rapih dan aman.
Formulir persediaan obat yang dibuat
dengan menggunakan program Microsof t
Access yang diaj ukan penulis kepada pihak
puskesmas
dapat
membant u
pihak
TRIANDI DAN PRABOWO, Penerapan Database Persediaan dan Data Pasien Berbasis Microsoft Access
f.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
5.
puskesmas dalam menginput dat a-dat a
persediaan
obat
baik
pencat at an
penerimaan
obat
maupun
pencat at an
pemakaian obat .
Pet ugas gudang f armasi akan lebih mudah
dalam mencari at au mencat at set iap
pemakaian permasing-masing obat karena
set iap obat t elah diberi kode obat . Pet ugas
cukup memasukkan kode obat kemudian
rincian masing-masing obat akan muncul.
Dat a Pasien
Dat a pasien dicat at dalam sebuah buku
regist er dan pencat at an masih manual
sehingga dibut uhkan wakt u yang lama unt uk
mencari dat a pasien yang akan melakukan
pengobat an,
pelayanan kepada pasien
menj adi t idak ef isien dan sering t erj adi dat a
pasien t ersebut hilang.
Puskesmas memiliki 4 macam kart u pasien
yait u kart u warna kuning unt uk pasien
ASKES, warna biru unt uk pasien JAMKESMAS,
dan warna pink unt uk pasien umum selain
dari pasien ASKES dan JAMKESMAS. Jumlah
pasien
yang t erdaf t ar
di
Puskesmas
Sukaharj a pada saat ini adalah 1200 orang.
Puskesmas menyediakan 2 kart u unt uk
set iap pasien yait u kart u berukuran besar
unt uk puskesmas dan kat u berukuran kecil
unt uk pasien.
Formulir dat a pasien yang dibuat dengan
menggunakan program Microsof t Access
yang diaj ukan penulis kepada pihak
puskesmas
dapat
membant u
pihak
puskesmas dalam menginput dat a-dat a
pasien baik pencat at an pasien baru maupun
pencat at an pasien lama.
Dengan menggunakan f ormulir yang dibuat
dengan
Microsof t
Access
pet ugas
pendaf t aran cukup menginput nomor pasien
at au
nama
pasien
yang
melakukan
pendaf t aran kemudian dat a personal pasien
t ersebut akan muncul.
Penerapan dat abase persediaan dan dat a
pasien sudah mulai dilaksanakan dengan
cara menginput dat a persediaan dan dat a
pasien secara bert ahap yang dimulai oleh
penulis kemudian akan dilanj ut kan oleh
pet ugas gudang f armasi
dan
bagian
pendaf t aran hingga selesai.
DAFTAR PUSTAKA
Eko
54
Indraj it , Richardus dan Dj oko Pranot o
Richardus. 2003. Manaj emen Per sedi aan .
Jakart a: Grasindo.
George H. dan Bodnar William S Hopwood. 2000.
Account i ng Inf ormat i on Syst em . Buku 1.
Alih Bahasa: Amir Abadi Jusuf dan Rudi M.
Tambunan, Jakart a
Jay Heizer and Barry Render. 2004. Oper at i ons
Management . Sevent h Edit ion. Pearson
Educat ion, Inc. , Upper Saddle River.
Joseph W. Wilkinson, Michael J. Cerullo and
Wong On Wing.
2000.
Account ing
Inf ormat ion Syst em: Essent i al Concept
and Apl i cat ion. Fourt h Edit ion. John
Willey and Sons, inc.
Kieso, Donald E. , Jerry J Weygandt , dan Ronald.
2001. Int ermedi at e Account i ng. 10t h
Edit ion. Unit ed St at es Of America: John
Willey and Sons Inc.
Kieso, Kimmel, Jerry J Weygandt , dan Ronald.
2002.
Account i ng Pri ncpl e .
Sevent h
Edit ion. Canada: John Willey and Sons
Inc.
Marshall B. Romney dan Paul John St einbart .
2003. Account i ng Inf or mat ion Syst em .
Buku 2. Alih Bahasa: Tim Salemba 4,
Jakart a.
Marshall B Romney dan Paul John St einbart .
2006. Account i ng Inf or mat ion Syst em .
Buku 1. Alih Bahasa: Tim Salemba 4,
Jakart a.
Mulyadi. 2001. Si st em Akunt ansi . Salemba 4,
Jakart a.
Narko. 2004. Si st em Akunt ansi . Yayasan Pust aka
Nusanara. Yogyakart a.
Nugroho Widj aj ant o. 2006. Si st em Inf or masi
Akunt ansi .
Edisi
Tuj uh.
Penerbit
Erlangga. Jakart a.
Post Gerald V. 2007. Dat abase Management
Syst em . Second Edit ion. Mc Graw Hill
Higher Educat ion A Division Of The Mc
Graw Hill Companies.
Sukrisno Agoes. 2004. Audi t i ng (Pemer i ksaan
Akunt an) ol eh Kant or Akunt an Publ i k ,
Penerbit an Fakult as Ekonomi Universit as
Indonesia, Jakart a.
Williams, Hakka, Bet t ner, Meigs. 2003. Financi al
Account i ng.
Mc
Graw
Hill
Higher
Educat ion A Division Of The Mc Graw
Companies.
Online Training Solut ions. 2003. St ep By St ep .
Online Training Solut ions
Jurnal I lmiah Kesatuan Nomor 1 Volume 10, April 2008