PEMAPARAN HASIL AUDIT INTERNAL audit
KEGIATAN II :
HASIL
AUDIT INTERNAL
KEGIATAN LABORATORIUM 2012
BALAI KARANTINA PERTANIAN
KELAS I BALIKPAPAN
25 – 28 MARET 2012
TERAKREDITASI SEJAK 28 NOVEMBER 2012
LP-659-IDN
HASIL TEMUAN KETIDAKSESUAIAN :
38 POINT
• 7 POINT DI BAGIAN ADMINISTRASI
• 8 POINT DI BAGIAN MUTU
• 11 POINT DI BAGIAN TEKNIS KT
• 12 POINT DI BAGIAN TEKNIS KH
BAGIAN ADMINISTRASI
1. BUKU AGENDA SAMPEL TIDAK DILENGKAPI DENGAN
KETERANGAN
NAMA
PEMILIK
SEHINGGA
TIDAK
MEMUDAHKAN DALAM KETERTELUSURAN DENGAN KODE
SAMPEL PADA SAAT PENGARSIPAN DAN PEMBUATAN
SURAT HASIL PENGUJIAN
2. SAMPEL ARSIP DI DALAM KULKAS MASIH MEMAKAI
KEMASAN DISTRIBUTOR ( KH )
3. PERMOHONAN PENGUJIAN MASIH BANYAK YANG BELUM
DILENGKAPI ISIANNYA
4. REKAMAN SIMLAB KT DAN KH MASIH DITEMUKAN BELUM
ADA TANDA TANGAN
5. TIDAK ADA FASILITAS KULKAS DI RUANG PENERIMAAN
SAMPEL UNTUK MENYIMPAN SAMPEL KT
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIPINDAHKAN KULKAS LAMA DARI LAB KT
6. MASIH ADANYA SAMPEL KT YANG TIDAK SESUAI
DENGAN PERSYARATAN SAMPEL TETAP DILANJUTKAN
PENGUJIAN ( TIDAK ADA SERANGGA DI DALAMNYA )
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIBUAT PEMECAHAN BERSAMA-SAMA DENGAN
KASI KT AGAR KONDISI YANG SAMA TIDAK BERULANG
BELUM ADA REKAMAN YANG BERISIKAN
TENTANG
PROSEDUR
EVALUASI
PENILAIAN
KINERJA SUPPLIER PENYEDIA BARANG DAN JASA
PADAHAL USULAN DAN VERIFIKASI BARANG DAN
JASA YANG DIADAKAN OLEH SUPPLIER TELAH
DILAKUKAN OLEH TEKNIS
7.
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIBUAT PROSEDUR TERSEBUT EVALUASI
PENILAIAN KINERJA SUPLIER BERSAMA DENGAN
BAGIAN TEKNIS DAN MUTU
TINDAKAN PERBAIKAN :
-
SELURUH DOKUMEN HARUS LENGKAP
SEBELUM TANGGAL 20 MEI 2013
- YANG MELAKUKAN TINDAKAN PERBAIKAN :
ALEX
SUNARDI
IWID
- PENANGGUNGJAWAB :
KASUBBAG TATA USAHA
BAGIAN MUTU :
1. Belum ada rekaman prosedur penilaian kinerja
suplier di bagian mutu
2. Buku acuan referensi teknis belum dikode sesuai
rekaman daftar induk dokumen
3. Rekaman tentang riwayat penarikan dan
penyerahan dokumen belum ada meskipun
riwayat revisi dokumen secara softcopy ada
4. Belum ada rekaman tentang monitoring efektifitas
hasil tindakan perbaikan pada audit internal 2011
a. TINDAKAN PERBAIKAN ……
5., 6 Pada kasus adanya sampel KT yang seharusnya ditolak
tapi tetap masuk menunjukkan belum adanya identifikasi
penyebab masalah, belum ada ketepatan dalam
menyelesaiakan akar permasalahan karena pada audit
internal tahun lalu sudah dilakukan tindakan pencegahan ,
monitoring efektifitas tindakan pencegahan tidak jalan
7. Belum ada rekaman sasaran pendidikan dan pelatihan di
2013
8. Belum ada sasaran mutu dalam rangka penambahan
ruang lingkup di 2013
TINDAKAN PERBAIKAN…….
TEKNIS KH :
1.
Masih ditemukan rekaman hasil pengujian di buku kerja
analis belum ada validasi penyelia
2.
Rekaman tentang kriteria bahan pengujian yang akan
diadakan serta verifikasi kesesuaian barang yang disupply
tidak ada
3.
Belum ada back up laporan hasil pengujian dalam bentuk
CD untuk 2011, 2012 dari SIMLAB serta masih banyak
rekaman laporan hasil pengujian yang belum
ditandatangani dan tidak disatukan dalam 1 folder
4.
Belum ada rekaman kompetensi personel PPC serta
metode pengambilan sampelnya
5.
Belum ada prosedur evaluasi memilih dan memantau
mutu lab subkontrak yang dipakai pada tahun 2012
5. Belum ada pengarsipan dari hasil pengujian yang disubkontrakkan
6. Belum ada laporan hasil verifikasi metode sehingga tidak dapat
melihat kompetensipersonel laborat, ketersediaan SDM dan jumlah
pengujian
7. Rekaman pengelolaan kondisi dan akomodasi lingkungan tidak ada
paraf , berikut rekaman tindakan sterilisasi di ruang UV
8. Belum ada program kalibrasi untuk semua lat ukur, belum ada
rekaman cek antara kalibrasi, rekaman kompetensi personel
pelaksana cek antara kalobrasi
9. IK Alat belum tervalidasi
10. Belum ada rekaman monitoring terhadap kondisi bahan acuan kerja
yang ada di dalam kulkas
11. MSDS bahan pengujian tidak ada dalam 1 fiolder
Tindakan perbaikan……..
Teknis KT
1.
Rekaman bahan pengujian yang diinginkan dan verifikasi bahan
yang disupply tidak dituagkan dalam form
2.
Belum ada rekaman kompetensi personel PPC serta metode
pengambilan sampelnya
3.
Abnormalitas sampel ditemukan, tetapi tidak ada rekaman
konsultasi terhadap sampel yang abnormal
4.
Belum ada back up data laporan hasil pengujian 2012 dalam
bentuk CD
5.
Rekaman persetujuan lab subkontrak belum lengkap
6.
Rekaman hasil pengujian belum terdokumentasikan secara baik,
masih banyak yang belum diprint dan rekaman pada laporan hasil
pengujian di simlab tidk terdapat metode acuan yang dipakai
5. Belum ada laporan uji kompetensi silang
6. Belum pernah melakukan uji profisiensi
7. Ruang rearing dan koleksi satu ruangan sehingga
menimbulkan kontaminasi silang
8. Proses pengenceran bahan pengujian seperti alkohol tidak
terekam, berikut identitasnya serta personel yang
membuat dan tanggal pembuatan
9. Belum ada rekaman MSDS bahan pengujian
10. Masih ditemukan koreksi menggunakan type ex pada buku
kerja analis
11. Rekaman hasil pengujian belum divalidasi / tdtgn oleh
analis dan penyelia
12. Jumlah sampel belum ditulis pada buku sampel
Tindakan perbaikan……..
Terima kasih….
HASIL
AUDIT INTERNAL
KEGIATAN LABORATORIUM 2012
BALAI KARANTINA PERTANIAN
KELAS I BALIKPAPAN
25 – 28 MARET 2012
TERAKREDITASI SEJAK 28 NOVEMBER 2012
LP-659-IDN
HASIL TEMUAN KETIDAKSESUAIAN :
38 POINT
• 7 POINT DI BAGIAN ADMINISTRASI
• 8 POINT DI BAGIAN MUTU
• 11 POINT DI BAGIAN TEKNIS KT
• 12 POINT DI BAGIAN TEKNIS KH
BAGIAN ADMINISTRASI
1. BUKU AGENDA SAMPEL TIDAK DILENGKAPI DENGAN
KETERANGAN
NAMA
PEMILIK
SEHINGGA
TIDAK
MEMUDAHKAN DALAM KETERTELUSURAN DENGAN KODE
SAMPEL PADA SAAT PENGARSIPAN DAN PEMBUATAN
SURAT HASIL PENGUJIAN
2. SAMPEL ARSIP DI DALAM KULKAS MASIH MEMAKAI
KEMASAN DISTRIBUTOR ( KH )
3. PERMOHONAN PENGUJIAN MASIH BANYAK YANG BELUM
DILENGKAPI ISIANNYA
4. REKAMAN SIMLAB KT DAN KH MASIH DITEMUKAN BELUM
ADA TANDA TANGAN
5. TIDAK ADA FASILITAS KULKAS DI RUANG PENERIMAAN
SAMPEL UNTUK MENYIMPAN SAMPEL KT
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIPINDAHKAN KULKAS LAMA DARI LAB KT
6. MASIH ADANYA SAMPEL KT YANG TIDAK SESUAI
DENGAN PERSYARATAN SAMPEL TETAP DILANJUTKAN
PENGUJIAN ( TIDAK ADA SERANGGA DI DALAMNYA )
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIBUAT PEMECAHAN BERSAMA-SAMA DENGAN
KASI KT AGAR KONDISI YANG SAMA TIDAK BERULANG
BELUM ADA REKAMAN YANG BERISIKAN
TENTANG
PROSEDUR
EVALUASI
PENILAIAN
KINERJA SUPPLIER PENYEDIA BARANG DAN JASA
PADAHAL USULAN DAN VERIFIKASI BARANG DAN
JASA YANG DIADAKAN OLEH SUPPLIER TELAH
DILAKUKAN OLEH TEKNIS
7.
- TINDAKAN PERBAIKAN :
AKAN DIBUAT PROSEDUR TERSEBUT EVALUASI
PENILAIAN KINERJA SUPLIER BERSAMA DENGAN
BAGIAN TEKNIS DAN MUTU
TINDAKAN PERBAIKAN :
-
SELURUH DOKUMEN HARUS LENGKAP
SEBELUM TANGGAL 20 MEI 2013
- YANG MELAKUKAN TINDAKAN PERBAIKAN :
ALEX
SUNARDI
IWID
- PENANGGUNGJAWAB :
KASUBBAG TATA USAHA
BAGIAN MUTU :
1. Belum ada rekaman prosedur penilaian kinerja
suplier di bagian mutu
2. Buku acuan referensi teknis belum dikode sesuai
rekaman daftar induk dokumen
3. Rekaman tentang riwayat penarikan dan
penyerahan dokumen belum ada meskipun
riwayat revisi dokumen secara softcopy ada
4. Belum ada rekaman tentang monitoring efektifitas
hasil tindakan perbaikan pada audit internal 2011
a. TINDAKAN PERBAIKAN ……
5., 6 Pada kasus adanya sampel KT yang seharusnya ditolak
tapi tetap masuk menunjukkan belum adanya identifikasi
penyebab masalah, belum ada ketepatan dalam
menyelesaiakan akar permasalahan karena pada audit
internal tahun lalu sudah dilakukan tindakan pencegahan ,
monitoring efektifitas tindakan pencegahan tidak jalan
7. Belum ada rekaman sasaran pendidikan dan pelatihan di
2013
8. Belum ada sasaran mutu dalam rangka penambahan
ruang lingkup di 2013
TINDAKAN PERBAIKAN…….
TEKNIS KH :
1.
Masih ditemukan rekaman hasil pengujian di buku kerja
analis belum ada validasi penyelia
2.
Rekaman tentang kriteria bahan pengujian yang akan
diadakan serta verifikasi kesesuaian barang yang disupply
tidak ada
3.
Belum ada back up laporan hasil pengujian dalam bentuk
CD untuk 2011, 2012 dari SIMLAB serta masih banyak
rekaman laporan hasil pengujian yang belum
ditandatangani dan tidak disatukan dalam 1 folder
4.
Belum ada rekaman kompetensi personel PPC serta
metode pengambilan sampelnya
5.
Belum ada prosedur evaluasi memilih dan memantau
mutu lab subkontrak yang dipakai pada tahun 2012
5. Belum ada pengarsipan dari hasil pengujian yang disubkontrakkan
6. Belum ada laporan hasil verifikasi metode sehingga tidak dapat
melihat kompetensipersonel laborat, ketersediaan SDM dan jumlah
pengujian
7. Rekaman pengelolaan kondisi dan akomodasi lingkungan tidak ada
paraf , berikut rekaman tindakan sterilisasi di ruang UV
8. Belum ada program kalibrasi untuk semua lat ukur, belum ada
rekaman cek antara kalibrasi, rekaman kompetensi personel
pelaksana cek antara kalobrasi
9. IK Alat belum tervalidasi
10. Belum ada rekaman monitoring terhadap kondisi bahan acuan kerja
yang ada di dalam kulkas
11. MSDS bahan pengujian tidak ada dalam 1 fiolder
Tindakan perbaikan……..
Teknis KT
1.
Rekaman bahan pengujian yang diinginkan dan verifikasi bahan
yang disupply tidak dituagkan dalam form
2.
Belum ada rekaman kompetensi personel PPC serta metode
pengambilan sampelnya
3.
Abnormalitas sampel ditemukan, tetapi tidak ada rekaman
konsultasi terhadap sampel yang abnormal
4.
Belum ada back up data laporan hasil pengujian 2012 dalam
bentuk CD
5.
Rekaman persetujuan lab subkontrak belum lengkap
6.
Rekaman hasil pengujian belum terdokumentasikan secara baik,
masih banyak yang belum diprint dan rekaman pada laporan hasil
pengujian di simlab tidk terdapat metode acuan yang dipakai
5. Belum ada laporan uji kompetensi silang
6. Belum pernah melakukan uji profisiensi
7. Ruang rearing dan koleksi satu ruangan sehingga
menimbulkan kontaminasi silang
8. Proses pengenceran bahan pengujian seperti alkohol tidak
terekam, berikut identitasnya serta personel yang
membuat dan tanggal pembuatan
9. Belum ada rekaman MSDS bahan pengujian
10. Masih ditemukan koreksi menggunakan type ex pada buku
kerja analis
11. Rekaman hasil pengujian belum divalidasi / tdtgn oleh
analis dan penyelia
12. Jumlah sampel belum ditulis pada buku sampel
Tindakan perbaikan……..
Terima kasih….